ANEXO XVIII - DIRETRIZES MÍNIMAS DE ESTRUTURA JURÍDICA E DE GOVERNANÇA PARA CONSTITUIÇÃO DA ENTIDADE
ANEXO XVIII - DIRETRIZES MÍNIMAS DE ESTRUTURA JURÍDICA E DE GOVERNANÇA PARA CONSTITUIÇÃO DA ENTIDADE
1. INTRODUÇÃO
1.1. Pelo presente Anexo ficam estabelecidos os requisitos mínimos de estruturação jurídica da CESSIONÁRIA, bem como as diretrizes de boa governança que deverão ser obrigatoriamente instituídas e implementadas desde a sua constituição e que deverão ser mantidas ao longo de toda a vigência contratual, de modo que sejam observados e alcançados os princípios da transparência, equidade, prestação de contas e responsabilidade pela entidade na gestão da FIPS.
1.2. Exceto quando o contexto não permitir tal interpretação:
(i) os termos “Associado” e “Associados” serão também aplicáveis à figura do único Interessado aprovado que constituir a pessoa jurídica de direito privado responsável pela gestão da FIPS;
(ii) o termo “Associação” será também aplicável à pessoa jurídica de direito privado responsável pela gestão da FIPS e integrada por um único Interessado.
2. DA CONSTITUIÇÃO E DO ESTATUTO DA CESSIONÁRIA
2.1. A CESSIONÁRIA deve ser instituída na forma de pessoa jurídica de direito privado, que permita a formação de negócio jurídico plurilateral com estrutura aberta, de maneira a permitir a entrada e a saída de seus integrantes, com a finalidade de prestação eficiente dos serviços de gestão, operação, manutenção e expansão da FIPS, sempre preservando, independente do arranjo jurídico eleito, naquilo cabível, as disposições deste Anexo.
2.1.1. Se houver mais de um Interessado aprovado no Chamamento Público Constitutivo, a CESSIONÁRIA deverá ser constituída sob a forma de Associação;
2.1.2. A qualquer tempo durante toda a vigência do Contrato de Cessão, sempre que viável, a entidade será convertida em Associação.
2.2. A CESSIONÁRIA será constituída mediante a realização de assembleia geral de constituição ou por ato constitutivo legalmente aplicável, por iniciativa voluntária do(s) Interessado(s) aprovado(s), no qual deve ser aprovado o estatuto que regerá a entidade, bem como a eleição de seus dirigentes.
2.3. O estatuto deve ser elaborado, com ampla liberdade pelo(s) Interessado(s), para dispor sobre as regras gerais que irão orientar a entidade, prevendo detalhadamente a estrutura do negócio jurídico e as formas de execução para buscar a sua finalidade, observando-se os requisitos mínimos e as diretrizes de estruturação e de governança corporativa previstos neste Anexo.
2.4. O estatuto deverá prever expressamente, em observância estrita aos termos do Edital de Chamamento Público Constitutivo e seus Anexos, minimamente as seguintes disposições:
I. A denominação da entidade, a sede na cidade de Santos, e o tempo de duração mínima correspondente à vigência do Contrato;
II. Os fins a que a entidade se destina, qual seja, o cumprimento integral do Contrato de Cessão;
III. Vedação à alteração da sua finalidade ou de seu objeto social, salvo para incluir atividades que envolvam a exploração de Operações Acessórias, desde que relacionadas diretamente às atividades objeto do Contrato e mediante anuência prévia da CEDENTE;
IV. A previsão de que valores eventualmente auferidos pela entidade sejam integralmente revertidos na consecução de sua missão estatutária, qual seja, a execução do objeto do Contrato;
V. As fontes de recursos para sua manutenção e execução da sua finalidade institucional;
VI. Possibilidade de implantação de mecanismos take or pay, que expresse as obrigações dos Associados em caso de não concretização do volume de movimentação de cargas contratado, que tenha sido apresentado junto à CESSIONÁRIA e considerado para a execução de Investimentos Adicionais e Orçamento Anual;
VII. Definição das categorias/classes de Associados, dispondo sobre os seus respectivos direitos, deveres e vantagens especiais;
VIII. Definição dos requisitos e procedimentos para a permanente admissão e saída voluntária de Associados, bem como as regras de exclusão destes, nos termos da legislação vigente e das obrigações pactuadas no Contrato e seus Anexos;
IX. Possibilidade de conversão, a qualquer tempo, de Associado Não Investidor para Associado Investidor, definindo-se os requisitos e procedimentos para tanto, nos termos da legislação vigente e das obrigações pactuadas no Contrato e seus Anexos;
X. Vedação à participação individual e simultânea na entidade de 2 (dois) ou mais
operadores ferroviários que pertençam ao mesmo Grupo Econômico, no caso de participação concomitante de outro Interessado/Associado não pertencente a tal Grupo Econômico;
XI. Vedação à possibilidade de transmissão da qualidade de Associado a terceiros não qualificados nos termos do Chamamento Público Periódico;
