Contract
ACOMPANHAR CONTA VINCULADA DOS CONTRATOS DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS CONTINUADOS | |||
Proposto por: Diretor da Divisão de Conferência do Faturamento de Contratos de Prestação de Serviços e Gestão da Xxxxx Xxxxxxxxx (DICOV) | Analisado por: Diretor do Departamento de Execução de Contratos de Prestação de Serviços (DECOP) | Aprovado por: Diretor-Geral da Diretoria-Geral de Contratos e Licitações (DGCOL) | |
IMPORTANTE: sempre verifique no site do TJRJ se a versão impressa do documento está atualizada.
1 OBJETIVO
Estabelecer procedimentos para a gestão das contas-depósito vinculadas, relativas aos contratos de prestação de serviços continuados, com alocação de mão de obra com dedicação exclusiva, objetivando a retenção e a liberação dos valores contingenciados de encargos trabalhistas para assegurar o pagamento aos empregados.
2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA
Esta rotina administrativa (RAD) aplica-se ao Serviço de Gestão da Conta Vinculada, da Diretoria-Geral de Contratos e Licitações (DGCOL/SECOV), passando a vigorar a partir de 1º/07/2022.
3 DEFINIÇÕES
TERMO | DEFINIÇÃO |
Agente Administrativo de Contrato | Servidor da Diretoria-Geral de Contratos e Licitações (DGCOL) que atua na fase de execução para conferir as informações referentes ao cumprimento das obrigações contratadas, para fins de pagamento. |
Arquivo com extensão Portable Document Format (PDF) | O PDF é uma extensão de arquivo universal que preserva as fontes, imagens, gráficos e o layout de qualquer documento de origem, independentemente do aplicativo e da plataforma usados para criá-lo, gerado pelo software Adobe Acrobat Reader. |
Conta-Depósito Vinculada – Bloqueada para Movimentação | É uma conta aberta pela Administração em nome da empresa contratada e destinada exclusivamente a receber depósitos decorrentes dos provisionamentos mensais de encargos trabalhistas na forma do art. 1º, §2º da Resolução CNJ nº 169/2013. |
Dedicação exclusiva de mão de obra | Na Resolução CNJ nº 169/2013, considera-se dedicação exclusiva de mão de obra aquela em que o Edital de Licitação e anexos (Termo de Referência ou Projeto Básico e minuta de contrato) por via de regra estabelecem que a contratada deve alocar profissionais para trabalhar em período integral e de forma exclusiva nas dependências do órgão, independentemente de o edital indicar perfil, requisitos técnicos e quantitativo de profissionais para a execução do contrato. |
Base Normativa: Ato Executivo 2.950/2003 | Código: RAD-DGCOL-021 | Revisão: 01 | Página: 1 de 21 |
TERMO | DEFINIÇÃO |
Documento de Referência | Expressão genérica que compreende o projeto básico quando se tratar de licitação nas modalidades previstas na Lei Federal nº 8.666/93 ou Termo de Referência para aquisição de bens e serviços comuns previstos na Lei Federal nº 10.520/02. |
Fator Acidentário de Prevenção (FAP) | É um índice aplicado sobre a Contribuição do Grau de Incidência de Incapacidade Laborativa decorrente dos Riscos Ambientais do Trabalho - GIIL-RAT (devida pelos empregadores), que tanto pode resultar em aumento como diminuição da respectiva contribuição. O FAP consiste num multiplicador variável num intervalo contínuo de cinquenta centésimos (0,50) a dois inteiros (2,00), desprezando-se as demais casas decimais, a ser aplicado à respectiva alíquota. |
Memorando de Início | Documento emitido pelo gestor/fiscal determinando a data de início da execução contratual. |
Processo Administrativo Eletrônico (SEI) | Sistema informatizado de produção, gestão de documentos e controle de processos administrativos eletrônicos no PJERJ. |
Remuneração | Salário base acrescido de adicional de periculosidade, horas extras, insalubridade, adicional noturno, se for o caso, observando o previsto no Documento de Referência/Contrato. |
