Defensoria Pública
Manual de Orientação à
Fiscalização de Contratos
Defensoria Pública
Xxxxxxx Xxxxx Xxxx X'Xxx, Xx 000, Xx. Luiz Carlos Brunet - Centro - CEP 88015-240 Florianópolis, SC Fone: (00) 0000-0000; (00) 0000-0000
1
Agosto de 2017
Aprovado pela Manifestação CSDPESC nº 26, de 04 de agosto de 2017 (DOE/SC nº 20.592 de 9.8.2017)
DEFENSORIA PÚBLICA DO ESTADO DE SANTA CATARINA
Organização e Elaboração:
Gerência de Convênios, Contratos e Licitações
1ª Edição
APRESENTAÇÃO
Verificada a necessidade de implementação da atividade de acompanhamento e fiscalização dos contratos firmados pela DPESC, o Conselho Superior da Defensoria Pública do Estado de Santa Catarina – CSDPESC, dotado de competência para o exercício do poder normativo no âmbito da DPESC aprovou a Resolução CSDPESC nº 71/2017 publicada no Diário Oficial do Estado de Santa Catarina – DOE, em 18/04/2017.
A citada norma regulamenta os procedimentos de gestão e acompanhamento, além da fiscalização da execução dos contratos celebrados pela Defensoria Pública de Santa Catarina, bem como indica a forma da designação de fiscais e suplentes e os casos de impedimento.
A referida resolução em seu artigo 16, § 1º estabelece que cabe à divisão da própria Gerência de Convênios, Contratos e Licitações a responsabilidade pela elaboração de “Manual de orientação à fiscalização de contratos” para viabilizar o cumprimento de suas disposições.
Nesta senda, foi criada a Divisão de Orientações à Fiscalização de Contratos que procedeu ao cumprimento da norma e criação do presente documento. Ressalta-se que este documento é um manual, que por definição do Dicionário Aurélio (2017) é “2- livro que sumariza as noções básicas de uma matéria ou assunto 3- Guia prático que explica o funcionamento de algo”.
Assim, a Divisão ao elaborar este manual objetiva auxiliar a prestação de orientações práticas e subsídios (modelos e fluxogramas) para gestores e fiscais designados no âmbito da DPESC.
Forçoso mencionar que não é intuito desta Divisão trazer uma apostila de um curso sobre fiscalização de contratos, ou seja, apesar deste documento ser um manual de orientações, não podem gestor e fiscal se absterem de procurar orientação nas leis e decretos específicos de fiscalização e gestão de contratos, além de manuais, guias e cursos de outros órgãos.
Sumário
APRESENTAÇÃO 3
CAPÍTULO I - DAS DEFINIÇÕES 6
CAPÍTULO II - DA GESTÃO DOS CONTRATOS ADMINISTRATIVOS 10
2.1 – Quanto à designação do Gestor do contrato 10
2.2 – Quanto à designação do Fiscal do contrato 11
2.2.1 – Quanto aos casos excepcionais de designação de Fiscal do contrato 11
2.3 – Da impugnação da nomeação de Fiscal 11
2.4 – Quanto aos impedidos de exercer função de Gestor e Fiscal de contrato 12
CAPÍTULO III - DA GESTÃO E FISCALIZAÇÃO 13
3.1 - Atribuições dos Gestores – Artigo 6º da Resolução CSDPESC nº 71/2017 13
3.2 - Atribuições dos Fiscais – Art. 13 da Resolução CSDPESC nº 71/2017 17
3.2.1 – Do Fiscal Suplente 21
3.3 - Providências Iniciais 22
3.4 – Acompanhamento e Fiscalização da Execução do Contrato 23
3.5 - Crises Contratuais e Penalidades 24
3.6- Vedações aos Representantes da Administração 24
3.7- Do Saneamento de Dúvidas 25
CAPÍTULO IV - DOS RECEBIMENTOS DOS BENS E SERVIÇOS 25
4.1 - Nos tipos mais comuns de contrato 25
4.2 – Nos contratos diferenciados 26
4.3 - Recebimento de Bens e Serviços 26
CAPÍTULO V- ORIENTAÇÕES DA DIRETORIA DE AUDITORIA GERAL - SEF 28
ANEXOS 31
ANEXO I RELATÓRIO DE OCORRÊNCIAS 31
XXXXX XX FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE ESCLARECIMENTOS E PROVIDÊNCIAS 32
ANEXO III TERMO CIRCUNSTANCIADO DE RECEBIMENTO PROVISÓRIO 33
ANEXO IV TERMO CIRCUNSTANCIADO DE RECEBIMENTO DEFINITIVO 34
ANEXO V RECIBO DE RECEBIMENTO PROVISÓRIO 35
ANEXO VI RECIBO DE RECEBIMENTO DEFINITIVO 36
XXXXX XXX FORMULÁRIO PRORROGAÇÃO CONTRATUAL (ADITAMENTO) 37
ANEXO VIII TERMO DE CONHECIMENTO DO INSTRUMENTO CONTRATUAL 38
ANEXO IX MODELO DE INDICAÇÃO DE FISCAL E SUPLENTE 39
ANEXO X MODELO DE COMUNICAÇÃO AO FISCAL E SUPLENTE 40
FLUXOGRAMA I FLUXOGRAMA DE PRORROGAÇÃO DA VIGÊNCIA DO CONTRATO
............................................................................................................................................................................ 41
FLUXOGRAMA II FLUXOGRAMA DE EQUILÍBRIO ECONÔMICO FINANCEIRO 42
FLUXOGRAMA III FLUXOGRAMA REAJUSTE DE PREÇOS – REGRA GERAL 43
FLUXOGRAMA IV FLUXOGRAMA REAJUSTE DE PREÇOS – LOCAÇÃO DE IMÓVEIS
............................................................................................................................................................................ 44
FLUXOGRAMA V FLUXOGRAMA NOTAS FISCAIS/FATURAS 45
REFERÊNCIAS 46
CAPÍTULO I - DAS DEFINIÇÕES
Para realização deste capítulo observou-se os registros existentes na gerência no documento “Orientação sobre Fiscalização de Contratos Administrativos DPESC” realizado após a instrução da Resolução CSDPESC nº 62/2016 com as devidas correções observando-se as tratativas da nova resolução do Conselho Superior.
Adimplemento Contratual: É o cumprimento de todas as obrigações pactuadas pelas partes contratantes;
Aditivo: É a alteração dos ajustes firmados no contrato. Pode ser para prorrogar a vigência, acrescentar e suprimir quantitativamente o objeto, alterar procedimentos e obrigações etc.;
Autorização de Fornecimento (AF): Substitutivo contratual para aquisição de bem ou serviço.
Apostila: É a mera anotação ou registro administrativo de modificações contratuais que não alteram a essência do ajuste ou que não modifiquem as bases contratuais, conforme disposto no art. 65, § 8º, da Lei nº 8.666/93. A anotação pode ser feita no termo de contrato, na autorização de fornecimento, na carta-contrato, na nota de empenho ou nos demais instrumentos hábeis que o substituem, normalmente no verso da última página do contrato, ou juntada por meio de outro documento ao termo de contrato ou aos demais instrumentos hábeis;
Apostilamento: Formalidade utilizada para registrar alterações já previstas no contrato (aplicação das cláusulas e condições inicialmente acordadas), exclusivamente nas hipóteses previstas no § 8º, do art. 65, da Lei nº 8.666/93. A apostila pode ser utilizada nos casos de variação do valor decorrente de reajuste previsto no contrato; compensações ou penalizações financeiras decorrentes das condições de pagamento; e empenho de dotações orçamentárias suplementares, até o limite do seu valor corrigido.
Área Requisitante: É a área demandante, o Núcleo Regional ou unidade administrativa da DPESC que solicitou a realização do serviço ou entrega dos produtos, objeto da contratação celebrada, local de onde será designado o Gestor do contrato;
Área Beneficiária: É o Núcleo Regional ou unidade administrativa da DPE/SC que usufrui diretamente da prestação do serviço, ou fornecimento do bem, vinculados ao objeto do contrato;
Ata de Registro de Preços (ARP): É o documento obrigacional que possui como característica um compromisso de uma possível futura contratação, nele estão contidos os preços, fornecedores e condições a serem praticados conforme disposto em edital específico.
Certificado de Cadastro de Fornecedores (CCF): Trata-se de certificado emitido pela Diretoria de Gestão de Materiais e Serviços – DGMS, da Secretaria da Administração do Estado de Santa Catarina – SEA, que supre os demais documentos que ele relaciona, quando dentro do prazo de validade;
Compra: Toda aquisição remunerada de bens para o fornecimento em uma única vez ou de modo parcelado;
Contrato: todo e qualquer ajuste entre órgãos ou entidades da Administração Pública e particulares, em que haja um acordo de vontades para a formação de vínculo e a estipulação de obrigações recíprocas, que podem ser concretizadas por meio de Termo de Contrato, Carta-Contrato, Nota de Empenho de Despesa, Autorização de Compra, Autorização de Fornecimento ou Ordem de Execução de Serviço;
Contrato de serviços terceirizados de natureza continuada: Contrato que tem por objeto a execução indireta (realizada por terceiros e não pela Administração) de atividades acessórias, instrumentais ou complementares de interesse da DPESC, por intermédio de empresário, ou sociedade empresária, regularmente contratado cuja prestação do serviço, é imperioso que ocorra de forma ininterrupta em face do desenvolvimento habitual das atividades da contratante, sob pena de prejuízo ao interesse público;
DPESC: Defensoria Pública do Estado de Santa Catarina.
Empregado terceirizado: Pessoa física com vínculo trabalhista junto à sociedade empresária, regularmente contratada pela DPESC;
Fiscal do Contrato: É o servidor público representante da Administração, especialmente designado para exercer o acompanhamento e a fiscalização da execução contratual, acompanhando todas as suas fases e registrando todas as ocorrências constatadas, determinando o que for necessário para a respectiva regularização, na forma dos artigos 67 e 73 da Lei nº 8.666/93, e dos artigos 8º e 13 da Resolução CSDPESC nº 71/2017,
Fiscalização: Atividade exercida de modo sistemático pelo contratante (Administração) e seus representantes (Gestores e Fiscais de contratos), objetivando a verificação do cumprimento das disposições contratuais, técnicas e administrativas, em todos os seus aspectos. É a atividade que exige um acompanhamento zeloso e rotineiro sobre as etapas/fases da execução contratual, tendo por finalidade verificar se a contratada vem respeitando a legislação vigente e cumprindo fielmente suas obrigações contratuais, de sorte a garantir o resultado pretendido com qualidade;
Gestor do Contrato: É a quem decaem as atividades de planejamento, coordenação, supervisão e controle a partir de uma visão sistêmica da organização. Assim como o fiscal do contrato é o representante da administração, especialmente designado, na forma dos artigos 67 e 73 da Lei nº 8.666/93, e dos artigos 4º e 5º da Resolução CSDPESC nº 71/2017.
