Common use of CAMBIO DE SUPERVISOR Clause in Contracts

CAMBIO DE SUPERVISOR. En todo caso, el ordenador del gasto podrá variar unilateralmente la designación del supervisor, comunicando su decisión por escrito al contratista, al anterior supervisor y al grupo de contratación, facultad que deberá incorporase dentro de las minutas de los Contratos. De requerirse el cambio del supervisor, no será necesario modificar el contrato y bastará con la realización de la nueva designación por parte del jefe del área mediante memorando. En este evento, el supervisor saliente deberá entregar al supervisor entrante un informe detallado del estado de ejecución del contrato certificando el cumplimiento del mismo hasta la fecha en que ejerció como supervisor, dejando constancia de las observaciones a las que haya lugar. El jefe de la dependencia que solicite la contratación, por razones justificadas, podrá solicitar el cambio de la supervisión al ordenador del gasto, quien designara al supervisor siempre que este cumpla con las condiciones necesarias para el ejercicio de dicha actividad. Cuando la complejidad del contrato lo amerite, el jefe de la dependencia que solicita la contratación podrá solicitar al Ordenador del Gasto, la conformación de la supervisión conjunta del contrato, integrado por un número plural e interdisciplinario de jefes de dependencia o servidores públicos con experiencia y/o formación profesional idónea, de tal forma que se garantice la correcta y oportuna supervisión del contrato, circunstancia que deberá estar prevista en los estudios previos y en el contrato respectivo. En este evento, deberán indicarse con claridad las funciones a cargo de los distintos supervisores, ya que de ninguna manera se entenderá que la supervisión conjunta implica que quienes sean designados para esta tarea se encarguen conjuntamente de la verificación de todos los aspectos. Es decir, se indicará con claridad a quién le corresponde cada uno de los componentes del contrato, el financiero, económico, contable, jurídico, técnico y así sucesivamente. Para el Nivel Local, es de resaltar que mediante el Decreto No. 101 de 2010 "Por medio del cual se fortalece institucionalmente a las Alcaldías Locales, se fortalece el esquema de gestión territorial de las entidades distritales en las localidades se desarrollan instrumentos para una mejor gestión administrativa y se determinan otras disposiciones", se delegó en los Alcaldes Locales la facultad de contratación, en los siguientes términos: El artículo 8°. del referido Decreto 101 de 2010 consagra la delegación que hace el Alcalde Mayor de Bogotá, D. C. de la facultad de contratación en los Alcaldes y Alcaldesas locales, en los siguientes términos: "Delegar en los Alcaldes o Alcaldesas Locales la facultad para contratar, ordenar los gastos y pagos con cargo al presupuesto de los Fondos de Desarrollo Local, de acuerdo con la estructura establecida en el Plan de Desarrollo Local que esté vigente ... ". (Subrayado fuera de texto) En este sentido, como ordenador del gasto se posee las facultades que se requieren para responder ante las incidencias que se presenten en el curso del contrato, entendiéndose entre ellas las suspensiones, declaratoria de incumplimiento, imposición de multas, prórrogas y adiciones, aprobación de pólizas, cesiones de contrato, actas de inicio, expedición de certificaciones, e. t. c, y en general todas aquellas actividades inherentes al proceso de contratación, asumiendo la responsabilidad por el ejercicio de estas funciones, sin perjuicio de que se le proporcione el apoyo requerido para el debido funcionamiento del Fondo de Desarrollo Local. En cuanto a las labores de supervisión, consistentes en controlar, colaborar, vigilar, exigir, prevenir solicitar y evaluar la ejecución de los contratos, en sus aspectos legales, administrativos, técnicos, financieros y contables, debe ser desarrollada por la persona que designe el ordenador del gasto, dado que como se observó, él es quien responde por la debida ejecución de los recursos públicos asignados al contrato y en este sentido, para el caso de contratos en curso con supervisor asignado, deberá evaluar la pertinencia de mantener o cambiar el supervisor designado. El ordenador del gasto por ser el responsable por el manejo de los recursos públicos comprometidos con la contratación es el más interesado en designar supervisores responsables que garanticen su correcta inversión, de tal manera que quien tiene la facultad para contratar, tiene así mismo la facultad de designar al supervisor del contrato. Por tanto, será el ordenador quien designe el supervisor que considere adecuado para la debida ejecución y control de la inversión de los recursos públicos; y si no está de acuerdo con la supervisión que se ejerce respecto a determinados contratos, podrá también designar a la persona que considere adecuada para tal efecto. (Ver concepto de la Dirección de Contratación con No. de memorando 20184500067993).

