Contract

1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1. Fecha: 25 de febrero de 2014

1.2. Valor Total: Ciento setenta un millones novecientos siete mil doscientos noventa y cuatro pesos ($171.907.294), incluido IVA.

1.3. Tipo de Contrato: Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

1.4. Objeto: Desarrollar las actividades logísticas y administrativas requeridas para la implementación de las estrategias de planificación y participación desarrolladas por el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia.

1.5. Plazo: Ocho (8) meses.

2. NECESIDAD

2.1. Descripción de la necesidad (qué se necesita)

En la implementación del componente Cultura Antioquia del Plan de Desarrollo de Antioquia 2012 – 2015 Antioquia la más Educada, especialmente el Programa: Gestión cultural para la transformación, y el proyecto Planificación cultural y gestión cultural y del conocimiento, el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia adelanta acciones de planificación cultural y participación ciudadana para el desarrollo territorial, entre las que se pueden enunciar: el apoyo en la formulación, evaluación y seguimiento a los planes de cultura municipales, el fortalecimiento a la línea investigativa en materia cultura en el Departamento, la asesoría y acompañamiento para la conformación y activación de los espacios de participación municipales en cultura, la dinamización de los espacios departamentales de participación mediante la Estrategia de Movilización Ciudadana por la Cultura Antioquia, Diversas Voces, la elaboración de los Planes de cultura de las áreas artísticas y culturales, la cualificación de actores cultures, el fortalecimiento en las distintas áreas artísticas en los municipios y de la infraestructura cultural existente.

Estas acciones se pueden enmarcar en los componentes que se describen a continuación:

Asistencia técnica para la planeación y el fortalecimiento de los procesos de gestión cultural

Se empleará una metodología mediante la cual se establece un enlace directo y permanente entre el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia y los diferentes municipios del departamento de Antioquia para la asistencia técnica, que tiene como objetivo el acompañamiento y seguimiento en temas de planeación y gestión cultural en los territorios, posibilitando una mirada horizontal por medio del diálogo y las apuestas conjuntas entre las instituciones gubernamentales – municipales y los grupos sociales y culturales que tienen asiento en los diferentes municipios, corregimientos y veredas de Antioquia.

Esta estrategia supone la cobertura a 124 municipios del Departamento de Antioquia, de los cuales se atendería un total de 94, en el marco del proceso contractual que se propone en el presente estudio.

Visitas técnicas de supervisión a la Infraestructura

El proyecto de Adecuación de Equipamientos Culturales a cargo de la Subdirección del Planeación del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, demanda la realización de visitas técnicas de diagnóstico, supervisión del avance, recibo de obras, entre otros fines, a los municipios del Departamento cuya infraestructura cultural sea intervenida de acuerdo con los criterios que se definan en el marco del proyecto.

Apoyo a la gestión del Sistema Nacional de Cultura en el nivel departamental

En el 2014 se continuará con la estrategia de dinamización, acompañamiento y apoyo a los actores culturales en el marco de la Estrategia de Movilización Ciudadana “Antioquia, Diversas Voces”, que requiere la presencia del Instituto en 124 municipios del Departamento con el fin de implementar estrategias encaminadas a la construcción conjunta de ciudadanía, desarrollo de actividades pedagógicas, de difusión y apropiación de la Estrategia, entre otras.

Además, la gestión requerida por los espacios de participación departamentales que hacen parte del Sistema Nacional de Cultura, implica la concentración de sus integrantes para el cumplimiento de su función asesora y consultiva, a través de las sesiones establecidas para su funcionamiento, acción que debe garantizarse por parte del Instituto como estrategia de consolidación de los espacios.

Cualificación de actores culturales

El Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia propone llevar a cabo una gestión dirigida a la cualificación y sensibilización que facilite la construcción de un tejido cultural participativo significativo a nivel departamental de actores culturales en los municipios como son los directores de cultura, artistas, gestores culturales y comunidad en general.

Apoyo a la gestión cultural realizada por el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia

Otros procesos que apuntan al cumplimiento de la misión del Instituto, relacionados con el fomento, proyección, fortalecimiento de las manifestaciones culturales, que implican igualmente el despliegue de actividades en territorio que requieren apoyo logístico y técnico para su ejecución, así como el desarrollo de actividades de supervisión e interventoría.

Estas acciones buscan:

 Fortalecer la participación en las oportunidades de fomento, patrimonio, capacitación y circulación, que se brindan a los actores culturales en las distintas regiones a través de una perspectiva de animación sociocultural.

 Contribuir al posicionamiento de la estrategia Antioquia Diversas Voces, como hito movilizador de las realizaciones del Instituto y de los diversos sectores.

 Continuar con el fortalecimiento del Sistema Nacional de Cultura en los niveles departamental y municipal.

 Realizar la etapa de mercadeo de los Planes Sectoriales para las áreas artísticas y continuar el apoyo a los consejos departamentales.

 Continuar fortaleciendo el Sistema de Información Cultural Departamental.

Estas estrategias al interior del Instituto, son coordinadas e implementadas desde la Subdirección de Planeación y están dirigidas a la comunidad cultural de los 124 municipios del departamento de Antioquia. Su efectiva implementación hace necesario contar con los servicios de logística para el cubrimiento de necesidades de hospedaje, alimentación, transporte, alquiler de equipos técnicos, etc., que permitan el logro de los objetivos planteados para cada uno de los componentes con criterios de oportunidad, efectividad y eficacia.

Cabe indicar que el desarrollo a lo largo de la presente vigencia de las actividades que se desprenden del contrato, obedece a variables y criterios diversos que en algunos casos no están bajo el manejo del Instituto y que por lo tanto puede dar lugar a la variación de las condiciones que se estiman para el presente proceso, tales como la disponibilidad por parte de los entes municipales para llevar a cabo las jornadas de asesoría, condiciones de acceso y orden público que afecten las agendas concertadas con los actores culturales y agentes gubernamental, etc.; por esta razón la necesidad descrita en el presente aparte tiene dentro de los elementos determinantes la posibilidad de ajustar la prestación de los servicios requeridos a las dinámicas sociales y a las particulares de los procesos adelantados en los diferentes municipios.

2.2. Forma de satisfacer la necesidad:

La necesidad descrita se satisface a través de la celebración de un contrato de prestación de servicios y de apoyo a la gestión con una persona natural o jurídica con la capacidad operativa y la experiencia en el desarrollo de actividades logísticas y administrativas, que posibiliten la efectiva implementación de los diferentes proyectos del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, de acuerdo con los criterios que se señalan en el presente estudio.

3. CONDICIONES DEL CONTRATO

3.1. Objeto: Desarrollar las actividades logísticas y administrativas requeridas para la implementación de las estrategias de planificación y participación desarrolladas por el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia.

