EXCELLENCE IN H OTEL O WNERS H IP & O PERAT ION S
EXCELLENCE IN H OTEL O WNERS H IP & O PERAT ION S
Stockholm, 12 april 2023
Pandox Fair Play
Uppförandekod för affärspartners
Denna uppförandekod för affärspartners antogs av styrelsen för Pandox Aktiebolag (publ) (xxx.xx 556030-7885) den 12 april 2023.
Pandox AB (publ) | Xxx.xx 556030-7885 | Box 15, 101 20 Stockholm | Xxxxxxxxx 00
Telefon x00 (0)0 000 000 00 | xxxx@xxxxxx.xx | xxx.xxxxxx.xx
Syfte och ambition
Pandox strävar efter att bedriva sin verksamhet på ett ansvarsfullt och hållbart sätt. Detta gäller för Pandox hela värdekedja. Syftet med uppförandekoden för affärspartners är att skapa en samsyn när det gäller Pandox värderingar. Pandox uppförandekod för affärspartners (”koden”) beskriver de vägledande principer och förväntningar Xxxxxx har på affärspartners inklusive leverantörer.
Xxxxxx har ett långsiktigt perspektiv och strävar efter långsiktiga samarbeten med sina affärspartners. Genom koden, med respekt för god affärsetik och sunda affärsmetoder, vill Pandox bidra till ett hållbart samhälle där företag tar ekonomiskt, socialt och miljömässigt ansvar.
Koden beskriver minimikraven som Xxxxxx ställer på sina affärspartners vid affärsrelationer med Xxxxxx. Koden baseras på de tio principerna i FN:s Global Compact1 och de underliggande konventioner och deklarationer som omfattar mänskliga rättigheter, arbetsrätt (ILO), miljöskydd och bekämpning av korruption.
Affärspartners ska följa tillämplig lagstiftning i de länder där de bedriver verksamhet. Om koden strider mot nationell lagstiftning ska sådan lagstiftning alltid ha företräde. Om koden har striktare krav än den nationella lagstiftningen har koden företräde.
Omfattning och ansvar
Koden gäller för samtliga parter som Pandox har en affärsrelation med såsom leverantörer, affärspartners eller entreprenörer inklusive dotterbolag och underleverantörer. Dessa benämns hädanefter ”affärspartners”. Koden är också tillämplig för alla affärspartnerns medarbetare, oavsett om dessa är tillsvidare- eller tillfälligt anställda samt anställda genom
bemanningsföretag(”medarbetare”).
Xxxxxx förväntar sig att affärspartners följer koden och arbetar aktivt och systematiskt för att se till att alla underleverantörer de använder i sin leverantörskedja, och alla parter som på annat sätt utför tjänster eller är inblandade i uppdrag för Pandox också följer koden. Affärspartners är ansvariga för att säkerställa att leverantörerna i deras försörjningskedja följer kraven i denna kod.
Det är Pandox Senior Vice President Director of Sustainable Business som ansvarar för innehållet i uppförandekoden, nödvändiga uppdateringar av den, och tillsammans med respektive chef, införandet i organisationen. Policyn antas årligen av Pandox styrelse och finns tillgänglig på företagets hemsida.
Mänskliga rättigheter
Sexuellt utnyttjande, prostitution och trafficking
Xxxxxx har nolltolerans gentemot kriminalitet eller någon form av sexuellt utnyttjande, prostitution eller trafficking. Eventuell misstanke om sådana aktiviteter ska rapporteras till hotelledningen.
Xxxxxx samarbetar med polis och lokala myndigheter för att förebygga brott.
Rättvis och lika behandling
Affärspartners ska behandla alla medarbetare med respekt och värdighet, och skydda arbetarnas rätt till integritet och ett privatliv. Affärspartners får inte diskriminera människor på grundval av etnicitet, kön, sexuell läggning, civilstånd, social status, föräldrastatus, religion, politiska ställningstaganden, nationalitet, funktionshinder, medicinsk status, ålder eller medlemskap i fackförening. Inga former av psykologiska, fysiska, sexuella eller verbala övergrepp, skrämsel, hot eller trakasserier tolereras.
