DIRETRIZES PARA ORGANIZADORES DE CAMPEONATOS NACIONAIS

DIRETRIZES PARA ORGANIZADORES DE CAMPEONATOS NACIONAIS

E REGIONAIS DE ORIENTAÇÃO COORDENADOS PELA CBO

Um manual de referência para organizadores

Edição 2018

Editado pela Diretoria Técnica da CBO

CONTEÚDO
Introdução	3
1. Candidatura e Alocação	5
2. Contrato de Parceria	6
3. Planejamento do Evento	7
4. Organização e Secretaria	7
5. Orçamento e Contabilidade	8
6. Prazos Finais	10
7. Informações Gerais e Convite (Boletim 1/2)	12
8. Website	13
9. Centro de Eventos	14
10. Áreas Embargadas	15
11. Inscrições	16
12. Programa (Boletim 3)	17
13. Outras Informações	18
14. Acomodações e Alimentação	18
15. Transporte Durante o Evento	19
16. Voluntários	19
17. Evento(s) Modelo	20
18. Alocação das Baterias Qualificatórias	21
19. Dias de Finais	22
20. O Campeonato de Sprint	22
21. O Mapa	25
22. Percursos	27
23. Descrição dos Pontos de Controle	28
24. Partida	29
25. Organização da Partida	29
26. A Montagem do Prisma e da Base de Picote	31
27. Hidratação Durante a Prova	32
28. A Chegada	33
29. O Picote	33
30. Tomada de Tempo	34
31. Administração da Tecnologia da Informação (TI) nos Dias do Evento	35
32. Suprimento de Energia	36
33. Resultados	37
34. Serviços de Mídia Antes dos Dias de Prova	37
35. Serviços de Mídia Durante os Dias de Prova	38
36. Pontos de Controle de Mídia e para Espectadores	40
37. Convidados	40
38. Cerimônias	41
39. Protocolo	42
40. Atividades Adicionais	43
41. O Júri Técnico	44
42. Reclamações	45
43. Protestos	46
44. O Árbitro e o EventAdviser da IOF	47
45. O Árbitro Nacional	50
46. Controle	50
47. Serviços Médicos	51
48. Segurança	52
49. Minimizando os Riscos	53
50. Seguro	53
51. Relatórios	54
52. Avaliação	55
53. Provas Públicas	55
Apêndice 1 – A Convenção de Leibnitz	57
Apêndice 2 – O Oficial de Segurança da Federação Britânica	58
Apêndice 3 – Extratos do Relatório do SEA da IOF do WMOC 2010	60
Apêndice 4 – Checklist das Principais ações	62
Apêndice 5 – Modelo Plano do Evento	75

Introdução

Um evento nacional ou regional deve atender, no mínimo, aos seguintes três requisitos:

1. Reunir os melhores orientistas do país ou da região

2. Fornecer um fórum social aos orientistas do país ou da região

3. Promover a orientação

As regras essenciais ao evento podem ser encontradas nas “Regras de Competição para Eventos de Orientação Pedestre da IOF”, “Regras de Orientação da CBO (ROP)” e Regulamento de Competições da CBO. Presume-se que os organizadores de um evento deste porte conheçam tais regras e a prática geral de orientação, e tenham prévia experiência em organizar eventos de orientação. A versão oficial destas regras é a que se encontra no site (xxx.xxx.xxx.xx)

As diretrizes que se seguem vão ajudar os organizadores a atingir os objetivos dos nossos eventos. Elas não são um conjunto completo de instruções para organizar a competição, ao invés disso, buscam cobrir a maior parte das características especiais de um evento nacional ou regional.

Também se deve observar o acordado na Convenção de Leibnitz, durante o XX Congresso da IOF, na Áustria, em agosto de 2000, a qual delineou princípios para elevar o perfil de todos os Eventos da IOF no futuro, e por consequência, os do Brasil. Enquanto aqueles princípios se aplicam amplamente aos eventos de Elite, existem alguns que podem afetar a organização de nossos eventos em geral também. Uma cópia da Convenção de Leibnitz está no Apêndice 1.

O CamBOr e os Eventos Regionais são organizados anualmente de maneira rotativa entre as Federações de todo o país. Todas as candidaturas serão consideradas em seu mérito e com ênfase no alcance dos três requisitos mencionados acima. A CBO tenta alocar o CamBOr para grandes e pequenas Federações, com base na justiça.

A formação de cada evento nacional CBO é determinada nas ROP e Regulamento de Competições, onde haverá Evento Modelo, Revezamento, Percurso Sprint, Percurso de Precisão, Percurso Médio e Percurso Longo.

Estas Diretrizes são baseadas na experiência de eventos nacionais e internacionais passados. Elas serão modificadas e melhoradas com base em outras experiências. Portanto, comentários e propostas são bem-vindos e devem ser enviados para a Diretoria da CBO ou para o Conselho de Arbitragem da CBO.

Algumas definições:

* “Tem que” refere-se a declarações que são obrigatórias, isto é, tem que ser seguidas. Textos em negrito têm status obrigatório e tem que ser seguidos por organizadores do evento. Outros conteúdos se referem ao material fornecido como orientação e informação. Estas Diretrizes devem ser lidas em conjunto com as Regras de Competição da IOF e Regras de Orientação Pedestre da CBO e têm a mesma autoridade. Elas têm que ser consideradas como sua extensão. De acordo com a Regra de Competição da IOF 2.12, desvios significativos requerem o consentimento do EventAdviser da IOF quando se tratar de WRE.

* “deve” refere-se a declarações que aconselhamos enfaticamente que sejam seguidas.

Diretoria Técnica CBO Dezembro de 2017

1. Candidatura e Alocação

O formulário de candidatura para o CAMBOR, CAMBOS, MASTER/CBEUO ou REGIONAIS (Copa Sul, Copa Nordeste, Troféu Sudeste e Troféu Cerrado) é enviado para a Diretoria Técnica da CBO, no mínimo, até o terceiro ano antes de sua realização um mês antes da Conferência das Federações. Por exemplo: até um mês antes da conferência de 2018 para o evento de 2021.

Qualquer federação estadual ou clube podem candidatar-se para organizar estes eventos se as seguintes condições forem preenchidas:

* A Federação ou clube é filiado em dia com a CBO. Entidades em atraso com suas obrigações financeiras não terão as candidaturas aceitas.

* A candidatura (do clube) é apoiada pela Federação e enviada por esta à Diretoria Técnica da CBO.

* A candidatura tem que ser escrita e conter todas as informações requeridas no

formulário oficial, “Anexo F” das ROP e chegar à Diretoria Técnica da CBO.

A indicação final é feita pela Diretoria da CBO durante a Conferência das Federações e é submetida à aprovação desta. Ao alocar um evento, as considerações mais importantes para a CBO são as seguintes:

* Alta qualidade dos eventos em cada aspecto: terreno, mapas, organização e serviços prestados aos participantes;

* Custos razoáveis;

* Potenciais benefícios para o desenvolvimento da orientação na Federação organizadora (cursos diversos, palestras em escolas, cursos de iniciação);

* Período do ano: por exemplo, se os eventos são na Região Sul, um período de onde o frio não seja intenso é o preferido;

* Um contrato entre a CBO e o organizador será assinado com antecedência mínima de seis meses do evento, sendo ideal 18 meses antes do evento.

Os seguintes fatores ajudam a candidatura a ter sucesso:

* Os terrenos propostos para os percursos Longo/Médio e Sprint atendem as exigências físicas e técnicas para uma competição de alto padrão e também para todas as categorias de idade;

* O local do evento é de fácil acesso por avião e outros meios de transporte públicos;

* Existe uma boa variedade de instalações para abrigar um bom Centro de Eventos;

* Existem boas oportunidades de turismo nas vizinhanças;

* Os organizadores e sua Federação são capazes de demonstrar que podem organizar um evento valoroso como um Campeonato Brasileiro (incluindo mapas, percursos, acomodações, transporte, mídia e espectadores).

Trabalho que também deve ser feito:

* Planejar um esboço do orçamento que mostre os ganhos e gastos relativos aos pontos mais importantes;

* Obter documentos provisórios de apoio, inclusive financeiro, de organizações governamentais e regionais e de representantes comunitários locais apropriados;

* Identificar pessoas com experiência e habilidades adequadas para assumir as tarefas chaves, tais como mapeador, traçador de percursos, árbitro auxiliar, coordenador de mapeamento, tesoureiro, etc.;

* Embargar o terreno das áreas propostas e possíveis alternativas.

Outro fator a ponderar quando realizar a candidatura é considerar a atual política da CBO que diz que, sempre que possível, o evento deve ser realizado em regiões diferentes do país, oportunizando o crescimento do esporte em diversos locais.

Desvios das Regras: como norma geral, qualquer pedido de desvio das regras deve ser incluído na candidatura para realizar o evento. Somente em casos muito excepcionais um desvio das regras será concedido em estágio posterior, em todos os casos, a Diretoria da CBO ou a Conferência das Federações será o corpo decisivo.

Caso o evento seja válido para o Ranking Mundial (WRE), deve-se dar atenção aos detalhes colocados pelas regras da IOF válidas para o ano. Em 2018 elas são as regras de 2.5 a 2.12 das Regras da IOF para este ano.

2. Contrato de Cessão - CBO

A indicação provisória do organizador tem que ser confirmada com a assinatura de um contrato de cessão para organizar o evento. As partes contratantes são a CBO e a Federação Estadual. Eventualmente, será possível a assinatura do contrato com o clube organizador. O contrato deve ser assinado dentro de, no mínimo 6 meses antes do evento, e a Diretoria da CBO pode também fazer uma indicação alternativa. Não é aceitável a assinatura do contrato com menos de seis meses do evento.

O contrato de cessão contém uma declaração clara dos direitos e responsabilidades de cada parte acordadas para o evento. Em retorno a CBO transfere à Federação/Clube organizador os direitos plenos de patrocínio para o evento, incluindo os números de competição dos atletas e os banners de partida e chegada. Isto implica o direito de contratar patrocinadores de todos os tipos, com exceção de produtores e distribuidores de bebidas de alto teor alcoólico e/ou tabaco.

Apesar de transferir todos os direitos de patrocínio, a CBO se reserva o direito de qualquer dos principais patrocinadores (máximo de 3) com os quais a CBO tiver um

contrato em andamento no período do evento, de expor, livre de encargos, até três banners com tamanho de 1m x 4m cada, no funil de chegada do evento dentro de 50m da linha de chegada e o uso de outros produtos de marketing, como números peitorais, por exemplo. Em caso de mais de três patrocinadores, os ditos direitos serão objetos de negociação entre a CBO e o organizador. A CBO deve informar a Federação/Clube organizador sobre os principais patrocinadores, se houver algum, seis (6) meses antes do evento.

O contrato de parceria é válido do dia da alocação até três meses após a conclusão do evento, ou até que todos os termos e condições sobre o contrato tenham sido cumpridos, o que for posterior (ocorrer mais tarde).

3. Planejamento do Evento

O Plano do Evento é o documento oficial delineando todos os pontos chave do evento. Ele é subordinado ao Contrato do Evento assinado pela CBO e a Federação organizadora. Ele é um instrumento de força (para cumprir o contrato) entre a CBO, representada pelo Árbitro do Evento, e o organizador. Ele somente pode ser modificado por acordo mútuo entre ambas as partes.

Se for o caso, um modelo de planejamento do evento deve ser enviado pelo Árbitro da CBO tão logo este seja apontado. Ele tem que ser elaborado pelo organizador e pelo Árbitro durante a primeira visita de controle. Quando qualquer ponto chave não tiver sido preparado e aprovado, um calendário para a sua finalização tem que ser registrado no plano.

O documento finalizado tem que ser assinado e datado pelo organizador e pelo Árbitro. É importante atualizar o Plano de Evento após cada visita. O plano revisado deve ser assinado pelo Diretor do Evento e pelo Árbitro, normalmente ao final de cada visita e incluído como parte do relatório de visita do Árbitro.

4. Organização e Secretaria

No estágio de candidatura, a Federação estadual deve delinear um processo interno adequado para decidir sobre o grupo organizador ou clubes, o local do Centro de Eventos e o terreno que será incluído posteriormente. Um Diretor do Evento deve ser apontado, junto com o Grupo de Planejamento que vai preparar a candidatura. Se a candidatura obtiver sucesso, o Grupo de Planejamento poderá formar o centro da Comissão Organizadora, a qual vai então ser designada como o topo da pirâmide organizacional cobrindo todos os aspectos do evento.

É recomendável, para eventos como o CAMBOR, que seja apontado um gabinete com membros representando autoridades locais e regionais e grupos financiadores (se houver), bem como orientistas. O gabinete reúne-se ocasionalmente e recebe uma visão geral do evento, e pode, algumas vezes, auxiliar com obstáculos que se mostram difíceis de superar, como por exemplo, uma permissão para uso de área.

A Comissão Organizadora consistirá de líderes de todas as principais seções organizadoras e representantes do(s) clube(s) envolvido(s). Ela vai tomar todas as

principais decisões sobre como o evento será planejado e conduzido. A Federação estadual provavelmente vai requisitarà comissão que apresente um relatório de progresso de tempos em tempos. Os líderes de setor formarão subsetores e designarão pequenos grupos de planejamento no processo de longa duração que se movimenta do planejamento inicial até a realização. É essencial que dentro da estrutura organizacional, cada função tenha a sua própria equipe e chefes de equipe com tarefas e responsabilidades claramente definidas.

À medida que o evento se aproxima e as quantidades de pessoas para as várias tarefas tenham sido definidas, um processo de recrutamento de equipes é necessário, com uma pessoa recebendo a tarefa de assegurar que cada membro de equipe esteja registrado e que todas as tarefas foram cobertas. Um bom espírito de equipe entre os que auxiliam no evento pode ser construído se eles forem mantidos bem informados e envolvidos com a construção do evento, e em conexão com o seu trabalho nos dias de prova tenham acesso a comida e bebida a eles destinadas. Os organizadores do evento devem ser facilmente identificáveis como tal, e todos devem vestir um “uniforme” que os diferencie (pode ser uma camiseta especialmente desenhada).

O setor de secretaria de um evento é um enorme consumidor de tempo e trabalho. É recomendado que os Organizadores apontem um Secretário Geral, que pode até ser contratado e pago, por um longo período. Este deve ser uma pessoa que seja capaz de agir como um Gerente Executivo e organize pessoas para lidar com detalhes como inscrições, acomodações e outras funções relacionadas. Esta carga de trabalho e o seu acompanhamento, nos locais de recepção de um evento, têm sido frequentemente subestimados no nosso país.

A experiência de outros países nos mostra que a organização de provas abertas (oferecidas em conjunto com o evento principal – caso de eventos grandes, como o Sul- americano), incluindo o processo de inscrição e outras tarefas de secretaria, é mais bem gerenciada por uma equipe inteiramente separada e não integrada com o evento.

5. Orçamento e Contabilidade

Cada situação estadual é diferente, assim, não é possível fornecer diretrizes definitivas sobre níveis de gastos para itens específicos. Devido à relativa complexidade de um CAMBOR, por exemplo, unido a um alto padrão de expectativa, os custos serão altos em áreas como materiais e equipamento para a arena, infraestrutura de TI, mapas, secretaria e custos administrativos e de viagens para o pessoal da organização (quando aplicável). Por outro lado, pode haver mais oportunidades para negociar garantias de organizações nacionais e locais, e talvez, negociar patrocínio (especialmente se uma reportagem de TV houver sido assegurada), do que com outros eventos.

Logo no início, isto é, antes de candidatar-se a organizar um evento nacional/regional a Federação terá que decidir qual o nível de instalações, apoio profissional, etc., pode ser custeado, e um esboço de orçamento deve ser preparado para uma discussão com os governos local, regional e nacional que sejam financiadores. Em alguns locais também pode ser possível conseguir apoio para pagamentos adicionais, a fim de cobrir qualquer

déficit, até um limite acordado. Estas discussões devem buscar por acordos provisórios, e talvez, com um órgão estadual, um acordo para apoiar o custo da candidatura em si.

É importante não ser muito otimista! Obter patrocínio para a orientação é uma tarefa muito desafiadora, e os patrocinadores podem não estar disponíveis, mesmo com a ajuda de uma agência. Algumas agências podem trabalhar com base no sistema; sem resultado/sem pagamento de taxas (isto é, a agência só recebe caso consiga algum patrocínio). É pouco provável que um patrocinador faça um acordo até que a Federação tenha sido apontada para realizar o evento. Os gastos em muitas áreas serão muito maiores do que para um evento “normal”. Também é muito fácil superestimar o número de competidores que vão inscrever-se para as provas, já que a cada ano existem vários eventos para escolher. Até 2017 a média de participantes em um CAMBOR está entre 500 e 600, tendendo para o menor número.

Patrocinadores locais para apoiar o evento podem ser encontrados com mais facilidade por meio de contatos pessoais. Os orçamentos para tais ações geralmente são delineadas de 6 a 12 meses antes do evento, portanto, uma abordagem em tempo oportuno é bastante útil. Como forma de retorno, o organizador pode oferecer ao patrocinador o direito de fazer seu comercial em documentos (boletins, lista de resultados, sites, mapas) ou na linha de chegada. O organizador também pode oferecer a oportunidade para fazer o merchandising nos números peitorais (caso a CBO não tenha feito isso) e nos banners na linha de chegada de tal prova.

Alguns eventos recentes comissionaram a produção de um relatório sobre os efeitos econômicos de realizar um evento de grande porte, os quais mostraram benefícios econômicos impressionantes para as comunidades locais. Estes relatórios podem se mostrar muito úteis quando se estiver negociando o patrocínio e (assim se espera), portanto, faça o seu para que possamos tê-lo como ferramenta para eventos futuros.

Os direitos de realizar o merchandise nos eventos nacionais/regionais e nos banners nas linhas de Partida e Chegada são objetos de acordo com a CBO. Tradicionalmente, o resultado destas fontes vai para os organizadores do evento.

O organizador pode usar, por exemplo, o nome “Campeonato Brasileiro de Orientação” nos boletins e outros materiais impressos. Para o uso do nome e da logo por patrocinadores locais o árbitro deve ser contatado antes. Slogans como “XX CAMBOR” ainda são permitidos.

Será necessário, em um estágio inicial, apontar um experiente e competente tesoureiro, o qual vai manter tanto o orçamento quanto a quantidade real de dinheiro que entra sob uma revisão geral regular. Uma vez que a preparação para o evento estiver em andamento, o detalhamento do orçamento deve se tornar cada vez mais preciso, e o pessoal específico responsável pelas diferentes áreas do orçamento deve ser identificado.

A Comissão Organizadora principal do evento vai requerer um orçamento atualizado e uma declaração de entradas e saídas de dinheiro em intervalos regulares, e é provável que a Federação estadual vá solicitar relatórios sobre o progresso financeiro de tempos em tempos.

Todas as taxas de inscrição precisam ser aprovadas pelo árbitro e tem que ser publicadas nos boletins 1 e 2. Caso o organizador tenha problemas com o número da conta, o árbitro poderá aceitar que o boletim 1 seja publicado sem o número desta, mas os valores já devem constar dele. Assim que solucionado o problema da conta, o boletim é alterado. Em hipótese alguma serão aceitas contas de pessoas físicas para o depósito das taxas de inscrição.

Em maior extensão do que para a maioria dos eventos, serão necessários alguns procedimentos para a transferência de fundos (garantias ou empréstimos da Federação estadual e outros órgãos) para a conta bancária do evento ou do organizador a fim de permitir o andamento dos trabalhos e o pagamento de contas que ocorram muito antes de qualquer receita financeira significativa do evento seja recebida. É bem provável que, logo no início, ocorra um gasto significativo em áreas como a produção de mapa-base, custos de mapeamento e treinamento de impressão de mapas e custos administrativos.

Os custos de viagem de ida e volta do árbitro da CBO e de auxiliares para o local do evento são pagos pela CBO. Os custos locais (acomodações, alimentação, transporte) durante as visitas de controle e nos dias do evento são pagos pelo clube organizador ou pela Federação organizadora, de acordo com as normas nacionais.

É desejável empregar sistemas eletrônicos na máxima extensão possível na administração do orçamento e contabilidade, e também as receitas e pagamentos. O evento deve, preferencialmente, usar um sistema de inscrição online que incorpore o pagamento com cartão de crédito. A CBO já possui um sistema próprio e pode apoiar, desde que isso esteja previsto em contrato e ocorra a aceitação da dedução da taxa cobrada pela administradora de cartões de crédito.

Após o evento, todo esforço deve ser feito para ter as contas e exigências de gasto sanadas o mais rápido possível. Algumas empresas são notadamente lentas para enviar as contas. A experiência mostra que vai demorar muito mais do que o esperado para finalizar a contabilidade, e haverá várias cobranças não previstas na fase final do processo de conclusão.

6. Prazos Finais

O planejamento de longo prazo de um evento precisa incorporar um conjunto de prazos finais, pelos quais algumas tarefas organizacionais específicas têm que ser realizadas. Isto é fundamental para assegurar a alta qualidade e a confiabilidade dos prazos finais para um conjunto de itens particulares, bem como para assegurar que existe tempo adequado para verificações, correções, treinamento de pessoal, ensaios, etc., que serão realizados.

Mas também é uma salvaguarda contra uma sobrecarga ou falta de trabalhadores (colaboradores), porque uma falha de entendimento sobre a escala da tarefa é o maior problema de todos para um organizador de eventos de maior porte. Mesmo quando vários membros da equipe organizadora tenham comparecido a um evento anterior e estudado o seu sistema e a escala de operação, os relatórios sobre o CAMBOR, por exemplo, tenham sido lidos e as Diretrizes estudadas, a quantidade de trabalho não é compreendida até que a pessoa esteja, ela mesma, no meio dele. E a grande maioria

das equipes organizadoras de um CAMBOR, mesmo muitos chefes de equipe, nunca terão vivenciado um evento desta escala como colaboradores.

