Manual do Fornecedor
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Manual do Fornecedor
As diretrizes deste Código espelham os valores e princípios da UNICAMPO, sendo de suma importância o estrito cumprimento de todas as suas disposições.
Para escolha e contratação de Fornecedores serão observados critérios técnicos, profissionais e éticos, alinhados com as diretrizes da UNICAMPO, garantindo assim, a melhor qualidade, sendo proibido o favorecimento de qualquer natureza. Além disso, serão especialmente observadas as práticas dos parceiros relacionadas a assuntos de ordem legal, tributária e/ou ética, bem como do meio ambiente, consumo consciente, combate ao trabalho infantil e escravo, sendo que qualquer prática contrária a este Manual ou a legislação vigente, poderá ensejar a não contratação ou rescisão contratual.
1. Fornecedores de Bens
a) Licença e manutenção de equipamentos e acessórios;
b) Aluguel/aquisição de equipamentos, móveis e utensílios.
1.1. Fornecedores de Serviços
a) Serviços de mão-de-obra (terceirizada);
b) Software de gestão;
c) Serviços de consultorias, assessorias e auditorias;
d) Palestrantes;
e) Serviços de plano de saúde (Unimed);
f) Serviços de plano odontológico (Uniodonto, Odontoprev);
g) Seguro de vida (Sancor seguros, Icatu);
h) Plano de previdências privadas (Icatu);
i) Serviços de locações de veículos;
j) Serviços de entrega;
k) Plataforma eletrônica;
l) Serviços de telefonia;
m) Serviços de acessoria de saúde e segurança no trabalho;
n) Armazenamento de documentos;
o) Serviços de publicidade e propaganda;
p) Demais serviços: buffet, refeições, áudio e vídeo, recepção, cenografia, geradores de energia, hotéis.
2. Conduta da Cooperativa
• Fortalecer o compromisso individual com base aos esforços coletivos de
atendimento as metas institucionais;
• Valorizar a contratação de empresas cooperativas socialmente responsáveis, comprometidas com o bem-estar de seus colaboradores e com o desenvolvimento sustentável da sociedade e do meio ambiente;
• Efetivar a contratação de fornecedores com base em critérios técnicos, profissionais, éticos e nas necessidades da UNICAMPO, bem como conduzi-las por meio de processos pré-determinados, tais como concorrência, cotação de preços ou critérios eminentemente técnicos, que garantam a melhor relação custo-benefício;
• Não contratar e/ou realizar negócios com pessoas ou organizações de má reputação:
a) que desrespeitem a legislação do país, particularmente no tocante ao trabalho de crianças e adolescentes;
b) que não respeite as suas obrigações fiscais, tributárias, trabalhistas e previdenciárias.
• Renunciar a qualquer prática que desabone os princípios da honestidade, inclusive denunciando eventuais iniciativas por parte de fornecedores;
• Praticar a imparcialidade e manter um tratamento cooperativo para com todas as pessoas com as quais negocia, zelando pela imagem, interesses comuns e compromissos assumidos;
• Preservar as informações de caráter reservado fornecidas por qualquer fornecedor, mantendo a ética nas negociações;
• Fornecer corretamente os pedidos, suas quantidades e local de entrega;
• Estar receptivo às sugestões e inovações propostas;
• Assegurar às pessoas, devidamente identificadas e credenciadas pelo fornecedor, o acesso às dependências da cooperativa, para entrega dos materiais e/ou prestação de serviço;
3. Conduta do Fornecedor
O fornecedor disponibilizará para os seus colaboradores um local de trabalho seguro e equipamentos de segurança necessários para a realização de suas atividades, em conformidade com a legislação e regulamentos aplicáveis. Comprometendo-se a cumprir os padrões de segurança visando implementar procedimentos para lidar com situações de risco e prevenção de
acidentes, como por exemplo, incêndios, vazamentos, acidentes de trabalho, etc.
O fornecedor responsabilizar-se-á:
I. por quaisquer ônus decorrentes de acidentes de trabalho de acordo com as Leis vigentes, relativos aos seus empregados, prepostos ou autônomos na execução e no local dos serviços ora contratados;
II. por quaisquer problemas, erros, danos ou prejuízos causados por seu pessoal, prepostos, terceirizados ou empregados, em virtude da prestação de serviços ora avençados.
Além disso, quando o fornecedor realizar atividades in loco na cooperativa, se comprometerá a atender os quesitos de saúde e segurança do trabalho orientados pelo Setor de Saúde Ocupacional da UNICAMPO.
4. Proteção Ambiental
O fornecedor deverá cumprir todas as leis ambientais aplicáveis, e procurará meios para conservar os recursos naturais e energéticos, evitando o desperdício e a utilização de substâncias perigosas, de modo a minimizar quaisquer impactos adversos no ambiente.
