FISCALIZAÇÃO NA ÁREA DE LICITAÇÕES E CONTRATOS ADMINISTRATIVOS DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO ACRE
FISCALIZAÇÃO NA ÁREA DE LICITAÇÕES E CONTRATOS ADMINISTRATIVOS DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO ACRE
Relatório Técnico
Rio Branco - Acre 2015
Relatório Técnico
Ref.: Fiscalização conforme disposto no Plano Anual de Auditoria - PAA 2015
Assunto: Fiscalização na área de Licitações e Contratos Administrativos do Tribunal de Justiça do Estado do Acre.
Ex.ª Senhora Presidente,
Levando-se em consideração a tamanha importância da área de licitações e contratos administrativos para o Poder Público, é que se justifica a estrita necessidade de constantes fiscalizações nessa seara. Assim, apresentamos o presente Relatório de Fiscalização, a fim de verificar a regularidade e legalidade dos procedimentos de licitação realizada de forma direta pelo Tribunal de Justiça, no período de janeiro a dezembro de 2014, conforme programação expressa no Plano Anual de Auditoria - PAA 2015 e matriz de procedimentos anexa.
1. INTRODUÇÃO
Trata-se de Fiscalização realizada no Tribunal de Justiça do Estado do Acre, na área de licitações e contratos administrativos realizados na forma de contratação direta, abrangendo o lapso temporal de janeiro a dezembro de 2014.
A análise foi realizada em alguns processos administrativos, por amostragem, especificamente, nos processos de contratação direta, dispensa e inexigibilidade de licitação, nos quais se objetivou avaliar a ocorrência de fracionamento indevido da despesa e a forma de fiscalização pelo Poder Público.
O objetivo foi emitir opinião acerca do desempenho da área auditada, através da análise de suas atividades ou funções, gerando informações que facilitem a tomada de decisão dos responsáveis pela supervisão ou pela iniciativa de ações corretivas, visando solucionar problemas ou preveni-los, evitando demandas desnecessárias e possíveis infrações administrativas, bem como buscando minimizar os riscos inerentes à atividade.
2. UNIDADES ENVOLVIDAS COM A ÁREA DE LICITAÇÕES E CONTRATOS
Além dos requisitantes e das unidades técnicas, participam dos procedimentos referentes à Fiscalização na área de licitações e contratos, nos limites de suas atribuições:
• Presidência;
• Diretoria de Logística - DILOG;
• Gerência de Contratação – GECON;
• Diretoria de Finanças e Informação de Custos – DIFIC;
• Gerência de Instalações – GEINS;
• Diretoria de Gestão Estratégica – DIGES.
3. LEGISLAÇÃO E REGULAMENTOS ATINENTES À MATÉRIA
• Constituição Federal de 1988;
• Lei Federal nº. 8.666/93, de 21 de junho de 1993;
• Lei Federal nº. 10.520, de 17 de julho de 2002;
• Jurisprudência do TCU.
4. ESCOPO DO TRABALHO
A fiscalização nessa área objetiva verificar se o gestor público está conduzindo o processo licitatório dentro dos padrões exigidos pela Lei nº. 8.666/93, notadamente, no que diz respeito à complexidade e à variedade das regras estabelecidas pela legislação e pela jurisprudência dos tribunais superiores, praticados no exercício de 2014, tendo por base as seguintes questões de auditoria, presentes na matriz de procedimentos, em anexo:
• Os contratos firmados pelo Tribunal são devidamente fiscalizados e acompanhados por servidor formalmente designado?
• As contratações mediante dispensa ou inexigibilidade de licitação se enquadram em uma das hipóteses dos artigos 24 e 25 da Lei 8.666/93, estando devidamente caracterizadas e justificadas?
• Houve fracionamento indevido (não justificável) de licitações?
• Há relação entre a natureza do objeto contratado por inexigibilidade de licitação e os objetivos institucionais e as atividades do TJ AC?
5. EXAME TÉCNICO
Como já informado, neste trabalho foram observados 66 processos de licitação por contratação direta, dentre os quais, foram selecionados 16 processos para analise.