Inexecução ou Inadimplemento do Contrato: Descumprimento por uma das partes de obrigação fixada na lei, no contrato, no edital ou no termo de referência, caracterizada pela prestação defeituosa, incompleta, desidiosa, inábil, viciada, intempestiva ou mesmo inexistente. Os Fiscais devem estar atentos a esses episódios e consultar o instrumento contratual para verificar as regras e adotar as providências esperadas de sua competência, como, por exemplo, notificar o contratado para efetuar o reparo ou refazimento ou, ainda, iniciar o procedimento de apuração da responsabilidade do particular contratado;
Memorial Descritivo ou Escopo da Contratação: É o instrumento programático que evidencia o detalhamento das responsabilidades a serem assumidas pelos contratantes, consignando a necessidade de contratação dos serviços, orientando a caracterização do objeto, evidenciando as vantagens para a Administração e sua economicidade, no que couber e definindo diretrizes para elaboração dos projetos básicos e termos de referências. O Memorial Descritivo contempla as ações necessárias para se obter os resultados desejados. Deve apresentar o objeto pretendido de forma clara, concisa e objetiva. Por vezes, os elementos do memorial descritivo são apresentados também na forma de memorando, petição administrativa ou outro documento formal, desde que apresentados à autoridade competente para análise e aprovação;
Objeto do Contrato: Descrição resumida indicadora do conteúdo e da finalidade do contrato;
Obra: Toda construção, reforma, fabricação, recuperação ou ampliação, realizada por execução direta ou indireta (artigo 6º, inciso I da Lei nº 8.666/93);
Planilha de Custos e Formação de Preços: Detalha os componentes de custo que incidem na formação do preço dos serviços e obras;
Preposto: É a pessoa que a contratada indica para representá-la na execução do contrato, devendo mantê-lo no local da obra ou do serviço, sem ônus para a Administração. Não há pessoalidade e subordinação direta entre a Administração e o preposto. A administração aceita ou pode recusar, motivadamente, o nome indicado para preposto.
Processo de Execução: Processo administrativo específico, instaurado no Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico (SGP-e) pelo Gestor, que fará referência ao número do processo de contratação respectivo, destinado ao acompanhamento da execução do contrato. Neste processo serão também juntados, ao fim de cada quadrimestre, os relatórios de acompanhamento e de fiscalização elaborados pelo Gestor e os registros de ocorrências, inclusive as informações registradas na fiscalização dos contratos pelos Fiscais. Este processo acompanhará as notas fiscais e faturas certificadas pelo Fiscal para fins de pagamento, quando remetidas para a GEFIC. Todos os registros de acompanhamento e de fiscalização da execução do contrato deverão ser lançados neste processo, portanto, tanto Fiscal quando Gestor devem alimentar o referido processo.
Processo Administrativo de Apuração de Responsabilidade Contratual: Quando a cobrança de reparo feita pelo fiscal não surtir efeito, será iniciado rito processual de apuração cujas regras estão dispostas na Seção II, do Capítulo IV e no Capítulo V, ambos da Lei nº 8.666/93. Deve ser instaurado pelo Gestor do contrato quando identificado inadimplemento cuja correção não fora atendida adequadamente pelo contratado ou quando for impossível fazê-la. O contraditório e a ampla defesa são de observância obrigatória, antes do julgamento e da imposição de sanções. Instruído inicialmente com a Manifestação Técnica do Fiscal que registrará a conduta do contratado, a cláusula violada e os prejuízos detectados, seguirá para a unidade administrativa competente para julgar em primeira instância, quando será oportunizado a defesa prévia do particular, e posteriormente a autoridade superior proferirá decisão fundamentada. Da decisão da autoridade superior caberá recurso, dirigido à instância superior competente, nos termos do artigo 109 da Lei nº 8.666/93;
Processo Administrativo de Liquidação e Pagamento: Processo administrativo, autuado por exercício financeiro, destinado a subsidiar os procedimentos de liquidação e pagamento das empresas contratadas;
Projeto Básico: Conjunto de elementos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado, para caracterizar a obra ou serviço, ou complexo de obras ou serviços objeto de licitação, elaborado com base nas indicações dos estudos técnicos preliminares, que assegurem a viabilidade técnica e o adequado tratamento do impacto ambiental do empreendimento, e que possibilite a avaliação do custo da obra e a definição dos métodos e do prazo de execução. Deve ainda conter os elementos descritos no artigo 6º, inciso IX da Lei nº 8.666/93. Utiliza-se o Projeto Básico nas contratações realizadas nas modalidades de licitação pertinentes a Lei nº 8.666/93 (Convite, Tomada de Preços, Concorrência);
Projeto Executivo: Conjunto de elementos necessários e suficientes à execução completa da obra, de acordo com as normas pertinentes da Associação Brasileira de Normas Técnicas
– ABNT (art. 6º, inciso X da Lei nº 8.666/93). O Projeto Executivo é exigido nas licitações para a contratação de obras;
Prorrogação da vigência de contrato: É a alteração da vigência do contrato, pretendendo- se a sua continuidade para além das datas inicialmente estipuladas. Deve-se observar o disposto no artigo 57 da Lei nº 8.666/93. A prorrogação contratual necessita de instrução processual com comprovação da vantajosidade econômica da medida, justificativa pertinente,
manifestação de concordância da contratada em relação à prorrogação. Todo o procedimento deverá ser concluído durante a vigência do contrato.
Recebimento do objeto: Procedimento formal, de competência do Gestor, Fiscal ou de Comissão especialmente designada, envolvendo a aceitação da entrega da utilidade contratada. Há diferentes formas de recebimento em função do tipo de objeto, segundo os artigos 73 a 76 da Lei nº 8.666/93;
Registro de Ocorrências: Registro escrito efetuado pelo Fiscal do contrato no qual serão anotadas todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, bem como as providências adotadas, que deverão ser inseridas no processo de execução conforme vão ocorrendo;
Repactuação: Trata-se de revisão das condições contratadas. O processo deve ser instruído com todos os comprovantes fornecidos pela contratada, referentes à necessidade e legalidade da revisão e/ou exigir do contratado a complementação das informações. O Fiscal poderá reavaliar a necessidade de complementação ou ajuste nas comprovações do direito pleiteado. O parecer do Fiscal deverá ser explícito no sentido de evidenciar se, na sua visão, a repactuação é devida, com exaustivo exame da planilha apresentada;
Rescisão do Contrato: É o encerramento da eficácia do contrato antes do término de sua vigência. A rescisão se dá formalmente mediante termo.
Serviços: Toda atividade destinada a obter determinada utilidade de interesse para a Administração, tais como: demolição, conserto, instalação, montagem, operação, conservação, reparação, adaptação, manutenção, transporte, locação de bens, publicidade, seguro ou trabalhos técnico- profissionais (artigo 6º, inciso II, da Lei nº 8.666/93);
Serviços Continuados ou Contínuos: Aqueles serviços cuja interrupção possa comprometer a continuidade das atividades da instituição e cuja necessidade de contratação deva-se estender por mais de um exercício financeiro continuamente, assim, a sua prestação executa-se de forma ininterrupta em face do desenvolvimento habitual das atividades da contratante, sob pena de prejuízo ao interesse público;
Termo Aditivo ou instrumento do aditivo: É a forma escrita que a lei exige para registrar solenemente as alterações dos conteúdos de um ajuste;
Termo de Referência: É o documento que deverá conter elementos capazes de propiciar a avaliação do custo pela Administração diante de orçamento detalhado, definição de métodos, estratégia de suprimento, valor estimado em planilhas de acordo com o preço de mercado, cronograma físico-financeiro, se for o caso, critério de aceitação do objeto, deveres do contratado e do contratante e prazo de execução;
Termo ou instrumento do contrato: É a forma escrita que a lei exige para registrar solenemente um acordo de vontades (contrato). Nem sempre será exigido pela lei, há casos em que será substituído por outros instrumentos hábeis nos termos do artigo 62 da Lei nº 8.666/93;
Vigência do Contrato: Xxxxxxx compreendido entre a data estabelecida para o início da execução contratual, que pode (ou não) coincidir com a data da assinatura, e seu término.
CAPÍTULO II -
DA GESTÃO DOS CONTRATOS ADMINISTRATIVOS
Na Administração Pública as atividades de contratação não são interrompidas após a finalização do procedimento licitatório, tampouco a partir da assinatura contratual. Dessa forma, é fundamental que exista total atenção quanto à execução do contrato assinado pela Administração, visto que a gestão dos contratos administrativos está relacionada com a própria gestão dos recursos públicos.
Por fim, é função de todos que atuam no órgão público que trabalhem em sintonia para garantir que o objeto licitado, seja um bem ou serviço, atenda às necessidades da DPESC em sua plenitude.
Neste manual, seguindo determinação do Conselho Superior da Defensoria Pública de Santa Catarina, serão considerados como contratos as atas de registro de preços no tocante ao acompanhamento, fiscalização e execução.
2.1 – Quanto à designação do Gestor do contrato
No âmbito da DPESC o titular da unidade administrativa requisitante será designado como Gestor do contrato. Nesse caso, cada contrato terá apenas um Gestor:
I - para os contratos nos quais não houver unidade administrativa requisitante ou se dela for alguma das referidas no item 2.3, o Diretor Geral Administrativo será designado como Gestor do contrato.
II - nos casos em que for dispensada pela administração a celebração de instrumento de contrato, o acompanhamento, a fiscalização bem como o recebimento do objeto e a certificação da nota fiscal, caberá àquele que solicitou o bem ou serviço, independentemente da designação de Gestor ou Fiscal. Frisa-se que neste caso, o solicitante fará as vezes de Gestor e Fiscal do contrato no que alude às atribuições de cada um deles.
Para fins de determinação do titular da unidade administrativa, deve ser observado o que versa o artigo 5º, § 4º da Resolução CDPESC nº 71/2017, a saber:
“§ 4º. Será considerado como titular da unidade administrativa requisitante e designado como gestor de contrato o que ocupar o cargo de:
a. Diretor Geral Administrativo quanto aos contratos de locação de imóvel e de serviço contínuo que envolva a execução indireta das atividades materiais acessórias, instrumentais ou complementares por terceirizados, sem prejuízo aos demais contratos que se enquadrem nas hipóteses previstas nos §§ 1º, 2º e 3º deste artigo;
b. Gerente de Gestão e Desenvolvimento de Pessoas quanto aos contratos de cessão de estagiários, sem prejuízo aos demais contratos que se enquadrem nas hipóteses previstas nos §§ 1º, 2º e 3º deste artigo;
c. Gerente de Apoio Judiciário quanto aos contratos que envolvam serviço de manutenção em geral, aquisição de passagens, aquisição de materiais de consumo ou permanentes, exceto os referidos na alínea “d” deste parágrafo, sem prejuízo aos demais contratos que se enquadrem nas hipóteses previstas nos §§ 1º, 2º e 3º deste artigo;
d. Gerente de Tecnologia de Informação e Gestão Eletrônica quanto aos contratos que envolvam locação ou aquisição de equipamentos de informática e periféricos, serviço de telecomunicação e de tecnologia da informação, sem prejuízo aos demais contratos que se enquadrem nas hipóteses previstas nos §§ 1º, 2º e 3º deste artigo;”
2.2 – Quanto à designação do Fiscal do contrato
Exceto nos contratos enunciados no item 2.1, inciso II, onde não é necessária a designação de um Fiscal, todos os contratos e atas de registro de preços da DPESC terão um fiscal designado.
