Objetivo
Política de Denúncia
Objetivo
O Código de Conduta, Valores Éticos e Política Anticorrupção (“Código de Conduta”) da Lundin Mining Corporation e suas subsidiárias (coletivamente, “Lundin Mining” ou a “Empresa”) exige que os/as administradores/as, diretores/as, funcionários/as, consultores/as e contratados/as da Empresa denunciem as violações do Código de Conduta. Esta Política de Denúncia (“Política”) estabelece os procedimentos para levar a cabo e gerir tais denúncias (“Denúncia”) em todo o mundo, incluindo joint ventures, se houver alguma, em que a Lundin Mining tenha o controlo de gestão. Ela aplica-se aos/às administradores/as, diretores/as, funcionários/as, consultores/as e contratados/as da Lundin Mining (e seus/suas funcionários/as), acionistas, quaisquer outras partes que mantenham um relacionamento comercial com a Empresa e partes interessadas externas.
Assuntos Denunciáveis
As denúncias devem ser feitas sobre os seguintes assuntos (“Assuntos Denunciáveis”):
(a) Violações da lei, incluindo todas as preocupações relativas a assuntos de contabilidade, auditoria, governo corporativo, controlos internos ou relatórios financeiros que se acredite serem questionáveis, incorretos, impróprios, enganosos ou fraudulentos ou se refiram a assuntos que de outra forma violariam a legislação aplicável, incluindo a legislação sobre os direitos humanos e o meio ambiente; e
(b) Violações do Código de Conduta ou de outras políticas da Lundin Mining.
Qualquer pessoa que, agindo de forma honesta e de boa fé e que tenha motivos razoáveis para acreditar que existe ou irá ocorrer um Assunto Denunciável pode enviar uma Denúncia conforme previsto abaixo. Os funcionários da empresa em cargo de supervisão ou gestão devem garantir que as pessoas sob a sua supervisão estejam cientes desta Política e estejam familiarizadas com os meios disponíveis para efetuar uma Denúncia.
Procedimentos para efetuar uma denúncia
As denúncias podem ser enviadas usando qualquer um dos seguintes canais seguros e confidenciais:
(a) Através de um site gerido por um fornecedor de serviços terceirizado independente, Navex EthicsPoint (“EthicsPoint”) xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx.xxx/ conforme detalhado no “Anexo A”.
(b) Através dos números de telefone gratuitos geridos pela EthicsPoint, conforme detalhado no “Anexo B”:
• Argentina: 0000-000-0000
• Bermudas: 000-000-0000
• Brasil: 0000-000-0000
• Canadá / EUA: 0-000-000-0000
• Chile: 000-000-000
• Portugal: 000-000-000
• Suécia: 010-102-0408
(c) Através do envio de uma carta ou e-mail endereçados a:
Preocupação confidencial do/da funcionário/a
Presidente do Comité de Auditoria e
Presidente do Comité de Governo Corporativo e Nomeação
Lundin Mining Corporation 0000-000 Xxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx, XX Xxxxxx X0X 0X0
Email: xxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx
Se o/a denunciante desejar uma reunião presencial para discutir qualquer Assunto Denunciável, ele ou ela deverá indicar isso na sua Denúncia. Para facilitar essa reunião, o/a denunciante deve incluir um número de telefone e/ou um endereço
de e-mail pelo qual possa ser contactado.
O/a denunciante pode enviar uma denúncia anónima, se desejar, mas em todos os casos, o Assunto Denunciável deve ser descrito com detalhes suficientes para permitir que a Empresa entenda e analise o assunto.
As denúncias enviadas à EthicsPoint serão confirmadas dentro de sete dias após o recebimento, assim como as denúncias enviadas por carta se o/a denunciante tiver fornecido os seus dados de contacto.
Confidencialidade
Todas as Denúncias devem ser tratadas de forma confidencial, tenham sido recebidas anonimamente ou de outra forma. No entanto, não haverá quebra de sigilo quando alguém divulgar uma Denúncia ou partilhar informações sobre uma Denúncia da maneira exigida por esta Política ou pela legislação aplicável. O Presidente do comité relevante enviará uma notificação sobre a Denúncia e sua natureza aos responsáveis pela investigação da Denúncia e às pessoas que tenham razões legítimas e imprescindíveis para obter tais informações. No entanto, deve-se compreender que o desconhecimento da identidade do denunciante pode limitar a capacidade da Empresa de investigar adequadamente um Assunto Denunciável e/ou tomar qualquer medida corretiva.
Investigações
As investigações sobre os assuntos contábeis, financeiros ou de auditoria serão administradas pelo Presidente do Comité de Auditoria, e as investigações sobre todos os outros assuntos serão administradas pelo Presidente do Comité de Governo e Nomeação Corporativo, desde que as investigações que envolvam membros do Conselho de Administração ou da Equipa de Liderança Sénior sejam geridas pelo Conselho de Administração (excluindo qualquer Conselheiro implicado na Denúncia). O Presidente do comité relevante ou o Conselho pode delegar a gestão de uma investigação ao Diretor Jurídico, ao Diretor de Governação ou a consultores externos. As investigações devem ser dotadas de recursos internos ou externos suficientes e proporcionais à gravidade do assunto sob investigação.
As investigações serão conduzidas de forma imparcial, e não serão discutidas com nenhuma pessoa que não tenha uma razão legítima e imprescindível para obter informações sobre a investigação. Os/As denunciantes são incentivados a cooperar e a cumprir qualquer revisão ou investigação. Se o denunciante tiver fornecido os seus contactos, a Lundin Mining fornecer-lhe-á feedback sobre a avaliação e investigação da Denúncia dentro de um prazo razoável, normalmente, até três meses.
Registros
O Presidente do comité relevante manterá ou fará com que sejam mantidos registros escritos de todas as Denúncias, análises e investigações em conformidade com a legislação aplicável e fará relatórios trimestrais ao Conselho de Administração sobre todas as investigações em andamento, incluindo as medidas tomadas para abordar satisfatoriamente cada Denúncia. O Presidente do comité relevante fará com que tais registros sejam mantidos pelo tempo estritamente necessário ou proporcional em cumprimento da legislação aplicável.
Proteção dos/das Funcionários/as
Os/as denunciantes podem enviar Denúncias de boa-fé, sem medo de represálias. Essa proteção estende-se às pessoas relacionadas com o denunciante, incluindo colegas de trabalho, familiares e outros que auxiliem o/a denunciante no processo de denúncia. No entanto, se alguma dessas pessoas estiver envolvida em um Assunto Denunciável, a Empresa poderá tomar as medidas apropriadas em relação a ela, mesmo que esta tenha sido o/a denunciante ou tenha auxiliado na Denúncia.
Nenhum funcionário ou funcionária da Lundin Mining será prejudicado pelo facto de se recusar a cumprir uma ordem, que em si constitua um Assunto Denunciável, ou seja, uma violação da legislação aplicável.
Perguntas sobre esta política
As perguntas sobre esta Política devem ser dirigidas ao Presidente do Comité de Auditoria, ou ao Presidente do Comité de Governo e Nomeação Corporativo, desde que os/as funcionários/as tenham, primeiramente, tentado obter respostas às suas dúvidas sobre esta Política junto do seu supervisor, caso se sintam à vontade para fazê-lo.
Revisão da política
A Lundin Mining revisará esta Política regularmente para garantir que ela se encontra em conformidade com a legislação aplicável e está a cumprir o seu objetivo. Com base nos resultados da revisão, a Política pode ser alterada de forma apropriada.
Revisada e aprovada pelo Conselho de Administração em 2 de agosto, 2023.
Anexo “A” EthicsPoint - Como apresentar uma denúncia
A. PROCEDIMENTO PARA DENÚNCIAS ATRAVÉS DA INTERNET
Acesse xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx.xxx/
Importante: Depois de iniciar uma denúncia on-line, ela não poderá ser salva e reiniciada. Portanto, antes de começar, certifique-se de que está pronto para enviar a sua denúncia completa.
