TERMO DE REFERÊNCIA

35 de 46

TERMO DE REFERÊNCIA

PREGÃO Nº 0007/2020

Processo Administrativo n.° 2020/ATEN/08.00180-00

1. DO OBJETO

   1. Contratação de empresa especializada na prestação de serviço contínuo de gestão documental para organização, digitalização, transporte, catalogação, gerenciamento e custódia do acervo do CAU/PR, conforme condições, quantidades e exigências estabelecidas neste instrumento.

   2. O volume de caixas, que poderá sofrer alterações conforme produção e eliminação do acervo, compreende:

      1. Caixas existentes no Conselho: 663 caixas padrão Box I, lacradas, sendo 620 caixas do Setor de Atendimento e 43 caixas do Setor Contábil Financeiro;

      2. Pastas existentes no Conselho: 265 pastas com elástico padrão executive, lacradas, do Setor Contábil Financeiro;

      3. Estimativa de novas caixas a serem enviadas no período de 12 meses: 97 caixas padrão Box I, lacradas.

   3. O objeto da licitação contemplará 03 (três) etapas: Implantação do serviço de gestão do acervo documental (Etapa 1), Manutenção do serviço de gestão do acervo documental (Etapa 2) e Incremento de novos documentos no acervo documental (Etapa 3).

Etapa 1 – Implantação da gestão do acervo documental

Item	Detalhamento do Serviço	Quant	Unidade Medida
01	Fornecimento de caixas Box I	620	Caixas Box I
02	Fornecimento de caixas 20kg	207	Caixa Arquivo
03	Serviço de transporte do acervo atual e conferência da quantidade de caixas Box I do Setor de Atendimento	620	Caixas Box I
04	Serviço de transporte do acervo atual e conferência da quantidade de caixas Box I do Setor Contábil Financeiro, com retorno após a digitalização	43	Caixas Box I
05	Serviço de transporte do acervo atual e conferência da quantidade de pastas padrão executive do Setor Contábil Financeiro, com retorno após a digitalização	265	Pastas Padrão Executive
06	Organização, identificação, classificação, separação, ordenação, higienização dos documentos, incluindo materiais necessários – Documentos do setor de atendimento	620	Caixas Box I
07	Digitalização dos documentos e indexação em sistema da contratada – documentos do Setor de Atendimento	500.000	Páginas
08	Preparação e higienização dos documentos e digitalização dos documentos na ordem em que se encontram disponíveis nas pastas e caixas, com a disponibilização de arquivo PDF com todos os documentos, separados por processo, para armazenamento na rede do CAU/PR – Documentos do setor Contábil Financeiro	211.100	Páginas
09	Implantação de sistema informatizado para gestão dos documentos relativos ao setor de atendimento	01	Unid.
10	Treinamento de colaboradores para operação do sistema informatizado	10	Unid.

Etapa 2 - Manutenção da gestão do acervo documental

Item	Detalhamento do Serviço	Quant	Unidade Medida
01	Permissão de uso de sistema informatizado	01	Unid.
02	Custódia de arquivo em caixas 20kg	207	Caixas 20 kg

Etapa 3 – Incremento de novos documentos no acervo documental

Item	Detalhamento do Serviço	Quant	Unidade Medida
01	Serviço de transporte do acervo e conferência da quantidade de caixas Box I	60	Caixas Box I
02	Serviço de transporte do acervo atual e conferência da quantidade de caixas Box I do Setor Contábil Financeiro, com retorno após a digitalização	37	Caixas Box I
03	Organização, identificação, classificação, separação, ordenação, higienização dos documentos, incluindo materiais necessários.	60	Caixas Box I
04	Fornecimento de caixas Box I	60	Caixas Box I
05	Fornecimento de caixas 20kg	20	Caixas Box I
06	Digitalização dos documentos e indexação em sistema da contratada	48.000	Páginas
07	Preparação e higienização dos documentos e digitalização dos documentos na ordem em que se encontram disponíveis nas pastas e caixas, com a disponibilização de arquivo PDF com todos os documentos, separados por processo, para armazenamento na rede do CAU/PR – Documentos do setor Contábil Financeiro	41.400	Páginas

4. O objeto da licitação tem a natureza de serviço comum e enquadram-se nos pressupostos do Decreto n° 9.507 de 2018, constituindo-se em atividades materiais acessórias, instrumentais ou complementares à área de competência legal do órgão licitante, não inerentes às categorias funcionais abrangidas por seu respectivo plano de cargos.

5. Os quantitativos estimados dos itens estão discriminados na tabela acima, sendo que a cobrança dos valores incidirá sobre os serviços efetivamente prestados.

6. Não há garantia de execução da Etapa 03, visto que se trata de documentos com previsão futura e que podem não ocorrer. Caso houver os valores cobrados deverão incidir sobre os serviços/materiais efetivamente prestados mantendo-se os valores unitários cobrados na Etapa 01.

7. A presente contratação adotará como regime de execução a EMPREITADA POR PREÇO UNITÁRIO.

8. O prazo de vigência do contrato é de 12 meses, podendo ser prorrogado por interesse das partes até o limite de 60 (sessenta) meses, com base no artigo 57, II, da Lei 8.666, de 1993.

9. Os serviços relativos à Implantação da gestão do acervo documental (Etapa 1, item 1.3 deste Termo) não serão objeto de prorrogação contratual.

10. A prorrogação contratual poderá ocorrer com relação aos serviços de Manutenção do acervo documental (Etapa 2, item 1.3 deste Termo) e Incremento de novos documentos no acervo documental (Etapa 3, item 1.3 deste Termo).

1. JUSTIFICATIVA E OBJETIVO DA CONTRATAÇÃO

   1. O CAU/PR não possui espaço físico preparado, com as condições mínimas necessárias para guardar os arquivos de forma a garantir a sua integridade e segurança. O Conselho também não possui funcionários designados e preparados para realizar as tarefas de organização e controle dos documentos, o que demonstra a necessidade de contratação de empresa especializada neste serviço.

   2. As empresas especializadas em guarda e custódia de documentos possuem profissionais capacitados, instrumentos de gerenciamento eficazes e métodos adequados de guarda e organização de acervos. Além disto, utilizam Sistema Informatizado próprio que permite rastrear todos os documentos armazenados. Os arquivos ficam acondicionados em locais adequados com luz natural, controle de temperatura e sob constante controle biológico contra fungos, bactérias e pragas.

   3. Os quantitativos da presente licitação são estimados, pois há uma enorme dificuldade em mensurar a movimentação mensal do arquivo e de prever a quantidade de caixas que serão custodiadas durante a execução do contrato, uma vez que este serviço está sujeito a demandas internas e externas, como por exemplo a solicitação de arquitetos e urbanistas para fazerem vista de processo. Outro exemplo é a possibilidade de encaminhamento de novos documentos pelo CREA/PR, tal como ocorreu no fim de 2019. Ainda hoje existem casos de profissionais que solicitam o seu acervo técnico, e os documentos não são localizados nos arquivos físicos do CAU/PR, o que indica que eles ainda podem estar em posse do CREA/PR. Desta forma, o presente contrato deve ser estimado, devido à impossibilidade de quantificação correta dos serviços aqui solicitados.

   4. Portanto, a contratação dos serviços objeto do presente Termo de Referência, no que deve se dar pelo valor estimado da contratação, uma vez que a quantidade utilizada pode variar demasiadamente, de acordo com as demandas do Conselho, que são incertas, podendo ocasionar, inclusive, a necessidade de sucessivas licitações com mesmo objeto, o que gera custos e é prejudicial ao Conselho.

   5. Para o Setor Contábil Financeiro a digitalização deve-se ao fato de que os documentos físicos necessitam estar em sua forma digital garantindo a segurança, facilidade de acesso, otimização do tempo, visto que esses documentos são objetos de consulta constante por auditorias e demais órgãos fiscalizadores.

2. DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO:

   1. A contratação pretendida abrange a prestação de serviços contínuos de coleta, armazenagem, transporte e movimentação de documentos, processos e caixas, além da prestação de serviços de organização, identificação, classificação, separação, ordenação, higienização, digitalização, indexação de documentos, processos e pastas, mantendo-os em perfeitas condições, garantindo a integridade dos mesmos.

   2. A contratação referente aos arquivos do Setor Contábil Financeiro conforme descrito no (Etapa 1 e Etapa 3, item 1.3 deste Termo) compreende a prestação de serviços de coleta, transporte e retorno após digitalização, movimentação de documentos, pastas e caixas, além da prestação de serviços de preparação, higienização, digitalização e disponibilização de documentos em arquivo PDF, separados e nomeados por processo, para armazenamento na rede do CAU/PR, mantendo-os em perfeitas condições, garantindo a integridade dos mesmos.

3. DA CLASSIFICAÇÃO DOS SERVIÇOS E FORMA DE SELEÇÃO DO FORNECEDOR

   1. Trata-se de serviço comum de caráter continuado sem fornecimento de mão de obra em regime de dedicação exclusiva, a ser contratado mediante licitação, na modalidade pregão, em sua forma eletrônica.

      1. Estes serviços são considerados comuns, por possuírem características usuais de mercado, quanto à custódia, movimentação e manutenção dos documentos, resultando na igualdade para concorrência na contratação do objeto.

   2. Os serviços a serem contratados enquadram-se nos pressupostos do Decreto n° 9.507, de 21 de setembro de 2018, não se constituindo em quaisquer das atividades, previstas no art. 3º do aludido decreto, cuja execução indireta é vedada.

   3. A prestação dos serviços não gera vínculo empregatício entre os empregados da Contratada e a Administração Contratante, vedando-se qualquer relação entre estes que caracterize pessoalidade e subordinação direta.

4. REQUISITOS DA CONTRATAÇÃO

   1. Conforme Estudos Preliminares, os requisitos da contratação abrangem o seguinte:

      1. Requisitos necessários

a) Para que o presente serviço seja contratado e corretamente prestado, existem requisitos mínimos para sua satisfação, devendo a empresa contratada possuir:

• Controle biológico através de fumigação, dedetização, desratização e descupinização, realizado periodicamente por empresa especializada;

• Instalações elétricas e hidráulicas em perfeitas condições;

• Equipamentos de prevenção e combate a incêndios em conformidade com o projeto aprovado pelo corpo de bombeiros;

• Sistema de para-raios;

• Monitoramento do ambiente por meio de circuito interno de TV, com filmagem e gravação.

• Apólice relativa à contratação de Seguro, visando a cobertura dos danos causados aos documentos sob sua guarda em caso de sinistros em suas instalações.

b) O local para guarda do arquivo deve ser servido por vias pavimentadas, com iluminação natural, controle de temperatura e condições apropriadas, livre de poeira, umidade e qualquer outra condição que prejudique ou adultere os documentos armazenados.

c) O fiscal do contrato devidamente designado poderá, durante a execução do contrato, visitar as dependências da CONTRATADA a fim de verificar se as disposições deste Termo de Referência estão sendo devidamente cumpridas.

d) A CONTRATADA deverá, no momento da assinatura do contrato, entregar a Declaração da Xxxxxxxxx, conforme XXXXXX XX, elaborada em papel timbrado e subscrita por seu representante legal declarando que atende aos requisitos necessários disposto no item 5.1.1 deste Termo de Referência.

2. Serviço continuado

a) A instrução normativa nº 05, de 25 maio de 2017 art. 15 dispõe que serviços contínuos são aqueles que, pela sua essencialidade, visam atender à necessidade pública de forma permanente e contínua, por mais de um exercício financeiro, assegurando a integridade do patrimônio público ou o funcionamento das atividades finalísticas do órgão ou entidade, de modo que sua interrupção possa comprometer a prestação de um serviço público ou o cumprimento da missão institucional.

b) A manutenção dos arquivos trata-se de serviço contínuo, visto que, uma vez interrompida sua execução, o atendimento dos profissionais de arquitetura e urbanismo para vista de acervo técnico será prejudicado, pois o Conselho não possui condições físicas e profissionais para realizar esse serviço. Desta forma, a execução dos serviços não pode ser interrompida e o contrato deve prever cláusula para renovação.

c) A implantação dos serviços, Etapa 1 do item 1.3, será utilizada apenas no primeiro ano da contratação, não se caracterizando como serviço contínuo. Desta forma não será passível de renovação.

