TIM S.A
Política de Contratação com Partes Relacionadas
TIM S.A
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Aprovado em 29 de julho de 2020
ÍNDICE
QUADRO DE FORMALIZAÇÃO 2
1. DESTINATÁRIOS 2
2. OBJETIVO E CAMPO DE APLICAÇÃO 2
3. REFERÊNCIAS 2
4. DESCRIÇÃO GERAL DO PROCESSO E DAS RESPONSABILIDADES 3
5. GLOSSÁRIO 5
PREMISSA
O presente documento define as diretrizes que devem ser observadas em toda e qualquer contratação a ser efetuada entre as Empresas do Grupo TIM no Brasil, e o Instituto TIM e pessoas físicas e jurídicas que sejam consideradas Partes Relacionadas de forma a:
• Assegurar que a celebração de contratos com Partes Relacionadas seja efetuada de acordo com: a legislação em vigor, as normas estatutárias e internas das Empresas do Grupo TIM no Brasil, e o Instituto TIM e em alinhamento aos princípios adotados e revisados pelo Grupo Telecom Italia.
• Garantir a adequada gestão de tais contratos, mediante a correta aprovação e monitoramento de eventuais aditamentos ou modificações; e
• Assegurar a divulgação dos contratos firmados com Partes Relacionadas nos termos da legislação em
vigor.
1. DESTINATÁRIOS
Esta Política se aplica a todas as Empresas do Grupo TIM no Brasil, e ao Instituto TIM.
2. OBJETIVO E CAMPO DE APLICAÇÃO
O objetivo desta Política é definir as diretrizes gerais a serem seguidas pelas Empresas do Grupo TIM no Brasil e, inclusive, o Instituto TIM, no que diz respeito a toda e qualquer contratação com Partes Relacionadas.
3. REFERÊNCIAS
• Gestão por Processos TIM – PL.001;
• Mapa de Macroprocessos TIM;
• Modelo Organizacional da TIM Participações;
• Classificação e Gestão das Informações – PL.0051;
• Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976, Lei das Sociedades Anônimas, (“Lei 6.404/76”);
• Instrução CVM nº 323/2000;
• Instrução CVM nº 480/2009;
• Instrução CVM nº 509/2011;
• Instrução CVM nº 552/2014;
• Deliberação CVM nº 642/2010;
• Pronunciamento Técnico emitido pelo Comitê de Pronunciamentos Contábeis – CPC 05(R1)- CPC 36 (R3) Divulgação sobre Partes Relacionadas;
• Estatutos Sociais das Empresas do Grupo TIM no Brasil;
• Regimento Interno do CAE;
• Procedimento de Grupo para a Realização de Operações com Partes Relacionadas da Telecom Italia de 25 de junho de 2018, alterada em 24 de julho de 2018 (“Procedura per l’Effettuazione di Operazioni con Parti Correlate”);
• Procedimento Operacional - Regras Operacionais para a realização de operação com Partes Relacionas da Telecom Italia de 06 de setembro de 2019 (Procedura Operativa – Regole Operative per`Efettuazione di Operazioni con Parti Correlate)
• Aprovação Societária – POP.002;
• Mútuos e Empréstimos Entre Partes Relacionadas- PL_FC_HQ.08;
• Registro e Conciliação das Atividades Comerciais de Partes Relacionadas - POP_FC_HQ.019;
• Análise e Emissão de Contratos e Documentos Afins- POP_LEG_HQ.010;
• Procedimento para Contratação com Partes Relacionadas – POP.813.
• Aprovação Societária – POP.02.
• Política de Conflito de Interesses;
• Política Anticorrupção;
• Código de Ética e Conduta.
• Lei Geral de Proteção de Dados 13.709/2018.
• Política de Privacidade.
4. DESCRIÇÃO GERAL DO PROCESSO E DAS RESPONSABILIDADES
Conforme previsto em lei, é vedado o favorecimento, a existência de cláusulas não equitativas ou a caracterização de quaisquer tipos de tratamento diferenciado em Operações com Partes Relacionadas. Dessa forma, este tipo de contratação deve ocorrer nas mesmas condições normalmente praticadas pelo mercado em contratações da mesma natureza com parte não relacionada, ou seja, em Condições Equitativas de Mercado.
Inobstante às previsões legais, as Empresas do Grupo TIM no Brasil possuem regras estatutárias que reservam tratamento diferenciado para as Operações com Partes Relacionadas, submetendo-as à aprovação de diferentes órgãos sociais da TIM S.A., em função do tipo e do valor do contrato que se pretenda celebrar.
Para os fins desta Política, não estão sujeitos ao referido tratamento diferenciado de aprovação societária pelos órgãos sociais da TIM S.A (“TSA”), os contratos celebrados (i) entre a TIM S.A (“TSA”), de um lado, e suas controladas, de outro lado - a saber: o Instituto TIM - (ii) entre as controladas da TIM S.A (“TSA”). Essa ressalva aplica-se apenas e tão somente ao procedimento diferenciado de aprovação societária, devendo-se observar todas as demais normas aplicáveis aos contratos entre partes relacionadas, tais como, comutatividade, divulgação etc. Para realização de transações junto a Telecom Italia, a premissa escrita anteriormente não se aplica, tornando, assim, todas as empresas citadas acima sujeitas ao procedimento regular de contratação com partes relacionadas aqui referenciado.
LISTA DE PARTES RELACIONADAS
Essas listas são atualizadas, sempre que necessário, pela função Compliance – Governance & Integrity Compliance, que identifica a necessidade de atualização. A lista de pessoas jurídicas deve ser publicada na intranet corporativa, junto com a presente Política. A lista de pessoas físicas ficará sob a guarda da função Compliance – Governance & Integrity Compliance.
ETAPAS DE VERICAÇÃO E APROVAÇÃO
Caso a transação se caracterize como uma operação com Partes Relacionadas, o Responsável pela Operação deverá providenciar, elaborar e organizar toda a documentação que comprove as condições equitativas de mercado da transação. Em seguida, a referida documentação deverá ser submetida à função Compliance – Governance & Integrity Compliance que, após verificação, disponibilizará a documentação à função Legal – Societário que, por sua vez, deverá, primeiramente, submeter a proposta do processo de contratação em curso em REDIR, para avaliação sobre a pertinência da contratação e, em sendo favorável à proposta, submetê-la, na sequência, à avaliação do Comitê de Auditoria Estatutário (CAE) para que, com base no conjunto de informações, examine, avalie e opine sobre às condições equitativas de mercado.
Assim, antes de iniciar qualquer tratativa, acordo e/ou celebrar qualquer tipo de instrumento contratual, de qualquer natureza, valor ou prazo, o Responsável pela Operação deve verificar se a outra parte contratual (contraparte) qualifica-se como Parte Relacionada das Empresas do Grupo TIM no Brasil, inclusive o Instituto TIM, e/ou da Telecom Italia.
Desse modo, com o objetivo de identificar as Partes Relacionadas, o Responsável pela Operação deve verificar as Listas de Partes Relacionadas das pessoas físicas e jurídicas consideradas Partes Relacionadas. O CAE poderá, a seu exclusivo critério, solicitar esclarecimentos adicionais ou opiniões de terceiros independentes, sempre que julgar necessário. Após a avaliação do CAE, a função Legal – Societário dará prosseguimento ao processo, submetendo a transação à aprovação do respectivo órgão societário – Assembleia Geral, Conselho de Administração (CdA) ou Diretoria Estatutária (REDIR) da TIM S.A (“TSA”), conforme o valor e o tipo da operação com Partes Relacionadas.
Caso a transação se caracterize como uma operação com Partes Relacionadas, enquadrada nos critérios estabelecidos no Procedimento de Grupo da Telecom Italia ("Procedura per l’Effettuazione di Operazioni con Parti Correlate", aprovada em 25 de junho de 2018, e alterada em 24 de julho de 2018), é necessário obter a opinião prévia e não vinculante, por parte do Comitê de Partes Relacionadas (“Comitato Parti Correlate”), sobre a operação da Parte Relacionada a ser realizada.
Submeter a documentação com o parecer do CAE aos Órgãos Sociais competentes:
A documentação será submetida aos Órgãos Sociais competentes conforme 02.POP - Aprovação Societária. Considerando os níveis de alçada estabelecidos no Estatuto Social da Companhia, os contratos, exceto aqueles de competência da AG*, devem ser aprovados em REDIR ou CDA:
• REDIR: quando abaixo de R$ 50 milhões.
• CDA: quando igual ou acima de R$ 50 milhões.
*Contratos de competência da Assembleia Geral - (AG) independentemente de valor: Contrato de mútuo; Contrato de prestação de serviços de gerência; e Contrato de assistência técnica.
Nenhuma transação com Parte Relacionada poderá ser avaliada e/ou aprovada por quem possua interesse diverso ao da Companhia. Dessa forma, e conforme estabelece a Política de Conflito de Interesses, todo executivo e membro do conselho/ órgão de governança das Empresas do Grupo TIM Brasil deve se abster de:
I. Participar de qualquer processo operacional/decisório, debate, negociação ou decisão relacionada ao assunto do conflito identificado/declarado, assim como influenciar outras pessoas, direta ou indiretamente, nas discussões ou decisões associadas a este;
II. Participar da administração de qualquer projeto, contrato, relacionamento ou outra atividade relacionada ao conflito ou mesmo reuniões em que se identifique uma situação de conflito; e
III. Participar de qualquer reunião em que identifique uma situação de conflito.
5. GLOSSÁRIO
Acionista Controlador ou Controladora: Significa o acionista ou o grupo de acionistas que exerce o poder de controle da companhia. Poder de controle, por sua vez, significa o poder efetivamente utilizado de dirigir as atividades sociais e orientar o funcionamento dos órgãos da companhia, de forma direta ou indireta, de fato ou de direito, independente da participação acionária detida. Há presunção relativa de titularidade do controle em relação à pessoa ou grupo de acionistas que seja titular de ações que lhe tenham assegurado a maioria absoluta dos votos dos acionistas presentes nas três últimas assembleias gerais da companhia, ainda que não seja titular das ações que lhe assegurem a maioria absoluta do capital votante. As diretrizes do CPC (Comitê de Pronunciamento Contábil) 36/IFRS10 em relação a controle dispõem o quanto segue:
“Assim, o investidor controla a investida se, e somente se, o investidor possuir todos os atributos
seguintes:
(a) poder sobre a investida (ver itens 10 a 14);
(b) exposição a, ou direitos sobre, retornos variáveis decorrentes de seu envolvimento com a investida (ver itens 15 e 16); e CPC_36(R3)
(c) a capacidade de utilizar seu poder sobre a investida para afetar o valor de seus retornos (ver itens 17 e 18).”
Sistema de Partes Relacionadas Telecom Italia (Sistema OPC): Se a contraparte na transação for identificada na Lista de Partes Relacionadas, como uma Parte Relacionada, o Gerente responsável pela transação deverá incluir a mesma em sistema de informação específico na sua respectiva solicitação. Quando tal inclusão tiver sido feita, o aplicativo de Partes Relacionadas suportará o processo apropriado de monitoramento/avaliação.
Assembleia Geral de Xxxxxxxxxx ou Assembleia Geral: É o órgão supremo das sociedades anônimas, composto por todos os acionistas, tendo ampla competência para deliberar sobre qualquer assunto relativo aos interesses da sociedade.
Comitê de Auditoria Estatutário (“CAE”): Para efeitos desta política, é o órgão de assessoramento ao Conselho de Administração que tem, dentre outras responsabilidades, a atribuição de examinar, avaliar e opinar se as contratações da Companhia ou suas controladas envolvendo partes relacionadas atendem aos padrões normalmente praticados no mercado em contratações da mesma natureza entre partes independentes.
Comitê de Partes Relacionadas da Telecom Italia (Comitato Parti Correlate): É o Comitê do Conselho encarregado de emitir pareceres sobre transações, conforme estabelecido nos princípios de governança da Telecom Italia. Algumas transações, após avaliação pela Compliance – Telecom Italia, poderão ser também avaliadas pela Conselho de Administração e pela Assembleia da Telecom Italia conforme Procedimento de Grupo “Procedura per l’Effettuazione di Operazioni con Parti Correlate”. Conforme o referido Procedimento de Grupo, existem possíveis transações excluídas que não seguem para os órgãos sociais na Telecon Italia, mas deverão ainda sim, ser avaliadas pela Compliance da Telecon Italia afim de garantir o conceito de rastreabilidade e ciência das operações de grupo por todas as áreas envolvidas.
Conselho de Administração (“CdA”): Órgão de deliberação colegiada que exerce a administração superior da sociedade.
Condições Equitativas de Mercado: Entende-se por condições equitativas de mercado, para os fins desta Política, aquelas praticadas no mercado de forma geral, a saber:
(a) Condições análogas ou similares àquelas usualmente praticadas com partes independentes, para operações de natureza e risco similares;
(b) Operações que sejam baseadas em tarifas regulamentadas ou em preços impostos por autoridades governamentais, ou ainda decorrentes de legislação específica que imponha sua contratação pelas Empresas do Grupo TIM no Brasil; e
(c) Condições estabelecidas em leilão adequadamente documentado e passível de comprovação, em que tenha sido apresentada uma pluralidade de ofertas irrevogáveis de partes independentes.
Comissão de Valores Mobiliários (“CVM”): É a autarquia federal instituída pela Lei nº 6.385/1976, responsável pela regulamentação do mercado de valores mobiliários no Brasil.
Contratação: Qualquer tipo de contrato, instrumento, tratativa ou acordo, de qualquer natureza, valor ou prazo, em que figurem, de um lado, TPART, TSA e/ou Instituto TIM, e, de outro lado, Partes Relacionadas.
Diretores Independentes (Telecom Italia): Diretores que preenchem os requisitos de independência de acordo com a Lei Consolidada de Finanças e o Código de Governança Corporativa da Borsa Italiana S.p.A., ao qual a Telecom Italia adere;
Diretoria Estatutária: Órgão executivo e de representação da Companhia e suas Controladas, cujos membros são nomeados pelos Órgãos Sociais competentes. Suas reuniões são denominadas internamente como “REDIR”.
Empresas do Grupo TIM no Brasil: TIM S.A (“TSA”) e empresas controladas, direta ou indiretamente, pela
TIM S.A. Para os fins desta Política, o Instituto TIM integra esta definição.
Listas de Partes Relacionadas: São as pessoas físicas ou jurídicas constantes das listas atualizadas pela função Compliance – Governance & Integrity Compliance., conforme processo previsto no Manual para Atualização das Listas de Partes Relacionadas da função Compliance – Governance & Integrity Compliance, que compreendem: (i) a lista elaborada pela Telecom Italia; (ii) a lista da Telecom Italia adequada ao contexto normativo das Empresas do Grupo TIM no Brasil e do Instituto TIM, acrescida das pessoas jurídicas relacionadas informadas pelos administradores das Empresas do Grupo TIM no Brasil.
Operações com Partes Relacionadas: Compreendem qualquer transferência de recursos, serviços ou qualquer assunção de obrigações entre Partes Relacionadas, assim como os negócios ou atos jurídicos, ainda que realizados a título gratuito, que resultem na assunção de vínculos obrigacionais entre as Partes Relacionadas. Como exemplo, abrange a compra ou venda de bens e serviços, contratação ou concessão de empréstimos ou garantias, dentre outros.
Órgãos Sociais: São as instâncias de deliberação e assessoramento das Empresas do Grupo TIM no Brasil, assim entendidos: Diretoria Estatutária, Comitê de Auditoria Estatutário, Conselho de Administração, Assembleia Geral de Acionistas ou Reunião de Sócios.
Partes Relacionadas: O conceito que permeia a presente definição é o de que serão consideradas partes relacionadas as pessoas, físicas ou jurídicas, que possuam qualquer vínculo que permita caracterizar uma relação de dependência ou de controle, resultando na possibilidade de que as negociações entre elas não se realizem como se fossem praticadas com terceiros. A Deliberação nº 642, de 07 de outubro de 2010, da CVM, assim como o CPC (Comitê de Pronunciamento Contábil) 45/IFRS 12 traz a definição para partes relacionadas, que pode ser resumida da seguinte forma:
Parte relacionada é a pessoa ou a entidade que está relacionada com a entidade que está elaborando suas demonstrações contábeis:
(a) Será uma pessoa física, ou um membro próximo de sua família, relacionada à entidade que está elaborando suas demonstrações contábeis, se:
(i) tiver o controle pleno ou compartilhado da entidade que reporta a informação;
(ii) tiver influência significativa sobre a entidade que reporta a informação; ou
(iii) for membro da pessoa chave da administração da entidade que reporta a informação ou da controladora da entidade que reporta a informação.
Integrity Compliance Código Documento: PL.565 Versão: 04 Data de Emissão: 22/10/2020
Uso Interno TIM S.A. Todos os direitos reservados Página 11 de 12 A cópia deste documento não é válida em meio impresso.
