ANEXO I – TERMO DE REFERÊNCIA
ANEXO I – TERMO DE REFERÊNCIA
A seguir, apresenta-se o escopo dos SERVIÇOS a serem prestados pela CONTRATADA com a enumeração de algumas etapas, atividades, tarefas e obrigações importantes a serem consideradas. Estas pretendem nortear os produtos a serem fornecidos e o trabalho a ser realizado, mas não tem a pretensão de esgotar o assunto, ao contrário, no decorrer dos SERVIÇOS, a CONTRATADA deverá apontar melhorias, adequações e demais questões que julgue pertinentes, com base em sua experiência ou especificidade do mercado e setor, à otimização dos trabalhos e à maximização dos resultados entregues à CONTRATANTE.
Sumário
ANEXO I – TERMO DE REFERÊNCIA 1
1.1 Caracterização do Objeto 4
2 DEFINIÇÕES E INTERPRETAÇÕES 5
3.2 Resultados do Diagnóstico da Área de Recursos Humanos do Estado 10
3.3 Novo Modelo de Recursos Humanos do Estado 13
3.4 ABRANGÊNCIA ORGANIZACIONAL DA SOLUÇÃO 16
3.5 Justificativa para a Contratação 16
3.6 Visão geral da estrutura do Projeto 18
3.7 FRENTES DE TRABALHO: IMPLANTAÇÃO DA SOLUÇÃO 18
4 OBRIGAÇÕES GERAIS DAS PARTES 20
4.2 OBRIGAÇÕES E RESPONSABILIDADES DA CONTRATADA 21
4.2.2 Instruções sobre Funcionários 21
4.2.3 Instruções de Gerenciamento e Fiscalização do CONTRATO 22
4.2.4 Instruções de Execução dos SERVIÇOS 22
4.2.5 Instruções sobre atividades auxiliares de Fiscalização 23
4.3 OBRIGAÇÕES E RESPONSABILIDADES DA CONTRATANTE 24
5.1 Planejamento do Projeto 26
5.1.1 Obrigações específicas da CONTRATANTE 27
5.1.2 Obrigações específicas da CONTRATADA 28
5.1.3 Produtos a serem entregues pela CONTRATADA na fase de planejamento 28
5.2.1 Entendimento do Cronograma e Escopo do Contrato 28
5.2.2 Entendimento da situação de cada frente de trabalho 29
5.2.3 Definição do Plano de Gerenciamento 29
5.2.4 Gerenciamento do Contrato 30
5.3.1 Entendimento dos marcos e entregas do CONTRATO DA SOLUÇÃO 35
5.3.2 Definição do Plano de Fiscalização 36
5.3.3 Fiscalização do Contrato 37
7.3.1 Coordenador Geral do Projeto 41
7.3.3 Gerente de Tecnologia 43
8 PROCEDIMENTOS DE ENTREGA, ACEITE E PAGAMENTO 47
10 QUALIFICAÇÃO DA LICITANTE 51
11 CONDIÇÕES GERAIS DE EXECUÇÃO DO CONTRATO 53
11.2 LOCAL E HORÁRIO DE PRESTAÇÃO DOS SERVIÇOS 53
ANEXO I-A – PROJETO BÁSICO DE IMPLANTAÇÃO DA SOLUÇÃO 55
ANEXO II – MODELO DE PROPOSTA COMERCIAL 56
1 Objeto
O objeto da presente contratação consiste na prestação de serviços de fiscalização, supervisão e apoio no gerenciamento do projeto decorrente do contrato de fornecimento, implantação, capacitação, operacionalização, garantia, manutenção e suporte técnico do SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (SIGRH) e demais SOLUÇÕES DE APOIO, contratados por meio do PREGÃO ELETRÔNICO N° 1501122000006/2014.
1.1 Caracterização do Objeto
Constitui objeto a ser licitado a contratação, em lote único, dos serviços abaixo apresentados:
1. Serviços de fiscalização, supervisão e apoio no gerenciamento do contrato de fornecimento, implantação, capacitação, operacionalização, garantia, manutenção e suporte técnico do SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (SIGRH) e demais SOLUÇÕES DE APOIO, contratados por meio do PREGÃO ELETRÔNICO N° 1501122000006/2014
A CONTRATADA deverá prestar serviços de fiscalização, supervisão e apoio ao gerenciamento do CONTRATO da SOLUÇÃO, o que inclui o acompanhamento e apoio à gestão de todo o conjunto de atividades relacionadas ao contrato, bem como a fiscalização de todos os seus produtos e atividades relacionadas.
Será responsabilidade da CONTRATADA elaborar, em conjunto com a CONTRATANTE, o Plano de Gestão Integrada que estabelecerá o modelo de governança, os processos e ferramentas a serem utilizados pela CONTRATANTE e pela própria CONTRATADA em relação ao Projeto, bem como por apoiar no gerenciamento do projeto de implantação e auxiliar a CONTRATANTE na fiscalização e aceite dos produtos do CONTRATO DA SOLUÇÃO.
2 Definições e interpretações
Para os fins de interpretação do EDITAL e seus ANEXOS, exceto quando o contexto não permitir, as seguintes definições aplicam-se às respectivas expressões:
ANEXO: cada um dos documentos anexos ao CONTRATO. |
ANS: Acordo de Nível de Serviço. |
ATIVIDADE RELACIONADA ou CORRELATA: qualquer atividade, projeto ou empreendimento associado ao objeto da contratação. |
BPM: Busisness Processes Managenment - referência a uma ferramenta de gestão de processos de negócios. |
BPMN: Busisness Processes Managenment Notation – referência a notação da metodologia de gestão de processos de negócios e trata-se de uma série de ícones padronizados para a representação dos desenhos dos processos. |
CASO FORTUITO (ou FORÇA MAIOR): evento imprevisível, inevitável e irresistível, que afeta a execução contratual, tal como, sem se limitar a, inundações, tremores de terra, guerras, em consonância com o disposto no parágrafo único do artigo 393 do Código Civil Brasileiro. |
COMITÊ DE GOVERNANÇA: órgão composto por representantes da CONTRATANTE e da CONTRATADA, nos termos no ANEXO I, responsável pela fiscalização, coordenação, integração, disciplina e controle dos esforços das PARTES voltados à adequada execução dos SERVIÇOS. |
CONTRATO: é o CONTRATO de prestação dos SERVIÇOS resultado do objeto deste EDITAL. |
CONTRATO DA SOLUÇÃO : refere-se ao contrato celebrado em decorrência do PREGÃO ELETRÔNICO N° 1501122000006/2014 cujo escopo é o fornecimento, implantação, capacitação, operacionalização, garantia, manutenção e suporte técnico do SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (SIGRH) e demais SOLUÇÕES DE APOIO. |
DATA DE PUBLICAÇÃO: é a data de publicação do CONTRATO no diário oficial, que ocorrerá somente mediante apresentação da garantia contratual pela CONTRATADA, e é a data em que o CONTRATO tornar-se-á eficaz. |
DESIGNADA: Órgão, Entidade ou empresa terceirizada pela CONTRATANTE indicada para realizar, supervisionar ou fiscalizar, em todo ou em parte, a execução dos SERVIÇOS. |
ECM: sigla em inglês da expressão Enterprise Content Management. Refere-se à Gestão de Conteúdo Empresarial; meio formal pelo qual se organizam e arquivam os documentos e demais conteúdos ligados aos processos de uma organização. Contempla as fases de criação/captura, armazenamento, versionamento, indexação, gestão, limpeza, distribuição, publicação, pesquisa e arquivamento, relacionando os conteúdos com processos de negócio, tais como documentos funcionais, ofícios, planilhas, documentos de texto, imagens, vídeos, entre outros. Basicamente, ECM são ferramentas e estratégias que permitem a gestão de uma organização da informação não estruturada, sempre que a informação existir. |
EDITAL: o caderno que divulga as condições e exigências para a participação de interessados na Licitação, que regulamenta o objeto e define os parâmetros que regerão a futura contratação. Nada se pode exigir ou decidir além ou aquém do EDITAL. As cláusulas do EDITAL é que indicarão os requisitos para a: forma e bases das Propostas, habilitação dos Licitantes e os documentos a apresentar; o critério de julgamento e os fatores a considerar; minuta do futuro contrato a ser firmado com o Licitante vencedor. A SEPLAG e os Licitantes ficam sempre vinculados aos termos ou |
ao permitido no EDITAL, quanto ao procedimento, às Propostas, ao julgamento, à documentação e ao contrato. |
EMPRESA: empresa ou consórcio de empresas contratadas para a execução do contrato de implantação da SOLUÇÃO, e que serão gerenciados e fiscalizados pela CONTRATADA, objeto deste EDITAL. |
EQUIPE DE APOIO: grupo de pessoas oficialmente designadas, com a função de prestar a necessária assessoria ao Pregoeiro em suas tarefas. |
ETL: sigla em inglês para a expressão Extract, Transform, Load (extração, transformação e carga de dados). Quando utilizado em referência a um sistema / ferramenta / SOLUÇÃO, refere-se ao software cuja função é a extração, transformação conforme regras de negócio e carga de dados de diversos sistemas, geralmente em um repositório de dados ou um armazém de dados. |
FERRAMENTA ou SOFTWARE: é um programa de computador, composto por uma série de instruções lógicas, que devem ser interpretadas e executadas por um processador ou uma máquina virtual |
KPI: Key Performance Indicator, define indicadores de desempenho ou qualidade, usados para monitorar o desemprenho de processos em nível gerencial. |
LICITANTE ou PROPONENTE: pessoa que apresenta Proposta e Documentos de Habilitação para a consecução do objeto desta Licitação. |
ORDEM DE SERVIÇO: documento emitido pela CONTRATANTE autorizando a execução parcial ou total dos SERVIÇOS. |
PARTES: a CONTRATANTE, entidades ou organizações indicadas por esta como parte interessada e responsável pela execução dos serviços de implantação da SOLUÇÃO, e a CONTRATADA, representado pela empresa à qual o OBJETO foi adjudicado. |
PLANO DE PROJETO: é um documento a ser confeccionado pela CONTRATADA e validado pela CONTRATANTE no início da prestação dos SERVIÇOS, e atualizado sempre que necessário ao longo do CONTRATO, e que tem como objetivo equalizar o entendimento, os objetivos e o modus operandi acerca do desenvolvimento do PROJETO. Deve ser utilizado como uma fonte de informação e de instruções do projeto para os membros diretamente envolvidos e deve conter a confirmação dos objetivos e expectativas, o plano de escopo, recursos, tempo, riscos, documentação e conhecimento, qualidade, comunicação e integração. |
PREGOEIRO: servidor oficialmente designado pela autoridade competente, cuja atribuição inclui, dentre outras, o recebimento das Propostas e lances, a análise de sua aceitabilidade e sua classificação, bem como a habilitação e adjudicação do objeto do certame ao Licitante vencedor. |
PRESTADORES DE SERVIÇOS: funcionários prestadores de serviços contratados para execução de ATIVIDADES RELACIONADAS. |
RH: Recursos Humanos. |
SAID: Solução de Apoio de Inteligência de Dados. |
SAPT: Solução de Apoio de Produção de Treinamentos. |
SCRIPT DE ATENDIMENTO: documento que contém a descrição dos passos a serem executados (e a respectiva ordem de execução) por uma central de atendimento na resolução de chamados por ela |
recebidos. |
SCRIPT: Roteiro. |
SEPLAG: Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão |
SEQD:Solução de Apoio de Extração, Transformação, Carga e Qualidade de Dados. |
SERVIÇOS: atividades de apoio à execução do objeto deste Termo de Referência, incluindo os serviços de gerenciamento e fiscalização das atividades de implantação da SOLUÇÃO. |
SGBD: Solução de Apoio de Gerenciamento de Banco de Dados. |
SGCC: Solução de Apoio de Gestão de Conteúdo Corporativo. |
SGCH: Solução de Apoio de Gestão de Chamados. |
SIDS: Solução de Apoio de Integração de Dados e Sistemas. |
SIGRH: acrônimo para "Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos". |
SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (SIGRH): solução que englobará e suportará todos os processos de gestão de Recursos Humanos do Estado de Minas Gerais. |
SISTEMAS LEGADOS: sistemas atualmente utilizados pela CONTRATANTE, apresentados no ANEXO I- A deste EDITAL, e que serão substituídos, facilitados ou integrados, total ou parcialmente, pela SOLUÇÃO objeto deste EDITAL. |
SMEPN: Solução de Apoio de Modelagem e Execução de Processos de Negócios. |
SOLUÇÃO DE APOIO: todos os softwares de apoio listados como parte do objeto detalhado no ANEXO I-A deste EDITAL, incluindo as ferramentas de Modelagem e Execução de Processos de Negócios; Integração de Dados e Sistemas; Extração (ETL - Extract, Transform and Load) e Qualidade de Dados; Inteligência de Dados; Gestão de Chamados e Serviços de RH; Banco de Dados; ECM (Enterprise Content Management); e Produção de Treinamentos. |
SOLUÇÃO IMPLANTADA: versão final da SOLUÇÃO após concluído todo o conjunto de parametrizações, customizações e desenvolvimentos ocorridos ao longo da prestação dos serviços de implantação da mesma, de forma a atender os requisitos e necessidades da CONTRATANTE. |
SOLUÇÃO: todos os sistemas que compõem o objeto detalhado no ANEXO I-A deste EDITAL, incluindo o SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS e a SOLUÇÃO DE APOIO, e que terá sua implantação gerenciada e fiscalizada de acordo com o objeto deste EDITAL. |
SUPERVISÃO: equipe de supervisores nomeada pela CONTRATANTE, com poderes para fiscalizar continuamente a execução dos SERVIÇOS, assessorando a CONTRATANTE na identificação de eventuais vícios e desvios aos projetos e especificações. |
TERMO DE INICIALIZAÇÃO DOS SERVIÇOS: Termo de acordo de início do projeto, assinado entre as PARTES, dando validade ao PLANO DE PROJETO, às equipes e aos entendimentos equalizados. |
3 Contextualização
3.1 Histórico
O MASP, “Modernização da Administração dos Serviços e Sistema de Pessoal”, é um dos projetos sustentadores do Plano Plurianual de Ações Governamentais do quadriênio 2012-2015, e tem como objetivo central promover a valorização do servidor público estadual através da modernização da área e dos serviços de Recursos Humanos aumentando a capacidade de inovação, a produtividade e a qualidade dos serviços prestados pelo governo.
