Questionário de due diligence para subcontratados
Questionário de due diligence para subcontratados
Nome da organização: | … |
Nome da proposta ou projeto: | … |
Nível de conformidade do Código de Conduta do Subcontratado da Aliança da Terra SA | ☐ 1 ALTO VALOR - Contrato acima de £118k £1M ☐ 2 PADRÃO - Contrato até £118k |
[Observação: Inserir o nível de conformidade correto para a organização, conforme confirmado por escrito pela organização.]
Essas informações são fornecidas para ajudar a Aliança da Terra S/A a realizar investigações sobre você ou sua organização, como parte dos sensatos processos de due diligence. Certas perguntas são feitas com o objetivo de avaliar a conformidade com certos padrões da Aliança da Terra S/A .
Inclua respostas e informações sobre todas as questões abaixo. Na medida permitida por lei, todas as informações fornecidas neste formulário serão mantidas confidenciais e não serão divulgadas a terceiros sem aviso e aprovação prévios. Observe que responder “não” a certas perguntas não significa necessariamente que você ou sua organização não serão aprovados no processo de due diligence; é fundamental que as perguntas sejam respondidas com sinceridade.
O questionário deve ser preenchido pelo proprietário/acionista, diretor executivo ou diretor ou administrador autorizado da organização.
Parte 1 – Identificação de informações
Seção A – Dados da organização
Nome da organização: | … |
Endereço/escritório principal da sede da organização (e escritório registrado, se diferentes): | … |
País ou países em que as atividades serão realizadas: | … |
Site da organização: | … |
Nome e função/cargo do proprietário/diretor executivo/administrador responsável pela organização: | … |
Nome e função/cargo da pessoa que preenche este questionário (se diferente da pessoa citada acima). Insira “N/A” se não houver diferença. | … |
Seção B – Dados do proprietário/diretor executivo
Nome legal completo do proprietário/diretor executivo/administrador da organização (conforme escrito no passaporte ou carteira de identidade nacional) | … | ||||
Insira os seguintes dados para o proprietário/diretor executivo/administrador da organização e anexe uma cópia da página de dados biológicos do passaporte ou da carteira de identidade nacional. O documento anexo é … | |||||
Endereço residencial do indivíduo ou proprietário/diretor executivo, número de telefone e endereço de e-mail: | … | ||||
Carteira de identidade/número do passaporte | … | Nacionalidade: | … | Data de nascimento: | … |
E-mail: | … | Telefone: | … | ||
Parte 2 – Informações comerciais e financeiras
Seção A - Dados
Especifique a natureza da organização abaixo: | ||||
Único dono ☐ | Parceria ☐ | Sociedade ☐ | Sem fins lucrativos ☐ | Outra ☐ |
Sendo “outra”, especificar: | … | |||
Esta organização está registrada? Em caso afirmativo, observe o país e o número de registro | ☐ Sim … | ☐ Não | ||
Forneça uma cópia do certificado de registro da organização. | ☐ Em anexo | ☐ Outro Especificar: | ||
A entidade é uma organização listada em uma bolsa de valores pública? Em caso afirmativo, apresente dados relevantes abaixo. | ☐ Sim … | ☐ Não | ||
Se aplicável, liste todas as empresas controladoras (até o nível final da controladora e seus acionistas), juntamente com as subsidiárias e empresas relacionadas abaixo. Se não houver, indique “Nenhuma”: | … | |||
Informe os nomes completos e data de nascimento de todos os diretores da sua organização. (Observação: o termo “Diretor” inclui, mas não se limita aos sócios, diretores, acionistas/proprietários, | … | |||
diretores executivos, administradores ou outros que exercem controle sobre sua organização.
