Manual Operacional do
Manual Operacional do
Sistema de Concessão de Diárias e Passagens SCDP
Perfis: Administrador de Reembolso / Fiscal de Contrato Titular de Cartão de Crédito
Setembro/2015
Sumário
Introdução 3
Reembolso via Agência de Viagem 4
1 – Solicitação de Reembolso – Agência de Viagem 4
Reembolso via Compra Direta 18
2 – Solicitação de Reembolso via Compra Direta 18
Débitos e Créditos 32
3 – Débitos e Créditos 32
Inconsistências 36
4 – Inconsistências 36
Relatório de Faturamento 44
5 – Relatório de Faturamento 44
Documento de Ateste 46
6 – Documento de Ateste 46
Cartão de Crédito 50
7 – Associação de Cartão de Crédito 50
Introdução
Este manual tem por finalidade orientar os usuários com o perfil de Administrador de Reembolso, Fiscal de Contrato e Titular do Cartão de Crédito, quanto aos respectivos procedimentos operacionais de solicitação de reembolso, ateste de fatura e cadastro do Cartão de Pagamento do Governo Federal – Passagem Aérea (CPGF).
Cabe ao Administrador de Reembolso acompanhar as solicitações de crédito dos bilhetes de passagens não utilizados, sejam daqueles emitidos pela Agência de Turismo ou pela Compra Direta, nas situações de cancelamento do bilhete, alterações no trecho, não aprovação da PCDP com bilhete emitido ou não realização da viagem.
Quanto ao Fiscal de Contrato, compete a esse perfil a análise dos dados consolidados da fatura e a verificação das inconformidades constatadas entre o que consta na fatura enviada pela instituição bancária e os lançamentos processados no SCDP. Verificadas essas informações, o Fiscal do Contrato também deverá gerar o Documento de Ateste, o qual registra o resultado da conciliação da fatura e corresponde a fase de liquidação ou apropriação da despesa.
Com relação ao Titular do Cartão de Crédito, de acordo com o Guia de Orientação - Adesão à Compra Direta publicado pela Central de Compras e Contratações “O Portador do referido cartão deverá ser a autoridade responsável pela gestão do orçamento com passagens aéreas”. No SCDP, esse perfil é responsável pelo cadastro e manutenção do cartão, que poderá inclui, editar, habilitar, desabilitar ou excluí-lo, caso necessário.
Reembolso via Agência de Viagem
1 – Solicitação de Reembolso – Agência de Viagem
1.1 – Acessar o menu principal e clicar na opção “SOLICITAÇÃO” > “Reembolso” > “Gerenciar Reembolso”, conforme figura 1.
Menu>Solicitação>Reembolso>Gerenciar Reembolso – Figura 1
O Administrador de Reembolso deverá preencher os campos conforme figura 2.
1.2 – Informar a “AGÊNCIA DE VIAGEM”, ou se desejar clicar em “TODAS”;
1.3 – Informar a “Situação do Reembolso”, ou se for necessário clicar em “TODAS”;
1.4 – Informar “NÚMERO DA PCDP”, caso necessite de uma PCDP específica;
1.5 – Informar “DATA INICIAL DE EMISSÃO E DATA FINAL DE EMISSÃO”;
1.6 – Clicar no botão “PESQUISAR”.
Menu>Solicitação>Solicitar Reembolso>LISTAGEM – Figura 2
Realizada a pesquisa, será exibida a tela com a relação das PCDP's cujos bilhetes não foram utilizados e que estão com situação “Disponível para Reembolso”, conforme figura 3.
Observações:
1. A solicitação de reembolso de bilhetes é possível somente para as viagens que foram "Canceladas", "Não Realizadas" ou "Não Aprovadas";
2. Os bilhetes cancelados, via Agência de Viagem, poderão ser aproveitados, enquanto o processo não for finalizado;
3. Os bilhetes cancelados somente serão disponibilizados no módulo Reembolso, apos o encerramento da Pcdp;
4. O reembolso de um bilhete pode ser solicitado pelo Administrador de Reembolso no período máximo de até 30 dias após a finalização da viagem, após o qual será feito automaticamente pelo SCDP, caso o usuário não o faça manualmente no prazo mencionado.
Menu>Solicitação>Solicitar Reembolso>LISTAGEM – Figura 3
O Administrador de Reembolso poderá verificar os dados da PCDP cujo bilhete está disponível para reembolso clicando na seta ao lado do nome do proposto. Serão exibidos os itens, conforme figura 4.
1.7 - “TRECHO“: correspondente ao bilhete que está em status de reembolso;
1.8 - “ENVIO AUTOMÁTICO”: indica o total de dias restantes em que o bilhete irá para reembolso automático caso o Administrador de Reembolso não solicite manualmente;
1.9 - “TARIFA PRATICADA”: valor de aquisição do bilhete;
1.10 - “TAXA DE EMBARQUE”: valor pago a Companhia aérea;
1.11 - “TAXA DE SERVIÇO”: valor pago à agência de viagem;
1.12 - “VALOR TOTAL DO BILHETE”: tarifa somada a taxa de embarque;
1.13 - “SITUAÇÃO DO REEMBOLSO”: exibirá o status do reembolso que poderá ser “Disponível para reembolso”, “Confirmado pela Agência” e “Rejeitado pela Agência”, conforme o caso;
1.14 - “TIPO DE REEMBOLSO”: se valor total ou diferença a menor do valor do bilhete.