Esta iniciativa soma-se a outras ações que a SEPLAG implantou recentemente ou que estão em processo de implantação, voltadas para a otimização e modernização institucional e, em específico, da área de recursos humanos. Parte componentes do Programa Governo Eficiente, que tem como objetivo aumentar a capacidade de inovação, produtividade e qualidade para que o avanço na gestão chegue aos usuários finais. O MASP tem papel fundamental na sustentação da estratégia governamental.
“Gestão pública efetiva e próxima da sociedade”
Rede de Governo Integrado, Eficiente e Eficaz
Mobilização para o Desenvolvi- mento Mineiro
Programa Descomplicar Minas Inova
Programa Governo Eficiente
Cidade Administrativa Projeto Referência
Movimento Minas
Implantação de UAI
Inovação na Gestão Pública
Minas Fácil Virtual
MASP
Governo Digital
Operação e Manutenção
da Cidade
A a
dministrativ
Des. do
Ambiente de
Cidadania em Minas Legal MG por meio
das UAI
Figura 1 – Rede de Governo Integrado, Eficiente e Eficaz
Os principais motivadores do projeto MASP estão relacionados à saturação e ao desgaste do atual modelo em atender às novas e constantes pressões por um modelo e serviços de RH mais eficientes, eficazes e focados na geração de valor para o servidor e para o Estado. Os Órgãos e Entidades da administração pública enfrentam os mais diversificados tipos de problemas: desde a piora acelerada do nível dos serviços prestados pela área de recursos humanos, a perdas financeiras resultantes da ineficiência e inacurácia dos processos, à baixa qualidade dos dados, e à possibilidade de ocorrência de fraudes e erros na folha de pagamento. O modelo atual acaba sobrecarregando excessivamente os servidores de RH com atividades puramente transacionais, não restando tempo adequado para dedicar às atividades estratégicas, como a implementação das políticas de recursos humanos, atrair
e reter talentos, mapear e desenvolver capacidades, monitorar e incentivar o desempenho e um ambiente positivo.
REDESENHO DE
PROCESSOS
RECENSEAMENTO COM
IDENTIFICAÇÃO BIOMÉTRICA
ADEQUAÇÃO DAS FERRAMENTAS E
SISTEMAS DE RECURSOS HUMANOS
SANEAMENTO
DE DADOS
DIGITALIZAÇÃO DAS
PASTAS FUNCIONAIS
REVISÃO E MODERNIZAÇÃO DO MODELO DE RH
Iniciativas das ondas de ações – Estruturação, atualização e renovação
Figura 2 – Componentes do MASP
A primeira fase do projeto, iniciada em novembro de 2012 e com término previsto para o início de 2014, realizada mediante a contratação de uma consultoria especializada, através da Concorrência n.º 004/2011, compreendeu a prestação de “serviços de consultoria para o diagnóstico, mapeamento, proposição de melhorias, desenho e implantação de novos processos administrativos para a área de administração de pessoal do governo do Estado de Minas Gerais, com aplicação de modelo de inteligência de dados para as informações que suportam a execução destes processos, configurando um novo modelo de gestão da vida funcional do servidor do Estado de Minas Gerais”, os quais servem como direcionamento e base para o desenvolvimento das próximas ações, quais sejam a realização do recenseamento e a digitalização das pastas funcionais dos servidores, a implantação da nova SOLUÇÃO de recursos humanos e a transformação da área de RH do Estado.
O objeto do contrato 1.260/2012 consistiu na execução de três principais frentes de trabalho:
(i) Frente 1 – Otimização de processos, pessoas e sistemas (concluído)
Os objetivos desta frente são a realização do mapeamento e diagnóstico da situação atual da área de RH e a proposição de um novo modelo com a revisão de processos, papéis e responsabilidades e requisitos de sistemas informatizados.
O principal produto desta frente é a confecção de um modelo de RH alinhado às melhores práticas de mercado, que prevê a padronização, integração e otimização de todos os processos de gestão de pessoas, além da implantação dos conceitos de central de atendimento com autosserviço, centro de serviços compartilhados, centro de excelência e parcerios de RH, além de outros componentes complementares.
(ii) Frente 2 – Recenseamento e Digitalização (concluído)
Os objetivos desta frente são o desenvolvimento da metodologia de compras estratégicas para o levantamento dos requerimentos internos, análise do mercado fornecedor potencial, análise dos custos atuais e futuros e a proposição de um modelo de contratação dos serviços e da infraestrutura para digitalização e gestão eletrônica de documentos relativos à vida funcional do servidor e do recadastramento e enriquecimento dos dados cadastrais dos servidores, com a coleta e dados biométricos e biográficos, além da emissão de uma carteira única de identidade funcional.
(iii) Frente 3 – Desenvolvimento de modelo de inteligência de dados (concluído)
O objetivo desta frente é o desenvolvimento do modelo e dos processos de gestão da qualidade dos dados dos sistemas de gestão de pessoas do Estado.
Dentre os produtos desta frente se destacam a definição de regras de negócio e rotinas para análise da massa de dados gerenciada pelos sistemas de gestão de RH do Governo do Estado. Estas ações visam o monitoramento de inconsistências, incoerências, dados nulos ou em duplicidade e possíveis fraudes e erros que serão tratados de forma automática ou manual, conforme o caso. Outro produto importante será a criação de uma nova arquitetura de dados, eficiente, inteligente, transparente e aderente às várias regras de negócio e à toda legislação aplicável.
3.2 Resultados do Diagnóstico da Área de Recursos Humanos do Estado
Ao final da fase de diagnóstico de processos, pessoas e sistemas, os estudos apontaram não somente a necessidade de intervenções e melhorias pontuais nos processos, pessoas e sistemas da folha e da administração de pessoal, mas uma completa transformação em toda a cadeia de valor, na organização e no sistema de Recursos Humanos do Estado, que encontravam-se fragilizados por sistemas defasados, práticas e processos sem capacidade suficiente de agregar valor, pessoas com uma grande carência por capacitação adequada e uma organização departamental com zonas cinzentas, conforme ilustra a figura abaixo:
Fonte: Relatório de Diagnóstico do Projeto MASP
Figura 3 – Resultados do diagnóstico de processos, pessoas e sistemas de RH do Estado
Em relação ao tema “Geração de Valor”, verificou-se durante o diagnóstico que a área de RH não está totalmente alinhada com a estratégia do Governo e nem sempre é envolvida nos Comitês Executivos, nem nas tomadas de decisão da Alta Gestão, impossibilitando a mobilização prévia para adequações a eventuais mudanças antes que as decisões sejam publicadas e passem a ter validade.
Foi constatado também que a área de RH busca implementar novas práticas, processos e programas, mas muitas vezes estes não estão alinhados com a necessidade e a estratégia do Governo. Além disso, sob o aspecto da execução dos serviços percebeu-se que o RH executa os Serviços básicos de Administração de Pessoal, mas nem sempre com alta qualidade e, na maioria das vezes, não cumpre com os prazos de prestação de serviços acordados com os servidores, candidatos e pensionistas.
Do ponto de vista da “Organização”, constatou-se após o diagnóstico que a estrutura do modelo atual de RH do Estado é uma mistura de estrutura descentralizada com grande parte das competências ainda centralizadas. O resultado é uma execução pulverizada mas com um intenso trabalho de conferência, correção e validação central, resultando em enorme retrabalho e zonas cinzentas, o que acaba prejudicando a qualidade do atendimento e a acuracidade dos lançamentos. Além disso, foi detectado que os recursos envolvidos nos processos possuem pouca especialização, uma vez que uma mesma pessoa executa tanto atividades estratégicas e táticas, quanto operacionais e de atendimento.
Especificamente no tema “Tecnologia”, verificou-se ao longo da execução da etapa de diagnóstico que a atual plataforma tecnológica de gestão de pessoas e administração de pessoal do Estado, composta por cerca de 30 sistemas, apresenta baixa aderência funcional e um esgotamento tecnológico que acaba por resultar em baixa automação de processos, baixa qualidade dos dados
Fonte: Relatório de Diagnóstico do Projeto MASP
Figura 4 – Diagnóstico de sistemas e ferramentas de RH do Estado
Os resultados deste estudo reforçaram os apontamentos feitos pelo Projeto GRP Minas, ocorrido em 2009-2010, o qual apontou para a necessidade de substituição da plataforma tecnológica de recursos humanos. Dentre as principais conclusões àcerca da plataforma tecnológica, destaca-se que:
▪ Grande parte das atividades é executada de forma manual, sem utilização de sistema, sendo que apenas as mais críticas e essenciais são automatizadas;
▪ Existência de inúmeras oportunidades de automatização das tarefas por meio de sistema, como por exemplo, relatórios mais complexos, fluxo de aprovações automático, entre outros;
▪ Existência de um controle básico de acesso aos dados e às funcionalidades do sistema, por meio de usuários e senhas, porém este controle é feito de forma descentralizada, sendo específico para cada sistema;
▪ Há um processo básico de cadastro e liberação de acesso para novos usuários, porém não existe um controle de validade dos acessos, de forma que, uma vez criado o acesso, este permanece por tempo indeterminado, ou é excluído apenas de forma manual;
▪ Existência da percepção de que as informações não estão completamente registradas no sistema ou são de baixa qualidade. Em função disso, há muita dependência de registros físicos e / ou são necessárias constantes conferências;
▪ Existência de manuais básicos de acesso aos sistemas, mas sem garantia de versão atualizada. Entretanto, não há documentos detalhados por perfis. Exemplos: taxador, administrador de segurança, entre outros;
▪ As consultas ocorrem de maneira manual, em controles paralelos, e os dados estão dispersos e segmentados;
▪ Há grande esforço de produção de dados para análise, sendo necessário, freqüentemente, recorrer à área de tecnologia da PRODEMGE.
Em relação aos “Processos”, as principais observações mostraram que:
▪ O modelo atual sobrecarrega os RHs setoriais com inúmeras atividades, muitas de cunho estritamente transacional;
▪ O nível de automação e integração dos fluxos dos processos é baixo;
▪ Existem problemas de falta de mão de obra qualificada, alta rotatividade e falta de uma estrutura de procedimentos padrão, orientações e serviço de suporte adequado (ágil e assertivo);
▪ Na SCAP a grande maioria dos processos recebidos (taxação, aposentadoria, acúmulos, outros) possui um volume elevado de erros (em alguns casos, até de 90% dos processos recebidos);
▪ Há excesso de passivos de pessoal, quer por incorreções de lançamentos e instrução dos processos, quer pela divergência de regras e instruções;
▪ Muitos órgãos executam as atividades sem critérios padronizados, ou não as executam até que haja um parecer formal da SEPLAG;
▪ A regra, se existe, muitas vezes não é conhecida ou não é implementada pela ponta.
Assim, tendo em vista a incapacidade do projeto provocar as transformações necessárias através de evoluções pontuais do modelo vigente, foi aprovado pelo comitê executivo e gestor do projeto a completa reestruturação da área, incluindo a substituição da ferramenta de RH, de forma que esta seja capaz de suportar os novos processos e práticas desenhadas, e um amplo programa de transformação organizacional da área de RH.
3.3 Novo Modelo de Recursos Humanos do Estado
GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAIS
SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTÃO
7.1
Negociações Sindicais
5. Desenvolvimento
5.1
Integração
5.2
Planejamento do Desenvolvim.
5.3
Gestão do Desenvolvim.
5.5
Gestão da
Cultura
Or o
ganizaçã
6. Remuneração & Benefícios
6.1 Plano de
Remuneração
6.2
Mud na
ança
Estrutura
Or al
6.3
Orçamento de RH
ganizacion
6.4
Definição dos Direitos do Servidor
8.3
Movi tação
Pesso dos Direitos do
Al de Afastamentos
men
de al e
8.4
Administração
8.5
Licenças e
terações
8.6
Declarações
8. Administração de Pessoal
Proventos
Servidor
8.10
Atendimentos e Orientações
8.11 8.12 8.13
Pensão Advertências e Pensões Alimentícia Fiscalizações Especiais
9. Folha de Pagamento
9.4
9.3 Recolhimentos Pr es
ovisõ
e
Consi ações
gn
9.5
Relatórios Legais
9.6
Cálculos Diversos
11.4
11.5
11. Perícia Médica e Saúde Ocupacional
Recuperação / Monitoramento Reabilitação do do Ambiente
servidor de Trabalho
12. Suporte à Gestão de Pessoas
12.4
Gestão da Qualidade
12.5
Melhoria Contínua
12.6
Ge de
stão
Novas Demandas
12.7
Suporte em Tecnologia
2. Provisão
10. Desligamento
12.9
Gestão de Contatratos
12.8
Suporte Jurídico
12.3
Gestão da Documentação
12.2
Gestão da Performance
12.1
Gestão de Relacionamento
11.3
Exames Médicos Ocupacionais
11.2
Qualidade de Vida no Trabalho
11.1
Definição de Estratégia de PMSO
9.7
Transferência Bancária
9.2
Contabilização
9.1
Folha de Pagamento
8.14
Evolução
8.9
Manutenção de Informações
e Pastas
8.8
Ações Judiciais
8.7
Controle de Frequência
8.2
Férias
8.1
Admissão
2.3
Alocação e Realocação
10.2
Aposentadoria
7. Relações Sindicais
7.2
Negociação Sindical
7.1
Interlocução com Entidades Rep. e Órgãos
2.2
Gestão da Provisão
10.1
Exoneração
2.1
Planejamento da Provisão
4. Desempenho
4.1 Revisão de
Competências
4.3
Avaliação de Desempenho
4.2
Contrato de Desempenho
3. Carreira & Sucessão
3.1
Plano de Cargos e Carreira
3.3
Inclusão Profissional
3.2
Plano de Sucessão
1. Estratégia de Gestão de Pessoas
Subsecretaria de Gestão de Pessoas
Figura 5 – Cadeia de Valor dos Macroprocessos de Gestão de Pessoas do Estado de Minas Gerais
Para cada um dos processos mapeados na cadeia de valor do RH, foram desenvolvidos 4 principais produtos: (1) a ficha descritiva dos processos, apontando sua taxonomia e hierarquia na cadeia de valor, suas entradas, saídas, clientes, fornecedores, legislação, entre outras informações correlatas;
Definições Gerais do Processo (DEF)
Plano de Atividades (PLA)
Fluxos (FLU)
GAPs e Requisitos Funcionais (GAP)
Figura 6 – Produtos entregues na etapa de desenho do novo modelo de RH
O novo modelo de RH do Estado foi desenhado de forma a tangibilizar os resultados esperados pela administração, quais sejam:
▪ Possuir informações funcionais confiáveis, atualizadas e disponíveis em tempo real;
▪ Permitir a ampliação do portfólio de autosserviços;
▪ Permitir a automação e virtualização de processos e procedimentos (menor geração de papel e tramitação de processos físicos);
▪ Permitir a segmentação de atividades por área e por processo;
▪ Possuir processos definidos, controlados e transparentes do início ao fim;
▪ Realizar a centralização das atividades transacionais e táticas;
▪ Permitir a descentralização das atividades estratégicas;
▪ Possuir sinergia operacional, promovendo ganhos de escala, padronização e eficiência;
▪ Ter um ponto de contato único para atendimento das demandas de recursos humanos;
▪ Permitir a padronização do atendimento através de uma Central de Atendimento estruturada;
▪ Viabilizar a contratualização dos prazos de atendimento em diferentes níveis de serviços;
▪ Aplicar processos de melhoria contínua e gestão do conhecimento, promovendo o rápido aprendizado organizacional e a maturidade das práticas, políticas e processos de gestão de pessoas;
▪ Promover maior autonomia ao servidor e ao gestor na condução das atividades de recursos humanos, através da ampliação dos autoserviços.