XII. A transmissão obrigatória por parte do operador ferroviário de sua qualidade de Associado ao seu controlador, com a assunção de seus direitos e obrigações perante a Associação, na hipótese de participação na entidade de operador ferroviário pertencente ao seu mesmo Grupo Econômico em concomitância com operador ferroviário que ao grupo não pertença (não controlado);
XIII. A previsão de que a transmissão obrigatória de operador ferroviário a seu controlador somente ocorrerá se o Grupo Econômico apresentar organograma e documentos societários que comprovem a relação de controle dos operadores ferroviários;
XIV. A transmissão obrigatória por parte do controlador de sua qualidade de Associado a operador ferroviário controlado, em razão dos demais operadores ferroviários pertencentes ao seu mesmo Grupo Econômico não mais apresentarem interesse em compor a Associação;
XV. Obrigatoriedade de conversão da CESSIONÁRIA em Associação, sempre que houver viabilidade jurídica para adoção deste modelo;
XVI. O modo de constituição e funcionamento dos órgãos de governança, matérias e alçadas de competência decisória, atribuições, forma de gestão administrativa e de aprovação das respectivas contas;
XVII. Procedimento de convocação, periodicidade, e respectivos quóruns de instalação e deliberação dos órgãos de governança, de acordo com suas atribuições e competências;
XVIII. Prazos, requisitos e vedações relativos à indicação, eleição e investidura dos conselheiros de administração, conselheiros fiscais e diretores, sendo vedada a eleição de pessoa que seja administrador ou empregado dos Associados e de pessoas físicas ou jurídicas que integrem seu grupo econômico ao cargo de Diretor, que deverá ser exercido com exclusividade;
XIX. A forma de representação, ativa e passiva, judicial e extrajudicial;
XX. As condições de dissolução da entidade e o destino do patrimônio social, em atenção às disposições do Contrato;
XXI. As condições para a alteração do estatuto; e,
XXII. Os procedimentos administrativos que definam mecanismos para a resolução de casos de conflito de interesses, bem como que seja observada a Política de Transação com Partes Relacionadas, a ser elaborada e implementada pela entidade, conforme previsto no Contrato.
2.5. O exercício financeiro da CESSIONÁRIA coincidirá com o ano civil.
2.6. A participação na entidade de operadores ferroviários não nacionais obedecerá à legislação brasileira em vigor.
2.7. A dissolução da entidade apenas poderá ocorrer após realizadas todas as atividades e obrigações previstas no Contrato.
3. DA ESTRUTURAÇÃO DA CESSIONÁRIA
3.1. A entidade deverá ser constituída, permanecendo ao longo de toda a vigência do Contrato, com a seguinte estrutura mínima de sistema de governança:
I. Assembleia Geral;
II. Conselho Fiscal;
III. Conselho de Administração;
IV. Auditoria Independente; e
V. Diretoria Executiva.
3.2. Da Assembleia Geral
3.2.1. A Assembleia Geral deve ser órgão deliberativo e instância máxima decisória formada pela totalidade de Associados, cujas competências exclusivas, indelegáveis e obrigatórias, que devem ser exercidas em cumprimento às obrigações do Contrato, devem contemplar no mínimo, sem prejuízo da inclusão de outras matérias cuja competência não seja exclusiva e indelegável a outros órgãos de governança:
a. Aprovar o ingresso de novos Associados aprovados no âmbito dos Chamamentos Públicos Periódicos;
b. Eleger os membros do Conselho de Administração e Conselho Fiscal, de acordo com os quóruns de deliberação e vantagens especiais previstas no estatuto;
c. Destituir os membros do Conselho Fiscal e Conselho de Administração;
d. Aprovar os relatórios anuais dos administradores e demonstrações contábeis e financeiras;
e. Deliberar sobre eventual promoção de rescisão bilateral ou unilateral por inadimplemento da CEDENTE;
f. Deliberar sobre eventual alteração e/ou prorrogação do Contrato de Cessão;
g. Deliberar sobre alteração de mecanismo take or pay para Associados;
h. Adotar soluções consensuais de controvérsias, nos termos do Contrato de Cessão;
i. Deliberar a exclusão de Associado, nos termos da Lei e estatuto;
j. Extinção da entidade e destinação de seus bens; e
k. Aprovar alteração do estatuto.
3.2.2. O Estatuto deve prever, em primeira convocação:
(i) o quórum de aprovação unânime para as matérias referidas nos itens “b”, “c”, “e”, “g”, “i”, “j” e “k” do item 3.2.1; e
(ii) o quórum de aprovação de 2/3 (dois terços) dos votos dos Associados para as matérias referidas nos itens “f”, e “h”;
3.2.2.1. os quóruns de aprovação serão dispensados em segunda convocação, sendo suficiente o quórum de aprovação por maioria simples dos votos dos Associados presentes na Assembleia Geral que as deliberar.