Os contratos analisados representaram um montante de R$ 1.075.310,67 (UM MILHÃO, SETENTA E CINCO MIL, TREZENTOS E DEZ REAIS E SESSENTA E SETE CENTAVOS), representando 15,32%
do total de contratações diretas, conforme descriminados no quadro abaixo:
LICITAÇÕES | ||
Nº EMPENHO | PROCESSO | OBJETO |
63 | 0003273-32.2013 | Aquisição de 15 exemplares do Jornal Pagina 20 |
64 | 0003273-32.2013 | Aquisição de 15 exemplares do Jornal A Gazeta. |
65 | 0003273-32.2013 | Aquisição de 15 exemplares do Jornal A Tribuna. |
138 | 0002495-43.2005 | Locação de imóvel comercial (Centro de Estudos Dom Pedro) |
190 | 0003002-23.2013 | Locação de imóvel comercial (Patrimônio e Almoxarifado) |
394 | 0000482-27.2012 | Aquisição de selo eletrônico para as serventias de Assis Brasil e Xxxxxx Xxxxxx. |
708 | 0100012-33.2014 | Referente inscrição de servidor para participar do 5º Congresso de Gestão da JML. |
900 | 0100181-20.2014 | Referente à contratação de empresa para realização de cursos (Grupo Educacional VJ Ltda-ME) |
901 | 0100177-80.2014 | Referente à contratação de empresa para realização de cursos |
(Sabbag & Sabbag Cursos Jurídicos Ltda.) | ||
1022 | 0100288-64.2014 | Referente à assinatura anual de solução eletrônica (Zênite Informação e Consultoria S/A) |
1348 | 0000065-06.2014 | Contratação de empresa especializada em consultoria para elaboração do Planejamento Estratégico (3GEM Consultoria Empresarial Ltda.) |
1751 | 0100980-63.2014 | Referente à contratação da empresa Em-Sof Informática e Treinamento Ltda., para ministrar o curso de “SQL Oracle Database Introduction TO SQL” |
1897 | 0101098-39.2014 | Referente à contratação de docente (Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx) para ministrar curso de “Media Training”. |
2094 | 0101233-51.2014 | Referente à contratação de empresa especializada para ministrar o “Curso DBA 11g I – Oracle Database 11g: Workshop Administration I” |
2344 | 0100441-97.2014 | Reconhecimento de divida em fase do uso do software SIGEM RH, da Wiz Systems do Brasil Consultoria e Sistemas Ltda. |
2792 | 0101379-92.2014 | Referente a serviços de revisão periódica de veículos. |
Ressalte-se que os processos referentes a Obras e Tecnologia da Informação foram excluídos por fazerem parte de auditorias próprias, previstas no PAA 2015.
O diagnóstico seguirá a sequência em que as questões de auditoria foram apresentadas na matriz de procedimentos.
5.1. FISCALIZAÇÃO PELA ADMINISTRAÇÃO PUBLICA DA EXECUÇÃO DOS CONTRATOS
Os contratos administrativos - regulados pelas regras de Direito Público - preveem prerrogativas, também chamadas de clausulas exorbitantes, à Administração Pública, haja vista a supremacia/defesa do interesse público.
Dentre as prerrogativas consta a fiscalização da execução dos contratos, conforme disciplina o art. 58, inciso III, da 8.666/93, inicialmente concretizada por meio da designação de representante da Administração, popularmente conhecido como ‘fiscal de contrato’, de acordo com o art. 67, da Lei de Licitações. A designação de fiscal de contrato, conforme orientações do Tribunal de Contas da União (TCU), deve recair sobre profissional habilitado, com experiência técnica, assim como, de preferência, ser do setor que solicitou o objeto contratado. Ademais, a comprovação de designação (portaria, por exemplo) deve constar nos processos licitatórios (Acórdãos TCU nº 642/2004 Plenário; 1130/2004 Plenário; 1105/2004 Segunda Câmara; 1077/2004 Segunda Câmara).
Seguidamente, cumpre salientar que, conforme dispõe o art. 67, §1º, da 8.666/93, o controle efetivo da execução do contrato se dá com anotação em registro próprio e formal de todas as ocorrências (cumprimento de prazos, desenvolvimento dos serviços, materiais empregados, dentre
outros). O registro não é discricionário e serve, especialmente, para fundamentar as ações de liquidação e pagamento.