consolidam os requisitos não funcionais e funcionais que deverão ser atendidos pela SOLUÇÃO, buscando o mínimo de customização e a máxima aderência ao novo modelo de RH almejado pelo Estado.
Foi com base nesses requisitos que a Administração desenvolveu o processo decisório para a adequação da plataforma de tecnologia do RH, o qual consistiu em duas principais etapas: (1) evoluir ou substituir e (2) comprar ou desenvolver. O resultado deste estudo indicou ser a compra de uma SOLUÇÃO de mercado a opção mais viável técnica e economicamente para o Estado, a fim de promover a aderência, automação e confiabilidade necessárias ao novo modelo de recursos humanos.
Segundo previsões desenvolvidos pelo MASP, a substituição dos sistemas de RH devem produzir economias superiores a R$ 100 milhões ao ano através do aumento da eficiência dos processos, automação de atividades, redução de erros e fraudes, além de benefícios intangíveis relacionados à melhor qualidade e disponibilidade de informações gerenciais para o planejamento da força de trabalho e tomada de decisão.
3.4 Abrangência organizacional da SOLUÇÃO
O novo sistema de RH deverá abranger todos os Órgãos e Entidades da Administração Direta e Indireta do Estado de Minas Gerais, totalizando mais de 60 (sessenta) Órgãos e Entidades, aproximadamente 550.000 (quinhentos e cinquenta mil) servidores e cerca de R$ 24 Bilhões anuais em folha de pagamento, conforme dados de Agosto/2013.
3.5 Justificativa para a Contratação
O Projeto MASP é responsável por estruturar, contratar e acompanhar a implantação da SOLUÇÃO de RH. Para isso, a SEPLAG em conjunto com a PRODEMGE possuem o conhecimento funcional e técnico para acompanhar o desenvolvimento e a implantação da SOLUÇÃO de RH utilizando recursos
próprios e de parceiros. No entanto, para atingir os objetivos do projeto dentro dos prazos desejados, dada a complexidade e o tamanho das iniciativas que estão em andamento, foi identificada a necessidade de contratar uma empresa externa com expertise em gestão de projetos similares ao objeto deste EDITAL, que envolvem a implantação de grandes sistemas de informação para um grande contingente de utilizadores. Além disso, o conhecimento e a experiência atuais dos envolvidos não são suficientes para uma implantação adequada tendo em vista que trata-se de uma solução tecnológica completamente nova para o Estado.
Adicionalmente, o Projeto MASP possui várias frentes de trabalho atuando em paralelo, coordenadas pela SEPLAG, com a participação de membros de outros Órgãos e Entidades e de parceiros contratados, com o objetivo de implantar um novo Modelo de Gestão de Pessoas que determinará grandes mudanças organizacionais. Para coordenar e gerenciar adequadamente os esforços dos diversos participantes envolvidos em direção aos objetivos comuns do Projeto, faz-se necessária a contratação de empresa externa, que não faça parte da EMPRESA envolvida na implantação da SOLUÇÃO, com experiência comprovada em gestão de projetos dessa complexidade.
Empreendimentos deste porte requerem a utilização de metodologias e ferramentas de gestão robustas e de comprovada utilização no mercado que deverão ser trazidas pela CONTRATADA. Para viabilizar a utilização dos novos módulos de Gestão de RH que serão desenvolvidos e implantados pela EMPRESA, será necessário gerenciar os riscos, a comunicação, o prazo, o escopo, os custos, a integração, a qualidade e os recursos envolvidos nas atividades a serem realizadas.
Nesse sentido, o acompanhamento e a mobilização das pessoas que participam ou que irão participar da execução das atividades de implantação da SOLUÇÃO de RH e também daquelas que serão afetadas pelas mudanças de processos e sistemas, são itens fundamentais para o sucesso do Projeto. Diante disso, a empresa contratada deverá atuar neste tema através da fiscalização dos produtos a serem entregues pelos responsáveis pela condução da implantação da SOLUÇÃO, com o intuito de auxiliar a CONTRATANTE no cumprimento dos objetivos propostos pelo Projeto.
Portanto, a empresa contratada para a condução do objeto desta LICITAÇÃO deverá prover suporte metodológico para o gerenciamento e fiscalização dos serviços de implantação da SOLUÇÃO de RH, através de métodos e ferramentas de comprovada utilização alinhados às melhores práticas de mercado.
A CONTRATADA deverá atuar de forma independente em relação à EMPRESA envolvida na condução dos serviços detalhados, sendo capaz de planejar e coordenar os esforços de cada grupo de trabalho em direção aos objetivos do Projeto MASP, auxiliando a SEPLAG nas atividades de planejamento, acompanhamento e controle do mesmo. Além disso, diante das funções trazidas pelos novos sistemas e modelos operacionais, a empresa contratada para atuar na gestão das implantações também deverá fornecer serviços, métodos e ferramentas para a efetiva fiscalização dos produtos e propósitos do Projeto, auxiliando a organização na preparação para absorver as transformações e obter os resultados esperados no menor prazo possível.
Durante a execução dos serviços de gerenciamento e fiscalização dos produtos das implantações, é exigido que a CONTRATADA atue de forma pró-ativa no apoio ao gerenciamento do escopo do projeto, trabalhando na orientação e suporte para a SEPLAG nos temas de revisão de processos, arquitetura de sistemas, supervisão da gestão do ambiente tecnológico, modelagem funcional, construção, testes e homologação das novas funcionalidades de sistemas de informação, assim
como supervisão do modelo sugerido para saneamento de dados funcionais e digitalização das pastas legais dos servidores públicos.
3.6 Visão geral da estrutura do Projeto
A EMPRESA contratada atuará junto às frentes de trabalho definindo um Plano de Gestão Integrado que deverá ser executado ao longo do período do Projeto.
Para melhor entendimento da organização atual e da abrangência dos serviços de fiscalização e apoio ao gerenciamento, detalhados neste documento, o organograma abaixo apresenta uma visão geral das frentes de trabalho e seus responsáveis.
Figura 7 – Organograma Sugerido
A estrutura organizacional para o Projeto deverá ser analisada pela CONTRATADA para prover os serviços de gerenciamento e fiscalização. Esta deverá promover as alterações de estrutura e responsabilidades que melhor atendam aos objetivos do Projeto MASP.
3.7 Frentes de Trabalho: Implantação da SOLUÇÃO
A seguir é apresentada uma breve descrição do escopo das frentes de trabalho definidas para o Projeto que contarão com suporte metodológico, planejamento, gerenciamento e fiscalização da CONTRATADA.
Esta etapa consiste no fornecimento por uma empresa especializada em caráter definitivo, não exclusivo, de licenças de uso de software da SOLUÇÃO para todos os ambientes computacionais previstos, com entrega do código fonte do SIGRH, exclusivamente, e de todas as suas integrações
implementadas, transferíveis a qualquer tempo, incluindo as ferramentas, funções e bibliotecas utilizadas no seu desenvolvimento, parametrização e customização, além da prestação de serviços para implantação, capacitação, operacionalização, garantia, manutenção e suporte técnico para toda a SOLUÇÃO, conforme especificações constantes no Anexo I-A – PROJETO BÁSICO DE IMPLANTAÇÃO DA SOLUÇÃO
contratados por meio do PREGÃO ELETRÔNICO N° 1501122000006/2014.
4 Obrigações gerais das partes
Além das obrigações definidas no CONTRATO, a CONTRATADA e a CONTRATANTE deverão observar, ainda, as seguintes determinações que serão válidas para todo o escopo de serviços detalhados neste Termo de Referência:
4.1 Instruções gerais
a) Cabe às PARTES a instauração do COMITÊ DE GOVERNANÇA como condição para a eficácia do CONTRATO, conforme disciplinado neste ANEXO, dentro do prazo máximo de 30 (trinta) dias contados a partir da data de assinatura do CONTRATO.
b) Cabe às Partes a instauração dos demais Comitês no prazo máximo de 30 (trinta) dias a partir da DATA DE PUBLICAÇÃO do CONTRATO.
c) Ao longo do Termo de Referência para os SERVIÇOS, e sempre que aplicável, serão detalhadas as características mínimas destes, as atividades básicas a serem desenvolvidas, a volumetria referencial, as normas e os padrões regulatórios e as obrigações e responsabilidades da CONTRATADA e CONTRATANTE. Estes parâmetros quantitativos e qualitativos devem referenciar a estimativa dos licitantes em relação aos SERVIÇOS que serão prestados durante o período de duração do CONTRATO.
d) Caberá à CONTRATADA manter, sob as penas da lei, o completo sigilo sobre quaisquer dados, informações, documentos, especificações técnicas e comerciais dos dados da CONTRATANTE, de que venha a tomar conhecimento ou ter acesso, ou que venham a ser confiados, sejam relacionados ou não com a prestação de SERVIÇOS objeto do contrato.
e) A CONTRATADA deverá assinar e cumprir o Termo de Confidencialidade, conforme modelo constante anexo ao Edital.
f) Os softwares de apoio utilizados em todas as macroatividades deverão ser conhecidos e aprovados previamente pela CONTRATANTE, de forma a manter a compatibilidade e total aderência aos produtos utilizados pela SEPLAG.
g) A CONTRATADA deverá dispor de sistema de gerenciamento de atividades que permita acompanhamento contínuo, por parte da CONTRATANTE e pela Internet, das atividades em andamento.
h) A CONTRATANTE terá ampla liberdade em atualizar os modelos de produtos segundo sua necessidade e conveniência administrativa, cabendo, nestes casos, à CONTRATADA evoluir e adaptar-se à respectiva mudança, às suas expensas, sem quaisquer custos adicionais para a CONTRATANTE;
i) A CONTRATANTE designará um Responsável Técnico Interno para acompanhar o desenvolvimento dos serviços, em conjunto com o Responsável Técnico da CONTRATADA.
4.2 Obrigações e Responsabilidades da CONTRATADA
4.2.1 Gerais
a) Vincular-se ao disposto no CONTRATO, no EDITAL e demais ANEXOS, na sua PROPOSTA COMERCIAL, na legislação vigente, nas regulamentações e demais normas técnicas do Governo do Estado de Minas Gerais e, quando aplicável, na legislação brasileira vigente, nas esferas federal, estadual e municipal, quanto à execução do objeto deste EDITAL.
c) Seguir o regime de trabalho e o calendário da CONTRATANTE.
d) Responsabilizar-se integral e diretamente pelos SERVIÇOS contratados e mencionados em quaisquer dos documentos que integram esta contratação.
e) Manter de forma igual ou superior, durante toda a execução do contrato, em compatibilidade com as obrigações assumidas, todas as condições que culminaram em sua qualificação na fase da licitação.
4.2.2 Instruções sobre Funcionários
a) Disponibilizar mão-de-obra regularmente treinada e capacitada para exercer as atividades de responsabilidade da CONTRATADA.
b) Disponibilizar mão-de-obra em quantidade necessária e condizente à EQUIPE MINIMA e ao perfeito cumprimento dos SERVIÇOS especificados neste ANEXO e demais documentos deste EDITAL.
c) Contar com programa de treinamento e capacitação permanente do corpo de funcionários alocados no CONTRATO.
d) Reforçar ou substituir os seus recursos de pessoal se for constatado a sua inadequação para realizar os SERVIÇOS de acordo com o Termo de Referência e proposta técnica.
e) Xxxxxx seu pessoal devidamente identificado através de crachás com fotografia recente.
f) Todos os funcionários deverão ser contratados conforme legislação trabalhista vigente, seguindo as leis específicas de encargos trabalhistas, previdenciários, tributário, fiscal, bem como acordo / convenção / dissídio coletivo da categoria profissional.
g) Garantir o preenchimento dos postos de trabalho necessários à execução dos SERVIÇOS independentemente de férias e das demais ausências previstas na legislação vigente, sob pena de aplicação de penalidades contratuais.
h) Substituir, após notificação, todo empregado que, a critério da CONTRATANTE, proceder de maneira desrespeitosa para com os servidores desta.
i) Comunicar à CONTRATANTE todo afastamento e qualquer irregularidade, substituição ou inclusão de funcionário da equipe da CONTRATADA. No caso de substituição ou inclusão, a CONTRATADA anexará os respectivos currículos, ficando a cargo da CONTRATANTE em aceitá-los ou não.
j) Xxxxxx a disciplina no ambiente de trabalho, substituindo, com base nos critérios da legislação trabalhista vigente, qualquer empregado considerado com conduta inconveniente pela CONTRATANTE.
k) Assumir exclusivamente as obrigações de natureza trabalhista, social e previdenciária relativamente a seus empregados.
l) Fazer seguro de seus funcionários contra riscos de acidentes de trabalho, responsabilizando- se, também, pelos encargos trabalhistas, previdenciários, fiscais e comerciais, resultantes da execução do contrato, conforme exigência legal.
m) Assumir todas as responsabilidades e tomar as medidas necessárias ao atendimento dos seus empregados acidentados ou com mal súbito.
