TERMO DE REFERÊNCIA CONSULTOR INDIVIDUAL – CI TR 6548/2020
TERMO DE REFERÊNCIA CONSULTOR INDIVIDUAL – CI TR 6548/2020
TERMO DE REFERÊNCIA Nº 6548/2020 | |
Nome | Mapeamento dos processos de gestão |
Título do Projeto | Fortalecimento das Capacidades e dos Mecanismos de Gestão da Secretaria de Estado da Educação de São Paulo |
Local de Trabalho | São Paulo (SP) |
Período do contrato: | 11 meses |
Número de vagas: | 01 |
Objetivo da Contratação | |
Aumento da eficiência das contratações no curto prazo, como redução substancial dos contratos emergenciais e adequação às diretrizes emanadas pelos órgãos de controle internos e externos. | |
Enquadramento no PRODOC | |
Objetivo 1 – Planejamento e gestão das Políticas de Educação Básica no Estado de São Paulo mais eficien- tes e eficazes. Resultado 1.1 – Estrutura de planejamento e gestão da Secretaria de Estado da Educação de São Paulo revisada e suas atribuições ajustadas. Atividade 1.1.1 – Realizar estudos sobre a organização da Secretaria da Educação do Estado de São Paulo, estabelecida pelo Decreto no. 64.187, de 17 de abril de 2019, que contribuam para o planejamento e o desenvolvimento das atividades de gestão. Atividades 1.1.2 – Avaliar a estrutura de planejamento e gestão da Secretaria da Educação e as atribuições das áreas que a compõem, com ênfase nas Diretorias de Ensino, a fim de identificar necessidades de revi- são e propor ajustes. | |
1. FINALIDADE DE CONTRATAÇÃO
A Secretaria da Educação do Estado de São Paulo (Seduc), composta por uma rede de mais de 5 mil escolas, 250 mil colaboradores e de mais de 4 milhões de alunos, qualifica-se hoje como uma das maiores organizações públicas do mundo. Consequentemente, a pasta é também uma das maiores compradoras do país: por meio de suas unidades centrais de contratações e de 91 diretorias de ensino, a Seduc celebra anualmente com a iniciativa privada centenas de contratos para a aquisição de produtos e serviços das mais diversas naturezas,
especialmente transporte escolar, aquisição e manipulação de alimentos, cuidador, limpeza e conservação de serviços de utilidade pública.
A contratação de uma infinidade de itens dos mais diversos espectros impõe à Seduc um grande desafio logís- tico, agravado pela complexidade das regras licitatórias, pela urgência das demandas, pela ausência de proce- dimentos e fluxos de compras e, principalmente, pela baixa capacidade de controle e monitoramento sobre os processos, gerando problemas de eficiência, crises de abastecimento, baixa qualidade dos serviços contratados e constantes questionamentos dos órgãos de controle devido ao alto volume de contratos emergenciais.
Diante do exposto e considerando que os objetivos, resultados e atividades do Projeto de Cooperação Técnica Internacional, firmado entre a Seduc e a OEI, estão orientados para o fortalecimento e aprimoramento da ca- pacidade institucional da Secretaria, torna-se necessária a contratação de um profissional capacitado para au- mentar a eficiência das contratações de curto prazo realizadas pela Seduc, promovendo a redução substancial dos contratos emergenciais e adequação às diretrizes emanadas pelos órgãos de controle internos e externos.
2. UNIDADE DEMANDANTE
SEDUC-SP/CG – Chefia de Gabinete.