É atribuição do Gestor do contrato indicar o nome do Fiscal e do Suplente de contrato lotado na unidade administrativa requisitante, para designação pelo Defensor Público-Geral, nos termos do artigo 6º, inciso XV da Resolução DPESC nº 71/2017 e conforme modelo (ANEXO IX)
No momento da indicação do Fiscal, o Gestor deve levar em conta seus conhecimentos sobre o objeto em questão e atentar para a quantidade de contratos já fiscalizados pelo servidor designado de modo a possibilitar que o Fiscal consiga cumprir efetivamente todas as suas funções.
Em contratos que não houver unidade administrativa requisitante ou a solicitação de compra partir de uma das áreas impedidas de exercer função de Gestor e Fiscal de contrato, conforme item 2.3, será designado Fiscal servidor lotado na Diretoria Administrativa. Nos contratos em que houver mais de uma unidade administrativa requisitante, deverá o Defensor Público-Geral designar Fiscal dentre os servidores lotados nos Órgãos Auxiliares.
A pedido do Gestor do contrato poderá ser designado servidor em Órgão Auxiliar diverso do requisitante, considerando seu conhecimento ou experiência com o objeto do contrato, bem como a quantidade excessiva de contratos atribuídos aos Fiscais da unidade requisitante. Ademais, pode o Defensor Público-Geral, por conveniência e oportunidade, em decisão fundamentada designar mais de um Fiscal para o mesmo contrato.
2.2.1 – Quanto aos casos excepcionais de designação de Fiscal do contrato
Na eventualidade de recebimento do objeto do contrato ser localizado em Núcleo não situado na Capital e Região Metropolitana, poderá ser designado um segundo fiscal lotado no Núcleo Regional da prestação do serviço ou recebimento do bem com observação das seguintes condições:
I – As atribuições do servidor deverão estar elencadas no ato de designação, conforme determinado no art. 19, inciso VI, da Resolução CSDPESC nº 71/2017; (ANEXO IX).
II – O Gestor enviará ao Fiscal designado e-mail com instruções específicas sobre os aspectos técnicos e funcionais do objeto do contrato, além de esclarecer demais dúvidas arguidas pelo Fiscal;
III – Caso não haja servidor ocupando cargo de técnico administrativo no Núcleo Regional, pode o servidor ocupante do cargo de analista técnico ser nomeado para fiscalização;
IV – Se o objeto do contrato for executado em dois ou mais Núcleos Regionais, será designado, preferencialmente, Fiscal lotado no local com maior número de servidores em exercício.
2.3 – Da impugnação da nomeação de Fiscal
O servidor designado deve entrar com o pedido de impugnação observando as seguintes regras:
I – Prazo máximo de 3 (três) dias úteis, contados da data de publicação da portaria;
II - Encaminhar através de requerimento administrativo, conforme Manual de Produção de Atos Administrativos da DPESC, devidamente assinado.
III- Enviar o requerimento para o endereço eletrônico xxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.xxx.xx.
Acatada a solicitação o Defensor Público-Geral determinará que o Gestor do contrato realize nova indicação, revogando a portaria de designação impugnada.
É irrecorrível a decisão do Defensor Público-Geral sobre a impugnação.
2.4 – Quanto aos impedidos de exercer função de Gestor e Fiscal de contrato
Além da impossibilidade de terceirizados serem Gestores ou Fiscais, exceto se contratados para assistir e subsidiar de informações aos titulares da atribuição, a Resolução CSDPESC nº 71/2017 elenca em seu artigo 15 os servidores impedidos de exercer a função de Fiscal ou Gestor de contrato lotados:
a) no Gabinete da Defensoria Pública-Geral;
b) no Gabinete da Subdefensoria Pública-Geral;
c) no Gabinete Corregedoria-Geral;
d) no Gabinete Ouvidoria-Geral;
e) no Gabinete da Secretaria Jurídica e Legislativa;
f) na Gerência de Controle Interno;
g) na Gerência de Finanças e Contabilidade;
h) na Gerência de Convênios, Contratos e Licitações. Também não podem exercer tais funções aqueles que:
a) possuírem parentesco com a administração da contratada;
b) possuírem interesse pessoal, direto ou indireto no resultado do contrato;
c) estiver litigando judicial ou administrativamente com o preposto, gerentes, diretores proprietários ou sócios da contratada;
d) estiver litigando judicial ou administrativamente com o cônjuge das pessoas elencadas na alínea c, deste item;
e) tenha amizade ou inimizade íntima com alguma das pessoas indicadas na alínea c, deste item;
f) tenha relação de crédito ou débito com a contratada ou com as pessoas elencadas na alínea c, deste item;
g) tenha, por qualquer condição, aconselhado a parte contratada ou que dela tenha recebido, a qualquer título, honorários presentes ou favores;
h) o pregoeiro que atuou no respectivo procedimento de contratação;
i) o membro da comissão de licitação que atuou no respectivo procedimento de contratação;
j) possuir em seus registros funcionais punições decorrentes da prática de atos lesivos ao patrimônio público;
k) tiver sido responsabilizado por irregularidades junto aos Tribunais de Contas da União ou dos Estados; e
l) tiver sido condenado por crimes contra a Administração Pública ou por atos de improbidade administrativa.
Caso exista mais de uma unidade administrativa requisitante caberá ao Defensor Público- Geral designar o Gestor dentre os titulares dos órgãos auxiliares.
Nas férias do Gestor do contrato o servidor designado como seu substituto também será designado para substituí-lo na função de Gestor de contratos.
CAPÍTULO III -
DA GESTÃO E FISCALIZAÇÃO
O procedimento de gestão e fiscalização dos contratos é uma obrigação da Administração, assim, como todo o procedimento licitatório anterior ao contrato.
É dever dos Gestores e dos Fiscais documentar os acontecimentos da execução bem como prestar esclarecimentos um ao outro, sempre de forma escrita, garantindo a prova das ocorrências e instruindo a execução contratual.
Por esse motivo, devem sempre, Gestores e Fiscais, juntar ao processo de execução do contrato os registros da fiscalização e gestão produzidos durante a execução do objeto contratual.
Contudo, em se tratando do Fiscal designado com base no artigo 11 da Resolução CSDPESC nº 71/2017, ele deve remeter os atos que produzir para o Fiscal designado na forma do artigo 10 da referida resolução, para que o último, no prazo de 05 dias úteis, providencie a juntada no processo de execução do contrato.
3.1 - Atribuições dos Gestores – Artigo 6º da Resolução CSDPESC nº 71/2017
A) Exigir a substituição do preposto quando o designado no contrato não mais exercer esta atividade na contratada ou quando o indicado não responder as comunicações enviadas;
O preposto será o representante da contratada durante a execução do contrato. Assim, caso o Gestor constate a ocorrência das situações acima elencadas, deve solicitar, formalmente, a nomeação de novo preposto. Tal documento deve ser incluído no processo de execução aberto pelo Gestor.
B) Elaborar relatórios de acompanhamento e de fiscalização (ANEXO I), incluindo as informações registradas pelos Fiscais, juntando-os nos autos do processo de execução de contrato em que eles estão cadastrados e também encaminhando as respectivas cópias para ciência da Gerência de Convênios, Contratos e Licitações;
Ao Gestor do contrato incumbe elaborar os Relatórios de acompanhamento e fiscalização, nos quais deverão constar todas as atividades de acompanhamento e fiscalização do contrato. Além disso, eles devem ser acostados ao processo de execução, no Sistema SGP- e, até 5 (cinco) dias úteis subsequentes ao fim de cada quadrimestre. Xxxxxxxxx ressaltar que o relatório deverá ser individual, para cada um dos contratos acompanhados, mesmo que o Gestor tenha diversos contratos de mesma temática sob sua responsabilidade.
C) Tratar acerca do pactuado diretamente com o preposto do contratado, notificando- o por escrito das faltas ocorridas, bem como recebendo as reclamações do contratado a fim de adotar as providências cabíveis.
A lista dos prepostos dos contratos celebrados pela DPESC pode ser conferida na pasta pública Contratos e Atas de Registro de Preços Vigentes (K:\Contratos e Atas de Registro de Preços Vigentes).
Algumas das atribuições a serem exercidas pelo Gestor devem ser realizadas diretamente com o representante da contratada durante toda a execução do contrato. Entretanto, além de resolver dúvidas e demais obrigações contratuais é fundamental que o Gestor mantenha todas as notificações escritas e anotadas no processo de execução.
D) Exigir o cumprimento do contrato, notificando por escrito o contratado (XXXXX XX), por meio do preposto indicado, para sanar as irregularidades ocorridas na execução do contrato e/ou para regularizar as ilegalidades referentes às obrigações previdenciárias, trabalhistas e tributárias decorrentes do contrato;
A visão sistêmica que o Gestor deve possuir ao coordenar e supervisionar, refere-se à capacidade de considerar sempre o sistema, o meio ambiente e os valores, isto é, não observar uma questão isoladamente, mas ter uma visão do todo de forma integrada. Por conseguinte, o Gestor deve estar atento a toda e qualquer irregularidade ocorrida na execução do contrato, devendo sempre, fundamentadamente, trabalhar junto ao preposto do contratado para sanar quaisquer problemas.
E) Controlar a vigência dos contratos e, no caso daqueles que permitam a prorrogação, propor ao Defensor Público-Geral a alteração, prorrogação ou aditamento com antecedência de 180 (cento e oitenta) dias do término de sua vigência, justificando por escrito a vantagem para o interesse público e juntando a documentação relativa à pesquisa de mercado, se for o caso; (FLUXOGRAMA I) (ANEXO VII)
Aditamento contratual é a modificação de cláusula ou cláusulas específicas do contrato já firmado.
O artigo 57 da Lei nº 8.666/93 estabelece que a duração dos contratos se restringe à vigência dos respectivos créditos orçamentários, com exceção dos contratos relativos:
(....)
a) aos projetos cujos produtos estejam contemplados nas metas estabelecidas no Plano Plurianual, os quais poderão ser prorrogados se houver interesse da Administração e desde que isso tenha sido previsto no ato convocatório;
b) a prestação de serviços a serem executados de forma contínua, que poderão ter a sua duração prorrogada por iguais e sucessivos períodos com vistas à obtenção de preços e condições mais vantajosas para a administração, limitada a 60 (sessenta) meses;
c) ao aluguel de equipamentos e à utilização de programas de informática, podendo a duração estender-se pelo prazo de até 48 (quarenta e oito) meses após o início da vigência do contrato;
d) às hipóteses previstas nos inícios IX, XIX, XXVIII e XXXI do art. 24 da Lei 8.666/93, cujos contratos poderão ter vigência por até 120 (cento e vinte) meses, caso haja interesse da administração.
F) Manter o equilíbrio econômico-financeiro dos contratos celebrados, bem como manter o controle das datas de reajustamento de preços, tomando as providências cabíveis em tempo hábil;
O equilíbrio econômico-financeiro se refere a manutenção das condições de preço estabelecidas no instrumento contratual, buscando-se que a relação entre as obrigações do contratado e da Administração seja justa. (FLUXOGRAMA II)
As providências para manutenção do equilíbrio econômico-financeiro dos contratos se justificam nas hipóteses de:
I – Fato imprevisível ou previsível com consequências incalculáveis;
II – Caso fortuito, força maior ou fato do príncipe, configurando álea econômica, extraordinária e extracontratual.
