Contract
Prefeitura Municipal da Serra Estado do Espirito Santo | NORMA DE PROCEDIMENTO | SOP-NP 02 | |
Assunto: | |||
Versão: 02 | Data de elaboração: 26/09/2014 | Data de aprovação: 30/09/2015 | Data de vigência: 30/09/2015 |
Ato de aprovação: Decreto nº 6.630/2015 | Unidade responsável: Secretaria de Obras (SEOB) | ||
Revisada em: | Revisada por: | ||
Anexos: Anexo I - Fluxograma | |||
Aprovação:
Carimbo e Assinatura do Secretário (a) Carimbo e Assinatura do Controlador Geral do Município
1. Finalidade:
Estabelecer critérios e procedimentos básicos referentes às alterações contratuais, de acordo com o disposto na Lei nº 8.666/93.
2. Abrangência:
Unidades Administrativas da Prefeitura da Serra com Contratos Licitados e Fiscalizados pela SEOB.
3. Base Legal e Regulamentar:
Lei n° 8.666/93 e/ou Lei nº 12.462/11
4. Conceitos:
Aditamento – Qualquer alteração contratual seja de prazo de vigência, quantidades dos itens contratados ou seus custos unitários;
Replanilhamento – Conjunto de acréscimos ou supressões em itens de obras, serviços ou compras que se faz necessário quando houver modificação do projeto ou das especificações para melhor adequação técnica aos objetivos da contratação, que podem conduzir, ou não, ao aumento do valor do contrato, devendo ser observado os limites de alterações previstos no art. 65 da Lei nº 8.666/1993;
Prorrogação de contratos de serviços continuados – é a renovação de contratos de serviços de necessidades permanentes da Administração, para que tenha vigência no período posterior àquele originalmente previsto;
Prorrogação de contratos de obras - é o prolongamento de sua vigência além do prazo ajustado inicialmente, com o mesmo contratado e nas mesmas condições anteriores, para conclusão do seu objeto;
Concedente – Órgão ou instituição externa responsável pelo repasse dos recursos de obras conveniadas;
PROGER – Procuradoria Geral do Município da Serra;
SEOB/DPO – Departamento de Projetos de Obras Públicas;
SEOB/CPL – Comissão Permanente de Licitação da Secretaria de Obras; SEOB/DOP – Departamento de Obras Públicas (Edificações); SEOB/DOC – Departamento de Obras Contratadas (Saneamento);
SEOB/DFOC – Departamento de Fiscalização de Obras Contratadas (Pavimentação e drenagem);
SEOB/DMGC – Departamento de Medições e Gerenciamento de Contratos;
SEOB/CRO – Coordenadoria de Regionais de Obras;
ART – Anotação de Responsabilidade Técnica (para profissionais ligados ao CREA – Conselho Regional de Engenharia e Agronomia);
RTT – Registro de Responsabilidade Técnica (para profissionais ligados ao CAU - Conselho de Arquitetura e Urbanismo);
Processo-Mãe – Processo administrativo original que contém todos os documentos referentes à licitação e contratação da empresa executora;
Gestor/Fiscal de Contrato - Tratando-se de cargo de confiança, deve ser ocupado, prioritariamente, por servidores efetivos da instituição (Relatório de Inspeção – MPE/RJ) e deverá ser exercida por engenheiro civil devidamente inscrito no Conselho Regional de Engenharia e Agronomia do Estado do Espirito Santo;
5. Competência e Responsabilidades:
Compete a Secretaria de Obras controlar e acompanhar a execução da presente Norma de Procedimento.
6. Procedimentos:
6.1 – Fiscal de Contrato
6.1.1 – Identifica a necessidade de aditamento ao contrato de sua responsabilidade;
6.1.2 – Enquadra o aditamento de acordo com suas características;
No caso de ADITAMENTO PARA REPLANILHAMENTO SEM ITENS NOVOS:
6.1.3 – Encaminha cópias digitais e impressas, através de Comunicação Interna (CI) ao Gestor do Contrato, os seguintes documentos:
• Planilha com os quantitativos alterados, acréscimos e supressões;
• Memorial de cálculo dos quantitativos;
• Formulário de informações gerais e justificativas para cada acréscimo ou supressão;
• Cronograma Físico-financeiro revisado;
• Termo de Concordância da CONTRATADA com a Proposta de Aditamento;
• ART de elaboração da planilha orçamentária;
• Cópia do contrato;
• Outros documentos que se fizerem necessários.
No caso de obras conveniadas:
6.2 – Gestor do Contrato
6.2.1 – Encaminha oficialmente toda a documentação ao setor de Coordenação de Convênios a fim de que seja consultada a concedente sobre a regularidade da celebração daquele aditivo;
6.3 – Coordenação de Convênios
6.3.1 – Verifica, encaminha e acompanha toda a documentação junto à concedente;
6.3.2 – Uma vez aprovado pela concedente, encaminha a documentação através de Comunicação Interna ao Gestor do Contrato;
6.4 – Gestor do Contrato
6.4.1 – Recebe e encaminha através de processo administrativo toda a documentação ao Ordenador de Despesas solicitando autorização para aditamento contratual;
6.5 – Ordenador de despesas
6.5.1 – Xxxxxxx a solicitação e encaminha o processo à PROGER, questionando sobre as questões jurídicas do aditivo;
6.5.2 – Uma vez aprovado pela PROGER, encaminha o processo à SEOB/DMGC para encaminhamentos;
6.6 – SEOB/DMGC
6.6.1 – Elabora o Termo Aditivo, colhendo todas as assinaturas necessárias;
6.6.2 – Publica informativo na imprensa Oficial;
6.6.3 – Anexa ao processo cópia da publicação oficial;
6.6.4 – Encaminha o processo ao Gestor/Fiscal do Contrato, dando ciência sobre a aprovação do replanilhamento, solicitando novas ART’s do contrato;
6.7 – Gestor/Fiscal do Contrato
6.7.1 – Solicita novas Anotações de Responsabilidade Técnica (ART’s) de execução e de fiscalização da obra com os novos valores;
6.7.2 – Anexa as cópias das ART,s e encaminha o processo à SEOB/DMGC;
6.8 – SEOB/DMGC
6.8.1 – Digitaliza as peças do seu interesse e anexa à pasta de controle;
No caso de obras NÃO conveniadas:
6.9 – Gestor do Contrato
6.9.1 – Encaminha toda a documentação através de processo administrativo ao Ordenador de Despesas afim de que seja autorizada a celebração do aditivo;
6.10 – Ordenador de Despesas
6.10.1 – Xxxxxxx a solicitação e encaminha o processo à PROGER, questionando sobre as questões jurídicas do aditivo;
6.10.2 – Uma vez aprovado pela PROGER, encaminha o processo à SEOB/DMGC para encaminhamentos;
6.11 – SEOB/DMGC
6.11.1 – Elabora o Termo Aditivo, colhendo todas as assinaturas necessárias;
6.11.2 – Publica informativo na imprensa Oficial;
6.11.3 – Anexa ao processo cópia da publicação oficial;
6.11.4 – Encaminha o processo ao Gestor/Fiscal do Contrato, dando ciência sobre a aprovação do replanilhamento;
6.12 – Gestor/Fiscal do Contrato
6.12.1 – Solicita novas Anotações de Responsabilidade Técnica (ART’s) de execução e de fiscalização da obra com os novos valores;
6.12.2 – Anexa as cópias das ART,s e encaminha o processo à SEOB/DMGC;
6.13 – SEOB/DMGC
6.13.1 – Digitaliza as peças do seu interesse e anexa à pasta de controle;
No caso de ADITAMENTO PARA REPLANILHAMENTO COM ITENS NOVOS:
6.14 – Fiscal de Contrato
6.14.1 – Encaminha cópias digitais e impressas, através de Comunicação Interna (CI) ao Gestor do Contrato, os seguintes documentos:
• Planilha com os quantitativos alterados, acréscimos e supressões;
• Memorial de cálculo dos quantitativos;
• Composições dos custos unitários dos itens novos observando todos os critérios estabelecidos na legislação vigente e órgãos de controle;
• Formulário de informações gerais e justificativas para cada acréscimo ou supressão;
• Cronograma Físico-financeiro revisado;
• Termo de Concordância da CONTRATADA com a Proposta de Aditamento;
• ART de elaboração da planilha orçamentária;
• Cópia do contrato;
• Outros documentos que se fizerem necessários.
No caso de obras conveniadas:
6.15 – Gestor do Contrato
6.15.1 – Encaminha oficialmente toda a documentação ao setor de Coordenação de Convênios a fim de que seja consultada a concedente sobre a regularidade da celebração daquele aditivo;
6.16 – Coordenação de Convênios
6.16.1 – Verifica, encaminha e acompanha toda a documentação junto à concedente;
6.16.2 – Uma vez aprovado pela concedente, encaminha a documentação através de Comunicação Interna ao Gestor do Contrato;
6.17 – Gestor do Contrato
6.14.1 – Recebe e encaminha através de processo administrativo toda a documentação ao Ordenador de Despesas solicitando autorização para aditamento contratual;
6.18 – Ordenador de despesas
6.18.1 – Xxxxxxx a solicitação e encaminha o processo à PROGER, questionando sobre as questões jurídicas deste aditivo;
6.18.2 – Uma vez aprovado pela PROGER, encaminha o processo à SEOB/DMGC para encaminhamentos;
6.19 – SEOB/DMGC
6.19.1 – Elabora o Termo Aditivo, colhendo todas as assinaturas necessárias;
6.19.2 – Publica informativo na imprensa Oficial;
6. 19.3 – Anexa ao processo cópia da publicação oficial;
6. 19.4 – Encaminha o processo ao Gestor/Fiscal do Contrato, dando ciência sobre a aprovação do replanilhamento;
6.20 – Gestor/Fiscal do Contrato
6.20.1 – Solicita novas Anotações de Responsabilidade Técnica (ART’s) de execução e de fiscalização da obra com os novos valores;
6. 20.2 – Anexa as cópias das ART,s e encaminha o processo à SEOB/DMGC;
6.21 – SEOB/DMGC
6.21.1 – Digitaliza as peças do seu interesse e anexa à pasta de controle;
No caso de obras NÃO conveniadas:
6.22 – Gestor do Contrato
6.22.1 – Encaminha toda a documentação através de processo administrativo ao Ordenador de Despesas afim de que seja autorizada a celebração do aditivo;
6.23 – Ordenador de Despesas
6.23.1 – Xxxxxxx a solicitação e encaminha o processo à PROGER, questionando sobre as questões jurídicas do aditivo;
6.23.2 – Uma vez aprovado pela PROGER, encaminha o processo à SEOB/DMGC para encaminhamentos;
6.24 – SEOB/DMGC
6.24.1 – Elabora o Termo Aditivo, colhendo todas as assinaturas necessárias;
6.24.2 – Publica informativo na imprensa Oficial;
6.24.3 – Anexa ao processo cópia da publicação oficial;
6.24.4 – Encaminha o processo ao Gestor/Fiscal do Contrato, dando ciência sobre a aprovação do replanilhamento;
6.25 – Gestor/Fiscal do Contrato
6.25.1 – Solicita novas Anotações de Responsabilidade Técnica (ART’s) de execução e de fiscalização da obra com os novos valores;
6.25.2 – Anexa as cópias das ART,s e encaminha o processo à SEOB/DMGC;
6.26 – SEOB/DMGC
6.26.1 – Digitaliza as peças do seu interesse e anexa à pasta de controle;
No caso de PRORROGAÇÃO DE PRAZOS DE VIGÊNCIA DE CONTRATOS DE OBRAS / SERVIÇOS CONTINUADOS:
6.27 – Fiscal de Contrato
6.27.1 – Identifica a necessidade de aditamento de prazo ao contrato de sua responsabilidade;
6.27.2 – Xxxxxxx Xxxxxxxxx de justificativas para a prorrogação do prazo de vigência do contrato;
6.27.3 – Encaminha o Relatório de Justificativas através de CI ao Ordenador de Despesas, solicitando que sejam feitos os procedimentos necessários;
2.28 – Ordenador de Despesas
6.28.1 – Xxxxxxx e encaminha o Relatório de Justificativas através de CI à SEOB/DMGC, solicitando que sejam feitos os procedimentos necessários;
2.29 – SEOB/DMGC
6.29.1 – Elabora uma minuta de aditivo de vigência e junta ao Processo Mãe;
6.29.2 – Encaminha todo o processo ao Ordenador de Despesas;
2.30 – Ordenador de Despesas
6.30.1 – Oficializa a PROGER para que analise e se manifeste quanto às questões jurídicas para o aditivo;
6.30.2 – Não havendo impedimentos legais, autoriza o aditamento e encaminha o processo à SEOB/DMGC;
2.31 – SEOB/DMGC
6.31.1 – Elabora o Termo de Aditivo de vigência que é assinado pelas partes;
