CONTROLADORIA-GERAL DA UNIÃO PROJETO BÁSICO

CONTROLADORIA-GERAL DA UNIÃO PROJETO BÁSICO

1. OBJETO DA CONTRATAÇÃO

1.1. Contratação de empresa para digitalização e indexação de documentos, especificamente, processos de papéis de trabalho de auditoria e fiscalização que representam parte do acervo arquivístico das Controladorias Regionais da União nos Estados, conforme condições, quantidades e exigências discriminadas neste instrumento.

1.2. O objeto da contratação tem a natureza de serviço comum de higienização e digitalização de documentos, abrangendo preparação, escaneamento, reconhecimento óptico dos caracteres (OCR), indexação, descarte, reconstituição do processo físico e armazenamento em caixa-box do arquivo físico.

1.3. A presente contratação adotará como regime de execução a empreitada por preço unitário.

2. DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO DE TIC

2.1. A solução ora apresentada, em linhas gerais, abrange a prestação de serviço de digitalização de parte do acervo documental das Unidades Regionais formada por papéis de trabalho produzidos no período de 2000 a 2019. Os acervos não tiveram, até o momento, nenhum tratamento arquivístico, apenas estão armazenados/ordenados em caixas e registrados no Sistema de Gestão de Informação (SGI) ou algo similar e estão localizados em 25 capitais da Federação cujos endereços estão registrados no Anexo VI deste Projeto Básico

2.2. A atividade de digitalização de papéis de trabalho deverá, obrigatoriamente, seguir o regramento estabelecido pela Portaria CGU nº 1.493, de junho de 2020 e proporcionar os seguintes resultados:

Auxiliar no processo de classificação de documentos que é uma das sustentações da gestão documental orientada que, consequentemente, culmina com a eliminação de grande parte de documentos, de acordo com o código de classificação e tabela de temporalidade;

Promover arquivamento estruturado, tanto dos arquivos físicos quanto dos digitais, estabelecendo ambiente equilibrado e sistematizado de gestão documental;

Permitir pesquisa de caracteres no documento digitalizado, ou seja, os documentos gerados devem possuir reconhecimento ótico de caracteres – OCR (Optical Character Recognition);

Acessar informação sem a necessidade de desarquivamento do documento físico; Reduzir o acervo físico;

Economia de recursos públicos, considerando a diminuição progressiva de metros quadrados necessários para a guarda do acervo documental.

2.3. Informações adicionais podem ser obtidas no item 7 do Estudo Técnico Preliminar (Anexo I).

2.4. Bens e serviços que compõem a solução

Id.	Descrição do Bem ou Serviço	Código CATSER	Quantidade	Métrica ou Unidade
1	Serviço de digitalização/indexação de documentos	27278	46.018.517	página

3. JUSTIFICATIVA PARA A CONTRATAÇÃO

3.1. Contextualização e Justificativa da Contratação

3.1.1. A contextualização e a justificativa da contratação encontram-se pormenorizados no item 1 dos Estudos Preliminares, Anexo I deste Projeto Básico.

3.1.2. Em linhas gerais, a digitalização de documentos pertencentes a processos de papéis de trabalho com idade documental intermediária necessitam de intervenções arquivísticas com objetivo de ordenar e racionalizar o acervo para proporcionar inteligibilidade e dinamismo ao acesso a documentos, bem como, proporcionar a aplicação dos códigos de classificação e tabelas de temporalidade da área-fim e, consequentemente, realizar com segurança a identificação dos subfundos, proporcionando destinação final com alto grau de precisão.

3.1.3. Inicialmente, haverá uma redução incisiva do acervo documental nos casos das Unidades Regionais que organizaram os papéis de trabalho em volume principal e anexos (item 5.6 da Portaria CGU nº 1.493/2020), Anexo V. As Unidades Regionais que não adotaram essa metodologia, não irão descartar cópias dos anexos, apenas a digitalização será realizada. No entanto, a digitalização conduzirá, em ambos os casos, à inserção de rotina de classificação dos documentos e consequentemente avaliação e eliminação/guarda permanente, conforme o estabelecido no Código de Classificação e Tabela de Temporalidade da área-fim. Em todos os casos ocorrerá, redução quantitativa com impacto estrutural e financeiro positivos, previsíveis e equilibrados.

3.2. Alinhamento aos Instrumentos de Planejamento Institucionais

3.2.1. A contratação está alinhada a Política Nacional de Arquivos, em obediência a Lei 8.159/91.

Objetivos estratégicos 2020- 2023	Objetivo 10: Modernizar a gestão estratégica por meio do fomento às melhores práticas de governança, segurança e comunicação organizacional.
Iniciativas estratégicas 2020- 2023
	Iniciativa 10.10 - Estruturar e internalizar a gestão da segurança corporativa e da informação. Iniciativa 10.11 - Aprimorar e internalizar a gestão do conhecimento.
PDTI 2019-2020	#808825 - Serviço de Digitalização
PAC 2021	<< 1663237 – Serviços de digitalização e indexação de documentos, especificamente, processos de papéis de trabalho de auditoria e fiscalização que representam parte do acervo arquivístico das Controladorias Regionais da União nos Estados.
EGD 2020-2022	Não se aplica.

3.3. Estimativa da demanda

UF	Unidade de medida	Quantidade
Acre	página digitalizada	926.000
Alagoas		1.496.000
Amapá		690.000
Amazonas		1.280.000
Bahia		3.499.000
Ceará		3.740.000
Espírito Santo		0
Goiás		1.142.517
Maranhão		2.200.000
Mato Grosso		1.850.000
Mato Grosso do Sul		1.150.000
Minas Gerais		1.986.000
Pará		2.020.000
Paraíba		819.000
Paraná		1.020.000
Pernambuco		3.187.000
Piauí		1.350.000

Rio de Janeiro		4.340.000
Rio Grande do Norte		1.454.000
Rio Grande do Sul		1.032.000
Rondônia		800.000
Roraima		564.000
Santa Catarina		3.585.000
São Paulo		3.606.000
Sergipe		922.000
Tocantins		779.000

3.4. Parcelamento da Solução de TIC

3.4.1. O serviço não deverá ser parcelado, visto que a digitalização de processos de papéis de trabalho faz parte de uma solução única, constituída por etapas que se entrelaçam, formada por uma cadeia de subatividades interdependentes e que são partes da atividade principal (digitalização), conforme mencionados nos itens 1.2 e 5.1 do Projeto Básico. A digitalização de papéis de trabalho não pode ser fatiada sem que ocorra fragmentação do objeto, a característica do serviço inviabiliza a realização de suas etapas por diferentes contratados. Ademais é pertinente preservar o regramento do § 5º do art. 23, da Lei 8.666 que estabelece a vedação de parcelamento de uma mesma obra ou serviço de mesma natureza que possam ser realizadas conjunta e concomitantemente. Nesse sentindo, busca-se preservar a viabilidade técnica e econômica do objeto, bem como manter incólume a competitividade do certame.

3.5. Resultados e Benefícios a Serem Alcançados

3.5.1. A digitalização de documentos deve apresentar os seguintes resultados:

a) Auxiliar no processo de classificação de documentos que é uma das sustentações da gestão documental orientada que, consequentemente, culmina com a eliminação de grande parte de documentos, de acordo com o código de classificação e tabela de temporalidade;

b) Promover arquivamento estruturado, tanto dos arquivos físicos quanto dos digitais, estabelecendo ambiente equilibrado e sistematizado de gestão documental;

c) Permitir pesquisa de caracteres no documento digitalizado, ou seja, os documentos gerados devem possuir reconhecimento ótico de caracteres – OCR (Optical Character Recognition);

d) Acessar informação sem a necessidade de desarquivamento do documento físico;

e) Reduzir o acervo físico;

f) Economia de recursos públicos, considerando a diminuição progressiva de metros quadrados necessários para a guarda do acervo documental.

3.5.2. O serviço de digitalização de processos de papéis de trabalho está fundamentada na legislação vigente relativa à gestão documental produzida pelo Conselho Nacional de Arquivo (CONARQ) e recepcionada por regramento interno da Controladoria-Geral da União (Portaria CGU nº 1.493/2020). Nesse contexto, o serviço de digitalização está orientado, entre outros, pelos dispostos da Resolução CONARQ nº 31 que dispõe sobre a adoção de recomendações para digitalização de documentos arquivísticos permanentes e que visa assegurar que o projeto de digitalização de documentos arquivísticos de valor permanente garanta a produção de representantes digitais com qualidade, fidelidade ao documento original e capacidade de interoperabilidade. Internamente, a CGU atentou em estabelecer destinação final distinta aos documentos que possuem características de eliminação ou guarda permanente. Com a aplicabilidade do Código de Classificação e tabela de temporalidade da área-fim, faz-se nítido que parte dos papéis de trabalho serão eliminados e uma quantidade menor será recolhida à guarda permanente. Estes deverão obedecer aos dispostos da Resolução CONARQ nº 31 que determina os seguintes padrões de projeto de digitalização:

a) Sejam previamente estabelecidos o tratamento arquivístico e a avaliação dos documentos a serem digitalizados;

b) Que o processo de digitalização seja realizado, preferencialmente, nas instalações das instituições detentoras do acervo documental;

c) Que seja realizada digitalização de conjuntos documentais integrais;

d) Que o processo de digitalização possua fidelidade entre o representante digital e o documento original;

4. VISTORIA PARA A CONTRATAÇÃO

4.1. A vistoria do local de guarda do acervo da CGU foi oportunizada aos interessados em participar do pregão eletrônico nº 19/2019, nos termos do subitem 4.1 do Termo de Referência (SEI nº 1852825). Nestes termos, a empresa a ser contratada deverá apresentar o respectivo termo de vistoria ou, se for o caso, a declaração de responsabilidade, elaborado à época da licitação.

5. ESPECIFICAÇÃO DOS REQUISITOS DA CONTRATAÇÃO

5.1. Requisitos de Negócio

5.1.1. O objeto do contrato compreende a digitalização de, aproximadamente, 46.018.517 (quarenta e seis milhões dezoito mil quinhentos e dezessete) de páginas. A estimativa considerou que a capacidade volumétrica de 01 (uma) caixa corresponde a 1.000 (mil) folhas.

5.2. Local

5.2.1. Os serviços deverão ser prestados nas dependências das Controladorias Regionais da União nos Estados com objetivo de manter a segurança e o sigilo das informações contidas nos processos de papéis de trabalho, conforme lista de endereços constante do Anexo VI.

5.3. Fluxo da digitalização

5.3.1. Detalhamento das etapas da digitalização de papéis de trabalho:

5.3.1.1. A atividade de digitalização de papéis de trabalho está disciplinada na Portaria CGU nº 1.493/2020 (Anexo V), bem como deve ser observada a Resolução CONARQ nº 31 para os documentos que possuírem destinação final a guarda permanente.

5.3.2. Classificação arquivística

5.3.2.1. Consiste na atribuição do código de classificação, referente ao assunto do documento. Os objetivos da classificação são os seguintes:

Estabelecer a relação orgânica dos documentos arquivísticos; Assegurar que os mesmos sejam identificados ao longo do tempo;

Possibilitar a avaliação de um grupo de documentos de forma que os documentos associados sejam transferidos, recolhidos ou eliminados em conjunto; e

Auxiliar na recuperação de todos os documentos arquivísticos relacionados a determinada função ou atividade;

5.3.2.2. Os trabalhos serão realizados de acordo com o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos - TTD de Documentos da Área-Fim da Contratante.

5.3.2.3. A classificação por assuntos objetiva agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida.

5.3.2.4. A classificação deverá ser realizada por técnicos com experiência na utilização do Código de Classificação e tabela de temporalidade.

5.3.2.5. Após identificar o conteúdo da documentação, por meio de leitura, a contratada deverá atribuir um código correspondente ao assunto para cada processo de papel de trabalho.

5.3.2.6. O código do assunto deverá ser registrado no canto superior direito do documento.

5.3.3. Preparação: organização e higienização

5.3.3.1. A organização compreende a separação dos processos por auditoria/fiscalização.

5.3.3.2. A escolha do volume principal se, ainda, não estiver determinado, dos anexos e a ordenação de todos os volumes deverão ser realizadas pela Contratante.

5.3.3.3. A higienização compreende:

Realizar a desencadernação dos volumes;

remover prendedores metálicos, grampos, clipes, post its; Aplanar folhas dobradas/amassadas;

Realizar a reprodução em fotocópia de folhas danificadas (rasgadas – que impeçam a digitalização) para realizar a digitalização; Substituir documentos que não estejam no suporte papel ou que não sejam suportados pelo scanner (CD, DVD, fotografias, livros, cartilhas, plantas e afins) por formulário, conforme item 5.2 da Portaria CGU nº 1.493/2020 (anexo V);

5.3.3.4. Após ser realizada a higienização, a integridade de cada volume deve ser mantida com o uso de cinta elástica, sendo proibido o uso de barbante, ou outro material que possa danificar os documentos.

5.3.3.5. Todos os volumes devem ser mantidos na caixa-box de origem até a fase seguinte.

5.3.4. Captura

5.3.4.1. Todas as páginas do processo físico que possuem conteúdo registrados, seja digitado ou manuscrito, deverão ser digitalizadas, com intuito de garantir a integralidade dos papéis de trabalho.

5.3.4.2. A Contratada deverá realizar o processamento/digitalização de documentos em papel A4, Carta e Ofício de diferentes gramaturas (50-300g/m2), considerando-se que, em sua maioria, os documentos a serem digitalizados serão do Tipo A4 e Carta.

5.3.4.3. O padrão de cor deve ser o seguinte:

Cor: preto e branco; resolução 300 dpi ou superior, para documentos em geral;

Cor: escala de cinza; resolução 300 dpi ou superior, para papéis reciclados ou manchados, páginas com fotos que não necessitam de significativa resolução ou com muitas anotações a caneta;

Cor: colorido; resolução 150 dpi ou superior, para fotos ou outras situações extremamente necessárias.

5.3.4.4. Em ordem preferencial, a nomenclatura do arquivo deverá utilizar um dos seguintes critérios:

1. Número Único de Processo – NUP do processo original de papéis de trabalho;

2. Número da ordem de serviço, originário da auditoria ou fiscalização. Habitualmente, encontrado no volume principal de papéis de trabalho; ou

3. Caso o processo não possua nenhuma das informações acima deve-se registrar o número do relatório de auditoria/fiscalização. Número do sorteio – nome do município.

4. Caso o processo não possua nenhuma das informações acima, deve-se registrar o número do relatório de auditoria/fiscalização.

5.3.4.5. Documentos que não estejam em suporte papel ou que não sejam suportados pelo scanner (CD, DVD, livros, cartilhas, plantas e afins), serão mantidos no processo físico e substituídos na versão digital por formulário de substituição disponibilizado pela Controladoria- Geral da União, conforme Portaria CGU nº 1.493/2020 (Anexo V).

5.3.4.6. A Contratada deverá realizar um Controle de Qualidade devido a distorções de digitalização, de modo a assegurar que nenhuma informação tenha sido perdida, alterada ou indevidamente incluída no processo de digitalização. Para isso, poderão ser utilizados os seguintes recursos:

Limpeza de ruídos nas imagens; Eliminação de bordas; Alinhamento de imagens; Rotação de imagens;

Eliminação de páginas em branco; Eliminação de páginas em duplicidade;

Conferência para prevenção de omissão de digitalização de páginas.

5.3.4.7. Os arquivos deverão ser salvos em formato PDF/A com OCR.

5.3.4.8. O processo de digitalização deverá ser realizado com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil, conforme previsto na Lei nº 12.682/2012.

5.3.5. Indexação

5.3.5.1. A indexação dos arquivos será realizada pela contratada de acordo com os seguintes metadados utilizados pelo Sistema Eletrônico de Informações (SEI):

Tipo de processo (metadado obrigatório); Especificação (metadado obrigatório); Classificação por assunto (metadado obrigatório); Interessados (metadado obrigatório);

Observação (metadado facultativo). Nível de acesso (metadado obrigatório) Nível de acesso (metadado obrigatório)

5.3.6. Conferência da imagem

5.3.6.1. Posteriormente à captura, será realizada a conferência da imagem para correção de erros e falhas. Nesta fase deve-se:

incluir folhas não digitalizadas;

redigitalizar folha digitalizada cuja imagem apresenta ilegibilidade não condizente com a imagem original; redigitalizar folhas que foram dobradas ou amassadas

girar folhas que estão em sentido divergente do processo físico.

5.3.6.2. Nessa etapa deve ser realizado controle de qualidade da imagem capturada com avaliação de nitidez e legibilidade.

5.3.6.3. A visualização e leitura do documento digitalizado deverão ser idênticas àquelas do original, podendo a Contratante rejeitar digitalizações que não produzam o resultado esperado e/ou a leitura do documento digital em comparação com o documento original que apresente desconformidades, tais como:

Imagens desfocadas, ilegíveis ou sobrepostas total ou parcialmente; Resolução na digitalização em níveis inferiores ao contratado; Preenchimento ou alimentação incorreta de dados dos arquivos; Páginas sequenciadas na ordem incorreta;

Ausência de documentos ou páginas;

Nomeação de arquivos não correspondente à imagem gravada.

5.3.7. Descarte

5.3.7.1. Antes de iniciar o descarte, é necessário conferir se todos os volumes foram digitalizados. O descarte de cópias será realizado, apenas, nos anexos. Processo principal, seus volumes e apensos serão mantidos na íntegra.