CAMBIO DE SUPERVISOR. En el evento en que se presente vacancia temporal o definitiva del supervisor; entre otras causas, por vacaciones o retiro de la entidad, el jefe, director o subdirector solicitará tal cambio al Ordenador del Gasto quien procederá a analizar tal solicitud y designar un nuevo supervisor de ser el caso. En todo caso, el ordenador del gasto podrá variar unilateralmente la designación del supervisor, comunicando su decisión por escrito al contratista, al anterior supervisor y al grupo Grupo de contratación, facultad que deberá incorporase dentro de las minutas de los Contratos. De requerirse el cambio del supervisor, no será necesario modificar el contrato y bastará con la realización de la nueva designación por parte del jefe del área mediante memorando. En este evento, el El supervisor saliente deberá entregar al supervisor entrante y el designado en su reemplazo, deberán suscribir un informe detallado del acta conjuntamente, en la cual constará el estado de ejecución del contrato certificando o convenio y la relación de los documentos que entrega y las observaciones que se consideren pertinentes. Si no es posible la suscripción conjunta del acta, el cumplimiento supervisor designado dejará constancia del mismo hasta la fecha estado en que ejerció como supervisor, dejando constancia se encuentra el contrato o convenio al asumir el ejercicio de las observaciones a las que haya lugarestas funciones. El jefe En caso de la dependencia que solicite la contratación, por razones justificadas, podrá solicitar renuncia del funcionario al cargo sobre el cambio de cual recae la supervisión y que dicho cargo no sea proveído, la supervisión del contrato recaerá en el inmediato superior jerárquico. En caso de renuncia del funcionario al cargo sobre el cual recae la supervisión, la supervisión recaerá sobre el funcionario que sea nombrado en dicho cargo, sin que, para tal efecto, el Grupo de Contratos y/o el Ordenador del Gasto deban comunicar al supervisor entrante los contratos asignados a su cargo, salvo que así sea requerido por el funcionario. Cuando exista una justa causa debidamente motivada que impida el ejercicio de supervisión designado, esta deberá ser comunicada al ordenador del gasto, quien designara al supervisor siempre que este cumpla con las condiciones necesarias para el ejercicio de dicha actividad. Cuando la complejidad del contrato lo amerite, el jefe podrá designar a otro servidor público previa verificación de la dependencia que solicita la contratación podrá solicitar al Ordenador del Gasto, la conformación procedencia de la supervisión conjunta del contrato, integrado por un número plural e interdisciplinario de jefes de dependencia o servidores públicos con experiencia y/o formación profesional idónea, de tal forma que se garantice la correcta y oportuna supervisión del contrato, circunstancia que deberá estar prevista en los estudios previos y en el contrato respectivo. En este evento, deberán indicarse con claridad las funciones a cargo de los distintos supervisores, ya que de ninguna manera se entenderá que la supervisión conjunta implica que quienes sean designados para esta tarea se encarguen conjuntamente de la verificación de todos los aspectos. Es decir, se indicará con claridad a quién le corresponde cada uno de los componentes del contrato, el financiero, económico, contable, jurídico, técnico y así sucesivamente. Para el Nivel Local, es de resaltar que mediante el Decreto No. 101 de 2010 "Por medio del cual se fortalece institucionalmente a las Alcaldías Locales, se fortalece el esquema de gestión territorial de las entidades distritales en las localidades se desarrollan instrumentos para una mejor gestión administrativa y se determinan otras disposiciones", se delegó en los Alcaldes Locales la facultad de contratación, en los siguientes términos: El artículo 8°. del referido Decreto 101 de 2010 consagra la delegación que hace el Alcalde Mayor de Bogotá, D. C. de la facultad de contratación en los Alcaldes y Alcaldesas locales, en los siguientes términos: "Delegar en los Alcaldes o Alcaldesas Locales la facultad para contratar, ordenar los gastos y pagos con cargo al presupuesto de los Fondos de Desarrollo Local, de acuerdo con la estructura establecida en el Plan de Desarrollo Local que esté vigente ... ". (Subrayado fuera de texto) En este sentido, como ordenador del gasto se posee las facultades que se requieren para responder ante las incidencias que se presenten en el curso del contrato, entendiéndose entre ellas las suspensiones, declaratoria de incumplimiento, imposición de multas, prórrogas y adiciones, aprobación de pólizas, cesiones de contrato, actas de inicio, expedición de certificaciones, e. t. c, y en general todas aquellas actividades inherentes al proceso de contratación, asumiendo la responsabilidad por el ejercicio de estas funciones, sin perjuicio de que se le proporcione el apoyo requerido para el debido funcionamiento del Fondo de Desarrollo Local. En cuanto a las labores de supervisión, consistentes en controlar, colaborar, vigilar, exigir, prevenir solicitar y evaluar la ejecución de los contratos, en sus aspectos legales, administrativos, técnicos, financieros y contables, debe ser desarrollada por la persona que designe el ordenador del gasto, dado que como se observó, él es quien responde por la debida ejecución de los recursos públicos asignados al contrato y en este sentido, para el caso de contratos en curso con supervisor asignado, deberá evaluar la pertinencia de mantener o cambiar el supervisor designado. El ordenador del gasto por ser el responsable por el manejo de los recursos públicos comprometidos con la contratación es el más interesado en designar supervisores responsables que garanticen su correcta inversión, de tal manera que quien tiene la facultad para contratar, tiene así mismo la facultad de designar al supervisor del contrato. Por tanto, será el ordenador quien designe el supervisor que considere adecuado para la debida ejecución y control de la inversión de los recursos públicos; y si no está de acuerdo con la supervisión que se ejerce respecto a determinados contratos, podrá también designar a la persona que considere adecuada para tal efecto. (Ver concepto de la Dirección de Contratación con No. de memorando 20184500067993)solicitud.