O reajuste de preços, diferentemente do equilíbrio econômico-financeiro, é aquele admitido em contratos com duração igual ou superior a um ano, em que há cláusula com previsão do referido de reajuste, que deverá ser elaborado a partir de apostilamento. Para fins dos contratos em execução no ambiente da DPESC, estes fluxogramas serão divididos entre:
I – Regra geral, situação em que o contrato prevê o reajuste, ou seja, é a regra geral dos contratos administrativos. (FLUXOGRAMA III)
II – Locação de imóveis, situação atualmente observada pela DPESC, cujos regramentos diversos foram incluídos no próprio contrato, que modifica a ordem de solicitação do ajuste. (FLUXOGRAMA IV)
G) Requerer ao Defensor Público-Geral que requisite parecer jurídico sobre situação jurídica incidente na execução ou fiscalização do contrato, indicando de forma precisa a dúvida ou controvérsia que suscita interpretação de lei ou ato normativo;
Em uma situação complexa em que o Gestor do contrato não encontre base consolidada para elucidação de alguma dúvida decorrente da execução ou fiscalização do contrato, deve este buscar, junto ao Defensor Público-Geral o parecer jurídico necessário para garantir a segurança do procedimento ou da Resolução adotada.
H) Aplicar penalidades legais ao contratado;
Quando do descumprimento contratual por parte da contratada, o Gestor pode buscar aplicar as penalidades legais, elencadas no Capítulo IV das Lei nº 8.666/93, e contratuais, garantindo-se, sempre e em qualquer hipótese, o direito do contraditório e à ampla defesa da contratada, bem como a proporcionalidade e a razoabilidade da aplicação da sanção de acordo com a falta contratual.
I) Comunicar à Corregedoria-Geral da ocorrência de fato ou prática de ato, omissivo ou comissivo, relacionado direta ou indiretamente com contrato, em que haja indício de violação de dever funcional de servidor ou membro da Defensoria Pública;
Conforme artigo 135 da Lei nº 6.745/85, Estatuto dos Servidores Públicos Civis do Estado de Santa Catarina, “constitui infração disciplinar toda ação ou omissão do funcionário que possa comprometer a dignidade e o decoro da função pública, ferir a disciplina e a hierarquia, prejudicar a eficiência dos serviços públicos ou causar prejuízo de qualquer natureza à Administração”.
Outrossim, como já mencionado, a figura do Gestor é de fundamental importância para, antes de mais nada, garantir que os anseios da DPESC sejam atingidos em completude. Não obstante isso, o acompanhamento frequente do contrato permite que sejam identificadas as falhas dos envolvidos no contrato e no processo, inclusive podendo configurar os crimes contra a Administração Pública previstos no Código Penal e os crimes previstos na Lei nº 8.666/93 (artigos 89 e seguintes), condutas que devem ser relatadas à Corregedoria-Geral para apuração.
J) Comunicar o Controle Interno:
a) da ocorrência de fato ou prática de ato, omissivo ou comissivo, relacionado direta ou indiretamente com contrato, em que haja indício de desfalque ou desvio de dinheiro, bens ou valores públicos; e
b) da prática de ato ilegal, ilegítimo ou antieconômico ou omissão no cumprimento de dever legal que resultem prejuízo ao erário;
K) Orientar Defensores Públicos e servidores quanto ao cumprimento dos contratos, especialmente no tocante a não efetuar ordens diretas aos terceirizados;
O Gestor do contrato deve passar orientações visando aperfeiçoar a prestação do objeto e garantir seu efetivo cumprimento. Dessa forma, deve repassar aos membros e servidores a necessidade de observação dos procedimentos do item 3.6 “Vedações aos Representantes da Administração”.
L) Remeter as notas fiscais e faturas, em duas vias (duas originais impressas ou uma original física e outra autenticada) certificadas pelo Fiscal para Gerência de Finanças e Contabilidade para fins de pagamento, acompanhadas do processo de execução do contrato, com antecedência de 05 (cinco) dias úteis do vencimento; (FLUXOGRAMA V)
Ao processo de execução deverá estar anexada a cópia da Nota de Xxxxxxx a que se refere o pagamento, pois em alguns casos poderá haver mais de um empenho para cada contrato.
Em caso de nota fiscal de serviço, deverá ser observada a data da emissão, visto que sobre a mesma incide ISS, sendo que a inobservância dos vencimentos diferenciados pode ocasionar juros e multa em caso de atraso do recolhimento.
M) Tomar conhecimento dos planos, dos projetos, das planilhas, dos memoriais descritivos, do termo de referência, das especificações técnicas, do edital, da proposta da contratada, do contrato firmado com a Administração e de seus anexos, utilizando- se do sistema administrativo adotado pela Defensoria Pública;
Atualmente no âmbito da DPESC utiliza-se o Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico (SGP-e). Assim, devem ambos, Gestor e Fiscal, realizarem o processo de cadastramento no sistema, enviando e-mail para a Gerência de Informática – GETIG. Maiores informações sobre a forma como tomar conhecimento da matéria a ser fiscalizada pode ser verificada no item
3.3 deste manual.
N) Requerer ao Fiscal do contrato que sejam sanadas dúvidas com relação a respectiva atuação;
A comunicação Gestor Fiscal, deve ser constante e direta. Somente unindo esforços os servidores que estão em maior proximidade com a execução contratual podem buscar a satisfação dos interesses da Administração.
O) Indicar, para designação pelo Defensor Público-Geral, os Fiscais de contrato e suplentes lotados na unidade administrativa requisitante para exercer a fiscalização dos contratos;
P) Exercer as atribuições previstas no artigo 13 da Resolução CSDPESC nº 71/2017, quando não houver Fiscal designado ou, provisoriamente, na hipótese do Fiscal e do Suplente designados estarem afastados ou serem exonerados até que eles retornem ou seja publicada portaria de nova designação, conforme o caso;
O artigo 13 da Resolução CSDPESC nº 71/2017 se refere às atribuições dos fiscais, neste manual estão elencadas no item 3.2. Dessa forma, o Gestor deve estar atento às hipóteses
aqui ressaltadas, de modo que não se deixe de exercer as funções fiscalizatórias devidas pelo órgão a cada um de seus contratos.
Q) Realizar o recebimento definitivo do objeto do contrato de obras e de serviços ou requerer que o Defensor Público-Geral designe servidor ou comissão para fazê-lo, observando-se o disposto no art. 73, inciso I, alínea “b” da Lei nº 8.666/93, baseando- se na verificação do trabalho feito pelo Fiscal e na verificação de todos os outros aspectos do contrato além da execução do objeto propriamente dita; (ANEXOS III – VI)
Nesse caso específico observar-se-á a Tabela 1 do item 4.3 para se verificar qual o tipo de documento que deverá ser preenchido pelo Gestor do contrato. Ressalta-se, entretanto, que o Gestor somente realizará o recebimento definitivo do objeto ou serviço, portanto o recebimento provisório sempre caberá ao Fiscal ou requisitante.
R) Exercer outras atribuições inerentes à gestão e ao acompanhamento de contratos;
É dever do Gestor do contrato instaurar processo específico no Sistema SGP-e denominando- o “processo de execução de contrato” com a referência do número do processo de contratação respectivo, nos termos do artigo 13, §§ 3º e 4º da Resolução CSDPESC nº 71/2017. No processo de acompanhamento supramencionado deve-se manter registro atualizado de cada contrato em vigência, contendo todos os relatórios de acompanhamento bem como registros e atos realizados pelos Fiscais do contrato.
S) Deve o Gestor do contrato assinar termo em que declare ter conhecimento do instrumento de contrato que será por ele acompanhado (XXXXX XXXX), juntando-o no processo de execução mencionado no item anterior;
No prazo de 3 (três) dias úteis contados da data de publicação da portaria de designação, o Gestor deverá instaurar processo de execução do contrato, enviando comunicação ao Fiscal e ao seu Suplente contendo os seguintes requisitos (ANEXO X):
I – O número da portaria e número e data de publicação na imprensa oficial; II – O objeto do contrato;
III – O número do processo de execução do contrato; IV – O preposto indicado pelo contratado;
V – As instruções referidas no item 2.2.1.
T) Sem prejuízo à formação do processo de execução, até que seja adquirido ou desenvolvido o sistema de gestão eletrônica próprio da DPESC, o Fiscal de contrato deverá salvar eletronicamente os seus registros próprios em pasta específica do sistema de banco de dados do Active Directory (AD) implementado pela Instituição, com permissão de leitura a todos os membros e servidores.
3.2 - Atribuições dos Fiscais – Art. 13 da Resolução CSDPESC nº 71/2017
A Resolução CSDPESC nº 71/2017 define fiscal de contrato como sendo “[...] o servidor da Defensoria Pública responsável por fiscalizar a execução do contrato, acompanhando todas as suas fases e registrando todas as ocorrências constatadas no exercício das atribuições [...]”.
Assim, a execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada pelo Fiscal do contrato que deverá realizar os seguintes procedimentos:
A) Certificar que a contratada mantém, durante toda execução do contrato, as condições de habilitação e qualificação exigidas na licitação;
O Fiscal durante toda a execução do contrato deve verificar se a contratada mantém as condições de habilitação e qualificação exigidas. Para tanto, deverá observar o edital de licitação, o contrato, ata de registro de preço ou autorização de fornecimento para conhecer quais os documentos exigidos. Tal procedimento deve ser realizado reiteradas vezes e sempre que necessário para que se possa constatar as exigências da licitação.
Para fins de compreensão, o artigo 27 da Lei nº 8.666/93 relaciona os documentos exigidos no momento da habilitação:
a) Habilitação jurídica;
b) Qualificação Técnica;
c) Qualificação econômico-financeira;
d) Regularidade fiscal e trabalhista,
e) Cumprimento no disposto no inciso XXXIII, do artigo 7º da Constituição Federal.
As documentações específicas de cada um desses itens estão relacionadas nos artigos 28 a 33 da Lei nº 8.666/93.
Por fim, não deve o Fiscal olvidar de sempre observar os documentos relativos ao contrato que está especificamente fiscalizando.
B) Verificar se a empresa contratada cumpriu com a garantia prevista no contrato;
De posse do instrumento contratual, o Fiscal precisa analisar se existe a previsão de garantia, e, em caso positivo, deve verificar se a contratada a cumpriu conforme o pactuado.
Caso não encontre a efetivação da prestação de garantia deve formalmente alertar ao Gestor do contrato para que este requisite à contratada explicações detalhadas.
C) Verificar se a empresa contratada mantém um engenheiro responsável técnico acompanhando as obras e serviços de engenharia;
Em determinados contratos a empresa deverá apresentar comprovação de que existe engenheiro responsável pelas obras e serviços, é dever do Fiscal certificar-se que esta norma está sendo seguida e solicitando juntada aos autos da referida certificação.
D) Certificar do correto cálculo bem como o recolhimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias decorrentes do contrato, inclusive os relativos aos funcionários da contratada;
E) Comunicar o Gestor do contrato acerca da vigência, prazos de execução, necessidades de prorrogações ou nova contratação e épocas de reajustamento dos preços contratados, tomando as providências cabíveis em tempo hábil, quando necessário;
Para que o Gestor possa exercer suas funções adequadamente, o Fiscal precisa repassar informações importantes sobre o contrato fiscalizado. Dessa forma, o Fiscal pode encaminhar via correio eletrônico (e-mail) informações para alertar o Gestor da necessidade de praticar determinado ato, acostando-se cópia do mesmo nos processos de execução do contrato.