3.2.3. Além das matérias e quórum de deliberações acima descritos nos itens 3.2.1 e 3.2.2, poderão ser definidas, mediante inclusão no estatuto, outras matérias, com seus respectivos quóruns de deliberação, cuja competência não seja exclusiva, indelegáveis e obrigatoriamente atribuída para outros órgãos de governança da entidade.
3.2.4. A convocação da Assembleia Geral deve se dar na forma prevista no estatuto, que deverá observar o prazo mínimo de antecedência de 15 (quinze) dias, bem como as obrigações previstas no Contrato quanto à necessária anuência prévia ou comunicação à CEDENTE, nos termos das obrigações previstas no Contrato, devendo ser garantido a 1/5 dos Associados o direito de promovê-la, além de outras formas previstas em estatuto, podendo ser dispensado o prazo de convocação em caso de comparecimento da totalidade de Associados;
3.2.5. O quórum de instalação das assembleias deve observar a presença de no mínimo 2/3 (dois terços) dos Associados em primeira convocação e qualquer quórum em segunda convocação;
3.2.6. Para as matérias gerais de competência da Assembleia previstas no item
3.2.1 acima, cujo quórum de aprovação não tenha sido expressamente definido no item 3.2.2 deste Anexo, deve ser observado o quórum de deliberação da maioria simples de Associados.
3.2.7. A cada Associado, independentemente da classe/categoria a que pertença, caberá apenas um voto;
3.2.8. O Associado que não estiver quite com suas obrigações associativas poderá, enquanto perdurar o seu inadimplemento, ter a suspensão do exercício do direito a voto e das vantagens especiais que lhe sejam atribuídas estatutariamente, devendo ser previsto no estatuto associativo as penalidades aplicáveis em casos de inadimplemento dos Associados, bem como o procedimento a ser seguido para aplicação destas; e
3.2.9. O Associado que, por qualquer motivo, tiver interesse conflitante com o da Associação em determinada deliberação deverá comunicar imediatamente o fato e abster-se de participar da discussão e da votação desse item, ainda que esteja representando terceiros.
3.3. Dos Associados
3.3.1. A CESSIONÁRIA será integrada, na qualidade de Associados:
a. por operadores ferroviários plenamente habilitados para a realização de operações ferroviárias sob a regulação e monitoramento da Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT), previamente aprovados por meio do Chamamento Público Constitutivo ou por Chamamento Público Periódico; e/ou;
b. por controlador comum, direto ou indireto de operadores ferroviários, na forma prevista neste Anexo.
3.3.1.1.O Associado definido nos termos do item 3.3.1, b, deverá consolidar, no âmbito de sua associação à CESSIONÁRIA, a representação de todos os interesses, direitos e obrigações que seriam aplicáveis individualmente aos operadores ferroviários sobre os quais exerce controle e que manifestem interesse em compor a CESSIONÁRIA de forma representada.
3.3.1.2.Caberá ao Associado definido item 3.3.1, b, o direito fundamental de exercer apenas 1 (voto) em Assembleia Geral de Associados da CESSIONÁRIA, conforme previsto no item 3.2.6, independentemente de quantos operadores ferroviários venha a controlar, nos termos do item 3.3.1, b.
3.3.1.3.A alternativa prevista no item 3.3.1, b, deve ser institucionalizada na
CESSIONÁRIA, por meio de previsão estatutária, com o propósito de viabilizar a ampla atuação na gestão da FIPS por todos os seus usuários que tenham interesse em participar da entidade, no intuito de promover o maior volume de investimentos e de contribuir na sua administração, bem como para vedar que a entidade seja composta por Associados que, sendo Partes Relacionadas entre si em razão de integrarem mesmo Grupo Econômico, possam desvirtuar a distribuição igualitária de Direitos Fundamentais e a distribuição equânime de Vantagens Especiais estabelecidos no âmbito da estrutura de governança da entidade.
0.0.0.0.Xx hipótese de remanescer como interessando em permanecer na entidade apenas 1 (um) dos Operadores Ferroviários representados por Associado definido no item 3.3.1.b, a transmissão da qualidade de Associado referida no item 2.4, XIV deverá assegurar a assunção de direitos e obrigações perante a Associação de forma proporcional à participação individual do Operador Ferroviário, não lhe devendo ser aplicada a assunção de direitos e obrigações exercidas pelo Associado controlador retirante em razão da proporção da participação dos demais operadores ferroviários de seu Grupo Econômico.
3.3.2. O estatuto da entidade definirá a categorização dos Associados em duas classes:
a. Associado Investidor Associado que, além de participar do rateio de custos e despesas, realiza aportes para execução dos Investimentos Mínimos, Adicionais e/ou Complementares, possuindo, na proporção correspondente ao percentual de tais investimentos, Vantagens Especiais a serem exercidas no âmbito da Associação, adicionalmente aos Direitos Fundamentais conferidos igualmente aos Associados, conforme disposições previstas no estatuto da Associação; e,
b. Associado Não Investidor: Associado que não realiza aportes para execução dos Investimentos Mínimos, Adicionais e/ou Complementares, mas contribui junto à Associação na compensação dos aportes realizados pelos Associados Investidores; participa do rateio de custos e despesas, além de exercer os Direitos Fundamentais conferidos igualmente aos Associados, conforme estabelecido no estatuto da Associação.