5. Conformidade com a legislação e regulamentos aplicáveis
O fornecedor deverá cumprir as leis, normativas e regulamentos nacionais e internacionais aplicáveis à respectiva atividade, incluindo os relacionados com padrão de qualidade, fabricação, rotulagem, identificação, acondicionamento, distribuição, importação, exportação, transporte, preço, venda e etc., incluindo a legislação ambiental, saúde ocupacional e responsabilidade social.
6. Conflito de Interesses
Os conflitos de interesse devem ser notificados pelo fornecedor através do 0800 ou Canal de Denúncias da UNICAMPO, informando situações nas quais os interesses particulares de colaboradores interfiram inadequadamente na relação de ambas as instituições. Estes canais também podem ser utilizados para denúncias relativas às questões éticas nos relacionamentos com fornecedores e parceiros.
7. Compromisso dos fornecedores
Os fornecedores comprometem-se a:
I. Agendar previamente com o Setor de Compras ou contratante responsável, qualquer visita para apresentação de produtos ou serviços;
II. Praticar uma política de preços justos, de acordo com o mercado e que seja compatível com a qualidade e a quantidade dos produtos ou serviços oferecidos;
III. Cumprir os preços combinados e contratados;
IV. Negociar previamente toda e qualquer inclusão de novos produtos/ serviços ou alteração de valores de produtos/serviços com setor responsável da UNICAMPO;
V. Fornecer toda a documentação quando solicitada pela UNICAMPO;
VI. Realizar uma análise criteriosa das especificações do serviço ou produto (códigos, descrição, qualidade, entrega, etc.) e ter agilidade no retorno das informações solicitadas;
VII. Arcar com eventuais custos de análise dos produtos fornecidos, quando estes apresentarem defeito, conforme a necessidade da UNICAMPO;
VIII. Qualquer ocorrência que possa acarretar atraso no prazo de entrega estabelecido para o fornecimento, mudanças no que tange a contratação do produto ou serviço (eventuais alterações, falhas ou omissões) deverá ser comunicada, imediatamente, por escrito à UNICAMPO (responsável pela negociação), de forma a não prejudicar a qualidade e o cumprimento do cronograma ou prazos de entrega estabelecidos;
IX. Xxxxxxx as especificações de entrega e prazos acordados;
X. Emitir notas fiscais relativas aos produtos e/ou serviços;
XI. Cumprir as cláusulas contratuais negociadas.
8. Homologação de fornecedores
O Processo de Homologação de Fornecedor exige um conjunto de requisitos legais obrigatórios relacionados com a determinação da idoneidade do fornecedor. Seu cumprimento significa que o proponente dispõe de condições para executar satisfatoriamente o objeto de certificação. Caso contrário, o fornecedor não estará apto para fornecer materiais, produtos e serviços a UNICAMPO.
Este processo consiste em análise jurídica, fiscal, contábil e técnica da empresa, comprovando a existência do fornecedor para o mundo jurídico, sua
regularidade junto aos órgãos governamentais, capacidade para executar satisfatoriamente a proposta de fornecimento, bem como sua idoneidade e qualidade dos seus produtos. Tudo para garantir o alinhamento dos materiais aos requisitos técnicos necessários. O processo é revisto periodicamente.
A seleção dos fornecedores é decorrente das necessidades da cooperativa, pela busca de preços e pela qualidade.
Estar em conformidade com Leis e Normas regulamentadoras além de ser um dever de todos é também garantia para os envolvidos quanto a sustentabilidade do negócio. Para ter um negócio sustentável não basta apenas sua empresa estar de acordo, mas também seus clientes, fornecedores, prestadores de serviços e demais relacionados.
Por isso, no sentido de destacar sua credibilidade e de seus parceiros, todos os fornecedores deverão passar pelo processo de homologação, que deverá ocorrer nos novos contratos ou quando da renovação dos contratos ativos. O processo de homologação compreenderá:
• Habilitação Jurídica:
Firma Individual: registro comercial;
Sociedades comerciais: Ato Constitutivo, Estatuto e Alterações Estatutárias; Sociedade por ações: Ato Constitutivo, Estatuto Social ou Contrato Social em vigor e documento de eleição de seus administradores
Sociedades Civis: Inscrição do Ato Constitutivo acompanhada de prova da Diretoria em exercício;
Empresa ou Sociedade Estrangeira com Atividades no Brasil: Decreto de autorização e ato de registro expedido por órgão competente.
• Regularidade Fiscal
Inscrição no CNPJ;
Prova de regularidade Fazenda Municipal, Estadual e Federal Certidão Negativa de Débitos (trabalhistas, previdenciários)
• Qualificação Técnica
Atestado de Capacidade Técnica Alvará de funcionamento;
Certificação de qualidade (caso possua).
• Qualificação Econômico-financeira
Certidão Negativa de Falência e Concordata
Balanço Patrimonial e Demonstração de resultados do último exercício social.
Entendemos que o processo homologatório dos fornecedores é fundamental para obtenção de um negócio saudável, por isso a UNICAMPO exige de todos seus parceiros essa habilitação.