PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO - CONTRATOS

PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO - CONTRATOS

1. OBJETIVO: Estabelece os procedimentos necessários para análise de contratos, ou ainda de outros instrumentos, a serem emitidos pelo Departamento Jurídico.

2. APLICAÇÃO: Deve ser seguida e cumprida por toda estrutura administrativa, incluindo Presidência, Vice-Presidências, Diretoria e demais gestores do clube.

3. DIRETRIZES GERAIS:

• Estabelecer procedimentos internos e externos para formalização de contratos a serem celebrados com o SÃO PAULO F. C.

• Buscar padronização em contratos a serem analisados a partir de minuta elaborada pelo Departamento Jurídico.

• Evitar contratações com base apenas em propostas, criando instrumentos específicos para formalização de negociações.

4. DIRETRIZES ESPECÍFICAS:

• O diretor da área solicitante deve preencher e encaminhar a Comunicação Interna – CI específica, com as bases comerciais acordadas relativas a cada contrato e seguindo modelo padrão elaborado pelo Departamento Jurídico;

• Encaminhar juntamente com a Comunicação Interna – CI, os seguintes documentos societários da empresa:

. Estatuto ou Contrato Social e últimas alterações;

. Procuração (se for o caso de assinatura por Procurador);

. RG e CPF do representante legal ou Procurador;

. Ata de Eleição de Diretoria (se for o caso de uma sociedade por ações);

. Cartão de CNPJ; e

. Certidões das empresas no Judiciário, Cíveis, Trabalhista e na Receita Federal;

• Encaminhar também juntamente com a Comunicação Interna – CI, os seguintes documentos relativos à negociação:

. Proposta (contendo especificação detalhada do objeto do contrato, tais como prazo, valores, objetivo, partes qualificadas, etc.);

. Carta Convite (se houver);

. Cópia do Projeto;

. Cronograma;

. Descritivo e Especificações Técnicas;

. Planilha de quantidade e preços;

. Croquis; e

. Outros documentos essenciais à contratação.

• Havendo mudança na base comercial ou qualquer alteração em Comunicação Interna – CI já encaminhada ao Departamento Jurídico, será necessário o envio de nova versão do documento com a alteração a ser realizada.

• O prazo para retorno à área solicitante será de até 7 (sete) dias úteis, contados do recebimento da Comunicação Interna – CI com as informações e documentos anexos.

• O referido prazo para análise do Jurídico poderá ser estendido de acordo com a complexidade da negociação dos contratos, inconsistência na documentação ou qualquer outro impedimento, ocasião em que o Jurídico informará à área solicitante o prazo para finalização do procedimento.

• O contrato/instrumento deverá necessariamente ser validado, ou seja, ratificado, confirmando-se todas as cláusulas estabelecidas, pelo negociador, responsável direto ou seu superior hierárquico.

• Os contratos serão sempre impressos em 3 (três) vias originais, que serão assim distribuídas: 1 (uma) para a empresa, 1 (uma) para o Jurídico e 1 (uma) para a Presidência. A área solicitante ficará com uma cópia para arquivo.

• Os contratos serão analisados e elaborados preferencialmente segundo minutas padrão do Departamento Jurídico.

• Sendo a análise do Jurídico desfavorável aos termos da contratação, o Diretor da área solicitante do contrato poderá anuir com os riscos apontados, informando o Jurídico através de e-mail ou Comunicação Interna – CI, caso em que o documento será chancelado para prosseguimento com as negociações, ficando registrado que o Diretor assumiu estes riscos.

• O Jurídico não receberá documento diverso da Comunicação Interna – CI específica disponibilizada, nem tampouco o Diretor Jurídico assinará contratos sem a prévia análise/aprovação com visto do advogado responsável pela análise.

• É imprescindível que constem as assinaturas de duas testemunhas nos contratos.

• O contrato somente terá validade para efeitos de pagamento após a assinatura por todas as partes.

5. RESPONSABILIDADES

5.1. Solicitante: departamento que solicita o contrato ou instrumento, elabora a requisição através de Comunicação Interna – CI específica para o Departamento Jurídico e assume a responsabilidade pela exatidão do conteúdo comercial e técnico;

5.2. Jurídico: departamento que recebe a demanda através de Comunicação Interna – CI e acompanhada de documentação, analisa e fornece parecer favorável ou desfavorável para assinatura do contrato ou instrumento;

5.3. Presidente: analisa e assina o contrato dando prosseguimento aos procedimentos posteriores;

5.4. Diretor Financeiro: xxxxxxx e assina o contrato, compartilhando com a área Administrativa, para eventuais providências de pagamento.

6. FLUXOGRAMA

• Após validação, e não havendo retificações a serem feitas:

a. Impressão do contrato, em 3 (três) vias, com visto do advogado responsável pela análise.

b. Assinatura das 3 (três) vias pelo Diretor Jurídico e envio subsequente para a área solicitante, que colherá assinatura do seu Diretor.

c. Área solicitante providenciará a assinatura da empresa terceira e das duas testemunhas, uma por parte do SPFC e outra por parte da empresa.

d. Área solicitante providenciará a assinatura do Diretor Financeiro e do Presidente.

• Havendo retificações a serem feitas:

a. Devolução do contrato para a área solicitante, que aprovará as alterações necessárias com a empresa terceira.

b. Deverá obrigatoriamente ser validado novamente pelo negociador, responsável direto ou seu superior hierárquico.

c. Após a aprovação, o Jurídico irá providenciar a impressão das 3 (três) vias para assinatura do seu Diretor Jurídico e devolverá as vias para a área solicitante, para que providencie a assinatura do diretor solicitante, da empresa terceira e das testemunhas, uma por parte do SPFC e outra por parte da empresa.

d. Por fim, a área solicitante encaminhará para assinatura do Diretor Financeiro e do Presidente.