PROCESSO N. 019/2011/FERMP CONTRATO N. 002/2012/FERMP PREGÃO N. 017/2011/FERMP
PROCESSO N. 019/2011/FERMP CONTRATO N. 002/2012/FERMP PREGÃO N. 017/2011/FERMP
O MINISTÉRIO PÚBLICO DO ESTADO DE SANTA CATARINA, com sede na Xxx Xxxxxxxx, 0000, Xxxx xx Xxxxxxxx, Xxxxxx, nesta Capital, CNPJ 76.276.849/0001-54, neste ato representado pelo Subprocurador-Geral de Justiça para Assuntos Administrativos, Doutor Antenor José Chinato, brasileiro, casado, Procurador de Justiça, portador da Cédula de Identidade RG n. 402.778 - SSP/SC doravante denominado CONTRATANTE , e GHS INFORMÁTICA LTDA., com sede na Xxx Xxxxxxxx Xxxxxxx, x. 000, Xxxxxx Xxxxx Xxxxxx, Xxxxxxxx/XX e CNPJ
n. 82.051.897/0001-47, neste ato representado pelo Senhor Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxx, brasileiro, sócio, solteiro, portador da Cédula de Identidade RG n. 0.000.000-0, doravante denominado CONTRATADO, com fulcro na Lei
n. 8.666/93, resolvem celebrar CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS, mediante as seguintes cláusulas e condições:
CLÁUSULA PRIMEIRA DO OBJETO
Contratação de serviço de digitalização e microfilmagem, incluindo ferramenta de gerenciamento de informações e servidores para armazenamento de sistema de informações, dados, imagem e índice, de acordo com as especificações constantes no Anexo III deste Contrato.
CLÁUSULA SEGUNDA
DA FORMA DE EXECUÇÃO
O objeto deste contrato será executado de forma indireta, sob o regime de empreitada global, conforme determina o disposto no art. 10 da Lei n. 8.666/93.
CLÁUSULA TERCEIRA DO PREÇO
Dá-se a este contrato o valor de R$ 984.000,00 (novecentos e oitenta e quatro mil reais) para os serviços previstos na Cláusula Primeira e para a totalidade do período mencionado na Cláusula Vigésima Primeira. conforme tabela abaixo:
SERVIÇO | Qtde. | Preço Unitário | Preço Total | |
1 | Serviço de digitalização e microfilmagem, incluindo ferramenta de gerenciamento de informações e servidores para armazenamento de sistema de informações, dados, imagem e índice; com preparação, digitalização, organização, guarda de documentos durante execução do projeto, de documentos A4 | 2.990.000 | R$ 0,31 | R$ 926.900,00 |
2 | Serviço de digitalização e microfilmagem, incluindo ferramenta de gerenciamento de informações e servidores para armazenamento de sistema de informações, dados, imagem e índice; com preparação, digitalização, organização, guarda de documentos durante execução do projeto, de jornais | 10.000 | R$ 5,71 | R$ 57.100,00 |
CLÁUSULA QUARTA
DA DOTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA
As despesas decorrentes deste contrato correrão por conta dos recursos do orçamento do FERMP, Unidade Orçamentária 4093, Funcional Programática 00.000.0000.0000.A.006614 (Modernização e Desenvolvimento
Institucional), Fonte 02.69, elemento orçamentário 3.3.90.39.59 (Outros serviços pessoa jurídica – serviços de áudio, vídeo e foto).
CLÁUSULA QUINTA DO PAGAMENTO
O CONTRATANTE procederá ao pagamento apenas dos serviços efetivamente realizados, única e exclusivamente por meio de sua Coordenadoria de Finanças e Contabilidade.
Os pagamentos serão efetuados a cada 500.000 (quinhentas mil) páginas de documentos executados, devendo o CONTRATADO comprovar a execução destes serviços, que serão confirmados pela Gerência de Arquivos e Documentos - GEDOC.
§1º O CONTRATADO deverá entregar, a partir do 1º dia útil do mês subsequente aos dos serviços efetivamente prestados, a nota fiscal ao representante do CONTRATANTE que encaminhará à Coordenadoria de Operações Administrativas.
§2º Os pagamentos devidos ao(s) CONTRATADO(s) serão efetuados com os recursos do Fundo Especial de Modernização e Reaparelhamento do Ministério Público, por intermédio do Banco do Brasil, Agência 3582-3, na conta corrente 6802-3, Agência 3707, Banco 341 (Itaú), indicada pelo CONTRATADO, até o 5º dia útil após o recebimento e aceite da nota fiscal pelo representante credenciado do CONTRATANTE, ou, ainda, por meio de fatura com código de barras.
§3º As notas fiscais que forem apresentadas com erro serão devolvidas ao CONTRATADO para retificação e reapresentação, acrescendo-se ao prazo fixado no parágrafo anterior os dias que se passarem entre a data da devolução e a da reapresentação.
§4º A conta corrente indicada pelo CONTRATADO deverá ser obrigatoriamente referente ao CNPJ do licitante vencedor, ou seja, se o CNPJ for da matriz, a conta corrente não poderá ser da filial e vice-versa.
§5º O CONTRATANTE só efetuará o pagamento mediante a apresentação de nota fiscal emitida de forma correta, razão pela qual os licitantes deverão observar os casos em que é obrigatório emitir nota fiscal eletrônica.
§6º A devolução da Nota Fiscal não aprovada pelo CONTRATANTE, em hipótese alguma servirá de pretexto para que o CONTRATADO suspenda os fornecimentos e/ou serviços.
