Pedido de Contratação de Veículos Novos

-

Aquisição ou

Mod.015.01

Aluguer Operacional de Veículos (AOV)

Mod.015.01

Identificação do Documento Controlo de Versões

Versão

Autor

Aprovado por

Data

Alteração

DVE

04-06-2010

DVE

21-06-2010

DL n.º 72-A/2010 (3 veículos para abate por cada aquisição/AOV).

DVE

22-09-2010

Classificação conforme art.º

170/2008

dos 8.º

veículos DL n.º

DVE

28-09-2010

Regras na anexação de ficheiros ao pedido do SGPVE

DVE

17-08-2011

Adaptação do documento aos novos acordos quadro; Novas funcionalidades no SGPVE e melhoria da fundamentação dos

pedidos de contratação

DVE

16-07-2012

Atualização da legislação (DL 32/2012) e assunção de compromissos plurianuais nos

AOVs

DVEL

03-02-2014

Atualização da legislação (Decreto-Lei n.º 36/2013), detalhe da informação dos pedidos e inclusão de mais informação (cronograma) para os organismos. Foram ainda incluídos procedimentos para pedidos de exceção ao AQ-VAM, exceção à

regra de abate e aluguer +60 dias.

DVEL

31-03-2014

Inclusão da referência ao Despacho n.º 10959/2013 (isenta os organismos sem pagamentos em atraso da autorização para a despesa plurianual por parte das

finanças)

DVEL

29-04-2014

Atualização da legislação do DLEO (Decreto-Lei n.º 52/2014 de 7 de abril) e inclusão da referência ao Despacho n.º 5410/2014 (Estabelece os critérios financeiros, os critérios ambientais e as respetivas quotas a que obedece a aquisição onerosa de veículos destinados a integrar o

PVE)

DVEL

19-06-2015

Atualização da legislação do DLEO (Decreto-Lei n.º 36/2015 de 9 de abril) e inclusão da referência à representação gráfica da “Evolução do Procedimento de

Contratação” e respetivo relatório

Intranet:

Gestão do Parque de Veículos\Processos

Aquisição\Proced. AQ-VAM\ 04.Manuais documentos de suporte

de e

Código PGA:

090.15.04.901.005

Índice

1 Enquadramento 4

2 Contratação de veículos novos 6

2.1 O que é necessário para iniciar um pedido de contratação de veículo novo? 6

2.2 Onde deve ser feito um pedido de contratação de veículo novo? 8

2.3 Quanto tempo é necessário para ter um veículo novo? Qual a antecedência com que uma entidade deve iniciar o pedido? 8

2.4 Contratar um veículo temporariamente até à entrega do veículo novo. Como proceder? 10

2.5 SGPVE – Inserir um pedido de contratação de veículos automóveis ou motociclos 12

2.5.1 Modalidade – Aquisição 12

2.5.2 Modalidade – Aluguer Operacional de Veículos (AOV) 16

2.6 Pedido de exceção ao AQ-VAM e à centralização 20

Mod.015.01

3 Informação adicional e boas práticas 21

4 Anexo - Declaração de compromisso 22

1 Enquadramento

Conforme disposto no Decreto-Lei n.º 170/2008, que consagra o regime jurídico do Parque de Veículos do Estado (PVE) e no artigo 6.º do Decreto-Lei n.º 37/2007 que prevê a contratação centralizada de bens e serviços para o PVE como competência exclusiva da Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. (ESPAP)1, foi publicado a 09 de junho de 2009, o despacho de centralização (Despacho n.º 13478/2009) para a condução dos procedimentos de contratação das aquisições nas categorias de Veículos Automóveis e Motociclos e de Seguro Automóvel. A condução de procedimentos de contratação de "seguros automóvel" é efetuada pela ESPAP, apenas quando os mesmos se destinem a veículos cujos procedimentos de contratação das aquisições tenham sido efetuados pela ESPAP2 ou pela ex-ANCP.

Mod.015.01

Com a publicação do Despacho n.º 13478/2009, de 9 de junho, sem prejuízo do disposto no n.º 2 do artigo 7.º do Decreto-Lei n.º 170/2008, de 26 de Agosto, e do n.º 2 do referido despacho, é vedado às entidades compradoras vinculadas e às unidades ministeriais de compras proceder à abertura de procedimentos de aquisição e a renovações contratuais, após a data de entrada em vigor dos acordos quadro.

Mais se refere que, nos termos do Decreto-Lei n.º 170/2008, de 26 de agosto, as aquisições a afetar ao PVE, devem ter em consideração o previsto nos seguintes diplomas:

⚫ Despacho n.º 5410/2014, de 17 de abril: O despacho estabelece os critérios financeiros e ambientais a que devem obedecer os veículos destinados a integrar o PVE. Os critérios financeiros surgem com os pressupostos da categoria e segmento de veículo, tendo uma renda máxima no caso da modalidade de Aluguer Operacional de Veículos e um PVP Máximo para o Estado no caso de aquisição direta. A aquisição de veículos ligeiros destinados a integrar o PVE deve, por regra, ser efetuada através de aluguer operacional de viaturas;

⚫ Portaria n.º 383/2009, de 12 de março: Os veículos da categoria de Serviços Gerais deverão ter afixado o(s) dístico(s) conforme definido nesta portaria. As características podem ser consultadas no sítio de Internet em xxxx://xxx.xxxx.xxx.xx/XX/XxxxxxxxXxXxxxxx/Xxxxx/Xxxxxxxx.xxxx.

1 A Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. (ESPAP), sucede na totalidade das atribuições e competências, bem como nos direitos e deveres e ou em todas as relações jurídicas contratuais da Agência Nacional de Compras Públicas, E.P.E. (ANCP), conforme disposto no Decreto-Lei n.º 117-A/2012, de 14 de junho.