4.2.3 Instruções de Gerenciamento e Fiscalização do CONTRATO
a) Implantar, de forma adequada, a planificação, execução e supervisão permanente dos SERVIÇOS, de maneira estruturada.
b) Fazer uso e prover acesso à CONTRATANTE, durante o período de vigência do CONTRATO, a uma ferramenta própria que permita a administração de projetos de implementação, , possibilitando cadastrar projetos de diversos tipos, controlar cronograma de fases com datas iniciais e finais, registrar produtos e marcos de cada fase, listar etapas e atividades, administrar recursos humanos identificando nomes e responsabilidades.
c) Aceitar e facilitar o trabalho de fiscalização da CONTRATANTE, fornecendo todas as informações solicitadas dentro do prazo máximo de 3 (três) dias úteis contados a partir do recebimento da solicitação por escrito, bem como obedecer às recomendações que não colidam com o pactuado.
d) Submeter-se à fiscalização permanente da CONTRATANTE ou de terceiro por ela indicado (DESIGNADA).
e) Cumprir as normas e regulamentos internos da CONTRATANTE, da Prodemge e dos demais Órgãos e Entidades do Governo de Minas Gerais.
4.2.4 Instruções de Execução dos SERVIÇOS
a) Executar os SERVIÇOS dentro dos parâmetros e rotinas estabelecidos no EDITAL, CONTRATO e ANEXOS.
b) Nomear supervisores, ou agentes responsáveis pelos serviços, com a missão de garantir o bom andamento dos trabalhos. Estes agentes terão a obrigação de se reportarem, quando houver necessidade, ao preposto dos serviços da CONTRATANTE, para tomar as providências pertinentes.
c) Atualizar mensalmente a listagem das pessoas envolvidas na execução dos SERVIÇOS e repassá-la à CONTRATANTE.
d) Xxxxxxxxxx e preparar rigorosamente os empregados que irão executar os SERVIÇOS, encaminhando funcionários portadores de atestados de boa conduta e demais referências, tendo funções profissionais legalmente registradas em suas carteiras de trabalho.
e) Colocar os seus supervisores, ou agentes responsáveis pelos SERVIÇOS, à disposição de seus empregados, visando resolver problemas relativos à execução dos SERVIÇOS.
f) Executar os SERVIÇOS, de acordo com as especificações e normas exigidas, utilizando equipamentos e materiais apropriados e dispondo de infraestrutura e equipe técnica necessária a sua execução.
g) Observar e respeitar as legislações federal, estadual e municipal, relativas à execução de seus SERVIÇOS.
i) Assumir todos os prejuízos decorrentes de danos causados a terceiros por seus sócios, prepostos ou empregados.
j) Fiscalizar a qualidade e adequações técnicas e funcionais da SOLUÇÃO durante todo o período de CONTRATO, comunicando à CONTRATANTE quaisquer inconsistência.
k) Prover os serviços de gerenciamento e fiscalização do CONTRATO DA SOLUÇÃO.
4.2.5 Instruções sobre atividades auxiliares de Fiscalização
a) Fornecer serviço de fiscalização dos produtos a serem entregues pela empresa contratada para a implantação da SOLUÇÃO, com o objetivo de identificação pró-ativa e a mitigação dos potenciais riscos técnicos em qualquer uma das fases do projeto de Implantação da SOLUÇÃO, que deverão ter como base a:
i. Análise do Desenho do Projeto para o mapeamento prévio dos processos críticos do negócio;
ii. Análise do ambiente tecnológico planejado e do processo de instalação da SOLUÇÃO;
iii. Análise da viabilidade técnica do projeto;
iv. Análise detalhada da documentação da SOLUÇÃO;
v. Análise dos procedimentos de apoio à execução da SOLUÇÃO tais como backup e
recovery;
vi. Identificação e mitigação dos possíveis gargalos que poderão prejudicar o desempenho do processamento, sejam no software ou nos programas desenvolvidos que foram criados durante a implantação;
vii. Análise da estrutura de suporte da SOLUÇÃO planejada para a pós-entrada em produção.
b) Fornecer serviço de fiscalização dos serviços de hospedagem e gerenciamento do ambiente tecnológico a serem entregues durante a implantação da SOLUÇÃO.
4.3 Obrigações e responsabilidades da CONTRATANTE
a) Supervisionar os SERVIÇOS.
b) Acompanhar o trabalho desenvolvido pela CONTRATADA na prestação dos SERVIÇOS, garantindo o cumprimento de todos os requerimentos elencados no EDITAL e seus ANEXOS.
c) Estabelecer controle de qualidade e de quantidade dos serviços executados pela CONTRATADA.
d) Prestar informações e esclarecimentos que venham a ser necessários para operação no prazo máximo de 3 (três) dias úteis a partir da solicitação por escrito ou e-mail.
e) Indicar os membros da equipe da CONTRATANTE ou DESIGNADA responsáveis por suportar a CONTRATADA nos problemas e casos de urgência.
f) Permitir à CONTRATADA o acesso a todas as áreas, instalações, equipamentos e informações necessárias ao cumprimento das suas obrigações.
g) Prover as bases de dados e informações necessárias aos SERVIÇOS.
h) Xxxxxx a CONTRATADA informada acerca da programação dos seus serviços (serviços e eventos do Governo do Estado de Minas Gerais), sempre informando a CONTRATADA de eventuais alterações.
i) Exercer a fiscalização dos SERVIÇOS por funcionários ou entidades especialmente designadas.
j) Comunicar por escrito qualquer falta ou deficiência, que deverão ser corrigidos imediatamente pela CONTRATADA. Nestes casos, a CONTRATANTE deverá também indicar um responsável pelo acompanhamento das correções.
5 Escopo dos SERVIÇOS
A CONTRATADA deverá executar os SERVIÇOS necessários para a fiscalização e apoio ao gerenciamento do CONTRATO DA SOLUÇÃO. Para isso, terá como premissa fundamental, gerenciar, fiscalizar e supervisionar todas as atividades e produtos que deverão ser executadas e entregues pela EMPRESA à CONTRATANTE, tendo como base o escopo contratualizado no CONTRATO DA SOLUÇÃO para o fornecimento e a prestação dos serviços.
Dada a complexidade e o tamanho do projeto a ser executado, é necessária a contratação de serviços especializados de apoio ao gerenciamento e fiscalização para potencializar o alcance dos objetivos propostos e definidos pelo CONTRATO DA SOLUÇÃO. Portanto, os principais objetivos da CONTRATANTE em relação ao gerenciamento e fiscalização do CONTRATO DA SOLUÇÃO, objeto deste EDITAL, são:
• Definir padrões e disseminar as boas práticas de gestão e fiscalização de projetos, procedimentos de acompanhamento e reporte;
• Executar a fiscalização da qualidade das entregas;
• Reduzir atrasos devido a atividades sub-planejadas;
• Monitorar o progresso e acompanhar a prontidão;
• Manter todas as informações estratégicas atualizadas, organizadas e disponíveis para a rápida tomada de decisão;
• Localizar causas raiz dos riscos e problemas, propondo e/ou validando os planos de mitigação e/ou contingência;
• Identificar interdependências, riscos e sinergias de idéias aplicadas no projeto;
• Controlar possíveis mudanças de escopo;
• Integrar todas as partes interessadas com a execução dos projetos;
• Suportar a mobilização de pessoas e recursos para a execução das atividades planejadas, buscando a elevada qualidade e o cumprimento dos prazos das entregas;
• Estabelecer processos de melhoría contínua e a utilização das melhores práticas de mercado em termos de gerenciamento de projetos complexos.
A figura abaixo ilustra uma sugestão das macroatividades que fazem parte do escopo dos SERVIÇOS e que serão detalhadas mais adiante.
Figura 8 – Escopo dos SERVIÇOS
5.1 Planejamento do Projeto
Esta é a fase inicial do trabalho, a qual tem como objetivo estruturar as bases do projeto, estabelecer diretrizes para execução do objeto, equalizar os conceitos e práticas a serem implementados pela CONTRATADA, estabelecer as equipes de trabalho, promover a integração inicial entre elas, estabelecer o PLANO DE PROJETO e padrões de execução e conduzir o treinamento das equipes.
Nesta fase deverá ser realizado um Workshop de apresentação do PLANO DE PROJETO e Metodologia de Trabalho, das estratégias e premissas adotadas, do qual será estabelecido o TERMO DE INICIALIZAÇÃO DOS SERVIÇOS, de acordo com os itens mínimos, conforme abaixo:
PLANO DE PROJETO
É o manual geral dos SERVIÇOS, ou seja, é o documento a ser confeccionado pela CONTRATADA e validado pela CONTRATANTE no início da prestação dos SERVIÇOS, que será atualizado sempre que necessário ao longo do CONTRATO, e que tem como objetivo equalizar o entendimento, os objetivos e o modus operandi acerca do desenvolvimento do projeto, objetos deste EDITAL. Deve ser utilizado como uma fonte de informação e de instruções do projeto para os membros diretamente envolvidos e deve conter, no mínimo:
• Premissas e considerações necessárias ao correto entendimento e formatação do escopo e atendimento aos objetivos gerais e específicos;
• Definição da estrutura organizacional adequada (recursos humanos, materiais e logísticos), incluindo os profissionais envolvidos em cada etapa e suas respectivas cargas horárias;
• Definição da metodologia de trabalho;
• Identificação de ferramentas e pontos de controle;
• Identificação das áreas interessadas e/ou afetadas pelos SERVIÇOS;
• Plano de comunicação, considerando organização do projeto, papéis e responsabilidades;
• Definição de processo sistemático para obtenção, criação, síntese, compartilhamento e utilização de informações, idéias e experiências;
• Definição dos processos necessários para gerenciar os prazos em geral;
• Definição do cronograma detalhado do projeto, com detalhamento de atividades, tarefas, responsáveis, prazos e principais marcos, contemplando as entregas parciais previstas durante o projeto;
• Definição dos processos de gerenciamento dos recursos (humanos, tecnológicos e outros) requeridos;
• Definição do processo de gerenciamento de riscos, visando minimizar as probabilidades de ocorrência e a severidade dos eventos adversos aos objetivos do projeto;
• Definição dos processos requeridos para assegurar que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e tão somente o trabalho necessário, para completar de forma bem sucedida o plano de projeto;
• Definição dos requisitos de qualidade e do plano de de qualidade;
• Definição da governança do projeto.
Durante a execução do projeto, o planejamento deve ser constantemente revisto e atualizado pelo Comitê de Gestão do Projeto.
Equalização de Conhecimentos Básicos
Será realizado seminário, objetivando equalizar, compartilhar e ampliar a compreensão e conhecimentos sobre o projeto, entre os profissionais da CONTRATANTE designados a participarem do projeto, os profissionais da EMPRESA e da CONTRATADA.
O conteúdo do seminário abrangerá os seguintes tópicos:
• Equalização da linguagem praticada no mercado e no ambiente da CONTRATANTE, no que tange à Gestão de Projetos e contextualização do projeto no âmbito das áreas envolvidas;
• Alinhamento dos principais desafios e fatores críticos de sucesso do projeto, com base na experiência da CONTRATADA e da EMPRESA e no conhecimento interno da CONTRATANTE.
• Identificação das diretrizes básicas e etapas do projeto.
Montagem da Equipe de Projeto
Mobilização da Equipe de Projeto da CONTRATADA e CONTRATANTE, responsáveis pela execução do PLANO DE PROJETO.
Montagem do Comitê de Governança
O Comitê de Governança, formado por profissionais indicados pela CONTRATANTE e CONTRATADA com as funções de:
• Cuidar de todos os aspectos do Projeto que envolva o relacionamento entre a CONTRATADA, CONTRATANTE e a EMPRESA;
• Promover reuniões regulares de avaliação e deliberação das questões estratégicas relacionadas ao projeto;
• Validar os trabalhos conclusivos de cada etapa;
• Deliberar sobre questões de relevância que influenciarem a especificação do projeto;
• Dirimir dúvidas não solucionadas pelo Comitê Coordenador.
• Acionar especialistas sob demanda;
5.1.1 Obrigações específicas da CONTRATANTE
• Emitir o TERMO DE INICIALIZAÇÃO DOS SERVIÇOS, que tem o objetivo de aprovar o plano de projeto e vincular as PARTES a ele;
• Suportar a CONTRATADA no relacionamento com a EMPRESA.
5.1.2 Obrigações específicas da CONTRATADA
• Desenvolver o PLANO DE PROJETO;
o O cronograma, conforme apresentado no item 6, é uma referência de tempo máximo de execução do projeto, devendo a CONTRATADA propor um cronograma de execução realista e condizente com a complexidade, vulto e capacidade de execução dos SERVIÇOS pela CONTRATADA, CONTRATANTE e EMPRESA.
5.1.3 Produtos a serem entregues pela CONTRATADA na fase de planejamento
Produto | Componentes |
P1.1 Planejamento do Projeto | • PLANO DE PROJETO • Workshop de Incialização e Equalização • TERMO DE INICIALIZAÇÃO DOS SERVIÇOS |
Estes produtos deverão ser formalmente aprovados pela CONTRATANTE.