3. PRODUTOS A SEREM ENTREGUES E ATIVIDADES A SEREM EXECUTADAS
3.1. Perfil 01 – CONSULTOR ESPECIALISTA EM MAPEAMENTO DE PROCESSOS - UNIDADES CENTRAIS
Produto 01 – Documento técnico contendo cronograma de mapeamento de processos de contratação
Atividades:
1.1. Apoio ao Grupo de Trabalho de compliance para definição de lista de processos de suporte;
1.2. Definição de cronograma de mapeamento dos processos prioritários;
1.3. Levantamento dos fatores críticos de sucesso para a realização do trabalho;
1.4. Validação do cronograma de mapeamento de processos junto ao gabinete da Xxxxx.
Produto 02 – Documento técnico contendo mapeamento e redesenho do processo de suporte de Limpeza
Atividades:
2.1. Mapeamento de processos e subprocessos;
2.2. Definir fluxo do processo as is;
2.3. Identificação dos normativos legais que impactam no processo;
2.4. Validação do processo junto à gestão Xxxxx;
2.5. Definir o novo formato de fluxo (to be) a partir do processo mapeado;
2.6. Identificar no fluxo as atividades críticas;
2.7. Normatizar o funcionamento do fluxo a partir do processo redesenhado;
2.8. Validar material produzido junto a gestão da Xxxxx.
Produto 03 - Documento técnico contendo mapeamento e redesenho do processo de suporte de Merenda
Atividades:
3.1. Mapeamento de processos
3.2. Definir fluxo do processo as is;
3.3. Identificação dos normativos legais que impactam no processo;
3.4. Validação do processo junto à gestão Xxxxx;
3.5. Definir o novo formato de fluxo (to be) a partir do processo mapeado;
3.6. Identificar no fluxo as atividades críticas;
3.7. Normatizar o funcionamento do fluxo a partir do processo redesenhado;
3.8. Validar material produzido junto à gestão da Seduc.
Produto 04 – Documento técnico contendo mapeamento e redesenho do processo de suporte de Transporte
4.1. Mapeamento do processo;
4.2. Definir fluxo do processo as is;
4.3. Identificação dos normativos legais que impactam no processo;
4.4. Validação do processo junto à gestão Xxxxx;
4.5. Definir o novo formato de fluxo (to be) a partir do processo mapeado;
4.6. Identificar no fluxo as atividades críticas;
4.7. Normatizar o funcionamento do fluxo a partir do processo redesenhado;
4.8. Validar material produzido junto à gestão da Seduc.
Produto 5 – Documento técnico contendo mapeamento e redesenho do processo de suporte de Cuidador
5.1. Mapeamento do processo;
5.2. Definir fluxo do processo as is;
5.3. Identificação dos normativos legais que impactam no processo;
5.4. Identificação dos normativos legais que impactam no processo;
5.5. Definir o novo formato de fluxo (to be) a partir do processo mapeado;
5.6. Identificar no fluxo as atividades críticas;
5.7. Normatizar o funcionamento do fluxo a partir do processo redesenhado;
5.8. Validar material produzido junto à gestão da Seduc.
Produto 6 – Documento técnico contendo equipes técnicas orientadas
Atividades:
6.1. Elaborar instrumentos de comunicação;
6.2. Apoiar a formação das equipes nas unidades centrais;
6.3. Apoiar a formação das equipes nas diretorias de ensino.
Produto 7 – Documento técnico contendo mecanismos de monitoramento implantados
Atividades:
7.1. Apoiar na construção de modelo de governança que permita o monitoramento das ações;
7.2. Validar modelo de governança produzido junto à gestão da Xxxxx.
Produto 8 – Documento técnico contendo normatização dos processos
Atividades:
8.1. Elaborar modelos de documentos associados aos processos redesenhados;
8.2. Apoiar na construção de normativos, indicando eventuais necessidades adicional de regulamentação (ou revisão de normas existentes).
