Contract
análise de casos
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O que são essas “análises de casos” ?
Uma das atividades que complementam o processo de implantação da CÉLULA DE GESTÃO DE CONTRATOS é o “diagnóstico” nos contratos ativos. essa atividade ocorre no momento da absorção de cada contrato pelo time da célula, onde, a partir desse marco, passa a ser a responsável pelas atividades administrativas/financeiras e também a apoiar o gestor do respectivo contrato.
Ocorre que durante essa absorção - que tem alguns objetivos como: leitura e entendimento do escopo pelo time da célula; adequação dos processos ao novo modelo; adequação de toda documentação; análise das medições realizadas; análise da performance do contrato (dimensionamento e utilização)... – acabamos nos deparando com algumas oportunidades financeiras.
Essas oportunidades identificados podem ser classificadas como GLOSAS (pagamentos a maior e com potencial de devolução) ou EVITÁVEIS (correção de desvios com economia futura).
Ressaltamos que o objetivo da implantação do modelo de CÉLULA DE GESTÃO DE CONTRATOS tem por objetivo maior a melhoria dos processos e garantia de padronização, legalidade e normatização dessa cadeia de valor, gostamos de tratar o tema “savings” como consequência desse movimento de melhoria.
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O que encontramos:
Divergência entre os valores contratados e cobrados.
Evidência:
Escopo:
Logística
Área de Atuação:
Indústria
Através da análise dos Conhecimentos de Frete apresentados, identificou-se a cobrança de valores divergentes com a tabela de frete peso e frete valor pactuadas, além de inconsistência nas tabelas de origem e destino e taxas de pedágio e urgência.
Identificação de diferença de imposto destacado e realmente
devido, gerando sobretaxa no pagamento.
Resultados atingidos:
Economia entre evitáveis e glosa de R$ 4,7 milhões no ano da implantação.
O que encontramos:
Evidência:
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Divergência entre o contratado e o recebido/pago.
Através do cruzamento da relação de equipamentos mobilizados x medidos, identificamos a cobrança indevida sobre:
- equipamentos já devolvidos;
Escopo: | Área de Atuação: |
Aluguel de Equipamentos | |
Agroindústria |
- equipamentos cobrados antes da data de mobilização;
Resultados atingidos:
- equipamentos com DF (disponibilidade física) abaixo do pactuado (SLA de contrato) e sem o respectivo desconto nas medições aprovadas e pagas.
- Economia entre evitáveis e glosa de R$ 900 mil aplicado no momento do diagnóstico.
- Inserção de instrumentos de análise para evitar que esses pontos se repetissem nas medições futuras.
O que encontramos:
Evidência:
Apropriação incorreta de horas nas medições.
Escopo:
Manutenção corretiva na Planta
Área de Atuação:
Mineração
Através da análise dos “timesheets” apresentados, identificou-se o pagamento de dias não trabalhados e cobrados (férias, atestados, folgas e licenças) e cobrança incorreta conforme a função do trabalhador desempenhada.
Resultados atingidos:
.
Economia entre evitáveis e glosa de R$ 1,2 milhões no ano
da implantação
O que encontramos:
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Cobrança de refeições indevidas.
Evidência:
Escopo: | Área de Atuação: |
Refeição | |
Indústria |
Através do cruzamento da catraca x relação de funcionários x terceiros x relatórios de refeições fornecidas, identificamos a cobrança de refeições em duplicidade, falta de aplicação de desconto por volumes pactuados, cobrança do cliente e dos terceiros em relação ao mesmo funcionário e cobrança de refeições sem evidência por catraca ou
listagem avulsa
.
Resultados atingidos:
Economia de R$ 2 milhões no ano da implantação
O que encontramos:
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Divergência entre o contratado e o entregue/pago.
Evidência:
Escopo: | Área de Atuação: |
Locação de Veículos Leves | |
Mídia / TV |
Através da análise da relação de veículos disponibilizados e a medição apresentada, identificou-se o pagamento de veículos não disponíveis por conta de manutenção, atraso na substituição conforme tempo de uso, acarretando altos custos de manutenção, além da baixa utilização de algumas unidades que poderiam ser locadas em “poll”.
Resultados atingidos:
Economia de R$ 630 mil no ano da implantação.
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A EQUIPO
Modelo SIGEC . Equipo Consultoria
Powered by Equipo Gestão
POR QUE ESCOLHER A EQUIPO?
Com uma jornada de mais de 30 anos, desenvolvendo e implantando projetos de redução de custos e melhoria de performance nas maiores organizações do país, em 2006 nos deparamos com a necessidade de nossos clientes em tratar de forma contemporânea o
TEMA “GESTÃO DE CONTRATOS”.
Assim desenhamos e implantamos a primeira célula de gestão de contratos na vale ferro carajás, modelo esse que foi replicado nas outras diretorias da vale durante os anos seguintes.
Em 2010 apresentamos esse modelo - apelidado por nós de “sigec” - ao mercado, onde se ratificou como um processo eficaz na gestão dos contratos de serviços contínuos.
Hoje nosso modelo esta presente em 14% das 500 maiores empresas do Brasil, além de implantações no Chile, Equador, Peru, Moçambique, França e Noruega, traduzindo em mais de 150 células criadas.
PORTANTO SOMANDO: 30 ANOS DE EXPERIÊNCIA EM IMPLANTAÇÕES E PROJETOS, COM 15 ANOS DE ESPECIALIZAÇÃO EM GESTÃO DE CONTRATOS E TERCEIROS, COM MAIS DE 150 CÉLULAS CRIADAS EM VÁRIOS PAÍSES, PODEMOS AFIRMAR QUE A EQUIPO GESTÃO É A MAIS QUALIFICADA EMPRESA DO SEGMENTO, SENDO UMA REFERÊNCIA NO TEMA.
RÉGUA DO TEMPO RECENTE
CRIAÇÃO DA PRIMEIRA CÉLULA DE GESTÃO
DE CONTRATOS NA VALE CARAJÁS
PRIMEIRO PROJETO INTERNACIONAL
VALE COOPER CHILE
LANÇAMENTO DO PRODUTO HOC
NO NOVO SISTEMA OUTSOURCING
MAIS DE 150 CÉLULAS
IMPLANTADAS EM VARIOS PAÍSES
2006
2010
2012 2014
2016
2017
2021
FUNDAÇÃO DA EQUIPO CONSULTORIA,
ESPECIALIZADA EM GESTÃO DE CONTRATOS
15
CRIADA A EQUIPO INFO E LANÇAMENTO
DOS SISTEMAS SIGEC
ANOS DE ESPECIALIZAÇÃO EM
NOVA ESTRUTURA E NOVO MÓDULO
DE “COMPLIANCE”
Powered by Equipo Gestão
14%
MARKET SHARE
500 maiores Exame
+150
CÉLULAS IMPLANTADAS
15
Anos de
Especialização
CENTENAS DE MILHÕES DE REAIS EM “SAVINGS” EM GESTÃO DE CONTRATOS
NOSSO PORTFÓLIO É NOSSO MAIOR PATRIMÔNIO, GOSTAMOS DE CUIDAR DE NOSSOS CLIENTES COMO CUIDAMOS DE NÓS MESMOS, TALVEZ SEJA POR ESSA PRÁTICA QUE COLECIONAMOS AMIGOS E REFERÊNCIAS AO LONGO DOS ANOS.
CONHEÇA ALGUMAS DE NOSSAS REFERÊNCIAS:
AES Brasil | Atvos | Kinross | Nexa | Rede Globo |
Vale | Tereos | Vicunha Tixtil | Leagold | Omya |
Anglo Gold | SBT | Famesp | Lundin | Prata Transportes |
Aura Minerals | Caraíba Mineração | Globosat | MRN | Semp TCL Toshiba |
Yamana Gold | Jequiti | Porto Sudeste | Engeform | Sapura Oil & Gas |
Votorantim Cimentos | Dellavolpe | Bombardier | Ocyan | Atlantic Nickel |
BPSP | Eldorado Celulose | Júlio Simões JSL | Tieti Agroindustrial | |
Falcão Bauer | Ipi Mineração | Bild | Rodobens | |
Ypi Química | Beadell Resources | Odebrecht | Servitec |
CONCEITO DA CÉLULA
Nossa cadeia de valor tem por objetivo atacar de forma DEFINITIVA E PERENE todos os pontos de atenção do processo de gestão de seus contratos contínuos, trazendo assim um grande ganho qualitativo mas também EXCELENTES OPORTUNIDADES FINANCEIRAS. Baseado no conceito de excelência por especialidade, desenvolvemos sua célula de gestão de contratos, com objetivos de apoio e compliance, baseada nos pilares:
1. CONTRATAR SOMENTE O NECESSÁRIO
2. POSSUIR UM CONTRATO
ADEQUADO
3. RECEBER PELO
CONTRATADO
4. PAGAR SOMENTE
PELO RECEBIDO
Escopo e SLA´s Minutas e Anexos Gestão Operacional e
Evidincias
Fluxo de Medição e Auditorias
A CADEIA DE VALORES SIGEC
“SIGEC” É A NOSSA SISTEMÁTICA DE GESTÃO DE CONTRATOS, QUE CONTEMPLA:
Processo
(FLUXOS)
Pessoas
(CAPACITAÇÃO)
Ferramenta
(SISTEMAS PRÓPRIOS)
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Powered by Equipo Gestão
A CADEIA DE VALORES SIGEC
COM A PREMISSA DE DIVISÃO DE TAREFAS BEM DEFINIDAS, IMPLANTAMOS A CÉLULA DE GESTÃO DE CONTRATOS, LIBERANDO OS GESTORES PARA ATUAREM EM SEUS PONTOS DE “EXPERTISE” E TRANSFERINDO TODA CARGA BUROCRÁTICA E ANALÍTICA À ESPECIALISTAS, OBTENDO GANHOS SIGNIFICATIVOS EM AMBAS AS PONTAS DA CADEIA
DE PROCESSO
Produção Qualidade demanda Treinamento Apontamento
medições Auditoria Documentos Interface
GESTOR CÉLULA
RESPONSÁVEIS POR TODA A
OPERAÇÃO DO CONTRATO
RESPONSÁVEIS POR TODA A CARGA ADMINISTRATIVA DOS CONTRATOS, RELACIONAMENTO COM ÁREAS DE INTERFACE E DOCUMENTAÇÃO.
FLUXO DE PROCESSOS
Visita Técnica
Demandante Gestor
Mobilização
Treinamento
Elaboração da
RC
Célula de Gestão de Contratos
Suprimentos corporativo
Compras Locais
Área Delegada
Jurídico / Contrato
Anexos Contratuais
Gestão ADM Financeira
Documentação
Avaliação
MACRO CADEIA DE VALOR SIGEC
Contratação
Gestão
Planejamento de Demanda
Diagnóstico de Contratos
CEDOC
Emissão de Requisição de
Compra
Capacitação de Gestores
Avaliação de Fornecedores
Mobilização do Contrato
Make or Buy
Desmobilização
Gestão Adm. Financeira
Acompanhamento da
Contratação
Planejamento da Demanda
Capacitação de Processos
... E ainda contamos com um sistema próprio que atua em todas as principais atividades da CGC, facilitando e
agilizando o dia a dia da gestão.
Planejamento de Demanda
Planejamento de Demanda
CONCEITO E OBJETIVO
Planejar a demanda de contratação anual, consolidar os escopos, buscando ainda garantir a padronização e qualidade da especificação ticnica
PRINCIPAIS ATIVIDADES
• Identificação das demandas de contratação
• Definição da data de início do processo de contratação
• Consolidar as necessidades de contratação
• Validação da estratigia de contratação com suprimentos
ABORDAGEM NO DIAGNÓSTICO
Levantamento do GAP entre o executado (atual) e a cadeia de valor SIGEC
ABORDAGEM NO PROJETO
Análise do orçamento para identificação de novas Demandas, Consolidação das mesmas e criação do Farol de alerta para elaboração da requisição ticnica de acordo com os SLA’s de contratação
BENEFÍCIO OPERACIONAIS
• Consolidação de Escopos
• Farol de alertas de prazo de emissão da requisição de compras de acordo com cada SLA de contratação
BENEFÍCIO FINANCEIROS
• Ganho de escala pela consolidação de Escopos
• Redução de contratações emergenciais
• Respeito aos prazos de suprimentos para busca e escolha de fornecedores
Make or Buy
Planejamento de Demanda
CONCEITO E OBJETIVO
Realizar a análise de Make or Muy de serviços estratigicos, visando se determinar a melhor forma de atender a necessidade do serviço
PRINCIPAIS ATIVIDADES
• Análise do escopo e dos custos da execução do serviço via Primarização ou Terceirização;
• Avaliação das implicações legais e operacionais com as áreas de Interface. Abordagem no Diagnóstico
ABORDAGEM NO DIAGNÓSTICO
Levantamento do GAP entre o executado (atual) e a cadeia de valor SIGEC
ABORDAGEM NO PROJETO
Implantação do sistema Equipo de análise de Make or Buy e definição dos escopos que deverão passar por essas análise periódica (cronograma)
BENEFÍCIO OPERACIONAIS
Escolha do melhor modelo de execução do serviço, para a empresa
BENEFÍCIO FINANCEIROS
Alim da escolha do modelo mais econômico e estratigico, garante a reincidincia
periódica do estudo.
