POLÍTICA DE RELACIONAMENTO COM TERCEIROS

POLÍTICA DE RELACIONAMENTO COM TERCEIROS

1 - OBJETIVO

A Política de Relacionamento com Terceiros tem como objetivo estabelecer critérios e diretrizes que serão seguidos pelo CRCPR e seus colaboradores em relação aos processos de seleção, contratação, pagamentos, supervisão e gestão contratual relacionados a todo e qualquer fornecedor ou prestador de serviços. Ainda que as contratações sejam feitas de acordo com as disposições das Leis nº 8.666/1993 e 14.133/2021, é necessário observar as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados no que diz respeito ao relacionamento com terceiros.

2 - ABRANGÊNCIA

As diretrizes, normas, princípios e valores presentes na presente Política se aplicam a todo CRCPR, devendo, assim, serem conhecidas e cumpridas por todos os funcionários, estagiários, diretores, conselheiros, delegados, fornecedores e terceiros.

3 - ORIENTAÇÕES GERAIS

A presente Política prevê normas para a realização de análises prévias com o fim de contratação de Terceiros, com o objetivo de identificar o envolvimento em possíveis práticas irregulares que possam, de qualquer modo, impactar negativamente o CRCPR. Determina, ainda, as condutas a serem seguidas durante todas as etapas do relacionamento com Xxxxxxxxx, de forma a assegurar os princípios e valores do CRCPR.

4 - SELEÇÃO DE TERCEIROS

4.1. Verificações Básicas

O setor competente do CRCPR que negociar produtos ou serviços com Terceiros deverá sugerir exigência de documentos de habilitação em momento oportuno, previamente estabelecidos no termo de referência ou projeto básico e de acordo com a legislação vigente, de forma que seja possível atestar as qualificações técnicas e profissionais do contratado. Tal verificação deve ser condizente com o objeto de interesse, de forma a não limitar a competição, e apenas com a finalidade de garantir que o contratado possua capacidade para atendimento da demanda.

A análise deverá ocorrer quanto à:

a) Habilitação jurídica;

b) Habilitação técnica;

c) Qualificação econômico-financeira;

d) Regularidade fiscal e trabalhista;

e) Impossibilidade de celebração de contratos com o poder público federal;

f) Ao emprego de menores de dezoito anos nas hipóteses mencionadas na Constituição Federal.

Nas contratações que se fizer necessário o CRCPR exigirá que o terceiro esteja em compliance com a LGPD e demais normas atinentes à proteção de dados pessoais, tais como resoluções da Autoridade Nacional de Proteção de Dados, durante todas as fases envolvidas no processo contratual.

4.2 Avaliação Prévia por Tipo de Serviço

O Departamento de Compliance e o Controle Interno apresentarão uma relação de documentação mínima exigível para cada tipo de serviço, de acordo com a legislação de contratações públicas em vigor, com intuito de estabelecer critérios a serem observados pela Divisão de Compras, Licitações e Contratos quando da elaboração de editais e documentos auxiliares de contratação.

A categorização de serviços deverá ser baseada na complexidade do objeto e do impacto que a contratação possa impor ao CRCPR considerando os dados a serem tratados.

5 - CONTRATAÇÃO DE TERCEIROS

A Contratação de Terceiros deverá ser, obrigatoriamente, formalizada por instrumento válido, escrito e assinado, sendo vedada a celebração de contratos verbais, salvo no caso de pequenas compras de pronto pagamento, de acordo com a legislação em vigor.

A vigência, salvo disposição expressa contrária, iniciará a partir da celebração do contrato definitivo, respeitados os procedimentos de aprovação e assinatura.

Deve-se, no momento da elaboração do contrato, utilizar-se o modelo de contrato padrão disponibilizado pelo departamento jurídico do CRCPR.

Em caso de impossibilidade do uso do modelo acima citado, a minuta contratual deverá conter, no mínimo:

a) Descritivo detalhado dos serviços a serem prestados pelo Terceiro. Qualquer alteração contratual deverá ser formalizada por escrito em aditivos contratuais, devidamente assinados pelas partes;

b) Indicação detalhada de quem serão os colaboradores do Terceiro que poderão agir em nome do CRCPR;

c) Detalhamento sobre a remuneração a ser paga para o Terceiro, bem como a forma de pagamento e critérios de atualização dos valores, se for o caso;

d) Possibilidade ou não de subcontratação;

e) Cláusulas de confidencialidade e de proteção de dados pessoais;

f) Duração do contrato;

g) Direitos e responsabilidades das partes e penalidades cabíveis pelo descumprimento.

Caso a contratação seja imprescindível para os negócios do CRCPR e seja impossível a contratação por escrito, deverão ser usados meios que garantam a formalização do contrato, como emissão de nota de empenho, de forma a cumprir todos os procedimentos internos de aprovação, mediante a guarda de evidência dessas informações.

5.1. Subcontratação

A subcontratação só será permitida com a expressa previsão no contrato celebrado, incluindo cautelas de segurança, de confidencialidade das informações, bem como de proteção de dados pessoais.

No caso de subcontratação, o CRCPR deverá realizar os procedimentos de verificação de habilitação a que o contratado está sujeito.

As subcontratações deverão respeitar as seguintes normas:

a) O subcontratado deverá subscrever a esta Política, comprometendo-se a cumpri-la integralmente por meio da assinatura de uma declaração de conformidade;

b) Os princípios, valores e padrões de integridade CRCPR, dispostos em seu Código de Ética e Conduta de Negócios, deverão ser seguidos e respeitados pelo subcontratado durante toda a vigência da subcontratação;

c) Nos termos da declaração de conformidade, o Terceiro também se tornará responsável, durante toda a vigência da subcontratação, pelo monitoramento do subcontratado quanto ao cumprimento dos princípios, valores e padrões de integridade do CRCPR;

d) O Terceiro deverá documentar todos os serviços e fornecimentos de produtos do subcontratado, certificando-se que estejam de acordo com o objeto do contrato celebrado.

5.2. Cláusula Anticorrupção

Nos contratos celebrados com terceiros, deverão conter expressamente cláusulas de anticorrupção. Somente mediante o consentimento expresso do Departamento de Compliance será autorizada a alteração, modificação ou adaptação da cláusula anticorrupção.

5.3. Remuneração

A remuneração a ser paga para o Terceiro e a forma de pagamento deverão estar detalhadas no contrato celebrado. No caso de prestação de serviços, o Terceiro deverá detalhar os serviços prestados mediante apresentação de comprovantes de prestação de serviços.

Qualquer alteração acerca da remuneração ou da forma de pagamento deverá ser formalizada mediante celebração de aditivo contratual, validado junto ao Departamento

Jurídico e ao departamento solicitante do serviço ou produto, devidamente assinado pelas partes.

6 - RELACIONAMENTOS COM TERCEIROS ESPECÍFICOS

6.1. Contratação para fins de Licenças, Autorizações, Permissões e Certidões.

A contratação de Terceiros para a prestação de serviços visando à obtenção de licenças, de autorizações, permissões e certidões junto ao Poder Público deve ser excepcional. Caso seja imprescindível, a contratação deverá ser realizada mediante licitação, observando-se os limites legais, art. 13 da Lei nº 8.666/1993 e demais diretrizes da Lei nº 14.133/2021 e, ainda, aprovada pelo Departamento de Compliance, o qual irá submeter os Terceiros aos procedimentos de verificação básica estabelecida nesta Política.

Caso Colaboradores ou Terceiros recebam propostas, solicitações ou promessas de vantagens indevidas por parte de Agentes Públicos para a emissão de licenças, autorizações, permissões, certidões ou outros serviços que envolvam a Administração Pública deverão, de prontidão, comunicar ao setor de Compliance e aguardar orientações pertinentes.

6.2. Contratação de ex-agentes públicos

A contratação de ex-agentes públicos pelo CRCPR é permitida, desde que tenham respeitado o eventual período de quarentena estabelecido na Lei nº 12.813/2013, não representem potencial conflito de interesses para o CRCPR e percorra por todo o processo de seleção de fornecedores sem benefício de qualquer natureza.

É vedada, para qualquer fim, a contratação de indivíduos indicados por Agentes Públicos e não submetidos ao procedimento de contratação do CRCPR. O Compliance deverá ser envolvido para ciência e eventual manifestação em todas as contratações de ex-agentes públicos, o qual deverá emitir Parecer, a fim de se evitar qualquer tipo de vantagem indevida ou pecuniária, direta ou indiretamente. Devem ser aplicados os mesmos procedimentos de verificação básica e complementar de Terceiros ao ex-agente público.

Caso a contratação se concretize, o ex-agente público não deverá:

a) Utilizar-se dos contatos obtidos quando de sua atuação junto à Administração Pública na prestação de serviço à instituição;

b) Utilizar-se do acesso a informações privilegiadas para dar, oferecer ou prometer Vantagem Indevida a Agentes Públicos em benefício ou no interesse do CRCPR;

c) Intervir de maneira indevida em órgãos da Administração Pública em que tenha ocupado cargo ou emprego, ou com os quais tenha estabelecido relacionamento em razão do cargo ou emprego, em benefício ou no interesse do CRCPR.

7 - MONITORAMENTO DE TERCEIROS

O fiscal de cada contrato será o responsável por realizar o monitoramento de Terceiros, com vistas a avaliar o cumprimento dos termos e condições do contrato celebrado com o CRCPR.

Caberá ao Compliance em conjunto com o Controle interno elaborar as diretrizes a serem observadas quantos aos princípios, valores e padrões de integridade contidos no Código de Ética e Conduta, bem como das leis e regulamentos aplicáveis, durante toda a vigência do contrato.

Na hipótese de violações ou irregularidades praticadas pelo Terceiro, o Departamento Jurídico e o Compliance deverão ser prontamente informados para adotarem as providências cabíveis.

A Avaliação Prévia de Terceiros, parte integrante das verificações complementares, deverá ser renovado pelo Departamento de Compliance a cada ano.

7.1. Portal da Transparência

O CRCPR manterá no Portal da Transparência contendo informações acerca dos contratos celebrados com Terceiros. Esta relação deverá indicar ao menos a data de assinatura e de vigência do contrato, o Terceiro contratante/contratado, o valor pago pela prestação do serviço ou fornecimento do produto, e o objeto do contrato.

A elaboração desta lista tem como objetivo garantir a atualização e manutenção do Portal da Transparência, corroborando com os controles de contratação do Departamento de Compliance.

Compete aos demais integrantes do CRCPR fornecer as informações necessárias para que esta lista seja mantida atualizada, em especial a Divisão de Compras, Licitações e Contratos.