CORPORATE SECRETARIAL SERVICES AGREEMENT
CORPORATE SECRETARIAL SERVICES AGREEMENT
CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE SECRETARIADO
PART A OF A TWO PART AGREEMENT
PARTE A DE CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS EM DUAS PARTES
This agreement is dated as of:
Este contrato está sendo celebrado em:
1 1 2021
MM DD YYYY
THE PARTIES TO THIS AGREEMENT ARE:
AS PARTES DESTE CONTRATO SÃO:
The Beneficial Owner or Beneficial Owners above shall hereinafter be referred to as: "The Principal".
O(s) beneficiário(s) acima qualificado será doravante denominado coletivamente como o "Contratante".
The Company described above shall hereinafter be referred to as " The Secretary ".
A companhia acima qualificada será doravante denominada como o "Secretário".
And finally,
E finalmente,
The Legal Entity described above shall hereinafter be referred to as "The Company", and shall be a Consenting Party to this Agreement.
A entidade jurídica qualificada acima será doravante denominado como "Sociedade" ou "Companhia", e será considerada como "O Anuente".
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WHEREAS,
CONSIDERANDO QUE,
The Principal is the Beneficial Owner of the Participation Interest in the Company;
O Contratante é o beneficiário final da participação societária na Sociedade;
The Secretary has agreed to provide such services subject to the conditions of Parts A and B of this Agreement, and subject to its Corporate "Terms and Conditions";
O Secretário concorda em prestar serviços para a Sociedade de acordo com Partes A e B deste contrato e sujeito a seus "Termos e Condições";
NOW THEREFORE, THE PARTIES AGREE THAT:
ASSIM, AS PARTES CONCORDAM QUE:
The provision of services by the Secretary, subject to the terms of the entire agreement, and subject to the laws of the domicile of the Company; O Secretário proverá os serviços de acordo com este contrato, e sujeito às leis de domicílio da Sociedade;
The initial annual domiciliation, and corporate secretarial service fees are (US$):
A taxa anual inicial de domiciliação e administração será (US$):
Notices shall be made as follows:
As comunicações e notificações serão realizadas conforme abaixo:
(1) If to the Company or Secretary, to them at:(1) Para a Sociedade ou Secretário para: |
Address: Juncal 1378 Of 806 Xxxxxxxx 00000 Xxxxxxxxxx, Xxxxxxx Tel: x000 0 0000000 Email: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx Att.: Corporate Administrator/Dartmouth International |
(2) If to the Principal: As per written instructions previously received on the confirmation form. (2) Para o Contratante: Conforme instruções escritas já recebidas pelo Secretário no formulário de confirmação. |
As witness the hands of the duly authorized representatives of the Parties hereto the following agreement, which includes Part A and Part B as of the date above:
Em testemunho do que, as Partes ou seus representantes legais assinam o presente Contrato, incluindo Partes A e B, na data acima referida:
THE COMPANY
THE PRINCIPAL
THE PRINCIPAL THE SECRETARY
DARTMOUTH MANAGEMENT EE
PART B OF A TWO PART AGREEMENT
This second part of the Corporate Secretarial Services Agreement is made by and among the Parties as defined and contained above in Part A and on the date thereof.
NOW, THEREFORE, IT IS ADDITIONALLY AGREED AS FOLLOWS:
1. APPOINTMENT
1.1 The Secretary is hereby appointed as Secretary of the Company, and such appointment shall be duly formalized by the appropriate authority if required. The Secretary is specifically authorized to dismiss and hire Registered Agents and is also authorized to formally engage the services of Registered Agents by means of a formal agreement signed on behalf of the company for services such as agent of process, domiciliation, etc., if so required. In addition, the Secretary may need to provide due diligence and signature recognition of the Principal.
2. DUTIES AND RESPONSIBILITIES
2.1. The Secretary will be charged with the provision of corporate secretarial services of the Company, which will consist of:
• recommending a duly licensed local Registered Agent (the “Registered Agent”), also resident in the Country, to act as the Company’s registered office, and to communicate with the local authorities;
• maintaining all corporate records, and communicating the relevant documents to the Company’s Registered Agent;
• providing ongoing compliance services to the registered agent, local authorities and according to the applicable legislation; and
• ensuring compliance with the Company´s bylaws.