CLÁUSULA SEXTA
DA ATUALIZAÇÃO MONETÁRIA POR INADIMPLEMENTO
Não efetuado o pagamento pelo CONTRATANTE no prazo estabelecido, e desde que não haja culpa do CONTRATADO, os valores correspondentes à fatura serão corrigidos com base nos mesmos critérios adotados para a atualização das obrigações tributárias, conforme determina o art. 117 da Constituição Estadual.
CLÁUSULA SÉTIMA
DA SUSPENSÃO DOS SERVIÇOS
O CONTRATADO não pode interromper os serviços sob a alegação de não estar recebendo os pagamentos devidos. Pode ele, contudo, suspender o cumprimento de suas obrigações se os pagamentos devidos pelo CONTRATANTE atrasarem por mais de 90 dias, salvo em caso de calamidade pública, grave perturbação da ordem interna ou guerra (art. 78, inciso XV, Lei n. 8.666/93).
CLÁUSULA OITAVA
DA SUSTAÇÃO DO PAGAMENTO
O pagamento poderá ser sustado pelo CONTRATANTE, quando os serviços não estiverem de acordo com o estipulado.
CLÁUSULA NONA DO REAJUSTE
O reajuste do valor pactuado no presente contrato atenderá às normas a seguir e dependerá de proposta escrita do CONTRATADO, passando a vigorar apenas após a decisão administrativa favorável do CONTRATANTE e nos termos da respectiva decisão administrativa.
§ 1º Havendo prorrogação do presente contrato, o valor constante na CLAUSULA TERCEIRA poderá ser reajustado anualmente, após cada período de doze meses do início da vigência deste contrato, de acordo com a variação do IGP-M, publicado pela Fundação Xxxxxxx Xxxxxx, ou outro índice que venha a substituí-lo, conforme determinação contida no art. 2º, §2º, da Lei n. 10.192/01, contado, no primeiro reajuste, da data da proposta.
§ 2º Em face do disposto no §1º do art. 2º da Lei n. 10.192/01, não é admitido reajuste no valor a que se refere o parágrafo primeiro, no prazo inferior a 1 (um) ano do início da vigência deste contrato.
CLÁUSULA DÉCIMA
DO REEQUILÍBRIO ECONÔMICO-FINANCEIRO
Este contrato poderá ser alterado para restabelecer a relação que as partes pactuaram inicialmente entre os encargos do CONTRATADO e a retribuição do CONTRATANTE para justa remuneração dos serviços, objetivando a manutenção do equilíbrio econômico-financeiro inicial do contrato, na hipótese de sobrevierem fatos imprevisíveis, ou previsíveis, porém de consequências incalculáveis, retardadores ou impeditivos da execução do ajustado, ou ainda, em caso de força maior, caso fortuito ou fato do príncipe, configurando álea econômica extraordinária e extracontratual.
O pedido, fundamentado e devidamente instruído com provas que evidencie a necessidade da revisão de preço, deverá ser endereçado à Coordenadoria de Operações Administrativas do MPSC situada à Xxxxxxx Xxx Xxxxxx,
x. 000, 0x Xxxxx, xxxx 000, Xxxxxx, Xxxxxxxxxxxxx/XX - XXX 00000-000, com identificação do número DO CON- TRATO, ou ainda, por e-mail: xxxx@xx.xx.xxx.xx.
Não será apreciado o pedido de revisão de preços que não comprovar o desequilíbrio sofrido.
CLÁUSULA DÉCIMA PRIMEIRA DAS ALTERAÇÕES CONTRATUAIS
O contrato poderá ser alterado, através de termos aditivos, por acordo entre as partes, ou unilateralmente por parte do CONTRATANTE no caso de acréscimos ou supressões de quantidades em até 25% do valor total atualizado, conforme art. 65 da Lei n. 8.666/93.
CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA
DO PRAZO E DA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS
O CONTRATADO obriga-se a prestar os serviços ora contratados de acordo com as condições contidas no Anexo III do Contrato, e em sua proposta, contados da assinatura do contrato.
CLÁUSULA DÉCIMA TERCEIRA
DOS REPRESENTANTES DAS PARTES
As partes nomearão por escrito, responsáveis com poderes para representá-las em todos os atos praticados referentes à execução do contrato, conforme Anexos I e II deste contrato.
§ 1º O representante do CONTRATANTE terá poderes para solicitar, fiscalizar, receber e aceitar os serviços e especialmente para:
I - Sustar os serviços, total ou parcialmente, em qualquer tempo, sempre que, a seu critério, considerar esta medida necessária à sua boa execução ou à salvaguarda dos interesses do CONTRATANTE;
II - Recusar os serviços realizados que não atendam às boas normas técnicas; III - Questionar todos os problemas técnicos constatados;
IV - Ajustar com o representante do CONTRATADO, nas hipóteses comprovadas de caso fortuito e força maior, conforme estipulado no Código Civil Brasileiro, as alterações na ordem de sequência ou no prazo de realização dos serviços;
V - Solicitar a substituição do representante credenciado pelo CONTRATADO, no prazo máximo de uma semana.
CLÁUSULA DÉCIMA QUARTA DA FISCALIZAÇÃO
Ao CONTRATANTE reserva-se o direito de exercer, a qualquer tempo e por qualquer pretexto, da maneira como melhor lhe aprouver e convier, diretamente ou por intermédio de seu representante especialmente nomeado, completa fiscalização dos serviços objeto deste contrato, para o que o CONTRATADO se compromete a permitir o livre acesso dele a todos os locais necessários e a fornecer todas as informações solicitadas. O exercício pelo CONTRATANTE do direito de fiscalização não exonera o CONTRATADO de suas obrigações, nem de qualquer forma diminui sua responsabilidade.
CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA
DOS DIREITOS E DAS OBRIGAÇÕES
O CONTRATANTE possui os seguintes direitos e obrigações:
I - prestar as informações e os esclarecimentos que venham a serem solicitados pelo CONTRATADO; II - disponibilizar infraestrutura e equipamentos para as reuniões; e
III - franquear o acesso, previamente agendado, dos representantes do CONTRATADO às instalações e equipamentos do CONTRATANTE, quando for necessário à execução dos serviços contratados.
O CONTRATADO possui os seguintes direitos e obrigações:
I - dar integral cumprimento à sua proposta, a qual passa a integrar o contrato a ser firmado, independentemente de transcrição;
II – executar, integralmente e com perfeição técnica, o objeto deste contrato;
III - cumprir os prazos estabelecidos, sob pena de multa, sem prejuízo de outras cominações cabíveis;
IV - não transferir a outrem, no todo ou em parte, a execução dos serviços sem prévia e expressa anuência do CONTRATANTE;
V - suportar todos os encargos envolvidos na prestação dos serviços, tais como: salários, seguros de acidentes, taxas, impostos e contribuições, indenizações, vales-refeição, vales-transporte e outras que xxxxxxxxxx xxxxxx a ser criadas e exigidas pelo Governo;
VI - responsabilizar-se pelo sigilo e confidencialidade, por si e seus empregados alocados aos serviços, dos documentos e/ou informações que lhe chegarem ao conhecimento por força da execução do contrato, não podendo divulgá-los, sob qualquer pretexto; e
VII - responsabilizar-se por qualquer dano ou prejuízo decorrente do uso inadequado ou falta de zelo e cuidado no uso dos utensílios, materiais e equipamentos disponibilizados pelo CONTRATANTE.
CLÁUSULA DÉCIMA SEXTA
DAS SANÇÕES AMINISTRATIVAS
O atraso injustificado na execução do contrato, por culpa do CONTRATADO, o sujeitará ao pagamento de multa de mora, sem prejuízo das demais sanções, que será aplicada na forma seguinte:
I - Atraso de até 10 (dez) dias, multa diária de (0,2%) do valor atualizado do contrato;
II - Atraso superior a 10 (dez) dias, multa diária de (0,4%) do valor atualizado do contrato, calculada sobre o total dos dias em atraso, sem prejuízo da rescisão unilateral por parte do CONTRATANTE;
III - No caso de atraso no recolhimento da multa aplicada, incidirá nova multa sobre o valor devido, equivalente a 0,2% até 10 (dez) dias de atraso e 0,4% acima desse prazo, calculado sobre o total dos dias em atraso;
IV - Os valores cobrados, a título de multa moratória, ficam limitados a 20% (vinte por cento) do valor total do contrato.
§1º Pela inexecução total ou parcial das condições estabelecidas neste ato convocatório, o CONTRATANTE poderá aplicar, sem prejuízo das demais cominações legais, multas e penalidades previstas neste edital e no contrato, as seguintes sanções:
I - Advertência por escrito, quando o CONTRATADO deixar de atender determinações necessárias à regularização de faltas ou defeitos concernentes à execução dos serviços ou fornecimentos;
II - Multa compensatória com percentual de 10% (dez por cento) sobre o valor atualizado do contrato;
III - suspensão temporária de participação em licitações e impedimento de contratar com o CONTRATANTE por prazo não superior a 5 (cinco) anos. Esta sanção sempre será aplicada, ressalvadas outras hipóteses não arroladas neste item, quando o CONTRATADO, convocado dentro do prazo de validade da proposta: não celebrar o contrato; deixar de entregar ou apresentar documentação falsa exigida para o certame; ensejar o retardamento da execução de seu objeto; não mantiver a proposta; falhar ou fraudar a execução do contrato; comportar-se de modo inidôneo; ou cometer fraude fiscal;
IV - Declaração de inidoneidade para licitar e contratar com a Administração Pública (conforme definição contida no art. 6º, inciso XI, da lei 8.666/93) enquanto perdurarem os motivos determinantes da punição ou até que seja promovida a reabilitação perante a autoridade que aplicou a penalidade.
§2º A multa deverá ser recolhida na Coordenadoria de Finanças e Contabilidade do MPSC, dentro do prazo de 3 (três) dias úteis após a respectiva notificação por telegrama. Não solvida a multa, nos termos aqui previstos, será ela cobrada judicialmente com ônus ao devedor.
§3º As penalidades previstas poderão ser minoradas ou não serão aplicadas quando o descumprimento do estipulado no contrato ou no edital decorrer de justa causa ou impedimento devidamente comprovado e aceito pelo CONTRATANTE.
CLÁUSULA DÉCIMA SÉTIMA DA RESCISÃO
O contrato poderá ser rescindido quando da ocorrência de qualquer uma das hipóteses previstas nos artigos 77 e 78 da Lei n. 8.666, de 21/06/1993:
I - determinada por ato unilateral e estrito do CONTRATANTE, nos casos enumerados nos incisos I a XII e XVII do art. 78 da Lei n. 8.666/93;
II - amigável, por acordo entre as partes, mediante autorização escrita e fundamentada da autoridade competente, reduzida a termo no processo, desde que haja conveniência da Administração;
III - judicialmente, nos termos da legislação vigente.
Parágrafo único. A rescisão prevista no inciso I desta cláusula, acarretará as consequências previstas nos incisos I a IV, do art. 80, da Lei n. 8.666/93.