Os prazos finais para a publicação dos boletins estão delineados nas Regras da CBO. Portanto, os prazos têm que ser esquematizados para a finalização dos detalhes e informações que devem ser incluídas em cada boletim em tempo oportuno, para que a secretaria possa completar o conteúdo do boletim, este tenha o português (ou o inglês – em caso de WRE) verificado (quando apropriado) e o boletim seja impresso e distribuído via sites. Se o evento é WRE, já é necessário designar alguém para cuidar do boletim.

Mapas

Uma impressão da primeira edição completa dos mapas de todos os percursos deve estar disponível com mais de seis meses de adiantamento. Isso está previsto em contrato e a falha pode inviabilizar a realização do evento. Isto serve para possibilitar que os traçadores de percurso, os árbitros, bem como os próprios mapeadores, possam trabalhar e atualizar os mapas quando a vegetação estiver exatamente como o esperado que esteja durante o evento. Versões revisadas com mudanças na vegetação, outras correções e melhorias, devem estar disponíveis um mês antes do evento, preferencialmente.

Os prazos para as versões finais estarem disponíveis para os traçadores de percurso e árbitros (excluindo mudanças imprevistas no terreno) precisam ser acordadas por todas as partes com bastante antecedência.

A logomarca da CBO é obrigatória em todos os mapas utilizados em eventos oficiais. Quando o evento for válido para o ranking mundial (WRE) também é obrigatória a logo da IOF.

Percursos

Esboços dos percursos precisam ser planejados e testados pelos traçadores para produzir versões provisórias idealmente 6 (seis) meses antes do evento. Isso implica que todas as principais decisões relativas ao posicionamento de qualquer ponto de mídia na floresta e em todas as áreas designadas da arena (último ponto, entrada do funil, ponto de expectadores e passagem assistida) também tenham sido planejadas neste momento.

As versões finais dos percursos serão aprovadas pelo árbitro de acordo com o calendário (descrito no Plano do Evento) incorporando a verificação, impressão dos mapas e percursos e o ordenamento. Os prazos finais precisam ter alguma flexibilidade sempre que possível para lidar com quaisquer mudanças de última hora causadas por um novo trabalho na floresta, etc.

O sistema de partida e chegada, sistema de TI, sistema de processamento dos picotes, uso de softwares de comentário (análise), se for o caso: Seus contratos devem ser preparados e assinados por todos os fornecedores de hardware, software ou de outros sistemas a ser utilizados. Tais acordos devem ser vistos pelo árbitro.

Mesmo que sejam utilizados hardwares e softwares já usados e testados, o treinamento e a experiência em uma situação de prova são necessários para a equipe responsável por montá-los e operá-los. Tal treinamento deve cobrir todas as possíveis eventualidades. Uma prova cerca de 3 meses antes do evento pode ser usada para treinamento, seguida de um ensaio cerca de 2 semanas antes. Embora não seja tradição no Brasil, se um comentarista for empregado e ele conheça o software, então apenas este comentarista precisa estar envolvido.

Atenção especial deve ser dada a pessoas que trabalham com a apuração e que tenham envolvimento com atletas que participam da prova. Não deve ser permitido que um atleta ou pessoa envolvida (familiar, namorado, etc.) com atletas de Elite realizem a apuração.

Deve-se dar atenção especial para o software de sorteio (se for usado) especialmente para as listas de partida das finais (quando houver), e se aconselha que os organizadores ganhem experiência neste sentido utilizando dados de eventos anteriores.

Não subestime o tempo necessário para produzir as listas de partida. Da mesma forma, evite anunciar a publicação de lista de partidas em tempo irreal (muito cedo)!

Um contrato deve ser assinado entre o organizador e o mapeador e nele devem estar definidos alguns pontos, como prazo de entrega do mapa finalizado, a cessão dos direitos autorais, etc. O contrato assinado e com firma reconhecida deve ser apresentado ao árbitro e uma cópia digital enviada ao Diretor Técnico da CBO. O contrato com o mapeador deve ser assinado, no mínimo, com 6 (seis) meses de antecedência do evento. A não apresentação do contrato pode inviabilizar o evento.

Os prazos para muitas ações que acontecem em um evento são delineadas nas Regras da CBO e citadas em outros capítulos destas Diretrizes.

7. Informações Gerais e Convite (Boletins 1/2)

Uma breve informação promocional sobre o evento pode ser lançada durante o evento homônimo mais de um ano antes (pode ser um “boletim 0” não oficial). O boletim 1/2 contém informação geral sobre o evento. Ele é publicado pelo organizador no mínimo 12 meses antes do evento. Cópias em papel podem ser distribuídas tão amplamente quanto possível e, como um padrão mínimo, devem ser enviados para a Diretoria Técnica da CBO e para todas as Federações estaduais após a aprovação pelo árbitro. O website do evento (veja 8 abaixo) deve fornecer informação similar.

O boletim 1/2 já deve conter uma imagem ou mapa indicando a área embargada. Não é aceito apenas uma descrição da área embargada.

As informações mínimas a serem incluídas são dadas nas Regras da CBO e IOF. A principal versão do boletim deve ser escrita em bom português (e inglês quando WRE). Versões em outros idiomas podem ser produzidas de acordo com a vontade ou necessidade do organizador (WRE por exemplo).

O Árbitro da CBO tem que verificar e aprovar o conteúdo de cada boletim antes de sua publicação. Os boletins sempre têm que ser enviados para a Diretoria Técnica da CBO antes da publicação.

8. Website

Todos os grandes eventos de orientação hoje hospedam um website como forma de; (a) promover o evento; (b) fazer as inscrições; (c) fornecer os boletins, listas de partida e outras informações sobre o evento e (d) fornecer os resultados dos percursos.

O website do evento deve ser escrito em bom português. Erros de grafia não são aceitáveis. Versões em outros idiomas podem ser produzidas a critério dos organizadores. Como padrão mínimo:

- Tem que conter todas as informações do boletim (veja seções 2 e 5 e as Regras de Competição da CBO) assim que e quando as atualizações estarão disponíveis.

- Deve fornecer um método seguro de pagamento e inscrição no evento (exemplo: permitindo o pagamento com cartão de crédito), tanto individual quanto para grupos de competidores (permitido para administradores de clube e federação). A experiência indica que deixar de fornecer o pagamento online é como reduzir a quantidade de inscrições voluntariamente!

- A inscrição dos competidores deve ser feita da maneira mais simples possível. Evite procedimentos complicados para realizar o “login” antes que a inscrição se torne possível ou pior, o uso de “planilhas” para isso.

- Deve conter informações relevantes sobre turismo e acomodações, talvez também incluindo reservas para acomodações online.

- Deve mostrar detalhes atualizados sobre inscrições sujeitos a proteção de dados

– quem já se inscreveu, em qual categoria, etc.. Deve ser fácil de organizar por categoria, clube, federação, etc.

- Tem que publicar os resultados dos percursos tão logo seja possível após estes sejam conhecidos.

- Tem que listar e mostrar a localização das áreas embargadas.

- Tem que fornecer os detalhes para o contato, como por exemplo, a secretaria do evento.

- Pode possibilitar a alimentação RSS (RSS é um padrão desenvolvido em linguagem XML que permite aos responsáveis por sites e blogs divulgarem notícias ou novidades destes) para que aqueles que sejam assinantes possam receber atualização das informações.

- Tem que apresentar os logos da IOF (quando WRE), da CBO e do Evento, obrigatoriamente.

Uma parte do website, protegida por senha, deve ser criada para uso administrativo e acesso em diferentes níveis por pessoal do evento (organizadores). Esta parte conterá a base de dados com os detalhes de contato e nomes para todas as pessoas que ajudam no evento, atas de reuniões dos vários comitês e grupos de trabalho, informação interna para aqueles que trabalham no evento e assim por diante. Atualmente, a CBO disponibiliza um site para os organizadores de CAMBOR.

O website deve ser mantido no ar por algum tempo após o evento, para que itens refletindo a ação possam ser postados e, no devido tempo, também o Relatório Final dos Organizadores e o esboço da contabilidade.

As pessoas que trabalham no evento devem sentir que eles são parte da organização! Isso pode ser reforçado através do envio regular de e-mails da secretaria, reuniões pré- evento e outros. O CAMBOR, por exemplo, é um evento grande, e a maioria dos voluntários não terá ideia da sua escala; quanto melhor preparado eles estiverem para isso, melhor será. Uma comunicação fácil entre os organizadores durante o evento é essencial – usualmente o melhor é o telefone celular ou o WhatsApp para recados. Para problemas, não use o “WhatsApp”. O melhor é ligar.

9. Centro de Eventos

O Centro de Eventos do evento pode abrigar muitas funções. É importante que o tamanho do evento seja completamente estimado, para que um espaço adequado seja dado às várias funções. É comum que a quantidade de trabalho realizado, e, consequentemente o espaço necessário para ele, sejam subestimados. Sinalização em rodovias e estacionamento de veículos, entradas e edificações devem ser claras e precisas, e todos os locais que estejam disponíveis para os visitantes (ao invés de aos organizadores apenas) precisam ser bem sinalizados desde as entradas, utilizando sinalização especial do evento.

Primeiro e mais importante: o Centro de Eventos é o local para o registro de todos os participantes na sua chegada. Ele é também a localização lógica da secretaria do evento.

Um bom balcão de atendimento é necessário, pois em horários de pico será necessário ter vários atendentes no trabalho de recepção, para assegurar que o tempo de espera para os recém-chegados seja curto. Também é necessário haver bastante espaço atrás do balcão, para abrigar o material a ser manuseado durante o registro e para mesas com computadores direcionados à administração de itens como as acomodações e as reservas de transporte.

Além disso, algum espaço é geralmente reservado para que vendedores montem os seus estandes sob área coberta. A organização pode cobrar uma pequena taxa deles.

Uma grande quantidade de material tem que ser estocada na secretaria e existem muitas funções de escritório funcionando durante o evento, assim, uma ou mais salas de bom tamanho serão necessárias bem próximas ao balcão da secretaria, algumas disponíveis para pequenas reuniões. Se os mapas da competição serão estocados ali, eles devem ser mantidos em locais seguros com acesso limitado a uma ou duas

pessoas apenas. Um cofre pode ser necessário para outros materiais confidenciais e para o dinheiro e outros tipos de pagamentos recebidos no balcão.

A secretaria também atua como um bureau de informações sobre o evento. É importante que aqueles com trabalho de recepção tenham bom conhecimento e confiança no trato com o público, inclusive estrangeiros. Alguns voluntários que falam outros idiomas também podem ser necessários.

Uma área com mesas deve estar disponível para a colocação de panfletos de eventos futuros, etc., para que as pessoas possam apanhá-los ali e um mural de avisos para notas e mensagens é também bastante útil.

O balcão da secretaria é um ponto de distribuição de resultados, mapas, etc. Entretanto, a devolução de mapas de competição após cada prova deve ser mais bem organizada na arena da prova, já que muitos competidores não retornarão regularmente ao Centro de Eventos após a sua primeira visita.

Se outras provas abertas ao público forem organizadas em conexão com o evento, é muito recomendável que a secretaria e o balcão de informações para elas sejam montados em um local separado da Secretaria do evento principal.

É comum que o Centro de Eventos também sirva como o Centro de Mídia e este também pode ser uma instalação grande com serviços de bar, café e restaurante.

O acesso à internet no Centro de Eventos é importante. É provável que o webmaster do evento esteja baseado xxx. Um local com internet WiFi grátis também é desejável.

Em alguns locais também será apropriado que o Centro de Eventos seja utilizado para guardar o equipamento usado na floresta, na arena, sinalização, etc. e como base para os sistemas de computadores da organização.

10. Áreas Embargadas

Para evitar problemas resultantes de atletas, especialmente da federação organizadora, irem até as áreas de competição assim que estas tenham sido decididas, os candidatos são requisitados a publicar informação adequada sobre áreas embargadas no site da Federação estadual, na época da candidatura.

A informação deve incluir os nomes das áreas embargadas e um mapa mostrando claramente os limites externos de cada área (no boletim 1/2). Deve ser deixado claro se a passagem pelas áreas em rodovias públicas é permitida ou não, etc. Uma declaração deve enfatizar que o embargo se estende a qualquer um que, através do seu conhecimento do terreno ou dos eventos, possa influenciar os resultados do evento.

As áreas embargadas devem incluir todas as áreas de competição planejadas e as áreas reservas adicionais. Enquanto as permissões estão sendo finalizadas, é mostra de sabedoria embargar todas as áreas consideradas; as áreas que não serão utilizadas, ou aquelas que se tornem disponíveis para treinamento, podem ser desembargadas mais tarde.

As regras de embargo em áreas de cidades impõem um desafio particular, porque a prova de Sprint, que comumente utiliza áreas de cidade, é uma “vitrine” para a mídia e espectadores nos locais onde nós queremos levar a orientação até o público.

Existem três soluções alternativas:

1) Embargo estrito;

2) Os participantes têm permissão para entrar na área sem um mapa de orientação até que o organizador comece a colocar os pontos de controle e a realizar outros preparativos para a competição – tipicamente 3 a 4 horas antes da competição. Treinar com um mapa e testar escolhas de rota não são permitidos;

3) Um misto de 1) e 2) onde geralmente a área de chegada é aberta e a maior parte da área de competição é estritamente embargada.

Não existe uma prática fixa para as provas Sprint. A alternativa acima mais adequada para a área em questão é adotada, em acordo com o árbitro. Eventos recentes demonstram que a opção 3) funciona melhor.

As informações completas e os mapas cobrindo as áreas embargadas são publicados no site do evento tão logo sejam definidos e impressos em todos os boletins.

Quaisquer mapas anteriores dos terrenos a serem utilizados têm que estar disponíveis para os competidores. Uma forma de fazer isso é tornar os mapas disponíveis para download no website do evento.

Qualquer alegação de quebra das regras de embargo tem que ser notificada de imediato à Secretaria do evento e ao árbitro.

Trapaça x Fair Play

A orientação é um esporte no qual os competidores navegam independentemente através do terreno (Regra de competição 1). Infelizmente, a diversão de muitos competidores é arruinada pelas ações de uma minoria que tenta buscar ajuda durante a competição, claramente, algo que é ilegal.

Os organizadores devem, portanto, tomar providências para minimizar tal tipo de artimanha explicando (no boletim final ou de outra forma) que, por exemplo, pedir ajuda ou pegar o mapa de outra pessoa durante a competição pode levar à desclassificação.

11. Inscrições

Para um evento com muitos competidores, como alternativa para uma taxa total para todo o evento, o organizador deve oferecer aos competidores a opção de mais uma taxa para cada prova em que se inscreveu.” Assim, é possível aos competidores se inscrever apenas para o Campeonato de Sprint ou para o Campeonato de Longa distância com uma taxa menor.

Todos os atletas devem representar seus clubes e não a uma operadora de turismo ou uma unidade militar. O sistema de inscrições deve deixar isso claro. Por outro lado, os atletas de clubes diferentes podem ser grupados em subgrupos. As suas Federações estaduais devem ser mostradas na lista de partida também.

Os organizadores devem considerar disponibilizar taxas de inscrição com desconto para pagamentos adiantados. Isso vai ajudá-los em seu planejamento e em seu fluxo de caixa.

A data de encerramento das inscrições não deve ser marcada para antes de 6 semanas do início do evento. Inscrições atrasadas podem também ser aceitas após a data de fechamento oficial (incluir espaços nas listas de partida para estas, exemplo, Extra 1, Extra 2, etc.). Fechamento de datas em dias 30, 31 não é uma boa opção, pois muita gente recebe até o quinto dia do mês. Prefira esta data (dia 5 ou 6) para encerrar as inscrições.

O SISCBO solicita aos competidores que coloquem os seus endereços de e-mail em seus formulários de inscrição (quando não filiados à CBO); o organizador poderá então formar uma base de dados com os detalhes dos competidores incluindo tais endereços. Os competidores devem também ser solicitados sobre o seu ano de nascimento, já que isso fornece formas de prevenir erros quando as listas de partida são organizadas.

Os organizadores devem permitir a inscrição individual, bem como a inscrição em grupos. Isso já é possível no SISCBO.

12. Programa (Boletim 3)

O “Boletim 3” contém as informações finais sobre a competição e deve estar disponível no site do evento no mínimo uma semana antes da data do evento. Ele também pode ser publicado na forma de um programa detalhado o qual será entregue a cada competidor na chegada ao evento. A versão principal do Boletim deve se escrita em bom português. Versões em outros idiomas podem ser produzidas a critério do organizador.

O Árbitro deve checar e aprovar o conteúdo de cada boletim antes de sua publicação. Os boletins devem sempre ser enviados para a Diretoria Técnica da CBO antes de publicados.

Por favor, observe que o Árbitro não deve ser considerado como parte da equipe de organização e deve ser listado em uma parte separada nos boletins, etc.

Também, por favor, seja cuidadoso como as abreviaturas.

Além de fornecer as informações mínimas, listadas na Regras da CBO, o boletim pode conter:

- Boas-vindas de pessoal chave (prefeito, governador, diretor do evento, etc.)

- Lista do pessoal chave da organização

- Informações sobre o Centro de Eventos

- Mapa da região mostrando a localização dos eventos (incluindo os eventos modelo) e o Centro de Eventos

- Detalhes dos procedimentos de competição

- Detalhes sobre como chegar a cada local de prova

- Detalhes sobre eventos sociais, incluindo as cerimônias de Abertura e Encerramento e Entrega de Prêmios

- Listas de partida para as provas qualificatórias do Sprint e de Longa distância (se houver)

- Quando o evento for WRE: um lembrete de que as Regras de Competição da IOF proíbem o uso de aparelhos de GPS, a menos que “não exista uma tela ou retorno audível”.

13. Outras Informações

Apenas em casos especiais as informações oficiais podem ser dadas após o boletim 3. Se isso for necessário, deve ser disponibilizada e fornecida por escrito aos competidores tão logo quanto possível (bem como ser publicado no site do evento).

14. Acomodações e Alimentação

Uma grande variedade de tipos de acomodações é recomendável e uma forma de reservá-las através dos Organizadores do Evento deve ser informada no convite do evento (boletim 1/2). Isso pode ser feito por meio de uma lista de hotéis, e o site do evento pode auxiliar fornecendo os hyperlinks dos hotéis naquela lista. As reservas de acomodações podem ser inteiramente delegadas ao escritório de turismo local (se houver). Alternativamente, os organizadores podem organizar o seu próprio serviço de reservas e providenciar acomodações para todos os que requisitarem.

Os organizadores devem estar cientes de que (dependendo da localização do evento), um grande número (talvez a maioria) de competidores viaja como parte de um pacote, organizado por clubes, federações e até companhias de viagens. É recomendável que um contato antecipado seja feito entre os organizadores e os representantes a fim de auxiliá-los com as viagens locais e ajustes para acomodações. Entretanto, os organizadores devem estar cientes que, em eventos anteriores, alguns problemas surgiram quando alguns grupos organizados não honraram as suas reservas.

A provisão de um ginásio ou camping é sempre popular entre muitos dos competidores, especialmente se houver comida disponível. Entretanto, os competidores têm menor probabilidade de optar por este tipo de acomodação se este fornecer apenas instalações básicas.

Mesmo assim, as acomodações tipo ginásio são frequentemente requisitadas e têm que ser providenciadas pelos organizadores. (é o tipo que oferecemos no CAMBOR onde é dado apenas um lugar coberto...). Este é um ponto frequente de reclamações.

15. Transporte Durante o Evento

Normalmente, os competidores providenciarão o seu próprio transporte (ônibus para grupos, carros alugados, etc.), então os organizadores terão que providenciar o transporte para os competidores separadamente. Além disso, alguns participantes podem não ter transporte algum. Os organizadores são aconselhados a descobrir com antecedência se eles têm que fornecer transporte de ida e volta para o evento, cobrando uma taxa extra (e dos centros de alojamento oficiais se a logística indicar que isso é necessário).

É desejável manter as distâncias do Centro de Eventos até cada local de prova em uma distância mínima e deslocamentos que exijam mais de uma hora devem ser evitados.

Deslocamento até a linha de Partida

Uma caminhada da área de concentração até a linha de partida que seja considerada aceitável pela maioria dos competidores pode não ser para um atleta muito idoso. Com o envelhecimento de nossos atletas, é bom ficar atento a isso.

16. Voluntários

Existem poucos eventos tão grandes como o CAMBOR em termos de número de competidores e, para algumas Federações, realizar um CAMBOR pode ser a maior responsabilidade que assumiram até então. Grandes Federações terão muitos filiados experientes para ajudar em eventos de vários dias com centenas de competidores, mas Federações pequenas poderão ter que esticar-se ao limite para conseguir a força de trabalho suficiente.

Alguns pontos a observar concernente aos voluntários:

- Cada voluntário deve ser parte de uma equipe (ex: equipe de partida, equipe de resultados, etc.) – não tenha voluntários “multitarefa”, pois isso vai aumentar as chances de erros.

- Os papeis chave devem estar com voluntários com relevante experiência de eventos de orientação anteriores.

- Se os voluntários são inexperientes, ou se algum sistema novo está sendo usado (picote eletrônico, por exemplo), deve haver uma oportunidade para treiná-los previamente. Pré-eventos fornecem oportunidades ideais para tal quando estão planejados (veja a seção 9).

- No mínimo 50 voluntários serão necessários se o evento tiver mais de 500 competidores.

- Um diretor chave é o Secretário do Evento, alguém que administre o pacotão da administração, especialmente dúvidas e temas ligados a inscrições e acomodações, em geral, ele auxilia o Diretor do Evento. Este é um trabalho pesado e pode se tornar de tempo quase integral nos meses que antecedem o evento.

