REGULAMENTO DE USO DA SALA MINAS GERAIS E PRAÇA DE CONVIÊNCIA DO CENTRO DE CULTURA PRESIDENTE ITAMAR FRANCO
REGULAMENTO DE USO DA SALA MINAS GERAIS E PRAÇA DE CONVIÊNCIA DO CENTRO DE CULTURA PRESIDENTE XXXXXX XXXXXX
Instituto Cultural Filarmônica
Entrega produto 07 - Contrato de Gestão 06/2020
Descrição do Produto
Produto 07: Regulamento de ocupação e exploração que deverá conter, entre seus dispositivos e anexos, critérios de seleção dos realizadores de eventos culturais e de outras naturezas; diretrizes que regulamentem o planejamento de ocupação cultural do Centro de Cultura; exigências para contratações voltadas a cada espaço do complexo cultural; tabelas com preços para realização de atividades, eventos, locações, serviços e afins; obrigatoriedade de depósito caução em determinadas possibilidades de realização de eventos e exploração comercial; condições de negociação dos valores para cada tipo de evento, serviço ou locação realizados; dentre outros aspectos técnicos relevantes. O regulamento deverá ser submetido à análise e aprovação do OEP.
Fonte de comprovação: Regulamento de ocupação e exploração comercial da Sala Minas Gerais e espaços do CCPIF entregue pela OS a OEP e validado pelo OEP no prazo.
Critério de aceitação: Regulamento de ocupação e exploração comercial da Sala Minas Gerais e espaços do Centro de Cultura Presidente Xxxxxx Xxxxxx entregue e validado pelo OEP.
REGULAMENTO DE USO DA SALA MINAS GERAIS E PRAÇA
1 - CARACTERÍSTICAS DOS ESPAÇOS
Compreendem os seguintes espaços que podem ser usados para atividades de terceiros: a sala de concertos, os três foyers, a sala de cumprimentos, o café-terraço e a praça. Tais espaços, cujas plantas compõem o Anexo II, estão especificados abaixo:
1.1 - Sala de Concertos
Área total: 1.692 m²
Área do palco: 21,5m (largura) x 12m (profundidade)
Capacidade máxima com cadeirantes: 1493 pessoas (1477 + 16 cadeirantes) assim distribuídas:
• Plateia Central: 405
• Balcão Principal: 115
• Balcão Lateral: 134
• Balcão Palco: 136
• Camarotes: 45
• Coro: 175
• Terraço: 36
• Mezanino: 431
1.2 - Foyers
Foyer Térreo (principal) – Área total: 946 m² Foyer 1º Piso (intermediário) – Área total: 522 m² Foyer 2º Piso (superior) – Área total: 451 m²
1.3 - Sala Multiuso
Área total: 110 m²
Capacidade para até 50 pessoas em pé e 130 pessoas em cadeiras formato auditório
1.4 - Café Terraço (2º Piso)
Área Total: 676 m²
Capacidade: 220 pessoas assentadas até 350 pessoas em pé.
