Boas Práticas
Boas Práticas
de Gestão e Fiscalização de Contratos
20
edição
24
Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx xx Xxxxx
Secretário de Estado de Finanças
Xxxxxx Xxxxxxx Xxx
Secretário de Estado Adjunto de Finanças
Douglas Carreiro da Hora
Chefe da Assessoria de Controle Interno
Xxxxxxxxx Xxxxx X. Netto
Auditor Fiscal
Equipe Técnica
DESIGNAÇÃO
Os gestores e os fiscais de contratos e os respectivos substitutos serão representantes da administração designados pela autoridade máxima do órgão ou da entidade, ou por quem as normas de organização administrativa da Sefin indicar, para exercer as funções específicas nesse manual.
Para o exercício da função, o gestor e os fiscais decontratosdeverãoserformalmentecientificados da indicação e das respectivas atribuições antes da formalização do ato de designação.
Na designação deve-se observar:
I - a compatibilidade com as atribuições do cargo; II - a complexidade da fiscalização;
III - o quantitativo de contratos por agente público; e IV - a capacidade para o desempenho das atividades
Pontos importantes
• A eventual necessidade de desenvolvimento de competências de agentes públicos para fins de fiscalização e de gestão contratual deverá ser demonstrada no estudo técnico preliminar e deverá ser sanada, conformeocaso, previamente à celebração do contrato, conforme o disposto no inciso X do § 1º do art. 18 da Lei nº14.133, de 2021.
• Excepcional e motivadamente, a gestão do contrato poderá ser exercida por setor do órgão ou da entidade designado pela autoridade.
• Os fiscais de contratos poderão ser assistidos e subsidiados por terceiros contratados pela administração (conforme art. 117, caput da lei n. 14.133/21).
REQUISITOS
Os Fiscais e Gestores de Contratos deverão atender os seguintes requisitos:
I - ser, preferencialmente, servidor efetivo ou empregado público dos quadros permanentes da administração pública;
II - ter atribuições relacionadas a licitações e contratos ou possuir formação compatível ou qualificação atestada por certificação profissional emitida por escola de governo criada e mantida pelo Poder Público e;
III - não ser cônjuge ou companheiro de licitantes ou contratados habituais da administração nem tenha com eles vínculo de parentesco, colateral ou por afinidade, até o terceiro grau, ou de natureza técnica, comercial, econômica, financeira, trabalhista e civil.
Pontos importantes
• Consideram-se contratados habituais as pessoas físicas e jurídicas cujo histórico recorrente de contratação com o órgão ou com a entidade evidencie significativa probabilidade de novas contratações.
• Essa mesma vedação incide sobre o agente público que atue em processo de contratação cujo objeto seja do mesmo ramo de atividade em que atue o licitante ou o contratado habitual com o qual haja o relacionamento.
ATENÇÃO
ESPECIAL
Não poderá haver recusa quando...
O encargo de gestor ou de fiscal de contratos não
poderá ser recusado pelo agente público.
Entretanto...
Na hipótese de deficiência ou de limitações técnicas que possam impedir o cumprimento diligente das atribuições, o agente público deverá comunicar o fato ao seu superior hierárquico.
A autoridade competente poderá providenciar a qualificação prévia do servidor para o desempenho das suas atribuições, conforme a natureza e a complexidade do objeto, ou designar outro servidor com a qualificação requerida.
Princípio da Segregação da Funcões
O princípio da segregação das funções veda a designação do mesmo agente público para atuação simultânea em funções mais suscetíveis a riscos, de modo a reduzir a possibilidade de ocultação de erros e de ocorrência de fraudes na contratação.
Na aplicação do princípio da segregação de
funções:
I - será avaliada na situação fática processual; e
II - poderá ser ajustada, no caso concreto, em razão:
a) da consolidação das linhas de defesa; e
b) de características do caso concreto tais como o valor e a complexidade do objeto da contratação.
DEFINIÇÕES
IMPORTANTES
Gestão de contrato
A coordenação das atividades relacionadas à fiscalização técnica, administrativa e setorial e dos atos preparatórios à instrução processual e ao encaminhamento da documentação pertinente ao setor de contratos para a formalização dos procedimentos relativos à prorrogação, à alteração, ao reequilíbrio, ao pagamento, à eventual aplicação de sanções e à extinção dos contratos, entre outros.
Fiscalização técnica
O acompanhamento do contrato com o objetivo de avaliar a execução do objeto nos moldes contratados e, se for o caso, aferir se a quantidade, a qualidade, o tempo e o modo da prestação ou da execução do objeto estão compatíveis com os indicadores estabelecidos no edital, para fins de pagamento, conforme o resultado pretendido pela administração, com o eventual auxílio da fiscalização administrativa.