Integritet och informationssäkerhet
Affärspartners ska se till att skydda personuppgifter avseende alla slags iakttagelser eller information som samlats in eller erhållits om kunder och hotellgäster, samt om medarbetare och andra relevanta parter. Konfidentiell information avseende Pandox verksamhet eller gästernas och kundernas aktiviteter får endast användas för det ändamål som de samlades in. Affärspartners ska skydda konfidentiell information och vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att förhindra förlust, missbruk, obehörig åtkomst, ändringar eller röjande, inklusive otillbörlig kommunikation eller offentliggörande, av information till tredje part.
Arbetsrätt
Barnarbete och unga arbetstagare
Barnarbete är strängt förbjudet och Xxxxxx accepterar inte barnarbete någonstans i leverantörskedjan. Om leverantören anställer unga arbetstagare under 18 år ska affärspartnern se till att den unga arbetstagaren inte utför farligt eller tungt arbete, eller arbetar övertid eller natt.
Minimiåldern för arbete ska vara i linje med nationell lagstiftning och ska inte vara lägre än åldern för att avsluta den obligatoriska skolgången.
Tvångsarbete
Allt arbete måste vara frivilligt och arbetstagarna bör kunna lämna sitt arbete eller avsluta sin anställning med rimligt varsel. Affärspartners får inte använda fysiska bestraffningar, stänga in, hota med våld eller utöva kontroll över arbetstagarna, till exempel genom att konfiskera deras identitetshandlingar eller annan dokumentation, eller genom deposition av pengar eller liknande som förhindrar arbetstagarna från att säga upp sig frivilligt.
Anställningsvillkor
Alla medarbetare har rätt till skriftliga anställningsavtal, på ett språk som de förstår och som specificerar anställnings- och uppsägningsvillkoren. Affärspartners ska inte kringgå sitt arbetsgivaransvar genom att anlita inhyrd arbetskraft, hemarbetare, praktikanter eller liknande arrangemang.
Föreningsfrihet och rätt till kollektiva förhandlingar
Alla medarbetare ska ha rätt att bilda, ansluta sig eller inte ansluta sig till valfri fackförening eller arbetstagarorganisation. Medarbetarna ska också ha rätt till kollektiva förhandlingar utan rädsla för repressalier.
Arbetstid
Affärspartners ska se till att en normal arbetsvecka inte överstiger 48 timmar, samt att övertid är frivillig. Övertid ska godkännas och begränsas för att säkerställa anständiga arbetsvillkor.
Löner och förmåner
Medarbetarna har rätt till lika lön för lika arbete. Affärspartnern ska se till att alla medarbetare får en rättvis lön, dvs. lägst minimilönen enligt nationell lagstiftning. Affärspartnern ska ersätta medarbetarna för övertidsarbete samt se till att alla medarbetare är försäkrade och erhåller lämpliga förmåner. I de fall där det inte finns någon lagstadgad minimilön förväntar sig Xxxxxx att affärspartnern har lön i enlighet med gällande kollektivavtal.
Hälsa och säkerhet
Affärspartnern ska tillhandahålla medarbetarna en säker och sund arbetsmiljö genom att arbeta systematiskt för att skydda deras hälsa och säkerhet. Riskbedömningar ska genomföras regelbundet för att identifiera arbetsmiljörisker, följt av åtgärder för att förhindra identifierade risker.
Affärspartnern ska se till att det finns tillräckligt brandskydd i arbetslokalerna, att maskiner är utrustade med skydd och att personlig skyddsutrustning tillhandahålls medarbetarna på företagets bekostnad. Utbildning i hälsa och säkerhet ska tillhandahållas medarbetarna regelbundet.