Representante Legal | Pessoa da empresa nomeada em seu ato constitutivo, ou seja, no contrato social ou estatuto social, a quem tal ato confere poderes para representar a empresa, inclusive no que se refere a assinar os documentos para abertura da conta-depósito vinculada – bloqueada para movimentação. |
Riscos Ambientais do Trabalho (RAT) | É o termo que substitui o SAT (Seguro Acidente do Trabalho). É um tipo de contribuição previdenciária que o empregador deve pagar, e que tem por finalidade a cobertura dos custos da Previdência com vítimas de doenças ocupacionais ou de acidentes de trabalho. |
Sistema de Contratos e Atos Negociais (SISCAN) | Sistema informatizado em uso pelo Departamento de Contratos e Atos Negociais da Diretoria-Geral de Contratos e Licitações (DGCOL/DECAN) e pelo Departamento de Execução de Contratos de Prestação de Serviços desta mesma Diretoria (DGCOL/DECOP) que controla os contratos, supervisiona a execução e fiscalização dos serviços visando sempre a melhorias e que também propõe medidas preventivas e corretivas para a execução desses contratos. |
Termo de Cooperação Técnica com a Instituição Bancária | Instrumento jurídico formalizado entre o PJERJ e a instituição bancária responsável pela abertura e manutenção da conta vinculada, para o estabelecimento de critérios e procedimentos para abertura de contas- depósito vinculadas – bloqueadas para movimentação em nome das empresas contratadas pelo PJERJ. |
TERMO | DEFINIÇÃO |
Verbas Rescisórias | São aquelas devidas no fim do contrato de trabalho, quando o empregado é dispensado ou quando ele pede demissão. São consideradas verbas rescisórias para fins da conta vinculada: férias vencidas, acrescidas de 1/3; férias proporcionais, acrescidas de 1/3; 13º salário proporcional e indenização de 40% dos depósitos do FGTS. |
4 REFERÊNCIAS
• Constituição da República Federativa do Brasil de 1988;
• Decreto-Lei nº 5.452/1943 – Aprova a Consolidação das Leis do Trabalho;
• Lei Federal nº 13.932/2019 – Extingue a multa de 10% sobre o saldo do FGTS nas dispensas sem justa causa;
• Lei Federal nº 8.666/93 – Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências;
• Lei nº 13.467/17 – Altera a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), aprovada pelo Decreto-Lei no 5.452, de 1º de maio de 1943, e as Leis nos 6.019, de 3 de janeiro de 1974, 8.036, de 11 de maio de 1990, e 8.212, de 24 de julho de 1991, a fim de adequar a legislação às novas relações de trabalho;
• Lei Federal nº 14.133/2021- Lei de Licitações e Contratos Administrativos;
• Resolução TJ/OE/RJ nº 03/2021 – Aprova a estrutura organizacional do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro e dá outras providências;
• Resolução TJ/OERJ nº 19/2021 - Altera a Resolução nº 03, de 09 de fevereiro de 2021;
• Resolução CNJ nº 169 de 31/01/2013- Dispõe sobre a retenção de provisões de encargos trabalhistas, previdenciários e outros a serem pagos às empresas contratadas para prestar serviços, com mão de obra residente nas dependências de unidades jurisdicionadas ao Conselho Nacional de Justiça (CNJ);
• Resolução CNJ nº 183 de 24/10/2013 – Altera Dispositivos da Resolução CNJ 169/2013;
• Resolução CNJ nº 248 de 24/05/2018 - Altera Dispositivos da Resolução CNJ 169/2013;
• Resolução CNJ nº 301 de 29/11/2019 - Altera o § 4º do Artigo 14 da Resolução CNJ 169/2013;
• Ato Normativo TJ nº 19/2020 - Institui e implanta o Processo Administrativo Eletrônico do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro - SEI e dispõe sobre sua implantação e seu funcionamento;
• Convenções coletivas, normas técnicas e legislações, de acordo com a natureza do objeto.
