REGIMENTO INTERNO DO COMITÊ DE CONDUTA
REGIMENTO INTERNO DO COMITÊ DE CONDUTA
CAPÍTULO I - DO COMITÊ DE CONDUTA
1. O Comitê de Conduta é o componente organizacional instituído pela Zanon Crédito, Financiamento e Investimento S.A., responsável pelo recebimento e averiguação das denúncias, bem como, pelo direcionamento das sugestões de melhorias registradas pelos colaboradores, clientes, usuários, parceiros ou fornecedores no Canal de Denúncia.
2. O Comitê de Conduta é constituído pelo Gestor da área de Recursos Humanos do Grupo Dufrio, o Diretor Financeiro Operacional e Compliance da ZANON CFI.
2.1. O Comitê de Conduta poderá instituir comitês operacionais específicos, para recebimento e direcionamento exclusivo das denúncias e sugestões de melhorias enviadas pelos colaboradores e demais usuários do canal de Denúncia da Contato Xxxxxx.
2.2. Os comitês operacionais constituem-se de órgãos de assessoramento do Comitê de Conduta, sem poder decisório pleno, e com independência sobre todos os assuntos discutidos.
CAPÍTULO II - DA COMPOSIÇÃO E FUNCIONAMENTO DO COMITÊ DE CONDUTA
3. O Comitê de Conduta funcionará em caráter permanente e será constituído de pelo menos 01 (um) membro da Diretoria da ZANON CFI. Tais membros receberão as senhas pessoais para acesso ao sistema da Contato Seguro, bem como, aos relatórios estatísticos. Os mandatos dos membros do Comitê terão prazo indeterminado.
CAPÍTULO III - DAS ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES
4. O Comitê de Conduta terá as seguintes atribuições e responsabilidades:
I. Analisar e/ou supervisionar todas as denúncias, que sejam efetuadas diretamente ou através do Canal de Denúncia da Contato Seguro.
II. Observar a confidencialidade das informações tratadas, incluindo o sigilo em relação aos que denunciem condutas em desacordo com o Código de Conduta e Políticas da ZANON CFI, visando preservar direitos, proteger o denunciante e garantir a imparcialidade das decisões.
III. Analisar e averiguar todas as denúncias e sugestões registradas e encaminhadas através da Contato Seguro, podendo, para o cumprimento da atribuição, delegar funções investigativas a terceiros nomeados exclusivamente para a finalidade. Dependendo da complexidade da questão, os membros do comitê poderão sugerir que a matéria seja investigada por empresa externa especializada.
IV. Direcionar as investigações, coleta de provas e evidências sobre os casos, assim como dar encaminhamento às sugestões de melhoria apresentadas no Canal de Denúncia para as respectivas áreas de interesse.
V. Apresentar, quando solicitado, relatórios, estatísticas, dados e soluções encontradas e informações a respeito dos registros realizados e em andamento pela Contato Seguro, tanto sobre denúncias quanto para as sugestões encaminhadas.
CAPÍTULO IV - REUNIÕES
5. As reuniões do Comitê de Conduta poderão ser realizadas presencialmente, por conferência telefônica ou simplesmente por debate virtual via sistema da Contato Seguro.
6. Toda a reunião do Comitê de Conduta deverá ter caráter sigiloso, inclusive, no que diz respeito à divulgação das conclusões havidas.
CAPÍTULO V - DOS DEVERES E PRERROGATIVAS DO COMITÊ DE CONDUTA
7. Os membros do Comitê ficam sujeitos às disposições do Código de Conduta e das Políticas internas da ZANON CFI.
8. Os membros do Comitê têm o dever de lealdade para a Instituição, não podendo divulgar a terceiros, qualquer documento ou informações sobre os processos do Canal de Conduta, devendo guardar sigilo sobre qualquer informação relevante, privilegiada, obtida em razão de seu cargo, bem como, zelar para que terceiros a ela não tenham acesso, sendo-lhes proibido valer-se da informação para obter, para si ou para outrem, qualquer tipo de vantagem.
