Aquisição de Serviço: SERVIÇOS DE REPROGRAFIA COM FORNECIMENTO DE IMPRESSORAS
Aquisição de Serviço: SERVIÇOS DE REPROGRAFIA COM FORNECIMENTO DE IMPRESSORAS
Planejamento da Contratação: Documento de Oficialização de Demanda
Março/2022
1
DOCUMENTO DE OFICIALIZAÇÃO DA DEMANDA – DOD
Referência: Art. 10 da IN SGD/ME nº 01/2019.
Em conformidade com o art. 10 da Instrução Normativa SGD/ME n° 1, de 4 de abril de 2019, a fase de Planejamento da Contratação terá início com o recebimento do Documento de Oficialização da Demanda pela Área de TIC. Este documento deverá ser
elaborado pela Área Requisitante da solução.
INTRODUÇÃO
PREENCHIMENTO PELA ÁREA REQUISITANTE
1 – IDENTIFICAÇÃO DA ÁREA REQUISITANTE
Área Requisitante (Unidade/Setor/Depto): CENTRO DE PROCESSAMENTO DE DADOS | |
Responsável pela demanda: Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx | Xxxxxxxxx/SIAPE: 1831047 |
Telefone: (00)00000000 | |
2 – IDENTIFICAÇÃO E CIÊNCIA DO INTEGRANTE REQUISITANTE | |
Nome: Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx | Xxxxxxxxx/SIAPE: 1831047 |
Cargo: Administrador | Lotação: Centro de Processamento de Dados |
Telefone: (00)00000000 | |
Por este instrumento declaro ter ciência das competências do INTEGRANTE REQUISITANTE definidas na IN SGD/ME nº 1/2019, bem como da minha indicação para exercer esse papel na Equipe de Planejamento da Contratação. Santa Maria, 07 de Março de 2022. Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx | |
3 – IDENTIFICAÇÃO DA DEMANDA
Contratação de Serviços de Reprografia e Fornecimento de Impressoras definidas por tipos (Tipo 1 - Monocromática - A4 , Tipo 2 - Policromática A4, Tipo 3 - Policromática A3 e Tipo 4 - Monocromática A3) na modalidade de FRANQUIA MENSAL COM EXCEDENTE.
A franquia mensal com excedente abrange o fornecimento do equipamento (impressoras multifuncionais) contemplando a instalação, configuração, e agregando assistência técnica, manutenção preventiva e corretiva com reposição de peças, insumos (exceto papel), suprimentos e, adicionalmente ao equipamento, deve ser fornecido sistema de Gerenciamento e Contabilização, com acesso seguro através de usuário e senha para contabilização e controle de impressão e cópias. Na tabela 01, a seguir, relaciona os itens e o quantitativo que compõem a contratação.
ITEM | TIPO | Descrição do Bem ou Serviço | QTD | Franquia mensal dos tipos de equip. | Qtd Páginas/Ano por equip. | Códigos CATSER | |
1 | 1 | Serviço de Reprografia de Impressora Multifuncional Monocromática - páginas A4 - DENTRO da franquia - sem papel - por equipamento/mês. | 128 | UN | 1.500 | 18.000 | 26573 |
2 | 1 | Serviço de Reprografia de Impressora Multifuncional Monocromática - páginas A4 - EXCEDENTE a franquia - sem papel - por equipamento/mês. | 128 | UN | 600 | 7.200 | 26654 |
3 | 1 | Serviço de Reprografia de Impressora Multifuncional Monocromática - páginas A4 - DENTRO da franquia - sem papel - por equipamento/mês. | 20 | UN | 5.000 | 60.000 | 26573 |
4 | 1 | Serviço de Reprografia de Impressora Multifuncional Monocromática - páginas A4 | 20 | UN | 2.000 | 24.000 | 26654 |
- EXCEDENTE a franquia - sem papel - por equipamento/mês. | |||||||
5 | 1 | Serviço de Reprografia de Impressora Multifuncional Monocromática - páginas A4 - DENTRO da franquia - sem papel - por equipamento/mês. | 10 | UN | 10.000 | 120.000 | 26573 |
6 | 1 | Serviço de Reprografia de Impressora Multifuncional Monocromática - páginas A4 - EXCEDENTE a franquia - sem papel - por equipamento/mês. | 10 | UN | 4.000 | 48.000 | 26654 |
7 | 2 | Serviço de Reprografia de Impressora Multifuncional Policromática - páginas A4 - DENTRO da franquia - sem papel - por equipamento/mês. | 12 | UN | 2000 | 24.000 | 26611 |