3.2. Lugar de ejecución: Departamento de Antioquia.

3.3. Duración o plazo de ejecución: Ocho (8) meses.

3.4. Fondos y Apropiaciones Presupuestales:

L.E.	PROGRAMA	PROYECTO / RUBRO		FUT	CENTRO DE COSTO	FONDO	PPTO OFICIAL
		CODIGO	NOMBRE

2 La educación como motor de transformación de Antioquia
2.3.2 Gestión cultural para la transformación
062-194 Implementación estrategía de planificación y gestión cultural y del conocimiento 125 municipios del Departamento de Antioquia
A.5.2
1255300
0-1010
171.444.256

3.5. Especificaciones técnicas (Productos)

Lineamientos para el cumplimiento de las especificaciones técnicas

 El contratista deberá coordinar la prestación de los servicios que comprende la ejecución del contrato con el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, garantizando estándares óptimos de calidad para cada una de las especificaciones.

 Los costos fijos estimados para los componentes de alimentación, transporte y alojamiento, podrán ser reasignados entre sí mediante acta de interventoría, toda vez que las cantidades estimadas para dichos servicios obedecen a las necesidades puntuales de la ejecución.

 El pago al contratista de los servicios correspondientes a los componentes de alimentación, hospedaje y transporte se realizará únicamente sobre lo efectivamente solicitado, ejecutado y soportado de conformidad con lo indicado por el interventor/supervisor del contrato. El pago de los servicios técnicos y logísticos contemplados en el componente de servicios técnicos, logísticos y administrativos, se realizará únicamente si efectivamente se solicitan y ejecutan.

 Los datos suministrados al contratista para la ejecución del contrato han sido autorizados en los términos de la ley 1581 de 2012 para el desarrollo de proyectos del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, por lo que no podrá darse ningún uso diferente a los mismos.

1. Componente de transporte

1.1. Transporte terrestre

1.1.1. Transporte terrestre intermunicipal (ida y vuelta): se prestará el servicio de trasporte terrestre intermunicipal a o entre los municipios del Departamento, según solicitud formulada por el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia. El servicio deberá prestarse por empresas legalmente constituidas, con prelación en servicio de microbús y, de ser necesario para municipios a más de 4 horas de distancia del municipio de Medellín, en servicio puerta a puerta.

1.1.2. Transporte terrestre interno municipal: se prestará el servicio de transporte en los municipios del Departamento, según solicitud formulada por el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, con las siguientes características:

1.1.2.1. Transporte taxi de Terminal de trasporte – casa (ida y vuelta)

1.1.2.2. Transporte en taxi de Terminal de trasporte – Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxx (ida y vuelta)

1.1.2.3. Transporte para movilización de las cabeceras municipales a veredas (ida y vuelta)

1.2. Transporte fluvial (ida y vuelta): se prestará el servicio de transporte fluvial de personas para los municipios de Murindó, Nechí y Vigía del Fuerte, según solicitud formulada por el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia.

1.3. Transporte aéreo (ida y vuelta): se prestará el servicio de trasporte aéreo a los municipios de Apartadó, Arboletes, Carepa, Caucasia, Chigorodó, Murindó, Mutatá, Necoclí, San Xxxx de Urabá, San Xxxxx de Urabá, Turbo, Vigía del Fuerte y Zaragoza (Medellín – municipio – Medellín o municipio – Medellín - municipio) o a otros destinos a nivel nacional, según solicitud formulada por el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia.

El contratista deberá coordinar los medios de transporte y horarios de los trayectos de ida y vuelta para la prestación del servicio teniendo en cuenta las condiciones particulares de ciertos trayectos, de acuerdo a las indicaciones dadas por el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia.

Podrán realizarse circuitos o rutas de trasporte entre varios municipios en la ejecución del contrato.

2. Componente de alojamiento

2.1. Alojamiento por noche en municipios del Departamento distintos de Medellín: se prestará el servicio de alojamiento en los municipios del Departamento, incluyendo cotizaciones, reservas, contratación y liquidación de los servicios contratados, de acuerdo a las especificaciones de cantidad, calidad, ubicación y servicio solicitadas por el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia.

El alojamiento deberá contar con las siguientes características mínimas:

 Acomodación individual por habitación.

 Servicio de baño y ducha en cada una de las habitaciones.

 Condiciones óptimas de aseo y salubridad.

 El hotel debe ser tipo turista o familiar y estar ubicado en cercanías del parque principal; en caso de no haber hoteles en el parque, este debe estar ubicado en la parte central del municipio, con condiciones de seguridad y acceso adecuadas. En municipios cuya cabecera municipal sea grande, deberá considerarse para la ubicación del hotel, la cercanía al lugar del evento.

2.2. Servicio de alojamiento en Medellín: se prestará el servicio de alojamiento en Medellín incluyendo cotizaciones, reservas, contratación y liquidación de los servicios contratados, de acuerdo a las especificaciones de cantidad, calidad, ubicación y servicio solicitadas por el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia.

El alojamiento deberá contar con las siguientes características mínimas:

 La noche de alojamiento deberá incluir cena y desayuno en el mismo hotel.

 Acomodación máximo dos personas por habitación.

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 Servicio de baño y ducha en cada una de las habitaciones.

 Servicio de restaurante con capacidad para la atención simultánea de al menos 60 personas.

 Servicio de auditorio con capacidad para 100 personas.

 Mínimo 8 espacios para la realización de reuniones simultáneas.

 Condiciones óptimas de aseo y salubridad.

 El hotel debe ser 4 estrellas y estar ubicado en el centro de Medellín, en cercanías a las instalaciones del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia. Esta ubicación puede variar a otros sectores o municipios del área Metropolitana, según indicaciones dadas por el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia.

 El contratista deberá coordinar la prestación del servicio con las personas a alojar de acuerdo a las indicaciones dadas por parte del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, y teniendo en cuenta las condiciones particulares de ciertos trayectos.

3. Componente de alimentación

3.1. Servicio de alimentación en municipios fuera de Medellín: se prestara el servicio de alimentación en los municipios del Departamento, en restaurantes que cumplan criterios de calidad y servicio, según solicitud formulada por el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, así:

3.1.1. Servicio de desayuno

3.1.2. Servicio de almuerzo o cena

3.1.3. Servicio de refrigerio: Opción 1: pastel hojaldrado mínimo de 80 gr, líquido de 250 mililitros en envase sellado; opción 2: Sanduche pan semi – xxxxx, xxxxx, queso mozzarella, salsa de tomate y mayonesa, jugo en caja sabores variados; o equivalente, los cuales deberán ser concertados con el personal asignado por la interventoría del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia. El empaque será de forma individual, con su respectiva servilleta. El servicio incluye el trasporte hasta el lugar de la entrega. La prestación del servicio no es en restaurante.

3.2. Servicio de alimentación en Medellín: se prestara el servicio de alimentación en el municipio de Medellín según solicitud formulada por el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia:

3.2.1. Servicio de almuerzo y refrigerio: el costo fijo contemplado en el estudio del proceso incluye un almuerzo en el hotel donde se alojen los asistentes y un refrigerio con las especificaciones del numeral 3.2.4

3.2.2. Servicio de almuerzo o cena: podrá prestarse así:

 En restaurante con altos estándares de calidad y servicio, cercano al Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia.

