ADENDO I
FACULDADE DE DIREITO DE SÃO BERNARDO DO CAMPO
Autarquia Municipal
ADENDO I
TERMO DE REFERÊNCIA - VERSÃO INTEGRAL
CONTRATAÇÃO DE EMPRESA PARA FORNECIMENTO DE SERVIÇOS TÉCNICOS CONTINUADOS DE TRATAMENTO ARQUIVÍSTICO, CONVERSÃO DIGITAL E FORNECIMENTO DE TECNOLOGIA PARA GERENCIAMENTO DO ACERVO ADMINISTRATIVO E EDUCACIONAL PARA ATENDER AS NECESSIDADES DA FACULDADE DE DIREITO DE SÃO BERNARDO DO CAMPO.
1. DO OBJETO
1.1. Contratação de empresa para fornecimento de Serviços Técnicos Continuados de Tratamento Arquivístico, Conversão Digital e Fornecimento de Tecnologia para Gerenciamento do Acervo Administrativo e Educacional.
1.2. A Contratada deverá fornecer Solução Tecnológica integrada com sistema informatizado de gestão arquivística de documentos - SIGAD, na modalidade perpétuo, incluindo serviços de implantação, migração de dados, integrações com sistemas legados e atuais, garantia e suporte técnico, operação assistida, treinamento, conforme condições, quantidades e exigências técnicas estabelecidas neste Termo de Referência.
1.3. O que se busca na contratação é uma solução integrada composta principalmente dos produtos/serviços a seguir relacionados:
1.4. Tecnologia em software com os seguintes itens:
a) Solução para ECM e Document Imaging
b) Garantia, atualização e suporte por 12 meses;
c) Licenciamento do tipo perpétuo com fornecimento do código fonte;
d) Implantação e customização;
e) Com SIGAD (Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos);
f) Com BPMS (Business Process Management System);
g) Integração com os sistemas legados e atuais;
h) Treinamento;
i) Solução para o RDC-Arq;
j) Instalação Archivemática e ICA-Atom nas suas últimas versões;
k) Gestão de arquivo físico.
1.5. Solução de Gestão e Tratamento Arquivístico com os seguintes itens:
a) Conversão digital para todos os documentos e prontuários de acadêmicos;
b) Inventário e classificação de todos os documentos aplicando a TTD da Contratante;
c) Gestão e Custódia de documentos;
d) Descarte Seguro.
2. JUSTIFICATIVA E DETALHAMENTO DO OBJETO DA CONTRATAÇÃO
2.1. Implantação de uma solução contendo produtos e serviços integrados para gestão de conteúdo e informações, principalmente aqueles desestruturados, advindos de documentos em papel, alinhada com os serviços especializados de tratamento arquivístico.
2.2. Tem por finalidade a busca de benefícios diretos e indiretos na execução dos processos de trabalho e se insere como elemento na estratégia de modernização em curso atualmente em toda a esfera governamental.
2.3. A contratação destina-se ao atendimento das necessidades desta Entidade na execução de suas atribuições arquivísticas, para promover melhoria ao acesso, disseminação e recuperação de informações, minimizar os riscos e reduzir o volume dos arquivos. Proporcionar acesso eficiente, rápido, limpo e seguro às informações arquivadas em todo o ciclo de vida, alinhando-se ao planejamento estratégico da tecnologia da informação e ao planejamento estratégico institucional, destacando-se:
2.3.1. O dever no cumprimento da legislação vigente referente a gestão de arquivos públicos;
2.3.2. O dever no cumprimento da legislação vigente referente ao acesso à informação;
2.3.3. O dever da prevenção contra desastres ao garantir o backup digital dos documentos referente aos dossiês/processos em papel;
2.3.4. A necessidade da garantia no gerenciamento do ciclo de vida dos documentos de acordo com a expiração de suas validades e obrigatoriedades controladas tanto no documento físico como no digital;
2.3.5. A necessária contribuição com o meio ambiente ao diminuir a geração de papel, através da automatização de fluxos operacionais;
2.3.6. A necessidade de atender as Portarias nº 315 e nº 360 do MEC.
2.4. Ademais, a implantação de uma solução completa baseada em serviços técnicos e tecnologia é uma alternativa menos onerosa se comparada aos trabalhos operacionais para a gestão de todo o conteúdo gerado pela Entidade. Tal fato alinha-se ao princípio da economicidade a que está sujeita a Administração Pública. Sua implantação ainda encontra respaldo no Decreto nº 9.094, de 17 de julho de 2017, art. 1º, inciso VI, que prevê a “aplicação de soluções tecnológicas que visem a simplificar processos e procedimentos de atendimento ao cidadão e a propiciar melhores condições para o compartilhamento das informações”.
2.5. Esta massa documental apresenta um crescimento anual natural, que deve obter o mesmo Tratamento Arquivístico a que se propõe este projeto. Por todo o exposto, esta contratação é indispensável.
2.6. Os elementos técnicos descritos neste instrumento e em seus anexos são os necessários para assegurar que a contratação se dê de forma satisfatória, com as condições técnicas e de qualidade exigidas, e ainda, assegurar o gasto racional dos recursos públicos.
2.7. Das certificações e formação da equipe técnica da contratada:
2.7.1. Devido à complexidade dos serviços demandados e para que seja atingido o padrão de qualidade esperado nesta contratação, bem como a utilização de forma sustentável dos recursos públicos, se torna imprescindível a adoção de exigências técnicas para as empresas que irão participar do certame. O objetivo principal das exigências é garantir que a contratação seja de forma satisfatória selecionando os fornecedores que possuem condições de atender integralmente os requisitos técnicos detalhados no edital, sem que comprometa, principalmente, mas não se limitando ao princípio de isonomia na concorrência.
2.7.2. O objeto da contratação apresenta a necessidade de adquirir uma gama de serviços integrados que contemplam desde o tratamento arquivístico do acervo de documentos até o fornecimento de tecnologia em processamento e software para gestão de documentos físicos e digitais. Os serviços irão proporcionar a implantação de uma nova Política de Gestão do Acervo de Documentos e o ambiente necessário para fomentar a transformação digital sustentável dos processos de negócios.
2.7.3. Para o pleno atendimento do escopo é necessário que a empresa apresente comprovações que possui aptidão técnica na execução dos serviços e os profissionais especializados para cada etapa do projeto, sendo:
a) Formação em Arquivologia: profissional que irá garantir o pleno atendimento dos serviços solicitados para o tratamento arquivístico do acervo.
b) Certificação ITIL: profissional que irá garantir a implantação da estrutura tecnológica necessária para o processamento das informações, execução dos serviços de digitalização dos documentos e ambiente em nuvem hospedar o software.
c) Certificação CIP: profissional que irá garantir a implantação e implementação do software GED/ECM dentro das melhores práticas do mercado e em conformidade com as legislações vigentes.
3. LEGISLAÇÃO APLICÁVEL
Para referência, seguem leis que obrigam e definem as atividades de gestão documental.
3.1. Do Acesso à Informação:
▪ Constituição Federal
Art. 5°Inciso XIV - É assegurado a todos o acesso à informação e resguardado o sigilo da fonte, quando necessário ao exercício profissional.
▪ Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 de Acesso à Informação
Art. 1º Esta Lei dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios, com o fim de garantir o acesso a informações previsto o inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal.
3.2. Da Preservação dos Documentos
▪ Constituição Federal
Art. 23 É competência comum da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios:
Inciso III - Proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histórico, artístico e cultural, os monumentos, as paisagens naturais notáveis e os sítios arqueológicos.
3.3. Da Gestão Documental
▪ Lei nº: 8.159/91, de 08 de janeiro de 1991
Capítulo I - Disposições Gerais
Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
▪ Resolução CONARQ nº. 14, de 24 de outubro de 2001
Dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividade-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos, e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos do Arquivo Relativos as Atividade-Meio da Administração Pública.
Atender ao art. 000, xxxxxxxxx 0x, xx Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxx 0000: “cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitam”.
3.4. Da Autenticação de Documentos via Certificação Digital:
▪ Medida Provisória nº. 2.200-2, de 24 de agosto de 2001
Art. 1º-Fica instituída a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil1, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras. A assinatura de Certificação Digital deve estar aderente ao documento regulador válido na ocasião, sendo que no mínimo essa deva atender aos requisitos de envelopamento AD-RB, versão v2.1 da política de assinatura conforme documento emitido pelo ITI, xxx.xxx.xxx.xx, DOC-ICP-15.03, dando validade jurídica aos documentos digitalizados, conforme lei vigente, assim como também deve validar a LCR – Lista de Certificados Revogados, permitindo que não seja possível o uso e acesso ao sistema com certificados revogados e/ou expirados.
. Lei Federal nº 14.063, de 23 de setembro de 2020
Art. 1º-Esta Lei dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos, em atos de pessoas jurídicas e em questões de saúde e sobre as licenças de softwares desenvolvidos por entes públicos, com o objetivo de proteger as informações pessoais e sensíveis dos cidadãos, com base nos incisos X e XII do caput do art. 5º da Constituição Federal e na Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais), bem como de atribuir eficiência e segurança aos serviços públicos prestados sobretudo em ambiente eletrônico.
3.5. Conversão Digital
▪ Lei nº 12.682, de 09 de julho de 2012.
Art. 2º-A. Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações específicas e no regulamento.
▪ Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
4. RESULTADOS ESPERADOS
1
4.1. Os resultados esperados após executados os serviços e implantado o software para a gestão e tramitação de documentos, é dotar os departamentos de serviços eficientes, obtendo resultados técnico-administrativos, operacionais, financeiros e estratégicos específicos, oriundos da utilização da solução, como os abaixo relacionados:
4.2. Transparência, economicidade, eficiência, impessoalidade, legalidade e publicidade;
4.3. Automatizar os processos, melhorando a cooperação no trabalho entre as áreas e o fluxo de informações, resultando na otimização das rotinas internas, com significativos ganhos de celeridade e produtividade, tornando o acesso e consulta mais simples e rápido;
4.4. Introduzir, expandir, consolidar e padronizar a transformação digital nos processos e procedimentos, bem como para usuários ilimitados internos e externos;
4.5. Introduzir e/ou ampliar as facilidades aos servidores, potencializando ainda mais o acesso a informações e documentos necessários para o cumprimento do seu trabalho;
4.6. Eliminar redundâncias e inconsistências atualmente causadas por informações em diversas formas e locais sem integração ou uso;
4.7. Desmaterializar a comunicação interna e externa que é feita basicamente pelo uso de documentos oficiais em papel;
4.8. Conseguir virtualizar os documentos legados, tendo, portanto, uma solução completa que visa uniformizar o uso do documento eletrônico, seja ele pré-existente ou não;
4.9. Redução de custos, pois o processo virtual custa menos que o processo físico em todo o seu ciclo de vida;
4.10. Economia de espaço físico;
4.11. Aumento da produtividade;
4.12. Controle dos prazos;
4.13. Compartilhamento das informações em conformidade com a LGPD;
4.14. Segurança e confidencialidade das informações e proteção de dados pessoais;
4.15. Transmissão 100% eletrônica de documentos, desde a criação, finalização e arquivamento;
4.16. Redução gradativa da utilização de papel;
4.17. Assinatura eletrônica dos documentos, conferindo autenticidade e valor legal;
4.18. Preservação do acervo e conformidade com as diretrizes do CONARQ;
4.19. Definição de responsabilidades: Com o objetivo de definir as responsabilidades e identificar o papel de cada pessoa dentro da demanda, foi elaborada uma Matriz RACI, disponibilizada ao final deste Termo de Referência.
5. QUANTIDADES
5.1. Seguem abaixo a relação e quantidades dos itens a serem contratados:
TRATAMENTO ARQUIVÍSTICO | |||
Item | Descrição | Unidade | Qtd Total p/ 12 (doze) meses |
1 | Transferência Ordenada de Documentos | Caixa | 6.500 |
2 | Organização, Inventário e Classificação de Documentos | Caixa | 6.500 |
3 | Conversão Digital | Imagem | 5.000.000 |
4 | Indexação de Imagens | Imagem | 5.000.000 |
5 | Certificação Digital | Imagem | 5.000.000 |
6 | Tratamento de Acervo Digital | Imagem | 124.000 |
GESTÃO DO ACERVO | |||
Item | Descrição | Unidade | Qtd Total p/ 12 (doze) meses |
7 | Gestão e Custódia de Caixas | Caixa | 78.000 |
8 | Transporte de Documentos (atendimento normal) | Frete | 48 |
9 | Transporte de Documentos (atendimento urgente) | Frete | 24 |
10 | Movimentação e localização de Caixas | Caixa | 240 |
11 | Fornecimento de Cartonagem | Caixa | 3.000 |
SOFTWARE PARA GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS | |||
Item | Descrição | Unidade | Qtd Totalp/ 12 (doze) meses |
12 | Implantação do Sistema | Serviço | 1 |
13 | Fornecimento de Licenças para Utilização do Software do Tipo Perpétuo, considerando ilimitados usuários externos (alunos e cidadãos) | Serviço | 1 |
14 | Treinamento dos Usuários para Utilização do Sistema | Hora | 220 |
15 | Serviços de Suporte para Problemas Técnicos e Auxílio na Operação do Usuário | Serviço | 12 |
16 | Ambiente em Nuvem para Hospedagem de Software, Dados e Imagens | Serviço | 12 |
6. META FÍSICA
6.1 Esta contratação tem por objetivo o fornecimento de serviços técnicos continuados de tratamento arquivístico, conversão digital e fornecimento de tecnologia para gerenciamento do acervo administrativo e educacional,
6.2 Objeto do presente Termo de Referência: meados de abril de 2023.
7. DO PLANO DE TRABALHO
7.1 Previamente ao início das atividades a CONTRATADA deverá apresentar o Plano de Trabalho Provisório, que será o ponto de partida para a elaboração do Plano de Trabalho Definitivo.
