PASSO A PASSO PARA A PRESTAÇÃO DE CONTAS
PASSO A PASSO PARA A PRESTAÇÃO DE CONTAS
Área do Parceiro
ACESSO À PLATAFORMA ELETRÔNICA
Quando uma nova parceria é celebrada, o órgão municipal gestor realiza o cadastro da parceria no Sistema Único de Contratos, Convênios e Congêneres – SUCC. Após a cadastro da parceria, será concedido login e senha de acesso para a OSC parceira. Estes dados devem ser repassados à OSC pelo órgão gestor daquela parceria!
Para ter acesso à Plataforma, a OSC deverá acessar o Portal das Parcerias (xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxx) – Área do Parceiro.
E realizar seu acesso identificado!
Periodicidade
A prestação de contas deverá ser apresentada na periodicidade estabelecida no Plano de Trabalho. Em regra, as parcerias terão, no mínimo, uma prestação de contas por ano – chamada de prestação de contas anual – e excepcionalmente, conforme a complexidade do objeto, haverá prestações de contas parciais, em período não inferior a três meses1.
1 Decreto Municipal nº. 16.746/2017/Art. 65 – Excepcionalmente poderá ser exigida prestação de contas parcial em periodicidade não inferior a três meses, desde que haja justificativa técnica e previsão no termo de fomento ou no termo de colaboração.
Nas parcerias em que houver exigência de prestação de contas parcial, a prestação de contas anual estará dispensada.
Exigências:
• Envio de Relatórios de Execução do Objeto;
• Lançamento de dados na plataforma eletrônica (até o 20º dia do mês subsequente à liquidação da despesa).
• Envio de documentos referentes aos pagamentos das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias.
Prestação de Contas Parcial e Anual
A prestação de contas parcial e anual consiste na apresentação, pela OSC, de Relatório de Execução do Objeto, na Plataforma Eletrônica.
As prestações de contas parciais devem ser apresentadas no prazo de até 30 (trinta) dias contados da periodicidade definida (por exemplo, nas prestações de contas trimestrais, a apresentação do Relatório é até 30 dias após o término do trimestre correspondente).
A prestação de contas anual deverá ser apresentada no prazo de até 90 (noventa) dias após o fim de cada exercício2, conforme estabelecido no instrumento da parceria.
2 Considera-se exercício cada período de doze meses de duração da parceria, contados da primeira liberação de recursos para sua execução (Art. 64, §2º do Decreto Municipal nº. 16.746/2017).
Prestação de Contas Final
Ao final da parceria, as OSCs deverão apresentar Relatório Final de Execução do Objeto, que deve contemplar os elementos previstos no Art. 61 do Decreto3:
Art. 61 – Para fins de prestação de contas, a OSC deverá apresentar relatório de execução do objeto, na plataforma eletrônica, que deverá conter:
I – descrição das ações desenvolvidas para o cumprimento do objeto;
II – demonstração do alcance das metas;
III – documentos de comprovação da execução das ações e do alcance das metas que evidenciem o cumprimento do objeto, definidos no plano de trabalho como meios de verificação, como listas de presenças, fotos, vídeos e outros;
IV – documentos de comprovação do cumprimento da contrapartida em bens ou serviços, quando houver;
V – relação de bens adquiridos, produzidos ou transformados, quando houver;
VI – justificativa na hipótese de não cumprimento do alcance das metas.
O prazo para a apresentação da prestação de contas é de até 90 (noventa) contados do dia seguinte ao término da vigência da parceria!
Na prestação de contas final, caso haja, deverá ser realizado o recolhimento do saldo remanescente, e a apresentação de respectivo comprovante. O recolhimento deve ser realizado no prazo improrrogável de 30 (trinta) dias, contados do dia seguinte ao término da vigência da parceria, sob pena de imediata instauração de tomada de contas especial!
Lei Federal nº. 13.019/2014
Art. 52. Por ocasião da conclusão, denúncia, rescisão ou extinção da parceria, os saldos financeiros remanescentes, inclusive os provenientes das receitas obtidas das
3 Decreto Municipal nº. 16.746/2017. Art. 67 – As OSCs deverão apresentar a prestação de contas final, por meio de relatório final de execução do objeto, que deverá conter os elementos previstos no art. 61.
aplicações financeiras realizadas, serão devolvidos à administração pública no prazo improrrogável de trinta dias, sob pena de imediata instauração de tomada de contas especial do responsável, providenciada pela autoridade competente da administração pública.