“O art. 67 determina que a execução do contrato deve ser acompanhada e fiscalizada por representante da Administração, que anotará, em registro próprio, todas as ocorrências pertinentes, mantendo os superiores devidamente informados. O descumprimento do dispositivo, com a deficiente fiscalização da execução contratual, implicou a não correspondência dos serviços previstos com as necessidades dos respectivos trechos. [...] O registro da fiscalização, na forma prescrita em lei, não é ato discricionário. É elemento essencial que autoriza as ações subsequentes e informa os procedimentos de liquidação e pagamento dos serviços. É controle fundamental que a administração exerce sobre o contratado. Propiciará aos gestores informações sobre o cumprimento do cronograma das obras e a conformidade da quantidade e qualidade contratadas e executadas. E, nesses termos, manifesta-se toda a doutrina e jurisprudência.” (Acórdão TCU nº 767/2009 Plenário (Voto do Ministro Relator)
“Adote providências no sentido de orientar o servidor responsável pela fiscalização de todos os contratos na unidade para que elabore, periodicamente, relatórios de acompanhamento de execução dos referidos instrumentos, bem como exerça efetiva fiscalização dos contratos, consoante preconiza o art. 67, caput, da Lei nº 8.666/1993.” (Acórdão TCU nº 616/2010 Segunda Câmara)
“Implemente controles, como listas de verificação, que viabilizem a efetiva fiscalização dos contratos do órgão e assegurem o cumprimento das condições contratuais tanto pelas empresas contratadas como pelos fiscais dos contratos, em cumprimento ao art. 6º, inciso IX, alínea “e”, e ao art. 54, § 1º, da Lei nº 8.666/1993.” (Acórdão TCU nº 137/2010 Primeira Câmara Relação)
Ainda nesse sentido, o controle efetivo e formal da execução do contrato orienta à verificação de possíveis falhas e defeitos e, por conseguinte, a busca pela tempestiva regularização, evitando responsabilização pessoal pelo ‘atesto’ indevidamente emitido, assim como evita a responsabilidade solidária e subsidiária do Ente Público perante os encargos não suportados pela contratada (art. 71,
§1º e 2º, da 8.666/93; Xxxxxxx TCU nº 558/2006 1ª Câmara).
Assim, a segura fiscalização da execução dos contratos administrativos é satisfeita com a ocorrência de dois elementos, quais sejam a designação formal do representante da Administração, e o registro (formal) das ocorrências da execução do contrato.
Nos processos administrativos selecionados nesta auditoria verificou-se, em sua maioria, a inexistência de fiscalização da execução do contrato, seja pela ausência de designação formal do representante da Administração - e/ou - seja pela ausência de registro próprio das ocorrências da execução do contrato.
5.2. A ESCOLHA DA CONTRATAÇÃO DIRETA CONFORME A LEI FEDERAL Nº. 8.666/93
De acordo com essa Lei, a celebração de contratos com terceiros na Administração Pública deve ser necessariamente precedida de licitação, ressalvadas as hipóteses de dispensa e de inexigibilidade de licitação.
Na inexigibilidade, a licitação não é possível pela inviabilidade de competição e, portanto, desnecessário o procedimento licitatório. Na contratação de serviços, o objeto deve ter natureza singular, ser técnico especializado e o futuro contratado possuir notória especialização.
No art. 24 da Lei nº 8.666/93 foram estabelecidas trinta e três hipóteses em que é dispensável a licitação. Vale lembrar que o rol instituído pelo citado dispositivo é exaustivo, ao passo as hipóteses elencadas no art. 25, que trata da inexigibilidade de licitação, tem rol exemplificativo.
Veja-se o que se depreende do caput e incisos do artigo 25 e da lei 8.666/93.
Art. 25. É inexigível a licitação quando houver inviabilidade de competição, em especial:
I. para aquisição de materiais, equipamentos, ou gêneros que só possam ser fornecidos por produtor, empresa ou representante comercial exclusivo, vedada a preferência de marca, devendo a comprovação de exclusividade ser feita através de atestado fornecido pelo órgão do registro de comércio do local em que se realizaria a licitação ou obra, ou serviço, pelo Sindicato, Federação ou Confederação Patronal, ou, ainda, pelas entidades equivalentes;
II. para a contratação de serviços técnicos enumerados no art. 13 desta Lei, de natureza singular, com profissionais e empresas de notória especialização, vedada a inexigibilidade para serviços de publicidade e divulgação;
III. para a contratação de profissional de qualquer setor artístico, diretamente ou através de empresário exclusivo, desde que consagrado pela crítica especializada ou pela opinião pública.
