RESUMO
Instituto de Educação Tecnológica MBA
Gestão de Projetos - Turma 25 27 de março 2016
A importância do contrato e seu ciclo de vida no gerenciamento de aquisições em projetos
Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx Compradora xx.xxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx
RESUMO
O presente artigo pretende conceituar o processo de Gerenciamento de Aquisições em Projetos, ressaltando que, um dos principais elementos das Aquisições é o Contrato, que é o produto da vontade de duas Partes contratantes, que descreve um acordo mútuo gerando obrigações entre as Partes, representando a materialização no mundo jurídico do acordo de vontades, enfatizando a importância do Ciclo de Vida do Contrato.
Palavras-chave: Aquisição. Gerenciamento de Projetos. Contrato. Ciclo de Vida.
1 INTRODUÇÃO
O Gerenciamento das Aquisições do Projeto é uma das áreas de conhecimento mais importantes dentro das empresas, principalmente, devido ao aumento constante da terceirização de serviços. Dentro de uma organização, a equipe de Gerenciamento do Projeto precisa assegurar que todas as aquisições atendam às necessidades específicas do Projeto e, ao mesmo tempo, cumpram as políticas de aquisição da companhia.
É de responsabilidade do Gerente de Projetos conhecer o processo de aquisições, entender os termos e as condições do Contrato, garantir que o Contrato contenha todos os requisitos de Gerenciamento de Projeto considerados necessários, como comparecimento a reuniões, relatórios, ações e comunicações, identificar riscos e incorporar mitigação e alocação de riscos no Contrato, ajudar a adaptar o Contrato às necessidades exclusivas do Projeto, estar envolvido durante a negociação do Contrato para proteger o relacionamento com o
fornecedor, proteger a integridade do Projeto e a capacidade de obter que o trabalho seja concluído, exigir o cumprimento de todo o Contrato e não apenas da declaração do trabalho do Contrato.
1.1 Justificativa do tema
O artigo é importante porque para o sucesso de um projeto é fundamental que o Gerente de Projetos conheça e coloque em prática o Ciclo de Vida dos Contratos, buscando oportunidades nos acordos, mitigando a exposição de riscos potenciais de maneira sistemática e eficiente, visando à maximização do desempenho operacional, garantindo uma contratação bem-sucedida.
1.2 Objetivos
1.2.1 Objetivos gerais
O objetivo geral deste artigo é detalhar a importância sobre o Ciclo de Vida dos Contratos, bem como da gestão dos Contratos. Ao final do artigo, além de ter estes conceitos clarificados, o leitor entenderá do que trata o PMBOK® e o que um Gerente de Projetos tem que fazer para gerir melhor seus Contratos e para aumentar a chance de sucesso de seu Projeto.
1.2.2 Objetivos específicos
São objetivos específicos deste trabalho:
1. Realizar um estudo teórico sobre Gerenciamento de Aquisições em Projetos com foco no Contrato e seu Ciclo de Vida, utilizando como ferramenta as técnicas descritas pelo guia PMBOK® (2013);
2. Conscientizar o Gerente de Projetos que uma boa gestão aliada a uma boa administração no processo de contratação trás resultados positivos e hoje é um fator decisivo para que as empresas possam potencializar a performance dos Contratos, pois os maiores desafios para a gestão de Contratos encontram-se, principalmente, nas questões de respeito aos prazos, descentralização de responsabilidades, integração de áreas distintas, identificação de riscos, consulta de documentos e perda do histórico documental, mas com um planejamento adequado e cuidado nos
pontos destacados acima, é possível evitar os riscos e, acima de tudo, garantir a eficiência do Contrato, ou seja, a razão positiva entre esforço e resultado; entre custo e benefício, no atendimento dos objetivos contratuais pela forma mais adequada e racional.