5.3.7.2. Não devem ser descartados:

Capas de volumes;

Documentos com assinaturas originais; Folhas com informações cortadas;

Folhas ilegíveis, independente se cópia ou original; Cópia de documento com NUP;

Bilhetes escritos à mão, à caneta ou a lápis.

5.3.7.3. Se o anexo for formado, na totalidade, por cópias, ou seja, não se aplicar nenhum dos casos listados acima, devem ser mantidos a capa e o conjunto de folhas que formam a primeira tipologia documental (Exemplo: todas as folhas do relatório ou todas as folhas do ofício.)

5.3.7.4. Após serem cumpridos todos os passos para descarte de cópias dos anexos, os processos físicos devem ser remontados conforme foram formados, obedecendo a sequência de folhas/documentos, a ordem original dos volumes e o regramento do item anterior.

5.3.7.5. Em regra, uma caixa-box deve conter processos que possuam a mesma classificação, sendo possível que haja, devido a incidência mínima de alguns códigos de classificação, a possibilidade de algumas caixas conterem documentos com códigos diferentes.

5.3.7.6. Ao final do processo de tratamento dos documentos, a Contratada deverá acondicionar os documentos em caixas, utilizando as de origem, fazendo os devidos remanejamentos, procedendo a identificação das caixas (espelhos), conforme modelo desenvolvido pela Contratante.

5.4. Requisitos de Capacitação

5.4.1. Não há necessidade de capacitação.

5.5. Requisitos Legais

5.5.1. Foram localizados e analisados os seguintes normativos que regulam especialmente os serviços a serem contratados, os quais produzirão impacto na contratação conforme as considerações respectivas:

Decreto 7.746/2012 - Regulamenta o art. 3º da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, para estabelecer critérios, práticas e diretrizes para a promoção do desenvolvimento nacional sustentável nas contratações realizadas pela administração pública federal;

Lei 8.159/1991 – Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências;

Lei 12.527/2011 - Dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios com o fim de garantir o acesso à informação;

Lei 12.682/2012 - Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos; Orientação Técnica nº 4/2016 - Recomendações de uso do PDF/A para documentos arquivísticos;

Resolução CONARQ nº 31, de 28 de abril de 2010 - Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes; Portaria CGU nº 1.493/2020 - Dispõe sobre procedimentos para digitalização da documentação relativa a ações de controle da Controladoria-Geral da União, denominada processo de papel de trabalho.

5.6. Requisitos de Manutenção

5.6.1. É necessário providenciar a manutenção do software a ser disponibilizado para contagem das páginas digitalizadas.

5.7. Requisitos Temporais

5.7.1. O serviço deverá ser finalizado em até 12 meses após a abertura da ordem de serviço.

5.8. Requisitos de Segurança

5.8.1. Apresentar à Contratante a relação nominal dos empregados que adentrarão o órgão para a execução do serviço.

5.8.2. Executar o serviço, integralmente, nas dependências das Controladorias-Regionais nos estados. Não sendo permitida a retirada de documentos em nenhuma hipótese.

5.8.3. Os documentos selecionados para descarte, conforme item 5.1.9 deverão ser encaminhados para trituração e reciclagem. Essa etapa deve ser acompanhada por agente designado pela Contratada.

5.9. Requisitos Sociais, Ambientais e Culturais

5.9.1. A digitalização de papéis de trabalho irá produzir um grande quantitativo de descarte de cópias dos volumes anexos. A contratada deverá apresentar solução para fragmentação de documentos que esteja em harmonia com os ideais de sustentabilidade apresentados na Lei 8.666/93 e Decreto 7.746/2012.

5.9.2. Por conterem informações sensíveis, a solução apresentada deve garantir total sigilo e segurança em todas as etapas empregadas.

5.9.3. A contratada deverá, após fragmentação dos documentos, destinar o material resultante a fábricas de reciclagem.

5.10. Requisitos de Arquitetura Tecnológica

5.10.1. A Contratada deverá disponibilizar à contratante software contador de páginas que possua propriedades de contar arquivos com página única ou múltiplas e gerar relatórios com quantidade de páginas para aferição da quantidade de páginas digitalizadas.

5.10.2. Os softwares a serem disponibilizados para a prestação do serviço deverão ser compatíveis com os sistemas operacionais Microsoft Windows 7 e 10.

5.10.3. A instalação, em equipamento a ser disponibilizada pela Unidade Regional, configuração, manutenção e o repasse de conhecimento para uso do software e a desinstalação ao final da prestação do serviço é de responsabilidade da Contratada.

5.10.4. A estrutura utilizada pela empresa deverá ser compatível com tecnologia IP, utilizando cabo Ethernet com conector RJ45, para inclusão dos documentos digitalizados na rede da CGU.

5.11. Requisitos de Projeto e de Implementação

5.11.1. A Contratada deverá apresentar cronograma de execução de serviço, por OS, para apreciação e aprovação da CGU, em até 03 dias após o recebimento da OS pela contratada.

5.11.2. Em caso de desaprovação, a Contratada terá 48 horas contadas da ciência, para devidas correções/alterações.

5.11.3. Após a aprovação do cronograma, a Contratada deverá disponibilizar, em prazo de 05 dias, todos os recursos necessários para início das atividades estabelecidas neste Projeto Básico.

5.11.4. Será considerado, a título de avaliação do cumprimento de datas, o dia seguinte à data formal de encaminhamento da OS à Contratada.

5.11.5. A execução do serviço, em cada unidade regional, deverá ser contínua até o esgotamento de todo acervo.

5.11.6. Finalizada a OS, a Contratada deverá apresentar relatório de encerramento referente à realização, completa ou parcial, informando, se houver, justificativas para a inexecução de alguma etapa. Assim sendo, a contratada solicitará a contratante que seja realizada a avaliação da execução. Possíveis falhas/erros deverão ser auditadas pela Contratante que poderá aplicar sanções previstas neste PB.

5.12. Requisitos de Implantação

a) Executar os serviços dentro dos parâmetros e rotinas estabelecidos no PROJETO BÁSICO, CONTRATO e ANEXOS.

b) Prover o espaço físico, infraestrutura e facilidades necessárias para a implantação da central de processamento da digitalização.

c) Executar os serviços, de acordo com as especificações e normas exigidas, utilizando equipamentos e materiais apropriados e dispondo da infraestrutura e equipe técnica necessária à sua execução.

d) Adquirir todo o material de consumo que utilizará na execução direta ou indireta dos serviços.

5.13. Requisitos de Garantia

5.13.1. O recebimento provisório ou definitivo do objeto não exclui a responsabilidade da contratada pelos prejuízos resultantes da incorreta execução do contrato pelo prazo de 01 (um) ano, das garantias concedidas e das responsabilidades assumidas em contrato e por força das disposições legais em vigor.

5.13.2. A garantia será aplicada nos casos identificados no item 9.2.3, apenas nos documentos identificados no item 5.6.1 da Portaria CGU nº 1.493/2020.

5.14. Requisitos de Experiência Profissional

5.14.1. A contratada deverá possuir, em sua equipe técnica, Arquivista com registro na Delegacia Regional do Trabalho, conforme Decreto nº 82.590/78.

5.15. Requisitos de Formação da Equipe

Arquivista
Responsável por realizar todas as atividades relacionadas à supervisão técnica e coordenação dos trabalhos, conforme as normas, padrões e diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ
Experiência/Qualificação	Modo de Comprovação
Não necessita.	Registro na Delegacia Regional do Trabalho, conforme Decreto nº 82.590/78.
Formação	Modo de Comprovação
Curso superior completo em Arquivologia.	Diploma, devidamente registrado, de conclusão de curso de graduação na área de Arquivologia, fornecido por instituição de ensino superior reconhecido pelo Ministério da Educação – MEC.

5.15.1. Designar um preposto que exercerá a supervisão permanente dos serviços, de modo a obter uma operação correta e eficaz, o qual, além de ser o contato com a contratante, responderá pela execução de todos os serviços prestados, sendo capaz, ainda, de tomar decisões compatíveis com os compromissos assumidos.

5.16. Requisitos de Metodologia de Trabalho

5.16.1. Atender integralmente as disposições contidas na Portaria CGU nº 1.493/2020.

5.16.2. Cumprir as Resoluções do CONARQ.

5.17. Requisitos de Segurança da Informação

5.17.1. A contratada deverá manter sigilo, sob pena de responsabilidade civil, penal e administrativa, acerca de todo e qualquer assunto de interesse da Contratante ou de terceiros que tiver conhecimento em razão da execução do contrato, devendo a Contratada orientar os profissionais neste sentido.

5.18. Requisitos de Materiais

5.18.1. Para a perfeita execução dos serviços, a Contratada deverá disponibilizar todos os recursos materiais (computador, scanner, softwares, etc.), humanos e de logística para execução de todas as etapas.

5.18.2. A Contratada deverá disponibilizar à contratante software contador de páginas que possua propriedades de contar arquivos com página única ou múltiplas e gerar relatórios com quantidade de páginas para aferição da quantidade de páginas digitalizadas.

5.19. Garantia da Execução

5.19.1. A Contratada prestará garantia de execução do contrato, nos moldes do art. 56 da Lei nº 8.666, de 1993, com validade durante a execução do contrato e por 90 (noventa) dias após o término da vigência contratual, em valor correspondente a 5% (cinco por cento) do valor total do contrato.

5.19.2. No prazo máximo de 10 (dez) dias úteis, prorrogáveis por igual período, a critério da contratante, contados da assinatura do contrato, a Contratada deverá apresentar comprovante de prestação de garantia, podendo optar por caução em dinheiro ou títulos da dívida pública, seguro-garantia ou fiança bancária.

5.19.3. A inobservância do prazo fixado para apresentação da garantia acarretará a aplicação de multa de 0,07% (sete centésimos por cento) do valor total do contrato por dia de atraso, até o máximo de 2% (dois por cento).

5.19.4. O atraso superior a 25 (vinte e cinco) dias autoriza a Administração a promover a rescisão do contrato por descumprimento ou cumprimento irregular de suas cláusulas, conforme dispõem os incisos I e II do art. 78 da Lei n. 8.666 de 1993.

5.19.5. A validade da garantia, qualquer que seja a modalidade escolhida, deverá abranger um período de 90 dias após o término da vigência contratual, conforme item 3.1 do Anexo VII-F da IN SEGES/MP nº 5, de 2017.

5.19.6. A garantia assegurará, qualquer que seja a modalidade escolhida, o pagamento de:

Prejuízos advindos do não cumprimento do objeto do contrato e do não adimplemento das demais obrigações nele previstas; Prejuízos diretos causados à Administração decorrentes de culpa ou dolo durante a execução do contrato;

Multas moratórias e punitivas aplicadas pela Administração à contratada; e

Obrigações trabalhistas e previdenciárias de qualquer natureza e para com o FGTS, não adimplidas pela contratada, quando couber.

5.19.7. A modalidade seguro-garantia somente será aceita se contemplar todos os eventos indicados no subitem anterior, observada a legislação que rege a matéria.

5.19.8. A garantia em dinheiro deverá ser efetuada em favor da contratante, em conta específica, com correção monetária.

5.19.9. Caso a opção seja por utilizar títulos da dívida pública, estes devem ter sido emitidos sob a forma escritural, mediante registro em sistema centralizado de liquidação e de custódia autorizado pelo Banco Central do Brasil, e avaliados pelos seus valores econômicos, conforme definido pelo Ministério da Fazenda.

5.19.10. No caso de garantia na modalidade de fiança bancária, deverá constar expressa renúncia do fiador aos benefícios do artigo 827 do Código Civil.

5.19.11. No caso de alteração do valor do contrato, ou prorrogação de sua vigência, a garantia deverá ser ajustada à nova situação ou renovada, seguindo os mesmos parâmetros utilizados quando da contratação.

5.19.12. Se o valor da garantia for utilizado total ou parcialmente em pagamento de qualquer obrigação, a contratada obriga-se a fazer a respectiva reposição no prazo máximo de 10 (dez) dias úteis, contados da data em que for notificada.

5.19.13. A Contratante executará a garantia na forma prevista na legislação que rege a matéria.

5.19.14. Será considerada extinta a garantia:

Com a devolução da apólice, carta fiança ou autorização para o levantamento de importâncias depositadas em dinheiro a título de garantia, acompanhada de declaração da contratante, mediante termo circunstanciado, de que a contratada cumpriu todas as cláusulas do contrato;

5.19.15. No prazo de 90 (noventa) dias após o término da vigência do contrato, caso a Administração não comunique a ocorrência de sinistros, ocasião em que o prazo será ampliado, conforme estabelecido na alínea "h2" do item 3.1 do Anexo VII-F da IN SEGES/MP nº 05, de 2017.

5.19.16. O garantidor não é parte para figurar em processo administrativo instaurado pela contratante com o objetivo de apurar prejuízos e/ou aplicar sanções à contratada.

5.19.17. A contratada autoriza a contratante a reter, a qualquer tempo, a garantia, na forma prevista neste Projeto Básico e no Contrato.

6. RESPONSABILIDADES

6.1. Deveres e responsabilidades da CONTRATANTE

6.1.1. Nomear 01 (um) Gestor e Fiscais Técnico, Administrativo e Requisitante para executar o acompanhamento e a fiscalização do contrato a ser firmado, em conformidade com suas competências e demais disposições legais.

6.1.2. Encaminhar formalmente a demanda por meio de Ordem de Serviço ou de Fornecimento de Bens, de acordo com os critérios estabelecidos no Projeto Básico;

6.1.3. Receber o objeto fornecido pela contratada que esteja em conformidade com a proposta aceita, conforme inspeções realizadas;

6.1.4. Aplicar à contratada as sanções administrativas regulamentares e contratuais cabíveis, comunicando ao órgão gerenciador da Ata de Registro de Preços, quando aplicável;

6.1.5. Liquidar o empenho e efetuar o pagamento à contratada, dentro dos prazos preestabelecidos em contrato;

6.1.6. Comunicar à contratada todas e quaisquer ocorrências relacionadas com o fornecimento da solução de TIC;

6.1.7. Definir produtividade ou capacidade mínima de fornecimento da solução de TIC por parte da contratada, com base em pesquisas de mercado, quando aplicável; e

6.1.8. Prever que os direitos de propriedade intelectual e direitos autorais da solução de TIC sobre os diversos artefatos e produtos produzidos em decorrência da relação contratual, incluindo a documentação, o código-fonte de aplicações, os modelos de dados e as bases de dados, pertençam à Administração;

6.1.9. Exigir o cumprimento de todas as obrigações assumidas pela Contratada, de acordo com as cláusulas contratuais e os termos de sua proposta.

6.1.10. Exercer o acompanhamento e a fiscalização dos serviços, por servidor especialmente designado, anotando em registro próprio as falhas detectadas, indicando dia, mês e ano, bem como o nome dos empregados eventualmente envolvidos, e encaminhando os apontamentos à autoridade competente para as providências cabíveis.

6.1.11. Notificar a Contratada por escrito da ocorrência de eventuais imperfeições, falhas ou irregularidades constatadas no curso da execução dos serviços, fixando prazo para a sua correção, certificando-se que as soluções por ela propostas sejam as mais adequadas.

6.1.12. Pagar à Contratada o valor resultante da prestação do serviço, no prazo e condições estabelecidas neste Projeto Básico.

6.1.13. Efetuar as retenções tributárias devidas sobre o valor da Nota Fiscal/Fatura da Contratada, no que couber, em conformidade com o item 6 do Anexo XI da IN SEGES/MP nº 5, de 2017.

6.1.14. Não praticar atos de ingerência na administração da contratada, tais como:

exercer o poder de mando sobre os empregados da Contratada, devendo direcionar as exigências aos prepostos ou responsáveis por ela indicados, exceto quando o serviço em execução exigir a intervenção direta em relação àqueles;

direcionar a contratação de pessoas para trabalhar nas empresas Contratadas;

considerar os trabalhadores da Contratada como colaboradores eventuais do próprio órgão.

6.1.15. Apresentar por escrito as informações necessárias para o desenvolvimento dos serviços objeto do contrato.

6.1.16. Cientificar o órgão de representação judicial da Advocacia-Geral da União para adoção das medidas cabíveis quando do descumprimento das obrigações pela contratada.

6.1.17. Arquivar, entre outros documentos, projetos, "as built", especificações técnicas, orçamentos, termos de recebimento, contratos e aditamentos, relatórios de inspeções técnicas após o recebimento do serviço e notificações expedidas;

6.1.18. Fiscalizar o cumprimento dos requisitos legais, quando a Contratada houver se beneficiado da preferência estabelecida pelo art. 3º, § 5º, da Lei nº 8.666, de 1993.

6.1.19. Proporcionar todas as facilidades para que a contratada possa cumprir suas obrigações dentro das normas e condições contratuais.

6.1.20. Permitir ao pessoal do contratado acesso às dependências da CGU, de modo a viabilizar a prestação dos serviços durante o horário de expediente do Órgão.

6.1.21. Rejeitar, no todo ou em parte, os serviços entregues em desacordo com as obrigações assumidas pela contratada.

6.1.22. Comunicar a Contratada, por escrito, sobre eventuais irregularidades na execução dos serviços, fixando prazo para correções.

6.1.23. Verificar minuciosamente, no prazo fixado, a conformidade dos bens/serviços recebidos com as especificações constantes deste PB e da proposta, para fins de aceitação e recebimento.

6.1.24. Aplicar, motivada e justificadamente, à Contratada as penalidades contratuais e regulamentares cabíveis, observando o contraditório e a ampla defesa.