2 A contratação de um seguro automóvel para um veículo já existente no PVE e que não tenha sido contratado pela ANCP ou ESPAP, deve ser conduzida

pelo próprio serviço.

Em síntese:

⚫ As entidades e organismos públicos da administração direta e institutos públicos da administração indireta estão vinculados ao Parque de Veículos do Estado (PVE). Logo, estão impedidos de adquirir diretamente veículos, motociclos ou contratar veículos em aluguer operacional;

Mod.015.01

⚫ A aquisição de veículos, motociclos e contratos de aluguer operacional está centralizada na ESPAP e é feita através do recurso aos acordos quadro da ESPAP, salvo exceções devidamente fundamentadas e autorizadas pelo membro do Governo responsável pela área das finanças.

2 Contratação3 de veículos novos

2.1 O que é necessário para iniciar um pedido de contratação de veículo novo?

Para iniciar um pedido de contratação de veículos novos, cada entidade deve garantir o seguinte:

a) Ter acesso ao Sistema de Gestão do Parque de Veículos do Estado (SGPVE) em xxxxx://xxxxx.xxxxx.xx/. Este é um sistema único que reúne toda a informação da frota do PVE.

É necessário garantir ainda que existe pelo menos um utilizador do SGPVE no organismo que tenha perfil de “Aprovador” com acesso à entidade para a qual se pretende contratar veículos. A informação acerca dos utilizadores do SGPVE (quem pode aceder e qual o perfil de utilização) pode ser consultada no Sistema de Autenticação e Credenciação (SAC) em xxxxx://xxx.xxxxx.xx. Caso não tenha utilizador, deve solicitar a sua criação através do SAC no endereço referido;

Mod.015.01

b) Obter a autorização de despesa interna com a justificação da necessidade focando os aspetos essenciais, nomeadamente quanto ao número de veículos que se pretende contratar, número de veículos a abater em contrapartida, tipologia de veículos e lote do AQ-VAM. Em suma, a autorização de despesa deve refletir os requisitos do preenchimento do pedido de contratação (ver informação no presente documento sobre como inserir um pedido de contratação em SGPVE) e deve cumprir o disposto no art.º 17.º do Decreto-Lei n.º 197/99, de 8 de junho, devendo cada entidade indicar ao abrigo de que n.º e alínea a despesa está a ser autorizada, bem como o despacho de delegação de competências, caso aplicável:

Artigo 17.º

Competência para autorizar despesas

1 — São competentes para autorizar despesas com locação e aquisição de bens e serviços as seguintes entidades:

a) Até 20 000 contos, os directores-gerais ou equiparados e os órgãos máximos dos serviços com autonomia administrativa; b) Até 40 000 contos, os órgãos máximos dos organismos dotados de autonomia administrativa e financeira, com ou sem personalidade jurídica;

c) Até 750 000 contos, os ministros;

d) Até 1 500 000 contos, o Primeiro-Ministro;

e) Sem limite, o Conselho de Ministros.

2 — As despesas devidamente discriminadas incluídas em planos de actividade que sejam objecto de aprovação ministerial podem ser autorizadas:

a) Até 30 000 contos, pelos directores-gerais ou equiparados e pelos órgãos máximos dos serviços com autonomia administrativa;

b) Até 60 000 contos, pelos órgãos máximos dos organismos dotados de autonomia administrativa e financeira, com ou sem personalidade jurídica.

3 — As despesas relativas à execução de planos ou programas plurianuais legalmente aprovados podem ser autorizadas:

a) Até 100 000 contos, pelos directores-gerais ou equiparados e pelos órgãos máximos dos serviços com autonomia administrativa;

b) Até 200 000 contos, pelos órgãos máximos dos organismos dotados de autonomia administrativa e financeira, com ou sem personalidade jurídica;

3 Entende-se por contratação, a aquisição onerosa de direitos sobre veículos para efeitos de integração no PVE e abrange a compra, a permuta, a locação, independentemente da respetiva modalidade, bem como quaisquer outros contratos similares.

c) Sem limite, pelos ministros e pelo Primeiro-Ministro.

Nota: O valor total da despesa deve ser calculado de acordo com a modalidade escolhida, compra ou AOV, cuja explicação em maior detalhe se encontra nos pontos seguintes do presente documento.

c) Obter a autorização de compromissos plurianuais, nos termos do Decreto-Lei n.º 127/2012, de 21 de junho, para a despesa em causa, caso se pretenda contratar veículos em regime de aluguer operacional4 - ou, caso se aplique, a portaria de extensão de encargos.

Nota: Sobre a autorização de compromissos plurianuais, deve a entidade ter em consideração o Despacho n.º 10959/2013, de 26 de agosto, que isenta os organismos sem pagamentos em atraso da autorização para a despesa plurianual por parte das finanças;

Mod.015.01

d) Dar cumprimento ao n.º 5 ou n.º 8 do artigo 30.º do Decreto-Lei n.º 36/2015, de 9 de março, abatendo 2 veículos registados no SGPVE5, em contrapartida de cada veículo novo a contratar (compra ou AOV) ou, em alternativa, diligenciar junto de outros organismos do mesmo ministério e da Secretaria-Geral, a cedência de veículos para abate em fim de vida. Caso não seja possível reunir o número necessário de veículos a abater, no organismo ou no ministério, pode a entidade submeter um pedido fundamentado para a exceção à regra de abate, através da ESPAP, ao membro do Governo responsável pela tutela das finanças para autorização, cfr. disposto n.º 9 do mencionado artigo. O pedido de exceção deve referir detalhadamente os motivos pelos quais o organismo não consegue reunir o número suficiente de veículos para abate e comprovar que ao nível do ministério não existem veículos em fim de vida para serem abatidos, nomeadamente através de uma declaração da Secretaria-Geral do ministério ou entidade equiparada. Neste caso em concreto para avançar com o pedido de exceção à regra de abate, sugere-se que apresente em anexo ao pedido de contratação também o referido pedido de exceção (formulário disponível no ponto 3. do menu ajuda do SGPVE).

