ÍNDICE
Políticas de patrocínios e doações
ÍNDICE
1. OBJETIVO
A presente Política de Doações de Produtos e Apoio a Projetos (“Política”) tem por objetivo estabelecer as diretrizes e procedimentos para a realização de patrocínios e doações que envolva a transferência de bens imóveis, móveis integrantes do patrimônio da Companhia e suas Controladas (doravante denominadas, todas em conjunto, de “Moura Dubeux”), inclusive valores monetários ou ainda serviços da Moura Dubeux a projetos filantrópicos, culturais, sociais, ambientais ou a atividades políticas. A Companhia visa garantir que as patrocínios e doações sejam realizados com transparência, integridade, legalidade e sem fins lucrativos, bem como zelar pela boa reputação em seus negócios e atividades.
2. DEFINIÇÃO
Colaboradores: diretores, membros do seu conselho de administração, dos comitês do conselho de administração, empregados, trabalhadores, estagiários e trainees da Moura Dubeux e todas as suas controladas, bem como de quaisquer outros órgãos com funções técnicas e/ou destinados a aconselhar os administradores.
Controladas: significam as empresas que Moura Dubeux detém o controle de forma direta ou indireta.
Doação: transferência gratuita de recursos, bens móveis ou imóveis que integrem o seu patrimônio a outra pessoa física ou jurídica.
Patrocínio: ato prestar auxílio ou apoio sob forma de transferência de valores financeiros ou permuta de bens e serviços a uma instituição ou evento organizado por terceiro, com o objetivo de divulgação de sua marca ou estreitar a comunicação da empresa com a sociedade.
Doação Política: referem-se a doações com fins eleitorais, para partidos políticos, candidatos a cargos eletivos, sindicatos, organizações ou Agentes Públicos, em nome ou em benefício da Xxxxx Xxxxxx.
Pessoas políticas expostas: é aquela que desempenha ou desempenhou nos últimos cinco anos anteriores, no Brasil ou em países, territórios e dependentes estrangeiros, cargos, empregos ou funções políticas relevantes, assim como seus representantes, familiares e estreitos colaboradores.
Organização sem fins lucrativos: são instituições de natureza jurídica de direito privado que tem por objetivo realizar mudança social, cuja arrecadação e receita não visa a obtenção lucro.
3. APLICAÇÃO
A Política aplica-se a todos os colaboradores da Xxxxx Xxxxxx.
4. DIRETRIZES
Os patrocínios e doações feitos pela Companhia devem ser realizados de acordo com as regras dispostas nesta Política e no Código de Ética e Conduta vigente.
A Moura Dubeux entende que os patrocínios e doações devem ser feitos com o objetivo de exercer seu papel social no ambiente onde há o desenvolvimento de seus negócios, além de estar comprometida em contribuir para o bem-estar de uma sociedade mais justa por meio de ações culturais, educacionais e socioambientais.
As patrocínios e doações possuem viés de responsabilidade social e podem ocorrer de diversas formas, seja através de contribuições financeiras ou mediante doação de bens e serviços (alimentos, material escolar, construção, maquinário) a programas solidários de comunidades carentes, programadas voluntariado, campanhas de saúde, patrocínios a esportes, campeonatos, entre outros.
Além dos fatores anteriormente mencionados, a Companhia pode destinar parte do pagamento dos impostos ao governo federal para doações a projetos sociais desde que as instituições beneficiárias sejam previamente cadastradas e aprovadas pelo ente público. Esta destinação é permitida por leis de incentivo fiscal, tais como Lei do Audiovisual nº 8.685 de 1993, a Lei de Incentivo ao Esporte nº 11.438 de 2006 e a Lei Rouanet nº Lei 8.313 de 1991.
Todos os patrocínios e doações precisam de avaliação pela Moura Dubeux, quanto à idoneidade e integridade da entidade ou comunidade beneficiada, devendo todo o processo, desde identificação, solicitação e análise, ocorrer de forma transparente e formalizada nos moldes dos procedimentos da política de patrocínios e doações.
São vedados patrocínios e doações ofertados por qualquer colaborador cujo interesse seja influenciar ou obter vantagem inadequada de forma direta ou indireta negócios ou decisões incompatíveis com os interesses da Companhia, além disso, nenhuma doação ou patrocínio poderá ser realizado em nome da Moura Dubeux ou suas controladas, com o objetivo de influenciar qualquer decisão, ação ou omissão, governamental ou não, que possa ser configurada como uma vantagem indevida.
São vedados ainda os seguintes patrocínios ou doações:
(i) pessoas ou entidades que possuírem restrições perante os órgãos Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS), Cadastro de Entidades Privadas Sem Fins Lucrativos Impedidas (CEPIM), Cadastro Nacional de Condenações Cíveis por Atos de Improbidade Administrativa do Conselho Nacional de Justiça, Relação de Inabilitados e Inidôneos do Tribunal de Contas da União e Lista de "Debarred & Cross-Debarred Firms & Individuals" do Banco Mundial;
(ii) atividades que possam estar associadas a risco de vida ou para o meio ambiente;
(ii) iniciativas que expressem: discriminação social, gênero ou que corroborem preconceito a grupos minoritários;
(iv) inciativas contrárias à proteção dos animais;
(v) iniciativas que promovam jogos não regulamentados;
(vi) doações políticas a candidatos a cargos eletivos, a comitês de campanhas e coligações de qualquer natureza;
(vii) organizações que sejam administradas, direta ou indiretamente, por pessoas politicamente expostas ou por agentes públicos, que tenham suas atividades relacionadas com o negócio da Companhia; e
(viii) organizações em que colaboradores da Companhia ou seus parentes de primeiro grau possuam algum tipo de participação societária e/ou poder de gestão.