1.15 - Caso necessário, o Administrador de Reembolso poderá verificar “O HISTÓRICO DO BILHETE”;
1.16 - Caso necessário, o Administrador de Reembolso poderá verificar o “HISTÓRICO DO REEMBOLSO”.
Menu>Solicitação>Solicitar Reembolso>LISTAGEM – Figura 4
Ao clicar no item “Histórico do Bilhete”, será exibida a tela conforme figura 5.
Menu>Solicitação>Solicitar Reembolso>LISTAGEM – Figura 5
Em seguida, o Administrador de Reembolso deverá selecionar o bilhete para solicitação de reembolso, conforme figura 6.
1.18 – Clicar no box ao lado do nome do proposto;
1.19 – Clicar no botão “SOLICITAR”.
Menu>Solicitação>Solicitar Reembolso>LISTAGEM – Figura 6
Será exibida a mensagem “Operação realizada com sucesso”. Clicar em “OK”.
A PCDP será encaminhada para a “AGÊNCIA DE VIAGEM”.
Caso a Agência de Viagem confirme a solicitação de reembolso, será exibida no campo “SITUAÇÃO”, conforme figura 7.
1.20 – Clicar na seta ao lado do nome do proposto.
Menu>Solicitação>Solicitar Reembolso>LISTAGEM – Figura 7
Caberá ao Administrador de Reembolso acatar o valor crédito estipulado pela Agência de Viagem, conforme figura 8.
1.21 – Clicar no box, ao lado do nome do proposto;
1.22 – Preencher o campo “CARTA DE CRÉDITO”, informando o documento oficial emitido com os valores que serão efetivamente reembolsados pela Agência de Viagem;
1.23 – Clicar no botão “CONFIRMAR CRÉDITO”.
Menu>Solicitação>Solicitar Reembolso>LISTAGEM – Figura 8
O sistema exibirá a mensagem: “Confirma o crédito estabelecido? ” Clicar em “SIM”.
O sistema exibirá a mensagem: “Operação realizada com sucesso. ” Clicar em “OK”.
Caso a Agência de Viagem rejeite a solicitação de reembolso, será exibida no campo “SITUAÇÃO”, conforme figura 9.
1.23 – Clicar na seta ao lado do nome do proposto;
Menu>Solicitação>Solicitar Reembolso>LISTAGEM – Figura 9
O Administrador de Reembolso poderá acatar a rejeição de reembolso realizada pela Agência de Viagem. Se acatar, o Administrador de Reembolso deverá confirmar, conforme figura 10.
Observação: A aceitação da rejeição de reembolso determina a impossibilidade de
nova solicitação de reembolso do bilhete selecionado e aceito como rejeitado.
1.24 – Clicar no box ao lado do nome do proposto;
1.25 – Inserir a “OBSERVAÇÃO/JUSTIFICATIVA”, é obrigatório o preenchimento desse campo para aceitar a rejeição;
1.26 – Clicar no botão “ACEITAR REJEIÇÃO”.
Menu>Solicitação>Solicitar Reembolso>LISTAGEM – Figura 10
O sistema exibirá a mensagem: “Operação realizada com sucesso”.
Clicar em “OK”.
Caso seja necessário, o Administrar de Reembolso poderá realizar a devolução à Agência de Viagem das solicitações de reembolso de bilhetes, cujos valores de crédito apresentam discordâncias, para nova avaliação, conforme figura 11.
1.27 – Clicar na seta ao lado do nome do proposto;
Menu>Solicitação>Solicitar Reembolso>LISTAGEM – Figura 11
1.28 – Clicar no box ao lado do nome do proposto;
1.29 – Inserir a “OBSERVAÇÃO/JUSTIFICATIVA”, que é um campo de preenchimento obrigatório para devolver novamente para a agência a solicitação que foi rejeitada inicialmente;
1.30 – Clicar no botão “DEVOLVER”.
Menu>Solicitação>Solicitar Reembolso>LISTAGEM – Figura 12
O sistema exibirá a mensagem: “Confirma a devolução? ” Clicar em “SIM”.
O sistema exibirá a mensagem: “Operação realizada com sucesso. ” Clicar em “OK”.
Reembolso via Compra Direta
2 – Solicitação de Reembolso via Compra Direta
2.1 – Acessar o menu principal e clicar na opção “FATURAMENTO” > “Reembolso” >“Compra Direta”, conforme figura 13.