Relatório de Execução do Objeto
Determina a Lei Federal nº. 13.019/2014:
Art. 64. A prestação de contas apresentada pela organização da sociedade civil deverá conter elementos que permitam ao gestor da parceria avaliar o andamento ou concluir que o seu objeto foi executado conforme pactuado, com a descrição pormenorizada das atividades realizadas e a comprovação do alcance das metas e dos resultados esperados, até o período de que trata a prestação de contas.
Art. 66. A prestação de contas relativa à execução do termo de colaboração ou de fomento dar-se-á mediante a análise dos documentos previstos no plano de trabalho, nos termos do inciso IX do art. 22, além dos seguintes relatórios:
I - relatório de execução do objeto, elaborado pela organização da sociedade civil, contendo as atividades ou projetos desenvolvidos para o cumprimento do objeto e o comparativo de metas propostas com os resultados alcançados;
Assim, para fins de prestação de contas, a OSC deverá apresentar Relatório de Execução do Objeto, na Plataforma Eletrônica, contendo:
• Descrição das ações desenvolvidas para o cumprimento do objeto;
• Demonstração do alcance das metas;
• Documentos de verificação da execução das ações e do alcance das metas que evidenciem o cumprimento do objeto, definidos no Plano de Trabalho, como listas de presença, fotos, vídeos e outros;
• Documentos de comprovação do cumprimento da contrapartida em bens e serviços, quando houver;
• Relação de bens adquiridos, produzidos ou transformados, quando houver;
• Justificativa na hipótese de não cumprimento do alcance das metas.
Além destas informações, o Relatório deverá ainda fornecer elementos para avaliação dos impactos econômicos ou sociais das ações desenvolvidas; do grau de satisfação do público-alvo (quando pesquisado); e da possibilidade de sustentabilidade das ações após a conclusão do objeto, nas hipóteses de projeto.
As informações referentes aos impactos econômicos ou sociais e a possibilidade de sustentabilidade das ações após a conclusão do objeto devem ser construídas a partir das informações já constantes no Plano de Trabalho (descrição da realidade, descrição da parceria, resultados esperados, etc.).
Para a elaboração do Relatório de Execução do Objeto, as OSCs deverão ter como diretriz as metas, ações e indicadores constantes no Plano de Trabalho da parceria.
O Relatório de Execução o Objeto deve ser salvo em formato “PDF”, que será inserido na Plataforma Eletrônica!
Lançamento de dados na Plataforma Eletrônica
Além da elaboração e envio do Relatório de Execução do Objeto, a OSC deverá registrar na plataforma eletrônica as despesas realizadas em decorrência da execução do objeto da parceria.
• O prazo para a realização dos lançamentos é até o 20º (vigésimo) dia útil subsequente do mês subsequente à liquidação da despesa;
• Não é necessária a inserção das notas e comprovantes fiscais (permanecendo obrigatória a guarda pela OSC);
• É obrigatório o envio de cópia na plataforma eletrônica dos comprovantes referentes aos pagamentos das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias no mesmo prazo dos lançamentos.
Passo a Passo para o lançamento dos dados
1 - Acessar o Portal das Parcerias (xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxx);
2 – Realizar o acesso identificado;
Uma vez realizada a identificação, o Portal irá apresentar a Listagem das Parcerias daquela OSC (caso haja mais de uma parceria com o Município).
3 – Selecionar na listagem das parcerias aquela que se deseja cadastrar a prestação de contas ou lançamento de informações:
Selecionada a parceria, a plataforma irá desmembrar os meses para a prestação de contas.
4 – Para cadastrar a prestação de contas, clicar sobre o mês de referência desejado:
Somente será possível fazer inclusões nos meses em que a prestação de contas estiver com situação “Pendente” ou “Pendente de Regularização”.
As prestações de contas que estiverem em situação “Xxxxxxxx”, “Xxxxxxx”, “Regular com Ressalva” ou “Irregular” poderão ser consultadas, no entanto o sistema não permitirá edição. Aparecerá a informação “Prestação de Xxxxxx encontra-se em situação que não permite alterar dados!”.