A respeito desse dispositivo legal, Xxxx Xxxxx Xxxxxxxxx, em seu livro de Direito Administrativo Brasileiro, tece o seguinte comentário:
Em todos esses casos a licitação é inexigível em razão da impossibilidade jurídica de se instaurar competição entre eventuais interessados, pois não se pode pretender melhor proposta quando apenas um é proprietário do bem desejado pelo Poder Público, ou reconhecidamente capaz de atender às exigências da Administração no que concerne à realização do objeto do contrato (2006, p.284) (grifo nosso)
O Administrador deve acautelar-se quando decide pela contratação direta, pois a lei de licitações considera ilícito penal dispensar ou inexigir licitação fora das hipóteses expressas em lei. É o que consta no artigo 89 da lei 8.666/93:
Art. 89. Dispensar ou inexigir licitação fora das hipóteses previstas em lei, ou deixar de observar as formalidades pertinentes à dispensa ou à inexigibilidade. Pena - detenção, de 3 (três) a 5 (cinco) anos, e multa.
Além disso, vale destacar algumas orientações do Tribunal de Contas da União, a saber:
A ausência de observação das formalidades inerentes à inexigibilidade de licitação, em desacordo com o art. 26 da Lei nº 8666/1993, caracteriza grave infração à norma legal, ensejando a irregularidade das contas dos responsáveis (Súmula 39 TCU).
Para se configurar a hipótese de inexigibilidade de licitação, não basta que se esteja perante um dos serviços arrolados no art. 13 da Lei nº 8.666/1993, mas, tendo natureza singular, a singularidade nele reconhecível seja necessária para o bom atendimento do interesse administrativo posto em causa, devidamente justificado (Acórdão 2560/2009 Plenário).
Para que a contratação por inexigibilidade de licitação com base no art. 25, inciso II, da Lei nº 8.666/1993, seja considerada legal, é necessária, sem prejuízo de outros requisitos, a demonstração da singularidade do objeto contratado (Acórdão 2142/2007 Plenário).
A inexigibilidade de licitação é indevida quando não for devidamente comprovada a inviabilidade de competição (Acórdão 935/2007 Plenário).
que:
Ao examinar os processos de contratação direta solicitados, percebeu-se, em sua maioria,
• As contratações foram efetuadas com os devidos recursos que as garantam;
• As contratações tinham amparo legal;
• As contratações possuíam as devidas justificativas;
• Havia a comprovação da “exclusividade” do fornecedor, no caso de inexigibilidade;
• Foram comprovadas as escolhas dos preços mais vantajosos no processo de dispensa ou inexigibilidade.
É relevante frisar que apesar das contratações diretas terem sido devidamente justificadas,
de acordo com os dispositivos pertinentes, a melhor opção será, sempre que possível, instaurar-se o processo licitatório, evitando-se, dessa forma, fuga ao regular procedimento.
No tocante à estrita observância das disposições expressas na Lei nº 8.666/93, constatou-se a presença de alguns vícios, porém sanáveis, incapazes de prejudicar os procedimentos já instaurados, dentre os quais enfatizamos, para que possam ser observados, nas futuras aquisições dessa natureza:
• Ausência do comprovante da publicação na imprensa oficial da decisão que autoriza o procedimento em alguns processos; (art. 26, da Lei nº. 8.666/93);
Sobre esse ponto, o Xxxxxxx 290/2001 Plenário – TCU já se manifestou da seguinte forma:
Insira nos processos de dispensa de licitação comprovantes da publicação, na imprensa oficial, do ato da dispensa, e do extrato do contrato, conforme o art. 26, caput e art. 61, § único da Lei nº 8.666/1993.
Também no Acórdão 1.241/2007 Primeira Câmara, o TCU faz menção à necessidade de se observar o prescrito no art. 26 da lei de licitações e contratos, “Cumpra, nas contratações diretas por dispensas e inexigibilidade de licitação, todas as prescrições do art. 26 da Lei nº 8.666/1993”.