Menu>FATURAMENTO>Reembolso>Compra Direta – Figura 13
Observações:
1. O reembolso será realizado de forma automática pelo SCDP nos casos em que o bilhete não seja utilizado. Isso pode acontecer nas situações de cancelamento do bilhete, alterações no trecho, não aprovação da PCDP com bilhete emitido ou não realização da viagem. Essa é uma atribuição do perfil de “ADMINISTRADOR DE REEMBOLSO”.
2. Apesar de existir essa funcionalidade e esperar que não aconteça, a solicitação automática pode não ser realizada com sucesso junto às companhias aéreas, por motivos diversos. Nessas condições, o SCDP registra o cancelamento em sua base de dados, pelo valor nominal do bilhete. Em seguida, o Administrador de Reembolso fará o contato com a companhia aérea e procederá com o efetivo cancelamento e reembolso atualizando os valores no SCDP.
3. Alertamos para o acompanhamento cuidadoso dessa funcionalidade da
Compra Direta, já que podem surgir valores divergentes que precisam de ajuste ao processo em cada órgão ou entidade.
4. Esse procedimento deve ser realizado antes do fechamento da fatura, preferencialmente até dia 24 de cada mês, para que não haja inconsistência dos créditos em relação aos lançamentos da fatura.
Será exibida a tela onde poderão ser obtidas as solicitações de reembolso disponíveis, de acordo com a combinação desejada, conforme figura 14.
2.2 – Informar obrigatoriamente “ÓRGÃO DE LOTAÇÃO”, ou se desejar clicar na “lupa” e selecionar um “ÓRGÃO” desejado;
2.3 – Informar a “COMPANHIA AÉREA”, ou se for necessário clicar em “TODAS”;
2.4 – Informar o “CÓDIGO DA AUTORIZAÇÃO”, que é o código que a instituição bancária utiliza para aprovar a compra do bilhete; e caso necessite de um bilhete específico deverá ser informado;
2.5 - Informar a “DATA INICIAL DE EMISSÃO E DATA FINAL DE EMISSÃO”, caso necessite de um período específico;
2.6 - Informar a “SITUAÇÃO DA PENDÊNCIA”, filtro que indica a condição do reembolso, conforme definições a seguir:
▪ Criada: situação em que o reembolso foi solicitado, porém ainda não confirmado junto à companhia aérea. É a situação que merece a atenção especial do Administrador de Reembolso, pois a solução depende de seu contato com a companhia aérea (telefone ou e-mail) para correção manual do valor;
▪ Aceita: situação em que o reembolso foi solicitado e confirmado (aceito) pela companhia aérea. Resulta de uma ação automática do Sistema ou da correção manual feita pelo Administrador de Reembolso, quando o valor informado estiver divergente do inicialmente negociado. Nesse caso, depois de inserido o novo valor no campo apropriado, ou seja, “Valor a Reembolsar”, o sistema exigirá uma justificativa por essa alteração. Feito isso, o usuário deverá clicar no botão “CONFIRMAR”.
▪ Não Aceita: situação em que o reembolso foi solicitado e não confirmado (não
aceito) pela companhia aérea. Normalmente acontece quando a multa de cancelamento excede o valor nominal a ser reembolsado do bilhete. Essa situação depende da justificativa pelo Administrador de Reembolso e a aprovação do Fiscal de Contrato. No caso da não aprovação pelo Fiscal de Contrato é necessário o contato com a companhia aérea (telefone ou e-mail) para a solução da pendência do reembolso.
Alertamos que é uma situação de difícil ocorrência, já que o reembolso da taxa de embarque deve ser realizado.
Lembramos que no contato com a companhia aérea, os descontos são aplicados, conforme regras tarifárias, sobre o valor da tarifa. A taxa de embarque é devolvida, quando for o caso, no valor integral.
Ou se desejar clicar em “TODAS”;
2.7 - Informar a “SITUAÇÃO DA APROVAÇÃO”,
▪ Pendente de Aprovação: situação em que o reembolso foi solicitado e não confirmado (não aceito) pelas companhias aéreas, necessitando da ação do Fiscal de Contrato para a finalização do processo;
▪ Aprovada: situação em que o reembolso foi solicitado e não confirmado (não aceito) pela companhia aérea e o Fiscal de Contrato finalizou o processo, concordando com a não devolução do valor do reembolso;
▪ Não Aprovada: situação em que o reembolso foi solicitado e não confirmado (não aceito) pela companhia aérea e o Fiscal de Contrato não aprovou a não devolução do valor do reembolso. Nesse caso, é preciso o contato com a companhia aérea para confirmar ou não o valor do crédito a ser reembolsado;
Ou se desejar clicar em “TODAS”;
2.8 – Clicar no botão “PESQUISAR”.
Menu>Faturamento>Compra Direta>LISTAGEM – Figura 14
Observações:
1. As ações praticadas na funcionalidade de Reembolso também estão disponíveis para a verificação do perfil “FISCAL DE CONTRATO”. Além disso, é de acesso exclusivo a esse perfil a aprovação do reembolso não aceito pela companhia aérea, após a indicação dessa situação pelo Administrador de Reembolso. O procedimento é realizado por meio do filtro “SITUAÇÃO DA APROVAÇÃO”.