3. Transição Contratual

a) Ao término do contrato, objeto deste Termo de Referência, ou na hipótese de sua rescisão, a CONTRATADA deverá permitir que o CAU/PR ou empresa autorizada efetue a transferência de todo o acervo armazenado nas suas instalações, disponibilizando-o integralmente quando solicitado pela CONTRATANTE, ou, quando for o caso, em até 7 (sete) dias corridos a contar do término da vigência contratual.

b) A CONTRADA não poderá cobrar pela movimentação das caixas ou por qualquer outro serviço, no momento de disponibilizar o acervo por motivo de término ou rescisão contratual.

c) A CONTRATADA deverá disponibilizar relatório e arquivo eletrônico em formato txt, csv, xlsx, contendo todos os documentos sob sua custódia devidamente discriminados e classificados por caixas de modo que permita a conferência pelo CAU/PR ou empresa autorizada. O relatório deve apontar separadamente os documentos que estão nas dependências da CONTRATANTE.

d) O custo da transferência, no caso de rescisão contratual, será de responsabilidade de quem deu causa à rescisão.

2. Declaração do licitante de que tem pleno conhecimento das condições necessárias para a prestação do serviço, conforme APENSO III.

1. VISTORIA PARA A LICITAÇÃO

   1. Para o correto dimensionamento e elaboração de sua proposta, o licitante, caso entenda necessário, poderá realizar vistoria nas instalações onde hoje se encontram os documentos objetos de catalogação, acompanhado por servidor designado para esse fim, podendo a vistoria ocorrer de segunda a sexta-feira, das 09h00 às 18h00, e devendo ser agendada com antecedência mínima de 02 (dois) dias úteis.

   2. O prazo para vistoria iniciar-se-á no dia útil seguinte ao da publicação do Edital, estendendo-se até o dia útil anterior à data prevista para a abertura da sessão pública.

      1. Para a vistoria o licitante, ou o seu representante legal, deverá estar devidamente identificado, apresentando documento de identidade civil e documento expedido pela empresa comprovando sua habilitação para a realização da vistoria.

   3. A não realização da vistoria, quando facultativa, não poderá embasar posteriores alegações de desconhecimento das instalações, dúvidas ou esquecimentos de quaisquer detalhes dos locais da prestação dos serviços, devendo a licitante vencedora assumir os ônus dos serviços decorrentes.

   4. A licitante deverá declarar que tomou conhecimento de todas as informações e das condições locais para o cumprimento das obrigações objeto da licitação.

2. MODELO DE EXECUÇÃO DO OBJETO

   1. A execução do objeto seguirá a seguinte dinâmica:

      1. Prestação dos serviços de implantação:

         1. A CONTRATADA prestará serviços de coleta, armazenagem, transporte e movimentação de documentos, processos e caixas e pastas.

         2. A CONTRATADA se responsabilizará pela retirada dos arquivos para o início dos trabalhos, sendo tais arquivos identificados.

         3. A CONTRATADA retirará o acervo para armazenagem em até 5 dias úteis contados a partir da assinatura do contrato, na Xx. Xxxxx Xxxxxxx xx Xxx, 0000, Xxxxxxxx, XX e/ou outros endereços a serem informados pelo CAU/PR.

         4. O transporte dos documentos deverá ser feito em veículos apropriados contra intempéries, com a documentação regularizada e seguro de carga.

         5. No remanejamento das caixas do acervo inicial, a CONTRATADA deverá emitir laudo técnico com fotos, referente a substituição das caixas.

         6. A CONTRATADA se responsabilizará pela retirada dos arquivos em caixas e pastas do Setor Contábil Financeiro para o início dos trabalhos de digitalização na ordem em que se encontram disponíveis nas pastas e caixas com a disponibilização de arquivo PDF com todos os documentos, separados por processo, sendo tais arquivos identificados conforme item 7.1.1.21 e com retorno dos documentos físicos (caixas box e pastas) ao CAU/PR após o término.

         7. Deverá ser apresentado ao CAU/PR, no prazo de 03 (três) dias após a retirada do acervo, um relatório devidamente assinado pelos responsáveis, contendo a relação de todas as caixas e o número de seus respectivos lacres.

         8. A CONTRATADA deverá prestar serviços contínuos de organização, identificação, classificação, separação, ordenação, higienização, digitalização, indexação de documentos, processos e pastas, mantendo-os em perfeitas condições.

         9. A contratação dos serviços objeto deste Termo, referentes à Manutenção do acervo documental (Etapa 2, item 1.3) e incremento do acervo documental (Etapa 3, item 1.3), se dará pelo valor estimado da contratação. Logo, os quantitativos de serviços estimados neste termo de referência que não forem utilizados ao longo do contrato, não poderão ser cobrados e não serão pagos pelo CAU/PR.

         10. A CONTRATADA armazenará as caixas-arquivo em ambiente apropriado com mobiliário e equipamentos adequados ao suporte arquivístico, de forma a garantir a preservação e integridade dos documentos.

         11. Qualquer processo de busca e consulta de documentos será realizada pela CONTRATADA, no local da guarda. Qualquer caixa a ser retirada nas dependências da CONTRATANTE deverá ocorrer mediante protocolo, assim como sua posterior entrega após consulta.

         12. A CONTRATADA deverá atender as leis em vigor quanto à gestão e preservação documental e descartar, seletivamente e com prévia autorização do fiscal do Contrato, documentos que já cumpriram a sua temporalidade.

         13. A CONTRATADA deverá disponibilizar ao CAU/PR, sem ônus adicional, na data da emissão das faturas, o histórico dos serviços prestados que estão incididos na nota fiscal.

         14. A movimentação ou transferência do acervo, no todo ou em parte, por solicitação da CONTRATADA, só poderá ocorrer com expressa autorização do CAU/PR e não implicará em ônus adicional à CONTRATANTE.

         15. As caixas fornecidas devem ser confeccionadas nas especificações BOX I e Padrão de 20 KG, conforme descrito abaixo:

a) As caixas devem ser confeccionadas em papel do tipo Kraft e possuir tampa fixa;

b) As caixas devem permitir sua montagem sem o emprego de cola, grampos, fitas adesivas ou qualquer outro equipamento;

c) A caixa BOX I deve possuir as medidas aproximadas de L14 cm X A25 cm x C37 cm, sendo garantido o cumprimento do item d abaixo;

d) A caixa padrão de 20 kg deve comportar exatamente 3 caixas BOX I, de forma que não sobre espaço no seu interior ou fique com seu conteúdo comprimido;

e) A caixa padrão de 20 kg deve ter orifícios que permitam o uso de lacres;

f) O CAU/PR poderá utilizar caixas próprias, desde que as medidas destas atendam as especificadas nesse termo de referência.

16. Os documentos deverão ser organizados dentro de caixas BOX I, de modo que todos documentos relativos a cada profissional sejam dispostos dentro da mesma caixa.

    1. Havendo possibilidade, uma única caixa BOX I poderá conter documentos de mais de um profissional, desde que haja separação clara entre os documentos de cada profissional;

    2. Nos casos em que a quantidade de documentos de um único profissional for superior à capacidade de uma caixa, será permitida a utilização de mais de uma caixa BOX I.

    3. A ordem de organização dos documentos no interior das caixas deverá ser definida juntamente com o CONTRATANTE antes da execução.

17. Os serviços de consulta ao acervo, enquanto não disponível todo o acervo de forma digital no sistema informatizado (ou disponibilizados os documentos de forma digital, no caso dos documentos contábeis financeiros), serão executados conforme discriminado abaixo:

a) Os pedidos de consultas serão realizados pelo CAU/PR e deverão ser atendidos no prazo máximo de até 2 dias úteis a partir do pedido feito por e-mail, telefone ou via sistema da empresa.

b) A solicitação dos serviços à CONTRATADA será efetuada, sempre em dias úteis, no horário compreendido entre 08h e 18h, e somente por pessoas autorizadas pelo CAU/PR, conforme relação a ser fornecida à CONTRATADA.

c) A periodicidade para envio/consulta dos documentos digitalizados será de acordo com as necessidades do CAU/PR.

d) As solicitações e consultas nos arquivos poderão ser feitas das seguintes formas:

• Consulta digital, com envio por e-mail ou disponibilização via sistema;

• Consulta in loco utilizando salas especiais e exclusivas disponibilizadas pela CONTRATADA;

• Solicitação de documentos específicos, devendo a CONTRATADA, após autorização expressa do CAU/PR, romper o lacre para prestar os serviços necessários, ficando sob sua responsabilidade lacrar a caixa novamente e alimentar o sistema com a nova numeração do lacre.

e) Não haverá cobrança adicional destes serviços, devendo estes custos estarem previstos nos serviços realizados pela empresa.

18. Os serviços de digitalização de documentos serão executados conforme discriminado abaixo:

a) Antes da digitalização deverá ser feito o procedimento de preparação e higienização dos documentos que consiste, de maneira concisa, em fazer o asseio dos processos retirando a poeira, clipes, grampos, e quaisquer outros elementos que possam prejudicar o processo de digitalização, desamassando folhas e cantos de páginas que sofreram a ação do tempo, no intuito de preparar a documentação para a etapa da digitalização.

b) Todas as páginas deverão ser digitalizadas, frente e verso, incluindo a capa. Não serão digitalizadas páginas em branco ou com carimbo “Em branco”.

c) Todas as imagens geradas serão de propriedade exclusiva do CAU/PR e deverão ser disponibilizadas via Sistema da contratada, além de serem entregues ao CAU/PR no final do contrato ou quando solicitadas, exceto para o Setor Contábil Financeiro, onde as imagens deverão ser disponibilizadas em arquivo para serem armazenados na rede do CAU/PR, conforme item 7.1.1.21.

d) Após a digitalização, as matrizes digitais em PDF deverão ser processadas com OCR de forma a possibilitar a pesquisa textual nos documentos digitalizados.

OCR é um acrônimo para o inglês “Optical Character Recognition” (Reconhecimento Ótico de Caracteres), sendo uma tecnologia para reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem ou mapa de bits, sejam eles escaneados, escritos à mão, datilografados ou impressos. Dessa forma, através do OCR é possível obter um arquivo de texto editável por um computador. Assim, após a empresa realizar a digitalização, as matrizes digitais em PDF deverão ser processadas com OCR de forma a possibilitar a pesquisa textual nos documentos digitalizados.

e) Todos os documentos que foram digitalizados deverão ser novamente remontados em suas respectivas pastas e ordenados dentro da caixa.

f) No caso dos documentos do setor de atendimento, documentos que eventualmente estiverem fora da caixa/pasta demarcada especificamente para conter todos os documentos relativos a um profissional específico devem ser inseridos na pasta correta e ordenados dentro da caixa.

19. Os documentos relativos ao setor de atendimento deverão ser classificados em 02 categorias:

1. Anotação de Responsabilidade Técnica – ART;

2. Documentos relativos a registro profissional.

20. Após a digitalização, os dados dos documentos relativos ao setor de atendimento serão inseridos no Sistema Informatizado de Gestão de Documentos citado no item 7.1.2. Para o Setor Contábil Financeiro, os documentos deverão ser disponibilizados em arquivo para serem armazenados na rede do CAU/PR, conforme item 7.1.1.21.

21. Os arquivos digitais (PDF) relativos ao Setor Contábil Financeiro deverão ter a seguinte nomenclatura: ANO-MÊS-TIPO-NÚMERO. Considera-se, para este caso:

• ANO: ano da despesa, encontrado na parte externa da caixa (etiqueta).

• MÊS: mês da despesa, encontrado na parte externa da caixa (etiqueta).

• TIPO: tipo da despesa, encontrado na primeira página do volume embalado em embalagem plástica.