17. Evento Modelo

Os eventos modelo fazem parte do programa dos nossos eventos e sua participação deve estar incluída na taxa de inscrição do evento ou ser cobrada uma pequena taxa extra. Eles devem usar terreno, detalhes do terreno usados para pontos de controle e estilo de mapas similares aos da competição principal. Portanto, os seguintes elementos devem ser demonstrados nos eventos modelo da forma que os mesmos acontecerão na prova:

- terreno (para o Sprint e Longa/Média distância)

- estilo de mapeamento (trabalho de campo, desenho)

- escala dos mapas, intervalo das curvas de nível

- impressão dos percursos

- detalhes para pontos de controle especiais e típicos da região

- símbolos especiais no mapa e no cartão de descrição

- descrição dos pontos de controle

- no mínimo um ponto de controle montado exatamente da mesma forma que na prova.

O terreno para o evento modelo deve, portanto, ser tão similar quanto for possível àquele da prova. Não use um mapa qualquer feito por outro mapeador. Ele pode ser pequeno em extensão, por ex: 0,5 km2. Pode também, ser parte do terreno de prova em parte não utilizada para os percursos do evento principal. Neste caso, os limites do evento modelo devem ser deixados muito claros no mapa e, se necessário, no terreno, a fim de evitar o contato de qualquer participante do evento modelo com o terreno de competição, com os percursos e com os pontos de controle.

Se o terreno para uma prova, a prova de Longa distância, por exemplo, é significativamente diferente do de outras provas, o organizador pode decidir por um segundo evento modelo.

Os mapas do evento modelo devem ser iguais aos mapas de provas mais relevantes em respeito à escala, intervalo das curvas de nível e desenho. Ele/eles podem ter sido desenhados e digitados pela mesma pessoa e ao mesmo tempo que os mapas das provas, e com um estilo de mapa base similar.

Se o terreno ou o mapa para um evento modelo não é representativo em comparação com os das provas, as diferenças devem ser explicadas no boletim 3. Tais diferenças podem ser detalhes especiais no mapa e no terreno, um estilo diferente de impressão, tipos especiais de vegetação, etc.

Para um evento modelo, de 10 a 15 pontos de controle devem estar marcados em detalhes típicos que também estarão no evento principal. Eles podem ser mostrados no mapa como uma rede de controles ou como um percurso proposto. O percurso proposto

não pode ser mais longo do que 5 km (1,5 km para o Sprint). Se nenhum percurso é proposto, deve ser possível visitar a maioria dos controles em menos de 5/1,5 km. Os pontos de controle devem ser impressos no mapa da mesma forma que nos mapas das provas principais.

O cartão de descrição de pontos de controle para o evento modelo deve ser entregue na mesma formatação da prova principal, por ex: em folha separada ou impresso no mapa.

Os eventos modelo usualmente são realizados no dia que antecede a respectiva prova.

No geral, os eventos modelo devem dar ao competidor uma imagem clara sobre as provas, especialmente com relação ao terreno e ao mapa. O organizador não deve colocar muito esforço na organização dos eventos modelo (os quais podem ser informais), ao invés disso, deve concentrar todos os esforços nas provas principais.

Opcional: alguns organizadores imprimem pequenos mapas de aquecimento (warm-up), com cerca de 250m2, os quais estão no caminho para cada linha de partida. Os mapas têm três ou quatro pontos de controle marcados e são distribuídos aos competidores no momento em que estes deixam a área de concentração, para que estes possam “entrar no mapa” antes de começar a correr. Os mapas são cantos do mapa principal que não serão usados em nenhum dos percursos.

A entrega de tais mapas não deve, entretanto, ser considerada como evento modelo. Os mapas de aquecimento são uma adição opcional.

18. Alocação das Baterias Qualificatórias (quando houver)

Para os alguns campeonatos a organização das listas de partida e a alocação das baterias (qualificatórias) são conduzidas pelo organizador utilizando um método aprovado de antemão com o Árbitro. Ela deve ser conduzida de acordo com as Regras em vigor ou de acordo com as orientações do Conselho de Arbitragem.

As baterias para as provas qualificatórias devem ser identificadas de maneira diferente aos das provas finais, por meio da reserva de letras para as finais (H55A, H55B, etc.) e de números para os grupos (D55-1, D55-2, etc). Isso vai evitar confusão como as que surgiram no passado, quando qualificatórias e finais foram indicadas por meio de letras.

Após cada organização de lista de partida, os seguintes pontos devem ser verificados cuidadosamente:

- Todos os competidores foram inscritos na lista.

- Competidores de cada Clube/Federação foram distribuídos tão igualmente seja possível entre as baterias qualificatórias.

- O número total de competidores para cada qualificatória não difere mais do que um (inscrições atrasadas podem criar problemas aqui).

- O intervalo de partida é o mesmo para toda a prova e corresponde ao previsto nas Regras

- Os tempos de partida para todos os competidores estão balanceados entre as duas provas. Por exemplo, um atleta que larga no início da bateria qualificatória 1 deve ser um dos últimos a largar para a bateria qualificatória 2, e vice-versa. Os tempos de partida para as qualificatórias do Sprint têm que ser alocadas aleatoriamente.

- Se houver menos de 20 competidores em uma categoria, apenas uma bateria é necessária.

A lista de partida deve incluir: número de partida, primeiro nome, nome, Federação (e clube?), número do e-card (quando apropriado), hora de partida (ex: 10:34) e qual partida deve ser usada (se houver mais de uma).

É muito conveniente se estes detalhes também estejam impressos em cada número peitoral (também conhecido como número de partida).

Compartilhamento de percursos: o grande número de categorias pode significar que é difícil fornecer percursos diferentes para cada categoria. Uma solução é destinar o mesmo percurso para duas categorias diferentes, que partem em blocos consecutivos. Assim, se houver duas baterias H35, então H40, por exemplo, pode partir, uma categoria após a outra, utilizando o mesmo percurso.

19. Xxxx xx Xxxxxx – para eventos que tenham – CBEUO/Máster

Como mencionado, o máximo de esforço possível deve ser feito para criar um ambiente especial na arena de chegada nos dias de cada final. Um fato que pode também ajudar a organização é fazer com que todas as categorias A e E tenham áreas de partida separadas de outros percursos.

Entretanto, considerações sobre o traçado de percursos pode impedir tal fato caso os

Finalistas “A” e “E” devam ter uma linha separada em cada uma das partidas.

Compartilhamento de Percursos

Sempre que os percursos forem compartilhados, o princípio mais importante é o de que todos os atletas em uma categoria que compartilhe um percurso larguem antes que a próxima categoria comece a largar. Nunca deve haver competidores de duas categorias diferentes intercalados compartilhando o mesmo percurso.

Exemplos de categorias que podem compartilhar o mesmo percurso são H65A e D50A e também H35A e H40A.

20. O Campeonato de Sprint

Os eventos passam a incorporar uma prova de Sprint como parte separada do evento total. Os competidores podem inscrever-se tanto para o Campeonato de Sprint quanto para o de Longa Média/Distância, mas é esperado que a maioria se inscreva para ambos

Terreno: As Regras de Competição da IOF declaram que o terreno escolhido deve ser “predominantemente em parque que possibilite boa corrida ou terreno urbano (ruas/edificações). Algumas áreas de floresta mais rápida podem ser incluídas.”

Quando as provas de Sprint são realizadas em centros de cidades e áreas urbanas, é provável que alguma regulação de tráfego seja necessária, requerendo acordo por escrito muito antes da data da prova. O uso de barreiras e polícia para direcionar o tráfego, etc., também deve ser acordado em todos os seus detalhes, junto com qualquer pagamento envolvido, e muito adiantadamente. Também há a necessidade de verificar com antecedência a possibilidade de qualquer trabalho de construção ou demolição, obras, eventos religiosos, festas, etc. em grandes ruas que possam afetar os percursos no dia.

A variedade de terrenos urbanos encontrados em cidades mais antigas é, geralmente, adequada para provas de Sprint, assim como são os tipos de parques ornamentais frequentemente encontrados nas grandes capitais – exemplos similares ocorrem pelo mundo – o princípio mais importante é o de que os terrenos para as provas de Sprint devem ser muito diferentes daqueles selecionados para o Campeonato de Média/Longa Distância. Entretanto, a segurança dos competidores deve ser da mais importante consideração quando selecionar-se o terreno e qualquer área onde seja difícil controlar as condições de tráfego deve ser evitada.

Onde áreas abertas ao público forem selecionadas para a prova de Sprint (ex; um centro de cidade) deve-se considerar que pode não ser possível um embargo justo de tal área com antecedência, especialmente se os competidores estiverem na área durante o campeonato. Nestas circunstâncias, os competidores devem ser alertados de que eles têm permissão para visitar a área a qualquer momento antes da prova, mas que eles não devem tentar “treinar” no local, por exemplo; testando o seu potencial de corrida nas escolhas de rota das pernadas. O terreno deve então ser embargado algumas horas antes da prova começar, enquanto os pontos de controle estão sendo montados.

Outros tipos de terreno podem ser mais facilmente embargados, ex: parque com limites bem definidos podem ser colocados como proibidos para os competidores com certa antecedência.

Traçado de percursos: A principal solicitação para os percursos é a justiça. Para provas de Sprint, os percursos necessitam ser testados no mesmo dia da semana e mesmo horário constante do programa do evento, para verificar qualquer possibilidade de que o movimento do tráfego, veículos estacionados ou um grande número de pedestres possa interferir com a execução das rotas. Qualquer possível atalho ilegal tem que ser identificado, apropriadamente mapeado e também possivelmente marcado com fita, para reduzir o risco de desclassificação. Os símbolos usados para indicar acessos proibidos devem ser destacados no boletim 3.

Os princípios para o traçado de percursos Sprint, como descritos nas Regras de Competição da IOF, Apêndice 6, têm que ser seguidos e cada percurso tem que ser traçado para que tenha um tempo vencedor de 12 a 15 minutos para as categorias mais relevantes, com um intervalo de partida de um minuto. É recomendável que os tempos vencedores estejam próximos dos 15 minutos. Provas

com duração de 20 minutos para o vencedor não são aceitáveis. A distância deve ser medida considerando a melhor rota possível e não a linha reta. Por exemplo: traçar um percurso de 3Km em linha reta para a categoria H21E e esperar que o tempo do vencedor seja de 15 minutos é ilusório, pois os atletas correrão muito mais do que isso. Na dúvida, faça um bom corredor realizar o percurso uma vez, com calma, e depois faça-o repetir o percurso na sua velocidade máxima.

É provável que um grande número de pontos de controle será necessário num CAMBOR, e em uma pequena área. Isso vai levar a uma grande densidade de controles, e portanto, a regra da IOF sobre a proximidade de controles terá que ser observada cuidadosamente. Observe que o apêndice 2 nº 3.5.5 (Regras IOF) permite que controles sejam colocados em detalhes similares, desde que eles estejam separados por no mínimo 30 metros para os percursos de Sprint (diferentemente dos percursos de longa em escalas de mapa menores) e isso pode facilitar o planejamento de problemas em áreas com grande densidade de controles. Controles em detalhes diferentes podem estar com 15 metros de distância separando-os.

Todos os controles devem ter fiscais durante toda a competição, a fim de evitar o vandalismo, etc. Em muitos casos, vários controles podem ser observados por um fiscal, assim, não é necessário ter um fiscal para cada controle. Os fiscais não devem estar tão próximos aos pontos de controle que eles indiquem a sua localização e não devem obstruir o caminho. Os fiscais podem ser necessários também para identificar e registrar os números de qualquer atleta que entrar em área proibida, tirando uma foto como prova.

A tabela abaixo fornece uma boa e atualizada estimativa das velocidades de corrida relativa de cada grupo de idade de atletas veteranos (por ser mais problemática) em provas de Sprint:

Categoria	X00	X00	X00	X00	X00	X00	X00	X00	X00	H80
Quociente	1.0	0.96	0.90	0.85	0.80	0.73	0.65	0.57	0.49	0.41
Categoria	D35	D40	D45	X00	X00	X00	X00	X00	X00	X00
Quociente	0.86	0.81	0.75	0.69	0.64	0.58	0.53	0.47	0.42	0.37

Considerando que cada categoria tem o mesmo tempo vencedor, estes quocientes também serão os mesmos quocientes para a extensão dos percursos e devem ser utilizados para o Sprint; Estes quocientes se referem à extensão ideal dos percursos (isto é, a menor distância que um atleta pode fazer, contornando todos os obstáculos intransponíveis) e não à distância em linha reta geralmente (e incorretamente) utilizada.

A Regra 16.3 (IOF) declara que: “A extensão dos percursos têm que ser dadas como a extensão da linha reta iniciando na partida e passando por todos os controles até a chegada e desviando de, e apenas de, obstáculos fisicamente intransponíveis (cercas altas, lagos, barrancos intransponíveis, etc.), áreas proibidas e rotas marcadas.”²

² Efetivamente, esta é rota mais curta para o percurso.

Claro que em terreno urbano existem muitos obstáculos intransponíveis e a rota mais curta que o competidor pode escolher pode ser duas vezes mais longa do que a linha reta. O software para traçar percursos vai tender a dar a distância em linha reta e frequentemente tal distância é marcada como a distância do percurso. Entretanto, isso é incorreto e você deve assegurar que a correta distância seja fornecida.

21. O Mapa

Os mapas para as provas Longas/Médias devem corresponder às “Especificações Internacionais para Mapas de Orientação” (ISOM 2017) e devem ser de bom padrão internacional. Para o Campeonato Sprint as XXXXX 0000 devem ser seguidas.

Alguns organizadores pedem para imprimir os mapas digitalmente, utilizando impressoras a laser. Entretanto, a resolução de tais impressoras ainda é marcadamente inferior aos que a impressão offset oferece e a Comissão de Mapas da IOF ainda está para ver um mapa digital cuja qualidade seja suficientemente boa para ser usada em grandes competições internacionais. Assim, os mapas para o CAMBOR (WRE) devem ser impressos usando os métodos de impressão offset sempre que possível. Se impressão diferente de offset for usada, tal impressão deverá ser aprovada pelo Árbitro ou Comissão de Mapas, através do envio de alguns exemplares a esta.

Os mapas devem ter o seu trabalho de campo realizado com boa antecedência. A primeira pré-impressão deve estar disponível seis meses antes do evento, usualmente quando o árbitro da CBO vem para a segunda visita. Um último levantamento de campo tem que ser feito poucos meses antes do evento.

A escala normal do mapa é 1: 15000 para H/D21E (longa) e 1: 10000 para a maioria das categorias e 1:7.500 para idades acima dos 55 anos. Entretanto, com a aprovação do árbitro, todas as categorias mais jovens podem usar a escala de 1: 10000 se o terreno assim o exigir. Obs: O trabalho de campo do mapa deve ser realizado como se a escala fosse de 1: 15000.

A escala para o Sprint tem que ser de 1: 5000 ou 1: 4000 para todas as categorias. O uso de qualquer outra escala necessita da recomendação do árbitro e da aprovação da Comissão de Mapas da IOF (se for WRE).

Se um mapa de orientação da área ou de parte da área já existe ou existiu no passado, condições justas têm que ser criadas para todos os competidores. Portanto, uma cópia colorida do mapa tem que estar disponível para venda/consulta aos competidores quando eles chegarem, e devem ser colocadas no site do evento com antecedência.

No dia da prova, mapas da área de competição não podem ser usados pelos competidores, por líderes de grupo, ou por outras pessoas até que seja oficialmente permitido. Tem que ser mencionado nos Detalhes Finais que a posse, ou o uso, de qualquer mapa da área, seja de orientação ou não, é proibido durante o dia de competição no local da prova até que seja oficialmente permitido. Isso vale para os competidores e outras pessoas.

Mapas grandes devem ser cortados no tamanho necessário ao percurso.

Se papel à prova d’água não for utilizado, os mapas de competição têm que ser selados em bolsas plásticas transparentes em tamanho razoável (não muito maior do que o mapa em si) e de boa espessura (0,20 mm ou 8/1000ths de polegada). A experiência tem demonstrado que bolsas plásticas mais finas não são suficientemente estáveis. O uso de laminação só é recomendável nas regiões Centro-Oeste e Nordeste, fora dos períodos de chuva.

Alternativamente, papel à prova d’água pode ser usado para os mapas. Alguns tipos de papel à prova d’água (os não revestidos) não oferecem a mesma clareza do papel normal, e alguns tipos de papel à prova d’água também podem ser difíceis de limpar após sujos. Além disso, as cores podem se apagar durante a competição devido à secagem insuficiente dos mapas. Por esta razão, os organizadores podem fornecer bolsas plásticas na linha de partida para os competidores que queiram proteção adicional para os seus mapas, fazendo-os saber também através do Boletim 3. Além disso, a gráfica que vai imprimir deve ter experiência prévia em impressão offset em papel à prova d’água, a fim de evitar o desalinhamento das cores, especialmente as cores sobreimpressas.

Se o papel à prova d’água for usado sem qualquer proteção, o árbitro deve estar seguro de que a qualidade do mapa atende aos padrões internacionais, isto é, que eles são claramente legíveis e que não ocorre nenhuma degradação de cores óbvia no mapa quando em uso para competição. Os organizadores devem fornecer exemplares dos mapas previamente produzidos usando os mesmos procedimentos para que esta verificação seja feita. Se houver qualquer dúvida sobre a adequabilidade do papel à prova d’água selecionado, então a Comissão de Mapas da IOF deve ser consultada (WRE).

A devolução dos mapas para os competidores pode impor um grande problema logístico. Se os mapas de prova dos competidores forem devolvidos após a prova, haverá muito pouco tempo para organizá-los e distribuí-los, especialmente porque os mapas devem estar disponíveis imediatamente após a partida do último atleta. Um sistema alternativo é entregar um mapa novo ao invés do usado, isso na área de concentração. Um sistema precisa ser desenvolvido para assegurar que os mapas vão para as pessoas certas! Custa mais, mas o impacto é muito bom.

Se o sistema de devolução dos mapas não é claramente organizado, uma perigosa multidão pode se formar ao redor dos pontos de entrega de mapas. A experiência sugere que cartazes grandes, indicando quais mapas estão disponíveis e em que local, devem ser posicionados bem acima da altura das cabeças, para torná-los visíveis, e uma quantidade suficiente de voluntários deve ser alocada para a tarefa também. Este não é um exercício comum em uso no Brasil, que prefere entregar pacotes com os mapas para representantes de clubes.

O uso do mesmo mapa (área) para duas provas do CAMBOR, por ex: média e longa distância, deve ser evitado, embora mapas que tenham, por exemplo, áreas de chegada comum são perfeitamente aceitáveis.

Sempre que possível, os competidores devem ser autorizados a receber os seus mapas após cada prova estar finalizada, mesmo que parte da área seja utilizada para a prova seguinte.

22. Percursos

O requisito mais importante para os percursos é a justiça. Não deve haver pontos de controle duvidosos, nenhuma possibilidade de sorte com relação à escolha de rota e nenhum erro no mapa que possa influenciar a prova. Os pontos de controle onde a acidental presença de outro competidor for de grande ajuda para outros atletas devem ser evitados, por ex: controles dentro de pequenas depressões ou buracos. O mesmo se aplica para controles onde a seguir uma trilha deixada por outro possa ser de grande ajuda, por ex: em áreas com vegetação rasteira densa.

O segundo requisito para os percursos é a boa orientação. Os percursos têm que ser o mais difícil possível quanto o terreno permita para as categorias A e E.

O terceiro requisito para os percursos é a alcançar o tempo vencedor o mais proximamente possível (veja Regras da CBO e IOF). Isso às vezes se torna um problema. O traçador de percursos deve realizar todos os esforços, por ex: realizar testes com atletas “top”, para alcançar tal objetivo.

O quarto requisito para os percursos diz que eles devem ser planejados com a sua dificuldade física modificada, para adequar-se aos grupos de idade dos corredores de cada percurso. Especial cuidado deve ser tomado para os percursos dos atletas acima de 65 anos (veja também as Regras de Competição da IOF, Apêndice 2 – 3.11.6).

Os “Princípios para o Traçado de Percurso” da IOF (Apêndice 2 das Regras de Competição de 2018) tem que ser seguidos. Veja a tabela que trata dos veteranos. Onde o cuidado deve ser maior:

Categorias até H/D85 devem ser oferecidas. Categorias para competidores mais idosos têm que ser oferecidas se houver inscritos.

Provas Qualificatórias				Provas Finais
	Quociente	Tempo	Quociente de	Tempo	Quociente de
Categoria	de velocidade	vencedor	extensão	vencedor	extensão
H 35	1.12	60	1.00	70	1.00
H 40	1.08	55	0.88	65	0.90
H 45	1.04	50	0.77	60	0.80
H 50	1.00	45	0.67	55	0.70
H 55	0.94	40	0.56	50	0.60
H 60	0.86	40	0.51	50	0.55
H 65	0.78	40	0.46	50	0.50
H 70	0.70	40	0.42	50	0.45
H 75	0.61	40	0.36	50	0.39
H 80	0.50	40	0.30	50	0.32
H 85	0.39	40	0.23	50	0.25

D 35	0.87	45	0.58	55	0.61
D 40	0.84	40	0.50	50	0.54
D 45	0.81	35	0.42	45	0.46
D 50	0.76	35	0.40	45	0.44
D 55	0.71	35	0.37	45	0.41
D 60	0.65	35	0.34	45	0.37
D 65	0.58	35	0.30	45	0.33
D 70	0.51	35	0.27	45	0.29
D 75	0.43	35	0.22	45	0.25
D 80	0.33	35	0.17	45	0.19
D 85	0.23	35	0.12	45	0.13

Como uma diretriz para ajudar os traçadores a planejar distâncias de percursos apropriadas, a tabela acima fornece os quocientes das velocidades de corrida esperados para os vencedores com a H50 sendo marcada com o quociente 1.00. Os quocientes de extensão de percurso para cada categoria também são incluídos onde a H35 é marcada com 1.00, já que muitos traçadores podem melhor estimar as velocidades dos melhores da H35. Entretanto, pode ser mais conveniente para alguns traçadores planejar, por exemplo, H50 com 1.00 e recalcular todos os quocientes convenientemente. Estas informações são válidas para todos os nossos eventos e não somente para as provas de campeonatos máster e sênior.