6.31.2 – Providencia a publicação de um informativo na imprensa oficial;
6.32.3 – Solicita através de CI ao Gestor/Fiscal do contrato novas Anotações de Responsabilidade Técnica (ART’s) de execução e de fiscalização da obra com os novos prazos estabelecidos;
6.33 – Gestor/Fiscal do Contrato
6.33.1 – Oficializa a contratada a nova ART de execução com o novo prazo bem como providencia junto ao fiscal do contrato a nova ART de fiscalização;
6.33.2 – Envia as ART’s originais devidamente assinadas à SEOB/DMGC;
2.34 – SEOB/DMGC
6.34.1 – Anexa as ART’s ao Processo Mãe;
6.34.2 – Digitaliza as peças do seu interesse e anexa à pasta de controle;
Para o caso de obras conveniadas, onde o prazo de vigência do convênio também precisará ser prorrogado:
6.34.3 – Comunica através de CI o setor de coordenação de convênios que solicitará toda a documentação necessária a cada departamento para que sejam elaborados os documentos exigidos por cada concedente. Esta documentação será enviada à Captação de Recursos que fará o trâmite junto às concedentes;
7. Considerações Finais:
7.1 – Conforme §§ 2º, 4º e 5º, art. 56 da Lei 8666/93:
Art. 56. A critério da autoridade competente, em cada caso, e desde que prevista no instrumento convocatório, poderá ser exigida prestação de garantia nas contratações de obras, serviços e compras.
§ 2º A garantia a que se refere o caput deste artigo não excederá a cinco por cento do valor do contrato e terá seu valor atualizado nas mesmas condições daquele, ressalvado o previsto no §3º deste artigo.
§ 4º A garantia prestada pelo contratado será liberada ou restituída após a execução do contrato e, quando em dinheiro, atualizada monetariamente.
§ 5º Nos casos de contratos que importem na entrega de bens pela Administração, dos quais o contratado ficará depositário, ao valor da garantia deverá ser acrescido o valor desses bens.
7.2 – A justificativa para o órgão concedente ou interveniente deverá conter a motivação técnica para qualquer alteração (decréscimo, acréscimo ou inclusão) discriminada por item da planilha orçamentária.
Fiscal de Contrato Ordenador de Despesas
Identifica a necessidade de aditamento ao contrato de sua responsabilidade
Início
Enquadra o aditamento de acordo com suas características
ADITAMENTO PARA REPLANILHAMENTO SEM ITENS NOVOS
SIM
Encaminha cópias digitais e impressas, através de Comunicação Interna (CI) ao Gestor do Contrato, os seguintes documentos:
- Planilha com os quantitativos alterados, acréscimos e supressões;
- Memorial de cálculo dos quantitativos;
- Formulário de informações gerais e justificativas para cada acréscimo ou supressão;
- Cronograma Físico-financeiro revisado;
- Termo de Concordância da CONTRATADA com a Proposta de Aditamento;
- ART de elaboração da planilha orçamentária;
- Cópia do contrato;
- Outros documentos que se fizerem necessários
Encaminha cópias digitais e impressas, através de Comunicação Interna (CI) ao Gestor do Contrato, os seguintes documentos:
Analisa e encaminha o Relatório de Justificativas através de CI à SEOB/DMGC, solicitando que sejam feitos os procedimentos necessários
- Planilha com os quantitativos alterados, acréscimos e supressões;
- Composições dos custos unitários dos itens novos observando todos os critérios estabelecidos na legislação vigente e órgãos de controle;
- Memorial de cálculo dos quantitativos;
B
- Formulário de informações gerais e justificativas para cada acréscimo ou supressão;
- Cronograma Físico-financeiro revisado;
- Termo de Concordância da CONTRATADA com a Proposta de Aditamento;
- ART de elaboração da planilha orçamentária;
- Cópia do contrato;
- Outros documentos que se fizerem necessários
NÃO
A
ADITAMENTO PARA REPLANILHAMENTO COM ITENS NOVOS