(b) Será uma pessoa jurídica relacionada à entidade que está elaborando suas demonstrações contábeis, se:
(i) a entidade e a entidade que reporta a informação são membros do mesmo grupo econômico (o que significa dizer que a controladora e cada controlada são inter-relacionadas, bem como as entidades sob controle comum são relacionadas entre si);
(ii) a entidade é coligada ou controlada em conjunto (joint venture) de outra entidade (ou coligada ou controlada em conjunto de entidade membro de grupo econômico do qual a outra entidade é membro);
(iii) ambas as entidades estão sob o controle conjunto (joint ventures) de uma terceira entidade;
(iv) uma entidade está sob o controle conjunto (joint venture) de uma terceira entidade e a outra entidade for coligada dessa terceira entidade;
(v) a entidade é um plano de benefício pós-emprego cujos beneficiários são os empregados de ambas as entidades, a que reporta a informação e a que está relacionada com a que reporta a informação. Se a entidade que reporta a informação for ela própria um plano de benefício pós-emprego, os empregados que contribuem com a mesma serão também considerados partes relacionadas com a entidade que reporta a informação;
(vi) a entidade é controlada, de modo pleno ou sob controle conjunto, por uma pessoa identificada na letra (a); e,
(vii) uma pessoa identificada na letra (a) (i) tem influência significativa sobre a entidade, ou for membro da pessoa chave da administração da entidade (ou de Controladora da entidade).
Partes Relacionadas de Empresas do Grupo TIM no Brasil e do Instituto TIM: São as pessoas físicas ou jurídicas constantes das listas de Partes Relacionadas atualizadas pela função Compliance – Governance & Integrity Compliance, com base na lista recebida da Telecom Italia e adequada ao contexto normativo das Empresas do Grupo TIM no Brasil, além das pessoas físicas ou jurídicas relacionadas informadas pelos administradores das Empresas do Grupo TIM no Brasil.
Partes Relacionadas da Telecom Italia: são as pessoas físicas e jurídicas incluídas na lista de Partes Relacionadas da Telecom Italia, definidas de acordo com a Procedura per l’Effettuazione di Operazioni con Parti Correlate.
REDIR: Reunião da Diretoria Estatutária, órgão executivo e de representação da Companhia e suas Controladas.
Responsável pela Operação: É a pessoa responsável pela solicitação de contratação (solicitante e/ou administrador da Contratação), seja no caso de compra ou venda de bens e serviços pelas Empresas do Grupo TIM no Brasil, de acordo com os normas e procedimentos internos das Empresas do Grupo TIM no Brasil. O Responsável pela Operação deve, entre outras atribuições:
(a) Garantir que a Operação passe pelo correto processo de aprovação, abrangendo todas as áreas necessárias (legal, fiscal, administrativo, financeiro, dentre outras);
(b) Assegurar que os procedimentos internos das Empresas do Grupo TIM no Brasil, principalmente as regras desta política, os regulamentos e a legislação em vigor sejam observadas;
(c) Utilizar os sistemas de gestão específico-operacionais corporativos existentes, ou que venham a ser criados;
(d) Disponibilizar documentação de apoio para inclusão e no sistema de avaliação de partes relacionadas da Telecom Italia, quando aplicável ao cenário da contratação
(e) Manter a documentação adequada sobre as Operações com Partes Relacionadas que são levadas à aprovação dos Órgãos Sociais competentes. A documentação em questão deve conter elementos objetivos que demonstrem as Condições Equitativas de Mercado da Operação;
(f) Atender a todos os questionamentos e solicitações dos órgãos aprovadores, a fim de comprovar as Condições Equitativas de Mercado da Operação;
(g) Disponibilizar a documentação de apoio para a aprovação das Operações com Partes Relacionadas, na forma e nos prazos especificados pelas áreas competentes;
(h) Permanecer à disposição para prestar eventuais esclarecimentos aos membros dos Órgãos Sociais, em todas as etapas de aprovação descritas na presente Política ou, quando for o caso, garantir que profissional adequadamente capacitado possa fazê-lo; e
(i) Guardar a documentação original relacionada a cada Operação com Partes Relacionadas. Transação(ões): Qualquer transferência de recursos, serviços ou obrigações, independentemente de haver ou não uma taxa acordada.