A capacidade de corrida dos competidores mais idosos não deve ser subestimada, já que os tempos dos vencedores têm sido alternados entre subestimados e superestimados por vários minutos em eventos recentes. Mais ênfase deve ser colocada nas provas teste, etc., a fim de produzir percursos que terão tempos vencedores de acordo com as regras de competição.

Por favor, lembre-se que, quando calcular os quocientes de extensão dos percursos, os traçadores têm que incluir o desnível, adicionando 0.1km (100m) na distância para cada 10m de desnível. Os dados foram estimados totalizando tempos vencedores e extensão de percursos de recentes de mundiais máster (aqui tomados como exemplo, mesmo com a diferença física para os atletas brasileiros).

Estes quocientes se aplicam somente para os melhores atletas e deve-se lembrar que muitos competidores não estão no padrão da “Elite” e, quando chegar o terceiro dia, eles ficarão felizes se os traçadores lhes oferecerem um desafio um pouco mais fácil.

23. Descrição dos Pontos de Controle

O manual da IOF “Descrição de Controles” (edição 2004; consulte o site da IOF ou da CBO para a última versão) é a base para a preparação de todas as descrições de controles com símbolos. As descrições de controles para o Evento Modelo têm que ser feitas da mesma forma que as dos percursos do evento principal.

As descrições de controle para todas as provas têm que estar disponíveis para os competidores nas linhas de Partida. Um método comum é entregá-las aos -2 minutos (hora de partida = 0 minutos). Elas também têm que ser impressas na

frente do mapa. Em hipótese alguma se pode imprimir cartões de descrição de pontos de controle com impressora a jato de tinta e disponibiliza-los para os atletas na linha de partida.

As definições de símbolos especiais para as descrições têm que ser dadas no Boletim 3, o mais tardar. Tais detalhes especiais do terreno têm que ser demonstrados no Evento Modelo, ou por fotografias ou desenhos no Boletim 3.

24. Partida

A Convenção de Leibnitz requer que a Partida e a Chegada estejam juntas e ambas na Área de Concentração. Eventualmente, isso não é possível.

Assim, você deve considerar a organização da Partida dentro da Área de Concentração somente para as os percursos mais importantes. Dito isso, as dificuldades práticas para organizar a Partida na Área de Concentração para (potencialmente por exemplo) 800 atletas significa que esta opção raramente será aceita.

Para a eficiente organização de uma partida individual, uma pré-partida deve ser usada. Na pré-partida, o seguinte deve estar disponível:

- uma área de espera silenciosa

- uma área de aquecimento que pode ser na floresta

- banheiros

- quadro com a lista oficial de partida e tempo de prova

- um modelo de ponto de controle

- voluntários para resolver problemas

A área de partida deve ser silenciosa e bem separada da pré-partida. Isso evita tumultos.

Representantes da mídia podem ter autorização para ir até a Partida se for possível assegurar que quaisquer informações obtidas sobre mapas, terreno, desenho da prova e decisões de escolha de rota permanecerão confidenciais até a partida do último atleta.

Áreas fora dos limites (proibidas) devem ser marcadas claramente e supervisionadas.

Os modernos sistemas de picote eletrônico permitem as partidas feitas com o “picote” feito em uma base na linha de Partida (popularmente conhecido como “picote de partida”), mas isto não é muito recomendável para o CAMBOR, a exceção é que este sistema seja usado para os competidores no funil de atrasados. Os competidores devem partir nos seus horários de partida, então, uma partida por tempo convencional (usando um relógio sincronizado com o tempo de prova) deve ser usada.

25. Organização da Partida

Organizar uma partida para, digamos, 1.000 atletas não é fácil e alguns eventos recentes têm sofrido grandes problemas quando não ficou claro para os competidores

como seria o procedimento de partida. Onde tais problemas aconteceram, estes foram causados por um layout de partida que parecia bom quando nenhum competidor estava lá, mas que se tornaram caóticos quando 100 ou mais atletas estavam pressionando o pessoal para frente e cobrindo as linhas de visão. O número mínimo de linhas na partida é três, mas seis ou mesmo mais podem ser necessárias, dependendo das circunstâncias. Por exemplo, a área de Partida em si, deve estar em um espaço confinado, há alguma distância da pré-partida mais próxima, e neste caso os competidores terão que ser trazidos em etapas para a área de partida, movendo-se para frente em uma etapa a cada minuto.

No exemplo em que três linhas na partida são usadas, os seguintes arranjos se mostraram de sucesso:

Relógio A

Picote na base para atrasados

Distribuição dos mapas	Partida -1 min
		Funil dos Atrasados
Distribuição de descrição de controles	-2 min
Checagem/limpeza dos chips (e-Card)	-3 min

Acesso

Barreira

Relógio B

Competidores

Observações:

(i) Os competidores devem ser mantidos bem longe da linha dos -3 minutos, por isso, a barreira mostrada com um portão de acesso pelo qual os competidores têm permissão para entrar apenas quando o seu horário de partida é chamado.

(ii) O relógio B deve ser grande e bem visível para todos os competidores e ficar atrás da barreira. Portanto, ele deve ser montado no mínimo 3 metros acima do nível do solo, ou no topo de uma elevação se isso for apropriado.

(iii) O relógio B deve mostrar o horário de chamada do atleta. Por exemplo, se o horário de partida do competidor é 10:00h, então este deve entrar na linha de -3 minutos às 09:57h. Mas, desde que o seu horário é 10:00h, o relógio B é acertado para estar 3 minutos adiantado e mostra 10:00h no momento. Esta é uma variação da Regra 22.5 da IOF.

(iv) O relógio A é visível apenas para aqueles que estiverem na Linha de Partida e mostra o horário real da prova. No exemplo acima, o competidor vai largar quando o relógio A mostrar o horário de 10:00h (hora da prova).

(v) Os competidores às vezes chegam ao local de partida após o seu horário de partida. Se isso for culpa do atleta, então ele deve ter permissão para partir, porém tem o seu tempo de partida será o original (Regra 22.9). Entretanto, se a culpa for da organização, então ele terá o seu tempo reajustado para um novo horário de partida (Regras 22.10). Se não é possível determinar de que é a culpa pelo atraso na área de Partida, então todos os competidores são chamados a entrar no funil dos atrasados e partir no próximo horário não utilizado (quando não houver nenhum atleta da mesma categoria partindo).

(vi) As regras citadas são da IOF, mas a CBO segue as mesmas.

O nome de cada atleta atrasado deve ser anotado pelos fiscais de partida e esta informação deve ser transmitida para a equipe de apuração da linha de Chegada, idealmente por rádio ou celular, para que a equipe de Chegada esteja ciente do problema no momento em que tais competidores terminarem a prova. Eles têm que picotar a base eletrônica de partida colocada no funil de atrasados na Partida para que tenham os seus tempos de prova na Chegada. O organizador tem que determinar de quem é a culpa pelo atraso quando o competidor tiver finalizado o percurso e tem que publicar o seu tempo apropriadamente.

Outros problemas têm sido causados quando diferentes blocos de horários de partida se sobrepõem, e por meio disso causando uma duplicação na taxa de atletas que partem naquele período. Isso pode ser evitado tanto por; (a) ter todos os atletas partindo no mesmo bloco de horário de partida (maior taxa de partidas, mas por pouco tempo) quanto por (b) usar dois blocos de partida, por ex: baterias de número par no primeiro bloco e ímpares no segundo (quando houver qualificatória).

Um hábito ruim para a linha de partida está muito disseminado no Brasil; chamar os atletas pelo nome no momento de entrar na linha. Isso não é prática recomendável, uma vez que a organização pode ser acusada de “não chamar” determinado atleta. É dever do atleta estar presente no seu horário de partida e o auxiliar de partida apenas “canta” o horário e os atletas se apresentam.

26. A Montagem do Prisma e da Base de Picote

Evite qualquer característica local para a montagem do ponto de controle.

O número código do controle tem que ser montado vertical ou horizontalmente na baliza que sustenta o prisma. Números código como M1 não podem ser usados (veja Regra 19.6 da IOF). A Regra de Competição 19 da IOF (montagem do ponto de controle e equipamento) tem que, claro, ser observada aqui.

Os sistemas de controle eletrônicos SportIdent e Emit são aceitos oficialmente pela IOF e pela CBO. Um backup para o sistema eletrônico deve ser fornecido. No caso do Emit, isso é automaticamente dado pelos pinos que marcam a etiqueta de back-up. Esta etiqueta deve estar fixada de forma segura ao cartão do Emit e ser feita de material suficientemente forte para que resista às condições que provavelmente encontrará durante a competição (incluindo imersão em água). No caso do SportIdent, amplamente usado no Brasil, o backup tem que ser um picote manual.

A Regra de Competição 20 (sistemas de picote) e Apêndice 4 (Sistemas de picote aprovados) dão as últimas diretrizes sobre o uso de picote eletrônico.

Os competidores que possuem os seus próprios e-cards devem ser autorizados a usá- los nos nossos eventos, desde que eles forneçam os seus números em tempo oportuno aos organizadores. Isso é feito no momento da inscrição.

Os pontos de controle que receberem muitos visitantes (por ex: 8 competidores picotando por minuto, em média) devem ter duas bases de picote. O último e “controle” de chegada deve ter duas ou mais bases de picote.

27. Hidratação Durante a Prova

Hidratação tem que estar disponível a cada 25 minutos durante a prova se os tempos vencedores estimados forem maiores que 30 minutos. Isso nos dá o seguinte número de pontos de hidratação:

Tempo Vencedor Estimado (minutos)	Número de Pontos de Hidratação
35 – 50	1
55 - 70	2

Os pontos de hidratação são mais bem localizados nas pernadas que cortam detalhes lineares de fácil acesso, tais como estradas na floresta. Eles devem ser marcados no mapa com o símbolo convencional e têm que ser posicionados no terreno tão precisamente quanto se fossem pontos de controle.

É suficiente oferecer água em copos plásticos selados. Uma variante é voluntários enchendo os copos e assegurar-se que haverá água disponível para todos os competidores, especialmente os últimos a partir. Se a água for de qualidade duvidosa, ela deve ser fervida antes. Não é aceitável deixar de oferecer água em um percurso porque a temperatura está “fria”. O corpo “gasta” água independentemente da temperatura externa.

Cada ponto de hidratação deve preferencialmente ter uma pessoa durante toda a prova e os mesmos devem ser reabastecidos frequentemente. A situação onde um atleta que largou mais tarde chega ao local e o encontra sem ninguém se sem água tem que ser evitada.

Os competidores não têm autorização para levar os seus próprios líquidos hidratantes para os pontos de hidratação.

Os pontos de hidratação também são locais onde os competidores em dificuldade podem ir; voluntários nestes pontos devem, portanto, estar em comunicação com a Chegada/Área de Concentração, por rádio ou celular.

28. A Chegada

A organização da área de Chegada deve ter espaço suficiente tanto para espectadores como para os representantes da mídia. Eles devem poder se alinhar nos últimos 100m de percurso para tirar fotos e incentivar os atletas. O limite entre a área de espectadores e a área de corrida dos atletas deve ser bem claro e supervisionado.

É recomendável que o último controle esteja localizado na entrada do funil, à vista dos espectadores e possibilitando fotos. Se o último controle estiver fora da vista dos espectadores, o caminho da Chegada até este controle também deve estar balizado e supervisionado continuamente. Se não for assim, pessoas com câmeras tenderão a aproximar-se do último controle à medida que o evento progride.

Deve haver hidratação (a água é o padrão mínimo) e frutas disponíveis na Chegada para todos os competidores. Embora as frutas sejam apenas costume no Brasil.

O desempenho do comentarista, se houver, (speaker) é muito importante para a atmosfera na Chegada, particularmente no último dia. Porém, é importante colocar uma pessoa que tenha cuidado com o palavreado e não humilhe ou faça piadinhas de mau gosto com os participantes.

Atenção para a montagem da chegada. Faixas dependuradas de forma amadora, com cordas, arames, etc. não são aceitáveis. Portais infláveis que caem a todo momento também não. As linhas de chegada não podem ser feitas apenas com fitas plásticas, mas com cercas plásticas (ao menos os últimos 50 metros). Se usar fitas para o balizamento até o início da cerca, use fitas nas cores branca/vermelha. As fitas com amarelo/preto são usadas para demarcar PERIGO. Tente respeitar os significados das coisas. Balizamento: branco/vermelho. Perigo: amarelo/preto.

29. O Picote

Se presume que o picote eletrônico será utilizado – atualmente, isso significa uma escolha entre o EMIT e o SPORTIDENT³ (veja as Regras de Competição da IOF – Apêndice 4) – e que o mesmo sistema é usado para a tomada de tempo.

Ainda existe um debate sobre qual sistema contempla inteiramente a precisão requerida pela Regra 23.6 da IOF, mas a praticidade de um grande evento nos mostra que os tempos finais registrados por qualquer dos dois sistemas devem ser reconhecidos como tempos oficiais da prova.

³ Conselhos para EventAdvisers e Árbitro sobre o SporIdent e Conselhos para EventAdvisers e Árbitro sobre o Emit são documentos que dão conselhos sobre o uso dos sistemas de picote SportIdent e Emit. Eles estão no site da IOF em FootOrienteering˃EventAdvising na seção Documents for EventAdvisers, eles destinam-se particularmente aos

EventAdvisers e árbitros. O primeiro (para SportIdent) já foi traduzido para o português e estão disponíveis no site da CBO.

Um grande número de atletas partindo ao mesmo tempo também significa que não é prático utilizar a partida “com picote”.A convencional “partida por tempo”, onde os competidores partem a cada 1 ou 2 minutos de intervalo, após um sinal dado pelo relógio ou um fiscal de partida, pode ser usado.

30. Tomada de Tempo

Seja com o SportIdent ou com o Emit, uma chegada com picote pode ser usada quando os competidores atingem a linha de Chegada. Seria difícil usar qualquer outro sistema (por ex: um portão eletrônico) já que os fiscais de chegada seriam incapazes de garantir a combinação correta entre os competidores e seus números de corrida com o tempo final dado pelo portão – por exemplo, poderia haver problemas para manter os atletas em ordem após eles terem passado pelo portão.

Assegure-se de que existem bases de chegada suficientes colocadas na linha de chegada. Se for usado o SportIdent, é de fundamental importância sincronizar as bases de chegada logo antes do início do dia de competição no dia da prova. Isso também é necessário quando se usar o Emit – neste caso, os relógios de chegada usados para a leitura ou os PCs usados para isso devem estar sincronizados. Esta é uma atribuição do responsável pela apuração e deve, obrigatoriamente, ser fiscalizada pelo árbitro.

Para garantir um sistema de tomada de tempo justo, é necessário usar relógios na Partida e na Chegada que tenham alta precisão. Esta precisão deve ser testada antes da competição deixando-se os relógios funcionar um tempo maior (deixar os relógios rodando sem sincronização por alguns dias – não deve haver nenhuma diferença entre os relógios de partida e de chegada – e estes se tornam então as bases do SportIdent).

Com um grande número de competidores, é importante ter mais do que uma partida. Se assim for, assegure-se de que todos os relógios de partida rodam em sincronia com os relógios da chegada.

O sistema de download dos e-cards deve ser testado com antecedência para verificar se este é capaz de gerenciar a quantidade de chegadas esperada. Filas para download de mais de meia hora já ocorreram em eventos nacionais, quando o sistema falhou em acompanhar o ritmo (quantidade) de chegada de competidores.

Como a quantidade de participantes em um CAMBOR pode ser de centenas, deve-se ter especial atenção em relação ao desenho do fluxo na área de Chegada, como descrito acima. Se há 20 competidores partindo a cada minuto, teremos um atleta chegando a cada 3 segundos. Assim, o procedimento na Chegada, leitura dos e-cards, etc., deve ser pensado para ter um fluxo suave. Você vai precisar de linhas de leitura (download) paralelas. Atletas com status não-válido (não classificados) devem ser levados para uma fila separada para a resolução de problemas.

É fundamental preparar procedimentos sobre o que fazer se o sistema de TI falhar (“der pau”). Se você tiver 5 minutos de falha – 50 a 100 competidores estarão na fila

esperando. Uma opção seria recolher os e-cards dos atletas que chegam naquele período. Após a recuperação do sistema você poderá fazer a leitura dos e-cards recolhidos e devolvê-los mais tarde.

Para tornar mais fácil gerenciar a carga de trabalho na Chegada, uma boa opção é dividir os atletas em diferentes linhas. Um procedimento para separar os competidores igualmente deve ser desenhado e este pode ser baseado nos percursos que os atletas realizam.

A montagem de estações de leitura em paralelo tem que ser testada antes da competição.

Um sistema para o back-up do registro dos tempos é recomendado e deve ser completamente independente do sistema de registro de tempo principal. Este deve ser operado por outras pessoas e baseado em outra fonte de energia e também ser localizado na linha de chegada. Ele deve operar continuamente, e não apenas quando problemas com o sistema principal aparecer.

A gravação em vídeo na linha de Chegada é recomendada. Se um grande relógio digital estiver ao alcance da câmera e este for usado para todos os competidores, ou se alguns outros meios de mostrar o tempo de prova junto com o vídeo forem usados, a gravação pode ser utilizada como um sistema de back-up. Neste caso, certifique-se de que o número peitoral dos atletas é legível na tela de vídeo.

Observe que, para os WRE, a Comissão de TI da IOF solicita que a equipe técnica do evento preencha o relatório sobre o sistema eletrônico de tomada de tempo e picote usado para o evento. O propósito é permitir que a Comissão de TI monitore continuamente os diferentes sistemas e que se colham dados sobre como eles se comportam a fim de auxiliar o futuro desenvolvimento.

Para os WRE este relatório é conduzido via pesquisa online (“IOF Timing andPunching System Report”) que pode ser encontrado no site da IOF em FootOrienteering˃EventOrganization, em ReportTemplates.(O documento já foi traduzido, mas o preenchimento é online!)

31. Administração da Tecnologia da Informação (TI) do Evento nos Dias de Competição

A Administração da TI do Evento se refere ao sistema usado na competição para o registro das inscrições, produção dos resultados, registro dos tempos e controle dos picotes, bem como as informações do comentarista (speaker).

Este sistema necessita de alguns computadores: uma para o servidor principal da base de dados, um como backup do servidor da base de dados, de 2 a 4 para a leitura dos e- cards e impressão dos slips com o resultado individual (papeleta com as parciais individuais), 2 para a impressão de resultados, 2 a 3 para as informações ao comentarista e 1 a 3 para tarefas diversas, backup e reserva.

É importante que o sistema tenha capacidade suficiente para lidar com o fluxo de atletas chegando. Organizadores anteriores tiveram problemas com engarrafamentos porque os

PCs “clientes” usados para download não eram rápidos o suficiente, já que os softwares comumente usados tendem a travar a base de dados inteira durante a transação, levando a engarrafamentos e “congelando” as aplicações sobre os clientes. Tenha certeza de testar “virtualmente ao vivo” com antecedência e sob circunstâncias realísticas e também com os PC que realmente serão usados e com a mesma configuração de software a ser utilizada, simulando as “condições ao vivo” e o ritmo do fluxo de informações.

Também, deixe uma pessoa para gerenciar as “irregularidades, tais como picotes

faltantes, reclamações, etc. Este é um ponto frequentemente negligenciado.

Monte um processo para criar os backups de todos os dados relacionados (base de dados da administração do evento, arquivos, documentos, etc.) na fase de preparação da competição e use o mesmo durante a competição. Também especifique e teste um processo de recuperação de dados – você tem que decidir sobe quais circunstâncias terá que iniciar o processo de recuperação e de qual backup.

É importante levar em consideração “planos de contingência” sobre o quê fazer em caso de mau funcionamento do sistema e incidentes de menor ou maior porte.

Os computadores estarão conectados por uma rede. Planeje com cuidado a montagem e o layout dos cabos de rede na área de Chegada. Uma opção é conectar alguns computadores remotos com rede sem fio (W-LAN). Mas tenha em mente que a taxa de transmissão de dados é muito menor do que a das redes com cabos. Teste a rede sem fio no ambiente local real – cuidado com árvores, etc. – no verão as árvores podem bloquear o sinal muito mais do que durante o inverno, quando estão com poucas ou sem folhas. Os espectadores também podem bloquear o sinal, especialmente no Sul.

Certifique-se também de que tais redes sem fio não estão livres para as pessoas presentes na arena conectarem-se (coloque uma senha com WPA/WPA2). Você deve testar esta montagem muito antes do evento com todos os computadores que serão usados para as competições. Com este teste você poderá encontrar os problemas de configuração que frequentemente ocorrem com diferentes computadores em redes.