Nota: para ser possível submeter o pedido de contratação deve assinalar a existência de despacho de exceção à regra de abate.

e) Preencher e submeter a declaração de compromisso (disponível no n.º 4 do presente documento) previamente assinada pelo dirigente máximo do organismo ou por quem tenha competência para o ato.

4 Nos termos do n.º 5 do artigo 2.º do Despacho n.º 5410/2014, de 17 de abril, “A aquisição onerosa de veículos ligeiros destinados a integrar o PVE deve ser efetuada através de contrato de aluguer operacional de veículos, e o recurso ao contrato de compra e venda de veículo, em estado novo ou usado, apenas é admissível nos casos em que os serviços e entidades utilizadores do PVE apresentem à Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (ESPAP) e que seja aceite por esta, uma proposta fundamentada da respetiva vantagem económica e que comprove o efetivo benefício económico em termos de poupança para o Estado”.

5 Os veículos não podem estar no estado “Reservado-Abate” e não podem ter sido considerados como contrapartida de um pedido de contratação de

veículos novos ou pedido de atribuição de veículos apreendidos.

2.2 Onde deve ser feito um pedido de contratação de veículo novo?

Para avançar com um pedido de contratação de veículos automóveis ou motociclos, deve o mesmo ser feito sempre através do SGPVE - Sistema de Gestão do Parque de Veículos do Estado (xxxxx://xxxxx.xxxxx.xx/) com os dados indicados no presente documento, recomendando-se a consulta em detalhe ao “Manual de Acordos Quadro” e aos bens e serviços do acordo quadro de veículos automóveis e motociclos, todos disponíveis no Catálogo Nacional de Compras Públicas (xxxxx://xxxxxxxx.xxxxx.xx). Podem ainda ser consultadas as peças do procedimento disponíveis em xxxx://xxx.xxxxx.xx (serviços/compras públicas/AQ em vigor).

2.3 Quanto tempo é necessário para ter um veículo novo? Qual a antecedência com que uma entidade deve iniciar o pedido?

O processo de aquisição de veículos divide-se nas seguintes 5 fases:

Mod.015.01

1. Preparação e elaboração do pedido de contratação pelo organismo (validação): depende de cada organismo e a ESPAP, em regra, emite parecer em 15 dias úteis após a submissão do pedido. Nesta fase o organismo deve acautelar que tem todos os documentos necessários para a submissão do pedido no SGPVE, nomeadamente a autorização de despesa, autorização para assunção de compromissos6 plurianuais, declaração de compromisso e autorização de exceção à regra de abate (se aplicável).

2. Agregação de necessidades (lançamento do procedimento): inicia a contagem depois do pedido estar devidamente instruído e aprovado pela ESPAP - limite máximo definido no Regulamento n.º 329/2009, podendo ser de 30 dias após a receção do pedido devidamente aceite pela ESPAP ou após a agregação de um volume de 100 veículos a contratar.

3. Condução do procedimento de contratação ao abrigo do AQ-VAM e CCP (procedimento): lançamento do procedimento, pedidos de esclarecimentos, apresentação da proposta inicial, esclarecimentos sobre as propostas, audiência prévia em caso de exclusão, sessão de negociação, apresenta2ção de proposta final, relatório preliminar, audiência prévia, relatório final, adjudicação, fase de habilitação de adjudicatários, prestação de caução, aprovação de minuta contratual, notificação da minuta, outorga do contrato;

4. Tribunal de Contas: para uma despesa superior a 350 K€ a ESPAP prepara o processo para que a entidade compradora o entregue ao Tribunal de Contas, por forma a ser submetido a visto prévio, se aplicável.

6 Ver nota da alínea c) do ponto 2.1.

5. Prazo de entrega do fornecedor/adjudicatário: Caso seja ao abrigo do AQ-VAM, estão definidos os seguintes níveis de serviço:

a. Lotes 1 a 6 (grupo 1 - Aquisição)

i. Prazo máximo de 40 d.u. se a encomenda for inferior a 30 veículos;

ii. Prazo máximo de 60 d.u. se a encomenda for igual ou superior a 30 veículos.

b. Lotes 7 a 103 (grupo 2 a 6 - Aquisição e AOV)

i. Prazo máximo de 70 d.u. se a encomenda for inferior a 30 veículos;

ii. Prazo máximo de 90 d.u. se a encomenda for igual ou superior a 30 veículos

Nota: Para qualquer um dos lotes, em caso de transformação, ou cujo volume ultrapasse os 100 veículos numa única encomenda, o prazo máximo para entrega é crescido de 30%.

A ESPAP desenvolveu um gráfico de evolução do procedimento de contratação, através do qual é possível verificar o estado atual do pedido de contratação e também qual a data de entrega estimada do(s) veículo(s) a contratar, conforme a imagem abaixo apresentada:

Mod.015.01

Neste gráfico encontram-se representadas as 5 fases do procedimento de contratação, sendo possível verificar o detalhe de cada uma das fases concluídas, conforme o seguinte exemplo:

2.4 Contratar um veículo temporariamente até à entrega do veículo novo. Como proceder?

Em caso de indisponibilidade de veículos da frota do organismo e no PVE, verificando-se ainda um grave inconveniente ou prejuízo resultante do protelamento do transporte ou deslocação, podem os organismos recorrer diretamente ao aluguer de veículos por prazo não superior a 60 dias, seguidos ou interpolados e não renováveis, desde que autorizados pela tutela.