NÃO
SIM
A
PRORROGAÇÃO DE PRAZOS DE VIGÊNCIA DE CONTRATOS DE OBRAS / SERVIÇOS CONTINUADOS
SIM
Elabora Relatório de justificativas para a prorrogação do prazo de vigência do contrato
Encaminha o Relatório de Justificativas através de CI ao Ordenador de Despesas, solicitando que sejam feitos os procedimentos necessários
Legenda:
Atividade
Decisão
Terminal
Conector Externo
Conector Interno
Documento
Interface no Sistema
Armazen. Interno
Atividade Proposta
Notas Explicativas
Conector
Página: 0.0000 de
17.0000
Gestor do Contrato
Coordenação de Convênios
Ordenador de Despesas
SEOB/DMGC
Xxxxxxx a solicitação e encaminha o processo à PROGER, questionando sobre as questões jurídicas do aditivo
Elabora o Termo Aditivo, colhendo todas as assinaturas necessárias
A Verifica, encaminha e acompanha toda a documentação junto à concedente
Publica informativo na imprensa Oficial
NÃO
No caso de obras conveniadas
SIM
Uma vez aprovado pela PROGER, encaminha o processo à SEOB/DMGC para encaminhamentos
Anexa ao processo cópia da publicação oficial
Uma vez aprovado pela concedente, encaminha a documentação através de Comunicação Interna ao Gestor do Contrato
Encaminha oficialmente toda a documentação ao setor de Coordenação de Convênios a fim de que seja consultada a concedente sobre a regularidade da celebração daquele aditivo
Recebe e encaminha através de processo administrativo toda a documentação ao Ordenador de Despesas solicitando autorização para aditamento contratual
Encaminha o processo ao Gestor/Fiscal do Contrato, dando ciência sobre a aprovação do replanilhamento, solicitando novas ART’s do contrato
Solicita novas Anotações de Responsabilidade Técnica (ART’s) de execução e de fiscalização da obra com os novos valores
Digitaliza as peças do seu interesse e anexa à pasta de controle
Solicita novas Anotações de Responsabilidade Técnica (ART’s) de execução e de fiscalização da obra com os novos valores
No caso de obras NÃO conveniadas
SIM
Legenda:
Atividade
Decisão
Terminal
Conector Externo
Conector Interno
Documento
Interface no Sistema
Armazen. Interno
Atividade Proposta
Notas Explicativas
Conector
Página: 0.0000 de
17.0000
SEOB/DMGC
B
Ordenador de Despesas
SEOB/DMGC
Oficializa a PROGER para que analise e se manifeste quanto às questões jurídicas para o aditivo
Elabora o Termo de Aditivo de vigência que é assinado pelas partes
Gestor / Fiscal do Contrato
Oficializa a contratada a nova ART de execução com o novo prazo bem como providencia junto ao fiscal do contrato a nova ART de fiscalização
Elabora uma minuta de aditivo de vigência e junta ao Processo-Mãe
Encaminha todo o processo ao Ordenador de Despesas
Providencia a publicação de um informativo na imprensa oficial
Não havendo impedimentos legais, autoriza o aditamento e encaminha o processo à SEOB/DMGC
Solicita através de CI ao Gestor/Fiscal do contrato novas Anotações de Responsabilidade Técnica (ART’s) de execução e de fiscalização da obra com os novos prazos estabelecidos
Envia as ART’s originais devidamente assinadas à SEOB/DMGC
Anexa as ART’s ao Processo Mãe
Digitaliza as peças do seu interesse e anexa à pasta de controle
Para o caso de obras conveniadas, onde o prazo de vigência do convênio também precisará ser prorrogado Comunica através de CI o setor de coordenação de convênios que solicitará toda a documentação necessária a cada departamento para que sejam elaborados os documentos exigidos por cada concedente. Esta documentação será enviada à Captação de Recursos que fará o trâmite junto às concedentes
Fim
Legenda:
Atividade
Decisão
Terminal
Conector Externo
Conector Interno
Documento
Interface no Sistema
Armazen. Interno
Atividade Proposta
Notas Explicativas
Conector
Página: 0.0000 de
17.0000