7.2 No Plano de Trabalho Provisório deverão constar:
a) cronograma de execução, com indicação da meta de produção;
b) especificação da equipe responsável pela execução, a qual deverá ser composta por, ao menos: 01 (um) profissional com formação em Arquivologia; 01 (um) profissional com certificação ITIL INTERMEDIATE OSA emitida pela EXIM; e 1 (um) profissional com certificação CIP - Certified Information Profissional emitido pela AIIM - Association for Intelligent Information Management. Quando da assinatura do Contrato, a Contratada deverá, nos termos do subitem 5.4.5.1 do Instrumento Convocatório, apresentar o Diploma ou Certificado de Conclusão de Curso do profissional com formação em Arquivologia. A Contratada deverá comprovar, no prazo máximo de 05 (cinco) dias úteis após a assinatura do Contrato, que dentre os componentes de sua equipe, possui profissionais com as seguintes qualificações técnicas mínimas: i) ao menos 01 (um) profissional com certificação ITIL INTERMEDIATE OSA emitida pela EXIM; ii) ao menos 1 (um) profissional com certificação CIP - Certified Information Profissional emitido pela AIIM - Association for Intelligent Information Management válida na data entrega da documentação comprobatória;
c) relação e especificação dos materiais básicos a serem utilizados no processo;
d) modelos dos formulários para geração dos relatórios diários e mensais a serem aprovados pela Contratante;
e) ordem de execução por tipo de trabalho.
7.3 Após solicitação da CONTRATANTE, a CONTRATADA terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para apresentação do Plano de Trabalho Provisório.
7.4 A CONTRATANTE terá o prazo de 2 (dois) dias úteis para validar o Plano de Trabalho Provisório ou solicitar ajustes.
7.5 Havendo necessidade de ajustes, a CONTRATADA terá o prazo de 2 (dois) dias úteis para providenciá-los e encaminhar novamente o Plano de Trabalho Provisório.
7.6 A CONTRATANTE terá 3 (três) dias úteis para validar o novo Plano de Trabalho Provisório.
7.7 Aprovado o Plano de Trabalho Provisório, o documento passará a ser considerado o Plano de Trabalho Definitivo.
7.8. A partir da data da aprovação do Plano de Trabalho, a CONTRATADA terá 5 (cinco) dias úteis para iniciar a execução dos serviços.
8. TRANSFERÊNCIA ORDENADA DO ACERVO
8.1 Todo o transporte e a movimentação dos documentos são de responsabilidade da CONTRATADA, devendo empregar todas as medidas que assegurem a integridade física das caixas, inclusive dispondo ou alugando para tal de veículos fechados e seguros para o transporte.
8.2 A retirada do acervo documental e seu deslocamento para as instalações de processamento e armazenamento deverão seguir os requisitos do Plano de Logística para Transferência do Acervo que deverá constar no Plano de Trabalho, obedecendo a ordem de prioridade estabelecida pelos representantes da CONTRATANTE.
8.3 Na transferência para as instalações da CONTRATADA, os documentos deverão ser listados e armazenados com a devida identificação das caixas arquivo que deverão estar lacradas.
8.4 Deverão ser elaborados protocolos com a listagem dos documentos que deverão ser conferidas, validadas e assinadas no ato de cada saída, tanto pelo representante da CONTRATADA quanto pela CONTRATANTE. Cada listagem deverá conter:
● Número do protocolo;
● Data e hora;
● Quantidade de caixas;
● Departamento de origem.
8.5 A CONTRATADA deverá fornecer toda a estrutura para cadastro e encaixotamento dos documentos.
8.6 Essa movimentação deverá ser registrada em software específico da CONTRATADA.
8.7 Todas as atividades de transferência deverão ser supervisionadas e acompanhadas por representantes da CONTRATADA e da CONTRANTE, de forma a garantir o cumprimento das normas de segurança física ou evitar qualquer tipo de dano ou extravio de documentos.
8.8 A retirada dos documentos dos locais onde estão armazenadas deverá obedecer aos seguintes cuidados, mas não se limitando:
8.8.1 A retirada das caixas e transporte até o local de carregamento deverá ser em carrinhos próprios e adequados, para que não seja danificado as caixas:
8.8.2 As caixas deverão ser acomodadas em paletes numerados e relacionadas em um protocolo por carga.
8.8.3 As caixas deverão ser transportadas em veículo fechado, tipo baú, evitando danos ao material durante o percurso e o descarregamento.
8.8.4 Se eventualmente alguma caixa não possuir numeração, a Contratada deverá gerar uma etiqueta com numeração provisória para garantir a rastreabilidade das caixas durante a movimentação.
8.8.5 O modelo de paletes a ser utilizado será o PBR. A Contratada será responsável por garantir que a altura máxima de 5 caixas seja respeitada durante a montagem dos paletes para transporte de modo que a integridade das caixas seja garantida. Os paletes deverão ser fixados com filme strech garantindo que as caixas não se movimentem sobre os paletes durante o transporte.
8.8.6 Se eventualmente forem identificadas caixas danificadas que coloquem em risco a segurança dos documentos, a Contratada deverá realizar a troca antes do transporte do palete.
8.9 A qualquer momento, a CONTRATANTE poderá indagar sobre procedimentos de transferências que não atendam aos requisitos definidos neste.
9 ORGANIZAÇÃO E TRIAGEM DE DOCUMENTOS
9.1 A Contratada deverá realizar uma avaliação no acervo documental, identificando e classificando os documentos que apresentam algum tipo de avaria ou degradação devido ao seu tempo de criação.
9.2 Os exemplares que apresentarem estado de degradação avançado receberão tratamento de higienização e digitalização específicos.
9.3 A empresa CONTRATADA deverá ter, obrigatoriamente, entre seus responsáveis pela execução dos serviços de avaliação documental e elaboração do Plano de Trabalho ao menos um profissional com formação superior em Arquivologia, devendo este ser um dos signatários dos documentos produzidos.
10 HIGIENIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS
10.1 Os documentos deverão ser higienizados utilizando técnicas e equipamentos específicos, o trabalho consiste em retirar os documentos das caixas e em seguida um profissional capacitado deverá limpar as páginas com pano seco e aspirar o excesso de pó das caixas ou que eventualmente exista entre os documentos com aspirador de pó adequado para uso em papéis. Caberá a Contratada ainda, a eliminação de qualquer elemento que não faça parte da caixa de documentos. O processo de Higienização deve ser realizado com cautela para garantir total integridade dos documentos
10.2 Para os documentos que apresentam estado de deterioração avançado a contratada deverá possuir experiência em restauração de documentos e os materiais e equipamentos necessários, como:
• Mesas higienizadoras:
• Pó de borracha;
• Escovas macias, pincéis, flanelas, algodão, trincha;
• Equipamentos de proteção.
10.3 Estimamos que 10% de todo o acervo físico apresenta estado de deterioração avançado e necessitará dos serviços de higienização e restauração, o que representa aproximadamente 650 mil folhas de documentos.
11 CATALOGAÇÃO DO ACERVO
11.1 Todos os documentos que compõem o acervo físico deverão ser identificados e catalogados em planilha sistêmica, o trabalho consiste em digitação de dados que se apresentam nos documentos. Cada documento ou prontuário deverá receber um etiqueta de código de barras com numeração sequencial, o número da etiqueta também será registrado e atrelado de forma sistêmica aos metadados gerados na catalogação.
11.2 A Contratada deverá fornecer sistema que permita o planilhamento dos documentos, provendo as seguintes funcionalidades mínimas:
• Permitir a digitação dos índices informado pela Contratante;
• Permitir a rastreabilidade dos documentos;
• Permitir a impressão de código de barras, capa de lote e etiquetas necessárias para identificação dos documentos.
11.3 Para a correta identificação dos documentos a Contratada, deverá atribuir em sistema para cada documento no mínimo 3 metadados, devendo os procedimentos para tal serem previstos no Plano de Trabalho.
11.4 Os exemplares deverão ser disponibilizados para o processo de preparação e digitalização em caixas do padrão junto com planilha, que será utilizada como controle do processo evidenciando a conclusão dessa etapa, contendo a lista de todos os seus documentos.
11.5 Ao final do processo de inventariar, a Contratada deverá apresentar em seu sistema um relatório contendo o inventário dos documentos, que deverá apontar a identificação das caixas e as informações indexadas de cada documento.
12 CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA
12.1 Consiste na atribuição do código de classificação arquivística referente ao assunto do documento. Seus objetivos são:
12.1.1 Estabelecer a relação orgânica dos documentos arquivísticos;
12.1.2 Assegurar que os mesmos sejam identificados de forma consistente ao longo do tempo;
12.1.3 Possibilitar a avaliação de um grupo de documentos de forma que os documentos associados sejam transferidos, recolhidos ou eliminados em conjunto;
12.1.4 Auxiliar na recuperação de todos os documentos arquivísticos relacionados a determinada função ou atividade;
12.1.5 Os trabalhos serão realizados de acordo com a Portaria nº 47, de 14 de fevereiro de 2020, do CONARQ (ou outra que a substituir durante a vigência do Contrato) e pelo Plano de Classificação de Documentos PCD e Tabela de Temporalidade de Documentos TTD de Documentos da Área Fim da Contratante, objeto da Resolução GFD n.º 126, de 19 de dezembro de 2018 - ou de outro regulamento interno que, eventualmente, a altere ou substitua -,, como forma de facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida;
12.1.6 A classificação deverá ser realizada por técnicos treinados na utilização do Plano de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Área Meio e a Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividade Meio da Administração Pública, objeto da Resolução GFD n.º 126, de 19 de dezembro de 2018 ou de outro regulamento interno que, eventualmente, a altere ou substitua;
12.1.7 Após identificar o conteúdo da documentação, por meio de leitura, a Contratada deverá atribuir um código correspondente ao assunto para cada documento;
12.1.8 O código do assunto deverá ser registrado em sistema junto com o número de identificação da etiqueta que será colada em cada exemplar conforme orientações do Arquivo Nacional;
12.1.9 Quando o conteúdo do documento se referir a dois ou mais assuntos, deverão ser registrados todos os códigos correspondentes aos assuntos por ele tratado.
12.2 Os tipos documentais, produzidos em série, referentes ao mesmo assunto, deverão ser classificados, segundo o tipo documental e o código do assunto. A Contratada deverá possuir software para que todo o conteúdo da classificação seja indexado, os exemplares deverão receber uma identificação única sequencial com etiqueta de código de barras, desta forma, será possível conciliar o documento físico aos dados indexados, possibilitando assim uma gestão eficiente e estruturada do acervo arquivístico.
12.3 Os dados gerados na atividade de classificação dos documentos deverão ser integrados com os dados gerados no inventário dos documentos, gerando um banco de dados único e completo.
12.4 Para execução da Listagem Informatizada de Controle de Documentos, e destinação final a contratada deverá executar as seguindo os seguintes passos:
12.4.1 Registro das informações em sistema;
12.4.2 Leitura do documento;
12.4.3 Separação dos documentos para cadastro ou eliminação;
12.4.4 Separação, para eliminação dos documentos que, embora corretamente classificados e digitalizados, não possuam o mesmo valor dos demais pertencentes ao conjunto documental objeto da avaliação.
12.5 Os documentos classificados com prazo de guarda expirados e com destinação indicada para eliminação deverão ser listados pela Contratada, de acordo com a Resolução nº 40/2014 do CONARQ e o Decreto nº 10.148/2019, devendo a listagem ser encaminhada à Contratante.
13 GESTÃO DO ACERVO FÍSICO
13.1 A Contratada deverá disponibilizar instalações adequadas para tratamento técnico e guarda documental, garantindo a total segurança e integridade aos documentos pertencentes à CONTRATANTE, cuidado esse que se iniciará na coleta do acervo e em todas as etapas de execução.
13.2 O imóvel deverá comportar e armazenar todo o acervo documental, considerando o acervo tratado e não tratado.
13.3 O piso deverá estar em ótimas condições de uso, ser lavável, do tipo industrial ou cerâmico, assim como o telhado deverá estar em perfeitas condições sem apresentar problemas como goteiras ou vazamentos, bem como possuir a devida manutenção das instalações elétricas e hidráulicas, a fim de evitar danos irreparáveis ao acervo institucional.
13.4 O ambiente não poderá ser conjugado e deverá estar sempre limpo, organizado e livre de ataques de insetos e roedores, com o devido controle ambiental periódico.
13.5 O layout da disposição das estantes de guarda da documentação deve estabelecer critérios de ventilação, iluminação e proteção contra radiações solares, com o intuito de preservar os documentos a serem armazenados.