3.3.3. Os direitos fundamentais, deveres e Vantagens Especiais dos Associados, devem ser definidos em atendimento às disposições do Contrato, especialmente no que se refere à proporcionalidade dos investimentos realizados.
3.3.4. No que se refere aos Direitos Fundamentais a serem igualmente conferidos
aos Associados, independentemente da classe a que pertençam, deve o estatuto prever, no mínimo, os seguintes direitos essenciais, além das matérias previstas no item 3.2.1 de competência decisória privativa dos Associados, a serem exercidos pela totalidade dos Associados, seja de forma unipessoal ou colegiada por meio da Assembleia Geral:
I. Liberdade de associação, conforme disposições do Contrato de Cessão, dos Chamamentos Públicos Constitutivo e Periódico e do estatuto;
II. Participação e exercício de voto nas assembleias gerais;
III. Exame dos livros e documentos da entidade; e,
IV. Solicitação de esclarecimentos aos Conselhos de Administração e Fiscal da Associação.
3.3.5. Devem ser conferidas, estatutariamente, aos Associados Investidores, as seguintes Vantagens Especiais:
I. Indicação de membros do Conselho de Administração:
a. Cada Associado Investidor terá direito a indicar no mínimo 1 (um) membro do Conselho de Administração, independentemente da proporção da sua obrigação de investimentos no âmbito da Associação.
b. Adicionalmente à Vantagem Especial definida acima, será garantido ao Associado Investidor, enquanto este for responsável pelo aporte de recursos em proporção percentual superior a 50% (cinquenta por cento) sobre a execução do total de investimentos, o direito de indicar membros ao Conselho de Administração em quantidade equivalente ao total de membros indicados pelos demais Associados Investidores, nos termos do subitem “a” do item 3.3.5, de maneira que a este Associado Investidor seja garantida a indicação da maioria simples, 50% + 1 (metade mais um), do número total de Conselheiros de Administração da CESSIONÁRIA.
c. Na hipótese do subitem “b” acima, será garantido ao Associado Investidor, enquanto este for responsável pelo aporte de recursos em proporção percentual superior a 50% (cinquenta porcento) sobre a execução do total de investimentos, o direito de, cumulativamente às Vantagens Especiais definidas nos itens ‘a’ e ‘b’ acima, indicar 1 (um) Conselheiro de Administração que atenda aos requisitos de Conselheiro Independente previstos no item 3.4.5 abaixo.
d. Ainda na hipótese do subitem ‘b’ acima, será garantido aos demais Associados Investidores o direito de indicar 1 (um) Conselheiro de Administração que atenda aos requisitos de Conselheiro Independente previstos no item 3.4.5 abaixo, mediante procedimento de decisão conjunta destes Associados sem a participação do Associado Investidor que seja responsável pelo aporte de recursos em proporção percentual superior a 50% (cinquenta porcento) sobre a execução do total de investimentos, a ser definido estatutariamente.
e. Na situação descrita no item ‘d’ de decisão conjunta para a indicação do Conselheiro Independente poderão ser previstas outras Vantagens Especiais aos demais Associados Investidores responsáveis pelos maiores aportes de recursos sobre a execução total dos investimentos.
f.Nos casos em que não haja Associado Investidor responsável pelo aporte de recursos em proporção percentual superior a 50% (cinquenta porcento) sobre a execução do total de investimentos e, por conseguinte , não se aplique os subitens ‘b’, ‘c’, ‘d’ e ‘e’ acima, adicionalmente à Vantagem Especial prevista no subitem ‘a’ acima, será garantido ao Associado Investidor indicar cumulativamente mais 1 (um) Conselheiro de Administração proporcionalmente à cada percentual de 20% (vinte por cento) de participação nos aportes para a execução do total de investimentos referidos.
Obs.: Para fins de aplicação desta Vantagem Especial, não poderá haver arredondamento no cômputo do percentual representativo dos aportes de investimento de Associado Investidor, bem como deverão ser considerados os aportes para investimento consolidados por cada Associado Investidor individualmente, não podendo ser computada a somatória em bloco dos aportes para investimentos realizados por dois ou mais Associados Investidores.
g. Nos casos de aplicação das Vantagens Especiais previstas nos subitens ‘a’ e ‘f’ acima que resulte na composição do Conselho de Administração em número par, ao Associado Investidor que represente o maior percentual de participação nos aportes para a execução do total de investimentos será garantido definir uma lista tríplice de candidatos ao cargo adicional de 1 (um) Conselheiro de Administração, que atendam aos requisitos de Conselheiro Independente, conforme disposto no item 3.4.5 abaixo, a ser
apresentada aos demais Associados Investidores, que terão o direito de, em contrapartida, escolher o candidato a ser indicado ao referido cargo, mediante escolha conjunta tomada por decisão em separado, no mínimo, da maioria simples dos respectivos Associados Investidores, sem a participação do Associado Investidor que tenha apresentado a referida lista tríplice, conforme procedimento a ser definido estatutariamente.