2 REVISÃO DE LITERATURA
Segundo o PMBOK (2013), o Gerenciamento das Aquisições do Projeto inclui os processos para comprar ou adquirir os produtos, serviços ou resultados externos à equipe do Projeto para realizar o trabalho.
Seus principais envolvidos são:
• Vendedor: Fornecedor, Contratada, Subcontratada, Prestador de Serviços ou Fornecedor.
• Comprador: Cliente, Contratante, Organização Compradora, Órgão Governamental, Solicitante do Serviço.
A metodologia, seguindo o PMBOK (2013), sempre abordará a perspectiva do Comprador. Os Processos do Gerenciamento das Aquisições do Projeto são mostrados na Figura 1:
• Planejar o gerenciamento das aquisições: documentar as decisões de compras do projeto, especificando a abordagem e identificando fornecedores em potencial;
• Realizar as aquisições: obter as respostas dos fornecedores, selecionar um fornecedor e redigir o Contrato;
• Administrar as aquisições: gerenciar as relações de aquisição, monitorando o desempenho do Contrato e realizando as mudanças e correções conforme necessário; e
• Encerrar as aquisições: finalizar todas as aquisições do Projeto.
FIGURA 1 - Processos do Gerenciamento das Aquisições do Projeto
Fonte: Escritório de Projetos.
Um dos principais elementos das Aquisições é o Contrato, documento legal entre Comprador e Fornecedor, que descreve um acordo mútuo gerando obrigações entre as Partes, uma vez que os processos envolvem Contratos legais entre um Comprador e Fornecedor, aonde o Fornecedor oferece produtos, serviços ou resultados especificados, e o Comprador fornece uma contraprestação monetária ou de outro tipo.
A habilidade para se gerir um Contrato é útil e cada vez mais necessária, pois praticamente todos os tipos de relações comerciais se estabelecem a partir de Contratos. O Contrato deve refletir a complexidade das entregas e do esforço necessário e incluir termos e condições objetivos, claros e detalhados sem gerar dupla interpretação (ambiguidade).
Celebrar um Contrato é um método para alocar a responsabilidade pelo gerenciamento e compartilhar riscos potenciais. Sua redação cuidadosa pode mitigar ou transferir riscos para o fornecedor, e sua aprovação e revisão deve envolver especialistas em Contratos, compras, aspectos jurídicos e disciplinas técnicas.
Contrato é “um acordo juridicamente vinculativo entre duas ou mais partes”, de acordo com Knoepfel e Burger (1987). Ao empreender um projeto, por exemplo, uma organização pode utilizar recursos internos, em que as pessoas envolvidas estão a ela vinculadas por um
Contrato individual de trabalho, ou pode optar por contratar recursos externos, delegando a outras empresas a função de prover recursos, bens ou serviços mediante a assinatura de Contratos.
Para Xxxxx e Dwyer (2007), Contratos são instrumentos que determinam grande parte do relacionamento de longo prazo entre compradores e vendedores, impactando diretamente os custos, a rentabilidade e a exposição a riscos, com base nas cláusulas e condições acordadas entre as partes.
O principal objetivo na utilização de Contratos para formalização de aquisições do tipo relacional é garantir que a empresa tenha um instrumento adequado para controle da contratação, reduzindo sua exposição a riscos. Ainda, mediante um Contrato é possível identificar, de forma clara, as responsabilidades de cada parte envolvida na relação comercial, os riscos e oportunidades da contratação, o que é fundamental no uso desse instrumento (FREITAS, 2014).
Xxxxxxx (2014) descreve o Ciclo de Vida dos Contratos como um complemento ao Ciclo de Vida de Xxxxxxx, quando essas forem realizadas por meio de um Contrato. O autor identifica as etapas do Ciclo de Vida de um Contrato como: (1) Definições; (2) Pré- contratação; (3) Contratação; (4) Pré-Execução; (5) Execução; e (6) Encerramento, conforme pode ser observado na Figura 2.