Fiscalização administrativa
O acompanhamento dos aspectos administrativos contratuais quanto às obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas e quanto ao controle do contrato administrativo no que se refere a revisões, a reajustes, a repactuações e a providências tempestivas nas hipóteses de inadimplemento.
Fiscalização setorial
O acompanhamento da execução do contrato nos aspectos técnicos ou administrativos quando a prestação do objeto ocorrer concomitantemente em setores distintos ou em unidades desconcentradas de um órgão ou uma entidade.
CABE AO GESTOR DO CONTRATO
Coordenar as atividades relacionadas à fiscalização
técnica, administrativa e setorial
Coordenar os atos preparatórios à instrução processual e ao envio da documentação pertinente ao setor de contratos para a formalização dos procedimentos de prorrogação, à alteração, ao reequilíbrio, ao pagamento, à eventual aplicação de sanções e à extinção dos contratos
Acompanhar os registros realizados pelos fiscais do contrato das ocorrências relacionadas à execução do contrato e as medidas adotadas, e informar à autoridade superior aquelas
que ultrapassarem a sua competência
Coordenar a rotina de acompanhamento e de fiscalização do contrato, cujo histórico de gerenciamento deverá conter todos os registros formais da execução, a exemplo da ordem de serviço, do registro de ocorrências, das alterações e das prorrogações contratuais, e elaborar relatório com vistas à verificação da necessidade de adequações do contrato para fins de atendimento da finalidade da administração
Emitir documento comprobatório da avaliação realizada pelos fiscais técnico, administrativo e setorial quanto ao cumprimento de obrigações assumidas pelo contratado, com menção ao seu desempenho na execução contratual, baseado em indicadores objetivamente definidos e aferidos, e a eventuais penalidades aplicadas, a constarem do cadastro de atesto de cumprimento de obrigações conforme disposto em regulamento
Realizar o recebimento definitivo regulamento. do objeto do contrato referido mediante termo detalhado que comprove o atendimento da exigências contratuais
Acompanhar a manutenção das condições de habilitação do contratado, para fins de empenho de despesa e de pagamento, e anotar os problemas que obstem o fluxo normal da liquidação e do pagamento da despesa no relatório de riscos eventuais
Coordenar a atualização contínua do relatório de riscos durante a gestão do contrato, com apoio dos fiscais técnico, administrativo e setorial
Elaborar o relatório final de que trata a alínea “d” do inciso VI do § 3º do art. 174 da Lei nº 14.133, de 2021, com as informações obtidas durante a execução do contrato.
CABE AO
FISCAL TÉCNICO
Prestar apoio técnico e operacional ao gestor do contrato com informaçõe pertinentes às suas competências
Comunicar ao gestor do contrato, em tempo hábil, o término do contrato sob sua responsabilidade,
com vistas à renovação tempestiva ou à prorrogação contratual
Anotar no histórico de gerenciamento do contrato todas as ocorrências relacionadas à execução do contrato, com a descrição do que for necessário para a regularização das faltas ou dos defeitos observados
Participar da atualização do relatório de riscos durante a fase de gestão do contrato, em conjunto com o fiscal administrativo e com o setorial
Auxiliar o gestor do contrato com as informações necessárias, na elaboração do documento comprobatório da avaliação realizada na fiscalização do cumprimento de obrigações assumidas pelo contratado
Emitir notificações para a correção de rotinas ou de qualquer inexatidão ou irregularidade constatada, com a definição de prazo para a correção
informar ao gestor do contato, em tempo hábil, a situação que demandar decisão ou adoção de medidas que ultrapassem a sua competência, para que adote as medidas necessárias e saneadoras, se for o caso
Realizar o recebimento provisório do objeto do contrato, mediante termo detalhado que comprove o cumprimento das exigências de caráter técnico
Comunicar imediatamente ao gestor do contrato quaisquer ocorrências que possam inviabilizar a execução do contrato nas datas estabelecidas
Fiscalizar a execução do contrato para que sejam cumpridas as condições estabelecidas, de modo a assegurar os melhores resultados para a
administração, com a conferência das notas fiscais e das documentações exigidas para o pagamento e,
após o ateste, que certifica o recebimento provisório, encaminhar ao gestor de contrato para ratificação
Importante
É possível haver um fiscal setorial do contrato e, nos seus afastamentos e impedimentos legais, o seu substituto exercer as atribuições de que tratam o fiscal técnico e fiscal administrativo.
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