Havendo dúvidas sobre a situação da prestação de contas, gentileza entrar em contato com a Secretaria de vinculação!
5 – Para cadastrar uma nova prestação de contas, após clicar sobre o mês de referência, aparecerão duas opções que deverão ser preenchidas:
• Prestação de Contas;
• Detalhamento Prestação de Contas.
Sugere-se iniciar o preenchimento pela aba “Detalhamento Prestação de Contas”, que se refere às despesas realizadas na conta corrente da parceria. Após o lançamento de todas as despesas ocorridas no mês, prosseguir para o preenchimento da aba “Prestação de Contas”.
ABA: DETALHAMENTO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
Nesta aba deverão ser lançados todos os valores debitados do extrato bancário no mês de competência da prestação de contas, exceto os valores referentes à aplicação em fundo de investimento e ao reembolso (estorno de despesa antecipada).
É importante estar em mãos com o extrato bancário e os documentos fiscais referentes às despesas do período!
a. Iniciar pelo cadastramento da Natureza da Despesa. Para cadastrar uma despesa constante do extrato bancário, comece clicando na seta à direita (veja print abaixo) e selecionando qual das naturezas deseja lançar:
Atenção! Somente aparecerão as opções de naturezas de despesas referentes à parceria, conforme detalhamento do Plano de Trabalho! Caso seja necessário incluir uma nova natureza de despesas, a OSC deverá entrar em contato com a órgão de vinculação e solicitar alteração no Plano de Trabalho!
b. Cadastramento do Item de Despesa. Para cadastrar o item de despesa, cliclar na seta à direita (veja no print abaixo) e selecionar qual a especificação da despesa a qual se refere o lançamento (aparecerão somente os itens referentes à natureza selecionada):
Observação: caso não encontre o item desejado, verifique se escolheu a natureza correta.
c. Preencher a Descrição. O campo descrição deve ser utilizado para informar os detalhes da despesa apresentada, por exemplo o material adquirido ou o serviço contratado, o número da nota fiscal, o nome do beneficiário (empresa, empregado, etc.) – alguma informação que facilite a compreensão da despesa lançada.
d. Preencher o Valor. O campo valor deve ser lançado o valor da despesa debitada do extrato da conta corrente.
e. Valor indevido. Os débitos referentes a despesas indevidas devem ser lançados no campo “Valor Indevido” (veja print abaixo). Se um débito do extrato tiver apenas uma parte do valor indevido (ex.: multa/juros cobrados na guia do FGTS), deve ser lançado o valor integral debitado do extrato no campo “Valor Total” e somente a parte indevida no campo “Valor Indevido”. Se o valor total da despesa for indevido, deve ser lançado o valor integral debitado do extrato no campo “Valor Total” e a mesma quantia no campo “Valor indevido”.
f. Incluir uma nova despesa. Para cadastrar o próximo débito do extrato bancário, clicar em “Novo” (veja print abaixo) e proceder com o lançamento conforme realizado no item anterior:
g. Excluir uma Despesa/Débito. Se algum lançamento foi feito erroneamente e existir a necessidade de exclusão do mesmo, basta selecionar o item que se deseja deletar e clicar no botão “Excluir” que se encontra na linha superior.
Após o lançamento de todos os débitos constantes do extrato bancário, iniciar os lançamentos da aba “Prestação de Contas”.
LANÇAMENTO DOS SALÁRIOS DOS FUNCIONÁRIOS
1. Na aba “Detalhamento Prestação de Contas”, selecionar o campo “Funcionários”.
2. Clicar sobre “Adicionar Funcionário”.
3. Preencher todos os campos requisitados:
Nome do funcionário: Nome completo do funcionário.
CPF do funcionário: CPF válido do funcionário (se o número estiver errado o sistema não permite salvar e o contorno do campo permanecerá em vermelho).
Função desenvolvida: Cargo do funcionário na parceria.
Valor da remuneração: Salário bruto do funcionário no mês.
Valor indevido: Algum valor que eventualmente não possa ser pago com o recurso do convênio (exemplo: valor pago a maior, gratificações, etc).