2.2. In addition, the Secretary will provide such other corporate secretarial and/or other services as may from time to time specifically be requested by the Principal or the Company and accepted by the Secretary, including, without limitation:
• preparation of management reports and accounts;
• interfacing with the Company's accountants and auditors (when engaged by the Company);
• coordination of local counsel (when necessary); and
• holding and hosting shareholders’ meetings or drafting shareholders’ resolutions.
2.3. The Secretary is also authorized and instructed to take any action, without any further authorization or instructions from the Principal, to keep the Company in compliance with all applicable rules and regulations of the Country.
2.4. The Secretary will comply with any instructions of the Principal and any person or entity which the Principal indicates in writing as being authorized to represent the Principal, until such authorization is revoked by the Principal in writing and notified to the Secretary. The Secretary shall ensure that any person or entity employed by it or which is an officer of it shall also so comply.
2.5. The Secretary is expected to act in the best interests of the Company and the Secretary shall not be obliged to do anything which it considers to be in conflict with the interests of the Company or of the Secretary, or with the laws, rules and regulations of the Country or any other jurisdiction.
3. REMUNERATION
3.1. The Company and the Principal, as joint and several debtors, will pay to the Secretary:
• For the services specified in item 2.1 above, an annual legal representative, domiciliation and corporate secretarial fixed fee (exclusive of disbursements, government fees and time spent), payable annually in advance on the date of the formation of the company to a bank account indicated by the Secretary; for the first year this fee shall be due and payable immediately upon the effective date of this Agreement. This fee is exclusive of all expenses incurred by the Company, such as taxes, filing fees, or travel expenses, which will be billed to the Company and the Principal as incurred. The initial annual fee is as stated in Part A of this Agreement;
• For the services specified in item 2.2 and 2.3 above, a fee or fees on the basis of a schedule of fees in force or on a time-spent basis against the hourly rates in force at the time the services are being performed. Such fees will be due and payable as incurred.
• Any and all disbursements and reasonable expenses incurred in the performance of its duties; and
• The yearly government fee if applicable will be billed and collected together with the yearly domiciliation fee, so as to ensure proper and timely payment.
3.2. Notwithstanding the provisions of Clause 6.2 below, the Secretary may suspend the performance of its duties or services under this Agreement if any amounts due to it are not paid within 60 days from the relevant invoice date.
3.3. Any amounts for services provided in items 2.1, 2.2, 2.3 and any expenses incurred with third parties for and on behalf of the Company will be subject to penalties and late fees which may increase over time the outstanding invoice is overdue.
4. DISCLOSURE OF INFORMATION
4.1. During the term of this Agreement, the Secretary will not disclose any confidential information regarding the Company, or the Principal, except where reasonably required for the proper performance of its duties or where required by law.
4.2. The Company, its officers (not being the Secretary) and the Principal, at the request of the Secretary will disclose to the Secretary in a timely and orderly fashion such information concerning the Company and the Principal as the Secretary reasonably considers appropriate or necessary for the proper performance of its duties, including all financial information regarding the Company.
5. WARRANTIES AND REPRESENTATIONS
5.1. Both the Secretary and the Principal warrant and represent that the Company will not be used for or be engaged in offshore gambling or gaming, arms or sex related business or any illegal activities whatsoever, including, but not limited to, money laundering and tax fraud.
5.2. The Principal warrants and represents that he will procure that the capital contribution is fully paid-up
5.3. The Principal warrants and covenants with the Secretary that he will indemnify, keep indemnified and hold the Secretary (including its directors, officer and employees) harmless, during the term of this Agreement and any time thereafter, from and against any and all actions, suits, proceedings, claims and demands made or taken or instituted against the Secretary, of the Company (whether instituted by the Company or any third party), and from and against any and all liabilities, damages, charges, fines, taxes, costs and expenses, sustained, incurred or expended, directly or indirectly (including without limitation, fees, costs and expenses of attorneys, auditors and other experts), arising out of or resulting from acting or having acted as a Secretary of the Company, and in such capacity doing or omitting any act, or arising out of or in connection with any act or omission by any Secretary or attorney-in-fact of the Company.
