VERSÃO EM PORTUGUÊS
VERSÃO EM PORTUGUÊS
Considerando,
1. Que a associação privada sem fins lucrativos Atlantic International Research Centre (AIR Centre) sendo financiada em parte pelo Estado Português deve seguir o disposto no Código dos Contratos Públicos (CCP), aprovado pelo Decreto-Lei n.º 18/2008, de 29 de janeiro, na sua redação atual, com as adaptações necessárias à sua aplicação numa instituição privada sem fins lucrativos,
2. Que o AIR Centre tem, no âmbito do Artigo 4º dos seus Estatutos, como objeto o desenvolvimento de atividade científica, técnica e de valorização económica, em cooperação internacional,
3. Que o Decreto-Lei n.º 60/2018, de 3 de agosto, procede à simplificação de procedimentos administrativos necessários à prossecução de atividades de investigação e desenvolvimento (I&D), nomeadamente no que concerne ao regime de formação de contratos de locação ou aquisição de bens móveis e serviços necessários ao desenvolvimento de atividades de I&D, desde que o seu valor seja inferior aos montantes limiares relevantes para os efeitos da Diretiva n.º 2014/24/UE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 26 de fevereiro de 2014, relativa aos contratos públicos,
4. Que o AIR Centre se rege por princípios de transparência e de defesa da concorrência, respeitando os princípios gerais da atividade administrativa, os princípios gerais constantes do CCP, e ficando assim salvaguardado o interesse da Associação em assegurar a boa gestão dos seus recursos financeiros e em garantir o eficiente controlo da sua utilização.
Decide o Conselho de Administração do AIR Centre, reunido a 26/2/2024 aprovar o seguinte regulamento:
Regulamento de Aquisições para Atividades de I&D - RAPID
Artigo 1.º
Objeto
1 - O presente regulamento aplica-se às aquisições associadas ao desenvolvimento de atividades de I&D, considerando-se estas como sendo as que preencham a definição legal da alínea a) do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 60/2018, de 3 de agosto (anexo 1) e cujos encargos corram por conta de um projeto de investigação.
2 - O presente regulamento aplica-se também às aquisições que, por autorização do Conselho de Administração do AIR Centre ou em quem este delegar esta competência, forem reconhecidas como estando associadas ao desenvolvimento de atividades de I&D, independentemente da sua fonte de financiamento.
3 - Não são abrangidas pelo presente regulamento:
a) As aquisições associadas ao desenvolvimento de atividades de I&D cujo valor ultrapasse o limiar comunitário;
b) As empreitadas de obras, qualquer que seja o seu valor.
Artigo 2.º
Princípios
Sem prejuízo pelo respeito pelos princípios fundamentais da contratação pública constantes dos Tratados Comunitários, à formação dos contratos referidos no artigo anterior são aplicáveis os princípios gerais da atividade administrativa e os princípios gerais constantes do CCP e as regras sobre autorização da despesa constantes dos Estatutos do AIR Centre.
Artigo 3.º
Procedimento a adotar
1 - Para a formação dos contratos abrangidos pelo presente regulamento, sejam ou não reduzidos a escrito, deve ser adotado o seguinte procedimento:
a) É exigida autorização para a abertura do procedimento do Conselho de Administração do AIR Centre ou em quem esta competência estiver delegada, com indicação do proposto adjudicatário;
b) É exigido o envio de Convite e Caderno de Encargos ao proposto adjudicatário;
c) É exigida uma proposta/orçamento escrita, remetida por correio eletrónico através do endereço xxxxxx@xxxxxxxxx.xxx, pelo proposto adjudicatário à entidade competente para autorizar a despesa ou, no exercício de competência delegada por esta, a quem lhe tenha solicitado o envio daquela proposta/orçamento;
d) Salvo casos excecionais expressamente autorizados pelo do Conselho de Administração do AIR Centre ou em quem este delegar esta competência, a proposta/orçamento do proposto adjudicatário só pode ser considerada para análise se reunir os seguintes requisitos: (i) Estarem redigidas em português ou inglês; (ii) Contiverem indicação expressa sobre o preço proposto com exclusão de IVA ou qualquer outro imposto similar sobre transações, e as condições do seu pagamento, bem como o prazo de entrega dos bens ou serviços encomendados.
2 - Os membros do Conselho de Administração do AIR Centre com competência para autorização da despesa bem como o gestor designado, devem declarar, sob compromisso de honra e nos termos prescritos no anexo 2, não existir, qualquer situação de impedimento ou de suspeição, prevista no CCP e que seja punida disciplinar ou criminalmente ou que possa dar azo a responsabilidade financeira, sancionatória ou reintegratória, nos termos legais.
3 - Pode, contudo, não ser dado andamento a uma proposta que, depois de recebida no endereço eletrónico xxxxxx@xxxxxxxxx.xxx, revele, na sua posterior análise pelos serviços, a existência de, designadamente, fortes indícios de atos, acordos, práticas ou informações suscetíveis de falsear as regras de concorrência ou da existência de situações de impedimentos e/ou de suspeições previstas no CCP.
