Contract
1 OBJETIVO
Estabelecer o fluxo para o processo de subcontratação de serviços com mão de obra dedicada e/ou exclusiva, com o objetivo de mitigar os riscos envolvidos.
2 DEFINIÇÕES
Fornecedor: Entidade de negócio Contratada que fornece bens e/ou serviços dentro de especificações definidas que permita à V.tal oferecer produtos e serviços a seus clientes com a qualidade e prazo de atendimento desejado.
Gestor de Contrato (Gerente): Garantir a efetiva execução dos serviços terceirizados ora contratados em conformidade com os dispositivos contratuais e com a Política de Serviços Terceirizados, em especial, com a Legislação vigente e os princípios de terceirização.
GT: Gestão de Terceiros
SRT – Sistema de Registro de Terceiros: Sistema responsável pelo registro de informações da força de trabalho de terceiros à disposição da V.tal.
Empresa Subcontratada: Pessoa jurídica especializada que presta serviços ao fornecedor em atividade especifica do contrato com a V.tal e autorizada por Termo de Compromisso de Subcontratação.
Subcontratação: Decorre da necessidade, validada pelo gestor de contrato, do fornecedor contratar empresa especializada (subcontratada) para executar atividade menor e acessória do escopo do contrato com a V.tal, sendo nas situações em que a subcontratada possui maior nível de especialização para a referida atividade
Suprimentos: Gerência de Contratação de Materiais, Equipamentos, Gerência de Contratação de Serviços e Gerência de Compras da Diretoria de Suprimentos – áreas destinadas à aquisição de bens e serviços através das melhores práticas, conforme Política de Compra e Contratação e Regulamento de Compra e Contratação de Bens e Serviços.
TC: Documento jurídico denominado Termo de Compromisso de Subcontratação que valida contratualmente a relação de subcontratação existente entre o Fornecedor e a V.tal.
3 EXECUÇÃO DO PROCESSO DE SUBCONTRATAÇÃO
3.1 Fluxograma
3.2 Regras Gerais do Processo de Homologação - Demanda de Subcontratação acima de 90 dias.
Conforme minuta padrão do Jurídico, toda e qualquer subcontratação de serviços não autorizada pela V.tal é vedada e cabível de sanções contratuais.
A Demanda da Subcontratação surge com a manifestação formal do fornecedor, demonstrando a necessidade de realizar a subcontratação.
Quando a demanda for de subcontratação superior a 90 dias e com a validação da justificativa do Gestor da Área Demandante, esse encaminha para a contratada uma versão do formulário em Word (Anexo) para input das informações da subcontratada. Na sequência, a Área Demandante transcreve as informações para o formulário digital no Portal RH.
Demanda inferior a 90 dias deve respeitar o procedimento de Segurança Empresarial vigente.
O Gestor Técnico recebe o formulário via workflow, analisa e aprova, após esta aprovação o formulário segue para análise de Gestão de Terceiros e emissão de parecer. Na sequencia o formulário é encaminhado para análise financeira de Suprimentos.
3.3 Suprimentos
Suprimentos recebe o formulário preenchido e após a análise financeira encaminha o processo para a área de Contratações, que deve emitir o documento termo de compromisso para subcontratação, chancelar com o Jurídico e posteriormente com a GT, por fim, o documento segue para assinatura da contratante e da contratada.
Suprimentos deve encaminhar fotocópia do termo de compromisso assinado para GT e somente assim irá proceder com o cadastro da subcontratada no SRT. Após o cadastro, fica o gestor de contrato responsável por garantir que a contratada o registre e mantenha permanentemente atualizados os empregados da subcontratada, conforme definido no POP – SRT.
3.3.1 TERMO DE COMPROMISSO
Após avaliação financeira da subcontratada o setor de Contratações (Suprimentos) elabora o TC conforme minuta padrão do jurídico com vigência limitada a 18 meses, em consonância ao parecer da GT.
Todo e qualquer TC, no momento de sua criação, deverá ser validado e chancelado pelo jurídico e posteriormente pela GT
3.3.2 PRORROGAÇÃO DE ACESSOS DA SUBCONTRATADA
Os empregados de empresas devidamente subcontratadas, em aderência a este documento, poderão ter seus acessos prorrogados no cenário em que o TC esteja em processo de renovação, com a aprovação financeira já concluída.
A prorrogação citada é limitada a 30 dias e condicionada à aprovação do gestor de contrato ou área demandante. Nessa situação o gestor de contrato deverá garantir que Suprimentos, área de Contratações, finalize o processo de emissão do novo TC.
3.3.3 Cancelamento ou encerramento antes da vigência do TC
O TC poderá ser cancelado pela V.tal conforme definido naquele instrumento, porém, a Contratada somente poderá solicitar o cancelamento ou encerramento mediante emissão à V.tal de carta assinada por representante legal.