Emissão de RC
Planejamento de Demanda
CONCEITO E OBJETIVO
Garantir a padronização e a qualidade da documentação ticnica que suporta o
escopo do serviço a ser contratado
PRINCIPAIS ATIVIDADES
• Revisão do escopo e dos critirios de medição
• Avaliação crítica dos itens de
• Obrigações e Direitos
• Matriz de Responsabilidade
• SLA’s
• Documentações
ABORDAGEM NO DIAGNÓSTICO
Avaliação das requisições e propostas ticnicas, que acompanham os contratos
ABORDAGEM NO PROJETO
Criação de um workflow de validação das requisições ticnicas dos escopos mais complexos
BENEFÍCIO OPERACIONAIS
Contratação de serviço com escopo que melhor atenda a demanda
BENEFÍCIO FINANCEIROS
• Dimensionamento correto do escopo
• Objetividade na forma de medição
• Aplicação de SLA’s
Acompanhamento da contratação
Contratação
CONCEITO E OBJETIVO
Realizar a interface entre o Demandante e a área de Suprimentos, garantindo ainda as respostas em tempo hábil aos questionamentos dos fornecedores e a disseminação do conhecimento
PRINCIPAIS ATIVIDADES
• Diligenciar as etapas do processo de contratação
• Acompanhar as visitas ticnicas dos fornecedores
• Garantir que o contrato reflita o escopo desejado
ABORDAGEM NO DIAGNÓSTICO
Levantamento do lead time de contratação e da documentação de suporte.
ABORDAGEM NO PROJETO
Implantar uma sistemática de diligenciamento do processo.
BENEFÍCIO OPERACIONAIS
Possuir uma minuta contratual adequada.
BENEFÍCIO FINANCEIROS
Atendimentos aos prazos, evitando contratações emergenciais e aditivos de prazo.
Mobilização do contrato
Contratação
CONCEITO E OBJETIVO
Garantir que a mobilização ocorra no prazo definido e que seja dado pleno conhecimento a Contratada, dos procedimentos internos, alim de mitigar riscos, com a efetiva análise da documentação de mobilização dos terceiros
PRINCIPAIS ATIVIDADES
• Promover a reunião de mobilização
• Estabelecer um cronograma de mobilização e acompanhá-lo
• Controlar pedidos de subcontratação
• Verificar necessidade de contratos de comodato
• Garantir a entrega e conferincia da documentação para integração dos
terceiros
ABORDAGEM NO DIAGNÓSTICO
Checagem da documentação de mobilização dos terceiros
ABORDAGEM NO PROJETO
Implantação de um Check-list com acompanhamento dos responsáveis e prazos de execução
BENEFÍCIO OPERACIONAIS
• Atendimento aos prazos
• Mitigação de riscos trabalhistas e de SSMA
BENEFÍCIO FINANCEIROS
Diminuição dos passivos trabalhistas
Gestão ADM financeira
Gestão
CONCEITO E OBJETIVO
Garantir que sejam cumpridas as condições contratuais, tais como foram
concebidas, alim de controlar o desembolso financeiro do contrato
PRINCIPAIS ATIVIDADES
• Realizar o acompanhamento da aplicação de notificações e multas
• Acompanhar o cronograma físico-Financeiro do contrato
• Controlar descontos e retenções
• Conferir as evidincias dos serviços prestados, apresentados junto com as medições
ABORDAGEM NO DIAGNÓSTICO
Realização de auditorias nas medições
ABORDAGEM NO PROJETO
Criar novo workflow de aprovação das medições, visando garantir que o que se está sendo cobrado, foi efetivamente entregue e dentro do pactuado
BENEFÍCIO OPERACIONAIS
• Garantia dos valores pagos
• Garantia de checagem da documentação obrigatória mensal
BENEFÍCIO FINANCEIROS
• Pagar somente pelo recebido
• Mitigação de riscos de processos trabalhistas e previdenciários
Avaliação de fornecedores
Capacitação de Processos
CONCEITO E OBJETIVO
Evitar com a implantação do IDF, o comodismo por parte das contratadas, alim de municiar Suprimentos com informações objetivas, para futuras contratações
PRINCIPAIS ATIVIDADES
• Elaboração de um programa de avaliação continuada de fornecedores
• Aplicação da avaliação
• Criação de plano de ação, para as não conformidades encontradas
ABORDAGEM NO DIAGNÓSTICO
Levantamento do GAP entre o executado (atual) e a cadeia de valor SIGEC
ABORDAGEM NO PROJETO
Discussão com as áreas de Suprimentos, Jurídico, SSMA e RH, para elaboração de um questionário que aborde os diversos temas de interesse das áreas de interface, visando criar um programa que premie e penalize os fornecedores, conforme o resultado da avaliação.