4. CRONOGRAMA DE ENTREGAS
4.1. Perfil 01 – CONSULTOR ESPECIALISTA EM MAPEAMENTO DE PROCESSOS - UNIDADES CENTRAIS
O valor dos serviços da consultoria está definido com base na legislação vigente dos Acordos de Cooperação Técnica Internacional, com remuneração feita mediante realização e entrega dos produtos da consultoria. O desembolso financeiro observará os prazos indicados no cronograma de atividades abaixo, de acordo com a entrega dos produtos:
Parcela/Descritivo | Data para Entrega |
Produto 01 – Documento técnico contendo cronograma de mapea- mento e redesenho dos processos de suporte (Limpeza, Merenda, Transporte e Cuidador) - Listas de processos a serem mapeados; - Cronograma de atividades de mapeamento, contendo responsáveis setoriais e prazos; - Lista de fatores críticos de sucesso para realização do mapeamento e redesenho. | 45 dias contados a partir da data de assinatura do con- trato. |
Produto 02 - Documento técnico contendo mapeamento e redese- nho do processo de suporte de Limpeza - Fluxo de processo detalhado em formato bpmn (AS IS); - Levantamento de melhorias a serem implementadas; - Indicativo de normativos impactados pelo processo; - Fluxo de processo detalhado em formato bpmn (TO BE); - Minuta de procedimento operacional padrão do processo (manual). | 85 dias contados a partir da data de assinatura do con- trato. |
Produto 3 - Documento técnico contendo mapeamento e redesenho do processo de suporte de Merenda - Fluxo de processo detalhado em formato bpmn (AS IS); - Levantamento de melhorias a serem implementadas; - Indicativo de normativos impactados pelo processo; - Fluxo de processo detalhado em formato bpmn (TO BE); - Minuta de procedimento operacional padrão do processo (manual). | 130 dias contados a partir da data de assinatura do contrato. |
Produto 4 - Documento técnico contendo mapeamento e redesenho processo de suporte de Transporte - Fluxo de processo detalhado em formato bpmn (AS IS); - Levantamento de melhorias a serem implementadas; - Indicativo de normativos impactados pelo processo; - Fluxo de processo detalhado em formato bpmn (TO BE); - Minuta de procedimento operacional padrão do processo (manual). | 170 dias contados a partir da data de assinatura do contrato. |
Produto 5 - Documento técnico contendo mapeamento e redesenho do processo de suporte de Cuidador - Fluxo de processo detalhado em formato bpmn (AS IS); - Levantamento de melhorias a serem implementadas; - Indicativo de normativos impactados pelo processo; - Fluxo de processo detalhado em formato bpmn (TO BE); - Minuta de procedimento operacional padrão do processo (manual). | 235 dias contados a partir da data de assinatura do contrato |
Produto 6 – Documento técnico contendo equipes técnicas orienta- das - Plano de comunicação contendo todos os modelos de comunicação a serem utilizados pela equipe de formação; - Cronograma de treinamento dos servidores das unidades centrais e | 265 dias contados a partir da data de assinatura do contrato |
diretorias de ensino; - Relatório das orientações técnicas realizadas. | |
Produto 7 - Documento técnico contendo mecanismos de monitora- mento implantados - Proposta de modelo de governança para os processos de suporte; | 300 dias contados a partir da data de assinatura do contrato |
Produto 8 - Documento técnico contendo normatização dos proces- sos - Produção de modelos de documentos associados aos processos; - Indicativo de alterações na regulamentação (ou revisão de normas existentes). | 330 dias contados a partir da data de assinatura do contrato |
5. APRESENTAÇÃO DOS PRODUTOS
O pagamento será efetuado após a entrega dos produtos, segundo as especificações técnicas do presente Termo de Referência, condicionado à aprovação pela área demandante da consultoria, por meio de Nota Técnica, responsabilizando-se pela coerência e coesão do produto em relação à necessidade apresentada.
Os produtos devem ser entregues à Chefia de Gabinete, da SEDUC/SP, em formato PDF, incluindo capa com nome e código do Prodoc, nº do contrato, título do produto, nome e assinatura do consultor, local e data.
O pagamento do primeiro produto será feito no mínimo 30 dias após a assinatura do contrato.
6. INSUMOS
As atividades de consultoria serão realizadas nas dependências do consultor, com possibilidade de desloca- mentos no âmbito nacional. Se houver deslocamentos, devem ser justificados pela área demandante por Nota Técnica, de forma a demonstrar conformidade com o objeto da consultoria contratada, conforme dis- ponibilidade orçamentária do projeto e autorizados pelo Diretor Nacional do Projeto. Sempre que requisi- tado, o consultor deverá comparecer à Sede da Secretaria da Educação do Estado de SP e/ou realizar reuni- ões por videoconferência de modo a atender a necessidade do projeto.