• NÚMERO (se houver): número da execução de despesa, encontrado na parte superior central da primeira página de cada processo.

22. Os arquivos digitais citados no item acima, bem como aqueles do setor de atendimento que forem solicitados, em conformidade com o item 7.1.1.18 (c), deverão ser disponibilizados ao Conselho em arquivo único compactado para download (nuvem) ou por meio de mídia externa USB (HD externo), a ser fornecido pela CONTRATADA.

23. Após a digitalização, os documentos originais do setor contábil financeiro deverão ser reinseridos na mesma ordem nas pastas e caixas, as quais deverão ser novamente lacradas.

24. A CONTRATADA emitirá relatório indicando numeração de lacre relativa a cada pasta/caixa, o qual deverá ser entregue à CONTRATANTE para recebimento provisório. O relatório deverá indicar o número do lacre original e o novo lacre, além da descrição da caixa/pasta.

2. Sistema informatizado para gestão dos documentos:

   1. Deverá ser disponibilizado um sistema on-line para gerenciamento do acervo físico do CAU/PR. Esse sistema deverá funcionar em ambiente Web, sendo instalado nos servidores da CONTRATADA, fora do ambiente computacional do CAU/PR.

   2. A CONTRATADA deverá, após a implantação do sistema, dar treinamento para capacitar até 10 funcionários da CONTRATANTE para utilização do sistema on-line de gerenciamento de arquivos.

a) O local do treinamento será acordado entre as partes e prevalecerá o lugar que for mais conveniente para a CONTRATANTE.

b) Será entregue um manual do treinamento em Português para cada participante.

3. No sistema, a CONTRATADA deverá disponibilizar perfis de níveis de acesso diferenciados para os usuários.

4. O sistema deverá possuir a funcionalidade de exportação de toda a base de dados em formato txt, csv, xls.

5. O sistema informatizado de gerenciamento de acervo relativo aos documentos do setor de atendimento deve permitir no mínimo:

a) Solicitar a coleta, a devolução e o remanejamento de documentos e caixas, através de filtros de busca: nome, setor, número, etc;

b) Solicitar etiquetas, caixas-arquivos e lacres;

c) Efetuar consultas dos documentos e caixas a partir de indexadores

c1) Para documentos classificados como ARTs, conforme item 7.1.1.19, deve ser possível a localização do documento a partir de pelo menos 06 indexadores, sendo obrigatórios os seguintes: número do documento, nome do profissional, número de registro do profissional, nome do contratante, município da obra/serviço e logradouro da obra/serviço;

c2) Para documentos classificados como registro profissional, conforme item 7.1.1.19, deve ser possível a localização do documento a partir de ao menos 02 indexadores, sendo obrigatórios os seguintes: nome do profissional e número de registro do profissional.

d) Emitir etiquetas com código de barras para identificação dos documentos e caixas, em modelo a ser aprovado pelo CONTRATANTE;

e) Emitir relatórios gerenciais a serem customizados pela CONTRATANTE, por meio de aplicativo a ser disponibilizado pela CONTRATADA;

f) Controlar caixa Padrão de 20 kg e seu lacre, com especificação das 3 caixas BOX I e seus conteúdos.

g) Permitir importação de arquivos em formatos txt, csv, xls.

6. O controle de armazenagem dos documentos deverá ser totalmente informatizado, facilitando o rápido acesso de consulta ao material arquivado e permitindo que sejam obtidas, no mínimo, as seguintes informações:

a) Relatório de caixas custodiadas, contendo a quantidade de caixas, o número de cada caixa, o tipo de documento indexado;

b) Relatório completo de caixas que constam com o CAU/PR;

c) Relatório contendo a quantidade e as descrições de todos os documentos arquivados em cada caixa;

d) Relatório contendo o histórico dos serviços prestados e das movimentações referentes aos documentos arquivados e retirados.

e) Relatório com a descrição de todos os documentos da CONTRATANTE, devendo os documentos do setor de atendimento ser classificados em 02 categorias:

1) anotações de responsabilidade técnica – ART;

2) documentos relativos a registro profissional.

7. O banco de dados será de propriedade exclusiva da CONTRATANTE. Os dados de indexação deverão ser mantidos legíveis na base dados, sem criptografia ou qualquer método que dificulte ou impossibilite sua leitura por outros sistemas.

8. Os documentos referentes ao Setor Contábil Financeiro conforme descrito (Etapa 1 e Etapa 3, item 1.3 deste Termo), não estão contemplados neste sub item, por não ser necessário a informatização em sistema da CONTRATADA, pois deverão ser disponibilizados em arquivo para serem armazenados na rede do CAU/PR, conforme item 7.1.1.21.

3. Incremento de novos documentos:

   1. A critério da CONTRATANTE, poderão ser entregues à contratada, ao longo do período do contrato, novos documentos para que seja realizado coleta, armazenagem, transporte e movimentação de documentos, processos e caixas, além dos serviços de organização, identificação, classificação, separação, ordenação, higienização, digitalização, indexação de documentos no sistema, mantendo-os em perfeitas condições.

   2. A CONTRATADA se responsabilizará pela retirada dos arquivos, sendo tais arquivos identificados.

   3. A CONTRATADA retirará o acervo para armazenagem em até 10 dias úteis contados a partir da solicitação formalizada do contratante, na Xx. Xxxxx Xxxxxxx xx Xxx, 0000, Xxxxxxxx, XX e/ou outros endereços a serem informados pelo CAU/PR.

   4. O transporte dos documentos deverá ser feito em veículos apropriados contra intempéries, com a documentação regularizada e seguro de carga.

   5. No remanejamento das caixas do acervo, a CONTRATADA deverá emitir laudo técnico com fotos, informando a necessidade de eventual substituição das caixas. O CAU/PR avaliará o laudo e fará as alterações necessárias, aprovando as substituições que julgar necessárias. Após aprovação, a CONTRATADA tomará as devidas providências para realizar as trocas das caixas.

   6. A CONTRATADA armazenará as novas caixas-arquivo em ambiente no qual já se encontram as caixas-arquivo anteriormente entregues pelo contratante, adequado com mobiliário e equipamentos adequados ao suporte arquivístico, de forma a garantir a preservação e integridade dos documentos.

   7. A CONTRATADA deverá atender as leis em vigor quanto à gestão e preservação documental e descartar, seletivamente e com prévia autorização do fiscal do Contrato, documentos que já cumpriram a sua temporalidade.

   8. Os documentos entregues à CONTRATADA serão digitalizados e indexados em sistema da contratada conforme 7.1.2 e 7.1.2.8.

2. Com relação ao sigilo e segurança do acervo, a contratação seguirá as seguintes regras:

   1. O dano, o extravio ou a destruição de qualquer documento confiado à guarda e armazenamento da empresa CONTRATADA implicará na responsabilização desta, nos termos da legislação pertinente e vigente.

   2. Nos casos de danos ou destruição dos documentos do CAU/PR, a CONTRATADA pagará, a título de indenização, valor para confecção de novo documento ou para sua restauração.

   3. Caberá à CONTRATADA responsabilizar-se pelo sigilo e segurança das informações e documentos do CAU/PR, sob sua guarda e armazenamento, mesmo após o encerramento do contrato, sendo certo que não poderá ser reproduzido no todo ou em parte o conteúdo dos documentos, ante qualquer pretexto, sob pena de responsabilidade civil e criminal.

   4. No momento da assinatura do Contrato, a CONTRATADA deverá assinar também o documento constante do APENSO I – Termo de Confidencialidade.

   5. Em caso de sinistro de qualquer natureza, a CONTRATADA deverá tomar as providências necessárias para dirimir os danos causados aos documentos sob sua guarda e armazenamento, comunicando imediatamente as providências adotadas ao CAU/PR.

1. MODELO DE GESTÃO DO CONTRATO E CRITÉRIOS DE MEDIÇÃO:

   1. A execução do contrato será acompanhada e fiscalizada por colaborador que venha a ser designado pelo Conselho, compreendendo-se no acompanhamento e na fiscalização. Assim, o fiscal de contrato deverá:

      1. Orientar a CONTRATADA sobre os serviços orçados e autorizados para execução.

      2. Levar ao conhecimento da autoridade competente qualquer irregularidade fora de sua competência.

      3. Exigir da(s) licitante(s) vencedora(s) todas as providências necessárias à boa execução do contrato, anexando aos autos do processo, cópias dos documentos escritos que comprovem as solicitações de providências.

      4. Juntar ao processo de pagamento, os comprovantes dos serviços prestados, as Notas Fiscais emitidas pelos estabelecimentos, confeccionando planilha de gestão do contrato.

   2. A comunicação com o prestador de serviço só deverá ser feita pelo fiscal ou fiscal substituto, através de notificações oficiais ou e-mails. Nenhum outro servidor do Conselho poderá designar, responsabilizar ou notificar a CONTRATANTE.

   3. A medição dos serviços será realizada através do IMR (Instrumento de Medição de Resultados), APENSO VI deste Termo de Referência.

2. MATERIAIS A SEREM DISPONIBILIZADOS

   1. Para a perfeita execução dos serviços, a CONTRATADA deverá fornecer lacres de nylon, etiquetas autoadesivas para endereçamento das caixas de 20 kg e etiquetas autoadesivas para fechamento das caixas box I, devendo seus custos já estarem previstos na prestação dos serviços.

   2. As quantidades abaixo são apenas estimadas para o período de 12 meses, devendo a contratada fornecer ou promover a substituição do produto sempre que necessário.

Descrição	Quantidade estimada
Lacres	552
Etiquetas	827
Caixas Box I	620
Caixa Arquivo	207

10. OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE

    1. Exigir o cumprimento de todas as obrigações assumidas pela CONTRATADA, de acordo com as cláusulas contratuais e os termos de sua proposta;

    2. Exercer o acompanhamento e a fiscalização dos serviços, por servidor especialmente designado, anotando em registro próprio as falhas detectadas, indicando dia, mês e ano, bem como o nome dos empregados eventualmente envolvidos, e encaminhando os apontamentos à autoridade competente para as providências cabíveis;

    3. Notificar a CONTRATADA por escrito da ocorrência de eventuais imperfeições, falhas ou irregularidades constatadas no curso da execução dos serviços, fixando prazo para a sua correção, certificando-se que as soluções por ela propostas sejam as mais adequadas;

    4. Pagar à CONTRATADA o valor resultante da prestação do serviço, no prazo e condições estabelecidas neste Termo de Referência;

    5. Efetuar as retenções tributárias devidas sobre o valor da Nota Fiscal/Fatura da contratada, no que couber, em conformidade com o item 6 do Anexo XI da IN SEGES/MP n. 5/2017.

    6. Não praticar atos de ingerência na administração da CONTRATADA, tais como:

       1. exercer o poder de mando sobre os empregados da Contratada, devendo reportar-se somente aos prepostos ou responsáveis por ela indicados, exceto quando o objeto da contratação previr o atendimento direto, tais como nos serviços de recepção e apoio ao usuário;

       2. direcionar a contratação de pessoas para trabalhar nas empresas Contratadas;

       3. considerar os trabalhadores da Contratada como colaboradores eventuais do próprio órgão ou entidade responsável pela contratação, especialmente para efeito de concessão de diárias e passagens.

    7. Fornecer por escrito as informações necessárias para o desenvolvimento dos serviços objeto do contrato;

    8. Prestar as informações e os esclarecimentos atinentes ao objeto deste Termo e respectivo Edital, necessárias ao desenvolvimento das atividades relativas às obrigações assumidas sempre que venham a ser solicitados pelos empregados da Licitante vencedora;

    9. Rejeitar, o cumprimento do objeto deste Termo e do respectivo Edital por terceiros, sem autorização expressa das partes;

    10. Permitir, desde que necessário, o acesso dos funcionários da CONTRATADA, devidamente identificados nas dependências do CAU/PR, para a execução dos serviços contratados sempre que for necessário, de acordo com as possibilidades e regras de acesso as dependências da CONTRATADA;

    11. Realizar avaliações periódicas da qualidade dos serviços, após seu recebimento;

    12. Cientificar o órgão de representação judicial da Advocacia-Geral da União para adoção das medidas cabíveis quando do descumprimento das obrigações pela CONTRATADA;

    13. Rejeitar, no todo ou em parte, serviço ou fornecimento em desacordo com o estabelecido neste Termo de referência;

    14. Fiscalizar o cumprimento dos requisitos legais, quando a contratada houver se beneficiado da preferência estabelecida pelo art. 3º, § 5º, da Lei nº 8.666, de 1993.

11. OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA

    1. Executar os serviços conforme especificações deste Termo de Referência e de sua proposta, com a alocação dos empregados necessários ao perfeito cumprimento das cláusulas contratuais, além de fornecer e utilizar os materiais e equipamentos, ferramentas e utensílios necessários, na qualidade e quantidade mínimas especificadas neste Termo de Referência e em sua proposta;

    2. Reparar, corrigir, remover ou substituir, às suas expensas, no total ou em parte, no prazo fixado pelo fiscal do contrato, os serviços efetuados em que se verificarem vícios, defeitos ou incorreções resultantes da execução ou dos materiais empregados;

    3. Responsabilizar-se pelos vícios e danos decorrentes da execução do objeto, bem como por todo e qualquer dano causado ao CAU/PR, devendo ressarcir imediatamente a Administração em sua integralidade, ficando a CONTRATANTE autorizada a descontar da garantia, caso exigida no edital, ou dos pagamentos devidos à Contratada, o valor correspondente aos danos sofridos;

    4. Utilizar empregados habilitados e com conhecimentos básicos dos serviços a serem executados, em conformidade com as normas e determinações em vigor;

    5. Vedar a utilização, na execução dos serviços, de empregado que seja familiar de agente público ocupante de cargo em comissão ou função de confiança no órgão Contratante, nos termos do artigo 7° do Decreto n° 7.203, de 2010;

    6. Quando não for possível a verificação da regularidade no Sistema de Cadastro de Fornecedores – SICAF, a empresa contratada deverá entregar ao setor responsável pela fiscalização do contrato, até o dia trinta do mês seguinte ao da prestação dos serviços, os seguintes documentos: 1) prova de regularidade relativa à Seguridade Social; 2) certidão conjunta relativa aos tributos federais e à Dívida Ativa da União; 3) certidões que comprovem a regularidade perante a Fazenda Municipal ou Distrital do domicílio ou sede do contratado; 4) Certidão de Regularidade do FGTS – CRF; e 5) Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas – CNDT, conforme alínea "c" do item 10.2 do Anexo VIII-B da IN SEGES/MP n. 5/2017;

    7. Responsabilizar-se pelo cumprimento das obrigações previstas em Acordo, Convenção, Dissídio Coletivo de Trabalho ou equivalentes das categorias abrangidas pelo contrato, por todas as obrigações trabalhistas, sociais, previdenciárias, tributárias e as demais previstas em legislação específica, cuja inadimplência não transfere a responsabilidade à Contratante;

    8. Comunicar ao Fiscal do contrato, no prazo de 24 (vinte e quatro) horas, qualquer ocorrência anormal ou acidente que se verifique no local dos serviços.

    9. Prestar todo esclarecimento ou informação solicitada pela Contratante ou por seus prepostos, garantindo-lhes o acesso, a qualquer tempo, ao local dos trabalhos, bem como aos documentos relativos à execução do empreendimento.

    10. Paralisar, por determinação da Contratante, qualquer atividade que não esteja sendo executada de acordo com a boa técnica ou que ponha em risco a segurança de pessoas ou bens de terceiros.

    11. Promover a guarda, manutenção e vigilância de materiais, ferramentas, e tudo o que for necessário à execução dos serviços, durante a vigência do contrato.

    12. Promover a organização técnica e administrativa dos serviços, de modo a conduzi-los eficaz e eficientemente, de acordo com os documentos e especificações que integram este Termo de Referência, no prazo determinado.

    13. Reparar, corrigir, remover, às suas expensas, as partes ou etapas do objeto contratual em que se verificarem vícios, defeitos ou incorreções resultantes da execução dos serviços.

    14. Conduzir os trabalhos com estrita observância às normas da legislação pertinente, cumprindo as determinações dos Poderes Públicos, mantendo sempre limpo o local dos serviços e nas melhores condições de segurança, higiene e disciplina.

    15. Submeter previamente, por escrito, à Contratante, para análise e aprovação, quaisquer mudanças nos métodos executivos que fujam às especificações do memorial descritivo.

    16. Não permitir a utilização de qualquer trabalho do menor de dezesseis anos, exceto na condição de aprendiz para os maiores de quatorze anos; nem permitir a utilização do trabalho do menor de dezoito anos em trabalho noturno, perigoso ou insalubre;

    17. Manter durante toda a vigência do contrato, em compatibilidade com as obrigações assumidas, todas as condições de habilitação e qualificação exigidas na licitação;

    18. Informar ao CAU/PR, no prazo de 48 (quarenta e oito) horas, qualquer alteração social ou modificação da finalidade ou estrutura da empresa.

    19. Cumprir, durante todo o período de execução do contrato, a reserva de cargos prevista em lei para pessoa com deficiência ou para reabilitado da Previdência Social, bem como as regras de acessibilidade previstas na legislação, quando a contratada houver se beneficiado da preferência estabelecida pela Lei nº 13.146, de 2015.

    20. Guardar sigilo sobre todas as informações obtidas em decorrência do cumprimento do contrato;

    21. Arcar com o ônus decorrente de eventual equívoco no dimensionamento dos quantitativos de sua proposta, inclusive quanto aos custos variáveis decorrentes de fatores futuros e incertos, tais como os valores providos com o quantitativo de vale transporte, devendo complementá-los, caso o previsto inicialmente em sua proposta não seja satisfatório para o atendimento do objeto da licitação, exceto quando ocorrer algum dos eventos arrolados nos incisos do § 1º do art. 57 da Lei nº 8.666, de 1993.

    22. Cumprir, além dos postulados legais vigentes de âmbito federal, estadual ou municipal, as normas de segurança da CONTRATANTE;

    23. Prestar os serviços dentro dos parâmetros e rotinas estabelecidos, fornecendo todos os materiais, equipamentos e utensílios em quantidade, qualidade e tecnologia adequadas, com a observância às recomendações aceitas pela boa técnica, normas e legislação;

    24. Notificar seus empregados contratados para a execução do objeto do contrato, direta ou indiretamente, a respeito do fato de que não terão relação de emprego com o CAU/PR, e deste não poderão demandar quaisquer pagamentos, ficando desde logo estabelecido que na hipótese de ajuizamento de reclamações trabalhistas movidas contra o CAU/PR a Contratada figurará como litisconsorte passivo e assumirá todas as responsabilidades empregatícias e remuneratórias.

    25. Arcar com despesas decorrentes de quaisquer infrações praticadas por seu pessoal durante a execução dos serviços, ainda que no recinto do CAU/PR.

    26. Responder por todos e quaisquer danos pessoais ou materiais causados por seus profissionais ou prepostos às dependências, instalações e equipamentos do CAU/PR e de terceiros, a título de culpa ou dolo, providenciando a correspondente indenização.

    27. Abster-se de manter em seu quadro de pessoal empregado menor de 18 (dezoito) anos em trabalho noturno, perigoso ou insalubre e menor de 16 (dezesseis) anos em qualquer trabalho, salvo na condição de aprendiz a partir de 14 (quatorze) anos, em atendimento ao estatuído no art. 7º, inciso XXXIII, da Constituição federal.

    28. Assegurar à CONTRATANTE, em conformidade com o previsto no subitem 6.1, “a”e “b”, do Anexo VII – F da Instrução Normativa SEGES/MP nº 5, de 25/05/2017:

        1. O direito de propriedade intelectual dos produtos desenvolvidos, inclusive sobre as eventuais adequações e atualizações que vierem a ser realizadas, logo após o recebimento de cada parcela, de forma permanente, permitindo à Contratante distribuir, alterar e utilizar os mesmos sem limitações;

        2. Os direitos autorais da solução, do projeto, de suas especificações técnicas, da documentação produzida e congêneres, e de todos os demais produtos gerados na execução do contrato, inclusive aqueles produzidos por terceiros subcontratados, ficando proibida a sua utilização sem que exista autorização expressa da Contratante, sob pena de multa, sem prejuízo das sanções civis e penais cabíveis.

12. DA SUBCONTRATAÇÃO

    1. Não será admitida a subcontratação do objeto licitatório.

13. ALTERAÇÃO SUBJETIVA

    1. É admissível a fusão, cisão ou incorporação da contratada com/em outra pessoa jurídica, desde que sejam observados pela nova pessoa jurídica todos os requisitos de habilitação exigidos na licitação original; sejam mantidas as demais cláusulas e condições do contrato; não haja prejuízo à execução do objeto pactuado e haja a anuência expressa da Administração à continuidade do contrato.

14. CONTROLE E FISCALIZAÇÃO DA EXECUÇÃO

    1. O acompanhamento e a fiscalização da execução do contrato consistem na verificação da conformidade da prestação dos serviços, dos materiais, técnicas e equipamentos empregados, de forma a assegurar o perfeito cumprimento do ajuste, que serão exercidos por um ou mais representantes da Contratante, especialmente designados, na forma dos arts. 67 e 73 da Lei nº 8.666, de 1993.

    2. A verificação da adequação da prestação do serviço deverá ser realizada com base nos critérios previstos neste Termo de Referência.

    3. A fiscalização do contrato, ao verificar que houve subdimensionamento da produtividade pactuada, sem perda da qualidade na execução do serviço, deverá comunicar à autoridade responsável para que esta promova a adequação contratual à produtividade efetivamente realizada, respeitando-se os limites de alteração dos valores contratuais previstos no § 1º do artigo 65 da Lei nº 8.666, de 1993.

    4. A conformidade do material/técnica/equipamento a ser utilizado na execução dos serviços deverá ser verificada juntamente com o documento da Contratada que contenha a relação detalhada dos mesmos, de acordo com o estabelecido neste Termo de Referência, informando as respectivas quantidades e especificações técnicas, tais como: marca, qualidade e forma de uso.

    5. O representante da Contratante deverá promover o registro das ocorrências verificadas, adotando as providências necessárias ao fiel cumprimento das cláusulas contratuais, conforme o disposto nos §§ 1º e 2º do art. 67 da Lei nº 8.666, de 1993.

    6. O descumprimento total ou parcial das obrigações e responsabilidades assumidas pela Contratada ensejará a aplicação de sanções administrativas, previstas neste Termo de Referência e na legislação vigente, podendo culminar em rescisão contratual, conforme disposto nos artigos 77 e 87 da Lei nº 8.666, de 1993.

    7. As atividades de gestão e fiscalização da execução contratual devem ser realizadas de forma preventiva, rotineira e sistemática, podendo ser exercidas por servidores, equipe de fiscalização ou único servidor, desde que, no exercício dessas atribuições, fique assegurada a distinção dessas atividades e, em razão do volume de trabalho, não comprometa o desempenho de todas as ações relacionadas à Gestão do Contrato.

    8. A fiscalização dos contratos avaliará constantemente a execução do objeto e utilizará o Instrumento de Medição de Resultado (IMR), conforme modelo previsto no APENSO VI do Presente Termo de Referência, ou outro instrumento substituto para aferição da qualidade da prestação dos serviços, devendo haver o redimensionamento no pagamento com base nos indicadores estabelecidos, sempre que a CONTRATADA:

a) não produzir os resultados, deixar de executar, ou não executar com a qualidade mínima exigida as atividades contratadas; ou

b) deixar de utilizar materiais e recursos humanos exigidos para a execução do serviço, ou utilizá-los com qualidade ou quantidade inferior à demandada.

1. A utilização do IMR não impede a aplicação concomitante de outros mecanismos para a avaliação da prestação dos serviços.

1. Durante a execução do objeto, o fiscal deverá monitorar constantemente o nível de qualidade dos serviços para evitar a sua degeneração, devendo intervir para requerer à CONTRATADA a correção das faltas, falhas e irregularidades constatadas.

2. O fiscal deverá apresentar ao preposto da CONTRATADA a avaliação da execução do objeto ou, se for o caso, a avaliação de desempenho e qualidade da prestação dos serviços realizada.

3. Em hipótese alguma, será admitido que a própria CONTRATADA materialize a avaliação de desempenho e qualidade da prestação dos serviços realizada.

4. A CONTRATADA poderá apresentar justificativa para a prestação do serviço com menor nível de conformidade, que poderá ser aceita pelo fiscal técnico, desde que comprovada a excepcionalidade da ocorrência, resultante exclusivamente de fatores imprevisíveis e alheios ao controle do prestador.

5. Na hipótese de comportamento contínuo de desconformidade da prestação do serviço em relação à qualidade exigida, bem como quando esta ultrapassar os níveis mínimos toleráveis previstos nos indicadores, além dos fatores redutores, devem ser aplicadas as sanções à CONTRATADA de acordo com as regras previstas no ato convocatório.

6. O fiscal poderá realizar avaliação diária, semanal ou mensal, desde que o período escolhido seja suficiente para avaliar ou, se for o caso, aferir o desempenho e qualidade da prestação dos serviços.

7. A conformidade do material a ser utilizado na execução dos serviços deverá ser verificada juntamente com o documento da CONTRATADA que contenha sua relação detalhada, de acordo com o estabelecido neste Termo de Referência e na proposta, informando as respectivas quantidades e especificações técnicas, tais como: marca, qualidade e forma de uso.

8. As disposições previstas nesta cláusula não excluem o disposto no Anexo VIII da Instrução Normativa SLTI/MP nº 05, de 2017, aplicável no que for pertinente à contratação.

9. A fiscalização de que trata esta cláusula não exclui nem reduz a responsabilidade da CONTRATADA, inclusive perante terceiros, por qualquer irregularidade, ainda que resultante de imperfeições técnicas, vícios redibitórios, ou emprego de material inadequado ou de qualidade inferior e, na ocorrência desta, não implica corresponsabilidade da CONTRATANTE ou de seus agentes, gestores e fiscais, de conformidade com o art. 70 da Lei nº 8.666, de 1993.

1. DO RECEBIMENTO E ACEITAÇÃO DO OBJETO

   1. A emissão da Nota Fiscal/Fatura deve ser precedida do recebimento definitivo dos serviços, nos termos abaixo.

   2. No prazo de até 7 dias corridos do adimplemento da parcela, a CONTRATADA deverá entregar toda a documentação comprobatória do cumprimento da obrigação contratual;

   3. O recebimento provisório será realizado pelo fiscal após a entrega da documentação acima, da seguinte forma:

      1. A contratante realizará inspeção minuciosa de todos os serviços executados, por meio de profissionais competentes, acompanhados dos profissionais encarregados pelo serviço, com a finalidade de verificar a adequação dos serviços e constatar e relacionar os arremates, retoques e revisões finais que se fizerem necessários.

         1. Para efeito de recebimento provisório, ao final de cada período de faturamento, o fiscal do contrato irá apurar o resultado das avaliações da execução do objeto e, se for o caso, a análise do desempenho e qualidade da prestação dos serviços realizados em consonância com os indicadores previstos, que poderá resultar no redimensionamento de valores a serem pagos à contratada, registrando em relatório a ser encaminhado ao gestor do contrato

         2. A Contratada fica obrigada a reparar, corrigir, remover, reconstruir ou substituir, às suas expensas, no todo ou em parte, o objeto em que se verificarem vícios, defeitos ou incorreções resultantes da execução ou materiais empregados, cabendo à fiscalização não atestar a última e/ou única medição de serviços até que sejam sanadas todas as eventuais pendências que possam vir a ser apontadas no Recebimento Provisório.

         3. O recebimento provisório também ficará sujeito, quando cabível, à conclusão de todos os testes de campo e à entrega dos Manuais e Instruções exigíveis.

      2. No prazo de até 10 dias corridos a partir do recebimento dos documentos da CONTRATADA, cada fiscal ou a equipe de fiscalização deverá elaborar Relatório Circunstanciado em consonância com suas atribuições, e encaminhá-lo ao gestor do contrato.

         1. Quando a fiscalização for exercida por um único servidor, o relatório circunstanciado deverá conter o registro, a análise e a conclusão acerca das ocorrências na execução do contrato, em relação à fiscalização técnica e administrativa e demais documentos que julgar necessários, devendo encaminhá-los ao gestor do contrato para recebimento definitivo.

         2. Será considerado como ocorrido o recebimento provisório com a entrega do relatório circunstanciado ou, em havendo mais de um a ser feito, com a entrega do último.

            1. Na hipótese de a verificação a que se refere o parágrafo anterior não ser procedida tempestivamente, reputar-se-á como realizada, consumando-se o recebimento provisório no dia do esgotamento do prazo.

   4. No prazo de até 10 (dez) dias corridos a partir do recebimento provisório dos serviços, o Gestor do Contrato deverá providenciar o recebimento definitivo, ato que concretiza o ateste da execução dos serviços, obedecendo as seguintes diretrizes:

      1. Realizar a análise dos relatórios e de toda a documentação apresentada pela fiscalização e, caso haja irregularidades que impeçam a liquidação e o pagamento da despesa, indicar as cláusulas contratuais pertinentes, solicitando à CONTRATADA, por escrito, as respectivas correções;

      2. Emitir Termo Circunstanciado para efeito de recebimento definitivo dos serviços prestados, com base nos relatórios e documentações apresentadas; e

      3. Comunicar a empresa para que emita a Nota Fiscal ou Fatura, com o valor exato dimensionado pela fiscalização, com base no Instrumento de Medição de Resultado (IMR), ou instrumento substituto.

   5. O recebimento provisório ou definitivo do objeto não exclui a responsabilidade da Contratada pelos prejuízos resultantes da incorreta execução do contrato, ou, em qualquer época, das garantias concedidas e das responsabilidades assumidas em contrato e por força das disposições legais em vigor.

   6. Os serviços poderão ser rejeitados, no todo ou em parte, quando em desacordo com as especificações constantes neste Termo de Referência e na proposta, devendo ser corrigidos/refeitos/substituídos no prazo fixado pelo fiscal do contrato, às custas da Contratada, sem prejuízo da aplicação de penalidades.

2. DO PAGAMENTO

   1. O pagamento será efetuado pela Contratante no prazo de 10 (dez) dias, contados do recebimento da Nota Fiscal/Fatura.

      1. Os pagamentos decorrentes de despesas cujos valores não ultrapassem o limite de que trata o inciso II do art. 24 da Lei 8.666, de 1993, deverão ser efetuados no prazo de até 5 (cinco) dias úteis, contados da data da apresentação da Nota Fiscal/Fatura, nos termos do art. 5º, § 3º, da Lei nº 8.666, de 1993.

   2. A emissão da Nota Fiscal/Fatura será precedida do recebimento definitivo do serviço, conforme este Termo de Referência

   3. A Nota Fiscal ou Xxxxxx deverá ser obrigatoriamente acompanhada da comprovação da regularidade fiscal, constatada por meio de consulta on-line ao SICAF ou, na impossibilidade de acesso ao referido Sistema, mediante consulta aos sítios eletrônicos oficiais ou à documentação mencionada no art. 29 da Lei nº 8.666, de 1993.

      1. Constatando-se, junto ao SICAF, a situação de irregularidade do fornecedor contratado, deverão ser tomadas as providências previstas no do art. 31 da Instrução Normativa nº 3, de 26 de abril de 2018.

   4. O setor competente para proceder o pagamento deve verificar se a Nota Fiscal ou Fatura apresentada expressa os elementos necessários e essenciais do documento, tais como:

      1. o prazo de validade;

      2. a data da emissão;

      3. os dados do contrato e do órgão contratante;

      4. o período de prestação dos serviços;

      5. o valor a pagar; e

      6. eventual destaque do valor de retenções tributárias cabíveis.

   5. Havendo erro na apresentação da Nota Fiscal/Fatura, ou circunstância que impeça a liquidação da despesa, o pagamento ficará sobrestado até que a Contratada providencie as medidas saneadoras. Nesta hipótese, o prazo para pagamento iniciar-se-á após a comprovação da regularização da situação, não acarretando qualquer ônus para a Contratante;

   6. Nos termos do item 1, do Anexo VIII-A da Instrução Normativa SEGES/MP nº 05, de 2017, será efetuada a retenção ou glosa no pagamento, proporcional à irregularidade verificada, sem prejuízo das sanções cabíveis, caso se constate que a Contratada:

      1. não produziu os resultados acordados;

      2. deixou de executar as atividades contratadas, ou não as executou com a qualidade mínima exigida;

      3. deixou de utilizar os materiais e recursos humanos exigidos para a execução do serviço, ou utilizou-os com qualidade ou quantidade inferior à demandada.

   7. Será considerada data do pagamento o dia em que constar como emitida a ordem bancária para pagamento.

   8. Antes de cada pagamento à contratada, será realizada consulta ao SICAF para verificar a manutenção das condições de habilitação exigidas no edital.

   9. Constatando-se, junto ao SICAF, a situação de irregularidade da contratada, será providenciada sua notificação, por escrito, para que, no prazo de 5 (cinco) dias úteis, regularize sua situação ou, no mesmo prazo, apresente sua defesa. O prazo poderá ser prorrogado uma vez, por igual período, a critério da contratante.

   10. Previamente à emissão de nota de empenho e a cada pagamento, a Administração deverá realizar consulta ao SICAF para identificar possível suspensão temporária de participação em licitação, no âmbito do órgão ou entidade, proibição de contratar com o Poder Público, bem como ocorrências impeditivas indiretas, observado o disposto no art. 29, da Instrução Normativa nº 3, de 26 de abril de 2018.

   11. Não havendo regularização ou sendo a defesa considerada improcedente, a contratante deverá comunicar aos órgãos responsáveis pela fiscalização da regularidade fiscal quanto à inadimplência da contratada, bem como quanto à existência de pagamento a ser efetuado, para que sejam acionados os meios pertinentes e necessários para garantir o recebimento de seus créditos.

   12. Persistindo a irregularidade, a contratante deverá adotar as medidas necessárias à rescisão contratual nos autos do processo administrativo correspondente, assegurada à contratada a ampla defesa.

   13. Havendo a efetiva execução do objeto, os pagamentos serão realizados normalmente, até que se decida pela rescisão do contrato, caso a contratada não regularize sua situação junto ao SICAF.

       1. Será rescindido o contrato em execução com a contratada inadimplente no SICAF, salvo por motivo de economicidade, segurança nacional ou outro de interesse público de alta relevância, devidamente justificado, em qualquer caso, pela máxima autoridade da contratante.

   14. Quando do pagamento, será efetuada a retenção tributária prevista na legislação aplicável, em especial a prevista no artigo 31 da Lei 8.212, de 1993, nos termos do item 6 do Anexo XI da IN SEGES/MP n. 5/2017, quando couber.

   15. É vedado o pagamento, a qualquer título, por serviços prestados, à empresa privada que tenha em seu quadro societário servidor público da ativa do órgão contratante, com fundamento na Lei de Diretrizes Orçamentárias vigente.

   16. Nos casos de eventuais atrasos de pagamento, desde que a Contratada não tenha concorrido, de alguma forma, para tanto, fica convencionado que a taxa de compensação financeira devida pela Contratante, entre a data do vencimento e o efetivo adimplemento da parcela é calculada mediante a aplicação da seguinte fórmula:

EM = I x N x VP, sendo:

EM = Encargos moratórios;

N = Número de dias entre a data prevista para o pagamento e a do efetivo pagamento;

VP = Valor da parcela a ser paga.

I = Índice de compensação financeira = 0,00016438, assim apurado:

I = (TX)	I =	( 6 / 100 )	I = 0,00016438 TX = Percentual da taxa anual = 6%
		365

17. REAJUSTE

1. Os preços são fixos e irreajustáveis no prazo de um ano contado da data limite para a apresentação das propostas.

   1. Dentro do prazo de vigência do contrato e mediante solicitação da contratada, os preços contratados poderão sofrer reajuste após o interregno de um ano, aplicando-se o índice que apresentar o menor valor acumulado nos últimos 12 meses, sendo eles: INPC, IPCA e IGMP. O reajuste se aplicará exclusivamente para as obrigações iniciadas e concluídas após a ocorrência da anualidade.

2. Nos reajustes subsequentes ao primeiro, o interregno mínimo de um ano será contado a partir dos efeitos financeiros do último reajuste.

3. No caso de atraso ou não divulgação do índice de reajustamento, o CONTRATANTE pagará à CONTRATADA a importância calculada pela última variação conhecida, liquidando a diferença correspondente tão logo seja divulgado o índice definitivo. Fica a CONTRATADA obrigada a apresentar memória de cálculo referente ao reajustamento de preços do valor remanescente, sempre que este ocorrer.

4. Nas aferições finais, o índice utilizado para reajuste será, obrigatoriamente, o definitivo.

5. Caso o índice estabelecido para reajustamento venha a ser extinto ou de qualquer forma não possa mais ser utilizado, será adotado, em substituição, o que vier a ser determinado pela legislação então em vigor.

6. Na ausência de previsão legal quanto ao índice substituto, as partes elegerão novo índice oficial, para reajustamento do preço do valor remanescente, por meio de termo aditivo.

7. O reajuste será realizado por apostilamento.

17. GARANTIA DA EXECUÇÃO

    1. Não haverá exigência de garantia contratual da execução, pelas razões abaixo justificadas:

       1. Não se trata de execução de serviço com dedicação de mão de obra exclusiva;

       2. Em razão do baixo valor da contratação e de sua forma de execução;

       3. O valor da contratação é baixo, desta forma, não há justificativa para exigir a garantia contratual, já que sua imposição criaria uma cláusula onerosa com aumento de processos burocráticos, o que afastaria possíveis licitantes do certame e, consequentemente, causaria impacto na concorrência e na economicidade da contratação.

18. DAS SANÇÕES ADMINISTRATIVAS

    1. Comete infração administrativa nos termos da Lei nº 10.520, de 2002, a CONTRATADA que:

       1. inexecutar total ou parcialmente qualquer das obrigações assumidas em decorrência da contratação;

       2. ensejar o retardamento da execução do objeto;

       3. falhar ou fraudar na execução do contrato;

       4. comportar-se de modo inidôneo; ou

       5. cometer fraude fiscal.

    2. Pela inexecução total ou parcial do objeto deste contrato, a Administração pode aplicar à CONTRATADA as seguintes sanções:

       1. Advertência por escrito, quando do não cumprimento de quaisquer das obrigações contratuais consideradas faltas leves, assim entendidas aquelas que não acarretam prejuízos significativos para o serviço contratado;

       2. Multa de:

          1. 0,1% (um décimo por cento) até 0,2% (dois décimos por cento) por dia sobre o valor adjudicado em caso de atraso na execução dos serviços, limitada a incidência a 15 (quinze) dias. Após o décimo quinto dia e a critério da Administração, no caso de execução com atraso, poderá ocorrer a não-aceitação do objeto, de forma a configurar, nessa hipótese, inexecução total da obrigação assumida, sem prejuízo da rescisão unilateral da avença;

          2. 0,1% (um décimo por cento) até 10% (dez por cento) sobre o valor adjudicado, em caso de atraso na execução do objeto, por período superior ao previsto no subitem acima, ou de inexecução parcial da obrigação assumida;

          3. 0,1% (um décimo por cento) até 15% (quinze por cento) sobre o valor adjudicado, em caso de inexecução total da obrigação assumida;

          4. 0,2% a 3,2% por dia sobre o valor mensal do contrato, conforme detalhamento constante das tabelas 1 e 2, abaixo; e

          5. 0,07% (sete centésimos por cento) do valor do contrato por dia de atraso na apresentação da garantia (seja para reforço ou por ocasião de prorrogação), observado o máximo de 2% (dois por cento). O atraso superior a 25 (vinte e cinco) dias autorizará a Administração CONTRATANTE a promover a rescisão do contrato;

          6. As penalidades de multa decorrentes de fatos diversos serão consideradas independentes entre si.

       3. Suspensão de licitar e impedimento de contratar com o órgão, entidade ou unidade administrativa pela qual a Administração Pública opera e atua concretamente, pelo prazo de até dois anos;

       4. Sanção de impedimento de licitar e contratar com órgãos e entidades da União, com o consequente descredenciamento no SICAF pelo prazo de até cinco anos

          1. A Sanção de impedimento de licitar e contratar prevista neste subitem também é aplicável em quaisquer das hipóteses previstas como infração administrativa no subitem 19.1 deste Termo de Referência.

       5. Declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a Administração Pública, enquanto perdurarem os motivos determinantes da punição ou até que seja promovida a reabilitação perante a própria autoridade que aplicou a penalidade, que será concedida sempre que a Contratada ressarcir a Contratante pelos prejuízos causados;

    3. As sanções previstas nos subitens 19.2.1, 19.2.3, 19.2.4 e 19.2.5 poderão ser aplicadas à CONTRATADA juntamente com as de multa, descontando-a dos pagamentos a serem efetuados.

    4. Para efeito de aplicação de multas, às infrações são atribuídos graus, de acordo com as tabelas 1 e 2:

Tabela 1

GRAU	CORRESPONDÊNCIA
1	0,2% ao dia sobre o valor mensal do contrato
2	0,4% ao dia sobre o valor mensal do contrato
3	0,8% ao dia sobre o valor mensal do contrato
4	1,6% ao dia sobre o valor mensal do contrato
5	3,2% ao dia sobre o valor mensal do contrato

Tabela 2

INFRAÇÃO
ITEM	DESCRIÇÃO	GRAU
1	Permitir situação que crie a possibilidade de causar dano físico, lesão corporal ou conseqüências letais, por ocorrência;	05
2	Suspender ou interromper, salvo motivo de força maior ou caso fortuito, os serviços contratuais por dia e por unidade de atendimento;	04
3	Manter funcionário sem qualificação para executar os serviços contratados, por empregado e por dia;	03
4	Recusar-se a executar serviço determinado pela fiscalização, por serviço e por dia;	02
5	Retirar funcionários ou encarregados do serviço durante o expediente, sem a anuência prévia do CONTRATANTE, por empregado e por dia;	03
Para os itens a seguir, deixar de:
6	Registrar e controlar, diariamente, a assiduidade e a pontualidade de seu pessoal, por funcionário e por dia;	01
7	Cumprir determinação formal ou instrução complementar do órgão fiscalizador, por ocorrência;	02
8	Substituir empregado que se conduza de modo inconveniente ou não atenda às necessidades do serviço, por funcionário e por dia;	01
9	Cumprir quaisquer dos itens do Edital e seus Anexos não previstos nesta tabela de multas, após reincidência formalmente notificada pelo órgão fiscalizador, por item e por ocorrência;	03
10	Indicar e manter durante a execução do contrato os prepostos previstos no edital/contrato;	01
11	Providenciar treinamento para seus funcionários conforme previsto na relação de obrigações da CONTRATADA	01

5. Também ficam sujeitas às penalidades do art. 87, III e IV da Lei nº 8.666, de 1993, as empresas ou profissionais que:

   1. tenham sofrido condenação definitiva por praticar, por meio dolosos, fraude fiscal no recolhimento de quaisquer tributos;

   2. tenham praticado atos ilícitos visando a frustrar os objetivos da licitação;

   3. demonstrem não possuir idoneidade para contratar com a Administração em virtude de atos ilícitos praticados.

6. A aplicação de qualquer das penalidades previstas realizar-se-á em processo administrativo que assegurará o contraditório e a ampla defesa à CONTRATADA, observando-se o procedimento previsto na Lei nº 8.666, de 1993, e subsidiariamente a Lei nº 9.784, de 1999.

7. As multas devidas e/ou prejuízos causados à Contratante serão deduzidos dos valores a serem pagos, ou recolhidos em favor da União, ou deduzidos da garantia, ou ainda, quando for o caso, serão inscritos na Dívida Ativa da União e cobrados judicialmente.

   1. Caso a Contratante determine, a multa deverá ser recolhida no prazo máximo de 20 (vinte) dias, a contar da data do recebimento da comunicação enviada pela autoridade competente.

8. Caso o valor da multa não seja suficiente para cobrir os prejuízos causados pela conduta do licitante, a União ou Entidade poderá cobrar o valor remanescente judicialmente, conforme artigo 419 do Código Civil.

9. A autoridade competente, na aplicação das sanções, levará em consideração a gravidade da conduta do infrator, o caráter educativo da pena, bem como o dano causado à Administração, observado o princípio da proporcionalidade.

10. Se, durante o processo de aplicação de penalidade, se houver indícios de prática de infração administrativa tipificada pela Lei nº 12.846, de 1º de agosto de 2013, como ato lesivo à administração pública nacional ou estrangeira, cópias do processo administrativo necessárias à apuração da responsabilidade da empresa deverão ser remetidas à autoridade competente, com despacho fundamentado, para ciência e decisão sobre a eventual instauração de investigação preliminar ou Processo Administrativo de Responsabilização - PAR.

11. A apuração e o julgamento das demais infrações administrativas não consideradas como ato lesivo à Administração Pública nacional ou estrangeira nos termos da Lei nº 12.846, de 1º de agosto de 2013, seguirão seu rito normal na unidade administrativa.

12. O processamento do PAR não interfere no seguimento regular dos processos administrativos específicos para apuração da ocorrência de danos e prejuízos à Administração Pública Federal resultantes de ato lesivo cometido por pessoa jurídica, com ou sem a participação de agente público.

13. As penalidades serão obrigatoriamente registradas no SICAF.

17. CRITÉRIOS DE SELEÇÃO DO FORNECEDOR.

    1. As exigências de habilitação jurídica e de regularidade fiscal e trabalhista são as usuais para a generalidade dos objetos, conforme disciplinado no edital.

    2. Os critérios de qualificação econômica a serem atendidos pelo fornecedor estão previstos no edital.

    3. Os critérios de qualificação técnica abaixo estabelecidos visam garantir a qualidade mínima para a prestação de serviços discriminadas neste termo de referência.

       1. A proponente deverá apresentar como requisito para habilitação o Atestado de Capacidade Técnica fornecido por pessoa jurídica de direito público ou privado, comprovando a aptidão da licitante para desempenho de serviços de natureza e vulto compatíveis com o objeto da licitação.

          1. Tal declaração deverá ser emitida em papel timbrado, com assinatura, identificação e telefone do emitente.

          2. A licitante disponibilizará todas as informações necessárias à comprovação da legitimidade do (s) atestado (s).

          3. A comprovação de capacidade deverá ser realizada por meio de atestado ou conjunto de atestados que totalizados atendam aos critérios e volumes mínimos exigidos.

          4. No caso de atestados emitidos por empresa da iniciativa privada, não serão considerados válidos aqueles emitidos por empresas pertencentes ao mesmo grupo empresarial da licitante. Serão consideradas como pertencentes ao mesmo grupo empresarial as empresas controladas ou controladoras da empresa licitante, e ainda as que tenham pelo menos uma pessoa física ou jurídica como sócia em comum.

          5. O CAU/PR reserva-se o direito de realizar diligências, a qualquer momento, com o objetivo de verificar se o (s) atestado (s) e demais documentos são adequados e atendem às exigências contidas neste Termo de Referência, podendo exigir apresentação de documentação complementar referente à prestação de serviços relativos aos atestados apresentados.

    4. A proponente também deverá apresentar junto com os documentos de habilitação, declaração de que apresentará, no momento da assinatura do Contrato, autorização do Corpo de Bombeiros (AVCB) ou documento similar, quanto às instalações ao fim que se destina, bem como às questões de segurança, conforme Apenso IV deste termo de referência.

       1. Tal exigência se dá pelo risco de perda total ou parcial dos documentos públicos em caso de incêndio no local da guarda do acervo documental.

       2. Essa solicitação não restringe a competividade do certame, pois é exigência do artigo 5º da Lei Federal nº 13.425, de 30 março de 2017 “O poder público municipal e o Corpo de Bombeiros Militar realizarão fiscalizações e vistorias periódicas nos estabelecimentos comerciais e de serviços e nos edifícios residenciais multifamiliares, tendo em vista o controle da observância das determinações decorrentes dos processos de licenciamento ou autorização sob sua responsabilidade”.

       3. A autorização aqui exigida deve estar vigente durante todo o período contratual e poderá ser solicitada a cada prorrogação contratual.

    5. Xxxx a proponente não comprove as exigências do Edital por meio das documentações requeridas, será desclassificada.

       1. O responsável da contratante pela licitação examinará a proposta classificada em primeiro lugar quanto à compatibilidade do preço em relação ao estimado para a contratação, de acordo com as exigências do Edital.

    6. Os critérios de aceitabilidade de preços serão:

       1. Valor Global: R$215.663,93 (duzentos e quinze mil seiscentos e sessenta e três reais e noventa e três centavos).

       2. Valores unitários: conforme planilha de composição de preços apenso VII ao edital, o mesmo é o custo unitário Total.

    7. O critério de julgamento da proposta é o menor valor global Total.

    8. O valor final adjudicado deverá ser calculado e ajustado a planilha de custo unitário final atualizada pelo vencedor.

    9. As regras de desempate entre propostas são as discriminadas no edital.

17. ESTIMATIVA DE PREÇOS E PREÇOS REFERENCIAIS.

1. O custo estimado da contratação é de R$215.663,95 (duzentos e quinze mil seiscentos e sessenta e três reais e noventa e cinco centavos).

2. Os preços devem levar em conta todas e quaisquer despesas incidentes na prestação dos serviços contratados, tais como tributos, taxas, fretes, seguros, deslocamento de pessoal, garantias, fornecimento de todos os materiais, ferramentas, equipamentos e peças necessários, mão de obra, trabalhos eventuais, em finais de semana, feriados e durante o período noturno, bem como quaisquer outras despesas não mencionadas que incidam ou venham incidir sobre o objeto licitado.

3. Todos os tributos relacionados à prestação de serviços, inclusive dos recursos humanos envolvidos, são de exclusiva responsabilidade da CONTRATADA.

17. DOS RECURSOS ORÇAMENTÁRIOS.

    1. As despesas para atender as aquisições desta licitação estão programadas em dotação orçamentária própria, prevista no orçamento do CAU/PR para o exercício de 2020, nos centros de custos Financeiro e Atendimento e nº 6.2.2.1.1.01.04.04.021 - Cópias, Encadernações e Microfilmagens.

17. INÍCIO DA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS

    1. A execução dos serviços será iniciada em até dois dias após assinatura do Contrato, na forma que segue:

       1. O serviço de implantação será concluído em até 3 dias após a assinatura do contrato;

       2. Os serviços de manutenção terão início em até 2 dias da assinatura do contrato e encerramento na mesma data do término da vigência contratual.

Curitiba, 24 de setembro de 2020.

Elaborado por:

__________________________________

Xxxxxxx Xxx de Genova

Gerente Técnica de Atendimento e Fiscalização – CAU/PR

____________________________________

Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxx

Gerente Contábil e Financeiro – CAU/PR

APENSO I

TERMO DE CONFIDENCIALIDADE

Proc. ADM nº 2020/ATEN/08.00180-00 - Edital Nº 0007/2020.

A empresa _________________________, neste ato representada pelo Sr.(a)____________________, nacionalidade, estado civil, profissão, inscrito(a) no CPF/MF sob o nº ___________________, abaixo firmado, assume o compromisso de manter confidencialidade e sigilo sobre todas as informações técnicas e outras relacionadas à prestação de serviços de organização do acervo documental da CONTRATANTE, a que tiver acesso durante a Execução dos Serviços.

Por este Termo de Confidencialidade compromete-se a:

a. Não utilizar as informações confidenciais a que tiver acesso, para gerar benefício próprio exclusivo e/ou unilateral, presente ou futuro, ou para uso de terceiros;

b. Não efetuar nenhuma gravação ou cópia da documentação confidencial a que tiver acesso relacionada à prestação de serviço acima mencionada;

c. Não apropriar-se para si ou para outrem de material confidencial e/ou sigiloso que venha a ser disponível através da prestação de serviço ora mencionada;

d. Não repassar o conhecimento das informações confidenciais, responsabilizando-se por todas as pessoas que vierem a ter acesso às informações, por seu intermédio, e obrigando-se, assim, a ressarcir a ocorrência de qualquer dano e/ou prejuízo oriundo de uma eventual quebra de sigilo das informações fornecidas.

A vigência da obrigação de confidencialidade, assumida por esta empresa por meio deste termo, terá validade por 20 anos, ou enquanto a informação não for tornada de conhecimento público pelo poder público, ou ainda, mediante autorização escrita, concedida à empresa pelas partes interessadas neste termo.

Pelo não cumprimento do presente Termo de Confidencialidade, fica o abaixo assinado ciente de todas as sanções judiciais que poderão advir.

Curitiba, __ de ________ de 2020.

___________________________

Nome do Responsável Legal

Cargo

Nome da Empresa

Observação: Documento deverá ser emitido em papel timbrado que identifique a entidade expedidora.

APENSO II

MODELO DE DECLARAÇÃO DA LICITANTE

Ao Conselho de Arquitetura e Urbanismo do Paraná

Processo Administrativo: 2020/ATEN/08.00180-00

PREGÃO n° 0007/2020

A empresa _________________________, inscrita no CNPJ nº ___________________, por intermédio de seu representante legal o(a) Sr(a) _________________________, portador(a) da Carteira de Identidade nº _________________________ e CPF nº _________________________, DECLARA que disponibiliza em suas instalações sistema de para-raios, sistema de segurança contra fogo e incêndio, conforme aprovado pelo Corpo de Bombeiros e seguro que visa a cobertura dos danos causados aos documentos sob sua guarda em caso de sinistros em suas instalações.

A empresa aqui citada possui controle biológico através de fumigação, dedetização, desratização e descupinização realizado periodicamente por empresa especializada, além de ter instalações elétricas e hidráulicas em perfeitas condições.

O local para guarda do arquivo do CAU/PR possui monitoramento do ambiente por meio de circuito interno de TV, com filmagem e gravação e é servido por vias pavimentadas, com iluminação natural, controle de temperatura e condições apropriadas, livre de poeira, umidade e qualquer outra condição que prejudique ou adultere os documentos armazenados.

Curitiba, __ de ________ de 2020.

___________________________

Nome do Responsável Legal

Cargo

Nome da Empresa

Observação: Documento deverá ser emitido em papel timbrado que identifique a entidade expedidora.

APENSO III

MODELO DE DECLARAÇÃO DE PLENO CONHECIMENTO DO EDITAL E SEUS ANEXOS

Ao Conselho de Arquitetura e Urbanismo do Paraná

Processo Administrativo: 2020/ATEN/08.00180-00

PREGÃO n° 0007/2020

A empresa ____________________________ devidamente inscrita no CNPJ nº ____________________, com sede na _____________________________, por intermédio de seu representante legal o(a) Sr(a) _______________________________, portador(a) da Carteira de Identidade nº _______________ e CPF nº _______________, DECLARA que tem pleno conhecimento das condições necessárias para a prestação do serviço, objeto do referido certame, bem como, que conheceu todos os documentos e informações necessárias, os quais possibilitaram a correta elaboração da respectiva proposta comercial, declarando por fim, que aceita e se submete à todas as condições estabelecidas no referido Edital e seus anexos.

Por ser expressão da verdade, firmo a presente.

Curitiba, __ de ________ de 2020.

___________________________

Nome do Responsável Legal

Cargo

Nome da Empresa

Observação: Documento deverá ser emitido em papel timbrado que identifique a entidade expedidora.

APENSO IV

MODELO DE DECLARAÇÃO DA LICITANTE

Ao Conselho de Arquitetura e Urbanismo do Paraná

Processo Administrativo: 2020/ATEN/08.00180-00

PREGÃO n° 0007/2020

A empresa ____________________________ devidamente inscrita no CNPJ nº ____________________, com sede na _____________________________, por intermédio de seu representante legal o(a) Sr(a) _______________________________, portador(a) da Carteira de Identidade nº _______________ e CPF nº _______________, DECLARA que disponibilizará, no momento da assinatura do contrato, autorização do Corpo de Bombeiros (AVCB) ou documento similar. Também está ciente que o documento deverá estar vigente durante todo o período contratual e poderá ser solicitada a cada renovação contratual.

Por ser expressão da verdade, firmo a presente.

Curitiba, __ de ________ de 2020.

___________________________

Nome do Responsável Legal

Cargo

Nome da Empresa

Observação: Documento deverá ser emitido em papel timbrado que identifique a entidade expedidora.

APENSO V

PROPOSTA

Ao Conselho de Arquitetura e Urbanismo do Paraná

Processo Administrativo: 2020/ATEN/08.00180-00

PREGÃO n° 0007/2020

IDENTIFICAÇÃO DO PROPONENTE

Razão Social: ____________________________________________________________

Endereço: ______________________________________________________ UF:______

CEP:_____________ Telefone:________________ E-mail: ________________________

VALOR TOTAL PROPOSTO: ________________________________________________

Etapa 1 – Implantação da gestão do acervo documental
Item	Detalhamento do Serviço	Unidade Medida	Quant	Valor Total
01	Fornecimento de caixas Box I	Caixas Box I	620
02	Fornecimento de caixas 20kg	Caixa Arquivo	207
03	Serviço de transporte do acervo atual e conferência da quantidade de caixas Box I do Setor de Atendimento	Caixas Box I	620
04	Serviço de transporte do acervo atual e conferência da quantidade de caixas Box I do Setor Contábil Financeiro, com retorno após a digitalização	Caixas Box I	43
05	Serviço de transporte do acervo atual e conferência da quantidade de pastas padrão executive do Setor Contábil Financeiro, com retorno após a digitalização	Pastas Padrão Executive	265
06	Organização, identificação, classificação, separação, ordenação, higienização dos documentos, incluindo materiais necessários – Documentos do setor de atendimento	Caixas Box I	620
07	Digitalização dos documentos e indexação em sistema da contratada – documentos do Setor de Atendimento	Páginas	500.000
08	Preparação e higienização dos documentos e digitalização dos documentos na ordem em que se encontram disponíveis nas pastas e caixas, com a disponibilização de arquivo PDF com todos os documentos, separados por processo, para armazenamento na rede do CAU/PR – Documentos do setor Contábil Financeiro	Páginas	211.100
09	Implantação de sistema informatizado para gestão dos documentos relativos ao setor de atendimento	Unid.	01
10	Treinamento de colaboradores para operação do sistema informatizado	Unid.	10

Etapa 2 - Manutenção da gestão do acervo documental
Item	Detalhamento do Serviço	Unidade Medida	Quant (A)	Valor Unitário (B)	Valor Total mensal (AxB)
01	Permissão de uso de sistema informatizado	Unid.	01
02	Custódia de arquivo em caixas 20kg	Caixas 20 kg	207

Etapa 3 – Incremento de novos documentos no acervo documental
Item	Detalhamento do Serviço	Unidade Medida	Quant	Valor Unitário	Valor Total
01	Serviço de transporte do acervo e conferência da quantidade de caixas Box I	Caixas Box I	60
02	Serviço de transporte do acervo atual e conferência da quantidade de caixas Box I do Setor Contábil Financeiro, com retorno após a digitalização	Caixas Box I	37
03	Organização, identificação, classificação, separação, ordenação, higienização dos documentos, incluindo materiais necessários.	Caixas Box I	60
04	Fornecimento de caixas Box I	Caixas Box I	60
05	Fornecimento de caixas 20kg	Caixas Box I	20
06	Digitalização dos documentos e indexação em sistema da contratada	páginas	48.000
07	Preparação e higienização dos documentos e digitalização dos documentos na ordem em que se encontram disponíveis nas pastas e caixas, com a disponibilização de arquivo PDF com todos os documentos, separados por processo, para armazenamento na rede do CAU/PR – Documentos do setor Contábil Financeiro	páginas	41.400

Relação de Materiais
Descrição	Quantidade estimada (12 meses)	Especificação
Lacres	552	Lacres de Nylon
Etiquetas	827	Etiquetas autoadesivas
Caixas Box I	620	Caixa padrão Box I nas seguintes dimensões: L14 cm X A25 cm x C37 cm
Caixa Arquivo	207	Caixa padrão 20kg com alças para carregamento e orifícios que permitam o uso de lacres.

Curitiba, __ de ________ de 2020.

___________________________

Nome do Responsável Legal

Cargo

Nome da Empresa

Observação: Documento deverá ser emitido em papel timbrado que identifique a entidade expedidora.

APENSO VI

INSTRUMENTO DE MEDIÇÃO DE RESULTADOS – IMR

PROC. ADM - n.°2020/ATEN/08.00180-00 - Edital 0007/2020

1. O Instrumento de Medição de Resultados - IMR é baseado em indicadores de desempenho, obtidos como resultado de avaliações periódicas executadas pelo Fiscal do contrato ou por outro funcionário designado pelo Conselho, para realizar esta avaliação.

2. Dessa forma, busca-se incluir critérios de desempenho para o serviço constantes no Termo de Referência, seguindo as melhores práticas aplicadas na Administração Pública.

3. A medição de resultados será obtida por meio de avaliações periódicas efetuadas pelo Fiscal do contrato.

4. Ao final de cada período, a CONTRATANTE apresentará um relatório de avaliação da qualidade devidamente fundamentado, no qual constará o resultado obtido pela CONTRATADA.

5. A partir do recebimento do relatório, caso deseje, a CONTRATADA terá 3 (três) dias para contestar as falhas apontadas e apresentar justificativas, as quais deverão ser analisadas e respondidas pela CONTRATANTE, também pelo mesmo período, contados a partir do recebimento da contestação.

6. Avaliação periódica:

1. A avaliação periódica será executada pelo Fiscal do contrato ou por outro funcionário designado pelo Conselho, no qual será o responsável pela realização da medição e avaliação.

2. O Fiscal do contrato ou outro funcionário designado pelo Conselho, deverá informar ao superior imediato, a ocorrência de serviços incompatíveis aos contratados, imediatamente ou até o último dia de cada mês, para o cálculo do IMR.

3. Serão considerados como serviços incompatíveis, todos os serviços que não forem realizados no sistema ou na operacionalização, como falha no sistema, não cumprimento de prazos, inconformidade no cadastramento de documentação enviada ou retirada, etc.

4. A avaliação deverá ter periodicidade mensal e será baseada em indicadores, conforme a tabela abaixo:

INDICADORES PARA MEDIÇÃO DE RESULTADOS – IMR Atendimento das Solicitações
ITEM	DESCRIÇÃO
Finalidade	Cumprimento de todos os serviços relacionados neste Termo de Referência, garantindo a guarda dos documentos com utilização de métodos adequados para a sua conservação e organização.
Meta a cumprir	98% ou mais no cumprimento do serviço de implantação e serviços de manutenção
Instrumento de Medição	Laudo Técnico, Relatório de documentos, Solicitações de Entrega e Retirada cumpridas e em conformidade com o pedido, Checagem das informações imputadas no Sistema de Gestão.
Forma de Acompanhamento	Sistema informatizado e acompanhamento das solicitações.
Periodicidade	Mensal
Início de Vigência	Data da assinatura do contrato
Mecanismo de Cálculo	Mecanismo de cálculo para diversas situações: Percentual de solicitações atendidas em relação a total de solicitações. Será considerada “solicitação atendida” qualquer requisito necessário para o fiel cumprimento da demanda do CAU/PR com relação a este termo de referência. SAT = Solicitações Atendidas SNAT = Solicitações Não Atendidas IMR = ((SAT/(SAT + SNAT)) * 100)
Faixas de ajustes no pagamento	IMR maior ou igual a 98% = 100% do valor da nota fiscal IMR entre 95% e 97,99% = 95% do valor da nota fiscal IMR entre 90% e 94,99% = 90% do valor da nota fiscal, sem prejuízo das sanções previstas neste termo de referência
Sanções	IMR entre 80% e 89,99% = Advertência formal IMR entre 60% e 79,99% = Multa de 0,3% do valor do contrato IMR entre 50% e 59,99% = Multa de 10% do valor do contrato IMR abaixo de 49,99% = Multa de 10% do valor do contrato + rescisão contratual

INDICADORES PARA MEDIÇÃO DE RESULTADOS – IMR Atendimento dos Prazos
ITEM	DESCRIÇÃO
Finalidade	Cumprimento de todos os prazos previstos neste Termo de Referência.
Meta a cumprir	Obter IMR 100% no cumprimento dos prazos de implantação e nos prazos dos serviços de manutenção.
Instrumento de Medição	Laudo Técnico e Relatório de documentos entregues no prazo, Solicitações de Entrega e Retirada cumpridas no prazo.
Forma de Acompanhamento	Acompanhamento do prazo de atendimento e das solicitações através de protocolos e e-mails.
Periodicidade	Mensal
Início de Vigência	Data da assinatura do contrato
Mecanismo de Cálculo	Mecanismo de cálculo para prazos: Cada solicitação será verificada e valorada individualmente. Entrega sem atrasos = IMR 100% Até 1 dia de atraso = IMR 95% Até 2 dias de atraso = IMR 90% Até 3 dias de atraso = IMR 80% Até 4 dias de atraso = IMR 60% Até 5 dias de atraso = IMR 50% 6 dias ou mais de atraso = IMR 40%
Faixas de ajustes no pagamento	IMR 100% = 100% do valor da nota fiscal IMR 95% = 95% do valor da nota fiscal IMR 90% = 90% do valor da nota fiscal, sem prejuízo das sanções previstas neste termo de referência
Sanções	IMR 80% = Advertência formal IMR 60% = Multa de 0,3% do valor do contrato IMR 50% = Multa de 10% do valor do contrato IMR 40% = Multa de 10% do valor do contrato + rescisão contratual

7. O relatório da medição de resultados deve ser claro e objetivo, apresentando os pontos considerados e, incluindo a documentação correspondente.

1. Caso a meta não seja cumprida, o relatório de medição de resultados será enviado à CONTRATADA com prazo aberto para manifestação.

8. As eventuais justificavas, referente às falhas apontadas devem ser encaminhadas pela CONTRATADA ao funcionário da CONTRATANTE responsável pela fiscalização do contrato.

9. Xxxxxxxxx as dúvidas, o fiscal do contrato formaliza o fator de qualidade ajustando o valor da medição ao IMR obtido. Com isso se obtém o valor da fatura e se configura o recebimento definitivo que autoriza a CONTRATADA a emitir a Nota Fiscal de seus serviços.

10. A aplicação dos descontos referidos neste IMR não excluirá eventual aplicação das sanções à serem previstas no contrato.

APENSO VII

PLANILHA DE CUSTO ESTIMADO TOTAL - DIGITALIZAÇÃO DE ACERVO - PROC. ADM - n.°2020/ATEN/08.00180-00
						Etapa 1 – Implantação da gestão do acervo documental
Item	Detalhamento do Serviço	Unidade Medida	Quant	Valor Unitario	Valor Total
1	Fornecimento de caixas Box I	Caixas Box I	620	4,22	2.618,47
2	Fornecimento de caixas 20kg	Caixa Arquivo	207	8,88	1.838,85
3	Serviço de transporte do acervo atual e conferência da quantidade de caixas Box I do Setor de Atendimento	Caixas Box I	620	2,22	1.376,05
4	Serviço de transporte do acervo atual e conferência da quantidade de caixas Box I do Setor Contábil Financeiro, com retorno após a digitalização	Caixas Box I	43	2,22	95,43
5	Serviço de transporte do acervo atual e conferência da quantidade de pastas padrão executive do Setor Contábil Financeiro, com retorno após a digitalização	Pastas Padrão Executive	265	2,22	588,15
6	Organização, identificação, classificação, separação, ordenação, higienização dos documentos, incluindo materiais necessários – Documentos do setor de atendimento	Caixas Box I	620	52,50	32.550,00
7	Digitalização dos documentos e indexação em sistema da contratada – documentos do Setor de Atendimento	Páginas	500.000	0,21	106.250,00
8	Preparação e higienização dos documentos e digitalização dos documentos na ordem em que se encontram disponíveis nas pastas e caixas, com a disponibilização de arquivo PDF com todos os documentos, separados por processo, para armazenamento na rede do CAU/PR – Documentos do setor Contábil Financeiro	Páginas	211.100	0,21	44.858,75
9	Implantação de sistema informatizado para gestão dos documentos relativos ao setor de atendimento	Unid.	1	1000,00	1.000,00
10	Treinamento de colaboradores para operação do sistema informatizado	Unid.	10	60,00	600,00
	Valor total Geral				191.775,70
Etapa 2 - Manutenção da gestão do acervo documental
Item	Detalhamento do Serviço	Unidade Medida	Quant (A)	Valor Unitário	Valor Unitário (B)
1	Permissão de uso de sistema informatizado	Unid.	10	84,50	845,00
2	Custódia de arquivo em caixas 20kg	Caixas 20 kg	207	1,58	327,75
	Valor Total Geral				1.172,75
Etapa 3 – Incremento de novos documentos no acervo documental
Item	Detalhamento do Serviço	Unidade Medida	Quant	Valor Unitário	Valor Unitário
1	Serviço de transporte do acervo e conferência da quantidade de caixas Box I	Caixas Box I	60	2,22	133,20
2	Serviço de transporte do acervo atual e conferência da quantidade de caixas Box I do Setor Contábil Financeiro, com retorno após a digitalização	Caixas Box I	37	2,22	82,14
3	Organização, identificação, classificação, separação, ordenação, higienização dos documentos, incluindo materiais necessários.	Caixas Box I	60	52,50	3.150,00
4	Fornecimento de caixas Box I	Caixas Box I	60	2,92	175,00
5	Fornecimento de caixas 20kg	Caixas Box I	20	8,88	177,67
6	Digitalização dos documentos e indexação em sistema da contratada	páginas	48.000	0,21	10.200,00
7	Preparação e higienização dos documentos e digitalização dos documentos na ordem em que se encontram disponíveis nas pastas e caixas, com a disponibilização de arquivo PDF com todos os documentos, separados por processo, para armazenamento na rede do CAU/PR – Documentos do setor Contábil Financeiro	Páginas	41.400	0,21	8.797,50
	Valor Total Geral				22.715,51
	Custo Total Estimado todas as Etapas				215.663,95

Conselho de Arquitetura e Urbanismo do Paraná.

Sede Xx. Xxxxx Xxxxxxx xx Xxx, 0.000, XXX 00000-000 – Curitiba-PR. Fone: 00 0000-0000

Cascavel: Xxx Xxxxxx Xxxxx, 0.000, XXX 00000-000 - Fone: 00 0000-0000 | Londrina: Xxx Xxxxxxxxx, 000, Xxxx 0, XXX 00000-000 - Xxxx: 00 0000-0000 | Maringá: Xx. Xxxxxxx, 000, Xxxx 0, XXX 00000-000 - Xxxx: 00 0000-0000 | Pato Branco: Xxx Xxxxxxx, 0.000, XXX 00000-000 - Xxxx: 00 0000-0000