32. Suprimento de Energia

O suprimento é uma parte importante da infraestrutura da área de competição e um suprimento de força contínuo tem que ser garantido para todos os sistemas de TI. Para assegurar isso, um sistema de força de backup é necessário para a maioria dos sistemas mais importantes. Isso pode ser resolvido com um sistema UPS – Suprimento de Força Ininterrupto. Estes sistemas vão armazenar certa quantidade de energia que pode ser usada pelos sistemas conectados quando o suprimento de força principal estiver sem funcionar. Seja cuidadoso com a montagem do sistema – somente conecte os sistemas muito importantes ao UPS para sobreviver a uma falha no suprimento de energia não apenas por alguns minutos – mas muito mais do que uma hora! Computadores tipo “notebook” possuem as suas próprias UPS – a bateria do computador. Não se esqueça de conectar os switches de rede ao UPS – caso contrário, os computadores estarão funcionando bem – mas sem uma rede comunicação. Mesmo os switches de rede podem ficar sem bateria, e esta ação vai tornar o conjunto todo

resistente a (curtas) faltas de energia. Geradores também podem ajudar a resolver o problema.

Nunca conecte os sistemas de TI com as mesmas linhas de energia que você conecta, por exemplo, o restaurante dos espectadores ou uma máquina de café.

Geradores grandes (com provisão de UPS) serão necessários em arenas remotas sem suprimento de eletricidade principal. Estes devem estar localizados longe das áreas de trabalho. Cabos de padrão profissional, distribuição do cabeamento e segurança da provisão de energia deve ser aplicada com cuidado para todo o cabeamento usado para suprimento de energia e links de TI, com atenção a todas as regulamentações a ser seguidas também. Um eletricista voluntário é bastante útil nestas horas.

Quando ligar equipamentos diferentes juntos, sempre pense no que pode acontecer se o suprimento de energia cair – esta combinação de equipamentos ainda vai funcionar? Isso serve, por exemplo, para HD externos, hubs USB ou switches de rede conectados aos sistemas de computadores.

33. Resultados

Na área de Chegada, um quadro de resultados deve fornecer os tempos finais de todos os competidores durante a prova. O tempo final de um competidor deve estar disposto o mais rápido possível após a sua chegada. Fontes de tamanho grande devem ser escolhidas em função dos problemas de visão dos competidores mais velhos. Uso de telas de TV para projeção costuma funcionar também, mas depende de energia.

A lista oficial de resultados deve incluir:

* Nome do evento, data, organizador, nome do mapa, tipo de evento

* Categoria, distância, desnível, número de pontos de controle

* Para cada competidor classificado, primeiro nome, sobrenome, Clube/Federação, tempos parciais (site apenas), tempo final

* Todos os competidores que apareceram na lista de partida devem ser incluídos. Quando competidores não são ranqueados, a razão deve ser informada, por ex: não partiu (didnot start – DNS, picotou errado (mispunched), abandonou (retired).

Uma cópia dos resultados tem que ser enviada para a CBO em um formato adequado para publicação.

Deve ser observado que os conselhos que seguem nas seções 34 e 35 se aplicam para o “melhor cenário” apenas – em muitos eventos a cobertura da mídia será pequena e não há muito sentido em fazer muitos preparativos com antecedência. Certamente, em uma época que a orientação necessita de máxima exposição no nível elite, tentar ganhar exposição em nível de veteranos ou outros pode se mostrar um exercício contra produtivo.

34. Serviços de Mídia antes do Dia da Prova

Um importante objetivo do CAMBOR é obter uma reação favorável da mídia e do público. Entretanto, deve ser observado que a quantidade de interesse gerado por um CAMBOR pode variar de quase nenhum até muito grande se o evento estiver no foco esportivo principal na área onde é organizado.

Três fatores são importantes aqui:

* a posição da orientação no cenário esportivo do país

* o desempenho dos competidores do país no evento

* o serviço oferecido pelos organizadores para a mídia Somente o último ponto está sob controle direto do organizador.

Convites para a mídia da região quem organiza o evento deve ser gerenciado de acordo com a prática local. Convites para a mídia nacional serão mais bem administrados por meio das Federações filiadas à CBO e podem ser enviadas (talvez pelo Boletim 2/3) aproximadamente um mês antes do evento. Eles devem conter:

* informações sobre hotéis, transporte e preços para os representantes da mídia

* um formulário de inscrição para os representantes da mídia

* o endereço (incluindo e-mail) e telefone/fax da pessoa responsável pela mídia

* dependendo das circunstâncias, a organização pode oferecer acomodações e alimentação para representantes da mídia que venham fazer a cobertura

A resposta a tais convites é geralmente fraca. É sempre possível que representantes da mídia que não avisaram sobre suas presenças apareçam subitamente no evento.

Cerca de uma semana antes do evento, uma documentação adicional deve ser enviada aos representantes que se inscreveram. O conteúdo possível:

* uma “press release” fornecendo detalhes sobre o evento e inscritos, por ex:

números de cada país, ex-campeões que se inscreveram, etc.

* serviços disponíveis para a mídia no evento

* convite para o Evento Modelo e cerimônia de abertura

* convite para uma conferência de imprensa, se aplicável

Um dia antes da prova, geralmente se distribui um folder para imprensa, contendo:

* o boletim 3 (programa)

* lista de partida

* informações (relevantes) sobre os competidores

* detalhes sobre o serviço de mídia para a prova (transporte, visita à pré-partida, controle de mídia, locais para tirar fotografias, telecomunicações, etc).

35. Os Serviços de Mídia Durante os Dias de Prova

No local da prova, o seguinte deve ser oferecido para os representantes da mídia, no mínimo:

* um local de trabalho calmo e ao abrigo do tempo na área de Chegada, com energia para computador laptop; por outro lado, um centro de imprensa permanente em algum outro lugar pode ser suficiente

* disponibilidade de sinal de celular, se possível

Pode ser oferecido transporte gratuito ou pago pelos usuários. Ele não será usado intensamente, já que a maioria dos representantes da mídia prefere ser independente e usar carros próprios.

Além disso, os seguintes serviços devem ser observados:

* Uma boa visão geral do estado da prova com os tempos finais. Os quadros de resultados normalmente são suficientes.

* Um ponto de controle de mídia ou uma área onde os competidores sejam visíveis durante a prova.

* Xxxx posições para fotógrafos, levando em consideração a posição relativa do sol, competidores e fotógrafos.

* Uma zona de contato com os competidores após a linha de chegada.

* Lanches (café, salgados, almoço), tanto gratuitos ou por apresentação de uma ficha ou por pagamento.

* Uma área separada para os representantes da mídia com cadeiras e uma boa visão dos quadros de resultados e do funil de chegada.

* Um responsável pela imprensa sempre disponível para ajudar e aconselhar e não ocupado com a sua própria papelada.

Os organizadores são os mais capazes de fazer uma estimativa sobre o provável número de representantes da mídia do seu próprio estado. Um ou dois representantes nacionais podem vir de outras regiões, mas é muito raro.

É desejável que um vídeotape ou um DVD seja produzido sobre a transmissão da TV. Se não o fizer, a Federação organizadora poderá desejar pagar pela realização de tal programa. Isso pode ser oferecido ou mostrado para a CBO e para os competidores, por exemplo, na cerimônia de encerramento, e quem desejar pode comprar cópias como lembrança (souvenir) antes de partir. Elas também podem conter material de marketing dos patrocinadores, mais tarde. As TVs usadas para mostrar os resultados podem ser utilizadas para este fim.

Os lugares para as equipes de TV devem ser cuidadosamente selecionados antecipadamente. Isso requer discussão entre o organizador, o árbitro e a companhia de TV. Equipes de TV dentro da floresta ou próximas a pontos de controle devem permanecer nos mesmos lugares durante toda a prova, mas normalmente eles não seguem isso. Tais equipes têm que ser acompanhados por um competente representante da organização durante a competição.

Quando os representantes da mídia são perguntados sobre os pontos mais importantes do serviço de mídia, as respostas são, inevitavelmente: resultados rápidos e boas instalações para comunicação. Portanto, todos os organizadores devem dar prioridade a tais pontos. Café e lanches gratuitos são legais, mas de menor importância.

36. Os Pontos de Controle de Mídia e de Espectadores

Se o layout da prova permitir, um ponto de mídia, um ponto de espectadores, uma

“passagem visível” ou uma passagem pela área de Chegada devem ser providenciadas.

Um ponto de mídia ou de espectadores deve ser facilmente alcançável a pé a partir da Chegada. O acesso pode ser aberto para os representantes da mídia, fotógrafos, representantes de equipes, espectadores, etc. Uma regra clara para o acesso e supervisão adequada são necessárias. O controle deve estar situado sob ponto com boa luz para os fotógrafos.

Uma “passagem visível” é uma linha marcada ao longo da qual todos os competidores correm compulsoriamente. Ela é particularmente adequada a uma ponta da área de Chegada onde os competidores são incentivados e onde exista uma boa atmosfera.

Ao invés de um ponto de controle de mídia ou uma passagem visível compulsória, uma passagem sobre uma trilha ou área de campo pode também ser utilizada, sem ponto de controle e sem qualquer demarcação. Se um ponto de controle é colocado logo antes da passagem e se a rota é bem planejada, todos os competidores irão passar através do mesmo lugar. Esta solução evita um ponto de controle “fácil” traído pelos representantes da mídia.

37. Convidados

Convites para convidados devem ser administrados de acordo com as práticas locais. É desejável para figuras proeminentes, tais como políticos, para estarem à frente na cerimônia de abertura, na prova e na cerimônia de premiação.

A Diretoria da CBO geralmente envia um representante oficial para acompanhar a competição. O organizador será informado sobre isso com bom prazo. Às vezes o árbitro da CBO assume esta função e torna-se o representante oficial da CBO. Mesmo neste caso, o árbitro da CBO não é um convidado, mas uma pessoa para ajudar e não faz exigências maiores do que as dos competidores.

Acomodação VIP para convidados e representantes da CBO podem ser organizadas na arena de Chegada, geralmente na forma de uma barraca e quadros de avisos (se solicitados), mesas e cadeiras. Também é usual alocar recursos para organizadores de futuros eventos onde hajam quadros adequados por perto.

Seria muito apreciado se os VIPs e os representantes da CBO fossem convidados para situações oficiais, como abertura e cerimônia de premiação.

38. Cerimônias

A Cerimônia de Abertura é realizada no dia de início das provas. Normalmente, ela envolve representantes de cada Federação que esteja competindo. Uma Cerimônia de Abertura bem organizada pode ter atrativos locais para o público (que pode ser de centenas de pessoas).

É aconselhável realizar a cerimônia da forma mais curta possível, e seguramente não durando mais do que meia hora. Se a cerimônia for combinada com outro evento, por exemplo, a entrega de prêmios para provas abertas, então este segundo evento deve ocorrer após a cerimônia de abertura haver terminado.

Os discursos e falas têm que ser predominantemente curtos para que o máximo número de competidores presentes possa assistir. Cerimônias onde discursos longos ocorrem são chatas e logo levam ao desinteresse caracterizados e frente a um público inquieto, conversador e fornecem como resultado uma imagem ruim dos orientistas.

A cerimônia de premiação para o Campeonato geralmente é realizada na Cerimônia de Encerramento no dia do percurso médio, mas não necessariamente no local das provas. Para o Campeonato de Sprint deve a cerimônia deve ser realizada no dia do Sprint.

A Cerimônia de Encerramento deve ser realizada imediatamente antes da cerimônia de premiação. Isso vai evitar a situação onde todos, exceto um punhado de competidores, tenham deixado a área de concentração quando a Cerimônia de Encerramento é realizada.

A CBO fornece as medalhas de Ouro, Prata e Bronze para os três primeiros competidores de cada categoria nas finais do CAMBOR enquanto ele for realizado em 3 etapas. O organizador pode fornecer outros prêmios também, a seu critério. Os tipos e valores devem corresponder à prática local. Alguma publicidade para o patrocinador dos prêmios pode estar relacionada com a cerimônia de premiação, mas os competidores não devem ser usados como agente de publicidade para o patrocinador.

A eficiência da cerimônia de premiação é consideravelmente melhorada quando de designa assentos aos premiados antecipadamente.

Os prêmios para homens e mulheres têm que ser equivalentes.

Também é costume que todos os competidores recebam uma pequena medalha ou moeda (geralmente com um toque local após terminar a prova Final (medalha de participação).

Medalhas: O Presidente da CBO (ou representante delegado) tem que ser chamado para entregar medalhas, em conjunto com dignitários apontados pelos organizadores. A CBO vai fornecer todas as medalhas de Ouro, Prata e Bronze (em cada uma registrada

o grupo de idade) adiantadamente, com algumas medalhas reserva de cada para o caso de empate entre competidores.

39. Protocolo

O evento tem que ter o caráter de um grande evento da CBO. A bandeira da CBO deve ser hasteada no centro de eventos e o Presidente da CBO (ou representante) tem que ser chamado para entregar medalhas, em conjunto com outros. No geral, a dignidade das várias cerimônias tem que ser preservada conforme determinado nas Regras de Competição para Eventos da CBO.

Cerimônia de Abertura

O CAMBOR ou outro evento é oficialmente aberto tanto por um dignitário local ou nacional apropriado quanto por um representante da CBO. Isso fica a critério dos organizadores. Então o presidente ou representante da CBO dá as boas-vindas aos participantes em nome da CBO (possivelmente dizendo algumas palavras em nome do Presidente da CBO).

A bandeira da CBO deve ser hasteada antes da cerimônia começar e não durante a mesma, embora o tempo (antes) não seja crucial, desde que a mesma esteja obviamente presente.

Durante o Evento

Os representantes da CBO (poderá haver três, o presidente da CBO, um da Diretoria e o árbitro) devem ser convidados para qualquer atividade oficial organizada que tenha ligação com o CAMBOR, por exemplo; uma recepção organizada pelo prefeito local.

Cerimônia de Encerramento

Esta tem causado problemas em anos recentes, já que os competidores saem do local quando a cerimônia de premiação ocorre antes da Cerimônia de Encerramento começar. As pessoas que conduzem a cerimônia acabam por fazê-lo em frente a uma arena vazia! Portanto, fica alertado para que a Cerimônia de Encerramento seja mantida bem curta e realizada antes da entrega de prêmios, como se segue:

* O organizador pode dizer algumas palavras sobre o evento enquanto a bandeira da CBO é arriada;

* O representante da CBO pode dizer algumas palavras sobre o evento também;

* O organizador do evento do ano seguinte pode também dizer algumas palavras de apreço e antecipação sobre seu evento;

* Premiação (durante a qual o anunciante pede ao público para permanecer por um minuto mais);

* O organizador entrega então a bandeira da CBO ao seu representante, que diz algo assim – “a transferência da bandeira da CBO da Federação XXX para a Federação

YYY significa que o CAMBOR (Copa/Troféu) de 2018? está oficialmente encerrado. A rota para ???? começou oficialmente”.Esta prática deve começar em 2018.

40. Atividades Adicionais

A finalidade das atividades adicionais é tornar o evento mais atrativo para os competidores e para melhorar a cobertura da imprensa. Estas atividades não devem atrapalhar a organização e a justiça (fairness) do evento em si. Somente organizadores com experiência suficiente em assistentes qualificados devem incluir atividades adicionais em seus programas.

A seguinte lista não é completa e nem coloca em ordem de prioridade as várias possibilidades:

* Eventos públicos de orientação

* Evento de revezamento para os competidores na cidade ou em um parque

* Mini orientação para iniciantes e crianças (talvez um percurso marcado com corda) próximo da área de Concentração

* Sorteio de prêmios especiais para os espectadores que permanecerem para a cerimônia de premiação

* Um prêmio especial para o melhor competidor da federação do organizador

* Palestras sobre treinamento, medicina do esporte, etc.

* Massagem esportiva

* Tela gigante na chegada

* Venda de kits de orientação na chegada

* Venda de comida e bebida na chegada; isso é muito importante!

* Desenho público das rotas – o uso de RouteGadget (xxx.xxxxxxxxxxx.xxx) é muito recomendado neste caso

* Visita à floresta com experts para comentar sobre a natureza e o meio ambiente

* Informações pessoais sobre os competidores top no livreto de programa

* Organização de prova atrativa, por exemplo; os competidores passando próximo da chegada

* Um serviço de resultados bom e claro, com os tempos finais disponíveis imediatamente após aprovados

* Venda de mapas com as rotas dos campeões impressas após a prova

* Venda de camisetas com o logo do evento ou parte do mapa

* Placas dando as boas vindas aos orientistas na entrada da região e no centro de eventos

41. O Júri Técnico

O Júri Técnico dos eventos deve ser composto de 3 membros votantes, mais o árbitro da prova como presidente e sem direito a voto. Todos devem ser árbitros licenciados da CBO.

Um membro do júri pode ser apontado pela Federação organizadora ao Conselho de Arbitragem. O organizador deve fazer os ajustes para que a Federação do Estado organizador faça a nomeação do membro do júri. Os dois membros restantes são apontados pelo Conselho de Arbitragem. O Conselho aponta os três se não houver solicitação da Federação local. Na prática, o Conselho de Arbitragem é o responsável por tais nomeações e pode escolher dentre os competidores que sejam EventAdvisers ou árbitros com licença válida. Se possível, homens e mulheres devem estar representados no júri.

Espera-se que os membros do júri estejam disponíveis na área de concentração até que o prazo final para a entrega de protestos tenha terminado.

Um representante do organizador pode participar das reuniões do júri, mas não tem direito a voto. Os nomes de todos os membros do júri devem ser dados no Boletim 3.

O Árbitro ou EA da IOF e todos os membros votantes do júri devem estar presentes na prova e em todas as reuniões do júri. Pelo menos um membro do júri deve estar presente em todas as atividades principais durante o evento, por exemplo: cerimônia de abertura, Evento Modelo, Partida, Chegada, premiação. Na prática, eles irão cumprir tal exigência como competidores.

A presença de um representante do organizador no júri é necessária somente quando ele/ela for requisitado. A tarefa deste representante é apresentar o ponto de vista dos organizadores sobre o caso.

As Regras de Competição da IOF (e CBO) mostram como um membro do júri deve ser substituído se este não puder cumprir o seu papel. Isto não significa que esta deva se uma substituição simples, como quando acontece de um membro estar ausente ou indisponível. A substituição somente é necessária se o membro do júri não puder viajar até o evento, tenha interesse pessoal em um caso específico, ou esteja incapacitado em função de uma doença, etc.

O organizador deve certificar-se de que cópias atualizadas de todos os regulamentos necessários estão disponíveis:

* Regras de Competição para Eventos da IOF (caso de WRE)

* Diretrizes para o WRE atualizadas

* Regras de Orientação da CBO

* Regulamento de Competições da CBO

* Descrição de Controles da IOF

* Especificações Internacionais para Mapas de Orientação (ou ISSOM para provas de Sprint)

Os organizadores têm que assegurar-se de que o júri tenha um lugar adequado para as suas reuniões. Acesso a um computador com internet e uma impressora deve também ser providenciado, se solicitado pelo árbitro.

Considerando que a decisão do júri é final, este deve examinar os casos com muito cuidado, consultar todos os regulamentos necessários e ouvir todos os envolvidos. Nenhum procedimento especial é fixado para o júri. As oitivas e as discussões geralmente não são públicas. Se o júri se sentir inseguro poderá fazer perguntas a pessoas mais experientes como forma de ajuda ou aconselhamento, por exemplo; representantes da CBO e/ou IOF EventAdvisers. Eles poderão dar uma interpretação das regras ou lembrar casos similares.

O organizador não deve perguntar ao júri ou a qualquer membro votante do júri sobre a sua opinião em um caso em especial antes de um protesto haver sido recebido. Os organizadores devem ser capazes de decidir por si ou junto com o Árbitro.

Um membro do júri que seja consultado pelo organizador ou por qualquer outra pessoa, não deve dar a sua opinião sobre o caso em particular antes que um protesto tenha sido feito. O comprometimento de decisões futuras sobre o caso é evitado com este comportamento. O júri não deve dar orientações aos organizadores quando não há um protesto.

Os membros do júri têm uma tarefa de muita responsabilidade e frequentemente são chamados várias vezes durante um evento importante. Eles são requisitados a permanecer no local da prova até que o Árbitro os libere.

42. Reclamações

Em primeira instância, um potencial problema deve ser levado aos organizadores como uma reclamação. Isso evita que temas triviais, onde a decisão é óbvia, sejam levados imediatamente ao júri.

As reclamações podem ser feitas por qualquer pessoa e por escrito. Elas devem ser

feitas “o mais rápido possível” após o problema seja reconhecido.

Os organizadores investigam o caso, buscando por aconselhamento apropriado entre seus quadros, menos os membros do júri. Os primeiros podem ser o comitê organizador, o Árbitro, competidores experientes que também sejam árbitros licenciados, tudo depende do caso em questão. Quando os organizadores coletaram todas as informações necessárias e ouviram todas as pessoas envolvidas, podem então tomar uma decisão. Se o caso for de interesse geral, por exemplo; em caso de desclassificação, a decisão deve ser feita de conhecimento geral pelo comentarista ou por meio da lista de resultados.

Um típico exemplo para uma reclamação é a de um competidor não classificado por erro de picote, o qual acredita que esteve no ponto correto. Quando o resultado é colocado no quadro, o competidor pode fazer uma reclamação. Isso dá ao organizador a oportunidade de verificar se o picote foi errado mesmo e submeter os seus argumentos para a não classificação (se isso parece ser a decisão correta). Geralmente, tais casos são resolvidos após esta discussão. Se o organizador mantiver a sua posição e o competidor não a aceitar, um protesto pode ser submetido ao júri.

Observação: se o organizador escolher um software que imprime as razões para a não classificação (por ex: qual picote está faltando ou qual ponto foi picotado erradamente ao invés do correto), então esta informação vai reduzir o número de reclamações.

O organizador deve providenciar um local para reclamações (que pode ser uma pequena barraca próxima da chegada) onde os atletas podem submeter as suas reclamações ou outros aspectos sobre o evento. O organizador deve preparar um formulário especial para este propósito4 com espaço para o nome do competidor, categoria, Federação, outros detalhes de identificação (número do competidor, por ex), e outros de detalhes de contato (nome do hotel, telefone celular, etc.), bem como para detalhes sobre a reclamação ou protesto.

