SUMÁRIO

EBOOK

GESTÃO DE CONTRATOS

SUMÁRIO

03 ….. Desafios na Gestão de Contratos 06 ….. Benefícios da Gestão de Contratos 07 ….. Gestão Ciclo de Vida dos Contratos 15 ….. Gestão de Contratos Paperless

17 ….. Plataforma Gestão de Contratos

DESAFIOS NA GESTÃO DE CONTRATOS

Algumas empresas utilizam a gestão de contratos de forma analógica e para isso contam com vários agentes de contrato responsáveis por enviar e receber informações como minutas, especificações, projetos, orçamentos, relatórios, medições, ordens de compra, etc. Normalmente essas informações são tramitadas por e-mail, FTPs ou até mesmo por vias físicas em papel.

RISCOS:

PERDA DE INFORMAÇÃO MULTAS CONTRATUAIS CUSTOS COM PAPEL

DESAFIOS NA GESTÃO DE CONTRATOS

Desta forma, não há um controle confiável de validação, protocolo e distribuição, o que gera problemas para empresa, como:

❏ Perda da governança da informação;

❏ Extravio constantes de documentos;

❏ Atraso no prazo permitido de assinaturas;

❏ Perda de prazos gerando multas contratuais;

❏ Processos não escaláveis;

❏ Perda de tempo e de produtividade;

❏ Falta de respaldo legal;

❏ Custos extras para a empresa.

DESAFIOS NA GESTÃO DE CONTRATOS

Estima-se que 90% das informações de uma empresa estão em documentos e 60% do tempo do funcionário é lidando com esses documentos e se formos colocar a ineficiência documental em dados, seria:

❏ De 5 a 15% do tempo dos profissionais gastos lendo documentações e esse número pode chegar a 50%;

❏ Perda de 2 horas (em média) diárias procurando documentos perdidos ou extraviados;

❏ Os gestores perdem em média 1 mês por ano procurando informações que foram armazenadas de forma desorganizada;

❏ ⅔ das informações guardadas estão obsoletas e poderiam ser removidas.

BENEFÍCIOS DA GESTÃO DE CONTRATOS

As empresas estão modificando a sua cultura e se adequando a gestão de contratos, um conceito de processos eficientes no gerenciamento de documentos, prazos, assinaturas, entre outras demandas relacionadas a contratos. Dentre os objetivos, podemos citar:

➔ Garantir a governança da informação;

➔ Buscar rapidamente os documentos;

➔ Não perder prazo para assinaturas;

➔ Evitar multas contratuais;

➔ Otimização de tempo;

➔ Ganho de produtividade;

➔ Xxxxxx respaldo legal em todos os trâmites.

GESTÃO CICLO DE VIDA DOS CONTRATOS

Um dos pontos mais importantes na gestão de contratos, é o de ter um controle eficaz do ciclo de vida dos documentos e processos.

O ciclo de vida do contrato se refere a todas as fases em que ele passa dentro da organização e para que todas as partes tenham a segurança jurídica esperada, é importante garantir que todas estas etapas sigam padrões e fluxos otimizados, tanto internamente quanto com os clientes externos, da seguinte forma:

SEGURANÇA JURÍDICA PADRÕES EFICIENTES FLUXO OTIMIZADO

Solicitações

Revisão

Auditoria

Assinaturas

Emenda

CICLO DE VIDA

DOS CONTRATOS Comentários

Pesquisa

Aprovação

Execução

GESTÃO CICLO DE VIDA DOS CONTRATOS

PRÉ-CONTRATAÇÃO

Fase em que são definidos objeto e cláusulas, esboçando o que será contratado, as entregas a serem feitas, quando e onde, etc. No caso, por exemplo, de uma empresa de engenharia, podem ser incluídas questões como requisitos técnicos e de qualidade. Outros pontos como as pessoas pelas quais as informações deste contrato deverão passar, certificações para controle de acesso e prazos para ajustes.

GESTÃO CICLO DE VIDA DOS CONTRATOS

CONTRATAÇÃO

A minuta produzida na etapa anterior é formalizada, o estágio em que o contrato passa por revisões e alterações, até a elaboração do documento final. É a parte em que todos os detalhes esboçados na pré-contratação são afinados e acordados entre as partes envolvidas. Todos os aspectos técnicos, financeiros e jurídicos devem estar no contrato, deixando claro o acordo entre as partes, gerando enfim o contrato assinado.

GESTÃO CICLO DE VIDA DOS CONTRATOS

PRÉ-EXECUÇÃO

Esta é a fase em que, na verdade, começa a gestão de contrato propriamente dita. São colocadas em prática as primeiras medidas para tornar possível as entregas previstas no contrato. Calendários de entrega, fluxos de pagamento, prazos de revisão e ajuste de documentos. Tudo isso é definido nesta etapa.