5 RESPONSABILIDADES GERAIS
FUNÇÃO | RESPONSABILIDADE |
Diretor do Departamento de Execução de Contratos de Prestação de Serviços da Diretoria-Geral de Contratos e Licitações (DGCOL/DECOP) | • Encaminhar os pedidos de resgate/liberação de valores das contas-depósito vinculadas. |
Diretor da Divisão de Conferência do Faturamento de Contratos de Prestação de Serviços e Gestão da Conta Vinculada da Diretoria- Geral de Contratos e Licitações (DGCOL/DICOV) | • Elaborar relatórios sintéticos de acompanhamento dos contratos com alocação de mão de obra com dedicação exclusiva, centralizando dados e informações para apoio ao Departamento; • analisar a instrução dos processos de faturamento, quanto aos valores a serem retidos das faturas e dos processos de pedidos de resgate/liberações; • monitorar os prazos de tramitação dos processos de faturamento e dos processos de pedidos de resgate/liberações. |
FUNÇÃO | RESPONSABILIDADE |
Chefe do Serviço de Gestão da Xxxxx Xxxxxxxxx, da Diretoria-Geral de Contratos e Licitações (DGCOL/SECOV) | • Manter atualizadas, por meio do sistema SISCAN, as informações relativas ao controle das contas-depósito vinculadas; • receber e instruir processos referentes ao provisionamento de encargos trabalhistas e aos pedidos de liberação de valores das contas-depósito vinculadas e promover a sua instrução técnica; • gerenciar os prazos para operacionalizar o provisionamento de encargos trabalhistas e os pedidos de liberação de valores das contas-depósito vinculadas às empresas; • obter das empresas contratadas os dados e documentos para a correta instrução da conta-depósito vinculada; • fornecer extratos da conta vinculada quando solicitado pelas empresas. |
Chefe de Serviço do Faturamento | • Conferir as informações referentes ao cumprimento das obrigações contratadas, para fins de pagamento. |
Divisão de Gestão Financeira da Diretoria Geral de Planejamento, Coordenação e Finanças (DGPCF/DIGEF) | • Dar seguimento ao pagamento da fatura à empresa com a glosa do valor a ser retido e depositado na conta vinculada da empresa; • dar continuidade aos processos de resgate/liberações para a devolução dos valores retidos às empresas; • intermediar a comunicação entre o PJERJ e a instituição bancária. |
Diretor-Geral da Diretoria- Geral de Planejamento, Coordenação e Finanças (DGPCF) | • Autorizar em nome do PJERJ a emissão dos documentos elencados na Resolução CNJ nº 169/2013 (Ordenador de Despesa). |
6 CRITÉRIOS GERAIS PARA A RETENÇÃO DAS VERBAS TRABALHISTAS E RESCISÓRIAS
6.1 Conforme disposto no art. 4º da Resolução CNJ nº 169/2013, devem ser retidos, mensalmente, das faturas apresentadas pelas empresas para pagamento, os valores referentes às seguintes rubricas:
Provisionamento de Encargos | |
Rubrica | Metodologia de cálculo estipulada no Documento de Referência |
Férias | Critério para 8,33%, apropriação em 12 meses. |
1/3 Constitucional | Critério 2,78%, apropriação em 12 meses. |
13º salário | Critério 8,33%. Corresponderá a 1/12 da remuneração devida em dezembro, por mês, do ano correspondente. |
Multa do FGTS por dispensa sem justa causa | Critério 3,2%, conforme Lei Federal 13.932/2019, se for o caso, ou conforme estipulado no Documento de Referência. |
Incidência dos encargos previdenciários e FGTS sobre férias, 1/3 constitucional e 13º salário | Comumente denominado Grupo “A” ou módulo 1 dos encargos sociais constantes nas planilhas de custo com mão de obra da proposta comercial dos contratos. |
6.2 Para apurar o valor a ser retido em cada fatura, deve ser criada a Planilha de Retenção de Encargos Trabalhistas (PRET), utilizando o sistema SISCAN.
6.3 Ao tomar ciência de novo contrato, o SECOV preenche no sistema SISCAN o número do processo principal e o ano a que se refere o início da retenção (contingenciamento referente ao ano) com os percentuais do Grupo “A”, RAT X FAP (SAT ajustado), de férias, do abono de férias, do 13º salário e da multa do FGTS por dispensa sem justa causa, constantes da planilha vencedora da empresa.
6.4 Os percentuais informados acima, previstos no contrato, devem ser aplicados individualmente sobre a remuneração de cada funcionário, usando como referência a folha de pagamento analítica ou contracheques apresentados pela empresa.
6.5 Na elaboração da PRET, é considerado o salário atualizado do funcionário, mesmo que o PJERJ ainda não tenha repassado à empresa o valor referente ao dissídio da categoria, se for o caso.
6.6 Não deve haver retenção sobre a remuneração dos empregados alocados na contratação para substituir faltas e férias sem a devida previsão contratual.
6.7 Nos casos de afastamento do empregado por licença médica (atestado de 15 dias), retém-se o valor correspondente a 30 (trinta) dias, e, nos demais meses, não haverá
retenção até o seu retorno ao trabalho. Caso haja substituto no mês seguinte ao afastamento, passa a haver a retenção para o substituto.