FIGURA 2 - Ciclo de Vida de um Contrato
Fonte: [TESE PUC RIO], 2015.
▪ A fase de Definições é uma fase não operacional e permanece ativa por todo o Ciclo de Vida dos Contratos da empresa. Está relacionada às políticas de contratação, alçadas e outros elementos que afetam a criação dos Contratos;
▪ A Pré-Contratação refere-se aos elementos preliminares ao Contrato – pesquisa de mercado, estratégia de aquisição e seleção do tipo de Contrato;
▪ A Contratação diz respeito às atividades que são realizadas até a assinatura do Contrato e inclui a preparação de requisições, avaliação de propostas, negociação e escolha do fornecedor;
▪ A Pré-Execução é a etapa em que o Contrato é assinado e os demais concorrentes são comunicados da finalização do processo. Nesta fase, são preparados os pontos de controle mais críticos para serem monitorados, identificando-se formas de tratamento das informações, concessão de acessos, definição de responsáveis, entre outros;
▪ A Execução do Contrato abrange as atividades de administração e gestão, que visam garantir o desempenho do Contrato e a conclusão bem-sucedida. Esta fase abarca situações como modificações no Contrato (aditivos), encaminhamento de problemas identificados durante a obtenção de um material ou execução de um serviço, realizados de pagamentos, etc.;
▪ O Encerramento trata da formalização do encerramento de todas as atividades relacionadas àquela contratação.
Um guia de melhores práticas sobre desenvolvimento e gerenciamento de Contratos, publicado pelo Governo Australiano, aborda as fases de (1) desenvolvimento; (2) formalização; (3) arranjos organizacionais para o gerenciamento dos Contratos; (4) gerenciamento de Contratos individuais; e (5) encerramento do Contrato (ANAO; FINANCE, 2007). Ainda, conforme retrata a Figura 3, o guia sugere seis fatores que devem ser considerados durante todo o processo de contratação:
1. Gerenciamento de riscos;
2. Gerenciamento de relacionamentos;
3. Gerenciamento de recursos;
4. Especificação de responsabilidades;
5. Comportamento ético; e
6. Registro das atividades.
FIGURA 3 - Elementos chave da Contratação
Fonte: [TESE PUC RIO], 2015.
Outra abordagem é apresentada por Xxxxx (2007), que divide as atividades que compõe o ciclo de gestão de Contratos em atividades pré-formalização (upstream activities) e atividades pós-formalização do Contrato (downstream activities). Ele ressalta que as bases para a gestão eficaz de um Contrato estão centradas em uma implementação abrangente e cuidadosa das atividades pré-formalização.
As atividades pré-formalização englobam:
▪ Preparação do business case e solicitação de aprovação gerencial;
▪ Escolha da equipe do projeto;
▪ Desenvolvimento da estratégia de contratação;
▪ Avaliação de riscos;
▪ Desenvolvimento de estratégia de saída do Contrato;
▪ Desenvolvimento de plano de gestão do Contrato;
▪ Elaboração de especificações e requisitos;
▪ Definição do tipo de Contrato;
▪ Estabelecimento dos procedimentos para pré-qualificação, qualificação e seleção do fornecedor;
▪ Avaliação dos fornecedores;
▪ Elaboração de convites;
▪ Avaliação das propostas;
▪ Negociação;
▪ Formalização do Contrato.
As atividades pós-formalização englobam:
▪ Alterações no Contrato;
▪ Gestão da prestação de serviços;
▪ Gestão do relacionamento;
▪ Administração do Contrato;
▪ Avaliação dos riscos;
▪ Avaliação do desempenho da Área de Compras;
▪ Encerramento do Contrato.
Embora existam diferentes abordagens de gestão do Ciclo de Vida dos Contratos, para Freitas (2014), o principal desafio para uma empresa é definir em que momento cada uma das fases ocorre. Algumas empresas negligenciam várias etapas na gestão do Ciclo de Vida, o que dificulta a gestão de Contratos, gerando conflitos entre as áreas envolvidas e levando a uma perda potencial de negociação das condições e termos contratuais.