5.2 Apoio ao gerenciamento
1.1
Entendimento do Cronograma e Escopo do Contrato
1.2
Entendimento da situação de cada frente de trabalho
1.3 1.4
Definição do Plano Preparação do de Gerenciamento Portal de Gestão
1.5
Gerenciamento do Contrato
Figura 9 – Fases da etapa de Gerenciamento
5.2.1 Entendimento do Cronograma e Escopo do Contrato
Nesta etapa a CONTRATADA deverá tomar conhecimento do cronograma proposto pela EMPRESA contratada para a execução do CONTRATO DA SOLUÇÃO, bem como do escopo dos projetos e do modelo de gestão adotado, compreendendo a estrutura organizacional, os papéis e responsabilidades, os processos e ferramentas de gerenciamento e a dinâmica de planejamento, controle e comunicação que serão utilizados pelas partes interessadas nos projetos.
5.2.1.1 Obrigações específicas da CONTRATADA
As principais atividades previstas para esta etapa são:
• Analisar organograma proposto, papéis e responsabilidades;
• Analisar o cronograma proposto pela EMPRESA;
• Analisar processos e ferramentas de gestão utilizados pela EMPRESA e CONTRATANTE;
• Analisar os planos existentes para Gestão de Escopo, Qualidade, Riscos, Prazo e Comunicação utilizados pela EMPRESA e CONTRATANTE.
5.2.1.2 Produtos a serem entregues pela CONTRATADA na fase de Entendimento do Cronograma e Escopo do Contrato
Produto | Componentes |
P2.1 Relatório de Entendimento do Modelo de Gestão Atual | • Diagnóstico do Modelo de Gestão Atual • Proposições de melhoria |
5.2.2 Entendimento da situação de cada frente de trabalho
Nesta etapa a CONTRATADA deverá obter a situação atual das frentes de trabalho pertencentes ao CONTRATO DA SOLUÇÃO junto a cada um de seus líderes identificando o progresso atual, produtos gerados, plano de trabalho, principais pendências e riscos.
5.2.2.1 Obrigações específicas da CONTRATADA
As principais atividades previstas para esta etapa são:
• Entrevistar lideranças da CONTRATANTE e da EMPRESA;
• Entrevistar líderes das frentes de trabalho;
• Avaliar planos de trabalho e alinhamento com os cronogramas propostos pela EMPRESA;
• Analisar relatórios de gerenciamento existentes (progresso, riscos e outros).
5.2.2.2 Produtos a serem entregues pela CONTRATADA na fase de Entendimento da situação de cada frente de trabalho
Produto | Componentes |
P3.1 Relatório de Entendimento das Frentes de Trabalho | • Diagnóstico da situação atual das Frentes de Trabalho do CONTRATO DA SOLUÇÃO • Principais pontos de atenção em relação às atividades, prazos, progresso e produtos |
5.2.3 Definição do Plano de Gerenciamento
Nesta etapa a CONTRATADA deverá elaborar o novo Plano de Gestão Integrada que estabelecerá o modelo de governança, os processos e ferramentas a serem utilizados pelo gerenciamento do projeto e pelas lideranças das frentes de trabalho.
5.2.3.1 Obrigações específicas da CONTRATADA
As principais atividades previstas para esta etapa são:
• Elaborar Organograma do Projeto definindo papéis e responsabilidades;
• Elaborar Plano de Gestão de Mudanças de Escopo;
• Elaborar Plano de Gestão de Qualidade;
• Elaborar Plano de Gestão de Riscos;
• Elaborar Plano de Gestão de Prazo;
• Elaborar Plano de Comunicação;
• Confirmar equipe de gestão integrada do Projeto;
• Elaborar cronograma de trabalho da equipe de gerenciamento.
5.2.3.2 Produtos a serem entregues pela CONTRATADA na fase de Definição do Plano de Gerenciamento
Produto | Componentes |
P4.1 Plano de Gerenciamento | • Plano de Gerenciamento Integrado, contendo capítulos específicos para cada um dos Planos Previstos • Principais pontos de atenção em relação às atividades, prazos, progresso e produtos |
5.2.4 Gerenciamento do Contrato
O gerenciamento integrado do projeto inclui os processos e as atividades necessárias para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar as atividades de gerenciamento do CONTRATO DA SOLUÇÃO.
A CONTRATADA deverá estabelecer e fornecer a metodologia que será utilizada para o gerenciamento do CONTRATO DA SOLUÇÃO, com acompanhamento e apresentação das métricas (real x planejado) até a completa implantação da SOLUÇÃO e término dos SERVIÇOS, de forma a garantir que os objetivos da CONTRATANTE sejam atendidos com a qualidade esperada e com a efetiva participação dos envolvidos.
Os SERVIÇOS de gerenciamento do CONTRATO DA SOLUÇÃO a serem prestados pela CONTRATADA deverão ser realizados com base nas melhores práticas e diretrizes de gerenciamento de projeto preconizadas pela metodologia PMBoK (Project Management Body of Knowledge) do PMI (Project Management Institute) contemplando, no mínimo:
Gestão da comunicação:
O Gerenciamento da Comunicação é a área de conhecimento que aborda a geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações sobre o projeto de forma oportuna e adequada.
• Identificação das áreas interessadas e/ou afetadas pelo CONTRATO DA SOLUÇÃO e SERVIÇOS;
• Plano de comunicação, considerando organização do projeto, papéis e responsabilidades;
• Facilitação da comunicação com as partes envolvidas nos projetos, de forma geral.
Gestão de documentação e conhecimento:
O Gerenciamento da Documentação engloba planejar, tratar, controlar e encerrar a documentação do projeto. O Gerenciamento do Conhecimento engloba planejar, registrar, disseminar, utilizar e controlar o conhecimento do projeto.
• Organização e gestão da forma como os documentos são recebidos, distribuídos, armazenados;
• Atualização sistemática da ferramenta de gestão de documentos e conteúdos fornecida para a prestação dos serviços do CONTRATO DA SOLUÇÃO;
• Definição de processo sistemático para obtenção, criação, síntese, compartilhamento e utilização de informações, idéias e experiências;
• Elaboração e execução de controle centralizado de informações históricas do projeto;
• Registro e compartilhamento de produtos entregues e aceitos pela CONTRATANTE.
Gestão de tempo:
O Gerenciamento do Tempo busca garantir o término do projeto no prazo.
• Controle e apresentação de progresso das atividades planejadas e realizadas no projeto;
• Identificação de potenciais atrasos com antecedência e facilitação da elaboração de planos de recuperação;
• Avaliação dos impactos no cronograma devido a alterações de escopo.
Gestão de custos:
O Gerenciamento de Custos envolve planejamento, estimativa, orçamentação e controle de custos visando terminar o projeto dentro do orçamento aprovado.
• Elaboração de relatórios gerenciais de acompanhamento e controle de custos/execução orçamentária do CONTRATO DA SOLUÇÃO;
• Controle e apresentação de eventuais desvios em relação ao planejado (planejado x realizado).
Gestão de recursos:
O Gerenciamento de Recursos Humanos engloba organizar e gerenciar a equipe do projeto, que é composta de pessoas com funções e responsabilidades atribuídas para o término do projeto.
• Definição e monitoramento do organograma do projeto e das diretrizes a ele relacionadas;
• Elaboração e desenvolvimento do planejamento estratégico de recursos.
Gestão de riscos:
O Gerenciamento dos Riscos engloba identificação, análise, respostas, monitoramento e controle e planejamento do gerenciamento de riscos em um projeto. A maioria desses processos é atualizada durante todo o projeto.
• Identificação, análise e priorização de riscos;
• Elaboração de um plano de mitigação de riscos;
• Disponibilização de uma visão clara das possibilidades de desvios em relação ao planejado.
Gestão de escopo:
O Gerenciamento do Escopo do projeto deve garantir que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e somente ele, para terminar o projeto com sucesso.
• Monitoramento dos fatores que geram alterações de escopo;
• Gerenciamento do impacto das mudanças no escopo;
• Adequação dos prazos, normas e responsabilidades definidos no CONTRATO DA SOLUÇÃO;
• Manutenção de um controle efetivo dos motivos que ocasionaram alterações e dos custos relacionados à implementação da mudança.
Gestão da qualidade:
O Gerenciamento da Qualidade inclui as atividades da organização executora que determinam as responsabilidades, os objetivos e as políticas de qualidade, de modo que o projeto atenda às necessidades que motivaram sua realização.
• Monitoramento do Plano de Qualidade;
• Execução do Plano de Inspeções;
• Monitoramento das Revisões.
A frente de gerenciamento de projeto da CONTRATADA deverá estabelecer um fluxo de trabalho com o intuito de disciplinar o acompanhamento da execução do CONTRATO DA SOLUÇÃO, bem como de todas as demais frentes de trabalho do projeto de implantação da SOLUÇÃO.
A figura abaixo ilustra as macroatividades que fazem parte do escopo do contrato de implantação da SOLUÇÃO e que deverão ser gerenciadas e fiscalizadas pela CONTRATADA.
8.1 Gestão Integrada
8.2 8.3
Planejamento Análise
8.4
Desenho
8.5
Instalação, Configuração e Construção
8.6
Testes
8.7
Entrega e Operação Assistida
8.8
Suporte Pós- Conversão
8.10
8.9 Manutenção e
Estabilização Suporte
Técnico do
Fabricante
8.11 Manutenção e Suporte Técnico da SOLUÇÃO
8.12 Gestão da Mudança
Figura 10 – Escopo dos serviços da EMPRESA
DO EDITAL do SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (SIGRH) e demais
SOLUÇÕES DE APOIO, buscando, sempre que possível, a customização mínima da SOLUÇÃO frente aos processos e regras de negócio da CONTRATANTE.
A CONTRATANTE, com base em avaliações preliminares e na experiência do seu corpo técnico, definiu como eficaz a modulação das entregas da SOLUÇÃO contratada em 6 (seis) principais ondas de entregas, as quais tem o propósito de servir como referência preliminar da organização e
DO EDITAL do SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (SIGRH) e demais
SOLUÇÕES DE APOIO. As ondas são discriminadas abaixo:
Onda 1. SOLUÇÕES DE APOIO
Onda 2. SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (SIGRH) - Administração
de Pessoal;
Onda 3. SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (SIGRH) - Gestão de
Talentos;
Onda 4. SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (SIGRH) - Folha –
Administração Direta;
Onda 5. SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (SIGRH) - Folha – demais
Órgãos.
Onda 6. SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (SIGRH) - Saúde e
Segurança Ocupacional
DO EDITAL do SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (SIGRH) e demais
SOLUÇÕES DE APOIO para a execução dos serviços.
Como cada onda somente será iniciada mediante a emissão prévia da respectiva ordem de serviço pela CONTRATANTE à EMPRESA, a CONTRATADA deverá acompanhar a emissão das ordens de serviços à EMPRESA e as considerar no seu planejamento e atividades de gerenciamento e fiscalização.
5.2.4.1 Obrigações específicas da CONTRATANTE
• Disponibilizar recursos, funcionais e técnicos, com nível de decisão adequado e alinhado com as necessidades nos marcos que serão definidos no plano do projeto, em que as PARTES compartilharão quando do início do projeto, para a realização e participação nas seguintes atividades:
o Treinamento da equipe de projeto;
o Identificação das mudanças organizacionais e mitigação de seus impactos;
o Comunicação aos usuários impactados;
o Mobilização dos funcionários para participação dos treinamentos e outras atividades do projeto;
o Gerenciamento contínuo da execução dos SERVIÇOS frente ao PLANO DE PROJETO.
5.2.4.2 Obrigações específicas da CONTRATADA
• Executar o gerenciamento do CONTRATO DA SOLUÇÃO baseado nas práticas recomendadas pelo PMBoK (Project Management Body of Knowledge) do PMI (Project Management Institute);
o Executar o planejamento e controle integrado das atividades das frentes de trabalho pertencentes ao CONTRATO DA SOLUÇÃO de acordo com os processos estabelecidos pelo Plano de Gestão Integrada;
o Realizar reunião semanal com líderes das frentes de trabalho para atualização de cada cronograma, identificação de pendências, problemas e riscos;
o Auxiliar na revisão mensal do Plano de Recursos das frentes de trabalho;
o Estruturar o processo de solicitação, controle, execução e validação das mudanças de escopo, caso necessárias ou se solicitadas pela CONTRATANTE ao longo do projeto e do CONTRATO DA SOLUÇÃO;
o Orientar o processo de avaliação, aprovação e análise de impacto de mudanças de escopo do CONTRATO DA SOLUÇÃO envolvendo os recursos necessários;
o Monitorar e controlar o progresso real do CONTRATO DA SOLUÇÃO em comparação com o planejado;
o Apresentar relatórios mensais de acompanhamento e gerenciamento do CONTRATO DA SOLUÇÃO, indicando seu progresso, eventuais riscos, eventuais pendências e definição do plano de ação e dos próximos passos;
o Comunicar às lideranças das PARTES e da EMPRESA a situação corrente e ações necessárias para minimizar impactos nos objetivos de prazo e qualidade estabelecidos;
o Comunicar periodicamente o planejamento e os resultados alcançados para os participantes e outros interessados no CONTRATO DA SOLUÇÃO;
• Cumprir rigorosamente com o PLANO DE PROJETO, comunicando e solicitando, tempestivamente, as alterações e ajustes necessários ao perfeito cumprimento do objeto deste EDITAL:
o Durante o projeto, eventuais alterações do cronograma deverão ser imediatamente encaminhadas, com o respectivo relatório de impacto, para a validação e aprovação pela CONTRATANTE. Caso haja mudanças nos marcos pré-estabelecidos, originadas por ações de responsabilidade da CONTRATADA, a CONTRATANTE se reserva o direito de aplicar as sanções cabíveis.
o Nenhuma alteração no corpo técnico ou gerencial da CONTRATADA poderá afetar o cronograma, nem tampouco a qualidade dos produtos contratados, assim, como toda alteração efetuada deverá ser previamente comunicada à CONTRATANTE.