 En restaurante del hotel donde se esté prestando el servicio de alojamiento a los participantes del evento.

 En el lugar del evento, con las siguientes características: Sopa de 200 ml, carne 100 grs (pollo, res, cerdo o pescado), arroz especial y otro carbohidrato, ensalada y jugo, en empaque individual, con su respectiva servilleta.

3.2.3. Servicio de estación de café con aromática, tinto y agua disponibles durante todo el evento, con los insumos correspondientes.

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3.2.4. Servicio de refrigerio que deberá ser ofrecido en el lugar del evento en la jornada de la mañana y en la tarde, con las siguientes características:

 Pastel hojaldrado mínimo de 80 gr y líquido de 250 mililitros o Sanduche en pan semi – xxxxx, xxxxx, queso mozzarella, salsa de tomate y mayonesa y jugo en caja sabores variados.

 Empaque individual, con su respectiva servilleta.

Toda la alimentación suministrada debe contar con las condiciones adecuadas de presentación, higiene, calidad y estar acorde con la normatividad y procedimientos existentes para la adecuada manipulación y manejo de alimentos.

4. Componente de servicios técnicos, logísticos y administrativos

4.1. Servicios administrativos:

4.1.1. Servicio de coordinación: se prestará el servicio de coordinación de las actividades requeridas para la ejecución del contrato, que garantice la comunicación permanente y oportuna con el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia. El servicio de coordinación comprenderá el desarrollo de las siguientes actividades:

 Coordinación operativa y logística de los requerimientos derivados de los procesos de planeación y gestión cultural desarrollados por el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia.

 Diseño del plan y definición del cronograma de seguimiento a la ejecución de los recursos, que incluya formatos y documentos de soporte de la inversión, de manera conjunta con la supervisión/interventoría del contrato.

 Actividades de planeación (cotización, reservas, contratación, etc.), ejecución, pago y en general toda las gestiones administrativas que se requerían para la prestación de los servicios y liquidación de acuerdo con las solicitudes formuladas durante la ejecución del contrato.

 Interlocución permanente con el supervisor/interventor del contrato, que garantice la atención oportuna a los requerimientos formulados.

 Garantizar las gestiones administrativas para la contratación de proveedores, el cumplimiento de los mismos en la entrega de productos y servicios requeridos para la ejecución y el pago de los servicios prestados.

 Participar en las reuniones que se requieran para la ejecución del contrato.

 Propiciar el flujo constante de información sobre la ejecución contractual.

 Presentar informe semanal de las actividades desarrolladas en el marco de la ejecución contractual.

4.1.2. Apoyo logístico, técnico y operativo para el desarrollo de las actividades que se ejecuten en el marco de los proyectos implementados por el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, según solicitud formulada por la Entidad.

4.2. Servicios técnicos y logísticos: se prestarán los servicios logísticos y de alquiler de equipos,

según solicitud formulada por el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, así:

 Alquiler de salones para reuniones

 Recargas de $10.000 a celular de todos los operadores.

 Alquiler de sonido de 2.000 Watts de PA. 2 medios. 2 bajos sencillos. Consola de 12 a 16 canales con 10 a 14 micrófonos. Monitores.

 Alquiler de pantallas de 4 X 3 m

 Alquiler de video beam de 2000 lúmenes

 Alquiler Computador portátil

3.6. Codificación del bien, obra o servicio

CODIGO	SEGMENTO	FAMILIA	CLASE
90101500	Servicios de Viajes, Alimentación, Alojamiento y Entretenimiento	Restaurantes y catering (servicios de comidas y bebidas)	Establecimientos para comer y beber
90101600	Servicios de Viajes, Alimentación, Alojamiento y Entretenimiento	Restaurantes y catering (servicios de comidas y bebidas)	Servicios de banquetes y catering
90101800	Servicios de Viajes, Alimentación, Alojamiento y Entretenimiento	Restaurantes y catering (servicios de comidas y bebidas)	Servicios de comida para llevar y a domicilio
90111600	Servicios de Viajes, Alimentación, Alojamiento y Entretenimiento	Instalaciones hoteleras, alojamientos y centros de encuentros	Facilidades para encuentros
90111500	Servicios de Viajes, Alimentación, Alojamiento y Entretenimiento	Instalaciones hoteleras, alojamientos y centros de encuentros	Hoteles y moteles y pensiones
78111500	Servicios de Transporte, Almacenaje y Correo	Transporte de pasajeros	Transporte de pasajeros aérea
78111800	Servicios de Transporte, Almacenaje y Correo	Transporte de pasajeros	Transporte de pasajeros por carretera
80111701	Servicios de recursos humanos	Reclutamiento de personal	Servicios de contratación de personal
93141700	Servicios Políticos y de Asuntos Cívicos	Servicios comunitarios y sociales	Cultura
83111603	Servicios Públicos y Servicios Relacionados con el Sector Público	Servicios de medios de telecomunicaciones	Servicios de telefonía celular
93141701	Servicios Políticos y de Asuntos Cívicos	Servicios comunitarios y sociales	Cultura
93141702	Servicios Políticos y de Asuntos Cívicos	Servicios comunitarios y sociales	Cultura
93141514	Servicios Políticos y de Asuntos Cívicos	Servicios comunitarios y sociales	Desarrollo y servicios sociales
80141902	Servicios de Gestión, servicios profesionales de empresas y servicios administrativos	Comercialización y distribución	Exhibiciones y ferias comerciales

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3.7. Autorizaciones, permisos, licencias y documentos técnicos

No aplica.

3.8. Obligaciones del contratista

 Cumplir a cabalidad todas y cada una de las especificaciones técnicas descritas anteriormente.

 Entregar al Instituto los informes requeridos por la interventoría, de tal forma que den cuenta de la ejecución del objeto del contrato y que la entrega de los productos inherentes a éste sea medible, cuantificable en cuanto a oportunidad, calidad y cantidad.

 Entregar de manera oportuna y en los términos contemplados, los informes requeridos para efectuar el pago de los recursos del contrato.

 Realizar los pagos correspondientes al sistema de seguridad social integral y los parafiscales de sus empleados.

 Realizar oportunamente los pagos al recurso humano y demás proveedores que se requieran para la ejecución del contrato.

 Facilitar la labor de supervisión dando respuesta oportuna a las observaciones o requerimientos que se realicen.

 Informar oportunamente al contratante cuando exista o sobrevenga alguna de las inhabilidades e incompatibilidades previstas en la Constitución y la ley.

 Realizar dentro de los cinco (5) días siguientes a la suscripción del contrato las gestiones necesarias para el cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato así como de sus modificaciones, adiciones o prorrogas y asumir los costos de éstas.

3.9. Obligaciones del contratante

 Designar un supervisor y/o interventor para que realice las funciones de control, supervisión y vigilancia del cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista.

 Vigilar y verificar el cumplimiento por parte del contratista, de sus obligaciones con el Sistema de Seguridad Social Integral, conforme al artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y la Ley 1150 de 2007.

