PREGÃO SESC-AN - N.º18D/0019-PG

PREGÃO SESC-AN - N.º18D/0019-PG

ADENDO Nº IV

O SERVIÇO SOCIAL DO COMÉRCIO – ADMINISTRAÇÃO NACIONAL INFORMA AS SEGUINTES RESPOSTAS AOS QUESTIONAMENTOS FEITOS AO EDITAL E SEUS ANEXOS DA LICITAÇÃO EM EPÍGRAFE:

1 - QUESTIONAMENTO: Somente poderá atuar como representante legal, aquele que possuir procuração?

RESPOSTA: Xxx, ou estiver credenciado pelo Representante Legal da empresa. Conforme subitem 2.1 – a.1 e observação do Anexo II.

2 - QUESTIONAMENTO: Conforme ítem 4.3 – Regularidade Fiscal:

1 – Certidão conjunta negativa de débitos relativos a tributos federais:

No caso de vencedores, podemos apresentar esse documento posteriormente?

RESPOSTA: Não, este documento precisa estar válido no dia da licitação, conforme subitem 4.3.2 do Edital.

3 - QUESTIONAMENTO: Atualmente no acervo do SESC existem caixas de 20 kg?

RESPOSTA: Não. As caixas padrão 20kg, que comportam 03 caixas box, serão compradas pelo Sesc/AN e disponibilizadas pela empresa Contratada.

4 - QUESTIONAMENTO: Após o processo de implantação inicial de 750 caixas box, afim de considerar a logística de transporte adequada, qual será o cronograma para migrar as caixas restantes?

RESPOSTA: Conforme a solicitação prevista no modelo de Proposta e item 7 do Anexo Ia, podendo ser pouco diferente, tanto para mais quanto para menos.

5 - QUESTIONAMENTO: Haverá documentos fora da caixa?

RESPOSTA: Não. Os documentos antes de enviados serão organizados pelo Sesc/AN e nessa organização cabe a colocação em caixas box, que serão guardadas nas caixas padrão 20kg.

estimativa, quantas páginas possuem cada processo?

RESPOSTA: Os processos possuem como média uma resma de papel, ou seja, 500 folhas. No entanto este aspecto é bastante variável, pois existem processos com tamanhos bem menor, com poucas folhas, mas em sua maioria os processos não são tão grossos. O tratamento que realizamos inclui a criação de volumes dos processos para melhor tratamento da massa documental.

7 - QUESTIONAMENTO: Esses processos exibem alguma numeração externa? Formado por etiquetas ou código de barras?

RESPOSTA: Sim. Os processos possuem informações em sua capa, como o nome do regional, breve resumo sobre o assunto de que trata o processo e o número da última expedição ligada ao processo, que são informações fundamentais para a recuperação dos documentos.

8 - QUESTIONAMENTO: O que são os documentos avulsos? E como esses devem ser tratados?

RESPOSTA: Os documentos avulsos são aqueles que não possuem capa e possuem reduzido tamanho de folhas. Os documentos avulsos serão guardados em envelopes plásticos e colocados nas caixas box, seguindo os critérios de identificação das informações já estabelecidas, como Departamento regional/Área responsável; número das caixas; ano / base - datas limite; classificação anterior; classificação atual; assunto do documento e os documentos relacionados ao processo ou ao documento avulso.

9 - QUESTIONAMENTO: Quantos dígitos há na descrição de cada processo?

RESPOSTA: Na descrição de cada processo convencionamos o número máximo de 1000 caracteres. Nesse espaço, em nosso Banco de Dados (Excel), realizamos o resumo do documento, do que é tratado por ele em relação ao assunto específico. A descrição do processo está baseada no assunto de que trata, ou seja, o específico daquele documento, o que diferencia da classificação para arquivamento dos mesmos.

10 - QUESTIONAMENTO: Obrigatoriamente deve-se converter e alocar todas as caixas box em caixas 20kg?

RESPOSTA: Sim. A caixa padrão 20kg salvaguarda melhor os documentos que existem nas caixas box e protegem as mesmas, principalmente na guarda convencional, da empresa contratada, como no transporte das caixas (empresa contratada – Sesc/AN) e Sesc/AN - empresa contratada.