• Elaborar a documentação de todos os produtos do projeto, objeto deste EDITAL, e das decisões tomadas;
• Planejar e gerenciar os recursos próprios necessários ao cumprimento do cronograma estabelecido para os SERVIÇOS;
• Gerenciar as transições e promover recomendações técnicas para os aceites entre as fases do projeto;
• Gerenciar problemas e questões em aberto que impactam o projeto;
• Realizar a gestão da documentação e do conhecimento produzido durante a prestação dos SERVIÇOS.
5.2.4.3 Produtos a serem entregues pela CONTRATADA na fase de Gerenciamento do Contrato
Produto | Componentes |
P6.1 Relatório mensal de | • Progresso do PLANO DE PROJETO dos SERVIÇOS |
Produto | Componentes |
acompanhamento dos SERVIÇOS e do CONTRATO DA SOLUÇÃO | • Plano de Ação e Próximos Passos • Pendências e Problemas • Plano de Recursos atualizado mensalmente • Relação de produtos concluídos e entregues • Cronograma atualizado semanalmente para cada frente de trabalho do CONTRATO DA SOLUÇÃO • Cronograma integrado do CONTRATO DA SOLUÇÃO • Relatórios de Alterações de Requisitos e Escopo das frentes de trabalho do CONTRATO DA SOLUÇÃO • Relatórios de progresso de implantação da SOLUÇÃO • Relatórios de Acompanhamento Gerencial do CONTRATO DA SOLUÇÃO • Relatórios de Acompanhamento Executivo do CONTRATO DA SOLUÇÃO • Atas das reuniões de acompanhamento gerenciais e executivas do CONTRATO DA SOLUÇÃO • Relatórios ou material de apresentação de reuniões de comunicação aos participantes do CONTRATO DA SOLUÇÃO |
5.3 Fiscalização
2.1
Entendimento dos Marcos e Entregas do Contrato
2.2
Definição do Plano de Fiscalização
2.3
Fiscalização do Contrato
Figura 11 – Fases da etapa de Fiscalização
5.3.1 Entendimento dos marcos e entregas do CONTRATO DA SOLUÇÃO
Nesta etapa a CONTRATADA deverá tomar conhecimento de todos os produtos a serem entregues, de todas as atividades a serem realizadas e de todas as cláusulas do CONTRATO DA SOLUÇÃO a serem cumpridas na sua execução pela EMPRESA.
5.3.1.1 Obrigações específicas da CONTRATADA
As principais atividades previstas para esta etapa são:
• deste EDITAL;
• deste EDITAL.
• Analisar os produtos já entregues;
• Analisar os possíveis descumprimento de cláusulas contratuais;
• Analisar os processos e ferramentas de fiscalização do CONTRATO DA SOLUÇÃO utilizados pela EMPRESA e CONTRATANTE;
• Analisar os planos existentes para Fiscalização do CONTRATO DA SOLUÇÃO utilizados pela EMPRESA e CONTRATANTE.
5.3.1.2 Produtos a serem entregues pela CONTRATADA na fase de Entendimento dos marcos e entregas do CONTRATO DA SOLUÇÃO
Produto | Componentes |
P7.1 Relatório de Entendimento do Modelo de Fiscalização Atual | • Diagnóstico do Modelo de Fiscalização Atual • Proposições de melhoria • Lista de Produtos a serem entregues pela EMPRESA |
5.3.2 Definição do Plano de Fiscalização
Nesta etapa a CONTRATADA deverá elaborar o novo Plano de Fiscalização do CONTRATO DA SOLUÇÃO que estabelecerá o modelo de governança, os processos e ferramentas a serem utilizados pela CONTRATADA e pela CONTRATANTE.
5.3.2.1 Obrigações específicas da CONTRATADA
As principais atividades previstas para esta etapa são:
• Elaborar o Modelo de Governança acerca das validações dos produtos do CONTRATO DA SOLUÇÃO, definindo papéis e responsabilidades;
• Elaborar os procedimentos de Aceite de todos os Produtos do CONTRATO DA SOLUÇÃO;
• Elaborar Plano de Fiscalização das atividades e das respectivas cláusulas contratuais a serem respeitadas;
• Elaborar cronograma de trabalho da equipe de fiscalização.
5.3.2.2 Produtos a serem entregues pela CONTRATADA na fase de Definição do Plano de Fiscalização
Produto | Componentes |
P8.1 Plano de Fiscalização | • Plano de Fiscalização, contendo todos os procedimentos de Aceite de todos os produtos do CONTRATO DA SOLUÇÃO • Principais pontos de atenção em relação às atividades, |
Produto | Componentes |
cláusulas contratuais e produtos do CONTRATO DA SOLUÇÃO |
5.3.3 Fiscalização do Contrato
A fiscalização inclui os processos e as atividades necessárias para supervisionar, acompanhar, validar e coordenar as atividades de fiscalização do CONTRATO DA SOLUÇÃO.
A CONTRATADA deverá estabelecer e fornecer a metodologia que será utilizada para a fiscalização do CONTRATO DA SOLUÇÃO, com acompanhamento e apresentação de Termos de Aceite dos Produtos do CONTRATO DA SOLUÇÃO, bem como das análises de cumprimento das cláusulas contratuais, de forma a garantir que os objetivos da CONTRATANTE sejam atendidos com a qualidade esperada e com a efetiva participação dos envolvidos.
Os serviços de fiscalização do CONTRATO DA SOLUÇÃO a serem prestados pela CONTRATADA deverão ser realizados com base nas melhores práticas e diretrizes de fiscalização de contratos, auxiliando a CONTRATANTE na validação dos produtos a serem entregues pela EMPRESA, de modo que a qualidade esperada destes esteja condizente com a expectativa da SEPLAG.
5.3.3.1 Obrigações específicas da CONTRATANTE
• Disponibilizar recursos, funcionais e técnicos, com nível de decisão adequado e alinhado com as necessidades de validação de todos os produtos do CONTRATO DA SOLUÇÃO, para a realização e participação nas seguintes atividades:
o Fiscalização contínua da execução dos serviços a serem prestados pela EMPRESA e da qualidade entregue através da aferição do nível de serviço entregue e na aferição da adequação e qualidade dos produtos entregues frente às exigências;
o Aprovação das entregas dos produtos do CONTRATO DA SOLUÇÃO.
5.3.3.2 Obrigações específicas da CONTRATADA
• Executar a fiscalização do contrato de implantação da SOLUÇÃO;
• Revisar, sugerir e acompanhar a aplicação de métodos para testes de sistemas que permitam obter a qualidade esperada dos produtos da SOLUÇÃO sob um processo eficaz de gestão e execução:
o Auxiliar na definição do processo de planejamento, definição e execução de testes unitários e integrados da SOLUÇÃO;
o Auxiliar na definição do modelo de especificação de testes e coleta de evidências da SOLUÇÃO;
o Auxiliar na definição do modelo de publicação e acompanhamento de resultados de testes da SOLUÇÃO.
• Acompanhar o progresso da geração de artefatos para as frentes em que há desenvolvimento da SOLUÇÃO;
• deste EDITAL;
o A CONTRATADA deverá dispôr de profissionais com experiência na execução de projetos com escopo semelhante aos do CONTRATO DA SOLUÇÃO, uma vez que precisará de conhecimento técnico apurado para auxiliar a CONTRATANTE na validação técnica dos produtos entregues pela EMPRESA.
• Acompanhar a execução das atividades da EMPRESA a fim de supervisionar e fiscalizar o cumprimento de todas as cláusulas contratuais.
5.3.3.3 Produtos a serem entregues pela CONTRATADA na fase de Fiscalização do Contrato
Produto | Componentes |
P9.1 Relatório mensal de fiscalização dos SERVIÇOS e do CONTRATO DA SOLUÇÃO | • Progresso do PLANO DE PROJETO dos SERVIÇOS • Plano de Ação e Próximos Passos • Pendências e Problemas • Relação de produtos do CONTRATO DA SOLUÇÃO concluídos e entregues • Relatório de Aceite Técnico dos Produtos do CONTRATO DA SOLUÇÃO • Relatório de Acompanhamento das cláusulas do CONTRATO DA SOLUÇÃO |
6 Cronograma referencial
O cronograma de execução dos SERVIÇOS deverá ser elaborado, apresentado e validado durante a fase 5.1 - Planejamento do Projeto. Contudo, o mesmo deverá respeitar os prazos máximos estabelecidos no CONTRATO DA SOLUÇÃO, contados a partir da emissão da ORDEM DE SERVIÇO inicial.
A Figura 12 apresenta o cronograma referencial do projeto, elaborado com base na experiência e análises preliminares da CONTRATANTE.
Etapas Mês | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 |
0. Planejamento do Projeto | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Planejamento | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
1. Gerenciamento | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Entendimento do Cronograma e Escopo do Projeto Entendimento da situação de cada Frente de Trabalho Definição do Plano de Gerenciamento Preparação do Portal de Gestão Gerenciamento do Contrato | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
2. Fiscalização | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Entendimento dos Marcos e Entregas do Contrato Definição do Plano de Fiscalização Fiscalização do Contrato | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Figura 12 – Cronograma referencial dos SERVIÇOS
deste EDITAL, contados a partir da emissão da ordem de serviço, compreendendo no máximo 36 meses para a completa implantação da SOLUÇÃO.
Quaisquer alterações nos prazos e atividades especificadas acima deverão ser submetidas à aprovação da CONTRATANTE, na fase 5.1 - Planejamento do Projeto e ao longo de todo o CONTRATO.
7 Equipe Referencial
7.1 Condições Gerais
Para fins de execução do objeto desta licitação, a CONTRATANTE exigirá a alocação de uma equipe mínima que deverá possuir os perfis detalhados abaixo e conter minimamente as qualificações exigidas para sua função.
Todos os recursos alocados deverão pertencer ao quadro permanente da CONTRATADA. A comprovação do vínculo de natureza permanente dos profissionais que comporão a equipe mínima com a CONTRATADA deverá ser apresentada previamente à assinatura do CONTRATO, e far-se-á: se empregado, através da cópia da carteira de trabalho e previdência social – CTPS; se diretor ou sócio da empresa, através do ato de investidura do cargo ou cópia do Contrato Social.
Também como condição para assinatura do CONTRATO, a CONTRATADA apresentará sua equipe com as certificações solicitadas e conhecimentos na área de abrangência do escopo do objeto de contratação, de acordo com este item.
As características exigidas deverão ser comprovadas mediante a apresentação pela CONTRATADA da descrição dos perfis, segundo modelo exigido pela CONTRATANTE, acrescidos das comprovações de experiência (curriculum vitae) e vida acadêmica (certificados e diplomas).
As exigências constantes para os referidos profissionais deverão ser apresentadas quando do início da efetiva prestação dos serviços, e caso os requisitos de qualificação profissional para um dado funcionário indicado não sejam atendidos ou sejam considerados insuficientes, a CONTRATADA deverá providenciar sua imediata substituição.
A CONTRATADA deverá manter os recursos com os perfis exigidos, gerenciais e técnicos, alocados com dedicação exclusiva durante o período acordado. Entende-se por dedicação exclusiva a impossibilidade de compartilhamento dos profissionais alocados a este Projeto com outros projetos da CONTRATADA. Casos excepcionais serão aceitos mediante concordância explícita da CONTRATANTE.
Os serviços deverão ser executados pelos profissionais com os perfis adequados. Não será aceito que a CONTRATADA aloque recursos com menor capacitação ou experiência exigida para o perfil.
A CONTRATADA deverá substituir os profissionais que demonstrarem incompatibilidade no desempenho de suas atividades em relação à experiência e ao conhecimento exigidos pela CONTRATANTE para o exercício da sua atividade.
Nos casos em que seja necessária a substituição pela CONTRATADA de quaisquer dos profissionais alocados, esta deverá submetê-la à aprovação prévia da CONTRATANTE, certificando-se que o novo profissional possua perfil igual ou superior ao do substituído, providenciando sua comprovação.
Todos os recursos alocados deverão obrigatoriamente assinar Termo de Confidencialidade com a CONTRATADA, os quais deverão ser apresentados à CONTRATANTE quando de sua alocação ao projeto.
7.2 Equipe mínima
A CONTRATANTE exigirá a alocação da equipe mínima conforme detalhado na Tabela abaixo.
Tabela 1 – Equipe Referencial
Perfil | Quantidade | Alocação Durante o Projeto |
Coordenador Geral do Projeto | 1 | Integral durante os SERVIÇOS |
Gerente Funcional | 1 | Integral durante os SERVIÇOS |
Gerente de Tecnologia | 1 | Integral durante os SERVIÇOS |
Equipe de Projeto: Especialista de Arquitetura de Software | 1 | Integral durante os SERVIÇOS |
Equipe de Projeto: Especialista Segurança da Informação | 1 | Integral durante os SERVIÇOS |
Equipe de Projeto: Analista Funcional de RH | 4 | Integral durante os SERVIÇOS |
Equipe de Projeto: Analista de sistemas | 4 | Integral durante os SERVIÇOS |
7.3 Perfis Exigidos
A CONTRATANTE entende como essencial, dadas as características e peculiaridades do projeto, a alocação tempestiva e planejada de alguns perfis profissionais específicos na equipe mínima, com as seguintes descrições e com as formações e experiências exigidas conforme detalhado abaixo.
7.3.1 Coordenador Geral do Projeto
A CONTRATADA deverá indicar o Coordenador Geral de Projeto, que deverá pertencer ao quadro permanente da CONTRATADA, e apresentar seu curriculum vitae.
O Coordenador Geral de Projeto deverá comprovar sua experiência em condução e liderança de equipe técnica em projetos de sistemas e processos funcionais de RH com características técnicas semelhantes ao objeto deste EDITAL.
O Coordenador Geral de Projeto deverá possuir as seguintes características e responsabilidades:
• Gerenciar os recursos colocados à disposição da CONTRATANTE no âmbito desta contratação e ser a interface com a CONTRATANTE para todas as comunicações com o Gerente de Projeto designado pela CONTRATANTE;
• Promover reuniões periódicas com o responsável indicado pela CONTRATANTE, para acompanhamento e controle dos trabalhos realizados durante a vigência dessa contratação. No primeiro mês serão semanais, após esse período, reuniões quinzenais, podendo convocar reuniões extraordinárias em caso de necessidade e em comum acordo.
