MIT072

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Manual de Operação do Protótipo

15/02/2019

MIT072 – Manual de Operação do Protótipo TOTVS

1. Dados Gerais

Nome do Cliente: REFRAMAX ENGENHARIA SA	Código do Cliente: T47182
Nome do Projeto: Integração RM x Paradigma	Nº do Projeto: 0000037449
N° Contrato: 973122	Produto: TOTVS Gestão de Estoque, Compras e Faturamento
Data: 15/02/2018	Assunto: Manual de Operação
Gerente/Coordenador Projeto: Xxxxx Xxxxxxxxx	Xxxxxxxxxx:

2. Roteiro

TOTVS Marketplace

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Acesso ao Sistema

Para acesso ao ambiente de testes, utilize o endereço xxxxx://xxx-xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx/Xxxxxxxxx-xxx.

• Login – Na tela inicial de acesso ao sistema, informe “usuário” e “senha” de acesso.

Requisições de Xxxxxxx

A entidade “Requisição de Compras” no portal é equivalente à “Solicitação de Compras” no ERP RM. O processo de envio das Requisições ao portal será automatizado, portanto, caso necessite consultar e/ou cancelar requisições, o procedimento deverá ser executado diretamente no portal de Compras.

Acesse o menu Negociação 🡪 Solicitação de compra 🡪 Lista de solicitações de compra

Será possível listar todas as requisições de compra, geradas através da integração com ERP RM. Nesta tela será possível excluir ou cancelar uma requisição, desde que não esteja participando de um processo de cotação.

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As requisições de compra, serão sempre geradas a partir da integração com ERP RM. Não é permitido incluir uma nova requisição diretamente no portal.

Cotação

Acesse o menu Negociação 🡪 Cotação 🡪 Lista de Cotações.

Inicialmente serão listadas todas as cotações com status “não encerradas”. Pelo botão “Exibir” é possível selecionar cotações, de acordo com o seu status.

Para incluir uma nova cotação, clique no botão “incluir”, disponível na barra de ações.

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Preencha as informações de configuração da Cotação.

• Os campos em vermelho são de preenchimento obrigatório.

• A Data Inicial e Data Final correspondem ao período em que o processo ficará disponível para o fornecedor cotar, após o agendamento.

Após informar todos os dados da “capa” da cotação, clique no botão “Salvar”. Será exibida uma mensagem de “operação efetuada com sucesso, e novas abas serão disponibilizadas para que a cotação seja configurada.

Clique na aba “Itens” e depois no botão “Incluir Item (itens) de requisição” na aba Ações.

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Será aberta uma tela para inclusão de itens de requisições. Serão listados os itens de requisição vinculados ao comprador logado. Clicando em “Exibir”, poderão ser selecionadas todas as requisições pendentes.

Selecione o item ou itens que farão parte da cotação, e clique em Incluir/Agrupar.

Confirme a mensagem que será exibida em seguida.

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Será exibida novamente a tela de configuração da cotação, selecione o item (ou itens), e clique no botão “Condição de Pagamento”, para atribuir uma condição para os itens. Selecione uma das condições de pagamento disponíveis e clique no botão “Salvar e fechar”.

As condições serão apresentadas conforme cadastro efetuado no ERP RM. Caso não encontre uma condição de pagamento adequada, a mesma deverá ser cadastrada no ERP e a atualização é feita, automaticamente, no portal.

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Na aba “Participantes”, serão listados todos os fornecedores que fornecem os materiais selecionados (de acordo com a categoria vinculada). Os registros virão selecionados, caso não queira determinado participante,

basta desmarcar na caixa de seleção .

Clicando aqui, você poderá verificar se o fornecedor atende a todos os produtos da cotação.

Na aba “Anexos”, você poderá selecionar um ou mais arquivos para anexar ao processo, se desejado. Primeiro clique em “Procurar” para localizar o arquivo, e após selecionado, aperte o botão “Anexar”.

Clique no botão Fechar, e a cotação estará cadastrada com a situação “Em Configuração”.

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Depois de cadastrar a cotação, será preciso realizar o “agendamento” da mesma, para que os fornecedores sejam comunicados da abertura do processo. Verifique sempre se a data de abertura e encerramento da cotação são superiores à data atual. Caso contrário, edite a cotação (clicando na descrição) e reconfigure os períodos.

Após os ajustes, selecione a cotação e clique no botão “Agendar”. Será exibida uma mensagem, perguntando se deseja mesmo agendar os itens da cotação. Clique em “OK.

A cotação estará disponível com a situação “agendada” .

Os fornecedores serão notificados por e-mail sobre a existência do processo, e estará disponível para que os orçamentos sejam preenchidos, após o horário de abertura.

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Após o início do agendamento, a situação da cotação é alterada para “em andamento”. O comprador poderá utilizar o botão “Exibir”, para filtrar somente as cotações com esta situação.

Clique na descrição da cotação, para editar as informações. Na barra de ações estão localizados os botões necessários para gerenciamento das cotações (selecionar melhores propostas, definir vencedores etc .) . É possível também visualizar o mapa analítico desta cotação, através dos modos de exibição disponíveis.

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Escolhendo o painel de controle como modo de visualização, estarão disponíveis várias funcionalidades enquanto o processo estiver com a situação “em andamento”, por exemplo, enviar mensagens para todos os participantes através do fórum, incluir participantes, prorrogar cotação.

Clique aqui para ter acesso ao Painel de Controle.

Para avaliar as propostas apresentadas, selecione as cotações em andamento e visualize as propostas apresentadas.

- Selecione “Painel de Controle”, no canto inferior da tela (conforme mostrador anteriormente).

- Clique em “Encerrar para análise” e informe uma justificativa .

- Clique, na barra de ações, em “Selecionar/Desmarcar melhores propostas”. O sistema irá sugerir a melhor oferta, mas permite que o comprador possa realizar outra escolha.

- Selecione então a proposta sugerida pelo sistema, ou a escolhida pelo comprador, e clique em “Definir Vencedores”.

- Com a proposta vencedora na tela, selecione então o item (ou todos os itens) que deseja encerrar, e clique no

botão “Encerrar Item” na barra de ações.

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Com a situação “encerrada”, note que algumas ações, no painel de controle ficam desabilitadas.

Após o encerramento, o processo estará pronto para ser retornado ao ERP RM, para geração do Pedido de Compra. O fornecedor será notificado através de e-mail, e o pedido ficará disponível no portal do fornecedor aguardando o seu “aceite”.

Detalhes da tela do Fornecedor

Pedidos de Compra

Após o aceite do Fornecedor, no portal, e após a execução programada do processo de “Consultar Aceite”, no ERP RM, o comprador poderá visualizar os pedidos, acessando o menu Negociação🡪 Pedido🡪 Lista de Pedidos.

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Selecione os Pedidos do dia, no botão Exibir, e para editar o registro, clique sob o “Numero”. Na tela seguinte, navegue pelas abas disponíveis (por exemplo: na aba visualização será possível imprimir o relatório de Pedido de Compra).

Para sair do portal, acesse o menu Arquivo🡪 Desconectar

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3. Aprovação:

O cliente considera encerrado o projeto conforme as condições descritas nesse documento e está de acordo com toda documentação entregue.

Aprovador por:	Assinatura	Data
Xxxxxxx Xxxxxxxxx		___/___/___