Arbetsrelaterade olyckor ska rapporteras, undersökas och förebyggande åtgärder införas.
Miljöskydd
Försiktighetsprincipen
Affärspartnern ska tillämpa försiktighetsprincipen i miljö- och klimatfrågor. Användning och utveckling av miljösmart teknik bör främjas och verksamheten bedrivas med så låg påverkan på miljön och allmänhälsan som möjligt.
Energi och utsläpp av växthusgaser
Energi bör användas ansvarsfullt och målet ska vara att uppnå ett minskat, optimerat och mer effektivt energiutnyttjande. Affärspartnern ska regelbundet följa upp energiförbrukningen och i möjligaste mån prioritera användningen av förnybara energikällor. Affärspartnern ska dessutom sträva efter att minimera utsläppen av växthusgaser genom att identifiera, övervaka, kontrollera och hantera utsläppen av växthusgaser från verksamheten. Affärspartnern ska också sträva efter det transportsätt som har minst negativ påverkan på miljön.
Utsläpp
Affärspartnern ska i möjligaste mån, övervaka, kontrollera och hantera utsläppen till luft, vatten och mark, samt avfall som genereras från verksamheten. Affärspartnern bör även sträva efter att minska sitt avfall och öka sin återanvändning/återvinning av resurser. Vatten ska användas ansvarsfullt och affärspartnern ska sträva efter att minska sin förbrukning samt säkerställa att vattnet renas på lämpligt sätt
Kemikalier och farliga ämnen
Kemikalier och farliga ämnen ska elimineras om så är möjligt, alternativt hållas på en minimal nivå. Vid användning av kemikalier eller farliga ämnen bör affärspartnern garantera säker hantering, förvaring och avyttring av dessa. Alla ämnen måste märkas korrekt och tydligt. Säkerhetsdatablad (MSDS) ska finnas lättillgängligt. Affärspartnern ska begränsa och byta ut farliga ämnen i enlighet med EU:s förordning REACH2 och direktiv RoHS3.
Affärsetik och bekämpning av korruption
Affärsintegritet
Korruption i alla dess former, däribland men inte begränsat till mutor, smörjmedelsbetalningar och nepotism, är strängt förbjudet. Affärspartnern ska sträva efter att förhindra, upptäcka och avhjälpa ekonomisk brottslighet däribland, men inte begränsat till, utpressning, penningtvätt, finansiering av terrorism och bedrägerier.
Affärspartnern ska utarbeta och implementera en policy för bekämpning av korruption, samt interna kontrollåtgärder. Utbildning inom korruptionsfrågor ska tillhandahållas chefer och medarbetare i befattningar där det är hög risk att utsättas för korruption, däribland inköp, försäljning och finansiella transaktioner.
Mutor och gåvor
Affärspartnern ska inte, direkt eller indirekt genom mellanhänder, begära, erbjuda, be om, utlova, ge eller ta emot en gåva eller otillbörliga förmåner i utbyte mot en affär eller annan fördel från en part. Gåvor med ett monetärt värde, presentkort, kontanter eller andra gåvor som kan betraktas som likvida medel anses alltid olämpligt.
Representation och gåvor ska kännetecknas av öppenhet och måttlighet. Att ge, utlova eller erbjuda förmåner till en person som har befogenheter i fråga om, eller fattar beslut gällande upphandling är inte tillåtet.
Intressekonflikt
Affärsbeslut ska inte motiveras eller påverkas av personliga relationer eller intressen. Rekrytering får inte baseras på vänskapskorruption eller nepotism. Affärspartnern ska inte ingå finansiella eller andra relationer med en part om det finns risk för intressekonflikt där objektivitet inte kan säkerställas. Affärspartnern ska identifiera var en intressekonflikt skulle kunna uppstå, dokumentera sådana situationer samt vidta åtgärder för att hantera identifierade situationer. Uppstår en intressekonflikt ska affärspartnern vidta förebyggande åtgärder och informera Pandox om läget.