4 - A notificação da adjudicação considera-se efetuada, nos casos em que não haja de se reduzir a escrito o contrato, quando o adjudicatário receber, por correio eletrónico, a nota de encomenda correspondente à sua anterior proposta/orçamento, nos restantes casos, quando
lhe for comunicado o despacho de adjudicação e simultaneamente enviada a minuta de contrato escrito.
5 - Por opção expressa e justificada da entidade que haja de aprovar a despesa, pode ser adotado um procedimento pré-contratual previsto na parte II do Código dos Contratos Públicos, nos termos prescritos por este Código.
Artigo 4.º
Caução
1 - Salvo exceções expressamente autorizadas pelo Conselho de Administração do AIR Centre ou em quem este delegar esta competência, deve ser exigida caução, a anteceder a celebração de contratos reduzidos a escrito e de valor superior a 200.000,00€ (duzentos mil euros).
2 - A não prestação de caução, por facto que seja imputável ao adjudicatário, determina a caducidade da adjudicação.
3 - Todas as despesas relativas à prestação da caução são da responsabilidade do adjudicatário.
Artigo 5.º
Contrato escrito
A redução a escrito do contrato não é obrigatória quando:
a) A relação contratual se extinga, sem prejuízo da manutenção de obrigações acessórias, com o fornecimento integral dos bens ou a prestação dos serviços encomendados, realizada num único momento e na data que se encontre fixada na proposta/orçamento aceite, ou
b) O preço contratual não for superior a 10.000,00 € (dez mil euros).
Artigo 6.º
Guarda do procedimento
Independentemente do suporte utilizado para a condução do procedimento, deve ser mantido registo integral de todo o procedimento, durante um período não inferior a cinco anos, de modo a ser assegurada a possibilidade de se realizarem auditorias, seja por serviços da Associação seja por entidades exteriores à Associação.
Artigo 7.º
Vigência
O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua aprovação pelo Conselho de Administração do AIR Centre.
Artigo 8º
Publicitação
Após aprovação pelo Conselho de Administração do AIR Centre, o presente regulamento será publicado no sítio institucional do AIR Centre na internet.
ANEXO 1
Consideram-se atividades de I&D: as atividades de investigação fundamental, aplicada e de desenvolvimento experimental, incluindo a conceção de novas soluções tecnológicas ou exploratórias, os serviços de avaliação científica e tecnológica, os serviços de comunicação e divulgação de ciência e tecnologia, a publicação de trabalhos científicos por instituições que têm por missão a I&D, a formação e a disseminação da cultura científica e tecnológica, a produção e difusão do conhecimento ou o seu financiamento, gestão e avaliação públicos, incluindo a avaliação da componente de I&D de projetos empresariais no âmbito dos sistemas de incentivos às empresas.
ANEXO 2
…… (nome), portador(a) do Cartão de Cidadão ……, com domicílio …… (morada), na qualidade de
…… (dirigente, trabalhador, ou prestador de serviço atuando em nome da entidade adjudicante) da ……. (entidade adjudicante), declaro, sob compromisso de honra, que não me encontro abrangido(a), na presente data, por quaisquer conflitos de interesses relacionados com o objeto ou com os participantes no procedimento …………… (número do procedimento) relativo a ………..
(nome do procedimento), previstos no Código dos Contratos Públicos, as adaptações necessárias à sua aplicação numa instituição privada sem fins lucrativos, que possa configurar um ilícito disciplinar ou criminal, ou dar azo a responsabilidade financeira, sancionatória ou reintegratória.
ENGLISH VERSION
Considering,
1. That the private non-profit association Atlantic International Research Centre (AIR Centre), being financed in part by the Portuguese State must follow the provisions of the Public Procurement Code (CCP), approved by Decree-Law No. 18/2008, of 29 January, in its current wording, with the necessary adaptations for its application to a private non-profit institution,
2. That the AIR Centre has, within the scope of Article 4 of its Statutes, as its object the development of scientific, technical, and economic enhancement activity, in international cooperation,
3. That Decree-Law No. 60/2018 of 3 August 2018 simplifies the administrative procedures necessary for the pursuit of research and development (R&D) activities, namely with regard to the regime for the formation of contracts for the lease or acquisition of movable goods and services necessary for the development of R&D activities, provided that their value is lower than the relevant threshold amounts for the purposes of Directive 2014/24/EU, of the European Parliament and of the Council of 26 February 2014 on public procurement,
4. That AIR Centre is governed by principles of transparency and protection of competition, respecting the general principles of administrative activity, the general principles contained in the CCP, and thus safeguarding the Association's interest in ensuring the proper management of its financial resources and in ensuring the efficient control of their use.
The Board of Directors of the AIR Centre, on the meeting held on 2/26/2024, approves the following regulation:
Procurement Regulations for R&D Activities – (RAPID)
Article 1
Object
1 - This regulation shall apply to acquisitions associated with the development of R&D activities, which shall be deemed to be those which meet the legal definition in point a) of article 2 of Decree-Law no. 60/2018, of 3 August (annex 1) and whose costs are borne by a research project.