F) Receber e dirimir reclamações relacionadas à qualidade de serviços prestados;
O Fiscal pode promover periodicamente pesquisa junto aos membros, servidores e unidades da DPESC para avaliar o nível de satisfação dos serviços prestados. Após analisadas, essas pesquisas podem ser remetidas ao Gestor, por escrito, para subsidiá-lo com informações que podem ser repassadas à contratada visando aperfeiçoar a execução do contrato.
G) Realizar pesquisa mercadológica rotineira acerca do custo do que foi contratado;
A pesquisa mercadológica rotineira visa garantir que o pactuado com a DPESC está de acordo com os valores praticados no mercado, de modo que o Fiscal possa alertar o Gestor do contrato para que procure a renovação dos serviços ou solicite a resolução do contrato.
H) Verificar o cumprimento do artigo 66-A, da Lei nº 8.666/93 no que tange ao contratado;
“Artigo 66-A - As empresas enquadradas no inciso V do § 2º e no inciso II do § 5º do art. 3º desta Lei deverão cumprir, durante todo o período de execução do contrato, a reserva de cargos prevista em lei para pessoa com deficiência ou para reabilitado da Previdência Social, bem como as regras de acessibilidade previstas na legislação. ”
I) Verificar o cumprimento das normas trabalhistas por parte da contratada, a exemplo jornada de trabalho, limitações de horas-extras e descanso semanal, bem como da obediência às normas de segurança do trabalho, a fim de evitar acidentes com agentes administrativos, terceiros e empregados da contratada, podendo, para tanto, solicitar informações específicas aos Coordenadores dos Núcleos;
J) Atestar a existência da sede do contratado;
O Fiscal deve buscar todos os meios que entender convenientes e pertinentes para atestar a existência da sede da contratada. Caso tenha dúvidas sobre a forma utilizada deve buscar informações junto ao Gestor do contrato.
K) Acompanhar e analisar os testes, ensaios, exames e provas necessários ao controle de qualidade dos materiais, serviços e equipamentos a serem aplicados nas obras e serviços;
Para executar esta atribuição, o Fiscal deve junto a contratada marcar data e hora para executar estes testes, anotar os resultados e repassá-los ao Gestor, fazendo constar no processo de execução as constatações da análise e dos resultados obtidos.
L) Tomar conhecimento dos planos, dos projetos, das planilhas, dos memoriais descritivos, do termo de referência, das especificações técnicas, do edital, da proposta da contratada, do contrato firmado com a Administração e de seus anexos, utilizando- se do sistema de gestão de processos adotado pela Defensoria Pública;
Para tomar conhecimento dos documentos supracitados o Fiscal do contrato deve utilizar-se do sistema administrativo adotado pela DPESC atualmente através do portal do Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico (SGP-e). Maiores informações sobre a forma como tomar conhecimento da matéria a ser fiscalizada pode ser verificada no item 3.3 deste manual.
M) Verificar se as obrigações contratuais foram atendidas, conforme as especificações contidas no contrato, no aditivo e na ata de registro de preço, inclusive anexos;
Consoante ao item anterior, é preciso buscar informações em todos os documentos contidos no contrato. Isso posto, não pode o Fiscal se abster de ter conhecimento do instrumento contratual utilizado, devendo, inclusive, buscar as informações constantes nos termos aditivos, se houver.
N) Verificar se estão sendo atendidas as especificações contidas nos planos, projetos, planilhas, memoriais descritivos, termos de referências e especificações técnicas;
O) Verificar se estão sendo cumpridos os prazos de execução e de conclusão;
Forçoso mencionar que caso não seja possível observar os prazos, a contratada precisa enviar solicitação de prorrogação dentro do prazo do contrato.
Se os prazos não forem cumpridos deve o Gestor analisar se a contratada enviou solicitação de prorrogação e caso negativo, deve enviar o formulário contido no ANEXO II, para a contratada.
P) Solicitar ao Coordenador de Núcleo a certidão de ocupação do prédio em que a Defensoria Pública do Estado de Santa Catarina exerce suas atividades quando for necessário;
Q) Verificar se o material fornecido confere com as especificações contidas no contrato, no aditivo, na ata de registro de preço, na autorização de fornecimento e na nota fiscal, inclusive quanto à marca, ao prazo de validade e à quantidade; (FLUXOGRAMA V)
R) Verificar se a execução dos serviços guarda conformidade com o avençado nas especificações técnicas e solicitar, ao preposto da contratada, a correção de imperfeições detectadas; (ANEXO II)
Neste caso o Fiscal deve buscar inicialmente o nome do preposto e depois de preenchido o anexo enviar para a empresa, fazendo constar nos autos do processo de execução tal comunicação.
S) Realizar pessoalmente a medição das obras e serviços contratados antes do recebimento definitivo;
T) Verificar se o serviço cuja execução é indireta e a cargo de terceirizados está sendo realizado observando-se o previsto no contrato, em especial quanto à carga horária e à utilização de crachá, uniforme e equipamento de proteção individual (EPI), registrando o controle, bem como as eventuais irregularidades e faltas constatadas;
Como existe a responsabilidade solidária da Administração pelos encargos trabalhistas e previdenciários da força de trabalho (art. 71, §2º, da Lei nº 8.666/93), é indispensável que o Fiscal esteja atento aos itens supra, exigindo a adequação das irregularidades encontradas (ANEXO II)
U) Constatar se os serviços estão sendo prestados no local estipulado no contrato, com a correta utilização dos materiais e equipamentos;
V) Averiguar se é a própria contratada quem executa o contrato e certificar-se de que não existe cessão ou subcontratação, observado o art. 71 da Lei nº 8.666/93;
X) Realizar o recebimento provisório, nos termos do artigo 73, inciso I, alínea “a”, e inciso II, alínea “a”, da Lei nº 8.666/1993; (ANEXOS III e V)
W) Realizar o recebimento definitivo do objeto do contrato de compras e de locação de equipamentos ou encaminhar para comissão designada para fazê-lo, observando-se o disposto no art. 15, § 8º e art. 73, inciso II, alínea “b”, da Lei nº 8.666/93; (ANEXOS IV e VI)
Este item, bem como o anterior será, devido a sua complexidade, relatado no Capítulo IV.
Y) Atestar o efetivo cumprimento do objeto contratado para fins de pagamento das faturas correspondentes com a comunicação ao Gestor de contrato, bem como certificar as notas fiscais e faturas encaminhadas pela contratada, remetendo as vias originais para o gestor do contrato; (FLUXOGRAMA V)
Z) Recusar material, obra ou serviço entregue de forma irregular ou em desacordo com as condições previstas no contrato, no aditivo e na ata de registro de preço, inclusive anexos;
De posse do contrato, ata de registro de preço ou autorização de fornecimento, o Fiscal deve constatar se o que está sendo recebido é efetivamente o que foi contratado, autorizado pela Administração.
Assim, caso não esteja de acordo com a documentação obtida do processo, o Fiscal deve recursar o material e incluir a falta em seu registro de ocorrência. (ANEXO I)
A.A) Comunicar, por escrito, ao Gestor do contrato qualquer falta cometida pela empresa contratada, seja por inadimplemento de cláusula ou condição do contrato, ou por serviço executado de forma inadequada, fora do prazo, ou mesmo não realizado, elaborando relatório das providências adotadas para fins de materialização dos fatos que poderão levar a aplicação de sanção ou à rescisão contratual; (ANEXO I)
A comunicação com o Gestor do contrato a respeito das faltas cometidas pela contratada podem ser enviadas por correio eletrônico (e-mail) juntamente com o contido no ANEXO I, devidamente preenchido. Posteriormente devem ambos serem juntados aos autos do processo de execução.
B.B) Sugerir ao Gestor de contrato a aplicação de penalidades nos casos de inadimplemento parcial ou total do contrato;
Como a Resolução CSDPESC nº 71/2017 atribuiu ao Gestor que aplique as penalidades da cabíveis à contratada, o Fiscal deve estar atento e alimentar o Gestor com informações pertinentes que deem embasamento ao procedimento de apuração de responsabilidade.
C.C) Requerer ao Gestor de contrato as informações e as condições logísticas necessárias para realizar a fiscalização do contrato que lhe foi distribuído;
O Fiscal somente conseguirá exercer um bom trabalho com condições favoráveis para tanto. Dessa forma, o Fiscal deve requerer ao Gestor que viabilize as condições e informações necessárias para realizar a fiscalização do contrato.
D.D) Caso tome ciência das hipóteses previstas nos incisos IX e X do artigo 6º da Resolução CSDPESC nº 71/2017, comunicá-las à Corregedoria-Geral e ao Controle Interno, respectivamente;
E.E) Deve o Fiscal do contrato assinar termo em que declare ter conhecimento do instrumento de contrato que será por ele fiscalizado (XXXXX XXXX), juntando-o no processo de execução aberto pelo Gestor do contrato;
F.F) Se a complexidade do contrato exigir o fiscal pode requerer, diretamente ao Gestor do contrato, a contratação de terceiro para subsidiá-lo de informações pertinentes.
3.2.1 – Do Fiscal Suplente
O Fiscal Suplente substituirá o titular:
I – Provisoriamente em caso de férias, afastamento ou licença; II – Definitivamente:
a) na superveniência de impedimento do titular,
b) no caso de exoneração o titular;
c) na hipótese de falecimento; e
d) no caso de movimentação interna, por transferência ou remoção.
O Fiscal titular deverá disponibilizar os registros do acompanhamento do contrato ao suplente nas situações previstas neste item.
3.3 - Providências Iniciais
Para tomar conhecimento dos planos, dos projetos, das planilhas, dos memoriais descritivos, do termo de referência, das especificações técnicas, do edital, da proposta da contratada, do contrato firmado com a DPESC e de seus anexos, o Fiscal e Gestor do contrato, utilizando- se do SGP-e, deverão:
I - Verificar o instrumento contratual identificando suas exigências e demais exigências legais para início da execução do objeto.
II - Verificar a relação do pessoal que executará o serviço e a respectiva comprovação da regularidade da documentação apresentada.
III - Verificar relação de materiais, máquinas e equipamentos necessários à execução contratual.
XX - Xxx atenta e minuciosamente todo o contrato e seus aditivos, principalmente quanto a(o):
a) Objeto da contratação;
b) Forma de execução;
c) Forma de fornecimento de materiais e prazo de entrega ou prestação dos serviços e quantitativo de funcionários, se houver;
d) Cronograma de serviços/fornecimentos;
e) Obrigações da contratada, especialmente, quando houver, no que se refere a Acordos e Convenções Coletivas de Trabalho, que regem a relação entre funcionários e a categoria dos profissionais empregados nos serviços contratados.
f) Condições de pagamento;
g) Obrigações sujeitas à fiscalização;
h) Sanções administrativas.
V - Providenciar, quando necessário, o termo de recebimento referente ao recebimento do objeto do contrato e pagamento do preço ajustado, conforme definido no instrumento convocatório ou no contrato.
VI - Conhecer a proposta de preços da contratada com todos os itens, condições e preços, acompanhada, se for o caso, de planilha de custo e formação de preço, de relação de material ou equipamento.