Rendon e Xxxxxx (2005) acreditam que, para que uma empresa consiga gerenciar seus Contratos de forma eficaz, é necessário que possua processos de gestão de Contratos maduros.
3 MATERIAL E MÉTODOS (OU DESENVOLVIMENTO)
O Contrato e seu Ciclo de Vida é um elemento fundamental no Gerenciamento de Projetos para reduzir a exposição dos riscos financeiros, legais, fiscais e trabalhistas das compras adquiridas pelas empresas, uma vez que com uma escolha adequada e uma boa gestão contratual, a empresa consegue ser mais competitiva, minimizando um potencial prejuízo em suas aquisições, evitando o desperdício de recursos da empresa.
O Ciclo de Vida de um Contrato se inicia no processo da contratação, e é nesse momento que a decisão de compra ou venda para suprir uma necessidade se torna efetiva. É primordial a criação de normas e procedimentos internos que acompanhem o Contrato da sua fase inicial, ou seja, da fase de pré-contratação até o encerramento.
Após o processo de contratação se inicia a criação precisamente dita do Contrato. Todos os Contratos e Aditivos da empresa deverão permanecer armazenados em um banco de dados único, onde serão gerenciados e consultados. Com o Contrato fisicamente arquivado, todas as informações contratuais permanecem ativas e são gerenciadas com eficiência. Além do gerenciamento propriamente dito do objeto do Contrato, é fundamental garantir a conformidade com os regulamentos e estratégias da empresa.
O Contrato precisa ser planejado e gerenciado de forma mais efetiva ao longo de sua elaboração, passando pela execução até o seu encerramento. Nesta nova era de gerenciamento uma ampla gama de aspectos passam a ser objeto de controle por parte das empresas em diferentes fases do Contrato (Pré-contratação, contratação, execução e encerramento). Durante cada fase desses controles específicos, são traçados visando garantir que o Contrato esteja de acordo (em compliance) com os aspectos operacionais, técnicos e legais envolvidos em sua execução.
Através do processo de trabalho denominado Gestão do Ciclo de Vida do Contrato, é possível controlar todos os eventos dos Contratos, desde as tratativas pré-contratuais, passando pela elaboração da Minuta Contratual, a formalização; o armazenamento das informações e dos documentos digitalizados; o gerenciamento de obrigações, da documentação, de datas e prazos; e o cumprimento de normas e diretrizes da empresa, até atingir a prestação de contas final e eventual distrato ou rescisão.
A gestão visa aumentar a eficácia e lucratividade do Contrato, por meio de contínua melhoria da qualidade e produtividade, identificando os pontos negativos antes que tragam problemas e atuando de forma a solucioná-los, mantendo a relação das partes sempre renovada.
Administrar adequadamente todo o processo de contratação se tornou fator decisório de competitividade, gestão e governança para que as empresas possam maximizar o desempenho dos Contratos, reduzir as perdas e os custos com materiais e serviços e ainda garantir o compliance das transações de negócios.
Os principais benefícios para as empresas que agregam a gestão de Contratos é ajustar e aumentar o desempenho operacional e financeiro, aumentando a credibilidade e abatendo os riscos da empresa. A não interferência da gestão de Xxxxxxxxx pode acarretar sérios problemas, como a falta de controle das etapas e atividades do Ciclo de Vida do Contrato que, possua vez, resultam em riscos financeiros, legais, fiscais e trabalhistas.
Dessa forma, cabe a gestão de Contratos analisar o instrumento contratual, suas não conformidades identificando os riscos com o objetivo de tratá-los e buscar potenciais benefícios, tais como gestão de fornecedores de serviços, transparência em processo audíveis, controle de pagamentos, mitigação de riscos fiscais e trabalhistas, racionalização e velocidade nos processos de negócios.