Os traçadores de percurso devem fornecer mapas com todos os pontos de controle marcados para que as desclassificações possam ser explicadas aos competidores que procuram por esclarecimentos.

É importante que os envolvidos com julgamentos de reclamação ou protesto nunca aceitem que estes sejam feitos de forma verbal. Após tomada uma decisão e divulgados os resultados finais, não é mais possível alterá-los sem decisão da Justiça Desportiva. É extremamente constrangedor desclassificar um atleta após a divulgação dos resultados na rede mundial de computadores e realizada a cerimônia de premiação. Nestes casos, caso seja plenamente comprovada a má fé do atleta, a organização deve fazer uma denúncia ao STJD para que o caso seja apurado pelo tribunal competente, geralmente uma Comissão Disciplinar, conforme alínea I do Art. 26 do CBJD. Organizador, Árbitro, Federação ou Confederação não têm autoridade para anular um resultado oficial já divulgado. A hipótese aceitável para a classificação/desclassificação de um atleta por fato comum ocorrido no evento é que o caso seja julgado pelo organizador (reclamação) ou pelo Júri (protesto) ainda durante o mesmo.

43. Protestos

Um protesto somente pode ser feito após uma reclamação. O júri age como uma corte de segunda instância e baseia a sua decisão final nas suas investigações e reflexões sobre o caso.

Um protesto é feito por escrito (usando o formulário especial descrito acima) para o Árbitro da CBO ou outro membro do júri. Um protesto pode ser feito por qualquer pessoa que tenha interesse no caso, por exemplo; competidores, pessoas que trabalham no evento, etc. Se um protesto é feito sem uma reclamação prévia, ele deve ser transferido do júri para os organizadores e primeiro será tratado como uma reclamação. Reclamações ou protestos verbais não devem ser

aceitos e perdidos os prazos, prevalecem os resultados homologados pelo organizador no dia do evento.

4 Um formulário de Reclamação/Protesto está disponível na página da CBO (xxxxx://xxx.xxx.xxx.xx/xxxxxxx?xxxxxxxxXxxxxx ) o qual deve estar disponível no dia do evento para ajudar a garantir que as Reclamações/Protestos sejam registrados apropriadamente.

Os protestos devem ser feitos “o mais rápido possível” após o atleta ter conhecimento sobre a reclamação. O júri decidirá, caso a caso, se o protesto foi feito em tempo ou não. Durante o evento, “o mais rápido possível” significa não mais do que uma hora após o organizador haver anunciado a sua decisão sobre a reclamação.

Não será cobrada nenhuma taxa por um protesto em eventos da CBO. Mesmo que as regras da Federação organizadora mencionem uma taxa a respeito, ela não será aplicável aos eventos coordenados pela CBO.

Durante o evento, a decisão sobre um protesto é normalmente tomada em poucas horas. A decisão é transmitida imediatamente, por via oral, ao protestante e às outras partes envolvidas. Se o caso é de interesse geral, por exemplo; uma desclassificação, a decisão deve ser tornada pública pelo comentarista. Mais tarde, a decisão é, obrigatoriamente, dada por escrito a todas às partes.

O Árbitro da CBO anexa a decisão escrita ao seu relatório. A Comissão de Regras da CBO irá juntar as decisões do júri para fins de instrução e para o desenvolvimento das regras.

44. O Árbitro da CBO e o EventAdviser da IOF

A Conselho de Arbitragem da CBO aponta o Árbitro ou o EventAdviser da IOF (EA) para eventos da CBO. O EA da IOF deve ter uma licença da IOF e deve ser um árbitro e organizador experiente, além de ser de uma federação diferente do organizador. Se possível, um EA da IOF de uma federação vizinha, que conheça as condições do organizador, é apontado. Isso facilita o contato e reduz os custos de viagem. O nome do Árbitro da CBO ou EA da IOF (no caso de WRE) é informado ao organizador geralmente durante o segundo ano antes do evento, por exemplo; em 2018 para o CAMBOR 2020.

O Árbitro da CBO ou o EA da IOF é acima de tudo uma pessoa para ajudar e aconselhar o organizador. Não cabe ao Árbitro da CBO ou ao EA da IOF organizar o evento, mas sim apoiar o organizador tanto quanto for necessário e possível. O Árbitro ou o EA da IOF compartilha com o organizador a responsabilidade pelos resultados do evento em todos os aspectos. Isso inclui terreno, mapas, percursos, cerimônias, acomodações, serviço de mídia, etc. Portanto, o Árbitro ou o EA da IOF pode dar instruções e ordens para o organizador em qualquer assunto, se o sucesso do evento estiver em perigo ou se as regras não estão sendo seguidas. Se o Árbitro ou o EA da IOF e o organizador não puderem chegar a um acordo em uma disputa, o caso deve ser levado à CBO.

Algumas tarefas especiais do Árbitro ou EA da IOF são:

* aconselhar o organizador, em particular sobre os detalhes de um evento

* agir como um link entre o organizador e a Diretoria Técnica da CBO, transmitindo informações em ambas as direções. Cada Árbitro ou EA da IOF nomeado para um evento se liga com a pessoa de contato da CBO para este propósito

* representar oficialmente a IOF e CBO, se o Conselho da IOF (WRE) ou a Diretoria da CBO não apontou outro representante

* aconselhar o organizador sobre as regras e diretrizes, se necessário

* supervisionar o evento como um todo, identificando pontos fracos e riscos de falha e levando-os ao conhecimento do organizador

* chegar a um acordo sobre o Plano do Evento com o organizador (veja seção 3)

* presidir o júri

* aprovar o terreno, os mapas, os percursos (e os seus traçados) e os pontos de controle

* preparar relatórios regularmente sobre o progresso do evento e enviar à CBO

* verificar as acomodações e o transporte

* verificar os serviços para a mídia e para o público

* aprovar os boletins

* aprovar todas as taxas

Os seguintes pontos não fazem parte das tarefas compulsórias do Árbitro ou EA da IOF:

* traçar os percursos

* fazer contato com autoridades nacionais e locais, proprietários de terras, etc.

* fazer contato com patrocinadores

Entretanto, o Árbitro ou EA da IOF pode apoiar o organizador nestes aspectos também, se ele/ela se sentir seguro para fazê-lo.

O Árbitro ou o EA da IOF não é polícia nem faz trabalho de xxxxxx! As suas relações com o organizador devem ser baseadas na confiança e na consciência de um objetivo compartilhado. O organizador deve manter o Árbitro ou EA da IOF a par do progresso das preparações e de todas as decisões essenciais. O organizador tem que fornecer a ele todas as informações solicitadas.

O árbitro ou EA da IOF se mantém a maior parte do tempo nos bastidores e deixa o organizador o mais livre possível, apenas intervindo se as regras não são respeitadas ou se o sucesso do evento estiver em perigo.

Tradicionalmente, a maioria dos Árbitros ou EA da IOF têm se concentrado no terreno, mapas, percursos e pontos de controle. Todos os outros problemas relacionados ao

evento têm sido colocados em segunda ordem. A experiência mostra que este estilo de trabalho pode não produzir um bom evento em todos os aspectos. A maior parte dos organizadores de nossos eventos está familiarizada com a parte técnica da organização, já que esta não é muito diferente de qualquer evento local ou estadual. A maioria dos problemas surge em outras áreas. O árbitro ou EA, portanto, deve supervisionar todas as partes da organização cuidadosamente. A “parte fora da floresta” necessita quase a mesma quantidade de tempo e energia que a dedicada a verificar mapas, controles e percursos. Áreas importantes “fora da floresta” são:

* O design da arena

* O Centro de Eventos

* As cerimônias

O Árbitro ou o EA tem que estar em contato com o organizador imediatamente após ser designado. Usualmente, ele visita os organizadores três vezes antes da realização do evento:

* a primeira visita deve acontecer dois ou mais anos antes do evento, principalmente para verificar e aprovar o terreno, para reunir-se com membros chave da organização, para acordar o esboço do plano do evento, para verificar os tipos de acomodações e as condições do Centro de Eventos, etc.

* a segunda visita ocorre um ano antes do evento, principalmente para verificar o mapa, os esboços dos percursos e revisar e aprovar as atualizações feitas ao Plano do Evento desde a sua primeira visita; o Boletim 1/2 deve ter sido finalizado até este estágio também.

* uma terceira vez cerca de dois meses antes do evento. Neste momento, todos os percursos devem estar finalizados e todos os pontos de controle marcados na floresta com o seu código correto, com exemplos do equipamento em alguns pontos. Os mapas não devem ser impressos até que sejam aprovados pelo Árbitro CBO ou EA e pelo árbitro nacional (WRE) durante esta visita. O conteúdo do Boletim 3 será discutido e finalizado.

Dependendo da experiência dos organizadores, dos problemas que possam surgir e das distâncias das viagens, mais ou menos visitas podem ser necessárias. Além disso, o Árbitro ou o EA, vai também estar presente o durante o período preparatório, com alguns dias de antecedência, e claro, durante a competição.

O Árbitro ou o EA da IOF trabalha em capacidade honorária. Os custos de viagem do dele e de quaisquer assistentes até e a partir do local do evento são pagos pela CBO. Os custos locais durante as visitas de controle e durante os dias de evento são pagos pelo organizador ou pela Federação organizadora, de acordo com os acertos locais.

O Árbitro ou o EA não deve ser tratado pelo organizador como um convidado de honra ou VIP. Um quarto de hotel simples de mesma qualidade dos competidores e com as

mesmas refeições serão suficientes. O Árbitro ou o EA deve ser chamado o mínimo possível para fins representativos e eventos sociais.

O Árbitro ou o EA é solicitado a não divulgar qualquer informação sobre o evento até que esta seja de conhecimento geral. Isso se aplica em particular aos competidores da mesma federação do Árbitro ou EA. O Árbitro ou EA pode se reportar livremente somente à Diretoria da CBO.

45. O Árbitro Nacional – em caso de WRE

Um árbitro nacional (e seus/suas assistentes) pode ser designado pela Federação organizadora. Ele deve ter uma licença de árbitro da CBO. Ele deve ter experiência competitiva, de planejamento e de organização em grandes eventos e deve ser familiarizado com a orientação internacional. Ele age como o assistente local do EA da IOF. Usualmente ele realiza a maior parte do trabalho no terreno, por exemplo, supervisiona a verificação dos percursos e a verificação dos pontos de controle. Os árbitros nacionais ajudam e aconselham a organização em muitos detalhes, mas devem permanecer independentes desta. Eles não devem ter nenhuma outra tarefa em relação ao evento. Eles não são subordinados à Federação Estadual ou ao organizador. Os seus gastos são cobertos pela Federação Estadual ou pelo organizador, de acordo com as regras nacionais. Durante o evento o árbitro nacional está presente e age de acordo com as instruções do EA da IOF.

O árbitro nacional e seus assistentes são solicitados a não divulgar qualquer informação sobre o evento. Eles se reportam livremente ao EA da IOF ou à Diretoria Técnica da CBO, mas o EA IOF deve ser informado, sempre.

46. Controle

Cada prova individual tem que ter um árbitro cuja maior responsabilidade é confirmar que o evento está organizado com justiça e de acordo com as Regras da IOF/CBO e estas Diretrizes. O papel do árbitro para eventos locais pode variar de Federação para Federação, assim, é necessário definir algumas das tarefas que são essenciais ao árbitro de um evento da IOF ou da CBO.

Em particular, o árbitro:

* Tem que aprovar os percursos planejados, assegurando-se de que eles são justos

* Tem que aprovar cada local de ponto e sua descrição visitando a cada um deles no terreno

* Tem que aprovar os suportes dos prismas e a colocação geral de cada controle montado

* Tem que aprovar a produção dos cartões de descrição de pontos de controle

* Tem que estar presente durante todo o evento

Obs: A aprovação final, claro, fica com o EA da IOF (WRE) ou Árbitro da CBO.

47. Serviços Médicos

Com um grande número (alguns idosos) de atletas competindo, há uma óbvia necessidade de um serviço médico de alta qualidade e de rápida resposta para provisão médica em todas as provas coordenadas pela CBO. Isso é mais bem fornecido por uma organização profissional, que deve se ligar com um membro da organização do evento – o Gestor de Segurança do Evento – que é apontado para a tarefa com base em algum conhecimento e capacidade de avaliação de situações de acidente que possam surgir em uma prova de orientação e também sobre segurança do local.

O Gestor de Segurança tem que estar em serviço com a equipe médica durante as competições e no início de cada prova deve receber um mapa mostrando os percursos e os códigos dos controles e estar em contato rápido e confiável (com celular ou rádio, por ex) com o traçador de percursos para o dia, ou seu substituto (um testador de percurso, por ex). Quando algum acidente é relatado no terreno, o Gestor da Segurança ou alguém de sua equipe (ou substituto) vai levar a equipe médica e o pessoal de resgate até o local, usando um veículo adequado até o ponto mais próximo possível.

O pessoal médico deve estar preparado para atender a vários tipos de ferimento a qualquer momento, e tem que incluir no mínimo um médico que seja plenamente treinado para lidar com qualquer tipo de emergência médica. O médico precisa ser auxiliado por outras pessoas bem treinadas em primeiros socorros, e por motoristas acostumados a dirigir fora de estradas ou em trilhas ou estradas ruins.

Todos os membros da equipe médica têm que estar vestidos com roupas diferenciadas para a tarefa. Eles não devem receber outras tarefas durante a execução das provas. A equipe e seus veículos devem estar situados em um local claramente visível dentro ou ao lado da arena, com claro acesso a veículos o tempo todo.

Os veículos participantes devem incluir uma ambulância e, se possível, um veículo todo terreno (4WD) – ou um veículo apropriado para o terreno em uso. Deve também haver um veículo com equipamento e outros veículos de apoio.

Os equipamentos e os medicamentos mantidos no local devem ser adequados para lidar com todos os tipos de acidente, incluindo variadas situações de ameaça à vida, tais como parada cardíaca e punção venosa profunda.

O hospital mais próximo com um centro de tratamento intensivo deve ser informado das datas e dos horários de todas as provas, particular e especialmente, se for um CAMBOR. Isso é necessário para verificar se o hospital terá um staff para prestar atendimento nesses momentos. O Gestor de Segurança e a equipe médica têm que saber como encontrar a assistência especial extra, por exemplo, um helicóptero para evacuação, se necessário.

Para este fim, a organização deve, obrigatoriamente, enviar um ofício à Secretaria de Segurança do Estado informando sobre a realização do evento, bem como à Polícia e Bombeiros Militares da área. O árbitro deve cobrar as cópias destes ofícios.

48. Segurança

A CBO requer que os organizadores de seus eventos dêem alta prioridade a todos os temas ligados à saúde e segurança.

O Gestor de Segurança do Evento supervisiona todos os aspectos de segurança, discutindo os aspectos relevantes com os chefes de equipe apropriados.

É esperado que as precauções usuais cobrindo as situações potencialmente perigosas no terreno – por exemplo; colocação de fitas alertando sobre penhascos ou descidas muito íngremes; marcação de banhados perigosos com o símbolo apropriado no mapa – também serão aplicadas nas provas da CBO e estaduais.

Onde for possível – tanto por razões de segurança como de justiça – o movimento de veículos no terreno de competição deve ser interrompido. Em áreas de interior, um acordo deve ser feito, sempre que possível, com as autoridades locais e a polícia para fechar todas as estradas públicas na área durante a competição. Nos locais onde as estradas públicas em uso têm que ser transpostas, um acordo deve ser feito para que o tráfego seja interrompido pela polícia, em pontos de passagem determinados, enquanto os atletas estejam atravessando. Um “delegado” da orientação deve também estar presente para dar o alerta à polícia sobre a aproximação de atletas.

Todos os potenciais riscos na prova – movimento de veículos, terreno perigoso, vegetação excepcionalmente perigosa, etc. – tem que estar descritos no Boletim 3. Em particular, quando terreno urbano ou de cidade está sendo usado para provas de Sprint, o Boletim 3 deve dar uma indicação do número de veículos e de público que provavelmente os atletas vão encontrar.

As arenas de prova são usadas por um tempo relativamente curto e o número de espectadores não é muito grande, assim os riscos de segurança e de saúde que surgem devido à superlotação, más condições sanitárias, etc., são improváveis. Os materiais usados para fazer barreiras para o povo não devem possibilitar o corte por pontas de metal afiadas ou lascas de madeira. Todos os cabos elétricos devem ser enterrados, ou canalizados de maneira segura pelo ar (no mínimo 2,5m acima do chão), nos locais onde estes cruzam as entradas dos caminhos ou rotas dos espectadores e atletas. Em outros locais eles devem ser dispostos em acordo com as regras padronizadas para a segurança elétrica. Proteção adequada contra o tempo deve ser preparada para todos os equipamentos elétricos.

Sempre que possível, as rotas de pedestres e veículos próximos aos locais de entrada e estacionamentos devem ser mantidas separadas.

Tudo isso deve estar previsto no Plano de Gestão de Riscos e Segurança do Evento, que será assinado pelo Gestor de Segurança e pelo Árbitro. Uma cópia do plano deve

ser encaminhada à CBO e outra deve estar disponível na secretaria do evento para consulta dos participantes.Sem o plano, o árbitro não autoriza o início do evento.

A gestão de riscos e segurança é uma responsabilidade coletiva de todos os envolvidos na organização de um evento de orientação e seus participantes. Ao tratarmos da segurança dos nossos atletas, o assunto não pode se resumir à colocação de uma ambulância na arena, pois temos que transformar esta preocupação em uma conduta organizada e institucionalizada que atinja a todas as etapas do processo que envolve a organização de um evento de orientação, independentemente do nível (nacional, regional, estadual ou municipal). Esta preocupação deve estar presente antes, durante e depois da realização de um evento e os responsáveis pelo seu planejamento e execução devem ser claramente definidos e conhecidos.

49. Minimizando os Riscos

Em todos os estágios do planejamento do evento, os organizadores devem se preparar para enfrentar problemas inesperados estabelecendo o que fazer se, por exemplo, um integrante chave da organização se tornar indisponível por qualquer razão. Ou a permissão para o uso do Centro de Eventos for retirada, etc.

Talvez, o mais importante ponto a considerar é fazer uma avaliação de riscos em relação à perda da área (terreno) e estabelecer um plano de ação para lidar com tal perda.

Por exemplo, o organizador pode ter que escolher áreas de reserva para o caso de um (ou mais) dos terrenos escolhidos se tornem indisponíveis (danos por tempestades, fogo, retirada da permissão, etc.). Neste caso, eles têm que ser selecionados pelo organizador e aprovados pelo Árbitro ou EA em um estágio inicial e as preparações para o seu possível uso têm que ser feitas.

Os organizadores têm também que ter um plano de contingência para a possibilidade de morte na floresta. Leis e procedimentos legais relacionados a como lidar com a morte podem ser diferentes de região para região e isso precisa ser acertado com antecedência. As circunstâncias exatas da morte podem ser diferentes de evento para evento também, assim, é impossível estabelecer regras rígidas e rápidas sobre qual contingência deve ser feita.

Entretanto, os organizadores devem discutir com antecedência o que deve ser feito durante o evento no caso de uma morte e apontar alguém para assumir o caso. Diretrizes adicionais estão disponíveis com a CBO.

50. Seguro

Os organizadores devem certificar-se de que o evento está totalmente segurado. A CBO já proporciona um seguro individual para cada atleta em dia com as anuidades, mas é importante ter um seguro para o evento como um todo. A CBO pode ajudar nesta tarefa. Entre em contato.

51. Relatórios

Durante a preparação para o evento, o contato entre o organizador, o Árbitro ou EA da IOF, e a Diretoria da CBO é informal, porém válido. O Árbitro ou EA se reporta oficialmente após cada visita para a Diretoria da CBO, com uma cópia para o organizador, sobre as suas atividades e as preparações para o evento, e faz um pedido por assistência, interpretação das Regras, etc., quando necessário. A CBO pode tomar medidas administrativas até que um relatório relevante (relatório de visita ou relatório final) tenha sido submetido.

Um modelo deste relatório está disponível no site da CBO. Além disso, o relatório deve incluir a versão atual do Plano do Evento (veja seção 3).

No ano que antecede o evento da CBO, esta publica informações sobre os eventos futuros. Para este propósito, o Árbitro ou EA da IOF pode solicitar informações do organizador sobre:

* Datas e locais do evento

* Endereço e logomarca do organizador

* Outros detalhes de contato, tais como URL do website, endereços de e-mail,

etc.

Geralmente, estas informações são retiradas do boletim 1/2.

Até duas semanas depois do evento, o organizador tem que enviar o seu relatório ao Árbitro ou EA da IOF. Listas completas com os resultados e cópias dos mapas com os percursos também são enviadas para a CBO, de acordo com as Regras. Os organizadores são livres para decidir o conteúdo do seu relatório. Não é necessário incluir informações que podem ser retiradas dos boletins, das listas de partida ou das listas de resultados. Possíveis pontos de interesse para o relatório do organizador são:

* Descrição e resultados de novas ideias ou problemas;

* Comentários sobre o tipo de prova;

* Experiências com a mídia;

* Apresentação do evento na mídia;

* Comentários de competidores e pessoal da organização;

* Patrocinadores: contribuições e retorno (feedback);

* Resultado financeiro do evento; o que for conhecido até o momento;

* Reclamações, protestos e as decisões tomadas a respeito;

* Comentários sobre as Regras, as Diretrizes, a cooperação com a CBO e com o árbitro ou EA;

* Sugestões e ideias para organizadores de eventos futuros.