Seção B – Funcionário público
Algum funcionário público ou entidade governamental mantém algum interesse financeiro, gerencial ou controlador em sua organização? Em caso afirmativo, apresente detalhes e nível de interesse abaixo: | ☐ Sim … | ☐ Não | ||
NOTA: “Funcionário Público” refere-se a qualquer pessoa, seja eleita ou nomeada, que tenha um cargo ou posição executiva, legislativa, administrativa ou judicial em qualquer entidade pública, incluindo qualquer agência internacional. Além disso, “Funcionário Público” inclui qualquer pessoa que desempenhe funções públicas em qualquer ramo do governo nacional, estadual, local ou municipal de qualquer país ou território ou que exerça uma função pública, por emprego ou sob contrato, para qualquer entidade pública, agência ou empresa desse país ou território, incluindo empresas estatais ou controladas pelo Estado. A definição de “Funcionário Público” também inclui qualquer funcionário de um partido político ou qualquer candidato a cargo político. | ||||
Indique se o proprietário ou acionista principal/diretor executivo/administrador da organização: | É funcionário público atualmente (conforme a definição do termo apresentada acima) | ☐ Sim | ☐ Não | |
É parente próximo (ou seja, mãe, pai, irmã, irmão, cônjuge ou filho) de um funcionário público | ☐ Sim | ☐ Não | ||
Indique se: | Sua organização emprega um funcionário público atualmente | ☐ Sim | ☐ Não | |
Um dos diretores da sua organização tem um parente próximo que seja funcionário público | ☐ Sim | ☐ Não | ||
Para qualquer pessoa identificada como um parente próximo acima, forneça o nome (sobrenomes e nome próprio), título, relacionamento mantido com você ou com a organização e responsabilidades com o governo, agência ou empresa controlada pelo governo. Caso precise de espaço adicional, inclua uma folha de papel separada. … | ||||
Seção C – Impostos e finanças
A organização cumpriu com as obrigações relativas ao pagamento de impostos e / ou contribuições para a previdência social de acordo com a lei da(s) jurisdição(ões) na qual está estabelecida e na qual está operando? Em caso afirmativo, apresente os dados relevantes abaixo. | ☐ Sim ☐ Não … |
Forneça uma cópia das contas auditadas referente ao último exercício financeiro da organização. | ☐ Em anexo ☐ A ser enviada em 2 dias |
As contas oficiais auditadas da organização (ou as contas da empresa-mãe, controladora ou subsidiárias) foram qualificadas durante os últimos 3 anos? Em caso afirmativo, apresente mais detalhes | ☐ Sim ☐ Não … |
Seção D – Sistemas anteriores de desempenho e controle
A organização já estabeleceu algum contrato que tenha sido rescindido por mau desempenho ou violação de acordo nos últimos 3 anos? Em caso afirmativo, apresente mais detalhes. | ☐ Sim ☐ Não |
A organização possui processos e procedimentos escritos de gestão financeira? Em caso afirmativo, apresente uma visão geral. Em caso negativo, explique como a organização garante a gestão financeira ideal de seus negócios | ☐ Sim ☐ Não … |
A organização possui processos e procedimentos escritos de gestão de riscos? Em caso afirmativo, apresente uma cópia. Em caso negativo, explique como a organização gerencia os riscos em seus negócios. | ☐ Sim ☐ Não … |
A organização mantém um registro de riscos por escrito? | ☐ Sim ☐ Não |
Seção E – Seguros
Apresente provas da apólice de seguro de responsabilidade pública atual da organização e confirme a data de renovação. | … |
Ademais, confirme que o seguro de responsabilidade pública cobre os serviços a serem prestados no país ou países em que os serviços do projeto serão prestados. | … |
Apresente provas da apólice de seguro de responsabilidade civil profissional da organização e confirme a data de renovação. Nota: Somente para empresas contratadas no exterior ou filiais no Brasil que possuem acesso a tal seguro via matriz | … |
Ademais, confirme que o seguro de responsabilidade civil profissional cobre os serviços a serem prestados no país ou países em que os serviços do projeto serão prestados Nota: Somente para empresas contratadas no exterior ou filiais no Brasil que possuem acesso a tal seguro via matriz | … |