2. A solicitação de reembolso de bilhetes é possível somente para bilhetes “CANCELADOS”, que apresentam redução de valores, e na ocorrência de “NO SHOW”.
3. O cancelamento de bilhete pode surgir em decorrência da alteração do roteiro da viagem, alteração de data, não aprovação ou não realização da viagem. Nessas situações, os bilhetes serão cancelados automaticamente e serão objeto de reembolso;
Realizada a pesquisa, será exibida a tela com as solicitações de Reembolsos Pendentes, conforme figura 15.
2.9 – Clicar no “BILHETE” que se deseja solicitar o reembolso;
Importante Saber:
O valor do crédito que surgem em decorrência dos pedidos de reembolso, não é devolvido de forma automática para o teto de passagem. Esse procedimento de ser feito de forma manual pelo Coordenador Orçamentário Setorial. Informamos que o procedimento não recompõe o teto orçamentário, mas sim o saldo disponível. Nesse caso, acessar o menu Gestão > Configuração Orçamentária > Teto Orçamentário Setorial, selecionar o tipo de operação “Devolução de Valores”.
Menu>Faturamento>Compra Direta>LISTAGEM – Figura 15
O sistema exibirá os dados do bilhete, cujo reembolso está pendente, conforme figura 16.
Menu>Faturamento>Compra Direta>MUDAR RESOLUÇÃO – Figura 16
Dados do “Reembolso Pendente”, conforme figura 17.
Menu>Faturamento>Compra Direta>MUDAR RESOLUÇÃO - Figura 17
Dados do “Bilhete”, conforme figura 18.
Nessa tela o Administrador de Reembolso poderá verificar as Regras Tarifárias referentes a esse bilhete.
2.10 – Clicar em “REGRAS TARIFÁRIAS”,
Menu>Faturamento>Compra Direta>MUDAR RESOLUÇÃO – Figura 18
Será exibida a tela conforme figura 19.
Menu>Faturamento>Compra Direta>MUDAR RESOLUÇÃO – Figura 19
O Administrador de Reembolso poderá anexar, desanexar e abrir arquivos, conforme figura 20:
2.11 - “SELECIONAR O ARQUIVO”, que se deseja anexar;
2.12 - Clicar em “ANEXAR”; o sistema exibirá o nome do arquivo e o nome
do responsável por anexar;
2.13 - Clicar em “ABRIR”, caso seja necessário visualizar o arquivo;
2.14 - Clicar em “DESANEXAR”, caso seja necessário eliminar o arquivo.
Menu>Faturamento>Compra Direta>MUDAR RESOLUÇÃO – Figura 20
Mudar Resolução, quando se tratar de pendência de Xxxxxx, para alterar para condição de Aceita, conforme figura 21.
2.15 - “SITUAÇÃO DA PENDÊNCIA”; quando se tratar de pendência aceita;
2.16 - “VALOR A REEMBOLSAR(R$)”; campo de preenchimento obrigatório;
2.17 - “VALOR DESCONHECIDO”; ao marcar esse box, o sistema registra o valor nominal do bilhete, uma vez que não houve, por algum motivo, a negociação do valor do crédito junto a companhia aérea;
2.18 - “JUSTIFICATIVA”, preencher justificativa para reembolso;
2.19 - Clicar em “VOLTAR”, o sistema retornará para tela anterior;
2.20 - Clicar em “CONFIRMAR”.
Menu>Faturamento>Compra Direta>MUDAR RESOLUÇÃO – Figura 21
O sistema exibirá a tela, conforme figura 22. Clicar em “OK”.
Menu>Faturamento>Compra Direta>MUDAR RESOLUÇÃO - Figura 22
Caso o reembolso seja solicitado e não confirmado (não aceito) pela companhia aérea, que normalmente acontece quando a multa de cancelamento excede o valor nominal ou a ser reembolsado do bilhete, essa situação depende da justificativa pelo Administrador de Reembolso que poderá acatar ou não o “não aceite” da companhia aérea. Em ambos os casos a situação do reembolso deverá ser encaminhada para aprovação do Fiscal de Contrato. No caso da não aprovação pelo Fiscal de Contrato é necessário o contato com a companhia aérea para a solução da pendência do reembolso, conforme figura 23.
Menu>Faturamento>Compra Direta>MUDAR RESOLUÇÃO – Figura 23
2.21 - Situação da pendência “NÃO ACEITA” pela companhia aérea;
2.22 - Situação da aprovação “PENDENTE DE APROVAÇÃO”, pelo órgão;
2.23 - Mudar resolução “NÃO ACEITA”, caso o Administrador de Reembolso não acate a decisão da companhia aérea de não aceitar o reembolso;
2.24 - Informar a “JUSTIFICATIVA”; o Administrador de Reembolso deverá preencher a justificativa do seu não aceite;
2.25 - Clicar em “VOLTAR”, o sistema retornará para tela anterior;
2.26 - Clicar em “CONFIRMAR”.
O sistema exibirá a tela conforme figura 24.