8 | 2 | Serviço de Reprografia de Impressora Multifuncional Policromática - páginas A4 - EXCEDENTE a franquia - sem papel - por equipamento/mês. | 12 | UN | 800 | 9.600 | 26697 |
9 | 3 | Serviço de Reprografia de Impressora Multifuncional Policromática - páginas A3 - DENTRO da franquia - sem papel - por equipamento/mês. | 10 | UN | 5.000 | 60.000 | 26638 |
10 | 3 | Serviço de Reprografia de Impressora Multifuncional Policromática - páginas A3 - EXCEDENTE a franquia - sem papel - por equipamento/mês. | 10 | UN | 2000 | 24.000 | 26719 |
11 | 4 | Serviço de Reprografia de Impressora Multifuncional Monocromática - páginas A3 - DENTRO da franquia - sem papel - | 10 | UN | 8000 | 96.000 | 26590 |
12 | 4 | Serviço de Reprografia de Impressora Multifuncional Monocromática - páginas A3 - EXCEDENTE a franquia - sem papel - por equipamento/mês. | 10 | UN | 3200 | 38.400 | 26670 |
Tabela 01 - Itens de serviços previstos na reprografia de impressão corporativa.
Cabe destacar que a Solução de Reprografia e fornecimento de Impressoras desejada será composta por:
I. Serviço de impressão, cópia e digitalização;
II. Equipamentos para impressão, cópia e digitalização;
III. Serviço de instalação, configuração de equipamentos ;
IV. Serviço de reposição de peças, suprimentos e insumos, exceto papel;
V. Serviço de manutenção preventiva, corretiva e suporte técnico;
VI. Sistema para Gerenciamento de Ativos e Contabilização de impressões (bilhetagem);
VII. Serviço de instalação e configuração do Sistema de Gerenciamento de Ativos e Contabilização (bilhetagem);
No Sistema para Gerenciamento de Ativos e Contabilização, adicionalmente ao equipamento deve ser fornecido acesso seguro através de usuário e senha para a contabilização e controle de impressões e cópias. Este software deverá possuir as seguintes características mínimas:
I. Deve possibilitar embarcar o controle de cópias em todos os equipamentos do parque;
II. Notificar situações de funcionamento, tais como obstrução de papel, tampa aberta, nível de suprimento e papel;
III. Acompanhar remotamente os dispositivos em rede com recursos em status on-line;
IV. Contabilizar todos os trabalhos de impressão;
V. Possibilitar o uso de senhas de acesso exclusivo por usuário;
VI. Permitir inclusão manual de usuários;
VII. No caso de indisponibilidade da rede deve possibilitar a impressão e enviar os logs posteriormente;
VIII. Permitir a contabilização apenas das páginas realmente impressas, em caso de cancelamento da impressão pelo usuário;
IX. Emitir relatórios por impressoras, entre outros.
ALINHAMENTO AOS PLANOS ESTRATÉGICOS | |||||||||
ID | Objetivos Estratégicos (2016-2026) | ||||||||
1 | AI-D2-03 Oferecer uma infraestrutura de apoio qualificada e de acordo com as necessidades de cada área de conhecimento. | ||||||||
2 | AI-D5-03 Modernizar a infraestrutura de TI para suportar as necessidades acadêmicas e administrativas. | ||||||||
ALINHAMENTO DO PDTI 2021-2024 | |||||||||
Meta do PDTI associada | |||||||||
1 | Disponibilizar infraestrutura comunidade acadêmica | para | serviços | de | TI | com | qualidade | para | a |
Ação do PDTI associada | |||||||||
A1.8 | Contratar serviços de impressão | ||||||||
ALINHAMENTO AO PAC 2022 | |||||||||
ITEM | Descrição | ||||||||
137 | Prestação de Serviço de Reprografia envolvendo equipamento, operação, suprimentos. | ||||||||
4 – MOTIVAÇÃO/JUSTIFICATIVA
O processo de análise das necessidades de impressão corporativa na Universidade Federal de Santa Maria iniciou em decorrência do fim da possibilidade de renovação dos contratos vigentes, sendo necessário um Registro de Preços novo para evitar a interrupção dos serviços.
