TERMO DE REFERÊNCIA
CONTRATAÇÃO DE CONSULTOR INDIVIDUAL PARA APOIAR A EQUIPE DA DIRETORIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO DA SEFAZ/BA NA CONSOLIDAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE GESTÃO DO PORTFOLIO DE PROJETOS DA DTI
AGOSTO/2022
TERMO DE REFERÊNCIA (TdR)
1. TERMINOLOGIA, DEFINIÇÕES, SIGLAS E CONCEITOS BÁSICOS
BID | Banco Interamericano de Desenvolvimento |
CI | Consultor Individual |
DTI | Diretoria de Tecnologia da Informação |
PA | Plano de Aquisições |
PROFISCO | Programa de Modernização e Fortalecimento da Gestão Fiscal do Estado da Bahia |
SEFAZ/BA | Secretaria da Fazenda do Estado da Bahia |
SGF | Superintendência de Desenvolvimento da Gestão Fazendária |
TIC | Tecnologia da Informação e Comunicação |
EGPP | Escritório de Gestão de Portfolio de Projetos |
PO | Product Owner , Dono do Produto |
GQS | Gestão da Qualidade de Software |
EAP | Estrutura Analítica do Projeto |
PGTIC | Planejamento e Gestão de TIC |
2. OBJETO
Este Termo de Referência tem por objetivo subsidiar o processo de contratação e de execução de SERVIÇOS DE CONSULTORIA PARA APOIAR A EQUIPE DA DIRETORIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NA CONSOLIDAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE GESTÃO DO PORTFOLIO DE PROJETOS DA DTI.
3. OBJETIVO
Contratação de Consultor Individual Especialista para assessorar a Diretoria de Tecnologia da Informação na institucionalização de seu Escritório de Gestão do Portfolio de Projetos, bem como na capacitação da equipe envolvida neste processo, de modo a torná-lo apto a apoiar a DTI na adoção das melhores práticas de gestão de projetos/produtos.
4. ESCOPO DOS SERVIÇOS
Os serviços a serem contratados têm por objetivo assegurar a adequada consolidação do Escritório de Gestão do Portfolio de Projetos da Diretoria de Tecnologia da Informação da SEFAZ, de acordo com as metodologias e procedimentos adotados pela DTI e alinhado à visão estratégica da organização.
Esses serviços envolvem atividades, tais como, mas não limitado a:
• Consultoria no Processo de Institucionalização do Escritório de Projetos da DTI, na SEFAZ;
• Consultoria e Participação no processo de “produtização” dos serviços prestados pela TI, prospectando e/ou executando formas de abordagens Ágeis, tais como: técnicas de Design Thinking, Lean Inception para definição do MVP (Produto Mínimo Viável), em conjunto com a área de GQS;
• Introduzir práticas de Gestão Ágil de Projetos no Escritório de Projetos;
• Apoiar a definição e documentação de metodologia para Gerenciamento de Projetos e Portfólio, incluindo priorização de demandas;
• Interagir junto à área de negócio, no sentido de incentivar o PO a executar atividades aderentes à abordagem Ágil, como por exemplo elaboração do Backlog dos Produtos/Projetos e priorização de demandas do portfólio;
• Avaliar os processos realizados na DTI, identificar seus pontos fortes e suas necessidades, e propor melhorias;
• Elaborar planos de capacitação para os profissionais da DTI;
• Propor iniciativas que incentivem o fortalecimento de práticas ágeis, alinhadas com a metodologia definida pela SEFAZ;
• Prospecção de ferramentas voltadas para o acompanhamento de Projetos/Produtos, priorização de demandas e Gestão de Portfólio;
• Buscar soluções para as situações não resolvidas em nível de gerência de projeto, trazidas pelos Gestores de Sistema, Coordenadores ou Líderes Técnicos da SEFAZ/BA;
• Propor a adoção de Objetivos Táticos / Estratégicos e Resultados-chave (OKR – Objectives and Key Results) para Projetos e/ou Produtos (operacionais, desempenho, efetividade, etc);
• Realizar o acompanhamento da execução do Planejamento Tático e Estratégico pela Metodologia OKR (ou outra equivalente que a SEFAZ vier a adotar), conduzindo as reuniões de check-in e demais cerimônias previstas.
