CONTRATO N° 00014/2024 QUE ENTRE SI CELEBRAM A EMPRESA GESTORA DE ATIVOS S.A – EMGEA E A EMPRESA SOS TECNOLOGIA E GESTÃO DA INFORMAÇÃO LTDA.

A EMPRESA GESTORA DE ATIVOS S.A. – Emgea, empresa pública, vinculada ao Ministério da Fazenda, criada pelo Decreto nº 3.848, de 26 de junho de 2001, conforme autorização prevista no art. 7º da Medida Provisória nº 2.155, de 22 de junho de 2001, atual Medida Provisória nº 2.196-3, de 24 de agosto de 2001, regendo-se pelo Estatuto Social aprovado pela Ata da 24ª Assembleia Geral Extraordinária, de 22 de janeiro de 2024, publicada em 2 de fevereiro de 2024, com sede no Setor Bancário Sul - SBS, Quadra 02, bloco “B”, em Brasília-DF, CEP.: 70.070-902, cadastrada sob o CNPJ/MF nº 04.527.335/0001-13 e Inscrição Estadual nº 07.423.948/001-92, representada por seu Diretor-Presidente, Sr. XXXXXXXX XXXXXX XXXXXXXX, brasileiro, casado, economista, portador da Carteira de Identidade nº 1.***.**0, expedida pela Secretaria de Segurança Pública do Estado de Minas Gerais, inscrito no CPF sob o n.º ***.845.316-**, residente em Belo Horizonte/MG e domiciliado em Brasília/DF, designado pelo Conselho de Administração da Emgea, conforme Ata nº 106 e 108 da Reunião Extraordinária realizada em 24 de março de 2023 e 18 de abril de 2023, respectivamente e Termo de Posse de 3 de maio de 2023 e pelo Diretor de Administração, Sr. XXXXXX XXXXXXX XXXXX XXX XXXXXX, brasileiro, divorciado, graduado em Ciências Sociais, portador da Carteira de Identidade n° 6***-**3, expedida pela Secretaria de Segurança Pública do Estado de Minas Gerais, inscrito no CPF sob o nº ***.583.536-**, residente em Juiz de Fora/MG e domiciliado em Brasília/DF, designado pelo Conselho de Administração da Emgea, conforme Ata nº 124 da Reunião Extraordinária realizada em 10 de novembro de 2023, e Termo de Posse de 10 de novembro de 2023, doravante denominada de CONTRATANTE, e de outro lado, a SOS TECNOLOGIA E GESTÃO DA INFORMAÇÃO LTDA, cadastrada no CNPJ/MF sob o nº 04.744.134/0001-78, estabelecida no Setor SIA Trecho 08, s/n, Lotes 145/175, Zona Industrial do Guará, CEP: 71.205-080, Brasília/DF neste ato representada pelo Sr. XXXXXXXXXX XX XXXXX XXXXXXX, brasileiro, casado, analista de sistemas, portador da Carteira de Identidade n° 4*****-5, expedida pela DGPC - GO, e inscrito no CPF sob o n° ***.429.041-**, residente e domiciliado em Brasília/DF, daqui por diante denominada CONTRATADA, resolvem celebrar o presente contrato para prestação dos serviços, para atender às necessidades da CONTRATANTE, em conformidade com o que consta do Processo Administrativo nº 00012/2024, referente ao Pregão Eletrônico nº 00004/2024, com fundamento na Lei nº 13.303, de 30 de junho de 2016, e, subsidiariamente, a Lei nº 14.133, de 01 de abril de 2021, conforme condições previstas no Termo de Referência e seus anexos, e na proposta da CONTRATADA, independentemente de sua transcrição, a fazer parte integrante e complementar deste Contrato, que se regerá pelas cláusulas e condições seguintes:

CLÁUSULA PRIMEIRA – DO OBJETO

1.1 Contratação de empresa especializada na prestação de serviços técnicos auxiliares de arquivologia para proteção, preservação, armazenamento de documentos digitais e serviços de tecnologia da informação necessários para implementação da

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Transformação Digital, com fornecimento de equipamentos, recursos e materiais necessários à execução das atividades, de forma continuada, sob demanda, sem dedicação de mão de obra exclusiva, visando atender as necessidades da Empresa Gestora de Ativos

S.A. – Emgea.

CLÁUSULA SEGUNDA – DA VIGÊNCIA

2.1 O contrato terá vigência de 30 (trinta) meses a partir da data da sua assinatura, podendo ser prorrogado por meio de Termo Aditivo, até o limite estabelecido no Art.º 71 da na Lei nº 13.303/2016.

CLÁUSULA TERCEIRA – DA DESCRIÇÃO DO OBJETO

3.1 O objeto da contratação prevê a execução de serviços necessários para garantir o cumprimento das determinações legais e necessidades funcionais e específicas às características dos documentos e informações da Emgea, quais sejam:

• transferência ordenada para instalações adequadas para a guarda documental;

• triagem inicial dos documentos;

• classificação técnica arquivística dos documentos;

• higienização de documentos;

• organização e acondicionamento de documentos;

• indexação de documentos;

• pesquisa/disponibilização de documentos;

• inserção no processo/dossiê físico e digitalizado na plataforma de preservação digital;

• processamento de documentos para descarte;

• armazenagem de documentos físicos;

• consultoria técnica para atualização de código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos;

• treinamento de servidores e transferência de conhecimento;

• fornecimento da plataforma de preservação digital;

• pacote adicional de 1 gigabyte de documentos digitalizados/mês;

• armazenagem eletrônica de documentos em nuvem;

• operação assistida;

• implantação, parametrização e customização da plataforma de preservação digital;

• serviço técnico de mapeamento de processo e consultoria para atendimento a LGPD;

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• serviço de integração e gravação do repositório de arquivos digitais ou nato- digitais em mídia de preservação de dados digitais para longa duração com duplicação e guarda;

• remoção de informações sigilosas de acordo com a LGPD - máscara de dados sensíveis;

• serviço de conversão digital de documentos em papel com mínimo de 300 DPI, em preto e branco, tons de cinza e colorido, OCR, assinatura digital, indexação e repositório arquivístico digital confiável - RDC-Arq;

• insumo - caixa arquivo de 20kg.

3.2. A “Transferência ordenada para instalações adequadas para guarda documental” compreende as necessidades operacionais de execução dos serviços técnicos auxiliares devido a dispersão do acervo documental entre os diversos endereços, na localidade do Distrito Federal e os Estados em todo o território brasileiro, em que os documentos se encontram armazenados nos prestadores de serviço da Emgea. Cabe à CONTRATADA a movimentação dos documentos, precedida da elaboração de lista de identificação no sistema informatizado de gerenciamento do acervo da CONTRATADA, integrado à Plataforma de Preservação Digital, a partir de informações constantes na frente e laterais das caixas-arquivo e das informações fornecidas pela Emgea.

3.3. Os documentos serão transferidos às instalações adequadas para a guarda documental da CONTRATADA, garantindo total segurança e integridade física das caixas pertencentes à Emgea, cuidado esse que se iniciará na coleta do acervo nas dependências da Emgea, no transporte, até seu acondicionamento, o qual deverá ser fiscalizado pela unidade de serviços arquivísticos da Emgea a partir do protocolo de controle automatizado registrado no sistema informatizado de gerenciamento do acervo da CONTRATADA.

3.4. A “Classificação técnica arquivística dos documentos” visa agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida. Realizada por técnicos treinados na utilização do Código de Classificação de Documentos de Arquivo: atividades meio e fim, a solução atinge os seguintes objetivos nos cenários de tratamento arquivístico:

• estabelecer a relação orgânica dos documentos arquivísticos;

• assegurar que os mesmos sejam identificados de forma consistente ao longo do tempo;

• possibilitar a avaliação de um grupo de documentos de forma que os documentos associados sejam transferidos, recolhidos ou eliminados em conjunto;

• auxiliar na recuperação de todos os documentos arquivísticos relacionados a determinada função ou atividade.

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3.5. A “Triagem inicial dos documentos” visa o correto dimensionamento dos pagamentos aos serviços efetivamente realizados, tendo em vista que as especificidades de cada acervo poderão requerer um tipo de tratamento, conforme Plano de Trabalho/Logísticos destinado a cada lote. Por exemplo, documentos identificados sem valor arquivístico podem ser destinados diretamente para eliminação, ao passo que acervos identificados como de guarda permanente, deverão receber tratamentos específicos.

3.6. A “Higienização de documentos” é a eliminação de poeira, fungos e insetos e retirada de bailarina, visando a proteção física do acervo documental. É fundamental que todo acervo esteja limpo. A limpeza é imprescindível para aumentar a vida útil da documentação arquivística, especificamente ao tipo de informação que a Emgea utiliza, que nos processos de área-fim necessitam de longos prazos de guarda precaucional.

3.7. Considera-se “Organização e acondicionamento de documentos” o processo realizado após a execução da classificação técnica arquivística e, se for o caso, da higienização de documentos, nos quais os documentos são organizados, separados e acondicionados de acordo com a situação atual relativa aos prazos de guarda (corrente, intermediária e permanente).

3.8. Compreende também a disponibilização de instalações adequadas para a guarda documental, garantindo a total segurança e integridade física das caixas pertencentes à Emgea. Deve-se garantir que os espaços dos depósitos sejam suficientes para custodiar o volume da documentação já existente e para receber o acréscimo de documentos estimados na futura contratação.

3.9. A CONTRATADA deverá possuir instalações distantes de locais que possam representar risco para a segurança ou preservação de documentos, portanto, para a preservação e conservação do acervo. As instalações da CONTRATADA não serão aceitas em áreas propensas a inundações e alagamentos, deslizamento, subsolos úmidos, proximidade com indústrias, usinas químicas, elétricas e nucleares, terminais de tráfego aéreo e terrestre.

3.10. Para avaliação de conformidade da solução, o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ dispõe das publicações técnicas “Manual de recomendações técnicas para construção de Arquivos” e “Recomendações do CONARQ para a produção e o armazenamento de documentos de arquivo”.

3.11. Com relação ao controle do acervo, busca-se nos cenários de tratamento documental que a CONTRATADA disponha de sistema de gerenciamento de acervo de forma integrada à Plataforma de Preservação Digital por acesso remoto via internet, através de site web com sistema de segurança HyperTextTransferProtocolSecure (HTTPS), continuamente atualizado, e com interface aos usuários no idioma português brasileiro, provendo as funcionalidades mínimas descritas neste Contrato.

3.12. A “Indexação de documentos” refere-se à atividade de gestão de documentos arquivísticos, o qual inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitem maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações. Identificam-se os metadados de um documento de forma organizada com base no tipo documental e na classificação de documentos para que auxilie, de forma efetiva, na sua localização.

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3.13. Os metadados utilizados para a indexação de documentos devem estar em banco de dados da CONTRATADA com informações relativas aos itens documentais, tais como processos, dossiês, caixas, dentre outros, digitalizados ou não, onde deverá contar no mínimo os seguintes campos obrigatórios:

a) código de classificação;

b) departamento;

c) órgão fundo;

d) módulo, estante e prateleira;

e) número de caixa;

f) grau de sigilo;

g) tipo de documento;

h) número do processo;

i) data limite;

j) volume ou maço;

k) autor/redator/originador;

l) procedência/interessado

m) título; e

n) assunto;

3.14. A solução de “Serviço de conversão digital de documentos em papel com mínimo de 300 DPI, em preto e branco, tons de cinza e colorido, OCR, assinatura digital, indexação e Repositório Arquivístico Digital Confiável RDC-Arq” deve incluir a conversão do suporte físico, tendo como resultado a captura de imagens digitalizadas dos documentos para efeito de conversão e preservação. É requisito para a solução o uso de equipamentos em perfeito estado de funcionamento, de forma a garantir a qualidade das imagens produzidas e dos arquivos digitais os quais deverão atender minimamente características relacionadas neste Contrato.

3.15. O processo de digitalização compreende a preparação dos documentos; a conversão dos documentos; a auditoria; o reprocessamento; a indexação; a garantia de qualidade; e, por fim, a devolução dos documentos. Considera-se o documento “Diretrizes para digitalização de documentos de arquivos nos termos do Decreto nº 10.278/2020” do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ para acompanhamento de futura contratação nos cenários de tratamento arquivístico.

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Figura 1 - Processo de digitalização (CONARQ, 2021)

3.16. Deve estar previsto, na solução de conversão digital de documentos em papel em diversos formatos, a disponibilização de Repositório Digital Arquivístico Confiável - RDC- Arq de forma integrada à Plataforma de Preservação Digital capaz de manter autênticos os materiais digitais, de preservá-los e prover acesso a eles pelo tempo necessário conforme diretrizes para implementação de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ (Resolução CONARQ nº 51, de 25.8.2023). O RDC-Arq deve ser implementado com a utilização de metodologias e soluções tecnológicas livres voltadas para a gestão de documentos arquivísticos digitalizados e natos-digitais.

3.17. O processo de preservação digital em RDC-Arq inclui a geração de um AIP (Archival Information Package – Pacote de Informação para Arquivamento). O AIP é armazenado em um workflow de object storage (fluxo de trabalho de armazenamento de objetos), onde cada AIP recebe um UUID (Universally Unique Identifier – Identificação Universal Única). Metadados que descrevem o AIP são armazenados em banco de dados e permitem a localização precisa de um AIP a qualquer tempo no futuro.

3.18. Inclui-se a hospedagem de VM (Virtual Machines – Máquinas Virtuais) para operação de RDC-Arq em Nuvem Privada, hospedada em território brasileiro, para processamento de dados que demandam preservação para longo prazo, prevista na solução de Armazenagem eletrônica de documentos em nuvem e Pacote Adicional de 1 Gigabyte de documentos digitalizados/mês.

3.19. A solução de Pesquisa/disponibilização de documentos para consultas emergenciais e normais visa atender às necessidades das áreas operacionais e de negócio da Emgea em suas demandas de informação presentes nos documentos armazenados nas

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instalações da CONTRATADA. As requisições serão feitas no horário comercial, compreendido entre 8h e 18h, de segunda a sexta-feira, em dias úteis.

3.20. Para atendimentos emergenciais o prazo máximo de atendimento pela CONTRATADA será de 04 horas úteis, a partir do pedido efetivado. As solicitações de consulta/manipulação das caixas, em atendimentos normais, terão o prazo máximo de 24 horas úteis, a partir do pedido efetivado no sistema.

3.21. O Processamento de documentos para descarte é a solução que executa todos os procedimentos legais e seguros para descarte de documentos que já cumpriram prazo de guarda e não possuem valor secundário. O objetivo do descarte é evitar o acúmulo desnecessário de documentos em depósitos, minimizando custos com a guarda documental.

3.22. Considerando as determinações do CONARQ sobre Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos relativas às atividades-meio da Administração Pública Federal e a coordenação do processo de avaliação conduzido pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD, a CONTRATADA deverá manter separados os documentos que tenham sua guarda justificada, daqueles desprovidos de valor.

3.23. Um representante da Emgea deverá estar presente nas instalações da CONTRATADA para acompanhar todo o processo de destruição dos documentos, a ser realizado por meio de fragmentação manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização ou reformatação, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida.

3.24. Para a solução Consultoria técnica para atualização do Código de Classificação e Tabela de Temporalidade, é previsto que a CONTRATADA realize a análise e estudo do funcionamento das unidade de negócio da Emgea, sua legislação, estrutura, organograma, etc. Deverá ser atualizado o instrumento arquivístico das atividades-fim utilizado nos arquivos correntes para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido no exercício de suas funções e atividades, contendo o código e suas respectivas definições e justificativas de origem: regimento, entrevista, organograma ou outros instrumentos de gestão organizacional que justifiquem a criação da classe.

3.25. A cada código de classificação deve ser relacionado um valor de Fase Corrente, que representa o período de elevada frequência de uso dos documentos, podendo ser usados valores de meses, anos ou a descrição de um evento que, se ocorrer, encerre a fase corrente dos documentos da classe. Define-se também um valor de Fase Intermediária, que representa o período de prescrição legal ou precaução que justifique a guarda independente da frequência de uso, podendo ser usados valores de anos ou a descrição de um evento que, se ocorrer, encerre a fase intermediária dos documentos da classe. Por fim, define-se um valor de destinação final, podendo ser eliminação ou guarda Permanente.

3.26. Referente a análise dos instrumentos de gestão arquivística (Código de Classificação e Tabela de Temporalidade - atividades-fim) elaborados pela CONTRATADA, a CPAD será responsável, conforme legislação arquivística, pela análise e submissão do

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estudo técnico compilado ao Arquivo Nacional para os trâmites de aprovação da versão atualizada.

3.27. Referente ao Treinamento de Colaboradores da Emgea e transferência de conhecimento, trata-se de capacitação para utilização do código e da tabela de temporalidade de documento, Repositório Digital Arquivístico Confiável - RDC-Arq, Plataforma de Preservação Digital e conhecimento de todos os procedimentos realizados, visando permitir aos colaboradores da Emgea a utilização plena dos produtos dos serviços realizados. Os treinamentos serão compostos por palestras/apresentações, com cargas horárias necessárias que permitam a transmissão do conhecimento necessário à capacitação de colaboradores para a continuidade e manutenção da gestão do acervo documental.

3.28. O conteúdo programático deverá abranger a capacitação de multiplicadores do conhecimento utilizando atividades teóricas e práticas referentes à utilização dos instrumentos arquivísticos elaborados. Todas as despesas com material didático e organização da palestra será de responsabilidade da CONTRATADA.

3.29. A Plataforma de Preservação Digital é baseada na gestão eletrônica de documentos, com garantia de performance à sistemática de tratamento do acervo documental e sua guarda, de forma eletrônica, com a disponibilização dos documentos digitalizados, para que sejam inseridos no cotidiano público e permita a integração com os processos, formulários eletrônicos e RDC-Arq, contendo características que devam atender aos conceitos e critérios de flexibilidade, escalabilidade, disponibilidade, baixo custo operacional e possibilidade de estruturas e funcionalidades especiais de desenvolvimento, permitindo maior amplitude de alcance de resultados para atender à dinamicidade exigida, cabendo o envolvimento integrado do sistema operacional, do software de desenvolvimento, dos bancos de dados e suas estruturas, inclusive as integrações, o suporte, a complexidade e as adaptações necessárias.

3.30. A Armazenagem eletrônica de documentos em nuvem visa dar apoio à Plataforma de Preservação Digital, bem como suas imagens, seus documentos associados e RDC-Arq, que deverão estar hospedados em estrutura disponibilizada, em território brasileiro, sob responsabilidade da CONTRATADA, com alta disponibilidade e monitoramento de segurança.

3.31. O serviço de Operação Assistida consiste na realização de atividades de administração, manutenção, monitoramento e operação da Plataforma de Preservação Digital, em todos os seus ambientes, visando assegurar o seu adequado funcionamento e atendimento a seus usuários.

3.32. São necessários os serviços de Implantação, Parametrização e Customização da Plataforma de Preservação Digital correspondentes a execução de todos os serviços necessários ao pleno funcionamento e utilização da solução pela CONTRATADA compreendendo instalação, configuração e migração de dados. O sistema deve ser parametrizado de acordo com uma análise das necessidades específicas da CONTRATANTE, e posterior adaptação na Solução ofertada.