II. Indicação pela Classe de Associados Investidores de 2 (dois) membros do Conselho Fiscal.
3.3.6. Devem ser definidas no estatuto da Associação, no mínimo, as seguintes Vantagens Especiais aplicáveis aos Associados Não Investidores:
a. Indicação pela Classe de Associados Não Investidores de 1(um) membro do Conselho Fiscal.
3.4. Do Conselho de Administração
3.4.1. A CESSIONÁRIA deve instituir e manter em funcionamento permanente o Conselho de Administração, como parte da sua estrutura organizacional, que deverá ser órgão superior de deliberação colegiada, cuja missão é a dar o direcionamento estratégico à Diretoria Executiva, zelar pelo cumprimento das finalidades da CESSIONÁRIA, primando pela sustentabilidade e longevidade da entidade.
3.4.2. O Conselho de Administração será composto por no mínimo 5 (cinco) membros titulares a serem indicados pelos Associados Investidores nos termos do item 3.3.5, I;
3.4.2.1. Na hipótese de a CESSIONÁRIA ser integrada apenas por único Operador Ferroviário, o Conselho de Administração será composto por no mínimo 3 (três) conselheiros por ele indicados e eleitos em Assembleia, dos quais ao menos 1 (um) conselheiro ou 25% (vinte e cinco por cento) dos membros – o que for maior - deve atender aos requisitos de Conselheiro Independente previstos no item 3.4.5;
3.4.2.2.O Conselho de Administração poderá ser composto por maior número de membros, desde que em quantidade ímpar, não havendo suplentes.
3.4.3. O Conselho de Administração deve ser composto por profissionais dotados de conhecimentos, experiências, habilidades, perfis e estilos diferenciados, de modo que o Conselho de Administração se constitua num rico espaço de competências para o desempenho de suas funções com liberdade de
expressão de seus conselheiros.
3.4.4. Devem ser requisitos do indicado o cargo de conselheiro de Administração:
i. Possuir experiência de participação em outros conselhos ou como executivo sênior; em gestão de mudanças e administração de crises; em identificação e controle de riscos; e, em gestão de pessoas, e,
ii. Ter conhecimentos gerais de finanças, contábeis, jurídicos, das atividades da associação; e da área de atuação da associação.
3.4.5. Para fins deste Contrato, Conselheiro Independente, além de observar os requisitos dos itens 3.4.3 e 3.4.4 acima, deve:
a. Não ter nenhum outro vínculo com a entidade ou seus Associados ou Operador Ferroviário não Associado;
b. Não ser integrante de grupo de controle ou que detenha participação relevante em qualquer dos Associados ou Operador Ferroviário não Associado;
c. Não ter sido empregado ou diretor da entidade, de Operador Ferroviário não Associado, de alguma de suas subsidiarias ou da CEDENTE há, pelo menos, três anos;
d. Não receber remuneração ou contraprestação de qualquer forma dos Associados, Operador Ferroviário não Associado e entidades do grupo de controle ou que detenham participação relevante nestas, ou da CEDENTE;
e. Não ter sido sócio, associado ou funcionário, nos últimos três anos, de empresa de auditoria que atue ou tenha atuado, neste mesmo período, como auditor independente da entidade;
f. Não ser membro de entidades sem fins lucrativos que recebam recursos financeiros significativos da entidade ou de suas partes relacionadas;
g. Não ocupar cargos públicos em esferas estatais que financiam entidades sem fins lucrativos, e
h. Manter independência em relação ao Diretor Presidente da entidade.
3.4.6. Os conselheiros deverão ser eleitos pela Assembleia Geral, para cumprimento de mandato unificado não superior a 2 (dois) anos, sendo permitida a reeleição por no máximo 2 (dois) mandatos subsequentes, observada as avaliações anuais de desempenho dos mesmos, podendo ser iniciada a recontagem de tal prazo, desde que respeitado o intervalo de 1 (um) mandato.
3.4.7. Os conselheiros poderão ser destituídos pela Assembleia Geral, a qualquer tempo antes do término do mandato, independentemente de motivo ou justificativa, desde que por solicitação do Associado que os tiver indicado.