13.6 Para a preservação e conservação do acervo não serão aceitas áreas propensas à inundações, alagamentos ou deslizamentos, subsolos úmidos, proximidade com indústrias,
usinas químicas, elétricas e nucleares, linhas de alta tensão, entrepostos de materiais inflamáveis e explosivos, terminais de tráfego aéreo e terrestre.
13.7 As instalações a serem disponibilizadas deverão ser utilizadas unicamente para o processamento técnico, armazenamento e guarda dos documentos, de modo a não colocar em risco a integridade física do acervo a ser tratado e armazenado, devendo estar situada em local com vias públicas de acesso e/ou circulação pavimentadas com asfalto ou calçamento.
13.8 O local deverá dispor de vigilância patrimonial e operacional durante 7 (sete) dias por semana e 24 (vinte e quatro) horas por dia, incluindo Sistema de Monitoramento por Câmeras de Vigilância.
13.9 As instalações onde se encontram o acervo, e todas as demais que estiverem relacionadas à execução do objeto, deverão dispor de sistema para combate a fogo e evitar inundações, além de brigada contra Incêndio e Inundações.
13.10 O imóvel deverá dispor de controle, por meio de processo biológico, de possíveis ataques de pragas, cupins e roedores aos documentos armazenados, cujas desinsetizações deverão obedecer, no mínimo, a periodicidade semestral e as desratizações a periodicidade anual.
13.11 A Contratada deverá possuir licença ou autorização de funcionamento, de acordo com a legislação vigente.
13.12 As instalações deverão possuir seguro com cobertura contra sinistros, tais como incêndios, raios, explosões, danos e roubo.
13.13 As áreas de armazenamento deverão ser equipadas com um sistema de detecção precoce de incêndio e sistema de supervisão e monitoramento integrado.
13.14 A empresa deverá apresentar contrato de manutenção contínuo com o fabricante ou distribuidor autorizado dos equipamentos de supervisão, controle e detecção de incêndio instalados em suas dependências, com a devida comprovação do responsável técnico.
13.15 A contratada disponibilizará, sem custos adicionais, quando solicitado com antecedência mínima de 10 (dez) dias úteis, um ambiente não inferior a 15m² (quinze metros quadrados), em área próxima àquela onde estarão sendo processados/armazenados os documentos, para alocar uma base de acompanhamento, de gerenciamento e auditoria da Comissão de Fiscalização ou órgãos fiscalizadores externos, indicados pela Contratante.
13.16 A empresa Contratada deverá dispor de veículos que transportam caixas de
documentos com carroceria fechada, não sendo permitido o transporte junto com outras cargas visando a preservação da integridade básica dos documentos.
13.17 A unidade de guarda de documentos da CONTRATADA deverá estar localizada em uma distância máxima de 30 KM da sede da CONTRATANTE, possibilitando assim, o atendimento a solicitações de documentos com celeridade e disponibilidade para que a CONTRATANTE quando necessário buscar documentos na unidade. A CONTRATANTE, eventualmente, mediante a análise das justificativas pertinentes e soluções apresentadas pela CONTRATADA às dificuldades causadas pela distância, poderá autorizar a ampliação do raio de longitude aqui definido para até 40KM.
13.18 A CONTRATADA deverá disponibilizar solução integralmente WEB de Gestão de Documentos Físicos para os usuários da Contratante, durante a vigência do contrato.
13.19 A CONTRATADA deverá fornecer cartonagens e lacres sempre que solicitados nos endereços informados. As caixas deverão ter capacidade de 20kg desenvolvida em material Kraft poliondas, com tampa acoplada, suporte lateral para carregamento sem acesso aos documentos e orifício para colocar os lacres, as medidas mínimas deverão ser de 41cm largura x 37cm altura x 29cm comprimento. A CONTRATADA deverá também fornecer etiquetas adesivas de código de barras para identificação e cadastro da caixa em sistema.
13.20 A CONTRATANTE poderá solicitar, a qualquer momento, documentos para consulta, através de meio físico ou digital. As solicitações serão realizadas preferencialmente através do sistema da CONTRATADA;
13.21 A Contratada deverá estar preparada para executar o atendimento às solicitações de documentos e pesquisas realizadas pela Contratante seguindo os prazos estabelecidos:
● As solicitações em caráter normal deverão ser atendidas no prazo de até 24 horas considerando dias úteis e horário comercial. A CONTRATANTE poderá escolher se receberá os documentos em meio físico ou digital;
● As solicitações em caráter de urgência deverão ser atendidas no prazo de até 3 horas considerando dias úteis e horário comercial. A CONTRATANTE poderá escolher se receberá os documentos em meio físico ou digital.
14 CONVERSÃO DIGITAL
14.1 O processo de digitalização deverá ser realizado com o objetivo de garantir o máximo de fidelidade entre a imagem e o documento original, levando em consideração suas
características físicas e estado de conservação.
14.2 O processo de digitalização não tem como objetivo principal a eliminação dos documentos físicos em papel, e sim, obter os benefícios que este tipo de trabalho proporciona aos órgãos públicos.
14.3 A cobrança pela digitalização integral do processo corresponderá ao número efetivo de páginas digitalizadas, considerando as demais condições previstas neste Termo de Referência.
14.4 O processo de captura e conversão do documento em papel para imagem digital será executado seguindo as fases:
• Organização e preparação dos lotes;
• Preparação dos documentos;
• Escaneamento dos documentos;
• Indexação das imagens e geração dos metadados;
• Controle de Qualidade;
• Certificação das imagens;
• Exportação de imagem e dados.
14.5 Organização e preparação dos lotes:
14.5.1 Todo o processamento deverá ser executado com o conceito de lotes, com objetivo de garantir a integridade de todo o processo. A Contratante deverá indicar a sequência dos documentos que serão digitalizados, essa informação deverá compor o Plano de Trabalho.
14.5.2 Cada lote deverá receber uma identificação única durante todo o processo de conversão, e deverá obrigatoriamente conter atributos que facilitem sua identificação futura, tais como: número da remessa, quantidade de documentos, responsáveis pelo processo, entre outros, garantindo a integridade do processo como um todo e criando um primeiro nível de informação de controle e auditoria sistêmica.
14.6 A Contratada deverá realizar a higienização e preparação do material a ser digitalizado, seguindo criteriosamente os seguintes passos:
14.6.1 Remoção do pó e demais sujidades a seco, utilizando-se de trinchas, escovas macias, pincel e flanelas de algodão;
14.6.2 Remoção dos corpos estranhos aos documentos, tais como: prendedores metálicos ou grampos, clips, insetos, e outros agentes que provocam a deterioração dos
documentos. Em sendo constatada a existência de fita adesiva em uma das folhas, deve- se observar a sua finalidade e somente digitalizar a página após a reprodução do original por fotocópia;
14.6.3 Preparação dos documentos para o processo de digitalização, com a realização das tarefas, tais como: desencadernação, retirada de grampos, verificação de partes dobradas, amassadas, rasgadas e agrupamento destes.
14.7 Os documentos devidamente preparados e cadastrados no sistema deverão ser digitalizado; a digitalização deverá ser executada de “capa a capa” (sem separação por “peças processuais”) utilizando o software de Document Imaging observando rigorosamente as fases abaixo:
14.8 A digitalização dos documentos deverá produzir uma imagem para frente e outra imagem para o verso, obedecendo-se rigorosamente suas características originais, com a realização do comparativo entre o documento físico e o digital, verificando formatos, salvamento de imagens e marcação de folhas em branco.
14.9 Os padrões técnicos mínimos para a digitalização dos documentos deverão obedecer ao Anexo I do Decreto nº 10.278, de 2020, e às necessidades da CONTRATANTE, que são:
PADRÕES TÉCNICOS MÍNIMOS PARA DIGITALIZAÇÃO | ||||
Documento | Resolução Mínima | Cor | Tipo Original | Formato de Arquivo |
Textos impressos, sem ilustração, em PB | 300 dpi | Monocromático | Texto | PDF/A |
Textos impressos, sem ilustração, em PB | 300 dpi | Escala de cinza | Texto/imagem | PDF/A |
Textos impressos, sem ilustração, em PB | 300 dpi | RGB (colorido) | Texto/imagem | PDF/A |
Textos impressos, sem ilustração, em PB | 300 dpi | Escala de cinza | Texto/imagem | PDF/A |
Textos impressos, sem ilustração, em PB | 300 dpi | RGB (colorido) | Texto/imagem | PDF/A |
Na hipótese de o arquivo ser comprimido, deve ser realizada compressão sem perda, de forma que a informação obtida após a descompressão seja idêntica à informação antes de ser comprimida.
14.10 A necessidade de seguir os padrões do Decreto nº 10.278, de 2020 se impõe para promover a economicidade global à atividade, pois, apesar de aparentemente o Decreto ser muito criterioso para a consideração da validade das digitalizações, a economia gerada pela possibilidade de posterior descarte dos documentos físicos no longo prazo e a diminuição do risco de se realizar a digitalização duas vezes (uma mais simples e pouco legível, e uma mais completa e legível) compensa o esforço inicial em optar pelos padrões legalmente definidos.
14.11 Para os documentos avulsos que forem digitalizados, estes deverão ser precedidos do cadastramento de um processo no Sistema. Assim, toda demanda envolve o cadastramento de processo, contemplando o preenchimento dos campos de indexação, e para cada objeto digital resultante da digitalização deverá ser incluído um documento no Sistema para posterior vinculação do objeto digital.
14.12 A digitalização e indexação de documentos arquivísticos (históricos e/ou de guarda permanente), deverão seguir as recomendações da Resolução nº 31, de 28 de abril de 2010 do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos).
14.13 Para a coleção de documentos digitalizados deverão ser gerados os seguintes tipos de representantes digitais:
14.13.1 Matriz Digital será o arquivo que garantirá a preservação digital das obras raras e terá as seguintes características:
• Formato da imagem – TIFF 6.0 – Tagged Image File Format;
• Compressão da imagem – sem compressão;
• Resolução mínima (espacial);
• 400 dpi para páginas manuscritas;
• 400 dpi para páginas deterioradas ou rasgadas;
• 300 dpi para páginas impressas preservadas;
• Escala 1:1, com margem preta de 0,2 cm ao redor do documento, 8 bits, modo tons de cinza.
14.14 Derivada de Acesso:
• Será o arquivo para exibição na internet, download, impressão, etc.. Este arquivo deverá conter um conjunto de arquivos (todas as páginas, inclusive capa e contracapa) que compõem uma obra. A Derivada de Acesso terá as seguintes características:
• os arquivos deverão estar no formato PDF-A pesquisável versão 1.7;
• os arquivos deverão estar otimizados para a visualização rápida na Web (opção Fast Web do PDF), isto é, parâmetro aplicado na criação de um arquivo.pdf. Uma vez publicados na Web, as páginas serão baixadas sob demanda, à medida que o usuário navega pelo documento, isto possibilitará aos usuários iniciarem a leitura do documento sem a necessidade de aguardar seu download total;
• compressão da imagem – definição em acordo com a versão do arquivo PDF utilizado.
14.15 A CONTRATANTE será a única detentora da propriedade intelectual e física das informações, documentos e sistemas produzidos pela CONTRATADA a partir da execução destes serviços.
14.16 A indexação dos arquivos digitalizados deverá obedecer ao Anexo I do Decreto nº 10.278, de 2020, e às necessidades da CONTRATANTE:
Metadados | Definição |
Assunto | Palavras-chave que representam o conteúdo do documento. Pode ser de preenchimento livre ou com o uso de vocabulário controlado ou tesauro. |
Autor (nome) | Pessoa natural ou jurídica que emitiu o documento. |
Data e local da digitalização | Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da digitalização do documento. |
Identificador do documento digital | Identificador único atribuído ao documento no ato de sua captura para o sistema informatizado (sistema de negócios). |
Responsável pela digitalização | Pessoa jurídica ou física responsável pela digitalização. |
Título | Elemento de descrição que nomeia o documento. Pode ser formal ou atribuído: |
• formal: designação registrada no documento; | |
• atribuído: designação providenciada para identificação de um documento formalmente desprovido de título. | |
Tipo documental | Indica o tipo de documento, ou seja, a configuração da espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. |
Hash (chekcsum) da imagem | Algoritmo que mapeia uma sequência de bits (de um arquivo em formato digital), com a finalidade de realizar a sua verificação de integridade. |
Classe | Identificação da classe, subclasse, grupo ou subgrupo do documento com base em um plano de classificação de documentos. |
Data de produção (do documento original) | Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da produção do documento. |
Destinação prevista (eliminação ou guarda permanente) | Indicação da próxima ação de destinação (transferência, eliminação ou recolhimento) prevista para o documento, em cumprimento à tabela de temporalidade e destinação de documentos das Atividades meio e das atividades fim. |
Gênero | Indica o gênero documental, ou seja, a configuração da informação no documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação do documento. |
Prazo de guarda | Indicação do prazo estabelecido em tabela de temporalidade para o cumprimento da destinação. |
14.17 A indexação poderá ser do tipo manual ou automática com possibilidade de integrações com bases de dados pré-existentes, para cruzamento de informações auxiliando nesta etapa do serviço.
14.18 Metadados dos documentos inseridos nos nomes dos arquivos (como data da captura, número de página) também devem ser replicados em local próprio, para prover segurança e facilidades quando da movimentação da imagem para outros sistemas ou na necessidade de ser renomeado/identificado.