3.33. A Plataforma incluída na contratação não contemplará 100% da realidade do negócio, uma vez que é desenvolvida de forma generalista, visando atender um maior

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número de realidades. Portanto, os processos precisarão se adequar em algum ponto para uso dessa solução, justificando a necessidade de se ter à disposição da CONTRATANTE alternativas de serviços referente à customização e à parametrização que poderão ser necessários para a operação da Plataforma, afastando em definitivo a possibilidade de atrasos em cronogramas e/ou riscos de projetos. Dentre as adequações necessárias, há previsão de realizar a customização da Plataforma para importação, sob demanda, de acervos digitais legados do atual Sistema de Gerenciamento de Fluxo Documento - Sisdoc para a Plataforma de Preservação Digital, visando a gestão integrada e preservação digital dos documentos da Emgea.

3.34. Para a implantação de uma política de Digitalização dos Serviços Públicos é necessário que o órgão tenha claramente os seus processos definidos para que possam ser executados com eficiência no negócio ao qual a instituição se dispõe a realizar. O Serviço Técnico de Mapeamento de Processos e Consultoria para atendimento da LGPD visa dar subsídios para a Implantação, Parametrização e Customização da Plataforma de Preservação Digital.

3.35. A modelagem dos processos administrativos e de negócio deverá ser realizada na metodologia BPMN 2.0. Têm por objetivo dar previsibilidade aos trâmites, tarefas e transações realizadas pelos serviços da CONTRATANTE. Além disso, devem colaborar com a identificação do ato de origem dos documentos, apresentando os recursos envolvidos em sua produção, como pessoas, sistemas e normas.

3.36. Tratando-se do Serviço de integração e gravação do Repositório Digital Arquivístico Confiavel – RDC-Arq em mídia de preservação de dados digitais para longa duração com duplicação e guarda é aplicado aos arquivos resultantes da conversão digital e natos-digitais, transformados em Pacotes AIP (Archival Information Package – Pacote de Informação para Arquivamento) e armazenados no RDC-Arq. Os Pacotes AIP são preservados em formatos abertos e as informações para decodificar os arquivos no futuro são preservadas em mídia de preservação de dados digitais para longa duração juntamente com os arquivos, produzindo um sistema autocontido, capaz de preservar e decodificar as informações preservada a partir das informações contidas no suporte. Todo o workflow (fluxo de trabalho) de preservação de AIP segue as normas de um sistema OAIS (Open Archival Information System), sendo inclusive regulamentado pelo CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos.

3.37. Com a garantia de integridade das informações armazenadas em uma mídia não magnética, imune a ataques cibernéticos ou eletromagnéticos, possibilita-se um backup seguro e de longa durabilidade, com capacidade de reconstruir integralmente o arquivo digital original sem dependência do suporte físico ou tecnologia específica.

3.38. A gravação para mídia de preservação de dados digitais para longa duração permite a redução de espaço e custos com armazenamento físico e a redundância de armazenamento, em mídia não magnética, dos documentos e suas informações.

3.39. É importante que dos documentos destinados ao serviço de integração e gravação do Repositório Digital Arquivístico - RDC-Arq em mídia de preservação de dados digitais para longa duração sejam removidas as informações sigilosas de acordo com a Lei Geral de Proteção de Xxxxx Xxxxxxxx (Lei nº 13.709/2018). Os documentos em mídia de

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preservação de dados digitais para longa duração são os considerados de guarda de preservação permanente, conforme definição da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, das atividades meio e fim. Possuem valor secundário com potencialidade de utilização como prova ou fonte de informação para pesquisa, aos quais serão utilizadas máscaras de dados para que futuramente sejam disponibilizados à sociedade. Os tipos documentais que irão conter máscaras de dados são, por exemplo:

a) de criação, constituição, modificação ou extinção do órgão produtor (Leis, Decretos, Portarias, Resoluções);

b) atos normativos que reflitam a organização e funcionamento do órgão (regulamentos, regimentos, normas, organogramas, fluxogramas);

c) convênios, ajustes, acordos, termos de cooperação;

d) balanços, livros-razão e livros-diário;

e) atas, resoluções;

f) correspondências relativas à atividade-fim das unidades da Superior Administração;

g) publicações oficiais e/ou coproduções;

h) projetos de edificações públicas e particulares;

i) projetos de infraestrutura e equipamentos urbanos;

j) documentos que firmem jurisprudência jurídica, administrativa ou técnica (pareceres apreciados judicial ou administrativamente e que possuam características inovadoras, não encontradas nos textos legais);

k) documentos relativos à administração de pessoal: planos de salários e benefícios, criação/reestruturação de carreiras;

l) documentos relativos ao patrimônio imobiliário;

m) documentos que registrem as atividades-fim do órgão: planos, projetos, programas, pesquisas, relatórios anuais;

n) documentos que contenham vinhetas, iluminuras, caligrafias especiais;

o) documentos de divulgação de obras, eventos ou atividades desenvolvidas pelo órgão (convites, folhetos, cartazes).

3.40. Há previsão de fornecimento pela CONTRATADA de caixas novas para substituição das caixas danificadas.

CLÁUSULA QUARTA – DO LOCAL DA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

4.1 Para a transferência ordenada de documentos às instalações da CONTRATADA, o serviço será prestado nos trechos entre a região metropolitana de Brasília/DF e as cidades de Salvador/BA, São Paulo/SP, Goiânia/GO, Curitiba/PR e Belo Horizonte/MG.

4.2 Os demais serviços deverão ser prestados em Brasília/DF.

CLÁUSULA QUINTA – DO VALOR

5.1 A Contratante pagará a Contratada o valor global estimado de até R$ 44.644.734,72 (quarenta e quatro milhões, seiscentos e quarenta e quatro mil, setecentos e trinta e quatro reais, setenta e dois centavos), inclusos todos os impostos, encargos, taxas, seguros e demais despesas necessárias à prestação dos serviços.

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CLÁUSULA SEXTA – DO PAGAMENTO

6.1 A Emgea efetuará o pagamento mensalmente pelos serviços efetivamente prestados, até o 8º dia útil após o ateste da Nota Fiscal/Fatura pelo Fiscal do Contrato, de acordo com as condições e preços ajustados, acompanhada da documentação complementar necessária, do relatório de serviço com todas as informações exigidas, além das prévias medidas de avaliação da qualidade e da adequação dos serviços prestados, sendo efetuada a retenção de tributos e contribuições sobre o pagamento a ser realizado, conforme determina a Instrução Normativa da RFB nº 1.540, de 06 de janeiro de 2015, publicada no Diário Oficial de 06, de janeiro de 2015.

6.2 Os pagamentos serão realizados mensalmente, no mês subsequente ao da prestação dos serviços, mediante apresentação da Nota Fiscal/Fatura, devidamente atestada pelo Fiscal do Contrato.

6.3 No caso de eventual atraso de pagamento e, mediante pedido da CONTRATADA, o valor devido será atualizado financeiramente, desde a data a que o mesmo se referia até a data do efetivo pagamento, pelo Índice de Preços ao Consumidor Amplo - IPCA, mediante aplicação da seguinte fórmula:

AF = [(1 + IPCA/100)N/30 –1] x VP, onde:

AF = atualização financeira; IPCA = percentual atribuído ao Índice de Preços ao Consumidor Amplo, com vigência a partir da data do adimplemento da etapa; N = número de dias entre a data do adimplemento da etapa e a do efetivo pagamento; VP = valor da etapa a ser paga, igual ao principal mais o reajuste.

6.4 Para o recolhimento do Imposto Sobre Serviços - ISS deverá ser observada a legislação vigente do Distrito Federal, em razão de ser o local da prestação dos serviços.

6.5 O pagamento será creditado em favor da CONTRATADA, em conta bancária indicada na Nota Fiscal/Fatura, devendo para isto, ficar explicitado o nome do banco, agência, localidade e número da conta corrente em que deverá ser efetivado o crédito.

6.6 Para atendimento do Ajuste SINIEF n.º 07/05, com nova redação dada pelo Ajuste SINIEF nº 08/10 (Cláusula Décima), é necessário que por ocasião da emissão de suas Notas Fiscais, a partir de 1º de novembro de 2012, a CONTRATADA envie o arquivo digital denominado XML com as respectivas notas fiscais eletrônicas emitidas para o seguinte endereço eletrônico: xxxxx@xxxxx.xxx.xx.

6.7 Os contribuintes que não se enquadrarem no estabelecido pelo Ajuste SINIEF nº 07/05 com nova redação dada pelo Ajuste SINIEF 08/10 (cláusula décima), por ocasião da assinatura do Contrato deverão elaborar e encaminhar, concomitante, declaração à Emgea informando essa condição.

6.8 As Notas Fiscais/Faturas deverão ser emitidas pela própria CONTRATADA, obrigatoriamente com o número de inscrição do CNPJ apresentado nos documentos de habilitação e da proposta, não se admitindo Notas Fiscais/Faturas emitidas com outro CNPJ, mesmo aqueles de filiais e da matriz.

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6.9 No caso de fatura emitida com erro, esta será devolvida ao fornecedor, para as necessárias correções, com as informações que motivaram sua rejeição, recontando-se o prazo para pagamento.

6.10 Nenhum pagamento será realizado pela CONTRATANTE sem que antes seja procedida prévia e necessária consulta ao Sistema de Cadastro de Fornecedores - SICAF, para comprovação de regularidade fiscal da CONTRATADA.

6.11 Constatada a situação de irregularidade da CONTRATADA junto ao SICAF, a CONTRATANTE deverá adverti-la por escrito, para que no prazo de 5 (cinco) dias úteis, regularize sua situação ou, no mesmo prazo, apresente sua defesa.

6.12 O prazo disposto no subitem anterior poderá ser prorrogado uma vez, por igual período, a critério da CONTRATANTE.

6.13 Na contagem dos prazos estabelecidos neste Instrumento para efeito de pagamento excluir-se-á o dia do início e incluir-se-á o dia do vencimento, só se iniciando e se vencendo os prazos em dia de expediente na CONTRATANTE e considerar-se-ão os dias consecutivos, exceto quando for explicitamente disposto em contrário.

6.14 A CONTRATANTE reserva o direito de suspender o pagamento se os serviços prestados estiverem em desacordo com as especificações constantes deste Instrumento.

6.15 Caso a CONTRATADA seja optante pelo Sistema Integrado de Pagamento de Impostos e Contribuições das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte - SIMPLES NACIONAL, deverá apresentar junto com a Nota Fiscal a devida declaração, de acordo com a SRF nº 1.540, de 05 de janeiro de 2015, publicada no Diário Oficial de 06, de janeiro de 2015, a fim de evitar a retenção na fonte dos tributos e contribuições, conforme legislação em vigor.

CLÁUSULA SÉTIMA – DOS REQUISITOS TÉCNICOS DETALHADOS DOS SERVIÇOS DE ARQUIVOLOGIA E SERVIÇOS DE TI

7.1 Tendo em vista a quantidade, dispersão, variação dos níveis de tratamento técnico dos documentos que hoje compõem o acervo documental da Emgea, e o contínuo incremento da massa documental, que ainda ocorre em função de documentos físicos que atualmente se encontram nas diversas Bases de Arquivo da Caixa Econômica Federal e são cotidianamente destinados à Emgea, a contratação será realizada pelo prazo de 30 meses, em caráter continuado.

7.1.1 PROJETO EXECUTIVO

7.1.1.1 O projeto executivo a ser apresentado pela CONTRATADA deverá dispor de:

a) Capa, contendo as seguintes informações:

I. Identificação da Licitação;

II. Nome da Empresa;

III. CNPJ;

IV. Endereço completo da Sede da Empresa;

V. Responsáveis Técnicos (incluindo arquivista);

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VI. Nome e assinatura do preposto da empresa responsável pela entrega do Projeto Executivo à CONTRATANTE.

VII. Sumário com a indicação da página ou folha em que se encontram as descrições dos tópicos principais requeridos pela CONTRATANTE e constantes nos subitens a seguir.

b) Equipe de Produção:

I. Relacionar a equipe de produção, nome, RG, CPF, alocada por função/etapa, indicando turnos, se houver;

II. Discriminar recursos próprios ou de terceiros;

III. Sistemática de controle /acompanhamento/ documentação do processo:

• Indicar para todas as fases do processo produtivo.

IV. Descrição, diagrama e fluxo do processo:

• para todas as etapas, relatando, inclusive, a logística utilizada;

• plano logístico para transferência do acervo;

• utilizar como referência em relação ao serviço de conversão digital de documentos as “Diretrizes para digitalização de documentos de arquivos nos termos do Decreto nº 10.278/2020” do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.

c) Licença de uso, suporte e manutenção;

d) Apresentar plano de manutenção de todos os equipamentos, plano de suporte à softwares utilizados, certificações ou licença de uso, com cópia do contrato/suporte/manutenção por terceiros (se for o caso);

e) Cronograma de realização das atividades com base no calendário do município onde serão realizadas as atividades previstas;

f) Instalação de equipamentos: microcomputador, scanner, servidor e outros;

g) Implantação/disponibilização dos ‘softwares’;

h) Informar o cronograma de execução do serviço de digitalização e produtividade (capacidade) mensal.

i) Plano de Contingência:

I. Demonstrar detalhadamente o plano de contingência para a eventualidade de:

• Sinistros;

• Paralisações/Greves;

II. Racionamento de serviços públicos:

• Para quaisquer outros incidentes ou desastres, de origem

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interna ou externa, que interrompam as atividades executadas pela CONTRATADA;

III. Prever soluções para problemas relacionados aos quesitos abaixo, de modo a evitar a interrupção das atividades ou minimizando os riscos operacionais decorrentes de desastres ou catástrofes:

• Segurança Física;

• Segurança da Informação;

• Recursos Humanos;

• Equipamentos ou Hardwares.

j) Modelo de caixas-arquivo de 20kg a serem utilizadas,

k) A empresa CONTRATADA deverá possuir e apresentar os seguintes elementos consonantes com as boas práticas de mercado em Tecnologia da Informação, os quais serão aprovados pela CONTRATANTE:

• política de backup de dados e informações;

• armazenamento das mídias de backup em local distinto da estrutura de TI;

• política e procedimentos internos de verificação de concessão e de alteração de permissões (relacionada ao desligamento e transferência de funcionários);

• banco de dados para armazenamento das informações;

• estrutura disponibilizada, em território brasileiro, sob responsabilidade da CONTRATADA, de servidores e storages em ambiente apropriado e climatizado, com controle físico de acesso.

7.1.2 ARMAZENAMENTO

7.1.2.1 A CONTRATADA disponibilizará instalações adequadas para a guarda documental, garantindo a total segurança e integridade física das caixas pertencentes à CONTRATANTE, cuidado esse que se iniciará na coleta do acervo nas dependências da CONTRATANTE, no transporte, até seu acondicionamento, o qual deverá ser fiscalizado pela CONTRATANTE a partir do protocolo de controle automatizado registrado no sistema informatizado de gerenciamento do acervo da CONTRATADA.

7.1.2.2 A documentação será acondicionada em caixas/invólucros pela equipe da CONTRATADA alocada nos locais determinados pela CONTRATANTE e será recolhida para armazenamento externo pela CONTRATADA, passando a integrar o acervo sob sua guarda, que será objeto de cobrança mensal de armazenagem.

7.1.2.3 A CONTRATADA deverá garantir que os espaços dos depósitos sejam suficientes para custodiar o volume da documentação já existente e para receber o acréscimo de documentos estimados no contrato.

7.1.2.4 As instalações deverão estar situadas em local totalmente murado com vias públicas de acesso asfaltadas ou com calçamento a fim de evitar o acúmulo de poeira na área de armazenamento.

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7.1.2.5 Em razão da frequência recorrente de consultas ao acervo, a CONTRATADA deverá possuir instalações localizadas na região metropolitana de Brasília, em um raio de até 40 km do edifício sede da CONTRATANTE e sem histórico de alagamentos, a fim de viabilizar a logística de entrega e coleta de documentos no prazo estipulado pela CONTRATANTE, considerando-se que o deslocamento até a sede da CONTRATANTE não deve exceder o prazo previsto para consultas urgentes.

7.1.2.6 A CONTRATADA deverá possuir instalações distantes de locais que possam representar risco para a segurança ou preservação de documentos, portanto, para a preservação e conservação do acervo, não serão aceitas áreas propensas a inundações e alagamentos, deslizamento, subsolos úmidos, proximidade com indústrias, usinas químicas, elétricas e nucleares, terminais de tráfego aéreo e terrestre.

7.1.2.7 A perda ou destruição parcial ou total do acervo por quaisquer motivos (causas naturais, criminosas etc.) ensejará à CONTRATADA a aplicação de sanções contratuais e legais.

7.1.2.8 Fica vedado à CONTRATADA realizar transferências do acervo para outros locais de armazenamento sem prévia autorização da CONTRATANTE. Caso haja descumprimento, a CONTRATADA estará sujeita à aplicação das sanções contratuais previstas.

7.1.2.9 A qualquer tempo, sem aviso prévio, a CONTRATANTE poderá realizar vistorias às instalações da CONTRATADA para verificação do atendimento dos requisitos dos locais de armazenamento especificados neste Contrato.

7.1.2.10 A CONTRATADA deverá possuir seguro com cobertura contra sinistros, tais como incêndios, raios, explosões, inundações, danos e roubo sobre suas instalações.

7.1.2.11 O local deverá observar ainda as recomendações dispostas nas publicações:

a) MANUAL DE RECOMENDAÇÕES PARA CONSTRUÇÃO DE ARQUIVOS, publicado pelo CONARQ em 2000, para fins de construção, reforma e adequação. RJ, 2000. 21p. Disponível em: xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxx/xx-xx/xxxxxxxx-xx- conteudo/publicacoes/recomendaes_para_a_produo.pdf

b) Recomendações do CONARQ para a produção e o armazenamento de documentos de arquivo Rio de Janeiro, 2005. 20p. Disponível em: xxxx://xxxxxx.xxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxxxx_xxxxxx/xxxxxxxxxxx_xxxx_x_xx oduo.pdf

7.1.2.12 O local de armazenamento do acervo da CONTRATANTE, nas instalações da CONTRATADA, deverá ser de uso exclusivo para atividades próprias de gestão documental, sendo vedada sua subdivisão e utilização para outras atividades que possam causar riscos à integridade e à segurança do acervo custodiado.

7.1.2.13 As áreas de depósito devem ser totalmente desvinculadas das áreas destinadas ao público e independentes das áreas de trabalho administrativo.

7.1.2.14 O acesso ao local destinado ao armazenamento do acervo documental deverá ser restrito, somente podendo ter acesso ao ambiente de arquivamento pessoas

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formalmente autorizadas pela CONTRATADA e os representantes autorizados da CONTRATANTE.

7.1.2.15 Os extintores manuais, à base de água, CO2 (dióxido de carbono) ou pó químico seco, devem ser distribuídos pelos depósitos de acordo com as normas vigentes, independentemente da existência de extintores automáticos.

7.1.2.16 O local de armazenamento do acervo deverá possuir sistema de controle de temperatura e umidade e, mensalmente, deverá apresentar relatório das variações de umidade e temperatura do ambiente de armazenamento, emitidos pelos correspondentes instrumentos de aferição.

