TERMO DE REFERÊNCIA PROCESSO Nº 008/2024
TERMO DE REFERÊNCIA PROCESSO Nº 008/2024
1. OBJETO
1.1. Contratação que visa formalizar a contratação de empresa especializada para produção de evento.
2. ESPECIFICAÇÕES DO OBJETO
2.1. Contratação de Empresa para produção de evento, destinada ao "Desfile das Escolas de Samba" no Carnaval de São Sebastião 2024, que contemple as seguintes demandas:
2.1.1. Contratação de equipe de Jurados para a avaliação dos 05 (cinco) desfiles das Escolas de Samba, em conformidade com o disposto nos critérios de avaliação fornecidos pela Associação Sebastianense das Entidades Carnavalescas (ASEC), sendo:
a) 02 (dois) jurados do quesito Comissão de Frente;
b) 02 (dois) jurados do quesito Enredo;
c) 02 (dois) jurados do quesito Harmonia;
d) 02 (dois) jurados do quesito Fantasias;
e) 02 (dois) jurados do quesito Evolução;
f) 02 (dois) jurados do quesito Alegorias;
g) 02 (dois) jurados do quesito Bateria;
h) 02 (dois) jurados do quesito Samba de Enredo;
i) 02 (dois) jurados do quesito Mestre-Sala e Porta-Bandeira;
j) 01 (um) coordenador de jurados.
2.1.2. Contratação de transporte (do local de origem até o local do desfile, com chegada no local do desfile com 01 hora de antecedência) e fornecimento de alimentação para a equipe de Jurados para a avaliação dos 05 (cinco) desfiles das Escolas de Samba.
2.1.3. Contratação de equipe para apoio e suporte dos desfiles das Escolas de Samba, em conformidade com o disposto no Decreto
a) 04 (quatro) agentes para controle de concentração
b) 02 (dois) agentes para controle para dispersão;
c) 02 (duas) agentes para apoio de cronometragem;
d) 02 (duas) agentes para cabine de jurados;
e) 02 (duas) agentes para contagem dos componentes;
f) 03 (três) agentes para verificação dos itens obrigatórios
g) 02 (duas) agentes para verificação dos impedimentos.
2.1.4. Instalação de cronômetro para o controle de tempo, das 19 horas do dia 12/02/2024 até às 04 horas do dia 13/02/2024, ou até o fim dos Desfiles, sendo:
a) 03 (três) unidades de cronômetros interligados que possam ser zerados, à fim de controlar simultaneamente o tempo de 45 a 55 minutos por Escola a cada desfile, instalados um no início, um no meio e outro no fim do percurso do desfile.
b) Assistência técnica presencial, em caso de alguma falha dos equipamentos no sistema de cronometragem.
3. CLASSIFICAÇÃO
3.1. Serviço de Produção de Eventos.
4. JUSTIFICATIVA DA NECESSIDADE DA CONTRATAÇÃO
Diante da iminência do Carnaval de São Sebastião 2024, considerado um dos eventos mais aguardados e representativos para a comunidade sebastianense, é crucial garantir a excelência na realização do "Desfile das Escolas de Samba". Com o intuito de assegurar um espetáculo memorável e bem produzido, propõe-se a contratação de uma empresa especializada em eventos carnavalescos para atender necessidades especiais. A presença de uma equipe qualificada e imparcial é fundamental para garantir a justa avaliação dos desfiles das Escolas de Samba. A contratação de 18 jurados, distribuídos em diferentes quesitos, seguindo os critérios estabelecidos pela Associação Sebastianense das Entidades Carnavalescas (ASEC), é essencial para promover uma análise técnica e criteriosa. A exigência de que os jurados não sejam residentes na região e não possuam vínculos familiares
com integrantes das Escolas de Samba visa assegurar imparcialidade e isenção nas avaliações.
Para garantir a pontualidade e disponibilidade total da equipe de jurados, é necessária a contratação de transporte do local de origem até o local do desfile, com chegada uma hora antes do início, bem como o fornecimento de alimentação adequada durante o evento. Isso garantirá o conforto e a disposição necessários para uma análise minuciosa e justa dos desfiles.
O suporte logístico durante o evento é crucial para a fluidez e segurança dos desfiles. A contratação de uma equipe composta por agentes especializados para controle de concentração, dispersão, cronometragem, cabine de jurados, contagem dos componentes, verificação dos itens obrigatórios e impedimentos é imprescindível para garantir o andamento adequado de cada etapa do desfile.