4 RESULTADOS E DISCUSSÃO
O Ciclo de Vida dos Contratos é complexo, iniciando no momento em que o Gestor do Contrato define a necessidade de estabelecer relação comercial com um terceiro, originando assim o processo de contratação, a necessidade de planejamento da execução e só então a gestão do Contrato propriamente dita que se encerra ao final das obrigações contratuais, que pode ocorrer após o final da vigência contratual.
A gestão do Ciclo de Vida dos Contratos deve prever relações comerciais, vigência contratual, obrigações explícitas e implícitas, definir todas as etapas de contratação e classificação de Contratos de forma transparente e de fácil acesso e gerenciamento.
Diante do exposto, destacamos alguns desafios da Gestão de Contratos. São eles:
✓ Definir conceitualmente o Ciclo de Vida dos Contratos;
✓ Definir papéis para Gestor de Contratos e de contratações em cada etapa do processo;
✓ Gerenciar modalidades de contratação, tipo de certame e critérios de julgamento (eleição);
✓ Aderir aos níveis de maturidade dos processos, níveis de serviço (SLA) e indicadores de desempenho dos Contratos vigentes; e
✓ Assegurar que a performance do fornecedor está adequada aos requisitos contratuais, observando os seguintes aspectos: técnicos, financeiros, prazos, legais e humanos.
5 CONCLUSÕES
Todo Contrato possui um Ciclo de Vida. Satisfazem condições necessárias para serem considerados Projetos:
• Objetivos definidos;
• Coordenação de atividades inter-relacionadas;
• Princípio, meio e fim;
• São únicos.
Evitam-se riscos identificáveis no Projeto gerenciando ativamente o Ciclo de Vida do Contrato e redigindo cuidadosamente os termos e condições do Contrato.
Além disso, o acompanhamento diário do desenvolvimento do Contrato, de seu Ciclo de Vida (início, meio e fim) é de suma importância para estancar a criação de passivos e evitar a geração de conflitos que vão retirar o foco da empresa da sua atividade principal. Adotando medidas simples e criando normas e parâmetros claros, é garantido que esse ciclo siga sem problemas.
A gestão de Contrato é preventiva, com ela se ganha agilidade, segurança, conhecimento e, principalmente, o controle sobre os riscos financeiros e operacionais. O Gerente de Projetos deve criar uma cultura interna, deve estabelecer parâmetros próprios e sistemas de avaliação no que diz respeito aos seus Contratos para um gerenciamento eficiente dos Projetos.
Quando se sabe que há fiscalização é natural que haja um esforço e uma busca pela excelência e melhoria dos processos internos. Xxxxx, a gestão deve ser buscada e ser vista como forma de otimizar resultados e mitigar riscos. Cada vez mais a boa e correta gestão do Contrato pode ser utilizada como vantagem competitiva.
Conclui-se, portanto, que é fundamental que o Gerente de Projetos esteja atento e busque as melhores práticas no Gerenciamento das Aquisições, pois somente com uma clara orientação de gestão, os Projetos terão sucesso.
REFERÊNCIAS
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2016
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AUTORIZO A PUBLICAÇÃO DO ARTIGO TÉCNICO NA INTERNET, JORNAIS E REVISTAS TÉCNICAS EDITADAS PELO IETEC.
NÃO AUTORIZO A PUBLICAÇÃO OU DIVULGAÇÃO DO ARTIGO TÉCNICO.
BELO HORIZONTE, 14/04/2016
CURSO: MBA em Gestão de Projetos
SEMESTRE/ANO: 1°/2016
TURMA: GPPP T.155 / GPAE T.24
TÍTULO DO ARTIGO: A IMPORTÂNCIA DO CONTRATO E SEU CICLO DE VIDA NO GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES EM PROJETOS.
NOME DO AUTOR (LEGÍVEL) ASSINATURA
Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx