TERMO DE REFERÊNCIA DIGITALIZAÇÃO DE PROCESSOS

TERMO DE REFERÊNCIA DIGITALIZAÇÃO DE PROCESSOS

Salvador, 16 de outubro de 2018

1 . OBJETO

A presente licitação tem como objeto CONTRATAÇÃO de empresa especializada na prestação de SERVIÇOS DE DIGITALIZAÇÃO em formato PDF, com recebimento, armazenamento temporário, preparação, migração, digitalização, conferência, validação, gestão de qualidade, tratamento de imagens e indexação de autos de processo de matérias judiciais e administrativas, através de reconhecimento ótico de caracteres (OCR), com regime de execução por empreitada por preço unitário, com a finalidade de atender as necessidades do Poder Judiciário do Estado da Bahia, pelo prazo de 36 meses. A tabela abaixo discrimina o respectivo quantitativo a ser licitado.

ESPECIFICAÇÃO	DEFINIÇÕES QUANTIDADE	UNIDADE	VALOR UNIT. (R$)	VALOR TOTAL (R$)
Serviço de	Digitalização
recebimento,	e Indexação 600.000.000	IMAGENS	0,1937	116.220.000,00
armazenamento	de Serviço de
temporário,	recebimento,
preparação,	armazename
migração,	nto
digitalização,	temporário,
conferência,	preparação,
validação e	migração,
indexação de	digitalização,
documentos.	conferência,
	validação e
	indexação de
	documentos.

1.1 FUNDAMENTAÇÃO DA CONTRATAÇÃO E MOTIVAÇÃO

A digitalização de autos físicos contribui para o amplo acesso e a disseminação dos documentos por meio da tecnologia da informação. Ademais, a escanerização auxilia a preservação da documentação, bem como reduz a necessidade de espaço físico para o adequado armazenamento de autos de papel, cuja conservação encontra óbice no clima quente e úmido do Estado da Bahia. Acrescente-se, também, que o procedimento em comento implementa nítida melhoria do meio ambiente do trabalho, potencializando o bem-estar físico e mental dos integrantes da unidade judiciária, com o consequente aumento de produtividade.

O serviço de digitalização dos processos judiciais concomitante com a implantação do sistema de processo digital no âmbito do Poder Judiciário tem como objetivo a busca por eficiência na prestação do serviço ao jurisdicionado bem como redução de custos diretos e indiretos, otimização do espaço físico e segurança da informação.

A padronização da digitalização assegura a qualidade e a consistência das informações, assim como garante que as matrizes digitais sejam compatíveis com o Sistema PJe adotado pelo TJBA.

Como o TJBA não possui capacidade operacional e técnica para atender essa demanda, a solução indicada é a contratação de empresa especializada na prestação desse tipo de serviço e dos equipamentos necessários.

Visando modificar este cenário este Poder Judiciário já iniciou a inserção do processo

eletrônico, onde os autos processuais são concebidos cem por cento digitais, melhorando sobremaneira os benefícios alcançados, tais como:

• Maior celeridade da justiça;

• Economia de dinheiro público;

• Preservação da natureza;

• Maior segurança e sigilo das informações;

• Melhoria da qualidade de vida do servidor.

Apesar deste promissor início, sabe-se que nas unidades onde já possuem processo eletrônico implantado, existe um legado de processos físicos que necessitam de digitalização. Atualmente estas são realizadas na medida em que tais autos necessitam de tramitação, e por tanto, de forma muito lenta.

A partir dos dados acima informados e com foco no alcance dos benefícios elencados, a digitalização de todo o acervo processual do Judiciário do Estado propiciaria um considerável ganho para a sociedade.

Ademais, considerando a necessidade de prover maior segurança ao acervo bem como modernizar o trâmite processual, o serviço a ser realizado por empresa especializada é o mecanismo mais eficiente e que garantirá a confiabilidade e qualidade na transformação do acervo físico em digital. Todo esse procedimento estará sob a fiscalização e monitoramento deste Tribunal e ficará resguardado por termos de confidencialidade que mitigarão eventuais riscos de segurança e sucesso do projeto. Todo esse procedimento proporcionará o esvaziamento das escrivanias e gabinetes, além do fluxo de pessoas internamente. Problemas relacionados a espaço físico serão minimizados, permitindo um maior conforto e qualidade no ambiente das unidades judiciárias e administrativas. Os processos passarão a tramitar de forma digital e, consequentemente, o resultado será uma maior produtividade dos servidores e magistrados bem como a economia e celeridade no trâmite processual.

1.2 BENEFÍCIOS E OBJETIVOS DA CONTRATAÇÃO

São benefícios e objetivos da contratação, entre outros:

• Tramitação dos processos em meio eletrônico, utilizando o sistema de processo judicial eletrônico do Poder Judiciário do Estado da Bahia;

• Reduzir os custos com local, segurança, espaço físico e armazenamento dos processos;

• Digitalização de documentos com controle de qualidade sobre as peças processuais em formato .pdf e reconhecimento de caracteres de texto nas imagens (OCR);

• Indexação dos documentos, possibilitando a pesquisa por texto e por peça processual;

• Aumento da produtividade dos servidores e magistrados;

• Celeridade processual;

• Diminuição do fluxo de pessoas nas dependências do TJBA.

1.3 DA QUANTIDADE ESTIMADA

Os serviços, cuja contratação é pretendida estão dirigidos à digitalização de um quantitativo estimado em 600.000.000 (seiscentos milhões) de imagens que integram os processos físicos deste Tribunal de Justiça do Estado da Bahia.

No decorrer do período contratual, poderá ser revista a quantidade mensal estimada de imagens a serem digitalizadas, de acordo com a variação da demanda, admitindo-se

acréscimos de até 25% e reduções no mesmo percentual de 25% e ainda, com anuência da CONTRATADA, até o limite de 50% da demanda inicial para supressões resultantes de acordo celebrado pelos contratantes, nos termos do art. 143 §3. A revisão será comunicada à CONTRATADA com antecedência mínima de 1 (um) mês, a fim de que possa racionalizar os serviços.

Os serviços serão prestados enquanto houver acervo processual físico em trâmite a ser digitalizado.

1.4 DA ENTREGA, SUPERVISÃO E VIGÊNCIA DO CONTRATO.

O prazo contratual terá vigência de 36 (trinta e seis) meses.

Os prazos e o formato de entrega estão detalhados na especificação constantes no item 2.3 e seguintes e no item 14 deste Termo de Referência. A Secretaria Judiciária (SEJUD) deste Tribunal de Justiça da Bahia será responsável pela gestão e fiscalização do contrato.

1.5 DESCRIÇÃO GERAL DO PROJETO

Item	Serviço
1	A prestação dos serviços ocorrerá em Salvador, Capital do Estado, no local a ser indicado pela CONTRATADA.
2	Os serviços serão executados pela CONTRATADA sempre com supervisão de funcionários do CONTRATANTE.
3	No Polo Central de Processamento Documental haverá fiscal indicado pela CONTRATANTE, que realizará todo o acompanhamento da execução do serviço, bem como, fará deliberações, além de promover as assinaturas pertinentes a liberações e recebimentos de peças processuais.
4	A CONTRATADA realizará serviços de: recebimento, armazenamento temporário, identificação do processo, verificação dos documentos, higienização, migração do SAIPRO/SAJ para o PJE, digitalização, cadastramento em sistema de gestão, indexação, gestão de qualidade, remontagem e devolução.
5	A CONTRATANTE se responsabilizará pelo fornecimento de caixas boxes para armazenamento dos processos, além de toda a logística e transporte dos processos oriundos das Comarcas espalhadas pelo Estado para o Polo Central de Processamento tanto na entrega como na sua devolução.
6	Todas as etapas citadas no item 4 deste tópico são de responsabilidade da CONTRATADA.

2 . CARACTERÍSTICAS DOS PROCESSOS A SEREM DIGITALIZADOS

O caderno processual se encontra encadernado em volumes de até 600 imagens por processo. Sendo que a folha de papel poderá ter informações frente e verso, configurando assim duas imagens. Vale salientar que o objetivo do certame é a digitalização de 600 milhões de imagens.

Os documentos a serem digitalizados com reconhecimento de caracteres possuem, em regra, as seguintes características:

• Compõem autos processuais judiciais;

• O acervo é constituído, em grande parte, por papéis em tamanho A4 e “ofício” com 75 g/ m2 de gramatura. Porém, o acervo também possui outros documentos de gramaturas e formatos diversos.

• Folhas perfuradas;

• Alguns processos podem conter fotografias, gráficos, planilhas, cupons fiscais e outros;

• Folhas com documentos colados;

• Incluem as capas dos autos processuais;

• Existência de grampos, clipes e colchetes;

• Existência de textos digitados, manuscritos, fotocopiados, etc.;

• Existência de documentos em estado de má qualidade de conservação;

• Documentos em frente e verso;

• Legibilidade ruim, boa e ótima.

2.1 CARACTERÍSTICAS RELACIONADAS AO FLUXO DE SERVIÇOS

Para a realização dos serviços, a CONTRATADA deverá prestar no mínimo os seguintes serviços dos fluxos de trabalho relacionados.

2.2 TRANSLADO DOS LOTES DE PROCESSOS

O CONTRATANTE se responsabilizará por entregar os lotes detalhados nas Ordens de Serviço para a CONTRATADA, que ficará responsável por eles até a conclusão dos serviços e o fechamento da Ordem de Serviço.

Os processos serão armazenados em caixa boxes cedidos pela CONTRATANTE e serão transportados em veículo oficial do Poder Judiciário do Estado da Bahia, até a CENTRAL DE PROCESSAMENTO DE IMAGENS da CONTRATADA.

Os documentos deverão ser retirados dos respectivos locais por equipe da CONTRATANTE, e transferidos para serem armazenados temporariamente, preparados e digitalizados nas instalações da CONTRATADA.

O manuseio dos processos deverá ocorrer com o uso de materiais que garantam a integridade física dos documentos originais. Qualquer eventual dano causado ao documento deverá ser relatado em um boletim de ocorrências que deverá ser apresentado ao CONTRATANTE no prazo máximo de 24 horas do ocorrido.

Os serviços contratados serão sempre iniciados por meio da emissão de Ordem de Serviço para cada lote de processos ou representantes digitais, assinada por representantes da CONTRATANTE e da CONTRATADA.

A CONTRATANTE deverá ser responsável por executar todo o processo de translado de documentos (retirada e entrega de físicos), devidamente registrado no sistema de protocolo eletrônico SIGA e em quantidades suficientes para manter a operação sempre abastecida até à próxima entrega/ retirada.

A CONTRATADA deverá conferir os lotes informados e disponibilizados pela CONTRATANTE, notificando qualquer desvio de informações antes de iniciar as atividades de digitalização.

2.3 RECEBIMENTO DO PROCESSO

Recepção da documentação que passará pelo processo de digitalização e indexação. Na Unidade Judiciária de origem devem ser conferidos no momento do recebimento existência de objetos/provas materiais, identificando a numeração, quantidade de volumes, se a sequência no protocolo de acordo disposição física nas caixas, data e assinatura do responsável pelo recebimento e ainda:

Verificar se todos os processos estão descritos na remessa do cartório, especificando os volumes, apensos e agravos, colocar os respectivos processos em caixas, seguindo a ordem numérica dos espelhos.

Toda e qualquer anormalidade encontrada nos processos deverão ser tratadas antes do envio para o processamento, implicando, inclusive, na retirada do processo da guia de remessa.

Os lotes de processos serão transportados pela CONTRATANTE até a CONTRATADA, que deverá recebê-los, conferi-los e registrar todas as ocorrências assim como data e hora do recebimento em sistema próprio de gestão de digitalização.