 Cancelar oportunamente los honorarios pactados en la forma de pago, contra entrega de informes y productos, previa presentación del recibo a satisfacción por parte del supervisor y/o interventor.

 Suministrar la información necesaria relacionada con el cumplimiento de las especificaciones técnicas requeridas.

 Prestar apoyo en las actividades, eventos y servicios organizados en desarrollo del objeto contractual.

3.10. Supervisión y/o interventoría.

Una vez legalizado el contrato, el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia designará un supervisor y/o interventor para el mismo, quien ejercerá, conforme al artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato.

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4. MODALIDAD DE SELECCIÓN, SU JUSTIFICACIÓN Y FUNDAMENTOS JURIDICOS

El Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia adelantará el proceso de contratación al que hace referencia el presente estudio a través de la modalidad de selección abreviada, bajo la causal de menor cuantía, con fundamento en las normas que se indican a continuación:

Ley 1150 de 2007, artículo 2°, numeral 2°:

2. Selección abreviada. La Selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.

El Gobierno Nacional reglamentará la materia.

Serán causales de selección abreviada las siguientes:

a) La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades, que corresponden a aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos (…)

El Decreto 1510 de 2013 regula algunos de los términos de la modalidad de contratación en el artículo 59, así:

Artículo 59. Procedimiento para la selección abreviada de menor cuantía. Además de las normas generales establecidas en el presente decreto, las siguientes reglas son aplicables a la selección abreviada de menor cuantía:

1. En un término no mayor a tres (3) días hábiles contados a partir de la fecha de apertura del Proceso de Contratación los interesados deben manifestar su intención de participar, a través del mecanismo establecido para el efecto en los pliegos de condiciones.

2. Si la entidad estatal recibe más xx xxxx (10) manifestaciones de interés puede continuar el proceso o hacer un sorteo para seleccionar máximo diez (10) interesados con quienes continuará el Proceso de Contratación. La entidad estatal debe establecer en los pliegos de condiciones si hay lugar a sorteo y la forma en la cual lo hará.

3. Si hay lugar a sorteo, el plazo para la presentación de las ofertas empezará a correr el día hábil siguiente a la fecha en la cual la entidad estatal informe a los interesados el resultado del sorteo.

4. La entidad estatal debe publicar el informe de evaluación de ofertas durante tres (3) días hábiles.

A lo largo del decreto se establecen reglas adicionales entre las que cabe mencionar: publicación del aviso de convocatoria (art. 21), término de publicación del proyecto xx xxxxxx (art. 23), criterios para determinar el ofrecimiento más favorable (art. 25), factores de desempate (art. 33).

Acorde con el Capítulo II, del Título IV Aplicación de acuerdos comerciales, incentivos, contratación en el exterior y con organismos de cooperación, el presente proceso de selección deberá contemplarse la posibilidad de limitar a mipyme el proceso de contratación, si se cumplen los requisitos establecidos en el artículo 152 del Decreto 1510, cuya acreditación se hará de acuerdo con el artículo 154:

Artículo 154. Acreditación de requisitos para participar en Convocatorias Limitadas. La Mipyme nacional debe acreditar su condición con un certificado expedido por el representante legal y el revisor fiscal, si está obligado a tenerlo, o el contador, en la cual conste que la Mipyme tiene el tamaño empresarial establecido de conformidad con la ley. (…)

5. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y SU JUSTIFICACIÓN

5.1. Análisis del Sector

Para realizar la operación técnica, logística y administrativa para el desarrollo de las actividades que la Subdirección de Planeación del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia realiza en los procesos de planeación y gestión cultural en el Departamento de Antioquia, se realizará un contrato de prestación de servicios con un operador logístico, con experiencia en el desarrollo y gestión logística en eventos con cubrimiento a nivel Departamental, que incluya el servicio de transporte de actores culturales desde y hacia los municipios; alimentación tipo buffet o en restaurante de acuerdo a las condiciones solicitadas por el interventor, gestión de alojamiento en Medellín en lugares cercanos al Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, alojamiento en los otros 124 municipios de Antioquia que posean las condiciones adecuadas para el descanso en cuanto a higiene, comodidad y servicio, suministro y distribución de materiales de apoyo, recursos para realización de eventos, contratación de personal de coordinación y apoyo del contrato y en general recursos humanos, físicos y materiales que se requieran para fortalecer los procesos de planeación cultural.

Antioquia es uno de los departamentos más extensos de Colombia y con el mayor número de municipios (125). Cuenta con 9 subregiones: Xxxxx de Aburrá, la cual está conformada por 10 municipios, ubicada en el centro de Antioquia; Oriente, conformada por 23 municipios; Suroeste, conformada por 24 municipios; Occidente, conformada por 18 municipios; Norte, conformada por 17 municipios; Nordeste, conformada por 10 municipios; Xxxxxxxxx medio, conformada por 6 municipios; Urabá, conformada por 11 municipios y Bajo Cauca, conformada por seis municipios.

Antioquia, pese a contar con importantes recursos de toda índole, susceptibles de ser aprovechados turísticamente, es un departamento a excepción del Valle de Aburra y algunos otros municipios, con un desarrollo de hotelería (hoteles y restaurantes) incipiente. En los últimos 15 años, gracias a la recuperación de la economía colombiana, la mejora en las condiciones de seguridad del país, ha habido un incremento del 200% del número de personas que recorren el Departamento de Antioquia y, esto unido a los incentivos tributarios otorgados por el Gobierno para la construcción o remodelación de habitaciones, algunas regiones empezaron a mejorar su oferta de alojamiento y alimentación, con un incremento en de hoteles del 20%.

Para los requerimientos de alojamientos que se necesita en los municipios del Departamento para el presente contrato, se debe tener en cuenta hotel de tipo turista o familiar y con ubicación en cercanías del parque principal o cerca al lugar del Encuentro, con condiciones de calidad, seguridad y acceso adecuadas, teniendo en cuenta las dinámicas y oferta de cada municipio. En ningún caso se gestionará alojamientos en moteles, residencias u hostales de paso.

Para alojamientos en la ciudad de Medellín existe un amplia gama de ofertas de hoteles de 4 estrellas, de los cuales se han utilizado en los últimos eventos realizados por el Instituto, alojamientos en Hotel Nutibara, Conference Plaza, Gran Hotel y Hotel Plaza Xxxx, que han ofrecido además de muy buena calidad de alojamiento y alimentación, espacios apropiados como auditorio para 120 personas y de 8 salones para reuniones simultaneas.

Para la alimentación en los 125 municipios de Antioquia, se cuenta con restaurantes en cada uno de los municipios que cumplen con las condiciones de higiene, calidad, servicio, características y en general las condiciones exigidas para la manipulación y elaboración de alimentos. Quienes a su vez brindan cuando se requiere el servicio de domicilio de almuerzo, cena y/o refrigerio en el lugar del evento, en los materiales de empaque adecuados.