5.4. The Principal warrants and represents that he will notify the Secretary in writing before any direct or indirect transfer, sale, pledge or other disposal or encumbrance of all or part of the Participation Interest.
6. TERM, TERMINATION AND SUBSTITUTION OF THE SECRETARY
6.1. This Agreement will have effect from the date indicated in the heading hereof and will continue, irrespective of whether the Principal still legally or beneficially own the Participation Interest, unless and until terminated by the Secretary (on the one hand) or the Principal (on the other hand) by giving prior written notice or unless terminated at any time by any new Principal of the Company (if the Principal should have transferred its or his Participation Interest).
6.2. Notwithstanding the foregoing, the Secretary may terminate this Agreement and resign as Corporate Secretary of the Company with immediate effect, with no need of prior notice, if any of the following events occur:
• the non-compliance of any of the Principal, or the Company with any of the terms, conditions, warranties and representations of this Agreement;
• the bankruptcy, the granting of a moratorium, the winding-up, or any resolutions for the purpose thereof, of the Company;
• any material change in the legal or beneficial ownership of the Participation Interest or any other change of control in respect of the Company, which has not been endorsed by the Secretary, provided however that such endorsement shall be deemed to have been given where such change results from the merger, consolidation or amalgamation of a Principal with any other entity pertaining to the same group, or a transfer of all, or substantially all, of a Principal's assets to another entity pertaining to the same group;
• the Secretary is unable to contact the Principal or his representative(s) for a period in excess of two months; and
• any default of the Principal or the Company under the Secretary's General Terms and Conditions, which is published on the website xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.
6.3. Upon termination of this Agreement, whether or not for cause, and subject to payment of all of its outstanding invoices, fees, costs and expenses to the date of termination, the Secretary will transfer to the Company, the Principal or any person designated by the Principal, all corporate records of the Company, which are held by the Secretary.
7. ASSIGNMENT
7.1 None of the rights created by this Agreement may be assigned by any of the parties hereto without the prior written consent of the other parties, except for the right of the Secretary to assign to another party any claims arising under this Agreement.
8. NOTICES
8.1 All notices and communications hereunder shall be made in writing (by letter, email or fax) and shall be sent as provided for in Part A of this Agreement.
9. COUNTERPARTS
9.1 This Agreement may be executed in two or more counterparts, or on one or more signature pages, each of which shall be deemed to be an original, but all of which together shall constitute one and the same instrument.
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PARTE B DE CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS EM DUAS PARTES
Esta segunda parte do contrato de prestação de serviços de secretariado (o “Contrato”) é celebrado na data e de acordo com as definições e as condições previstas na Parte A deste Contrato.
ASSIM, PORTANTO, CONCORDAM AS PARTES ÁS SEGUINTES TERMOS E CONDIÇÕES:
1.. NOMEAÇÃO
1.1 O Secretário é neste ato indicado como secretário da Sociedade, sendo que essa indicação será formalizada por meio de Resolução dos Sócios da Sociedade. O secretário está especificamente autorizado a demitir e contratar um Agente Registrado e também está autorizado formalmente a contratar serviços do Agente Registrado através de um contrato formal assinado em nome da companhia para serviços como agente de processos, domiciliação, etc. Além disso, o secretário pode fornecer a devida diligência e reconhecimento da assinatura dos contratantes.
2. DEVERES E RESPONSABILIDADES
2.1 O Secretário deverá prestar serviços de secretaria para a Sociedade, os quais consistirão em:
• recomendação de um “Agente Registrado” local, devidamente licenciado, residente no País para fornecer domicílio e comunicação com as autoridades locais;
• manutenção de registros e todos os documentos societários da Sociedade, e comunicação com o “Agente Registrado”;
• manutenção da Sociedade em conformidade com as disposições do Estatuto e com outras formalidades legais ou obrigatórias do País. Entrega de documentação de diligência e atendimento a solicitações de natureza de "compliance" com a legislação do país, inclusive para atender solicitações em relação a anti-lavagem de dinheiro;
2.2 Adicionalmente, o Secretário prestará outros serviços de secretaria ou outros serviços que sejam, de tempos em tempos, especificamente solicitados pelo Contratante ou pela Sociedade e aceitos pelo Secretário, incluindo, sem limitação os seguintes itens:
• preparação de relatórios gerenciais;
• interface com os contadores e auditores da Sociedade (quando contratados pela Sociedade);
• coordenação de consultores locais (quando necessário); e
• realização de assembleias de sócios e preparação de atas de resoluções de sócios.