7. SELEÇÃO DE CANDIDATOS
Os interessados deverão encaminhar os currículos para o e-mail: xxx@xxxxxxxx.xx.xx, conforme modelo de currículo padrão. No campo assunto deverá constar o código do Prodoc, o número do Edital e o Perfil. Serão desconsiderados os currículos remetidos em desacordo com estas exigências e/ou fora do prazo es- tipulado no Edital.
O processo de seleção ocorrerá na seguinte conformidade:
− 1ª fase: análise e seleção de currículos recebidos, de acordo com as exigências do Edital;
− 2ª fase: entrevistas dos candidatos que tiveram seus currículos selecionados na 1ª fase;
− 3ª fase: avaliação classificatória dos candidatos entrevistados pela Comissão de Seleção.
Somente os currículos encaminhados até a data limite prevista no Edital serão analisados pela comissão de seleção.
8. REQUISITOS DE QUALIFICAÇÃO
8.1. Requisitos obrigatórios
Os participantes que não apresentarem os requisitos obrigatórios de qualificação não serão considerados para o processo de avaliação.
8.1.1. Formação Acadêmica
Graduação na área de Tecnologia e/ou gestão de projetos, com certificação devidamente reconhecida pelo MEC.
8.1.2. Experiência profissional
Experiência profissional comprovada mínima de 5 (cinco) anos na área de gestão e mapeamento de pro- cessos, levantamento de requisitos e gestão de projetos.
8.2. Requisitos desejáveis
● Certificação CBPP (Certified Business Process Professional) ou equivalente.
● Microsoft Office. Excel avançado. Apresentação avançado
● Conhecimentos nas metodologias: PDCA/ Ishikawa/ Pareto
● Experiência em metodologia BPMN
● Experiência na utilização de programas de mapeamento e desenho de processos
9. TABELA COM CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO
9.1. Análise Curricular
Serão analisados os requisitos de formação acadêmica e experiência profissional, conforme critérios abaixo relacionados. Esta fase tem caráter eliminatório e classificatório.
Os critérios a seguir devem ser aplicados da seguinte forma:
Qualificação e Experiência do Candidato
1 | Formação acadêmica | É obrigatório que possua, no mínimo, Graduação na área de Tecnologia e/ou gestão de projetos, com certificação de- vidamente reconhecida pelo MEC. | [100%] 30 pontos: pós-graduação lato senso em tecnologia, gestão de projetos [70%] 21 pontos: Graduação em Tecno- logia, gestão de projetos | 30 |
2 | Experiência do candidato | É obrigatório que o profissional apre- sente experiência profissional compro- vada mínima de 5 (cinco) anos na área na área de gestão e mapeamento de processos, levantamento de requisitos e gestão de projetos. | [100%] 30 pontos: 10 anos ou mais [80%] 24 pontos: de 8 a 9 anos de expe- riência [70%] 21 pontos: de 5 a 7 anos de expe- riência | 30 |
É desejável que o candidato possua a qualificação conforme tópicos descritos no item 8.2. | [100%] 10 pontos: o candidato possui toda a qualificação desejável [70%] 07 pontos: o candidato possui de 03 a 04 requisitos desejáveis [50%] 05 pontos: o candidato possui de 01 a 02 requisitos desejáveis [0%] 0 pontos: o candidato não possui a requisito desejável | 10 | ||
TOTAL DE PONTOS | 70 | |||
9.2. Entrevista
Após análise curricular, os candidatos considerados aptos a participar da etapa de entrevista serão aqueles que atingirem a pontuação mínima de 50 pontos. Serão convocados para a entrevista os candidatos consi- derados aptos até a proporção máxima de cinco vezes o número de vagas previsto neste termo de referên- cia. Havendo mais interessados para a vaga ofertada, outros candidatos poderão ser convocados para en- trevista, sempre seguindo a classificação definida na análise curricular, caso os candidatos entrevistados não tenham um bom desempenho na entrevista.