El transporte intermunicipal es ofrecido en cada región por una empresa transportadora de pasajeros, que cumplen con las exigencias hechas por el Ministerio de Transportes y Transito, entre las empresas que prestan sus servicios en Antioquia se encuentran: Transportes Unidos La Ceja, Transportes Xxxxx Xxxxxxxxx, Sotrasanvicente, Guatapé La Piedra, Coomutran, Cootrangel, Sotansoda, Cotrasana, Rápido Xxxxx, Coonorte, Transportes Xxxxx Xxxxxxxxx, Expreso Valparaiso Caramanta, Flota Granada, Flota El Xxxxxx, Flota Fredonia Ltda, Transportes Jerico, Transportes Unidos La Ceja, Sotraurabá, Expreso Xxxxxxxx, Transportes Montebello, Sotansoda, Transoriente, Xxxxx Xxxxxxxx, Xxxxxxxxxx, Tratam, Cootraveya, entre otras.

En general para la operación logística, técnica y administrativa de la demanda a suplir, existen proveedores de los servicios solicitados con las condiciones que se requieren para un efectivo desarrollo del objeto del presente contrato. Sin embargo y debido a la obligatoriedad de cobertura departamental en la mayoría de los requerimientos, es necesario que este posea una amplia experiencia en la gestión y coordinación de logística al nivel de cada uno de los 125 municipios, que exige este contrato.

El Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia ha adelantado proceso de contratación para la coordinación logística y administrativa similar a la presente con algunas empresas contratistas, entre los cuales se encuentran la Corporación Interuniversitaria de Servicios CIS, sociedad de economía mixta con participación mayoritaria del Estado, que dentro de su objeto social contempla “Desarrollar, financiar y comercializar productos y servicios que se enmarquen en la ejecución de programas con proyección social”. El servicio prestado por el Contratista fue satisfactorio; permitiendo que los objetivos que se proponía el Instituto apoyar en el contrato se cumplieran.

Para la realización de actividades formativas y de circulación artística en los Corredores xx Xxxxxxx Antioquia Vive, el Instituto ha celebrado contratos de Asociación con la Caja De Compensación Familiar - Comfenalco Antioquia y la Universidad de Antioquia, cumpliéndose satisfactoriamente con el objetivo de esta Estrategia y logrando la cobertura Departamental deseada.

Igualmente el Instituto, celebro una contratación de selección abreviada de menor cuantía con Caja de Compensación Familiar de Antioquia Comfama, con el objeto de “Desarrollar la gestión logística, técnica y operativa de las actividades de bienestar laboral, capacitación, gestión de la calidad y mejoramiento de la prestación del servicio del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia”. El servicio prestado por el Contratista fue satisfactorio; cumpliéndose los objetivos del contrato.

No. CONTRATO	CONTRATISTA	FECHA CONTRATO	OBJETO	VALOR TOTAL CONTRATO O CONVENIO
101-2013	CORPORACIÓN INTERUNIVERSITARIA DE SERVICIOS -CIS	10/04/2013	Apoyar el desarrollo de la segunda etapa de la Estrategia de Movilización Ciudadana por la Cultura: Antioquia, Diversas Voces, mediante el desarrollo de actividades logísticas y operativas.	$ 225.701.815
178-2013	CORPORACIÓN INTERUNIVERSITARIA DE SERVICIOS -CIS	15/07/2013	Apoyar el desarrollo de actividades de intervención territorial en diferentes municipios del departamento de Antioquia	$ 455.606.000
312-2013	CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR - COMFENALCO ANTIOQUIA	14/08/2013	Aunar esfuerzos para implementar estrategias de fomento en el área de teatro, a través de actividades formativas y de circulación artística, posibilitando el incremento de la calidad educativa y el fortalecimiento de las prácticas y manifestaciones culturales en el Departamento de Antioquia.	$ 817.364.280
331-2013	UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA	15/08/2013	Desarrollar una estrategia para la difusión y apropiación de expresiones artísticas del departamento de Antioquia a través de la realización y evaluación de encuentros artísticos, culturales y pedagógicos en el área de música, que permitan la visualización de los logros y avances de los grupos artísticos, tanto de establecimientos educativos públicos como otros colectivos del departamento, fortaleciendo el diálogo cultural regional.	$ 1.450.000.000
154-2013	CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR -COMFAMA	24/06/2013	Desarrollar la gestión logística, técnica y operativa de las actividades de bienestar laboral, capacitación, gestión de la calidad y mejoramiento de la prestación del servicio del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia.	$ 74.646.936

5.2. Presupuesto oficial

El valor estimado del contrato desglosado en los servicios de alimentación, trasporte y hospedaje está soportados en el valor dado a la fecha de elaboración del estudio por las empresas transportadoras terrestres y aéreas, hoteles y restaurantes, las cuales pueden tener alguna variación al momento de ejecución de los eventos.

El valor de transporte terrestre está de acuerdo a la información suministrada por cada empresa transportadora, con salida desde las Terminales de Medellín. No enviaron cotización escrita toda vez que el valor varía permanentemente de acuerdo a fechas, horarios y modificaciones en valores de combustible.

Igualmente las cantidades especificadas responden al histórico de requerimientos de transporte, alimentación y hospedaje en el plazo de ejecución establecido.

No	BIEN O SERVICIO	TIEMPO / ACTIVIDAD		CANTIDADES		VALOR UNITARIO (SIN IVA)	% IVA	VALOR UNITARIO (IVA INCLUIDO)	TOTAL (IVA INCLUIDO)
		UNIDAD DE MEDIDA	CANT	UNIDAD DE MEDIDA	CANT.
1	Componente de transporte
1.1	Transporte terrestre
1.1.1	Transporte terrestre intermunicipal (ida y vuelta)	Servicio	413	Persona	1	$ 43.757	0%	$ 43.757	$ 18.071.600
1.1.2	Transporte terrestre interno municipal
1.1.2.1	Transporte taxi de Terminal de transporte – casa (ida y vuelta)	Servicio	230	Persona	1	$ 20.000	0%	$ 20.000	$ 4.600.000
1.1.2.2	Transporte en taxi de Terminal de transporte – Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxx (ida y vuelta)	Servicio	183	Persona	1	$ 14.000	0%	$ 14.000	$ 2.562.000
1.1.2.3	Transporte para movilización de las cabeceras municipales a veredas (ida y vuelta)	Servicio	248	Persona	1	$ 10.000	0%	$ 10.000	$ 2.480.000
	Subtotal								$ 27.713.600
1.2	Transporte fluvial ida y vuelta
	Murindó	Servicio	2	Persona	1	$ 803.333	0%	$ 803.333	$ 1.606.665
	Nechí	Servicio	2	Persona	1	$ 20.000	0%	$ 20.000	$ 40.000
	Vigía del Fuerte	Servicio	2	Persona	1	$ 20.000	0%	$ 20.000	$ 40.000
	Subtotal								$ 1.686.665
1.3	Transporte aéreo ida y vuelta
	Transporte aéreo Urabá	Servicio	26	Persona	1	$ 312.830	16%	$ 362.883	$ 9.434.958
	Transporte aéreo Bajo Cauca u otras a nivel nacional	Servicio	18	Persona	1	$ 312.830	16%	$ 362.883	$ 6.531.890
	Transporte aéreo a nivel nacional	Servicio	1	Persona	1	$ 312.830	16%	$ 362.883	$ 362.883
	Subtotal								$ 16.329.731
	Subtotal de transporte								$ 45.729.996
2	Componente de Alojamiento
2.1	Alojamiento por noche en municipios de Antioquia distintos a Medellín en acomodación individual para 210 salidas.	Servicio	210	Persona	1	$ 25.141	16%	$ 29.164	$ 6.124.400