6.8 O prazo para instrução do processo no SECOV é de 4 (quatro) dias corridos, contados a partir do dia seguinte ao recebimento do processo eletrônico.
6.9 No primeiro e no último mês de atuação do empregado deve haver retenção integral dos encargos, quando a prestação de serviços for igual ou superior a 15 dias, perfazendo 1 (um) avo de cada rubrica.
6.10 Quando da admissão de novos profissionais, o SECOV deve consultar o sistema SISCAN ou questionar a empresa para saber se os colaboradores ocuparão postos efetivos ou eventuais.
7 ABRIR CONTA-DEPÓSITO VINCULADA
7.1 Após a formalização do contrato de prestação de serviços com alocação de mão de obra de dedicação exclusiva, o SECOV realiza os procedimentos necessários à abertura da conta-depósito vinculada-bloqueada para movimentação, em atendimento aos pressupostos estabelecidos na Resolução CNJ nº 169/2013.
7.2 O SECOV solicita à contratada, por e-mail, os dados do representante legal com poderes para assinatura de documentos perante as instituições bancárias.
7.3 Autua processo administrativo eletrônico com nível de acesso restrito (conforme Aviso DGPES nº 04/2020), com as informações do contrato e representante legal e encaminha à DGPCF/DIGEF para que seja providenciado ofício à instituição bancária, conforme modelo constante no Termo de Cooperação Técnica, visando promover o cadastramento da conta-depósito vinculada em nome da contratada.
7.4 Após a devolução dos autos com a resposta da instituição bancária informando os dados da conta-depósito, o SECOV elabora o ofício correspondente ao Anexo VII da Resolução CNJ nº 169/2013, notificando a contratada a comparecer à agência designada, no prazo de 20 (vinte) dias, para assinatura dos documentos de abertura da conta-depósito vinculada- bloqueada para movimentação – e do termo específico da instituição bancária que permite ao PJERJ ter acesso aos saldos e extratos, e para que vincule a movimentação dos valores depositados à autorização deste Poder Judiciário.
7.5 Junta o ofício no processo administrativo de abertura da respectiva conta-depósito e encaminha à DGPCF/DIGEF para assinatura do diretor-geral. Após, encaminha por e- mail o ofício assinado à contratada, para ciência e providências, e acompanha o prazo da abertura da conta pela empresa.
7.6 Caso a empresa não compareça à instituição bancária ou exista alguma pendência que impeça a abertura da conta, os valores retidos não serão depositados até que a conta seja regularizada.
7.7 Após a instituição bancária encaminhar ofício informando que a conta está ativa para receber os recursos retidos, o SECOV anexa o referido ofício ao processo administrativo que deu origem à abertura da conta e sobresta no SEI.
8 PROVISIONAR VERBAS TRABALHISTAS E RESCISÓRIAS
8.1 O SECOV consulta o SISCAN ou participa da reunião inaugural para tomar ciência da data de início da execução do contrato.
8.2 Recebe do fiscal do contrato o processo eletrônico de pagamento de fatura para que seja elaborada a PRET contendo o valor da retenção.
8.3 O SECOV consulta o SISCAN e a relação de funcionários apresentada pela empresa para conferir os profissionais ativos, no caso de contratos por postos de trabalho.
8.4 Quando se tratar de contrato pago por unidade de medida, consulta os profissionais ativos na planilha/relação de funcionários apresentada pela empresa e conferida pelo fiscal do contrato.
8.5 Preenche o cadastro de retenção mensal no sistema SISCAN inserindo os nomes dos funcionários, o cargo que ocupam e a remuneração do mês (salário base acrescido de adicional de periculosidade, horas extras, insalubridade, adicional noturno, se for o caso, observando o previsto no Documento de Referência acerca de tais rubricas). Após o preenchimento destes dados, o sistema calcula o valor a ser retido por profissional na Planilha de Retenção de Encargos Trabalhistas (PRET).
8.5.1 Após a primeira retenção do contrato, havendo entrada de um novo empregado, inclui os dados no cadastro da retenção no mês vigente.
8.5.2 Em caso de dúvidas com relação às informações constantes na folha de pagamento ou quanto a algum empregado, o SECOV encaminha mensagem eletrônica ao fiscal do contrato ou à empresa solicitando esclarecimentos.
8.5.3 Caso não haja alteração como admissões, demissões ou salariais, devem ser repetidas as informações da retenção do mês anterior.
