Registrering av allmänna handlingar. Diarium/ärendehanteringssystem Databas, Ciceron Digitalt - Arkivlistor över registrerade ärenden ordnade i diarieplansbeteckning, respektive diarienummerordning Pärm, efter diareplan- beteckning Papper Bevaras 5 år Skrivs ut en gång om året ifrån Xxxxxxx, en kopia av aktuell diarieplan för kommunen bifogas
Registrering av allmänna handlingar. Reglerna i 2 kap. TF innebär att var och en har rätt att ta del av sådana allmänna handlingar som är offentliga – offentlighets- principen. Tillämpningen av dessa regler förutsätter att den som begär att få ta del av en handling kan lämna sådana uppgifter om den att myndigheten kan identifiera den. För detta fordras oftast att myndigheten har tillgång till någon form av register eller diarium över sina handlingar. Ett register fyller också den funktionen att allmänheten därigenom kan få vetskap om en viss handlings existens (se prop. 1979/80:2 Del A, s. 354). För att offentlighetsprincipen ska kunna fungera är det således nödvändigt att myndigheterna håller sina allmänna handlingar registrerade eller i vart fall ordnade så att det utan svårighet kan konstateras vilka handlingar som har kommit in eller upprättats. Huvudregeln enligt 5 kap. 1 § första stycket OSL är att en allmän handling ska registreras så fort den har kommit in till eller upprättats hos en myndighet. En myndighet har en betydande frihet att ordna registreringen med hänsyn till vad som är lämpligast för denna. Exempelvis behöver central registrering inte ske. En myndighet är inte heller skyldig att föra en daglig lista över inkomna handlingar. Myndigheten kan om den så önskar föra speciella register, t.ex. för viss del av verksamheten eller för vissa typer av handlingar. I formellt hänseende ställs alltså inga krav på registreringen. Det är fullt tillräckligt om handlingarna antecknas i tidsföljd på ett aktomslag eller på ett särskilt dagboksblad eller liknande (prop. 1979/80:2 Del A, s. 356).
Registrering av allmänna handlingar. Huvudregeln enligt offentlighets- och sekretesslagen är att allmänna handlingar utan dröjsmål skall registreras. Som allmän handling räknas alla handlingar som förvaras hos myndigheten, oavsett om de har inkommit eller upprättats inom förvaltningen. Reglerna om registrering gäller alla handlingar som förvaras inom omvårdnadsförvaltningen, undantag är arbetsmaterial. Offentlighets- och sekretessförordningen tillåter att man gör vissa undantag från registreringen. Om man håller handlingarna så väl ordnade att det utan svårighet går att avgöra vad som har kommit in eller upprättats behöver de inte registreras. De handlingsserier som omvårdnadsförvaltningen väljer att inte diarieföra skall istället vara upptagna i denna dokumenthanteringsplan. Diariet och dokumenthanteringsplanen skall alltså tillsammans ge en fullständig bild av vilka handlingstyper/ärenden som förvaras inom omvårdnadsförvaltningen. Hemliga handlingar skall alltid registreras. Det enda undantaget från denna bestämmelse gäller handlingarna i socialtjänstens personakter och i patientjournaler. Korrespondens som rör enskilda kunder behöver alltså inte registreras om den förvaras i personakten/patientjournalen.
Registrering av allmänna handlingar. Diarium Lokal server D 5 år BEVARAS Arkiv 80 Skrivs ut och sätt längst fram i pärmen Diarieförda handlingar Närarkiv D 5 år BEVARAS Papper Sätts i pärmen i kronologisk ordning. Inkomna och upprättade handlingar av betydelse för verksamheten som inte förvaras i systematisk ordning