2.2	Alojamiento en hotel 4 estrellas de Medellín, acomodación doble (Incluye desayuno y cena)	Servicio	159	Persona	1	$ 70.416	16%	$ 81.682	$ 12.987.437
	Subtotal componente de alojamiento								$ 19.111.837
3	Componente de alimentación
3.1	Alimentación en municipios fuera de Medellín
3.1.1	Desayuno	Servicio	458	Persona	1	$ 7.407	8%	$ 8.000	$ 3.663.798
3.1.2	Almuerzo o cena	Servicio	668	Persona	1	$ 9.585	8%	$ 10.352	$ 6.915.002
3.1.3	Refrigerio	Servicio	65	Persona	1	$ 4.477	8%	$ 4.835	$ 314.285
	Subtotal								$ 10.893.086
3.2	Alimentación en la ciudad de Medellín
3.2.1	1 refrigerio y 1 almuerzo en hotel o en restaurante con altos estándares de calidad y servicio.	Servicio	405	Persona	1	$ 19.000	8%	$ 20.520	$ 8.310.600
3.2.2	Almuerzos o cenas para reuniones realizadas en el Xxxxxxx de la Cultura Xxxxxx Xxxxx Xxxxx	Servicio	100	Persona	1	$ 9.585	8%	$ 10.352	$ 1.035.180
3.2.3	Estación de café (tinto, aromática y agua)	Servicio	405	Persona	1	$ 1.950	8%	$ 2.106	$ 852.930
3.2.4	Refrigerios para reuniones realizadas en el Xxxxxxx de la Cultura Xxxxxx Xxxxx Xxxxx	Servicio	100	Persona	1	$ 4.477	8%	$ 4.835	$ 483.516
	Subtotal								$ 10.682.226
	Subtotal componente de alimentación								$ 21.575.312
4	Componente de servicios técnicos, logísticos y administrativos
4.1	Servicios administrativos
4.1.1	Coordinación administrativa, logística y operativa de los contratos de desarrollo cultural en el departamento de Antioquia	Mes	8	Personas	1	$ 3.131.201	0%	$ 3.131.201	$ 25.049.604
4.1.2	Apoyo logístico, técnico y operativo para apoyar el desarrollo de actividades de las estrategias a desarrollar por el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia	Mes	4	Personas	2	$ 2.048.000	0%	$ 2.048.000	$ 16.384.000
	Subtotal								$ 41.433.604
4.2	Servicios técnicos y logísticos
	Alquiler de salones	Evento	2	Salón	8	$ 148.000	8%	$ 159.840	$ 2.557.440
	Recargas de $10.000 a celular de todos los operadores	Recarga	6	Equipo	8	$ 8.621	16%	$ 10.000	$ 480.017

	Alquiler de sonido de 2.000 Watts de PA. 2 medios. 2 bajos	Evento	1	Servicio	1	$ 651.724	16%	$ 756.000	$ 756.000
	Alquiler de pantallas de 4 X 3 m	Evento	1	Servicio	1	$ 161.724	16%	$ 187.600	$ 187.600
	Alquiler de video beam de 2000 lúmenes	Evento	1	Servicio	1	$ 277.241	16%	$ 321.600	$ 321.600
	Alquiler Computador portátil	Evento	1	Servicio	1	$ 141.724	16%	$ 164.400	$ 164.400
	Subtotal								$ 4.467.057
	Subtotal componente aditivo, logístico y técnico								$ 45.900.661
	Subtotal								$ 132.317.806
	Administración 12%								$ 15.878.137
	Subtotal contrato								$ 148.195.943
	IVA 16%								$ 23.711.351
	Total								$ 171.907.294

5.3. Forma de pago o desembolso de los recursos.

El Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia pagará al contratista el valor del presente contrato así:

El pago de los servicios correspondientes a los componentes de alimentación, hospedaje y transporte se realizará únicamente sobre lo efectivamente solicitado, ejecutado y soportado en la forma definida con el interventor/supervisor del contrato. El pago de los servicios contemplados en los demás componentes del contrato se realizará únicamente si efectivamente se solicitan y ejecutan.

El porcentaje de Administración ofertado en el Resumen económico se aplicará al monto de los recursos efectivamente ejecutados en el plazo contractual.

Un primer pago correspondiente al 10% del valor del contrato, previo recibo a satisfacción por parte del interventor/supervisor de informe técnico que contemple:

 Acreditación de la contratación o vinculación al proyecto de la persona que prestará los servicios de coordinación para la ejecución contractual.

 Plan y cronograma de seguimiento a la ejecución de los recursos, que incluya actividades, formatos y documentos de soporte de la inversión, aprobado por la supervisión/interventoría del contrato.

 Documento de avance sobre la identificación de la oferta hotelera para la prestación del servicio de hospedaje en los municipios del Departamento.

Al informe deberá adjuntarse el certificado del representante legal o del revisor fiscal, si es el caso, que acredite estar al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales.

El pago del 90% restante del valor del contrato se hará mediante siete (7) pagos parciales

mensualizados, previo recibo a satisfacción por parte del interventor/supervisor de informes técnicos y financieros que contengan:

 Relación de solicitudes formuladas por el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, y descripción detallada de los servicios prestados en atención a las mismas.

 Dificultades y fortalezas identificadas en la ejecución, y recomendaciones para la prestación adecuada, oportuna y eficaz de los servicios.

 Registros (formatos diligenciados) y/o soportes (facturas, cuentas de cobro) de la inversión de los recursos en los servicios de los componentes de alimentación, hospedaje y transporte.

 Para el último de los pagos deberá presentarse adicionalmente a lo anterior las evidencias de la ejecución del plan de seguimiento (actas de reunión, comunicaciones, etc.) y la base de datos de las personas jurídicas y naturales prestadoras de los servicios contemplados en el contrato.

Al cada informe deberá adjuntarse el certificado del representante legal o del revisor fiscal, si es el caso, que acredite estar al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales.

6. CRITERIOS DE SELECCIÓN

6.1. CRITERIOS HABILITANTES

a. Capacidad jurídica: Acorde con el artículo 10 del Decreto 1510 de 2013, se verificará la capacidad jurídica del proponente para contratar la prestación de servicios a que se refiere el presente proceso, bajo los siguientes criterios:

 El objeto social de la persona jurídica o actividad comercial de la persona natural para efectos de verificar que esté autorizada para cumplir con el objeto del contrato.