Os classificados receberão mensagem eletrônica informando data, local e hora da entrevista. Os candidatos que residam fora de São Paulo/SP poderão ser entrevistados por telefone ou via videoconferência. Esta fase tem caráter classificatório e serão observados os seguintes critérios (por Perfil):
Entrevista do Candidato
1 | Apresenta cordiali- dade, polidez, aten- ção e objetividade. Expressa-se bem, possuindo boa flu- ência verbal, clareza na exposição de as- suntos, argumentos e capacidade de ra- ciocínio. | Apresenta cordialidade, polidez, atenção e objeti- vidade. | [100%] 2,5 pontos: excelente evidên- cia de que atende ao requisito. [85%] 2,13 pontos: forte evidência de que atende ao requisito. [70%] 1,75 pontos: evidência satisfa- tória de que atende ao requisito. | 2,5 |
Expressa-se bem, pos- suindo boa fluência verbal, clareza na exposição de assuntos/argumentos e capacidade de raciocínio. | 100%] 2,5 pontos: excelente evidência de que atende ao requisito. [85%] 2,13 pontos: forte evidência de que atende ao requisito. [70%] 1,75 pontos: evidência satisfa- tória de que atende ao requisito. | 2,5 | ||
2 | Domina os assuntos relativos ao objeto da contratação pre- vista no TR. | Domina os assuntos relati- vos ao objeto da contrata- ção prevista no TR. | 100%] 25 pontos: excelente evidência de que atende ao requisito. [85%] 21,25 pontos: forte evidência de que atende ao requisito. [70%] 17,5 pontos: evidência satisfa- tória de que atende ao requisito. | 25 |
TOTAL DE PONTOS | 30 | |||
10. CABERÁ À SEDUC/SP E À OEI
a. Acompanhar as atividades dos consultores contratados;
b. Analisar e aprovar os produtos especificados no presente Termo de Referência.
11. CABERÁ AO CONSULTOR CONTRATADO
a. Desenvolver os estudos e elaborar os documentos previstos segundo as especificações que constam deste Termo de Referência;
b. Cumprir todas as atividades a eles designadas no presente Termo;
c. Entregar os produtos no prazo estipulado no presente Termo;
d. Revisar e reapresentar os produtos previstos neste Termo, caso o contratante não aprove as pri- meiras versões apresentadas;
e. Arcar com todas as despesas necessárias ao desenvolvimento das atividades a eles designadas no presente Termo, exceto passagens e diárias, caso seja solicitado seu deslocamento;
f. Efetuar a prestação de contas das passagens e diárias custeadas pelo Projeto no prazo máximo de 5 dias úteis após o término da missão, sob pena de cancelamento do contrato.
12. REGIME JURÍDICO
A execução dos trabalhos previstos neste Termo de Referência não implica qualquer relação de emprego ou vínculo trabalhista, sendo, portanto, regido sem subordinação jurídica, conforme prevê o § 9º do art. 4º do Decreto presidencial nº 5.151/2004.
13. VEDAÇÕES PREVISTAS EM LEI
É vedada a contratação, a qualquer título, de servidores ativos da Administração Pública Federal, Estadual, do Distrito Federal ou Municipal, direta ou indireta, bem como de empregados de suas subsidiárias e con- troladas, no âmbito dos projetos de cooperação técnica internacional, para execução de serviços de consul- toria.
Também é vedada a contratação de consultor que já esteja cumprindo contrato de consultoria por produto vinculado ao projeto de cooperação técnica internacional. Nova contratação do mesmo consultor, somente mediante nova seleção, nos termos do art. 5º do Decreto nº5.151/04, observados os xxxxxx xx xxxxxxxxxxx xx Xxxxxxxx XXX xx. 0, xx 0 xx xxxxxxx de 2017.
São Paulo, 20 de janeiro de 2020