Cabe a área de contratações (Suprimentos) emitir documento para oficializar o encerramento da subcontratação.
4 ANEXOS
4.1 Formulário Subcontratação
ANÁLISE DE SUBCONTRATAÇÃO – TERMO DE COMPROMISSO (MODELO)
A subcontratação de serviços conforme contrato (anexo) não pode ser utilizada, salvo em situações de caráter excepcional e transitório mediante a formalização de Termo de Compromisso, sendo que a subcontratação irregular sujeita o fornecedor à penalidade contratual de 10% (dez por cento) sobre o valor da fatura mensal.
Segue questionário que fornecerá informações para ser avaliada a possibilidade de subcontratação, que somente em situações especiais pode ser aceita pela V.tal. Esta aceitação envolve as áreas de Gestão de Contrato, de Suprimentos e de RH/Gestão de Terceiros.
Para subsidiar a análise a ser feita, as questões seguintes precisam ser respondidas quando de uma eventual solicitação para subcontratação, as quais serão analisadas pela V.tal e seu resultado comunicado pelo gestor do contrato à contratada. Ressaltamos que uma subcontratação somente pode ser autorizada por expresso Termo de Compromisso, a ser firmado pelos representantes legais da V.tal e da Contratada, conforme previsão contratual.
Após a avaliação do gestor do contrato e caso a subcontratada tenha sua qualificação técnica aprovada, Suprimentos irão avaliar a habilitação jurídica, regularidade fiscal e qualificação econômico-financeira da potencial subcontratada. Para tanto, a Contratada deverá encaminhar alguns documentos da subcontratada que permitam proceder às análises necessárias.
1. ( ) nova subcontratação ou ( ) renovação de subcontratação
2. Considerando que o fornecedor firmou contrato com a V.tal para execução integral do Objeto, qual Justificativa do fornecedor, validada pelo gestor da V.tal, que motiva o pleito da subcontratação?
3. Dados do fornecedor
Razão social: | |
Nome fantasia: Número do contrato SAP: Vigência do contrato SAP: | |
Objeto do contrato | |
4. Dados da subcontratada
Razão social: Nome fantasia: Endereço: CNPJ PRINCIPAL:
CNPJ 2: CNPJ 3:
CNPJ 4: CNPJ 5:
5. Dados do responsável técnico da contratada
Nome do responsável: Telefone: E-mail: Cargo:
6. Em caso de renovação, informe o registro 96000:
7. Qual atividade pretende subcontratar?
8. Relacione a(s) filial(ais) em que os serviços serão subcontratados
9. A atual empresa contratada atuará como simples intermediária da subcontratada? Qual a responsabilidade técnica da contratada e da subcontratada em relação ao escopo de cada uma? Ou seja, quem vai fazer o que? Favor explicar?
10. Informe os valores em termos percentuais da atividade subcontratada, em relação ao objeto do contrato como um todo a ser executado pela contratada, calculado pela razão da estimativa de valor da atividade a ser subcontratada, pelo valor integral do contrato do fornecedor com a V.tal? (Informar valores);
GDC = Grau de Dependência Econômica com a Contratada: (%) VAS = Valor da Atividade Subcontratada: VIC = Valor Integral do Contrato:
GDE = Grau de Dependência Econômica com a Contratada: (%) FSC = Faturamento da Subcontratada pelos serviços com a Contratada: FTS = Faturamento total da subcontratada (com todos os seus clientes):
GDEoi = Grau de Dependência Econômica com a V.tal: (%) FSCoi = Faturamento da Subcontratada pelos serviços com a Contratada em atendimento ao contrato da V.tal: FTS = Faturamento Total da Subcontratada (com todos os seus clientes):
11. Qual será o local da prestação do serviço da subcontratação? Nas instalações da subcontratada, em local de sua livre escolha, ou em instalações prediais da V.tal?
( ) Fora da V.tal, ( ) Pontualmente na V.tal ou ( ) Permanente na V.tal com posto de serviço
12. Quantos profissionais serão utilizados pela subcontratada? número)
(informar apenas
Durante a execução de seus serviços, a subcontratada atuará fornecendo equipe de mão-de- obra direta a ser orientada e supervisionada pelo gestor da subcontratada, a quem será diretamente subordinada técnica e administrativamente? Ou aquela equipe será gerenciada por profissional da Contratada a quem será diretamente subordinada técnica e administrativamente, formando um potencial reconhecimento de vínculo entre a equipe da subcontratada e a Contratada?
13. A eventual subcontratada teria seus empregados contratados como:
( ) CLT ( ) Outra forma. Qual?
14. Considerando que a subcontratação eventualmente autorizada por Termo de Compromisso tem natureza transitória e excepcional, qual o prazo pretendido para a mesma?
( ) 18 meses ( ) Menor que 18 meses. Informar a quantidade de meses: (informar apenas número).