 La calidad de representante legal de quien suscribe la oferta, lo cual se verifica con la inscripción del representante legal en el certificado de existencia y representación legal.

 Las facultades del representante legal de la persona jurídica para presentar la oferta y obligar a la persona jurídica a cumplir con el objeto del contrato.

 La ausencia de inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones de la persona natural o jurídica para contratar.

b. Experiencia:

 El proponente deberá acreditar la ejecución de contratos con objetos similares al del presente proceso de contratación, en los últimos tres (3) años, contados hasta la fecha de apertura del proceso de selección.

 El proponente deberá acreditar la ejecución de dos (2) contratos en el último año, contado hasta la fecha de apertura del presente proceso de selección, con objetos similares al del proceso de contratación y cuya cuantía sea igual o superior al 75% del presupuesto oficial del proceso de selección.

c. Capacidad financiera: Para la verificación de la Capacidad Financiera, en principio se tomará la información contenida en el Registro Único de Proponentes RUP. En caso de no encontrarse allí dicha información, se verificará según los términos previstos en el artículo 162, numeral 4°, con la documentación referida en el artículo 9° del Decreto 1510 de 2013, según el caso.

Los oferentes deben acreditar los siguientes indicadores que verifican la capacidad financiera mínima requerida para un contrato como el que se pretende contratar:

Indicador	Índice Requerido
Índice de Liquidez	Mayor o igual a 0,8
Índice de Endeudamiento	Menor o igual a 0,7
Razón de Cobertura de Intereses	Mayor o igual a 1,0

Los Oferentes cuyos gastos de intereses sean cero (0), no podrán calcular el indicador de razón de cobertura de intereses. En este caso el Oferente cumple el indicador, salvo que su utilidad operacional sea negativa, caso en el cual no cumple con el indicador de razón de cobertura de intereses.

Si el Oferente es un consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura debe acreditar su capacidad financiera así: (i) sumando el patrimonio de los miembros del Oferente plural; y (ii) ponderando cada uno de los indicadores (índice de liquidez, índice de endeudamiento y razón de cobertura de intereses) de cada miembro del Oferente plural, de acuerdo con su porcentaje de participación.

d. Capacidad de organización: Para la verificación de la Capacidad de Organización, en principio se tomará la información contenida en el Registro Único de Proponentes RUP. En caso de no encontrarse allí dicha información, se verificará según los términos previstos en el artículo 162, numeral 4°, con la documentación referida en el artículo 9° del Decreto 1510 de 2013, según el caso.

Indicador	Índice Requerido
Rentabilidad sobre activos	Mayor o igual a 5%
Rentabilidad sobre el patrimonio	Mayor o igual a 9%

6.2. CRITERIOS DE SELECCIÓN

De acuerdo con lo dispuesto por el artículo 26 del Decreto 1510 de 2013, para la modalidad de selección abreviada bajo la causal de menor cuantía, se tendrá lo siguiente:

Artículo 26. Ofrecimiento más favorable. La Entidad Estatal debe determinar la oferta más favorable teniendo en cuenta las normas aplicables a cada modalidad de selección del contratista.

En la licitación y la selección abreviada de menor cuantía, la Entidad Estatal debe determinar la oferta más favorable teniendo en cuenta: (a) la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas; o (b) la ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio (…)

Se realizará la calificación de las propuestas sobre un puntaje total de CIEN (100), de acuerdo con los siguientes criterios:

a. Precio: se asignará máximo CUARENTA (40) PUNTOS por este criterio. La asignación de puntaje se hará de acuerdo con la siguiente fórmula matemática:

P = 40 x Pm/Pi

Dónde: P: Puntaje para el criterio precio Pm: Valor de la propuesta más baja Pi: Valor de la propuesta comparada

40: Puntaje máximo asignado al factor

En caso de decimales, se aproximará por exceso o defecto al número entero más cercano.

b. Calidad: se asignarán máximo SESENTA (60) PUNTOS por este criterio. Se verificará los criterios de formación y experiencia de la persona designada para la prestación del servicio de coordinación.

Coordinador	Formación		Puntaje	Verificación
	Formación técnica o tecnológica en programas del área de administración, con experiencia relacionada con el área mínima de un (1) año		10	Certificados o contratos que den cuenta del criterio solicitado y Copia del acta de grado o diploma, o certificado de haber aprobado todas las materias del pensum
	Formación profesional en programas del área de administración con al menos un (1) año de experiencia profesional (este puntaje no es acumulable con el obtenido en el criterio anterior)		20
	Experiencia		Puntaje	Verificación
	Desarrollo de funciones de coordinación o liderazgo de proyectos, o producción de eventos	En dos (2) proyectos	5	Certificados o contratos que den cuenta del criterio solicitado y cumplan los requisitos establecidos
		Entre tres (3) y cinco (5) proyectos	10
		Más de cinco (5) proyectos	20
	Desarrollo de funciones de coordinación o liderazgo de proyectos, o producción de eventos en tres (3) regiones o más del departamento de Antioquia,	En un (1) proyecto	10
		Entre dos (2) y cuatro (4) proyectos	20

	diferentes al Xxxxx de Aburra (este puntaje no es acumulable con el obtenido en el criterio anterior)	Más de cuatro (4) proyectos	40
TOTAL			60

7. ANÁLISIS DE RIESGOS Y FORMA DE MITIGARLOS

De acuerdo con los artículos 17 y 159 del Decreto 1510 de 2013, la evaluación del riesgo se hará de acuerdo con el Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación, expedido por Colombia Compra Eficiente, para todas las modalidades de selección.

Para la columna identificada como “Prioridad” se establece un orden de acuerdo a los siguientes literales:

a. Evitar el Riesgo, para lo cual debe decidir no proceder con la actividad que causa el Riesgo o busca alternativas para obtener el beneficio del Proceso de Contratación.

b. Transferir el Riesgo haciendo responsable a otra entidad quien asume las consecuencias de la materialización del Riesgo, típicamente se transfiere el Riesgo a través de las garantías previstas el Proceso de Contratación o en las condiciones del contrato estableciendo con claridad quien es el responsable. El principio general es que el Riesgo debe asumirlo la parte que pueda enfrentarlo en mejor forma bien sea por su experiencia, conocimiento o papel dentro de la ecuación contractual, entre otras.

c. Aceptar el Riesgo cuando no puede ser evitado ni ser transferido o el costo de evitarlo o transferirlo es muy alto. En este caso el Riesgo se recomiendan medidas para reducir el Riesgo o mitigar su impacto, así como el monitoreo.

d. Reducir la probabilidad de la ocurrencia del evento, cuando el Riesgo debe ser aceptado. Para el efecto se sugieren medidas como: (i) aclarar los requisitos, requerimientos y especificaciones y productos del contrato; (ii) revisar procesos; (iii) establecer sistemas de aseguramiento de calidad en los contratos; (iv) especificar estándares de los bienes y servicios; (v) hacer pruebas e inspecciones de los bienes; (vi) establecer sistemas de acreditación profesional; (vii) incluir declaraciones y garantías del contratista; (viii) administrar la relación entre proveedores y compradores.

e. Reducir las consecuencias o el impacto del Riesgo a través de planes de contingencia, en los términos y condiciones del contrato, inspecciones y revisiones para revisar el cumplimiento del contrato y programas de apremio para lograr el cumplimiento del contrato.