7.1.2.17 As estantes devem ser em aço com resistência proporcional ao peso da documentação arquivada.

7.1.2.18 Todo o mobiliário deve ser metálico, fabricado com chapas de aço carbono fosfatizado, com pintura eletrostática, sem apresentar remendos grosseiros ou cantos pontiagudos que possam danificar os documentos ou ferir pessoas.

7.1.2.19 As prateleiras devem ser metálicas e a altura mínima entre uma caixa e o solo deve ser de, no mínimo, 25 cm, e o espaçamento entre o teto e a estante deve ser de no mínimo 0,50 cm.

7.1.2.20 Por estrutura entende-se todas as laterais e canaletas do mobiliário e prateleiras. Porém, a base das prateleiras e “apoio” para as caixas poderá ser de madeira, desde que possua tratamento preventivo contra insetos e fungos.

7.1.2.21 O empilhamento não deve comprometer a integridade das caixas.

7.1.2.22 O telhado do ambiente de armazenamento deverá estar em perfeitas condições sem apresentar problemas como goteiras ou vazamentos, assim como possuir a devida manutenção das instalações elétricas e hidráulicas, a fim de evitar danos irreparáveis ao acervo transferido.

7.1.2.23 Os depósitos deverão estar em perfeitas condições de uso, inclusive no que diz respeito às instalações hidráulicas, elétricas e de segurança, inclusive contra incêndio.

7.1.2.24 O ambiente deverá estar sempre limpo, organizado e livre de ataques de insetos e roedores, com o devido controle biológico periódico contra fungos e pragas, garantindo que as caixas fiquem acondicionadas em condições adequadas.

7.1.2.25 A CONTRATADA deverá dispor de vigilância patrimonial e operacional, durante

7 (sete) dias por semana, 24 (vinte e quatro) horas por dia, incluindo sistema de monitoramento ininterrupto por câmeras de vigilância, com gravação dos locais onde será armazenado o acervo documental da CONTRATANTE, incluindo ambientes internos e áreas de acesso a este, com guarda de no mínimo 90 (noventa) dias de gravação.

7.1.2.26 O pagamento do item de Armazenagem de documentos físicos será por metro linear de caixas arquivo armazenados no ambiente da CONTRATADA. Para tanto, a CONTRATADA deverá emitir um relatório mensal de execução informando a quantidade de metros lineares armazenados.

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7.1.3 TRANSFERÊNCIA ORDENADA PARA INSTALAÇÕES ADEQUADAS PARA GUARDA DOCUMENTAL

7.1.3.1 Todo o manejo e a movimentação dos documentos são de responsabilidade da CONTRATADA, a qual deverá empregar todas as medidas que assegurem a integridade física destes, inclusive dispondo para tal de caminhões fechados e não identificados.

7.1.3.2 A retirada do acervo documental e seu deslocamento para as instalações de processamento e armazenamento deverão seguir os requisitos do Plano de Logística para Transferência do Acervo que deverá ser elaborado pela CONTRATADA e com acompanhamento e validação do CONTRATANTE, obedecendo a ordem de prioridade estabelecida pelos representantes da CONTRATANTE.

7.1.3.3 Na transferência para as instalações da CONTRATADA, os documentos deverão ser listados e armazenados com a devida identificação das caixas arquivo que deverão estar lacradas para a segurança no transporte, juntamente com uma lista de equivalência a ser elaborada pela CONTRATADA, por meio de sistema web, que indicará a correspondência entre o endereço antigo e o novo endereço, com o mapa de localização/arranjo topográfico das caixas transferidas.

7.1.3.4 A CONTRATADA, por meio de sistema de gerenciamento de acervo, deverá elaborar Listas de Saída de Documentos que serão assinadas digitalmente pelo representante da CONTRATADA e do CONTRATANTE. A lista deverá conter número do protocolo/ordem de serviço, procedência/unidade produtora, assunto e interessado, horário de saída do local onde encontram-se os acervos do CONTRATANTE, chegada às instalações da CONTRATADA, número da caixa, total de caixas e respectivo endereçamento físico no novo acervo. Essa movimentação deverá ser registrada em sistema de gerenciamento de acervo da CONTRATADA, e que será parte da documentação do projeto a ser entregue.

7.1.3.5 Todas as atividades de transferência deverão ser supervisionadas e acompanhadas por representante da CONTRATADA e do CONTRATANTE, de forma a garantir o cumprimento das normas de segurança física ou evitar qualquer tipo de dano ou extravio de documentos.

7.1.3.6 A retirada das caixas dos locais onde estão armazenadas deverá obedecer aos seguintes cuidados:

a) retirada das caixas e transporte até o local de carregamento em carrinhos próprios, com fechamento nos quatro lados;

b) colocação das caixas em paletes com a identificação básica do conteúdo;

c) as caixas, depois de colocadas nos paletes, deverão ser lacradas e transportadas em veículo coberto, evitando danos ao material durante o percurso e o descarregamento.

7.1.3.7 No caso de findado e/ou não renovado o contrato, será de responsabilidade da CONTRATADA o manejo e a movimentação dos documentos, quando de seu retorno às instalações do CONTRATANTE, devendo ser dispensados os mesmos cuidados técnicos que

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regem este Contrato quanto a guarda, transporte e segurança do acervo principal e do acervo de segurança.

7.1.3.8 A qualquer momento, o CONTRATANTE poderá indagar sobre procedimentos de transferências que não atendam aos requisitos definidos neste Contrato.

7.1.3.9 A transferência dos documentos deverá ser acompanhada de protocolo de controle automatizado, sendo o mesmo obrigatoriamente entregue ao gestor do Contrato para fins de acompanhamento do serviço.

7.1.3.10 Deverão ser registradas no sistema de gestão da CONTRATADA e comunicadas formalmente à CONTRATANTE, no prazo de até 24 (vinte e quatro) horas do recebimento pela CONTRATADA, as ocorrências de falta de documentos ou inconsistências.

7.1.3.11 Deverá ser mantida a ordenação dos documentos que já possuírem classificação e que já passaram pelo tratamento documental, sendo necessária apenas a Convergência de Denominação (de/para) das informações de identificação dos conjuntos documentais e endereçamentos.

7.1.3.12 Observada a necessidade de troca de caixas-arquivos danificadas, a CONTRATADA deverá comunicar imediatamente à CONTRATANTE.

7.1.3.13 Esse item, de movimentação de documentos, deverá ser cobrado por metro linear e pago pela soma das medições mensais de documentos efetivamente movimentados e pela soma de caixas-arquivos utilizadas para substituição das danificadas.

7.1.3.14 As caixas utilizadas para substituição das danificadas deverão ser confeccionadas no padrão de 20kg, em papel tipo kraft e possuir tampa fixa. As caixas deverão permitir sua montagem sem o emprego de cola, grampos, fitas adesivas ou qualquer outro equipamento.

7.1.4 CLASSIFICAÇÃO TÉCNICA ARQUIVÍSTICA DOS DOCUMENTOS

7.1.4.1 Consiste na atribuição do código de classificação referente ao assunto do documento. Seus objetivos são:

a) estabelecer a relação orgânica dos documentos arquivísticos;

b) assegurar que os mesmos sejam identificados de forma consistente ao longo do tempo;

c) possibilitar a avaliação de um grupo de documentos para que sejam transferidos, recolhidos ou eliminados em conjunto; e,

d) auxiliar na recuperação de todos os documentos arquivísticos relacionados a determinada função ou atividade;

7.1.4.2 Os trabalhos serão realizados de acordo com o Plano de Classificação de Documentos - PCD e Tabela de Temporalidade de Documentos - TTD em Documentos das Áreas Meio e Fim da CONTRATANTE.

7.1.4.3 A classificação por assuntos objetiva agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o

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trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida.

7.1.4.4 A classificação, em documentos das atividades-fim e meio, deverá ser realizada por técnicos treinados para a utilização do Plano de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública e da Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo aprovados pelo Arquivo Nacional.

7.1.4.5 A CONTRATADA deverá realizar as seguintes atividades:

a) leitura do documento para identificação da classe principal e de suas subdivisões;

b) anotação, a lápis, do código correspondente, no canto superior direito do documento;

c) utilização de folha de papel almaço, sem pauta, para unir os documentos de um mesmo tema ou assunto, formando um dossiê, quando for o caso;

d) no caso de documentos avulsos de guarda intermediária, anotação, obrigatória, na folha de papel almaço (denominado maço), do código e dos títulos das classes e de suas subdivisões, e, também, outros dados que se julgue necessário, como data, especificação do conteúdo etc.; essa anotação deve ser feita a lápis na parte superior da folha, considerada na forma horizontal e deve ser iniciada pela identificação do código e do título da classe;

e) para documentos avulsos de guarda permanente, além da formação de maços, conforme descritos no item anterior, estes também deverão ser acondicionados em jaquetas, de acordo com as orientações do CONARQ.

7.1.4.6 Seja nos maços ou nas jaquetas, a CONTRATADA deverá fazer a anotação de, no mínimo:

a) o código de classificação e a descrição equivalente no Código de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade de Documentos;

b) a tipologia documental (opcional);

c) a data-limite (data/ano inicial e data/ano final dos documentos da

unidade de arquivamento);

d) Por exemplo:

o código de classificação; Ex.: 033.21 (aquisição de material de consumo);

a temporalidade e a destinação final; Ex.: Aprovação das contas – ApC (fase corrente) + 5 anos (fase intermediária) e “E” (para destinação final como eliminação).

o ano da destinação final. Ex.: 2028 E

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7.1.4.7 A classificação servirá de base para a organização, ordenação, arquivamento, cadastramento documental e possível digitalização futura.

7.1.4.8 Com o resultado da Classificação deverá ser feita a preparação dos documentos para cadastro, em sistema de gerenciamento de acervo da CONTRATADA, da Listagem Informatizada de Controle de Documentos, e destinação final que seguirá os seguintes passos:

a) Leitura do documento;

b) Separação dos documentos para cadastro ou eliminação;

c) Xxxxxxxxx, para eliminação, dos documentos que, embora corretamente classificados, não possuam o mesmo valor dos demais pertencentes ao conjunto documental objeto da avaliação;

d) Eliminação de cópias que, quando confrontadas com o original, são idênticas entre si, ressaltadas as marcas que definem o documento original, como carimbos, assinaturas, timbres e demais características do original;

7.1.4.9 A CONTRATADA fará o apoio técnico na aplicação da Xxxxxx Xxxxxx de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Meio da Administração Pública e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativas às atividades-fim da Emgea com as seguintes tarefas:

1. leitura do documento;

2. separação, para eliminação, dos documentos referentes à área meio e fim que, embora corretamente classificados, não possuam o mesmo valor dos demais, pertencentes ao conjunto documental objeto da avaliação;

3. Eliminação de cópias que, quando confrontadas com o original, são idênticas entre si, ressaltadas as marcas que definem o documento original, como carimbos, assinaturas, timbres e demais características do original;

4. identificação do código de classificação;

5. localização dos prazos de guarda, a partir da classificação do

documento;

6. separação, por código, dos documentos com prazo de guarda vencido e com destinação indicada para guarda permanente;

7. separação, por código de classificação, dos documentos com prazo

de guarda vigente.

7.1.4.10 O pagamento do item de Classificação técnica arquivística dos documentos será por metro linear, dimensionados a partir das Ordens de Serviço emitidas pela administração e efetivamente executados no período. Para tanto, a CONTRATADA deverá emitir um relatório mensal de execução informando os serviços efetivamente executados.

7.1.5 HIGIENIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

7.1.5.1 A CONTRATANTE estabelecerá os critérios que definirão os documentos a serem higienizados de acordo com a temporalidade estabelecida pelas Tabelas de

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Temporalidade de Documentos. Portanto, os documentos com tempo de guarda expirado ou com tempo de guarda inferior ou igual a 2 (dois) anos não deverão ser higienizados. Tal prazo pode ser reavaliado de acordo com o Plano de Trabalho acordado.

7.1.5.2 A higienização corresponde à retirada de poeira e outros resíduos estranhos aos documentos, tais como: prendedores metálicos (clips), etiquetas, fitas adesivas, papéis e cartões ácidos e outros, através de técnicas apropriadas tais como:

a) passar a trincha ou pincel no documento para remover as sujidades superficiais;

b) se houver dejetos de insetos, restos de alimentos ou outras sujidades, remover com instrumento apropriado;

c) a contratada deverá também realizar possíveis trocas de capas, quando em estado muito ruim de conservação, utilizadas em seus processos, transcrevendo- se estritamente as informações constantes na etiqueta anterior, e mantendo a capa antiga, não podendo esta ser descartada;

Na higienização dos documentos deverão ser utilizados:

a) equipamentos individuais de segurança (jalecos, luvas, máscaras, óculos);

b) mesa higienizadora;

c) pó de borracha;

d) trinchas e pincéis;

e) processo de fumigação (quando necessário).

7.1.5.3 O pagamento do item de Higienização de documentos será por metro linear, dimensionados a partir das Ordens de Serviço emitidas pela administração e efetivamente executados no período. Para tanto, a CONTRATADA deverá emitir um relatório mensal de execução informando os serviços efetivamente executados.

7.1.6 ORGANIZAÇÃO E ACONDICIONAMENTO DE DOCUMENTOS

7.1.6.1 Os documentos deverão ser devidamente acondicionados em caixas-arquivo.

7.1.6.2 Deverão ficar agrupados e ordenados de acordo com a sua classificação, temporalidade e destinação final, reunidos e acondicionados pelas suas datas-limite.

7.1.6.3 Todos os dados oriundos do trabalho de classificação deverão ser lançados no sistema informatizado de gerenciamento do acervo fornecido pela CONTRATADA, ficando disponível para consulta pelo CONTRATANTE imediatamente após o processo de classificação.

7.1.6.4 Deverá ser mantida a ordem e a sequência original de cada documento, independentemente da substituição dos materiais metálicos, caso seja necessário, acondicioná-los em forma de dossiês com a devida identificação.

7.1.6.5 As caixas-arquivo deverão ser de papelão, produzidas de acordo com as especificações contidas neste Contrato, ou outra de qualidade superior definida no Plano de Trabalho.

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7.1.6.6 Deverão ser trocadas somente as caixas que estiverem em estado ruim de conservação.

7.1.6.7 As caixas contendo os documentos pertencentes à CONTRATANTE deverão ser devidamente identificadas pela CONTRATADA, de forma que não se perca o controle sobre a guarda dessa documentação e deverão ficar todas reunidas em um mesmo lugar/espaço, com endereçamento lógico sequencial.

7.1.6.8 A CONTRATADA deverá manter a CONTRATANTE informada sobre a quantidade de documentos tratados, em medida de metros lineares, produzidos quinzenalmente.

7.1.6.9 Mesmo os documentos com prazo de guarda expirado deverão ser devidamente acondicionados e identificados e deverá ser feita uma listagem dessa documentação para auxiliar na feitura das Listagens de Eliminação.

7.1.6.10 Deverá ser elaborada pela CONTRATADA uma listagem-controle de documentos por caixa em sistema informatizado de gerenciamento do acervo fornecido pela CONTRATADA, ou seja, a CONTRATANTE deverá ter acesso ao conteúdo documental de cada caixa que for produzida.

7.1.6.11 Mediante ordem de prioridade de tratamento estabelecida pela CONTRATANTE, os documentos transferidos dentro das caixas para as instalações da CONTRATADA deverão ser retirados de seus locais de armazenamento e transferidos para a área de processamento que deverá ser montada dentro das instalações da CONTRATADA.

7.1.6.12 A retirada do acervo documental e seu deslocamento para as instalações de processamento deverão seguir os requisitos do Plano de Logística Para Transferência do Acervo que deverá ser elaborado pelas duas partes, obedecendo a ordem de prioridade estabelecida pelos representantes da CONTRATANTE.

7.1.6.13 As caixas estarão identificadas, minimamente, no sistema informatizado de gerenciamento do acervo por: número da caixa, nome do setor e descrição sucinta do conteúdo das caixas.

7.1.6.14 Ao final do processo de organização e acondicionamento de documentos, a CONTRATADA deverá apresentar um relatório contendo o nome dos documentos sob a sua custódia, apontando o local de armazenamento e a identificação das caixas onde os documentos estão acondicionados.

7.1.6.15 O pagamento do item de Organização e acondicionamento de documentos será por metro linear, dimensionados a partir das Ordens de Serviço emitidas pela CONTRATANTE e efetivamente executados no período. Para tanto, a CONTRATADA deverá emitir um relatório mensal de execução informando os serviços efetivamente executados.

7.1.7 INDEXAÇÃO DE DOCUMENTOS

7.1.7.1 Consiste na digitação de metadados de itens documentais, tais como processos, dossiês, caixas, dentre outros, digitalizados ou não.

7.1.7.2 A CONTRATADA deverá fornecer sistema informatizado de gerenciamento do acervo que permita o planilhamento dos lotes a serem indexados.

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7.1.7.3 O sistema deve permitir a digitação dos índices informados pela CONTRATANTE.

7.1.7.4 A CONTRATADA deverá dispor de equipe para executar a indexação nos locais onde encontram-se o acervo ou ainda em local combinado com à CONTRATANTE.

7.1.7.5 O sistema da CONTRATADA deve emitir relatório informando a quantidade de metadados preenchidos.

7.1.7.6 A forma de contabilizar este item nas faturas a serem pagas pela CONTRATANTE é por unidade documental (registro), sendo que, cada unidade equivale a, no mínino 03 (três) metadados digitados com até 150 caracteres. Caso o índice ultrapasse 150 caracteres, este deve ser contabilizado como uma nova unidade documental para fins de faturamento.

7.1.7.7 Os produtos da indexação serão o banco de dados, inserido no sistema informatizado a ser fornecido pela CONTRATADA, e os espelhos de identificação das caixas, em perfeita consonância com as orientações do CONARQ e aprovado pela equipe técnica da CONTRATANTE.

7.1.7.8 Os metadados utilizados para a indexação de documentos devem estar em banco de dados do sistema informatizado de gerenciamento de acervo a ser fornecido pela CONTRATADA com informações relativas aos itens documentais, digitalizados ou não, com os seguintes campos:

a) Código de classificação;

b) Departamento;

c) Órgão/Fundo;

d) Módulo, estante e prateleira;

e) Número de caixa;

f) Grau de sigilo;

g) Tipo de documento;

h) Número do processo;

i) Data limite;

j) Volume ou maço;

k) Autor/redator/Originador;

l) Procedência/interessado

m) Título;

n) Assunto; e

o) Destinação final;

7.1.7.9 Cada tipo documental possui seu conjunto de metadados.

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7.1.7.10 As exigências constantes desse item seguem o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-Arq Brasil, do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), que pode ser usado para orientar a identificação de documentos arquivísticos a serem indexados. O objetivo do e-Arq é orientar a implantação da gestão arquivística de documentos arquivísticos digitais e não digitais. Com relação aos documentos não digitais, o sistema a ser utilizado para indexação dos documentos, apenas apoia o registro dos metadados desses documentos.

7.1.7.11 A CONTRATADA deverá indexar em banco de dados a documentação classificada, com os metadados necessários à recuperação do documento. Sendo assim, além dos campos descritos acima, a CONTRATADA poderá considerar campos adicionais a serem definidos pela Área Técnica da CONTRATANTE, quando necessário, relativos à series documentais específicas.