14.19 Sequenciamento de informações e divisões estruturais importantes de imagens multipartidas devem ser explicitamente registradas nos metadados estruturais e não apenas embutidos nos nomes dos arquivos.
14.20 A Contratada deverá executar o tratamento de todas as imagens geradas no processo de digitalização:
14.20.1 Verificação rigorosa dos resultados obtidos na etapa de digitalização dos documentos, avaliando a qualidade da imagem capturada e a integridade do documento, imagens distorcidas, fora de foco, de difícil visualização, rotacionadas ou invertidas ou de qualquer forma fora dos padrões estabelecidos neste Termo de Referência, serão geradas novamente até que se obtenha os resultados esperados, evitando-se, ainda, a perda, alteração ou inclusão de uma imagem com baixa qualidade no arquivo eletrônico.
14.20.2 Nesta etapa deverá ser executado:
• Limpeza de ruídos nas imagens;
• Eliminação de bordas;
• Alinhamento de imagens;
• Eliminação de páginas em branco para a derivada de Acesso;
• Eliminação de páginas em duplicidade e conferência para prevenção de omissão de digitalização de páginas.
14.21 A Contratada deverá digitalizar os documentos tantas vezes quanto forem necessárias para atingir a fidelidade dos documentos originais apresentados pela CONTRATANTE, além de devolvê-los em seu fiel estado físico, tudo isso sem acréscimo no quantitativo diário produzido.
14.22 Caso seja necessário, a Contratada deverá registrar todos os documentos que apresentam inconformidades na sua estrutura física que impossibilite realizar as correções nas imagens geradas na fase de digitalização; para formalizar essa ação a contratada deverá elaborar um Termo de Correção com evidências, comprovando o estado dos documentos e enviar para análise da Contratante.
14.23 Todos os arquivos gerados em PDF/A, e os metadados deverão ser exportados para a solução de GED/ECM.
14.24 Cada arquivo gerado deverá obedecer ao limite de tamanho de 5Mb, ou outro tamanho a ser definido no Plano de Trabalho.
14.25 Todos os exemplares deverão ser reorganizados seguindo seu estado original e devolvidos para o Contratante.
14.26 A CONTRATANTE será a única detentora da propriedade intelectual e física das informações, documentos e sistemas produzidos pela CONTRATADA a partir da execução destes serviços.
14.27 Após a geração dos PDFs, os documentos deverão ser assinados digitalmente. A assinatura digital é uma modalidade de assinatura eletrônica, resultado de uma operação matemática que utiliza algoritmos de criptografia assimétrica e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento.
14.28 A assinatura digital fica de tal modo vinculada ao documento eletrônico “subscrito” que, ante a menor alteração neste, a assinatura se torna inválida. A técnica permite não só verificar a autoria do documento, como estabelece também uma “imutabilidade lógica” de seu conteúdo, pois qualquer alteração do documento, como por exemplo a inserção de mais um espaço entre duas palavras, invalida a assinatura.
14.29 Os atributos da assinatura digital são:
14.29.1 ser única para cada documento, mesmo que seja o mesmo signatário;
14.29.2 comprovar a autoria do documento eletrônico;
14.29.3 possibilitar a verificação da integridade do documento, ou seja, sempre que houver qualquer alteração, o destinatário terá como percebê-la;
14.30 Para cada assinatura digital realizada, os serviços de assinatura digital deverão incluir um carimbo do tempo ICP BRASIL, de modo a garantir a tempestividade das informações geradas. O carimbo do tempo é uma tecnologia que insere a data e hora do momento da assinatura digital provinda de uma parte confiável, como o Observatório Nacional ou o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.
14.31 Deverão ter funcionalidade de gerar assinatura digital em lote de documentos.
14.32 A CONTRATADA deverá prestar serviços de conversão textual através de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), com a inclusão do recurso de pesquisa textual através de qualquer palavra, frase ou trecho de frase constante nas imagens digitalizadas. Para isso, será necessária uma fase de reconhecimento textual, automatizada, através de um software de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR e ICR), sendo que a solução deverá possuir obrigatoriamente as seguintes características técnicas, mas não se limitando:
14.32.1 Reconhecimento exclusivo para caracteres impressos e manuscritos;
14.32.2 Funcionamento com múltiplas instâncias do produto, em diferentes computadores conectados via rede local;
14.32.3 Divisão balanceada da carga de imagens entre os diversos computadores envolvidos no processo;
14.32.4 Geração de arquivos no formato PDF, contendo a imagem digitalizada e os textos reconhecidos, mantendo layout original do documento. O critério para a nomenclatura dos arquivos deve ser o mesmo definido no Plano de Trabalho;
14.32.5 Suporte de reconhecimento para 3 (três) diferentes tipos de documentos: estruturados, semiestruturados e não estruturados.
14.33 Será realizada por amostragem a verificação para controle de qualidade do reconhecimento do OCR.
14.34 A taxa de acerto do OCR deverá ser maior que 90%, caso contrário, será necessária a correção do serviço.
14.35 Nos casos em que se fique comprovado que a taxa de reconhecimento ocorreu aquém do esperado em virtude de má qualidade do documento original, o responsável pelo arquivo poderá autorizar o aceite do serviço.
14.36 O acervo de documentos da Contratante deverá ser, após a digitalização, reorganizado, retornando ao estado original.
14.37 Os volumes deverão ser alocados em caixas e prateleiras, sua localização deverá ser registrada no módulo do sistema de gestão física de documentos, proporcionando para a Contratante a gestão física do acervo.
14.38 A Contratante possui atualmente um acervo digital gerado por um processo de digitalização interno, esse acervo é composto por aproximadamente 124.000 (cento e vinte e quatro) arquivos em formato PDF, o acervo está armazenado no ambiente de tecnologia da Contratante e será disponibilizado para a Contratada executar as adequações necessárias.
14.39 O acervo digital deverá receber os serviços descritos a seguir:
14.39.1 A contratada deverá analisar todo o acervo digital, imagem a imagem, identificando quais arquivos precisam receber os ajustes.
14.39.2 Tipificação dos documentos; identificar a tipologia documental correta do documento e executar a indexação dos arquivos seguindo os critérios definido no Plano de Trabalho;
14.39.3 Executar o controle de qualidade nas imagens conforme descrito no item 12.20;
14.39.4 Classificação das imagens conforme TTD;
14.39.5 Exportar as imagens novamente para o sistema de ECM.
15. SOFTWARE ECM
15.1 Para gestão de documentos físicos e armazenamento de documentos eletrônicos, principalmente os que serão gerados no processo de conversão digital, se faz necessário uma aplicação de Document Imaging e Enterprise Content Management.
15.2 A solução pretendida deve ainda possuir recursos para a gestão física de documentos e aspectos relacionados ao tratamento arquivístico; para isso foram consideradas na
especificação do ECM determinadas funcionalidades trazidas do rol de especificações de sistemas do tipo SIGAD e que são mais aderentes às necessidades desta Instituição.
15.3 O sistema e a quantidade de licenças necessárias serão fornecidos como licenciamento na modalidade de serviço.
15.4 O sistema deverá ser instalado no ambiente tecnológico da Licitante Contratada, porém uma versão simplificada do sistema também deverá ser instalada no ambiente da CONTRATANTE, possibilitando uma alternativa aos usuários para visualização das imagens geradas e das informações contidas no sistema. Para a versão simplificada, a Contratada deverá fornecer o sistema de forma perpétua, devendo a Contratante disponibilizar os recursos necessários para implantação e manutenção do software.
15.5 Fornecimento e Instalação de ECM Plataforma integrada;
15.5.1 Na publicação, gestão e armazenamento de documentos eletrônicos e imagens se faz necessário uma aplicação de Enterprise Content Management, que possibilite a captura e gestão das imagens recorrentes geradas pelas diversas áreas que já possuem seus documentos digitalizados, essa solução garantirá a continuidade da gestão eletrônica dos documentos recorrentes produzidos, garantindo a diminuição de uso recorrente de papel para compartilhar informações, essa solução deverá ter os seguintes requisitos:
15.6 Administração e Configuração do Content Manager:
• Autenticação de usuários com certificados digitais, ICP – Brasil e login e senha;
• Suportar a criação de pastas, subpastas e documentos em níveis hierárquicos de forma parametrizada;
• Suportar a criação de perfis de acesso e controle de permissão a documentos, pastas e arquivos para os usuários e seu grupo;
• Criação de tipos de documentos, grupos de documentos, índices e tipos de índices;
• Criação de tipos de pastas e índices de pastas;
• Gerenciamento de usuários da aplicação;
• Gerenciamento de grupos de usuários da aplicação;
• Armazenamento e gerenciamento dos índices pelo SGBD;
• Armazenamento e gerenciamento dos documentos eletrônicos pelo File system;
• Gerenciamento do LOG da aplicação através de relatórios;
• Controle de Versões;
15.7 Buscas e Consultas do Content Manager:
• Visualização dos seguintes formatos: MS-Office (DOC, XLS, PPT e VSD) e Open Office (ODT), BMP, TIFF, JPEG, PNG, PDF e HTML;
• Permitir a inclusão de anotações sobre a imagem dos documentos de forma que não altere o conteúdo original do documento, permitindo ainda que seja configurado o modo de exibição das notas;
• Visualização com funcionalidades de:
• Rotação;
• Zoom;
• Navegação; armazenar uma lista das pesquisas mais frequentes;
• Armazenar a QUERY da consulta construída;
• Interface WEB e visualizadores como plugins.
15.8 Captura de Documentos
• Definição de brilho, xxxx e contraste da imagem;
• Definição da resolução (DPI);
• Definição do tamanho do documento original;
• Digitalização contínua;
• Digitalização remota (WEB);
• Possibilidade de importação de imagens/arquivos eletrônicos pré-existentes em modo assistido ou batch;
• Possibilidade de criação de perfis de digitalização específicos para cada tipo de documento, conforme os recursos disponíveis no scanner em utilização;
• Suporte a documentos coloridos, preto e branco e em tons de cinza;
• Tratamento das imagens;
• Alinhamento da imagem (Deskew);
• Remoção de sujeiras (Despeckle);
• Remoção de sombras (Deshade);
• Remoção de linhas;
• Remoção de furos;
• Remoção de cores específicas como azul, verde e vermelha;
• Eliminação / limpeza de bordas pretas e brancas;
• Possibilidade de criação de perfis de tratamento de imagem;
• Indexação por código de barras, podendo definir a posição de início e fim para a extração da informação a ser indexada de forma automática;
• Permitir a indexação através de OCR;
• Permitir a configuração de templates de documentos para a extração de OCR podendo definir para a busca da informação que seja números, maiúsculas, minúsculas e expressões regulares;
• Possibilidade de indexação automática e manual;
• Possibilidade de leitura de código de barras;
• Leitura de patch codes;
• Exclusão de páginas brancas por algoritmo e por tamanho;
• Detecção de páginas brancas por algoritmo e por tamanho;
• Possibilidade de filtrar páginas brancas;
• Possibilitar a reordenação de páginas;
• Permitir a inclusão de separador virtual, ou seja, sem a necessidade de digitalização;
• Permitir a digitalização assistida, possibilitando a visualização de 1, 2, 4 e 8 páginas por vez;
• Permitir aplicar um determinado perfil de processamento na imagem;
• Permitir restaurar a imagem para sua forma original (colorida ou preto e branco) mesmo após aplicar um perfil de processamento;
• Permitir importar de forma assistida imagens (tif e png) e arquivos pdf;
• Validação de informações de campos através de banco de dados pré-existentes;
• Possibilidade de indexação remota através do ambiente WEB;
• Permitir a criação de integração para envio das informações indexadas e do arquivo digitalizado para outros sistemas;
• Permitir definir o formato do arquivo de imagem de saída com as opções de PDF, PDF-
A, PDF Pesquisável, JPG, TIFF e PNG;
• Permitir assinar o documento digitalizado de forma automática;
• Possibilidade de definir níveis de usuário diferenciados, permitindo total controle de acesso aos módulos do sistema;
• Gerenciamento/controle dos lotes pela WEB;
• Possibilidade de trabalhar com grupos de trabalho;
• Permitir a divisão de documentos pela quantidade de páginas e por códigos de barras;
• Integração e compatibilidade;
• Facilidade de adequação do ambiente de produção através de telas gráficas sem a necessidade de programação;
• Compatibilidade com scanners de produção através de interface SCSI ou de desempenho superior;
• Compatibilidade com driver XXXXX;
15.9 SIGAD:
• Possuir funções de Gestão Arquivística de documentos compatível com padrão e-ARQ Brasil;
• Todos os requisitos presentes no e-ARQ Brasil constantes de sua última versão publicada pelo Arquivo Nacional, referentes aos requisitos técnicos obrigatórios de um sistema do tipo SIGAD e que sejam compatíveis para suportar uma estrutura de gestão arquivística pública no âmbito de uma estrutura administrativa deverão estar presentes na solução ofertada;
• Deve ser capaz de interoperar com outros sistemas por meio de padrões abertos de interoperabilidade. Por exemplo, padrões abertos como os estabelecidos pela e-PING, XML e Dublin Core;
• O módulo SIGAD deve ser capaz de interoperar com outros SIGAD, permitindo, pelo menos, consulta, recuperação, importação e exportação de documentos e seus metadados. As operações de interoperabilidade devem respeitar a legislação vigente e a política de segurança;
• Em relação às especificações de requisitos para sistemas informatizados de gestão de documentos (SIGAD), deve possuir Road Map de evolução orientado aos requisitos constantes do Adendo II - Requisitos do e-ARQ Brasil, parte integrante deste Termo de Referência. SIGAD: uma vez que não se tem sistemas de mercado conhecidos que
preenchem todos os requisitos, aqueles imprescindíveis para a operação da Contratante que não estejam diretamente supridos pelas suíte prevista no fornecimento: ECM/BPMS + RDC-Arq, deve constar no plano de evolução da plataforma durante os 12 (doze) meses previstos inicialmente de manutenção corretiva/evolutiva que faz parte da contratação.
