Política de Aquisição de Bens e Serviços
Política de Aquisição de Bens e Serviços
EDIÇÃO: 4 | APROVAÇÃO: 463ª Reunião do CDE | DATA DA APROVAÇÃO: 21/02/2022 | REFERÊNCIA: PLT-011 | CLASSIFICAÇÃO DA INFORMAÇÃO: CORPORATIVA | PÁGINA: 2 de 9 |
SUMÁRIO
7. PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES 8
EDIÇÃO: 4 | APROVAÇÃO: 463ª Reunião do CDE | DATA DA APROVAÇÃO: 21/02/2022 | REFERÊNCIA: PLT-011 | CLASSIFICAÇÃO DA INFORMAÇÃO: CORPORATIVA | PÁGINA: 3 de 9 |
1. OBJETIVO
1.1. Estabelecer diretrizes a serem adotadas nos processos de aquisição de bens e serviços segurança operacional e jurídica.
1.2. Situações de violações a esta política, assim como quaisquer informações acerca de eventual descumprimento de dispositivos legais e normativos aplicáveis, podem e devem ser denunciadas por meio do canal de integridade, disponível no site da Eletros.
2. RISCOS
A implantação das diretrizes contidas nesta Política reduz a possibilidade de materialização dos riscos de perda financeira e prejuízos à reputação da Eletros decorrentes de:
a) Autuações do Ministério Público do Trabalho e ações trabalhistas decorrentes da responsabilidade subsidiária da Eletros nos encargos trabalhistas e previdenciários;
b) Contratação de empresas com baixa qualificação;
c) Falta de monitoramento dos contratos;
d) Compras com valores acima do praticados no mercado;
e) Risco de fraude e corrupção;
f) Despesas não necessárias ou em excesso.
3. APLICAÇÃO E ABRANGÊNCIA
3.1. As diretrizes aqui estabelecidas devem ser seguidas por todos os Conselheiros, Diretores e Empregados em todos os níveis hierárquicos da Eletros, nos processos de aquisição de bens e serviços.
3.2. Esta Política deve ser revisada sempre que houver alteração na orientação estratégica, no processo operacional ou na legislação na qual tenha sido referenciada.
4. GLOSSÁRIO DE TERMOS
Para fins da presente Política aplicam-se as seguintes definições e conceitos:
4.1. AUDITORIA INDEPENDENTE: responsável pela avaliação periódica das Demonstrações Contábeis da entidade, cabendo ao Conselho Deliberativo da Eletros deliberar sobre a sua contratação, conforme disposto no Estatuto.
4.2. AVALIAÇÃO: Ato praticado pelo responsável técnico de verificação da adequação das características do fornecimento de bens e serviços às respectivas especificações contratuais.
4.3. BENS: Objetos, artigos, artefatos adquiridos para instalação nas dependências da instituição ou para consumo dos empregados, Diretores e Conselheiros na realização das suas atividades funcionais.
4.4. COMPRAS: Aquisição de bens e/ou serviços necessários a operacionalidade das atividades da Eletros.
4.5. FORNECEDOR: Terceiros, pessoa física ou jurídica, os quais entregam bens mediante compra ou serviços mediante contratação.
4.6. GRAU DE PARENTESCO: é a relação que une duas ou mais pessoas por vínculos de sangue (parentesco consanguíneo) ou sociais (parentesco por afinidade), e inclui: cônjuge, companheiro ou companheira, filho(a), irmão(ã), xxx, mãe, xxxxxxxx, madrasta, enteado(a), cunhado(a), avô(ó), sogro(a), genro, nora, neto(a), cônjuge de neto(a), primo (a), tio(a).
4.7. HOMOLOGAÇÃO: confirmação do enquadramento do fornecedor aos critérios estabelecidos em norma referentes a avaliação de suficiência documental que visam gerar segurança e confiança para o processo de aquisição de bens e /ou serviços.
4.8. RESPONSÁVEL TÉCNICO: empregado da área demandante responsável por solicitar o início do processo de aquisição de bens ou serviços, efetuar a avaliação e atestar a conformidade da entrega dos bens e /ou serviços contratados.
4.9. RESPONSÁVEL PELA AQUISIÇÃO DE BEM OU SERVIÇO: empregado da Eletros que receberá as solicitações de aquisição de bens ou serviços da área demandante e dará o andamento no processo.
4.10. SERVIÇOS: toda atividade desenvolvida por terceiros contratados, pessoa física ou jurídica, necessária a operacionalização das atividades da Eletros e que não assumem a forma de um bem material, tais como: conserto, instalação, montagem, operação, conservação, reparação, adaptação, manutenção, transporte, locação de bens, publicidade, seguro, consultoria, assessoria, hospedagem, serviços técnicos especializados, produção de eventos, serviços gráficos, bem como obras civis, englobando construção, reforma, recuperação ou ampliação.
4.11. SERVIÇOS EVENTUAIS: são serviços de caráter esporádico e temporário, tais como cópia, pintura, treinamentos, coffee break, entre outros, desde que o pagamento não ultrapasse o valor definido no item 5.1.8/a ou se refira ao fracionamento de um mesmo serviço.