Com base no relatório do organizador, o Árbitro ou o EA escreve o relatório oficial do Árbitro e pode adicionar os seguintes pontos:

* uma breve descrição do trabalho;

* a opinião sobre o evento em todos os aspectos;

* problemas, pontos fortes e fracos;

* protestos e as decisões tomadas a respeito;

* ideias e sugestões;

Este relatório tem que ser enviado para a Diretoria da CBO, para o Conselho de Arbitragem da CBO e para o organizador, dentro de um mês após o evento.

52. Avaliação

Um dos papéis do Conselho de Arbitragem da CBO é avaliar a todos os eventos da CBO a fim de monitorar os seus bons, bem como os seus (esperamos que poucos) maus aspectos. A informação conseguida desta forma pode então servir de feedback para futuros organizadores por meios apropriados, um deles é este manual!

Da mesma forma que recebe os relatórios acima, a Diretoria da CBO e o Conselho de Arbitragem também ficam felizes em receber comentários específicos sobre o conteúdo destas diretrizes para que elas possam ser melhoradas e atualizadas de forma regular e nós vamos solicitar tais comentários após o evento haver finalizado.

Outra forma de avaliação é feita por meio da opinião dos competidores e nós já começamos a buscar o retorno deles logos após o final de cada evento. Uma pesquisa online sobre a satisfação dos competidores pode ser usada.

53. Provas Públicas ou Abertas

É aceitável se organizar provas públicas em conjunto com um evento da CBO, as quais são realizadas e coordenadas por uma equipe de pessoas dedicadas que não tenham responsabilidade direta com o evento oficial em si. Os competidores das provas abertas não podem, em hipótese alguma, estar nos terrenos de competição do evento oficial ao mesmo tempo em que os competidores de um CAMBOR, por exemplo. Assim, utilize uma área do CAMBOR imediatamente após uma prova deste haver terminado, ou use uma área adjacente ao mesmo tempo em que ocorrem as provas do evento principal. Quando uma prova pública é realizada após uma prova oficial, esta pode iniciar logo que possível após o fim da prova oficial. Isso é válido para organizadores que querem aproveitar a oportunidade e oferecer percursos para alunos de escolas locais, competições militares, etc.

As provas públicas recebem inscrições principalmente do pessoal que veio para apoiar os competidores do evento oficial. Eles são adultos que ainda não são veteranos,

crianças e orientistas “casuais”, bem como também alguns “experts”. Uma adequada

gama de percursos pode ser oferecida, como percursos abertos bem fáceis.

Os inscritos devem receber várias oportunidades de “seguir os passos dos orientistas experientes” por meio de um traçado de percursos apropriado e o uso da maior quantidade de terreno do evento oficial possível. Usar o terreno do evento oficial imediatamente após este, entretanto, coloca muita pressão nos organizadores da prova pública. Isso pode ser aliviado se vários dos pontos de controle forem os mesmos.

As provas públicas podem ser uma fonte significativa de recursos financeiros para organizador e deve-se dar a maior atenção possível a todos os níveis inscritos e oferecer um programa atrativo para as provas a preços razoáveis, com boa publicidade e um período de encerramento de inscrições bem próximo ao início do evento oficial e um sistema de inscrições online com pagamento com cartão de crédito. Inscrições para cada dia de forma individual também devem ser oferecidas, no mínimo para um pequeno número de percursos que cubram uma diversidade de categorias e distâncias de percursos.Eventos abertos podem, inclusive, ter inscrições no dia de sua realização.

Apêndice 1: A Convenção de Leibnitz

MELHORIA DA QUALIDADE DOS EVENTOS E A ORIENTAÇÃO NA TV E INTERNET

Nós, membros da IOF, participando da 20ª Assembleia Geral da IOF em Leibnitz, Áustria, em 04 de agosto de 2000 declaramos que:

"É de decisiva importância melhorar o perfil do esporte e promover a disseminação da Orientação a mais pessoas e novas áreas e obter autorização para a participação da Orientação nos Jogos Olímpicos”.

Os principais veículos para este fim são:

• organizar eventos de Orientação atrativos e estimulantes que sejam de alta qualidade para os competidores, organizadores, espectadores, patrocinadores e parceiros externos;

• tornar os eventos IOF atraentes para a TV e para a Internet

Para tanto, devemos focar em:

• aumentar a visibilidade do nosso esporte através da organização de nossos eventos mais perto de onde as pessoas estão;

• tornar os nossos centros de eventos mais atraentes, dando maior atenção ao design e a qualidade das instalações;

• melhorar a atmosfera dos locais de eventos e também o estímulo aos participantes, fazendo as partidas e chegadas nos mesmos locais;

• aumentar a cobertura da TV e de outros meios nos assegurando de que nossos eventos ofereçam mais e melhores oportunidades para produzir programas esportivos emocionantes;

• aprimorar os serviços da mídia através do melhor atendimento das necessidades de seus representantes (em termos de instalações para comunicação, acesso aos atletas na partida/chegada e também na floresta, informação intermediária contínua, comida e bebidas, etc).

• dar mais atenção à promoção de nossos patrocinadores e parceiros externos ligados aos eventos da IOF;

“Nós, membros da IOF, esperamos que estas medidas sejam consideradas por todos os futuros organizadores de eventos da IOF.”

Apêndice 2 – Sugestão de Descrição das Tarefas do Gestor de Segurança do Evento – Deve ser lido em conjunto com o

PLANO DE GESTÃO DE RISCO E SEGURANÇA EM COMPETIÇÕES

Disponível no site da CBO – na aba “Segurança”

xxxxx://xxx.xxx.xxx.xx/xxxxxxx?xxxxxxxxXxxxxx

Descrição das Tarefas
Título	Gestor de Segurança do Evento
Tarefas	Assegurar que as medidas adequadas tenham sido colocadas em andamento para que o evento de orientação seja razoavelmente praticável e que esteja em consonâncias com as Regras, Diretrizes e Procedimentos de Segurança de Eventos.
Designação e Comunicações	- Apontado pelo Coordenador do Evento ou pelo Organizador do Evento (provas de um dia). - Não ode ser combinado com outras funções exclusivas. - Pode ser apontado na base de um por dia se o evento for de vários dias. Reporta-se ao coordenador/organizador do evento. - Participa das reuniões de coordenação do evento. - Recebe treinamento em avaliação de riscos e assuntos de segurança de crianças e adultos vulneráveis a serem ofertados por órgãos de segurança pública (quando viável) - Contata o Diretor Técnico da CBO para receber orientações sobre temas de segurança em eventos. - Tem que possuir celular ou rádio durante o evento. - Participa de reuniões no local do evento. - Aponta e prepara uma segunda pessoa para substituí-lo no dia do evento, caso seja necessário.
Tarefas antes do evento	- Visita todas as áreas do evento, os estacionamentos e os locais de prova o mais previamente possível. - Prepara um plano de segurança para cada dia. - Trabalha em conjunto com os organizadores e traçadores de percurso para realizar uma avaliação de riscos para cada dia de competição. - Revisa a avaliação de riscos regularmente. - Busca contato, agenda e orienta os serviços apropriados de Primeiros Socorros/Atendimento Médico/Resgate. - Participa de reuniões no local com o organizador/traçador/coordenador do evento. - Liga-se com a polícia e outras agências no que diz respeito ao gerenciamento de tráfego, sinalização, fluxo de tráfego, travessia de estradas/rodovias e acessos de emergência para

			saída/entrada na área de competição. - Identifica áreas de risco no que concerne a crianças e pessoas vulneráveis e orienta sobre o uso de policiais e outras medidas similares. - Orienta a política de fotos para o programa. - Orienta o organizador da prova do dia sobre a distribuição de rádios e protocolo para comunicações de emergência. - Reúne os detalhes para contatos de emergência e mantém uma lista sobre eles, particularmente sobre a capacidade dos hospitais da região. - Orienta o diretor administrativo sobre as necessidades de material – sinalização, coletes refletivos, fita zebrada de segurança, protetores de cabeamento, etc. - Ajusta com o organizador da prova do dia o local para a ambulância e o posto de primeiros socorros. - Liga-se como o chefe da equipe de estacionamento sobre a rotas para saída de emergência.
Tarefas evento	durante	o	- Assegura-se de que a ambulância e a equipe de primeiros socorros estão no lugar correto e mantém contato permanente com eles durante o dia de prova. - Fornece à equipe de primeiros socorros os mapas, os números dos contatos de emergência, as chaves das porteiras e outras informações essenciais. - Distribui a lista de contatos de emergência para o pessoal chave do evento. - Gerencia a situação de qualquer criança perdida/abandonada que esteja esperando pelos pais/responsáveis na área de chegada. - Participa como membro da equipe de gerenciamento de crises. - Toma notas e preenche os formulários de acidente/incidente conforme necessário. - Confirma com o organizador da prova do dia se todos os competidores fizeram a leitura ou compareceram à chegada e se a área de prova está livre de atletas. - Posiciona e libera a equipe de primeiros socorros. - Tem disponível um plano de resgate de acidentados/feridos/ atletas perdidos. - Lidera a operação de busca e resgate conforme necessário.
Tarefas evento	após	o	- Devolve todo o equipamento sob sua responsabilidade. - Registra os relatórios sobre qualquer acidente/incidente. - Revisa os planos de primeiros socorros e segurança e faz recomendações para eventos futuros. - Apresenta quaisquer despesas extraordinárias e notas fiscais prontamente.

Apêndice 3 – Extratos do Relatório de um EA da IOF

Locais dos Pontos de Controle e a sua Descrição

Eu visitei uma boa quantidade de pontos de controle no terreno com os árbitros locais. Nós concordamos em uma variedade de princípios, alinhados com as regras da IOF, que fizemos circular entre os traçadores e os árbitros.

* Nenhuma dúvida nos locais dos pontos – especialmente a distância entre os locais de pontos no terreno. As regras e a diretrizes para as provas de Sprint (nenhum detalhe do terreno a menos de 15m, nenhum detalhe similar ou similar na aparência num raio de 30m) foram seguidas estritamente – e preferencialmente usando 20/40m na prática. Se houvesse dúvidas, removeríamos um dos controles, mesmo que isso sobrecarregasse um controle próximo. O mesmo se aplicou para as provas de longa distância (nenhum detalhe do terreno a menos de 30m, nenhum detalhe similar ou similar na aparência num raio de 60m), preferencialmente usando 40/70m.

* Nenhum controle em buracos, onde um competidor picotando um ponto fosse significativamente mais visível a um atleta se aproximando do que o seria se não houvesse ninguém no local, ou onde o acesso até ou a partir do controle fosse difícil. Nestes casos o prisma seria posicionado na extremidade ou do lado do detalhe do terreno – nós consideramos uma diversidade de exemplos.

* Nenhum ponto seria escondido pela vegetação verde, lembrando que o terreno é mais visível agora (março) do que será em agosto.

* Nenhum prisma seria colocado bem colado a detalhes como pedras e pequenos penhascos – teria que haver espaço entre o prisma e o detalhe do terreno.

* Evitaríamos os locais “sem saída” estreitos nas provas de Sprint para prevenir colisões e levaríamos em consideração o número, a idade e a direção dos competidores usando rotas com acesso estreito, por exemplo; longos lances de escada.

* Descrição dos pontos da prova de Sprint: se o ponto está próximo a um limite intransponível, o melhor é representá-lo com um objeto intransponível, com a descrição dando o local do controle relativamente ao limite. Para pequenos detalhes (árvores, fontes, pedras) os círculos devem ser centralizados no detalhe, com a descrição fornecendo o lado do detalhe. Para controles em limites e em cantos de limites, o círculo deve ser deslocado levemente, para mostrar em que lado do limite o ponto está, o que é reforçado pela descrição. As descrições devem ser consistentes – exemplo: não usar “ao pé” para muros ou edificações.

Pensamentos deixados aos futuros árbitros:

* Devido ao número de percursos e provas, o volume de verificações necessárias imediatamente antes do prazo final da impressão é enorme (mais de 100 percursos e descrições).

* É vital estabelecer princípios adiantadamente (veja acima). Caso contrário, é difícil garantir que eles serão colocados em prática.

* Linhas de comunicação e responsabilidade devem ser acordadas bem no início. Um evento desta escala significa que o árbitro tem que verificar a maioria das coisas por amostragem e tem de depender muito do conhecimento do Árbitro local e dos auxiliares do dia. É provável que seja mais importante que você eduque os árbitros do que eles venham consultá-lo mais tarde.

Apêndice 4 – CHECK-LIST para ORGANIZADORES E ÁRBITROS na

organização de eventos de orientação

1. INTRODUÇÃO

A finalidade do CHECK-LIST é nortear as principais ações de organizadores, árbitros e outros envolvidos na organização de eventos de orientação, adotando uma sistemática padronizada de forma a garantir que todas as diretrizes sejam observadas e executadas dentro do tempo previsto no Plano do Evento, seguindo as regras da IOF e CBO, garantindo eventos dentro dos padrões exigidos, propiciando cada vez mais um desenvolvimento da modalidade orientação de forma profissionalizada.

2. I FASE - APRESENTAÇÃO DE CANDIDATURA (em até 3 (três) anos antes do evento)

CBO= Apresenta o calendário de eventos futuros e leva para a apreciação dos candidatos na Conferência das Federações anualmente.

Assim que aprovada a Candidatura, a CBO nomeará o árbitro e assistentes para o referido evento, sendo o organizador responsável por acatar as determinações do(s) árbitro(s) e eventuais descumprimentos de ordens e regras, incorrerão em multa por determinação não cumprida, conforme previsto em contrato firmado para cada evento.

Organizador= (Clube/Federação) apresenta a sua candidatura para a organização de um evento de orientação conforme padronizado no anexo F das ROP, encaminhado para a Diretoria Técnica a CBO.

Obs: Ao apresentar uma candidatura para organização de um evento de orientação o organizador já deve ter feito estudo preliminar de condições de execução onde já foram levantados os seguintes itens: Áreas (Evento modelo, Revezamento, Sprint, Longo, Médio e Perc. Precisão) compatíveis com as exigências técnicas necessárias, inclusive com áreas reservas, estruturas, apoiadores, datas, locais, pessoal especializado para formar a equipe de trabalho e estudos de viabilidade econômica e técnica.

A apresentação de candidatura será em até um mês antes da Conferência das Federações 3 anos antes do ano pretendido.

3. II - FASE - 1ª VISITA DO ÁRBITRO (em até 1 (um) ano e meio antes do evento)

Neste período serão feitos contatos entre árbitro e organizador para definição de melhor época para a realização da primeira visita.

O organizador começa a criar todo o desenvolvimento do evento através do Plano do Evento com todas as atividades a serem seguidas que serão supervisionadas pelo árbitro em suas visitas. Este documento pode ser desenvolvido em conjunto (árbitro/organizador) para que se tenha a máxima efetividade.

O planejamento do Plano do Evento cobre o desenvolvimento de todos os trabalhos associados ao evento, devendo ser planejado levando em conta os padrões a serem atingidos para cada atividade bem como de prazos a serem cumpridos

Com um Plano do Evento bem planejado, será possível acompanhar como está o andamento de todas as atividades, podendo a qualquer momento direcionar especial atenção a pontos mais sensíveis, determinando ações para solucionar os problemas em tempo suficiente ou evitar que os mesmos ocorram.

Em cada fase serão observados os procedimentos através de um cheklist, para facilitar o controle:

CHEKLIST dos Elementos envolvidos na 1ª Visita:

1. CBO

Item	Descrição	Situação	Observações
01	Passagens arbitragem	ok	Diretor Financeiro
02	Orientações de Técnicas	ok	Conselho de Arbitragem/Diretor Técnico
03

2. Árbitro/Organizador

Item	Descrição	Situação	Observações
01	Agenda 1ª Visita: -Árbitro e organizador em comum acordo organizarão uma agenda para a 1ª visita contendo datas, locais, participantes e todas as atividades que serão desenvolvidas.
02	Plano do Evento: O Organizador deverá apresentar um Plano do Evento detalhando todas as atividades do evento com prazos e funções definidos até o dia do evento. O documento finalizado tem que ser assinado e datado pelo organizador e pelo Árbitro. É importante atualizar o Plano de Evento após cada visita e ou alteração necessária.		O Plano de evento deve ser desenvolvido pelo Organizador e com participação do árbitro.
03	Reunião com a Comissão Organizadora: Apresentação do evento, nome de todos os integrantes e discutidas cada função: -Diretor geral do evento - Diretor técnico; - Traçador(es) de Percursos; - Mapeador(es); - Gestor de segurança; - Diretor Administrativo; - Secretaria; - Gerente de logística; - Gerente de mídia e marketing; - Gerente Financeiro;
	Visita as áreas de Competição:		-Total atenção na escolha das
	-O árbitro juntamente com Diretor Geral do Evento,		áreas para que estas atendam
	Diretor Técnico e Mapeador, farão a visita de todas as		as especificidades técnicas
	áreas onde serão analisados e discutidos todos os		exigidas para os percursos
	aspectos sobre viabilidades, formas de mapeamento		previstos.
	etc., escalas conforme regra 87 e 88 das ROP;		-Troca de ideias com o
04	-área Evento Modelo;		mapeador para ver formas de
	-área Percurso Sprint;		mapeamento, uso de técnicas
	-área Percurso Revezamento;		para cada tipo de terreno,
	-área Percurso longo;		mapa base ou imagem
	-área Percurso Médio;		Google, simbologias conforme
	-área Percurso Precisão;		regras, características
	-áreas reservas;		especiais do terreno e

	-Planejamento de Partidas, Chegadas, área de aquecimento, área de quarentena atletas WRE, arenas, acessos, estacionamentos.		vegetação etc..
05	Visita a todas as áreas de: -Acantonamento -Hospedagem -Secretaria, Cerimônias e proprietários de áreas.
06	Licenças/Contratos: -Autorização legal perante os órgãos públicos para a realização do evento; -Autorização para o uso das áreas a serem utilizadas nos eventos e das garantias necessárias para a reparação de eventuais danos causados ao patrimônio de seu(s) proprietário(s) da(s) área(s); -Apoiadores; -Contrato de prestação serviços com mapeador(es); -Contrato de prestação serviços com outros prestadores de serviços.
07	Divulgação e Inscrição: -Boletim Informativo n° 1(Convite):Informações claras e específicas atentando para os prazos e observações conforme regra 49 das ROP, para que assim que findada a visita e autorizado pelo árbitro seja publicado; -Publicidade para atrair pessoas (informativos, Facebook, vídeos, camisetas do evento...); -Contato com Mídias; -Confecção da Logo do evento; -Prazos(1°, 2° e 3°) e valores das inscrições.
08	Planejamento orçamentário: -Antes da publicação do Boletim Nº 1, o organizador apresentará a CBO uma planilha detalhando os valores que serão pagos aos prestadores de serviços, valores das inscrições e as datas propostas para o encerramento de cada um dos prazos. Ao realizar este orçamento o organizador deverá ser conservador ao estimar o número de participantes.
09	Logística -Equipamentos e materiais suficientes para a montagem de toda a infraestrutura de um evento de orientação; -Pessoal suficiente para a realização do evento; -Todo o material necessário para cada equipe envolvida cujo empréstimo ou aquisição deverá ser planejado na III fase; - O material deverá estar disponível com antecedência para as equipes evitando aquisições às vésperas para não haver prejuízos no trabalho; -Planejamento de comunicação da equipe organizadora; -Planejamento de transporte e apoio para atletas; -Planejamento de Transporte de pessoal e material envolvidos; -Hidratação (águas, frutas, energéticos...); -Alimentação (disponibilidade, valores), para atletas; -Alimentação, para equipe de trabalho; -Material para Sinalização e identificação; -Uniforme Personalizado para equipes de trabalho.

4. III FASE - O ORGANIZADOR INICIA OS TRABALHOS (em até 1 (um) anos antes do evento)

Após a 1ª vista do árbitro da CBO e aprovação de continuidade dos trabalhos, o organizador começa a desenvolver as atividades conforme Plano do Evento desenvolvido para a construção de um evento de grande porte.

Neste momento começam os trabalhos de divulgação, onde o organizador se empenhará para usar todos os recursos de mídia disponíveis para fomentar o marketing do evento e a CBO disponibilizará um site oficial para este.

Assinatura de CONTRATO DE ORGANIZAÇÃO DE EVENTO entre a CBO e Organizador, estabelecendo os principais procedimentos a serem adotados.

Levantamentos sobre necessidade de todo o material a ser utilizado no evento (secretaria, partida, chegada, apuração, balizamento...). Planejar aquisição daqueles não disponíveis lembrando que o evento é uma ótima oportunidade para deixar um legado para o desenvolvimento da instituição tanto em experiências como em aporte de materiais.

5. IV FASE - 2ª VISITA DO ÁRBITRO (em até 6 (seis) meses antes do evento)

Neste período o Árbitro retorna ao local para verificações de todo o trabalho realizado até o presente momento orientado pelo Plano do Evento.

Os mapas devem ser apresentados ao árbitro com um mínimo de até 6 meses de antecedência para a abertura das inscrições do evento, que fica condicionada a apresentação do mapa 100% finalizado, devendo esta ser somente por meio do SISCBO. Eventuais exceções, somente após prévia autorização da CBO. O não atendimento desta exigência constituirá causa de rescisão contratual, conforme previsto no contrato de organização de evento. O árbitro poderá solicitar ajustes no mapa após esta data.

Por ocasião da segunda visita do árbitro serão desenvolvidas as seguintes atividades conforme orientações a seguir:

CHEKLIST dos elementos envolvidos:

1. CBO

Item	Descrição	Situação	Observações
01	Passagens arbitragem		Diretor Financeiro
02	Orientações de Técnicas		Conselho de Arbitragem/Diretor Técnico
03	Abertura das Inscrições		CBO
04	Publicação de documentos		CBO
05

2. ÁRBITRO/ORGANIZADOR

Item	Descrição	Situação	Observações
01	Agenda 2ª Visita: -Árbitro e organizador em comum acordo organizarão uma agenda para a 2ª visita contendo datas, locais, participantes e todas as atividades que serão desenvolvidas.