7.1.7.12 A CONTRATADA deverá desenvolver, atualizar e disponibilizar à CONTRATANTE periodicamente, ou, a qualquer tempo, mediante solicitação, banco de dados com a relação de documentos já indexados de acordo com os critérios definidos pela CONTRATANTE.

7.1.7.13 O pagamento relativo a indexação de documentos será realizado de acordo com a unidade de documentos efetivamente inseridos no banco de dados do SISTEMA INFORMATIZADO DE GERENCIAMENTO DE ACERVO, a CONTRATADA deverá emitir um relatório mensal de execução informando os serviços efetivamente executados.

7.1.8 PESQUISA/DISPONIBILIZAÇÃO DE DOCUMENTOS PARA CONSULTAS EMERGENCIAIS E NORMAIS

7.1.8.1 A CONTRATADA deverá atender às solicitações de consulta/manipulação das caixas no prazo máximo de 24 horas úteis, a partir do pedido efetivado no sistema.

7.1.8.2 Em casos de urgência, o prazo máximo será de 04 horas úteis, a partir do pedido efetivado.

7.1.8.3 As requisições serão feitas no horário comercial, compreendido entre 8h e 18h, de segunda a sexta-feira, em dias úteis.

7.1.8.4 Fica a cargo da CONTRATADA a entrega das caixas solicitadas e também o fornecimento de materiais.

7.1.8.5 As solicitações de entrega de caixas deverão ser formalizadas e endereçadas à CONTRATADA através do sistema informatizado de gerenciamento do acervo homologado pela CONTRATANTE na vistoria de avaliação realizada no processo licitatório.

7.1.8.6 A CONTRATADA deverá manter em seu sistema informatizado o registro de todas as solicitações realizadas, com dados de quantitativo, data, horário e usuário responsável pela ação.

7.1.8.7 Na impossibilidade de atender aos pedidos, nos prazos determinados por este Contrato, fica a CONTRATADA obrigada a justificar oficialmente o fato.

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7.1.9 PROCESSAMENTO DE DOCUMENTOS PARA DESCARTE

7.1.9.1 O serviço de eliminação consiste na destruição legal e segura, pela CONTRATADA, dos documentos que já cumpriram prazo de guarda e não possuem valor secundário, conforme Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Meio da Administração Pública e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim da Emgea.

7.1.9.2 O objetivo da eliminação é evitar o acúmulo desnecessário de documentos em depósitos, minimizando custos com a guarda documental.

7.1.9.3 A CONTRATADA deverá apresentar a lista de eliminação, de acordo com as determinações legais, juntamente com o banco de dados com todas as informações legais necessárias ao descarte, bem como todos os termos de eliminação nos parâmetros indicados pela legislação pertinente.

7.1.9.4 Os documentos passíveis de eliminação deverão ser acondicionados em caixas de arquivo sem maiores qualificações, inclusive podendo ser utilizadas caixas já utilizadas, desde que em bom estado, e deverão ser relacionados na Listagem de Eliminação, onde deverá constar informações básicas dos documentos, como ano, série de documentos à qual pertencem, e tipo de documento, de acordo com as orientações do CONARQ.

7.1.9.5 O serviço de eliminação só será considerado concluído para efeitos de faturamento com base no número de metros lineares de documentos eliminados pela CONTRATADA, após aceite da CONTRATANTE em Ordem de Serviço específica.

7.1.9.6 Após a CONTRATANTE realizar todas as atividades e trâmites exigidos pela legislação arquivística brasileira quanto à eliminação de documentos públicos, autorizará a CONTRATADA a realizar a destruição definitiva de documentos passíveis de eliminação.

7.1.9.7 Caso a CONTRATADA realize a destruição não autorizada de documentos, estará sujeita às sanções contratuais cabíveis.

7.1.9.8 A CONTRATADA deverá realizar a baixa dos itens eliminados no sistema informatizado de gerenciamento do acervo.

7.1.9.9 Um representante da CONTRATANTE deverá ir às instalações da CONTRATADA para acompanhar todo o processo de destruição dos documentos, a ser realizado por meio de fragmentação manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização ou reformatação, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida.

7.1.9.10 A empresa deverá observar a Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014 – CONARQ e suas atualizações, que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.

7.1.9.11 A CONTRATADA deverá entregar certificado de eliminação/destruição segura ao término do processo ao representante da CONTRATANTE, de acordo com as normas legais em vigor em relação à preservação do meio ambiente e à sustentabilidade.

7.1.9.12 O pagamento do item de Processamento de documentos para descarte será por metro linear. Para tanto, a CONTRATADA deverá emitir um relatório mensal de

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execução informando os serviços efetivamente executados, juntamente com a listagem de eliminação.

7.1.10 CONSULTORIA TÉCNICA PARA ATUALIZAÇÃO DE CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS

7.1.10.1 O Código de Classificação de Documentos de Arquivo é o instrumento, da CONTRATANTE, utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo, produzido ou recebido, pelo órgão, no exercício de suas funções e atividades. Entende-se por classificação de documentos a sequência das operações técnicas, que visam a agrupar os documentos de arquivo, relacionando-os ao órgão produtor, à estrutura organizacional, à função, subfunção e atividade responsável por sua produção ou acumulação.

7.1.10.2 O Arquivo Nacional aprovou, por meio da Portaria AN nº 47, de 14 de fevereiro de 2020, o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: atividades-meio, a ser adotado nos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – Sinar.

7.1.10.3 Dessa forma, a classificação dos documentos acumulados pela atividade-meio, da CONTRATANTE, deverá ser feita com base no Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos estabelecido pelo Arquivo Nacional. Os documentos acumulados pelas atividades-fim da CONTRATANTE seguirão o estabelecido no Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002.

7.1.10.4 Quanto ao Código de Classificação de Documentos de Arquivo – atividade-fim as etapas para revisão, adequação, atualização e/ou elaboração terão as seguintes etapas:

1. Entrevistas e coletas de dados, com pessoas que possam fornecer seu conhecimento acerca dos assuntos da área fim;

2. Levantamento da documentação existente;

3. Exame da documentação – em profundidade – abrindo os dossiês, anotando os assuntos contidos e as datas-limite;

7.1.10.5 Após análise e estudo do funcionamento das Unidades Organizacionais, sua legislação, estrutura, organograma, etc., deverá ser elaborado instrumento arquivístico utilizado nos arquivos correntes para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido no exercício de suas funções e atividades contendo a definição dos códigos de classificação referenciando à cada função representada por código a respectiva justificativa de origem: regimento, entrevista, organograma ou outros instrumentos de gestão organizacional que justifiquem a criação da classe.

7.1.10.6 A CONTRATADA deve observar os seguintes critérios na elaboração do Código de Classificação:

7.1.10.6.1 A Relação de tipos documentais que costumam ser relacionados à respectiva classe: a cada código classificável deve ser atrelada uma lista de tipos de documentos que costumam ser produzidos ou recebidos em decorrência da função que o código representa.

7.1.10.6.2 Critérios de gestão da classe: relacionar a cada código de classificação o nível de acesso padrão, o critério de ordenação adequado aos documentos da classe (se

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alfabético, numérico, cronológico etc.) e referências de normas internas ou externas que subsidiam a atividade representada pelo código;

7.1.10.6.3 Submeter, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo, o desenvolvimento das classes referentes área a fim no Código de Classificação de Documentos de Arquivo;

7.1.10.7 Os documentos produzidos, organicamente, pelas instituições, no desenvolvimento das suas atividades e funções, possuem um ciclo vital próprio e devem ser controlados para evitar o acúmulo desnecessário de papéis e outros suportes informacionais, que prejudiquem a recuperação rápida das informações. A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo é o instrumento técnico utilizado para o controle e acompanhamento do ciclo vital dos documentos.

7.1.10.8 A Tabela de Temporalidade de Documentos estabelecerá o prazo de guarda da documentação, em suas fases de arquivamento, considerando o seu valor fiscal, legal, probatório, informativo e histórico e a responsabilidade desse armazenamento.

7.1.10.9 A cada código de classificação deve ser relacionado um valor de Fase Corrente, que representa o período de elevada frequência de uso dos documentos, podendo ser usados valores de meses, anos ou a descrição de um evento que, se ocorrer, encerre a fase corrente dos documentos da classe.

7.1.10.10 A cada código de classificação deve ser relacionado um valor de Fase Intermediária, que representa o período de prescrição legal ou precaução que justifique a guarda independente da frequência de uso, podendo ser usados valores de anos ou a descrição de um evento que, se ocorrer, encerre a fase intermediária dos documentos da classe. A cada código de classificação deve ser relacionado um valor de Destinação Final, podendo ser Eliminação ou Guarda Permanente. A cada definição deve ser relacionado:

a) Justificativa do prazo corrente (normas, leis, convenções, padrões de outras tabelas vigentes, referências e/ou detalhamentos do risco e precaução adequada ao prazo estabelecido);

b) Justificativa do prazo intermediário (normas, leis, convenções, padrões de outras tabelas vigentes, referências e/ou detalhamentos do risco e precaução adequada ao prazo estabelecido);

c) Justificativa da Destinação Final (normas, leis, convenções, padrões de outras tabelas vigentes, referências e/ou detalhamentos do risco e precaução adequada à destinação atribuída).

7.1.10.11 O instrumento integral a ser publicado deve trazer:

a) O código de classificação detalhando os casos em que se classificam em cada classe;

b) A descrição do código;

c) A lista de tipos de documento do código;

d) A fase corrente;

e) A fase intermediária;

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f) A destinação final;

g) A classificação padrão de acesso;

h) O critério de ordenação;

i) Observações.

7.1.10.12 Devem ser apêndices do instrumento consolidado:

a) Tabela que relaciona normas ou referências de origem de cada código;

b) Tabela de justificativa do prazo corrente de cada código;

c) Tabela de justificativa do prazo intermediário de cada código;

d) Tabela de justificativa da destinação final de cada código;

e) Tabela de justificativa da classificação de acesso padrão;

f) O índice alfabético remissivo, indicando inclusive possíveis sinônimos que remetam ao termo adotado na versão final do instrumento;

7.1.10.13 Os códigos de classificação e seus respectivos valores associados deverão ser preenchidos também em tabela .xls visando a importação automática pelo sistema de gestão de documentos adotado contendo:

a) código;

b) descrição do código;

c) valor corrente;

d) valor intermediário;

e) valor da destinação final;

f) regra de início da contagem do prazo corrente se baseado em evento;

g) regra de início da contagem do prazo intermediário se baseado em evento;

h) classificação de acesso;

i) se o código é selecionável ou não;

j) se o código é ativo ou não;

k) se há códigos anteriores que foram substituídos.

7.1.10.14 Os pagamentos relativos a este item serão realizados de acordo com as Ordens de Serviço emitidas pela CONTRATANTE, sendo efetuados em parcelas de acordo com as etapas, conforme o quadro abaixo. Para tanto, a CONTRATADA deverá emitir um relatório a cada parcela executada informando os serviços efetivamente executados e o produto/ resultado entregue.

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Tabela 1 – Descrição das atividades com os respectivos produtos/resultados esperados para pagamento das parcelas de atualização do CCD e TTD Emgea.

Item

Descrição

Produto/ Resultadoesperado

Forma de pagamento

Atividades de Revisão, adequação e/ou elaboração, sob demanda, do Código de Classificação de Documentos de Arquivo – área fim, com as etapas de Entrevistas e coletas de dados, com pessoas que possam fornecer seu conhecimento dos assuntos da área fim; Levantamento da documentação existente; Exame da documentação – em profundidade – abrindo os dossiês, anotando os assuntos

contidos e as datas limite; e demais tarefas descrita do item.

1ª Minuta do Código de Classificação de Documentos de Arquivo estruturado em Classe

25 % do valor contratado

tarefas descrita do item.

Código do

Classificação finalizada

25 % do valor contratado

Atividades de Revisão, adequação e/ou elaboração, sob demanda, da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo – área fim, com as seguintes etapas: Levantamento de dados relativos às funções e atividades específicas do órgão (atividade-fim); Formatação da Tabela de Temporalidade de Documentos, tendo como base, o Código de Classificação de Documentos de Arquivo e também

sugestões de prazos de guarda,

1ª Minuta da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo – área fim

25 % do valor contratado

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Item	Descrição	Produto/ Resultadoesperado	Forma de pagamento
	transferência, recolhimento ou eliminação; Entrevistas com servidores responsáveis pelo planejamento e execução das atividades às quais se referem os conjuntos documentais definidos, e demais tarefas descrita do item.
	Atividades de Revisão, adequação
	e/ou elaboração, sob demanda, da
	Tabela de Temporalidade de
	Documentos de Arquivo – área fim,
	com as seguintes etapas:	Tabela de
	Levantamento de dados relativos às	Temporalidade de
	funções e atividades específicas do	Documentos de
	órgão (atividade-fim); Formatação da	Arquivo – área fim	25 % do
4	Tabela de Temporalidade de	finalizada	valor
	Documentos, tendo como base, o		contratado
	Código de Classificação de
	Documentos de Arquivo e também
	sugestões de prazos de guarda,
	transferência, recolhimento ou
	eliminação; Entrevistas com
	servidores responsáveis pelo
	planejamento e execução das a
	vidades às quais se referem os
	conjuntos documentais definidos, e
	demais tarefas descrita do item.

7.1.11 TREINAMENTO DE SERVIDORES E TRANSFERÊNCIA DE CONHECIMENTO

7.1.11.1 Treinamento e capacitação para utilização de Repositório Digital Arquivístico Confiável – RDC-Arq, Plataforma de Preservação Digital, do código de classificação e da tabela de temporalidade de documentos e conhecimento de todos os procedimentos realizados para tratamento documental, visando permitir aos colaboradores da CONTRATANTE a utilização plena dos produtos dos serviços realizados.

7.1.11.2 Os treinamentos serão compostos por palestras/apresentações ministradas exclusivamente para os colaboradores da CONTRATANTE, com cargas horárias necessárias que permitam a transmissão do conhecimento necessário à capacitação de colaboradores para a continuidade e manutenção da gestão do acervo documental.

7.1.11.3 A CONTRATADA deverá fornecer aos colaboradores indicados pelo CONTRATANTE treinamento sobre a Plataforma de Preservação Digital relativos às funcionalidades necessárias às operações de pesquisa, transferência de documentos, emissão de relatórios, solicitações de empréstimo documental e atividades necessárias à execução da rotina de gestão documental. O treinamento será ministrado nas

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dependências da CONTRATANTE, com fornecimento de materiais didáticos necessários no idioma Português.

7.1.11.4 O conteúdo programático deverá abranger a capacitação de multiplicadores do conhecimento utilizando atividades teóricas e práticas. Todas as despesas com material didático e organização da palestra será de responsabilidade da CONTRATADA.

7.1.11.5 O treinamento também poderá ocorrer simultâneo aos trabalhos de tratamento do acervo, desde que a CONTRATANTE designe um servidor para o acompanhamento e aprendizado.

7.1.11.6 Poderá ser ministrado de forma presencial ou remotamente, com disponibilização para o CONTRATANTE de gravação em sua íntegra. Será de responsabilidade do Contratado toda a infraestrutura para viabilizar e transmitir o treinamento.

7.1.11.7 O treinamento deverá ser realizado utilizando-se solução idêntica à implantada na prestação dos serviços.

7.1.11.8 Dentro das horas previstas para a realização de treinamento, a CONTRATADA deverá ministrar tantos treinamentos quantos forem necessários para a efetiva transmissão do conhecimento. Os treinamentos deverão ser demandados pela CONTRATANTE através de Ordens de Serviço, nas quais deverá constar a finalidade, o tema, as datas prováveis, a quantidade de horas e a quantidade de pessoas que participarão (limitadas a vinte pessoas por treinamento).

7.1.12 SERVIÇO DE CONVERSÃO DIGITAL DE DOCUMENTOS EM PAPEL ATÉ A3, MAPAS E PLANTAS COM MÍNIMO DE 300 DPI, EM PRETO E BRANCO, TONS DE CINZA E COLORIDO, OCR, ASSINATURA DIGITAL, INDEXAÇÃO E REPOSITÓRIO ARQUIVÍSTICO DIGITAL CONFIÁVEL RDC-ARQ

7.1.12.1 A contratação será definida de acordo com o acervo e volume a ser digitalizado, conforme demanda do CONTRATANTE, mediante emissão de ordens de serviços, sendo a quantidade do serviço medida pela quantidade de páginas de documentos digitalizados.

7.1.12.2 A CONTRATADA deverá apresentar em até 15 dias após a assinatura do contrato, cronograma de execução dos serviços indicando todas as etapas da execução do objeto e as datas previstas para início e conclusão de cada uma delas.

7.1.12.3 O cronograma de atividades deverá descrever minimamente as seguintes atividades para os serviços de digitalização:

a) Preparação dos documentos para conversão digital;

b) Digitalização e indexação no sistema

c) Treinamento para utilização do RDC-Arq

7.1.12.4 O cronograma deverá ser aprovado previamente pela CONTRATANTE antes do início das atividades.

7.1.12.5 A CONTRATADA ficará responsável pelo dimensionamento dos recursos humanos e materiais necessários à boa execução dos serviços.

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7.1.12.6 Para a execução dos serviços, a CONTRATADA deverá fornecer equipamentos em perfeitas condições de uso e mão de obra especializada, além de todos os insumos necessários, sem ônus adicionais ao CONTRATANTE.

7.1.12.7 Os equipamentos para captura das imagens (escâneres) deverão ser selecionados pela CONTRATADA de acordo com o tipo e estado de preservação do documento a ser digitalizado, de forma a garantir a integridade física e a manutenção da longevidade dos documentos originais.

7.1.12.8 Os serviços deverão ser prestados preferencialmente em horário comercial.

7.1.12.9 Ficará a cargo da CONTRATADA o fornecimento de todo o material necessário para a higienização, limpeza, recuperação e organização dos documentos e pelo fornecimento de Equipamentos de Proteção Individual (EPI).

7.1.12.10 A CONTRATADA deverá prover toda a segurança no ambiente de trabalho para resguardar a confidencialidade dos documentos digitalizados.

7.1.12.11 Todos os equipamentos utilizados deverão ter dados temporários apagados após o término dos serviços. Não será permitida a utilização, pelos empregados da CONTRATADA, de qualquer tipo de tecnologia ou mídia móvel, de forma a garantir a segurança e evitar cópia de informações.

7.1.12.12 A CONTRATADA deverá disponibilizar os sistemas e integrações necessárias à execução do serviço, observando as orientações do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, especificamente a Resolução CONARQ nº 51, de 25.8.2023, que estabelecem diretrizes para a implementação de repositórios digitais arquivísticos confiáveis - RDC-Arq e a Resolução CONARQ nº 48, de 10 de novembro de 2021, que estabelece diretrizes e orientações quanto aos procedimentos técnicos a serem observados no processo de digitalização de documentos públicos.

