O estado do
Artigo
O estado do
gerenciamento de contratos
Resumo executivo
As empresas da atualidade estão passando por uma rápida mudança na forma como gerenciam contratos. Processos de aprovação complexos e transferências manuais já criam confusão desnecessária com os fluxos de trabalho de acordos. A adoção repentina de protocolos de trabalho remoto apenas ampliou essas ineficiências do processo.
Esses problemas aparecem em cada estágio importante do ciclo de vida de um contrato e geralmente são causados por erro humano.
Para entender exatamente como as empresas modernas estão lidando com essas mudanças, a DocuSign coletou dados de mais de 1.300 profissionais que elaboram contratos com o objetivo de traçar um quadro claro das capacidades e dores de cabeça do gerenciamento de contratos. Em cada estágio da elaboração do contrato, examinamos as pessoas, ferramentas e processos que estão em vigor ao longo do ciclo de vida de um contrato e discutimos como esse trabalho pode ser melhorado com tecnologia moderna. Aqui está uma breve visão geral de algumas das principais descobertas:
O erro humano está no cerne dos problemas de elaboração de contratos
Mais de 90% dos entrevistados afirmam que o erro humano impacta seu processo de elaboração de contratos atual e quase metade afirma que isso acontece com frequência. Devido às complicações desnecessárias, atrasos e ineficiências introduzidas pelo trabalho manual, menos da metade dos profissionais que elaboram contratos consideram seu sistema existente confiável ou eficiente.
As aprovações são o maior obstáculo
Embora a lista de coisas que atrasam os contratos seja bastante longa, de longe o obstáculo mais comum é coletar várias aprovações e fazer com que todos assinem. Um dos problemas mais comuns nesse processo são os fluxos de trabalho que forçam a conclusão dos contratos da solução de ciclo de vida do contrato existente.
Algumas equipes se beneficiam mais das ferramentas de gerenciamento do ciclo de
vida do contrato (CLM)
As melhorias no ciclo de vida do contrato beneficiam todas as equipes em uma organização, mas as linhas de negócios que mais têm a ganhar com uma solução moderna de gerenciamento de contratos são as equipes jurídicas, de compras, vendas e operações de vendas.
A gestão de contratos está substituindo tarefas manuais sujeitas a erros
As organizações já estão usando soluções de gerenciamento de contratos para resolver vários problemas, mas os benefícios mais comuns estão na geração de contratos, precisão do contrato e análise do contrato. Esses ganhos são frequentemente obtidos por uma parceria entre homem e máquina que automatiza tarefas repetitivas e aprimora a tomada de decisão humana durante o processo de elaboração de contratos.
O restante deste relatório detalhará as descobertas da pesquisa de gerenciamento de contratos da DocuSign. Sempre que possível, apresentaremos soluções para os problemas comuns de hoje e destacaremos a tecnologia que pode ajudar os profissionais que elaboram contratos a fazer negócios com mais rapidez, minimizar riscos e agir com base em percepções inteligentes.
O gerenciamento de contratos em 2020
Para iniciar a investigação sobre a forma como os acordos atuais são gerenciados, a DocuSign examinou as pessoas, ferramentas e processos que estão em vigor ao longo do ciclo de vida de um contrato. Em comparação com o ano passado, os entrevistados mostraram um ligeiro aumento na adoção de software de gerenciamento de contratos e menos dependência de Excel e drives compartilhados, mas não há uma
solução específica que seja particularmente popular. Também houve aumento do e-mail como ferramenta de gerenciamento de contratos. Pode ser que os entrevistados fiquem frustrados com as soluções de planilhas ou drives compartilhados e voltem a usar o e-mail.
No geral, surge uma imagem de empresas compartilhando responsabilidades de gerenciamento de contratos em três ou quatro linhas empresariais usando uma variedade de ferramentas, mas não há uma combinação clara de equipes e tecnologia que surgiu como a mais comum.
Como os contratos são gerenciados | 2019 | 2020 |
Software de gerenciamento de contratos | 27% | 28% |
Excel ou outra planilha | 31% | 23% |
Combinação de sistema de gerenciamento de contratos e planilha | 22% | 22% |
7% | 18% | |
Unidade compartilhada | 13% | 9% |
Departamentos envolvidos no processo de contratos
TI/Segurança da Informação Financeiro
Equipe executiva
Jurídico Recursos Humanos
Compras
Risco/Conformidade
Vendas
Marketing
Quando solicitados a descrever o gerenciamento de contratos na organização, menos da metade dos entrevistados disse que seu processo de elaboração de contratos era confiável (47%), eficiente (45%) ou flexível (42%). Ao mesmo tempo, uma parte significativa dos entrevistados disse que seu processo de elaboração de contratos era demorado (26%), caro (18%) e entediante (17%).
No geral, os entrevistados falaram sobre processos de gerenciamento de contratos que evoluem com o tempo sem melhorias significativas. Esses fluxos de trabalho são fáceis porque são o padrão, mas são frustrantes porque são ineficientes. Em geral, as organizações têm preenchido lacunas com novas ferramentas e mais funcionários, em vez de corrigir problemas estruturais maiores.
Estado do gerenciamento de contratos
Uma parte importante da pesquisa de processos de contrato é quebrar todo o ciclo de vida em etapas reconhecíveis e identificar tendências para cada uma. Aqui está uma visão rápida dos cinco estágios principais do gerenciamento de contratos e alguns dados interessantes que encontramos sobre cada um.
1/ Geração
O início do ciclo de vida de qualquer contrato é a geração de documentos. Embora as organizações não estejam criando contratos do zero, esse ainda é um processo demorado. Enquanto 40% dos entrevistados usam uma integração com o Salesforce para criar novos contratos, a ferramenta mais comum para geração de contratos ainda é o Microsoft Word, seja na nuvem (62%) ou offline (50%). A relutância em se afastar dessa tecnologia resultou em longos períodos de geração de contratos.
88%
das organizações precisam de mais de uma hora para criar um novo contrato
Uso atual de ferramentas de geração de contrato
Documento de nuvem colaborativa Microsoft Word offline
Integração da ferramenta de geração de contratos com o Salesforce
Modelo pré-existente
2/ Negociação
Uma vez que o contrato é gerado, todas as partes envolvidas precisam negociar várias vezes até que os termos finais sejam acordados. Para os entrevistados em nossa pesquisa, esse estágio do processo consome muito tempo, com apenas um em cada seis entrevistados sendo capaz de concluir a negociação do contrato em nove horas ou menos. Para economizar tempo na negociação, os entrevistados claramente preferiram as ferramentas de colaboração online aos processos offline ou em papel.
49%
das organizações passam mais de 20 horas negociando cada contrato
71%
dos entrevistados geram mais de 3 novas versões de um contrato antes de sua assinatura final
Ferramenta de colaboração de contratos preferida
Documento de nuvem colaborativa
Aplicativo baseado em vídeo/texto
Microsoft Word offline
Papel
Outro
3/ Roteamento
Para compartilhar contratos interna e externamente, os entrevistados estão usando uma ampla gama de ferramentas. Embora as ferramentas mais populares sejam os sistemas de armazenamento em nuvem e e-mail, todos os métodos comuns de compartilhamento de contrato têm a mesma falha principal: eles levam o contrato e os usuários para fora
do sistema de CLM. Isso abre a porta para vários novos problemas, como compartilhar o contrato com a parte errada.
32%
dos entrevistados compartilharam um contrato com a parte errada
Em média, quantas pessoas estão envolvidas na aprovação do contrato?
Ferramentas de compartilhamento de contratos (usadas nos últimos 12 meses)
E-mail Armazenamento online/na nuvem
FTP
Plataforma de colaboração baseada em chat Correio tradicional
Mensagem de texto
Fax
Outro
4/ Aprovação/assinatura
Quando é hora de finalizar um contrato coletando assinaturas, os entrevistados acostumaram com o uso de ferramentas modernas. Cerca de dois terços dos entrevistados atualmente usam software de assinatura eletrônica ou uma ferramenta de CLM com fluxos de trabalho definidos. Quando se trata de obstáculos ao fluxo de trabalho que retardam a conclusão do contrato, uma série de diferentes aprovações departamentais (jurídico, preços, compras) e coleta de assinaturas atrasam cerca de 30-40% das organizações.
O que normalmente atrasa as aprovações de contratos?
Aprovação jurídica Coletar todas as assinaturas Aprovações de preços
Equívocos/erros/informações ruins Aprovações de compras Fazer com que outros ajam nas etapas delegadas
Controle de versões Limites de funcionalidade das ferramentas de software
Falta de visibilidade do status do contrato
Como você encaminha os acordos para assinatura?
35% Software de assinatura eletrônica
32% Software de gerenciamento de contratos 19% AAd hoc (via e-mail/cópias impressas) 13% Outros sistemas conectados
1% Outro
5/ Armazenamento
Quando um contrato é finalizado, o armazenamento em nuvem é popular entre as organizações da atualidade. Cerca de dois terços dos entrevistados usam armazenamento em nuvem, de forma exclusiva ou em conjunto com servidores locais, para gerenciar contratos concluídos. Entre os participantes que ainda não migraram para a nuvem, 53% planejam fazê-lo e 16% ainda não têm certeza de seus planos. Facilitar a localização desses contratos também é fundamental para os fluxos de trabalho de gerenciamento, uma vez que mais de dois terços dos entrevistados precisam localizar contratos arquivados com frequência diária ou semanal.
43%
dos entrevistados relataram não conseguir localizar um contrato armazenado
Frequência de acesso a
contratos armazenados
Principal método de armazenamento de contratos
29% Diariamente
37% Semanalmente
21% Mensalmente
12% Raramente
1% Nunca
34% Combinação de nuvem e servidores locais
33% Nuvem
24% Servidores locais
8% Armários de documentos físicos
1% Não sabe
Considerando todas as partes do processo de elaboração de contratos, leva em média 29 horas do tempo do pessoal para gerar, negociar e localizar um contrato. Na escala de 500 contratos por ano, isso equivale a 7 funcionários em tempo integral equivalente a mão de obra anual.
Estágio da elaboração do contrato | Média de horas |
Geração | 2,5 |
Negociação | 25 |
Local | 1,5 |
Tempo total por contrato | 29 |
Erro humano no gerenciamento de contratos
Cada um dos cinco estágios tradicionais de gerenciamento de contratos contém vários pontos de contato humanos. Sempre que uma pessoa insere dados ou entrega um contrato, há uma oportunidade de erro. Infelizmente, esses erros são extremamente comuns. Em nossa pesquisa, metade dos entrevistados disse que o erro humano às vezes afeta o processo do contrato e
surpreendentes 46% disseram que o erro humano ocorre com frequência ou muito frequentemente.
40%
dos profissionais acham frustrante localizar contratos armazenados
Com que frequência o erro humano afeta o processo de contratos?
6% Nunca
49% Às vezes
25% Com frequência
21% Com muita frequência
Os resultados de erro humano no processo de elaboração de contratos são variados, mas os problemas mais comuns relatados por nossos entrevistados foram atrasos em negócios fechados, aumento de custos, oportunidades perdidas devido a contratos mal compreendidos e maior risco de não conformidade.
Resultados dos desafios enfrentados no processo de gerenciamento de contratos
Atrasos em negócios fechados Aumento de custos
Oportunidades perdidas devido à falta de entendimento do contrato Aumento do risco (não conformidade)
Má qualidade do contrato Experiência do funcionário insatisfatória/perda de produtividade Experiência do cliente insatisfatória
Receita perdida Gastos descontrolados Capital de giro/valor perdido
Esses erros humanos e suas consequências são provavelmente o motivo pelo qual tantos profissionais de elaboração de contratos identificaram seus processos de CLM como "frustrantes". Uma maneira comum dessas ineficiências impactarem o fluxo de trabalho é no acesso ao contrato. O tempo perdido na procura de contratos concluídos causa frustração e atrasos na receita.
Apenas 23% dos profissionais contratados podem encontrar um contrato em 10 minutos ou menos, em comparação com 32% no relatório do ano passado. Embora seja difícil apontar um motivo específico para processos de busca de contratos mais longos em 2020, os problemas mais comuns relacionados à localização de contratos armazenados são contratos salvos em locais incorretos (43%) ou contratos armazenados em PDFs não pesquisáveis (39%).
DocuSign O estado do gerenciamento de contratos
Melhorar o gerenciamento de contratos usando uma
ferramenta de CLM
A melhor maneira de evitar erros humanos é remover os processos manuais do gerenciamento de contratos, quando possível. Uma plataforma de CLM moderna inclui automação que minimiza o envolvimento humano, reduzindo o tempo perdido e a possibilidade de erro. Quando questionados sobre as atividades do contrato que são importantes para serem automatizadas, as respostas mais populares tendem a simplificar os estágios de alto esforço da elaboração de contratos (geração de contrato, análise de dados de contrato, minimização de risco, assinatura eletrônica) ou melhorar as transferências entre estágios (rastreamento, controle de versão, localização do documento).
Em nossa pesquisa, 28% dos entrevistados já estavam usando uma solução de CLM como meio exclusivo de gerenciamento de contratos. Quando questionados sobre os benefícios dessa solução, os entrevistados se concentraram em melhorias nos processos que antes continham um grande volume de revisões manuais e transferências.
Benefícios do software de gerenciamento de contratos
Geração de contrato simplificada Maior precisão do contrato
Análise aprimorada de contratos concluídos Mais fácil de encontrar documentos arquivados Ciclo de vida de contrato simplificado
Redução do trabalho manual
Olhando para o futuro, os profissionais de contrato estão vendo oportunidades para a IA melhorar seu processo de gerenciamento de contratos. Ao automatizar tarefas como geração de contratos, análise de risco, rastreamento de documentos e transferência de fluxo de trabalho, a IA pode reduzir o erro humano e padronizar uma grande porcentagem das atividades de elaboração de contratos, o que produz uma série de benefícios.
Maiores desafios do
gerenciamento de contratos
Encontrar/analisar dados do contrato 30%
Maximizar o valor antes de assinar 29%
Aprovações
28%
Rastreamento
25%
Quais processos de contrato são importantes para serem automatizados?
Analisar dados do contrato
36%
Assinatura eletrônica
35%
Rastreamento
34%
Controle de versões
32%
Geração de contratos
31%
Localizar os contratos
31%
Maximizar o valor, minimizar o risco 30%
Como a IA vai afetar o gerenciamento de contratos?
Reduzir erros humanos Aprimorar a segurança
Aprimorar a conformidade Minimizar o risco jurídico
Acelerar o processo
Reduzir os custos de pessoal Conectar-se a outros sistemas
Maximizar o valor do contrato
Ferramentas modernas acabam com a frustração do
gerenciamento de contratos
Embora todas as equipes se beneficiem de ferramentas aprimoradas de gerenciamento de contratos, os entrevistados em nossa pesquisa indicaram que as equipes jurídicas, de compras, vendas e operações de vendas obtiveram mais benefícios. Em todas as linhas de negócios, as melhorias mais comuns foram facilidade de geração de contratos, melhor precisão do contrato e análise aprimorada dos termos em contratos concluídos.
As soluções CLM de ponta de hoje melhoram os fluxos de trabalho tradicionais usando automação para remover o erro humano do processo. O DocuSign CLM acelera uma variedade de atividades de contrato introduzindo automação em todo o processo. Essa ampla padronização garante que cada acordo tenha valor máximo e risco mínimo. Há ainda integrações de IA adicionais para analisar melhor os contratos existentes quanto ao risco e fazer sugestões inteligentes sobre linguagem mais favorável em novos acordos.
Coordene fluxos de
trabalho complexos
Configure fluxos de trabalho para encaminhar contratos condicionalmente com base em qualquer critério importante. Essa configuração acelera os tempos de ciclo de contrato e melhora a comunicação entre as equipes de vendas, compras e jurídicas.
Insights baseados em dados
simplificam os fluxos de trabalho
As aprovações de nível de cláusula analisam automaticamente um contrato e o encaminham com destaques para especificar seções
para revisão. Isso reduz o tempo de revisão manual, melhorando a precisão do contrato e minimizando o risco.
"As pessoas pesquisavam suas caixas de entrada de e-mail procurando o último e-mail com um contrato anexo e precisavam garantir que era a cópia certa...
Queríamos ferramentas e soluções que harmonizassem, simplificassem e aumentassem a eficiência."
Xxx Xxxx Xxx
Diretor Jurídico da Cadeia de Suprimentos Global Unilever
Para saber mais sobre como o DocuSign pode melhorar os processos de contrato de sua equipe agora e preparar o terreno para contratações futuras inteligentes, confira DocuSign CLM.
Sobre a DocuSign
A DocuSign ajuda as organizações a se conectarem e automatizarem a forma como preparam, assinam, atuam em e gerenciam contratos. Como parte do DocuSign Agreement Cloud, a DocuSign oferece a assinatura eletrônica: a melhor maneira do mundo de assinar eletronicamente em praticamente qualquer dispositivo, de praticamente qualquer lugar e a qualquer momento. Atualmente, mais de 500.000 clientes e centenas de milhões de usuários em mais de 180 países usam a DocuSign para realizar contratos da melhor forma possível.
DocuSign, Inc.
Xxxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx, 00 0x xxxxx, Xx. 00 - Xxxxxx Xxxxxxx
Xxx Xxxxx, XX CEP: 04576-010
Para mais informações xxxxxxx@xxxxxxxx.xxx Ligue para +5511 3330-1000
29/01/2021
Metodologia
Os dados para o relatório do Estado do gerenciamento de contratos foram coletados em setembro e outubro de 2020. Um total de 1.333 entrevistados respondeu a uma pesquisa online com perguntas quantitativas sobre as ferramentas de CLM e o processo de elaboração de contratos em sua organização. Os participantes da pesquisa eram todos tomadores de decisão ou usuários da tecnologia CLM e estavam envolvidos no processo de elaboração de contratos na empresa.
Os entrevistados são de 10 países, com a maior porcentagem nos Estados Unidos (30%). As duas linhas de negócios mais comuns para os participantes da pesquisa eram tecnologia da informação (22%) e finanças (20%), mas havia uma mistura uniforme de níveis de senioridade. Um pouco mais da metade das organizações pesquisadas (52%) tinha 501-5.000 funcionários e a mistura de setores é equilibrada de maneira uniforme.
Localização do entrevistado Função
30% Estados Unidos
8% Canadá
8% México
8% Brasil
8% Japão
8% Austrália
8% França
8% Alemanha
8% Holanda
7% Reino Unido
25% Executivo/nível C
9% VP
25% Diretor
22% Gerente sênior
18% Gerente/líder de equipe
1% Contribuidor individual
Departamento | Setor | ||
Tecnologia da informação | 22% | Serviços bancários/financeiro | 17% |
Financeiro | 20% | Tecnologia (Hardware/Software) | 16% |
Recursos Humanos | 11% | Varejo/atacado | 13% |
Gerenciamento de produtos | 9% | Fabricação | 12% |
Operações de Marketing | 8% | Serviços de saúde/ciências biológicas | 7% |
Operações de vendas | 6% | Construção | 7% |
Vendas | 6% | Serviços empresariais | 7% |
Compras | 4% | Educação | 5% |
Outro | 4% | Governo | 5% |
Instalações | 3% | Telecomunicações | 3% |
Marketing | 3% | Energia e serviços públicos | 3% |
Jurídico/Conformidade | 2% | Alimentos/bebidas | 2% |
Operações jurídicas | 2% | Jurídico | 1% |
Suporte | 1% | Marketing/publicidade | 1% |
Porte da empresa
32% Mercado médio (126-500)
52% Mercados principais (501—5.000)
16 Empreendimentos (5.000+)