9. Os membros do Comitê deverão assinar um Termo de Confidencialidade sobre as informações que tiverem acesso por intermédio do Canal de Denúncia.
10. Recebida a denúncia, caberá ao Comitê a condução da investigação e conclusão do incidente mediante relatório pormenorizado e sugestão de tratamento, para posterior
análise dos demais membros do Comitê Operacional.
11. O Comitê de Conduta deverá apresentar uma solução a cada relato em até 30 (trinta) dias de sua inclusão no sistema. Caso se faça necessário poderá prorrogar o prazo por mais 30 (trinta) dias, mediante inserção no sistema de resposta ao denunciante informando a nova previsão de conclusão.
12. Sempre que haja indícios de que algum membro do Comitê de Conduta esteja envolvido no fato denunciado, o registro será encaminhado somente aos demais integrantes do Comitê e ao Diretor Presidente da ZANON CFI.
CAPÍTULO VI - DOS RELATÓRIOS E DA AVALIAÇÃO ANUAL
13. O Diretor Presidente da ZANON CFI poderá demandar ao Comitê de Conduta um trabalho de análise acerca de matérias de competência do Canal de Conduta, para informações a respeito das estratégias e ações propostas e/ou do adequado tratamento daqueles assuntos.
14. Caberá ao Comitê de Conduta apresentar um relatório anual das estatísticas do Canal de Conduta, para apreciação do Diretor Presidente da ZANON CFI, avaliando os impactos de todas as ações no âmbito interno e externo.
CAPÍTULO VII - DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
15. O presente Regimento Interno entra em vigor nesta data, revogando quaisquer normas e procedimentos em contrário.
16. Uma vez aprovado este Regimento, ele será observado pelos acionistas, diretores, colaboradores e correspondentes, sendo alterado mediante aprovação da Diretor Presidente Xxxxx Xxxxxxx, Financiamento e Investimento S.A.
ANEXO I
Compromisso de Confidencialidade e Sigilo
Pelo presente instrumento, o membro do Comitê de Conduta do Canal de Denúncia, ao final subscrito, firma o presente COMPROMISSO DE CONFIDENCIALIDADE E SIGILO, doravante simplesmente denominado “compromisso”, como condição para acessar, discutir e tratar informações confidenciais e sigilosas, conforme definido abaixo, que se regerá pelas seguintes condições:
Conceito de Informação Confidencial:
Considerar-se-á "informação confidencial", segundo as cláusulas e condições deste compromisso, qualquer informação, e outros dados em geral, que seja recebida ou acessada pelo Canal de Denúncia da ZANON CFI. Também será considerada "informação" toda e qualquer informação desenvolvida pelo Canal de Denúncia que contenha, em parte ou na íntegra, a informação revelada.
A "informação" poderá se revestir de qualquer forma, seja oral, por escrito, ou em qualquer outra forma, corpórea ou não, tais como, mas não limitado a: emails, fotografias, desenhos, relatórios em geral, etc. Desde já, o signatário acorda que toda informação trocada ou acessada, seja escrita, oral ou por meio eletrônico, será considerada e classificada como informação confidencial, mesmo que não esteja marcada com a expressão "CONFIDENCIAL".
1. DAS INFORMAÇÕES CONFIDENCIAIS E SIGILOSAS
Tratar como confidencial e sigilosa toda e qualquer informação disponibilizada ou acessada no sistema Contato Seguro, em razão do desempenho de suas funções e atividades perante o Canal de Denúncia da ZANON CFI.
Informação confidencial e sigilosa deve significar, sem se limitar, a toda e qualquer informação que for recebida através do Canal de Denúncia ou por outras fontes, bem como, arquivos e anexos de qualquer natureza que tiverem sido fornecidos por usuário do sistema da Contato Seguro.