• Gerenciar os Projetos Estratégicos da DTI, incluindo a elaboração, acompanhamento e cumprimento de cronograma, elaboração e manutenção da EAP e gestão de riscos;
• Elaborar relatórios de acompanhamento dos projetos, em versões operacionais e executivas, para apresentação aos gerentes e diretores da DTI e Áreas de Negócio envolvidas com os projetos estratégicos;
• Realizar reuniões periódicas de acompanhamento e alinhamento de expectativas das áreas envolvidas nos projetos estratégicos;
5. RELATÓRIOS E PRODUTOS A SEREM FORNECIDOS
5.1. Relatórios e Produtos
O contratado, ao longo da execução da consultoria, deverá apresentar, no mínimo, os seguintes produtos, como elemento de materialização dos serviços prestados:
• Atas de Reunião;
• Plano de Capacitação dos profissionais da DTI;
• Relatórios de Diagnóstico de Processos;
• Apresentações das propostas de melhorias para as áreas interessadas;
• Relatórios de acompanhamento mensais, contendo as atividades realizadas e relação de documentos concluídos e aprovados pela equipe da DTI, assim como o quantitativo de horas efetivamente utilizadas.
• Modelos de Formulários dos Planos de Projetos e/ou outros documentos propostos;
• Plano dos Projetos Estratégicos e outros documentos definidos pela metodologia.
Os direitos autorais ou quaisquer outros direitos, de qualquer natureza, sobre materiais produzidos no âmbito deste trabalho pertencerão exclusivamente à SEFAZ-BA e sua utilização e/ou reprodução total ou parcial requererá autorização prévia da Secretaria.
5.2. Forma de Apresentação
Os documentos serão elaborados seguindo o Manual de Padrões de Elaboração de Documentos e disponibilizados nas devidas pastas da rede SEFAZ/BA e, no que couber, as recomendações do PMBOK.
6. PRAZO DE EXECUÇÃO E VIGÊNCIA CONTRATUAL
O prazo de execução dos serviços deverá ser de até 30 (trinta) meses, contados a partir da data de emissão da Ordem de Serviço a ser emitida pelo Gestor do Contrato, podendo ser prorrogado mediante justificativa apresentada pela Contratada e aceita pela Contratante.
O contrato terá vigência a partir da data de sua assinatura, tendo como termo final 30 (trinta) dias após o último dia previsto para o prazo de execução.
7. SUBCONTRATAÇÃO
Não será permitida a subcontratação.
8. LOCAL DE EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS E INSUMOS
Os serviços previstos deverão ser realizados de forma híbrida (parcialmente remota) para que se tenha acesso aos dados e informações institucionais necessárias à elaboração dos produtos propostos, em horário comercial, nas instalações da Diretoria de Tecnologia da Informação, sito à 2ª Avenida nº 260 – XXX 00.000-000, CAB, Salvador, Bahia, ou em outro local que a SEFAZ-BA designar, principalmente para as situações de seminários e workshops.
A SEFAZ-BA, quando em trabalho presencial, fornecerá local apropriado para realização dos serviços. Em treinamentos/passagem de conhecimento para grupo de pessoas, a SEFAZ-BA disponibilizará os locais e equipamentos de apoio necessários.
O Consultor Contratado será responsável pelas despesas de deslocamento e respectivas despesas de hospedagem, quando se aplicarem, correndo ainda por conta do mesmo as despesas de alimentação, quando no âmbito da Sede SEFAZ.
9. FORMA DE EXECUÇÃO E PAGAMENTO DOS SERVIÇOS
Todos os serviços serão planejados e realizados conforme Ordens de Serviços (O.S.). Essas
O.S. apresentarão o escopo dos serviços planejados para um determinado período e conterá:
a) Atividades planejadas para o período;
b) Dimensionamento de horas dos serviços.
Após a realização dos serviços, com a conclusão da OS, deverá ser realizada uma análise das atividades realizadas e do material produzido.
Com base nesta conclusão da O.S., o Consultor poderá emitir sua fatura de serviços.
O "de acordo" para cada O.S. poderá ser por escrito, via e-mail ou sistema.
O modelo da O.S. a ser adotado deverá seguir o padrão vigente na Diretoria de Tecnologia da Informação.
Os trabalhos serão desenvolvidos sob a supervisão e por demanda da equipe responsável pela DTI, de forma híbrida (parcialmente remota), na sede SEFAZ/BA.
A execução dos serviços envolve, ainda, a apresentação, pelo Consultor, de relatórios conforme descritos no item 5 deste Termo de Referência.
Apenas como referência, estima-se uma carga horária mensal trabalhada de 168 (cento e sessenta e oito) horas, que poderá variar em função da necessidade do serviço, respeitando-se o valor limite contratual de 5.040 (cinco mil e quarenta) horas nos 30 meses. Todavia, tanto o planejamento como a avaliação serão feitos mediante Ordens de Serviço (O.S.).