Para el presente proceso de selección la evaluación del riesgo se hace en los siguientes términos:

MATRIZ DE RIESGOS

N° Clase Fuente Etapa Tipo
Descripción del riesgo (Qué puede pasar y, cómo puede ocurrir)
Causa (Origen del riesgo o del suceso)
Consecuencia de la ocurrencia del evento Probabilidad Impacto Calificación total Prioridad

1	Específico	Interno	Ejecución	Operacional	Falta de oportunidad en la gestión de los servicios solicitados por el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia al contratista	Retrasos en el envío de solicitudes de servicio. Falencias en la comunicación Instituto – contratista para informar sobre las condiciones definidas para la prestación de los servicios.	Retrasos o cancelación de las actividades en campo	2	3	5	d
2	Específico	Externo	Ejecución	Social o Político	Cancelación o reprogramación de salidas en forma extemporánea, cuando el contratista ya ha gestionado los servicios de acuerdo con los requerimientos iniciales.	Cancelación o reprogramación de las actividades por parte de los municipios o actores cultures	Reprocesos en la gestión del contratista Pago de servicios (reservas, alimentación, trasporte) que no serán utilizados	2	3	5	d,e
3	Específico	Externo	Ejecución	Operacional	Ejecución de los recursos antes del cumplimiento del plazo del contrato	Formulación de requerimientos adicionales a los inicialmente planeados que responden a las dinámicas de los municipios y demás agentes culturales	Afectación de la agenda de asesorías y demás actividades desarrolladas en campo	2	5	7	c
4	General	Externo	Ejecución	Operacional	No contar con información actualizada sobre la ejecución financiera (inversión de recursos) del contrato	Falencias en la implementación del plan de seguimiento del contrato Presentación inoportuna de informes de ejecución financiera	Falta de información para la toma de decisiones que da lugar a la formulación de solicitudes de servicio Desfases en la ejecución de recursos, por déficit o superávit	2	3	5	d

N°	¿A quién se le asigna?	Tratamiento/Controles a ser implementados	Impacto después del tratamiento			¿Afecta el equilibrio económico del contrato?	Persona responsable por implementar el tratamiento	Fecha estimada en que se inicia el tratamiento	Fecha estimada en que se completa el tratamiento	Monitoreo y revisión
			Probabilidad	Impacto	Calificación total					¿Cómo se realiza el monitoreo?	Periodicidad ¿Cuándo?
1	Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia	Establecer procedimientos para la oportuna formulación de solicitudes al contratista y varios canales de comunicación, para garantizar la efectividad de la misma.	1	2	3	No	Supervisor	01/04/2014	01/12/2014	Plan de seguimiento	Semanal

2	Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia	d: implementar acciones para la formulación de solicitudes únicamnete cuando se tenga un alto de grado de certeza de su ejecución. e: identificar otras necesidades del Instituto que puedan suplirse con los servicios gestionados o contratados.	1	2	3	No	Supervisor	01/04/2014	01/12/2014	Plan de seguimiento	Quincenal
3	Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia	Adcionar los recursos del contrato para para poder dar cumplimiento al objeto del mismo	2	1	3	No	Supervisor	01/10/2014	01/12/2014	Plan de seguimiento	Semanal
4	Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia Contratista	Revisiar y ajustar permanente el plan de seguimiento de inversión de los recursos y dar cumplimiento al mismo de manera estricta	1	2	3	Si	Supervisor Coordinador	01/04/2014	01/12/2014	Plan de seguimiento	Semanal

8. GARANTÍAS EXIGIDAS PARA EL PROCESO DE CONTRATACIÓN

De acuerdo al Análisis de riesgos realizado en el capítulo 7° del presente documento, y para garantizar el cumplimiento de las obligaciones resultantes del contrato, el contratista deberá constituir contrato de seguro contenido en una póliza, patrimonio autónomo o garantía bancaria con la siguiente cobertura:

AMPARO	ESTIMACIÓN (%)	VIGENCIA
Cumplimiento	Diez por ciento (10%) del valor del contrato.	Vigencia del contrato más cuatro (4) meses (término legal para la liquidación)
Calidad	Diez por ciento (10%) del valor del contrato.	Vigencia del contrato más cuatro (4) meses (término legal para la liquidación)
Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales.	Cinco por ciento (5%) del valor de contrato.	Vigencia del contrato más tres (3) años

9. APLICACIÓN DE ACUERDO COMERCIAL

De acuerdo con el Manual para el Manejo de los Acuerdos Comerciales en Proceso de Contratación M-MACPC-02, la verificación a realizar por parte de la entidad estatal para determinar la obligatoriedad o no de los acuerdos comerciales vigentes, gira en torno a los siguientes tres criterios aplicados en su orden:

a. Cuáles Entidades Estatales están incluidas en cada uno de los Acuerdos Comerciales vigentes

b. El valor a partir del cual los Procesos de Contratación están cubiertos por los Acuerdos Comerciales

c. La existencia de excepciones a la cobertura del Acuerdo Comercia

El numeral 2 del literal D. del Manual respecto del primer criterio, contempla que las entidades descentralizadas del nivel departamental, categoría a la que se ajusta el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, están obligadas por los tratados con Chile y Guatemala y la decisión 000 xx xx Xxxxxxxxx Xxxxxx xx Xxxxxxxx.

Xxxxxxx xxxxxxxxx	Xxxxx	Xxxxxxxxx	Decisión Andina 439
Entidad estatal incluida	SI	SI	SI
Presupuesto del proceso de contratación superior al valor de acuerdo comercial	NO Bienes y servicios $560’408.000 Servicios de construcción $14.010’191.000	SI No incluye valores	SI No incluye valores
Excepción aplicable al proceso de contratación	N/A	SI 2. El suministro estatal de mercancías o servicios a personas o a Entidades Estatales del nivel Territorial 14. Las convocatorias limitadas a Mipyme.	NO
Proceso de contratación cubierto	NO	NO	SI Obligación de trato Nacional

El análisis anterior determina que en el presente proceso de selección se aplica la Decisión Andina 439 de 1195, que señala, al igual que el artículo 150 del Decreto 1510, la obligación de trato nacional a los servicios prestados por oferentes miembros de la Comunidad Andina de Naciones.

XXXX XXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXX XXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXX

Técnico Subdirección de Planeación Jurídica

XXXXXXX XXXXXX XXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX

Subdirectora de Planeación Profesional Universitaria - Banco de Proyectos

XXXXX XXXXXX XXXXX XXXXXXX

Financiero