Para os alugueres superiores a 60 dias e conforme decorre do Decreto-Lei n.º 36/2015, de 9 de março, deve ser solicitada a autorização prévia ao membro do Governo responsável pela área das finanças. Esta competência encontra-se delegada no Conselho Diretivo da ESPAP através do Despacho n.º 6613/2014, de 21 de maio.

Mod.015.01

Para efetuar um aluguer de curta duração, vulgo rent-a-car, pode esse organismo contratá-lo diretamente desde que cumpridas as condições dispostas no art.º 7.º do Decreto-Lei n.º 170/2008, de 26 de agosto, assim como os valores e tipologias de veículos previstos no Despacho n.º 5410/2014, de 17 de abril. Caso a duração do referido aluguer seja superior a 60 dias (seguidos ou interpolados), deve ser solicitada a esta entidade a autorização estabelecida no n.º 1 do art.º 30.º do Decreto-Lei n.º 36/2015, de 9 de março, competência essa que se encontra delegada no Conselho Diretivo da ESPAP através do Despacho n.º 6613/2014, de 21 de maio.

Para solicitar a competente autorização da ESPAP, deve o organismo requerente enviar para o email xxx.xx-xxx@xxxxx.xx o formulário existente para o efeito no menu “AJUDA” do SGPVE, devidamente preenchido e assinado com recurso a assinatura digital qualificada, ou manual, fazendo-o acompanhar de:

• Quadro resumo dos orçamentos obtidos, no qual deve constar informação acerca de: empresa fornecedora, veículo (marca, modelo e versão), valor diário ou mensal sem IVA;

• Cabimento orçamental da despesa, de acordo com os critérios financeiros dispostos no Despacho n.º 5410/2014, de 17 de abril;

• Autorização para assunção de compromissos plurianuais7 dando assim cumprimento ao Decreto- Lei n.º 127/2012, caso se aplique.

Estes contratos de aluguer de curta duração por um prazo superior a 60 dias serão, em regra, um recurso para colmatar eventuais necessidades de deslocação que aconteçam entre a entrega dos atuais veículos à locadora ou o abate de um veículo e o fornecimento de novos veículos. Assim, deve o organismo providenciar, nestes casos, a instrução de um pedido de contratação para submissão através do SGPVE.

7 Ver nota da alínea c) do ponto 2.1.

Caso o organismo não obtenha um orçamento que cumpra o referido Despacho, pode reduzir a tipologia do veículo a contratar, até enquadrar o valor dos orçamentos no limite máximo dos critérios financeiros dispostos no Despacho n.º 5410/2014.

Numa ótica de redução de despesa, associada à crescente necessidade de racionalização de recursos, deve a entidade negociar com as empresas de rent-a-car no sentido de se obterem orçamentos de menor onerosidade que os valores autorizados no Despacho n.º 5410/2014.

Realçamos que o aluguer deve ser exclusivamente em regime de rent-a-car, encontrando-se vedada a hipótese de se efetuar um aluguer operacional de veículos (AOV), ainda que de curta duração.

Estes contratos de aluguer de curta duração por um prazo superior a 60 dias serão um recurso para colmatar eventuais necessidades de deslocação que aconteçam entre a entrega dos atuais veículos à locadora, ou o abate de um veículo e o fornecimento de novos veículos. Assim, deve o organismo providenciar rapidamente a instrução de um pedido de contratação para submissão através do SGPVE, caso a necessidade se afigure como permanente.

Mod.015.01

Quando o pedido de aluguer em regime de rent-a-car se destine a substituir veículos restituídos em regime de AOV, veículos apreendidos a restituir ou outros veículos próprios em fim de vida, deve o organismo assegurar que os respetivos pedidos de abate tenham sido introduzidos no SGPVE.

Para proceder ao abate de um veículo que integre o Parque de Veículos do Estado (PVE) deverá proceder ao seu abate em SGPVE em xxxx://xxxxx.xxxxx.xx nas condições descritas no manual de instruções disponível no menu “AJUDA”.

2.5 SGPVE – Inserir um pedido de contratação de veículos automóveis ou motociclos

2.5.1 Modalidade – Aquisição

Para avançar com um pedido de contratação de veículos automóveis ou motociclos, deve o mesmo ser feito sempre através do SGPVE na opção do menu lateral “Contratação de Veículos” e “Pedidos de Contratação”. De seguida, deve carregar em “Inserir Pedido”.

No ecrã do pedido de contratação, devem ser preenchidos todos os campos que a seguir se detalham:

⚫ Tipo de contratação: Aquisição

A escolha de um lote de aquisição direta deve ser fundamentada em detrimento da oferta de um lote de aquisição em regime de aluguer operacional, conforme disposto no n.º 5 do artigo 2.º do Despacho n.º 5410/2014, de 17 de abril8.

⚫ Lote do AQ-VAM: o organismo escolhe o lote que pretende adquirir, podendo a ESPAP propor outro lote onde se enquadrem as necessidades do organismo obtendo uma menor onerosidade para o Estado. Deve ainda ser dado cumprimento ao Despacho n.º 5410/2014, de 17 de abril.

Mod.015.01

⚫ Escolha do organismo: Uma entidade que tutele outras entidades pode efetuar o pedido em nome dessas entidades se tiver o perfil de “Entidade decisora” (Ex: Secretarias-gerais para gabinetes de membros do Governo).

⚫ Morada para a entrega dos veículos: Esta informação é recolhida automaticamente do Sistema de Acreditação e Credenciação (SAC), bastando selecionar a morada pretendida. Qualquer atualização deve ser efetuada no SAC.