4.12. SERVIÇO TÉCNICO-PROFISSIONAL ESPECIALIZADO: são serviços relacionados a estudos técnicos, planejamentos e projetos básicos ou executivos; pareceres, perícias e avaliações em geral; assessorias ou consultorias técnicas, jurídicas e auditorias; fiscalização, supervisão ou gerenciamento de obras ou serviços; patrocínio ou defesa de causas judiciais ou administrativas; treinamento e aperfeiçoamento de pessoal; informática, inclusive quando envolver aquisição de programas.
4.13. URGÊNCIA: imediata necessidade de aquisição de bens e/ou serviços com objetivo de evitar prejuízo ou comprometimento da segurança de pessoas, obras, serviços e equipamentos, decorrentes de situações imprevistas.
4.14. USUÁRIO: empregado ou área de negócio para o qual será destinado o bem e/ou o serviço.
5. DIRETRIZES
5.1. Aquisição de bens e serviços
5.1.1. O processo de aquisição de bens e serviços deve prezar pelos princípios de transparência, economicidade e prestação de contas.
5.1.2. Todos os fornecedores devem ser homologados e sofrerem periódicas atualizações de sua avaliação.
5.1.3. O pedido de aquisição de bens ou serviços deve ser formalmente autorizado, observadas definições contidas na Política de Alçadas, e deve levar em consideração a disponibilidade orçamentária.
5.1.4. A concorrência deve ser promovida em condições de iguais oportunidades entre os fornecedores. É obrigatória a pesquisa de preços, obtendo-se no mínimo 3 (três) cotações e os fornecedores devem ser selecionados e convidados, dentre interessados do ramo pertinente ao seu objeto, cadastrados na Eletros ou não.
5.1.4.1 Excepcionalmente, mediante justificativa e autorização pelo diretor da área, observado os limites definidos na Política de Alçadas, poderá ser admitida a pesquisa com menos de 3 (três) cotações, desde que esgotadas as possibilidades de obtenção das mesmas.
5.1.5. A busca de oportunidades de redução de custos deve ser constantemente perseguida com a adoção de práticas de planejamento, condução e controle das aquisições com a possibilidade de ganhos de escala e sinergia entre as demandas das áreas internas.
5.1.6. Na seleção de fornecedor devem ser analisados e ponderados os custos, a qualidade, condições de fornecimento, prazos de entrega e de pagamento, garantia de manutenção, reposição de peças, assistência técnica e atendimento de urgência, entre outros aspectos considerados relevantes. E sempre que possível buscar por fornecedores locais e priorizar fornecedores que possuam boas práticas socioambientais.
5.1.7. A contratação deve ser precedida de cotação de preços, como forma de selecionar a proposta mais vantajosa para a Eletros, exceto nos casos de dispensa.
5.1.7.1. Na contratação de serviços de auditoria independente, deve se respeitar três premissas essenciais: capacidade técnica, independência e rotatividade do auditor independente, além dos aspectos destacados no item 5.1.6.
5.1.7.2. O auditor independente deve ser contratado por período predefinido e o processo de cotação e contratação deve ser realizado em período não superior a 5 (cinco) anos ou em prazo menor, caso a legislação aplicável assim requeira.
5.1.8. Pode ser dispensada a cotação de preços nas seguintes situações excepcionais:
a) por valor inferior: aquisição de bens e serviços com valor total inferior a 2 (dois) salários mínimos. O teto limitador de 2 (dois) salários mínimos deve corresponder a contratação como um todo, sendo vedado, portanto, parcelamento ou fracionamento, cujo valor individual atinja o teto estabelecido.
b) por exclusividade: quando o bem ou serviço for considerado de fornecimento exclusivo, a exemplo do suprimento de energia elétrica, água, gás, telefonia fixa, ou similar, quando é totalmente inviável a execução da competição.
c) por situação de emergência: entende-se por emergência a urgência de atendimento de situação que possa ocasionar prejuízo ou comprometer o trabalho e que não pôde ser prevista antecipadamente.
d) por especialidade: para contratação de serviço profissional técnico especializado, notadamente, de profissional ou empresa com notória especialização, ou seja, aqueles cujo conceito no campo de sua especialidade, estudos, experiências, organização, aparelhamento, equipe técnica ou de outros requisitos relacionados com suas atividades, permita inferir que o seu trabalho é essencial e indiscutivelmente o mais adequado à plena satisfação do objeto do contrato.
5.1.9. A dispensa em todos os casos acima deve ser autorizada e fundamentada com a documentação detalhada e justificativa dos motivos para essa escolha.
5.1.10. Os fornecedores pessoa física e jurídica devem ser pessoas idôneas e possuir comprovada capacidade técnica e/ou administrativa, para assunção das responsabilidades contratuais.
5.1.11. Para a aquisição de serviços, exceto no caso de serviços eventuais, deve ser elaborado instrumento contratual.
5.1.12. O início das atividades dos prestadores de serviço deve ficar vinculado à formalização da contratação dos serviços.