O pagamento dos serviços se dará contra apresentação e aprovação dos Relatórios de Execução de Serviços, de acordo com a quantidade de horas de consultoria efetivamente realizadas por O.S.
10. REFERÊNCIAS PARA ELABORAÇÃO DOS TRABALHOS
Os trabalhos serão elaborados sob a égide das normas técnicas do BID, GN-2350-15 (Contratação de Serviços de Consultoria) e GN-2349-15 (Aquisição de Bens e Contratação de Obras e Serviços) bem como a legislação brasileira pertinente – Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002 e outras correlatas.
Ainda como elemento de referência dos trabalhos, deverá ser considerado o Plano de Ação e Investimentos – PAI e o Plano de Aquisições do Projeto em suas versões atualizadas, bem como orientações para aquisições que venham a ser ajustadas entre Coordenação do Profisco e Equipe do BID nas Missões de Acompanhamento do Projeto.
Deverão ser consideradas, no que couber, as recomendações do Guia de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (PMBOK) do PMI – Project Management Institute.
Também deverão ser seguidas, quando aplicáveis, as recomendações do Manifesto Ágil e as melhores práticas de gestão de objetivos pelo método OKR.
11. SUPERVISÃO DOS TRABALHOS PELA CONTRATANTE
A SEFAZ-BA deverá fiscalizar, através da Equipe da Diretoria de Tecnologia da Informação, como lhe aprouver e no seu exclusivo interesse, o exato cumprimento das cláusulas e condições contratadas, registrando as deficiências porventura existentes e comunicar, por escrito, diretamente ao Consultor Contratado, todas e quaisquer irregularidades ocorridas, a fim de que sejam tomadas as devidas providências.
12. HONORÁRIOS
O contrato a ser firmado com o Consultor Contratado será com base no tempo, sendo pagos contra apresentação e aprovação de produtos.
O pagamento dos serviços será realizado, no prazo de até 30 (trinta) dias contados da apresentação, pelo Consultor, do Relatório de Execução de Serviços, acompanhado da respectiva fatura, conforme previsto no item 5 deste Termo de Referência e da aprovação da comissão formada pelo Diretor da DTI e por dois outros servidores do quadro gerencial, designados para acompanhamento dos serviços.
O valor a ser pago variará em função da necessidade do serviço e carga horária trabalhada, respeitando-se o valor previsto no contrato. O pagamento se dará pelas horas de consultoria efetivamente realizadas.
O preço da consultoria deverá incluir todas as despesas necessárias à realização dos serviços, principalmente a remuneração do profissional, recolhimento de encargos sociais, tributários, fiscais e previdenciários, além da elaboração de relatórios e demais despesas operacionais pertinentes.
13. PERFIL DO PROFISSIONAL
O Consultor Individual Especialista para Consultoria e Assessoria nas atividades de estruturação e institucionalização do Escritório de Gestão de Portfolio de Projetos da DTI pelo Programa PROFISCO-SEFAZ/BA deverá possuir, pelo menos, as seguintes qualificações profissionais:
• Nível superior completo em Ciência da Computação, Sistemas da Informação ou similar;
• Experiência mínima de 15 (quinze) anos em Gerenciamento de projetos, Gestão Organizacional e Gerência de Equipes na área de Tecnologia da Informação;
• Curso de Especialização ou Pós-graduação, preferencialmente em área de Gestão de Projetos, Qualidade, Governança ou correlata;
• Experiência no gerenciamento de projetos de desenvolvimento de software utilizando Métodos Ágeis (SCRUM, KANBAN ou similar).
São, ainda, desejáveis, as seguintes qualificações:
• Possuir certificação Project Management Professional - PMP® ou similar válida;
• Certificação em Métodos Ágeis;
• Certificação em Coaching Profissional;
• Certificação em Testes de Software;
• Experiência em gestão de contratos de prestação de serviços em TI na área de desenvolvimento de sistema;
• Experiência com definição e gestão de Objetivos Estratégicos e Resultados Chave utilizando metodologia OKR;
• Conhecimentos em metodologias de Gestão de Programas e Portfólios;
• Conhecimentos dos processos de Gerenciamento de Projetos e uso das boas práticas de acordo com a última edição do PMBOK;
• Conhecimentos no framework SCRUM utilizado no gerenciamento de projetos ágeis;
• Conhecimento de técnicas de descoberta de produtos, como Design Thinking, Inception ou similares;
• Experiência atuando em órgão de administração tributária em esfera federal, estadual ou municipal;
• Experiência anterior na gestão de projetos atuando na Secretaria da Fazenda do Estado da Bahia.