Os lotes de processos serão transportados pela CONTRATANTE, após solicitação formal, podendo ser diariamente de 2ª à 6ª feira, e entregues no local por ela indicados, sendo processado da seguinte forma:

a) Os lotes de processos serão entregues acompanhados de um Termo (MODELO DO TERMO DEVERÁ SER ELABORADO PELA CONTRATADA E VALIDADO PELA CONTRATANTE), informando os números dos processos que o compõe, a quantidade

de volumes de cada processo e o número de folhas de cada volume. A CONTRATADA deverá efetuar a conferência do preenchimento e ainda:

b) Proceder ao cadastramento dos processos de cada lote que serão conferidos individualmente com a devida anotação de designação (número do processo número de volumes, folha inicial e final de cada volume, número de folhas).

c) Será emitido um Termo da CONTRATADA, constando os dados do lote e o prazo para execução da digitalização do lote completo, (CONFORME MODELO A SER ELABORADO PELA CONTRATADA E VALIDADO PELA CONTRATANTE). O prazo será indicado em dias úteis, considerando-se o número de imagens a gerar e a capacidade da linha de produção para execução da digitalização do lote devidamente remontado.

d) Os documentos que não estejam corretamente preenchidos deverão ser devolvidos ao TJBA.

2.4 Armazenagem Temporária dos Processos

A CONTRATADA disponibilizará instalações adequadas para o tratamento técnico e para a armazenagem temporária, garantindo a total segurança e integridade física dos documentos pertencentes à CONTRATANTE, cuidado esse que se iniciará na recepção dos processos nas dependências da CONTRATADA.

O imóvel deverá comportar e armazenar todos os processos, considerando os processos digitalizados e não digitalizados.

O piso deverá estar em ótimas condições de uso, ser lavável, do tipo industrial ou cerâmico, assim como o telhado deverá estar em perfeitas condições sem apresentar problemas como goteiras ou vazamentos, assim como possuir a devida manutenção das instalações elétricas e hidráulicas, a fim de evitar danos irreparáveis ao acervo institucional.

O ambiente não poderá ser conjugado e deverá estar sempre limpo, organizado e livre de ataques de insetos e roedores, com o devido controle ambiental periódico.

O layout da disposição das estantes de guarda temporária da documentação deve estabelecer critérios de ventilação, iluminação e de extinção de incêndio e proteção contra radiações solares, com o intuito de preservar os documentos a serem armazenados.

Para a preservação e conservação do acervo, não serão aceitas áreas propensas às inundações e alagamentos, deslizamento, subsolos úmidos, proximidade com indústrias, usinas químicas, elétricas e nucleares, linhas de alta tensão, entrepostos de materiais inflamáveis e explosivos, terminais de tráfego aéreo e terrestre.

As instalações a serem disponibilizadas deverão ser utilizadas unicamente para o processamento técnico, armazenamento temporário dos processos, de modo que não coloque em risco a integridade física dos processos a serem digitalizados. Deverá estar situada em local com vias públicas de acesso e/ou circulação asfaltada ou com calçamento e estar localizada na cidade do Salvador.

O local deverá dispor de vigilância patrimonial e operacional durante 7(sete) dias por semana,

24 (vinte e quatro) horas por dia, incluindo Sistema de Monitoramento por Câmeras de Vigilância em HD com infravermelho, com gravação dos locais onde serão armazenados os processos na CONTRATADA com guarda de no mínimo 1 (um) ano de gravação.

O local deverá dispor de um sistema de combate ao fogo e inundações, além de brigada contra Incêndio e Inundações nas instalações que se encontram os processos e todas as demais que estiverem relacionadas à execução do Objeto.

A Contratada deverá dispor de controle por meio de processo biológico, de possíveis ataques

de pragas, cupins ou roedores aos processos armazenados, cujas desinsetizações deverão obedecer à periodicidade semestral e as desratizações à periodicidade anual.

O imóvel indicado deverá possuir licença ou autorização de funcionamento, de acordo com a legislação vigente.

A CONTRATADA deverá contratar seguro com cobertura contra sinistros, tais como incêndios, raios, explosões, danos e roubo sobre as instalações da contratada.

As estantes para armazenamento das caixas da contratante deverão estar no mínimo 0,70m de distância das paredes do galpão da contratada, para permitir a circulação de pessoas, além de cuidar da circulação do ar e da limpeza dos depósitos, evitando assim a proliferação de microrganismos e insetos.

O local deverá apresentar Atestado de Vistoria Técnica Contra Incêndio e Pânico (AVCB), emitido pelo Corpo de Bombeiros da Bahia, demonstrando que todas as exigências apontadas na vistoria foram cumpridas, com validade não superior a 1 (um) ano.

A CONTRATADA deverá apresentar contrato de manutenção contínuo com o fabricante ou distribuidor autorizado, dos equipamentos de supervisão, controle e detecção de incêndio instalados em sua dependência, com a devida comprovação do responsável técnico através da ART registrada no CREA, de modo a garantir o perfeito funcionamento destes.

A CONTRATADA deverá executar, quando solicitada, testes funcionais para demonstração do correto funcionamento do sistema de supervisão e detecção de incêndio.

A CONTRATADA disponibilizará, sem custos adicionais, um ambiente não inferior a 20m² (vinte metros quadrados), em área contígua àquela onde estarão sendo processados os documentos, para alocar uma base de acompanhamento, de gerenciamento e auditoria da Comissão de Fiscalização ou órgãos fiscalizadores externos, indicados pela CONTRATANTE com os seguintes equipamentos básicos: 01 mesa de escritório de tamanho médio, com gavetas, do tipo retangular; 03 cadeiras e 01 mesa de reunião redonda diâmetro mínimo de 1,20 m com 04 cadeiras; 01 armário baixo; 02 tomadas com rede elétrica de 220 volts com estabilizadores para 110 volts e 02 tomadas de 220 volts rede convencional; 01 microcomputador (de última geração e respectivos acessórios básicos, como monitor de vídeo, teclado, mouse, impressora) com acesso à internet e 01 linha telefônica com aparelho e permissão para ligações locais.

O acesso ao local destinado ao armazenamento dos processos deverá ser restrito, somente podendo ter acesso ao ambiente de arquivamento pessoas formalmente autorizadas pela CONTRATADA e os representantes autorizados da CONTRATANTE.

O acesso ao local de armazenamento deverá ter controle de acesso restrito com gerenciamento através de equipamento de biometria.

As caixas arquivos tipo box deverá ser gerenciado por etiqueta com sistema de RFID (Radio Frequência).

Todos os serviços relacionados à Gestão de Documentos Físicos deverão ser realizados sob coordenação e responsabilidade de um profissional da CONTRATADA, com formação em Arquivologia ou Biblioteconomia. Este profissional deverá permanecer à frente dos serviços durante todo o período do Contrato.

2.5 PREPARAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Em todas as etapas de tratamento com os documentos físicos deverá ser preservada a integridade do acervo, mantendo-se o cuidado no manuseio do material em virtude da fragilidade do suporte em papel, evitando dobras, marcas ou amarrações que representem riscos à integridade da documentação.

Todos os documentos, antes do processo de digitalização, deverão obrigatoriamente passar por um processo de análise de sua estrutura física, seu estado de conservação, bem como pelo processo de tratamento técnico arquivístico.

Os processos serão desmontados, higienizados, com a retirada de materiais como grampos e clipes, e separados de suas capas, mantendo formação ordenada, com identificação e separação das folhas. Deverá haver procedimentos simples de recuperação de partes rasgadas ou amassadas e a limpeza das folhas, caso haja alguma sujidade.

Os grampos que estiverem fixando documentos de pequeno porte, não deverão ser removidos para evitar o extravio desses documentos;

Deverá haver a conferência da sequência das imagens. Observar se há ausência de numeração de imagens, duplicação de números, sequência incorreta e peças processuais ausentes (que pode ser atestada pelo intervalo de imagens e pela caracterização de que algum documento ou peça processual foram retirados dos autos);

No caso de constatação de ausência de peças processuais, o responsável da CONTRATADA entrará em contato com o CONTRATANTE para tratar a pendência e o processo deverá ser retornado para a Unidade de Origem, que deverá emitir uma Certidão detalhando a omissão de numeração, duplicação de numeração, sequência incorreta ou ausência de peça processual.

Para cada volume a ser digitalizado deverá haver uma folha de rosto, para controle interno, detalhando quantidade de folhas físicas, quantidade de volumes, apensos, se há provas materiais não passíveis de conversão em meio digital, responsável pelo preparo, digitalização,

remontagem e demais informações relevantes ao controle do processo.

Após a preparação do processo, as folhas deverão ser agrupadas e colocadas novamente dentro da capa sem a afixação de colchetes e amarradas com barbante ou elástico, a fim de evitar extravios de folhas.

2.6 MIGRAÇÃO DA MOVIMENTAÇÃO PROCESSUAL

É de responsabilidade da CONTRATANTE, disponibilizar o acesso à aplicação de migração, ao PJE, bem como aos manuais de sistemas disponíveis. Cada processo deverá ser migrado individualmente para o PJE com utilização do sistema de migração. Este serviço deverá ser executado pelos colaboradores da

empresa CONTRATADA, antes de realizar o processo de Digitalização dos autos físicos. Após esta etapa, a CONTRATADA deverá anexar os documentos digitalizados ao processo judicial no PJE, o qual contém a mesma numeração do sistema de origem, bem como todas as partes, dados básicos e movimentações.

Após a migração para o PJE, o processo judicial no sistema de origem é baixado, impossibilitando que o usuário faça novos peticionamentos.

É DE RESPONSABILIDADE DA CONTRATANTE PRESTAR INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS PARA ESCLARECIMENTOS RELATIVOS À UTILIZAÇÃO DOS SISTEMAS DE MIGRAÇÃO E PJE, BEM COMO ORIENTAÇÃO REFERENTE A REALIZAÇÃO DE AJUSTES NOS PROCESSOS PARA POSSIBILITAR A REALIZAÇÃO DA MIGRAÇÃO PARA O PJE.

2.7 DIGITALIZAÇÃO

O serviço de digitalização deverá ser executado por caixa, evitando-se futuro e extravio de folhas;

É o processo de desmaterialização do documento físico, com a operação do scanner e o manuseio do processo, convertendo-o, de capa a capa, em arquivo eletrônico, envolvendo a digitalização de imagens (frente e verso de folhas) que compõem processos e documentos avulsos, com as seguintes características:

a) Digitalização em preto-e-branco ou tons de cinza para manter a legibilidade;

b) Digitalização colorida ou preto-e-branco ou tons de cinza para fotos e gráficos para manter a legibilidade;

c) Utilização de reconhecimento óptico de caracteres (OCR);

d) Qualidade mínima de 300 dpi;

e) Geração de objetos digitais em formato PortableDocumentFormat (PDF) pesquisável de múltiplas imagens com OCR;

f) O processo de digitalização deverá gerar um banco de dados FULL TEXT, para possibilitar pesquisa por palavra em qualquer parte dos documentos digitalizados;

g) Os arquivos digitais em formato PDF deverão ser identificados de modo que não existam no acervo dois identificadores de arquivos iguais e que permita a sua localização e identificação futura;

h) Os documentos delicados (em papel de seda, por exemplo) e os de pequeno porte (guias de recolhimento, anotações, bilhetes, cupom fiscal antigo, etiquetas, carteira profissional), documentos danificados, rasurados, ilegíveis, deverão ser digitalizados em scanner de mesa, adequado para tais documentos;

i) Os documentos de grande porte deverão ser digitalizados com redução de imagem para o tamanho de papel ofício 2, podendo se estender a mais de uma folha quando a qualidade da imagem ficar comprometida;

j) Os documentos que serão digitalizados possuem, em sua maioria, as seguintes características: estão em folha tamanho A4 e ofício, com 75g/m2, podendo haver folhas com documentos colados, com grampos, clipes e colchetes, informações na frente e verso das folhas; capas de processo que medem aproximadamente 23x34cm fechada e 50x34cm aberta, sendo necessário digitalizar apenas a parte da capa que contém informações, sem, contudo, recortá-la. Além destas características, poderá haver também documentos menores e/ou maiores e em formatos diferentes que também serão digitalizados;

Não serão objeto de digitalização e de faturamento folhas em branco ou apenas com a aposição de carimbo escrito “em branco”. Tais folhas devem ser removidas no tratamento das imagens e não deverão constar nos objetos digitais resultantes da digitalização.