• Possuir curso superior e certificação PMP (Project Management Professional), emitida pelo PMI (Project Management Institute), vigente e válida, ou certificado emitido por organização congênere;
• Comprovar experiência em nível sênior em projetos de sistemas e/ou processos funcionais de RH com características semelhantes ao objeto deste EDITAL, mediante atuação em projetos por, no mínimo, 5 anos a serem contados a partir da graduação.
Deverão constar nas descrições das experiências, além das informações técnicas, outras informações necessárias e suficientes para a avaliação das experiências referenciadas pela CONTRATANTE.
Deverão ser informados para cada experiência:
• Identificação da pessoa jurídica para a qual se refere à experiência;
• Endereço completo da pessoa jurídica;
• Período de vigência do contrato;
• Objeto contratual;
• Nome, cargo e telefone do responsável na pessoa jurídica que possa comprovar as informações prestadas.
7.3.2 Gerente Funcional
A CONTRATADA deverá indicar o Gerente Funcional, que deverá pertencer ao quadro permanente da CONTRATADA, e apresentar seu curriculum vitae.
O Gerente Funcional deverá comprovar sua experiência em condução e liderança de equipe técnica em projetos de processos e modelo funcional de RH com características técnicas semelhantes ao objeto deste EDITAL.
O Gerente Funcional deverá possuir as seguintes características e responsabilidades:
• Gerenciar os recursos colocados à disposição da CONTRATANTE no âmbito desta contratação e ser a interface com a CONTRATANTE para todas as comunicações com o Gerente de Projeto designado pela CONTRATANTE;
• Comprovar experiência em nível sênior em de processos e modelo funcional de RH, mediante atuação em projetos por, no mínimo, 3 anos a serem contados a partir da graduação.
Deverão constar nas descrições das experiências, além das informações técnicas, outras informações técnicas necessárias e suficientes para a avaliação das experiências referenciadas pela CONTRATANTE.
Deverão ser informados para cada experiência:
• Identificação da pessoa jurídica para a qual se refere à experiência;
• Endereço completo da pessoa jurídica;
• Período de vigência do contrato;
• Objeto contratual;
• Nome, cargo e telefone do responsável na pessoa jurídica que possa comprovar as informações prestadas.
7.3.3 Gerente de Tecnologia
A CONTRATADA deverá indicar o Gerente de Tecnologia, que deverá pertencer ao quadro permanente da CONTRATADA, e apresentar seu curriculum vitae.
O Gerente de Tecnologia deverá comprovar sua experiência em condução e liderança de equipe técnica em projetos de sistemas com características técnicas semelhantes ao objeto deste EDITAL.
O Gerente de Tecnologia deverá possuir as seguintes características e responsabilidades:
• Gerenciar os recursos colocados à disposição da CONTRATANTE no âmbito desta contratação e ser a interface com a CONTRATANTE para todas as comunicações com o Gerente de Projeto designado pela CONTRATANTE;
• Possuir certificação ITIL v3 Foundation, ou superior, ou outra titulação equivalente emitida por entidade congênere;
• Comprovar experiência em nível sênior em projetos de implantação de sistemas, mediante atuação em projetos por, no mínimo, 3 anos a serem contados a partir da graduação.
Deverão constar nas descrições das experiências, além das informações técnicas, outras informações técnicas necessárias e suficientes para a avaliação das experiências referenciadas pela CONTRATANTE.
Deverá ser informado para cada experiência:
• Identificação da pessoa jurídica para a qual se refere à experiência;
• Endereço completo da pessoa jurídica;
• Período de vigência do contrato;
• Objeto contratual;
• Nome, cargo e telefone do responsável na pessoa jurídica que possa comprovar as informações prestadas.
7.3.4 Equipe de Projeto
A CONTRATADA deverá apresentar lista de seus profissionais, contratados em regime CLT, que atuarão na execução das atividades de gerenciamento e fiscalização das atividades de implantação da SOLUÇÃO, solicitadas nesse contrato, quando da Autorização de Serviços.
As qualificações exigidas deverão ser comprovadas, na data da assinatura do contrato, mediante a apresentação pela CONTRATADA da descrição dos perfis, segundo modelo exigido pela CONTRATANTE, acrescidos das comprovações de experiência (curriculum vitae) e vida acadêmica (certificados e diplomas).
Deverão ser informados para cada experiência:
• Identificação da pessoa jurídica para a qual se refere;
• Endereço completo da pessoa jurídica;
• Período de vigência do contrato;
• Período de participação do profissional no projeto ou atividade;
• Objeto contratual;
• Nome, cargo e telefone do responsável na pessoa jurídica que possa comprovar as informações prestadas.
Na apresentação da lista dos profissionais que comporão a Equipe do Projeto da CONTRATADA, a CONTRATANTE entende como essencial, a alocação tempestiva e planejada de alguns perfis profissionais específicos na equipe de projeto, com as seguintes descrições e com as formações e experiências exigidas conforme detalhado na Tabela abaixo.
Tabela 2 – Perfil da Equipe de Projeto
Perfil | Descrição |
PERFIL: ESPECIALISTA EM ARQUITETURA DE SOFTWARE Profissional responsável por prestar consultoria ou serviços especializados de arquitetura de software baseada em processos e SOA. | Formação Superior (graduação e/ou pós-graduação lato sensu e/ou pós-graduação stricto sensu) em uma das seguintes áreas: Análise de Sistemas, Ciência da Computação, Processamento de Dados, Sistemas de Informação, Engenharia da Computação. Experiência (i) de, no mínimo, 2 anos como Arquiteto de Software em projetos de desenvolvimento de software, em linguagem com arquitetura em 3 camadas (MVC) e utilização das ferramentas de BPM, Integração/SOA com utilização de barramento de serviços (ESB) e integração com recursos de gestão de conteúdo (ECM). Qualificação Este profissional deverá possuir as seguintes certificações: − CobiT Foundation; ou − CISA; |
PERFIL: ESPECIALISTA EM SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO Profissional responsável por prestar consultoria ou serviços especializados de projeto, configuração e administração de aspectos | Formação Superior (graduação e/ou pós-graduação lato sensu e/ou pós-graduação stricto sensu) em uma das seguintes áreas: Análise de Sistemas, Ciência da Computação, Processamento de Dados, Sistemas de Informação, Engenharia da Computação. |
relativos à segurança da informação. | Experiência (i) de, no mínimo, 2 anos como Especialista em Segurança da Informação, incluindo experiências relativas a ameaças e vulnerabilidades comuns, associadas com soluções desenvolvidas em arquitetura SOA, e Internet, em projetos de desenvolvimento de software. (ii) Experiência deve incluir o desenvolvimento da política de segurança, educação, testes de penetração da rede, avaliações de vulnerabilidade de aplicativos, análise de risco e testes de conformidade. Qualificação Este profissional deverá possuir as seguintes certificações: − CISSP, GIAC ou outras certificações de segurança. Deverá ter domínio, a ser comprovado por experiências em projetos anteriores, das normas de segurança da informação (por exemplo, ISO 17799 / 27002), e outras normas e regulamentos relacionados à segurança da informação e a confidencialidade dos dados, como por exemplo, FERPA, HIPAA e PIPEDA.. |
PERFIL: ANALISTA FUNCIONAL DE RH Profissional responsável por prestar consultoria ou serviços especializados de modelagem de processos de RH, com vistas aos processos de: − Administração de Pessoal e Folha de Pagamento; − Saúde e Segurança Ocupacional; − Políticas de RH. | Formação Superior (graduação e/ou pós-graduação lato sensu e/ou pós-graduação stricto sensu) Experiência (i) de, no mínimo, 2 anos como Analista Funcional de RH em projetos que utilizaram BPM - Business Process Management e notação BPMN - Business Process Management Notation nas atividades de modelagem de processos de: |
− Administração de Pessoal e Folha de Pagamento; ou − Saúde e Segurança Ocupacional; ou − Políticas de RH. | |
PERFIL: ANALISTA DE SISTEMAS Profissional responsável por prestar consultoria ou serviços especializados de: − especificação técnica e funcional de sistemas; parametrização e construção de softwares componentes da SOLUÇÃO; − levantamento e análise de requisitos e de projeto de soluções utilizando modelagem de soluções de Inteligência de Negócios e as técnicas e abordagens de BI, − administração e qualidade de dados; − integração de recursos de gestão de conteúdo (ECM) com outras aplicações. | Formação Superior (graduação e/ou pós-graduação lato sensu e/ou pós-graduação stricto sensu) em uma das seguintes áreas: Análise de Sistemas, Ciência da Computação, Processamento de Dados, Sistemas de Informação, Engenharia da Computação, ou Administração. Experiência (i) de, no mínimo, 2 anos como Analista de Sistemas em projetos de implementação dos softwares componentes da SOLUÇÃO ofertada pela EMPRESA, em projetos com tamanho superior a 6 (seis) meses de duração; e (ii) como Especialista BI, com o uso da ferramenta de BI ofertada pela EMPRESA; e/ou (iii) no perfil de Administrador de Qualidade de Dados em projetos de desenvolvimento ou de implantação de software; e/ou (iv) em atuação em projetos de Gestão Documental ou Gestão Eletrônica de Documentos com utilização da ferramenta de ECM ofertada pela EMPRESA. |
8 Procedimentos de entrega, aceite e pagamento
8.1 Entrega e Aceite
A execução dos SERVIÇOS será sempre precedido da emissão da ORDEM DE SERVIÇO pela CONTRATANTE.
Para fins de apuração e efetivação dos pagamentos, a CONTRATADA deverá entregar até 5 (cinco) dias úteis antes do fim do mês corrente, o relatório mensal de gestão do projeto (conforme subitens
5.2.4.3 e 5.3.3.3), juntamente com os produtos, artefatos, objetos e demais elementos previstos no PLANO DE PROJETO e pertinentes à etapa de execução correspondente, devidamente assinados pelo Gerente do Projeto, para avaliação pela CONTRATANTE.
O recebimento do objeto, pela CONTRATANTE, dar-se-á por meio dos seguintes procedimentos, observando o disposto no art. 74 da Lei Federal nº. 8.666/93:
a) provisoriamente, para efeito de posterior verificação da conformidade do objeto com as especificações contidas no Anexo I-A – PROJETO BÁSICO DE IMPLANTAÇÃO DA SOLUÇÃO
b) e, encontrada alguma irregularidade, será fixado prazo para correção pela CONTRATADA;
c) definitivamente, após 5 (cinco) dias úteis, mediante a verificação do atendimento às especificações contidas no Anexo I-A – PROJETO BÁSICO DE IMPLANTAÇÃO DA SOLUÇÃO
d) e consequente aceitação, através da emissão do TERMO DE ACEITE, observado o disposto no art. 10 do Decreto nº. 37.924/96.
Uma vez emitido o TERMO DE ACEITE, a CONTRATANTE procederá ao cálculo do valor a ser pago, conforme racional apresentado no item a seguir, e o posterior pagamento da CONTRATADA, em até 10 (dez) dias úteis a contar da data de celebração do TERMO DE ACEITE.
Havendo necessidade de correção por parte da CONTRATADA, os prazos de pagamento serão suspensos e será considerado o fornecimento em atraso. Fica a CONTRATADA sujeita à aplicação de multa sobre o valor considerado em atraso e, conforme o caso, a outras sanções estabelecidas na Lei e no EDITAL e seus ANEXOS.
Uma etapa somente será considerada concluída quando for dado o aceite definitivo no relatório e produtos correspondentes pela CONTRATANTE.
Em caso de irregularidade não sanada pela CONTRATADA, o CONTRATANTE reduzirá a termo os fatos ocorridos para aplicação de sanções.
8.2 Pagamento
O pagamento à CONTRATADA será realizado por preço unitário, condicionado à entrega e aceite pela CONTRATANTE, nos termos do subitem 8.1 - Entrega e Aceite, dos produtos determinados em cada uma das fases e etapas descritas neste EDITAL, conforme o Cronograma de Pagamento detalhado na Figura 13.
Fase | Etapa | Produtos | Mês de Entrega | Total por Produto (%) | Total (%) |
Fase 1 | Planejamento do Projeto | P1.1 Planejamento do Projeto | 1 | 2,76% | 2,76% |
Fase 2 | Gerenciamento | P2.1 Relatório de Entendimento do Modelo de Gestão Atual | 2 | 0,35% | 0,35% |
P3.1 Relatório de Entendimento das Frentes de Trabalho | 0,35% | ||||
P4.1 Plano de Gerenciamento | 0,35% | ||||
P5.1 Portal do Sharepoint configurado | 0,35% | ||||
P5.2 Modelo de Governança do Ambiente de Gestão | 0,35% | ||||
P5.3 Relatório de acompanhamento de atividades do ambiente de gestão | 0,35% | ||||
P6.1 Relatório mensal de acompanhamento dos SERVIÇOS e dos CONTRATOS | 3 ao 36 | 1,39% | 47,22% | ||
Fase 3 | Fiscalização | P7.1 Relatório de Entendimento do Modelo de Fiscalização Atual | 2 | 0,35% | 0,35% |
P8.1 Plano de Fiscalização | 0,35% | ||||
P9.1 Relatório mensal de fiscalização dos SERVIÇOS e dos CONTRATOS | 3 ao 36 | 1,39% | 47,22% |
Figura 13 – Cronograma de Pagamento
Os itens de Pagamento de Gerenciamento e Fiscalização do CONTRATO DA SOLUÇÃO serão efetuados em parcelas mensais durante toda a execução dos SERVIÇOS, em número de parcelas equivalentes ao número de meses definido no cronograma referencial e mediante a apresentação do Relatório Mensal conforme itens 5.2.4.3 e 5.3.3.3.