1.5 – Praça de convivência
Área total: 2.224 m²
2 – TABELA DE PREÇOS
1.1 - Sala de Concertos – 1.493 lugares | ||
EVENTO CULTURAL | VALOR DATAS SECULT 6 DATAS AO ANO | VALOR LOCAÇÃO |
. Concertos sinfônicos promovidos por orquestras nacionais e estrangeiras . Concertos de câmera e cameratas . Grupos de música instrumental tais como bossa nova, jazz, choro, MPB e com formação predominante de instrumentos acústicos . Xxxxxx, grupos e conjuntos vocais . Cantores, desde que acompanhados por uma formação musical predominante de instrumentos acústicos . Eventos culturais na forma de apresentação de debate ou seminário, com o objetivo de difundir a produção intelectual do indivíduo nos campos da música, literatura, artes visuais e ciências sociais. . Apresentações artísticas nas suas diversas linguagens (considerando as limitações do espaço como, por exemplo, ausência de estrutura técnica como coxias, varas cênicas, fosso, etc.) | R$ 7.500,00 ou 10% bilheteria | R$ 15.000,00 ou 20% bilheteria |
Dia de montagem/ Desmontagem R$ 5.700,00 | Dia de montagem/ Desmontagem R$ 5.700,00 | |
EVENTO FECHADO | ||
. Congressos, seminários, conferências e palestras . Entrega de prêmios e homenagens . Treinamento empresarial . Comemorações corporativas | R$ R$ 67.500,00 | |
Dia de montagem/desmontagem R$ 5.700,00 | ||
1.2 – Foyers | |||
Nível | 0x Xxxx | 0x Xxxx | 0x Xxxx |
Área | 946 m² | 522m² | 541m² |
Lançamento de produtos, coffee break, coletivas de imprensa e coquetéis corporativos. | R$ 16.400,00 | R$ 9.000,00 | R$ 7.800,00 |
Locação cultural para lançamento de livros, mostras e exposições. | Secult: R$ 2.200,00 Outros: R$ 4.400,00 | Secult: R$ 1.300,00 Outros: R$ 2.600,00 | Secult: R$ 1.100,00 Outros: R$ 2.200,00 |
Dia de montagem/desmontagem | R$ 2.200,00 | R$ 1.300,00 | R$ 1.000,00 |
1.3 - Sala Multiuso | |
Área | 110 m² |
Coffee break, coletivas de imprensa, coquetéis antes e/ou após concertos para grupos específicos (concertos comentados). | R$ 1.900,00 |
Locação cultural para lançamento de livros, mostras, saraus, etc. | Secult: R$ 260,00 Outros: R$ 520,00 |
Dia de montagem/desmontagem | R$ 260,00 |
1.4 – Café Terraço | |
Área | 676 m² |
Coffee break, coletivas de imprensa, coquetéis, eventos corporativos. | R$ 11.700,00 |
Locação cultural para lançamento de livros, mostras, saraus, etc. | Secult: R$ 1.600,00 Outros: R$ 3.200,00 |
Dia de montagem/desmontagem | R$ 1.600,00 |
1.5 – Xxxxx | |
Xxxx | 0.000 m² |
Eventos ao ar livre | R$ 13.500,00 |
Dia de montagem/desmontagem | R$ 2.300,00 |
Horários: a locação de cada um dos espaços compreende o horário de início às 8h e de término às 23h59. Após esse horário será permitida a permanência de 2h para desmontagem do evento. Caso seja necessário um tempo maior para desmontagem será cobrado o valor pelo dia de desmontagem.
3 - PROCESSOS PARA CONTRATAÇÃO DOS ESPAÇOS
3.1 - Apresentar ao Instituto Cultural Filarmônica (ICF), com antecedência mínima de
90 (noventa) dias em relação à data solicitada para realização do evento, um memorial descritivo contendo os seguintes itens:
• Identificação clara do evento;
• Datas e horários de realização do evento, incluindo montagem e desmontagem;
• Público estimado;
3.2 - O ICF terá um prazo de 10 dias úteis para responder sobre a possibilidade de data e de conformidade do evento com as características dos espações pleiteados. Caso o evento seja considerado viável, o proponente deverá apresentar, com até 30 (trinta) dias de antecedência do evento:
• Projeto de viabilidade técnica contendo: descrição das estruturas a serem montadas, equipamentos, materiais e medidas, organização da segurança (posicionamento da brigada de incêndio) e condições de escoamento do público (rotas de fuga), especificação dos serviços a serem oferecidos ao público, com indicação dos produtos a serem servidos, podendo o ICF solicitar alterações no projeto, a seu exclusivo critério;
• Especificação de necessidades para uso dos espaços e das instalações, com indicação do número, quantidade, qualidade e localização de pontos de energia elétrica, som, telefonia, água e outros, sinalização empregada e tipo de montagem e/ou decoração a ser utilizada, podendo o ICF solicitar alterações nas especificações, a seu exclusivo critério. Para tanto o produtor deverá providenciar, antes do prazo de 30 (trinta) dias, acima mencionado, visita técnica de eletricista à Sala Minas Gerais, para avaliação dos quadros de energia disponibilizados pelo ICF, a fim de dimensionar as demandas de energia de todos os equipamentos que serão utilizados no evento, em data a ser acordada com o ICF;
• Plantas específicas do evento, indicando o local de montagem dos equipamentos, estruturas, decoração, pontos de alimentação elétrica, hidráulica, som e telefonia a serem utilizados, devendo ser respeitadas as rotas de fuga e saídas de emergência da Sala Minas Gerais;
• Apresentação de atestado de responsabilidade técnica (ART) assinado por profissional habilitado, em caso de utilização de estruturas que necessitem de tal documento;
3.3 - O ICF terá o prazo de 10 dias para avaliar os documentos enviados, podendo acatar ou negar total ou parcialmente, de acordo com análise feita sobre a viabilidade da utilização dos espaços:
• Após aprovação da documentação, o solicitante deverá fazer o depósito de 20% do valor da locação para efetuar a reserva;
• Os 80% restantes deverão ser pagos em até no máximo 72 horas antes da realização do evento;
• Entregar cheque-caução ao ICF no valor informado por este, para cobertura de eventuais danos decorrentes da execução do evento, acompanhado de Declaração de Recebimento Espaços e Equipamentos, devidamente assinada, atestando o estado de conservação e funcionamento dos espaços e equipamento locados. O mesmo será devolvido após o término do evento, caso não seja constatada nenhuma avaria.