7.1.12.13 A autenticação dos representantes digitais, prevista no inciso I, do art. 5º do decreto nº 10.278/2020, para apoiar a equiparação ao documento original para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá ser feita com o uso de assinaturas digitais qualificadas, ou seja, por meio de certificados emitidos pela ICP-Brasil (Ver. Inciso II, do art. 5º do Decreto 10.278/2020, e inciso III do art. 4º da Lei 14.063, de 14 de setembro de 2020).

7.1.12.14 Conforme definido pela CONTRATANTE na ordem de serviço, na digitalização dos dossiês, cada dossiê digitalizado deverá ser identificado em pasta única com os itens documentais identificados e gerados, separadamente, em arquivos no formato PDF (multi- page) e indexadas individualmente, de acordo com os tipos documentais correspondentes a cada arquivo com numeração sequencial crescente.

7.1.12.15 Na autuação ou chancela das folhas dos dossiês, a CONTRATADA deverá implementar uma sistemática de autuação de todas as folhas integrantes do dossiê, de forma a garantir a integridade e correlação do documento físico com o documento digital.

7.1.12.16 Da mesma forma, a aplicação na imagem digital não pode causar interferência ou prejuízo à leitura das informações constantes no documento a exemplo de sobreposições ou sombreamento.

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7.1.12.17 A CONTRATADA incluirá, em todos os dossiês físicos, um termo final de autuação com a contagem do número total de páginas.

7.1.12.18 A versão digital deve conter autuação individualizada com o número da página, de forma que seja possível confirmar a correspondência entre o número de páginas das versões impressa e digital.

7.1.12.19 Poderá ser utilizada, na autuação dos dossiês, a técnica de etiquetação das folhas dos documentos ou a substituição por outra técnica de autuação aprovada pela CONTRATANTE, como por exemplo a realizada por um dispositivo de impressão no próprio scanner (imprinter).

7.1.12.20 A autuação e etiquetagem dos contratos, deve atender as especificações contidas neste documento, sobretudo para não encobrir, na sua fixação, informações do documento ou dossiê, eliminando – com isso – o risco de prejuízo de perda de informação

7.1.12.21 Caso seja adotada a técnica de etiquetação, deverá ser colada etiqueta em todas as folhas do dossiê, conforme especificado a seguir:

a) O dossiê deve ser etiquetado no vértice superior direito com espaço de 1 (um) centímetro acima e à direita da borda do papel;

b) A etiqueta a ser utilizada deverá seguir o padrão:

• Etiquetas pré-impressas em rolos.

• Tipo: CMC (Carbex Metil Celulose), cor branca, para impressora térmica de código de barra.

• Tamanho: até 38mm x 21mm x 3 carreiras.

7.1.12.22 O código de barras deverá seguir o padrão interleved 2/5.

7.1.12.23 O código de barras deverá representar 11 (onze) caracteres, sendo os 2 (dois) primeiros representando o ano corrente e os 9 (nove) últimos, os caracteres sequenciais.

7.1.12.24 Caso seja adotada a técnica de impressão de informações de controle no documento (imprinter), em tempo de digitalização, não deverá sobrepor campos de texto da imagem.

7.1.12.25 O gerenciamento dos documentos do RDC-Arq deve estar de acordo com o modelo de referência Open Archival Information System – OAIS, que estabelece a formação de pacotes de informação envolvendo os documentos digitais (informação de conteúdo) e seus metadados (informação de representação).

7.1.12.26 São três os tipos de pacotes de informação:

a) Pacote de informação para submissão (submission information package – SIP) – refere-se à admissão dos documentos digitais e seus metadados associados.

b) Pacote de informação para arquivamento (archival information package – AIP) – refere-se ao acondicionamento e armazenamento dos documentos digitais e seus metadados associados.

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c) Pacote de informação para disseminação (dissemination information DIP) – refere-se ao acesso aos documentos digitais e seus metadados associados.

7.1.12.27 A preservação das informações no RDC-Arq deve utilizar cadastro de informações de índice e metadados que permitam a localização das informações no futuro.

7.1.12.28 O cadastro das informações de índice de pesquisa e metadados deve atender as recomendações para Repositório Arquivístico Digital Confiável / RDC- Arq, conforme Resolução CONARQ nº 51, de 25.8.2023.

7.1.12.29 Os metadados devem atender ao modelo OAIS - Open Archival Information System e ao Decreto 10.278/2020.

7.1.12.30 Os dados e metadados devem ser embarcados em um único pacote de preservação permitindo a rápida recomposição do banco de dados e também a recomposição do Repositório Digital em caso de necessidade.

7.1.12.31 O RDC-Arq deve utilizar tecnologias abertas e não proprietárias para todo o sistema de software, hardware e suporte físico de preservação de dados digitais.

7.1.12.32 O sistema de Repositório Arquivístico Digital Confiável / RDC-Arq deve utilizar tecnologias que permitam a preservação incremental de informações;

7.1.12.33 As informações adicionadas para preservação de forma incremental são organizadas de forma que sua recuperação seja integralmente recuperável em formato digital, sem necessidade de nova conversão de sistema analógico para digital.

7.1.12.34 A CONTRATADA deverá fornecer treinamento na utilização do RDC-Arq aos colaboradores indicados pela CONTRATANTE. O treinamento deverá ser fornecido no mínimo a 03 (três) colaboradores da CONTRATANTE, abarcando o conteúdo necessário para a perfeita compreensão e operação da solução.

7.1.12.35 Poderá ser ministrado de forma presencial ou remotamente, com disponibilização para o CONTRATANTE de gravação em sua íntegra. Será de responsabilidade do Contratado toda a infraestrutura para viabilizar e transmitir o treinamento.

7.1.12.36 O treinamento deverá ser realizado utilizando-se solução idêntica à implantada na prestação dos serviços.

7.1.12.37 Métodos e metodologias, prazos e formas deverão ser submetidos à aprovação do CONTRATANTE por meio do cronograma de atividades até 15 dias após a assinatura do contrato.

7.1.12.38 Caso a CONTRATANTE identifique documentos ilegíveis, a CONTRATADA deverá refazer a digitalização sem custos adicionais.

7.1.12.39 A impossibilidade de digitalização de dossiê, constatada no preparo, em razão das condições físicas dos documentos, deverá ser comunicada, item por item, formalmente à contratante no prazo de até 24 (vinte e quatro) horas da identificação da ocorrência e registradas, com o respectivo motivo, no sistema de gestão da CONTRATADA.

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7.1.13 TRIAGEM INICIAL DOS DOCUMENTOS

7.1.13.1 Quanto a triagem dos documentos, a primeira tarefa para a identificação do documento será a definição do fundo ao qual ele pertence. Por fundo, entende-se a unidade constituída pelo conjunto de documentos acumulados por uma entidade que, no arquivo permanente, passa a conviver com arquivos de outras entidades. Desta forma, cada entidade acumuladora de documentos da Emgea, em atividade ou extinta, deverá compor um fundo documental, visando o encaminhamento correto às próximas etapas do tratamento arquivístico.

7.1.13.2 Essa etapa visa o correto dimensionamento dos pagamentos aos serviços efetivamente realizados, tendo em vista que as especificidades de cada acervo poderão requerer um tipo de tratamento. Por exemplo, documentos identificados sem valor arquivístico podem ser destinados diretamente para eliminação, ao passo que acervos identificados como de fundos extintos, ou de guarda permanente, deverão receber tratamentos específicos.

7.1.13.3 Por fundo, entende-se: “Conjunto de documentos de qualquer natureza – isto é, independentemente da sua idade, suporte, modo de produção, utilização e conteúdo – reunidos automática e organicamente – acumulados por um processo natural que decorre da própria atividade da instituição, criados e/ou acumulados devido à necessidade de registro e preservação das informações”.

7.1.13.4 Sendo assim, inicialmente, a CONTRATADA fará a triagem dos documentos e emitirá um relatório a cada 30 dias, informando as quantidades de acervo a serem destinadas aos diferentes tipos de tratamento, sendo, basicamente, mas não limitado à:

a) Documentos não arquivísticos;

b) Documentos passivos de eliminação;

c) Documentos já tratados;

d) Documentos a receberem tratamento técnico arquivístico;

e) Documentos pertencentes à fundos documentais de empresas extintas;

f) Documentos deteriorados;

g) Documentos a serem digitalizados e seus respectivos formatos;

h) Caixas danificadas para substuição.

7.1.13.5 Por ser inicial e genérica, a separação dos documentos provenientes da triagem poderá sofrer alteração no momento do tratamento, sendo que tais alterações deverão ser comunicadas e justificadas ao fiscal do contato, para acompanhamento e verificação da compatibilidade dos serviços prestados com os efetivamente cobrados.

7.1.13.6 O pagamento do item de Triagem inicial dos documentos será por metro linear, dimensionados a partir das Ordens de Serviço emitidas pela administração e efetivamente executados no período. Para tanto, a CONTRATADA deverá emitir um relatório mensal de execução informando os serviços efetivamente executados.

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7.1.14 INSERÇÃO NO PROCESSO/DOSSIÊ FÍSICO E DIGITALIZADO NA PLATAFORMA DE PRESERVAÇÃO DIGITAL

7.1.14.1 Durante o processamento técnico nas atividades de gestão de documentos, podem ser identificados pela CONTRATANTE, documentos avulsos que fazem parte de um processo ou dossiê que deverão ser juntados por anexação.

7.1.14.2 Esta juntada se caracteriza pela inclusão de documentos avulsos a processos, desde que referentes a um mesmo interessado e assunto, sendo que os documentos avulsos anexados passam a compor o processo.

7.1.14.3 A CONTRATANTE entregará à CONTRATADA a documentação para juntada com a identificação do número do processo a ser anexado. A identificação poderá ser anotação, a lápis, do número de processo ou dossiê, no canto superior direito do documento.

7.1.14.4 Deverão ser realizados os seguintes procedimentos para a juntada de documentos avulsos:

a) reunir os documentos avulsos referente ao mesmo processo a serem anexados;

b) anexar os documentos avulsos nos processos ou dossiês indicados; e

c) numerar as folhas dos documentos avulsos anexados ao processo, quando necessário.

7.1.14.5 Documentos avulsos encadernados, cartazes, brochuras não deverão ser inseridos no processo, mas se constituirão em anexos, devendo este procedimento ser registrado por meio de despacho. Nestes casos, apor etiqueta ou carimbo de identificação, em tamanho a ser definido pelo órgão ou entidade, sem prejuízo da informação registrada.

7.1.14.6 Na anexação de documentos avulsos em tamanho reduzido, observar:

a) se o documento avulso apresenta informação apenas na frente, deverá ser colado em folha de papel branco, tamanho A4;

b) se o documento avulso apresenta informação na frente e no verso, deverá ser colado de maneira a não prejudicar a leitura das informações registradas tanto na frente como no verso; e

c) se houver a possibilidade de fixação de mais de um documento avulso na mesma folha, seguir as orientações previstas nos dois itens acima.

7.1.14.7 Conforme a Ordem de Serviços para inserção digital na Plataforma de Preservação Digital, a CONTRATADA deverá providenciar a digitalização em conforme requisitos estabelecidos no Termo de Referência, com faturamento no item específico aos SERVIÇOS DE CONVERSÃO DIGITAL DE DOCUMENTOS.

7.1.14.8 A CONTRATADA deverá providenciar a inserção do documento digitalizado na Plataforma de Preservação, conforme especificado pela CONTRATANTE.

7.1.14.9 Ao final do processo de inserção no processo/dossiê físico e digitalizado na plataforma de preservação digital, a CONTRATADA deverá apresentar um relatório contendo o nome dos documentos sob a sua custódia apontando o local de

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armazenamento e a identificação das caixas onde os documentos estão acondicionados e o registro de inserção do documento digitalizado na Plataforma de Preservação Digital.

CLÁUSULA OITAVA – DA GESTÃO DO CONHECIMENTO E DA INFORMAÇÃO

8.1 Propriedade intelectual

8.1.1 Todo software e seus componentes desenvolvidos pela CONTRATADA à CONTRATANTE, assim como sua documentação e demais artefatos referentes ao Repositório Arquivístico Digital Confiável - RDC-Arq, deverão ser entregues a CONTRATANTE que terá o direito de propriedade irrestrito sobre eles, sendo vedada qualquer comercialização por parte da CONTRATADA.

8.1.2 O ambiente de desenvolvimento da CONTRATANTE deverá ser replicado em ambiente seguro da CONTRATADA, sendo de sua responsabilidade arcar com todas as despesas de licenciamento e garantias de modo a manter os ambientes identicamente replicados e legalizados.

8.1.3 É de responsabilidade exclusiva da CONTRATADA a aquisição do software de apoio, que ao final do contrato deverão ser revestidos para a CONTRATANTE em formato de licença definitiva, não havendo qualquer responsabilidade reversa a CONTRATANTE concernente à titularidade dos direitos de propriedade, inclusive os direitos autorais e outros direitos de propriedade intelectual sobre os programas.

8.1.4 A utilização de componentes de propriedade da CONTRATADA ou de terceiros na construção dos programas ou quaisquer artefatos relacionados ao presente Termo de Referência, que possam afetar a propriedade do produto, deve ser formal e previamente autorizada pela CONTRATANTE. Caso ocorra, a CONTRATADA deverá fornecer esses componentes sem quaisquer ônus adicionais a CONTRATANTE.

8.1.5 O banco de dados gerado durante a execução do contrato será de propriedade única e exclusiva da CONTRATANTE, devendo ser entregue a ela por ocasião do término do contrato, com suas respectivas especificações detalhadas e necessárias à migração deste banco de dados para qualquer outra aplicação que porventura seja necessária. Deverão ser fornecidas pela CONTRATADA, todas as informações a respeito deste Banco de Dados, que possibilite seu uso em qualquer outra aplicação ou sistema de gestão documental ou similar.

8.2 Transferência do conhecimento

8.2.1 A CONTRATADA deverá se comprometer a habilitar a equipe de técnicos da CONTRATANTE ou outra por ela indicada no uso das soluções desenvolvidas e implantadas, ou produtos fornecidos no escopo do contrato, repassando todo o conhecimento necessário para tal, com vistas a mitigar riscos de descontinuidade de serviços e de dependência técnica pela CONTRATANTE.

8.2.2 A transferência de conhecimento, no uso das soluções desenvolvidas pela CONTRATADA, deverá ser viabilizada, sem ônus adicionais para a CONTRATANTE, em eventos específicos de transferência de conhecimento, na CONTRATANTE, em Brasília (DF), e baseada em documentos técnicos e/ou manuais específicos da solução desenvolvida,

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entre outros. O cronograma e horários dos eventos deverão ser previamente aprovados pela CONTRATANTE.

8.2.3 A transferência de conhecimento, direcionada aos técnicos indicados pela CONTRATANTE, deverá ser focada na solução adotada, de forma que haja transferência do conhecimento da tecnologia utilizada em todo o processo de desenvolvimento e manutenção da solução de software, incluindo levantamentos, construção, testes e implantação. Ao final da transferência, os técnicos da CONTRATANTE deverão ser capazes de realizar a instalação, a manutenção e a evolução das funcionalidades das soluções de software trabalhadas pela CONTRATADA na vigência do contrato.

8.2.4 A CONTRATANTE poderá solicitar à CONTRATADA a formatação e realização de workshop para transferência do conhecimento técnico e operacional da solução à equipe técnica da CONTRATANTE. Entre os assuntos, devem-se constar a interação e o manuseio da solução de software e demais aplicativos auxiliares, explanação da documentação criada, detalhes da implementação, modo de armazenamento de dados e integração com outras soluções da CONTRATANTE, e informações que possam capacitá-los a sustentar a tecnologia oferecida.

CLÁUSULA NONA – DOS REQUISITOS TÉCNICOS DETALHADOS DOS SERVIÇOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

9.1 PLATAFORMA DE PRESERVAÇÃO DIGITAL

9.1.1 A CONTRATADA deverá disponibilizar a Plataforma de Preservação Digital para gestão de documentos físicos e eletrônicos para até uma quantidade máxima de usuários especificada na tabela de serviços e integração ao Repositório Digital Arquivístico Confiável

– RDC-Arq.

9.1.1.1 A Plataforma de Preservação Digital deve compreender licenças de módulos e aplicativos integrados que contemplem todos os requisitos indicados neste documento, além dos softwares necessários à integração de seus componentes entre si e de seus componentes aos componentes de infraestrutura, tais como: API, soluções integradoras, ETL, barramento de serviços ou frameworks de integração.

9.1.2 Tal Solução deve possibilitar a integração a qualquer sistema já utilizado pela CONTRATANTE.

9.1.3 O licenciamento de uso deve permitir o acesso a uma quantidade máxima de

200 (duzentos) usuários com permissão de acesso completo para realizar todas as operações na Plataforma de Preservação Digital.

9.1.4 Os softwares e/ou plataformas digitais deverão estar disponíveis em ambiente web, cujas licenças deverão ser disponibilizadas no modelo de Software como Serviço (SAAS - Software as a Service), em nuvem (cloud) do próprio fornecedor, com estrutura em território brasileiro.

9.1.5 A Plataforma de Preservação Digital deverá:

9.1.5.1 Permitir o envio de informações e avisos personalizados aos usuários, em qualquer ponto da aplicação, considerando o conteúdo da informação, o contexto e a identificação do público-alvo da informação.

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9.1.5.2 Permitir que o usuário possa consultar todos os serviços já utilizados por ele, como um histórico das informações consultadas.

9.1.5.3 Permitir o registro de todas as interações do usuário com a plataforma, para que seja possível ofertar atendimento a determinadas preferências e necessidades individuais de cada usuário, possibilitando assim a oferta de serviço diferenciado e adaptado para cada usuário.

9.1.5.4 Realizar Integração com outros Portais de Serviços de outras localidades a partir de APIs disponibilizadas pelos próprios sistemas ou desenvolvidas para leitura e gravação de dados de documentos e processos digitais.

9.1.5.5 Autenticação por meio de Login Único.

9.1.5.6 Possuir Integrações REST ou SOAP para Funcionalidades eleitas.

9.1.5.7 As funcionalidades previstas nesse item deverão adotar medidas de segurança e proteção de dados pessoais desde a fase de concepção (Privacy by Design) conforme disposto no art. 46, caput e §2º da Lei 13.709/2018.

9.1.5.8 A licença deverá permitir que a CONTRATANTE possa realizar customização e desenvolvimento de novas funcionalidades através de webservices fornecido pela fabricante, sem implicar em perda da garantia da CONTRATADA.

9.1.5.9 A CONTRATADA deve fornecer todo o manual de usuário, customizações, informações de suporte, atualizações e informações técnicas durante o período do contrato.

9.1.5.10 A solução integrada deverá atender aos padrões de mercado e padrões legais para a certificação de documentos digitais e assinaturas compatíveis com ICP-Brasil. Esta arquitetura de solução integrada deverá possibilitar de maneira facilitada a integração com sistemas já utilizados pelo CONTRATANTE incluindo, bem como garantindo todos os serviços relacionados e detalhados neste Contrato.

