LIVRO DE REGISTRO DE ATAS DE REUNIÕES ORDINÁRIAS COMITÊ DE AUDITORIA
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ATA DA 30ª REUNIÃO ORDINÁRIA
Aos vinte e dois (22) dias do mês de junho de dois mil e vinte e dois, às 10:00 horas, conforme prévia convocação reuniram-se na sede da Fundação os membros do Comitê de Auditoria (COAUD) da Fundação de Previdência Complementar do Estado de São Paulo – PREVCOM, Srs. Evenilson de Xxxxx Xxxxxx, Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxx e Xxxxxx Xxxx Xxxxx, os colaboradores da PREVCOM, os colaboradores da PREVCOM os srs. Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx xx Xxxxx, Assessor de Auditoria Interna e Xxxxx Xxxxxxx xx Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx. Também participaram representando a PREVIC Srs. Xxxxx Xxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxxx e Xxxxxx Xxxx. Também estiveram presentes pela Consultoria CONDE os senhores Xxxxxx Xxxxx e Xxxxxxx Xxxxxx.
Ordem do dia:
1 - Assuntos Internos do COAUD
- Aprovação da Ata da 29ª. Reunião
- Discussão da avaliação da Auditoria Independente
- Revisão e acompanhamento do Plano de Trabalho 2022 2 – Reunião com representantes da PREVIC
3 – Reunião com o Sr. Edenilson para planejar as atividades de Auditoria Interna 4 – Apresentação de processos e atividades da função atuarial da Fundação e Discussão dos números.
1 - Assuntos Internos do COAUD
- Aprovação da Ata da 29ª. Reunião
A ata da reunião foi colocada em discussão e aprovada para ser divulgada.
- Discussão da avaliação da Auditoria Independente
Após a apresentação dos relatórios e reuniões com a BDO os membros do COAUD elaboraram a avaliação dos trabalhos de auditoria independente relativos às Demonstrações Contábeis de 2021. Foi utilizado os mesmos critérios da avaliação de 2020 sendo incorporado uma avaliação numérica para os itens que foram cobertos pela
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auditoria. A avaliação foi concluída e liberada para encaminhamento ao Conselho de Deliberativo.
- Revisão e acompanhamento do Plano de Trabalho 2022
Foram avaliadas as atividades planejadas para 2022 e aprovadas pelo Conselho Deliberativo. As atividades previstas do 1º. Sem foram cumpridas exceto a reunião com o Comitê de Investimento e da avaliação da LGPD que foram transferidas para o 2o. Sem/22. Adicionalmente foram realizadas 02 reuniões não previstas: 01 com a PREVIC e outra com o atuário interno e externo...
2 – Reunião com representantes da PREVIC
Foi realizada a reunião com a PREVIC a pedido do COAUD para dar ciências dos trabalhos do Comitê e ouvir sobre as preocupações do regulador para poder direcionar o foco das atividades do Comitê aprovadas pelo Conselho Deliberativo.
O Sr. Xxxxx, inicialmente, anunciou a implantação até o final do ano de um processo de avaliação formal das entidades de previdência fechadas que tenham determinadas características. O COAUD também será avaliado neste processo.
Todos os representantes da PREVIC comentaram sobre a evolução dos controles e da governança da PREVCOM embora ainda há pontos de melhoria. Também avaliaram positivamente a atuação do COAUD cujas atividades vem acompanhando através da atas e relatórios emitidos e enviados a PREVIC.
Em seguida os membros do COAUD descreveram as principais atividades realizadas desde a última reunião com a PREVIC em 2021. Também responderam as questões feitas pelos reguladores destacando os pontos da contratação da Auditoria Independente e os trabalhos da PFM para a avaliação dos riscos e os questionamentos sobre as conclusões sobre a situação dos riscos da Fundação. Também foi questionado a relação do COAUD com o Conselho Deliberativo quando foram descritas as situações que o COAUD teve participação nas reuniões além dos relatórios e pareceres emitidos para o Conselho. Na ocasião foi descrito também o relacionamento com o Conselho Fiscal.
O Sr. Xxxxxx pediu apoio do COAUD para o desenvolvimento na Fundação dos 4 princípios que a PREVIC entende ser prioritários e que serão avaliados. São eles:
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Transparência de atuação; Prestação de Contas; Responsabilidade/Integridade e Responsabilidade Social. A reunião foi encerrada com a opinião dos participantes da importância da reunião tanto para o Regulador quanto para o COAUD.