Embora haja previsão em alguns contratos celebrados, houve a ausência, nas minutas de alguns contratos de:
✓ Discriminar as sanções, de forma detalhada, pontuando, inclusive, as porcentagens das multas sobre a parcela inadimplida; (art. 87, II e art. 55, VII, da Lei nº. 8.666/93);
✓ Indicar a possibilidade de eventuais prorrogações, de acordo com o art. 57, da Lei nº. 8.666/93;
✓ Indicar a legislação aplicável, quanto aos casos omissos. (art. 55, XII, da Lei nº. 8.666/93);
✓ Indicar a possibilidade do objeto sofrer acréscimos ou decréscimos, de acordo com os limites estabelecidos pelo art. 65, § 1º da Lei nº. 8.666/93;
✓ Indicar as condições para reajuste dos preços e os critérios de atualização monetária (art. 55, III, da Lei nº. 8.666/93);
✓ Indicar o valor global do contrato a ser celebrado (art. 55, III, da Lei nº. 8.666/93).
Segundo o Tribunal de Contas da União – TCU, em seu “manual de licitações e contratos administrativos”, o contrato administrativo deve ser formalizado por escrito, de acordo com as exigências da Lei nº 8.666, de 1993. Nesse sentido, a contratação deve ser formalizada obrigatoriamente por meio de termo de contrato nos casos de:
• dispensa ou inexigibilidade de licitação, cujo valor esteja compreendido nos limites das modalidades tomada de preços e concorrência. (grifo nosso) (http://xxxxxx0.xxx.xxx.xx/portal/page/portal/TCU/comunidades/licitacoes_contratos/265272%20Tipos%2 0Especiais%20de%20contrato%20Formaliza%C3%A7%C3%A3o%20de%20Co.pdf).
Ainda consoante entendimento do TCU, a Lei de Licitações exige que os contratos e suas modificações sejam elaborados pelos órgãos ou entidades da Administração que realizam a contratação.
A minuta do termo de contrato, obrigatoriamente examinada e aprovada previamente por assessoria jurídica da Administração, deve estar, sempre, anexada ao ato convocatório.
Como a minuta do contrato traduz as disposições que integrarão o futuro contrato que vier a ser celebrado pela administração pública, faz-se necessário que já ali constem os elementos necessários que devem constar no contrato administrativo.
No caso em comento, constatou-se que as ausências detectadas e pontuadas acima, em sua grande maioria, faziam menção às minutas, sendo que, em muitos processos, os contratos formalizados supriram as omissões; já, em outros, a omissão persistia.
5.3. FRACIONAMENTO DE DESPESA
O tema está intrinsecamente associado ao modo de planejamento das despesas. Assim, as despesas públicas devem ser precedidas de um planejamento prévio e adequado, considerando-se os projetos e atividades futuros da ação governamental, o qual deve ser realizado de maneira oportuna para o exercício financeiro seguinte, buscando o gestor público iniciar os procedimentos licitatórios necessários antes do início do exercício financeiro no qual ocorrerá a execução das despesas.
Dessa forma, o gestor público deve evitar a autorização de várias aquisições por dispensa de licitação por valor ou, ainda, a utilização indevida de modalidades licitatórias menos complexas, as quais são resultado, normalmente, da ausência ou inadequação desse instrumento administrativo.
Por conseguinte, a vedação de fracionamento do objeto está prevista na Lei 8.666/93, com uma única finalidade: vedar a sua utilização como subterfúgio à abertura de várias licitações em modalidades mais simples, seja porque são mais rápidas, seja porque o rol de interessados é menor e, portanto, mais simples o procedimento, seja porque os requisitos de habilitação não são tão severos.
Nesse sentido as normas dos §§ 2º e 5º do art. 23, desse diploma legal, são claras, in verbis:
Art. 23. As modalidades de licitação a que se referem os incisos I a III do artigo anterior serão determinadas em função dos seguintes limites, tendo em vista o valor estimado da contratação:
§ 2o. Na execução de obras e serviços e nas compras de bens, parceladas nos termos do parágrafo anterior, a cada etapa ou conjunto de etapas da obra, serviço ou compra, há de corresponder licitação distinta, preservada a modalidade pertinente para a execução do objeto em licitação. (Redação dada pela Lei nº 8.883, de 1994).