A organização é capaz de fornecer seguro de viagem para todos os funcionários que atuarem nos serviços do projeto a serem fornecidos, incluindo cobertura de seguro de saúde e evacuação de emergência para todo o pessoal que não esteja trabalhando em seu país de origem/cidadania atual? Em caso afirmativo, apresente provas da política e confirme a data de renovação. Em caso negativo, explique o motivo. | ☐ Sim ☐ Não … |
Parte 3 – Governança
Seção A – Anticorrupção
A organização mantém uma política, código ou declaração contra atos de corrupção e suborno que vincule todos os colaboradores? Em caso afirmativo, apresente uma cópia da política ou código e responda às seguintes perguntas: | ☐ Sim ☐ Não |
A organização oferece treinamento sobre o assunto aos colaboradores? Apresente detalhes referentes a qualquer treinamento oferecido. | ☐ Sim ☐ Não … |
A organização mantém um procedimento para lidar com casos suspeitos de corrupção, fraude ou suborno? Inclua detalhes. | ☐ Sim ☐ Não … |
A organização mantém uma política de denúncia de irregularidades? Inclua detalhes. | ☐ Sim ☐ Não … |
Xxxx tenha respondido “não” a alguma das perguntas acima, a organização planeja introduzir essas medidas? A Aliança da Terra S/A poderá oferecer materiais de referência sobre o tema | … |
A organização impõe e aplica seus próprios padrões de comportamento ético a seus contratados e fornecedores? Informe detalhes que indiquem como este processo é feito. | ☐ Sim ☐ Não … |
Seção B – Conduta anterior
Você (ou algum diretor da sua organização) já foi investigado, acusado, condenado ou de alguma forma envolvido em conduta criminosa, corrupta, antiética ou ilegal? Obs.: A definição de “Diretor” é apresentada na Parte 2. | ☐ Sim ☐ Não |
A organização, ou qualquer uma de suas subsidiárias ou afiliadas já foi investigada, acusada, condenada ou de alguma forma envolvida em conduta criminosa, corrupta, antiética ou ilegal? | ☐ Sim ☐ Não |
A organização já recebeu uma sanção ou cometeu violação da legislação ou regulamentação? | ☐ Sim ☐ Não |
Xxxx tenha respondido “sim” a algum dos itens acima, descreva as circunstâncias. | … |
Seção C – Escravidão moderna e tráfico humano
A organização mantém uma política, código ou declaração sobre escravidão moderna/tráfico humano? Em caso afirmativo, apresente uma cópia da política ou código e responda às seguintes perguntas: | ☐ Sim | ☐ Não |
A organização oferece treinamento sobre o assunto aos colaboradores? Apresente detalhes referentes a qualquer treinamento oferecido. | ☐ Sim … | ☐ Não |
A organização mantém um procedimento para lidar com casos suspeitos de escravidão moderna ou tráfico humano? Inclua detalhes. | ☐ Sim … | ☐ Não |
Xxxx tenha respondido “não” a alguma das perguntas acima, a organização planeja introduzir essas medidas? A Aliança da Terra S/A poderá oferecer materiais de referência sobre o tema | … | |
Como a organização delega sua política/código à cadeia de suprimentos e quais verificações a organização conduz para analisar seus fornecedores em relação a essa questão? | … | |
Verifique se é exigido que a organização emita uma Declaração de Escravidão Moderna ao abrigo da lei denominada Modern Slavery Act de 2015 do Reino Unido? (xxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/0000/00/xxxxxxxx/xxxxxxx) Em caso afirmativo, forneça a URL para a declaração atual | ☐ Sim … | ☐ Não |
Seção D – Proteção à criança
Há uma política, código e/ou diretriz de proteção à criança? Em caso afirmativo, apresente uma cópia e responda às perguntas a seguir: | ☐ Sim ☐ Não |
A organização oferece treinamento sobre o assunto aos colaboradores? Apresente detalhes referentes a qualquer treinamento oferecido. | ☐ Sim ☐ Não … |
A organização mantém um procedimento para lidar com casos suspeitos de proteção à criança? Inclua detalhes. | ☐ Sim ☐ Não … |
Xxxx tenha respondido “não” a alguma das perguntas acima, a organização planeja introduzir essas medidas? A Aliança da Terra S/A poderá oferecer materiais de referência sobre o tema | … |
Seção E – Saúde e segurança ocupacional - SSO
A organização possui uma política de saúde e segurança ocupacional (SSO)? Em caso afirmativo, anexe uma cópia ou apresente detalhes abaixo. | ☐ Sim ☐ Não … |
Seção F – Apoio a iniciativas
Informe se a organização está inscrita no Pacto Global da ONU xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxx/). | ☐ Sim ☐ Não |