É imprescindível que na fiscalização do contrato se certifique ainda da existência de: I - Prévia emissão da nota de empenho;
II - Assinatura do contrato e de outros instrumentos hábeis;
III - Publicação do extrato do contrato;
IV - Publicação da Portaria nomeando o Fiscal.
Por fim, assinar o termo em que declare ter conhecimento do instrumento de contrato que será fiscalizado (ANEXO VIII).
3.4 – Acompanhamento e Fiscalização da Execução do Contrato
O Gestor deve manter contato com o preposto ou representante da contratada, durante toda a execução do contrato, com o objetivo de fiscalizar e fomentar que a contratada cumpra integralmente as obrigações pactuadas, bem como:
I - Exigir que a contratada mantenha seus bens devidamente identificados, de forma a não serem confundidos com similares de propriedade da DPESC. Além disso, todos os equipamentos e acessórios necessários à execução dos serviços deverão obedecer às especificações constantes no contrato.
II - Solicitar que a contratada mantenha seus funcionários devidamente identificados, por intermédio de uniformes e crachás padronizados (contendo nome completo, fotografia recente e número de RG), quando em trânsito nas dependências da DPESC, conforme definido em edital ou cláusula contratual.
III - Exigir, para os contratos de prestação de serviços, a utilização de equipamentos de proteção individual (EPIs) e que a contratada tome as medidas necessárias para o pronto atendimento de seus funcionários acidentados ou com mal súbito em atividade na DPESC e que os instrua quanto à prevenção de combate a incêndio e pânico.
IV - Controlar os materiais necessários à perfeita execução do objeto contratado no tocante à qualidade e quantidade.
V - Exigir que a contratada mantenha, permanentemente, o bom estado de limpeza, organização e conservação nos locais onde serão executados os serviços.
VI - Proibir a execução, por parte dos funcionários da contratada, de serviços diferentes do objeto do contrato, tais como: comercialização de produtos, prestação de serviços diversos, dentre outros.
VII - Proibir, nos locais onde serão executados os serviços, a permanência de materiais, equipamentos e pessoas estranhas ao objeto do contrato.
VIII - Acompanhar os prazos de execução e de entrega de material, observando forma e local estipulados em contrato.
IX - Anotar as ocorrências relacionadas à execução do contrato, em especial as que repercutem na qualidade do objeto e que acarretam retenção no pagamento. Para estas anotações poderá ser utilizado o “Relatório de Ocorrências” (ANEXO I).
X - Solicitar à contratada, nos contratos de prestação de serviços, mediante notificação formal e devidamente motivado, a substituição, de acordo com os prazos determinados, de qualquer funcionário com comportamento julgado prejudicial, inconveniente ou insatisfatório à disciplina ou ao interesse da DPESC. Poderá, por iguais motivos, ser solicitada também a substituição do preposto.
XI - Buscar esclarecimentos e soluções técnicas para as ocorrências que surgirem durante a execução dos serviços e antecipar-se na solução de problemas que afetem a relação contratual, tais como: greve de pessoal, falta de pagamento de obrigações com funcionários, dentre outros.
XII - Assegurar-se do cumprimento integral das obrigações contratuais assumidas com qualidade e em respeito à legislação vigente, às normas internas da DPESC e às normas de ética.
XIII - Zelar continuamente na execução contratual pelo cumprimento dos critérios de sustentabilidade ambiental, considerando os processos de extração ou fabricação, utilização e descarte dos produtos e matérias-primas, nos termos do edital ou do contrato, assim como o disposto na Lei nº 8.666/93, no artigo 2º, incisos I e V, da Lei nº 6.938/81, e nos artigos 170, inciso VI, e 225 da Constituição Federal.
3.5 - Crises Contratuais e Penalidades
Quando constatada alguma irregularidade ou falta cometida pelo contratado, o Gestor deve preencher o “FORMULÁRIO SOLICITAÇÃO DE ESCLARECIMENTOS E PROVIDÊNCIAS”,
(ANEXO II), solicitando a regularização, correção ou readequação das faltas constatadas durante a execução. Estipulando o pronto reestabelecimento no prazo previsto no edital, ou, em caso de omissão do edital, em outro prazo razoável. O prazo poderá ser estendido ou reduzido, a critério do Gestor conforme a peculiaridade do objeto e as irregularidades constatadas, é imprescindível, no entanto, que seja estabelecido prazo para resposta.
Os ofícios e documentos enviados à contratada solicitando manifestação e regularizações dos fatos detectados deverão ser assinadas pelo Gestor e devidamente incluídos no processo de execução. O Fiscal deverá relatar todos os fatos ocorridos de forma a possibilitar ao Gestor o enquadramento da irregularidade/impropriedade na cláusula contratual e na legislação incidente.
Caso entenda pertinente deve o Gestor dar início ao procedimento de aplicação de penalidades ao contratado.
3.6- Vedações aos Representantes da Administração
O representante da Administração não deve praticar atos de ingerência, tais como:
I - Exercer o poder de mando sobre os funcionários da contratada ou efetuar ordens diretas aos terceirizados, devendo reportar-se somente aos prepostos ou responsáveis por ela indicados, exceto quando o objeto da contratação prever o atendimento direto, tais como nos serviços de recepção e apoio ao usuário;
II - Direcionar a contratação de pessoas para trabalhar nas empresas contratadas;
III - Promover ou aceitar o desvio de funções dos trabalhadores da contratada, mediante a utilização destes em atividades distintas daquelas previstas no objeto da contratação e em relação à função específica para a qual o trabalhador foi contratado;
IV - Considerar os trabalhadores da contratada como colaboradores eventuais do próprio órgão ou entidade responsável pela contratação, especialmente para efeito de concessão de diárias e passagens;
V - Negociar folgas ou compensação de jornada com os funcionários da contratada;
VI - Manter contato com o contratado, visando obter benefício ou vantagem direta ou indireta, inclusive para terceiros.
O Gestor e/ou o Fiscal do contrato não devem atestar a Nota Fiscal/Fatura, enquanto não for cumprida a total execução, entrega ou correção dos bens ou serviços. Sem prejuízo da observância à verificação do cumprimento das normas trabalhistas por parte da contratada, o Fiscal de contrato não deve intervir na relação empregatícia estabelecida entre a contratada e seus empregados.
A eficiência no serviço público é mais que um preceito legal, tem estatura constitucional e, claro, sua implementação necessariamente passa pelo planejamento. Ademais, preceito fundamental para eficiência é a pró-atividade, o Gestor e o Fiscal devem sempre estar um passo à frente, prevendo e trabalhando em prol da Defensoria Pública de Santa Catarina.
3.7- Do Saneamento de Dúvidas
Se durante o procedimento de gestão e fiscalização surgirem dúvidas o Gestor pode requerer ao Defensor Público-Geral que requisite parecer jurídico sobre a situação jurídica incidente na execução ou fiscalização do contrato, indicando de forma precisa a dúvida ou controvérsia que suscita interpretação de lei ou ato normativo.
No caso dos Fiscais, eles podem buscar auxílio na Gerência de Xxxxxxxxx, Contratos e Licitações para se orientarem quanto:
a) às obrigações contratuais;
b) aos procedimentos para o registro das ocorrências constatadas na fiscalização.
Em se tratando dos Fiscais designados na forma do artigo 11 da Resolução CSDPESC nº 71/2017, eles podem instar o Gestor do contrato a prestar a todas as informações necessárias, inclusive esclarecimentos técnicos, para realizar a fiscalização do contrato que lhe for distribuído.
CAPÍTULO IV
- DOS RECEBIMENTOS DOS BENS E SERVIÇOS
4.1 - Nos tipos mais comuns de contrato
Neste capítulo serão relatados os tipos mais comuns de contrato para auxiliar Fiscais e Gestores no momento da fiscalização. Outrossim, por ser assunto sensível, também será abordado o recebimento provisório e o definitivo, por recibo ou termo circunstanciado, conforme disposto na Lei nº 8.666/93 e na Resolução CSDPESC nº 71/2017.
Inicialmente cumpre frisar que devem o Gestor e o Fiscal ler atentamente o Termo de Contrato/empenho/solicitação de empenho e/ou Edital/ Convite/proposta adjudicatária vencedora/Ata de julgamento/Ata de Registro de Preço/Requisição de Compra/ Termo de dispensa e/ou de inexigibilidade, principalmente quanto à (ao):
a) Especificação do objeto;
b) Prazo e local de entrega do material.
O Gestor e o Fiscal, conforme a sua atribuição, também devem providenciar a juntada, no processo de execução, de toda documentação relativa à fiscalização e ao acompanhamento da execução contratual, arquivando, por cópia, o que se fizer necessário.
Após a adoção das providências acima, o Fiscal, ao receber a fatura de cobrança, deve conferir:
I - Se as condições de pagamento do Contrato foram obedecidas;
II - Se o valor cobrado corresponde exatamente àquilo que foi fornecido; III - Se aquilo que foi fornecido corresponde ao que foi contratado;
IV - Se a Nota Fiscal/Xxxxxx está corretamente preenchida.
V - Atestar o recebimento, seja por termo circunstanciado ou recibo, dos bens ou serviços efetivamente realizados, observando o que dispuser o Contrato/Empenho/Autorização de Fornecimento na hipótese de instalação ou teste de funcionamento, ou treinamento e outros;
VI - Encaminhar a Nota Fiscal/Fatura certificada da forma demonstrada no
FLUXOGRAMA V.
Caso seja uma prestação de serviço, atentar-se:
I - Se o cronograma dos serviços foi entregue e está sendo cumprido;
II - Se a fatura está acompanhada das guias de quitação do FGTS/INSS sobre a mão de obra empregada (no caso de manutenção, serviço de engenharia, limpeza, etc), conforme determina o contrato. Atentando-se para as datas de vencimento da retenção e recolhimento de tributos (ISS, INSS, etc.).
4.2 – Nos contratos diferenciados
Além do disposto no tópico anterior, em determinados tipos de contrato, devem o Gestor e o Fiscal estarem atentos aos seguintes aspectos:
I - Materiais e equipamentos a serem fornecidos, de acordo com as especificações do contrato, e exigir a utilização de Equipamentos de Proteção Individual (EPIs).
II - Observar, quando necessário, se a contratada providenciou junto ao Conselho Regional de Engenharia e Agronomia (CREA) as Anotações de Responsabilidade Técnica (ART), referentes ao objeto do contrato e especialidades pertinentes, nos termos da Lei n° 6.496/77.
III - Paralisar ou solicitar que seja refeito qualquer serviço que não tenha sido executado em conformidade com o plano ou programa de manutenção, norma técnica, croqui e qualquer disposição oficial aplicável ao objeto do contrato.
IV - Visitar, conferir e aprovar partes, etapas ou a totalidade dos serviços executados e, quando necessário, solicitar visita técnica da Gerência de Apoio Judiciário (GEAJU), ou das áreas Demandantes ou Beneficiárias dos serviços ou bens, conforme o caso.
4.3 - Recebimento de Bens e Serviços
Recebimento é ato inserido na fase de liquidação da realização da despesa, com a verificação do direito adquirido pelo credor, tendo por base o contrato e as obrigações assumidas em razão da lei. Essa verificação tem por fim apurar: a origem e o objeto do que se deve pagar; a importância exata a pagar; e a quem se deve pagar a importância, para extinguir a obrigação. Consiste, portanto, na aceitação de prestação ou admissão de fornecimento e autorizará a sequência da realização da despesa com a ordenação do ato do pagamento.
