EX CEL L EN CE I N H O T EL O W N ERS H I P & O P ERAT I O N S
EX CEL L EN CE I N H O T EL O W N ERS H I P & O P ERAT I O N S
Stockholm, 3 april 2020
Pandox Fair Play
Uppförandekod för affärspartners
Denna uppförandekod för affärspartners antogs av styrelsen för Pandox Aktiebolag (publ) (xxx.xx 556030-7885) den 3 april 2020.
Pandox AB (publ) | Xxx.xx 556030-7885 | Box 00, 000 00 Xxxxxxxxx x Xxxxxxxxx 00
Telefon x00 (0)0 000 000 00 | xxxx@xxxxxx.xx | xxx.xxxxxx.xx
Uppförandekod för affärspartners
Pandox vision är att vara ett världsledande hotellfastighetsbolag när det gäller specialistkompetens för aktivt ägande, förvaltning och utveckling av hotellfastigheter samt drift av hotell.
Att vara en ledare innebär att ta ansvar för hela värdekedjan. Vår prioritet är att säkerställa att våra leverantörer integrerar hållbarhet i sitt dagliga arbete. Uppförandekoden för affärspartners är en viktig del i detta arbete.
Xxxxxx Xxxxxx, VD Pandox AB
Uppförandekod för affärspartners
Xxxxxx strävar efter att bedriva sin verksamhet på ett ansvarsfullt och hållbart sätt. Detta gäller för Pandox hela värdekedja. Syftet med uppförandekoden för affärspartners är att skapa en samsyn när det gäller Pandox värderingar. Pandox Fair Play uppförandekod för affärspartners (”koden”) beskriver de vägledande principer och förväntningar vi har på våra leverantörer.
Xxxxxx har ett långsiktigt perspektiv och strävar efter långsiktiga samarbeten med sina affärspartners. Genom koden, med respekt för god affärsetik och sunda affärsmetoder, vill vi bidra till ett hållbart samhälle där företag tar ekonomiskt, socialt och miljömässigt ansvar.
Grund
Koden beskriver minimikraven som Xxxxxx ställer på sina affärspartners vid affärer med Xxxxxx. Koden baseras på de tio principerna i FN:s Global Compact1 och de underliggande konventioner och deklarationer som omfattar mänskliga rättigheter, arbetsrätt, miljöskydd och bekämpning av korruption.
Leverantören ska följa tillämplig lagstiftning i de länder där de bedriver verksamhet. Om koden strider mot nationell lagstiftning ska sådan lagstiftning alltid ha företräde. Om koden har striktare krav än den nationella lagstiftningen har koden företräde.
Omfattning
Koden gäller för samtliga parter som Pandox har en affärsrelation med såsom leverantörer, affärspartners eller entreprenad inklusive dotterbolag och underleverantör. Dessa benämns hädanefter ”affärspartners”. Koden är också tillämplig för alla affärspartnerns medarbetare, oavsett om dessa är tillsvidare- eller tillfälligt anställda (”medarbetare”).
Vi förväntar oss att våra affärspartners följer koden och arbetar aktivt och systematiskt för att se till att alla underleverantörer de använder och alla parter som på annat sätt utför tjänster eller är inblandade i uppdrag för Pandox också följer koden. Affärspartners är ansvarig för att säkerställa att leverantörerna i deras försörjningskedja följer kraven i denna kod.
Mänskliga rättigheter
Sexuellt utnyttjande, prostitution och trafficking
Xxxxxx har noll tolerans gentemot kriminalitet eller någon form av sexuellt utnyttjande, prostitution eller trafficking. Eventuell misstanke om sådana aktiviteter ska rapporteras till hotelledningen. Vi samarbetar med polis och lokala myndigheter för att förebygga brott.
Rättvis och lika behandling
Affärspartners ska behandla alla medarbetare med respekt och värdighet, och skydda arbetarnas rätt till integritet och ett privatliv. Affärspartners får inte diskriminera människor på grundval av etnicitet, kön, sexuell läggning, civilstånd, social status, föräldrastatus, religion, politiska ställningstaganden, nationalitet, funktionshinder, medicinsk status, ålder eller medlemskap i fackförening. Inga slags psykologiska, fysiska, sexuella eller verbala övergrepp, skrämsel, hot eller trakasserier tolereras.
Privatliv, integritet och informationssäkerhet
Affärspartners ska se till att skydda personuppgifter avseende alla slags iakttagelser eller information som samlats in eller erhållits om våra kunder och hotellgäster, samt om medarbetare och andra relevanta parter. Konfidentiell information avseende vår verksamhet eller gästernas och kundernas aktiviteter får endast användas för det ändamål som de samlades in. Affärspartners ska skydda konfidentiell information och vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att förhindra förlust, missbruk, obehörig åtkomst, ändringar eller röjande, inklusive otillbörlig kommunikation eller offentliggörande, av information till tredje part.