3.4.8. O estatuto da CESSIONÁRIA deve prever as atribuições e competências do Conselho de Administração, preservadas as obrigações de Anuência Prévia previstas no Contrato, dentre as quais devem ser incluídas, no mínimo:
I. Escolher, eleger e destituir os membros da Diretoria Executiva (Diretor Presidente, do Diretor Financeiro e Diretor de Operações - ou cargos equivalentes);
II. Garantir a prestação de contas tempestivamente e envio de relatórios aos órgãos internos e externos competentes, incluindo a CEDENTE, em especial prestar contas de suas ações regularmente aos Associados em assembleias gerais e o cumprimento das obrigações de prestação de informações prevista no Contrato;
III. Garantir a integridade legal e ética dentro da entidade, zelando para que as políticas e normas sejam cumpridas, bem como o atendimento às leis e às prestações de contas diversas;
IV. Assegurar que seus recursos financeiros tenham o rendimento condizente com perfil de risco adequado, que os recursos sejam gerenciados com eficiência, monitorando a gestão patrimonial dos ativos da entidade e a elaboração e execução orçamentária realizada pelos gestores;
V. Aprovar o Plano de Atividades e Orçamento Anual do ano seguinte e suas possíveis revisões, e alterações, em alinhamento aos Planos de Investimentos;
VI. Aprovar alteração na ordem de prioridade de execução dos Investimentos Mínimos e alteração de cronograma físico-financeiro das obras;
VII. Aprovar os Investimentos Adicionais e Complementares;
VIII. Aprovar a alteração do critério de rateio de custos, investimentos e despesas;
IX. Aprovar a alteração do prazo para equalização do rateio de custos, investimentos e despesas;
X. Definição/alteração das Operações Acessórias;
XI. Selecionar, contratar e aprovar os respectivos honorários da auditoria
independente, ratificar planos de trabalho e avaliar o desempenho da desta e atuar a partir dos resultados apresentados;
XII. Submeter as propostas de deliberação à Assembleia Geral que sejam da competência desta;
XIII. Aprovar transações patrimoniais cuja alçada seja atribuída pelos Associados, mediante disposição estatutária, tais como alienação ou constituição de ônus sobre bens móveis e imóveis e contratação de empréstimos;
XIV. Disciplinar normas internas e regras de alçada relativas aos valores acima dos quais as seguintes operações deverão ser previamente aprovadas pelo Conselho de Administração, em atenção às competências e alçadas definidas estatutariamente:
a. alienação, cessão, comodato, permuta, locação, convênio, arrendamento ou doação de ativos;
b. celebração de contratos;
c. aquisição, alienação e cessão de bens e serviços;
d. contratação de empréstimos e financiamentos;
e. abertura de créditos;
f. concessão de garantias;
g. aceitação de doações, com ou sem encargos;
h. transferência ou cessão de ações, créditos e direitos;
i. acordos judiciais e extrajudiciais.
XV. Instituição de Comitês Técnicos de assessoramento ao Conselho de Administração;
XVI. Avaliar seu próprio desempenho e o da Diretoria Executiva realizando, anualmente, processo de avaliação do funcionamento destes órgãos e do desempenho de seus integrantes, bem como orientar o processo sucessório de seus membros;
XVII. Interpretar o Estatuto no caso de lacunas.
3.4.9. O Estatuto preverá, em primeira convocação, o quórum de aprovação de 2/3 (dois terços) dos votos do total de membros do Conselho para as matérias referidas no item “VI”, VIII, “IX”, e “XIV” do item 3.4.8, sendo tal quórum dispensado em segunda convocação, ocasião em que deverá ser considerado o quórum de aprovação por maioria simples dos votos dos conselheiros
presentes na reunião que as deliberar.
3.4.10. Além das matérias e quóruns de deliberações acima descritos nos itens 3.4.8 e 3.4.9, poderão ser definidas, mediante inclusão no estatuto, outras matérias, com seus respectivos quóruns de deliberação, cuja competência não seja exclusiva, indelegável e obrigatoriamente atribuída para outros órgãos de governança da entidade.
3.4.11. Para as matérias gerais de competência da Conselho previstas no item 3.4.8, cujo quórum de aprovação não tenha sido expressamente definido no item
3.4.9 deste Anexo, deve ser observado o quórum de deliberação da maioria simples dos conselheiros.
3.4.12. O estatuto da CESSIONÁRIA deve dispor dos procedimentos e regras de convocação, quóruns de instalação das reuniões do Conselho de Administração, que deverá ocorrer com a periodicidade mínima trimestral.
3.5. Da Diretoria Executiva
3.5.1. A gestão executiva da CESSIONÁRIA deverá ser realizada por uma Diretoria Executiva com funções de planejar, organizar, dirigir e controlar os recursos da entidade, de acordo com as diretrizes e estratégias definidas pelo Conselho de Administração, com a finalidade de alcançar os objetivos da entidade.
3.5.2. A Diretoria Executiva deverá ser composta por no mínimo 3 (três) e no máximo 5 (cinco) membros, sendo ao menos 1 (um) Diretor Presidente, 1 (um) Diretor Operacional, e 1 (um) Diretor Administrativo Financeiro, ou cargos similares, a serem eleitos pelo Conselho de Administração da CESSIONÁRIA, por deliberação da maioria simples dos votos.