CLÁUSULA DÉCIMA OITAVA DA VINCULAÇÃO
Este contrato vincula-se ao Pregão Presencial n. 17/2011/FERMP e à proposta do CONTRATADO.
CLÁUSULA DÉCIMA NONA
DAS CONDIÇÕES DE HABILITAÇÃO E QUALIFICAÇÃO
O CONTRATADO fica obrigado a manter, durante a execução deste contrato, todas as condições de habilitação e qualificação exigidas na licitação, de acordo com o art. 55, inciso XIII, da Lei n. 8.666/93.
CLÁUSULA VIGÉSIMA DA LEGISLAÇÃO
Aplica-se aos casos omissos o disposto nas Leis n.º 10520/02 e n.º 8.666/93 e, no silêncio destas, outras normas e princípios de direito administrativo pertinentes.
CLÁUSULA VIGÉSIMA PRIMEIRA DA VIGÊNCIA
Os prazos de vigência e execução deste contrato serão de 180 (cento e oitenta dias) contados a partir do dia 13/01/2012.
CLÁUSULA VIGÉSIMA SEGUNDA DA PUBLICAÇÃO
O extrato deste contrato será publicado no Diário Oficial Eletrônico do MPSC, conforme disposto no art. 61, parágrafo único, da Lei n. 8.666/93.
CLÁUSULA VIGÉSIMA TERCEIRA DO FORO
As partes elegem o Foro da Comarca da Capital deste Estado, com exclusão de qualquer outro, por mais privilegiado que seja, para dirimir questões oriundas do presente contrato que não puderem ser resolvidas pelas partes.
E, por estarem as partes justas e contratadas, assinam o presente instrumento, em 02 (duas) vias de igual teor e forma, para um único efeito, na presença de 02 (duas) testemunhas.
Florianópolis, 11 de janeiro de 2012.
XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX
Procurador de Justiça Subprocurador-Geral de Justiça para Assuntos Administrativos
XXXXX XXXXX XXXXXXXX
GHS Informática Ltda.
CONTRATANTE CONTRATADO
Testemunhas:
1. Xxxx Xxxxx xx Xxxxx Xxxxxx 2. Paloma Valéria da Costa Coordenadora de Operações Administrativas, e.e. Técnico do Ministério Público RG: 4.697.169 RG: 4.051.781
ANEXO I DO CONTRATO
TERMO DE NOMEAÇÃO DE REPRESENTANTE DO CONTRATANTE
O Subprocurador-Geral de Justiça para Assuntos Administrativos constitui a Gerente de Arquivo e Documentos como representante do Ministério Público do Estado de Santa Catarina para fiscalizar a execução do contrato n. 002/2012/FERMP.
Florianópolis, 11 de janeiro de 2012.
XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX
Procurador de Justiça Subprocurador-Geral de Justiça para Assuntos Administrativos CONTRATANTE
ANEXO II DO CONTRATO
TERMO DE NOMEAÇÃO DE REPRESENTANTE DO CONTRATADO
GHS INFORMÁTICA LTDA constitui o Senhor Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxx, brasileiro, solteiro, sócio, portador da Cédula de Identidade RG n. 0.000.000-0, como seu representante no contrato n. 002/2012/FERMP, celebrado com o Ministério Público do Estado de Santa Catarina.
Florianópolis, 11 de janeiro de 2012.
XXXXX XXXXX XXXXXXXX
GHS Informática Ltda.
CONTRATADO
ANEXO III DO CONTRATO
OBJETO DO CONTRATO
1. Objeto: Contratação de serviço de digitalização e microfilmagem, incluindo ferramenta de gerenciamento de informações e servidores para armazenamento de sistema de informações, dados, imagem e índice.
Detalhamento do objeto:
1.1 Preparo do acervo documental arquivístico
1.1.1 O acervo documental do MPSC é composto por documentos produzidos organicamente pela instituição no desenvolvimento das suas atividades e funções, documentos acumulados em arquivo com valor histórico e/ou administrativo.
1.2 Processamento do acervo:
1.2.1 A empresa contratada deve realizar o processamento técnico dentro de suas dependências (sendo que os serviços devem ser realizados em um dos municípios da região da Grande Florianópolis: Florianópolis, São José, Biguaçú, Palhoça, Santo Amaro da Imperatriz, Xxxxxxx Xxxxxx, Xxxxxxxx, Rancho Queimado) sob a supervisão de servidores credenciados pelo MPSC.
1.2.2 Os serviços de digitalização e microfilmagem a serem executados nas instalações do Contratado deverão ser realizados por equipamentos em perfeito estado de funcionamento, de forma a garantir a qualidade das imagens digitais geradas e o mesmo padrão de produção das cópias em microfilme (microfilmagem eletrônica).
1.2.3 A coleta de documentos será realizada mediante a confecção de uma guia de remessa de documentos, onde serão elencados todos os documentos enviados para o processamento. Este material será acondicionado em caixas-arquivo devidamente identificadas com etiquetas e lacradas (com fita adesiva lacre) pela Gerência de Arquivo e Documentos do MPSC - GEDOC. No ato da coleta e devolução dos documentos, a quantidade e estado físico da documentação deverá ser conferida pelo contratado e pela GEDOC.
1.3 Preparação dos documentos para migração de suporte
1.3.1 A preparação dos documentos para digitalização, e posterior microfilmagem, consistirá na formação de lotes por tipo de documentos, que serão processados em scanners de alta velocidade e precisão. Os documentos, de modo geral, estão em bom estado.
1.4 Higienização dos documentos
1.4.1 A higienização dos documentos deverá ser feita com a retirada de todos os elementos metálicos (clipes, bailarinas, grampos, presilhas, etc.).
1.5 Digitalização e microfilmagem
1.5.1 O processo de digitalização consiste na geração da respectiva imagem através de scanner, para efeito de disponibilização destes para consultas e preservação. As imagens geradas serão armazenadas em servidores do contratado e disponibilizadas para consulta do MPSC.
1.5.2 Terminado o serviço, tanto o hardware como software, imagens armazenadas e microfilmes serão entregues ao MPSC. Caso haja solicitação de algum documento por parte da GEDOC ao contratado, durante o processamento do mesmo (digitalização e microfilmagem), esta última deverá enviar, no prazo máximo de 24 horas após a solicitação, o documento em suporte físico original para ao MPSC.
1.5.3 As imagens digitalizadas deverão passar por um processo de controle de qualidade para verificar se houve alguma falha durante o processamento. Aquelas imagens que apresentarem qualquer defeito deverão ser re-digitalizadas.
1.5.4 Os documentos digitalizados serão migrados para microfilme para efeito de preservação legal e de integridade das informações.
1.5.5 A microfilmagem será eletrônica, ou seja, devera ser executada a partir das imagens digitalizadas, com a produção de filmes de 16 ou 35 mm, de acordo com a lei n.° 5.433 de 1968, além do decreto 1.799 de 1996, devendo ser o Contratado devidamente registrado junto ao Ministério da Justiça para que se produzam os os respectivos efeitos legais.
1.5.6 Versos de documentos, totalmente em branco, deverão ser descartados, ou seja, não deverão ser microfilmados ou digitalizados.
1.5.7 Indexação dos documentos:
1.5.7.1 Para a indexação das microformas, deverá ser fornecido arquivo indicando, para cada processo, o respectivo número, o número do microfilme em que foi gravado e o respectivo fotograma naquele microfilme;
1.5.7.2 Para a indexação das imagens dos documentos, alem das informações relativas ao número do filme que contem o respectivo documento, deverá ter o número do respectivo fotograma.
1.5.8 Tanto as imagens como os microfilmes deverão obedecer padrões formais reconhecidos usados para estes fins. Nenhum formato de imagem ou microfilme deverá ser um formato proprietário exótico, dificultando a leitura ou migração de plataforma de todo o Sistema GED-Banco de dados.
1.5.9 Presença de sistema de pesquisa OCR-texto nas imagens digitalizadas, facilitando assim o encontro de palavras-chave nos documentos.
1.5.10 Havendo itens não digitalizáveis nos documentos: objetos físicos (embalagens, objetos variados utilizados como provas processuais como, por exemplo: latas de refrigerante, sapatos, roupas, utensílios de cozinha, etc; rolos de filmes cinematográficos, negativos de filme fotográficos, CD's, DVD´s, disquetes, fitas VHS, K-7 e outros itens ou mídias impossíveis de serem digitalizados pelo equipamento atual deste objeto, deverá a contratada seguir as diretrizes emitidas pela GEDOC para estes casos singulares. Estas diretrizes serão determinadas pela GEDOC, pois antes do envio de cada documento para o processamento em questão, estes documentos serão pré-analisados pela GEDOC em busca de itens com conformação irregular para o processamento (este é um problema que será solucionado pela GEDOC e não trará nenhuma dificuldade ao contratado: no máximo será exigido um registro fotográfico digital do objeto singular, seja uma mídia como um DVD ou uma lata de refrigerante). Deve-se ter em conta também a existência de documentos de tamanho singular que podem superar a capacidade do equipamento da contratada (mapas, croquis, plantas baixas, etc...), neste caso será exigido a capacitação do contratado para este fim (scanner para grandes tamanhos documentais).
1.5.11 Cada tipo de documento deverá ser indexado e catalogado conforme diretrizes da GEDOC para cada um deles (por exemplo: documentos financeiros, processuais de promotorias, administrativos, históricos, etc...). Tenha-se em mente que o processo de digitalização e microfilmagem é o mesmo para todos estes variados tipos de documentos, sendo apenas o processo de indexação, catalogação e vinculação ao Banco de dados realizado de forma diferente.
1.6 Processamento do Microfilme
1.6.1 Acondicionar o microfilme cópia na embalagem branca e o original na embalagem preta (ou qualquer outra embalagem que as diferencie uma da outra), identificadas com as respectivas etiquetas.
1.7 Revisão:
1.7.1 A revisão é executada sempre através do microfilme cópia, observando: se existem irregularidades legais e técnicas; a exata colocação dos flashes e outras sinaléticas; a perfeita posição dos fotogramas ao longo da película.
1.7.2 O microfilme deve ser refeito se não obedecer aos aspectos legais, inclusive quando ocorrer a falta ou o preenchimento incompleto ou inadequado dos seguintes Termos: Imagem de Abertura; Imagem de Encerramento; Relação de Correção, quando houver.
1.7.3 Havendo documento deficiente, sem o carimbo indicativo, o mesmo deve ser retirado para correção e colocado o carimbo “Documento Deficiente”.
1.7.4 Na omissão da microfilmagem de documento ou de seu registro na REC (Relação de Correção), faz-se nova correção desse documento.
1.7.5 O microfilme que ultrapassar índice de correção superior a 1% (um por cento) do seu total de fotogramas, por qualquer irregularidade, iguais ou não, deve ser refeito.
1.8 Programação de Correção:
1.8.1 Os documentos a serem corrigidos devem obedecer a seguinte ordem:
1.8.1.1 Sinalética Início Correção, com o respectivo código do microfilme a ser corrigido;
1.8.1.2 REC – Relação de Correção, em ordem sequencial;
1.8.1.3 Sinalética Data do Movimento, com a respectiva data, a cada mudança de movimento;
1.8.1.4 Documentos em correção, na ordem em que se encontram relacionados na REC;
1.8.1.5 Sinalética Final Correção, com o respectivo código do microfilme a ser corrigido.
1.9 Remessa dos Microfilmes, Documentos Correspondentes e Cópias Digitalizadas.
1.9.1 Os microfilmes produzidos, originais e cópias, deverão ser entregues ao funcionário do MPSC responsável pela GEDOC, acompanhados dos respectivos Certificados de Garantia de Serviços de Microfilmagem, caso estes não tenham sido microfilmados.
1.9.2 A gerência de Arquivos e Documentos deverá solicitar formalmente o recolhimento da documentação relativa a microfilme a ser refeito, para nova microfilmagem, visando à correção dos problemas detectados em tempo hábil.
1.9.3 O microfilme rejeitado ou a refazer será inutilizado, não sendo computado para efeito de pagamento (mesmo que seja a correção de um só fotograma).
1.9.4 Os microfilmes refeitos, ou com as correções efetivadas, que sejam aprovados pela GEDOC, serão computados para fins de pagamento.
1.9.5 As cópias digitalizadas dos documentos deverão ser enviadas ao MPSC (mídias de backup ou via on-line: implementando desta forma um servidor-cópia ou espelho (hardware-software) daquele que se encontra no local da contratada) e desta forma alimentar o Sistema GED-Banco de Dados anteriormente já instalado no MPSC em seu respectivo hardware-software (vide itens 1.12 e 1.13).
1.10 Operacionalização dos Serviços de Arquivamento.
1.10.1 Acondicionamento e armazenamento dos documentos:
1.10.1.1 O acondicionamento deverá ser feito em caixas-arquivo de papelão, padronizadas, no formato (28 x 38 x 13 cm), a caixa deverá conter uma etiqueta de identificação, e estar, cadastrada no Sistema de Gestão de Arquivo;
1.10.1.2 Os documentos deverão, antes de serem guardados nas caixas, ter seu conteúdo individualizado e cadastrado no Sistema de Gestão de Arquivo pelo tipo e arquivo de origem.
1.11 Serviços de Informática
1.11.1 A solução proposta compreende o fornecimento pelo contratado de um conjunto de aplicativos, equipamentos e sistemas, que permitirão a indexação, catalogação, o controle, pesquisa, recuperação e consulta aos documentos digitais e microfilmados, ou seja um sistema GED-Banco de dados completo.
1.11.2 Essa solução deve dotar o MPSC de imediato acesso às informações, melhorando o fluxo de trabalho e aumentando a eficiência das ações relacionadas ao processo de Gestão dos documentos do MPSC.
1.12 Especificação do Servidor de Arquivos
1.12.1 O Contratado fornecerá os Servidores necessários com sistema operacional, sistema de informação, dados, imagens e Índices, com os softwares necessários instalados, configurados e com capacidade para atender a solução desses itens.
1.12.2 Estes equipamentos serão instalados na GEDOC, em São José-SC, em até 15 dias úteis após a
assinatura do contrato. Estes equipamentos não perfazem aqueles usados pela contratada em suas instalações (equipamento de propriedade da contratada), mas sim aqueles que ficarão para o patrimônio do MPSC daí em diante.
1.12.3 O contratado deverá prestar suporte e manutenção do equipamento durante toda a vigência contratual, on site (in loco), devendo o atendimento presencial ocorrer em até 24h do chamado, com resolução em até 48 horas.
1.12.4 Os equipamentos fornecidos deverão ser novos, de primeiro uso, com todos os periféricos do mesmo fabricante, seguindo as seguintes especificações:
1.12.4.1 Processador com 4(quatro) núcleos físicos de 64 bits;
1.12.4.2 Memória tipo DDR3, padrão ECC;
1.12.4.2.1 Triple Channell implementado (mínimo de 6 gigabytes);
1.12.4.3 Unidade de armazenamento tipo SAS (Serial Attached SCSI) com no mínimo 2 TB de
capacidade; mento;
1.12.4.3.1 Implementação de espelhamento da unidade principal de armazena-
1.12.4.4 Gabinete tipo Mini Torre conversível e com recurso para “Rackmount”;
1.12.4.5 Placa ETHERNET padrão Gigabit;
1.12.4.6 Placa de Rede Sem Fio padrão b/g/n.
1.12.5 A verificação destas especificações será feita mediante a apresentação da nota fiscal (NF) de aquisição do equipamento pelo Contratado.
1.13 Especificação do Software Aplicativo de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED):
1.13.1 A ferramenta de gestão do acervo digital será de responsabilidade do contratado, e deverá ser entregue ao MPSC em até 15 dias úteis após assinatura do contrato. Caso haja necessidade de maior personali- zação destas ferramentas GED (criação de formulários, tabelas, campos de formulários, etc...), o prazo poderá ser aumentado conforme necessário e definido pela GEDOC.
