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(Procedimentos Operacionais Padrão)
POP 01.1 - Ateste de Notas Fiscais de Serviços (antes da IN nº 05/2017)
Versão 01, jun/2019
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Orientações sobre ateste de notas fiscais de serviços no SEI
Notas fiscais referentes a contratos de serviços (antes da IN nº 05/2017): o Fiscal quando receber a nota fiscal deverá abrir processo de pagamento no SEI relacionado ao contrato e anexar os documentos que seguem, conforme roteiro abaixo, e encaminhá- los ao Gestor de Contratos que se encontra na Coordenadoria de Aquisições e Contratações (CAC-TAB).
Documentos que devem ser anexados pelo Fiscal:
a) Nota Fiscal;
b) Regularidade da contratada (SICAF);
c) Relatórios complementares, quando for o caso;
d) Termo de Atesto assinado pelo fiscal (utilizar o modelo padrão de Termo de Atesto de Nota Fiscal/Fatura disponibilizado no SEI).
1) Acessar o SEI e iniciar processo relacionado ao contrato.
1.1 Acessar o Processo do Contrato – contrato ao qual se refere o pagamento.
1.2 Iniciar Processo Relacionado – clicar no ícone “Iniciar Processo Relacionado” para que o processo do pagamento fique relacionado ao processo do contrato:
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1.3 Tipo de Processo – Orçamento e Finanças: Pagamento a Pessoa Jurídica
1.4 Especificação do Processo – Contrato n° XX/XXXX - Nota Fiscal nº XXXX – competência da nota (Ex: Maio/2019) - nome da empresa
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1.5 Interessado – Coordenadoria de Aquisições e Contratações (CAC-TAB):
1.6 Nível de Acesso - Via de regra, os processos de pagamentos são públicos:
Por fim, clicar em Salvar.
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2) Incluir documento - Após aberto o processo é necessário incluir os documentos.
No processo de pagamento é necessário o fiscal incluir: a nota fiscal ou fatura, regularidade da contratada (SICAF), relatórios complementares (quando for o caso) e o Termo de Atesto de Nota Fiscal/Fatura.
2.1 Incluir documento
2.2 Escolha o tipo de documento - Externo:
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2.3 Tipo de documento - Nota Fiscal.
2.4 Data do documento - Data do documento que está sendo inserido:
2.5 Número/Nome na Árvore - Deve ser preenchido o nome que vai complementar o Tipo de Documento. Ex.: Se na árvore de processo deve aparecer que o documento que estou anexando é Nota Fiscal Nº 1234 - Empresa Inove Serviços, como no ‘Tipo de documento’ já preenchemos ‘Nota Fiscal’ no ‘Número/Nome na Árvore’ vamos preencher apenas ‘Nº 1234 - Empresa Inove Serviços’:
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2.6 Formato - Pode ser:
*Nato digital: é aquele criado originalmente em meio eletrônico.
*Digitalizado nesta unidade: é o que foi gerado em meio físico e depois foi fielmente convertido para meio eletrônico. Neste caso é necessário informar qual foi o tipo de conferência realizado.
2.7 Nível de Acesso - Mesma orientação mencionada no item 1.4:
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2.8 Anexar Arquivo - Aqui é necessário localizar o arquivo em PDF da Nota Fiscal (salvo no computador) e anexar ao processo:
E por fim, confirmar os dados:
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Após confirmar os dados verificamos que o documento aparece na árvore do processo:
2.9 Inserindo o SICAF – Seguir os mesmos passos do item 2.1 e seguintes.
3 Inserindo o Ateste - Como o documento de ateste já foi incluído na base de conhecimento do SEI, ele é um documento interno e para incluir ao processo é necessário:
3.1 Incluir documento:
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3.2 Escolha o tipo de documento – Termo de Atesto de Nota Fiscaal/Fatura:
3.3 Texto Inicial – Nenhum.
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3.4 Descrição, Classificação por Assuntos e Observação desta Unidade - Não é necessário preencher nenhuma informação.
3.5 Nível de Acesso - Mesma orientação mencionada no item 1.4: Público. E, por fim, confirmar os dados:
3.6 Editando o documento - Após confirmar os dados, o documento é inserido na árvore do processo, mas é necessário informar os campos que estão em branco de acordo com os dados dos documentos que foram inseridos. Para editar o documento, clicar em ‘Editar Conteúdo’:
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Em seguida, digitar o número da Nota Fiscal/Fatura, inserir o link da nota fiscal clicando no ícone ‘Inserir um Link para processo ou documento do SEI!’:
Na aba seguinte digitar o número que fica ao lado do nome do documento na árvore do processo:
E clicar em ‘OK’. Após ‘salvar’ o documento, será inserindo o link para abrir de forma automática o documento mencionado.
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Caso o serviço seja composto por mais de um item, preencher o quadro com os referidos itens. Caso contrário, o quadro deverá ser excluído:
Para finalizar, o fiscal deverá assinar o documento:
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No momento da assinatura, escolher a função “Fiscal de Contrato”. Podemos observar que o link para acessar o documento na árvore do processo fica disponível após o documento concluído:
Depois que toda a documentação for anexa ao processo no SEI, encaminhar o processo para a Coordenadoria de Aquisições e Contratações (CAC-TAB).
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Orientamos evitar ao máximo deixar marcado a opção “Manter processo aberto na unidade atual”, pois nesta situação alguns encaminhamentos ficam desabilitados.
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