15.10 Requisitos Não-Funcionais obrigatórios do Content Manager:
• Portabilidade para Sistemas de Gerenciamento de Banco de Dados (SGBD) de mercado;
• Tecnologia multiplataforma (interoperabilidade);
• Sistema escalonável e Plataforma J2EE (Java) ou .Net;
15.11 RDC-Arq:
• Prever a Implantação de Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq) integrado ao ECM para armazenamento dos documentos digitais já em período de guarda permanente, a fim de garantir sua preservação e acesso, conforme especificações e diretrizes da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq):
• a preservação digital pode ser definida como a capacidade de garantir que a informação digital permaneça acessível e com qualidade de autenticidade ao longo do tempo, ou mesmo como um conjunto de ações gerenciais e técnicas exigidas para superar as mudanças tecnológicas e a fragilidade dos suportes, garantindo o acesso e interpretação dos documentos digitais pelo tempo que for necessário;
• a implantação de um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDCArq) é fundamental para assegurar essa preservação, o acesso e a autenticidade de longo prazo dos materiais digitais;
• esse tipo de repositório deve gerenciar os documentos e metadados de acordo com as práticas e normas da Arquivologia, especificamente relacionadas à gestão documental, descrição arquivística multinível e preservação;
• um Repositório Arquivístico Digital Confiável deve proteger as características do documento arquivístico, em especial a autenticidade (identidade e integridade) e a relação orgânica entre os documentos.
• deve também ter independência; isso significa que seu funcionamento e o acesso aos documentos não podem depender das aplicações que funcionam em conjunto com ele;
• o Repositório Arquivístico Digital Confiável deve estar em conformidade com as normas e padrões estabelecidos, de forma a possibilitar níveis de interoperabilidade com outros repositórios digitais e sistemas informatizados que tratam de documentos arquivísticos;
• os dados e metadados devem ser empacotados em um único pacote de preservação, permitindo a rápida recomposição do banco de dados e recomposição do Repositório Digital em caso de necessidade;
• deve utilizar tecnologias que permitam a preservação incremental de informações;
• as informações adicionadas para preservação de forma incremental devem ser organizadas de forma que sua recuperação seja integralmente recuperável em formato digital, sem necessidade de nova conversão de sistema analógico para digital;
• todo documento digital produzido no escopo do contrato e que seja classificado como de “guarda permanente” deverá ser disponibilizado no RDC-Arq;
• ao final do Contrato, poderá ser solicitado à CONTRATADA, à critério da CONTRATANTE, a disponibilização integral da solução RDC-Arq, inclusive das licenças de uso, e todo o seu conteúdo para instalação e migração na sua infraestrutura;
• sugere-se, mas não se limita, a utilização do software Archivematica para estruturação do RDC-Arq, além do software AtoM para acesso aos arquivos armazenados no RDC-Arq, uma vez que ambos atendem ao requisitos necessários e são softwares livre, de código aberto. Na impossibilidade de utilização dos softwares sugeridos, será permitida a utilização de outros, desde que atendam aos requisitos especificados.
15.12 Fornecimento de BPMS e Instalação:
15.12.1 Com o aumento da complexidade dos negócios e de TI, será necessário que a CONTRATANTE tenha gerenciamento de processos nos seguintes níveis:
• Automação de processos;
• Aumento da escala;
• Alinhamento das áreas de negócio com a área de TI;
• Adequação dos processos às novas necessidades de negócio;
• Dificuldades de integração;
• Padronização da forma do fluxo da informação.
15.12.2 Assim, se faz necessário uma plataforma BPMS (Business Process Management System) que é uma ferramenta de software para gestão integrada de processos visando transpor estas dificuldades, propiciando à organização uma oportunidade de atender novas demandas, garantindo o alto nível de atendimento dos serviços.
15.12.3 A plataforma de BPMS (Business Process Management System) deve abranger todas as etapas do ciclo de vida dos processos: análise, modelagem/desenho, simulação, implementação, execução, monitoração e otimização.
15.13 Requisitos técnicos e funcionais para a solução de BPMS.
15.13.1 Software de BPMS (Business Process Management System) com módulos integrados de modelagem de processos, desenvolvimento, motor de execução dos processos, infraestrutura de serviços e integração, interface de acesso web e monitoramento de processos.
15.14 Arquitetura de Software
15.14.1 O software do servidor de aplicação necessário para o BPMS deverá ser ofertado pelo licitante como parte integrante da solução.
15.14.2 Oferecer recursos que permitam atuar em todo o ciclo do processo, desde a modelagem inicial passando pelo desenvolvimento, integração, publicação, simulação e monitoramento dos processos.
15.14.3 Deverá suportar arquitetura multicamada, com separação entre os componentes da arquitetura que deverão incluir, no mínimo: servidor de dados, servidor de aplicação, interface de acesso e de administração web, além das estações de trabalho para o desenvolvimento.
15.14.4 Oferecer suporte a Web Services.
15.14.5 Possuir mecanismo para expor processos de integração desenhados na ferramenta como serviços no padrão web (também conhecidos como WebService), de maneira automática.
15.14.6 Para garantir a compatibilidade e maior flexibilidade de infraestrutura, os serviços gerados através deste ambiente, incluindo os processos gerados em BPEL, devem ser passíveis de publicação.
15.15 Administração do Software
• Possuir módulo de administração e monitoração da solução baseados em Web, sem a necessidade de instalação no cliente.
• Permitir o gerenciamento e administração de segurança de acesso a todos os seus módulos e conteúdo, inclusive com a possibilidade de configuração de acesso somente para leitura.
• Possibilitar a criação de grupos de usuários com a configuração de permissões de acesso a todo o seu conteúdo.
• Permitir a integração nativa com serviços de gerenciamento de usuários aderentes ao padrão LDAP v3 e Microsoft Active Directory.
15.16 Interface de acesso Web
• Permitir customização de aparência por usuário.
• Possuir uma console unificada para administração da interface de acesso web.
• Suporte aos principais navegadores em suas versões mais atuais.
• Permitir a administração em nível de usuário e objetos.
• Possibilitar a exibição das opções da interface em língua portuguesa, pelo próprio usuário final.
• Permitir anexar documentos com controle de versão ao processo, para que os mesmos possam ser acessados em outras etapas por outros participantes.
15.17 Desenvolvimento
• Possibilitar a criação de formulários eletrônicos de maneira visual, amigável e sem a necessidade de codificação.
• Oferecer funcionalidade de autopreenchimento dos campos de formulários com informações proveniente de processos e objetos.
• Permitir que os formulários criados na ferramenta iniciem fluxos de trabalho, de maneira automática e sem a necessidade de codificação.
• Suportar a construção de Workflows (envolvendo interação humana), integrado, utilizando interface gráfica, sem a necessidade de programação.
• Permitir teste e debug do código gerado diretamente do ambiente de modelagem.
• Permitir o teste individual dos componentes de integração, com interface web para importação ou digitação do código XML utilizado na chamada de execução do webservice.
• Permitir a construção de dashboards de acompanhamento dos indicadores de performance dos processos, através de interface visual, baseada em wizards e sem
a necessidade de programação.
• Ferramenta gráfica que permita o desenvolvimento integrado de aplicações WEB (em
.NET ou Java), Web Services, Integrações e Processos.
• Interface gráfica, do tipo “arrastar e soltar”, para a construção dos processos e workflows.
• Oferecer recurso de produtividade em que o código seja completado automaticamente no editor de código.
• Permitir que um processo seja exposto no formato de Web Services, disponibilizando, de maneira automática, um documento no padrão WSDL que descreva as operações e funcionalidade deste serviço.
• Permitir a geração, de maneira automática, da documentação do processo que está sendo construído. Esta documentação deverá conter informações detalhadas, incluindo no mínimo, representação visual do processo modelado, detalhamento das atividades do processo, sub-fluxos, documentação associada e qualquer código gerado durante a implementação.
15.18 Padrões de Integração
• Oferecer integração nativa com a solução de portal ofertada, permitindo que o usuário através do portal possa disparar processos, acessar sua lista de tarefas, visualizar gráficos de monitoramento, preencher formulários e anexar documentos às atividades e processos.
• Permitir a publicação de Web Services pela própria solução, para acesso por sistemas externos.
• Permitir invocação síncrona e assíncrona de Web Services. Consideram-se síncronas as chamadas do tipo requisição-resposta, com retorno imediato da chamada ficando a aplicação impossibilitada de executar novas operações enquanto não obter o retorno; e assíncronas quando a resposta acontecer em um momento posterior, permitindo que o sistema originador fique disponível para executar outras operações, mesmo sem o retorno da chamada.
• Permitir interoperabilidade com Web Services desenvolvidos em plataforma Xxxxxxxxx.XXX ou Java.
15.18.1 Deverá prover conectividade, de forma integrada à solução, com os padrões e tecnologias:
• JMS;
• Arquivo texto;
• Arquivo XML;
• Com serviços de transferência de e-mail padrão SMTP;
• Com servidores de FTP;
• Banco de dados Oracle 10 e superiores e banco de dados Microsoft SQL Server 2008 e superiores;
• Outros bancos de dados via conector.
15.19 Modelagem de Processos
• Compatibilidade com o BPMN 2.0 (Business Process Modeling Notation - xxxx://xxx.xxx.xxx/xxxx/XXXX/0.0/) ou superior referente aos elementos que possuir em sua Notação.
• Permitir a segmentação no desenvolvimento do processo, com separação nítida entre fluxo de processos, serviços e regras de negócio.
• Permitir a modelagem dos fluxos de processos associando atividades aos papéis de usuário e grupos, através de interface gráfica, sem a necessidade de codificação.
• Possibilitar a criação de subprocessos dos mapas de processo, de forma a permitir melhorias incrementais com aproveitamento de fluxos anteriormente definidos.
• Possuir editor visual para criação e edição de formulários do tipo web, integrado à interface de modelagem de processos.
• Permitir a atribuição de formulários, telas e/ou sequência de telas a atividades específicas do processo que envolvam interação humana, de modo que os usuários possam ter acesso a estes formulários durante a execução da atividade.
• Permitir a criação e edição de regras de negócio na mesma interface de modelagem e criação dos fluxos.
• Possuir ambiente de testes integrado ao ambiente de modelagem, permitindo o teste dos processos e fluxos construídos diretamente do ambiente de desenvolvimento.
• Possuir suporte à simulação, possibilitando análises dinâmicas dos processos de forma a avaliar diferentes cenários para orientar a melhoria de performance, identificar gargalos, analisar tempos, custos e outros indicadores que auxiliem na otimização dos processos.
• O ambiente de simulação deve ser visual, gerar gráficos e integrado à ferramenta de modelagem.
• Permitir a simulação de processos para possibilitar análises dinâmicas dos processos de forma a avaliar diferentes cenários por meio da inserção dos seguintes parâmetros: turno de trabalho, intervalos durante o turno, quantidade de recursos, eficiência de recurso, custos e tempos.
• Apresentar o nível de utilização dos recursos humanos e tecnológicos envolvidos no processo. Permite demonstrar o caminho lógico mais viável para o processo, bem como, a simulação de múltiplos processos que se utilizam do mesmo recurso.
• Permitir a retroalimentação da simulação do processo com informações geradas em tempo de execução e de maneira automática.
15.20 Execução de Processos
• Possuir ferramenta para coordenar a execução dos processos de negócio.
• Possuir ferramenta de integração de processos com sistemas, pessoas e outros Órgãos.
• Permitir a alteração de parâmetros de negócio de processos sem a necessidade de reiniciar o processo.
• Permitir suspender, terminar, congelar e reiniciar processos.
• Possibilitar a construção de subprocessos síncronos e assíncronos.
• Permitir a execução de diferentes versões de um processo.
• Permitir a persistência dos metadados dos processos em execução, em banco de dados relacional.
• Suporte a recuperação dos processos em caso de falha.
• Capacidade de geração do log dos processos, possibilitando análise e auditoria de todos os eventos.
• Possuir ferramenta visual para análise dos logs gerados.
• Possuir tratamento de exceções e falhas nos fluxos de processos.
• Permitir interação humana com os processos através de worklists (listas de trabalho).
• Possuir interface web para acesso aos Workflows e tarefas pendentes. A interface deve ser customizável pelo usuário final, incluindo layout e conteúdo, além de permitir
a exportação das configurações e parametrizações realizadas e posterior importação em um ambiente diferente ou por outro usuário.