A instituição necessita do Serviço de Reprografia de Impressão e o fornecimento dos equipamentos multifuncionais para o atendimento de suas atividades administrativas (atividades-meio) e pedagógicas (atividades-fim) para o cumprimento de sua finalidade institucional, alinhada aos Instrumentos de Planejamento Institucionais, tais como: Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI 2016-2026) e conforme o Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI 2021-2024).
Para o adequado levantamento da volumetria de impressão nas unidades administrativas e acadêmicas, foi levado em consideração a estimativa de equipamentos e a base volumétrica de impressões aferida no ano de 2019 (pré-pandemia) para os campis, por utilizarem Outsourcing de Impressão oriundos dos contratos 080/2018, 083/2018, 008/2019 e 019/2019, Pregão Eletrônico 128/2028, assim como pesquisa realizada junto às Unidades da Instituição para os tipos e o quantitativo necessário.
Atualmente, a UFSM possui 92 postos de Reprografia ativos, divididos em quatro contratos (80/2018, 83/2018, 08/2019 e 19/2019), atendendo em torno de 74 unidades administrativas e 18 unidades acadêmicas, espalhados nos quatro campi da Instituição. Mesmo após a institucionalização e ampla utilização do Processo Eletrônico Nacional (PEN-SIE) na UFSM, a demanda por serviços de Reprografia segue vigente, conforme levantamento realizado pelo Centro de Processamento de Dados (CPD) com todas as unidades e chefias da Instituição.
Durante a pesquisa, foram relatadas necessidades para 110 postos de Reprografia, com demandas que variam entre monocromáticas e policromáticas, impressões em folhas A4 e A3, e quantidades que variam entre mil e dez mil cópias mensais.
Devido a instituição do PEN-SIE, mesmo nos locais com baixa demanda de impressão, ainda há grande demanda por digitalização de documentos.
Os serviços de Reprografia com o fornecimento de impressoras atenderá a toda comunidade acadêmica da UFSM e diante das demandas, observou-se uma padronização de necessidades. Essa padronização é composta por equipamentos monocromáticos de pequeno porte, folha A4, modalidade de franquia de 1500 páginas/mês.
Ocorreram casos excepcionais que requerem tecnologia de impressão colorida (equipamento pequeno porte), nos Centros Artes e Letras que contemplam os Cursos de Desenho Industrial, Artes Cênicas entre outros, no Centro de Ciências Naturais e Exatas, e no Campus de Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx. Equipamentos de médio e grande porte, folha A3, são demandas específicas de algumas Unidades.
No Campus Santa Maria obteve a demanda de impressoras policromáticas e monocromáticas do tipo de folha A3. Esses equipamentos atenderão a Gráfica da UFSM, o Centro de Processamento de Dados e a Pró-Reitoria de Infraestrutura. Os equipamentos se justificam pela criação de Projetos (Cabeamento Estruturado, WiFi Institucional, arquitetônicos e complementares) que os setores realizam e a impressão em folha A3 se torna fundamental para a apresentação das plantas baixas para reuniões técnicas. Na Gráfica da UFSM possibilitará a impressão de cartazes, fôlderes, cadernos didáticos, manuais, entre outros itens.
5 – RESULTADOS A SEREM ALCANÇADOS COM A CONTRATAÇÃO
Neste contexto, faz-se necessário nova contratação de serviços de impressão, cópia e digitalização para atendimentos das demandas dos serviços administrativos, gestão, pesquisa e extensão da Universidade Federal de Santa Maria com as seguintes vantagens da contratação:
I. Promover a continuidade do serviço de impressão corporativa, face a alta relevância para Comunidade Universitária;
II. Resolver a descontinuidade do contrato findado de impressão corporativa;
III. Padronizar uma solução de impressão completa e homogênea;
IV. Obter melhor controle, qualidade de impressão, cópia e digitalização devido à utilização de suprimentos originais e equipamentos atualizados e padronizados;
V. Melhorar experiência e satisfação dos usuários com o serviço;
VI. Possibilitar o gerenciamento centralizado e acesso a relatórios detalhados para acompanhamento do contrato;
VII. Garantir a manutenção contínua e disponibilidade do serviço de impressão;
VIII. Reduzir investimentos para aquisição ou reaquisição direta de equipamentos garantindo o princípio de economicidade;
IX. Reduzir o mau uso do serviço de impressão;
X. Agregar qualidade, segurança, tolerância a falhas e escalabilidade aos serviços de impressão, cópia e digitalização disponibilizados pela UFSM.