⚫ Tipo de seguro / Coberturas de Seguro Automóvel: A contratação de seguro inclui como cobertura obrigatória, a Responsabilidade Civil e opcionalmente pode contratar danos Próprios, vulgo “contra todos os riscos” (Consulta ao Catálogo Nacional de Compras Públicas - acordo quadro de Seguro Automóvel, se disponível).

Nota: Informação sobre Xxxxx Xxxxxxxx – A despesa com a cobertura de danos próprios deve ser calculada da seguinte forma:

Coeficiente de danos próprios: consultar o lote do acordo quadro de seguro automóvel que consta do CNCP.

Despesa com a cobertura de danos próprios = Valor do veículo para o Estado X coeficiente de danos próprios

Exemplo:

Valor do veículo para o Estado: 23.000,00 € Coeficiente de danos próprios: 3,1800%

Despesa com a cobertura de danos próprios = 23.000,00 € X 3,1800% = 731,40 €.

8 Nos termos do n.º 5 do artigo 2.º do Despacho n.º 5410/2014, de 17 de abril, “A aquisição onerosa de veículos ligeiros destinados a integrar o PVE deve ser efetuada através de contrato de aluguer operacional de veículos, e o recurso ao contrato de compra e venda de veículo, em estado novo ou usado, apenas é admissível nos casos em que os serviços e entidades utilizadores do PVE apresentem à Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (ESPAP) e que seja aceite por esta, uma proposta fundamentada da respetiva vantagem económica e que comprove o efetivo benefício económico em termos de poupança para o Estado”.

Nota: Ter em consideração o disposto no art.º 19.º do Decreto-Lei n.º 197/99, de 8 de junho, e no art.º 145.º da Lei n.º 3-B/2010, de 28 de abril.

⚫ Tipo de utilização: indicar o tipo de utilização conforme disposto no artigo 8.º do Decreto-Lei n.º 170/2008 (Opções: Veículos de representação, serviços gerais, serviços extraordinários, especiais e uso pessoal).

⚫ Categoria: Indicar a categoria a quem será o veículo preferencialmente afeto. Existe uma opção de “Indiferenciados”.

⚫ Cor dos Veículos: Indicar a cor do(s) veículo(s) com a precisão possível, por exemplo “Cinzento escuro”, “Cinzento claro”, “Cinzento prata”, “Preto” ou “Branco”.

⚫ Contrato de manutenção: O contrato de manutenção inclui todas as intervenções a efetuar no veículo de acordo com a manutenção preventiva e corretiva. Este serviço é de contratação opcional para os lotes 1 a 27 e obrigatória para os lotes 28 a 65.

Quando contratado, deve optar pela solução mais duradoura que será pelo prazo máximo de 6 anos e 200.000 kms. Apenas em situações excecionais e fundamentadas, poderá optar por um período mais curto ou quilometragem mais reduzida.

⚫ Quantidade de Veículos: Indicar o número de veículos a contratar de acordo com as especificações do pedido.

Mod.015.01

⚫ Veículos para abater (desafetação à frota): informar as matrículas dos veículos a abater, podendo considerar os veículos a devolver em caso de cessação ou término do contrato de aluguer operacional. Os veículos a abater devem cumprir o disposto no artigo 30.º do Decreto-Lei n.º 36/2015, devendo o serviço e entidade utilizador do PVE, informar o abate de 2 veículos por cada veículo a adquirir, independentemente da modalidade, do próprio organismo ou de qualquer organismo do mesmo ministério desde que previamente cedido e autorizado pelo organismo detentor. Para este efeito, deve a entidade obter junto da Unidade Ministerial de Compras, Secretaria-Geral ou entidade agregadora de informação sobre veículo no ministério, confirmação sobre a existência de veículos disponíveis.

Pode ainda ser solicitada a exceção à regra de abate, através de pedido fundamentado pela entidade e autorizado pelo membro do Governo responsável pela área das finanças. Esta autorização deve ser submetida juntamente com o pedido de contratação inicial.

Solicita-se ainda o motivo de abate dos veículos a indicar, com a seguinte informação adicional e, eventualmente, enviando fotografias:

• Se veículo não tem condições para circular, indicar idade, quilometragem e/ou avaria com o respetivo orçamento de recuperação;

• Se o desgaste apresentado é muito elevado e por consequência os custos de manutenção também o são, indicar idade, quilometragem e custos de manutenção dos últimos 2 anos;

• Se o veículo não está a ser utilizado, indicar idade, quilometragem e estado de conservação;

• Se vai ser devolvido à locadora, indicar data de fim de contrato AOV;

• Outro (indicar qual).

Para além desta informação detalhada, deve o organismo preencher e submeter através do SGPVE uma Ficha de Abate para cada veículo (após a aceitação do pedido de contratação pela ESPAP).

⚫ Justificação da Necessidade: A justificação da necessidade de contratação de novos veículos deve focar e responder fundamentada e comprovadamente aos seguintes aspetos:

• Breve enquadramento sobre a atividade/área de atuação da entidade requerente;

• Utilização de veículo:

▪ Fim a que se destina em termos de funções a que será afeto preferencialmente;

▪ Necessidades de deslocação;

▪ Trajetos a efetuar;

▪ Distâncias médias percorridas diariamente;

▪ Periodicidade com que o veículo é utilizado

• Serviço/Direção/Funcionário ou dirigente a que o veículo ficará preferencialmente ou exclusivamente afeto;

• Informar se o veículo recolhe ao final do dia às instalações do organismo ou se ficará na posse do utilizador/motorista (pontualmente ou de forma contínua);

Mod.015.01

• Situação atual do organismo (frota total de veículos e distribuição geográfica por serviços ou direções);

• Motivo da contratação de um veículo novo (p.e. contrato de AOV a terminar, custos de manutenção do veículo a substituir, etc);

• Qual o veículo a contratar e que veículo irá substituir;

• Outras informações relevantes sobre a frota e a necessidade de mobilidade.