Captura das imagens das imagens, conforme elencado nessa seção, com a identificação precisa do processo, volume ou documento avulso ao PDF que a imagem pertence. As imagens e textos capturados deverão ser ordenados logicamente em formato A4, a fim de possibilitar uma rápida pesquisa e recuperação, respeitando também a orientação da folha (retrato, paisagem). Incluindo o tratamento dos dados para as cartas precatórias, apensos, agravos, apelações e recursos ao 2º grau. No caso de processos, cada volume irá resultar um arquivo. Nesse processo está previsto o tratamento das imagens, que visa corrigir baixo contraste, inclinação e outras características que podem atrapalhar a leitura dos documentos. Destaca-se aqui que a CONTRATADA deve ter capacidade para digitalizar documentos de grande dimensão e em formatos diferenciados;

As imagens deverão passar pelas seguintes melhorias:

• correção de orientação;

• correção de nivelamento (deskew);

• remoção de ruído;

• remoção de fundo.

Após o processo de digitalização, os processos deverão ser armazenados nas condições em que foram recebidos pela CONTRATANTE, de forma a garantir a integridade física dos mesmos.

A partir dos representantes digitais matrizes processadas, deverão ser gerados representantes digitais derivados com reconhecimento ótico de caracteres (OCR), que consistem em arquivos no formato PDF/A, multimagens. Os representantes digitais deverão apresentar qualidade de impressão no tamanho Ofício (21,6 x 35,6 cm), respeitado o layout da imagem digitalizada, em duas camadas (texto reconhecido abaixo da imagem original), com todas as imagens ordenadas e alinhadas.

As imagens geradas deverão corresponder fidedignamente às imagens do processo físico, sem corte, sem bordas e que principalmente estejam legíveis, caso o documento físico assim permitir. Essa etapa deverá ser realizada por profissional diverso do Operador de Scanner;

2.6.1 PROCESSAMENTO DOS ARQUIVOS – TIFF

Obs1: Este descritivo poderá ser customizado e ou alterado conforme acerto entre as partes.

Obs2: Ajustes poderão ser realizados para que o processo de digitalização possa ocorrer em sua totalidade.

2.6.2 INDEXAÇÃO / CLASSIFICAÇÃO

Estima-se que cada caderno processual possua entre 50 a 60 tipos de documentos, a exemplos (Petição, documentos, procuração, Guia de Recolhimento, sentença, mandados, despacho, certidão de secretaria, termo de juntada, contestação, decisão interlocutória, ato ordinatório, ofício, alvará, autos, termo de audiência, recursos de apelação, termo, manifestação sobre contestação, razões/contra razões, remessa, carta de preposição, embargo de declaração, impugnação, certidão de oficial de justiça, manifestação, carta precatória, editais, carta de preposição, renúncia de mandados, laudo pericial, acordão, bacenjud, certidão de dívida ativa, agravo de instrumento, parecer do MP, parecer psicosocial, exceção de pré-executividade, alegações finais e entre outros tipos de índices. Os mesmos deverão ser reconhecidos automaticamente na indexação das peças.

A atividade de indexação deverá ser realizada com o cadastramento dos documentos por metadados, previamente definidos na base de dados, que permitirão sua busca e recuperação por todos os usuários. A indexação do conteúdo dos documentos visa possibilitar a pesquisa contextual.

Os lotes digitalizados que serão armazenados nos sistemas do TJBA devem ser indexados/classificados em ferramenta própria da CONTRATADA, que poderá utilizar tecnologia e processos próprios para maior ganho de produtividade e qualidade.

O processo para indexação de documentos se dará após composição de índice, onde serão identificadas as principais peças processuais e melhor ajustadas por software para este fim.

Caso não seja possível o reconhecimento para indexação e classificação automática dos documentos digitalizados, a CONTRATADA deverá realizá-lo de forma manual, por meio de equipe própria responsável em digitar as informações dos índices e classificações para cada tipo de documento processado.

Os índices e classificações a serem utilizados para cada tipo documental serão definidos em conjunto com a equipe da CONTRATANTE.

2.6.3 CONTROLE DE QUALIDADE

Momento de conferência da classificação dos documentos, assim como os dados indexados, em caso de erro, o técnico fará a correção manualmente.

Caberá à CONTRATADA manter o registro dos controles de quantidade e qualidade dos serviços executados, possibilitando o pronto acesso a estes controles, a qualquer tempo, sempre que solicitado pelo CONTRATANTE.

A CONTRATADA deverá encaminhar, a cada 10 dias, lotes processados para fins de aprovação pelo CONTRATANTE. O CONTRATANTE poderá realizar a conferência dos lotes por meio de análise estatística amostral na proporção mínima de 1% do lote em referência.

Tratamento das imagens geradas, de forma a garantir a nitidez e legibilidade delas. A atividade de limpeza da imagem digitalizada, retirando pontos e traços não contidos quando da criação do documento deverá ocorrer de forma automática em 100% (cem por cento) dos casos, retirando, assim, imperfeições que prejudiquem a visualização com clareza e a indexação dos documentos, da seguinte forma:

• Eliminação ou remoção de possíveis bordas pretas;

• Remoção de possíveis sujeiras;

• Verificação da ordenação dos textos e imagens;

• Verificação da qualidade da resolução e nitidez das imagens geradas, com registro das possíveis ocorrências de ilegibilidade do original, caso em que, a CONTRATADA poderá apor um carimbo eletrônico com os dizeres “DOCUMENTO ILEGÍVEL, DIGITALIZAÇÃO PREJUDICIADA”;

• Redigitalização de imagens com baixa qualidade, livre de ônus para a CONTRATANTE;

• Apresentação de relatório semanal/mensal e pontual de ocorrências que dificultem ou impeçam a digitalização com qualidade satisfatória, com registro das possíveis ocorrências de ilegibilidade do original.

Sendo detectado, na amostra analisada, índice de rejeição >= 5% por inadequação do serviço prestado frente às especificações deste termo, o lote em referência será devolvido à CONTRATADA para conferência total e reprocessamento dos documentos apontados, além de outros achados inconformes quando for o caso, repercutindo na retenção do pagamento dos documentos rejeitados no respectivo lote.

Os serviços rejeitados de que tratam os itens precedentes deverão ser reprocessados pela CONTRATADA, sob suas expensas, sem qualquer ônus para a CONTRATANTE e, depois de

considerados conforme pelo CONTRATANTE, serão apresentados no relatório de produtividade do período em que foram reprocessados.

A CONTRATADA deverá apresentar relatório discriminado de todo o serviço executado no período, consignando as retenções previstas nos itens precedentes de modo que o CONTRATANTE possa proceder à conferência e ateste do serviço prestado e providenciar o respectivo pagamento.

RECOMPOSIÇÃO E DEVOLUÇÃO DOS DOCUMENTOS FÍSICOS

A recomposição dos documentos físicos consiste na colocação das peças processuais dentro da respectiva capa, devidamente fixadas por grampos plásticos, respeitadas a ordem de numeração das folhas. Essa etapa poderá ser realizada pelo mesmo operador do scanner, pela equipe de higienização ou outro, conforme a organização da CONTRATADA;

Remontagem: os processos físicos serão reorganizados, remontados na sua condição original e conferidos para serem devidamente devolvidos ao Tribunal de Justiça – Arquivo Judicial;

Recomposição dos Lotes: após a remontagem dos processos físicos, estes serão reorganizados em lotes para a devolução ao representante da CONTRATADA;

A devolução dos processos físicos deverá ser acompanhada por formulário para registro da data e hora de devolução do lote ao setor de arquivos do TJBA, (CONFORME MODELO A SER CRIADO PELA CONTRATADA E APROVADO PELA CONTRATANTE), que deverá ser

contatado para revisão e assinatura dos termos de encerramento de trâmite físico.

Devolução do documento ao solicitante acompanhado da guia de solicitação devidamente atendida, conforme dados a seguir:

Devolução ao Tribunal de Justiça – Arquivo Judicial: os lotes completos serão devolvidos ao CONTRATANTE juntamente com relatório de serviço, que indicará os dados detalhados de cada lote;

Recebimento dos lotes e conferência pelo CONTRATANTE: o responsável pelo recebimento dos processos no Tribunal conferirá o lote devolvido e cada processo individualmente, comparando a conformidade entre o protocolo recebido quando da entrega dos processos à empresa e o relatório de digitalização de cada processo.

Para devolução dos documentos originais, a Contratada deverá realizar o controle através de soluções de software de protocolo eletrônico.

Deverá ser preservada a integridade do acervo, mantendo-se o cuidado no manuseio e acondicionamento dos documentos para sua devolução.

A Contratada deve possuir total controle dos processamentos dos documentos, disponibilizando ao contratante a qualquer tempo solicitado.

Não serão aceitos lotes, cuja documentação digital não esteja disponível no SISTEMA PJE.

3 . ESCOPO E DAS ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS

Para realizar os serviços de digitalização a CONTRATADA deverá disponibilizar no POLO CENTRAL DE PROCESSAMENTO de imagens, conforme subitem 1.5, os itens listados a seguir:

1) Mão de obra especializada;

2) Solução para registro e controle de recebimento de documentos;

3) Solução de software para captura, indexação, controle de qualidade e gestão dos

documentos digitalizados;

4) Certificado Digital;

5) Link de Comunicação;

6) Software de Compressão de arquivos

7) Aparato Tecnológico necessário à execução dos Serviços e

8) Local da Prestação dos Serviços.

Os serviços a serem prestados correspondem às seguintes fases: recebimento, preparação, higienização, digitalização, validação, migração, indexação, conferência, remontagem e envio eletrônico à CONTRATANTE, além de pesquisa e atendimento a consulta de documentos em processamento.

Quando da digitalização com indexação e qualidade dos processos a CONTRATADA deverá manter estrutura que garanta a produtividade mínima de 10.000.000 (dez) milhões e máxima de 20.000.000 (vinte) milhões de imagens mês.

3.1 MÃO DE OBRA ESPECIALIZADA - CARACTERÍSTICAS DA EQUIPE EXECUTORA DO SERVIÇO

Em razão das características e necessidades específicas do desenvolvimento das atividades, objeto deste Termo de Referência, exige-se a constituição de equipe de profissionais capacitados, apta e capaz de executar os serviços de preparo, migração entre sistemas, digitalização, indexação, classificação, controle de qualidade, suporte técnico, administração e gerência da linha de produção. Deverão ser obrigatoriamente consideradas as categorias profissionais descritas a seguir:

01 (um) Gerente de Projeto: responsável pela liderança de toda a equipe alocada no projeto no âmbito do Tribunal, controle dos cronogramas de atividades, dos indicadores de qualidade e da execução dos serviços, curso superior completo e Certificação de PMP Project Management Professional).

01 (um) Especialista em Gestão Documental: Responsável técnico para a implantação do fluxo de trabalho e execução dos serviços, bem como será o responsável por coletar requisitos de negócio, analisar processos, recomendar e ou desenvolver soluções e planejar implementações de gestão de documentos e imagens envolvendo todos os processos de gestão de documentos e a qualidade dos documentos processados, com curso superior completo e certificação válida AIIMECMSpecialist emitido pela AIIM.

2 (dois) Bibliotecário ou Arquivologia: Responsável técnico pela execução dos serviços: sendo que um será Coordenador dos serviços e deve comprovar em registro na Carteira Profissional de Trabalho e, também, estar registrado junto ao Conselho competente, ou no caso de Arquivista, junto ao DRT. Nível superior completo em Biblioteconomia;

Analista de TI: responsável por transmitir e monitorar envios de imagens e dados aos sistemas do TJBA com Certificação Six Sigma Green Belt,emitido pela Six Sigma Institute.

Supervisores da linha de produção: responsável pela supervisão, de modo a garantir o pleno funcionamento da linha de produção em seus respectivos turnos de trabalho,

deverá interagir com o pessoal da CONTRATANTE para recepção dos documentos, controlando suas entradas e saídas, organizando os lotes de acordo com os procedimentos descritos na fase de preparo dos documentos, garantindo que estejam aptos a ser digitalizados, disponibilizando para todo o pessoal de produção os recursos necessários para execução dos serviços, controlando a produtividade individual de cada profissional nas diversas etapas da linha de produção, bem como manter relatórios estatísticos de produção semanais atualizados, para que as metas de produção sejam atingidas, e ainda atuar na substituição de pessoas ou máquinas quando necessário. Curso superior completo em Logística ou Administração.

• Responsável Técnico: Facilitador e multiplicador do conhecimento na equipe no que tange a classificação jurídica e indexação dos processos e suas peças. Bacharel em Direito. Responsável por treinar a equipe e acompanhar a indexação das peças processuais.

• Auxiliar de Arquivo: Responsável pela higienização dos processos, organização do material a ser digitalizado, bem como definição das técnicas para recuperar os documentos a serem digitalizados seguindo criteriosamente os seguintes passos:

a) Remoção do pó e demais sujidades a seco, utilizando-se de trinchas, escovas macias, pincel e flanelas;

b) Remoção dos corpos estranhos aos documentos, tais como: prendedores metálicos ou grampos, clips, insetos, e outros agentes que provocam a deterioração dos documentos. Escolaridade mínima: 2º grau completo;

c) Preparação dos documentos para o processo de digitalização, com a realização das tarefas tais como desencadernação, verificação de partes dobradas, amassadas, rasgadas e agrupamento destes.

d) Seleção das peças para digitalização;

• Operação de Scanner: execução da captura e digitalização dos lotes preparados através dos scanners disponíveis na linha de produção. Escolaridade mínima: 2º grau completo e conhecimentos em informática.

• Controle de Qualidade: verificação e liberação dos lotes digitalizados efetuando o controle de qualidade da digitalização e indexação das imagens digitalizadas. Em certos casos, estarão aptos a re-digitalizar, re-indexar e reorganizar documentos que estejam fora de conformidade com os originais. Escolaridade mínima: 2º grau completo e conhecimentos em informática.

• Indexação e Classificação de Dados: Identificação dos documentos digitalizados de forma a inserir os índices de pesquisa e as atividades de classificação de peças processuais, nos termos das definições estabelecidas pelo CONTRATANTE. Escolaridade mínima: nível superior incompleto em Direito cursando no mínimo o 5º semestre.

• Suporte Técnico: suporte à linha de produção, garantindo que todos os elementos de hardware e software estejam em perfeito funcionamento, sem interrupção. Escolaridade mínima: curso superior completo ou cursando na área de tecnologia da informação.

A CONTRATADA deverá manter quadro de pessoal suficiente para atendimento do objeto (compatível com as quantidades de folhas a serem digitalizadas em qualquer das fases, as quantidades de processos por fase e as operações de preparação dos originais e remontagem dos processos físicos) sem interrupção.

A CONTRATADA deverá cumprir o “Acordo de Nível de Serviços” previsto neste contrato, readequando a equipe instalada sempre que necessário.

3.2 SOFTWARE DE CONTROLE DE RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS

Com objetivo de obter controle da recepção e verificar se todos os processos estão descritos na remessa do cartório, especificados os volumes, apensos e agravos e ainda registrar toda e qualquer anormalidade encontrada nos processos, a CONTRATADA deverá registrar data e hora do recebimento em sistema próprio, que deverá possuir as seguintes funcionalidades:

a) A solução deve ser WEB;

b) A solução deve permitir listar os documentos e/ ou caixas protocolados, possibilitando o envio de relatório contendo a assinatura do responsável pelo recebimento/ movimentação;

c) A solução deve permitir a consulta parametrizada dos documentos, considerando local de envio, data de envio e recebimento, tipo de documento, número do código de barras, número do processo, número da caixa na custódia e outros índices que podemos entender necessários para rastreabilidade;

d) A solução deverá manter todas as informações de acesso a cada rotina armazenadas, em base de dados de maneira que permita ser auditada a qualquer momento;

e) A solução deverá permitir o acompanhamento do SLA estabelecido, apontando de forma on-line possíveis desvios;

3.3 SOFTWARE DE CAPTURA, INDEXAÇÃO, CONTROLE DE QUALIDADE E GESTÃO.

De forma a garantir um alto grau de confiabilidade na conversão dos documentos, deverá ser utilizado pela CONTRATADA uma solução de DocumentImaging que atenda a todos os pré- requisitos definidos no projeto e suportar, obrigatoriamente, as funcionalidades descritas abaixo:

• Requisitos de Captura:

o Definição de brilho e contraste da imagem;

o Definição da resolução (DPI);

o Definição do tamanho do original;

o Controle de seleção de áreas;

o Criação de perfis de digitalização para cada tipo de documento;

o Suporte a documentos coloridos e em tons de cinza;

o Remoção de borda preta;

o Desvio da folha e exclusão automática de imagens em branco;

o Remoção horizontal;

o Remoção linha vertical;

o Frente e verso;

o Rotação de imagem automática e manual;

o Salva / carrega perfis de scanner compatíveis;

o Digitalização por xxxx, documento único, ou varredura única página;

o Permite visualização de miniaturas - redimensionáveis com base nas preferências;

o Separação automática de lotes;

• Requisitos de Tratamento das imagens:

o Alinhamento da imagem;

o Remoção de sujeiras;

o Remoção de sombras;

o Remoção de linhas horizontais e verticais;

o Eliminação/limpeza de bordas pretas;

o Melhoramento da imagem de zonas previamente definidas;

• Requisitos de Indexação:

o Possibilidade de indexação automática ou manual com dupla digitação;

o Possibilidade de leitura de código de barras;

o Capacidade de processamento de OCR full-text;

o Ordena por nome, data, status, etc;

o Possibilidade de atualização dos lotes;

o Permitir a pesquisa de lotes em andamento;

o Permitir definir o formato do arquivo de imagem de saída, pelo menos nos padrões TIFF grupos single/multipage, BMP, PCX, JPG, CALS, PDF e PCX;

o Possui capacidade de reordenação de imagens digitalizadas (mover, eliminar, inserir, substituir);

• Requisitos de Administração e Gestão:

o Possibilita a coleta de estatísticas, relatórios e auditoria;

o Permitem a criação e modificação de classes, classes de lote de documentos e tipos de formulários;

o Capacidade de criar e personalizar fluxo de trabalho;

o Permitir obter informações detalhadas a respeito do andamento do processo de digitalização, inclusive quantas imagens de um dado lote já foram processadas, em quaisquer de seus passos;

o Manter LOG de auditoria que permita a rastreabilidade do processamento de cada lote, com indicação do (s) operador(es) que efetuaram a captura e a validação de cada documento e/ou lote de documentos;

3.4 CERTIFICADO DIGITAL

A CONTRATADA deverá fornecer e utilizar certificados digitais padrão ICP-Brasil modelo token, validade 36 (trinta e seis) meses, item necessário à inserção documental digital nos Sistemas Judiciais do TJBA.

3.5 LINK DE COMUNICAÇÃO

A CONTRATADA deverá fornecer links de internet para comunicação no POLO CENTRAL DE PROCESSAMENTO.

Devido às características sigilosas dos documentos a serem trafegados, a CONTRATADA deverá transmitir os arquivos com criptografia e utilizar firewall FORTINET. O firewall remoto da CONTRATADA deverá estabelecer túneis VPN compatíveis com protocolo IPSEC SITE-to-SITE para controle de segurança no POLO CENTRAL DE PROCESSAMENTO.

Não será aceito firewall baseado em software livre instalado em hardware/PC.

O firewall deve ser do tipo appliance de hardware e compatível com troughput do link de dados e da quantidade de estações transferindo as imagens simultaneamente.

Para estabelecer os túneis VPN os links de dados que forem fornecidos pela CONTRATADA não poderão ser do tipo dinâmico, deverão ser estáticos e válidos/públicos na internet.

A rede da CONTRATADA deverá ter suas Estações de Trabalho com seus Sistemas Operacionais atualizados e com antivírus. Além disso, deverão ser instaladas em rede LAN (VLAN) distinta da rede interna corporativa do Polo Central de Processamento.

3.6 SOLUÇÃO DE SOFTWARE PARA COMPRESSÃO DE ARQUIVOS E OCR

A solução de Software adotada pela CONTRATADA deve prover alta compressão de arquivos TIFF e JPEG com conversão para PDF.

O software deve suportar vários níveis de arquivos PDF/A-1 e PDF/A-2.

Software deverá trabalhar em modo automático para compressão e conversão de lotes de documentos.

O Software deve prover reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR).

3.7 APARATO TECNOLÓGICO NECESSÁRIO A EXECUÇÃO DO SERVIÇO

A CONTRATADA deverá fornecer todos os equipamentos necessários à execução dos serviços deste projeto e equipar o Polo Central de Digitalização com a quantidade mínima necessária de equipamentos para a execução da prestação de serviços.

A CONTRATADA deverá providenciar a mantença de quantidade de equipamentos necessários à demanda diária e mensal, respeitada as especificações técnicas mínimas.

A manutenção preventiva e corretiva dos equipamentos fornecidos pela CONTRATADA, nos moldes especificados neste Termo, será de sua inteira responsabilidade.

Será de responsabilidade de a CONTRATADA prover storages para armazenar as imagens por 60 dias após envio ao TJBA, além do volume diário em produção.

Será responsabilidade de a CONTRATADA realizar o processo de transferência de dados dos processos produzidos para salvaguarda nos storages do Datacenter TJBA. Deverão ser produzidos relatórios com evidências das transferências realizadas.

O Tribunal de Justiça fornecerá a infraestrutura para o armazenamento (grupo de storages alocados no Datacenter TJBA) definitivo dos documentos digitalizados. Esse armazenamento será fornecido somente para os sistemas judiciais, que entendemos ser o destino final os documentos digitalizados. Não será fornecido espaço de armazenamento no DATACENTER para a CONTRATADA armazenar temporariamente os arquivos enviados do POLO CENTRAL DE PROCESSAMENTO.

O Tribunal de Justiça fornecerá infraestrutura que permita fazer a migração/upload dos dados digitalizados para o sistema processual da CONTRATANTE, com um segmento de rede necessário à execução dos serviços, conectado à rede corporativa do TJ para disponibilização das imagens. Haverá um segmento isolado da rede corporativa do TJBA no POLO CENTRAL DE PROCESSAMENTO via VPN para acesso aos sistemas Judiciais;

Toda e qualquer intervenção técnica para realização do trabalho diário que vier a ser necessária para assegurar o funcionamento dos scanners e computadores é de responsabilidade da CONTRATADA, que deve possuir no POLO CENTRAL DE PROCESSAMENTO, backup ou condição de substituição e ou manutenção dos equipamentos de forma imediata.

A CONTRATADA, a titulo de reserva técnica, deverá possuir quantitativo suficiente para atender ao SLA especificado neste edital, objetivando evitar o não cumprimento das metas mensais de processamento de documentos por problemas técnicos.

3.8 DO LOCAL DA PRESTAÇÃO DOS SERVIÇOS

A execução dos serviços deverá ser nas dependências da CONTRATADA, na cidade de Salvador.

O local indicado deverá ter atestado de vistoria técnica contra incêndio e pânico (AVCB), emitido pelo Corpo de Bombeiros da Bahia, demonstrando que todas as exigências apontadas na vistoria foram cumpridas, com validade não superior a 01 (um) ano, bem como possuir licença ou autorização de funcionamento, de acordo com a legislação vigente.

Considerando os aspectos de segurança e sigilo, valor e a importância dos documentos para a CONTRATANTE, a CONTRATADA se responsabilizará pela segurança e o correto armazenamento temporário dos documentos enquanto os mesmos estiverem sob sua responsabilidade.

Para início da execução dos serviços a CONTRATADA será obrigada a apresentar apólice relativa à contratação de Seguro visando à cobertura total dos danos causados em caso de sinistros em suas instalações que possam causar danos aos documentos sob sua guarda. A validade da apólice será renovada anualmente, devendo vigorar durante toda vigência do contrato, devendo, ainda, possuir em suas instalações, os seguintes itens de segurança:

1) A CONTRATADA deverá dispor de instalações adequadas para o tratamento e processamento do volume mencionado neste edital, garantindo total segurança e integridade física dos documentos sob sua responsabilidade;

2) O ambiente deverá comportar e armazenar toda a volumetria a ser processada, de acordo com as metas mensais de produtividade e armazenamento temporário dos documentos, até que sejam coletados;

3) Manter Vigilância patrimonial e armada, monitorada por 24 horas, através de circuito

interno de TV (CFTV), onde possibilite a gravação de imagens em todo o ambiente, permitindo em qualquer circunstância o acesso das imagens, para eventual investigação ou apuração administrativa por parte da CONTRATANTE ou mediante solicitação de imagens gravadas. As imagens serão preservadas e guardadas durante o prazo mínimo de 1 (um ano), cabendo, caso solicitado, a remessa dos arquivos de vídeo para a CONTRATANTE, contendo as filmagens relativas ao período solicitado.

4) O local deverá estar livre de insetos e roedores, com comprovação de execução de serviços de dedetização e desratização efetuada por empresa especializada, com registro nos órgãos competentes – Anvisa e Vigilância Sanitária. Os laudos de dedetização e desratização devem estar na validade para todo o ambiente, devendo ser apresentado mensalmente durante a vigência do contrato.

5) O edifício não poderá estar localizado em áreas consideradas de risco pela Defesa Civil do Estado da Bahia.

6) O ambiente deverá contar com climatização.

4 . DAS DEMAIS INFORMAÇÕES E ESPECIFICAÇÕES DOS SERVIÇOS DE DIGITALIZAÇÃO

A fim de facilitar a formação de preços para os serviços a serem contratados, informa-se que cada processo tem, até 600 (seiscentas) imagens. Estima-se em até 60 (sessenta) índices no caderno processual a serem indexados com até 100 caracteres, identificando a classe processual, o número do processo, os tipos de documentos e demais dados processuais.

A CONTRATADA deverá disponibilizar os recursos necessários para a digitalização solicitada e no prazo estipulado. Deverão ser utilizados equipamentos de alta produtividade, desenvolvidos especificamente para este tipo de atividade e que possam atender a entrega dos serviços dentro do prazo estipulado e com a qualidade especificada, em conformidade com as especificações deste termo.

Deverão ser digitalizados todos os documentos contidos nos processos, tais como fotos coloridas ou convencionais, folhas tipo carta, ofício, executiva, A4, A3 e demais, com gramaturas variadas, inclusive documentos grampeados em folhas etc.

A existência de CD’s, pen drives e congêneres acostados aos processos, deverão ser inseridos no sistema PJE e informados no sistema de controle de recebimento de documentos, com as seguintes características:

a) descrição do documento;

b) quantidade de documentos;

c) estado físico do documento.

Os textos ou documentos contidos no verso da página também deverão ser digitalizados, bem como todos os volumes apensos ou anexos. No caso de imagens com frente e verso, deverão ser descartadas as folhas em branco, as quais não serão faturadas.

A CONTRATADA deverá manter LOG de auditoria que permita a rastreabilidade do processamento de cada lote, com indicação dos operadores que efetuaram cada uma das etapas do processo de digitalização.

Todo o procedimento de digitalização descrito acima deverá ocorrer de forma integrada e gerenciada por meio da utilização de ferramenta sistêmica responsável pelo trâmite de cada imagem digitalizada entre as fases, de forma a garantir a integridade do processo de conversão dos autos físicos até o armazenamento digital no ambiente do Tribunal.

No caso de desconformidades, a CONTRATADA deverá refazer o trabalho sem ônus para o CONTRATANTE e entregá-lo obedecendo à ordem cronológica de entrega do serviço. São consideradas desconformidades:

a) Imagens desfocadas, ilegíveis ou sobrepostas total ou parcialmente;

b) Resolução na digitalização em níveis inferiores ao contratado;

c) Preenchimento ou alimentação incorreta de dados dos arquivos ou índices;

d) Imagens sequenciadas na ordem incorreta;

e) Ausência de capas, documentos ou imagens do processo principal ou dos apensados;

f) Nomeação de arquivos não correspondente à imagem gravada.

Os processos serão entregues à CONTRATADA em ORDENS DE SERVIÇOS devidamente identificados por Guias de Remessa emitidas pela CONTRATANTE, devendo o responsável fazer sua conferência e assinar protocolos de recebimento e devolução da documentação. Para todos os efeitos legais, as guias serão consideradas recebidas no primeiro dia útil seguinte ao do recebimento aposto na respectiva guia.

Os serviços deverão ser executados pela CONTRATADA na ordem cronológica do recebimento das Guias de Remessa. Em situações excepcionais, a CONTRATANTE poderá solicitar a execução de serviços que, por sua natureza ou urgência, tenham prioridade sobre a ordem cronológica de entrega das Guias de Remessa. Nesse caso, a Guia de Remessa estará devidamente identificada com a inscrição “Urgente”.

A guarda de todos os documentos e mídias, após a recepção do lote, será de responsabilidade da CONTRATADA até a sua devolução para a CONTRATANTE.

Os processos deverão ser devolvidos nas mesmas condições em que foram recebidos, observada a montagem com a recolocação de capa, folhas e documentos devidamente fixados por grampos de metal ou plásticos, respeitada a ordem de numeração das folhas.

Os arquivos digitalizados devem guardar plena fidelidade com a imagem do original em papel, de forma que não haja nenhuma mudança em seu formato, no tocante a layout, fontes, tamanhos, formatações, gráficos, fotos/imagens ou qualquer coisa que torne questionável a identidade entre o documento digitalizado e o original, nos termos da ANSI/AIIM MS44 R1993.

Toda a logística de movimentação da documentação até o local de processamento dos serviços de tratamento digital dos processos será de responsabilidade da CONTRATANTE, onde os processos deverão ser transportados em caixa boxes e devidamente identificado por Unidade Judiciária, Comarca Remetente e quantidade de processos por caixa.

O TJBA designará servidores responsáveis alocados no POLO CENTRAL DE PROCESSAMENTO, para realizar a conferência por amostragem do material digitalizado, de forma a verificar a qualidade do serviço realizado. Esta conferência será devidamente formalizada e fará parte do termo de aceite da entrega dos documentos digitalizados.

O TJBA fará o recebimento provisório do serviço, mediante a entrega dos processos contidos na Guia de Remessa e o armazenamento das respectivas imagens no repositório provisório da

CONTRATADA.

A Guia de Remessa que contenha digitalizações rejeitadas pela equipe técnica do TJBA será devolvida para que o serviço seja refeito, conforme o padrão de qualidade exigido, no prazo máximo de 20 dias. Essa situação suspende o prazo de recebimento definitivo, ressalvados os casos legais de exclusão de responsabilidade por descumprimento do contrato, devidamente justificados e aceitos pela CONTRATANTE.

O Recebimento definitivo ocorrerá após a transferência, para a base de dados do TJBA, das imagens já indexadas e homologadas pela equipe da CONTRATANTE.

5 . QUALIFICAÇÃO TÉCNICA

a) Xxxxxxxx(s) fornecido(s) por pessoa(s) jurídica(s) de direito público ou privado, comprovando aptidão para desempenho de atividade(s) pertinente(s) e compatível (is) em característica(s), quantidade(s) e prazo(s) com o objeto da licitação, no quantitativo mínimo correspondente a 20% do volume a ser processado neste edital.

b) Xxxxxxxx(s) fornecido(s) por pessoa(s) jurídica(s) de direito público ou privado, comprovando implantação de solução de OCR de no mínimo 30.000.000 (trinta milhões) de imagens digitais processadas.

c) Xxxxxxxx(s) fornecido(s) por pessoa(s) jurídica(s) de direito público ou privado, comprovando implantação de solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

d) Xxxxxxxx(s) fornecido(s) por pessoa(s) jurídica(s) de direito público ou privado, comprovando o armazenamento temporário de documentos no quantitativo mínimo correspondente a 20% do volume a ser processado neste edital.

e) Tais atestados deverão ser firmados pelos Contratantes dos serviços e deverão conter, no mínimo: razão social do emitente; descrição do cargo exercido e principais atividades desenvolvidas; local e período (início e fim) de realização das atividades; assinatura e identificação do emitente (nome completo legível, cargo/ função, número de telefone e/ou endereço eletrônico para eventual consulta);

f) A Licitante arrematante deverá disponibilizar todas as informações necessárias à comprovação da legitimidade dos atestados solicitados.

g) Declaração de ciência dos requisitos técnicos para o cumprimento das obrigações objeto deste termo de referência, conforme Anexo X;

h) Juntamente com a citada declaração de requisitos técnicos a empresa deverá apresentar currículo de cada profissional a ser alocado ao projeto para comprovação da sua experiência, nas categorias abaixo, devendo os mesmos pertencerem ao quadro de pessoal da licitante na data de realização da sessão pública:

01 (um) Gerente de Projeto - curso superior completo: Apresentar Declaração Individual de Gerente de Projeto para atuar no presente projeto; ter experiência como Gerente de Projeto em período igual ou superior a 3 (três) anos; Certifica- ção de PMP (Project Management Professional - profissional de gerenciamento de projeto).

01 (um) Especialista em Gestão Documental: Responsável técnico para a im- plantação do fluxo de trabalho e execução dos serviços, bem como será o res- ponsável por coletar requisitos de negócio, analisar processos, recomendar e ou desenvolver soluções e planejar implementações de gestão de documentos e imagens envolvendo todos os processos de gestão de documentos e a qualida- de dos documentos processados, com curso superior completo e certificação válida AIIMECMSpecialist emitido pela AIIM.

01 (um) Analista de TI: responsável por transmitir e monitorar envios de ima- gens e dados aos sistemas do TJBA com Certificação Six Sigma Green Belt,emi- tido pela Six Sigma Institute.

A graduação escolar dos profissionais designados será comprovada por meio da apresentação de diplomas ou certificados que tenham afinidade com objeto do termo de referência, devidamente registrados e fornecidos por instituições reconhecidas pelo MEC.

i) No currículo dos profissionais designados deve constar, pelo menos, o escopo dos serviços realizados, período e o local de realização, atribuições exercidas, relação e sumário dos trabalhos e, se for o caso, artigos publicados;

j) Qualquer dúvida acerca das informações apresentadas sobre o corpo técnico poderá ser objeto de verificação pelo órgão com vistas a comprovar a veracidade das informações e recusar, caso entenda estar em desacordo com a necessidade dos trabalhos;

k) Os documentos apresentados emitidos em idioma estrangeiro deverão ser apresentados devidamente traduzidos para a língua portuguesa, por tradutor juramentado e firma autenticada em Cartório de Documentos;

l) Os documentos apresentados para a habilitação técnica devem ser originais ou cópia autenticada;

m) Não serão aceitos documentos cujas datas e caracteres estejam ilegíveis ou rasurados de tal forma que não possam ser entendidos.

n) A comprovação de que o pessoal técnico indicado pela empresa é integrante do seu quadro de funcionários, deverá ser feita através de carteira de trabalho, contrato de prestação de serviços, vinculo societário (cotista, acionista ou administrador)ou ficha cadastral.

o) A empresa deverá apresentar a documentação comprobatória relacionada à equipe de trabalho que coordenará e supervisionará as atividades aqui descritas

Após análise e aprovação da proposta comercial e documentos de habilitação da empresa arrematante pela área técnica, a empresa será comunicada, e deverá indicar no prazo de 08(oito) dias o local onde será executado os serviços devidamente acompanhado do Auto de Vistoria Técnica Contra Incêndio e Pânico (AVCB), emitido pelo Corpo de Bombeiros da Bahia, demonstrando que todas as exigências apontadas na vistoria foram cumpridas, com validade não superior a 1 (um) ano.

O imovel indicado deverá possuir licença ou autorização de funcionamento, de acordo com a legislação vigente.

O local indicado pela licitante arrematante será objeto de visita por equipe técnica do Tribunal que emitirá relatório de conformidade. A visita objetiva, verificar e certificar o atendimento das exigências previstas no item 2.4 do Termo de Referência, que visam a segurança e a preservação dos documentos.

A visita será realizada por servidores integrantes da Diretoria de Engenharia e Arquitetura e do Gabinete Segurança Institucional deste Tribunal.