GESTÃO CICLO DE VIDA DOS CONTRATOS

EXECUÇÃO

Costuma ser a fase mais longa da vida do contrato, e diz respeito diretamente às entregas previstas no contrato original. Ela contém todas as atividades administrativas de acompanhamento de contrato, incluindo informações de vistorias, medições, pagamentos e outras atividades previstas. Durante esta fase, podem ocorrer renovações ou aditivos ao documento original, eventos previstos que podem ocorrer após a data final do contrato, devem ser monitorados e documentados nesta fase.

GESTÃO CICLO DE VIDA DOS CONTRATOS

ENCERRAMENTO

Expirada a data de vigência do contrato, se não houver renovação, o contrato é encerrado, observando se os eventos e entregas previstas foram cumpridos, assim como se toda a documentação do contrato está de acordo com o que foi definido inicialmente. Com todas as informações, e as partes em acordo novamente, só então o contrato é terminado.

GESTÃO CICLO DE VIDA DOS CONTRATOS

Cada empresa tem suas particularidades internas, assim como cada cliente e contrato é único, levando em consideração suas demandas e exigências. Contudo, uma gestão padronizada de contratos e dos ciclos de vida pode trazer resultados positivos para todo tipo de empresa. Combinando uma estratégia bem arquitetada de processos com o uso de tecnologias que permitem este controle aprimorado, organizações ganham eficiência, agilidade e transparência na gestão de informação, que se reflete em contratos criados e executados com excelência.

GESTÃO DE CONTRATOS PAPERLESS

O conceito “Paperless”, traduzido do inglês “sem papel”, é uma nova cultura organizacional que busca a redução máxima do papel nos processos diários de uma empresa, pois além de ser mais sustentável, também gera muitos benefícios a empresa e à seus clientes, gerando mais agilidade e segurança para ambas as partes.

Com isso, sua empresa digitalizou toda a documentação, reduzindo o uso de papel, no desejo de se tornar uma empresa paperless? Ótimo! É um bom começo, mas tem muito mais por trás disso, existe todo um processo de adaptação que acaba se tornando um grande desafio para as empresas.

AUDITABILIDADE RASTREABILIDADE REDUÇÃO DE PAPEL

GESTÃO DE CONTRATOS PAPERLESS

Uma empresa quando se torna paperless ela não reduz apenas o papel nos seus processos, ela muda toda a sua organização para que seus processos se tornem mais eficientes, seguros, ágeis, inteligentes, confiáveis, integrados e rastreáveis. Ela espera ter mais controle e rastreabilidade de seus documentos e adotando o padrão paperless isso se torna possível. Mas para isso ela precisa contar com uma plataforma GED que supra o que ela necessita.

PLATAFORMA GESTÃO DE CONTRATOS

Com o apoio de tecnologias robustas de GED e BPM, a gestão de contratos digitalizados se torna um elemento chave para reduzir ruídos de comunicação, automatizar processos, dar maior resguardo jurídico em pleitos ou disputas contratuais, assim como segurança, integração, regramento e rastreabilidade na tratativa destes dados, tanto internamente quanto com parceiros externos.

PLATAFORMA GESTÃO DE CONTRATOS

Ao falarmos de rastreabilidade, uma plataforma de Gestão Eletrônica dos Dados para contratos entrega recursos valiosos, tais como:

➔ Acesso rápido aos contratos, com buscas otimizadas por signatários ou conteúdo de cláusulas, entre outros metadados configuráveis;

➔ Controle proativo de vigências, fluxos de aprovação e validação de minutas, assim como rastreamento e notificações em caso de alterações;

➔ Possibilidade de gerar fluxos otimizados de revisão, com comentários e controle de acesso restrito somente aos usuários com permissão;

➔ Criação de fluxos totalmente automatizados;

➔ Assinatura eletrônica com validade jurídica;

➔ Utilização de QR Code e app móvel para consultar status de documento físico em sua versão digital;

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GED e BPM

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A W3K Tecnologia, por meio do Greendocs, oferece uma solução abrangente de GED, BPM e Assinatura Digital para a gestão de contratos, assim como também tem o know-how para auxiliar cada negócio no desenho de processos e fluxos para melhor realizar este controle.

Alia alto conhecimento das áreas de negócios, atendendo as mais novas tecnologias de desenvolvimento e design de software, trazendo ao mercado soluções robustas, de rápida implementação e baixo TCO, por mais de 10 anos.