Para assegurar o cumprimento dos horários estabelecidos e a equidade entre as Escolas de Samba, propomos a instalação de três unidades de cronômetros interligados ao longo do percurso do desfile. Esses cronômetros permitirão o controle simultâneo do tempo de 45 a 55 minutos por Escola, conforme regulamentação, garantindo uma experiência equitativa para todas as agremiações. A presença de assistência técnica presencial é essencial para lidar prontamente com possíveis falhas nos equipamentos.
Portanto, a contratação de uma empresa de produção de eventos carnavalescos se mostra indispensável para assegurar a qualidade, imparcialidade e eficiência na realização do "Desfile das Escolas de Samba" no Carnaval de São Sebastião 2024, atendendo plenamente às exigências da Associação Sebastianense das Entidades Carnavalescas e proporcionando uma experiência única para todos os participantes e espectadores.
Em 2024, a transferência da administração dos Desfiles de Carnaval de São Sebastião para a Fundass marca uma mudança significativa na gestão desses eventos culturais. Entretanto, é crucial destacar que a atual estrutura administrativa da Fundass não dispõe de profissionais qualificados em número suficiente para lidar com todas as complexidades inerentes à produção dos desfiles.
A grandiosidade e a importância cultural dos desfiles carnavalescos demandam uma abordagem abrangente e especializada em diversos aspectos,
como logística, planejamento, coordenação de equipes, segurança e infraestrutura. Nesse contexto, a escassez de profissionais capacitados na estrutura da Fundass pode comprometer a eficiência e a excelência na execução dessas atividades.
Para superar essa lacuna, é prudente considerar a contratação de uma empresa especializada na produção executiva do campeonato entre as agremiações carnavalescas. Essa contratação estratégica não apenas preenche as lacunas de conhecimento e habilidades, mas também garante a entrega de um evento de alta qualidade, atendendo aos padrões exigidos e esperados pela comunidade e pelos participantes.
Além disso, a contratação de uma empresa especializada promoverá a isonomia durante o processo de competição entre as agremiações. Assegurar que todas as escolas de samba tenham acesso às mesmas condições adequadas para apresentar seus desfiles contribui para a equidade e transparência no evento. Essa abordagem fortalece a competitividade saudável e promove um ambiente mais justo, consolidando a credibilidade e a imparcialidade dos Desfiles de Carnaval de São Sebastião.
5. DO PRAZO DE EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS/ENTREGA DO OBJETO
5.1. O horário oficial de início dos desfiles é às 19 horas, do dia 12 de fevereiro de 2024, com previsão de término às 03 horas, do dia 13 de fevereiro de 2024.
5.1.1. Os jurados deverão chegar e adentrar às cabines previamente identificadas com até 01 (uma) hora de antecedência.
5.1.2. A equipe de apoio e suporte do Desfile deverá se apresentar devidamente identificada até às 17 horas, na Casa da Cultura, localizada na Av. Dr. Xxxxxx Xxxxxxx, 000, Xxxxxx Xxxxxxxxx xx Xxx Xxxxxxxxx/XX.
5.1.3. Os cronômetros deverão ser instalados até às 14 horas do dia 12 de fevereiro, devidamente testados, independentemente da previsão do tempo, e em estado de perfeito funcionamento para a aferição das comissões fiscalizadoras. Os referidos cronômetros devem operar até o fim de todos os Desfiles.
6. DO REQUISITOS DA CONTRATAÇÃO
6.1. Os referidos jurados, bem como o coordenador, não poderão ser residentes do município e na região, tampouco cônjuges e/ou familiares em até 3º grau de integrantes das Escolas de Samba, bem como deverão comprovar notório saber e experiência como jurados de carnaval em seus quesitos e comprovação de estudo do Caderno de Jurados do Carnaval de São Sebastião.
6.2. Quanto ao transporte, deve ser do local de origem até o local do desfile, com chegada no local do desfile com 01 hora de antecedência.
6.3. Quanto ao fornecimento de alimentação, os produtos deverão estar dispostos na área inferior da cabine, em local de fácil acesso aos jurados, e serem alimentos leves, tipo lanches, e de fácil digestão, bebidas não alcoólicas e que garantam o sustento durante o período do trabalho.
6.4. A equipe de apoio e suporte deverá atender prontamente todas as determinações do órgão executor do evento.
6.5. Os cronômetros devem estar calibrados em relação à minutagem. Devem ser 03 (três) unidades de cronômetros interligados que possam ser zerados, à fim de controlar simultaneamente o tempo de 45 a 55 minutos por Escola a cada desfile, instalados um no início, um no meio e outro no fim do percurso do desfile, com assistência técnica presencial, em caso de alguma falha dos equipamentos no sistema de cronometragem.