6.2. Deveres e responsabilidades da CONTRATADA

6.2.1. A Contratada, além do fornecimento da mão de obra, EPI’s e todos os recursos materiais constantes no item 5.15 necessários para a perfeita execução dos serviços, obriga-se a:

6.2.2. Executar os serviços conforme especificações deste Projeto Básico e de sua proposta, com a alocação dos empregados necessários ao perfeito cumprimento das cláusulas contratuais, além de fornecer e utilizar os materiais e equipamentos, conforme este Projeto Básico e em sua proposta.

6.2.3. Responsabilizar-se pelos vícios e danos decorrentes da execução do objeto, bem como por todo e qualquer dano causado à União ou à entidade federal, devendo ressarcir imediatamente a Administração em sua integralidade, ficando a Contratante autorizada a descontar da garantia, caso exigida no contrato, ou dos pagamentos devidos à Contratada, o valor correspondente aos danos sofridos.

6.2.4. Utilizar empregados capacitados e com conhecimentos dos serviços a serem executados.

6.2.5. Quando não for possível a verificação da regularidade no Sistema de Cadastro de Fornecedores – SICAF, a Contratada deverá entregar ao setor responsável pela fiscalização do contrato, até o dia trinta do mês seguinte ao da prestação dos serviços, os seguintes documentos: 1) prova de regularidade relativa à Seguridade Social; 2) certidão conjunta relativa aos tributos federais e à Dívida Ativa da União; 3) certidões que comprovem a regularidade perante a Fazenda Municipal ou Distrital do domicílio ou sede do contratado; 4) Certidão de Regularidade do FGTS – CRF; e 5) Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas – CNDT, conforme alínea "c" do item 10.2 do Anexo VIII-B da IN SEGES/MP nº 5, de 2017.

6.2.6. Responsabilizar-se pelo cumprimento das obrigações previstas em Acordo, Convenção, Dissídio Coletivo de Trabalho ou equivalentes das categorias abrangidas pelo contrato, por todas as obrigações trabalhistas, sociais, previdenciárias, tributárias e as demais previstas em legislação específica, cuja inadimplência não transfere a responsabilidade à contratante.

6.2.7. Comunicar ao Fiscal ou Gestor do contrato, no prazo de 24 (vinte e quatro) horas, qualquer ocorrência anormal ou acidente que se verifique no local ou na prestação dos serviços.

6.2.8. Prestar todo esclarecimento ou informação solicitada pela contratante ou por seus representantes, garantindo-lhes o acesso, a qualquer tempo, ao local dos trabalhos, bem como aos documentos relativos à execução dos serviços.

6.2.9. Paralisar, por determinação da contratante, qualquer atividade que não esteja sendo executada de acordo com a boa técnica ou que ponha em risco a segurança dos documentos, de pessoas ou bens próprios ou de terceiros.

6.2.10. Promover a guarda e manutenção de materiais e ferramentas, e tudo o que for necessário à execução dos serviços, durante a vigência do contrato.

6.2.11. Promover a organização técnica e administrativa dos serviços, de modo a conduzi-los eficaz e eficientemente, de acordo com os documentos e especificações que integram este Projeto Básico, no prazo determinado.

6.2.12. Avaliar a condição física de cada documento e proceder à forma mais adequada de captura da imagem, que pode ser por meio do alimentador automático ou pela mesa do scanner.

6.2.13. Manter sigilo, sob pena de responsabilidade civil, penal e administrativa, acerca de todo e qualquer assunto de interesse da Contratante ou de terceiros que tiver conhecimento em razão da execução do contrato, devendo a Contratada orientar os profissionais neste sentido.

6.2.14. Manter os softwares utilizados em todo processo de digitalização, atualizados permanentemente e prestar manutenção corretiva nos mesmos, em caso de falhas em seu funcionamento.

6.2.15. Conduzir os trabalhos com estrita observância às normas da legislação pertinente, cumprindo as determinações dos Poderes Públicos, mantendo sempre limpo o local dos serviços e nas melhores condições de segurança, higiene e disciplina.

6.2.16. Submeter previamente, por escrito, à contratante, para análise e aprovação, quaisquer mudanças nos métodos executivos que fujam às especificações já acordadas.

6.2.17. Cumprir, durante todo o período de execução do contrato, a reserva de cargos prevista em lei para pessoa com deficiência ou para reabilitado da Previdência Social, bem como as regras de acessibilidade previstas na legislação, quando a contratada houver se beneficiado da preferência estabelecida pela Lei nº 13.146, de 2015.

6.2.18. Arcar com o ônus decorrente de eventual equívoco no dimensionamento dos quantitativos de sua proposta, inclusive quanto aos custos variáveis decorrentes de fatores futuros e incertos, devendo complementá-los, caso o previsto inicialmente em sua proposta não seja satisfatório para o atendimento do objeto da contratação, exceto quando ocorrer algum dos eventos arrolados nos incisos do § 1º do art. 57 da Lei nº 8.666, de 1993.

6.2.19. Cumprir os postulados legais vigentes de âmbito federal, estadual ou municipal.

6.2.20. Prestar os serviços dentro dos parâmetros e rotinas estabelecidos, fornecendo todos os materiais, equipamentos e utensílios em quantidade, qualidade e tecnologia adequadas, com a observância às recomendações aceitas pela boa técnica, normas e legislação;

6.2.21. Cumprir fielmente os compromissos avençados, de forma que os serviços sejam realizados com esmero e perfeição, observando, ainda, as condições apresentadas na proposta.

6.2.22. Designar um preposto que exercerá a supervisão permanente dos serviços, de modo a obter uma operação correta e eficaz, o qual, além de ser o contato com a contratante, responderá pela execução de todos os serviços prestados, sendo capaz, ainda, de tomar decisões compatíveis com os compromissos assumidos.

6.2.23. A contratada manterá, durante todo o período de vigência do contrato, o preposto, com fins de representá-la administrativamente sempre que necessário, devendo indicá-lo mediante declaração específica, na qual constarão todos os dados necessários, tais como nome completo, números de identidade e do CPF, endereço e telefones, além dos dados relacionados à sua qualificação profissional, entre outros.

6.2.24. O preposto designado não necessitará permanecer em tempo integral à disposição da contratante, mas deve atendê-la prontamente quando solicitado.

6.2.25. O preposto deverá indicar telefone e e-mail para contato da contratante.

6.2.26. As chamadas realizadas e e-mails enviados deverão ser respondidos em até 48 horas, salvo fins de semana e feriados.

6.2.27. Reparar, corrigir, remover, reconstruir ou substituir, às suas expensas, no total ou em parte, no prazo máximo de 5 dias, os serviços efetuados em que se verificarem vícios, defeitos ou incorreções resultantes da execução ou dos materiais empregados.

6.2.28. Arcar com todas as despesas, diretas ou indiretas, decorrentes do cumprimento das obrigações assumidas, sem qualquer ônus à contratante.

6.2.29. Manter-se, durante toda a execução do contrato, em compatibilidade com as obrigações assumidas, todas as condições de habilitação e qualificação exigidas na contratação.

6.2.30. Arcar com a responsabilidade civil por todos e quaisquer danos materiais e morais causados pela ação ou omissão de seus empregados, trabalhadores, prepostos ou representantes, dolosa ou culposamente, à União ou a terceiros.

6.2.31. Prestar todos os esclarecimentos solicitados pela CGU e atender às reclamações emanadas.

6.2.32. Não permitir a utilização de qualquer trabalho do menor de dezesseis anos, exceto na condição de aprendiz para os maiores de quatorze anos; nem permitir a utilização do trabalho do menor de dezoito anos em trabalho noturno, perigoso ou insalubre.

6.2.33. Manter os seus profissionais, quando em serviço, dentro das dependências da CGU, devidamente identificados.

6.2.34. Responder por quaisquer acidentes de que venham a ser vítimas os seus empregados ou, ainda, aqueles causados à CGU e/ou a terceiros, quando da prestação dos serviços.

6.2.35. A Contratada deverá adotar as providências e assumir as obrigações estabelecidas na legislação específica de acidentes do trabalho, quando, em ocorrência desta espécie, forem vítimas os seus empregados, no desempenho dos serviços ou na conexão com eles, ainda que verificados em dependências da CGU.

6.2.36. Não veicular publicidade acerca destes serviços, salvo se houver prévia autorização da contratante.

6.2.37. Vedar a utilização, na execução dos serviços, de empregado que seja familiar de agente público ocupante de cargo em comissão ou função de confiança na Contratante, nos termos do artigo 7° do Decreto n° 7.203, de 2010, que dispõe sobre a vedação do nepotismo no âmbito da Administração Pública Federal.

6.2.38. É considerado familiar, nos termos do art. 2°, inciso III, do Decreto nº 7.203, de 2010, o cônjuge, companheiro ou o parente em linha reta ou colateral, por consanguinidade ou afinidade, até o terceiro grau.

6.2.39. A Contratada deverá providenciar que seus empregados assinem declaração informando não ser familiar de servidor público que na Contratante exerça cargo em comissão ou função de confiança.

6.2.40. Prestar o valor da Garantia Contratual na forma regulada neste Projeto Básico e no Contrato.

7. DA SUBCONTRATAÇÃO

7.1. Será admitida a subcontratação das atividades necessárias à execução do disposto na Portaria CGU nº 1.493/2020, considerando que a execução do serviço é composta por diversas etapas que são desempenhadas de forma concomitante em diversas partes do território nacional. Em qualquer hipótese de subcontratação, permanece a responsabilidade integral da contratada pela perfeita execução contratual, cabendo-lhe realizar a supervisão e coordenação das atividades da subcontratada, bem como responder perante a contratante pelo rigoroso cumprimento das obrigações contratuais correspondentes ao objeto da subcontratação.

8. MODELO DE EXECUÇÃO DO CONTRATO

8.1. Rotinas de Execução

8.1.1. Será realizada Reunião Inicial entre a Contratante e a Contratada.

8.1.2. A execução do objeto seguirá a seguinte dinâmica:

8.1.3. O contrato terá seu termo inicial na data de assinatura.

8.1.4. Os trabalhos deverão ser iniciados 06 dias após emissão de Ordem de Serviço (OS) pela contratante.

8.1.5. A Contratada deverá apresentar cronograma de execução de serviço, por OS, para apreciação e aprovação da CGU, em até 03 dias após o recebimento da OS pela contratada.

8.1.6. Em caso de desaprovação, a Contratada terá 48 horas contadas da ciência, para devidas correções/alterações.

8.1.7. Após a aprovação do cronograma, a Contratada deverá disponibilizar, em prazo de 05 dias, todos os recursos necessários para início das atividades estabelecidas neste Projeto Básico.

8.1.8. Será considerado, a título de avaliação do cumprimento de datas, o dia seguinte à data formal de encaminhamento da OS à Contratada.

8.1.9. Para a realização da Ordem de serviço estabelece-se o tamanho médio de 200 caixas por OS, podendo a última OS conter número menor que o estabelecido em razão da quantidade variável de caixas por acervo.

8.1.10. A execução do serviço, em cada unidade regional, deverá ser contínua até o esgotamento de todo acervo.

8.1.11. Finalizada a OS, a Contratada deverá apresentar relatório de encerramento referente à realização, completa ou parcial, informando, se houver, justificativas para a inexecução de alguma etapa. Assim sendo, a contratada solicitará a contratante que seja realizada a avaliação da execução. Possíveis falhas/erros deverão ser auditadas pela Contratante que poderá aplicar sanções previstas neste TR.

xxxxx://xxx.xxx.xxx.xx/xxx/xxxxxxxxxxx.xxx?xxxxxxxxxxxxxx_xxxxxxxxxx&xxxx_xxxxxxxxxxxxx_xxxxxxxxxx&xx_xxxxxxxxxx0000000&xxxxx_xxxxxx… 10/37

8.2. Quantidade mínima de bens ou serviços para comparação e controle

8.2.1. A quantidade de equipamentos para atendimento da demanda é de responsabilidade da Contratada.

8.3. Mecanismos formais de comunicação

8.3.1. Conforme item 8.1 os serviços serão demandados por meio de Ordem de Serviço.

8.4. Manutenção de Sigilo e Normas de Segurança

8.4.1. A Contratada deverá manter sigilo, sob pena de responsabilidade civil, penal e administrativa, acerca de todo e qualquer assunto de interesse da Contratante ou de terceiros que tiver conhecimento em razão da execução do contrato, devendo a Contratada orientar os profissionais neste sentido. O Termo de Confidencialidade da informação, contendo declaração de manutenção de sigilo e respeito às normas de segurança vigentes na entidade, a ser assinado pelo representante legal da Contratada encontra-se no Anexo II.

9. MODELO DE GESTÃO DO CONTRATO

9.1. Critérios de Aceitação

9.1.1. A avaliação da execução dos serviços será realizada periodicamente, durante toda a vigência da contratação, pelos fiscais e gestores do contrato por meio de relatórios e atas produzidos pela contratada e verificação por amostragem de documentos digitalizados. Salienta-se que, de acordo com o artigo 45 da Lei 9.784/99, em caso de risco iminente, a Administração Pública poderá, motivadamente, adotar providências acauteladoras sem a prévia manifestação do interessado.

9.1.2. A Contratada deverá realizar 100% do objeto contratado.

9.1.3. A medição será por página digitalizada. Para fins de pagamento será contabilizado o quantitativo total de páginas digitalizadas.

9.1.4. Será registrado o quantitativo medido antes do efetivo tratamento (caixas recebidas para tratamento ou medição direta), tendo em vista que, após a aplicação da Portaria CGU nº 1.493/2020, o quantitativo final pode sofrer redução.

9.2. Procedimentos de Teste e Inspeção

9.2.1. As ordens de serviços deverão, após todas as fases que englobam o serviço, ser submetidas à amostra de qualidade e avaliação da Contratante.

9.2.2. Considerando o grande volume de arquivos, esta conferência será realizada por amostragem dos processos digitalizados por OS, a ser definida pela Contratante. Será aplicado desconto conforme indicador de qualidade do item 9.3.

9.2.3. Para cada ordem de serviço será estipulado prazo de 10 dias para correções dos arquivos rejeitados. Serão utilizados critérios de desaprovação das imagens digitalizadas, tais como:

Bordas não eliminadas;

Imagens desalinhadas ou não rotacionadas; Páginas em branco;

Imagens em desacordo com as características definidas pela Contratada; Imagens com ruídos;

Imagens duplicadas; Imagens seccionadas;

Omissão ou excesso de imagens;

Alteração de conteúdo da pasta digital em comparação com a pasta física correspondente.

9.2.4. A Contratante emitirá um Termo de Aprovação de Qualidade de Imagens, por amostra analisada. A fiscalização das amostras poderá implicar em desconto conforme indicador de qualidade do item 9.3.

9.2.5. No prazo de até 5 dias corridos do adimplemento da parcela, a contratada deverá entregar toda a documentação comprobatória do cumprimento da obrigação contratual.

9.2.6. O recebimento provisório será realizado pelo fiscal técnico e setorial ou pela equipe de fiscalização após a entrega da documentação acima, da seguinte forma:

9.2.7. A Contratante realizará inspeção minuciosa de todos os serviços executados.

9.2.8. Para efeito de recebimento provisório, ao final de cada período de faturamento, o fiscal técnico do contrato irá apurar o resultado das avaliações da execução do objeto e, se for o caso, a análise do desempenho e qualidade da prestação dos serviços realizados em consonância com os indicadores previstos, que poderá resultar no redimensionamento de valores a serem pagos à contratada, registrando em relatório a ser encaminhado ao gestor do contrato.

9.2.9. A Contratada fica obrigada a reparar, corrigir, remover, reconstruir ou substituir, às suas expensas, no todo ou em parte, o objeto em que se verificarem vícios, defeitos ou incorreções resultantes da execução ou materiais empregados, cabendo à fiscalização não atestar a última e/ou única medição de serviços até que sejam sanadas todas as eventuais pendências que possam vir a ser apontadas no recebimento provisório.

9.2.10. O recebimento provisório também ficará sujeito à conclusão de todos os testes por amostragem.

9.2.11. No prazo de até 15 dias corridos a partir do recebimento dos documentos da contratada, cada fiscal ou a equipe de fiscalização deverá elaborar Relatório Circunstanciado em consonância com suas atribuições, e encaminhá-lo ao gestor do contrato.

9.2.12. Quando a fiscalização for exercida por um único servidor, o relatório conterá o registro, a análise e a conclusão acerca das ocorrências na execução do contrato, em relação à fiscalização técnica e administrativa e demais documentos que julgar necessários, devendo encaminhá-los ao gestor do contrato para recebimento definitivo.

9.2.13. Será considerado como ocorrido o recebimento provisório com a entrega do relatório circunstanciado ou, em havendo mais de um a ser feito, com a entrega do último.

9.2.14. Na hipótese de a verificação a que se refere o parágrafo anterior não ser procedida tempestivamente, reputar-se-á como realizada, consumando-se o recebimento provisório no dia do esgotamento do prazo.