Menu>Faturamento>Compra Direta>MUDAR RESOLUÇÃO – Figura 24
Clicar em “OK”.
A solicitação de Xxxxxxxxx, então, analisada pelo Fiscal do Contrato que aprovará ou não a situação da pendência. Caso seja aprovada, a pendência deverá ser
efetuada conforme figura 24.
2.27 -Selecionar “APROVADA”;
2.28 – Clicar em “CONFIRMAR”.
O sistema exibirá a mensagem:
Clicar em “OK”.
Caso o Fiscal de Contrato necessite não aprovar a pendência, deverá proceder conforme figura 25.
2.29 - Selecionar “NÃO APROVADA”;
2.30- Informar a “JUSTIFICATIVA PARA NÃO APROVAÇÃO”
2.31 - Clicar em “CONFIRMAR”.
Menu>Faturamento>Compra Direta>MUDAR RESOLUÇÃO – Figura 25
O sistema exibirá a mensagem: Clicar em “OK”.
Débitos e Créditos
A análise das compras realizadas e dos créditos obtidos é feita com a utilização do módulo Faturamento, onde existe a opção para a verificação de “Débitos e Créditos”.
3 – Débitos e Créditos
3.1 – Acessar o menu principal e clicar na opção “FATURAMENTO” > “Débitos e Créditos”, conforme figura 26.
Menu>Faturamento>Compra Direta>DÉBITOS E CRÉDITOS – Figura 26
Observação:
1. Essa funcionalidade permite realizar a gestão dos débitos e créditos realizados pelo órgão ou entidade, a qualquer tempo, independentemente da posse da fatura do cartão de crédito. Ou seja, são informações disponíveis para analisar, mas também para o gerenciamento dos valores que constam da aquisição de bilhetes de passagem.
2. Os dados podem ser obtidos com a seleção dos filtros disponíveis, de acordo com a combinação desejada, separados por órgão solicitante da viagem e que utiliza o mesmo cartão, conforme figura 27.
3.2 - Informar o número da “PCDP”, se for o caso;
3.3 - Selecionar o número do “CARTÃO”, ou se for o caso selecionar
“TODOS”;
3.4 - Informar o “CÓDIGO DE AUTORIZAÇÃO”, é o código que a instituição bancária utiliza para aprovar emissão do bilhete ou o valor do reembolso;
3.5 - Selecionar o “ESTABELECIMENTO”, é o nome da companhia aérea fornecedora do bilhete ou do reembolso que consta da fatura. Não necessariamente é igual ao nome comercial. Se for o caso selecionar “TODOS”;
3.6 - Informar a “SITUAÇÃO”, filtro que indica a condição do débito ou do crédito:
• Pendente: situação em que o débito ou crédito ainda não foi conciliado, o qual será efetivado oportunamente, quando do recebimento de outra fatura.
• Fechada: situação em que o débito ou crédito que foi conciliado com o recebimento de uma fatura. Se conciliados integralmente, sem inconformidades, não devem constar de quaisquer faturas subsequentes.
3.7 – Clicar em “PESQUISAR”.
Menu>Faturamento>Previsões de Faturamento>LISTAGEM – Figura 27
O Sistema exibirá a tela conforme figura 28.
3.8 – Clicar na funcionalidade Débitos e Créditos;
Menu>Faturamento>Débitos e Créditos>LISTAGEM – Figura 28
Serão exibidos os dados conforme figura 29.
3.9 - Dados da “PREVISÃO DE DÉBITO”;
3.10 – Dados do “HISTÓRICO DA PREVISÃO”;
3.11 - “SELECIONAR O ARQUIVO”, que se deseja anexar;
3.12 - Clicar em “ANEXAR”, o sistema exibirá o nome do arquivo e o nome do responsável por anexar;
3.13 - Clicar em “ABRIR”, caso seja necessário visualizar o arquivo;
3.14 - Clicar em “DESANEXAR”, caso seja necessário eliminar o arquivo.
3.15 – Clicar em “VOLTAR” , para retornar a tela anterior.
Menu>Faturamento>Débitos e Créditos>CADASTRO - Figura 29
O Fiscal de Contrato poderá verificar as situações que possuem DÉBITOS e CRÉDITOS, conforme figura 30.
3.14 - Clicar em Débitos e Créditos, conforme figura 30.
Menu>Faturamento>Débitos e Créditos>LISTAGEM – Figura 30
Inconsistências
A Fatura do Cartão de Pagamento do Governo Federal – CPGF, utilizado exclusivamente para pagamento de passagens aéreas será conferido eletronicamente pelo SCDP, cujo resultado é obtido por meio do módulo “Faturamento”.
Ressaltamos que a fatura é enviada pelo Banco do Brasil em formato de leitura eletrônica. O SCDP lê automaticamente as informações, verifica os lançamentos que vieram do cartão e realiza a conciliação, confirmando se realmente constam na base de dados do Sistema.
4 – Inconsistências.
4.1 – Acessar o menu principal e clicar na opção “FATURAMENTO” > “Inconsistências”, conforme figura 31.