Contrapartida: informar se o custo do funcionário é realizado com os recursos do repasse da parceria ou se refere-se a contrapartida da OSC.
Atenção:
• Caso o valor do salário tenha sido pago com o recurso da parceria, ele será transportado para o campo “Valor Total” e somado às despesas do mês.
• Caso o campo “Contrapartida” seja selecionado, quer dizer que o funcionário em questão não foi pago com recurso da parceria, por tanto, o valor de seu salário NÃO será somado às despesas do mês.
4. O lançamento deverá continuar sendo de acordo com os débitos do extrato bancário. Por tanto, se houver único débito referente ao pagamento de mais de um salário, deve-se adicionar as informações de um a um dos funcionários, para que o valor de seu salário seja somado ao valor total.
5. Caso seja necessário excluir algum lançamento, basta clicar no símbolo de excluir ao lado do lançamento indevido.
6. Para voltar aos lançamentos das outras despesas, clique em “Funcionários” novamente, ou em novo na barra superior.
7. O cadastro dos funcionários deve acontecer uma única vez. Nos próximos meses é possível recuperar os dados clicando em “Carregar do mês anterior”.
Atenção: Os dados serão carregados e caso haja diferença, o valor pago no mês atual deverá ser corrigido, bem como a inclusão de valor indevido ou a informação de contrapartida ou não.
Observações:
• É importante que todos os funcionários da parceria sejam cadastrados no sistema, mesmo que não tenham sido pagos com recursos de repasse da parceria;
• Os dados lançados deverão ser precisos e fiéis à realidade;
• As informações dos campos “Função desenvolvida” e “Valor da remuneração” serão disponibilizados para acesso público no Portal das Parcerias.
ABA: PRESTAÇÃO DE CONTAS
Esta aba é correspondente ao balancete financeiro da conta da parceria e depende do lançamento de alguns valores importantes para o fechamento do saldo da prestação, conforme os itens discriminados a seguir.
Atenção: todos os campos em azul claro são bloqueados para alterações!
a. Referência: é o mês de competência da prestação de contas, que foi selecionado anteriormente (campo bloqueado para alteração).
b. Saldo Anterior: é o saldo final do extrato bancário do mês anterior. (No primeiro lançamento este campo estará liberado, porém, nos meses subsequentes, estará bloqueado para alteração).
c. Receita de repasse realizado no mês (Verba): é o valor total do recurso repassados pelo Município para a parceria selecionada naquele mês. Somar todos os valores creditados pelo munícipio e lançar o total no referido campo.
d. Rendimento líquido da aplicação financeira: valor do rendimento líquido da(s) aplicação(ões) realizada(s), conforme constante no extrato bancário. Nas contas que possuem mais de uma aplicação, os valores deverão ser somados.
e. Reembolso efetuado de despesas indevidas: lançar os valores depositados na conta em virtude de devoluções ocasionadas por despesas indevidas, quando houver.
f. Antecipação de receita: valores depositados a título de “empréstimo” para a conta da parceria, na hipótese de haver necessidade de realização de despesas e não houver saldo suficiente em conta. O depósito deverá ser correspondente ao valor total da(s) despesa(s) que precisa(m) ser paga(s).
g. Sub-total (Saldo Anterior + Receitas): campo somatório, não pode ser alterado, busca o dado automático do saldo anterior mais as receitas.
h. Reembolso a ser efetuado (Despesa indevida): valor total de despesa indevida ocorrida no mês e que não foi devolvida no mesmo mês (sugere-se o detalhamento no campo de observação: valor, data e motivo, por despesa).
i. Estorno de receita antecipada: o valor que foi depositado anteriormente a título de empréstimo pela OSCs, deverá ser debitado quando houver saldo e lançado neste campo. O valor do débito deverá corresponder exatamente ao valor do crédito anterior.
j. Total de despesas (Realizadas no mês + Estornos): campo somatório automático, referente ao total das despesas realizadas e os estornos. (campo bloqueado para alteração).
k. Saldo atual: é o saldo final da conta corrente somado ao saldo da(s) aplicação(ões) financeira(s). Verificar se o valor calculado no sistema corresponde ao constante no extrato bancário. (campo bloqueado para alteração)
l. Total – Reembolso a ser efetuado (Despesa indevida): valor da devolução a ser efetuada posteriormente, referente a despesas indevidas. (campo bloqueado para alteração).