Arbetsrätt
Barnarbete och unga arbetstagare
Barnarbete är strängt förbjudet. Om leverantören anställer unga arbetstagare under 18 år ska affärspartnern se till att den unga arbetstagaren inte utför farligt eller tungt arbete, eller arbetar övertid eller natt.
Tvångsarbete
Allt arbete måste vara frivilligt och arbetstagarna bör kunna lämna sitt arbete eller säga upp sin anställning med rimligt varsel. Affärspartners får inte använda fysiska bestraffningar, stänga in personer, hota med våld eller utöva kontroll över arbetstagarna, till exempel genom att konfiskera deras identitetshandlingar eller annan dokumentation, eller genom deposition av pengar eller liknande som förhindrar arbetarna från att säga upp sig frivilligt.
Anställningsvillkor
Alla medarbetare har rätt till skriftliga anställningsavtal, på ett språk som de förstår och som specificerar anställnings- och uppsägningsvillkoren. Affärspartners ska inte kringgå sitt arbetsgivaransvar genom att anlita inhyrd arbetskraft, hemarbetare, praktikanter eller liknande arrangemang.
Föreningsfrihet och rätt till kollektiva förhandlingar
Alla medarbetare ska ha rätt att bilda, ansluta sig till eller inte ansluta sig till valfri fackförening eller arbetstagarorganisation. Medarbetarna ska också ha rätt till kollektiva förhandlingar utan rädsla för repressalier.
Arbetstid
Affärspartners ska se till att en normal arbetsvecka inte överstiger 48 timmar, samt att övertid är frivillig. Övertid ska godkännas och begränsas för att säkerställa anständiga arbetsvillkor.
Löner och förmåner
Medarbetarna har rätt till lika lön för lika arbete. Affärspartnern ska se till att alla medarbetare får en rättvis lön, dvs. lägst minimilönen enligt nationell lagstiftning. Affärspartnern ska ersätta medarbetarna för övertidsarbete samt se till att alla medarbetare är försäkrade och erhåller lämpliga förmåner.
Hälsa och säkerhet
Affärspartnern ska tillhandahålla medarbetarna en säker och sund arbetsmiljö genom att arbeta systematiskt för att skydda deras hälsa och säkerhet. Riskbedömningar ska genomföras regelbundet för att identifiera arbetsrisker, följt av åtgärder för att förhindra identifierade risker. Affärspartnern ska se till att det finns tillräckligt brandskydd i arbetslokalerna, att maskiner är utrustade med skydd och att personlig skyddsutrustning tillhandahålls medarbetarna på företagets bekostnad. Utbildning i arbetsrätt samt hälsa och säkerhet ska tillhandahållas medarbetarna regelbundet. Arbetsrelaterade olyckor ska rapporteras, undersökas och förebyggande åtgärder införas.
Miljöskydd
Försiktighetsprincipen
Affärspartnern ska tillämpa försiktighetsprincipen i miljö- och klimatfrågor. Användning och utveckling av miljövänlig teknik bör främjas och verksamheten bedrivas med så låg påverkan
på miljön och allmänhälsan som möjligt.
Energi och utsläpp av växthusgaser
Energi bör användas ansvarsfullt och målet ska vara att uppnå ett minskat, optimerat och mer effektivt energiutnyttjande. Affärspartnern ska regelbundet följa upp energiförbrukningen och i möjligaste mån prioritera användningen av förnybara energikällor. Affärspartnern ska dessutom sträva efter att minimera utsläppen av växthusgaser genom att identifiera, övervaka, kontrollera och hantera utsläppen av växthusgaser från verksamheten. Affärspartnern ska också sträva efter det transportsätt som har minst negativ påverkan på miljön.
Luftutsläpp, avlopp, avfall och vatten
Affärspartnern ska i möjligaste mån, övervaka, kontrollera och hantera utsläppen till luft, vatten och mark, samt avfall som genereras från verksamheten. Affärspartnern bör även sträva efter att minska sitt avfall och öka sin återanvändning/återvinning av resurser. Vatten ska användas ansvarsfullt och affärspartnern ska sträva efter att minska sin förbrukning.
Affärspartnern ska säkerställa att avloppsvatten från verksamheten återanvänds om så är möjligt, och i annat fall behandlas före utsläpp eller avyttring.
Kemikalier och farliga ämnen
Kemikalier och farliga ämnen ska elimineras om så är möjligt, alternativt hållas på en minimal nivå. Vid användning av kemikalier eller farliga ämnen bör affärspartnern garantera säker hantering, förvaring och avyttring av dessa. Alla ämnen måste märkas korrekt och tydligt.
Säkerhetsdatablad (MSDS) ska finnas lättillgängligt. Affärspartnern bör begränsa och byta ut farliga ämnen i enlighet med EU:s förordning REACH2 och direktiv RoHS3.