Rättvis konkurrens
Affärspartnern ska följa frihandelsavtalet och konkurrenslagar, vilket betyder att det är strängt förbjudet att medverka i priskarteller, marknadskarteller eller andra typer av karteller och prispåverkan. Affärspartnern ska säkerställa att alla skatter betalas i alla lokala verksamhetsländer
2 REACH-förordningen handlar om registrering, utvärdering, tillstånd och begränsningar av kemiska ämnen. REACH innehåller också krav på användare av kemikalier, vilket inte förekommer i tidigare lagstiftning.
3 RoHS-direktivet syftar till att ersätta och begränsa farliga ämnen i elektronik. Direktivet ska också förbättra möjligheten till lönsam och hållbar materialåtervinning från elektronikavfall.
och att det inte förekommer några oegentligheter vad gäller internprissättning. Affärspartnern ska varken betala eller ta emot olovliga eller smörjmedelsbetalningar, och måste förebygga direkt eller indirekt ekonomisk brottslighet, t.ex. penningtvätt, bedrägeri eller förskingring, genom att ha en process för att identifiera och hantera sådana incidenter.
Immateriella rättigheter
Affärspartnerns får endast använda Pandox immateriella rättigheter, däribland handelshemligheter, upphovsrätt, patent och varumärken, i enlighet med avtalet och ska inte tillskansa sig eller göra intrång i immateriella rättigheter som tillhör andra.
Redovisning och rapportering
Alla transaktioner ska rapporteras i enlighet med god redovisningssed och bokföringen ska spegla utförda transaktioner korrekt. Affärspartners ska upprätta sina finansiella rapporter i tid och på ett sätt som ger en rättvisande bild av företagets räkenskaper och finansiella resultat.
Uppföljning och efterlevnad
Xxxxxx förbehåller sig rätten att begära att affärspartnern fyller i ett självskattningsformulär. Vidare förbehåller Xxxxxx sig rätten att samla in hållbarhetsdata från affärspartnern, samt att genomföra granskningar på plats för att kontrollera affärspartnerns verksamhet och hållbarhetsprestanda.
Revisionerna kan utföras av Xxxxxx medarbetare eller av en tredje part som utses av Xxxxxx. Affärspartnern ska se till att säkerställa att detta möjliggörs även hos sina underleverantörer.
Om en avvikelse gentemot koden skulle identifieras ska affärspartnern upprätta en plan med avhjälpande åtgärder som Xxxxxx måste godkänna och som sedan följs upp tillsammans.
Xxxxxx förbehåller sig rätten att säga upp avtalet med affärspartnern vid ett väsentligt brott mot de skyldigheter som beskrivs i denna kod och de underliggande konventionerna och deklarationerna koden baseras på, oavsett framtagen åtgärdsplan.
Affärspartners som omfattas av koden måste kunna bekräfta, genom en behörig representant, att affärspartnern är införstådd med koden och kommer att följa den.
Visselblåsarfunktion
En rutin för visselblåsarfunktion är tillgänglig via Pandox hemsida och möjliggör att affärspartners kan rapportera allvarliga överträdelser av riktlinjerna i denna kod.
Om affärspartners agerande skulle vara i strid med koden eller om affärspartners skulle få information om att en av Pandox medarbetares agerande inte är i enlighet med denna kod, kan affärspartnern rapportera incidenten eller den misstänkta incidenten anonymt genom Xxxxxx visselblåsartjänst. Se Pandox Whistleblowing riktlinjer. Riktlinjerna finns på Pandox hemsida och kan nås via följande länk: WhistleB, Whistleblowing Centre
Rapportering om eventuella överträdelser av koden kommer att behandlas konfidentiellt och undersökas på lämpligt sätt.
För mer information om Pandox hållbarhetsarbete, se xxx.xxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxx