POLÍTICA PARA TRANSAÇÕES COM PARTES RELACIONADAS E SITUAÇÕES ENVOLVENDO CONFLITO DE INTERESSES DA OI S/A
POLÍTICA PARA TRANSAÇÕES COM PARTES RELACIONADAS E SITUAÇÕES ENVOLVENDO CONFLITO DE INTERESSES DA OI S/A
1. Objetivo
A presente política para transações com Partes Relacionadas e situações envolvendo conflito de interesses (“Política”) tem por objetivo estabelecer regras e consolidar os procedimentos para transações dessa natureza, preservando a transparência do processo, de modo que as decisões sejam sempre tomadas com observância das melhores práticas de governança corporativa e no melhor interesse da Oi S/A (“Companhia”), de seus administradores e acionistas, evitando abusos e mau uso dos ativos da empresa.
2. Aplicabilidade
Esta Política se aplica a todos os administradores e colaboradores da Companhia, eventuais controladores diretos e indiretos e suas controladas em transações com Partes Relacionadas e em situações em que haja potencial conflito de interesses, conforme definidas adiante, assegurando a primazia dos interesses da Companhia e de acordo com as melhores práticas de governança corporativa.
Esta Política não se aplica aos Contratos celebrados entre empresas controladas da Companhia (InterCompany), independente do valor, e aos contratos que observem cláusulas uniformes (contratos de adesão) no valor de até R$ 5.000.000,00 (cinco milhões de reais), sendo certo que no que se refere à divulgação de transações com partes relacionadas, serão observadas todas as regras aplicáveis, especialmente aquelas constantes no Pronunciamento Técnico CPC 05.
3. Definições
Para fins desta Política e nos termos da regulamentação aplicável, é considerada Parte Relacionada a pessoa ou a sociedade que estiver relacionada com a Companhia conforme indicado a seguir:
a) Uma pessoa, ou um membro próximo de sua família, está relacionada com a Companhia se:
(i) tiver o controle pleno ou compartilhado da Companhia;
(ii) tiver influência significativa sobre a Companhia; ou
(iii) for membro do pessoal chave da administração da Companhia ou de eventual controladora da Companhia.
b) Uma sociedade está relacionada com a Companhia se qualquer das condições abaixo for observada:
(i) a sociedade e a Companhia forem membros do mesmo grupo econômico, com exceção das empresas denominadas InterCompany, conforme exceção constante do item, 2 acima;
(ii) a sociedade for coligada ou controlada em conjunto (joint venture) de outra sociedade (ou coligada ou controlada em conjunto de sociedade membro de grupo econômico do qual a outra sociedade é membro);
(iii) ambas as sociedades estão sob o controle conjunto (joint ventures) de uma terceira sociedade;
(iv) uma sociedade está sob o controle conjunto (joint venture) de uma terceira sociedade e a outra sociedade for coligada dessa terceira sociedade;
(v) a sociedade é um plano de benefício pós-emprego cujos beneficiários são os empregados de ambas as sociedades, a Companhia e a sociedade que está relacionada com a Companhia. Se a Companhia for ela própria um plano de benefício pós-emprego, os empregados que contribuem com a mesma serão também considerados Partes Relacionadas com a Companhia;
(vi) a sociedade é controlada, de modo pleno ou sob controle conjunto, por uma pessoa identificada na letra (a);
(vii) uma pessoa identificada na letra (a)(i) tiver influência significativa sobre a sociedade, ou for membro do pessoal chave da administração da sociedade ou de eventual controladora da sociedade; e
(viii) a sociedade, ou qualquer membro de grupo do qual ela faz parte, fornece serviços de pessoal chave da administração da Companhia ou à Controladora da Companhia.
Transação com Parte Relacionada é a transferência de recursos, serviços ou obrigações entre a Companhia e uma Parte Relacionada, independentemente de ser cobrado um preço em contrapartida.
Membros próximos da família de uma pessoa são aqueles membros da família dos quais se pode esperar que exerçam influência ou sejam influenciados pela pessoa nos negócios desses membros com a sociedade e incluem:
(a) os filhos da xxxxxx, cônjuge ou companheiro(a);
(b) os filhos do cônjuge da pessoa ou de companheiro(a);
(c) dependentes da pessoa, de seu cônjuge ou companheiro(a); e
(d) quaisquer ascendentes ou descendentes em linha reta.
Controle
O investidor, independentemente da natureza de seu envolvimento com a sociedade (investida), deve determinar se é controlador avaliando se controla a investida;
O investidor controla a investida quando está exposto a, ou tem direitos sobre, retornos variáveis decorrentes de seu envolvimento com a investida e tem a capacidade de afetar esses retornos por meio de seu poder sobre a investida;
Assim, o investidor controla a investida se, e somente se, o investidor possuir todos os atributos seguintes:
a) poder sobre a investida;
b) exposição a, ou direitos sobre, retornos variáveis decorrentes de seu envolvimento com a investida;
c) a capacidade de utilizar seu poder sobre a investida para afetar o valor de seus retornos.
Controle conjunto é o compartilhamento, contratualmente convencionado, do controle de negócio, que existe somente quando decisões sobre as atividades relevantes exigem o consentimento unânime das partes que compartilham o controle.
Pessoal chave da administração são as pessoas que têm autoridade e responsabilidade pela decisão de contratação da sociedade, direta ou indiretamente, incluindo qualquer administrador (executivo ou outro) dessa sociedade, notadamente o Diretor Presidente, diretores diretamente ligados ao Diretor Presidente, membros do Conselho de Administração e Diretores Estatutários.
Influência significativa
Considera-se que há influência significativa quando a investidora detém ou exerce o poder de participar nas decisões financeiras e operacionais de uma investida, mas sem que haja o controle individual ou conjunto dessas políticas. Tal influência significativa é presumida quando a investidora for titular de 5% (cinco por cento) ou mais do capital votante da investida, sem controlá-la, sendo certo que tal presunção é considerada como parâmetro de identificação de Partes Relacionadas única e exclusivamente para procedimento de aprovação de contratação. No que diz respeito à obrigação de divulgação de operações com Partes Relacionadas, serão observadas as regras estabelecidas pelo Pronunciamento Técnico CPC 05.
Transações correlatas
Considera-se o conjunto de transações similares que possuem relação lógica entre si em virtude de seu objeto ou de suas partes, tais como: (i) transações subsequentes que decorrem de uma primeira transação já efetuada, desde que essa tenha estabelecido suas principais condições, inclusive os valores envolvidos; e (ii) transações de duração continuada que englobem prestações periódicas, desde que os valores envolvidos já sejam conhecidos.
4. Diretrizes para transações com Partes Relacionadas
As empresas do grupo Oi podem realizar transações com Partes Relacionadas para aproveitar sinergias, alcançar eficiência operacional e, assim, melhorar seu resultado conjuntamente considerado, sendo certo que a individualidade de cada empresa deverá ser estritamente observada.
Os negócios com Partes Relacionadas deverão ser sempre celebrados em linha com a legislação em vigor e com as melhores práticas de governança corporativa, assegurando a transparência e o pleno respeito aos interesses da Companhia, apresentando condições comutativas1, ou o pagamento compensatório adequado, sendo certo que para que a transação seja considerada válida e legítima, esta deve ser contratada em bases justas e condições de mercado2, de modo que não haja negócios que beneficiem exclusivamente uma das partes envolvidas.
1 Condições Comutativas: Equivalência dos compromissos ou obrigações recíprocas, sem o favorecimento de qualquer das partes de um negócio, condições características de operações entre sociedades isoladas.
2 Condições de Mercado: São aquelas condições para as quais foram observadas durante as negociação da respectiva operação os princípios (i) da competitividade (preços, taxas, prazos e condições compatíveis com as demais praticados no
As transações com Partes Relacionadas independem da onerosidade da operação, sendo caracterizadas pelas partes que as compõem.
Nos termos da legislação aplicável, a atuação dos administradores deve pautar-se pelo dever de lealdade, segundo o qual os interesses da sociedade cuja administração fazem parte devem se sobrepor aos seus interesses pessoais. De forma análoga, o acionista deve exercer o direito de voto no interesse da companhia de que participa, sendo considerado voto abusivo aquele exercido com motivação diversa.
O administrador da companhia deve empregar, no exercício de suas funções, o cuidado e diligência que todo homem ativo e probo costuma empregar na administração dos seus próprios negócios, devendo exercer as atribuições que a lei e o estatuto lhe conferem para lograr os fins e no interesse da companhia, satisfeitas as exigências do bem público e da função social da empresa.
O administrador eleito por grupo ou classe de acionistas tem, para com a companhia, os mesmos deveres que os demais, não podendo, ainda que para defesa do interesse dos que o elegeram, faltar a esses deveres.
Ao considerar cada uma das transações com Partes Relacionadas, a atenção deve ser direcionada para a essência da respectiva transação e não meramente para sua forma legal.
5. Operações vedadas:
São vedadas as seguintes operações com Partes Relacionadas:
(a) Aquelas realizadas em desconformidade com a presente política em condições adversas às de mercado de forma a prejudicar os interesses da Companhia;
(b) Participação de colaboradores e administradores em negócios de natureza particular ou pessoal que interfiram ou conflitem com os interesses da Companhia ou resultem da utilização de informações confidenciais obtidas em razão do exercício do cargo ou função que ocupem na Companhia;
mercado, se aplicável e possível); (ii) da adequação e conformidade (pertinência dos termos do respectivo contrato com as necessidades da companhia, bem como adequado controle de segurança e informação); e (iii) da transparência (adequada divulgação das condições e sua aplicação). Quando não houver condição de definição de parâmetro de mercado, devem ser observadas condições de negociações assemelhadas anteriores.
(c) Aquelas realizadas em prejuízo da Companhia, favorecendo sociedade coligada, controlada ou controladora, devendo as transações entre tais partes observarem condições estritamente comutativas;
(d) Concessões de empréstimos e garantias a Acionistas Controladores e administradores.
Concessões de empréstimos e garantias à uma Parte Relacionada não abrangida na vedação do item (d) acima ficam sujeitas à aprovação do Conselho de Administração da Companhia, na forma do item 6 abaixo.
6. Regras e procedimentos para celebração de contratos com Partes Relacionadas
O Conselho de Administração e a Diretoria Executiva, conforme alçada aplicável, devem certificar-se de que as transações com Partes Relacionadas sejam formalizadas por escrito, sendo verificadas as condições necessárias para que o contrato seja válido, devendo ser enviadas ao Conselho, dentre outras, as informações constantes do formulário anexo (Anexo I – “FORMULÁRIO DE CONTRATAÇÃO DE PARTES RELACIONADAS”).
Transações ou conjunto de transações correlatas com Partes Relacionadas que envolvam valor igual ou superior a 1% (um por cento) do patrimônio líquido da Companhia constante do último balanço aprovado pela Assembleia Geral Ordinária deverão observar os seguintes requisitos e procedimentos para sua formalização:
i. a transação deverá ser previamente aprovada pelo Conselho de Administração, por meio de voto favorável da maioria simples de seus membros, excluídos os conselheiros eventualmente em situação de conflito de interesses; e
ii. caso a maioria simples dos membros do Conselho de Administração deva se abster de deliberar sobre uma determinada transação com parte relacionada, esta apenas poderá ser celebrada se aprovada pela maioria dos membros do Conselho de Administração não envolvidos na operação em questão.
A Diretoria Executiva deverá manter o Conselho de Administração e o Comitê de Riscos e Contingências informados sobre as Transações com Partes Relacionadas, apresentando semestralmente a relação de todos os contratos que envolvem Partes Relacionadas, relatando o status dos serviços prestados.
Sem prejuízo da atuação do Conselho de Administração e do Comitê de Riscos e Contingências, o Conselho Fiscal, na forma de seu regimento interno irá monitorar o
cumprimento das diretrizes ora propostas para situações de conflitos de interesses envolvendo a Companhia.
7. Regras e procedimentos para situações que envolvam conflito de interesses
Havendo interesses conflitantes com os interesses da Companhia por parte de acionista ou membro da administração em relação a determinada(s) matéria(s) a ser(em) deliberada(s) em reunião colegiada ou assembleia, deve manifestar, tempestivamente, seu conflito de interesse ou interesse particular, declarando-se impedido de participar das discussões e deliberações sobre o assunto. Caso este não o faça, outra parte presente à reunião poderá manifestar o conflito existente, que será declarado por maioria de votos em tal fórum.
A manifestação da situação de conflito de interesses e a subsequente abstenção deverão constar da ata da respectiva reunião.
8. Divulgação de transações com Partes Relacionadas
A Companhia deverá promover adequada divulgação ao mercado, do relacionamento e das transações entre a Companhia e suas Partes Relacionadas, com informações suficientes e completas, permitindo aos acionistas a possibilidade de fiscalizar e acompanhar os atos de gestão da Companhia.
A divulgação deverá ser realizada, de forma clara e precisa, nas notas explicativas às Demonstrações Financeiras da Companhia, respeitando-se a condição de fornecer detalhes suficientes para a identificação das Partes Relacionadas e de quaisquer condições essenciais inerentes às transações mencionadas, conforme estabelecido no Pronunciamento Técnico CPC 05, de modo a facultar aos acionistas o exercício do direito de fiscalização e acompanhamento dos atos de gestão da Companhia, sem prejuízo do dever de promover sua ampla divulgação ao mercado, quando a operação configurar fato relevante ou quando da divulgação das Demonstrações Financeiras.
A Companhia possui também o dever de promover a divulgação de Transações com Partes Relacionadas ao mercado, nos termos estabelecidos no Regulamento de Listagem do Nível
1 da BM&FBOVESPA, no que diz respeito, especialmente, aos requisitos adicionais para as Informações Trimestrais (ITR), e também nos termos da Instrução CVM nº 480/2009, Anexo 24, que trata do conteúdo do Formulário de Referência.
Adicionalmente, em atendimento à Seção 10(a) da Lei de Mercado de Capitais de 1934 dos USA, a Companhia deverá divulgar anualmente suas informações no Formulário 20-F da SEC, o qual contém as informações detalhadas sobre as transações envolvendo as Partes Relacionadas da Companhia.
A Diretoria deverá promover a divulgação integral e correta nas notas explicativas nas Demonstrações Financeiras e Informações Trimestrais, bem como no Formulário de Referência e Fatos Relevantes, quando a operação assim se configurar nos termos da legislação aplicável.
9. Controles
Semestralmente, o Pessoal Chave da Administração deve informar à Companhia a lista de sociedades e pessoas que configuram Partes Relacionadas nos termos dessa Política, sem prejuízo da discricionariedade de que posteriormente sejam levados ao conhecimento do Comitê de Riscos e Contingências casos onde considerem que há Conflito de Interesses. Eventuais atualizações da lista devem ser informadas à Companhia em até dez dias após o término de cada trimestre.
Não obstante os procedimentos já descritos, a Administração também poderá adotar controles adicionais, de modo a assegurar a identificação de Partes Relacionadas.
Neste contexto, dentre outras medidas, periodicamente o Pessoal Chave da Administração poderá ser instado a identificar se dentre os maiores fornecedores da Companhia encontram-se empresas consideradas Partes Relacionadas, conforme conceito constante das regras aplicáveis.
10. Penalidades
Qualquer violação ao disposto na presente política será submetida ao Comitê de Riscos e Contingências, com exceção dos casos em que a violação tenha sido perpetrada por membro do Conselho de Administração da Companhia, quando a questão deverá ser avaliada pelo Conselho Fiscal. O órgão competente, conforme o caso, deverá determinar a aplicação de uma das seguintes penalidades cabíveis: advertências, suspensões, demissões por justa causa dos funcionários envolvidos, desligamento ou destituição (ou recomendação de destituição) de administradores, conforme aplicável, sem prejuízo da adoção de medidas judiciais eventualmente cabíveis.
11. Disposições finais
A adoção da presente política para transações com Partes Relacionadas e situações envolvendo conflito de interesses da Oi S.A. e de suas controladas diretas e indiretas (doravante referidas, coletivamente como “Companhias Oi” ou, individualmente, como “Companhia”) foi aprovada, por proposta da Diretoria da Companhia, em reunião do Conselho de Administração realizada em 09/12/2015, e qualquer alteração ou revisão na mesma deverá sempre ser submetida a este órgão.
A presente Política está em conformidade com o disposto no Estatuto Social da Oi S/A, nos dispositivos legais aplicáveis, no Código de Melhores Práticas de Governança Corporativa do Instituto Brasileiro de Governança Corporativa e no Regulamento de Listagem do Nível 1 do Governança Corporativa de BM&F Bovespa S.A. - Bolsa de Valores Mercadorias e Futuros.
Quando de sua posse, os membros do Conselho de Administração, dos Comitês de Assessoramento, se aplicável, bem como Diretores Executivos da Companhia devem declarar ter conhecimento dos termos da política de transações com Partes Relacionadas e situações envolvendo conflito de interesses da Oi bem como da definição segundo regra contábil do CPC 05 de transações com Partes Relacionadas e obrigações desta resultante em matéria de identificação e divulgação de transações com Partes Relacionadas, obrigando-se a sempre pautar suas ações em conformidade com tais regras.
Os atuais membros do Conselho de Administração e, caso aplicável, dos Comitês de Assessoramento da Companhia e seus Diretores Executivos assinarão o referido Termo de Anuência quando da aprovação desta Política.
Os casos omissos serão decididos pelo Conselho de Administração e/ou pelo Comitê de Riscos e Contingências.
ANEXO I
FORMULÁRIO DE CONTRATAÇÃO DE PARTES RELACIONADAS
FORMULÁRIO DE CONTRATAÇÃO DE PARTES RELACIONADAS xx/xx/xxxx Reunião do Conselho de Administração da Oi – Data: xx/xx/xxxx |
PROPOSTA Nº xxx/xxxx DATA: xx/xx/xxxx |
Empresa Contratante:
Empresas a serem Contratadas:
Relação entre as empresas:
Finalidade:
Objeto da Contratação:
Área Contratante:
Orçamento:
Prazo de Contrato:
Empresas Participantes do Processo:
Fornecedores Convidados para RFP | Parte Relacionada | Propostas Recebidas | Aprovados Tecnicamente | Reprovados Tecnicamente |
Avaliação Técnica:
Propostas Recebidas:
Proposta Inicial (R$-MM) | Proposta Final (R$-MM) | |
Comparação Final:
Item | Proponente | Valor da Proposta (R$-MM) | TOTAL por Proponente (R$-MM) |
TOTAL | ||
ORÇAMENTO |
13. Recomendação: Face ao exposto nessa Nota Técnica, recomendamos para aprovação pelo Conselho de Administração, a contratação das empresas xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx para realização dos procedimentos relatados, por terem apresentados as melhores propostas comerciais, bem como, solução tecnicamente aprovada.
Diretor N3 Diretor N2