§ 5o. É vedada a utilização da modalidade "convite" ou "tomada de preços", conforme o caso, para parcelas de uma mesma obra ou serviço, ou ainda para obras e serviços da mesma natureza e no mesmo local que possam ser realizadas conjunta e concomitantemente, sempre que o somatório de seus valores caracterizar o caso de "tomada de preços" ou "concorrência", respectivamente, nos termos deste artigo, exceto para as parcelas de natureza específica que possam ser executadas por pessoas ou empresas de especialidade diversa daquela do executor da obra ou serviço. (Redação dada pela Lei nº 8.883, de 1994). (grifo nosso)
O Manual de Licitações do TCU, 4ª ed., pág. 104, diz que “Fracionamento, a luz da Lei de Licitações, caracteriza-se quando se divide a despesa para utilizar modalidade de licitação inferior a recomendada pela legislação para o total da despesa ou para efetuar contratação direta”.
O referido Manual de Licitações também explicita que “Ressalvado o pregão, que pode ser adotado em qualquer caso, não é permitida utilização de modalidade inferior quando o somatório do valor em licitação apontar outra superior”. (grifo nosso)
O professor Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx ensina o seguinte: “o que se proíbe é o fracionamento ser invocado como pretexto para modificação do regime jurídico aplicável à licitação. A determinação da obrigatoriedade de licitação e a escolha da modalidade cabível devem fazer-se em face do montante conjunto de todas as contratações, independentemente de fracionamento” (Comentários à Lei de Licitações e Contratos Administrativos. 16ª ed. XX, 0000, p. 373).
Com efeito, diante da problemática de realização de licitações diversas ou de adjudicação por itens, revela-se imprescindível preservar a modalidade licitatória que seria utilizada para a contratação não parcelada. Contudo, há uma exceção na hipótese de contratação de parcelas de natureza específica que possam ser executadas por pessoas ou empresas de especialidade diferente do executor da obra ou serviço, conforme se nota do posicionamento do TCU expresso no seu Manual de Licitações e Contratos: orientações e jurisprudência do TCU, 4ª ed., p. 105.
Sendo assim, é ponto de alerta para a administração pública a concentração excessiva de detalhamento de despesa em determinado subitem, haja vista que pode ser considerado como um indício de fracionamento.
Na Decisão 472/1999 Plenário – TCU, temos que: “Com o intuito de evitar o fracionamento de despesa, deve ser utilizado, na aquisição de bens, o sistema de registro de preços”. Nota-se que para o TCU, a melhor forma de se evitar o fracionamento das despesas é se utilizando do SRP, uma vez que, não há limite a valores, não tendo que se falar em fracionamento.
Na prática, a análise dessa auditoria se ateve apenas aos processos de dispensa e inexigibilidade de licitação, os quais foram selecionados por amostragem.
Assim, restou evidenciado que a Administração não se valeu de subterfúgios para a contratação de bens ou serviços, mediante várias licitações em modalidades mais simples. Pelo contrário, há conformidade das contratações diretas concretizadas e o disciplinado na Lei nº 8.666/93. Portanto, observa-se facilmente que não houve o fracionamento da despesa nos processos observados, não havendo qualquer desobediência quanto aos dispositivos da Lei Geral de Licitações
e Contratos Administrativos, especificamente quanto aos §§ 2º e 5º, do art. 23.
5.4. RELAÇÃO ENTRE A NATUREZA DO OBJETO CONTRATADO POR INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃO X CONFORMIDADE COM OS OBJETIVOS INSTITUCIONAIS E AS ATIVIDADES DO TJ /AC
A Constituição Federal de 1988, em seu artigo 96, inciso I, alínea “b” ressalta sobre uma das competências atribuídas aos tribunais, dentre elas, a incumbência de organizar os seus serviços auxiliares.
Art. 96. Compete privativamente:
I – aos Tribunais:
b) organizar suas secretarias e serviços auxiliares e os juízos que lhes forem vinculados, velando pelo exercício da atividade correcional respectiva.
O Supremo Tribunal Federal, em um de seus julgados, em matéria de ADI, ressalta o sentido dos serviços auxiliares dos tribunais:
“Os serviços auxiliares dos tribunais e dos juízos de direito que lhes são vinculados, organizados privativamente por aqueles (arts. 96, I, b, e 99, caput, da CF), são formados, exclusivamente, pelo conjunto de unidades e atividades de apoio que viabilizam a realização de suas finalidades institucionais. As serventias judiciais e extrajudiciais não compõem, portanto, os serviços auxiliares ou administrativos dos tribunais.”