5.1.13. O contrato de prestação de serviços deve ser celebrado com empresa especializada, que se destina a desenvolver determinado e específico serviço, fora do âmbito da atividade fim para que se constituiu a Eletros, excepcionalmente quando necessário para
desenvolvimento de projetos específicos destinados a implementação de processos de migração de planos, captação e prospecção de novas patrocinadoras e instituidoras.
5.1.14. A confidencialidade e a proteção dos dados pessoais das partes envolvidas nas informações técnicas/comerciais devem ser asseguradas observando os preceitos da Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD.
5.2. Restrições Administrativas
5.2.1. É vedada aquisição de bens e serviços com fornecedor que tenha grau de parentesco (definição no glossário) com empregados, diretores e conselheiros da Eletros.
5.2.2. Está vedada a contratação de serviços de empregados ou membros de órgão estatutário da Eletros e de fornecedor(s) cujo dirigente, acionista ou detentor de mais de cinco por cento do capital com direito a voto ou controlador, seja empregado(a)ou membro de órgão estatuário da Eletros.
5.2.3. A contratação de ex-empregados para a prestação de serviços deve ser previamente autorizada e somente será admitida se os mesmos se apresentarem na forma de empresa regularmente constituída e após terem cumprido o prazo de afastamento das atividades laborais de no mínimo 6 (seis) meses a contar da data de cessação do vínculo empregatício com a Eletros.
5.2.4. Nenhum tipo de pagamento pela aquisição de bens e serviços poderá ser efetuado antes da celebração do contrato.
5.2.5. O prestador de serviço não poderá em nenhuma hipótese, subcontratar a totalidade dos serviços. Em casos excepcionais, e somente mediante prévia autorização, será admitida a subcontratação, desde que a mão de obra pertencente à prestadora de serviço contratada pela Eletros seja, no mínimo 2/3 da totalidade da mão de obra utilizada na consecução dos serviços contratados.
5.3. Gestão de Fornecedores
5.3.1. A relação contratual deve ser submetida aos mecanismos de controle e acompanhamento quanto ao cumprimento dos contratos, procedimentos de monitoramento dos serviços e de pagamento para que os objetivos estabelecidos sejam integralmente cumpridos.
5.3.2. Dependendo da natureza dos serviços contratados, a prestação dos mesmos poderá ser desenvolvida nas instalações físicas da Eletros e devem ser acompanhados por preposto da Eletros.
6. EXCEÇÕES
6.1. A contratação de serviços financeiros, tais como gestores de recursos dos planos de previdência, tem seus processos definidos na Política de Investimentos e demais Normativos relacionados.
7. PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES
7.1. Conselho Deliberativo da Eletros – CDE
7.1.1. Aprovar esta Política e suas revisões.
7.1.2. Analisar e deliberar quanto aos casos omissos e exceções a esta Política.
7.1.3. Aprovar a contratação de auditoria independente e de avaliador de gestão.
7.1.4. Aprovar a contratação de serviços especializados, em caráter eventual, para sua orientação.
7.1.5. Autorizar no âmbito de sua competência a aquisição de bens e /ou serviços de acordo com a Política de Alçadas.
7.2. Diretoria Executiva da Eletros – DEE
7.2.1. Aprovar e dar conhecimento ao Conselho Deliberativo das normas derivadas desta Política.
7.2.2. Propor revisões da Política de Aquisição de Bens e Serviços e encaminhá-la para aprovação pelo Conselho Deliberativo da Eletros, bem como garantir sua implementação, zelando pela observância dos princípios e das diretrizes estabelecidos em todas as suas decisões.
7.2.3. Autorizar no âmbito de sua competência, definida na política de alçadas, a aquisição de bens e/ou serviços, com ou sem cotação de preços conforme exceções descritas no item 5.1.8.
7.2.4. Os diretores, individualmente ou em conjunto, no âmbito de sua competência e observada as definições da Política Alçadas, poderão autorizar a realização de aquisição de bens e serviços.
7.3. Área de Gestão Jurídica e Governança
7.3.1 Avaliar, sob a ótica jurídica e de conformidade, emitindo parecer, sobre o conteúdo da presente Política e suas revisões.
7.3.2. Analisar, elaborar e revisar os instrumentos contratuais nos processos de aquisição de serviços;
7.3.3. Avaliar, sob a ótica de conformidade, as informações e documentos dos fornecedores concorrentes nos processos de aquisição de bens e serviços quanto à idoneidade, capacidade técnica e adoção de boas práticas, sobretudo sociais e ambientais.
7.4. Área de Gestão de Riscos
7.4.1. Avaliar, sob a ótica de risco, emitindo nota técnica, sobre o conteúdo da presente Política e suas revisões.
7.4.2. Realizar o mapeamento dos riscos envolvidos no processo de contratação e gestão contratual de serviços terceirizados.
8. CASOS OMISSOS
Os casos omissos referentes a esta Política devem ser analisados pela Diretoria Executiva da Eletros e submetidos ao Conselho Deliberativo da Eletros para deliberação.