Bekämpning av korruption och affärsetik
Affärsintegritet
Korruption i alla dess former, däribland men inte begränsat till mutor, smörjmedelsbetalningar och nepotism, är strängt förbjudet. Affärspartnern ska sträva efter att förhindra, upptäcka och avhjälpa ekonomisk brottslighet, däribland men inte begränsat till utpressning, penningtvätt, finansiering av terrorism och bedrägerier.
Affärspartnern ska utarbeta och implementera en policy för bekämpning av korruption2, samt interna kontrollåtgärder. Utbildning inom korruptionsfrågor ska tillhandahållas chefer och medarbetare i befattningar som är utsatta för korruption, däribland inköp, försäljning och
2 REACH
3 RoHS
finansiella transaktioner.
Mutor och gåvor
Affärspartnern ska inte, direkt eller indirekt genom mellanhänder, begära, erbjuda, be om, utlova, ge eller ta emot en gåva eller otillbörliga förmåner i utbyte mot en affär eller annan fördel från en part. Gåvor med ett monetärt värde, presentkort, kontanter eller andra gåvor som kan betraktas som likvida medel anses alltid otillbörligt.
Representation och gåvor ska kännetecknas av öppenhet och måttlighet. Att ge, utlova eller erbjuda förmåner till en person som har befogenheter i fråga om, eller fattar beslut gällande offentlig upphandling är inte tillåtet.
Intressekonflikt
Affärsbeslut ska inte motiveras eller påverkas av personliga relationer eller intressen. Rekrytering får inte baseras på vänskapskorruption eller nepotism. Affärspartnern ska inte ingå finansiella eller andra relationer med en part om det finns risk för intressekonflikt.
Affärspartnern ska identifiera var en intressekonflikt skulle kunna uppstå, dokumentera sådana situationer samt vidta åtgärder för att hantera identifierade situationer. Uppstår en intressekonflikt ska affärspartnern vidta förebyggande åtgärder och informera Pandox om läget.
Rättvis konkurrens
Affärspartnern ska följa frihandelsavtalet, vilket betyder att det är strängt förbjudet att medverka i priskarteller, marknadskarteller eller andra typer av karteller. Affärspartnern ska säkerställa att alla skatter betalas i alla lokala verksamhetsländer och att det inte förekommer några oegentligheter vad gäller internprissättning. Affärspartnern ska inte betala eller ta emot olovliga eller smörjmedelsbetalningar, och måste förebygga direkt eller indirekt ekonomisk brottslighet, t.ex. penningtvätt, bedrägeri eller förskingring, genom att ha en process för att identifiera och hantera sådana incidenter.
Immateriella rättigheter
Affärspartnerns får endast använda Pandox immateriella rättigheter, däribland handelshemligheter, upphovsrätt, patent och varumärken, enligt avtalet och ska inte tillskansa sig eller göra intrång i immateriella rättigheter som tillhör andra.
Redovisning och rapportering
Alla transaktioner ska rapporteras i enlighet med god redovisningssed och bokföringen ska spegla transaktioner korrekt. Affärspartners ska upprätta sina finansiella rapporter i tid och på ett sätt som ger en rättvisande bild av företagets räkenskaper och finansiella resultat.
Uppföljning och efterlevnad
Xxxxxx förbehåller sig rätten att begära att affärspartnern fyller i ett självskattningsformulär, vilket affärspartnern ska samtycka till. Xxxxxx förbehåller sig rätten att samla in hållbarhetsdata från affärspartnern, samt att genomföra föranmälda revisioner för att kontrollera affärspartnerns verksamhet och hållbarhetsprestanda. Revisionerna kan utföras av Pandox eller en tredje part som utses av Xxxxxx. Affärspartnern ska se till att säkerställa detta hos sina underleverantörer.
Om en avvikelse gentemot koden skulle identifieras ska affärspartnern tillhandahålla en plan med avhjälpande åtgärder som Pandox måste godkänna.
Xxxxxx förbehåller sig rätten att säga upp avtalet med affärspartnern vid ett väsentligt brott mot de skyldigheter som beskrivs i denna kod och de underliggande konventionerna och deklarationerna.
Affärspartners som omfattas av koden måste kunna bekräfta, genom en behörig representant, att affärspartnern är införstådd med koden och kommer att följa den.
Visselblåsarfunktion
Visselblåsarfunktionen är tillgänglig för våra affärspartners och möjliggör rapportering av allvarliga överträdelser av riktlinjerna i denna kod.
Om affärspartners agerande skulle vara i strid med koden eller om affärspartners skulle få information om att en av Pandox medarbetares agerande inte är i enlighet med denna kod, kan affärspartnern underrätta Xxxxxx förtroendeperson genom att mejla till xxxxxxxx@xxxxxx.xx och beskriva typen och omfattningen av överträdelsen. Pandox erbjuder dessutom en anonym rapporteringskanal via den externa partnern WhistleB, se länken nedan. För mer information och riktlinjer för visselblåsartjänsten se Pandox hemsida, xxx.xxxxxx.xx.