RESPOSTA: Sim. Todas as caixas possuem identificação externa. As informações na label estão ligadas ao Departamento regional/Área responsável que tratam os documentos, os assuntos do código de classificação que estão presentes na caixa box, e o número do documento mais antigo (documento-pai) e documento mais recente (maior) do primeiro processo colocado na caixa e do último processo presente na mesma caixa.

12 - QUESTIONAMENTO: O Sesc possui base de dados dessas caixas/documentos, ou o fornecedor deverá criar essa base de dados?

RESPOSTA: O Sesc/AN possui base de dados e está em Planilha do Microsoft Excel. 13 - QUESTIONAMENTO: Como deverá ser feita a indexação no sistema do fornecedor?

RESPOSTA: A indexação no sistema do fornecedor ficará a cargo do Sesc/AN. Nós incluiremos as informações nos campos que serão criados no sistema web da Contratada, de acordo com os indexadores já existentes na Planilha que nós já trabalhamos.

14 - QUESTIONAMENTO: O atendimento será por documento ou por caixa?

RESPOSTA: O atendimento será por caixa box ou por caixa padrão 20kg, conforme Anexo Ib - Modelo de Proposta.

15 - QUESTIONAMENTO: Em caso de caixas amassadas qual será o plano de ação?

RESPOSTA: Em caso de caixas amassadas é de responsabilidade da Contratada a substituição das mesmas, sem ônus para o Sesc/AN. As caixas padrão 20kg protegem as caixas box, no entanto não isenta a Contratada do adequado manuseio das caixas, obedecendo critérios técnicos para o transporte, bem como o número de empilhamento máximo das caixas padrão 20kg. Em suma, as normas técnicas devem ser respeitadas para desenvolvimento do trabalho.

16 - QUESTIONAMENTO: O processo de etiquetagem das caixas 20kg poderá ser realizado na contratada?

RESPOSTA: Em relação a etiquetagem o processo poderá ser feito na Contratada (a empresa de guarda) desde que recebamos um relatório para identificação das caixas que sairão do Sesc/AN numeradas, pois precisamos dessa referência cruzada para fazermos a solicitação de caixas. Exemplo: Caixa 1 do Regional do Acre se encontra na caixa padrão 20kg xxxxx. O material para a montagem das caixas padrão 20kg, como fitas adesivas entre outros estará a cargo da empresa contratada, seja essa atividade sendo realizada na empresa de guarda como também no Sesc/AN, conforme Anexo Ia - modelo de proposta.

17 - QUESTIONAMENTO: Na etapa de solicitação de documento digitalizado a imagem deverá ser publicada (disponível) no sistema da contratada?

RESPOSTA: Sim. A imagem deverá ser disponibilizada no software (sistema web) da Contratada. A Contratada deve possuir também outras formas de acesso à imagem como permissão para envio em forma de e-mail e permissão para download do arquivo por parte do Sesc/AN.

18 - QUESTIONAMENTO: Considerando a planilha o Anexo Ia - modelo de proposta, podemos identificar que a coluna "g" linha 84 possui formula que soma os unitários dos serviços, refletindo posteriormente no valor mensal. Ocorre que sem a dimensão das quantidades totais estimadas os interessados não conseguem realizar uma expectativa de custos/mão-de-obra ou equipamentos a serem utilizados, podendo ser subdimensionado os custos, não atendendo à contento o SESC.

Sendo assim, considerando os serviços de digitalização (item que faz somatória dos unitário impactando no valor total mensal) quais as quantidades estimadas para execução dos serviços?

Caso não exista uma quantidade estimada, podemos entender que as demandas serão esporádicas e de pequena monta?

RESPOSTA: Em relação ao item apontado sobre digitalização, não possuímos uma quantidade estimada, dessa forma as demandas do Sesc/AN sobre a digitalização dos documentos, será de acordo com nossas necessidades. Não nos convém digitalizar todos os documentos. A digitalização de documentos será de acordo com o Plano de Classificação que está em elaboração.

Rio de janeiro, 08 de agosto de 2018.