As exigências de comprovação de imóvel localizado em Salvador devidamente do acompanhado do Auto de Vistoria Técnica Contra Incêndio e Pânico (AVCB), e ainda da realização de Vistoria por este Tribunal se destinam a comprovar a viabilidade objetiva da execução da atividade objeto do certame, considerando as características da prestação do serviço e a urgência da contratação.

A licitante arrematante após a realização e aprovação na visita técnica será comunicada para realizar a Prova de Conceito, no prazo máximo de até 05 (cinco) dias úteis, objetivando a comprovação de conformidade técnica com os parâmetros definidos no Anexo I deste edital, onde a empresa arrematante, deverá comparecer ao Núcleo de Licitação munido de todos os equipamentos de informática e digitalização, a fim de realizar os serviços listados a seguir:

a) Digitalização de documentos

b) Compressão de arquivos

c) Reconhecimento óptico de caracteres - OCR

d) Indexação automática dos documentos

e) Apresentação de recursos de melhoria na imagem

- remoção de sujeiras

- eliminação e limpeza de bordas pretas

- alinhamento da imagem

- remoção de sombras

5.1 Software de compressão de arquivos e OCR:

• Software deve prover alta compressão de arquivos TIFF e JPEG com conversão para PDF;

• O software deve suportar vários níveis de arquivos PDF/A-1 e PDF/A-2;

5.2 Software de captura, indexação, controle de qualidade e gestão:

• O software deve realizar captura com scanner integrado ao processo;

• Apresentação dos recursos para melhoria de imagens:

a. Alinhamento da imagem;

b. Remoção de sujeiras;

c. Remoção de sombras;

d. Remoção de linhas horizontais e verticais;

e. Eliminação/limpeza de bordas pretas;

f. Melhoramento da imagem de zonas previamente definidas;

• Classificação automática dos documentos;

• Classificação não identificada: realizar a classificação manual e o sistema deve aprender a classificar automaticamente novos documentos iguais que serão processados;

• Extração automática dos campos através de OCR;

• Informações disponíveis nos relatórios e dashboards para acompanhamento da produção;

• Ambiente web para auditoria dos documentos processados online, definindo um percentual de amostragem para gerar a fila;

6 . A CONTRATADA DEVERÁ SER CAPAZ DE EXECUTAR TODO O PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO, CABENDO A ELA:

a) Xxxxxxxxx e liderar toda a equipe alocada no projeto no âmbito do POLO CENTRAL DE PROCESSAMENTO, controle dos cronogramas de atividades, dos indicadores de qualidade e da execução dos serviços. Da mesma forma, será responsável pela supervisão geral, controle dos recursos, tarefas a serem executadas, realização de visitas de inspeção, acompanhamento e análise da produção e controle dos relatórios históricos e estatísticos.

b) Supervisionar a produção garantindo o pleno funcionamento da linha de produção em seus respectivos turnos de trabalho, disponibilizando para todo o pessoal de produção os recursos necessários para execução dos serviços, controlando a produtividade individual de cada profissional nas diversas etapas da linha de produção, bem como manter relatórios estatísticos de produção semanais atualizados para que as metas de produção sejam atingidas, e ainda atuar na substituição de pessoas ou máquinas quando necessário.

c) Auxiliar e interagir com o pessoal da CONTRATANTE para recepção e envio dos documentos, controlando a entrada e saída de processos e organizando os lotes de acordo com os procedimentos estabelecidos para o serviço de digitalização.

d) Higienizar e garantir que os documentos estejam aptos a ser digitalizados, evitando que os mesmos estejam amassados, grampeados, rasgados ou com qualquer outra característica que prejudique a alimentação automática dos documentos pelos equipamentos de digitalização.

e) Realizar a migração entre os sistemas SAIPRO/SAJ e PJE.

f) Operar os scanners e executar captura e digitalização dos lotes preparados através dos scanners disponíveis na linha de produção.

g) Validar, verificar e liberar os lotes digitalizados efetuando o controle de qualidade da digitalização de cada página digitalizada. Em certos casos, estarão aptos a redigitalizar e reorganizar documentos que estejam fora de conformidade com os originais.

h) Indexar e identificar as peças processuais dos documentos digitalizados de forma a preencher os índices dos arquivos digitalizados, conforme definições da CONTRATANTE.

i) Proporcionar suporte à linha de produção, garantindo que todos os elementos de hardware e software estejam em perfeito funcionamento.

7 . DA TRANSFERÊNCIA DE CONHECIMENTO

A CONTRATANTE ministrará o treinamento inicial da equipe da CONTRATADA em todas as etapas do processo de digitalização: higienização e montagem, escaneamento e verificação, migração entre os sistemas SAIPRO/SAJ e o PJE, validação e indexação.

O treinamento inicial ministrado pela CONTRATANTE deverá iniciar em imediatamente após a emissão do termo de aceite, conforme item 14 e terá duração de no máximo (08) oito dias úteis.

A CONTRATADA responsabiliza-se pelo treinamento dos novos profissionais que vierem a integrar sua equipe técnica.

Caberá à CONTRATADA zelar e assegurar a transferência de todo conhecimento adquirido ou produzido, relativamente a serviços em andamento ou finalizados, para o Tribunal ou para outra CONTRATADA designada pelo Tribunal.

A CONTRATADA deverá ceder ao Tribunal, nos termos do artigo 111 da Lei no 8.666/93, c/c o artigo 4º da Lei no 9.609/98, o direito patrimonial, a propriedade intelectual de toda e qualquer documentação e produtos gerados, decorrentes dos serviços de configuração e adequação do sistema, logo após o recebimento definitivo dos serviços prestados.

8 . AUDITORIA DOS DOCUMENTOS DIGITALIZADOS

A CONTRATADA deverá disponibilizar eletronicamente, as imagens digitalizadas devidamente inseridas no sistema PJE e na base de dados de armazenamento, consulta e pesquisa, organizada de acordo com os parâmetros estabelecidos pela equipe do contratante na organização de seus acervos, para que possam ser auditados, pelos servidores lotados na Diretoria de Documentação e Informação.

Um volume de 10% dos documentos digitalizados será disponibilizado randomicamente aos responsáveis do POLO CENTRAL DE PROCESSAMENTO para conferência. Um percentual de 95% dos documentos conferidos tem que estar em conformidade com o contratado, em caso de erro, o lote deverá ser refeito.

A CONTRATADA deverá ainda permitir a emissão, por parte do contratante, de relatórios gerenciais sobre as informações nela contidas. Os campos/itens objetos dos relatórios serão definidos pela equipe do contratante em conjunto com a equipe técnica da empresa contratada;

Critérios de Avaliação e Aprovação dos Lotes Processados

A conferência das imagens será feita por amostragem, pelo CONTRATANTE, seguindo os critérios e quesitos constantes no quadro a seguir:

Quesitos	Inconformidades	Unidade
Integridade	Autos digitais faltando imagens	Imagem
Ordenação	Ordem das imagens não condizente com a ordem das folhas nos autos físicos.	Imagem

Separação	Documentos distintos juntos em apenas um arquivo ou um documento separado em dois arquivos.	Peça
Legibilidade	Imagens ilegíveis	Imagem
Qualidade	Imagens com baixa qualidade de definição	Imagem
Restauração dos processos	Documentos ordenados incorretamente	Por processo

Serão observados, ainda, os seguintes critérios:

a) Serão avaliados aleatoriamente alguns dos processos de cada lote digitalizado;

b) Lote será integralmente reprovado se em qualquer quesito houver uma quantidade de inconformidades acima do limite de aceitação;

c) Sendo o lote reprovado, será encaminhado à digitalização, em um novo lote, retirados os processos aprovados na avaliação;

9 . DOS INDICADORES DE NÍVEIS DE SERVIÇO

A CONTRATADA deverá observar o cumprimento dos indicadores de Níveis de Serviço em relação à produtividade e a qualidade na execução dos serviços.

Os indicadores de níveis de serviços a serem observados pela CONTRATADA constam das Tabelas abaixo:

Tabela 1 – Indicadores de Níveis de Serviço
INS1 – Pontualidade
Finalidade	Estimular a realização dos serviços no prazo estabelecido
Meta a cumprir	Totalidade dos processos contidos na Guia de Remessa digitalizados em até 05 (cinco) dias úteis.
Instrumento de medição	Sistema informatizado (Imagens)
Periodicidade	Mensal
Mecanismo de cálculo	Cada Guia de Remessa será verificada individualmente. Nº de dias úteis decorridos entre o recebimento pela CONTRATADA e a entrega da Guia de Remessa = INS1
Início de Vigência	Data de assinatura do contrato
Faixas de ajuste no pagamento	INS1 até 05 dias úteis: 100% do valor correspondente ao número de imagens da Guia de Remessa INS1 de 11 à12 dias úteis: 99% do valor correspondente ao número de imagens da Guia de Remessa INS1 superior a 13 dias úteis: 97% do valor correspondente ao número de imagens da Guia de Remessa

Tabela 2– Indicadores de Níveis de Serviço
INS2 – Qualidade
Finalidade	Estimular a realização dos serviços em conformidade com o exigido
Meta a cumprir	95% de Guias de Remessa conformes
Instrumento de medição	Conferência manual por amostragem
Periodicidade	Mensal
Mecanismo de cálculo	Relação percentual, com arredondamento para cima, entre a quantidade de Guias de Remessa rejeitadas e o total de Guias entregues no mês = INS2
Início de Vigência	Data de assinatura do contrato
Faixas de ajuste	INS2 de 95 a 100%: 100% do valor correspondente às Guias de Remessa

no pagamento recebidas definitivamente no mês de referência, de 90 a 94%: 99% do valor correspondente às Guias de Remessa recebidas definitivamente no mês de referência, inferior a 89%: 97% do valor correspondente às Guias de Remessa recebidas definitivamente no mês de referência.

1 0 . DAS RESPONSABILIDADES DA CONTRATADA

• Disponibilizar solução sistêmica na forma de plano executivo, a ser aprovado pela CONTRATANTE, que englobe a digitalização dos processos físicos incluindo sua captura, higienização, tratamento, visualização, armazenamento de imagens, migração entre os sistemas SAIPRO/SAJ e PJE, indexação e classificação de conteúdo digitalizado, garantindo a total integridade do processo de conversão e tratamento digital de documentos.

• Comprovar o cumprimento de todos os requisitos técnicos exigidos, a qualquer momento, a critério da CONTRATANTE;

• Providenciar a imediata substituição dos equipamentos em desconformidade com os requisitos técnicos estabelecidos;

• Manter todos os equipamentos e materiais necessários à execução dos serviços em perfeitas condições de uso, devendo os danificados serem substituídos em até 24 (vinte e quatro) horas.

• Manter atualizada junto à CONTRANTE a relação nominal dos funcionários designados para a prestação dos serviços, indicando a função e qualquer alteração na sua frequência, como atestados, faltas ou em caso de substituição.

• Fornecer Cópias das carteiras de trabalho autenticadas ou cópias simples juntamente com os documentos originais (para conferência por servidor da CONTRATANTE) que comprovem sua condição de empregadora direta de toda a mão de obra que irá executar de forma residente o objeto contratual.

• Responsabilizar-se pelo sigilo do teor de todos os documentos manuseados por seus funcionários, ficando vedada expressamente a retirada de qualquer material ou documento do ambiente de trabalho.

• Responsabilizar-se pelo zelo de todos os documentos manuseados por seus funcionários, evitando a danificação, mudança de ordem e o extravio de folhas.

• Sujeitar-se a todas as normas de segurança estabelecidas pela CONTRATANTE a fim de garantir a segurança dos processos físicos e das informações manipuladas pelas equipes da CONTRATADA.

• Registrar todas as indisponibilidades ocorridas que prejudiquem a execução do serviço, fazendo constar a data/hora inicial e final da indisponibilidade, a descrição do fato ocorrido e sua repercussão, bem assim a quem atribui a ocorrência.

• Guardar e disponibilizar à CONTRATANTE o registro de todas as ocorrências realizadas no banco de dados provisório e das interações realizadas com banco de dados definitivos (“logs”), pelo período que durar a garantia dos serviços a serem realizados.

1 1 . Disponibilizar mensalmente via e-mail, aos endereços eletrônicos indicados pela CONTRATANTE, as informações referentes ao número de processos digitalizados, indexados e inseridos no PJE, sempre que necessário.

1 2 . DEMAIS RESPONSABILIDADES DA CONTRATADA

• É obrigatória a utilização de crachás de identificação pelos funcionários, cabendo à CONTRATADA fiscalizar e zelar pela aplicação dessa regra.

• A CONTRATADA deverá responsabilizar-se pelo transporte de seu pessoal, por meios próprios ou mediante vale-transporte, inclusive em casos de paralisações dos transportes coletivos.

• Reparar, ou quando isto for impossível, indenizar quaisquer perdas e danos, pessoais ou materiais, em virtude de culpa ou dolo, decorrentes da execução deste Contrato, de sua responsabilidade ou de seus prepostos, ainda que tão somente objetiva, desde que sobrevenha prejuízo para a CONTRATANTE ou terceiros, o que propiciará o desconto do valor correspondente no faturamento ou da garantia oferecida, a critério da CONTRATANTE, sem prejuízo das medidas judiciais cabíveis.

• A CONTRATADA deverá observar a possível necessidade de manter reserva técnica para cumprir a meta mínima de produtividade diária e mensal estabelecida pela CONTRATANTE, caso haja risco ao seu cumprimento.

• Qualquer acidente de trabalho na execução dos serviços contratados, ainda que resultante de caso fortuito, mesmo ocorrido na via pública, bem como as indenizações que possam vir a ser devidas a seus empregados ou a terceiros, em decorrência da execução do presente Contrato.

• Firmar Termo de Responsabilidade e Manutenção de Sigilo pelas informações a que tiver acesso durante a execução dos serviços, arcando judicialmente pelas consequências do uso indevido das mesmas.

• Responsabilizar-se por todos os recursos e insumos necessários ao perfeito cumprimento do objeto contratado, devendo estar incluídas no preço proposto todas as despesas com materiais, equipamentos, insumos, seguros, impostos, taxas, encargos e demais despesas necessárias à perfeita execução do objeto.

• A CONTRATADA deverá manter, durante a execução do Contrato, todas as condições de habilitação e qualificação exigidas na licitação, sob pena de aplicação das penalidades cabíveis.

• Comunicar, imediatamente, por escrito, qualquer anormalidade que impeça ou prejudique o funcionamento ou andamento dos serviços, prestando ao contratante os esclarecimentos técnicos e/ou procedurais necessários para a normalização dos serviços.

• Fornecer, em sendo necessário, Equipamentos de Proteção Individual (EPI’s) exigidos legalmente para cada tipo de serviço.

1 3 . DAS RESPONSABILIDADES DA CONTRATANTE

• A CONTRATANTE fornecerá a infraestrutura para o armazenamento (grupo de storages

alocados no Datacenter TJBA) definitivo dos documentos digitalizados.

• Infraestrutura que permita fazer a migração/upload dos dados digitalizados para o sistema processual da CONTRATANTE, com um segmento de rede necessário à execução dos serviços.

• Toda a logística de movimentação da documentação entre as Comarcas do Interior do Estado e das Unidades da Capital até o POLO CENTRAL DE PROCESSAMENTO será de responsabilidade da CONTRATANTE em quantitativos diários suficientes para cumprimento das metas de produtividade.

1 4 . PRAZOS PARA A EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS

No prazo de 15 (quinze) dias corridos, contados a partir da publicação do contrato, a contratada deverá apresentar a relação contendo o nome dos colaboradores incumbidos da prestação dos serviços, podendo o contratante rejeitar os membros da equipe que não justificarem a sua aptidão, ficando a contratada obrigada a substituí-los no prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis.

O prazo para a execução dos serviços de digitalização será de até 05 (cinco) dias úteis, contados a partir da publicação de cada Ordem de Serviço, a ser emitida pela CONTRATANTE.

Em se tratando de processos remetidos com tarja “Urgente”, o serviço deverá ter execução imediata, com prazo máximo de entrega de 1 (um) dia útil.

A CONTRATADA deverá realizar serviços de: recebimento, armazenamento temporário, identificação do processo, verificação dos documentos, higienização, migração entre os sistemas SAIPRO/SAJ e PJE, digitalização, cadastramento em sistema de gestão, indexação e gestão de qualidade. Devendo atender ao limite mínimo de 10.000.000 (dez milhões) de imagens mês e até o limite máximo de 20.000.000 (vinte milhões) de imagens mês.

1 5 . DOS PREÇOS

O valor médio mensal estimado é de R$ 3.228.333,33 (três milhões, duzentos e vinte e oito mil, trezentos e trinta e três reais e trinta e três centavos), perfazendo o valor global estimado de R$ 116.220.000,00 (cento e dezesseis milhões, duzentos e vinte mil reais), respeitando as especificações, definições e quantidades discriminadas abaixo:

ESPECIFICAÇÃO DEFINIÇÕES QUANTIDADE UNIDADE

VALOR UNIT. (R$)

VALOR TOTAL (R$)

Serviço de recebimento, armazenamento temporário, preparação, migração, digitalização, conferência, validação e indexação de documentos.

Digitalização e Indexação de Serviço de recebimento, armazenamen to temporário, preparação, migração, digitalização, conferência, validação e

600.000.000 IMAGENS 0,1937

indexação de documentos.

15.1 DO PAGAMENTO

O pagamento deverá ser efetuado à CONTRATADA, mensalmente, conforme demanda efetivamente executada, após conferência, atesto e aceite do que atuará como responsável, de acordo com os serviços descritos em relatório, apresentação das Notas Fiscais/Faturas devidamente atestadas, descontadas eventuais glosas.

Para efeito de pagamento, observar-se-á:

• Serviços de Digitalização e Indexação: O faturamento ocorrerá após a apresentação por parte da CONTRATADA, do relatório com o número de imagens digitalizadas com referência à período específico.

• Junto a este, a CONTRATADA deverá encaminhar nota fiscal e certidões ao setor responsável pela fiscalização, para posterior pagamento.

• A nota fiscal/fatura deverá ser apresentada pela CONTRATADA ao responsável pelo recebimento do bem ou serviço.

• A CONTRATADA deverá entregar a fatura referente à prestação dos serviços do mês anterior, acompanhada de relatório de produtividade do respectivo mês observando sempre a meta mínima de IMAGENS digitalizadas.

• O pagamento será realizado conforme a seguinte fórmula: Preço ofertado por folha digitalizada para o item, multiplicado pela quantidade de imagens digitalizadas, indexadas e migradas no PJE por mês.

• O prazo para pagamento será em até 8 (oito) dias contado do recebimento da Nota Fiscal com o respectivo relatório de produtividade com o respectivo atesto do fiscal do Contrato.

• O pagamento fica condicionado à prova de regularidade fiscal no âmbito dos governos Federal (Receita Federal, Previdência Social e FGTS), Estadual e Municipal.

1 6 . DA VIGENCIA DO CONTRATO

O prazo de vigência do Contrato será de 36 (trinta e seis) meses, contados a partir da publicação do instrumento contratual.

O prazo contratual poderá ser prorrogado, observando-se o limite previsto no artigo 57, inciso II, da Lei 8.666/93, desde que a proposta da CONTRATADA mantenha-se comprovadamente mais vantajosa para a CONTRATANTE.

1 7 . DO REGIME DE EXECUÇÃO

Os serviços serão executados sob-regime de execução indireta mediante empreitada por preço unitário de acordo com o disposto no art. 83 da Lei n.º 9.433/2005.

1 8 . DA GARANTIA

A CONTRATADA obriga-se a apresentar GARANTIA no percentual de 5% (cinco por cento) do valor global do contrato, podendo optar por uma das modalidades previstas no art. 136 da Lei n.º 9.433/2005.

1 9 . TRANSIÇÃO CONTRATUAL

Esgotado o limite máximo do prazo de vigência - ou não sendo vantajosa a prorrogação do contrato -, deverá ser promovida nova contratação, prevendo-se, no mínimo, 1 (um) mês de sobreposição entre as vigências das duas contratações, a fim de permitir que a próxima CONTRATADA adquira o conhecimento acerca do processo de digitalização do TJBA, sem que prejudique a produção mensal dos serviços de digitalização.

Todo conhecimento adquirido ou desenvolvido, bem como toda informação produzida e/ou utilizada para a execução do projeto ou serviços contratados, deverão ser transferidos ao Tribunal, ou empresa por ele designada, em até 60 (sessenta) dias após a finalização do contrato.

O fato de a CONTRATADA ou seus representantes não cooperarem ou reterem qualquer informação ou dado solicitado pelo Tribunal, que venha a prejudicar, de alguma forma, o andamento da transição das tarefas e serviços para um novo prestador, sujeitará a CONTRATADA à responsabilidade em relação a todos os danos causados à CONTRATANTE por esta falha;

2 0 . DA SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO

A CONTRATADA deverá assinar Termo de Confidencialidade e Não-Divulgação, comprometendo-se a não divulgar sem autorização quaisquer informações a que tenha acesso no processo de digitalização junto à CONTRATANTE.

Todos os equipamentos utilizados para a realização dos serviços objeto deste contrato deverão ter seus dados temporários apagados e conferidos pela equipe técnica da CONTRATANTE após o término dos serviços.

Não será permitida a utilização de qualquer tipo de tecnologia e mídia móvel pelos empregados da CONTRATADA, para garantir a segurança e evitar a cópia de informações.

Não será permitida a retirada de documentos de dentro do ambiente reservado para a prestação dos serviços.

2 1 . PARTICIPAÇÃO DE EMPRESAS REUNIDAS EM CONSÓRCIO

Não será admitida a participação de empresas em consórcio, qualquer que seja a sua forma de constituição, haja vista o objeto desta licitação não envolver alta complexidade, cuja vedação, atende ao interesse público, prestigiando-se os princípios da competitividade e economicidade.

2 2 . PARTICIPAÇÃO DE COOPERATIVAS DE TRABALHO

Fica vedada a participação de cooperativas fornecedoras de mão de obra, uma vez que o objeto do contrato, por sua natureza técnica e jurídica, torna-se incompatível com esta forma de organização. Termo de Conciliação Judicial firmado entre o Ministério Publico do Trabalho e a União, de 05 de junho de 2003 e art. 4º da Instrução Normativa SLTI/MPOG no 2, de 30 de abril de 2008.)

2 3 . DAS SANÇÕES ADMINISTRATIVAS

Para as sanções administrativas serão levadas em conta a legislação Federal e Estadual que regem a matéria concernente às licitações e contratos administrativos e as disciplinas normativas no âmbito da CONTRATANTE.

Além das sanções previstas, caracterizará a inexecução parcial do contrato a reincidência, pela segunda vez, num período de 12 meses, de não atingimento de 50% (cinquenta por cento) da meta de produtividade mensal estabelecida. A partir daí, uma nova reincidência de infração dessa natureza, também num período de 12 meses, caracterizará a inexecução total do contrato (referente ao local do descumprimento), a ensejar a rescisão unilateral da avença.

2 4 . DA FISCALIZAÇÃO DA CONTRATANTE

Acompanhar, fiscalizar, zelar pela boa qualidade do serviço, receber, conferir e avaliar os serviços prestados pela CONTRATADA, apurar e solucionar queixas e reclamações dos usuários através de representante (s) designado (s) pelo Gestor do Contrato.

Registrar em relatório as deficiências verificadas na execução dos serviços e alcance da meta de produtividade, encaminhando cópia à CONTRATADA, para a imediata correção das irregularidades apontadas sem prejuízo da aplicação de penalidades.

Atestar a execução dos serviços, rejeitando o que não estiver de acordo, por meio de notificação à CONTRATADA.

Efetuar o pagamento à CONTRATADA conforme previsto neste Termo, após o cumprimento das formalidades legais.

Exigir, a qualquer tempo, a comprovação das condições da CONTRATADA que ensejaram sua contratação.

Notificar a empresa CONTRATADA, por escrito, pela ocorrência de eventuais imperfeições na execução dos serviços, fixando prazo para sua correção, conforme sua conveniência.

Solicitar à empresa CONTRATADA a substituição de qualquer material, produto, utensílio ou equipamento que não esteja atendendo às necessidades de serviço.

ANEXO II

Modelo de Proposta e Planilha de Composição de Custos para os serviços de DIGITALIZAÇÃO:

RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA:   CNPJ:

                        Apresento proposta para participar como beneficiário do PREGÃO ELETRÔNICO, para eventuais contratações de SERVIÇOS DE DIGITALIZAÇÃO, de acordo com o quadro abaixo e de acordo com todas as condições previstas no Edital:

ESPECIFICAÇÃO	DEFINIÇÕES	QUANTIDADE	UNIDADE	VALOR UNIT. (R$)	VALOR TOTAL (R$)
Serviço de	Digitalização e
recebimento, armazenamento	Indexação de Serviço de	600.000.000	IMAGENS
temporário,	recebimento,
preparação,	armazenament
migração,	o temporário,
digitalização,	preparação,
conferência,	migração,
validação e	digitalização,
indexação de	conferência,
documentos	validação e
	indexação de
	documentos

INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES:

ENDEREÇO:                                  

TELEFONE:             E-MAIL:                             CELULAR:         

Salvador,    de         de 2018.

                Assinatura do representante

Esta planilha deverá ser preenchida por todos os licitantes e tem a finalidade de permitir o julgamento objetivo das propostas por parte do TRIBUNAL DE JUSTIÇA DA BAHIA, possibilitando avaliar a forma de realizar e quantificar o preço dos serviços ofertados, devendo ser observado o que se segue:

1) A precificação do item Recursos Humanos, respectivos provisionamentos e demais variáveis têm como base as médias do IBGE, por exemplo, para rotatividade, faltas, entre outros.

2) Ainda, no que diz respeito ao RH, para fins salariais, o licitante deverá informar e observar o correto enqua - dramento sindical, conforme sua atividade preponderante, na determinação do art. 511 da CLT – Consolidação das Leis do Trabalho.

3) O valor dos Encargos Sociais deverá respeitar as peculiaridades das condições trabalhistas, previdenciárias e tributárias de cada licitante, não se aplicando um percentual fixo para todos.

4) Poderá, contudo, o TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DA BAHIA solicitar esclarecimentos sobre as rela- ções trabalhistas, respectivo enquadramento sindical e fiscal para efeito de verificação do preço e compreensão dos critérios utilizados no preenchimento da planilha.

5) A Taxa de Administração deverá representar o valor da administração indireta para a realização dos serviços e não percentual sobre as despesas relativas a bens adquiridos pelo licitante.

6) O licitante deverá informar a quantificação dos recursos empregados, inclusive humanos, para aferição da exequibilidade da prestação dos serviços devendo apresentar mais de uma planilha demonstrativa de custos quando utilizar empregados em diferentes condições de contratação, que tenham impactos diferenciados nos preços.

Planilha para Cálculo de Custo da Prestação de Serviços, compreendendo: RH, materiais, equipamentos, in- sumos, tributos e previdência, entre outros. Deve o licitante identificar se empregados são horistas ou men- salistas, bem como sua atividade preponderante, para aferição da convenção ou dissídio coletivo corretos.

REMUNERAÇÃO
DESCRIÇÃO		VALOR
Salário mês em R$		R$
Provisão de HORAS EXTRAS, conforme itm 9.1.6 do Anexo I.		R$
Número de empregados com a mesma remuneração
I – Total da Remuneração		R$
Grupo “A” - Encargos Sociais
DESCRIÇÃO	PERCENTUAL	VALOR
FGTS	8,00%	R$
INSS	20,00%	R$
SESC	1,50%	R$
SENAC	1,00%	R$
SEBRAE	0,60%	R$
INCRA	0,20%	R$
SALÁRIO EDUCAÇÃO	2,50%	R$
Seguro Acidente do Trabalho / RAT (0,5000 A 6,000%)		R$
II – Total do Grupo “A” - Encargos Sociais		R$
Grupo “B” - PROVISIONAMENTOS Relativos a Frequência. (OBS: Não há interferência pela opção tributária da empresa)
DESCRIÇÃO	PERCENTUAL	VALOR
13º Salário	8,33%	R$
Licença maternidade/paternidade	0,01%	R$
Acidente de Trabalho	0,10%	R$
Férias	8,33%	R$
Abono de Férias	2,78%	R$
III – Total do Grupo “B” - PROVISIONAMENTO Relativos a Frequência		R$
Grupo “C” - PROVISIONAMENTO Sobre indenizações. (OBS: Não há interferência pela opção tributária da empresa)
DESCRIÇÃO	PERCENTUAL	VALOR
Xxxxx Xxxxxx Indenizado	4,20%	R$
Indenização adicional	0,08%	R$
FGTS nas indenizações sem justa causa, inclui o FGTS SOBRE O AVISO PRÉVIO	3,20%	R$
IV – Total do Grupo “C” - PROVISIONAMENTO SOBRE INDENIZAÇÕES		R$
Grupo “D” - Encargos Sociais do Grupo “A” sobre o Grupo “B” (OBS: Aplicar os percentuais sobre o valor apurado no Grupo “B”)
DESCRIÇÃO	PERCENTUAL	VALOR
FGTS	8,00%	R$
INSS	20,00%	R$
SESC	1,50%	R$

SENAC	1,00%	R$
OUTROS
V – Total do Grupo “D” - Encargos Sociais do Grupo “A” sobre o Grupo “B” (Aplicar os percentuais sobre o valor apurado no Grupo “B”)		R$
VI – Total de I a V		R$
Grupo “E” - Insumos de Mão de Obra
DESCRIÇÃO	PERCENTUAL	VALOR
INSUMOS DE MÃO DE OBRA
Exames Médicos		R$
Revisionais (imposição ligal)		R$
Demissionais		R$
EPI EPC's		R$
Vale Transporte		R$
Vale Alimentação		R$
Seguro de Vida		R$
Assistência Médica		R$
Assistência Odontológica		R$
Uniformes		R$
Outros (especificar)		R$
VII – Total do Grupo “E” - Insumos de Mão de Obra		R$
Grupo “F” - Insumos da Prestação de Serviços
DESCRIÇÃO	PERCENTUAL	VALOR
INSUMOS DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
VIII – Total do Grupo “F” - Insumos da Prestação de Serviços		R$
Grupo “G” - Taxa de Administração e Lucro
DESCRIÇÃO	PERCENTUAL	VALOR
Taxa de Administração conforme critério do glossário Máximo 10,00%		R$
Ganho Econômico Máximo 5,00%		R$
IX – Total do Grupo “G” - Taxa de Administração e Lucro		R$
X – Total de VI a IX		R$
Grupo “H” - Tributos (Obs: Preencher apenas os campos referentes a opção da empresa)
DESCRIÇÃO	PERCENTUAL	VALOR
Xxxxx Xxxxxxxxx
PIS		R$
COFIS		R$
ISS (Referente ao Município onde foi prestado o serviço)		R$
Lucro Real
PIS		R$
COFIS		R$
ISS (Referente ao Município onde foi prestado o serviço)		R$
XI – Total Grupo “H” - Tributos		R$
XII – Valor Unitário		R$
XIII – Provisão de Deslocamento, conforme Item 10 do Anexo I.		R$
XIV – Valor Mensal		R$
XV – Valor Anual		R$

ANEXO III

TERMO DE CONFIDENCIALIDADE e NÃO-DIVULGAÇÃO

         (Nome da Empresa), por intermédio de seu representante legal        , doravante designado simplesmente RESPONSÁVEL, se compromete, por intermédio do presente TERMO DE CONFIDENCIALIDADE, a não divulgar sem autorização quaisquer informações de propriedade do TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DA BAHIA, doravante simplesmente designado TJBA, em conformidade com as seguintes cláusulas e condições:

Cláusula Primeira - O RESPONSÁVEL reconhece que, em razão da sua prestação de serviços ao TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DA BAHIA, consoante o Contrato TJBA nº     /20 , celebrado em    / /20 , mantém contato com informações privadas que podem e devem ser conceituadas como segredo de negócio. Estas informações devem ser tratadas confidencialmente sob qualquer condição e não podem ser divulgadas a terceiros não autorizados, aí se incluindo os servidores do TJBA e empregados do RESPONSÁVEL, sem a expressa e escrita autorização do representante legal signatário do contrato ora referido.

Cláusula Segunda - As informações a serem tratadas confidencialmente são aquelas assim consideradas no âmbito do Tribunal que, por sua natureza, não são ou não deveriam ser de conhecimento de terceiros, tais como: I. Documentações que compõem processos com informações confidenciais; II. Valores e informações de natureza financeira, administrativa, contábil e jurídica.

Cláusula Terceira - O RESPONSÁVEL reconhece que as referências dos incisos da Cláusula Segunda deste Termo são meramente exemplificativas, e que outras hipóteses de confidencialidade que já existam ou venham ser como tal definidas no futuro devem ser mantidas sob sigilo.

Parágrafo Único - Em caso de dúvida acerca da natureza confidencial de determinada informação, o RESPONSÁVEL deverá mantê-la sob sigilo até que venha a ser autorizado expressamente pelo representante legal do TJBA, signatário do TJBA nº     /20 , a tratá-la diferentemente. Em hipótese alguma a ausência de manifestação expressa do TJBA, poderá ser interpretada como liberação de qualquer dos compromissos ora assumidos.

Cláusula Quarta - O RESPONSÁVEL recolherá, ao término do CONTRATO TJBA nº    /20 , para imediata devolução ao TJBA, todo e qualquer material de propriedade deste, inclusive notas pessoais envolvendo matéria sigilosa a este relacionada, registro de documentos de qualquer natureza que tenham sido criados, usados ou mantidos sob seu controle ou posse, seja de seus empregados, prestadores de serviço, fornecedores, com vínculo empregatício ou eventual com o RESPONSÁVEL, assumindo o compromisso de não utilizar qualquer informação sigilosa ou

confidencial a que teve acesso enquanto contratado pelo TJBA. Todos os equipamentos utilizados para a realização dos serviços do contrato deverão ter dados temporários apagados, e conferidos pela equipe técnica do TJBA, após o término dos serviços. Não será permitida a utilização de qualquer tipo de tecnologia e mídia móvel dos empregados da CONTRATADA para garantir a cópia de informações.

Parágrafo Único - O RESPONSÁVEL determinará a todos os seus empregados, e prestadores de serviços que estejam, direta ou indiretamente, envolvidos com a prestação de serviços objeto do CONTRATO TJBA nº    /20 , a observância do presente Termo e a assinatura de Termos individuais adotando todas as precauções e medidas para que as obrigações oriundas do presente instrumento sejam efetivamente observadas.

Xxxxxxxx Xxxxxx - O RESPONSÁVEL obriga-se a informar imediatamente ao TJBA qualquer violação das regras de sigilo ora estabelecidas que tenha ocorrido por sua ação ou omissão, independentemente da existência de dolo, bem como de seus empregados e preposto.

Cláusula Sexta - O descumprimento de quaisquer das cláusulas do presente Termo acarretará a responsabilidade administrativa, civil e criminal dos que, comprovadamente, estiverem envolvidos no descumprimento ou violação.

Cláusula Sétima - As obrigações a que alude este instrumento perdurarão inclusive após a cessação do vínculo contratual entre o RESPONSÁVEL e o TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DA BAHIA e abrangem as informações presentes e futuras.

Cláusula Oitava - O RESPONSÁVEL se compromete no âmbito do CONTRATO objeto do presente Xxxxx, a apresentar ao TJBA declaração individual de adesão e aceitação das presentes cláusulas, de cada integrante ou participante da equipe que prestar ou vier a prestar os serviços especificados no CONTRATO TJBA nº    /20 .

Salvador,    de            de 20 .

            Assinatura do Representante Legal da Empresa: Nome: .........................................………………………………………………...

Cargo/Função: ...........................…………………………………………….......

CPF: ......................................................…...

Telefone: .......................................................

Documento de Identidade (número, data, emissor): ....................................

E-mail: ..................................................………………………………………..............