9.2.15. No prazo de até 10 (dez) dias corridos a partir do recebimento provisório dos serviços, o gestor do contrato deverá providenciar o recebimento definitivo, ato que concretiza o ateste da execução dos serviços, obedecendo as seguintes diretrizes:

xxxxx://xxx.xxx.xxx.xx/xxx/xxxxxxxxxxx.xxx?xxxxxxxxxxxxxx_xxxxxxxxxx&xxxx_xxxxxxxxxxxxx_xxxxxxxxxx&xx_xxxxxxxxxx0000000&xxxxx_xxxxxxx… 11/37

9.2.16. Realizar a análise dos relatórios e de toda a documentação apresentada pela fiscalização e, caso haja irregularidades que impeçam a liquidação e o pagamento da despesa, indicar as cláusulas contratuais pertinentes, solicitando à Contratada, por escrito, as respectivas correções;

9.2.17. Emitir Termo Circunstanciado para efeito de recebimento definitivo dos serviços prestados, com base nos relatórios e documentações apresentadas; e

9.2.18. Comunicar a empresa para que emita a Nota Fiscal ou Fatura, com o valor exato dimensionado pela fiscalização, com base no Instrumento de Medição de Resultado (IMR), ou instrumento substituto.

9.2.19. O recebimento provisório ou definitivo do objeto não exclui a responsabilidade da contratada pelos prejuízos resultantes da incorreta execução do contrato, ou, em 02 (dois) anos, das garantias concedidas e das responsabilidades assumidas em contrato e por força das disposições legais em vigor.

9.2.20. Os serviços poderão ser rejeitados, no todo ou em parte, quando em desacordo com as especificações constantes neste Projto Básico e/ou na proposta, devendo ser corrigidos/refeitos/substituídos no prazo fixado pelo fiscal do contrato, às custas da Contratada, sem prejuízo da aplicação de penalidades.

9.3. Níveis Mínimos de Serviço Exigidos

9.3.1. Os indicadores, seu nível de serviço, sua polaridade, bem como a forma com estes impactarão no pagamento podem ser vistos a seguir:

Indicador 1

Nome do indicador	Documentos em conformidade
Objetivo	Mensurar o índice de documentos digitalizados satisfatoriamente em cada ordem de serviço
Nível de serviço	95%: ótimo 90 a 95%: bom 80 - 90%: regular <80%: ruim	Índice de avaliação	● IA = OSA> 95% = N/A ● IA = OSA 90% - 95% = 2% ● IA = OSA 80% - 90% = 5% ● IA = OSA <80% = 10%
Indexação do resultado	Páginas digitalizadas
Cálculo do pagamento	Caso o IA seja > 95%: pagamento = PX.x Caso o IA seja < 95%: pagamento = PX.x * (1-IA) Onde: PX.x = valor constante nos relatórios de medições validados pela contratante, referente às páginas digitalizadas.
Periodicidade	Ordem de serviço executada
Polaridade	Maior melhor
Descritores do cálculo do indicador	OSA = TOSR/TOSF * 100 Onde : OSA = índice de documentos digitalizados e aprovados, por ordem de serviço, medido em % TOSR - Total da ordem de serviço (páginas digitalizadas) realizada com sucesso TOSF - Total de ordem de serviço (páginas digitalizadas) fiscalizada - amostragem
Instruções de coleta	As ordens de serviços relativas aos documentos fiscalizados e processados serão consideradas concluídas satisfatoriamente quando a qualidade dos arquivos atender aos requisitos do Projeto Básico, seu processamento e indexação forem feitas corretamente e a integridade física dos documentos for mantida, após verificação pela contratante. A amostragem será de 5% do total de páginas digitalizadas por ordem de serviço.

Indicador 2

Nome do indicador	Cumprimento do cronograma
Objetivo	Mensurar o tempo de atraso em relação ao cronograma previamente estipulado
Nível de serviço	● Até 10 dias: 100% ● 11 a 15 dias: 95% ● 16 a 20 dias: 90% ● 21 a 25 dias: 80% + sanções administrativas previstas em lei ● 26 a 30 dias: 70% + sanções administrativas previstas em lei
Indexação do resultado	Entrega da ordem de serviço no prazo definido no cronograma
Periodicidade	Ordem de serviço executada
Polaridade	Menor melhor
Instruções de coleta	1º O tempo de execução do serviço será mensurado ao final das digitalizações previstas na ordem de serviço; 2º O cronograma a ser considerado será o último aprovado pela contratante;

9.4. Sanções Administrativas

9.4.1. Comete infração administrativa nos termos da Lei nº 10.520, de 2002, a Contratada que:

9.4.1.1. Inexecutar total ou parcialmente qualquer das obrigações assumidas em decorrência da contratação;

9.4.1.2. Ensejar o retardamento da execução do objeto;

9.4.1.3. Xxxxxx ou fraudar na execução do contrato;

9.4.1.4. Comportar-se de modo inidôneo; ou

9.4.1.5. Cometer fraude fiscal.

9.4.2. Pela inexecução total ou parcial do objeto deste contrato, a Administração pode aplicar à contratada as seguintes sanções:

a) advertência por escrito, quando do não cumprimento de quaisquer das obrigações contratuais consideradas faltas leves, assim entendidas aquelas que não acarretam prejuízos significativos para o serviço contratado.

b) multa:

b.1) moratória de 0,1% (um décimo por cento) por dia sobre o valor da Ordem de Serviço correspondente em caso de atraso na execução dos serviços, limitada a incidência a 15 (quinze) dias. Após o décimo quinto dia e a critério da Administração, no caso de execução com atraso, poderá ocorrer a não-aceitação do objeto, de forma a configurar, nessa hipótese, a inexecução total da obrigação assumida, sem prejuízo da rescisão unilateral da avença;

b.2) moratória de 0,2% a 3,2% por dia sobre o valor da Ordem de Serviço correspondente, conforme detalhamento constante das tabelas 1 e 2, abaixo;

b.3) moratória de 0,07% (sete centésimos por cento) do valor total do contrato por dia de atraso na apresentação da garantia (seja para reforço ou por ocasião de prorrogação), observado o máximo de 2% (dois por cento). O atraso superior a 25 (vinte e cinco) dias autorizará a contratante a promover a rescisão do contrato;

b.4) compensatória de 2% (dois por cento) sobre o valor da Ordem de Serviço correspondente, em caso de atraso na execução do objeto, por período superior ao previsto no subitem b.1, ou no caso de inexecução parcial da obrigação assumida;

b.3) compensatória de 1% (um por cento) sobre o valor total contratado, em caso de inexecução total da obrigação assumida ou de rescisão unilateral por culpa da Contratada;

c) suspensão de licitar e impedimento de contratar com o órgão, entidade ou unidade administrativa pela qual a Administração Pública opera e atua concretamente, pelo prazo de até dois anos;

d) impedimento de licitar e contratar com órgãos e entidades da União, com o consequente descredenciamento no SICAF pelo prazo de até cinco anos;

d.1) a sanção de impedimento de licitar e contratar prevista neste subitem também é aplicável em quaisquer das hipóteses previstas como infração administrativa no subitem 9.4.1 deste Projeto Básico;

e) declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a Administração Pública, enquanto perdurarem os motivos determinantes da punição ou até que seja promovida a reabilitação perante a própria autoridade que aplicou a penalidade, que será concedida sempre que a Contratada ressarcir a contratante pelos prejuízos causados.

9.4.3. As penalidades de multa decorrentes de fatos diversos serão consideradas independentes entre si.

9.4.4. As sanções previstas poderão ser aplicadas à contratada juntamente com as de multa, descontando-a dos pagamentos a serem efetuados.

9.4.5. Para efeito de aplicação de multas, às infrações são atribuídos graus, de acordo com as tabelas 1 e 2:

Tabela 1
Grau	Correspondência
1	0,2% ao dia sobre o valor da OS
2	0,4% ao dia sobre o valor da OS
3	0,8% ao dia sobre o valor da OS
4	1,6% ao dia sobre o valor da OS
5	3,2% ao dia sobre o valor da OS

INFRAÇÃO
ITEM	DESCRIÇÃO	GRAU
1	Permitir situação que crie a possibilidade de causar dano físico, lesão corporal ou consequências letais, por ocorrência;	5
2	Suspender ou interromper, salvo motivo de força maior ou caso fortuito, os serviços contratuais por dia e por unidade de atendimento;	4
3	Manter funcionário sem qualificação para executar os serviços contratados, por empregado e por dia;	3
4	Recusar-se a executar serviço determinado pela fiscalização, por serviço e por dia;	2
5	Retirar funcionários ou encarregados do serviço durante o expediente, sem a anuência prévia do CONTRATANTE, por empregado e por dia;	3
Para os itens a seguir, deixar de:
6	Registrar e controlar, diariamente, a assiduidade e a pontualidade de seu pessoal, por funcionário e por dia;	1
7	Cumprir determinação formal ou instrução complementar do órgão fiscalizador, por ocorrência;	2
8	Substituir empregado que se conduza de modo inconveniente ou não atenda às necessidades do serviço, por funcionário e por dia;	1
9	Cumprir quaisquer dos itens do Edital e seus Anexos não previstos nesta tabela de multas, após reincidência formalmente notificada pelo órgão fiscalizador, por item e por ocorrência;	3
10	Indicar e manter durante a execução do contrato os prepostos previstos no edital/contrato;	1
11	Providenciar treinamento para seus funcionários conforme previsto na relação de obrigações da CONTRATADA	1

9.4.6. Também ficam sujeitas às penalidades do art. 87, III e IV da Lei nº 8.666, de 1993, as empresas ou profissionais que:

9.4.6.1. Tenham sofrido condenação definitiva por praticar, por meio dolosos, fraude fiscal no recolhimento de quaisquer tributos.

9.4.6.2. Tenham praticado atos ilícitos visando frustrar os objetivos da contratação.

9.4.6.3. Demonstrem não possuir idoneidade para contratar com a Administração em virtude de atos ilícitos praticados.

9.4.7. A aplicação de qualquer das penalidades previstas realizar-se-á em processo administrativo que assegurará o contraditório e a ampla defesa à contratada, observando-se o procedimento previsto na Lei nº 8.666, de 1993, e, subsidiariamente, na Lei nº 9.784, de 1999.

9.4.8. As multas devidas e/ou prejuízos causados à CONTRATANTE serão recolhidos em favor da União, deduzidos da garantia ou deduzidos dos valores a serem pagos, ou ainda, quando for o caso, serão inscritos na Dívida Ativa da União e cobrados judicialmente.

9.4.9. Caso a contratante determine, a multa deverá ser recolhida conforme comunicação enviada pela autoridade competente.

9.4.10. A autoridade competente, na aplicação das sanções, levará em consideração a gravidade da conduta do infrator, o caráter educativo da pena, bem como o dano causado à Administração, observado o princípio da proporcionalidade.

9.4.11. Se, durante o processo de aplicação de penalidade, houver indícios de prática de infração administrativa tipificada pela Lei nº 12.846, de 1º de agosto de 2013, como ato lesivo à Administração Pública nacional ou estrangeira, cópias do processo administrativo necessárias à apuração da responsabilidade da empresa deverão ser remetidas à autoridade competente, com despacho fundamentado, para ciência e decisão sobre a eventual instauração de investigação preliminar ou Processo Administrativo de Responsabilização - PAR.

9.4.12. A apuração e o julgamento das demais infrações administrativas não consideradas como ato lesivo à Administração Pública nacional ou estrangeira nos termos da Lei nº 12.846, de 1º de agosto de 2013, seguirão seu rito normal na unidade administrativa.

9.4.13. O processamento do PAR não interfere no seguimento regular dos processos administrativos específicos para apuração da ocorrência de danos e prejuízos à Administração Pública Federal resultantes de ato lesivo cometido por pessoa jurídica, com ou sem a participação de agente público.

9.4.14. As penalidades serão obrigatoriamente registradas no SICAF.

9.5. Do Pagamento

9.5.1. A Nota Fiscal deverá ser emitida em nome da Controladoria-Geral da União (CGU), CNPJ: 26.664.015/0001-48, e deverá conter o endereço, o CNPJ, os números do Banco, da Agência e da Conta Corrente da Contratada, a descrição clara do item do objeto do contrato que está sendo faturado, de acordo com as condições constantes na proposta da empresa e aceitas pela Contratante.

9.5.2. O pagamento será efetuado pela contratante no prazo de até 10 (dez) dias úteis, contados do recebimento da Nota Fiscal/Fatura, após os procedimentos do item 9.2.16.

9.5.3. Os pagamentos decorrentes de despesas cujos valores não ultrapassem o limite de que trata o inciso II do art. 24 da Lei 8.666, de 1993, deverão ser efetuados no prazo de até 5 (cinco) dias úteis, contados da data da apresentação da Nota Fiscal/Fatura, nos termos do art. 5º, § 3º, da Lei nº 8.666, de 1993.

9.5.4. A emissão da Nota Fiscal/Fatura será precedida do recebimento definitivo do serviço, conforme item 9.2.16.

9.5.5. A Nota Fiscal ou Xxxxxx deverá ser obrigatoriamente acompanhada da comprovação da regularidade fiscal, constatada por meio de consulta on-line ao SICAF ou, na impossibilidade de acesso ao referido Sistema, mediante consulta aos sítios eletrônicos oficiais ou à documentação mencionada no art. 29 da Lei nº 8.666, de 1993.

9.5.6. Constatando-se, junto ao SICAF, a situação de irregularidade do fornecedor contratado, deverão ser tomadas as providências previstas no art. 31 da Instrução Normativa nº 3, de 26 de abril de 2018.

9.5.7. O setor competente para realizar o pagamento deve verificar se a Nota Fiscal ou Fatura apresentada expressa os elementos necessários e essenciais do documento, tais como:

o prazo de validade; a data da emissão;

os dados do contrato e do órgão contratante;

o período de prestação dos serviços;

o valor a pagar; e

eventual destaque do valor de retenções tributárias cabíveis.

9.5.8. Havendo erro na apresentação da Nota Fiscal/Fatura, ou circunstância que impeça a liquidação da despesa, o pagamento ficará sobrestado até que a Contratada providencie as medidas saneadoras. Nesta hipótese, o prazo para pagamento iniciar-se-á após a comprovação da regularização da situação, não acarretando qualquer ônus para a Contratante;

9.5.9. Nos termos do item 1, do Anexo VIII-A da Instrução Normativa SEGES/MP nº 05, de 2017, será efetuada a retenção ou glosa no pagamento, proporcional à irregularidade verificada, sem prejuízo das sanções cabíveis, caso se constate que a contratada:

não produziu os resultados acordados;

deixou de executar as atividades contratadas, ou não as executou com a qualidade mínima exigida;

deixou de utilizar os materiais e recursos humanos exigidos para a execução do serviço, ou utilizou-os com qualidade ou quantidade inferior à demandada.

9.5.10. Será considerada data do pagamento o dia em que constar como emitida a ordem bancária para pagamento.

9.5.11. Antes de cada pagamento à contratada, será realizada consulta ao SICAF para verificar a manutenção das condições de habilitação exigidas no Projeto Básico.

9.5.12. Constatando-se, junto ao SICAF, a situação de irregularidade da contratada, será providenciada sua notificação, por escrito, para que, no prazo de 5 (cinco) dias úteis, regularize sua situação ou, no mesmo prazo, apresente sua defesa. O prazo poderá ser prorrogado uma vez, por igual período, a critério da contratante.

9.5.13. Previamente à emissão de nota de empenho e a cada pagamento, a Administração deverá realizar consulta ao SICAF para identificar possível suspensão temporária de participação em licitação, no âmbito do órgão ou entidade, proibição de contratar com o Poder Público, bem como ocorrências impeditivas indiretas, observado o disposto no art. 29, da Instrução Normativa nº 3, de 26 de abril de 2018.

9.5.14. Não havendo regularização ou sendo a defesa considerada improcedente, a contratante deverá comunicar aos órgãos responsáveis pela fiscalização da regularidade fiscal quanto à inadimplência da contratada, bem como quanto à existência de pagamento a ser efetuado, para que sejam acionados os meios pertinentes e necessários para garantir o recebimento de seus créditos.

9.5.15. Persistindo irregularidade a contratante deverá adotar as medidas necessárias à rescisão contratual nos autos do processo administrativo correspondente, assegurada à contratada a ampla defesa.

9.5.16. Havendo a efetiva execução do objeto, os pagamentos serão realizados normalmente, até que se decida pela rescisão do contrato, caso a contratada não regularize sua situação junto ao SICAF.

9.5.17. Será rescindido o contrato em execução com a contratada inadimplente no SICAF, salvo por motivo de economicidade, segurança nacional ou outro de interesse público de alta relevância, devidamente justificado, em qualquer caso, pela máxima autoridade da contratante.

9.5.18. Quando do pagamento, será efetuada a retenção tributária prevista na legislação aplicável, em especial a prevista no artigo 31 da Lei 8.212, de 1993, nos termos do item 6 do Anexo XI da IN SEGES/MP nº 5, de 2017, quando couber.

9.5.19. É vedado o pagamento, a qualquer título, por serviços prestados, à empresa privada que tenha em seu quadro societário servidor público da ativa do órgão contratante, com fundamento na Lei de Diretrizes Orçamentárias vigente.

9.5.20. Nos casos de eventuais atrasos de pagamento, desde que a contratada não tenha concorrido, de alguma forma, para tanto, fica convencionado que a taxa de compensação financeira devida pela contratante, entre a data do vencimento e o efetivo adimplemento da parcela é calculada mediante a aplicação da seguinte fórmula:

EM = N x VP x I, sendo:

EM = Encargos moratórios;

N = Número de dias entre a data prevista para o pagamento e a do efetivo pagamento; VP = Valor da parcela a ser paga;

I = Índice de compensação financeira atual vigente.