• Acessar a interface de workflow em idioma português.
• Possibilitar a construção de workflows com, no mínimo, padrões de tarefas em série, paralelo, delegação e escalonamento automático.
• Possuir interface gráfica para apoiar a gestão manual da distribuição de tarefas entre os membros de um setor ou grupo de usuários, para tarefas de responsabilidade daquele setor ou grupo como um todo. A alocação manual deve ser permitida apenas para usuários autorizados (ex. coordenadores de setor ou de grupo).
• Permitir o acompanhamento da trilha de auditoria dos processos em execução.
• Gerar auditoria visual, com representação gráfica do fluxo do processo, permitindo ao usuário acompanhar todo o caminho de execução percorrido por um determinado processo, podendo determinar inclusive, onde o processo está parado.
• Permitir a exportação dos itens de trabalho e tarefas para documentos em formato PDF (Portable Document Format) ou CSV (Comma Separated Values).
• Dispor de interface gráfica que permita a usuários com perfil de administrador acompanhar todas as etapas de um workflow, informando, pelo menos quais usuários já interagiram no processo e o responsável no momento.
• Permitir a um usuário com perfil de administrador, gerenciar uma determinada instância de execução do processo, podendo retroceder ou avançar o processo a uma determinada etapa ou atividade, de modo a tratar situações inesperadas como, por exemplo, corrigir erros que tenham ocorridos em atividades já executadas.
• Suportar atribuição dinâmica de usuário, grupo ou papel, permitindo que em uma etapa seja definido o responsável pela execução da próxima etapa do fluxo.
• Possuir recursos para distribuição automática de tarefas (balanceamento de carga) entre os membros de um setor ou grupo de usuários, para tarefas de responsabilidade daquele setor ou grupo como um todo.
• Possuir recursos para distribuição automática de tarefas (balanceamento de carga) para o membro do setor/grupo que possui menos tarefas pendentes naquele momento.
• Permitir a retribuição manual e simultânea de múltiplos itens de trabalho e tarefas
pendentes para outros usuários.
• Permitir a alocação automática de tarefas com base em Calendário.
• Possuir tratamento para situações de férias e afastamento de usuários, evitando que tarefas sejam alocadas a usuários não disponíveis.
• Permitir o roteamento dinâmico de tarefas com base em informações providas pelo usuário em tempo de execução.
• Suporte ao gerenciamento das regras de negócio (regras de decisão, regras de validação, regras de encaminhamento, alçadas de aprovação, etc.) de forma independente do fluxo de processos principal, provendo um repositório externo para o armazenamento destas regras.
• Permitir a criação e alteração das regras de negócio utilizando interface Web integrada ao produto.
• Permitir a alteração das regras de negócio pelo próprio usuário, na mesma interface que é utilizada para acesso às listas de trabalho (worklists).
• Auditar, de maneira automática, as alterações feitas nas regras de negócio, armazenando, no mínimo, a data e hora da alteração e quem fez a alteração.
• Permitir o versionamento automático das regras de negócio alteradas pelo usuário, permitindo recuperar para as versões anteriores caso necessário.
• Permitir a execução automática de novas instâncias de processo em resposta a eventos específicos de um processo ou em intervalos de tempo regulares e pré- definidos.
• Permitir a definição de pontos ou atividades de tomada de decisão onde sejam apresentadas ao usuário recomendações sobre qual decisão tomar, baseado em decisões tomadas previamente ao longo da execução dos processos.
• Possuir integração nativa com Microsoft Office para edição de documentos.
15.21 Monitoração de Processos
• Possuir mecanismo para monitoramento e aferição de métricas de processos.
• Permitir a monitoração de um processo do início ao fim através de console web.
• Possuir ferramenta para análise e extração de relatórios estatísticos do processo.
• Permitir visualizar, em interface gráfica, o andamento e status de cada processo ou atividade, mostrando a posição em que o processo se encontra no contexto do fluxo.
• Possuir painéis de indicadores pré-construídos e integrados à interface de acesso do workflow (lista de tarefas).
• Possuir indicadores pré-construídos e integrados à interface de workflow, contendo, no mínimo, indicadores de carga de trabalho por processo, por atividade, por responsável, por prioridade e por status.
• Permitir a usuários autorizados monitorar e acompanhar o número de itens em aberto por atividades de um dado processo, apresentando estas informações de forma gráfica e integrada à interface do workflow.
• Permitir a geração de relatórios com base em métricas de desempenho versus acordos de níveis de serviço pré-definidos (ou SLA’s – Service Level Agreements).
• Permitir a geração e apresentação dos dados monitorados como planilhas no formato Microsoft Excel.
• Prover mecanismo “fim-a-fim” de auditoria permitindo armazenar todas as etapas executadas de um processo em execução, incluindo: atividades, acessos a Web Services e serviços externos, data e hora dos eventos, além do conteúdo das mensagens trocadas entre os diferentes sistemas envolvidos no processo.
• Permitir o envio automático de alertas através de e-mails e de interface web própria para acompanhamento dos mesmos.
• A solução deverá possuir componente de monitoramento em tempo real de processos de negócio modelados, podendo ser configurada para geração de alertas (e-mail, SMS) em tempo real.
• O componente de monitoramento deve possuir acesso, em tempo real, a indicadores críticos de desempenho de processos de negócio que possam ser mostrados em gráficos e tabelas oferecidos nativamente pela solução.
• Monitoração de atividade dos processos de negócio através da construção de indicadores visuais (dashboards), com recursos de drill-down, permitindo a navegação entre diferentes relatórios relacionados e o detalhamento das informações que compõem o gráfico. Este drill-down (ou navegação entre relatórios) deve ser realizado de forma nativa pela ferramenta, sem necessidade de customização de tela específica para tal.
• O sistema de BPMS poderá ser um módulo integrado do software de ECM a ser fornecido pela CONTRATADA.
16 TREINAMENTO E CAPACITAÇÃO DOS USUÁRIOS
16.1 A Contratada deverá ministrar treinamento completo para todos os usuários da Contratante que terão acesso ao sistema, independentemente do nível de interação e utilização do usuário.
16.2 A Contratada deverá apresentar um cronograma para executar os treinamentos e a metodologia que será utilizada para atender os diversos perfis de usuários.
16.3 Neste documento deverá estar previsto os itens a seguir:
• Metodologia aplicada para cada perfil de usuário.
• Cronograma e duração dos treinamentos para cada perfil de usuário.
• Apresentar e disponibilizar para os usuários manual técnico do sistema em formato digital.
16.4 Devido à complexidade dos serviços que serão implantados e a mudança no gerenciamento dos fluxos documentais, a Contratada deverá prestar suporte aos usuários na utilização do sistema durante toda a vigência do Contrato.
16.5 A Contratante dispõe de estrutura para que os treinamentos sejam executados em grupo de no máximo 10 (dez) funcionários. A Contratada deve usar essa informação como premissa na elaboração do seu cronograma.
16.6 A Contratante poderá solicitar que os treinamentos sejam executados novamente por não ter sido atingido o nível de aprendizado desejável para utilização do sistema; os treinamentos deverão novamente ministrados sem gerar novos custos à contratante.
16.7 Quantidade e Perfil dos Usuários
SERVIÇOS TÉCNICOS DE CAPACITAÇÃO E TREINAMENTOS DOS USUÁRIOS | |||
Item | Descrição | Unidade | Qtd. Total |
1 | Administradores | usuário | 5 |
3 | Usuários que utilizarão o sistema para executar a digitalização de novos documentos gerados pelo Contratante | usuário | 5 |
4 | Usuários que utilizarão o sistema para consultas de informações e documentos. | usuário | 70 |
TOTAL: | 80 | ||
16.8 Detalhamento de horas previstas para essas atividades
SERVIÇOS TÉCNICOS DE CAPACITAÇÃO E TREINAMENTOS DOS USUÁRIOS | |||
Item | Descrição | Unidade | Qtd. Total |
1 | Treinamento e capacitação para os administradores do sistema | Hora | 40 |
3 | Treinamento e capacitação para os colaboradores que utilizarão o sistema para executar a digitalização de novos documentos gerados pelo Contratante | Hora | 40 |
4 | Treinamento e capacitação para os colaboradores que utilizarão o sistema para consultas de informações e documentos. | Hora | 140 |
TOTAL: | 220 | ||
17 SUPORTE TÉCNICO E MANUTENÇÃO
17.1 A execução das atividades de Suporte Técnico deverá abranger:
17.1.1 Auxílio à operação do usuário; a Contratada deverá comprovar que possui capacidade de prestar atendimento para os usuários na criação de novos fluxos documentais e as demais funcionalidades do sistema da Contratante
17.1.2 Identificação, análise e isolamento de causas de problemas detectados durante o uso do sistema.
17.1.3 Correção das falhas e problemas identificados no curso da utilização do sistema;
17.1.4 Suporte técnico remoto à equipe técnica da CONTRATANTE para atendimento sob demanda em tempo real, durante o horário do expediente oficial;
17.1.5 Apoio à equipe da CONTRATANTE para a definição e implantação de procedimentos computacionais correlacionados à implantação ou manutenção da disponibilidade e segurança da solução implantada.
17.2 A CONTRATADA deverá oferecer Garantia e Suporte Técnico com atendimento 8 x 5 (8 horas x 5 dias) durante todo o período de duração do projeto.
17.3 O sistema deverá atender aos requisitos de SLA (Service Level Agreement), a saber:
a) Nível de severidade 1: corresponde a parada total do sistema. Tempo de resposta ao chamado técnico: 60 minutos. Tempo de solução do problema 24 horas.
b) Nível de severidade 2: perda de funcionalidade com sistema operante. Tempo de resposta ao chamado técnico: 60 minutos. Tempo de solução do problema 48 horas.
c) Nível de severidade 3: esclarecimento quanto ao funcionamento ou documentação. Tempo de resposta ao chamado técnico 4 horas. Tempo de solução do problema 72 horas.
17.4 Auxiliar na administração e monitoração da solução da Plataforma Integrada de ECM, garantindo o funcionamento do software de consulta de imagens.
17.5 Auxiliar no gerenciamento e administração de segurança de acesso a todos os seus módulos e conteúdo, inclusive com a possibilidade de configuração de acesso somente para leitura.
17.6 Auxiliar os administradores na política de criação de grupos de usuários com a configuração de permissões de acesso a todo o seu conteúdo.
17.7 Prover dados de estatística e desempenho da plataforma, bem como garantir a disponibilização e atualização de novas versões ou paths de correção durante toda a vigência contratual.
18 AMBIENTE TECNOLÓGICO
18.1 A CONTRATADA será responsável pelo armazenamento dos equipamentos e dispositivos necessários para disponibilizar os sistemas e seus respectivos módulos em ambiente WEB, permitindo as condições necessárias de infraestrutura tecnológica para implantação, manutenção, bem como fornecer as garantias de segurança para as transações via WEB das soluções, durante a vigência do Contrato, atendendo obrigatoriamente aos seguintes requisitos:
18.2 Ambiente de homologação nas mesmas condições do ambiente de produção; sistemas para certificação de customizações, implementações e testes, que se façam necessários;
18.3 Sistemas gerenciadores de banco de dados e de cópias de segurança (backups);
18.4 Sistemas para segurança da informação que garantam o sigilo e a proteção contra “roubo de informações”;
18.5 Sistemas para acompanhamento, medição e monitoramento da performance dos equipamentos de infraestrutura, prevenindo situações eventuais de instabilidade, proporcionando qualidade e segurança para o ambiente disponibilizado;
18.6 Sistemas de antivírus/spywares e Firewall.
18.7 Conexões SSL, com Certificação Segura e Criptografada do Transporte das Informações – HTTPS;
18.8 Links de comunicação de alto desempenho com banda compatível com a demanda e com garantia de Alta Disponibilidade, capazes de disponibilizar acesso via WEB aos usuários do sistema.
18.9 Ambiente de disponibilidade (DataCenter) com alta performance, balanceamento de carga - 7/24, com certificação reconhecida para todos os critérios de segurança: (fogo, falta de energia, antifurto, anti-hackers);
18.10 A CONTRATADA realizará backup diário, semanal e mensal da estrutura e dados armazenados em banco, exclusivamente do ambiente de produção.
18.11 Entende-se por backup diário a cópia da estrutura e dados referentes às movimentações do dia, realizado de segunda à quinta-feira, cujo armazenamento deverá ser de 01 (uma) semana; backup semanal, cópia dos dados realizada na sexta-feira, referente às movimentações da semana (segunda a sexta-feira), cujo armazenamento deverá ser de 01 (um) mês; e o backup mensal aquele realizado no último dia do mês, referente às movimentações do mês (dia 1º até o último dia do mês), armazenado até a realização do backup mensal subsequente, quando poderá ser sobrescrito pela CONTRATADA.
18.12 A Contratada deverá fornecer mensalmente uma cópia de todas as movimentações, dados e documentos gerados no sistema. As informações serão transmitidas para um ambiente que será disponibilizado pela Contratante.
18.13 Ao término da vigência do Contrato, a CONTRATADA disponibilizará para a CONTRATANTE cópia da base de dados do ambiente de produção em mídia digital.
18.14 Para fins desta contratação, deverá ser considerado um espaço máximo em disco de até 2 TB (dois terabytes) para armazenamento das informações em nuvem.
19. SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO
19.1 As informações contidas no banco de dados da CONTRATANTE são de uso único e exclusivo da mesma, tendo que a CONTRATADA garantir a confiabilidade, integridade e disponibilidade das informações registradas.
19.2 A CONTRATADA não fará uso das informações contidas no banco de dados para se promover em nenhuma hipótese.
19.3 O uso das informações contidas no banco de dados da CONTRATANTE, sem autorização prévia, para atividades alheias ao escopo da contratação, será considerado como quebra de sigilo, vindo a CONTRATADA a responder judicialmente por isso.
19.4 Todas as informações técnicas, bem como as oriundas dos cadastros e dados organizados pelos sistemas a serem implantados pela CONTRATADA, doravante designada apenas como “informações”, deverão ser tratadas em caráter de estrita confidencialidade e protegidas, sendo vedada a sua reprodução e divulgação, a qualquer tempo, garantindo a proteção das informações, respeitando a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD / Lei nº 13.709/2018), e demais dispositivos legais.
19.5 A Contratada deverá prover serviço de computação em nuvem, na modalidade IaaS (infraestrutura como serviço), nuvem pública para atendimento das demandas de serviços
computacionais da CONTRATANTE, pelo período definido em Contrato.
20. PROVA CONCEITO
20.1 A LICITANTE declarada vencedora, antes de lhe ser adjudicado o objeto, deverá demonstrar a solução tecnológica (software) para uma Comissão Avaliadora, designada pela CONTRATANTE, de forma a comprovar que a solução ofertada atende, dentre os requisitos descritos neste Termo de Referência, aqueles destacados como fundamentais e indispensáveis de demonstração, os quais constituem apenas uma fração em relação ao todo. A Comissão Avaliadora será composta pelos seguintes membros, detentores das qualificações adiante elencadas:
Nome | Setor | Função | Qualificações |
Xxxxxx Xxxx xx Xxxxxxxx | Coordenadoria de Tecnologia da Informação e Inovação | Coordenador de Tecnologia da Informação e Inovação | Graduação em Administração de Empresas; MBA em Gerenciamento de Projetos ; Graduando em Engenharia Elétrica. |
Lindbergh Simionato | Coordenadoria de Tecnologia da Informação e Inovação | Assistente Técnico em Informática e Telefonia | Graduação em Licenciatura Plena em Computação; Pós Graduação em Gestão e Governança da Tecnologia da Informação. |
Anacleide Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx | Seção de Biblioteca, Documentação e Pesquisa | Chefe da Seção de Biblioteca, Documentação e Pesquisa | Bacharelado em Biblioteconomia |
20.2 A LICITANTE deverá disponibilizar representante técnico qualificado para operar os aplicativos e realizar as operações demandadas pela Comissão Avaliadora, relativos à amostra.
20.3 A demonstração da solução deverá ser realizada em equipamentos da LICITANTE, que deverá disponibilizar a massa de dados necessária às comprovações dos atendimentos aos requisitos requeridos.
20.4 A avaliação de amostra será realizada nas instalações da CONTRATANTE, localizada na Xxx Xxxx, xx 000, Xxxxxx xx Xxx, Xxx Xxxxxxxx xx Xxxxx - XX, com acesso temporário por portão lateral na Rua Barentz, s/nº, e deverá ser iniciada em até 3 (três) dias após a
convocação, tendo duração máxima de 04 (quatro) dias úteis, sendo que durante este período a LICITANTE poderá proceder com a correção de funcionalidades que, por xxxxxxx, apresentem erros durante sua demonstração.
20.5 A LICITANTE deverá evidenciar na demonstração que os módulos da solução estão sendo operados de maneira integrada, sobre uma única base de dados, não sendo admitida a apresentação em ambientes distintos e com versões diferentes do mesmo sistema.
20.6 Para cada requisito e funcionalidade expressa nesta documentação, a LICITANTE deverá realizar operações completas (entrada de dados, gravação e consulta) na solução e demonstrar se os registros foram efetivamente armazenados, na data e hora da realização da prova.
20.7 A LICITANTE deverá apresentar a relação de requisitos funcionais obrigatórios da solução que são aqueles de maior relevância e imprescindibilidade, com base na planilha modelo apresentada, assinalando os requisitos que a solução proposta atende. Essa planilha será verificada na demonstração.
20.8 Será aceita a solução em cuja demonstração fique evidenciado o atendimento ao menos 90% dos requisitos funcionais indicados no Adendo III - os quais correspondem a apenas uma fração dos requisitos elencados neste Instrumento, salvo aqueles indicados como indispensáveis de cumprimento em campo próprio.
20.9 Os requisitos completos que se encontram no Termo de Referência, contendo todas as funcionalidades requeridas pelo software e que não forem objeto de demonstração durante a Prova de Conceito, deverão ser apresentados e/ou customizados e entregues à CONTRATANTE em até 60 dias após assinatura do Contrato, sendo definido o cronograma de entregas no plano geral de gestão das entregas de produtos e serviços contratados.
20.10 Caso algum item obrigatório constante da Prova de Conceito (Adendo III) não seja apresentado ou não esteja funcionando e não atenda exatamente ao requisito do edital durante a POC, sem a devida correção durante o prazo previsto no subitem 20.4 deste Instrumento, ou, ainda, na hipótese de não ser cumprido o percentual mínimo dos requisitos funcionais indispensáveis, a proposta será recusada e a LICITANTE desclassificada, sendo convocada a segunda classificada no certame para a demonstração. E assim sucessivamente até que se conclua o final do processo de seleção, com a homologação pela Comissão.
20.11 O julgamento pela equipe avaliadora será publicado em até 2 (dois) dias úteis após o licitante concluir a demonstração de todos os requisitos obrigatórios.
20.12 Para a proposta aceita, todos os itens do software constantes da planilha de requisitos deverão ser implementados pela CONTRATADA até a entrada em produção da solução, sem ônus para a CONTRATANTE.
20.13 A LICITANTE deverá comunicar à CONTRATANTE, com pelo menos um dia útil de antecedência, o quantitativo e os dados funcionais (nome completo, identidade, matrícula, função) dos profissionais que alocará durante a realização da demonstração requerida.
20.14 Às demais LICITANTES participantes do procedimento licitatório, se julgarem oportuno, poderão acompanhar a realização da demonstração, observando aos seguintes critérios:
20.15 Inscrição limitada a 2 (dois) representantes por LICITANTE, designada para acompanhamento da demonstração;
20.16 Realização da inscrição junto à CONTRATANTE, por e-mail enviado à xxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx em até 3 (três) dias úteis após a convocação pelo pregoeiro, para acompanharem a realização da avaliação da amostra;
20.17 O acompanhamento aos trabalhos permitirá a formulação de questionamento escrito e entregue à Comissão Avaliadora da amostra, para oportuna resposta.
20.18 Aplica-se à equipe da LICITANTE e aos inscritos o disposto na legislação de licitações quanto à participação nos trabalhos, de modo a evitar tumultos ou atrasos na realização da demonstração requerida.
20.19 A LICITANTE regularmente convocada para apresentar a amostra que deixar de comparecer no local, data e hora agendadas, com tolerância de atraso de, no máximo, 30 minutos, será desclassificada.
20.20 A LICITANTE deverá assumir os custos envolvidos com a elaboração de sua proposta para a participação no processo licitatório, inclusive para realização da avaliação da amostra, sem nenhum direito a indenização mesmo que venha a ser desclassificada do certame.
21 CRONOGRAMA FÍSICO/FINANCEIRO
21.1 A empresa CONTRATADA deverá estar apta a iniciar a execução dos serviços no prazo máximo de até 7 dias corridos após a assinatura do instrumento contratual. As etapas dos serviços deverão ser executadas seguindo estritamente o cronograma definido a seguir:
Descrição | MESES | |||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | |
Migração Ordenada do acervo | 100% | |||||||||||
Treinamento para Utilização do Sistema | 50% | 50% | ||||||||||
Tratamento Arquivístico | 50% | 50% | ||||||||||
Gestão do Acervo | 10% | 10% | 10% | 10% | 10% | 10% | 10% | 10% | 10% | 10% | ||
Digitalização, Indexação e Assinatura Digital | 10% | 10% | 10% | 10% | 10% | 10% | 10% | 10% | 10% | 10% | ||
Implantação do Software | 50% | 50% | ||||||||||
Fornecimento do Software | 50% | 50% | ||||||||||
Garantia e Suporte Técnico do Software | 8,33% | 8,33% | 8,33% | 8,33% | 8,33% | 8,33% | 8,33% | 8,33% | 8,33% | 8,33% | 8,33% | 8,33% |
Ambiente Tecnológico | 8,33% | 8,33% | 8,33% | 8,33% | 8,33% | 8,33% | 8,33% | 8,33% | 8,33% | 8,33% | 8,33% | 8,33% |
22. QUALIFICAÇÃO TÉCNICA (art. 30 da Lei 8.666/93)
22.1 Comprovação de aptidão para desempenho de atividade pertinente e compatível em características, quantidades e prazos com o objeto da licitação, por meio da apresentação de ATESTADO(S) expedido(s), necessariamente em nome do licitante, por pessoa jurídica de direito público ou privado, no qual se indique que a empresa já executou, satisfatoriamente, serviços iguais ou semelhantes ao objeto desta licitação no percentual de 50% (cinquenta por cento) das parcelas eleitas como de maior relevância em relação ao objeto licitado, indicadas no subitem 5.4.1 do Edital de Pregão Presencial nº ==/2023 e na tabela abaixo:
DESCRIÇÃO | Quantidade a ser contratada | Qtde. a ser considerada para capacidade técnica dentro de 50% Das parcelas de maior relevância |
Organização, Inventário e Classificação de Documentos | 6.500 | 3.250 |
Conversão Digital | 5.000.000 | 2.500.000 |
Indexação de imagens | 5.000.000 | 2.500.000 |
Certificação Digital | 5.000.000 | 2.500.000 |
Gestão e Custódia de Caixas | 78.000 | 39.000 |
Implantação do Sistema | 1 | 1 |
Fornecimento para Utilização do Software do Tipo Perpétuo, considerando ilimitados usuários externos (alunos e cidadãos) | 1 | 1 |
Ambiente em Nuvem para Hospedagem de Software, Dados e Imagens | 12 meses | 6 meses |
22.2 Caso haja necessidade, a Administração reserva-se ao direito de solicitar a apresentação de cópias da(s) Nota(s) fiscal(is) e contratos correspondentes ao(s) Atestado(s) e Certidão(ões).
22.3 A licitante, nos termos do artigo 30, inciso II, da Lei nº 8.666/1993, deverá indicar as instalações, o aparelhamento e o pessoal técnico adequados e disponíveis para a realização do objeto da licitação, bem como a qualificação de cada um dos membros da equipe técnica que se responsabilizará pelos trabalhos.
22.4 Dentre os membros da equipe técnica que se responsabilizará pelos trabalhos, ao menos 1 (um) profissional deverá possuir a formação mínima em Arquivologia, conforme regulamentação legal própria (Lei nº 6.546, de 4 de julho de 1978, e respectivo regulamento), para viabilizar o cumprimento dos serviços a serem contratados, enquanto especialidade indispensável, comprometendo, quando da assinatura do Contrato, a comprovar tal situação por meio da apresentação do respectivo Diploma ou Certificado de Conclusão do Curso.
23 SIGILO
23.1 Todas as informações, documentos relacionados à execução dos projetos serão consideradas sigilosas, obrigando-se a CONTRATADA a manter o mais completo e absoluto sigilo sobre quaisquer dados, materiais, pormenores, informações, especificações técnicas e comerciais da outra parte, de que venha a ter conhecimento ou acesso, ou que lhe venham a ser confiadas, sejam relacionados ou não com a prestação dos serviços, e não poderá, sob qualquer pretexto, reproduzir, divulgar, revelar ou dar conhecimento a terceiros estranhos a esta contratação, sob as penas da Lei.
24. VISITA TÉCNICA
24.1 A vistoria técnica obrigatória é condição essencial para a participação neste Pregão, com vistas ao correto dimensionamento e elaboração das propostas comerciais, considerando a relevância dos volumes de arquivos a serem tratados e toda a necessidade logística que será empregada.
24.2 As empresas participantes ficam obrigadas a realizar vistoria técnica na Faculdade, inteirando-se das condições e do grau de dificuldade dos serviços a serem prestados, não se admitindo, sob qualquer pretexto, posterior alegação de desconhecimento sobre os mesmos.
24.3 A visita técnica deverá ser realizada em até 02 (dois) dias úteis de antecedência do dia designado para a abertura das propostas.
24.4 O agendamento da visita técnica deverá ser feito pelo telefone (00) 0000-0000 / Ramal 133 ou por e-mail xxxxxxxx.xx@xxxxxxxxxx.xx.
24.5 Ao término da visita, será expedido pela GFD 1.5 Coordenadoria de Tecnologia da Informação e Inovação o Atestado de Visita Técnica, comprovando que a licitante, por intermédio do seu Representante Legal, tomou conhecimento de todas as informações necessárias para a execução dos serviços relativos a esta licitação.
24.6 O Atestado de Vistoria Técnica é requisito obrigatório relativo à qualificação técnica e deverá ser juntado à Documentação de Habilitação, nos termos do inciso III do Artigo 30 da Lei 8.666/93 de 21/06/93.