5. PROCEDIMENTOS
Os pedidos ou propostas de patrocínio ou doação por colaboradores deverão ser formalizados por escrito contendo um resumo das informações do projeto e entidade beneficiada, que deve conter:
(i) Identificação da entidade beneficiária, tais como nome, endereço, história, área de atuação;
(ii) Quantidade aproximada de beneficiários;
(iii) Justificativa para a aprovação da doação.
Esta solicitação deverá ser encaminhada para o gestor responsável da área solicitante, que irá avaliar se proposta está de acordo com os requerimentos da presente política. Em caso de atendimento, o gestor deve encaminhar o pedido para a análise do setor jurídico.
O setor jurídico irá avaliar a integridade e idoneidade da entidade beneficiária, por meio de informações públicas, verificando se existe risco de associação da imagem da Companhia com a mesma, tais como: envolvimento em escândalos, fraude, associação política entre outros. Além de realizar consultas jurídicas sobre restrições em processos judiciais (associação com trabalho escravo, crimes contra meio ambiente, corrupção, entre outros); além da entidade principal, deve ser considerado nessa pesquisa todo o grupo ao qual a entidade faz parte, como exemplo, pessoas e empresas que integrem seu capital social, e outras partes relacionadas (acionistas, familiares, empresas ligadas entre outros).
Em relação a transações com partes relacionadas é requerido a leitura da Política de Transações com Partes Relacionadas devido ao complemento que ambas as políticas trazem. O levantamento das informações deve ser anexado a documentação da solicitação e encaminhada para o responsável pela aprovação final da doação.
As aprovações dos patrocínios e doações serão de acordo com o limite de alçada de cada gestor, conforme abaixo:
- Valores no limite de R$ 2.000: gerente responsável pela área e gerente de Recursos Humanos;
- Valores de R$ 2.001 até o limite de R$ 5.000: diretoria responsável pela área;
- Valores acima de R$ 5.001 até o limite de R$ 50.000: presidência;
- Valores acima de R$ 50.001: Conselho de Administração.
Vale salientar que doações recorrentes para a mesma entidade, devem ser consideradas como valor cumulativo, ou seja, três doações de R$ 2.000, a terceira deve ser direcionada para a presidência.
A período de validade das alçadas de aprovação terão vigência de um ano, considerando o ano fiscal da Companhia.
Em caso de aprovação do patrocínio e ou doação, fica a cargo do departamento jurídico elaborar um termo de doação ou contrato (se aplicável), que devem apresentar cláusulas explícitas que prevejam medidas de combate à corrupção. Em caso de pagamento de patrocínios, os contratos deverão conter cláusulas
condicionando o beneficiário a apresentar evidências sobre a realização do evento ou ação patrocinada pela Companha em até 30 dias.
O setor fiscal é responsável pela emissão de documento fiscal da doação (em caso de doação de bens) e em caso de doação em valores monetários o comprovante do pagamento deve vir do setor financeiro. Ambos documentos devem ser encaminhados para o setor contábil realizar a contabilização.
O pagamento de patrocínio e doação em valores monetários devem ser feitos mediante transferência bancária para conta corrente ou pagamento de boleto bancário específicos do beneficiário, sendo vedado pagamento em espécie ou cheques.
6. PENALIDADES
Em caso de suspeitas de violação desta Política haverá investigação. Em caso de confirmação da irregularidade, a o patrocínio ou doação serão imediatamente suspensos e os colaboradores envolvidos no processo de solicitação sofrerão medidas disciplinares descritas no Código de Conduta, ou até mesmo implicações judiciais.
7. ATRIBUIÇÕES
Para fins de análise da conformidade, o setor jurídico corporativo é o responsável por fiscalizar e fazer cumprir se as doações estão sendo cumpridas nos termos da presente política.
8. RESPONSABILIDADES
Cabe aos colaboradores da Xxxxx Xxxxxx e todas as suas controladas, cumprirem com todas as disposições desta Política de Patrocínios e Doações, assegurar que todos os terceiros e parceiros de seu relacionamento sejam informados sobre seu conteúdo.
Em caso de suspeita de pedidos impróprios de patrocínio ou doação, sobre a idoneidade e integridade da entidade beneficiária, a Companhia espera que seus colaboradores utilizem os meios de comunicação para relatar o caso. As formas de recomendadas de comunicação são: (a) gestor imediato; (b) Auditoria Interna e (c) canal de denúncia.
A Xxxxx Xxxxxx respeita a livre iniciativa de seus colaboradores em caso de doações e patrocínios de caráter pessoal, desde que, ocorra fora do ambiente e expediente de trabalho e que não haja associação com a Companhia.
9. APROVAÇÃO E VIGÊNCIA
Esse procedimento foi revisado e aprovado pelo Conselho de Administração em 21 de maio de 2020, tendo sua vigência imediata. Esta Política será submetida a nova aprovação sempre que houver alteração na legislação pertinente ou alterações internas nas políticas e Código de Conduta da Companhia.