1.13.2 Consiste em uma solução GED customizada para atender as necessidades de gerenciamento das imagens e dados correlatos contidos no acervo documental do MPSC (campos, formulários e tabelas do banco de dados deverão ser personalizáveis conforme necessidade da GEDOC, permitindo, em interface amigá- vel, a busca por palavra-chave (índices), a visualização e a recuperação das imagens digitalizadas, impressão de relatórios de pesquisa e outras capacidades comumente encontradas sistemas de pesquisa: como pesquisa com tendência semântica; evitando o formalismo excessivo com acentos gráficos, fato conhecido e bastante in- cômodo em pesquisas em bancos de dados (exemplo: digitar "joao" e não achar o registro "joão"; digitar "Xxxx Xxxxxxx" -- esquecendo o segundo nome Xxxxxx durante a solicitação da pesquisa -- e não achar o nome comple - to "Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx", ambos com a mesma chave primária). Não estamos falando de busca semântica real (processo sofisticado e caro, e ainda em desenvolvimento por grandes empresas), mas um mecanismo de busca que seja minimamente inteligente e não um primitivo "Find ou Localizar" dos processadores de texto como MS -
-Office ou BR-Office. Este dados correlatos às imagens digitalizadas (campos textos, campos numéricos, cam - pos datas e campos com os linques de localização das imagens em seus respectivos diretórios, entre outros campos) deverão estar em formato padrão compatível (linguagem SQL) e que possam ser facilmente exporta- dos (formato txt, sql, csv) para outra plataforma de banco de dados. Nenhum dado deverá ser guardado em for- mato proprietário ("código caixa preta") que não seja facilmente exportado e lido por outros sistemas também pa- drões.
1.13.3 Deverá ser compatível com o sistema operacional Windows, disponibilizado em Interface WEB, rodando em browser por Intranet.
1.13.4 Deverá proporcionar facilidades básicas como impressão da pasta toda, quando for o caso ou da página editada.
1.13.5 O documento e/ou a pasta de documentos pesquisados deverão conter a indicação do microfilme a que pertencem, bem como sua posição nele.
1.13.6 O acesso à imagens deverá ser controlado por login/senha, sendo ilimitado o número de usuários e acessos simultâneos, comportando níveis de acesso por Área e por tipo de Documento e for funcionalidades, tais como: visualização, impressão, alteração de índices, cadastramentos de logins, etc.
1.13.7 Deverá manter registro de LOG de todas as operações realizadas no sistema, identificando qual usuário, o que realizou e etc, registrando chave, data e hora da operação.
1.13.8 Este sistema de gerenciamento de dados, deverá permitir pesquisa de vários modos (pesquisa booleana: or, and, not) e com níveis de exatidão semântica (que busque exatamente uma palavra ou dado ou semelhantes a eles, desconsiderando maiúsculas e minúsculas e acentuação gráfica).
1.13.9 Este sistema GED-Banco de Dados, deverá ser estável, compatível com a plataforma utilizada pelo MPSC e ter um mínimo de tratamento de erro durante a atividade do usuário ou administrador.
1.13.10 Após o aceite definitivo, a ferramenta de busca deverá ser instalada sem ônus adicional em unidades indicada pelo MPSC (servidor de arquivos se conectando a vários clientes com potencial de edição e busca no banco de dados). Todas os computadores (clientes) da rede GEDOC, deverão ter possibilidade de alimentar, alterar, fazer busca por imagens e dados neste sistema implantado. Computadores externos a rede GEDOC não terão acesso a estas capacidades por motivo de segurança.
1.13.11 O contratado deverá prestar manutenção e suporte à parte relacionada aos sistemas de software (GED, sistema operacional e outros constantes do pacote completo) durante todo o período de vigência contratual, on site (in loco) ou por telefone, ou ainda por via remota (internet), sem ônus adicional, devendo o atendimento ocorrer em até 24 horas do chamado. A solução do problema deverá ser efetivada no prazo máximo de 48 horas.
1.13.12 O contratado deverá oferecer treinamento aos usuários e aos técnicos do MPSC com carga horária mínima de 20 horas.
1.14 Definição dos Padrões de Qualidade e Características dos Filmes
1.14.1 Filmes prata
1.14.1.1 Densidade de fundo (frente): 0,95 a 1,20, com tolerância máxima de +/- 0,05;
1.14.1.2 Densidade de fundo (verso): de 0,00 até 0,08 menor que a densidade de fundo frente, com tolerância de +/- 0,02;
1.14.1.3 Densidade de base: máximo de 0,06 com tolerância de 0,02;
1.14.1.4 A densidade de fundo será aferida nas folhas brancas microfilmadas em separado do conjunto do início e do final de cada microfilme.
1.14.2 Filmes cópia diazo:
1.14.2.1 Densidade de base máxima: 0,10 com tolerância máxima de 0,02;
1.14.2.2 Densidade de fundo máxima: 1,50 com tolerância máxima de 0,05;
1.14.2.3 Densidade de fundo mínima: 0,85 somado com a densidade de base de cada filme, com tolerância máxima de 0,05.
1.14.3 Resolução: os parâmetros para aferição da resolução devem obedecer os seguintes valores:
1.14.3.1 Redução até 32X: mínimo de 120 linhas por milímetro;
1.14.3.2 Redução de 33 a 42X: mínimo de 112 linhas por milímetro;
1.14.3.3 A resolução aferida será considerada aprovada quando a leitura dos fatores descritos no cartão de resolução microfilmado apresentar-se dentro dos padrões estabelecidos pelo MPSC;
1.14.3.4 A margem de tolerância será de apenas um (1) fator, conforme exemplos abaixo, referentes à redução 40X:
APROVADOS | REPROVADOS |
2.8 - 2.8 - 2.8 | 2.2 - 2.8 - 3.2 |
2.5 - 2.8 - 2.8 | 2.5 - 2.8 - 3.2 |
2.8 - 2.8 - 3.2 | 2.5 - 2.8 - 3.8 |
2.8 - 3.2 - 3.2 | 2.8 - 3.2 - 3.8 |
3.2 - 3.2 - 3.2 | 2.8 - 3.8 - 3.8 |
3.2 - 3.2 - 3.8 | 2.5 - 2.5 - 2.5 (resolução abaixo de 112 linhas) |
3.2 - 3.8 - 3.8 |
1.14.4 Especificação dos Filmes a Serem Utilizados:
1.14.4.1 Filme original: de câmera de 16 mm de largura, 215 pés, de imagem com polaridade
negativa; negativa;
1.14.4.2 Filme original: de câmera de 35 mm de largura, 100 pés, de imagem com polaridade
1.14.4.3 Filme cópia: Diazo azul médio contraste, de largura e comprimento compatível com
filme original de câmera.
1.15 Fornecimento de leitora-scanner de Microfilme e Microfichas
1.15.1 Possibilitar a digitalização de microfilmes com carretel aberto de 16 e 35 milímetros, microfichas, jaquetas e cartão janela.
positivo.
1.15.2 O scanner deve digitalizar filmes em diazo ou filmes base prata, nas polaridades negativo e
1.15.3 Possuir lente de zoom única de 7X a 54X.
1.15.4 Possuir recurso de rotação motorizado de 360º.
1.15.5 Ajuste de foco manual e automático.
1.15.6 Avanço e retrocesso de filmes motorizado.
1.15.7 Possibilidade de digitalização em preto-e-branco e em tons-de-cinza.
1.15.8 Resoluções de saída de 150 a 600 dpi.
1.15.9 Velocidade de digitalização a 200 dpi em preto-e-branco, deve ser inferior a 2 segundos por
fotograma.
1.15.10 O equipamento deve ser compatível com os sistemas operacionais Windows 2000 SP4 ou superior, Windows XP SP2 ou superior e Windows Vista 32 bits.
1.15.11 O scanner deverá visualizar os fotogramas somente através do monitor do computador (sem a necessidade da tela analogica).
1.15.12 Visualizar os fotogramas em tempo real a no mínimo 88 fps (quadros/segundo).
1.15.13 Interface de conexão do tipo FireWire ou USB.
1.15.14 Ser bivolt automático com tensão entre 100-240 VCA 50/60Hz.
1.15.15 Garantia de 12 (doze) meses.
1.15.16 Este equipamento deve ser acompanhado de software que permita utilizar todas as funcionalidades do scanner. O software deve possuir os recursos de:
1.15.16 .1 Ajuste de brilho e contraste, automático e manual;
1.15.16 .2 Funções de Corte (Crop) e Correção de inclinação (Deskew);
1.15.16 .3 Mascaramento;
1.15.16 .4 Geração de arquivos nos formatos JPEG, TIF (página simples e multiplas páginas), PDF (página simples e multiplas páginas);
1.15.16 .5 Seleção do diretório onde os arquivos serão salvos, permitindo salvar inclusive em diretórios de rede;
1.15.16 .6 Digitalização e envio por email, para impressora, para CD/DVD e para Flash Drive;
1.15.16 .7 Visualização dos fotogramas nos modos CINE e COMIC;
1.15.16 .8 Possibilidade de criação ilimitada de perfis para diferentes tipos de trabalhos;
1.15.16 .9 Definir prefixos para nomear os arquivos de forma automática;
1.15.16 .10 Inversão automática da polaridade do filme;
1.15.16 .11 Função de espelho (para filmes ou fichas que tenham sido inseridos ao contrário);
1.15.16 .12 Modo de tela segura, que permite acesso somente aos controles do Scanner de
Filme.
1.15.17 A leitora-scanner e seu software passarão a integrar o patrimônio do MPSC, sem custos
adicionais.
1.16 Auditoria
1.16.1 A eficiência e qualidade dos procedimentos, métodos de trabalho e produtos gerados serão acompanhados e avaliados por técnicos do MPSC.
2. VOLUME APROXIMADO DE DOCUMENTOS:
O volume estimado de documentos que deverão ser tratados é de aproximadamente 3.000.000 (três milhões) de páginas, considerando:
Item | Quantidade do projeto |
Serviço de digitalização e microfilmagem, incluindo ferramenta de gerenciamento de informações e servidores para armazenamento de sistema de informações, dados, imagem e índice; | 2.990.000 (dois milhões novecentos e noventa mil) páginas |
com preparação, digitalização, organização, guarda de documentos durante execução do projeto, de documentos A4 | |
Serviço de digitalização e microfilmagem, incluindo ferramenta de gerenciamento de informações e servidores para armazenamento de sistema de informações, dados, imagem e índice; com preparação, digitalização, organização, guarda de documentos durante execução do projeto, de jornais | 10.000 (dez mil) páginas |
Volume total | 3.000.000 (três milhões) de páginas |
3. PRAZO DE EXECUÇÃO
A execução dos serviços relativos ao objeto desta licitação deverá ocorrer no período de até 180 (cento e oitenta) dias consecutivos contados a partir do 1º (primeiro) dia útil após a assinatura do contrato.
4. DA GARANTIA DO TRABALHO EXECUTADO
Todos os serviços executados pelo Contratado deverão ter um prazo de garantia de 12 (doze) meses após a finalização do serviço. Neste prazo caso seja detectada alguma falha (digitalização ou microfilmagem) que não fora observada pelos sistemas de gestão de qualidade da Contratada ou mesmo do MPSC, deverão estes serviços falhos serem refeitos sem ônus para o MPSC.