⚫ Características que considerem essenciais para a utilização funcional e técnica dos veículos: número de portas, número de lugares, tipo de combustível, dimensões de carga (nomeadamente nos veículos comerciais), peso bruto e capacidade de carga.

⚫ Extras que considerem essenciais para a utilização funcional e técnica dos veículos

O organismo deve ter em consideração a onerosidade dos mesmos em função da real utilização e necessidade. Caso o veículo esteja afeto a “serviços gerais” deve solicitar o dístico de identificação conforme estabelecido na Portaria n.º 383/2009, de 12 de Março (Outros extras considerados na transformação: autocolantes de caracterização para as forças policiais, gancho de reboque para os veículos da proteção civil).

Nota: Não podem ser solicitados extras que não façam parte do AQ-VAM (sugere-se a consulta do Catálogo Nacional de Compras Públicas (xxxxx://xxxxxxxx.xxxxx.xx).

⚫ Cabimento Orçamental

Envio de documento comprovativo de cabimentação orçamental distinta para as rubricas “Veículos” e “Seguros”.

Os critérios financeiros definidos no Despacho n.º 5410/2014, de 17 de abril devem ser cumpridos e podem servir para efeitos de cabimento.

Caso o cabimento englobe vários lotes, deve o organismo detalhar o montante por lote.

Exemplo:

N.º de veículos	Lote do AQ-VAM	Preço do veículo para o Estado C/ IVA (1)	Cabimento orçamental
3	50	16.236,00 €	48.708,00 €
25	28	16.605,00 €	415.125,00 €
1	29	20.172,00 €	20.172,00 €
		Total	484.005,00 €
(1) Consultar os valores máximos definidos na Tabela I-A em anexo ao Despacho n.º 5410/2014, de 17 de abril (Nota: Os valores máximos não incluem custos com transformação e com o contratos de manutenção)

⚫ Autorização interna da despesa devidamente assinada por quem tenha competências para o efeito com indicação da alínea e n.º do artigo 17.º do Decreto-Lei n.º 197/99, de 8 de junho.

⚫ Declaração de Compromisso

Minuta da ESPAP em anexo e pode ser copiada do ficheiro “pdf” para um ficheiro Word ou outro processador de texto.

Mod.015.01

⚫ Regras para anexação de ficheiros:

⚫ O nome dos ficheiros deve cumprir as regras do quadro infra e o tamanho máximo do total de ficheiros não pode exceder os 5 Mb, sob pena de não serem recebidos na ESPAP.

Documento	Nome do Ficheiro	Formato
Autorização interna para a decisão de contratar com justificação da necessidade	Aut_Interna	PDF ou TIF
Cabimento orçamental na rubrica de aquisição	Cabimento_Orc	PDF ou TIF
Declaração de compromisso	Decl_Comprom	PDF ou TIF
Especificações técnicas (se necessário)	Espec_Tecn	PDF ou TIF
Outros (outros documentos que considerem fundamentais)	Outros	PDF ou TIF

A adjudicação do procedimento será feita ao fornecedor que apresentar a proposta economicamente mais vantajosa, nos termos do art.º 259.º do Código dos Contratos Públicos.

2.5.2 Modalidade – Aluguer Operacional de Veículos (AOV)

No ecrã do pedido de contratação, devem ser preenchidos todos os campos que a seguir se detalham:

⚫ Modalidade de aquisição: Aluguer Operacional de Veículos (AOV);

Nota: Ter em consideração o disposto no art.º 22.º do Decreto-Lei n.º 197/99, de 8 de junho, e no art.º 146.º da Lei n.º 3-B/2010, de 28 de abril.

Serviços incluídos:

⚫ Serviço de manutenção (manutenção programada e avarias);

⚫ Substituição de pneus (regra geral: 4 pneus por cada 40.000 Kms de contrato).

Mod.015.01

⚫ Morada para a entrega dos veículos: Esta informação é recolhida do Sistema de Acreditação e Credenciação (SAC). Qualquer atualização deve ser efetuada no SAC.

⚫ Tipo de seguro / Coberturas de Seguro Automóvel: Selecione o tipo de seguro que está incluído no contrato de aluguer operacional, disponível com várias franquias e coberturas de ocupantes.

⚫ Categoria: Indicar a categoria a quem será o veículo ficará preferencialmente afeto. Existe uma opção de “Indiferenciados”.

⚫ Cor dos Veículos: Indicar a cor do(s) veículo(s) com a precisão possível, por exemplo “Cinzento escuro”, “Cinzento claro”, “Cinzento prata”, “Preto” ou “Branco”.

⚫ Prazo e quilometragem: introduzir no SGPVE a quilometragem total que o veículo irá percorrer durante todo o contrato de AOV. A escolha do prazo e quilometragem devem estar de acordo com as opções disponíveis no CNCP e que são as seguintes:

Previsão de quilometragem anual	Quilometragem total para um Contrato de	Quilometragem total para um Contrato de	Quilometragem total para um Contrato de
Previsão de quilometragem anual	24 Meses	36 Meses	48 Meses
20.000 Km/ Ano			80.000
25.000 Km/ Ano			100.000
30.000 Km/ Ano			120.000
40.000 Km/ Ano			160.000
50.000 Km/ Ano			200.000
60.000 Km/ Ano		180.000
80.000 Km/ Ano	160.000
100.000 Km/ Ano	200.000

Nota: Ter em consideração o disposto no art.º 22.º do Decreto-Lei n.º 197/99, de 8 de junho, e no art.º 146.º da Lei n.º 3-B/2010, de 28 de abril.