6.6. Subcontratação: Fica Proibida a subcontratação, cessão ou transferência total ou parcial do serviço do objeto de contratação.
7. EXECUÇÃO DO OBJETO
7.1. A execução do objeto seguirá a seguinte dinâmica:
7.1.1. A empresa contratada deverá realizar a contratação da equipe de jurados, de apoio e suporte, instalação de cronômetros e o fornecimento de transporte e alimentação conforme estipulado no item 5, à fim de garantir perfeita operação para a realização dos Desfiles e condições adequadas para aferição dos jurados.
7.1.2. Eventualidades ou alterações no cronograma previamente estabelecido serão comunicadas com antecedência, visando garantir a eficiência e a pontualidade na execução do objeto contratado. Todas as operações serão conduzidas de maneira a garantir a plena satisfação e sucesso do Carnamar 2024.
8. GESTÃO DA EXECUÇÃO DE SERVIÇOS
8.1. As comunicações entre o órgão ou entidade e a contratada devem ser realizadas por escrito sempre que o ato exigir tal formalidade, admitindo-se o uso de mensagem eletrônica para esse fim.
8.2. A Contratante poderá convocar representante da empresa para adoção de providências que devam ser cumpridas de imediato.
8.3. Considerando a competência do Diretor Presidente de atuar como gestor do contrato e como tal, designar fiscal para os contratos administrativos, é importante ressaltar que a atuação do fiscal se limita apenas ao acompanhamento da execução contratual, não abrangindo assim a verificação da regularidade fiscal e trabalhista da contratada, bem como o controle dos pagamentos e documentações necessárias. Assim fica designado como fiscal deste contrato o servidor efetivo: Sra. Suelen Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx, matrícula sob n° 6083-6.
9. PAGAMENTO
9.1. O pagamento será realizado no prazo máximo de 30 (trinta) dias, contados a partir da data de entrega da respectiva Nota Fiscal, devidamente atestada pelo ordenador de despesas.
10. SELEÇÃO DO FORNECEDOR
10.1. A forma e critérios de seleção do fornecedor seguirão os seguintes parâmetros:
10.1.1. Para a referida contratação adotou-se a dispensa de licitação nos termos do artigo 75 inciso II da Lei 14.133/2021, uma vez que em pesquisa de preço prévia verificou-se que o valor da produção do evento em questão não ultrapassará o valor de R$ 59.906,02, (cinquenta e nove mil, novecentos e seis reais e dois centavos).
10.1.2. O julgamento das propostas será realizado de acordo o critério menor preço, nos termos do artigo 33 inciso I, da Lei Federal 14.133/2021;
10.1.3. O Objeto da referida contratação é comum.
11. FORMA ELETRÔNICA
11.1 O Decreto Municipal nº 9135/2023, de 28 de dezembro de 2023, que dispõe sobre a instituição do programa Prefeitura Sem Papel no âmbito da Administração Pública do Município de São Sebastião e dá outras providências, menciona em seu artigo 23, que a implantação do ambiente digital de gestão documental dar-se-á gradualmente, dentro do prazo de 180 dias, contados da publicação do referido Decreto, e que também prevê em seu § 2º que o prazo previsto no caput deste mesmo artigo poderá ser prorrogado por igual período, assim sendo, entendemos que o Munícipio está em fase de transição para adequação ao ambiente digital.
12. DOS DOCUMENTOS DE INSTRUÇÃO
12.1. Considerando que dispensas de pequeno valor, cuja solução não requer um estudo detalhado, sendo dispensado assim pela Lei n° 14.133/2021 o referido estudo para este objetivo, não se vislumbra a necessidade de elaboração de um Estudo Técnico Preliminar no caso em tela, uma vez que esse documento faz parte da etapa preliminar do planejamento de licitação, e o caso em tela trata-se de uma dispensa de licitação sem maiores complexidades, pautada no art. 75, II da Lei nº 14.133/2021.
12.2. Da mesma forma, não se faz necessário a elaboração da análise de risco, uma vez que esse documento visa minimizar a confecção de posteriores aditivos ao contrato principal que elevariam o custo da contratação, uma vez que não será necessário a elaboração de contrato para a aquisição desses materiais.
XXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXX
Diretor Presidente da Fundass
Fundação Educacional e Cultural de São Sebastião “Deodato Sant’Anna”