9.5.21. A critério da contratante, poderão ser utilizados os créditos existentes em favor da contratada para compensar quaisquer possíveis despesas resultantes de multas, indenizações, inadimplências contratuais e/ou outras de responsabilidade desta última, respeitados os princípios do contraditório e da ampla defesa.

9.5.22. Os pagamentos a serem efetuados à contratada deverão considerar os eventuais descontos resultantes do não cumprimento do ACORDO DE NÍVEL DE SERVIÇOS (Apêndice deste PB).

9.5.23. Ocorrerá a retenção ou glosa no pagamento, sem prejuízo das sanções cabíveis, nas hipóteses em que a contratada não produzir os resultados esperados, não executar as atividades contratadas com a qualidade mínima exigida e/ou não fornecer ou fornecer em quantidade/qualidade inferior os serviços/materiais contratados.

10. ESTIMATIVA DE PREÇOS DA CONTRATAÇÃO

Id.	Descrição do Bem ou Serviço	Quantidade	Unidade de medida	Valor unitário atual	Valor unitário reajustado -ICTI (de 12/2019* a 11/2020**)	Valor global a ser contratado
1	Serviços de digitalização/indexação de documentos	46.018.517	página	R$ 0,0638	R$ 0,0683	R$ 3.145.193,88

11. ADEQUAÇÃO ORÇAMENTÁRIA E CRONOGRAMA FÍSICO-FINANCEIRO

11.1. As despesas estimadas da contratação serão alocadas no Crédito Orçamentário: PTRES - 173738, Natureza da despesa - 33904015, Plano Interno 000000, Xxxxx Xxxxxxxxxxx - #000000.

12. DA VIGÊNCIA DO CONTRATO

12.1. O contrato terá prazo de execução de (12) meses e prazo de vigência de (12) meses, podendo haver prorrogação desde que justificadamente, pelo prazo necessário à conclusão do objeto, observadas as hipóteses previstas no § 1º do art. 57 da Lei nº 8.666, de 1993.

13. DO REAJUSTE DE PREÇOS

13.1. Os preços são fixos e irreajustáveis no prazo de um ano contado da data limite para a apresentação das propostas.

13.2. Dentro do prazo de vigência do contrato, os preços contratados poderão sofrer reajuste após o interregno de um ano, aplicando- se o índice ICTI exclusivamente para as obrigações iniciadas e concluídas após a ocorrência da anualidade.

13.3. Nos reajustes subsequentes ao primeiro, o interregno mínimo de um ano será contado a partir dos efeitos financeiros do último reajuste.

13.4. No caso de atraso ou não divulgação do índice de reajustamento, a contratante pagará à contratada a importância calculada pela última variação conhecida, liquidando a diferença correspondente tão logo seja divulgado o índice definitivo. Fica a contratada obrigada a apresentar memória de cálculo referente ao reajustamento de preços do valor remanescente, sempre que este ocorrer.

13.5. Nas aferições finais, o índice utilizado para reajuste será, obrigatoriamente, o definitivo.

13.6. Caso o índice estabelecido para reajustamento venha a ser extinto ou de qualquer forma não possa mais ser utilizado, será adotado, em substituição, o que vier a ser determinado pela legislação então em vigor.

13.7. Na ausência de previsão legal quanto ao índice substituto, as partes elegerão novo índice oficial, para reajustamento do preço do valor remanescente, por meio de termo aditivo.

13.8. O reajuste será realizado por apostilamento.

13.9. Os preços ajustados já levam em conta todas e quaisquer despesas incidentes na execução do objeto.

13.10. O preço ajustado também poderá sofrer correção desde que reste comprovada a ocorrência de quaisquer das hipóteses previstas na alínea “d”, do inciso II, do art. 65, da Lei nº 8.666, de 1993.

14. DOS CRITÉRIOS DE SELEÇÃO DO FORNECEDOR

14.1. A escolha do fornecedor se dará através de Dispensa de Licitação, conforme art. 24, inciso XI, da Lei nº 8.666/93:

“Art. 24. É dispensável a licitação:

XI - na contratação de remanescente de obra, serviço ou fornecimento, em consequência de rescisão contratual, desde que atendida a ordem de classificação da licitação anterior e aceitas as mesmas condições oferecidas pelo licitante vencedor, inclusive quanto ao preço, devidamente corrigido;"

14.2. Critérios de Qualificação Técnica para a Habilitação

14.2.1. 14.2.1. Para a habilitação será exigido a documentação prevista no art. 27 da Lei n.º 8.666, de 1993.

14.2.2. Para qualificação técnica, deverão ser observados o item 14.4 e subitens do Termo de Referência afeto ao pregão 19/2019 que deu origem à primeira contratação (SEI 1343984).

15. ALTERAÇÃO SUBJETIVA

15.1. É admissível a fusão, cisão ou incorporação da Contratada com/em outra pessoa jurídica, desde que sejam observados pela nova pessoa jurídica todos os requisitos de habilitação exigidos na licitação original; sejam mantidas as demais cláusulas e condições do contrato; não haja prejuízo à execução do objeto pactuado e haja a anuência expressa da Administração à continuidade do contrato.

15.2. A associação da Contratada com outrem, a cessão ou transferência, total ou parcial, bem como a fusão, cisão ou incorporação devem ser comunicadas à contratante para que esta delibere sobre a adjudicação do objeto ou manutenção do contrato, sendo essencial para tanto que a nova empresa comprove atender a todas as exigências de habilitação previstas neste Projeto Básico.

16. CONTROLE E FISCALIZAÇÃO DA EXECUÇÃO

16.1. O acompanhamento e a fiscalização da execução do contrato consistem na verificação da conformidade da prestação dos serviços, dos materiais, técnicas e equipamentos empregados, de forma a assegurar o perfeito cumprimento do ajuste, que serão exercidos por um ou mais representantes da contratante, especialmente designados, na forma dos arts. 67 e 73 da Lei nº 8.666, de 1993.

16.2. O(s) representante(s) da contratante deverá(ão) ser capacitado(s) para o acompanhamento e controle da execução dos serviços e do contrato.

16.3. A verificação da adequação da prestação do serviço deverá ser realizada com base nos critérios previstos neste Projeto Básico e/ou no contrato.

16.4. A fiscalização do contrato, ao verificar que houve subdimensionamento da produtividade pactuada, ainda que sem perda da qualidade na execução do serviço, deverá comunicar à autoridade responsável para que esta promova a adequação contratual à produtividade efetivamente realizada, respeitando-se os limites de alteração dos valores contratuais previstos no § 1º do artigo 65 da Lei nº 8.666, de 1993.

16.5. A conformidade do material/técnica/equipamento a ser utilizado na execução dos serviços deverá ser verificada juntamente com o documento da contratada que contenha a relação detalhada dos mesmos, de acordo com o estabelecido neste Projeto Básico, informando as respectivas quantidades e especificações técnicas, tais como: marca, qualidade e forma de uso.

16.6. O representante da Contratante deverá promover o registro das ocorrências verificadas, adotando as providências necessárias ao fiel cumprimento das cláusulas contratuais, conforme o disposto nos §§ 1º e 2º do art. 67 da Lei nº 8.666, de 1993.

16.7. O descumprimento total ou parcial das obrigações e responsabilidades assumidas pela Contratada, sobretudo quanto às obrigações e encargos sociais e trabalhistas, ensejará a aplicação de sanções administrativas, previstas neste Projeto Básico e na legislação vigente, podendo culminar em rescisão contratual, conforme disposto nos artigos 77 e 87 da Lei nº 8.666, de 1993.

16.8. As atividades de gestão e fiscalização da execução contratual devem ser realizadas de forma preventiva, rotineira e sistemática, podendo ser exercidas por servidores, equipe de fiscalização ou único servidor, desde que, no exercício dessas atribuições, fique assegurada a distinção de atividades e, em razão do volume de trabalho, não comprometa o desempenho de todas as ações relacionadas à Gestão do Contrato.

16.9. A fiscalização técnica dos contratos avaliará constantemente a execução do objeto e poderá utilizar o Instrumento de Medição de Resultado (IMR), conforme modelo previsto na IN nº 05, de 2017, ou outro instrumento substituto para aferição da qualidade da prestação dos serviços, devendo haver o redimensionamento no pagamento com base nos indicadores estabelecidos, sempre que a contratada:

a) não produzir os resultados, deixar de executar, ou não executar com a qualidade mínima exigida as atividades contratadas; ou

b) deixar de utilizar materiais e recursos humanos exigidos para a execução do serviço, ou utilizá-los com qualidade ou quantidade inferior à demandada.

16.10. A utilização do IMR não impede a aplicação concomitante de outros mecanismos para a avaliação da prestação dos serviços.

16.11. Durante a execução do objeto, o fiscal técnico deverá monitorar constantemente o nível de qualidade dos serviços para evitar a sua degeneração, devendo intervir para requerer à Contratada a correção das faltas, falhas e irregularidades constatadas.

16.12. O fiscal técnico deverá apresentar ao preposto da Contratada a avaliação da execução do objeto ou, se for o caso, a avaliação de desempenho e qualidade da prestação dos serviços realizada.

16.13. Em hipótese alguma, será admitido que a própria Contratada materialize a avaliação de desempenho e a qualidade da prestação dos serviços realizados.

16.14. A Contratada poderá apresentar justificativa para a prestação do serviço com menor nível de conformidade, que poderá ser aceita pelo fiscal técnico, desde que comprovada a excepcionalidade da ocorrência, resultante exclusivamente de fatores imprevisíveis e alheios ao controle do prestador.

16.15. Na hipótese de comportamento contínuo de desconformidade da prestação do serviço em relação à qualidade exigida, bem como quando esta ultrapassar os níveis mínimos toleráveis previstos nos indicadores, além dos fatores redutores, devem ser aplicadas as sanções à Contratada de acordo com as regras previstas no ato convocatório.

16.16. O fiscal técnico poderá realizar avaliação diária, semanal ou mensal, desde que o período escolhido seja suficiente para avaliar ou, se for o caso, aferir o desempenho e qualidade da prestação dos serviços.

16.17. A fiscalização de que trata esta cláusula não exclui nem reduz a responsabilidade da Contratada, inclusive perante terceiros, por qualquer irregularidade, ainda que resultante de imperfeições técnicas, vícios redibitórios, ou emprego de material inadequado ou de qualidade inferior e, na ocorrência desta, não implica corresponsabilidade da Contratante ou de seus agentes, gestores e fiscais, de conformidade com o art. 70 da Lei nº 8.666, de 1993.

17. DA EQUIPE DE PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO E DA APROVAÇÃO

17.1. A Equipe de Planejamento da Contratação foi instituída pelo Ato de Designação de 03 de março de 2020.

[assinado eletronicamente]	[assinado eletronicamente] Integrante Técnico Xxxxxxx Xxxxxx de Jesus Coordenadora de Gestão Documental 1673027	[assinado eletronicamente]
Integrante		Integrante
Requisitante		Administrativo
Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx		Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx
Técnico Federal de Finanças e		Auditor Federal de Finanças e
Controle		Controle
1099988		1953087

[assinado eletronicamente] Xxxxxxxx Xxxxxxxxx xx Xxxxx

Diretor de Tecnologia da Informação

Autoridade Máxima da Área de TIC

Aprovo,

[assinado eletronicamente] Xxxxxx Xxxxx

Diretora de Gestão Interna

Autoridade Competente

ANEXO

ANEXO I

ESTUDOS PRELIMINARES

1. DEFINIÇÃO E ESPECIFICAÇÃO DAS NECESSIDADES E REQUISITOS

1.1. Identificação das necessidades de negócio

1.2. O presente estudo tem como objetivo apresentar cenários para digitalização de documentos referentes a papéis de trabalho de auditoria e fiscalização que representam parte do acervo arquivístico das Controladorias Regionais da União nos Estados. Pretende-se, ao final, indicar o cenário mais profícuo quantos aos aspectos técnicos e econômicos, bem como fornecer informações necessárias para subsidiar o respectivo processo.

1.3. As Controladorias Regionais da CGU possuem após a execução do contrato nº 7/2020 nas Controladorias Regionais de Goiás, Paraíba e Alagoas, aproximadamente, 46.018 caixas-box de papéis de trabalho pulverizadas em 25 (vinte e cinco) estados. Todo esse acervo está desguarnecido, sem tratamento técnico-arquivístico adequado.

1.4. Papel de trabalho é tipologia documental resultante das atividades de auditoria e fiscalização. A estrutura processual é formada, em sua maioria, por cópias simples. Esse fator superdimensiona a quantidade de volumes produzidos em cada auditoria/fiscalização.

1.5. Em diagnóstico realizado pela CGDOC com respostas enviadas pelas Controladorias Regionais em 2018, constatou-se que a falta de plano de gestão documental é agravada pela carência de recursos humanos, estrutura física inadequada ou inexistente (esse 2º fator força o fracionamento do acervo). Geralmente, há necessidade de locar espaços extras para agregar parte dos processos de papéis de trabalho, acarretando gastos públicos. Ademais, essa é uma ação paliativa que somente torna latente a desestrutura em que estão assentados os acervos documentais. A ausência de plano de ação que atingisse o cerne da fragilidade tornou crônica a instabilidade da guarda documental nas Controladorias Regionais.

1.6. O cenário apresentado urge por medidas contundentes que estaquem a guarda desordenada de documentos. A digitalização de papéis de trabalho possibilita a inserção de intervenções arquivísticas no passivo documental. Por meio dessa ação será possível: higienizar, digitalizar, descartar cópias dos anexos e classificar os documentos, de acordo com código de classificação e tabela de temporalidade da área- fim. A classificação é elementar em todo ciclo documental, pois, personaliza o documento, tornando-o parte de um universo documental identificável e promovendo a mensuração de guarda e destinação final que poderá ser eliminação ou guarda permanente.

1.7. A digitalização de papéis de trabalho irá, inicialmente, proporcionar uma redução significativa do acervo documental, considerando o descarte de cópias dos anexos, nas regionais que organizaram seus papéis de trabalho em volume principal e anexos. As Controladorias Regionais que não adotaram essa metodologia, não irão descartar cópias dos anexos. No entanto, a digitalização conduzirá, em ambos os casos, à inserção de rotinas de classificação e avaliação de documentos, fases fundamentais de uma gestão documental eficiente.

1.8. Em uma segunda etapa, a redução do acervo será alavancado pela eliminação de documentos após terem cumprindo o prazo de guarda estabelecido no código de classificação e tabela de temporalidade da área-fim.

1.9. É nítido que a digitalização dos papéis de trabalho alcançará seis grandes objetivos:

Organização de grande parte do passivo documental das Controladorias Regionais da União nos Estados; Racionalização do patrimônio informacional de auditorias e fiscalizações;

Possibilidade de pesquisa e acesso à informação; Enxugamento do acervo documental;

Redução de espaços físicos para guarda do acervo; e Economia de recursos públicos.

1.10. A Controladoria-Geral da União, iniciou, na Sede, projeto de digitalização de papéis de trabalho em 2012. Essa ação teve como fato gerador a crescente demanda das Secretaria Federal de controle – SFC, já que os trabalhos de fiscalização e auditoria geram, de forma constante, um alto quantitativo de evidências que são consolidadas em processos de papéis de trabalho. Em contrapartida, o espaço físico disponível apresenta deficiências que comprometem a organização e gestão do acervo documental. Alinha-se a esse fator, de forma agravante, a carência de pessoal com dedicação exclusiva ao trato documental.

1.11. Todos esses elementos contribuíram para uma gestão de documentos insatisfatória, aquém do necessário para uma política documental, minimamente, satisfatória.

1.12. O diagnóstico arquivístico da CGU, realizado em 2018, aborda a situação da gestão documental das Unidades Regionais. Os dados apresentados indicam que todos os vetores necessários para uma robusta gestão de documento encontram-se fragilizados, conforme informações abaixo:

1.13. Mão-de-obra

1.13.1. Todas as Unidades Regionais possuem número reduzido de colaboradores dedicados à gestão documental:

(Fonte: Diagnóstico CGDOC/CGLCD - 2018)

1.14. Quantidade de Caixas Por Unidade Regional

1.14.1. O total de caixas diagnosticado ultrapassa 49.000 unidades (esse quantitativo abrange todas as tipologias documentais produzidas/recebidas em cada Unidade Regional).

1.14.2. Diante desse contexto, faz-se pertinente esclarecer que o acervo de papéis de trabalho é uma parte significativa do quantitativo apurado.

(Fonte: Diagnóstico CGDOC/CGLCD - 2018)

1.15. Estrutura física e organização dos acervos

1.15.1. A pesquisa realizada demonstrou que 46% das regionais afirmam ter uma estrutura muito ruim e ruim, 38% acreditam ter uma estrutura regular e apenas 4 regionais (Minas Gerais, Pernambuco, Acre e Amapá que representam 16% restantes, afirmam ter uma situação física e estrutura boa ou ótima.

(Fonte: Diagnóstico CGDOC/CGLCD - 2018)

1.15.2. Ante os indicadores apresentados fica patente que a gestão de documentos nas Unidades Regionais requer ação contundente que sane o acúmulo desordenado de documentos, estabelecendo um plano de ação que satisfaça todas as fases de gestão documental. Ciente de que grande parte dos acervos se encontra em estado crítico, tal qual estava o acervo de papéis de trabalho da CGU/SEDE, cabe-nos orientar que a digitalização de papéis de trabalho contém atividades que vão ao encontro da boa prática estabelecida pelo Conselho Nacional de Arquivo – CONARQ em busca de uma política de gestão documental que proporcione organicidade, tempestividade e economicidade.