⚫ N.º de Pneus: A substituição de pneus deve ser calculada pela regra geral de 4 pneus por cada

40.000 Kms de contrato, podendo no entanto ser contratado uma quantidade diferente de pneus, desde que devidamente fundamentado.

Mod.015.01

⚫ Veículo de Substituição: A contratação de veículo de substituição é opcional e quando contratada, inclui a disponibilização de um veículo de segmento equivalente durante todo o período de imobilização por avaria, manutenção, sinistro ou roubo. Deve o organismo ponderar a opção pela contratação de veículo de substituição, evitando desta forma períodos de imobilização da frota e o recurso a veículos excedentários afetos à sua frota. Ter o número de veículos estritamente necessários, garantindo a disponibilidade de recursos.

⚫ Quantidade de Veículos: Indicar o número de veículos a contratar de acordo com as especificações do pedido.

⚫ Veículos para abater (desafetação à frota): informar as matrículas dos veículos a abater, podendo considerar os veículos a devolver em caso de terminação de contrato de aluguer operacional. Os veículos a abater devem cumprir o disposto no artigo 30.º do Decreto-Lei n.º 36/2015, devendo o serviço e entidade utilizador do PVE, informar o abate de 2 veículos por cada veículo a adquirir, independentemente da modalidade, do próprio organismo ou de qualquer organismo do mesmo ministério desde que previamente cedido e autorizado pelo organismo. Pode ainda ser solicitada a exceção à regra de abate, através de pedido fundamentado pela entidade e autorizado pelo membro do Governo responsável pela área das finanças. Esta autorização deve ser submetida juntamente com o pedido de contratação inicial.

Solicita-se ainda o motivo de abate dos veículos a indicar, com a seguinte informação adicional e, eventualmente, enviando fotografias:

• Se veículo não tem condições para circular, indicar idade, quilometragem e/ou avaria com o respetivo orçamento de recuperação;

• Se o desgaste apresentado é muito elevado e por consequência os custos de manutenção também o são, indicar idade, quilometragem e custos de manutenção dos últimos 2 anos;

• Se o veículo não está a ser utilizado, indicar idade, quilometragem e estado de conservação;

• Se vai ser devolvido à locadora, indicar data de fim de contrato AOV;

• Outro (indicar qual).

Não obstante esta informação detalhada, deve o organismo preencher e submeter através do SGPVE uma Ficha de Abate para cada veículo (após a aceitação do pedido de contratação pela ESPAP).

⚫ Justificação da Necessidade: A justificação da necessidade de contratação de novos veículos deve focar e responder fundamentada e comprovadamente aos seguintes aspetos:

• Breve enquadramento sobre a atividade/área de atuação da entidade requerente;

• Utilização de veículo:

▪ Necessidades de deslocação;

▪ Trajetos a efetuar;

▪ Distâncias médias percorridas diariamente;

▪ Periodicidade com que o veículo é utilizado

• Serviço/Direção/Funcionário ou dirigente a que o veículo ficará preferencialmente ou exclusivamente afeto;

• Informar se o veículo recolhe ao final do dia às instalações do organismo ou se ficará na posse do utilizador/motorista (pontualmente ou de forma contínua);

• Situação atual do organismo (frota total de veículos e distribuição geográfica por serviços ou direções);

Mod.015.01

• Motivo da contratação de um veículo novo (p.e. contrato de AOV a terminar, custos de manutenção do veículo a substituir, etc);

• Qual o veículo a contratar e que veículo irá substituir;

• Outras informações relevantes sobre a frota e a necessidade de mobilidade.

⚫ Extras que considerem essenciais para a utilização funcional e técnica dos veículos

Nota: Não podem ser solicitados extras que não façam parte do AQ-VAM (sugere-se a consulta do Catálogo Nacional de Compras Públicas (xxxxx://xxxxxxxx.xxxxx.xx).

⚫ Declaração de Cabimento Orçamental para contratos de aluguer operacional.

Caso o cabimento englobe vários lotes, deve o organismo detalhar o montante por lote.

Exemplo:

N.º de veículos	Lote do AQ-VAM	Prazo (meses)	Kms Totais	Renda Mensal (1)	Cabimento (n) para 2 meses	Cabimento (n+1)	Cabimento (n+2)	Cabimento (n+3)	Cabimento (n+4) para 10 meses
3	88	48	200.000	553,50 €	1.107,00 €	6.642,00 €	6.642,00 €	6.642,00 €	5.535,00 €
10	95	48	100.000	664,20 €	1.328,40 €	7.970,40 €	7.970,40 €	7.970,40 €	6.642,00 €
15	66	48	80.000	405,90 €	811,80 €	4.870,80 €	4.870,80 €	4.870,80 €	4.059,00 €
20	66	48	160.000	479,70 €	959,40 €	5.756,40 €	5.756,40 €	5.756,40 €	4.797,00 €
5	89	36	180.000	553,50 €	1.107,00 €	6.642,00 €	6.642,00 €	6.642,00 €	5.535,00 €
			Total		5.313,60 €	31.881,60 €	31.881,60 €	31.881,60 €	26.568,00 €
(1) Consultar os valores máximos definidos no Anexo A (Nota: Os valores máximos não incluem custos com transformação)

⚫ Autorização interna da despesa devidamente assinada por quem tenha competências para o efeito com indicação da alínea e n.º do artigo 17.º do Decreto-Lei n.º 197/99, de 8 de junho.

⚫ Declaração de Compromisso

Minuta da ESPAP em anexo e pode ser copiada do ficheiro “pdf” para um ficheiro Word ou outro processador de texto.