8.5.4 Havendo demissões, o profissional desligado deve ser mantido no sistema SISCAN, lançando-se no mês do desligamento o valor de R$ 0,00 no campo remuneração, quando o período trabalhado for inferior a 15 dias.
8.6 Após o preenchimento e conferência dos valores, o SECOV salva a Planilha de Retenção de Encargos Trabalhistas, em formato PDF, gerada pelo sistema SISCAN, na pasta eletrônica do contrato e insere uma cópia no processo de fatura juntamente com os documentos de esclarecimentos, se houver.
8.7 Procede com a devida instrução do processo visando ao encaminhamento ao Serviço de Conferência do Faturamento para prosseguimento.
9 CADASTRAR ENTRADAS E SAÍDAS DE COLABORADORES NO SISCAN
9.1 Nos contratos que envolvam prestadores de serviço residentes nos quais a medição do serviço é feita com base na mão de obra disponibilizada, é necessário o cadastramento da entrada e da saída dos colaboradores no sistema SISCAN.
9.2 O SECOV recebe mensagem eletrônica do Serviço de Conferência do Faturamento contendo o Formulário para Cadastro de Prestadores de Serviços no SISCAN - FRM- DGCOL-011-06 preenchido pelo colaborador, com a informação da empresa sobre a data prevista para a contratação ou desligamento.
9.3 Cadastra os dados do colaborador no sistema SISCAN e o associa ao cargo e à vaga disponível no contrato.
9.4 Havendo divergência no quantitativo de vagas disponibilizadas, comunica imediatamente ao Serviço de Conferência do Faturamento para o saneamento da questão.
9.5 Após o cadastro do novo funcionário, o SECOV responde o e-mail da empresa com o pedido, informando o número da matrícula do colaborador e insere indicador de que a ação foi concluída, arquivando a mensagem eletrônica em pasta apropriada.
9.6 No caso de devolução de funcionário à empresa ou desligamento, o SECOV recebe e- mail do Serviço de Conferência do Faturamento ou do fiscal/gestor/empresa, informando a data da devolução para atualização no sistema SISCAN.
10 CRITÉRIOS GERAIS PARA LIBERAÇÃO DE VALORES RETIDOS
10.1 Conforme disposto no art.12 da Resolução nº 169/2013 do CNJ, a empresa contratada pode solicitar autorização deste PJERJ para:
a) Inciso I do art. 12: resgatar os valores relativos ao montante pago ao empregado (após efetuar o pagamento aos empregados das verbas que foram contingenciadas);
b) inciso II do art. 12: movimentar os valores a serem pagos aos empregados da conta- depósito vinculada diretamente para conta corrente/poupança do empregado.
10.2 Ressalte-se que nas duas situações os valores a serem resgatados devem observar a proporcionalidade de tempo em que o empregado esteve alocado na prestação dos serviços, por força do contrato firmado entre este Tribunal e a empresa.
10.3 Para o cálculo dos valores a serem resgatados, deve ser utilizado o sistema SISCAN para a criação da Planilha Eletrônica de Cálculo de Liberação (PECLI).
10.4 O valor a ser liberado está limitado àquele retido para cada funcionário, e a autorização para liberação é encaminhada à instituição bancária no prazo máximo de 8 (oito) dias úteis, a contar da data da apresentação dos documentos comprobatórios.
10.5 A remuneração considerada para fins de cálculo de liberação na PECLI é a média aritmética dos valores de salários retidos mensalmente, levando-se em conta as alterações ocorridas no período contratual.
10.6 São considerados os valores conforme a comprovação do pagamento apresentada pela empresa, proporcional ao período em que o empregado esteve alocado na
prestação de serviços neste PJERJ e que tenha havido retenção, limitado ao saldo individual existente na conta vinculada.
10.7 Caso os valores apresentados nos comprovantes sejam menores do que os valores retidos, é considerado o valor efetivamente pago ao empregado.
10.8 Para liberação dos valores relativos ao 13º salário, pode ser solicitado o resgate em até duas parcelas por ano de vigência, sendo que a segunda parcela será liberada somente após a retenção da fatura correspondente ao mês de dezembro do respectivo ano.
10.9 Para a movimentação de valores diretamente na Conta Corrente/Poupança dos empregados, conforme inciso II do Art. 12 da Resolução CNJ 169/2013, a empresa deve apresentar a documentação necessária com antecedência mínima de 22 dias úteis da data prevista para pagamento, observando os prazos dispostos na Resolução CNJ 169/2013 e na legislação trabalhista.