Uma das principais atribuições legais (artigos 67 e 69, da Lei nº 8.666/93) daqueles que acompanham e fiscalizam contratos é a constante retroalimentação (“feedback”) que oportunamente deve ser dada ao contratado no curso da execução para assegurar, ao final, o sucesso da contratação com a prestação conforme ou o fornecimento adequado.
Essa obrigação alcança seu ápice nas datas estipuladas para a conclusão das obrigações pactuadas (prestação de serviço e/ou fornecimento de bens), quando se dá o recebimento provisório ou definitivo, este último materializado no ato de atesto do Fiscal, Gestor ou da Comissão designada.
Atestar é o ato ou o efeito de se declarar (afirmar ou provar) oficialmente a veracidade de determinado fato ou situação ou a existência de certa obrigação. Do ponto de vista prático, há uma variação nas formas de realizar o recebimento das utilidades contratadas em função de sua natureza, conforme se verifica da tabela a seguir:
TABELA 1:
UTILIDADES | RECEBIMENTO | FONTE LEGAL: Lei nº 8.666/93 | ||||
Obras e serviços e com custo superior a R$ 80.000,00 e Obras e serviços de recebimento complexo, independentemente do valor. (Gestor, servidor ou comissão) | Em 15 dias da comunicação do contratado, por TERMO CIRCUNSTANCIADO provisório. E em definitivo, em, no máximo, 90 dias, após o prazo de observação (pode se estender justificados e previstos em edital). Cuidado com a exigência de comissão de recebimento do art. 15, §8º. Cuidado com cláusulas estabelecidas em contrato ou no edital sobre o procedimento detalhado de recebimento. | Art. 73 Art. 74, III Art. 15, § 8º | ||||
Obras e serviços com custo | Recebimento apenas por TERMO | |||||
inferior a R$ 80.000,00. | CIRCUNSTANCIADO DEFINITIVO em 90 dias | Art. 74, III | ||||
(Gestor, servidor ou comissão) | (dispensa recebimento provisório) | |||||
Compra ou locação equipamento. (Fiscal) | de | Recebimento por depois, definitivo. | RECIBO | provisório | e, | Art. 74, II, §1º |
Compra ou locação de equipamento “grande vulto”* (grande vulto = valor estimado superior a 25 x valor 23, I, “c”. Atualmente = R$ 37.500.000,00). (Fiscal) | Recebimento por TERMO CIRCUNSTANCIADO provisório e depois definitivo. Avaliar necessidade de existência da Comissão de Recebimento do art. 15, §8º. Cuidado com cláusulas estabelecidas em contrato ou no edital sobre o procedimento detalhado de recebimento. | Art. 74, §1º Art. 6°, V | ||||
Compra de Gêneros perecíveis e alimentação | Recebimento definitivo por RECIBO (dispensado o recebimento provisório) | Art. 74, I | ||||
preparada. (Fiscal) | ||||||
Serviços profissionais | ||||||
(observar art. 13 da LLC). | Art. 74, II e 13 | |||||
(Gestor, servidor ou comissão) | ||||||
Tabela 1 - Forma de recebimento
“Tanto o recibo quanto o termo circunstanciado têm a função de documentar o recebimento do objeto contratado. Ambos conferem segurança ao interesse público e ao contratado. Diferem entre si por ser o recibo mais simples e sucinto e o termo circunstanciado mais complexo e minucioso, descrevendo total e detalhadamente o objeto recebido. Então, interpretando-se as disposições da Lei nº 8.666/93 à luz das características de cada qual desses documentos, pode-se concluir que o recibo mostra-se adequado a documentar objetos simplificados, enquanto o termo circunstanciado os mais complexos ou que envolvam maior vulto. (Grifou-se). Nessa linha, pode-se concluir que o termo circunstanciado será apropriado às situações em que eventuais incorreções poderão gerar prejuízos muito graves. Impõe-se, nesses casos, a adoção de uma conduta mais cautelosa por parte da autoridade
competente pelo recebimento, com maior atenção aos detalhes, conferindo-se, dessa maneira, maior certeza de que o objeto foi executado em conformidade com os termos pactuados. ” (ZÊNITE).
Note-se que o modelo de recibo incluído no ANEXO V serve para simples padronização, vez que o texto será escrito diretamente na nota fiscal.
Caso a Administração não emita o termo circunstanciado, o recibo ou não seja procedida a verificação da utilidade recebida nos prazos estipulados, reputar-se-ão como realizados.
É assim porque o contratado não pode ser constrangido a aguardar indefinidamente pela manifestação da Administração.
A aceitação é presumida se a Administração passa a ter conduta incompatível com a rejeição e não promover nenhuma ressalva, como, por exemplo, se começa a utilizar a utilidade sem protesto ou indicação de inconformidade.
Essa é uma noção importantíssima para o fiscal do contrato que, inadvertidamente, poderia produzir resultado diverso.
CAPÍTULO V-
ORIENTAÇÕES DA DIRETORIA DE AUDITORIA GERAL - SEF
Este capítulo relaciona-se a sugestão da Gerência de Controle Interno – GECI em fazer menção as Orientações Técnicas (OTs) 005/2014 e 001/2017, exaradas pela Secretaria Estadual da Fazenda e Diretoria de Auditoria Geral.
A OT 001/2017 “Orienta os órgãos e entidades da Administração Pública Estadual a respeito das sanções administrativas aplicáveis a licitantes e contratadas”.
A fim de repassar as informações contidas na OT destaca-se abaixo o relatado pela Gerência de Controle Interno quanto à normativa:
“Por outra senda, a OT n.º 001/2017 dispõe sobre a padronização de procedimentos a serem adotados no tocante à aplicação de sanções administrativas a licitantes e contratados. O documento clarifica conceitos e lista procedimentos atinentes à aplicação das sanções administrativas previstas nos arts. 86 a 88 da Lei n.º 8.666/1993 e no art. 7º da Lei n.º 10.520/2002.
Primeiramente, orienta a necessidade de o procedimento administrativo observar os princípios do devido processo legal, do contraditório, da ampla defesa e que, constatada a ocorrência de condutas ensejadoras das sanções, a Comissão Permanente de Licitação (CPL), o Pregoeiro, o fiscal do contrato ou o servidor público responsável por emitir atestados de prestação de serviços, de recebimento parcial ou total de obra ou ainda de entrega de bens, emita relatório de providências adotadas e o encaminhe ao respectivo Gestor ou Ordenador do contrato, conforme o caso. Este, ciente do relatório, deve instaurar o processo administrativo de responsabilização, com a juntada do referido relatório e demais documentos que comprovem a falha contratual, bem como a notificação ao fornecedor, por escrito, sobre os motivos que ensejaram a indicação das sanções cabíveis. Também deverá adotar providências para que o fornecedor seja informado sobre o prazo de 5 (cinco) dias úteis para apresentação de defesa. Se houver indícios suficientes para a aplicação de declaração de inidoneidade, nesse caso, o prazo de defesa será de 10 (dez) dias a contar do recebimento da notificação. A notificação deverá conter: i) a identificação da pessoa física ou jurídica; ii) a sua finalidade; iii) o prazo e o local para manifestação do intimado; iv) a necessidade de o intimado atender à notificação pessoalmente ou a possibilidade de se fazer representar; v) a continuidade do processo independentemente da manifestação do
intimado; vi) a indicação dos fatos e fundamentos legais pertinentes; vii) a sanção a ser aplicada e sua gradação, nos termos da Lei 8.666/93 e/ou da Lei 10.520/02.
Não acolhidas as razões de defesa apresentadas pelo fornecedor, o Gestor do contrato aplicará a sanção cabível e determinará que o fornecedor seja informado acerca da decisão, por ofício, acompanhado de cópia da decisão, ou por carta com aviso de recebimento, abrindo-se prazo de 5 (cinco) dias úteis para apresentação de recurso nos termos da alínea "f' do inciso I do art. 109, da Lei n.º 8.666/93 e do art. 116 do Decreto n.º 2.617/09.
Havendo interposição de recurso ou pedido de reconsideração o Gestor de Contrato deverá encaminhar o processo ao Defensor Público Geral para que este submeta o processo à Secretaria Jurídica e Legislativa, visando subsidiar decisão final, que será publicada em extrato no Diário Oficial do Estado.
Pontua no sentido de que a legislação não prevê o momento em que devem ser feitos o registro e a publicação das sanções, e como existe a possibilidade legal de se aplicar o efeito suspensivo ao recurso interposto, conforme prevê o parágrafo segundo do artigo 109 da Lei na 8.666/93, recomenda-se que a Administração aguarde o decurso do prazo de recurso ou de decisão da autoridade superior para que então sejam providenciados a publicação e o registro das sanções (UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁ, 2016)1
Havendo aplicação da sanção de declaração de inidoneidade, informa que esta é de competência exclusiva do Secretário de Estado da Administração, nos termos do art. 112 do Decreto n.º 2.617/09, cabendo, ainda, pedido de reconsideração, dentro do prazo de 10 (dez) dias úteis da intimação do ato, nos termos do inciso 111 do art. 109 da Lei n.º 8.666/93.
Sinteticamente tem-se que o processo de responsabilização, será autuado, numerado e instruído com a seguinte documentação:
I - relatório de providências adotadas, emitido por servidor público responsável, sobre o fato ocorrido;
II - notificação da ocorrência encaminhada ao fornecedor, pela autoridade competente, com exposição dos motivos que a ensejaram, bem como dos prazos para defesa e a indicação das sanções cabíveis;
III - defesa apresentada pelo fornecedor contra a notificação, se houver; IV - cópia do contrato ou instrumento equivalente;
V - documentos que comprovem o descumprimento da obrigação assumida, tais como:
a) cópia da nota fiscal;
b) notificações ou solicitações não atendidas;
c) laudo de inspeção, relatório de acompanhamento ou de recebimento e parecer técnico emitidos pelos responsáveis pelo recebimento ou fiscalização do contrato;
VI - relatório, emitido por servidor público responsável, contendo estrutura argumentativa técnico jurídica com a sugestão de penalidade;
VII - decisão do Gestor do contrato quanto às razões apresentadas pelo fornecedor e a aplicação da sanção ou decisão do Secretário de Estado da Administração, nas hipóteses em que a sanção for a de declaração de inidoneidade;
VIII- cópia da notificação encaminhada ao fornecedor sobre a aplicação da penalidade; IX - recurso ou pedido de reconsideração interposto pelo fornecedor, se houver;
X - parecer técnico-jurídico sobre o eventual recurso ou pedido de reconsideração; XI - decisão sobre o recurso ou pedido de reconsideração interposto, se houver; XII - extratos das publicações no Diário Oficial do Estado. [...]
Informa a necessidade de o extrato da decisão final conter: os dados do órgão sancionador, os dados da empresa ou profissional sancionado (CNPJ/CPF, razão social/nome), o tipo de
1 UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁ. Manual de Sanções Administrativas. 1. ed. Curitiba, 2016, p. 41.
sanção aplicada, a conduta ensejadora da sanção, os dados da sanção (data inicial e data final) e a fundamentação legal que respalda a aplicação da sanção.