ENCAMINHAMENTO | |||||
Encaminhe-se providências. | ao | Diretor de Tecnologia da Informação Santa Maria, 07 de Março de 2022. Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx | e | Comunicação | para |
PREENCHIMENTO PELA ÁREA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
6 – IDENTIFICAÇÃO E CIÊNCIA DO INTEGRANTE TÉCNICO | |
Nome: Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx Menezes Xxxxxxxxx | Xxxxxxxxx/SIAPE: 2265885 |
Cargo: Técnico de Tecnologia da Informação | Lotação: CPD |
Telefone: (00)00000-0000 | |
Por este instrumento declaro ter ciência das competências do INTEGRANTE TÉCNICO definidas na IN SGD/ME nº 1/2019, bem como da minha indicação para exercer esse papel na Equipe de Planejamento da Contratação. Santa Maria, 10 de Março de 2022. Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx Menezes Xxxxxxxxx | |
Encaminhe-se à autoridade competente da Área Administrativa, que deverá:
I. Decidir motivadamente sobre o prosseguimento da contratação;
II. Indicar o Integrante Administrativo para composição da Equipe de Planejamento da Contratação, quando da continuidade da contratação; e
III. Instituir a Equipe de Planejamento da Contratação, conforme exposto no inciso IV do art. 2º, e inciso III do §2º do art. 10.
Santa Maria, 10 de Março de 2022.
Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx
ENCAMINHAMENTO
PREENCHIMENTO PELA ÁREA ADMINISTRATIVA
7 – IDENTIFICAÇÃO E CIÊNCIA DO INTEGRANTE ADMINISTRATIVO | |
Nome: Xxxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx | Xxxxxxxxx/SIAPE: 1089281 |
Cargo: Técnico em Contabilidade | Lotação: Departamento de Material e Patrimônio (Demapa) |
Telefone: (00) 0000-0000 | |
Por este instrumento declaro ter ciência das competências do INTEGRANTE ADMINISTRATIVO definidas na IN SGD/ME nº 1/2019, bem como da minha indicação para exercer esse papel na Equipe de Planejamento da Contratação. XXXXXXXXXX Xxxxxxxx digitalmente por XXXXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXXX:63002078034 DN: C=BR, O=ICP-Brasil, OU=Autoridade XXXXXXX XXXXXX, OU=AC SOLUTI Multipla, Certificadora Raiz Brasileira v2, OU=AC OU=24078789000161, OU=Certificado PF Santa Maria, 12 de Março de 2022. BAVARESCO: Razão: Eu sou o autor deste documento A3, CN=XXXXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXXX:63002078034 63002078034 Localização: Data: 2022-08-11 11:59:36 Xxxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx | |
Fica instituída a Equipe de Planejamento da Contratação, conforme dispõe o inciso IV do art. 2º e o inciso III do § 2º do art. 10, da IN SGD/ME nº 01/2019.
Conforme o art. 29, § 8º da IN SGD/ME nº 01/2019, a Equipe de Planejamento da Contratação será automaticamente destituída quando da assinatura do contrato.
Santa Maria, 12 de Março de 2022.
Xxxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx
A XXXXXXX
Assinado digitalmente por XXXXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXXX:63002078034 DN: C=BR, O=ICP-Brasil,
ALESSANDR
BAVARESCO
OU=Autoridade Certificadora Raiz Brasileira v2, OU=AC SOLUTI, OU=AC SOLUTI Multipla, OU=24078789000161,
:63002078034
OU=Certificado PF A3, CN=XXXXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXXX:63002078034
Razão: Eu sou o autor deste documento Localização:
Data: 2022-08-11 12:00:43