10.10 Caso haja descumprimento desse quesito ou a apresentação de documentação incompleta, o pagamento deve ser efetuado diretamente pela empresa, que pode posteriormente solicitar o resgate dos valores comprovadamente quitados.
10.11 O valor referente à multa do FGTS somente é liberado à empresa em caso de rescisão do contrato de trabalho sem justa causa.
10.12 Caso haja saldo remanescente na conta vinculada após o término do contrato, este será devolvido à empresa conforme previsto na Resolução CNJ 301 de 29/11/2019 que altera o § 4º do Artigo 14 da Resolução CNJ 169/2013 e a Consulta CNJ - 0001605-10.2020.2.00.0000.
10.13 Em caso de pedido de liberação de saldo remanescente da conta vinculada, é necessário realizar consulta ao Serviço de Faturamento e à DICON, para que seja verificado se existe alguma pendência nos processos de faturamento ou na execução contratual, e, em caso positivo submeter a questão à gestão superior.
11 PROCESSAR PEDIDO DE LIBERAÇÃO DE VALORES RETIDOS
11.1 O SECOV recebe solicitação da contratada, por e-mail, para liberação de valor retido na conta depósito vinculada, juntamente com os documentos comprobatórios digitalizados elencados abaixo, conforme o tipo de liberação (Inciso I ou II do art. 12, Resolução CNJ nº 169/13):
Rubricas | Inciso I | Inciso II |
Férias e 1/3 Constitucional | a) recibo de férias; b) comprovante do pagamento ao empregado. | a) espelho da folha de pagamento, com indicação do nome do empregado e dos valores das férias e 1/3 constitucional a serem pagos; b) Relação Bancária de Contas Correntes ou Poupanças dos Colaboradores do Contrato - FRM-DGCOL- 021-01. |
13º salário | a) Folha de pagamento do 13º salário; b) comprovante do pagamento ao empregado. | a) Espelho da folha de pagamento da 1ª parcela do 13º salário constando o valor a ser pago; b) Relação Bancária de Contas Correntes ou Poupanças dos Colaboradores do Contrato - FRM-DGCOL- 021-01. |
Incidência dos encargos previdenciários INSS e FGTS sobre férias, 1/3 constitucional e 13º salário | a) Guias do FGTS e INSS quitadas do mês de referência. | Não se aplica. |
Rescisão contratual durante a vigência do contrato | a) Termo de rescisão do contrato de trabalho (TRCT) homologado no Sindicato da Categoria, quando previsto na CCT vigente; b) informação sobre o salário utilizado para o cálculo das verbas rescisórias (férias + 1/3 e 13º salário); c) comprovante do pagamento ao empregado relativo ao valor líquido do TRCT; d) demonstrativo do trabalhador de recolhimento do FGTS rescisório; | a) Termo de rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT) homologado no Sindicato da Categoria, quando previsto na CCT vigente; b) Relação Bancária de Contas Correntes ou Poupanças dos Colaboradores do Contrato - FRM-DGCOL- 021-01; |
Rubricas | Inciso I | Inciso II |
e) comprovante de recolhimento da multa do FGTS ou extrato constando o depósito da multa, quando for o caso; f) guias do FGTS e INSS quitadas do mês de referência para devolução da incidência do grupo “A”. | c) informação sobre o salário utilizado para o cálculo das verbas rescisórias (férias + 1/3 e 13º salário). Obs.: Não será pago na conta do empregado o valor correspondente à multa do FGTS, conforme legislação vigente. |
11.2 O SECOV confere se a documentação encaminhada é referente a funcionário que presta ou prestou serviço em contrato celebrado com este PJERJ e inicia o processo administrativo eletrônico SEI.
11.3 Havendo algum funcionário que não tenha constado na PRET, por não ter trabalhado neste Tribunal, informa à empresa por meio de mensagem eletrônica.
11.4 Caso exista inconsistência na documentação, solicita à contratada que saneie a inconformidade, mantendo o processo sobrestado até a resposta da empresa.
11.5 Preenche a PECLI em conformidade com a Planilha de Acumulado de Encargos Trabalhistas para confrontar com os valores apresentados na documentação da empresa.
11.6 Após conferência, salva a PECLI em PDF na pasta eletrônica do contrato e insere uma cópia no processo administrativo SEI.
