CONFEDERAÇÃO BRASILEIRA DE SURF POLÍTICA DE GESTÃO DE CONTRATOS
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CONFEDERAÇÃO BRASILEIRA DE SURF POLÍTICA DE GESTÃO DE CONTRATOS
Documento | |
Assunto | Gestão de Contratos |
Elaboração | Gerência Adm Financeira |
Área Responsável | Área Adm Financeira |
Data | Jun 2023 |
Validade | Abr 2025 |
Aprovação | Xxxxxx Xxxxxxxx - Presidente |
Monitoramento e Controle
I. Introdução:
Esse documento tem como finalidade normatizar a Política de Gestão de
Contratos da Confederação Brasileira de Surf.
II. Objetivo: 3
A Política tem como objetivo normatizar as atividades e diretrizes para gestão
dos contratos celebrados com terceiros e a Confederação Brasileira de Surf.
III. Áreas Envolvidas:
• Governança;
• Adm Financeiro.
• Compras e Contrações
• Jurídico
IV. Definições:
a. Gestor (a) do Contrato:
É o (a) representante da CBSURF designado formalmente que será responsável por supervisionar, gerir e acompanhar a execução do contrato, fazendo cumprir integral e pontualmente todas as disposições e objetos constantes das cláusulas convencionadas.
O (a) colaborador (a) designado (a) Gestor (a) do Contrato é também a autoridade competente para identificar inconsistências no cumprimento e na execução do termo celebrado, estando obrigado a tomar as providências necessárias à correção das falhas e exigir da empresa contratada o fiel cumprimento das condições convencionadas.
Poderá ainda o (a) Gerente assumir pessoalmente a gestão do contrato, devendo certificar formalmente a assunção tal condição, na forma do modelo fornecido pela CBSURF.
b. Contrato:
Contrato é o instrumento jurídico que regula o acordo de vontade das partes. Os contratos podem ser do tipo Autorização de Fornecimento (AF) ou Contrato (CT).
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c. Gestão de Contrato:
É o conjunto de técnicas, procedimentos, medidas e controles que visam à administração correta e eficaz de todas as variáveis envolvidas na contratação, desde a proposta negocial, passando pela negociação do contrato, discussão e redação de cláusulas, cautelas na formalização do contrato, até a execução, acompanhamento e entrega do bem ou serviço.
V. Procedimentos:
a. Responsabilidades do (a) Gestor (a) do Contrato:
i. Conhecer de forma plena e minuciosa o contrato e suas disposições;
ii. Registrar formalmente todas as ocorrências positivas e negativas da execução contratual;
iii. Receber o objeto contratado, conferindo e atestando a sua conformidade com o previsto em contrato;
iv. Implantar medidas com vistas a sanar eventuais falhas identificadas durante a execução do contrato, consultada a Área Jurídica da CBSURF;
v. Assegurar o cumprimento das obrigações de cada uma das partes;
vi. Diligenciar e notificar a empresa contratada sempre que identificado qualquer descumprimento ao avençado;
vii. Atestar a execução do contrato, integral ou parcialmente, quando for o caso, e solicitar a liberação da contrapartida financeira;
viii. Guardar os documentos e demais instrumentos que possibilitem promover a supervisão, gestão e o acompanhamento da execução contratual;
ix. Providenciar o encerramento formal do contrato, quando da finalização da execução total do seu objeto, conforme modelo disponibilizado pela CBSURF, informando ao Setor Financeiro o encerramento contratual e solicitando abaixa do saldo financeiro;
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x. Nos casos de menor complexidade, de acordo com a avaliação do Setor Financeiro, poderá estar através do Gestor da Área, proceder ao encerramento do contrato, fazendo constar a posição financeira final do Contrato, dispensando-se a devolução do processo ao Gestor para tal providência.
b. Atribuições do (a) Gestor (a) do Contrato:
i. Ler atentamente o instrumento contratual e todos os seus anexos;
ii. Atestar entregas, observando o que dispuser o instrumento contratual;
iii. Buscar, obrigatoriamente, no caso de dúvidas quanto ao atesto, auxílio junto às áreas competentes;
iv. Zelar pelas questões relativas à prorrogação do instrumento contratual em prazo hábil, evitando a descontinuidade do fornecimento, reunindo as justificativas competentes;
v. Providenciar a abertura de novo processo de aquisição, antes de findo o estoque de bens e/ou a prestação de serviços, com antecedência mínima necessária aos cumprimentos dos prazos normativos e regulamentares, para que não haja prejuízos a CBSURF;
vi. Cuidar das alterações de interesse da CBSURF, que deverão ser formalizadas e devidamente fundamentadas;
vii. Elaborar ou solicitar justificativa técnica, quando couber;
viii. Registrar, quando houver necessidade, no respectivo processo todas as ocorrências observadas durante a execução do contrato, podendo, para tanto, utilizar-se, para comunicação, e-mail e outros documentos;
ix. Receber e analisar as justificativas da empresa contratada, dando o devido encaminhamento, e levando tudo ao conhecimento dos interessados;
x. Dar conhecimento aos contratados a obrigatoriedade na observância das regras da LGPD – Lei 13.709/2018,
xi. Dar conhecimento a Presidência e a Gestão Executiva da CBSURF sobre o fiel cumprimento da gestão do contrato.
c. Indicadores
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Os indicadores são instrumentos de decisão gerencial e de monitoramento da gestão e tem como função primária informar os tomadores de decisão se determinado contrato está realmente atendendo ao objetivo proposto, nas condições e parâmetros previamente definidos.
O (a) gestor (a), sempre que possível, deverá realizar a gestão por indicadores, pautada na obtenção de um diferencial mínimo relativo aos seis indicadores gerais descritos abaixo:
i. Atendimento – O atendimento pela contratada é satisfatório, seus funcionários estão capacitados e há monitoramento do contratado;
ii. Prazo – As entregas do contrato ocorrem no prazo pactuado;
iii. Satisfação – A satisfação da CBSURF (gestor (a) do contrato e usuário
(a) final) é validada por método formal com posterior reunião de relacionamento, do gestor do contrato e responsável pela contratada, para avaliação do desempenho apurada, e pactuação de eventuais ações de melhorias;
iv. Falhas – Não há falhas no fornecimento ou quando existentes são prontamente corrigidas pela contratada sem prejuízo a CBSURF;
v. Qualidade – A qualidade da entrega é realizada dentro dos requisitos do contrato, não há registro de recusas, multas ou advertências à contratada;
vi. Sustentabilidade – O fornecedor demostra que realiza ações para redução do impacto ambiental, derivado de seu contrato.
VI. Processo de revisão e aperfeiçoamento:
Fica estabelecido que o processo de revisão e aperfeiçoamento dessa Política, acontecerá de forma dinâmica, a cada término de ano, mas com validade até abril de 2025.
Dessa forma, as futuras inclusões e ajustes será contínua, até que a Confederação Brasileira de Surf tenha alcançado um nível de maturidade maior, no seu conjunto de iniciativas voltadas a excelência em gestão e governança.
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VII. Casos Omissos:
Os casos omissos a essa Política serão resolvidos pela Direção Administrativa Financeira com a deliberação final da Presidência da CBSURF.