m. Total – Estorno a ser efetuado (Antecipação de receita): valor de estorno a ser efetuado em mês (competência) futuro, de Antecipação de receita “empréstimo”. (campo bloqueado para alteração).
n. Campo * Observações: destinado a detalhar alguma informação que se faça necessária para a análise da prestação de contas. Caso não haja nenhum documento a ser anexado, deverá ser informado neste campo o motivo com a devida justificativa. Se houver despesas indevidas, as mesmas deverão ser detalhadas neste campo, discriminando os referidos valores, datas, beneficiários e motivos.
o. Relatório de Execução de Objeto: local destinado a anexar o Relatório de Execução do Objeto (formato PDF), o mesmo deverá ser anexado conforme a periodicidade determinada no termo de fomento/colaboração.
p. Comprovante dos pagamentos das obrigações fiscais: local destinado a anexar as obrigações fiscais (Certidão de Quitação Plena dos Tributos Municipais).
q. Comprovante dos pagamentos das obrigações trabalhistas: local destinado a anexar os contracheques e comprovantes de pagamentos dos mesmos, de todos
os funcionários que são pertinentes à atividade da parceria. Deve ser lançado mensalmente, independentemente de ter sido quitada com a verba da parceria.
Importante: Quando a remuneração for paga proporcionalmente, a OSC deverá apresentar a memória de cálculo do rateio das despesas para fins de prestação de contas, sendo vedada a duplicidade ou a sobreposição de fontes de recursos no custeio de uma mesma parcela da despesa.
r. Comprovante dos pagamentos das obrigações previdenciárias: local destinado a anexar as obrigações previdenciárias (IRRF, PIS, INSS e FGTS – SEFIP e Protocolo de Conectividade), e comprovantes de pagamentos dos mesmos, referentes a todos os funcionários que são pertinentes à atividade da parceria. Deve ser lançado mensalmente, independentemente de ter sido quitada com a verba parceria.
ENVIAR
Para finalizar o registro da prestação de contas do mês selecionado é necessário certificar-se acerca do cadastro completo de todos os itens constantes no extrato bancário e término de todos os lançamentos do mês nas abas “Prestação de Contas” e “Detalhamento Prestação de Contas”.
Uma vez enviada a prestação no sistema, não será possível nenhum tipo de alteração. Após conferência e correção de todos os itens lançados, clicar em “Enviar” (veja os prints abaixo).
Observação: o botão “enviar” está presente nas duas abas (“Prestação de Contas” e “Detalhamento Prestação de Contas”) e só deverá ser acionado, em uma delas, após preenchimento completo das duas.
Clicando em “Enviar”, aparecerá a informação:
Declaro para todos os fins que os dados aqui registrados correspondem à realidade dos fatos e que estou ciente de que o envio irregular poderá dar ensejo à apresentação de relatório de execução financeira, bem com aplicação de penalidades.
Os documentos originais que comprovam as despesas ficarão arquivados pelo período de 10 (dez) anos, como prevê o parágrafo único do art. 68 da Lei nº. 13.019/2014 e art.62 do decreto Municipal nº. 16.746/2017.
Em seguida, clicar em “Concordo” para confirmar o envio.
Após o envio, aparecerá a seguinte mensagem:
OUTRAS INFORMAÇÕES
a. Status
• Pendente: prestação de contas ainda não enviada;
• Pendentes de regularização: prestação de contas enviada, com identificação de pendências pela Administração, disponível para regularização;
• Regular: prestação de contas acatada, sem pendência ou ressalva;
• Regular com ressalva: prestação de contas acatada, com ressalva;
• Irregular: prestação de contas rejeitada.
A prestação será analisada e caso haja alguma inconsistência, será sinalizado através do e-mail cadastrado pela OSCs. O status passará para “Pendente de Regularização”. A instituição deverá, então, entrar no sistema, fazer as devidas correções e clicar novamente em “Enviar”.
b. Outros botões
• No canto inferior direito o ícone pode ser utilizado para voltar à página inicial, onde se escolhe qual a parceria que deseja prestar contas.
• No canto inferior direito, ao lado do ícone ,o ícone pode ser utilizado para sair do sistema (logoff).