• Selecione a sua localização (país e local) no menu suspenso. Clique em "Continue" (Continuar).
• Selecione uma categoria de denúncia. Clique em "Details" (Detalhes) para obter mais informação sobre uma categoria específica. Selecione o tipo mais apropriado de assunto que está a enviar. Clique em "Next" (Avançar).
• Leia os Termos do Contrato e clique em "I Agree" (Concordo).
• Preencha o formulário e carregue os anexos que acompanham a sua denúncia, se houver algum anexo.
• Crie uma senha para acompanhar a sua denúncia antes do envio. A sua denúncia já foi enviada e é automaticamente criptografada. O seu endereço IP não é rastreado.
• Depois de concluído, uma chave da denúncia será exibida na tela. Essa informação permitirá que faça login novamente no sistema para verificar o estado da sua denúncia.
• Importante: Anote a chave da denúncia e a senha e não as perca. Essas informações são fornecidas apenas uma vez quando envia uma denúncia. Se as perder, não poderá verificar o estado da denúncia. Nesse caso, pode enviar uma nova denúncia com referência à sua denúncia original.
Se você enviar o seu endereço de e-mail, a EthicsPoint:
• Armazenará com segurança o seu endereço de e-mail e não o comunicará à Lundin Mining.
• Usará o seu endereço de e-mail apenas para notificá-lo sobre as atividades relacionadas com a sua denúncia.
• Apagará o seu endereço de e-mail quando a denúncia for encerrada, quando você desativar as notificações por e- mail ou se não tiver feito login num período de 90 dias. Será notificado quando o seu endereço de e-mail for apagado.
Anexo “B” EthicsPoint - Como apresentar uma denúncia
A. PROCEDIMENTO PARA DENÚNCIAS POR TELEFONE
Ligue para o número gratuito de atendimento ao denunciante:
• Argentina: 0000-000-0000
• Bermudas: 000-000-0000
• Brasil: 0000-000-0000
• Canadá / EUA: 0-000-000-0000
• Chile: 000-000-000
• Portugal: 000-000-000
• Suécia: 010-102-0408
*Ao ligar após o horário de atendimento normal, poderá ter um período de espera mais prolongado antes de ser conectado a um operador ou tradutor.
i. Opção 1: falar com um agente da EthicsPoint
• A chamada não é gravada e o identificador de chamadas não é usado. O relatório é inserido no sistema EthicsPoint usando as suas palavras exatas.
• Se estiver enviando o relatório por telefone em um idioma diferente do inglês ou francês, aguarde alguns minutos adicionais enquanto um intérprete de outro idioma é conectado à chamada. Uma vez conectado, haverá três pessoas na chamada (o intérprete de idioma, o representante que fala inglês e que digitará a denúncia e você). Uma vez conectado/a com o agente da EthicsPoint e o intérprete do seu idioma, você poderá fornecer os detalhes da denúncia no seu próprio idioma. A EthicsPoint transcreverá os detalhes da sua denúncia diretamente no sistema.
• Depois de concluído este procedimento, receberá uma ID de Denúncia e uma senha. Essas informações permitirão que entre novamente no sistema para verificar o estado do seu relatório. Importante: Anote as informações do seu login e a senha e não as perca. Essas informações são fornecidas apenas uma vez quando envia a sua denúncia. Se as perder, não poderá verificar o estado da sua denúncia.
ii. Opção 2: deixar uma denúncia pelo correio de voz
• A sua mensagem é inserida no sistema EthicsPoint pelo EthicsPoint exatamente como você a deixou e, em seguida, a sua mensagem de correio de voz é apagada. O identificador de chamadas não é usado.
• Se você deixar uma mensagem de voz, não receberá uma ID da denúncia e senha e não poderá verificar o estado da sua denúncia on-line.