11.7 No caso de liberação pelo inciso II do art. 12 da Res. CNJ nº 169/2013, o SECOV complementa o FRM-DGCOL-021-01 – Relação Bancária de Contas Correntes ou Poupanças dos Colaboradores do Contrato, inserindo o valor individual a ser pago a cada funcionário, conforme apresentado na PECLI e junta no processo administrativo.
11.8 Quando o valor retido, a ser pago diretamente ao funcionário, for inferior ao informado pela contratada, o SECOV informa à empresa para que ela providencie o pagamento diretamente ao funcionário, e posteriormente solicite o resgate dos valores comprovadamente quitados.
11.9 O SECOV envia mensagem eletrônica à empresa informando o número do processo eletrônico SEI para acompanhamento, procede à devida instrução e encaminha, por intermédio do DECOP, à DIGEF para prosseguimento.
11.10 Recebe o processo da DIGEF com o ofício encaminhado à instituição bancária solicitando o resgate e sobresta o respectivo processo até que o comprovante do depósito esteja disponível no site da instituição bancária.
11.11 Na situação de liberação pelo inciso II, acompanha o prazo de apresentação do comprovante de depósito por parte da instituição bancária, que é de 10 (dez) dias úteis, contados da data da transferência dos valores para a conta corrente/poupança do funcionário.
11.12 Caso seja ultrapassado o referido prazo, o processo deve ser devolvido à DIGEF solicitando providências junto à instituição bancária.
11.13 Após a disponibilização do comprovante de depósito no site da instituição bancária, junta o respectivo comprovante e apensa ao processo inicial de abertura de conta da empresa.
12 INDICADOR
NOME | FÓRMULA | PERIODICIDADE |
Percentual de Cumprimento do Prazo Padrão de Instrução Interna dos Processos de Pedidos de Resgates | (Quantidade de processos liberados no prazo padrão / quantidade de processos liberados no mês) x 100% | Trimestral |
Percentual de faturas liberadas no prazo padrão (SECOV+Serviço de conferência do Faturamento) | (Quantidade de faturas liberadas no prazo padrão/quantidade de faturas liberadas no mês)*100% | Mensal |
13 GESTÃO DA INFORMAÇÃO DOCUMENTADA
13.1 As informações deste processo de trabalho são geridas pela UO e mantidas em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão da informação documentada apresentada a seguir:
IDENTIFICAÇÃO | CÓDIGO CCD* | RESPON- SÁVEL | ACESSO | ARMAZE- NAMENTO | RECUPE- RAÇÃO | PROTEÇÃO | RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**) | DISPOSIÇÃO |
Cópia da Planilha de Retenção de Encargos Trabalhistas – PRET - SISCAN | 0-0-4c | SECOV | Irrestrito | Pasta Eletrônica | Nome Objeto Contrato | Backup | 06 anos | Eliminação na UO |
Cópia da Planilha Eletrônica de Cálculo de Liberação – PECLI - SISCAN | 0-0-4c | SECOV | Irrestrito | Pasta Eletrônica | Nome Objeto Contrato | Backup | 06 anos | Eliminação na UO |
Legenda:
Notas:
*CCD = Código de Classificação de Documentos.
**UO = Unidade Organizacional.
***DGCOM/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria-Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento.
a) Eliminação na UO – procedimentos – Organizar os Arquivos Correntes das Unidades Organizacionais.
b) DGCOM/DEGEA – procedimentos – Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; Avaliar, Selecionar e Destinar os Documentos do Arquivo Intermediário e Gerir Arquivo Permanente.
c) Os dados lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses dados cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 – Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação.
14 ANEXOS
• Anexo 1 – Fluxo do Procedimento Abrir Conta-Depósito Vinculada;
• Anexo 2 – Fluxo do Procedimento Provisionar Verbas Trabalhistas e Rescisórias;
• Anexo 3 Fluxo do Procedimento Cadastrar Entradas e Saídas de Colaboradores no SISCAN;
• Anexo 4 – Fluxo do Procedimento Processar Pedido de Liberação de Valores Retidos.
ANEXO 1 – FLUXO DO PROCEDIMENTO ABRIR CONTA-DEPÓSITO VINCULADA
Base Normativa: Ato Executivo 2.950/2003 | Código: RAD-DGCOL-021 | Revisão: 01 | Página: 16 de 21 |