BENEFÍCIO OPERACIONAIS
Gerar evidincias objetivas da performance da Contratada
BENEFÍCIO FINANCEIROS
Evitar a contratação de fornecedores, que não entregam o contratado
CEDOC
Gestão
CONCEITO E OBJETIVO
Garantir que toda a documentação gerada na relação contratual estabelecida, esteja organizada e disponível de forma rápida aos interessados
PRINCIPAIS ATIVIDADES
• Criação de um mapa de rede que facilite a guarda e localização da documentação gerada
• Acompanhamento e auditoria dos documentos guardados
ABORDAGEM NO DIAGNÓSTICO
Auditoria da documentação gerada
ABORDAGEM NO PROJETO
Definição das responsabilidades de guarda da documentação
BENEFÍCIO OPERACIONAIS
• Fácil localização da documentação gerada
• Garantia de guarda correta da documentação
BENEFÍCIO FINANCEIROS
Disponibilização de toda documentação necessária em eventuais ações cíveis e
trabalhistas
Desmobilização
Capacitação de Processos
CONCEITO E OBJETIVO
Garantir que a desmobilização de uma contratação, tenha toda a documentação entregue conforme estabelecido em contrato e que o cumprimento dos entregáveis, esteja validado pelo Gestor
PRINCIPAIS ATIVIDADES
• Garantir a quitação das obrigações trabalhistas e previdenciárias rescisórias
• Cancelamento do acesso ao site, refeitório e transporte externo dos terceiros
• Solicitar a liberação de eventuais retenções financeiras realizadas
• Desmobilização do canteiro de obras
• Emissão do nada consta e Termo de Encerramento Contratual
ABORDAGEM NO DIAGNÓSTICO
Levantamento do GAP entre o executado (atual) e a cadeia de valor SIGEC
ABORDAGEM NO PROJETO
Estabelecimento de procedimentos de checagem da atos de desmobilização
BENEFÍCIO OPERACIONAIS
Mitigação de riscos trabalhistas e previdenciários
BENEFÍCIO FINANCEIROS
Garantir que o último pagamento e as eventuais garantias e retenções, só sejam
realizadas mediante entrega de todo o contratado
Diagnóstico de melhoria
CONCEITO E OBJETIVO
Realizar o diagnóstico dos principais contratos, no que diz respeito a verificação das exigincias estabelecidas, legislação trabalhista, normas e políticas internas.
PRINCIPAIS ATIVIDADES
• Leitura e entendimento do contrato
• Levantamento e análise das documentações
• Auditoria das últimas medições
• Inspeções em campo
• Elaboração de relatório com as não conformidades identificadas e sugestões
de melhorias
ABORDAGEM NO DIAGNÓSTICO
Levantamento do GAP entre o executado (atual) e a cadeia de valor SIGEC
ABORDAGEM NO PROJETO
Criação de processo e cronograma de auditorias
BENEFÍCIO OPERACIONAIS
• Oportunidade de revisão de processos e escopo
BENEFÍCIO FINANCEIROS
• Identificação de glosas de valores pagos indevidamente
• Identificação de possibilidades de revisão dos volumes dimensionados
Capacitação de Gestores
CONCEITO E OBJETIVO
Garantir a capacitação dos Gestores e dos Fiscais de Campo, orientando-os quanto aos processos de gestão de contratos, alim de identificar a necessidade de formação ou reciclagem de gestores
PRINCIPAIS ATIVIDADES
• Ministrar sessões de treinamento para novos Gestores e Fiscais
• Realizar reciclagem de conhecimento
• Transferir aos novos Gestores, o conhecimento a respeito de um contrato recim recebido
ABORDAGEM NO DIAGNÓSTICO
Levantamento do GAP entre o executado (atual) e a cadeia de valor SIGEC
ABORDAGEM NO PROJETO
Criação de material de capacitação de Gestores e Fiscais
BENEFÍCIO OPERACIONAIS
• Garantir a disseminação do conhecimento aos Gestores e Fiscais
BENEFÍCIO FINANCEIROS
• Evitar a perda do histórico da execução do contrato
A cadeia de Valores Sigec
CONTATO
XXXXX@XXXXXXXXXXXXXXXXX.XXX.XX
TEL
11 2305.3881
00 000 000 000
Powered by Equipo Gestão
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