1.15.3. Por fim, é importante frisar que a Lei 8.159/1991 estabelece que é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova da informação.

1.16. Identificação das necessidades tecnológicas

1.16.1. A estrutura utilizada pela empresa deverá ser compatível com tecnologia IP, utilizando cabo Ethernet com conector RJ45, para inclusão dos documentos digitalizados na rede da CGU.

1.16.2. Os softwares a serem disponibilizados para a prestação do serviço deverão ser compatíveis com os sistemas operacionais Microsoft Windows 07 e 10, pelo menos.

1.17. Demais requisitos necessários e suficientes à escolha da solução de TIC

1.17.1. Digitalização de, no mínimo, 5.000 páginas por dia;

1.17.2. Conclusão da OS em até 12 (doze) meses de sua emissão;

1.17.3. Providenciar o descarte seguro das páginas que podem ser descartas;

1.18. Manter política de sustentabilidade na gestão de suprimentos e recursos utilizados direta ou indiretamente na execução do serviço, bem como adotar todas as providências necessárias para reciclagem de páginas descartadas e caixas inutilizadas.

2. ESTIMATIVA DA DEMANDA – QUANTIDADE DE BENS E SERVIÇOS

2.1. Conforme registrado no processo (SEI) 00190.103177/2019-95, Anexo II, Despacho nº 1079261, a CGDOC consolidou dados, enviados pelos estados, referentes a quantitativo de processos de papéis de trabalho, estimativa de páginas a serem digitalizadas, quantitativo de servidores/colaboradores disponíveis para executar a atividade, capacidade operacional diária e tempo estimado para digitalização por Unidade da Federação. Ficou constatado que havia, aproximadamente 47.000.000 páginas a serem digitalizadas, se convertido em número de caixas, chega-se ao montante estimado de 47.000. Considerando a execução do Contrato nº 7/2020, que realizou a digitalização de 981.483 páginas, estima-se que existam atualmente 46.018.517 páginas remanescentes.

2.2. A descrição detalhada já consta da Identificação das necessidades de negócio deste mesmo documento.

3. ANÁLISE DE SOLUÇÕES

3.1. IDENTIFICAÇÃO DAS SOLUÇÕES

3.2. Solução 1

3.2.1. O cenário 1 apresenta como solução a disponibilização de equipamentos scanner de médio porte (aquisição ou locação) para todas as Controladorias Regionais da União nos Estados e utilização de mão de obra local própria. Os equipamentos devem atender necessidade diária de produção mínima de 5.000 páginas digitalizadas. Nesse cenário, as Unidades Regionais são garantidoras da execução do serviço que contempla as atividades de organização prévia dos papéis de trabalho, transferência para a área responsável pela gestão documental, higienização, digitalização, indexação, descarte de cópias dos anexos (conforme Portaria 1.493/2020), remontagem do dossiê, classificação segundo o código de classificação, temporalidade e destinação de documentos: Atividade-fim da CGU, acondicionamento em caixas-box de papelão e arquivamento físico. A mão-de-obra empregada é de responsabilidade exclusiva das Unidades Regionais.

3.3. Solução 2

3.3.1. O cenário 2 apresenta como solução a disponibilização de equipamentos scanner de médio porte (aquisição ou locação) para todas as Controladorias Regionais da União nos Estados e também disponibilização de mão de obra especializada contratada especificamente para este fim. Os equipamentos devem atender necessidade diária de produção mínima de 5.000 páginas digitalizadas. Nesse cenário as Unidades Regionais são gestoras da execução de empresa contratada para as atividades de organização prévia dos papéis de trabalho, transferência para a área responsável pela gestão documental, higienização, digitalização, descarte de cópias dos anexos (conforme Portaria 1.493/2020), remontagem do dossiê, classificação segundo o código de classificação, temporalidade e destinação de documentos: Atividade- fim da CGU, acondicionamento em caixas-box de papelão e arquivamento físico. A mão-de-obra empregada é de responsabilidade exclusiva da empresa contratada.

Essa solução, com aquisição de equipamentos, se mostra interessante pois, após a finalização dos trabalhos, a CGU manteria parte dos equipamentos e poderia doar outra parte, caso o custo e o risco de desatendimento desta solução fossem menores.

3.4. Solução 3

3.4.1. Contratação de empresa para, somente, digitalizar os documentos. A contratada deverá fornecer scanners e mão-de-obra especializada, requisitos necessários para realização da atividade. Nesse cenário, as Unidades Regionais ficam responsáveis por todas as atividades anteriores e posteriores a digitalização. Ou seja, as Unidades Regionais devem proceder as fases de preparação (Prévia organização dos papéis de trabalho e higienização) e conclusão do tratamento de papéis de trabalho (remontagem do dossiê, classificação, acondicionamento em caixas-box de papelão e arquivamento físico).

3.5. Solução 4

3.5.1. Contratação de empresa para realizar todo o processo de digitalização de documentos (higienização, digitalização, indexação, descarte de cópias, remontagem de processo, acondicionamento em caixas de arquivo). À Contratante cabe orientar a contratada no cumprimento dos ditames da Portaria nº 1.493/2020. A contratada deverá fornecer todo material necessário ao desempenho do serviço, incluindo scanners e mão-de-obra especializada; e apresentar cronograma de execução da ação. Todos os procedimentos devem assegurar total fidedignidade entre documento físico e documento digitalizado. A Unidade Regional deverá dispor à contratada estrutura física suficiente para acomodar equipamentos e mão-de-obra necessários para acompanhar na execução da ação.

4. ANÁLISE COMPARATIVA DE SOLUÇÕES

Requisito
Solução
Sim
Não Não se Aplica

Requisito	Solução	Sim	Não	Não se Aplica
A Solução encontra-se implantada em outro órgão ou entidade da Administração Pública?	Solução X 1
	Solução 2	X X X X X X X X X X X X X X
	Solução 3
	Solução 4
A Solução está disponível no Portal do Software Público Brasileiro? (quando se tratar de software)	Solução 1			X
	Solução 2			X
	Solução 3			X
	Solução 4			X
A Solução é composta por software livre ou software público? (quando se tratar de software)	Solução 1			X
	Solução 2			X
	Solução 3			X
	Solução 4			X
A Solução é aderente às políticas, premissas e especificações técnicas definidas pelos Padrões de governo ePing, eMag, ePWG?	Solução 1			X
	Solução 2			X
	Solução 3			X
	Solução 4			X
A Solução é aderente às regulamentações da ICP-Brasil? (quando houver necessidade de certificação digital)	Solução 1			X
	Solução 2			X
	Solução 3			X
	Solução 4			X
A Solução é aderente às orientações, premissas e especificações técnicas e funcionais do e-ARQ Brasil? (quando o objetivo da solução abranger documentos arquivísticos)	Solução 1
	Solução 2
	Solução 3
	Solução 4
Conclusão do Projeto em 12 (doze) meses	Solução 1
	Solução 2
	Solução 3
	Solução 4
Disponibilidade de mão de obra	Solução 1
	Solução 2
	Solução 3
	Solução 4	X

5. REGISTRO DE SOLUÇÕES CONSIDERADAS INVIÁVEIS

5.1. O cenário 1 se mostra inviável pois, a CGU não tem pessoal disponível para execução das atividades necessárias, assim, a disponibilização de equipamentos scanners, seja por meio de aquisição ou locação, não viabiliza o projeto, gerando desperdício de recursos públicos empregados na disponibilização dos scanners e frustrando o plano de estabelecer uma política interna de gestão documental.

5.2. Da mesma forma, o cenário 3 conta com pessoal que a CGU não tem para as atividades pré e pós digitalização.

5.3. O cenário 2 também se apresenta inviável pois a necessidade de duas contratações distintas, mesmo que em um único processo licitatório, cria o risco desnecessário de um item ser frustrado e todo o projeto ser frustrado. Se os equipamentos chegam, mas o item do serviço é frustrado, os equipamentos ficam perdendo garantia, no caso de compra, ou ficam parados no caso de locação. No outro caso, se o serviço é contratado, mas os equipamentos não são disponibilizados, a necessidade continua desatendida.

5.4. Será calculado o TCO deste cenário uma vez que só um dos cenários apresentados se mostrou viável.

6. ANÁLISE COMPARATIVA DE CUSTOS (TCO)

6.1. CÁLCULO DOS CUSTOS TOTAIS DE PROPRIEDADE

Solução Tecnicamente-Viável 2

Custo Total de Propriedade – Memória de Cálculo

Solução 2a: Considerando a compra dos equipamentos e contratação de empresa para a prestação do serviço, o valor do projeto é de aproximadamente R$ 5.034.646,09.

Solução 2b: Considerando a locação dos equipamentos e contratação de empresa para a prestação do serviço, o valor do projeto é de aproximadamente R$ 5.254.472,09.

Custo estimado de aquisição de Equipamentos Scanner é de R$

1.102.734,00. Equipamentos com 4 (quatro) anos de garantia, conforme definido no Guia de Boas práticas, orientações e vedações para contratação de ativos de TIC - Versão 4, disponível em xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxxxx/xx- br/contratacoes/OrientacoesEspecificasMarcode17.pdf

Custo estimado de locação de equipamento Scanner: R$ 882.908,006.

Custo estimado do serviço de digitalização sem fornecimento de equipamento: R$ 4.151.798,09 (foi utilizado o valor atualizado do contrato de auxiliar administrativo da CGU, CT 17/2017. Auxiliar Administrativo R$ 3.431,37/mês)

Não serão levados em consideração o custo do armazenamento dos documentos digitalizados pois este custo é o mesmo para todas as soluções levantadas.

Solução Viável 4

Custo Total de Propriedade – Memória de Cálculo

O valor estimado para contratação do serviço completo é de R$5.490.929,44.

Considerando a realização de uma nova licitação este custo é baseado em pesquisa feita no Painel de Preços (SEI 1853130).

6.2. MAPA COMPARATIVO DOS CÁLCULOS TOTAIS DE PROPRIEDADE (TCO)

Descrição da solução	Estimativa de TCO ao longo dos anos	Total
	Ano 1
Solução 2a	R$5.034.646,09	R$5.034.646,09

Solução 2b	R$5.254.472,09	R$5.254.472,09
Solução 4	R$5.490.929,44	R$5.490.929,44

7. DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO DE TIC A SER CONTRATADA

7.1. Contratação de empresa para realizar todo o processo de digitalização de documentos (higienização, digitalização, indexação, descarte de cópias, remontagem de processo, acondicionamento em caixas de arquivo). À Contratante cabe orientar a contratada no cumprimento dos ditames da Portaria nº 1.493/2020. A contratada deverá fornecer todo material necessário ao desempenho do serviço, incluindo scanners e mão-de-obra especializada; e apresentar cronograma de execução da ação. Todos os procedimentos devem assegurar total fidedignidade entre documento físico e documento digitalizado. A Unidade Regional deverá dispor à contratada estrutura física suficiente para acomodar equipamentos e mão-de-obra necessários para acompanhar na execução da ação.

7.2. Descrição das etapas que compõem o processo de digitalização de documentos:

7.3. Classificação arquivística – atividade essencial em gestão documental. Consiste em atribuir ao documento um código pré- determinado no Código de classificação e tabela de temporalidade com objetivo de estabelecer relação orgânica entre documentos; facilitar a recuperação da informação; possibilitar a identificação do ciclo vital (corrente, intermediário) na gestão documental e determinar a destinação final do documento (eliminação ou guarda permanente).

7.4. Higienização - Essa etapa consiste na retirada de elementos extrínsecos ao documento que podem caracterizar impeditivos ao processo de digitalização. Fazem parte do rol: clipes, fitas adesivas, sujidades, etc.

7.5. Captura – Todas as páginas que possuam conteúdo devem ser digitalizadas. Devem ser gerados arquivos digitais em formato PDF/A com recurso pesquisável (reconhecimento óptico de caracteres (OCR). A digitalização deverá seguir padrão de 300 dpi para documentos preto e branco ou escala de cinza e 150 dpi para fotos ou similares.

7.6. Indexação – A indexação será realizada utilizando os metadados estabelecidos no Sistema Eletrônico de Informação (SEI).

7.7. Conferência da imagem – Etapa que sucede a digitalização e pode ser considerada avaliação imediata para sanar falhas ocorridas no processo de digitalização. Nessa etapa são identificados e corrigidos erros que podem comprometer a recuperação do documento/informação. A conferência da imagem é formada pelas seguintes ações:

incluir páginas não digitalizadas;

redigitalizar página digitalizada cuja imagem apresenta ilegibilidade não condizente com a imagem original; redigitalizar páginas que foram digitalizadas dobradas ou amassadas

girar páginas que estão em sentido divergente do processo físico.

7.8. Nessa etapa também são avaliadas nitidez e legibilidade do documento.

7.9. Descarte – conforme estabelecido na Portaria nº 1.493/2020, o descarte dos papéis de trabalho condiciona-se aos seguintes regramentos: o volume principal e os apensos serão mantidos em sua integralidade e nos anexos serão mantidos os documentos originais e descartadas as cópias. Ainda, não podem ser descartados:

Capas de volumes;

Documentos com assinaturas originais; páginas com informações cortadas;

páginas ilegíveis, independente se cópia ou original; Cópia de documento com NUP;

Bilhetes escritos à mão, à caneta ou a lápis.

7.10. Se o anexo for formado, na totalidade, por cópias, ou seja, não se aplicar nenhum dos casos listados acima, devem ser mantidos a capa e o conjunto de páginas que formam a primeira tipologia documental (Exemplo: todas as páginas do relatório ou todas as páginas do ofício.)

7.11. Após serem cumpridos todos os passos para descarte de cópias dos anexos, os processos físicos devem ser remontados conforme foram formados, obedecendo a sequência de páginas/documentos, a ordem original dos volumes e o regramento do item anterior.

7.12. Acondicionamento em caixas de arquivo – todos os processos físicos devem ser guardados em caixas de arquivo que devem ter estrutura suficiente para proteger os documentos. Em caso de a caixa está danificada, a contratada deverá realizar a substituição por outra caixa nova que será fornecida pela Contratante.

7.13. Esclarece-se que o cenário 4 é o que melhor resultado apresenta, já que todo o trabalho estará condicionado a um cronograma estabelecido em contrato, que a mão-de-obra empregada deverá ser especializada e dedicada com exclusividade, que a contratada deverá apresentar expertise, tanto na digitalização, quanto no tratamento arquivístico do acervo para satisfazer os preceitos estabelecidos na Portaria nº 1.493/2020.

8. ESTIMATIVA DE CUSTO TOTAL DA CONTRATAÇÃO

8.1. O valor estimado para realizar uma nova licitação é de R$ 5.490.929,44 (cinco milhões, quatrocentos e noventa mil, novecentos e vinte e nove reais e quarenta e quatro centavos), já o valor considerado para contratar a remanescente é de 3.145.193,88 (três milhões, cento e quarenta e cinco mil, cento e noventa e três reais e oitenta e oito centavos).

8.2. Logo, percebe-se a diferença de R$ 2.345.735,56 (dois milhões, trezentos e quarenta e cinco mil, setecentos e trinta e cinco reais e cinquenta e seis centavos), demonstrando que a contratação da remanescente do pregão eletrônico nº 19/2019 será mais vantajosa para a administração pública.

8.3. Deve-se considerar, no entanto, que a situação enfrentada pelo País, ocasionada pela pandemia de COVID-19, tem reflexos econômicos, trabalhistas e de custos para a empresa, podendo afetar a execução dos serviços e exigindo durante a execução do contrato

protocolos de segurança não existentes à época do pregão 19/2019. Este evento foi apontado no mapa de riscos (1852456).

8.4. Não obstante, observou-se, na íntegra, ao conteúdo do disposto no art. 24, inciso XI, da Lei 8.666/93, quanto ao atendimento das "mesmas condições oferecidas pelo licitante vencedor, inclusive quanto ao preço, devidamente corrigido".

9. DECLARAÇÃO DE VIABILIDADE DA CONTRATAÇÃO

9.1. Considerando os elementos obtidos nos estudos preliminares realizados, a contratação mostra-se viável em termos de disponibilidade de mercado, forma de prestação de serviços, competitividade do mercado, não sendo possível observar óbices ao prosseguimento da presente contratação no formato indicado.

10. APROVAÇÃO E ASSINATURA

10.1. A Equipe de Planejamento da Contratação foi instituída pelo Ato de Designação (SEI 1854048), de 03 de março de 2021.

INTEGRANTE TÉCNICO INTEGRANTE REQUISITANTE

ASSINADO ELETRONICAMENTE

Xxxxxxx Xxxxxx de Xxxxx

Matrícula/SIAPE: 1673027

ASSINADO ELETRONICAMENTE

Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx

Matrícula/SIAPE: 1663237

Declaro que que o conteúdo do respectivo Estudo está de acordo com as disposições Instrução Normativa 1/2019-SGD/ME, uma vez que utiliza modelo da própria SGD/ME.

ASSINADO ELETRONICAMENTE

XXXXXXXX XXXXXXXXX XX XXXXX

Diretor de Tecnologia da Informação De acordo,

ASSINADO ELETRONICAMENTE

XXXXXX XXXXX

Diretora de Gestão Interna

Referência: Processo nº 00190.101498/2021-70 SEI nº 1852447

ANEXO II

TERMO DE CONFIDENCIALIDADE DA INFORMAÇÃO

O .......... CONTRATANTE.........., com sede em ..........CIDADE/UF.........., inscrito no CNPJ...................., e ..........NOME DA

EMPRESA......... , pessoa jurídica com sede na ...................., inscrita no CNPJ/MF , e sempre que em conjunto serão referidas

como PARTES para efeitos deste TERMO DE CONFIDENCIALIDADE DA INFORMAÇÃO, doravante denominado simplesmente TERMO, e,

CONSIDERANDO que, em razão do atendimento à exigência do Contrato N°......... , celebrado pelas PARTES, doravante denominado CONTRATO, cujo objeto é a DIGITALIZAÇÃO de processos de papéis de trabalho;

CONSIDERANDO que o presente TERMO vem para regular o uso dos dados, regras de negócio, documentos, informações, sejam elas escritas ou verbais ou de qualquer outro modo apresentada, tangível ou intangível, entre outras, doravante denominadas simplesmente de

INFORMAÇÕES, que a..... NOME DA EMPRESA. tiver acesso em virtude da execução contratual;

CONSIDERANDO a necessidade de manter sigilo e confidencialidade, sob pena de responsabilidade civil, penal e administrativa, sobre todo e qualquer assunto de documentos contidos nos processos de papéis de trabalho de que a ..........NOME DA EMPRESA. tomar conhecimento

em razão da execução do CONTRATO, respeitando todos os critérios estabelecidos aplicáveis às INFORMAÇÕES; Estabelece-se o presente TERMO, mediante as cláusulas e condições a seguir:

CLÁUSULA PRIMEIRA – DO OBJETO

O objeto deste TERMO é prover a necessária e adequada proteção às INFORMAÇÕES contidas nos processos de papéis de trabalho a serem trabalhadas, principalmente sendo as mesmas são classificadas como RESTRITAS, em razão da execução do CONTRATO celebrado entre as PARTES.

CLÁUSULA SEGUNDA – DAS INFORMAÇÕES CONFIDENCIAIS

a) As estipulações e obrigações constantes do presente instrumento serão aplicadas a todas e quaisquer INFORMAÇÕES;

b) A ..........NOME DA EMPRESA. se obriga a manter o mais absoluto sigilo e confidencialidade com relação a todas e quaisquer

INFORMAÇÕES que venham a ser fornecidas ou conhecidas enquanto estiver seu manejo os processos de papéis de trabalho, a partir da data de assinatura deste TERMO, devendo ser tratadas como INFORMAÇÕES CONFIDENCIAIS, salvo aquela prévia e formalmente classificadas como tratamento diferenciado pelo Órgão Contratante;

c) A .......... NOME DA EMPRESA. se obriga a não se revelar, reproduzir, utilizar ou dar conhecimento em hipótese alguma, a terceiros,

bem como a não permitir que nenhum de seus diretores, empregados e prepostos faça uso das INFORMAÇÕES contidas nos processos de papéis de trabalho a serem trabalhados;

d) O Órgão Contratante, com base nos princípios instituídos na Segurança da Informação, zelará para que as INFORMAÇÕES que receber e tiver conhecimento sejam tratadas conforme a natureza de classificação informada pela ..........NOME DA EMPRESA.......... .

CLÁUSULA TERCEIRA – DAS LIMITAÇÕES DA CONFIDENCIALIDADE

a) As obrigações constantes deste TERMO não serão aplicadas às INFORMAÇÕES que:

1. Sejam comprovadamente do domínio público no momento da revelação ou após a revelação, exceto se isso ocorrer em decorrência de ato ou omissão das PARTES;

2. Tenham sido comprovadas e legitimamente recebidas de terceiros, estranhos ao presente TERMO;

3. Sejam reveladas em razão de requisição judicial ou determinação válida do Governo, somente até a extensão de tais ordens, desde que as PARTES cumpram qualquer medida de proteção pertinente e tenham sido notificadas sobre a existência de tais ordens, previamente e por escrito, dando a elas, na medida do possível, tempo hábil para pleitear as medidas de proteção que julgar cabíveis.

CLÁUSULA QUARTA – DAS OBRIGAÇÕES ADICIONAIS

a) A..........NOME DA EMPRESA.......... se compromete a utilizar as INFORMAÇÕES reveladas exclusivamente para os propósitos da execução do CONTRATO a que este TERMO está vinculado;

b) A ..........NOME DA EMPRESA. se compromete a não efetuar qualquer cópia das INFORMAÇÕES sem o consentimento prévio e

expresso do Órgão Contratante;

c) A..........NOME DA EMPRESA. se compromete a cientificar seus diretores, empregados e prepostos da existência deste TERMO e da

natureza confidencial das INFORMAÇÕES;

d) A..........NOME DA EMPRESA. deve tomar todas as medidas necessárias à proteção das INFORMAÇÕES, bem como evitar e

prevenir a revelação a terceiros, exceto se devidamente autorizada por escrito pelo Órgão Contratante;

e) Cada PARTE permanecerá como única proprietária de todas e quaisquer INFORMAÇÕES eventualmente reveladas à outra parte em função da execução do CONTRATO a que este TERMO está vinculado;

f) O presente TERMO não implica a concessão, pela parte reveladora à parte receptora, de nenhuma licença ou qualquer outro direito, explícito ou implícito, em relação a qualquer direito de patente, direito de edição ou qualquer outro direito relativo à propriedade intelectual;

g) Os produtos gerados na execução do CONTRATO a que este TERMO está vinculado, bem como as INFORMAÇÕES repassadas à

..........NOME DA EMPRESA. , são única e exclusiva propriedade intelectual do Órgão Contratante;

h) A..........NOME DA EMPRESA. firmará acordos por escrito com seus empregados e consultores ligados direta ou indiretamente ao

CONTRATO, cujos termos sejam suficientes a garantir o cumprimento de todas as disposições deste TERMO;

i) A..........NOME DA EMPRESA. obriga-se a não tomar qualquer medida com vistas a obter, para si ou para terceiros, os direitos de

propriedade intelectual relativos aos produtos gerados e às INFORMAÇÕES que venham as ser reveladas durante a execução do CONTRATO.

CLÁUSULA QUINTA – DO RETORNO DE INFORMAÇÕES

Todas as INFORMAÇÕES reveladas pelas PARTES permanecem como propriedade exclusiva da parte reveladora, devendo a esta retornar imediatamente assim que por ela requerido, bem como todas e quaisquer cópias eventualmente existentes.

CLÁUSULA SEXTA – DA VIGÊNCIA

O presente TERMO tem natureza irrevogável e irretratável, permanecendo em vigor desde a data de sua assinatura até 5 (cinco) anos após o término do Contrato a que ele está vinculado.

CLÁUSULA SÉTIMA – DAS PENALIDADES

A quebra de sigilo e da confidencialidade, devidamente comprovada, possibilitará a imediata aplicação de penalidades previstas conforme disposições contratuais e legislações em vigor que tratam desse assunto, podendo até culminar na rescisão do CONTRATO firmado entre as PARTES. Neste caso, a NOME DA EMPRESA. , estará sujeita, por ação ou omissão, ao pagamento ou recomposição de todas as

perdas e danos sofridos pelo NOME ÓRGÃO CONTRATANTE , inclusive as de ordem moral, bem como as de responsabilidades civil e criminal, as quais serão apuradas em regular processo administrativo ou judicial.

CLÁUSULA OITAVA – DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

a) Este TERMO constitui vínculo indissociável ao CONTRATO celebrado entre as PARTES, que é de parte independente e regulatória deste instrumento;

b) Este TERMO constitui acordo entre as PARTES, relativamente ao tratamento de INFORMAÇÕES, principalmente as CONFIDENCIAIS, aplicando-se a todos e quaisquer acordos futuros, declarações, entendimentos e negociações escritas ou verbais, empreendidas pelas PARTES em ações feitas direta ou indiretamente;

c) Surgindo divergências quanto à interpretação do pactuado neste TERMO ou quanto à execução das obrigações dele decorrentes, ou constatando-se nele a existência de lacunas, solucionarão as PARTES tais situações, de acordo com os princípios da legalidade, da equidade, da razoabilidade, da economicidade, da boa fé, e as preencherão com estipulações que deverão corresponder e resguardar as INFORMAÇÕES;

d) O disposto no presente TERMO prevalecerá sempre em caso de dúvida, salvo expressa determinação em contrário, sobre eventuais disposições constantes de outros instrumentos legais conexos relativos à confidencialidade de INFORMAÇÕES;

e) A omissão ou tolerância das PARTES, em exigir o estrito cumprimento das condições estabelecidas neste TERMO, não constituirá novação ou renúncia, nem afetará os direitos, que poderão ser exercidos a qualquer tempo.

CLÁUSULA NONA – DO FORO

a) Fica eleito o foro da Justiça Federal – Seção Judiciária..........COMARCA DO ÓRGÃO CONTRATANTE. para dirimir quaisquer

dúvidas originadas deste TERMO, com renúncia expressa a qualquer outro, por mais privilegiado que seja.

E, por assim estarem justas e estabelecidas as condições, é assinado este TERMO DE CONFIDENCIALIDADE DA INFORMAÇÃO, pela......... NOME DA EMPRESA. , SENDO 2 (duas) vias de igual teor e um só efeito.

.....LOCAL.....,   de de 20 .

Nome Diretor

.........NOME DA EMPRESA.........

ANEXO III

MODELO DE PROPOSTA DE PREÇOS

IDENTIFICAÇÃO DA EMPRESA

Razão social e CNPJ:

Telefone:

e-mail:

Pessoa para contato:

PREÇOS:

ITEM
CÓD. SIASG
ESPECIFICAÇÕES
UNIDADE DE FORNECIMENTO
QTD
VALOR UNITÁRIO (R$)
VALOR TOTAL MENSAL (R$)
VALOR TOTAL ANUAL (R$)

VALOR POR EXTENSO

TOTAL (EM REAIS)

PRAZO DE ENTREGA:

<conforme Termo de Referência>

VALIDADE DA PROPOSTA:

<não inferior a 60 (sessenta) dias corridos, a contar da data de sua apresentação>

COMPOSIÇÃO DOS PREÇOS

Nos preços propostos acima estão inclusas todas as despesas, frete, tributos e demais encargos de qualquer natureza incidentes sobre o objeto cotado.

Esta empresa declara estar ciente de que a apresentação da presente proposta implica na plena aceitação das condições estabelecidas no edital e seus anexos.

(Local e data)

(Assinatura do Representante Legal, com NOME COMPLETO)

ANEXO IV

MODELO DE DECLARAÇÃO DE VISTORIA

PROCESSO nº 00190.109520/2019-13 PREGÃO   /2019 - VISTORIA

DECLARAÇÃO DA CGU

Declaro, para fins de participação no Pregão Eletrônico nº /2019 que a empresa         inscrita no CNPJ/MF sob nº              , sediada na                   , representada pelo Sr.

, vistoriou o acervo da Controladoria Regional da União no estado de

, para tomar pleno conhecimento de suas instalações e das dificuldades que os serviços possam

apresentar no futuro.

Brasília/DF,     de         de 2019.

Coordenação Gestão Documental - CGDOC/CGLCD/DGI/SE/CGU

DECLARAÇÃO DA LICITANTE

Declaro que me foi apresentado o acervo da Controladoria Regional da União no estado de              , com acesso a todos os locais e detalhes necessários para a elaboração da proposta comercial, tendo sido fornecidas as informações e esclarecimentos inerentes a esta vistoria, por mim solicitados.

Brasília/DF,     de         de 2019.

(Assinatura do Representante Legal, com NOME COMPLETO)

RG:                     

ANEXO V PORTARIA Nº 1.493/2020

Dispõe sobre procedimentos para digitalização dos papéis de trabalho referentes às ações de controle da Controladoria-Geral da União

O SECRETÁRIO-EXECUTIVO DA CONTROLADORIA-GERAL DA UNIÃO, no uso das atribuições que lhe confere o art. 8º, incisos IV e VIII, do Anexo I da Portaria nº 3.553, de 12 de novembro de 2019 - Regimento Interno da Controladoria-Geral da União, e considerando o disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, na Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, e no Manual de Papéis de Trabalho, versão 05.2013, da Controladoria-Geral da União, resolve:

Art. 1º Aprovar a aplicação de procedimentos para digitalização de papéis de trabalho referentes às ações de controle da Controladoria-Geral da União, nos termos dos Anexos desta Portaria.

Art. 2º Os papéis de trabalho, após cumprimento de suas finalidades precípuas, deverão ser obrigatoriamente enviados à CGDOC, no caso da Sede, e ao Setor de Arquivo, no caso das Controladorias Regionais da União nos Estados, para digitalização, organização dos originais e arquivamento.

Art. 3º Fica revogada a Portaria nº 1.310, de 17 de maio de 2018.

Art. 4º Esta Portaria entra em vigor sete dias após a data de sua publicação.

XXXX XXXXXXX XXXXXX XX XXXXXXXX

Documento assinado eletronicamente por XXXX XXXXXXX XXXXXX XX XXXXXXXX, Secretário-Executivo, em 29/06/2020, às 18:31, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, §1º, do Decreto nº 8.539, de 08 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site xxxxx://xxx.xxx.xxx.xx/xxxxxxxx informando o código verificador

1541111 e o código CRC 17C61248

ANEXO I DA PORTARIA

DIGITALIZAÇÃO DE PAPÉIS DE TRABALHO

1. OBJETIVOS

1.1. Conciliação da gestão documental e da informação aos procedimentos de tratamento de papéis de trabalho, definidos no Manual de Papéis de Trabalho, versão 05.2013, elaborado pela Secretaria Federal de Controle Interno - SFC da CGU, aprovado pela Portaria nº 1.257;

1.2. Organização do acervo documental da CGU e das Controladorias Regionais da União nos Estados;

1.3. Otimização dos espaços físicos utilizados para guarda do acervo documental da CGU e das Controladorias Regionais da União nos Estados.

2. FINALIDADE:

2.1. Digitalização dos papéis de trabalho resultantes de ações de controle da CGU e das Controladorias Regionais da União nos Estados, produzidos antes da publicação do Manual de Papéis de Trabalho, versão 05.2013.

2.1.1 Os papéis de trabalho que já se encontrem sob a guarda do Arquivo Central também serão digitalizados, com emissão do documento constante do Anexo IV.

3. CONCEITOS E DEFINIÇÕES:

3.1. ACERVO: conjunto de documentos de um arquivo;

3.2. ARQUIVO CORRENTE: constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso;

3.3. ARQUIVO INTERMEDIÁRIO: constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado;

3.4. AUTENTICIDADE: qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi produzido, não tendo sofrido alteração, corrompimento e adulteração. A autenticidade é composta de identidade e integridade;

3.5. AUTENTICAÇÃO: atestação de que um documento é verdadeiro ou de que uma cópia reproduz fielmente o original, de acordo com as normas legais de validação, devendo-se utilizar o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil);

3.6. DIGITALIZAÇÃO: processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um scanner;

3.7. DIRIGENTE DA UNIDADE: ocupante de cargo em comissão DAS 101.4 ou superior, FCPE 101.4 ou superior, de natureza especial e superintendentes das unidades descentralizadas da CGU nos Estados;

3.8. DOCUMENTO AUTÊNTICO: aquele que se mantém da mesma forma como foi produzido e, portanto, apresenta o mesmo grau de confiabilidade que tinha no momento de sua produção, ou seja, mantém, ao longo do tempo, as características originais do documento de arquivo no que diz respeito ao contexto, estrutura e conteúdo;

3.9. DOCUMENTO DIGITAL: documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema informatizado;

3.10. DOCUMENTO ORIGINAL: primeiro documento completo e efetivo;

3.10.1. DOCUMENTO DE PAPEL DE TRABALHO ORIGINAL: nos termos do Manual de Papéis de Trabalho, são considerados originais os documentos assinados, os com atesto de recebimento ou rubricados, aqueles que recebam NUP quando recepcionados na CGU, os documentos com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), e aqueles originados do e-processo do Ministério da Economia;

3.11. IDENTIDADE: conjunto dos atributos de um documento arquivístico que o caracterizam como único e o diferenciam de outros documentos arquivísticos;

3.12. INTEGRIDADE: capacidade de um documento arquivístico transmitir exatamente a mensagem que levou à sua produção (sem sofrer alterações de forma e conteúdo) de maneira a atingir seus objetivos;

3.13. METADADOS: dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender ou preservar documentos arquivísticos ao longo do tempo;

3.14. PAPÉIS DE TRABALHO: conjunto de documentos e apontamentos com informações e provas reunidas ou produzidas pelo auditor, que constitui evidência do trabalho executado e o fundamento da opinião e conclusões desse profissional.

4. PROCEDIMENTOS PRÉVIOS À DIGITALIZAÇÃO DOS PAPÉIS DE TRABALHO

4.1. Os papéis de trabalho deverão ser organizados pelas respectivas unidades geradoras, as quais são responsáveis por:

4.1.1. Realizar triagem para excluir possíveis documentos não pertencentes aos papéis de trabalho;

4.1.2. Organizar os papéis de trabalho em volumes devidamente numerados;

I. Em caso de papéis de trabalho sem Número Único de Processo (NUP), as respectivas unidades geradoras deverão eleger o volume principal e seus anexos.

4.1.3. Acondicionar os volumes em caixas-arquivo que deverão conter em uma de suas laterais identificação de: sequência numérica e unidade da CGU responsável pela auditoria; e

4.1.4. Preencher Termo de Transferência e Arquivamento de Documentos referente aos papéis de trabalho enviados, em 02 (duas) vias, conforme modelo do Anexo II;

I. Uma das vias do Termo de Transferência e Arquivamento de Documentos deverá encerrar o volume principal dos papéis de trabalho.