Menu>Faturamento>INCONSISTÊNCIAS – Figura 31.
Observação:
1. Os dados que eventualmente serão registrados nessa funcionalidade resultam do processo de conciliação da fatura. Ou seja, serve para registrar as inconformidades constatadas entre o que consta na fatura enviada pelo cartão de crédito e os lançamentos processados no SCDP.
2. Trata-se de uma funcionalidade necessária, para a qual espera-se o uso
eventual. Porém, deve ser frequentemente monitorada, visto que nem todas as ocorrências serão solucionadas pelo sistema. Algumas dependerão da ação do perfil Administrador de Reembolso ou do Fiscal de Contrato.
3. Será exibida a tela com os dados obtidos com a seleção dos filtros disponíveis, de acordo com a combinação desejada. Os dados são separados por cartão/fatura, órgão solicitante da viagem, dentro desse por Unidade Gestora, a qual ainda pode ser detalhada por empenho. Seguem as definições relativas a esses dados, conforme figura 32:
Menu>Faturamento>INCONSISTÊNCIAS – Figura 32
4.2 - Informar o número da “PCDP”, se for o caso;
4.3 - Selecionar o número do “CARTÃO”, ou se for o caso selecionar
“TODOS”;
4.4 - Selecionar a “FATURA”;
4.5 - Selecionar o “ESTABELECIMENTO”, é o nome da companhia aérea fornecedora do bilhete ou do reembolso que consta da fatura. Não necessariamente é igual ao nome comercial. Se for o caso selecionar “TODOS”;
4.6 - Informar o “CÓDIGO DE AUTORIZAÇÃO”, é o código que a instituição bancária utiliza para aprovar emissão do bilhete ou o valor do reembolso;
4.7- Informar a “SITUAÇÃO”, filtro que indica a condição da inconsistência;
• Sanada: situação em que a inconsistência passou por análise, para a qual foi dada a devida solução. Pode ocorrer por meio de um procedimento automático do SCDP (faturas subsequentes podem trazer a correção da inconformidade) ou pela avaliação do perfil Administrador de Reembolso ou Fiscal do Contrato.
• Em aberto: situação em que a inconsistência encontra-se pendente de solução. É o caso que precisa da atenção dos perfis responsáveis em conferir os lançamentos divergentes.
4.8 - Selecionar a “ORIGEM”, se compra direta ou agência de viagem;
4.9 - Marcar o box “UTILIZAR FILTROS RELACIONADOS AO ÓRGÃO SOLICITANTE”, caso queira obter os dados separados por órgão solicitante;
4.10 - Selecionar a “UNIDADE GESTORA”,corresponde ao órgão solicitante;
4.11 - Selecionar o “EMPENHO DESEJADO”; corresponde ao órgão solicitante;
4.12 - Clicar em “PESQUISAR”;
Menu>Faturamento>Inconsistências>LISTAGEM – Figura 33
Será exibida a lista de inconsistência a pagar e a receber, conforme figura 34.
4.13 - Clicar no “CÓDIGO DE AUTORIZAÇÃO”, correspondente à inconsistência a pagar;
Menu>Faturamento>Inconsistências>LISTAGEM – Figura 34
O sistema exibirá os dados conforme tela 35. O Fiscal de Contrato poderá:
4.14 - Verificar os dados da “INCONSISTÊNCIA”;
4.15 - Verificar os dados do “HISTÓRICO”;
4.16 - Alterar o status da “RESOLUÇÃO”;
4.17 - Informar a “JUSTIFICATIVA”;
4.18 – Clicar em “CONFIRMAR”;
Menu>Faturamento>Inconsistências>CADASTRO– Figura 35
O sistema exibirá a mensagem:
Clicar em “OK”.
O sistema exibirá os dados relativos a alteração da Pendência realizado a pelo Fiscal de Contrato conforme figura 36.
4.19 - No Histórico da Pendência clicar na “SETA” corresponde a alteração, caso seja necessário verificar a alteração;
4.20 - Clicar em “DESFAZER”, caso seja necessário;
4.21 - Informação sobre a “RESOLUÇÃO”
4.22 - Clicar em “SELECIONAR ARQUIVO”, o sistema exibirá o nome do arquivo e o nome do responsável por anexar;
4.23 - Clicar em “ABRIR”, caso seja necessário visualizar o arquivo;
4.24 - Clicar em “DESANEXAR”, caso seja necessário eliminar o arquivo;
4.25 - Clicar em “VOLTAR”, o sistema retornará a tela anterior.
Menu>Faturamento>Inconsistências>CADASTRO– Figura 36.
O sistema exibirá a mensagem: Clicar em “OK”.
Exemplos de inconsistências apresentadas:
1. Diferença entre o valor do bilhete no SCDP e o valor faturado;
2. Valores faturados sem referência no SCDP.
Relatório de Faturamento
5 – Relatório de Faturamento.
5.1 – Acessar o menu principal e clicar na opção “RELATÓRIO” > “Faturamento”, conforme figura 40.