2.3 O Secretário está, ainda, autorizado e instruído a tomar qualquer providência, sem qualquer autorização ou instrução adicional do Contratante, para manter a Sociedade em conformidade com todas as regras e regulamentos aplicáveis do País.
2.4 O Secretário cumprirá com todas as instruções do Contratante e de qualquer pessoa ou entidade indicada pelo Contratante, por escrito, estando autorizadas a representar o Contratante, até que tal autorização seja revogada pelo Contratante, por escrito, e notificada ao Secretário. O Secretário deverá assegurar o cumprimento dessas regras por qualquer pessoa ou entidade que preste serviços, que seja um executivo ou que represente o Secretário.
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2.5 O Secretário deve agir de acordo com os melhores interesses da Sociedade e do Contratante, porém, o Secretário ou seu representante não serão obrigados a praticar qualquer ato que considere em conflito com os interesses da Sociedade ou dele próprio ou, ainda, com qualquer lei, regra ou regulamento do País ou de qualquer outra jurisdição.
3. REMUNERAÇÃO
3.1 A Sociedade e o Contratante, solidariamente, pagarão ao Secretário:
• Pelos serviços especificados na sub-cláusula 2.1 acima, honorários fixos, anuais, domicílio e serviços de secretaria, (excluindo despesas, taxas governamentais e horas trabalhadas), a serem adiantados cada ano e depositados em uma conta bancária indicada pelo Secretário; sendo que os honorários relativos ao primeiro ano serão devidos imediatamente após a celebração deste Contrato. Os honorários aqui referidos não incluem quaisquer despesas incorridas pela Sociedade, tais como: tributos, taxas de registros ou despesas com viagens, as quais serão cobradas da Sociedade e do Contratante conforme incorridas. O valor da taxa anual inicial consta na Parte A deste Contrato;
• Pelos serviços especificados na sub-cláusula 2.2 acima, os honorários com base em horas trabalhadas, de acordo com a tabela de honorários então em vigor quando da prestação dos serviços. Os honorários aqui referidos serão cobrados conforme incorridos;
• Todos e quaisquer desembolsos e despesas incorridas, razoavelmente, no cumprimento de suas obrigações; e
• A taxa governamental anual (caso haja) será cobrada juntamente com os honorários anuais de secretariado, de forma a garantir o pagamento no prazo e forma adequados.
3.2 Sem prejuízo das disposições da sub-cláusula 6.2 abaixo, o Secretário poderá suspender o cumprimento de suas obrigações ou a prestação de seus serviços conforme este Contrato, caso qualquer quantia a ele devida não seja paga em 60 dias da data do vencimento da fatura em questão.
3.3 Quaisquer quantias para serviços prestados nos itens 2.1, 2.2, 2.3 e quaisquer despesas incorridas com terceiros para/e em nome da Empresa estarão sujeitas a penalidades e multas por atraso que podem aumentar com o tempo em atraso da fatura pendente.
4. CONFIDENCIALIDADE E COMUNICAÇÃO
4.1 Durante o prazo deste Contrato, o Secretário não revelará qualquer informação confidencial sobre a Sociedade ou o Contratante, exceto quando necessário, razoavelmente, para o fiel cumprimento de seus deveres ou quando requerido por lei.
4.2 A Sociedade, seus diretores e representantes (que não o Secretário) e o Contratante, a pedido do Secretário, fornecerão ao Secretário, num prazo e de forma razoável, as informações sobre a Sociedade e o Contratante, conforme considerado apropriado, razoavelmente, pelo Secretário, para o fiel cumprimento de seus deveres, incluindo todas as informações financeiras relativas à Sociedade.
5. DECLARAÇÕES E GARANTIAS
5.1 O Secretário e o Contratante declaram e garantem que a Sociedade não será utilizada ou fará parte de atividades relacionadas a jogos ou cassinos internacionais, armas, sexo ou qualquer outra atividade ilegal, de qualquer forma, incluindo, sem limitação, lavagem de dinheiro e fraude fiscal.