3 – Reunião com o Sr. Edenilson para planejar as atividades de Auditoria Interna O Sr. Xxxxxxxxx fez uma apresentação sobre suas atividades com a função de auditor interno. Mostrou seu entendimento sobre sua missão e sobre seus direcionamentos de atuação nesta função. Relatou também os contatos que já teve com a equipe da Fundação para conhecer os processos e as atividades.
Também apresentou uma proposta de atividades que entende ser as prioritárias para o restante do ano de 2022 e para os próximos anos de 2023 e 2024. Afirmou ter apresentado para a Diretoria e ter agenda no Conselho Deliberativo para aprovação.
O COAUD pediu para que este plano seja elaborado e avaliado pelo Comitê antes de ser apresentado para a Diretoria e para o Conselho. O primeiro passo é listar as atividades a serem feitas e prioriza-las baseado em avaliação de riscos.
Recomendação: O COAUD solicitou que o Sr. Xxxxxxxxx elabore uma apresentação com a análise das atividades que entende ser importantes para a avaliação de 3ª. Linha de Defesa incluindo as atividades da 1ª. e 2ª. linhas de acordo com metodologia de priorização a ser apresentada para avaliação do Comitê. Durante a elaboração do plano o Sr Edenilson terá pauta mensal com o COAUD.
4 – Apresentação de processos e atividades da função atuarial da Fundação e Discussão dos números dos planos.
Os Srs. Xxxxxx e Xxxxxxx apresentaram com o apoio do Sr. Xxxxx Xxxxxxx os aspectos atuariais da Fundação. Inicialmente comentaram que o risco de subscrição (atuarial) da Fundação é bem reduzido pois não há planos BD e nem há a possibilidade de renda vitalícia. Os benefícios de riscos são transferidos para uma seguradora terceira e não são suportados pela Fundação.
Neste cenário desde a criação dos primeiros planos da PREVCOM a Consultoria CONDE vem atuando nas funções de consultoria e suporte nas questões de risco atuarial e
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desenho e especificação dos planos. A renovação do contrato de prestação de serviços é a cada 5 anos e até agora a Consultoria vem sendo a selecionada em razão dos bons serviços prestados e da proposta financeira A Consultoria dá suporte à constituição e desenho dos planos com seus regulamentos, à especificação dos benefícios de riscos, ao fechamento contábil das cotas dos planos CD para a contabilidade e na simulação de valor de benefícios individuais dos participantes que pretendem receber a aposentadoria de acordo com a expectativa de vida baseada nas tábuas de expectativa de vida do IBGE e com os critérios de 13º. salário ou sem este pagamento.
Outras atividades que a consultoria atua são: especificações para o sistema MJDS que processa os planos e atualiza as cotas dos participantes; avaliação dos benefícios de riscos e acompanhamento da Mongeral das concessões de benefícios de morte/ invalidez; análise dos cadastro e conciliação contábil das cotas x reservas e geração da base de informações para PREVIC, Contabilidade e Benefícios.
Algumas atividades acima são inteiramente terceirizadas para a Consultoria CONDE incluindo também: guia de cálculo das cotas, apuração da taxa de administração e taxa de carregamento e a contabilização para as provisões matemáticas (PMBC e PMBaC) e os fundos previdenciais e administrativos.
Após a explanação das atividades, a consultoria mostrou a apresentação que faz no Conselho Deliberativo, Fiscal e Diretoria Executiva com os seguintes conteúdos:
- números dos planos de SP, RG, RP e RG-UNIS (Estatísticas de ativos e assistidos)
- números dos planos dos estados RO/MS/MT/Municípios/Multipatrocinados
- composição das reservas matemáticas (PMBC e PMBaC) e fundos (administrativo e previdencial)
- composição dos planos de custeio do patrocinador e participantes.
- composição das despesas administrativas
- contribuição média dos participantes
Recomendação: O COAUD solicitou que a apresentação seja enviada para o Comitê que irá agendar apresentação periódica.
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E para constar, eu, Xxxxxx Xxxx Xxxxx, Coordenador do Comitê de Auditoria e como secretário da reunião, xxxxxx e subscrevo esta Ata que, após lida e achada conforme, vai assinada pelos membros presentes.
Xxxxxx Xxxx Xxxxx Coordenador
Evenilson de Xxxxx Xxxxxx Membro
Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxx Membro