9 Modelo de Governança
A condução do Projeto no âmbito do Governo do Estado de Minas Gerais estará sob a responsabilidade da SEPLAG/MG podendo esta, a seu critério exclusivo, delegar funções específicas a terceiros contratados ou mesmo da própria estrutura funcional do Governo, de modo a otimizar a execução do projeto visando sua adequação aos objetivos traçados. Neste sentido, deverá ser constituído um COMITÊ DE GOVERNANÇA do Projeto.
9.1 Objetivos
O COMITÊ DE GOVERNANÇA terá como objetivo principal discutir e aperfeiçoar a inter-relação entre SERVIÇOS e terá, dentre outras, as seguintes funções:
• a eliminação de dificuldades, conflitos e divergências entre as equipes da CONTRATADA e da CONTRATANTE;
• a instituição e divulgação de regras, fluxos e métodos de trabalho visando à integração dos funcionários da CONTRATANTE com os funcionários da CONTRATADA e da EMPRESA que atuarem no projeto;
• o registro e relato das imperfeições apuradas no decorrer da execução do CONTRATO;
• a identificação de possíveis aperfeiçoamentos na gestão dos SERVIÇOS;
• o planejamento do início das operações;
• a programação de ações emergenciais no curso da operação dos SERVIÇOS;
• outras ações que vierem a ser definidas pelas PARTES.
9.2 Disposições Gerais
A estrutura organizacional para suportar os processos de Governança e as funções específicas, bem como a designação da equipe responsável, no âmbito da CONTRATANTE, será apresentada à CONTRATADA após a assinatura do contrato.
A CONTRATANTE, ou aquele a quem seja DESIGNADA essa função, exercerá a governança dos serviços contratados, através de um conjunto de processos de gestão: projetos, serviços, qualidade, processos de software, financeiro, orçamento, segurança, riscos, e conhecimento, integrados com as funções de desenvolvimento, tecnologia e administrativa, com equipe própria, utilizando-se das informações fornecidas pela CONTRATADA.
A CONTRATADA deverá portanto prever recursos (equipamentos, licenças de software apropriados, e profissionais), para atuação conjunta com a CONTRATANTE ou quem essa indicar, além de fornecimento de informações conforme solicitado nos itens de GOVERNANÇA abaixo.
As decisões referentes ao projeto deverão ser tomadas em comum acordo entre CONTRATADA, CONTRATANTE ou quem essa indicar, caso haja, respeitadas as diretrizes e padrões estabelecidos neste Projeto. Para tanto, as partes deverão, no início do projeto, acordar e ajustar os processos de Governança.
O COMITÊ DE GOVERNANÇA instituído pela CONTRATANTE, em conjunto com a CONTRATADA quando for o caso, deverá fazer apreciação de assuntos críticos e de impacto no Projeto, resolver conflitos, tomar decisões operacionais e técnicas, acompanhar e controlar os serviços contratados para a implantação da SOLUÇÃO.
A CONTRATADA deverá exercer a gestão completa dos serviços por ela executados, dos processos de desenvolvimento dos módulos e dos profissionais por ela alocados, de acordo com o planos apresentados e no escopo de sua atuação. Para isto deverá designar representantes das áreas/atividades envolvidas, com responsabilidades de administração e decisão sobre os processos envolvidos, bem como o fornecimento de dados e informações à CONTRATANTE.
A CONTRATADA deverá atuar de forma alinhada, cooperativa e colaborativa com a CONTRATANTE, se responsabilizar pela qualidade e prazos das entregas requeridas, bem como pela obediência aos conceitos, padrões e diretrizes, definidas ou que vierem a ser acordadas durante o processo de implantação. É de inteira responsabilidade da CONTRATADA a execução dos serviços, dentro dos padrões de qualidade, custos e prazos requeridos.
Deverão ser realizadas reuniões com periodicidade mensal, entre os representantes as equipes da CONTRATADA para acompanhamento, resolução de problemas e pendências que possam existir, efetivar decisões e diretrizes técnicas. No decorrer do projeto, de comum acordo entre CONTRATANTE e a CONTRATADA, esta periodicidade poderá ser revista.
A CONTRATADA deverá disponibilizar acesso às informações de gestão do projeto tais como: progresso, atraso, motivos de atraso, questões, problemas, lições apreendidas, impedimentos.
As funções conferidas ao COMITÊ DE GOVERNANÇA não substituem as obrigações da CONTRATADA definidas no CONTRATO e em seus ANEXOS.
O COMITÊ DE GOVERNANÇA não poderá tomar decisões que contrariem ou alterem o disposto no CONTRATO, mas poderão sugerir às partes a realização de aditivos contratuais.
As partes poderão, ainda, acordar a criação de outros mecanismos de governança.
Em complemento aos requisitos de governança a serem executados pela CONTRATADA citados acima, deverão ser obedecidos aqueles citados nas Seções abaixo.
10 Qualificação da Licitante
Para a execução do presente objeto, a CONTRATANTE espera que a licitante demonstre sua capacitação técnica através da apresentação de atestados de capacidade técnica emitidos por pessoa jurídica de direito público ou privado, que comprove(m) a experiência nos domínios abaixo relacionados e justificados:
Domínio | Justificativa |
Domínio 1 - Implantação de Sistemas de Gestão de Recursos Humanos e/ou Folha de Pagamento para a SOLUÇÃO ofertada pela EMPRESA | Para a execução dos serviços de fiscalização do contrato de implantação do SIGRH, é fundamental que a empresa Licitante detenha ampla experiência e conhecimento da metodologia de implantação do sistema, das caraterísticas técnicas e funcionais da ferramenta, dos produtos e artefatos associados a cada etapa do ciclo de vida do projeto e, sobretudo, dos parâmetros mínimos de qualidade, profundidade e detalhamento necessários ao correto desenvolvimento dos trabalhos. |
Domínio 2 – Gestão de projetos de implantação de Sistemas de Gestão de Recursos Humanos e/ou Folha de Pagamentos | Entende-se que durante todo o projeto, haverá necessidade de uso e aplicação de conhecimentos em Gestão de Projetos aplicados a projetos de implantação de sistemas de informação, envolvendo diversas esferas (prazo, integração do projeto, aquisições, documentação, riscos, recursos humanos, qualidade, escopo, comunicação), para mitigar os riscos de atraso, alteração de escopo, desvios de qualidade, falhas de integração e sequenciamento de atividades e partes envolvidas, entre outros temas relacionados. Ainda, o uso desta metodologia se faz necessário para assegurar uma gestão integrada de todas as frentes, bem como garantir uma comunicação clara e efetiva entre a CONTRATADA e as áreas do Governo do Estado envolvidas no projeto. |
Domínio 3 – Alinhamento de Múltiplas Partes Interessadas | Entende-se que durante o projeto a CONTRATADA deverá interagir e gerenciar os interesses e expectativas das múltiplas partes interessadas no desenvolvimento do projeto de implantação do SIGRH. O próprio processo de gerenciamento e fiscalização exige que a CONTRATADA compare o produto entregue pela empresa responsável pela implantação em relação a um padrão pré- estabelecido pelo Edital ou por acordo a ser desenvolvido entre as partes, quando houver a necessidade de melhor detalhar os critérios de aceitabilidade dos entregáveis do projeto. Assim, caberá à CONTRATADA identificar, envolver, gerenciar expectativas, mediar e alinhar as diferentes partes e interesses em torno dos objetivos do projeto. |
11 Condições gerais de execução do contrato
11.1 Prazo do contrato
O prazo do CONTRATO será de 36 (trinta e seis) meses contados a partir da DATA DE PUBLICAÇÃO do CONTRATO e consequente emissão da primeira ORDEM DE SERVIÇO.
A execução do Objeto do CONTRATO é condicionada ao cronograma de execução do contrato de fornecimento, implantação, capacitação, operacionalização, garantia, manutenção e suporte técnico do SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (SIGRH) e demais SOLUÇÕES DE
APOIO, contratados por meio do PREGÃO ELETRÔNICO N° 1501122000006/2014.
Havendo alteração de prazo no contrato relacionado ao PREGÃO ELETRÔNICO N° 1501122000006/2014, o cronograma referencial desse CONTRATO deverá ser revisto.
Condiciona-se a assinatura do CONTRATO à formalização do contrato relacionado ao PREGÃO ELETRÔNICO N° 1501122000006/2014.
11.2 Local e horário de prestação dos SERVIÇOS
Condiciona-se a assinatura do CONTRATO à formalização do contrato relacionado ao PREGÃO ELETRÔNICO N° 1501122000006/2014.
O prazo para início dos trabalhos será de 05 (cinco) dias úteis após a data de assinatura do CONTRATO.
De forma a permitir e facilitar que as equipes técnicas das PARTES, envolvidas no projeto, participem de forma totalmente integrada e dedicada nas definições e fornecimento de informações, os SERVIÇOS serão prestados nas dependências da CONTRATANTE (Cidade Administrativa Presidente Xxxxxxxx xx Xxxxxxx Xxxxx à Rodovia Prefeito Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx, 4143 – Bairro Serra Verde – Belo Horizonte – MG, ou em outro local definido na cidade de Belo Horizonte), não cabendo à CONTRATANTE qualquer ônus ou responsabilidades decorrentes do deslocamento dos profissionais da CONTRATADA até o local supracitado.
A execução do objeto do CONTRATO será realizada durante o horário de funcionamento da CONTRATANTE, das 09:00 às 18:00, em dias úteis.
11.3 Disposições Gerais
O licitante vencedor deverá obedecer às condições deste ANEXO e do EDITAL para perfeito cumprimento do objeto do certame licitatório e ao cronograma de trabalho, pactuado na fase 5.1 - Planejamento do Projeto, sendo esta obrigação formalizada em contrato.
A CONTRATANTE disponibilizará à CONTRATADA, apenas para os profissionais da equipe mínima, que necessariamente trabalharão nas dependências da CONTRATANTE, a infraestrutura para execução dos trabalhos, entendida como: salas, mobiliário, telefonia fixa, rede de telecomunicações, incluído acesso à Internet e serviço de impressão de documentos.
A CONTRATADA deverá fornecer os computadores e/ou notebooks, a todos os membros de sua equipe de projeto lotada tanto nas dependências da CONTRATANTE quanto em eventual unidade
externa, dotados de sistema operacional MS-Windows 7 ou 8, Professional ou Superior, Pacote MS- Office 2010 Standard ou Superior, e MS-Project 2010 Professional, para as estações que os necessitem.
A CONTRATANTE será a proprietária de todo e qualquer produto e documentação que vierem a ser gerados pela CONTRATADA em função da execução dos serviços e que não for de propriedade intelectual desta.
XXXXX X-X – PROJETO BÁSICO DE IMPLANTAÇÃO DA
SOLUÇÃO
O ANEXO I-A, apresenta o Edital de Licitação publicado que resultará no CONTRATO DA SOLUÇÃO. Nele, o Anexo I (Termo de Referência) apresenta o escopo dos serviços a serem prestados pela EMPRESA a ser contratada para a implantação da SOLUÇÃO, com a enumeração de algumas etapas, atividades, tarefas e obrigações importantes a serem consideradas. Estas pretendem nortear os produtos a serem fornecidos e o trabalho a ser realizado pela CONTRATADA na prestação dos SERVIÇOS referentes ao objeto deste EDITAL , mas não tem a pretensão de esgotar o assunto, ao contrário, no decorrer dos SERVIÇOS, a CONTRATADA deverá acompanhar a execução do CONTRATO DA SOLUÇÃO e, sempre levar em consideração as informações e condições que neles estiverem dispostas.
O ANEXO I-A está disponível no formato de documento eletrônico, no site xxx.xxxxxxx.xx.xxx.xx, juntamente com os demais documentos licitatórios.
EDITAL DE LICITAÇÃO SIGRH_P
ANEXO II – MODELO DE PROPOSTA COMERCIAL
PROPOSTA COMERCIAL PARA O PREGÃO ELETRÔNICO N.º xx/xxxx
(preenchida em papel timbrado da proponente)
Objeto: prestação de serviços de fiscalização, supervisão e gerenciamento do contrato de fornecimento, implantação, capacitação, operacionalização, garantia, manutenção e suporte técnico do SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (SIGRH) e demais SOLUÇÕES DE
APOIO, contratados por meio do PREGÃO ELETRÔNICO N° 1501122000006/2014.
Razão Social da Empresa | |
CNPJ | |
Telefone | |
Endereço | |
Nome do Representante Legal | |
Identidade do Representante Legal | |
CPF do Representante Legal |
DESCRIÇÃO DA PROPOSTA – LOTE ÚNICO | |||||
Item | Descrição | Un. de Forn. | Qde. | Valor Unitário | Valor Total |
01. Serviços de Gerenciamento do CONTRATO DA SOLUÇÃO | Prestação dos serviços de gerenciamento do contrato de fornecimento do SISTEMA INTEGRADO DE RECURSOS HUMANOS (SIGRH) e demais SOLUÇÕES DE APOIO, conforme especificações constantes no ANEXO I. | Conjunto de produtos especificad os no ANEXO I. | 1 | ||
DESCRIÇÃO DA PROPOSTA – LOTE ÚNICO | |||||
Item | Descrição | Un. de Forn. | Qde. | Valor Unitário | Valor Total |
02. Serviços de Fiscalização do CONTRATO DA SOLUÇÃO | Prestação dos serviços de fiscalização do contrato de fornecimento do SISTEMA INTEGRADO DE RECURSOS HUMANOS (SIGRH) e demais SOLUÇÕES DE APOIO, conforme especificações constantes no ANEXO I. | Conjunto de produtos especificad os no ANEXO I. | 1 | ||
Valor Total do Lote Único: | R$ | ||||
Valor Total do Lote Único (por extenso): | |||||
Prazo de validade da proposta: | 60 (sessenta) dias |
Declaro que nos preços propostos encontram-se incluídos todos os tributos, encargos sociais, frete até o destino e quaisquer outros ônus que porventura possam recair sobre o fornecimento do objeto da presente licitação e que estou de acordo com todas as normas da solicitação de propostas e seus anexos. | |
Declaro que esta proposta foi elaborada de forma independente. | |
Local e data: Assinatura do Representante Legal da Empresa | |