2 - This regulation shall also apply to acquisitions which, by authorization of the Board of Directors of the AIR Centre or by whom it delegates this competence, are recognized as being associated with the development of R&D activities, regardless of their source of funding.
3 - The following are not covered by this Regulation:
1. Acquisitions associated with the development of R&D activities whose value exceeds the threshold defined by the European Commission;
2. Public works, whatever their value.
Article 2
Principles
Without prejudice to respect for the fundamental principles of public procurement contained in the Community Treaties, the general principles of administrative activity and the general principles contained in the CCP and the rules on the authorization of expenditure contained in the Statutes of the AIR Centre shall apply to the formation of the contracts referred to in the preceding article.
Article 3
Procedure to be adopted
1 - For the formation of contracts covered by this Regulation, whether they are in writing or not, the following procedure shall be adopted:
1. Authorization is required for the opening of the procedure by the Board of Directors of the AIR Centre or to whom this competence is delegated, with an indication of the proposed contractor;
2. It is required to send an Invitation and Specifications to the proposed contractor;
3. A written proposal/budget, sent by e-mail to the xxxxxx@xxxxxxxxx.xxx address, is required by the proposed contractor to the authority competent to authorise the expenditure or, in the exercise of powers delegated by the latter, to the person who has requested the submission of that proposal/budget;
4. Except in exceptional cases expressly authorized by the Board of Directors of the AIR Centre or to whom it delegates this power, the proposal/budget of the proposed contractor may only be considered for analysis if it meets the following requirements: (i) Be written in Portuguese or English; (ii) Contain an express indication of the price offered excluding VAT or any other similar tax on transactions, and the conditions of its payment, as well as the delivery time of the goods or services ordered.
2 - The members of the Board of Directors of the AIR Centre with competence to authorize the expenditure, as well as the designated manager, shall declare, under oath and under the terms prescribed in Annex 2, that there is no situation of impediment or suspicion, provided for in the CCP and that is subject to disciplinary or criminal punishment or that may give rise to financial liability, sanctioning or reinstatement, in accordance with the law.
3 - A proposal may, however, not be processed if, after being received at the xxxxxx@xxxxxxxxx.xxx email address, it reveals, in its subsequent analysis by the services, the existence of, inter alia, strong indications of acts, agreements, practices or information capable of distorting the competition rules or of the existence of situations of impediments and/or suspicions provided for in the CCP.
4 - Notification of the award shall be deemed to have been effected, in cases where the contract is not to be reduced to writing, when the successful tenderer receives, by e-mail, the order corresponding to its previous proposal/budget, in other cases, when the award order is communicated to it and the draft written contract is simultaneously sent.
5 - At the express and justified option of the body approving the expenditure, a pre-contractual procedure provided for in Part II of the Public Procurement Code may be adopted, under the terms prescribed by this Code.
Article 4
Bail
1 - Except for exceptions expressly authorised by the Board of Directors of the AIR Centre or to whom it delegates this power, a security deposit shall be required prior to the conclusion of contracts reduced to writing and with a value greater than €200,000.00 (two hundred thousand euros).
2 - Failure to provide a security deposit, due to a fact attributable to the successful tenderer, shall determine the expiry of the award.
3 - All expenses relating to the provision of the security shall be the responsibility of the successful tenderer.
Article 5
Written Contract
The reduction of the contract to writing is not mandatory when:
a) The contractual relationship is terminated, without prejudice to the maintenance of ancillary obligations, with the full supply of the goods or the provision of the services ordered, carried out at a single time and on the date set out in the accepted proposal/budget, or
b) The contract price does not exceed €10,000.00 (ten thousand euros).
Article 6
Procedure Guard
Regardless of the medium used to conduct the procedure, a full record of the entire procedure shall be kept for a period of not less than five years, in order to ensure the possibility of carrying out audits, either by services of the Association or by entities outside the Association.
Article 7
Duration
This Regulation shall enter into force on the day following its approval by the Board of Directors of the AIR Centre.
Article 8
Advertisement
After approval by the Board of Directors of the AIR Centre, this regulation will be published on the AIR Center institutional website.
ANNEX 1
R&D activities are: fundamental, applied and experimental development research activities, including the design of new technological or exploratory solutions, scientific and technological
assessment services, science and technology communication and dissemination services, the publication of scientific works by institutions whose mission is R&D, the training and dissemination of scientific and technological culture, the production and dissemination of knowledge or its public financing, management and evaluation, including the evaluation of the R&D component of business projects within the framework of business incentive schemes.
ANNEX 2
...... (name), holder of the ...... Citizen Card, domiciled ...... (address) as (manager, employee,
or service provider acting on behalf of the contracting authority) of the (contracting
authority), I declare, under oath, that I am not covered, at this date, by any conflicts of interest related to the subject matter or to the participants in the procedure (procedure
number) relating to ........... (name of the procedure), provided for in the Public Procurement Code, the necessary adaptations for its application in a private non-profit institution, which may constitute a disciplinary or criminal offence, or give rise to financial, sanctioning or reinstatement liability.