Em tempo, vale observar que existem anexos (I e II) na OT nº 01/2017, onde se lista procedimentos de aplicação de sanções administrativas. ”
Por sua vez, a OT 005/2014 faz menção ao Sistema Integrado de Registro do Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas, um banco de dados mantido pela Controladoria-Geral da União com a relação das empresas que sofreram sanções que as proíbam de licitar com a Administração Pública.
Ademais, estabelece os diversos momentos em que o agente público deve executar análise junto ao sítio eletrônico do CEIS quanto a situação de idoneidade das empresas que desejam contratar com o poder público, são eles:
I – celebração de convênios, acordos, ajustes, contratos e respectivos aditamentos que envolvam desembolso, a qualquer título, de recursos públicos;
II – habilitação em processo licitatório tradicional;
III – no pregão presencial, durante o credenciamento e, se for o caso de encaminhamento ou recebimento dos envelopes por via postal, no momento de abertura dos envelopes;
IV – no pregão eletrônico, após a fase de lances; V – nas contratações diretas.
Entretanto, ressalva que nem todas as sanções cadastradas geram efeitos perante o Estado de Santa Catarina, apresentando para tanto a tabela a seguir:
Demais informações podem ser buscadas diretamente na Orientação Técnica 005/2014 e Orientação Técnica 001/2017, disponíveis no link a seguir: Orientações SEF.
ANEXOS
ANEXO I RELATÓRIO DE OCORRÊNCIAS
CONTRATO Nº: CONTRATADO:
OBJETO DO CONTRATO:
PREPOSTO DO CONTRATADO:
DATA
Ocorrências (Aqui devem ser informadas as ocorrências, além do cumprimento das obrigações da contratada conforme pactuado em contrato)
DATA
Diligências e providências adotadas (deverão ser relatadas as diligências e providências adotadas para solução de cada problema detectado na execução)
DATA
Resultados (informar se os problemas foram sanados ou não, apresentando de que forma a empresa contratada buscou adimplir os erros ou falhas relatadas)
NOME DO SERVIDOR:
MATRÍCULA:
LOCAL E DATA:
ASSINATURA:
ANEXO II
FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE ESCLARECIMENTOS E PROVIDÊNCIAS
CONTRATO Nº: |
CONTRATADO: |
OBJETO DO CONTRATO: |
NOME DO PREPOSTO: |
Senhor Preposto do Contrato,
Pelo presente, Vossa Senhoria fica notificada para, no prazo informado, efetuar a correção da (s) irregularidade (s) e para manifestar-se a respeito das pendências elencadas abaixo:
PENDÊNCIA | REFERÊNCIA CONTRATUAL (CLÁUSULA/ SUBCLÁUSULA/ ALÍNEA): |
Observações:
(Informar o período, valores em atraso, nome dos terceirizados envolvidos, protocolos de assistência técnica, obrigações previdenciárias, trabalhistas, dentre outros) |
Aguardarei um pronunciamento formal (escrito) dessa Empresa no prazo de ............
Atenciosamente,
NOME DO SERVIDOR: | MATRÍCULA: |
LOCAL E DATA: | ASSINATURA: |
ANEXO III
TERMO CIRCUNSTANCIADO DE RECEBIMENTO PROVISÓRIO
CONTRATO/AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO Nº: | |
CONTRATADO: | |
OBJETO DO CONTRATO: | |
DATA DE ENTREGA: | DATA DE ACEITE: |
Atesto o recebimento provisório dos itens listados no contrato/autorização de fornecimento supracitada.
Das condições de recebimento:
A obrigação foi cumprida: |
☐ No prazo ☐ Fora do prazo O recebimento foi parcial, tendo em vista o seguinte: Outras observações: |
O objeto/serviço recebido provisoriamente não conclui o cumprimento da obrigação do contratado, ficando sujeito a posterior verificação de sua qualidade e quantidade, atestada mediante termo ou recibo de recebimento definitivo.
LOCAL E DATA: |
NOME DO SERVIDOR |
MATRÍCULA: |
ASSINATURA: |
ANEXO IV
TERMO CIRCUNSTANCIADO DE RECEBIMENTO DEFINITIVO
CONTRATO/AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO Nº: |
CONTRATADO: |
OBJETO DO CONTRATO: |
VALOR DO CONTRATO/AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO: |
Por este instrumento, o servidor signatário deste termo atesta, para fins de cumprimento no disposto do art. 13, XXIII da resolução CDPESC nº 71/2017, consubstanciada pelo art. 73 da lei de licitações 8.666/93, que o(s) bem(ns) ou serviço (s) recebido(s) possui(em) especificação(ões) compatíveis com as indicadas no Contrato/Autorização de Fornecimento acima identificada.
Retifica-se o disposto no §2º do art. 73 da Lei 8.666/93 que estabelece:
“O recebimento provisório ou definitivo não exclui a responsabilidade civil pela solidez e segurança da mão de obra ou do serviço, nem ético-profissional pela perfeita execução do contrato, dentro dos limites estabelecidos pela lei ou pelo contrato”.
Atenciosamente,
LOCAL E DATA: |
NOME DO SERVIDOR |
MATRÍCULA: |
ASSINATURA: |
ANEXO V
RECIBO DE RECEBIMENTO PROVISÓRIO
O recibo é uma forma mais simples de recebimento, em circunstâncias em que é possível utilizar-se do recibo conforme já mencionado no item 4.3. Estes anexos foram criados com o intuito de alertar o fiscal quanto a necessidade de, ao escrever de próprio punho atestando o recebimento do (s) item (ns) ou serviço(s) algumas orientações sejam observadas.
O fiscal deve:
Atestar o recebido no canhoto que fica com a empresa e na nota fiscal que fica com a DPE- SC;
Colocar seu nome completo;
Escrever que se trata do recebimento PROVISÓRIO; Incluir local de recebimento
Incluir a data; E assinar.
ANEXO VI
RECIBO DE RECEBIMENTO DEFINITIVO
RECIBO DE RECEBIMENTO DEFINITIVO |
NOME DO SERVIDOR: |
Através deste instrumento o signatário atesta que os bens recebidos são compatíveis com os indicados no contrato/autorização de fornecimento. LOCAL E DATA: ASSINATURA: |
ANEXO VII
FORMULÁRIO PRORROGAÇÃO CONTRATUAL (ADITAMENTO)
Unidade Demandante: | |
CONTRATO Nº: | VIGÊNCIA DO CONTRATO: |
CONTRATADO: | |
OBJETO DO CONTRATO: | |
VALOR DO CONTRATO: | |
Justificativa para o interesse público:
Além das informações acima descritas encaminha-se também os orçamentos obtidos através da pesquisa de mercado para comprovar a vantagem da administração pública em prorrogar o atual contrato.
NOME DO SERVIDOR: | MATRÍCULA: |
LOCAL E DATA: | ASSINATURA: |
ANEXO VIII
TERMO DE CONHECIMENTO DO INSTRUMENTO CONTRATUAL
Identificação do contrato |
CONTRATO Nº: |
CONTRATADO: |
OBJETO DO CONTRATO: |
VALOR DO CONTRATO: |
Declaro que tenho conhecimento do instrumento contratual referido acima e ciência de que serei o responsável por acompanhá-lo. Assim, assino este documento e o incluo no processo de execução para atestar que executarei as determinações contidas na lei e na resolução CDPESC nº 71/2017.
NOME DO SERVIDOR: | MATRÍCULA: |
LOCAL E DATA: | ASSINATURA: |
ANEXO IX
MODELO DE INDICAÇÃO DE FISCAL E SUPLENTE
Identificação do contrato |
CONTRATO Nº: |
PROCESSO Nº: |
NOME DO FISCAL: |
MATRÍCULA DO FISCAL: |
NOME DO SUPLENTE: |
MATRÍCULA DO SUPLENTE: |
Em caso de nomeação de fiscal com base no artigo 11 da Resolução CSDPESC Nº 71/2017 indicar quais incisos do art. 13 serão aplicáveis às atribuições do fiscal (somente incisos X a XXX do art. 13) |
NOME DO SERVIDOR: | MATRÍCULA: |
LOCAL E DATA: | ASSINATURA: |
ANEXO X
MODELO DE COMUNICAÇÃO AO FISCAL E SUPLENTE
Identificação do contrato |
CONTRATO Nº: |
PROCESSO Nº: |
OBJETO DO CONTRATO: |
PREPOSTO: |
PORTARIA Nº |
NOME DO FISCAL: |
MATRÍCULA DO FISCAL: |
NOME DO SUPLENTE: |
MATRÍCULA DO SUPLENTE: |
Instruções (item 2.2.1): |
NOME DO SERVIDOR: | MATRÍCULA: |
LOCAL E DATA: | ASSINATURA: |
FLUXOGRAMA I
FLUXOGRAMA DE PRORROGAÇÃO DA VIGÊNCIA DO CONTRATO
FLUXOGRAMA II
FLUXOGRAMA DE EQUILÍBRIO ECONÔMICO FINANCEIRO
FLUXOGRAMA III
FLUXOGRAMA REAJUSTE DE PREÇOS – REGRA GERAL
FLUXOGRAMA IV
FLUXOGRAMA REAJUSTE DE PREÇOS – LOCAÇÃO DE IMÓVEIS
FLUXOGRAMA V FLUXOGRAMA NOTAS FISCAIS/FATURAS
Encaminhar as 2 vias da nota e
o processo à GEFIC
REFERÊNCIAS
< Guia Útil para Gestores e Fiscais de Contratos Administrativos da Universidade Estadual Paulista – UNESP, 2011.
< Lei 6.496, de 7 de dezembro de 1977.
< Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993.
< Lei nº 9.430, de 27 de dezembro de 1996.
< Manual de Contratos de Prestação de Serviços Terceirizados da Secretaria de Estado da Fazenda do Estado de Santa Catarina – SEA, 2009.
< Orientação Técnica 005/2014 Secretaria do Estado da Fazenda, de 05 de dezembro de 2014
< Orientação Técnica 001/2017 Secretaria do Estado da Fazenda, de 17 de fevereiro de 2017
< Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos Administrativos da Fundação Nacional do Índio – FUNAI, 2015.
< Manual de Produção de Atos Administrativos da Defensoria Pública do Estado de Santa Catarina – DPE/SC, 2016.
< Manual do Gestor de Contratos – Secretaria do Planejamento e Gestão do Estado do Ceará.
< Orientação sobre Acompanhamento E Fiscalização De Contratos Administrativos Da Defensoria Pública Do Estado De Santa Catarina – DPE/SC, 2017
< Resolução do Conselho Superior da Defensoria Pública do Estado de Santa Catarina – CSDPESC, nº 71, de 18 de abril de 2017
< XXXX, L. R.; Terceirização e a responsabilidade da administração pública e pelos débitos trabalhistas, Âmito Jurídico, disponível em <www.ambito- xxxxxxxx.xxx.xx/xxxx/xxxxx.xxx?x_xxxxxxxxxxxx_xxxxxxx_xxxxxxx&xxxxxx_xxx00000&xxxxxxx_xxxxx no=25> Acesso em 16 de maio de 2017
< ZÊNITE. Revista de Direito Administrativo. Recebimento do objeto do contrato. Doutrina - 538/124/JUN/2004