3.4 - O solicitante deverá cumprir integralmente os itens abaixo para proceder à assinatura do contrato:
• Legalização do evento junto aos órgãos competentes;
• Comprovação de pagamento do sinal de reserva após aprovação da documentação;
• Comprovação de capacitação técnica, demonstrando já ter realizado evento de igual natureza e de igual porte, atestado por clientes juridicamente estabelecidos no território nacional
• Apresentação de referências comerciais e bancárias;
• Apresentação de todos os documentos comprobatórios de copatrocínio e/ou corresponsabilidade pelo evento, seja ela direta ou indireta, estando os mesmos sujeitos à aceitação expressa do ICF, sob pena da imediata rescisão do respectivo contrato;
• Declaração assumindo ampla, exclusiva e total responsabilidade pela eventual violação de qualquer Lei, seja Municipal, Estadual ou Federal, além de violação de Direitos Autorais ou Direitos de Propriedade Industrial;
• Apresentar cópia do Contrato Social ou Estatuto do(a) cessionário(a), cujo objetivo qualifique o mesmo a promover/realizar o evento proposto;
• Apresentar cópia do CNPJ;
• Apresentar cópias do CPF e RG, se pessoa física;
3.5 – Todas as solicitações de locação serão aprovadas pelos departamentos de marketing, operações e artístico. No caso de impasse quanto à realização de um evento, o mesmo será apresentado à presidência do ICF e, como instância máxima, ao seu Conselho, que terá a autoridade final das decisões.
4 - NORMAS DE UTILIZAÇÃO
4.1 - Proibições que impedem a locação dos espaços
• Montar ou instalar qualquer equipamento, tais como de letreiros, telas, cortinas, quadros, painéis e semelhantes nos tetos, estruturas e paredes dos espaços da Sala Minas Gerais, que importe em avarias permanentes nas mesmas;
• Montar ou instalar qualquer equipamento que impeça o acesso aos hidrantes instalados na Sala Minas Gerais;
• Utilizar materiais ou substâncias inflamáveis na decoração, conforme indicado na legislação aplicável e pelos fabricantes;
• Utilizar gás liquefeito ou equipamentos que exalem gás nas dependências da Sala Minas Gerais;
• Preparar ou servir alimentos que exalem gordura nas dependências da Sala Minas Gerais; exceção pode ser feita no caso de eventos no Café Terraço.
• Utilizar os banheiros como espaço de limpeza dos equipamentos e materiais para sua montagem e/ou desmontagem;
• Fumar nas dependências da Sala Minas Gerais;
• Qualquer tipo de montagem que comprometa a integridade física dos espaços ou que implique em riscos de danos às suas estruturas.