Menu>RELATÓRIOS>Faturamento– Figura 40
O sistema exibirá os dados, conforme figura 41
5.2 - Selecionar o número do “CARTÃO”;
5.3 - Selecionar a “FATURA”, correspondente a data de vencimento do cartão selecionado;
5.4 - Selecionar o “AGRUPAMENTO”, por PCDP, por Xxxxxxx ou Órgão Solicitante;
5.5 – Clicar em “PESQUISAR”.
Menu>RELATÓRIOS>Faturamento– Figura 41
O sistema exibirá os dados, conforme figura 42.
Menu>RELATÓRIOS>Faturamento– Figura 42
Será exibida a tela com os dados obtidos com a seleção dos filtros disponíveis, de acordo com a combinação desejada. Os dados são agrupados por: PCDP, Empenho ou Órgão Solicitante. Seguem as definições relativas às informações contidas no Relatório:
▪ Valor do lançamento: corresponde ao valor nominal do bilhete;
▪ Inconsistência a Pagar: surge quando o valor Creditado na Fatura é maior que o Valor previsto pelo sistema, sem registro de expectativa de reembolso ou Código de autorização sem PCDP vinculada.
▪ Inconsistência a Receber: surge quando o valor creditado na Fatura é menor do que o valor previsto para o reembolso registrado no sistema.
▪ Estabelecimento: é o nome da companhia aérea fornecedora do bilhete ou do reembolso que consta da fatura. Não necessariamente é igual ao nome comercial;
▪ Ação: é o registro da informação processada quando da conciliação da Xxxxxx.
Documento de Ateste
6 – Documento de Ateste
6.1 – Acessar o menu principal e clicar na opção “FATURAMENTO” > “Documento de Ateste”, conforme figura 36.
Menu>Faturamento>Documento de Ateste – Figura 36
Observações:
1. O Documento de Ateste registra o resultado da conciliação da fatura e corresponde a fase de liquidação ou apropriação da despesa. Nele são registrados o valor da fatura, total de débitos, total de créditos (se existir) e as inconsistências a receber ou a pagar (se existirem). Os Órgãos deverão:
▪ Pagar às companhias aéreas credenciadas o valor resultante da prestação do serviço, na forma prevista no Termo de Credenciamento;
▪ Solicitar formalmente às companhias aéreas credenciadas, no caso de não utilização de bilhete de passagem, em seu percurso total ou parcial, o reembolso do valor correspondente ao trecho (crédito),
situação em que as companhias aéreas credenciadas deverão fazer o reembolso em, no máximo 60 (sessenta) dias.
▪ Comunicar ao Banco do Brasil sobre qualquer ocorrência de erro de cobrança que venha a identificar, formalmente e preferencialmente por escrito, para que a devida correção ocorra na fatura subsequente;
▪ Atestar as faturas emitidas para pagamento dos serviços prestados, após realizar rigorosa conferência dos serviços; ”
2. Para gerar o Documento de Ateste o Fiscal do Contrato deve selecionar o cartão correspondente e escolher a fatura a ser atestada, identificada pela data de vencimento. O usuário deve ficar atento à data de vencimento do cartão (dia 10 de cada mês) para a realização do pagamento, para que não ocorra multa e juros por atrasos. A fatura abrangerá o período entre o dia 25 de um mês e o dia 25 do mês seguinte. O SCDP disponibilizará a fatura conciliada (por volta do dia 27 de cada mês, a depender da entrega pelo Banco do Brasil) em tempo hábil para que seja conferida e o pagamento seja realizado tempestivamente.
Sistema exibirá os dados, conforme figura 37.
6.2 - Selecionar o “NÚMERO DO CARTÃO”;
6.3 – Selecionar a data da “FATURA”; correspondente a data de vencimento do cartão selecionado;
6.4 – Clicar em “EXIBIR DOCUMENTO DE ATESTE”.
Menu>Faturamento>Documento de Ateste >GERAR DOCUMENTO– Figura 37
O sistema exibirá os dados, conforme figura 38.
Menu>Faturamento>Documento de Ateste >GERAR DOCUMENTO– Figura 38
Antes de gerar o Documento de Ateste é disponibilizado o relatório Faturamento, com os detalhes da fatura e conciliação, para que as informações sejam conferidas de acordo o tópico Gestão>Relatórios>Faturamento, conforme orientações do item sobre Relatório Faturamento.
Sendo positivo o resultado da análise entre o Relatório de Faturamento e o Ateste da Xxxxxx, o Fiscal de Contrato deverá clicar no botão “Gerar Documento de Ateste”, conforme figura 38.
Observação:
1. Gerado o Documento de Ateste ele não poderá ser editado, cancelado ou excluído;
2. Como a execução financeira dos gastos com passagem ainda não é realizada de forma automática pelo SCDP, o Documento de Ateste, o Relatório de Faturamento e a fatura extraída do Portal do Banco do Brasil devem ser impressos para compor o processo a ser encaminhado para pagamento;
3. Estão disponíveis os relatórios de “Bilhete de Passagem” e “Faturamento” para suporte à análise do processo de aquisição e faturamento de bilhetes de passagens, cujos resultados estão em conformidade com os filtros definidos pelo usuário.