9.1.5.11 A plataforma deve dispor de recursos que garantam o bom funcionamento da sistemática de tratamento do acervo documental e sua guarda, de forma eletrônica e Repositório Digital Arquivístico Confiável – RDC-Arq, assim como, de forma concomitante, disponha dos documentos digitalizados, para que sejam inseridos no cotidiano público e permita a integração com os processos e formulários eletrônicos, contendo características que devam atender aos conceitos e critérios de flexibilidade, escalabilidade, disponibilidade, baixo custo operacional e possibilidade de estruturas e funcionalidades especiais de desenvolvimento, permitindo maior amplitude de alcance de resultados para atender à dinamicidade exigida, cabendo o envolvimento integrado do sistema operacional, do software de desenvolvimento, dos bancos de dados e suas estruturas, inclusive as integrações, o suporte, a complexidade, as adaptações necessárias:

Tabela 2 – Tabela de requisitos da plataforma de preservação digital

Item	Descrição
1.1	Permite arquitetura de instalação centralizada para o módulo servidor, com acesso web (em se tratando do cliente), de forma transparente ao usuário, mesmo que sejam executados em plataformas de hardware e software diferentes e localizações geográficas

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	distintas, possibilitando o crescimento tanto em poder de processamento quanto em distribuição física.
1.2	Possibilita a criação de múltiplos repositórios independentes no mesmo conjunto de equipamentos servidores;
1.3	Opera em cluster, para prover alta disponibilidade, de forma transparente aos clientes;
1.4	Possui suporte a esquema de balanceamento de carga, de forma transparente aos clientes;
1.5	Armazena separadamente os dados de negócio e de configuração do produto, de modo a permitir cópia e restauração independente de cada um deles;
1.6	Possui todas as configurações e parametrizações armazenadas de forma independente das configurações do sistema operacional, sendo vedada a exigência de edição manual de registro do Windows e equivalentes.
1.7	Permite o envio de e-mails pelo protocolo SMTP para as funcionalidades que oferecerem este recurso;
1.8	É capaz de ser executada em estações de trabalho, rodando em máquina virtual ou container de aplicações, ainda que com restrição de capacidade, admitindo-se versão específica para desenvolvimento de soluções de TI.
Item	Segurança e Gestão de Usuários
1.9	Provê integração automática com serviços de diretório por meio dos padrões LDAP e com o produto Microsoft Active Directory versão 2008 R2 e superiores, suportando autenticação e obtenção/atualização de dados sobre usuários e grupos;
1.10	Oferece um mecanismo de cadastramento de usuários e grupos independentes do serviço de diretório;
1.11	Suporta um número ilimitado de usuários dentro de cada grupo, bem como grupos dentro de grupos;
1.12	Suporta Single Sign-On por meio do protocolo SAML (Security Assertion Markup Language) versão 1.1 ou OAuth 2.0, inclusive para criação de sessões nas APIs;
1.13	É capaz de efetuar registros de auditoria de todas as operações sobre documentos, tipos documentais, pastas, permissões, usuários e das configurações da própria auditoria, contendo no mínimo a data/hora da operação, o usuário que executou, a operação e qual o objeto afetado, mesmo que excluído;
1.14	Armazena separadamente os dados de auditoria e os dados de negócio do repositório;
1.15	Permite configurar quais informações serão armazenadas em uma determinada trilha de auditoria, habilitar ou desabilitar os registros de cada tipo de operação e determinar o seu nível de detalhe;
1.16	Fornece ferramentas de monitoramento, diagnóstico, configuração e administração do produto, para todos os seus módulos/serviços/componentes, facilitando a operação dos seus administradores;
1.17	Fornece rotinas automatizadas (jobs, utilitários) de análise e manutenção preventiva do repositório, incluindo verificação de consistência e limpeza da base de dados, que possam ser disparadas sob demanda ou agendadas para execução periódica;

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1.18	Fornece ferramenta gráfica para consulta ao repositório e navegação por sua estrutura, com funcionalidade para tarefas de suporte e administração;
1.19	Fornece API HTTP RESTful, Java ou de linha de comando que permita acionar ações de administração do produto de forma automatizada, incluindo inicialização, parada e consulta ao estado de execução dos seus serviços/componentes;
1.20	Fornece interface de comandos ou mecanismo equivalente que permita executar de forma interativa consultas e alterações em metadados dos documentos, inclusive em lote;
1.21	Possui mecanismos para extrair estatísticas de uso do repositório, permitindo filtrar, cruzar e agregar dados como tamanho do conteúdo, tipo, data de criação e autor de documentos, formatos e áreas de armazenamento, pelo menos.
1.22	Todas as funcionalidades estão disponíveis via APIs, sem exigir a utilização de componentes visuais próprios do produto (formulários, telas, etc.), de modo que se possa executá-las a partir de componentes de software desenvolvidos;
1.23	Provê API HTTP RESTful para todas as funcionalidades de manipulação de documentos, pastas e conteúdo;
1.24	Suporta o padrão CMIS 1.0 ou superior;
1.25	Suporta o protocolo WebDAV para pelo menos navegação na estrutura de pastas mapeadas.
1.26	Oferece consulta, por meio de SQL, aos documentos, metadados e outras informações, caso armazenadas em banco de dados relacional;
1.27	Possui ambiente para análise de todas as chamadas API, com gráficos e filtros, contendo no mínimo os seguintes dados: usuários; usuários únicos; IP; tempo de resposta;
1.28	Possui portal com todas as APIs disponíveis;
1.29	É possível configurar limite de uso por chave de API disponibilizada, para controle do uso;
1.30	Demonstra que a solução deverá permitir a definição de processo de forma gráfica e amigável ao usuário. Facilidade de desenho através de interface gráfica com “Drag And Drop”, sem codificação;
1.31	Demonstra que o módulo de construção consegue gerenciar versões de processos;
1.32	Demonstra que a solução permite o design responsivo, adaptável a dispositivos com acesso à internet (desktop, notebook, tablet, smartphone) para a visualização de formulários criados para o fluxo do processo;
1.33	Demonstra que a solução permite retornar um processo a uma versão anterior (Rollback para versão anterior), mantendo a versão atual;
1.34	Demonstra que a solução possui os tipos de campo: número inteiro, número decimal ou de ponto flutuante, data, string, lista, lista encadeada, checkbox, groupbox ou lista de checkbox, e campos para informações de utilizadas no backend;
1.35	Demonstra que a solução possui interface WYSIWYG para a criação de formulários a serem utilizados na indexação de documentos;

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1.36	Demonstra que a solução possui um painel para acompanhamento do andamento de solicitações, o qual demonstre o status de cada ocorrência dentro do sistema.
1.37	Demonstra possibilidade de os documentos serem compartilhados internamente dentro da organização, bem como para usuários externos de forma segura e auditada;
1.38	Implementa o conceito de repositório de documentos digitais, como estrutura lógica independente da sua organização física e suporte tecnológico;
1.39	Provê armazenamento, recuperação e gerenciamento de documentos digitais, compostos por metadados/atributos, conteúdos e estruturas de apoio, permitindo acessos múltiplos e simultâneos para leitura, garantindo acessos exclusivos para alteração e não exigindo que o usuário especifique onde armazenar os objetos;
1.40	Suporta o controle de versões dos documentos e o controle de concorrência das atualizações, por meio de operações de check-in e check-out, versionando os metadados em conjunto com o conteúdo;
1.41	Oferece a organização lógica dos documentos em estrutura hierárquica de pastas, permitindo que um mesmo documento ou versão seja referenciado em mais de uma pasta sem duplicidade de armazenamento;
1.42	Suporta a associação de metadados ou grupos de metadados avulsos (adhoc) a documentos ou pastas, de forma complementar aos metadados definidos no respectivo tipo de documento ou pasta;
1.43	Suporta a exclusão lógica de documentos e pastas e sua recuperação (recurso de "lixeira");
1.44	Suporta a criação de relacionamentos/associação entre documentos e entre pastas;
1.45	Oferece a criação de documentos compostos, ou seja, documentos que sejam a agregação de outros documentos;
1.46	Suporta a gestão do ciclo de vida de documentos, incluindo a definição de estados, regras de transição entre eles e definição de respostas aos eventos do ciclo de vida;
1.47	Provê a indexação de conteúdo e metadados dos documentos, incluindo todas as suas versões, e oferecer busca textual e estruturada sobre esses índices;
1.48	Oferece mecanismos para excluir da indexação metadados, conteúdos de formatos específicos e documentos de determinado tipo;
1.49	Suporta a indexação de conteúdo de todos os formatos conforme respectiva indicação no Tabela 3, com capacidade de identificar e tratar adequadamente os conjuntos de caracteres codificados em UTF-8, ISO-8859-1;
1.50	É capaz de indexar conteúdo dos formatos suportados mesmo quando estiverem dentro de arquivo compactado;
1.51	Permite, na busca de documentos, a especificação de filtros: a. por metadados de qualquer tipo; b. por índice textual (incluindo conteúdo e metadados); c. por pasta (incluindo busca hierárquica); d. por tipo documental (incluindo busca hierárquica); e. por combinações dos anteriores com os operadores lógicos E (AND), OU (OR) e NÃO (NOT);

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1.52	Oferece, na busca de documentos: a. ordenação dos resultados por relevância; b. ordenação dos resultados por qualquer metadado e o agrupamento no resultado; c. uso dos operadores de comparação = (igual), < (menor que), <= (menor ou igual a), > (maior que), >= (maior ou igual a), <> (diferente) para campos numéricos e de data; d. uso de caracteres curinga, palavras-chave ou partes de palavras com uso de curingas; e. uso de intervalos de data; f. busca no índice textual por sentença exata e por combinação de palavras;
1.53	Suporta a reconstrução de índices de forma incremental e total;
1.54	Permite a captura de eventos que geram indexação de conteúdo (novo conteúdo, alterado, excluído), para construir integrações com mecanismos de indexação externa;
1.55	Possui plugin para assinatura de documentos digitais, que atenda aos padrões PDF (PAdES), CAdES, XMLDSig (NFe), XAdES e CMS;
1.56	O plugin Suporta no mínimo o Firefox 50 e Google Chrome (Windows, Mac OS e Linux);
1.57	O plugin deve ser instalado sem necessidade de privilégios de administrador, em Chrome no Windows;
1.58	A funcionalidade de Assinatura deve estar totalmente integrada, permitindo assinar documentos nato digitais, bem como documentos digitalizados
1.59	É possível gerar um manifesto de assinatura, com a geração de um hash, que pode ser validado em url de acesso público no sistema;
1.60	Possuir módulo de digitalização de imagens com possibilidade de realizar o tratamento das imagens após a captura, inclusive com processamento das imagens com tecnologia OCR.
1.61	Possibilitar a digitalização a partir do navegador com tecnologia HTML 5 com conexão direta do navegador com o drive TWAIN de scanner mapeados nos sistemas.
1.62	Possuir ferramentas de pós digitalização como rotação, corte, exclusão e preenchimento manual de bordas em branco.
1.63	Possibilitar a visualização de imagens no momento da digitalização.
1.64	Suporta o armazenamento de documentos sem conteúdo (somente metadados);
1.65	Oferece URL (endereço web) persistente para acesso direto ao conteúdo dos documentos, respeitadas as permissões de acesso;
1.66	Suporta a vinculação de diversos conteúdos (original e renditions) a uma mesma versão de documento, permitindo definir um deles como principal;
1.67	É capaz de extrair de cada conteúdo os metadados básicos, como tipo MIME e tamanho em bytes, e armazená-los em metadados do documento;
1.68	É capaz de extrair de cada conteúdo os metadados específicos da sua categoria, incluindo título, autor, data de produção e dimensões, quando aplicável, e armazená-los em metadados do documento;
1.69	É capaz de converter qualquer formato de conteúdo suportado para os formatos indicados na Tabela 3, deste documento;

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1.70	Suporta a geração automática de conteúdos adicionais (renditions) de um documento por meio de conversão do seu conteúdo original, disparada por evento configurável ou por comando da API;
1.71	Oferece mecanismos para assegurar e verificar a integridade do conteúdo, como utilização de algoritmos de checksum;
1.72	Suporta a configuração de diversas áreas de armazenamento de conteúdo (“data stores”) para um mesmo repositório, com suporte a sistemas de arquivos locais e de rede;
1.73	Possibilitar o cadastro do PCD e TTD de acordo com as normas do CONARQ.
1.74	É possível configurar o PCD e TTD para ser apresentado nas telas configuráveis de indexação/inventário por meio de lista suspensa e com possibilidade de pesquisa do código específico a ser selecionado.
1.75	Para os prazos correntes e intermediários da TTD, É possível o preenchimento através de números inteiros, visando a geração de relatórios automatizados pelo sistema.
1.76	Possibilitar gerar os relatórios de expurgo em formatos PDF e XLXS. O layout deve ser similar ao sugerido pelo CONARQ.
1.77	Possibilitar "mostrar endereço da caixa" ao gerar relatório de expurgo baseado no PCD e TTD.
1.78	Possibilitar importar tabela PCD e TTD nos formatos .csv e .xls para cadastrar dados tabela em lote.
1.79	Permitir consultar classificação e temporalidade cadastradas no sistema por tipo de relatórios "Documentos classificados, Plano de classificação completo e Plano de classificação parcial".
1.80	Permitir consultar o relatório documentos classificados por código/assunto, classificável sim ou não, ativo para uso sim ou não ou busca por conteúdo existente no documento.
1.81	Permitir gerenciar os templates existentes no sistema;
1.82	Permitir utilizar o template ativo para iniciar processos no sistema.
Item	Sistema Web para gestão da guarda de documentos e mídias
2.1
	Possui módulos para gestão das caixas e documentos armazenados na empresa de guarda; gestão de usuários; ordens de serviço; pesquisa; visualização dos registros e seus documentos; captura, formulários para indexação; gestão documental; relatórios; atendimento à LGPD; RFID;
	Possui uma versão Mobile (iOS e Android)
	Funciona via Web
	Permite consultas irrestritas ao sistema web contendo o banco de imagens do legado e digitalizado durante toda a execução do contrato, franqueando acesso a todos os usuários indicados pela Contratante
	Todas as interfaces e todos os elementos das interfaces (botões, textos, alertas, mensagens e todos os demais itens que compõe a interface com o usuário) estão em português brasileiro

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	Opera no conceito de pastas e subpastas para a organização lógica (taxonomia) dos arquivos por tipo de documento, sem limite de níveis; Permitir integrações com outros serviços através e API REST
	Permite a emissão e controle da impressão de etiquetas para caixas ou documentos, podem a própria Contratante imprimir as suas etiquetas
	O sistema, nativamente mantém a completa rastreabilidade de toda caixa ou documento registrado no sistema, através de códigos de barras 2D e QR-CODE
2.2
	Controla, de forma unificada, o acesso dos usuários por meio de login e senha pessoal e intransferível, com possibilidade de definir diferentes níveis e tipos de permissões de acesso, incluindo acesso administrativo para adicionar ou excluir usuários e modificar as permissões de acesso
	Permite o acesso ao sistema através de autenticação em 2 fatores com o QRCode de segurança, quando ele estiver habilitado
	Permite o acesso ao sistema através de certificado digital que obedeça aos padrões do ICP-Brasil
	Permite a criação de usuários apenas com CPF e e-mail válidos
	Permite bloquear contas de usuários por um período de inatividade com data programada ou por inatividade em X dias corridos
	Possibilita a criação de grupos de usuários com permissões específicas, além de ser possível definir data para expiração do grupo e dos acessos concedidos através dos mesmos
	Permite a identificação dos usuários operacionais e clientes, sob intuito de diferenciar os perfis profissionais e de funcionalidades disponíveis para cada usuário. Por exemplo: o usuário cliente não está apto, por regra de sistema, de atender uma Ordem de Serviço
2.3
	Registra, atualizar e finalizar Ordens de Serviço, bem como acompanhar e alterar o status de atendimento
	Realiza solicitação de consultas (empréstimos) e devoluções de objetos (caixas e documentos)
	Realiza solicitação eliminação de caixas e documentos
	Realiza solicitação alteração de cadastro dos itens implantados
	Realiza solicitação do fornecimento de materiais para armazenamento (caixas de 20 kg, caixas-arquivo e lacres)
	Agrupa na mesma Ordem de Serviço as caixas ou documentos por unidade onde eles estão armazenados, para que o atendimento da empresa contratada seja individualizado por unidade
	Permite o controle de SLA (Service Level Agreement) customizado de acordo com a prioridade e o tipo de solicitação demandada

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	Permite o atendimento via Ordem de Serviço Digital, sendo possível realizar todo o atendimento de maneira digital com notificação via e-mail, realizando assinatura digital e sem a necessidade da impressão da Ordem de Serviço
	Permite calcular a distância (em quilômetros) entre a unidade de origem e a distância da entrega do objeto para as Ordens de Serviço. Para esta funcionalidade, deve-se utilizar o Google Maps como fonte de cálculo
	Permite acompanhamento e movimentação do veículo com as caixas ou documentos, desde o momento em que a caixa ou documento é coletado até o momento que ele é descarregado, tanto na coleta quanto nos empréstimos, através de mapa integrado na tela de Ordem de Serviço
2.4
	Possui um campo de busca que permita a consulta das imagens por um único indexador, na primeira tela da aplicação;
	Efetua pesquisas ao acervo utilizando-se de filtros por parâmetros diversos e concomitantes (ex.: caixa de 20 kg, caixa-arquivo, processo, anexo, período, usuário etc.), inclusive gerando relatórios a partir dessas informações;
	Grava as pesquisas de objetos mais utilizadas como pesquisa favorita recuperando todos os filtros pré-definidos pelo usuário;
	Limita o valor padrão de quantidade de documentos na pesquisa para melhoria de resultado e desempenho;
	Permite a pesquisa de múltiplos objetos (ex.: caixa de 20 kg, caixa-arquivo, documentos, processos, imagens) em campo de texto livre;
	Para cada campo de pesquisa, é possível especificar as regras de busca com as seguintes características: contém, igual, diferente e vazio;
	Permite a pesquisa Full Text através do OCR ou varrendo todos os campos definidos;
	Permite compartilhar um documento registrado no sistema com usuários internos e externos a partir da pesquisa ou do módulo de solicitações;
2.5
	Permite a configuração e importação de arquivos em lotes para o sistema, inclusive com a definição de metadados e validação de duplicidades dos arquivos;
	Garante a integridade e segurança de acesso dos arquivos, imagens e documentos armazenados, permitindo o acesso via interface web, sem exteriorizar no servidor web, os diretórios onde se encontram localizados os arquivos físicos.
	A configuração da importação é feita através da interface do sistema, sem a necessidade de configuração de arquivos de configuração;
	Permite a importação de base de dados para o sistema, permitindo gerenciar as importações através da interface para verificação de agendamentos, andamento das importações e logs;
	Permite a importação de qualquer tipo de extensão de arquivo;
	Permite a visualização dos tipos de arquivo PDF, TXT, TIF, JPEG, JPG e BPM na interface da solução;