4.2 - Responsabilidade pela realização do evento
4.2.1 - O produtor deverá sempre solicitar autorização prévia ao ICF para
a) Realizar qualquer alteração nos espaços locados, inclusive instalações elétricas, hidráulicas, de som, telefonia e outros, ficando a exclusivo critério do ICF a concessão da autorização e a definição dos seus limites;
b) Instalar artefatos elétricos, responsabilizando-se pela proteção de cabeamentos elétricos de forma a não comprometer a circulação e garantir a segurança do público e dos funcionários;
c) Colocar banners ou outras peças promocionais nos espaços, responsabilizando- se pela instalação e retirada desses materiais, respeitando as normas da Sala Minas Gerais e as orientações do ICF, sendo que essa autorização deverá ser concedida pela Diretoria de Marketing do Instituto;
4.2.2 - O produtor é responsável por
a) Disponibilizar lista com nome e documento de identificação de cada funcionário que terá acesso à Sala Minas Gerais durante a execução do evento, montagem e desmontagem;
b) Disponibilizar lista com identificação de placa de cada veículo que realizará descarregamento de equipamentos para realização do evento;
c) Enviar cronograma de carga e descarga de material;
4.3 - Montagem, desmontagem e regras de utilização
a) A carga, a descarga, a montagem e a desmontagem deverão ser realizadas nos limites de horário definidos na tabela de valores, apresentada no início desse documento, para o evento e em conformidade com todas as demais regras internas, sob pena de cobrança por hora extra que ultrapassar o cronograma preestabelecido com respeito às regras de trânsito de veículos de carga na cidade de Belo Horizonte, sendo que o ICF não será responsável por qualquer violação à legislação;
b) A carga, a descarga, a montagem e a desmontagem de todo o material e equipamentos destinados à produção do evento são de responsabilidade do produtor, não sendo disponibilizado profissional por parte do ICF para executar tais atividades;
c) Uma equipe do ICF acompanhará todo o evento, da montagem à desmontagem, mas não se responsabilizará por qualquer material do evento. Essa equipe exigirá o respeito às normas gerais de utilização dos espaços;
d) A desmontagem deverá ocorrer imediatamente após o término do evento não ultrapassando o horário previamente estipulado, com retirada total dos equipamentos instalados;
e) Usar material removível, que não deixe resíduos nas paredes, pisos e dependências dos espaços locados, para afixar sinalização de qualquer natureza, caso necessária;
f) Não serão autorizados equipamentos que causem umidade ou venham a molhar os espaços locados;
g) No caso de utilização de carrinhos ou outros meios de transporte de cargas leves, o mesmo deverá ser equipado com pneumáticos;
h) Utilizar vasilhames e equipamentos de proteção adequados em quaisquer trabalhos com cola, graxa, materiais corrosivos, tintas, líquidos e semelhantes, de forma a não comprometer as estruturas (pisos, paredes, tetos, etc.) da Sala Minas Gerais;
i) É necessário manter todas as saídas de emergência e rotas de fuga da Sala Minas Gerais acessíveis e desimpedidas, sem nenhum equipamento que cause obstrução da passagem;
j) O produtor se responsabiliza pelo recolhimento e acondicionamento de toda espécie de lixo e/ou resíduos produzidos durante e após o evento, devendo providenciar seu recolhimento para fora da Sala Minas Gerais;
k) O produtor deverá indicar um profissional para realizar vistoria nos espaços locados juntamente com um funcionário do ICF, antes da montagem dos equipamentos e após a sua desmontagem – em datas a serem acordadas entre o ICF e o produtor
–, para verificação das instalações e objetos constantes nos espaços locados, bem como do seu estado de conservação. Qualquer avaria ou dano verificado após o evento será de responsabilidade do produtor, sendo o mesmo responsável pelo seu pagamento. A ausência/não comparecimento do produtor à vistoria agendada não prejudica sua realização exclusivamente pelo ICF. A realização da vistoria sem a presença do produtor e/ou a aprovação da vistoria não implica em isenção de qualquer responsabilidade do produtor;
l) O produtor responsabiliza-se pelo transporte, alimentação, uso de EPIs, pagamento de todos os encargos sociais, trabalhistas e previdenciários de seus profissionais, bem como pela contratação de seguros e por todos os procedimentos necessários em caso de acidente de trabalho ocorrido durante a execução das atividades previstas no evento;