3.5.3. Os Diretores Executivos só poderão ser destituídos antes do término do mandato por decisão da Assembleia Geral de Associados, conforme disposições definidas no estatuto da CESSIONÁRIA, e cumprirão mandato unificado não superior a 2 (dois) anos, com dedicação exclusiva, sendo permitida a reeleição por no máximo 2 (dois) mandatos subsequentes, observada as avaliações anuais de desempenho dos mesmos, podendo ser iniciada a recontagem de tal prazo, desde que respeitado o intervalo de 1 (um) mandato.
3.5.4. O estatuto da CESSIONÁRIA deve prever os requisitos e vedações para eleição dos diretores executivos, dispondo no mínimo que:
a. Os diretores executivos devem ser escolhidos entre profissionais de
mercado;
b. Exercer o cargo de diretor em regime de dedicação exclusiva, ou seja, não ter, concomitantemente ao exercício do cargo, nenhum outro vínculo de trabalho com a entidade, com os seus Associados ou Operador Ferroviário não Associado, suas respectivas subsidiárias, controladoras, coligadas, ou quaisquer terceiros, sendo excepcionadas as atividades de docência e a participação como membro ou dirigente de órgãos de representação de classe, tais como entidades sindicais;
c. Não ser integrante de grupo de controle ou que detenha participação relevante em qualquer dos Associados ou Operador Ferroviário não Associado;
d. Não ter sido sócio, associado ou funcionário, nos últimos três anos, de empresa de auditoria que atue ou tenha atuado, neste mesmo período, como auditor independente da entidade;
e. Não ser membro de entidades sem fins lucrativos que recebam recursos financeiros significativos da entidade ou de suas partes relacionadas;
f. Não ocupar cargos públicos em esferas estatais que financiam entidades sem fins lucrativos;
g. Manter independência em relação aos Associados;
3.5.5. O estatuto da CESSIONÁRIA deve prever as atribuições e competências da Diretoria Executiva, preservadas as obrigações de Anuência Prévia previstas no Contrato e as competências e alçadas do Conselho de Administração e Assembleia Geral.
3.6. Do Conselho Fiscal
3.6.1. A CESSIONÁRIA deve instituir e manter permanentemente o Conselho Fiscal composto por, no mínimo, 3 (três) membros titulares independentes, sem suplentes, não integrantes do quadro da entidade, que deve ter como função primordial fiscalizar a gestão da entidade.
3.6.2. Os conselheiros fiscais serão eleitos e destituídos pela Assembleia Geral, conforme disposições definidas em estatuto da CESSIONÁRIA, e cumprirão mandato unificado não superior a 2 (dois) anos, sendo permitida a reeleição por no máximo 2 (dois) mandatos subsequentes, observada as avaliações anuais de desempenho dos mesmos, podendo ser iniciada a
recontagem de tal prazo, desde que respeitado o intervalo de 1 (um) mandato.
3.6.3. Os conselheiros fiscais não devem exercer nenhuma outra função na entidade, nem devem ter relações comerciais, ser cônjuges ou parentes dos membros do Conselho de Administração, Diretoria Executiva, ou de qualquer colaborador (remunerado ou voluntário).
3.6.4. O Conselho Fiscal deve ser composto por profissionais que tenham comprovada experiência com a análise de demonstrações financeiras e relatórios contábeis.
3.6.5. O estatuto da CESSIONÁRIA deve dispor acerca das atribuições e competências do Conselho Fiscal, dentre as quais deve prever, no mínimo:
i. Fiscalizar, por qualquer de seus membros, os atos dos administradores e verificar o cumprimento dos seus deveres legais e estatutários, e da finalidade institucional;
ii. Analisar, ao menos trimestralmente, o balancete e as demais demonstrações financeiras elaboradas periodicamente pela entidade;
iii. Examinar as demonstrações financeiras do exercício social e sobre elas opinar;
iv. Opinar sobre o relatório anual da administração, fazendo constar em seu parecer as informações complementares que julgar necessárias ou úteis à deliberação da assembleia geral;
v. Opinar sobre as propostas dos demais órgãos da administração a serem submetidas à assembleia geral, relativas às operações patrimoniais relevantes extraordinárias;
vi. Solicitar aos auditores independentes, colegiadamente ou por qualquer membro individualmente, os esclarecimentos ou informações que julgar necessários e a apuração de fatos específicos.
vii. Tomar conhecimento do Plano de Trabalho da auditoria independente, bem como da Carta de Recomendação de Controles Internos, realizando acompanhamento ao longo do exercício.
viii. Promover reuniões reservadas com a auditoria independente, no mínimo anualmente, quando do encerramento do exercício, ou sempre que possível, visando o esclarecimento sobre os trabalhos, bem como para acompanhar o atendimento aos apontamentos do Relatório de Recomendação de Controles Internos, além de sugerir pontos a serem auditados.
ix. Denunciar, por qualquer de seus membros, os erros, fraudes ou crimes que descobrirem, e demandar providências ao Conselho de Administração;
x. Convocar a assembleia geral quando julgar necessário, na forma do estatuto, no qual se recomenda que esteja prevista esta prerrogativa.