4.2. Os papéis de trabalho organizados nos termos do item 4.1 e seus subitens serão encaminhados, juntamente com as duas vias do Termo de Transferência e Arquivamento de Documentos, à CGDOC, no caso da Sede, e ao Setor de Arquivo, no caso das Controladorias Regionais da União nos Estados;

4.3. Após organização dos papéis de trabalho, a unidade geradora da CGU-Sede contatará o Setor de Arquivo da CGDOC para agendar vistoria das caixas-arquivo. Caso o agente público a serviço da CGDOC identifique a adequação da organização, incluirá a remessa dos papéis de trabalho daquela unidade em cronograma próprio de recebimento e digitalização, informando-a das datas;

4.4. Cabe à unidade geradora dos papéis de trabalho a responsabilidade e providências relativas ao transporte de seu acervo até o Setor de Digitalização/CGDOC.

4.4.1. O transporte do acervo até o Setor de Digitalização/CGDOC deverá ser acompanhado por um responsável da unidade geradora.

4.5. O acervo será recebido por agente público do Setor de Digitalização/CGDOC que, juntamente com o responsável da unidade geradora, fará a conferência dos papéis de trabalho, conforme Termo de Transferência e Arquivamento de Documentos;

4.6. Estando os papéis de trabalho de acordo com o registrado no Termo de Transferência e Arquivamento de Documentos, o agente público do Setor de Digitalização/CGDOC atestará, com a anuência do responsável da unidade geradora, as duas vias do referido Termo;

5. DIGITALIZAÇÃO E DESCARTE DOS PAPÉIS DE TRABALHO

5.1. O processo de digitalização será realizado de forma a manter a integridade dos documentos e será realizado pela CGDOC, no caso da CGU-Sede, e pelas próprias Controladorias Regionais, no caso das unidades descentralizadas da CGU nos Estados;

5.2. Documentos que não estejam no suporte papel ou que não sejam suportados pelo scanner (como CD, DVD, fotografias, livros, cartilhas, plantas e afins), serão mantidos no respectivo processo físico e substituídos por formulário na versão digital, conforme modelo do Anexo III;

5.3. Os documentos devem ser digitalizados, obedecendo a seguinte ordem de configuração:

I. Cor: preto e branco; resolução 300 dpi ou superior, para documentos em geral;

II. Cor: escala de cinza; resolução 300 dpi ou superior, para papéis reciclados ou manchados, páginas com fotos que não necessitam de significativa resolução ou com muitas anotações a caneta;

III. Cor: colorido; resolução 150 dpi ou superior, para fotos ou outras situações extremamente necessárias.

5.4. Todas as páginas do processo físico que possuem conteúdo registrado, seja digitado ou manuscrito, deverão ser digitalizadas, com intuito de garantir a integralidade dos papéis de trabalho.

5.5. A nomenclatura dos arquivos digitais deverá conter os seguintes dados:

5.5.1. Número da ordem de serviço;

5.5.2.Número Único de Processo - NUP do processo original dos papéis de trabalho, quando houver; e

5.5.3. Número do sorteio - nome do município, se for o caso.

5.6. O descarte dos papéis de trabalho, após a digitalização, seguirá as seguintes regras:

5.6.1 O volume principal e os apensos serão mantidos em sua integralidade;

5.6.2. Nos anexos, serão mantidos os documentos originais e descartadas as cópias.

6. GUARDA E TEMPORALIDADE DOS ARQUIVOS DIGITAIS

6.1. A gestão documental dos Papéis de Trabalho seguirá as normas do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, no que se refere a organização, manutenção, preservação e eliminação, e também as diretrizes do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade vigentes na CGU.

6.2. Os arquivos digitalizados ficarão sob a guarda da DTI, e seguirão os prazos de guarda estabelecidos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos: Atividade Fim da CGU, assim como os processos físicos.

7. DISPONIBILIZAÇÃO E DESARQUIVAMENTO

7.1. A solicitação de desarquivamento de processo físico deverá ser encaminhada, formalmente, por dirigente da unidade, ou servidor delegado, à CGDOC ou ao Protocolo Regional, conforme for o caso;

7.2. Os arquivos digitalizados, após solicitação, serão disponibilizados em local específico na rede interna da CGU, o qual será informado à unidade solicitante quando da disponibilização do arquivo.

8. CONTROLADORIAS REGIONAIS DA UNIÃO NOS ESTADOS

8.1. As Controladorias Regionais da União nos Estados deverão utilizar rotina similar a do Órgão Central, respeitadas as suas particularidades operacionais.

9. DISPOSIÇÕES FINAIS

9.1. A Diretoria de Gestão Interna (DGI) deverá dar ciência acerca do conteúdo desta Portaria às unidades interessadas, para adoção das providências necessárias de forma ordenada e tempestiva.

ANEXO II DA PORTARIA

TERMO DE TRANSFERÊNCIA E ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

Unidade Remetente : Unidade Examinada : Número da Caixa : Data Limite[1] :

Ordem de Serviço / NUP /
Nº do sorteio - município Tipo de Atividade (de acordo com plano de classificação)
Descrição dos Papéis de Trabalho
Julgamento das contas (Regular, Regular com ressalva, Irregular)

Arquive-se.

Data   / /

Responsável pela Transferência Responsável pelo Recebimento

[1] Identifica os anos do documento mais antigo e do documento mais recente pertencente à unidade de armazenamento (caixa-arquivo, processo, dossiê, etc.).

XXXXX XXX DA PORTARIA FORMULÁRIO

DESCRIÇÃO DO OBJETO

☐CD

Descrição: Clique aqui para digitar texto.

☐DVD

Descrição: Clique aqui para digitar texto.

☐DISQUETE

Descrição: Clique aqui para digitar texto.

☐LIVRO

Descrição: Clique aqui para digitar texto.

☐MAPA

Descrição: Clique aqui para digitar texto.

☐FOTOGRAFIA

Descrição: Clique aqui para digitar texto.

☐CARTILHA

Descrição: Clique aqui para digitar texto.

☐Outros

Descrição: Clique aqui para digitar texto.

ANEXO IV DA PORTARIA

DECLARAÇÃO PARA DIGITALIZAÇÃO DE PAPÉIS DE TRABALHO ARQUIVADOS

Declaro que os processos listados abaixo, os quais se encontram sob guarda da CGDOC, podem ter seus documentos de papel de trabalho originais digitalizados e suas cópias descartadas, nos termos da Portaria nº XXXXX/2020.

NUP Unidade remetente Unidade examinada Nº da caixa Quantidade de caixas

Brasília, de de 2020

Coordenador-Geral da área geradora

De acordo.

Ao Setor de Digitalização, para as providências cabíveis.

Coordenador de Gestão Documental

ANEXO VI

Endereços (Controladorias Regionais da União nos Estados)

Controladoria Regional da União no Estado do Acre End.: Via Xxxxx Xxxxxx, n.º 2.896 – Triângulo Novo Rio Branco/AC - CEP: 69.906-302

Tel: (00) 0000-0000 (Gabinete) E-mail: xxxxx@xxx.xxx.xx

Controladoria Regional da União no Estado de Alagoas

End.: Avenida Comendador Xxxxxxx Xxxxx, nº 2.789, Ed. Xxxxxx Xxxxxxxxxxx - Xxxxx 000 x 000 - Xxxxxxxxxxx Xxxxxx/XX - CEP: 57.037-532

Tel: (00) 0000-0000

E-mail: xxxxx@xxx.xxx.xx

Controladoria Regional da União no Estado do Amapá End.: Avxxxxx Xxxxx xx Xxxxxx xx 000, Xxxxxx

Xxxxxx/XX - CEP: 68.900-071 Tel: (00) 0000-0000

E-mail: xxxxx@xxx.xxx.xx

Controladoria Regional da União no Estado do Amazonas

End.: Rux Xxxxxxxx, 000, Xxxx 000, Condomínio Soberane, Adrianópolis Manaus/AM - CEP: 69.057-040

Tel: (00) 0000-0000

E-mail: xxxxx@xxx.xxx.xx

Controladoria Regional da União no Estado da Bahia End.: Avxxxxx XXXXXXXXX, x/xx, Xx. Xxx. xx Xxxxxxx, X/X

Xxxxxxxx/XX - CEP: 40.015-902 Tel: (00) 0000-0000

E-mail: xxxxx@xxx.xxx.xx

Controladoria Regional da União no Estado do Ceará End.: Rux Xxxxx xx Xxxxxxx, xx 000, 0x xxxxx - Xxxxxx Xxxxxxx

Xxxxxxxxx/XX - CEP: 60.115-081 Tel: (00) 0000-0000

E-mail: xxxxx@xxx.xxx.xx

Controladoria Regional da União no Estado do Espírito Santo End.: Rux Xxxxxxxxxxx xx Xxxxx, xx 00, 0x xxxxx, Xxxx 000 - Xxxxxx Xxxxxxx/XX - CEP: 29.010-190

Tel: (00) 0000-0000

E-mail: xxxxx@xxx.xxx.xx

Controladoria Regional da União no Estado de Goiás

End.: Nona Avxxxxx, Xxxxxx X00, Xxxx 00/00, xxxx 000, Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxxxxx Xxxxxxx/XX - CEP: 74.603-010

Tel: (00) 0000-0000

E-mail: xxxxx@xxx.xxx.xx

Controladoria Regional da União no Estado do Maranhão

End.: Avenida dos Holandeses, lote 08, Quadra 35, 1º, 2º e 3º Pavimentos - Bairro do Calhau São Luís/MA - CEP: 65.071-380

(00) 0000-0000

E-mail: xxxxx@xxx.xxx.xx

Controladoria Regional da União no Estado do Mato Grosso do Sul End.: Rua Xxxxxxx Xxxxxxxx, nº 65 - Centro

Campo Grande/MS - CEP: 79.002-100 Tel: (00) 0000-0000

E-mail: xxxxx@xxx.xxx.xx

Controladoria Regional da União no Estado do Mato Grosso

End.: Avxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx xx Xxxxx Xxxxxxx, 00, Xxxxxx Xolítico Administrativo (CPA)

Cuiabá/MT - CEP: 78.050-970 (00) 0000-0000

xxxxx@xxx.xxx.xx

Controladoria Regional da União no Estado de Minas Gerais End.: Rux Xxxxxxxx, xx 0.000, Xxxxxxx

Xxxx Xxxxxxxxx/XX - CEP: 30.140-061 Tel: (00) 0000-0000

E-mail: xxxxx@xxx.xxx.xx

Controladoria Regional da União no Estado do Pará

End.: Rux xxx Xxxxxxxxxx, xx 0000 - Xx. Xxxxxxxxxxxx, 00x xxxxx - Xxxxxxxx Xxxxx/XX - CEP: 66.040-033

Tel: (00) 0000-0000

E-mail: xxxxx@xxx.xxx.xx

Controladoria Regional da União no Estado da Paraíba

End.: Rux Xxxxx xx Xxxxx, 00 - Xxxxxx - Gerência Executiva do INSS, 1º andar.

João Pessoa/PB - CEP: 58.013-080 Tel: (00) 0000-0000

E-mail: xxxxx@xxx.xxx.xx

Controladoria Regional da União no Estado do Paraná End.: Rux Xxxxxxxx Xxxxxxx, xx 000, 0x xxxxx Xxxxxxxx/XX - CEP: 80.020-911

Tel: (00) 0000-0000

E-mail: xxxxx@xxx.xxx.xx

Controladoria Regional da União no Estado de Pernambuco

End.: Avxxxxx Xxxxx xx Xxx Xxxxx, xx 000, Xx. Xxxxxxxx Xales, 10º andar - Boa Vista Recife/PE - CEP: 50.060-004

Tel: (00) 0000-0000

E-mail: xxxxx@xxx.xxx.xx

Controladoria Regional da União no Estado do Piauí

End.: RUA XXXXXXXX XXXXXXX N 105 BAIRRO NOIVOS

Teresina/PI - CEP: 64.046-140 Tel: (00) 0000-0000

E-mail: xxxxx@xxx.xxx.xx

Controladoria Regional da União no Estado do Rio de Janeiro

End.: Avenida Presidente Xxxxxxx Xxxxxx, nº 375, Ed. Xxxxxxx xx Xxxxxxx, 0x xxxxx, Xxxx 000 - Xxxxxx Xxx xx Xxxxxxx/XX - CEP: 20.020-010

Tel: (00) 0000-0000

E-mail: xxxxx@xxx.xxx.xx

Controladoria Regional da União no Estado do Rio Grande do Norte End.: Av. Xxxxxx xx Xxxxxxx, nº 774 – Bairro: Tirol

Natal/RN - CEP: 59.020-095 Tel: (00) 0000-0000

E-mail: xxxxx@xxx.xxx.xx

Controladoria Regional da União no Estado do Rio Grande do Sul

End.: Avenida Xxxxxxxx xx Xxxxx, nº 445, Ed. Xxxxxxxxxx xx Xxxxxxx, 0x xxxxx, Xxxx 000 Xxxxx Xxxxxx/XX - CEP: 90.013-900

Tel: (00) 0000-0000

E-mail: xxxxx@xxx.xxx.xx

Controladoria Regional da União no Estado de Rondônia End.: Avxxxxx Xxxxxx, xx 0.000 - Xxxxxx xx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx/XX - CEP: 76.820-781

Tel: (00) 0000-0000

E-mail: xxxxx@xxx.xxx.xx

Controladoria Regional da União no Estado de Roraima End.: Avenida Capitão Xxx Xxxxxx, nº 1.024 - São Francisco Boa Vista/RR - CEP: 69.305-135

Tel.: (00) 0000-0000

E-mail: xxxxx@xxx.xxx.xx

Controladoria Regional da União no Estado de Santa Catarina End.: Rua Conselheiro Mafra, 784 – Ático – Centro ED. GALAXY Florianópolis/SC - CEP: 88.010-102

Tel.: (00) 0000-0000

E-mail: xxxxx@xxx.xxx.xx

Controladoria Regional da União no Estado de São Paulo

End.: Avxxxxx Xxxxxxxx, 0.000 - Xxxx Xxxxx 00x XXXXX XXXXX XXXXXXX XX XXXXXX Xxx Xxxxx/XX - CEP: 01.310-922

Tel: (00) 0000-0000

E-mail: xxxxx@xxx.xxx.xx

Controladoria Regional da União no Estado de Sergipe End.: Prx. Xxxxxxx Xxxxxxx, xx 00 - Xxxxxx Xxx Xxxx Xxxxxxx/XX - CEP: 49.015-180

Tel: (00) 0000-0000

E-mail: xxxxx@xxx.xxx.xx

Controladoria Regional da União no Estado de Tocantins End.: Quxxxx 000 Xxxxx, Rux XX 00, Xxxx 00, Xx. Xxxxx - Xxxxxx

Xxxxxx/XX - CEP: 77.001-020 Tel: (00) 0000-0000

E-mail: xxxxx@xxx.xxx.xx

ANEXO VII

MODELO DE DECLARAÇÃO DE NÃO EMPREGO DE MENOR

[Nome da Empresa] inscrita no CNPJ sob nº.           , por intermédio de seu representante legal o (a) Senhor (a)[Nome do Representante Legal], portador (a) da Carteira de Identidade n° [Número da Carteira de Identidade] e do CPF Nº.[Número do CPF],

DECLARA para fins do disposto no inciso V do art. 27 da Lei Federal nº. 8.666, de 21 de junho de 1993, acrescido pela Lei nº. 9.854, de 27 de outubro de 1999, em conformidade com o previsto no inciso XXXIII, do art. 7º, da Constituição Federal, de 1988, que não possui em seu quadro de pessoal empregado(s) menor (es) de 18 (dezoito) anos em trabalho noturno, perigoso ou insalubre e de 16 (dezesseis) anos em qualquer trabalho, salvo na condição de aprendiz, a partir dos 14 (quatorze) anos.

(Local e data)

(Assinatura do Representante Legal, com NOME COMPLETO)

SEI nº 1470174

Referência: Processo nº 00190.101077/2020-68

Documento assinado eletronicamente por XXXXXXX XXXXXX XX XXXXX, Coordenadora de Gestão Documental, em 04/03/2021, às 15:31, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, §1º, do Decreto nº 8.539, de 08 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por XXXX XXXXXXXX XXXXXX XXXXXX, Técnico Federal de Finanças e Controle, em 04/03/2021, às 15:52, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, §1º, do Decreto nº 8.539, de 08 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por XXXXX XXXXXXX XXXXXXX, Integrante Administrativo, em 04/03/2021, às 15:53, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, §1º, do Decreto nº 8.539, de 08 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por XXXXXXXX XXXXXXXXX XX XXXXX, Diretor de Tecnologia da Informação, em 04/03/2021, às 16:52, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, §1º, do Decreto nº 8.539, de 08 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por XXXXXX XXXXX, Diretora de Gestão Interna, em 04/03/2021, às 17:12, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, §1º, do Decreto nº 8.539, de 08 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site xxxxx://xxx.xxx.xxx.xx/xxxxxxxx informando o código verificador

1850516 e o código CRC 636B293E

Referência: Processo nº 00190.101498/2021-70 SEI nº 1850516

Criado por xxxxxxxxx, versão 145 por xxxxxxxxx em 04/03/2021 15:25:59.