m) Para a comercialização dos ingressos o produtor deverá obrigatoriamente utilizar a empresa que opera a bilheteria da Sala Minas Gerais;
n) O produtor deverá providenciar uma ambulância com médico e UTI que deverá permanecer à disposição do público do evento durante toda a sua realização;
o) ECAD e OMB – o produtor se incumbe do pagamento de taxas devidas a esses órgãos, a associações de titulares de direitos autorais/conexos ou entidades congêneres, quando devidas, enviando uma cópia do documento de quitação dos mesmos ao ICF no prazo de 72 horas antes do evento;
p) Dependendo do evento ficará à cargo do ICF solicitar a comprovação de contratação de seguro pelo produtor, de responsabilidade civil e seguro de vida dos trabalhadores sob sua responsabilidade, de forma que todo e qualquer sinistro relacionado à administração, organização, execução e realização do evento sejam cobertos pela competente apólice;
q) Para o serviço de recepção de público e de brigadista, o produtor deverá obrigatoriamente utilizar a empresa que opera na Sala Minas Gerais;
4.4 - Infraestrutura Técnica da Sala Minas Gerais
A Sala Minas Gerais possui os seguintes equipamentos/pessoal que serão disponibilizados com a locação da Sala de Concertos:
• Mesa de som – DIGICO – Modelo SD-9
• Mesa de luz – ADB – Modelo Freedom
• Microfones – vários modelos/marcas
• Monitores internos de TV
• Videowall
• 1 técnico de som
• 1 técnico de áudio
• 1 montador/operador
Poderão ser usados equipamentos extras de iluminação, som e imagem, desde que em perfeitas condições de uso e conservação, conforme regras definidas pela equipe técnica da Sala Minas Gerais. Tais equipamentos deverão estar discriminados no projeto a ser enviado ao ICF conforme item 3.2 deste Regulamento.
A operação dos equipamentos, acima listados, será executada diretamente pelos técnicos da Sala Minas Gerais. Caso o interessado opte pela utilização de equipamentos próprios, a equipe técnica fara apenas a supervisão do serviço, garantindo sua compatibilização com o restante da infraestrutura da Sala Minas Gerais (elétrica, luminotécnica, outras).
4.5 – Piano e mobiliário de orquestra
a) Piano – A Sala Minas Gerais possui três pianos sendo, 2 Stenway de cauda e 1 Yamaha meia cauda
* Os pianos somente poderão ser afinados por técnico indicado pelo ICF;
* A locação dos pianos Stenway está condicionada à avaliação prévia da diretoria de operações do ICF
Valor de aluguel Stenway – R$ 15.000,00* Valor de aluguel Yamaha – R$ 3.500,00*
* Valores estimados
b) Mobiliário – cadeiras e estantes de partitura serão alugados exclusivamente para corpos sinfônicos
DESCRICAO ABREVIADA | VALOR LOCAÇÃO |
Podium duplo com barra de proteção | R$900,00 |
Estante de música com base de metal | R$63,75 |
Cadeira para músico de metal c/ estofado de tecido | R$172,50 |
Cadeira giratória de metal com estofado | R$360,00 |
Pódium P/ Violoncelo | R$150,00 |
4.6 - Material de comunicação e publicidade
a) As atividades de publicidade, propaganda e merchandising no interior da Sala Minas Gerais devem ser previamente autorizadas pelo ICF.
b) É proibida qualquer atividade de publicidade e propaganda na fachada da Sala Minas Gerais.
c) Toda a comunicação do evento, bem como a produção de material de divulgação, deverá ser previamente aprovada pela Diretoria de Comunicação do ICF.
4.7 – Estacionamento
O estacionamento da Sala Minas Gerais é pago, operado por empresa terceirizada, e segue as regras e preços estabelecidos em contrato com o ICF. A critério de ICF poderão ser implementados incentivos à sua utilização durante o evento. O serviço de Valet é de responsabilidade de contratação do produtor.
4.8 – Estrutura fixa Sala Minas Gerais
A Sala Minas Gerais possui em sua estrutura de funcionamento vigilantes que garantem a segurança de seu patrimônio. Caso necessário, o produtor poderá contratar vigilância suplementar, devendo a mesma atuar em consonância com aquela.
A Sala Minas Gerais possui em sua estrutura de funcionamento um corpo de faxineiros que atuam com procedimentos rígidos quanto ao uso de matérias e processos de limpeza e higienização dos ambientes. A equipe de faxineiros contratada pelo produtor deverá trabalhar em consonância e sob supervisão daquela.