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2.6
	Possui módulo de digitalização de imagens com possibilidade de realizar o tratamento das imagens após a captura, inclusive com processamento das imagens com tecnologia OCR(Óptical Character Recognition);
	Permite a comunicação com scanners de alta performance por interface XXXXX e ISIS;
	Possibilita a digitalização a partir do navegador com tecnologia HTML 5 com conexão direta do navegador com o drive TWAIN ou ISIS de scanner mapeados nos sistemas;
	Permite o reconhecimento, diretamente no Navegador, códigos de barra em qualquer posição da página, estando torto, virado de cabeça para baixo ou em qualquer outra posição, a fim de ser identificado como metadados do documento digitalizado ou marcando folhas de separação de fases ou lotes de processo;
	Possui o recurso de descarte de páginas “em branco” diretamente na interface do sistema;
2.7
	Possui módulo específico para criação de formulários que possibilitem a inserção e edição de registros no sistema;
	Permite utilizar o recurso de “drag and drop” para a construção dos campos do formulário;
	Permite a definição de qual pasta os registros indexados irão ser salvos;
	Possibilita a criação de vários formulários de indexação para um único repositório, inclusive com regras de acesso (permissões) diferenciadas;
	Os formulários de indexação são utilizados para Caixas e Documentos;
	Mantém os formulários em modo rascunho ou em modo produção;
	Para a indexação das caixas, é possível visualizar e editar todos os documentos existentes dentro da caixa;
	Deve permite a configuração de relacionamento entre dois objetos no sistema;
	Permite que determinado campo no formulário exija a dupla digitação, isto é, o sistema só aceita a informação que for digitada duas vezes corretamente no mesmo campo;
2.8
	Geração automática dos espelhos das caixas (caixas-20kg, caixas-box, caixas de mídias, etc) com a descrição completa de seu conteúdo (espelho padrão do sistema) ou espelho customizado para o formato utilizado pela Contratante;
	Os espelhos são impressos através da leitura do código de barras da caixa em botão localizado na tela de pesquisa;
	A impressão dos espelhos é liberada através de permissão específica liberada no módulo de Gestão de Usuários;
	Possibilita o cadastro do Plano de Classificação Documental (PCD) e da Tabela de Temporalidade Documental (TTD) de acordo com as normas do CONARQ;

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	É possível configurar o PCD e TTD para ser apresentado nas telas configuráveis de indexação/inventário por meio de lista suspensa e com possibilidade de pesquisa do código específico a ser selecionado;
	Para os prazos correntes e intermediários da TTD, é possível o preenchimento através de números inteiros, visando a geração de relatórios automatizados pelo sistema;
	O sistema gera os relatórios de expurgo em formatos PDF e XLXS. O layout deve ser similar ao sugerido pelo CONARQ;
	O sistema permite "mostrar endereço da caixa" ao gerar relatório de expurgo baseado no PCD e TTD;
2.9
	O sistema possui relatório que permita controle de documentos com temporalidade vencidos e a vencer com notificação por e-mail de prazo de retenção;
	O sistema possui relatório que permita controle de empréstimo e devolução de caixas e documentos com prazo vencido e a vencer com notificação de empréstimos por e-mail para o solicitante e o gestor;
	O sistema possui relatório de caixas e documentos armazenados no sistema, com seus metadados e status;
	O sistema possui relatório de emissões de Ordens de Serviço;
	O sistema possui relatório de fornecimento de material e/ou suprimentos;
	O sistema possui relatório mensal dos serviços prestados para fins de faturamento;
	O sistema possui relatório com a log completa de movimentação de determinada caixa ou documentos;
2.10
	Registrar logs de consulta para todo documento que contenha informação de pessoa física;
	Ocultar informação pessoal dos usuários, permitindo a visualização somente mediante autorização do gestor;
2.11
	Possui controle de acesso por login e senha;
	Possui leitura de código de barras das etiquetas 2D e QRCODE, através da câmera de dispositivos móveis ou coletores conectados à dispositivos móveis por meio de bluetooth;
	Possibilita ver o histórico completo de movimentação da caixa ou documentos lidos através dos dispositivos móveis;
	Possibilita localizar a qual container (caixa) pertence o item que foi realizada a leitura;
	Relaciona todos os documentos do container (caixa) bipada;
	Possibilita atualização e conclusão de ordens de serviço, bem como permitir a inclusão/exclusão de itens na ordem de serviço por meio de leitura de código de barras ou QR Code;
	Utiliza câmera do smartphone para realizar arquivamento de documento;

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	Permite consultar e encerrar as Ordens de Serviço de forma digital (sem necessidade de impressão) por meio do aplicativo mobile;
2.12
	O sistema possui nativamente recursos para impressão e gestão das etiquetas RFID; configuração do Portal de RFID; configuração do coletor de RFID;
	Permite encontrar uma caixa ou documento no local de guarda, através de radiofrequência, com emissão de bip sonoro de proximidade;
	Possui função de auditoria através de radiofrequência, emitindo relatório de caixas ou documentos não encontrados;
Item	Repositório Arquivístico Digital Confiável / RDC- Arq
3.1	A preservação das informações utiliza cadastro de informações de índice e metadados que permitam a localização das informações no futuro;
	O cadastro das informações de índice de pesquisa e metadados atende as recomendações para Repositório Arquivístico Digital Confiável / RDC- Arq, conforme Resolução CONARQ nº 51, de 25.8.2023;
	Os metadados atendem ao modelo OAIS - Open Archival Information System e ao Decreto 10.278/2020;
	Os dados e metadados são embarcados em um único pacote de preservação permitindo a rápida recomposição do banco de dados e também a recomposição do Repositório Digital em caso de necessidade;
	O sistema de preservação utiliza tecnologias abertas e não proprietárias para todo o sistema de software, hardware e suporte físico de preservação de dados digitais;
	O suporte de preservação de dados digitais deverá utilizar tecnologia de mídia de longa duração, como por exemplo: fita magnética tipo DAT convencional, microfilme, fita que permite gravação de dados em forma de bitstream.
	O suporte de preservação é controlado de acordo com os requisitos para Repositório Arquivístico Digital Confiável / RDC-Arq;
	O suporte de preservação armazena os pacotes de dados e metadados referentes aos documentos preservados;
	O sistema de Repositório Arquivístico Digital Confiável / RDC-Arq utiliza tecnologias que permitam a preservação incremental de informações;

9.1.5.12 O quadro a seguir elenca os formatos de arquivo a serem suportados pela solução com relação a indexação de conteúdo, à visualização e anotações bem como indica os formatos alvo obrigatórios para o mecanismo de conversão de formatos:

Tabela 3 - Formatos de arquivos a serem suportados na Plataforma de Preservação Digital

Quadro 1 – Formatos de arquivo a serem suportados

Categoria

Formato

Indexaçã o

Formatos para

conversão

Visualização e

anotações

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de conteúd

Documento textual e planilha

Texto puro

Sim

XHTML, PDF

e PDF/A

Sim

HTML, XHTML - Hypertext

Markup Language

RTF - RichTextFormat

PDF, PDF/A -

PortableDocument Format

TIFF - TaggedImage File

Format

Microsoft Office (doc/docx, xls/xlsx,

ppt/pptx e derivados)

ODF - Open

DocumentFormat (odt, ods, odp e derivados)

MSG - Item do Microsoft

Outlook

EML - E-mail MIME

Dados Estruturados

CSV - Comma-

separatedvalues

Sim

N/A

Sim

XML -

ExtensibleMarkupLanguage

Imagem bitmap

GIF -

GraphicsInterchangeFormat

Sim (metadad

os extraídos)

PNG ou JPG

(geração

de miniatura)

Sim

PNG - Portable Network

Graphics

BMP - Bitmap Imagem File

JPG, JPEG - JPEG Imagem

Imagem Vetorial

SVG - Scalar Vector

Graphics

Sim

N/A

Não

WMF - Windows Metafile

Áudio

OGA, OGG - OggAudio

Sim (metadad os extraídos)

N/A

Não

MP3 - MPEG 1 AudioLayer

WMA - Windows Media

Áudio

WAV

Vídeo

OGV, OGG - OggVideo

Sim (metadad os

extraídos)

N/A

Não

WMV - Windows Media

Video

MP4 - MPEG-4 Part 14

AVI -AudioVideoInterleave

Compactado

ZIP

Sim

N/A

Não

RAR – RoshalArchive

GZ - GNU zip

9.1.6 A plataforma de preservação digital deverá estar integrada através de interfaces sistêmicas com o ambiente de guarda e preservação documental capaz de realizar a indexação, disponibilização de arquivos digitais, gerenciamento e recuperação de informações, com a identificação e localização das caixas de armazenamento e documentos durante todas as etapas do contrato.

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9.1.7 A CONTRATADA deverá disponibilizar e manter atualizado(s) o(s) manual(is) da Plataforma em meio digital para a CONTRATANTE.

9.1.8 A Plataforma deverá estar disponível e ter garantia de funcionamento ininterrupto durante todo o período de vigência do contrato, sem quaisquer ônus adicionais para a CONTRATANTE. No caso de paralisação temporária de acesso via Internet, a CONTRATADA deverá possuir plano de contingência que possibilite a utilização de outros meios de comunicação para envio das solicitações cujos atendimentos se darão dentro dos prazos previstos contratualmente.

9.1.9 A empresa deverá, sem quaisquer ônus adicionais, fornecer serviços de suporte ao sistema, tanto o suporte aos usuários quanto o suporte técnico/gerencial, indicando ao menos um número telefônico e um e-mail para contato do usuário e outro número e e- mail para contato direto com a chefia do setor de informática da CONTRATADA para contatos da equipe técnica da CONTRATANTE.

9.2 SUSTENTAÇÃO TÉCNICA E OPERAÇÃO ASSISTIDA

9.2.1 O serviço de Operação Assistida consiste na realização de atividades de administração, manutenção, monitoramento e operação da solução, em todos os seus ambientes, visando assegurar o seu adequado funcionamento e atendimento a seus usuários.

9.2.2 Durante o período da Operação Assistida, a CONTRATADA deverá prover aos usuários da Plataforma de Preservação Digital suporte funcional e técnico na sua operação, compreendendo as seguintes atividades:

9.2.2.1 Apoiar e suportar a CONTRATANTE na operação da Plataforma de Preservação Digital;

9.2.2.2 Reportar todo e qualquer erro que seja detectado na Plataforma de Preservação Digital pela CONTRATANTE;

9.2.2.3 Complementar o treinamento de capacitação de usuário(s), nos casos em que a CONTRATANTE identificar a necessidade.

9.2.2.4 Sanar dúvidas de utilização;

9.2.2.5 Monitorar o nível de uso do Sistema, para validar a aderência dos usuários e apoiar em qualquer nova parametrização necessária;

9.2.2.6 Monitorar o desempenho do Sistema;

9.2.2.7 Monitorar a disponibilidade do Sistema;

9.2.2.8 Monitorar e acompanhar a abertura e fechamento de chamados no Sistema;

9.2.3 A CONTRATADA fornecerá o serviço de Operação Assistida à Plataforma de Preservação Digital a partir da data de emissão da Autorização de Serviços, o que ocorrerá após o aceite do serviço de implantação da Plataforma de Preservação Digital.

9.2.4 Os Serviços de Operação Assistida serão solicitados à CONTRATADA mediante Ordens de Serviço dimensionadas em UST, limitadas à quantidade especificada na tabela

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de preços no período do contrato, com compromisso de requisição de no mínimo 20% (vinte porcento) UST no mesmo período.

9.2.5 A execução de atividades de Operação Assistida poderá ser programada para qualquer dia ou horário, podendo incluir até mesmo horário noturno, finais de semana e feriados.

a) Essas atividades poderão ser executadas presencialmente ou através de acesso remoto, conforme a necessidade, possibilidade e conveniência da CONTRATANTE;

b) Em nenhuma hipótese haverá diferenciação no preço da UST ou quantidade de USTs a ser pagas em função do local ou do horário de prestação dos serviços;

9.3 IMPLANTAÇÃO, PARAMETRIZAÇÃO E CUSTOMIZAÇÃO DA PLATAFORMA DE PRESERVAÇÃO DIGITAL

9.3.1 A Implantação da Solução corresponde à execução de todos os serviços necessários ao pleno funcionamento e utilização da solução pela CONTRATADA compreendendo, instalação, configuração, migração de dados, gerenciamento de usuários e liberação de acessos.

9.3.2 O sistema deve ser parametrizado de acordo com uma análise das necessidades específicos da CONTRATANTE, e posterior adaptação na Solução ofertada. Envolve a parametrização de Tipos Documentais, Metadados, Usuários, Telas específicas para o negócio, Permissionamento, Departamentos, Módulo de Assinatura eletrônica de Documentos – com validade jurídica, dentre outras possibilidades do sistema.

9.3.3 Há previsão para migração de dados, sob demanda, do acervo digital legado. Trata-se do processo de transferência dos dados do atual SISDOC utilizado pela CONTRATANTE para a base de dados da Plataforma de Preservação Digital a ser ofertada pela CONTRATADA, compreendendo 03 (três) etapas distintas:

9.3.3.1 Extração de dados: processo de captura de todos os dados dos bancos de dados e outras fontes do sistema existente;

9.3.3.2 Validação dos dados: processo de limpeza dos dados (detecção e correção de dados incorretos, incompletos, corrompidos ou duplicados), enriquecimento dos dados (compreende a atualização dos dados com novos atributos, complementares aos existentes até então), validação lógica e física dos dados e a adequação dos mesmos ao formato de dados utilizado pela Solução;

9.3.3.3 Carga de Dados: os dados extraídos e validados serão inseridos nas bases de dados da Plataforma de Preservação Digital;

9.3.4 A CONTRATADA terá um prazo de até 30 (trinta) dias para realizar o serviço de Implantação da Plataforma de Preservação Digital, contados a partir da data de emissão da Autorização de Serviços.

9.3.5 A CONTRATADA deverá desenvolver aplicações específicas ou customizações com base nas necessidades dos sistemas da CONTRATANTE, garantindo que a informação

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e os processos/documentos da CONTRATANTE serão gerenciados de forma integrada e segura.

9.4 ARMAZENAGEM ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS EM NUVEM

9.4.1 A Plataforma de Preservação Digital, bem como suas imagens e seus documentos associados, deverá estar hospedados em estrutura disponibilizada, em território brasileiro, sob responsabilidade da CONTRATADA, com alta disponibilidade e monitoramento de segurança.

9.4.2 O valor a ser faturado pela CONTRATADA será a somatória do espaço em nuvem utilizado por todos os documentos e seus metadados, incluindo o espaço utilizado pela Plataforma de Preservação Digital, devidamente demonstrados nas medições mensais.

9.4.3 A estrutura de armazenamento eletrônico da CONTRATADA deverá estar hospedada em datacenter seguro, com redundância de comunicações e de alimentação elétrica, dotado de sistemas apropriados de segurança física e de proteção contra sinistros.

9.4.4 O modelo de hosting deve ser flexível e permitir o uso de diversas tecnologias

integradas, facilitando a evolução e adaptação do site ao longo do seu ciclo de vida.

9.4.5 Deverá ser utilizado um canal de comunicação entre as partes.

9.4.6 Para o processo de segurança dessas informações deverá ser implantada uma política de segurança proativa e preventiva, bem como rotinas de backup e redundância no caso de pane, evitando a paralisação dos serviços.

9.4.7 A presente permissão de uso não transfere para a CONTRATANTE o título, propriedade, direito em propriedade intelectual, direitos autorais, patentes ou marcas em relação à Plataforma de Preservação Digital.

9.5 SERVIÇO DE INTEGRAÇÃO E GRAVAÇÃO DO REPOSITÓRIO DE ARQUIVOS DIGITALIZADOS OU NATO-DIGITAIS EM MÍDIA DE PRESERVAÇÃO DE DADOS DIGITAIS PARA LONGA DURAÇÃO COM DUPLICAÇÃO E GUARDA

9.5.1 A contratação será definida de acordo com o acervo e volume a ser gravado em mídia de preservação de dados digitais para longa duração, conforme demanda do CONTRATANTE, mediante emissão de ordens de serviços, sendo a quantidade do serviço medida pela quantidade de páginas de documentos gravados em mídia de preservação de dados digitais para longa duração.

9.5.2 A CONTRATADA deverá apresentar em até 15 dias após a assinatura do contrato, cronograma de execução dos serviços indicando todas as etapas da execução do objeto e as datas previstas para início e conclusão de cada uma delas.

9.5.3 O cronograma deverá ser previamente aprovado pelo CONTRATANTE antes do início das atividades de gravação em mídia de preservação de dados digitais para longa duração.

9.5.4 Os serviços de gravação de mídia de preservação de dados digitais para longa duração de documentos consistem na integração dos sistemas de armazenamento dos documentos digitais da CONTRATANTE em Repositório Arquivístico Digital Confiável - RDC-

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Arq para armazenamento em suporte de mídia de preservação de dados digitais para longa duração.

9.5.5 O suporte de preservação de dados digitais deverá utilizar tecnologia de mídia de longa duração, como por exemplo: fita magnética tipo DAT convencional, microfilme, fita que permite gravação de dados em forma de bitstream.

9.5.6 O suporte de preservação deve armazenar os pacotes de dados e metadados referentes aos documentos preservados.

9.5.7 A CONTRATADA deverá fornecer solução capaz de indicar o número de referência do rolo em que o arquivo gravado em mídia de preservação de dados digitais para longa duração foi inserido, pesquisar o arquivo e acessar seu conteúdo por meio de software.

9.5.8 A CONTRATADA deverá contar em seu ambiente operacional com equipamentos e mão de obra necessários à realização de todo ciclo de gravação de mídia de preservação de dados digitais para longa duração, ou seja, a gravação e duplicação dos mídia de preservação de dados digitais para longa duração visando prover garantias na prestação integral de todo o serviço, em até 180 (cento e oitenta) dias da assinatura do contrato.

9.5.9 Estima-se a necessidade mínima de 300.000 documentos digitalizados destinados a gravação de mídia de preservação de dados digitais para longa duração de forma que a menor quantidade possível de rolos seja revelada.

9.5.10 A CONTRATADA será responsável pela execução dos trabalhos e do acompanhamento da qualidade e dos níveis de serviços alcançados com vistas a efetuar eventuais ajustes e correções.

9.5.11 Para a execução dos serviços a CONTRATADA deverá fornecer equipamentos em perfeitas condições de uso e mão de obra especializada, além de todos os insumos necessários, sem ônus adicionais ao CONTRATANTE.

9.5.12 A CONTRATADA deverá fornecer os meios necessários para que a CONTRATANTE tenha total acesso às informações gravadas em mídia de preservação de dados digitais para longa duração.

9.5.13 A CONTRATADA deverá fornecer treinamento para recuperação de arquivos e consulta aos documentos. O treinamento deverá ser fornecido no mínimo a 03 (três) colaboradores da CONTRATANTE, abarcando o conteúdo necessário para a perfeita compreensão e operação da solução.

9.5.14 Poderá ser ministrado de forma presencial ou remotamente, com disponibilização para o CONTRATANTE de gravação em sua íntegra. Será de responsabilidade do Contratado toda a infraestrutura para viabilizar e transmitir o treinamento.

9.5.15 O treinamento deverá ser realizado utilizando-se solução idêntica à implantada na prestação dos serviços.

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9.5.16 Métodos e metodologias, prazos e formas deverão ser submetidos à aprovação do CONTRATANTE por meio do cronograma de atividades até 15 dias após a assinatura do contrato.

9.6 SERVIÇO TÉCNICO DE MAPEAMENTO DE PROCESSO E CONSULTORIA PARA ATENDIMENTO A LGPD

9.6.1 Modelagem dos processos e coleta de dados para elaboração da Carta Digital de Serviços: documentação de dados relativos a serviços oferecidos ao cidadão e ao público interno administrativo em conformidade com Lei Nº 13.460, de 26 de junho de 2017, para implantação do processo eletrônico no âmbito da modernização da Gestão de Documentos da Emgea.