⚫ Regras para anexação de ficheiros:

Mod.015.01

⚫ O nome dos ficheiros deve cumprir as regras do quadro infra e o tamanho máximo do total de ficheiros não pode exceder os 5 Mb, sob pena de não serem recebidos na ESPAP.

Documento	Nome do Ficheiro	Formato
Autorização interna para a decisão de contratar com justificação da necessidade	Aut_Interna	PDF ou TIF
	Cabimento_Orc	PDF ou TIF
Cabimento orçamental para o ano corrente		PDF ou TIF
Autorização prévia para a assunção de compromissos plurianuais de acordo com o Decreto-Lei n.º 127/2012, de 21 de junho	Aut_CompPlur	PDF ou TIF
	Decl_Comprom	PDF ou TIF
Declaração de compromisso		PDF ou TIF
	Espec_Tecn	PDF ou TIF
Especificações técnicas (se necessário)		PDF ou TIF
	Outros	PDF ou TIF
Outros (outros documentos que considerem fundamentais)		PDF ou TIF

A adjudicação do procedimento será efetuada ao fornecedor que apresentar a proposta economicamente mais vantajosa, nos termos do art.º 259.º do Código dos Contratos Públicos.

2.6 Pedido de exceção ao AQ-VAM e à centralização

Nos termos do n.º 4 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 37/2007, de 19 de fevereiro, encontra-se vedada a possibilidade de adoção de procedimentos para a contratação direta dos bens e serviços abrangidos pelas categorias definidas na Portaria n.º 103/2011, de 14 de março, salvo quando previamente autorizados pelo membro do Governo responsável pela área das finanças mediante proposta fundamentada da entidade compradora interessada, sob pena da nulidade dos contratos que sejam celebrados.

Genericamente, os acordos quadro da ESPAP abrangem o fornecimento de bens e prestações de serviços associados a necessidades transversais da Administração Pública.

Analisada a oferta disponível no acordo quadro de veículos automóveis e motociclos (AQ-VAM), bem como os requisitos considerados indispensáveis por determinada entidade, podem os veículos disponíveis no lote onde se enquadra a tipologia, não disporem, de facto, de alguma característica considerada essencial.

Mod.015.01

Neste caso em concreto para avançar com o pedido de exceção ao AQ-VAM, sugere-se que a entidade apresente em anexo ao pedido de contratação também o “Formulário de Pedidos de Exceção” (disponível nos documentos úteis do separador das Compras Públicas do site da ESPAP xxxxx://xxx.xxxxx.xx/xxxxxxxx/Xxxxxxx/xxxx.xxxx) fundamentando a necessidade manifestada.

3 Informação adicional e boas práticas

⚫ Todos os documentos solicitados podem ser submetidos no SGPVE em formato “pdf” ou qualquer outro formato de imagem. (ver imagem do Pedido de Aquisição no SGPVE)

⚫ Os e-mails sobre “Pedidos de Contratação” devem ser enviados para o endereço: xxx.xx-xxx@xxxxx.xx . Este endereço deve ser utilizado somente para procedimentos de contratação de veículos. O endereço xxxxxxxx@xxxxx.xx poderá continuar a ser utilizado para informações e temas genéricos.

Mod.015.01

⚫ O serviço e entidade utilizador ao enviar um pedido de aquisição deve informar a pessoa de contacto com quem a DVEL possa esclarecer eventuais dúvidas sobre o pedido (nome, telefone, telemóvel e e-mail). Esta informação será extremamente útil para incrementar a celeridade no processo.

4 Anexo - Declaração de compromisso

(em papel timbrado da entidade adquirente)

DECLARAÇÃO DE COMPROMISSO

, sita na (morada), pessoa coletiva e matrícula na Conservatória do Registo Comercial de , n.º (se aplicável), neste ato devidamente representada pelo Sr(a)

....................................................................., na qualidade de (qualidade em que representa a entidade), com poderes para o ato,

Considerando que:

a) A Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. (ESPAP), é a entidade gestora do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) e do Parque de Veículos do Estado (PVE), aos quais se encontram vinculados os serviços da administração direta do Estado e os institutos públicos, bem como as entidades voluntárias que a ele tenham aderido, nos termos do Decreto-Lei n.º 37/2007, de 19 de Fevereiro;

b) Enquanto entidade gestora do PVE cabe-lhe centralizar as aquisições de veículos automóveis e motociclos no âmbito do Acordo Quadro celebrado para o efeito;

c) A aquisição centralizada de veículos automóveis e motociclos pela ESPAP e a consequente agregação das necessidades das entidades adquirentes traduz a assunção, pela ESPAP, de obrigações que, em primeira instância, caberiam a essas entidades adquirentes;

Mod.015.01

vem, pela presente, declarar que se aceita, nos precisos termos em que as mesmas forem desenvolvidas pela ESPAP, a atividade de agregação das aquisições de veículos automóveis e motociclos, bem como a preparação e tramitação das consultas destinadas àquelas aquisições e o resultado obtido, de acordo com o pedido datado de [colocar data do pedido]9 com a Ref. [colocar referência do pedido]10, ao cocontratante cuja proposta seja adjudicada pela ESPAP, assumindo todos e quaisquer encargos ou custos decorrentes do procedimento que vierem a ser imputados à ESPAP, pela não-aceitação do bem ou serviço.

(data) e (assinatura)

9 Data em que é efetuado o pedido no SGPVE ou alternativamente a data de autorização interna para a despesa.

10 Referência da carta/processo interno de autorização do organismo que acompanha o pedido do SGPVE.

Document Metadata

Table of Contents

Pedido de Contratação de Veículos Novos

Document Metadata