Se a organização não estiver inscrita no Pacto Global da ONU, confirme se vocês possuem interesse em registrar-se. | ☐ Sim ☐ Não … |
A organização é membro da Iniciativa Ética Comercial (ETI) (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx/)? | ☐ Sim ☐ Não … |
Se a organização não for membro da ETI, confirme se vocês possuem interesse em registrar-se. | ☐ Sim ☐ Não … |
Seção G – Transparência
Informe se a organização cumprirá com as normas da IATI (xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xxx/xx/) sobre transparência quando os serviços forem fornecidos à Aliança da Terra S/A . | ☐ Sim ☐ Não … |
Parte 4 – Conflito de interesses
Leia o Código de Ética e Conduta da Aliança da Terra SA e responda às seguintes perguntas: | |
A organização confirma que, no momento atual, não há conflito de interesses potencial, aparente ou existente para a organização e sua equipe em relação aos serviços propostos com a Aliança da Terra S/A ? Em caso negativo, apresente detalhes. | ☐ Sim ☐ Não … |
A organização mantém uma política ou código sobre Conflito de Interesses? Em caso afirmativo, | ☐ Sim ☐ Não … |
apresente uma cópia da política ou código e responda às seguintes perguntas: | |
A organização oferece treinamento sobre o assunto aos colaboradores? Apresente detalhes referentes a qualquer treinamento oferecido. | ☐ Sim ☐ Não … |
A organização mantém um procedimento para lidar com casos suspeitos de conflito de interesses? Em caso afirmativo, apresente uma cópia. | ☐ Sim ☐ Não … |
Xxxx tenha respondido “não” a alguma das perguntas acima, a organização planeja introduzir essas medidas? A Aliança da Terra S/A poderá oferecer materiais de referência sobre o tema | … |
A organização deve confirmar que não irá contratar empregados que tenham sido funcionários do Governo Inglês nos últimos dois anos sem informar a Aliança da Terra S/A e obter sua aprovação. | … |
Parte 5 – Segurança de dados
Leia o Código de Ética e Conduta da Aliança da Terra SA e responda às seguintes perguntas: | |
A organização confirma que pode e irá cumprir estes requisitos ao estabelecer um acordo com a Aliança da Terra S/A ? Se não puder confirmar apresente detalhes. | ☐ Sim ☐ Não … |
A organização dispõe de medidas de segurança de dados para impedir o acesso não autorizado a informações confidenciais? Essas medidas podem incluir medidas técnicas (por exemplo, sistemas de computação) e medidas relacionadas a políticas/processos (por exemplo, restringir o acesso à informação a certos indivíduos). Apresente um resumo de alto nível das medidas em vigor. | ☐ Sim ☐ Não … |
Use o Cyber Essentials do Governo do Reino Unido (HMG) como uma referência para descobrir se sua organização cumpre com os requisitos de segurança descritos na questão anterior e comente aqui quão próximo dos requistos vocês estão (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxxx.xxx.xx/). | … |
Se a organização não tiver recebido o reconhecimento do esquema Cyber Essentials, confirme se vocês tem o interesse em se certificar. | … |
Confirme se, quando quaisquer serviços prestados pela organização integrarem um projeto com elemento digital, a organização adotará os | … |
Princípios globais para o Desenvolvimento Digital – consulte xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx Observação: Solicitação exigida apenas para subcontratados de ALTO VALOR |
Parte 6 – Aquisição
Leia as Diretrizes de Compras da Aliança da Terra S/A e responda às seguintes perguntas: | |
A organização mantém políticas e procedimentos que controlam qualquer aquisição de bens e serviços por parte da organização (incluindo o recrutamento de pessoal)? Inclua detalhes. | ☐ Sim ☐ Não … |
Parte 7 – Recrutamento e práticas de contratação
A organização mantém total conformidade com todas as leis e regulamentos relativos ao recrutamento e contratação de pessoal no país de registro da organização e (se diferente) no país ou países em que os serviços serão fornecidos pela organização, incluindo conformidade com todos os requisitos de imigração (vistos e permissões de trabalho para colaboradores internacionais)? Caso tenha respondido “não”, apresente uma justificativa e confirmação de como a organização está se empenhando para obter o cumprimento total. | ☐ Sim ☐ Não … |