(ADI 4.140, Rel. Min. Xxxxx Xxxxxx, julgamento em 29-6-2011, Plenário, DJE de 20-9- 2011).
O Regimento Interno do Tribunal de Justiça do Estado do Acre, em seu título II (Das atribuições do Tribunal e seus órgãos) e capítulo II (Do funcionamento do Tribunal e seus órgãos), art. 48 e incisos elenca as atribuições do TJ/AC, na área administrativa.
Art. 48. Compete ao Tribunal de Justiça, na ordem administrativa:
I – (...)
II - organizar seus serviços auxiliares. (grifo nosso).
Do disposto acima, entende-se que cabe ao Tribunal, organizar-se administrativamente, de forma que consiga desenvolver as suas atividades, fim e meio, da melhor maneira possível. Para tanto, precisa organizar os seus serviços auxiliares, já que para prestar bem e fielmente a sua missão jurisdicional, precisa também cuidar da administração da Corte.
Nesse ínterim, chega-se ao entendimento de que todos os serviços ou aquisições que tiverem relação com as atividades desempenhadas pelo Tribunal sejam elas típica ou atípica, terão respaldo, já que, sem eles não teria como se ter uma boa administração e, consequentemente, oferecer um bom serviço ao jurisdicionado.
Nota-se que os objetos adquiridos, por intermédio das contratações diretas, possuem relação com as atividades do TJ/AC, na medida em que se referem às compras ou à prestação de serviços, que estão estritamente ligados a uma de suas funções: típicas (julgar) ou atípicas (administrar).
Assim, não foi constatada nenhuma anormalidade, quanto à inter-relação existente entre as aquisições e/ou serviços e às funções exercidas pelo Tribunal.
6. RECOMENDAÇÕES
Diante dos achados enfatizados, esta Assessoria de Controle Interno – ASCOI vem propor as seguintes recomendações:
6.1 Recomenda-se que seja designado formalmente o representante da Administração incumbido da fiscalização dos contratos, bem como seja realizado o registro (formal) das ocorrências da execução do contrato, em obediência ao disposto no art. 67, caput e § 1º, da Lei nº 8.666/93.
6.2 Recomenda-se que seja inserido nos processos, o comprovante da publicação na imprensa oficial da decisão que autoriza o procedimento (art. 26, da Lei nº. 8.666/93);
6.3 Recomenda-se que, sempre que possível, o Tribunal se utilize do regular processo licitatório, obedecendo aos limites das respectivas modalidades, valendo-se das contratações diretas, somente excepcionalmente, conforme determina a Lei nº. 8.666/93;
6.4 Recomenda-se que, ao se utilizar da dispensa de licitação, o Tribunal, verificando a necessidade da aquisição ou do serviço, deflagre, logo que possível, o processo de licitação pertinente.
7. CONCLUSÃO
Tendo sido abordados os tópicos elencados na Matriz de Procedimentos, necessários à realização da Fiscalização, na área de licitações e contratos, tudo em conformidade com o disposto no Plano Anual de Auditoria – PAA 2015, e sendo aplicada à legislação pertinente, temos o seguinte:
1. Submetemos o presente relatório à apreciação da Presidência, para que seja tomado conhecimento das divergências consideradas relevantes pela Unidade de Controle Interno - ASCOI, referentes à Fiscalização dos Contratos (Contratação Direta, Dispensa e Inexigibilidade);
2. Utilizando-se, fundamentalmente, das recomendações efetuadas no corpo deste Relatório Técnico, sejam tomadas as providências que Vossa Excelência achar cabíveis;
3. Encaminhe a tomada de decisão aos setores competentes, para que os mesmos as adotem num prazo de até 30 (trinta) dias, conforme determina o MAP-ASCOI-001;
4. Após o envio das decisões tomadas pela Presidência aos setores competentes, que as mesmas venham a ser comunicadas também à Assessoria de Controle Interno – ASCOI, para que possamos efetuar junto às unidades administrativas, o monitoramento da implementação das recomendações, acatadas por Vossa Excelência.
Rio Branco – AC, 08 de abril de 2015.
Xxxxxxxx Xxxxxxx
Assessor de Controle Interno