5.2 O Contratante declara e garante que ele providenciará a integralização total das ações ou certificados de participação emitidos.
5.3 O Contratante declara e garante que indenizará e manterá o Secretário (incluindo seus diretores, secretários e funcionários) ileso, durante a vigência deste Contrato, e a qualquer tempo, desde que respeitadas as respectivas prescrições, após tais prazos, contra toda e qualquer reclamação relativa a um contrato ou de natureza civil ou ações judiciais ou administrativas (propostas pela Sociedade ou por um terceiro), e contra toda e qualquer responsabilidade, danos, multas, penalidades, tributos, custos ou despesas, suportados, incorridos ou desembolsados, direta ou indiretamente (incluindo, sem limitação, honorários, custos e despesas de advogados, auditores e outros especialistas), oriundos ou resultantes de sua atividade, passada ou presente, como Secretário da Sociedade, e, ainda, contra todos os atos praticados e todas as omissões, em sua capacidade de Secretário ou, ainda, atos praticados e todas as omissões por parte de qualquer outro Secretário, procurador, ou representante da Sociedade.
5.4 O Contratante declara e garante que notificará o Secretário, por escrito, anteriormente a qualquer transferência, venda, caução ou penhor ou qualquer outra alienação ou oneração, direta ou indireta, de todas ou parte da participação societária.
6. XXXXX, RESCISÃO E SUBSTITUIÇÃO DO SECRETÁRIO
6.1 Este Contrato terá efeito a partir da data indicada acima e vigorará, independentemente da participação na companhia, direta ou indireta, se manter com o Contratante ou não, a menos se terminado pelo Secretário (de um lado) ou pelo Contratante (de outro lado), por meio de notificação, por escrita, enviada com antecedência ou se terminado, a qualquer tempo, por um novo Contratante da Sociedade (caso o Contratante tenha alienado a sua Participação).
6.2 Sem prejuízo do quanto acima disposto, o Secretário poderá terminar este Contrato e renunciar ao cargo de Secretário, com efeitos imediatos, sem necessidade de notificação prévia, no caso de ocorrer qualquer um dos eventos abaixo:
• o não cumprimento, por parte do Contratante ou da Sociedade, dos termos, condições, declarações e garantias contidos neste Contrato;
• a falência, concordata, pedido de xxxxxxxxx, dissolução ou qualquer resolução da Sociedade nesse sentido;
• qualquer alteração relevante na titularidade, direta ou indireta, na companhia ou qualquer outra alienação de controle da Sociedade, que não tenha sido endossada pelo Secretário; sendo que, entretanto, tal endosso será entendido como tendo sido dado quando tal alienação resultar da fusão ou incorporação do contratante com qualquer outra entidade pertencente ao mesmo grupo ou da transferência de todos ou substancialmente todos os ativos do Contratante a uma outra entidade pertencente ao mesmo grupo;
• se o Secretário não conseguir contatar o Contratante ou seu representante por um período maior que dois meses; e
• qualquer violação por parte do Contratante ou da Sociedade, com relação aos Termos e Condições Gerais do Secretário, que estão publicados no site xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.
6.3 Quando do término deste Contrato, com ou sem justa causa, e sujeito ao pagamento de faturas, honorários, custos e despesas até a data do término, o Secretário transferirá à Sociedade, ao Contratante ou a qualquer pessoa indicada pelo Contratante, todos os registros societários da Sociedade, que estejam em poder do Secretário.
7. CESSÃO
7.1 Nenhum dos direitos relativos a este Contrato poderá ser cedido por qualquer uma das partes do mesmo, sem o consentimento prévio e escrito das outras partes, exceto pelo direito do Secretário de ceder a um terceiro, quaisquer direitos oriundos deste Contrato.
8. NOTIFICAÇÕES
8.1 Todas as notificações e comunicações previstas neste Contrato deverão ser feitas por escrito (carta, telex ou fax) e deverão ser enviadas conforme previsto na Parte A deste Contrato.
9. VIAS
Este Contrato poderá ser celebrado em duas ou mais vias ou com mais de uma página de assinatura, cada uma das quais será considerada uma via original e, todas juntas, serão consideradas um único e o mesmo instrumento.
O RESTANTE DESTA PÁGINA SEGUE EM BRANCO
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