Confirme se a organização não contará com o auxílio de agências de emprego ou assistência que cobre taxas a possíveis funcionários. | … |
Ao prestar serviços em um país diferente do de registro, a organização mantém autorização para operar em tal país ou países? Em caso afirmativo, informe os dados de tais registros e apresente cópias dos documentos referentes à autorização. Em caso negativo, explique como a organização operará em tal país ou países em total conformidade com todas as leis locais. | ☐ Sim ☐ Não … |
Parte 8 – Salvaguardas ambientais
A organização mantém uma política relacionada a salvaguardas ambientais e sustentabilidade? Em caso afirmativo, apresente detalhes. | ☐ Sim ☐ Não … |
É um requisito da Aliança da Terra S/A que a organização mantenha um registro de riscos para | ☐ Sim ☐ Não |
identificar os riscos ambientais referentes aos serviços a serem prestados, a fim de garantir que todos os requisitos legislativos relevantes sejam cumpridos e para que essa questão seja relatada ao menos uma vez por ano. Confirme se a organização pode e irá cumprir com este requisito. | … |
Se a organização for membro ou signatária de quaisquer códigos relevantes (convenções, normas ou organismos de certificação), apresente detalhes (ou insira “Nenhum”) | … |
Parte 9 – Subcontratados
Não é permitido subcontratar suas responsabilidades sob um subcontrato sem o consentimento da Aliança da Terra SA e (em alguns casos) o consentimento do cliente da Aliança da Terra SA . Você pretende obter o consentimento para designar sub-subcontratados durante o período de desempenho proposto? Em caso afirmativo, apresente detalhes. A disponibilização desta lista não implica a aprovação da Aliança da Terra SA ou de seu cliente para subcontratação neste momento. | ☐ Sim ☐ Não … |
Parte 10 – Divulgações adicionais
Apresente quaisquer informações adicionais abaixo que auxiliariam a Aliança da Terra SA com a condução de sua análise de due diligence | … |
Parte 11 – Documentos anexos
Apresente aqui todos os documentos que serão anexados ou incluídos nas respostas deste questionário. | … |
Parte 12 – Certificação
Certifico que:
Segundo meu conhecimento, todas as informações incluídas nas respostas são verdadeiras, corretas e completas;
Estou familiarizado com os requisitos das Políticas da Aliança da Terra SA .
Li a definição do termo “Funcionário Público” na Parte 2 e declaro que nem eu, nem qualquer um de meus membros familiares diretos, nem os funcionários sujeitos ao processo de due diligence (se eu estiver fornecendo esta declaração para uma organização), são Funcionários Públicos, exceto conforme divulgado anteriormente.
Eu, ou minha organização ou sua equipe, nunca pagou, aprovou para pagamento ou de outra forma forneceu, direta ou indiretamente, qualquer item de valor a um Funcionário Público por qualquer propósito impróprio, corrupto ou ilegal, ato que não virá a ser praticado por mim ou pela organização e sua equipe; ademais, nunca emiti uma fatura falsa ou documentação manipulada para disfarçar a realização de um pagamento ou fornecimento de qualquer item de valor a um Funcionário Público para qualquer finalidade, ato que não virá a ser praticado por mim ou pela organização e sua equipe. Por meio deste instrumento, reconheço que fui informado pela Aliança da Terra SA que poderá ser obtido um relatório investigativo com a inclusão de informações pessoais a meu respeito (ou da minha organização, se este formulário estiver relacionado a uma organização que represento), incluindo, mas não se limitando a referências de trabalho, histórico de capacidades/educação e trabalho, registros de processos penais/apreensão pessoais, se permitido, a fim de ajudar a Aliança da Terra SA a determinar se é possível estabelecer um acordo com minha pessoa ou com minha organização. Por meio deste, concordo com a condução desta investigação e obtenção de relatórios por parte da Aliança da Terra S/A ou que possam ser fornecidos à Aliança da Terra S/A por outras empresas subcontratadas para tal fim. Além disso, reconheço que revi as Políticas da Aliança da Terra SA , e que eu e minha organização cumpriremos com todos os requisitos estabelecidos em tais Políticas aplicáveis à minha organização. | |
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