Informações solicitadas e recebidas de quaisquer fontes internas e externas por parte do Canal de Denúncia ou por parte do signatário, e que forem solicitados com o intuito de melhor compreender e tratar as questões recebidas pelo Canal de Conduta.
As informações que forem armazenadas no sistema da Contato Seguro serão consideradas confidenciais e sigilosas, restritas e de propriedade da Financeira permanecendo armazenadas em sistema próprio e cujo acesso é protegido pelo registro de ‘usuário’ e ‘senha’ específicos.
2. DO USO
O signatário e os demais membros do Comitê de Conduta da Companhia, doravante denominados simplesmente ‘membros do Comitê’, concordam em usar as informações recebidas com diligência e exclusivamente no intuito de esclarecer e tratar questões oriundas no Canal de Conduta. Firmam, também, compromisso de confidencialidade visando garantir que a informação seja acessível somente às pessoas autorizadas e compromissadas com o sigilo.
3. DA NÃO DIVULGAÇÃO
O signatário e os membros do Comitê que receberem informação confidencial somente poderão usá-las para o propósito estabelecido no item 2 acima, e zelarão para que tais informações não sejam divulgadas, copiadas ou reveladas a terceiros, utilizando-se, no mínimo, do mesmo zelo e cuidado que dispensa às suas próprias informações confidenciais.
A divulgação parcial de informações, sempre garantindo o anonimato dos envolvidos e a confidencialidade, poderá ser realizada pelo signatário, desde que julgado imprescindível para o encaminhamento da questão postulada e previamente autorizado pelos membros do Comitê de Conduta.
4. DA PROPRIEDADE
Toda informação confidencial permanecerá sendo de propriedade da ZANON CFI, podendo ser usada somente com a finalidade de resolver a questão registrada no Canal de Denúncia. Tais informações, incluídas as cópias realizadas, serão gravadas em sistema próprio e de acesso restrito ao Comitê de Conduta.
5. DA RESPONSABILIDADE
O signatário e os Membros do Comitê que receberem informação confidencial se obrigam a:
5.1 Não discutir perante terceiros, usar, divulgar, revelar, ceder a qualquer título ou dispor das Informações confidenciais, para nenhuma pessoa, física ou jurídica, e para nenhuma outra finalidade que não seja exclusivamente relacionada ao objeto referido, cumprindo-lhe adotar cautelas e precauções adequadas no sentido de impedir o seu uso indevido por qualquer pessoa que, por qualquer razão, tenha tido acesso a elas;
5.2 Restituir imediatamente o documento (ou outro suporte) que contiver as informações confidenciais da ZANON CFI, sempre que esta as solicitar ou sempre que as informações confidenciais deixarem de ser necessárias, e não guardar para si, em nenhuma hipótese, cópia, reprodução ou segunda via destas.
6. DA VIOLAÇÃO
O signatário e os Membros do Comitê que receberem e tiverem conhecimento de informação confidencial, reconhecem e aceitam que, na hipótese de violação de quaisquer
das cláusulas desse compromisso, estarão sujeitos às sanções e penalidades previstas em lei e no Código de Conduta da ZANON CFI.
7. DO PRAZO
Fica ciente o signatário e os membros do Comitê de Conduta que receberem informação confidencial que as obrigações de confidencialidade decorrentes do presente compromisso, vigorarão durante todo o contrato de trabalho e pelo prazo de 10 (dez) anos após o término da sua relação trabalhista com o Grupo DUFRIO.
8. DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Este compromisso será regido pelas leis brasileiras e obriga as partes, declarando estas, não haver quaisquer outros entendimentos, acordos ou declarações, expressas ou implícitas, com relação a este Compromisso de Confidencialidade e Sigilo que não estejam aqui especificadas. Porto Alegre – RS, 01 de julho de 2020.
O presente Regimento foi assinado pelos integrantes do Comitê de Conduta da Zanon Crédito, Financiamento e Investimento S.A.