Cartão de Crédito
7 – Associação de Cartão de Crédito
7.1 – Acessar o menu principal e clicar na opção “FATURAMENTO” > “Cartão de Crédito”, conforme figura 39.
Menu>FATURAMENTO>Cartão de Crédito– Figura 39
Observações:
1. A modalidade Compra Direta para aquisição de bilhetes de passagens aéreas utiliza como meio de pagamento o Cartão de Pagamento do Governo Federal – Passagem Aérea (CGPF). Ele é obtido pela adesão do órgão ou entidade ao contrato firmado pela União com o Banco do Brasil.
2. O portador do referido cartão deverá ser a autoridade responsável pela gestão do orçamento com passagens aéreas. Portanto, o responsável pelo cartão deve se dirigir à agência de relacionamento do Banco do Brasil para providenciar a sua emissão.
3. O Órgão ou entidade poderá utilizar um ou mais cartões, o que será definido a critério do modelo de gerenciamento dessa atividade. O controle do saldo
do teto orçamentário não é afetado pelo uso do cartão, permanecendo de acordo com a configuração orçamentária estabelecida pela Instituição. O SCDP continua a verificar a disponibilidade de saldo do teto orçamentário no encaminhamento da PCDP na reserva de passagem, assim como o saldo disponível no cartão no momento da emissão da passagem aérea.
4. A aquisição das passagens não é feita com o uso do cartão físico, mas sim pelo envio eletrônico dos dados que foram cadastrados no SCDP, os quais serão validados e, havendo saldo disponível, autorizada a compra pela instituição bancária. A inclusão do cartão no SCDP é feita pelo perfil “Titular do Cartão”, o qual deve ser atribuído ao responsável pela operação. Esse procedimento é realizado de acordo com o órgão de exercício do usuário. E se for necessário inserir mais de um cartão ou replicar um cartão em outras unidades administrativas, deverá ser alterado o órgão de exercício para realizar a ação. A tramitação dos dados entre o SCDP e a instituição de crédito é criptografada para garantir a segurança do processo.
5. A forma definida para que o SCDP reconheça qual o cartão que será utilizado para efetuar a compra de passagem está de acordo com a hierarquia do órgão. Dessa forma, caso o órgão ou entidade opte pelo uso de apenas um cartão, os seus dados devem ser incluídos em sua unidade superior. Feito assim, onde a PCDP é criada e constatada a ausência de um outro cartão, o Sistema percorre a estrutura hierárquica até localizar o cartão cadastrado e enviará os dados à instituição bancária para autorizar a compra da passagem.
6. Caso a opção seja pelo uso de múltiplos cartões, a distribuição entre as unidades administrativas também deve observar a hierarquia do órgão ou entidade. Nessa condição, inseridos os dados em uma determinada unidade, ela e os seus subordinados utilizarão o respectivo cartão.
7. Os dados do Cartão de Pagamento do Governo Federal – CPGF incluídos no SCDP, devem estar de acordo com o cartão físico, devidamente preenchidos, especialmente o nome do titular do cartão, pois são utilizados pelo Sistema para validação do procedimento de autorização de emissão do bilhete.
8. A regra para a emissão do Cartão de Pagamento do Governo Federal - Passagem Aérea estabelece um número máximo de 19 caracteres para a
inclusão do nome do TITULAR DO CARTÃO. A não observação desse critério, incluindo nomes acima do limite estabelecido, causara a recusa do cartão de pagamento por algumas companhias aéreas.
O sistema exibirá os dados, conforme figura 40.
7.2 – Clicar em “ASSOCIAR NOVO”.
Menu>FATURAMENTO>Associação de Cartão de Crédito>LISTAGEM– Figura 40
O sistema exibirá os dados, conforme figura 45.
7.3 - Informar “CÓDIGO DE SEGURANÇA”; 7.4- Informar “DATA DE VALIDADE”;
7.5 - Alterar a “BANDEIRA”, caso seja necessário;
7.6 - Preencher o “NOME DO TITULAR”, rigorosamente como está grafado no cartão;
7.7- Informar o “ÓRGÃO RESPONSÁVEL”;
7.8 - Marcar o box “HABILITADO”;
7.9 – Clicar em “SALVAR”.
Menu>FATURAMENTO>Associação de Cartão de Crédito>LISTAGEM– Figura 41
O sistema exibirá os dados, conforme figura 42.
Menu>FATURAMENTO>Associação de Cartão de Crédito>LISTAGEM– Figura 42
O cartão de crédito do Órgão poderá ser excluído, conforme figura 43.
7.10 - Clicar no box referente ao “CARTÃO” a ser excluído;
7.11 - Clicar em “EXCLUIR”.
Menu>FATURAMENTO>Associação de Cartão de Crédito>LISTAGEM– Figura 43
O sistema exibirá a mensagem. Clicar em “SIM”.