24.7 O Atestado de Vistoria Técnica poderá ser substituído por declaração emitida pela licitante em que conste: 1) que conhece as condições locais para execução do objeto e assume total responsabilidade por este fato, sendo certo que não o utilizará para quaisquer questionamentos futuros que ensejem desavenças técnicas ou financeiras com a Faculdade; ou, alternativamente, b) que tem pleno conhecimento das condições e peculiaridades inerentes à natureza do trabalho, assumindo, portanto, total responsabilidade por este fato, sendo certo que não o utilizará para quaisquer questionamentos futuros que ensejem desavenças técnicas ou financeiras com a Faculdade.
25. CONSIDERAÇÕES FINAIS
a. Prestar os serviços de acordo com as especificações constantes neste Termo de Referência, além da obrigação de observância ao prescrito na Legislação Arquivística Brasileira e recomendações técnicas, em especial a Resolução CONARQ Nº 31, de 28/04/2010, que dispõe sobre a adoção das Recomendações para Digitalização de
Documentos Arquivísticos Permanentes; Resolução CONARQ Nº 20 , de 16/07/2004, que dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão Arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos; Resolução CONARQ Nº 50, de 06/05/2022, que dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil (versão 2) pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR; Resolução CONARQ Nº 26, de 06/05/2008 e Resolução CONARQ Nº 30, de 23/12/2009, que estabelecem diretrizes básicas de gestão de documentos a serem adotadas nos arquivos do Poder Judiciário.
25.2 Acatar as decisões e observações feitas pela fiscalização e/ou preposto da CONTRATANTE, relativamente à prestação dos serviços.
25.3 Ficar responsável por todas as despesas inerentes aos serviços CONTRATADOS, inclusive as de pagamento de seguros contra acidentes de trabalho, responsabilizando-se também por danos a terceiros.
25.4 Manter as condições de habilitação e qualificação exigidas para a contratação durante toda a execução do contrato.
25.5 Apresentar ao responsável pela fiscalização do contrato em até 48 (quarenta e oito) horas após o início dos serviços, ficha individual com a identificação dos empregados, mantendo nas dependências da CONTRATANTE o cadastro atualizado desses profissionais, de forma que a CONTRATANTE possa verificar, em qualquer tempo, a conformidade dos requisitos exigidos, procedendo da mesma forma quanto aos eventuais substitutos.
25.6 Acatar, cumprir e fazer cumprir por parte de seus empregados, as disposições contidas na legislação específica do trabalho.
25.7 Responsabilizar-se em relação a seus empregados, por todas as despesas decorrentes da prestação dos serviços objeto deste Projeto, tais como: salários, encargos sociais, fiscais, comerciais, previdenciários, seguros de acidentes, taxas, impostos, contribuições, indenizações, vales refeições, vales transportes, e outras que por xxxxxxx xxxxxx a ser criadas ou exigidas pelo Governo.
25.8 Assumir, também, a responsabilidade por todas as providências e obrigações estabelecidas na legislação específica de acidentes de trabalho, quando, em ocorrências da espécie, forem vítimas seus empregados no desempenho dos serviços ou em conexão ou contingência.
25.9 Obedecer às normas de segurança e medicina do trabalho para esse tipo de atividade, devendo fiscalizar e exigir a utilização por seus empregados dos Equipamentos de Proteção Individual – EPI, adequados e aprovados pela legislação em vigor, ficando por sua conta seu fornecimento e o treinamento para o uso correto, antes do início da execução dos serviços;
25.10 Assumir todos os encargos de possível demanda trabalhista, cível ou penal, relacionadas aos serviços, originalmente ou vinculada por prevenção, conexão ou contingência.
25.11 Ser responsável pelos danos causados diretamente à Administração ou a terceiros, decorrente de culpa ou dolo, seu ou de seus funcionários, quando da prestação dos serviços, não excluindo ou reduzindo essa responsabilidade o acompanhamento pela Administração.
25.12 Em, no máximo, sete dias (7) consecutivos após a assinatura do Contrato, a CONTRATADA deverá agendar reunião junto aos responsáveis técnicos da Contratante, objetivando dar início aos procedimentos técnicos e administrativos tendo em vista o acompanhamento da execução do Contrato. Nesta oportunidade a CONTRATADA deverá apresentar seu Gerente do Projeto.
25.13 Caberá ao Gerente do Projeto, coordenar e orientar a execução de todos os serviços, respeitando os prazos estabelecidos, atestando a qualidade dos produtos entregues e dos serviços executados;
25.14 A contar da 1ª reunião do projeto, a cada 30 (trinta) dias, deverão ser executadas reuniões de “Ponto de Controle”, entre as equipes técnicas envolvidas no Projeto e onde o Gerente do Projeto posicionará os responsáveis do CONTRATANTE, sobre o andamento do projeto e apresentando os documentos pertinentes. A critério da CONTRATANTE, e em sendo identificada a necessidade, estas reuniões de “Ponto de Controle” poderão ser realizadas conforme a demanda;
25.15 Todas as reuniões do projeto deverão ser registradas em “Ata”, a qual será de inteira responsabilidade do Gerente do Projeto. As atas deverão ser entregues em, no máximo, 48 (quarenta e oito) horas, após a realização da reunião e, depois de revisadas por todos que participaram da reunião, ser assinadas. Estas atas farão parte da “Documentação do Projeto”;
25.16 O Gerente do Projeto será responsável por consolidar toda a “Documentação do Projeto“ e entregá-la em CD-ROM (em duas vias) e os originais assinados, no encerramento do Cronograma de Execução do Projeto.
25.17 Esta documentação estará sujeita à revisão e aprovação dos representantes técnicos da CONTRATANTE. O item a seguir considera como “Documentação do Projeto“, para efeito de conferência e verificação de conformidade;
25.18 Serão considerados como documentação do projeto:
a) Plano de Trabalho;
b) Plano de Acompanhamento e Avaliação;
c) Cronograma detalhado de Execução do Projeto;
d) Atas de reunião;
e) Relatório demonstrativo da execução do cronograma de atividades;
f) Relatório de controle de qualidades das atividades realizadas; e
g) Outros documentos por ventura gerados da execução do Projeto.
25.19 Indicar à Contratante o nome, telefone e e-mail de seu preposto ou empregado com competência para manter entendimentos e receber comunicações ou transmiti-las ao responsável pela gestão/fiscalização do contrato.
25.20 A CONTRATADA ficará obrigada a refazer, às suas expensas, o serviço que vier a ser recusado, ficando ciente de que o ato do recebimento não importará sua aceitação.
MATRIZ RACI
NOME | SEÇÃO | FUNÇÃO NO PROJETO | GESTÃO DO CONTRATO | FISCALIZA- ÇÃO E ATESTAÇÃO | CONTROLE DA DEMANDA (Prioridades, fluxos, etc) | ACOMPANHA- MENTO DA EXECUÇÃO | VALIDAÇÃO DE DOCUMENTOS - SITUAÇÕES EXTRAORDINÁRIAS (PARTICULAR DA SEÇÃO) | ARMAZENAMEN- TO DIGITAL | ARMAZENAMEN- TO FÍSICO | DESCARTE | EXPIRA A DIGITALIZA- ÇÃO (TEM PRAZO DE VALIDADE?) | BACKUP | META- DADOS | |
1 | Xxxxxx X. Xx Xxxxxxxx | GFD 1.5 - Coordenadoria de Tecnologia da Informação | Gerente de Projeto | X | X | X | X | X/X | X/X/X | - | X/X/X | |||
2 | Lindbergh Simionato | GFD 1.5 - Coordenadoria de Tecnologia da Informação | Time de Projeto | X | X | X | X | X/X | X/X/X | - | X/X/X | |||
3 | Xxxxxx Xxxxxxxx | GFD 1.5 - Coordenadoria de Tecnologia da Informação | Time de Projeto | X | X | X | X | X/X | X/X/X | - | X/X/X | |||
4 | Éder Rangel | GFD 1.5 - Coordenadoria de Tecnologia da Informação | Time de Projeto | X | X | X | X | X/X | X/X/X | - | X/X/X | |||
5 | Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx | SFD. 1 - Secretaria Geral | Gerente de Planejament o | - | I | X | X | X/X | - | - | X/X/X | |||
6 | Xxx Xxxxx Xxxxxxx | SFD.1 - Secretaria Geral | Time de planejament o / participante | - | X | X | X | X/X | - | - | X/X/X | |||
7 | Xxxxxx Xxxxxxxx | SFD 101 - Seção de graduação | Participante | X | X | X | X/X | - | - | X/X/X | ||||
8 | Xxxxx Xxxxx | SFD 101 - Seção de Graduação | Participante | X | X | X | X/X | - | - | X/X/X | ||||
9 | Xxxx Xxxxxx | SFD 102 - Seção de finanças | Participante | - | X | X | X | X/X | - | - | X/X/X | |||
10 | Xxxx Xxxxx | SFD 102 - Seção de finanças | Participante | - | X | X | X | X/X | - | - | X/X/X | |||
11 | Vitória Cecília | SFD 103 - Seção de administração | Gerente de Armazename nto Físico | - | X | X | X | X/X | - | X | X/X/X |
00 | Xxxxxxxxx Xxxxxx | SFD 103 - Seção de Administração | Time de armazename nto/Participa nte | - | X | X | X | X/X | - | - | X/X/X | |||
13 | Silvana Pelosi | SFD 103.1 - Serviço de recursos humanos | Participante | - | X | X | X | X/X | - | - | X/X/X | |||
14 | Xxxxxxx xx Xxxxx | SFD 103.1 - Serviço de recursos humanos | Participante | - | X | X | X | X/X | - | - | X/X/X | |||
15 | Xxxxxxx Xxxxx | SFD 104 - Seção de estágio e atividades complementares | Participante | - | X | X | X | X/X | - | - | X/X/X | |||
16 | Xxxxxxx Xxxxx | SFD 104 - Seção de estágio e atividades complementares | Participante | - | X | X | X | X/X | - | - | X/X/X | |||
17 | Maria Auxiliadora | Escritório Escola - EE e Cejusc | Participante | - | X | X | X | X/X | - | - | X/X/X | |||
18 | Xxxxxx Xxxxx | Assistência Jurídica Gratuita - AJ | Participante | - | X | X | X | X/X | - | - | X/X/X | |||
19 | Xxxxx Xxxxxxxx | Juizado Especial Cível - JEC | Participante | - | X | X | X | X/X | - | - | X/X/X | |||
20 | Anacleide | SFD 105 - Seção de biblioteca, documentação e pesquisa | Gerente de Acervo | - | R | R | R | R/A | - | C | I/C/A | |||
21 | Xxxxxx Xxxxxxxxx | Chefia SFD 105 - Seção de biblioteca, documentação e pesquisa | Time de acervo/Parti cipante | - | X | X | X | X/X | - | - | X/X/X | |||
22 | Xxxxxxx Xxxxx | Chefia SFD 106 - Seção de contabilidade | Participante | - | X | X | X | X/X | - | - | X/X/X | |||
23 | Xxxxxxx Xxxx | SFD 106 - Seção de contabilidade | Participante | - | X | X | X | X/X | - | - | X/X/X | |||
24 | Xxxxx Xxxxxxxx | SFD 107 - Seção de pós graduação | Participante | - | X | X | X | X/X | - | - | X/X/X | |||
25 | Camila Cruz | SFD 107 - Seção de pós graduação | Participante | - | X | X | X | X/X | - | - | X/X/X | |||
26 | Pâmella Cecarelli | Chefia SFD 108 - Seção de comunicação social | Participante | - | X | X | X | X/X | - | - | X/X/X | |||
27 | Xxxxxxxx Xxxxxx | SFD 109 - Seção de compras e contratos | Participante | - | X | X | X | X/X | - | - | X/X/X | |||
28 | Xxxxxx Xxxxxxxxxxx | SFD 109 - Seção de compras e contratos | Participante | - | X | X | X | X/X | - | - | X/X/X |
29 | Xxxxxxx Xxxxxx | SFD 110 - Seção de patrimônio, materiais e almoxarifado | Participante | - | X | X | X | X/X | - | - | X/X/X | |||
30 | Márcio Morais | SFD 110 - Seção de patrimônio, materiais e almoxarifado | Participante | - | X | X | X | X/X | - | - | X/X/X | |||
31 | Heloísa Bonora | GFD 1.2 - Consultoria jurídica | Participante - Criador de Resolução - GED | - | X | X | X | X/X | - | - | X/X/X | |||
32 | Mariana de Gaspari | GFD 1.2 - Consultoria jurídica | Participante | - | X | X | X | X/X | - | - | X/X/X | |||
33 | Ângela Lacerda | GFD 1.2 - Consultoria jurídica | Participante | - | X | X | X | X/X | - | - | X/X/X | |||
34 | Xxxxx Xxxxxxxxx | GFD 1.2 - Consultoria jurídica | Participante | - | X | X | X | X/X | - | - | X/X/X | |||
35 | Fábio Passioni | GFD 1.2 - Consultoria jurídica | Participante | - | X | X | X | X/X | - | - | X/X/X |
R - Responsável A - Aprova
C - Deve ser Consultado I - Deve ser informado