02	Plano do Evento: -O Plano do Evento está sendo seguido; -Todos estão cientes de todas as tarefas e documentos que regem as normas a serem seguidas; -O diretor Geral do Evento possui o controle de pessoal e atividades; -O Planejamento orçamentário está sendo seguido.
03	Reunião com a Comissão Organizadora: Apresentação do evento, nome de todos os integrantes e discutidas atribuições de cada função: -Diretor Geral do evento - responsável pelo evento; Comissão Técnica -Diretor técnico; -Traçador(ES) de percursos; -Mapeador(es); -Controlador de partida; -Controlador de chegada; -Gerente de arena; -Assistência médica e resgate; -Estacionamento e acessos; -Controlador de apuração; -Gestor de segurança; Comissão administrativa -Diretor administrativo; -Secretário com mais quatro auxiliares; -Gerente de logística, -Gerente de mídia e marketing, -Tesoureiro; -Assistente de cerimônia; -Assistente de hospedagem e transporte; -Assistente de comunicações; -Assistente de informática; -Equipe de exame antidoping.		Todos da Comissão Organizadora devem conhecer todas as funções inerentes ao evento. Assim teremos além de eficácia nas informações aos participantes, também eficiência nos resultados dos trabalhos da equipe organizadora. Além disso facilitará no caso de necessária mobilização de membros da equipe.
04	Visita as áreas de Competição: O árbitro juntamente com Diretor Geral do Evento, Diretor Técnico, Mapeador(es) e traçador(es), farão a visita em todas as áreas para a verificação dos trabalhos desenvolvidos: -Ajustes finais do mapeamento; -Traçado dos percursos (local dos controles, pontos de ataque, etiquetas, ajustes finos nas áreas de ponto); -Pontos críticos para a segurança; -Postos de hidratação; -Definição de Partidas e Chegadas; -Definição das arenas; -Área de aquecimento; -Área de quarentena atletas WRE; -Acessos e estacionamentos.		Observações importantes do mapeamento: -Regras ISOM/ISSOM; -O nível de generalização; -A facilidade de leitura; -Como as formas do terreno foram desenhadas; -Como foram utilizadas as curvas auxiliares; -Como está demonstrada a velocidade de deslocamento; -Como estão demonstradas as áreas abertas e semi abertas; -Classificação das trilhas e estradas; -Como o mapa foi desenhado no OCAD (importante para a impressão especialmente a sobreposição de cores e na escala 1:15.000.
05	Traçado dos Percursos:

	-Conferência de todos os percursos; -Atendem as exigências físicas e técnicas; -Testados para ficarem dentro do tempo previsto; -Conferência dos percursos e grupos de categorias.
06	Mapas: - Evento Modelo; - Percurso Sprint; - Percurso Revezamento; - Percurso longo; - Percurso Médio; - Percurso de Precisão; -Previsões para impressão dos mapas; -Como e onde será feita a impressão, proteção, qual material, valores e técnica utilizada; -Conferencia de generalização, legibilidade e legendas do mapa; -Tipos de escalas utilizados para as categorias e percursos conforme regras 86 e 87 das ROP.		Deve ser apresentado ao árbitro mapa de igual qualidade a ser usado durante o evento para uma melhor avaliação.
07	Partidas: -O Controlador de partida está no controle de toda a missão da equipe e conhecedor do funcionamento das especificidades atinentes a aquele setor; -Orientações gerais; -Planejamentos; -Equipe está sendo treinada e sabe como lidar com situações que fogem ao padrão; -Material necessário para montagem de toda partida; -Proteção em caso de mau tempo.
08	Chegadas: -O Controlador de chegada está no controle de toda a missão da equipe e conhecedor do funcionamento das especificidades atinentes a aquele setor; -Orientações gerais; -Planejamentos; -Equipe está sendo treinada e sabe como lidar com situações que fogem ao padrão; -Material necessário para montagem de toda chegada; -Proteção em caso de mau tempo; -Apuração paralela.
09	Divulgação e Inscrição: -Boletim Informativo n° 2:Informações corretas, claras e objetivas, atentar para os prazos e observações conforme regra 49 das ROP; -Publicidade para atrair pessoas (informativos, Faceboock, vídeos, camisas do evento...); -Contato com Mídias; -Prazos e valores das inscrições; -Publicidade para atrair pessoas; -Quais benefícios serão apresentados para atrair maior número de participantes.
10	Apuração: -Pessoal capacitado; -Possui todo o material necessário; -Programas a serem usados; -Espaço adequado; -Evitar filas; -Visualização de resultados parciais e finais.
11	Visita e definição de todas as áreas de: -Acantonamento; -Hospedagem; -Secretaria; -Cerimônias; -Estacionamentos.
12	Licenças/Contratos:

	-Autorização legal perante os órgãos públicos para a realização do evento; -Autorização para o uso das áreas a serem utilizadas nos eventos e das garantias necessárias para a reparação de eventuais danos causados ao patrimônio de seu(s) proprietário(s) da(s) área(s); -Contrato de prestação serviços com mapeador(es); - Contrato de prestação serviços com apurador(es); - Contrato de prestação serviços com outros.
13	Logística -Equipamentos e materiais suficientes para a montagem de toda a infraestrutura de um evento de orientação; -Pessoal suficiente para a realização do evento; -Todo o material necessário para cada equipe envolvida cujo empréstimo ou aquisição foi planejado na III fase, deverá estar disponível com antecedência para as equipes evitando aquisições às vésperas para não haver prejuízos no trabalho; -Planejamento de comunicação da equipe organizadora; -Planejamento de transporte e apoio para atletas; -Planejamento de Transporte de pessoal e material envolvidos; -Hidratação (águas, frutas, energéticos...); -Alimentação (disponibilidade, valores), para atletas; -Alimentação, para equipe de trabalho; -Material para Sinalização e identificação; -Uniforme Personalizado para equipes de trabalho.
14	Segurança: -Planejamento do Plano de Segurança; -Gestor de Segurança atuando conforme procedimentos previstos que garantam a segurança geral do evento.
15	Arenas: -Proporcionam visibilidade ao esporte; -Partida; -Chegada; -Assistência geral; -Tribuna de autoridades; -Entretenimento; -Alimentação; -Mídia; -Estacionamento; -Saúde; -Área de exame antidoping; -Área de aquecimento; -Área de quarentena Elites; -Mural de avisos e resultados; -Previsão em caso de mau tempo; -Banheiros/chuveiros disponível e suficiente.
16	Premiação: - Confecção; -Quantidades/Qualidade; -Cerimônias de Premiação; -Locutor (Speaker) adequado; -Cumprimento dos horários; -Disponível pesquisa de custos e modelos da premiação para evitar preços elevados praticando assim o princípio da economicidade e controle de qualidade.

6. V - FASE - O EVENTO

O evento é a consequência de um trabalho profissionalizado realizado seguindo o que foi delineado no Plano do Evento, sendo que o sucesso é dependente de ações desenvolvidas de maneira correta até o presente momento. Nesta fase é necessária toda a atenção dos elementos envolvidos para que tudo que foi planejado aconteça da melhor maneira possível.

A divulgação do Boletim n° 3 conforme a Regra 49 das ROP dentro do prazo com todas as informações julgadas importantes para este.

Na chegada do árbitro na semana em que antecede o evento deverão ser feitas averiguações finais conforme orientações a seguir:

CHEKLIST dos elementos envolvidos:

1. CBO

Item	Descrição	Situação	Observações
01	Passagens arbitragem	ok	Diretor Financeiro
02	Orientações de Técnicas	ok	Conselho de Arbitragem/Diretor Técnico
03	Publicação de documentos site		Equipe CBO
04	Publicações de Resultados		Equipe CBO
05	Nomeação dos integrantes do Júri Técnico		Conselho de Arbitragem

2. ÁRBITRO/ORGANIZADOR

Item	Descrição	Situação	Observações
01	Plano do Evento: -Todos os trabalhos foram desenvolvidos conforme o Plano e dentro dos prazos e exigências; - Todas as tarefas determinadas a todos os elementos envolvidos; -Sorteio da ordem de partida dos atletas conforme as regras vigentes; -Cronograma de atividades que faltam serem desenvolvidas.
02	Reunião com a Comissão Organizadora: Acertos dos últimos detalhes e atribuições de cada função, verificar se todos estão cientes de regras, documentos e todas as tarefas para o desenvolvimento das atividades: -Diretor Geral do evento - responsável pelo evento; Comissão técnica -Diretor técnico; -Controlador de partida, com (4 ou 5) auxiliares; -Controlador de chegada com mais 5 auxiliares por funil; -Gerente de arena; -Assistência médica e resgate; -Estacionamento e acesso com mais três auxiliares; -Controlador de apuração; -Gestor de segurança; Comissão administrativa -Diretor administrativo; -Secretário com mais 4 auxiliares; -Gerente de logística; -Gerente de mídia e marketing;

	-Tesoureiro; -Assistente de cerimônia; -Assistente de hospedagem e transporte; -Assistente de comunicações; -Assistente de informática; -Equipe de exame antidoping.
03	Áreas de Competição: - Ajustes finais nos Mapas(em até 1 mês antes); -Traçado dos percursos todos revisados, testados e aprovados; -Pontos etiquetados; -Pontos mobiliados; -Todos os pontos visitados antes de cada prova; -Postos de hidratação; -Equipes de segurança; -Bases acordadas; -Controladores para segurança dos pontos.
04	Mapas: - Evento Modelo; - Percurso Sprint; - Percurso Revezamento; - Percurso longo; - Percurso Médio; - Percurso Precisão; -Impressão dos mapas em até 8 dias antes do evento, -Conferência geral: quantidades, qualidade de impressão, proteção, legendas, simbologias, escalas, legibilidade do mapa, descrição dos controles de todos os pontos e separação para cada grupo de percursos, logomarcas.
05	Partidas: -O Controlador de partida está no controle de toda a missão da equipe e conhecedor do funcionamento das especificidades atinentes a aquele setor; -Passar orientações finais a todos da equipe; -Equipe treinada e sabe como lidar com situações que fogem ao padrão, -Todo o material necessário está disponível e em condições; -Previsão em caso de mau tempo; -Mapas conferidos, quantidades e locais certos; -Sinaléticas conferidas, quantidades e locais certos; -Balizamentos/Isolamentos; -Controle de partidas dos atletas no funil; -Listas de Partidas; -Horário visível; -Sincronização dos cronômetros a serem utilizados; -Área de aquecimento; -Área de quarentena Elites (WRE); -Toda equipe pronta com funções definida sem até 1 hora antes.
06	Chegadas: -O Controlador de chegada está no controle de toda a missão da equipe e conhecedor do funcionamento das especificidades atinentes a aquele setor; - Passar orientações finais a todos da equipe; -Equipe treinada e sabe como lidar com situações que fogem ao padrão, -Todo o material necessário está disponível e em condições; - Proteção em caso de mau tempo; -Apuração paralela; -Toda equipe pronta em até 1 hora antes.

07	Apuração: -Espaço adequado; -Bases sincronizadas; -Evitar filas; -Visualização de resultados (TV ou projeção); -Publicação de resultados o quanto antes no site oficial CBO. O apurador após a aprovação Xxxxxxx será o responsável por enviar os mesmos aos responsáveis pela publicação, no site da CBO.
08	Áreas do Evento: -Acantonamento; -Hospedagem; -Secretaria; -Cerimônias; -Estacionamentos.
09	Boletim Informativo nº 3 até uma semana antes -Atendem as exigências das Regras; -Divulgação dentro dos Prazos; -Listas de partidas; -Croquis; -Informações relevantes.
10	Logística -Pessoal suficiente para cada atividade do evento; -Equipamentos e materiais suficientes para a montagem de toda a infraestrutura de um evento de orientação; -Todo o material necessário para cada equipe envolvida cujo empréstimo ou aquisição foi planejado na III fase, está disponível com antecedência para as equipes; -Controle de todo o material do evento; -Uniforme Personalizado para as equipes de trabalho; -Comunicação da equipe organizadora; -Transporte e apoio para atletas; -Transporte de pessoal e material envolvidos; -Hidratação(água, frutas, energéticos...); -Alimentação(disponibilidade, valores), para atletas; -Alimentação, para equipe de trabalho; -Material para Sinalização e identificação.
11	Secretaria: -Toda a equipe pronta em condições; -Horários e locais de funcionamento a conhecimento de todos; -Deverá haver uma Secretaria fixa no Centro de Eventos e uma Secretaria móvel, presente em todas as Arenas; -Material adequado e necessário, incluindo todos os regulamentos e formulários atinentes ao evento, bem como o contato com toda a Comissão Organizadora e com o Júri Técnico.
12	Segurança: -Plano de Segurança publicado junto ao boletim 3, e enviado ao Diretor Técnico CBO; -Toda a equipe pronta em condições de ação nos diversos locais conforme plano.
13	Arenas: -Proporcionam visibilidade ao esporte; -Partida em local e posicionamento adequado; -Chegada em local e posicionamento adequado; -Assistência pode acompanhar pontos de mídia e fica em local abrigado de sol e mau tempo; -Tribuna de autoridades; -Entretenimento; -Alimentação; -Mídia; -Estacionamento; -Saúde;

	-Área de exame antidoping; -Mural de avisos e resultados; -Previsão em caso de mau tempo; -Banheiros/chuveiros disponível e suficiente; -Croquis para se chegar a todos os lugares do evento.
14	Premiação: - Quantidades/Qualidade; -Cerimônias de Premiação; -Locutor (Speaker) adequado; -Cerimônia de Passagem Bandeira CBO a próxima entidade organizadora; -Total atenção para a agilidade e cumprimento de horários.
15	Júri Técnico -Nomeação dos integrantes pelo conselho de arbitragem CBO no Bol 3; -Local de reuniões; -Documentação necessária.
16	Congresso Técnico: -Local e horário; -Assuntos relevantes e objetivos; -Cumprimento de horários.
17	Hidratação: -Espaço adequado -Evitar filas -Quantidade de água e frutas suficientes -Sombra para repouso

7. VI - FASE - APÓS EVENTO

CHEKLIST Final:

Item	Descrição	Responsável	Observações
01	Desmobilização geral do Evento	Equipes da Organização
02	Publicação de Resultados no site CBO	Árbitro, Apurador e CBO
03	Fechamento Financeiro	Diretor Geral, Tesoureiro
04	Relatório Diretor Geral	Diretor Geral
05	Relatório Árbitro	Árbitro
06	Relatório Final Diretoria Técnica CBO	Diretor Técnico CBO
07	Agradecimento a Colaboradores

8. Observações especiais:

8.1- O Plano de Gerenciamento de Riscos e Segurança, do evento deve ser enviado, como anexo do Boletim 3, ao Árbitro e ao Diretor Técnico da CEDENTE, o qual deverá ser do conhecimento de todos os envolvidos no evento e, em especial, das pessoas responsáveis para atender às situações de emergência. O responsável pelo Plano de Gerenciamento de Riscos é obrigado a exercer de forma exclusiva esta tarefa (não pode participar como atleta ou exercer outra função paralela).

8.2- Planejamentos de arenas de orientação: Precisamos melhorar as arenas de nossos eventos para aumentar a visibilidade ao esporte, deixando os centros dos eventos mais atraentes, dando maior atenção ao desenho e à qualidade das instalações e estruturas montadas para que todos que venham ao evento sejam estes atletas, espectadores e ou equipe organizadora, desfrutem de um lugar agradável.

Alguns pontos importantes a serem observados nesta escolha:

- Em eventos de grande porte há uma necessidade de se avaliar a logística, como por exemplo, aproveitar estradas, acessos, energia, instalações etc.;

-Se o layout da prova permitir, um ponto de mídia, um ponto de espectadores, uma “passagem visível” ou uma passagem pela área de chegada devem ser providenciadas (não precisa ver o atleta picotar).

- Escolher o melhor local da arena, como se fosse um teatro, esta não deve ser muito grande e se possível o público deve ficar mais elevado de onde estão passando e chegando os atletas para facilitar a visibilidade;

- Possibilidade de se realizar mais de uma prova para uma mesma arena;

- Estacionamento o mais próximo possível, caso não seja possível, prever transporte para os atletas em deslocamentos acima de 2,0 Km;

- Lembrar que o local da arena é para os expectadores, a floresta é somente para os atletas;

- Aumentar a cobertura da TV e de outros meios assegurando de que nossos eventos ofereçam mais e melhores oportunidades para produzir programas esportivos emocionantes. Precisamos nos preparar para receber a mídia, transmitir em linguagem simples e clara para tornar a modalidade atraente aos olhos de quem a não conhece;

- O pódio deve ser preparado com a grandeza de nossa modalidade, dando boas condições para a assistência e evidenciando autoridades, patrocinadores, colaboradores e proporcionando boas imagens;

- O uso do mesmo mapa (área) para duas provas do CAMBOR, por ex: média e longa distâncias, deve ser evitado, embora mapas que tenham, áreas de chegada comum são perfeitamente aceitáveis;

-Planejar que a Partida e a Chegada estejam próximas e ambas na Área de Concentração. Eventualmente, isso não é possível. Uso de Pré-partida.

8.3 - O Árbitro deverá ser o Conselheiro do Organizador em todas as decisões tomadas, e deve trabalhar em conjunto com o traçador de percursos e com o mapeador;

8.4 - O árbitro e Diretor Geral reunir todo o pessoal da Organização antes do evento (1 ou 2 dias) fazendo uma revisão no checklist de todas as funções, passando função por função, para que se aparecerem falhas, ainda haverá possibilidades de reajuste;

8.5 - Após cada visita, o árbitro deve escrever um relatório com todas as informações do trabalho desenvolvido, sendo que este deve ser dado à máxima atenção e não o simples fazer por fazer;

8.6 - Os eventos devem manter os três Boletins disponíveis no site da CBO, pois nem todas as informações contidas no Boletim 1 estão no 2 e 3, evitando problemas de falta de informações do Boletim 1 e 2 que se fizeram necessárias e não estavam disponíveis no Boletim 3;

8.7 - A CBO está inserindo junto ao contrato que faz com os organizadores, novas exigências para que tenhamos mais garantias de que os eventos serão realizados dentro dos padrões previstos;

Apêndice 5 - Plano do Evento:

O modelo a ser seguido pelo árbitro e organizador definido por ocasião da 1ª visita deve constar no mínimo as informações abaixo descritas:

(Atualizado em )

Ord	Prazo		Atividade	Obs
	Inicio	Fim
1			Candidatura
2			Definição da data do Evento juntamente com a CBO
3			Definição da Equipe Organizadora
4			Escolhas das áreas
5			Visitas a apoiadores, proprietários e autoridades locais
			Definição de Mapeadores
			Definição de Traçador de percurso
			Apurador
			Mapeamento pronto para traçados e 2ª visita do árbitro
			Mapeamento revisões
			Mapeamento final
			Planejamentos de arenas
			Definição locais de partida e chegada
			Planejamento dos Percursos
			Teste de percursos
			Percursos finais
			Etiquetar pontos de controle
			Planejamentos de Hospedagem
			Planejamentos logísticos
			Reuniões
			Divulgação Boletim 1
			Divulgação Boletim 2
			Divulgação Boletim 3
			Inscrições, 1°, 2° e 3° prazos com valores definidos
			1ª Visita árbitro
			2ª Visita árbitro
			3ª Visita árbitro
			Logo do Evento
			Definição de uniformes para as equipes
			Impressão de Mapas
			Verificação da impressão
			Etiquetagem dos pontos de controle
			Plano de Segurança
			Assinatura de Contrato CBO
			Assinatura de Contrato Prestação de serviços
			Trabalhos de divulgação Marketing
			Orçamentos Premiação

Legenda: Realizadas/confirmadas a realizar/a confirmar Mês/ano:

Modelos Premiação

Quantidades Premiação

Recebimento Premiação

Levantar Hotéis local e preços. Pousada e Camping – Preços.

Médico e ambulância para o vento

Frutas e água para Prova

Passar atribuições para equipes

Bases/Nº lateral - Prismas

Fazer Croquis

Local reunião Júri Técnico e Secretária.

Local Congresso Técnico

Verificação local pontos

Contato com TV e imprensa.

Expedir convite autoridades

Preparação dos locais da montagem de estruturas de partida e chegada

Preparação de alojamentos, balizamento, sanitários, auditórios, premiação

Sorteio das Partidas

Publicação da ordem de Partida no Bol Info 3

Imprimir croquis

Imprimir mapas

Imprimir sinaléticas, nr revezamento, etc

Avisar Hospital Mais próximo – Soro antiofídico-Como Será o resgate

Notificar a Secretaria de Segurança do Estado (ofício)

Treinamento das equipes de Chegada e Partida, Etc

Montar partida e chegada

Preparar bases e prismas

ÚLTIMA Reunião Comissão Org. p/ “prontos”

Preparar mapas

Equipe de saúde pronta

Conferir equipes e posicioná-las

Solenidade de abertura

Apuração e premiação

Atividade Cultural

Divulgação resultados

Cerimônia de encerramento com passagem de bandeiras

Enviar ofícios de agradecimento

Fazer o acerto financeiro com a CBO, Clubes org. e demais encargos financeiros

Relatórios para Árbitro

Árbitro Evento Diretor Geral

Documento foi elaborado pela Confederação Brasileira de Orientação, com base em documentos emitidos pela Federação Internacional de Orientação - IOF e adaptações conforme as nossas necessidades para uma gestão eficiente na organização de nossos eventos.

Brasília – DF, 01 de janeiro de 2018.

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Presidente da CBO