3.6.6. O estatuto da CESSIONÁRIA deve dispor acerca dos procedimentos e regras de convocação, quóruns de instalação e de aprovação das reuniões do Conselho de Fiscal, que deverá ocorrer com a periodicidade mínima trimestral.
3.6.7. Os conselheiros fiscais poderão agir em conjunto ou individualmente, apesar de o órgão ser colegiado.
4. DAS TRANSAÇÕES COM PARTES RELACIONADAS
4.1. A Política de Transação com Partes Relacionadas deve ser elaborada, com ampla liberdade pelos Associados, para prever os principais procedimentos e regras a serem observados pela entidade, na realização de Transações com Partes Relacionadas e em situações em que haja potencial conflito de interesses, sendo condição precedente ao início da execução contratual, no entanto, que o referido documento observe os requisitos mínimos e as diretrizes previstas neste Anexo.
4.2. Para fins do Contrato de Cessão, Parte Relacionada é considerada qualquer pessoa jurídica ou física que participe, direta ou indiretamente, da entidade e de sua gestão, tal sejam, sem a estas se limitar: associadas, suas controladoras, coligadas e controladas, entidades que possuam membros em comum na administração, enfim, quaisquer pessoas físicas ou jurídicas para as quais a CESSIONÁRIA possa exercer ou sofrer influência direta ou indireta, assim como pelos seus empregados, administradores, parentes próximos e pessoas ligadas a esses, bem como aquelas assim consideradas pelas normas contábeis vigentes, em especial o CPC 05.
4.3. Ainda, para fins do Contrato, é considerado conflito de interesse quando alguém não é independente em relação à matéria em discussão e pode influenciar ou tomar decisões motivadas por interesses distintos da finalidade da CESSIONÁRIA, qual seja, o cumprimento do objeto do Contrato.
4.4. Transação com Parte Relacionada, no âmbito do Contrato, é a transferência de recursos, serviços ou obrigações entre a entidade e uma Parte Relacionada, independentemente de ser cobrado um preço em contrapartida.
4.5. A Política de Transação com Partes Relacionadas deverá prever, minimamente, os seguintes elementos:
i. critérios que devem ser observados para a realização de transações entre a CESSIONÁRIA e suas Partes Relacionadas, exigindo a observância de condições equitativas, compatíveis com a prática de mercado e equivalentes àquelas que seriam obtidas em uma negociação independente, com parte não relacionada à CESSIONÁRIA;
ii. procedimentos para auxiliar a identificação de situações individuais que possam envolver conflitos de interesses e, consequentemente, determinar o impedimento de voto com relação aos Associados ou administradores da CESSIONÁRIA;
iii. condições para a participação nos Chamamentos Públicos Periódicos de Operadoras Ferroviárias que pertençam ao mesmo Grupo Econômico de quaisquer dos Associados que integrem a Associação, em atenção às disposições previstas neste Anexo;
iv. procedimentos e responsáveis pela identificação das Partes Relacionadas e pela classificação de operações com transações com Partes Relacionadas;
v. indicação das instâncias de aprovação das transações com Partes Relacionadas, a depender do valor envolvido ou de outros critérios de relevância;
vi. exigência de realização de processo competitivo junto ao mercado, com comparação de preços, quando possível, junto a outros agentes, conforme regras aprovadas pela entidade, como condição à contratação de obras e serviços com Partes Relacionadas, sempre em observância ao item ‘i’ acima;
vii. demonstração de que o objeto dos serviços contratados junto a Partes Relacionadas não é objeto de qualquer outra contratação vigente da CESSIONÁRIA junto a terceiros;
viii. proibição da realização de pagamentos antecipados nos contratos com Partes Relacionadas, exceto no caso de adiantamento de custos de mobilização exigidos em contratações semelhantes no mercado;
ix. dever de formalizar, em documento escrito a ser arquivado na CESSIONÁRIA e divulgado em seu sítio eletrônico, as justificativas da seleção de Partes Relacionadas em detrimento das alternativas de mercado; e
x. dever de divulgar, no sítio eletrônico da CESSIONÁRIA, no prazo de até 30 (trinta) dias contado da celebração da transação com a Parte Relacionada e com, no mínimo, 5 (cinco) dias úteis do início da execução das obrigações decorrentes da referida transação, as seguintes informações relativas à contratação realizada:
a. informações gerais sobre a Parte Relacionada contratada;
b. objeto da contratação;
c. prazo da contratação;
d. condições gerais de pagamento e reajuste dos valores referentes à contratação;
e. descrição da negociação da transação com a Parte Relacionada e da decisão acerca da celebração da transação; e
f. justificativa para a contratação com a Parte Relacionada em detrimento das alternativas de mercado.