9.6.2 A modelagem dos processos administrativos e de negócio deverá ser realizada na metodologia BPMN 2.0. Têm por objetivo dar previsibilidade aos trâmites, tarefas e transações realizadas pelos serviços da CONTRATANTE. Além disso, devem colaborar com a identificação do ato de origem dos documentos, apresentando os recursos envolvidos em sua produção, como pessoas, sistemas e normas. Também é fundamental para permitir automação do todo ou de etapas do processo.

9.6.3 O fluxo do processo AS-IS (situação atual): deve trazer a fluxogramação do processo como ocorre atualmente, através do registro de verbalização, simulação e observação de desempenho do mesmo.

9.6.4 O fluxo do processo TO-BE (situação futura): deve trazer a fluxogramação do processo após validação das propostas, ajustadas à realidade operacional do serviço a ser transformado considerando o emprego das tecnologias implementadas nesse projeto.

9.6.5 A partir do processo TO-BE deverá ser proposto um Procedimento Operacional Padrão, contendo Folha de Rosto, Sumário, Objetivo, Normas de Referência, Unidades Envolvidas, Definições (Glossário), Corpo Descritivo do Procedimento e anexos.

9.6.6 Deverá ser realizada a documentação do processo de cada serviço com base no mapeamento;

9.6.7 Para cada serviço deverá ser identificado os atores envolvidos no processo de entrega do serviço e a dinâmica de relacionamento entre eles, recursos utilizados, parceiros/fornecedores, canais de relacionamento, regras de negócio e controles;

9.6.8 Deverá ser realizado o mapeamento dos dados, mapeamento do fluxo de dados, visando a identificação de seu ciclo de vida para cada serviço em processo de transformação digital devendo conter todas as operações de tratamento de dados, bem como seu fundamento legal e pontos de controle e segurança;

9.6.9 O mapeamento dos dados deverá compreender:

a) A classificação dos dados pessoais conforme a Lei 13.709/2018 (dados pessoais, dados pessoais sensíveis e dados pessoais de criança e adolescente);

b) Os atores envolvidos no tratamento;

c) O tipo de tratamento de dados;

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d) A atividade relacionada ao processo do serviço;

e) A finalidade, necessidade e a justificativa;

f) O fundamento legal para o tratamento;

9.6.10 Também deverá ser identificado quando existir a transferência de dados pessoais para entes públicos ou privados, devendo ser relacionados: a finalidade da transferência e o órgão ou terceiro que irá realizar o tratamento de dados, justificativa, fundamento legal, entre outras informações necessárias para o cumprimento do acesso à informação do cidadão e a adequação à LGPD e a LAI;

9.6.11 Para cada serviço transformado digitalmente deverão ser especificadas as entradas e saídas do processo (como formulários, documentos, certidões, taxas), considerando que as entregas do serviço transformado deverão ocorrer precipuamente por meio eletrônico;

9.6.12 Deverão ser identificados os perfis (Personas) de cidadãos que se relacionam com o ÓRGÃO, suas características, ambições, necessidades e expectativas, os pontos de contato entre cidadão e governo, principais dificuldades e demais aspectos relevantes ao entendimento da jornada do cidadão no consumo dos serviços;

9.6.13 A construção da Carta de Serviços Digital deverá levar em consideração as particularidades de cada serviço, a possibilidade de não interação humana no processo e a diminuição considerável da necessidade de presença física das pessoas e representantes jurídicos durante cada solicitação de serviço.

9.6.14 Tomando como base as áreas de conhecimento do BPM CBOK, os serviços a serem executados foram organizados conforme a tabela abaixo:

Tabela 4 - Serviços a serem executados para mapeamento de processos da Emgea

Áreas de Conhecimento	Serviços
Planejamento	S0 - Planejamento da Demanda
Modelagem	S1 - Modelagem da situação atual dos processos (“AS IS”)
Redesenho	S2 - Análise de melhorias na execução dos processos
	S3 - Desenho da situação futura dos processos, incorporando os resultados identificados durante a Análise de Processos (“TO BE”)
	S4 - Benchmarking de processos
Implantação	S5 - Estruturação do monitoramento de desempenho de processos
	S6 - Gestão de Mudança Organizacional
	S7 - Elaboração de Plano de Implementação de novo processo

9.6.15 Para cada serviço foi definida uma lista de atividades e os produtos a ele associados, conforme abaixo:

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Tabela 5 - Lista de atividades e produtos associados para o mapeamento de processos da Emgea

S0 - Planejamento da Demanda
ATIVIDADES	PRODUTOS
1. Realizar reuniões para entendimento preliminar do contexto da demanda; 2. Analisar documentação para entendimento do(s) processo(s), incluindo: requisitos de negócio, leis, normas políticas, manuais internos e atores priorizados; 3. Realizar reuniões para definições da equipe necessária, cronograma, estrutura de governança e reporte, método de coleta e demais entendimentos; 4. Definir escopo da demanda, identificando e detalhando: • os processos a serem trabalhados; • limites (de-até) dos processos; • unidades organizacionais envolvidas.	1. Plano de trabalho contemplando: ◦ O número de processos (extensão dos processos), plataforma de referência e áreas envolvidas; ◦ Diagnóstico dos processos, incluindo requisitos de negócio, normas aplicáveis e os atores priorizados, assim como estratégia para coleta de informações (questionário, entrevistas, etc.); ◦ Estrutura de governança e reporte. 2. Projeto Executivo contendo processos priorizados, papéis e responsabilidades e o cronograma previsto, com o detalhamento da lista de atividades, recursos necessários, e estimativa de duração e formas de diagnóstico dos processos.
S1 - Modelagem da situação atual dos processos (“AS IS”)
ATIVIDADES	PRODUTOS
1. Realizar entendimento da situação atual dos processos, incluindo os limites do mesmo e sua localização na arquitetura de processos da organização; 2. Construir os artefatos: Fluxo do Processo e Visão Executiva em notação BPMN, que representam a situação atual dos processos, seguindo metodologia alinhada com a CONTRATANTE; 3. Realizar reunião para revisão dos artefatos que representam a situação atual dos processos	1. Fluxo do Processo e Visão Executiva da situação atual em notação BPMN detalhando: atividades, descrição das atividades, eventos, interfaces internas e externas, unidade gestora e executoras, normativos, legislações, indicadores de processo, sistemas e ferramentas de TI, decisões, papéis e objetivo estratégico; 2. Definição dos papéis, isto é, conjunto de responsabilidades / atribuições associadas à execução de um ou mais processos de negócio. O papel deve possuir uma descrição sucinta, a definição do(s) requisito(s) para exercer, sistemas associados e gestor responsável;
4. Realizar reunião para homologação dos artefatos que representam a situação atual dos processos;	3. Arquitetura de processos da organização atualizada de forma a contemplar o processo modelado; 4. Documentação de apoio (atas de reunião, apresentações, relatórios, etc);

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5. Registrar propostas de melhorias citadas

durante as reuniões.

5. Lista de melhorias citadas durante

a modelagem.

S2 - Análise de melhorias na execução dos processos

ATIVIDADES

PRODUTOS

1. Realizar as seguintes análises conforme descritas no CBOK: análise de interação com clientes, análise de desempenho atual do processo, análise de handoffs, análise de regras de negócio, análise de capacidade, análise de variação, análise de gargalos, análise de controles de processo, análise de sistemas de informação e análise de processos em geral;

2. Identificar oportunidades de melhoria no(s) processo(s);

3. Consolidar relatórios descrevendo os diagnósticos realizados;

4. Realizar homologação da análise qualitativa de melhorias nos processos;

5. Analisar relações de precedência e relevância dentre as melhorias identificadas nas análises realizadas;

6. Apresentar diagnósticos realizados e sugestão de priorização das melhorias.

1. Relatório e apresentação de análise de processos (incluindo interação com clientes, desempenho atual, regras de negócio, handoffs e controles de processos, capacidade, variação e gargalos) detalhando problemas identificados e soluções propostas;

2. Relatório de priorização de melhorias detalhando para cada melhoria identificada e avaliada os seguintes atributos: impacto, esforço, risco, prazo para implantação e recursos para suportar a implantação;

3. Documentação de apoio (atas de reunião, apresentações, relatórios, etc).

S3 - Desenho da situação futura dos processos, incorporando os resultados identificados

durante a Análise de processos

ATIVIDADES

PRODUTOS

1. Realizar entendimento da natureza da mudança e os principais objetivos a serem atingidos;

2. Desenhar situação futura dos processos, considerando as necessidades de dados gerados ao longo do processo, as regras de negócio, os handoffs, o valor criado para o cliente/sociedade e os indicadores de desempenho;

3. Construir as opções de fluxos da situação

futura dos processos;

4. Construir manuais que detalhem o funcionamento da situação futura dos processos;

5. Realizar reunião para revisão dos fluxos e manuais que representam a situação futura dos processos;

6. Realizar reunião para homologação dos fluxos

que representam a situação futura dos processos;

7. Realizar análise comparativa dos fluxos finais, com foco na avaliação do ganho efetivo, nos resultados dos indicadores de desempenho e no

1. Representação das opções da situação futura no Fluxo do Processo e Visão Executiva, em notação EPC, detalhando: atividades, descrição das atividades, eventos, interfaces internas e externas, unidade gestora e executora(s),normativos, legislações, sistemas e ferramentas de TI, decisões, papéis e objetivo estratégico;

2. Manual descritivo das atividades do processo da situação futura detalhando tarefas e regras específicas. Este manual deve incluir regras de negócio e informações adicionais que complementam a descrição da situação futura dos processos;

3. Relatório contendo a análise

comparativa das opções de fluxos finais (comparação de eficiência, desempenho e custos associados);

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custo das opções (recursos humanos, financeiros e de sistema).	4. Documentação de apoio (atas de reunião, apresentações, relatórios, etc).
S4 - Benchmarking de processos
ATIVIDADES	PRODUTOS
1. Realizar análise de benchmarking em relação a execução do processo em, no mínimo, três instituições de referência; 2. Apresentar análise comparativa entre as melhores práticas de mercado e as práticas adotadas atualmente pela CONTRATANTE, tais como: estrutura organizacional, principais etapas do processo, tempo médio de execução, suporte tecnológico, recursos humanos envolvidos, dentre outros.	1. Relatório contendo a descrição do processo avaliado, as melhores práticas correspondentes, com identificação das instituições, e quando não for possível identificar a empresa, informar a qual setor, porte e contexto organizacional está inserida; 2. Avaliação qualitativa do processo da CONTRATANTE frente as práticas de mercado identificadas no benchmarking.
S5 - Estruturação do monitoramento de desempenho de processos
ATIVIDADES	PRODUTOS
1. Identificar os indicadores e controles existentes; 2. Definir novos indicador(es) de desempenho do processo; 3. Construir planilha de indicadores e matriz de coleta de informações.	1. Planilha de indicadores detalhando a periodicidade de acompanhamento do indicador, a forma de coleta das informações, o responsável pela coleta, a fórmula de cálculo do indicador, o objetivo da mensuração, sua meta e limites de controle.
S6 - Gestão de Mudança Organizacional
ATIVIDADES	PRODUTOS
1. Identificar as partes interessadas impactadas com as melhorias priorizadas; 2. Identificar riscos associados a mudança organizacional; 3. Avaliar impacto da mudança organizacional; 4. Construir plano de comunicação e estratégia de mudança organizacional para os processos; 5. Apresentar e validar plano de comunicação e estratégia de gestão da mudança organizacional; 6. Identificar necessidade de capacitação dos envolvidos do processo; 7. Elaborar material de treinamento nos formatos educação a distância e presencial.	1. Plano de comunicação e estratégia de Mudança organizacional dos Processos; 2. Análise de Impacto da mudança organizacional junto às partes interessadas; 3. Plano de capacitação para os envolvidos no processo, incluindo turmas, conteúdo programático, carga horária, objetivo de aprendizagem e cronograma; 4. Material de treinamento nos formatos educação a distância e presencial.
S7 - Elaboração de plano de implementação de novo processo
ATIVIDADES	PRODUTOS
1. Elaborar versão inicial do plano de implementação permitindo o sequenciamento das ações propostas, considerando critérios de relevância, disponibilidade de tempo, distribuição	1. Plano de Implementação detalhando: etapas, sub-etapas, responsáveis, prazos e relacionamento com as análises realizadas;

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de carga de trabalho e precedência lógica entre as ações;

2. Revisar plano de implementação, incorporando as contribuições oriundas das reuniões;

3. Realizar reuniões para homologação do plano de implementação do processo que viabiliza o novo processo

definido a partir das análises de processos, sistemas e recursos humanos realizados.

2. Construir matriz de impacto, listando as alterações em processos, sistemas de suporte e recursos humanos necessários a implantação do novo processo;

3. Propor ações para mitigar os impactos identificados com a implementação do novo processo.

9.6.16 Segue abaixo Catálogo de Serviço inicial que deve ser utilizado como referência para cálculo da medição:

Tabela 6 – Catalogo de USTs para o mapeamento de processos da Emgea

CATÁLOGO DE SERVIÇOS TÉCNICOS DE MAPEAMENTO DE PROCESSOS E CONSULTORIA PARA ATENDIMENTO DA LGPD
Item	Complexidade	Descrição					Fator de Complexidade
1	Baixa	S0 - Planejamento da Demanda					1
2	Média	S1 - Modelagem processos (“AS IS”)	da	situação	atual	dos	1,5
3	Média	S2 - Análise de melhorias na execução dos processos					1,5
4	Alta	S3 - Desenho da situação futura dos processos, incorporando os resultados identificados durante a Análise de Processos (“TO BE”)					2
5	Alta	S4 - Benchmarking de processos					2
6	Alta	S5 - Estruturação do monitoramento de desempenho de processos					2
7	Alta	S6 - Gestão de Mudança Organizacional					2
8	Alta	S7 - Elaboração de Plano de Implementação de novo processo					2

9.7 REMOÇÃO DE INFORMAÇÕES SIGILOSAS DE ACORDO COM A LEI GERAL DE PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS

9.7.1 A CONTRATADA deverá classificar os dados presentes na documentação destinada à remoção de informações sigilosas entre sensíveis e não sensíveis.

9.7.2 Conforme a avaliação da destinação final presente na Tabela de Temporalidade, os documentos permanentes terão prioridade no processo de remoção de informações sigilosas de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

9.7.3 Serão estabelecidas em comum acordo com a CONTRATADA as regras de autenticação para acesso das informações sigilosas após o processo de mascaramento de dados pessoais.

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9.7.4 As técnicas de mascaramento de dados deverão ser propostas pela CONTRATADA e aprovadas pela CONTRATANTE a partir e emissão da Ordem de Serviço.

9.7.5 O algoritmo de mascaramento de dados deve conseguir transformar os dados para não haver a possibilidade da reversão.

9.7.6 As informações devem ser mascaradas para dados realistas, que sejam viáveis em testes.

9.7.7 As técnicas de mascaramento de dados podem ser a criptografia, a substituição, o embaralhamento e a codificação.

9.8 SERVIÇOS MENSAIS DA LICENÇA DA PLATAFORMA DE PRESERVAÇÃO DIGITAL

9.8.1 Atendimento à CONTRATANTE por telefone (help desk) ou portal internet disponibilizado pela CONTRATADA, das 8h às 18h (horário de Brasília), de segunda a sexta- feira, excluindo-se feriados nacionais para:

9.8.2 Discutir, diagnosticar e solucionar eventuais não conformidades apresentadas pelo Plataforma.

9.8.3 Atualizações e novas versões do software, a fim de:

9.8.3.1 Adaptá-lo às mudanças da legislação havidas, as quais interfiram na sua utilização, observando os prazos legais exigidos; e

9.8.3.2 Introduzir modificações, correções de problemas, melhorias e aperfeiçoamentos técnicos ao software ou acrescer-lhe novos recursos e funcionalidades de forma a garantir seu pleno funcionamento.

9.8.3.3 Tanto as atualizações como as novas versões, a partir de sua instalação serão parte integrante do software e não serão licenciadas separadamente.

9.8.3.4 Em caso de descontinuidade dos produtos cobertos por esta contratação, a CONTRATADA arcará com as despesas incorridas pela CONTRATANTE para a substituição e reestabelecimento das funcionalidades abrigadas pela Sistema de que trata este Termo de Referência.

9.8.4 A CONTRATADA deverá manter o manual da Plataforma de Preservação Digital, atualizado com as funcionalidades existentes em sua versão.

CLÁUSULA DÉCIMA – DAS ESPECIFICIDADES DO MODELO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

10.1 Com relação aos serviços implantação, parametrização e customização da plataforma de preservação digital, descritos no subitem 11.3 do Termo de Referência, a unidade de serviço adotada é a UST (Unidade de Serviço Técnico).

10.2 As atividades referentes a estes serviços são valoradas de acordo com o seu nível de complexidade, conforme descrito abaixo:

Tabela 7 - Complexidade das atividades e seus respectivos fatores

SERVIÇOS TÉCNICOS DE IMPLANTAÇÃO, CUSTOMIZAÇÃO E SUSTENTAÇÃO DA PLATAFORMA DE PRESERVAÇÃO DIGITAL

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Item

Complexidade

Descrição

Fator de

Complexidade

Baixa

Documentação de rotinas técnico- operacionais a fim de atender às demandas de projetos, suporte e

sustentação;

Baixa

Documentação dos requisitos de negócio e especificações de requerimentos de projetos, suporte

e sustentação;

Baixa

Acompanhamento e execução de scripts;

Baixa

Garantia da qualidade dos entregáveis relacionados

às demandas de projetos.

Média

Alterações referentes aos layouts de telas, mudança de posição de campos em telas, relatórios ou layout de arquivos, sem que haja alteração em elementos de dados, arquivos referenciados ou informações de

controle;

1,5

Média

Contempla também inclusão, alteração ou exclusão de logotipo da empresa, divisão de telas e/ou

relatórios, sem que tenha havido mudança na funcionalidade;

1,5

Média

Inclusão, alteração ou exclusão de campos e variáveis

em programas e tabelas, sem que tenha havido mudança na funcionalidade;

1,5

Média

Contempla também padronização de nomenclatura

de campos e variáveis;

1,5

Média

Atualização ou alteração de layouts de telas, relatórios e consultas, rotinas de carga de dados, inclusão de novo conteúdo fornecido pela

CONTRATANTE;

1,5

Média

Contempla a necessidade de alterações de

mensagens de retorno ao usuário;

1,5

Média

Contempla a necessidade de adição ou reestruturação de menus de navegação estáticos; Ajuda (help estático); criação, alteração ou exclusão

de páginas estáticas;

1,5

Média

Contempla a necessidade de inclusão, alteração ou

exclusão de dados hardcoded;

1,5

Média

Contempla a necessidade de alteração dos valores dos

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CONTRATO N° 00014/2024 QUE ENTRE SI CELEBRAM A EMPRESA GESTORA DE ATIVOS S.A – EMGEA E A EMPRESA SOS TECNOLOGIA E GESTÃO DA INFORMAÇÃO LTDA.

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