Contract
|
Nombre del Procedimiento CONTRATACIÓN DIRECTA Nombre del Formato ESTUDIOS PREVIOS – CONTRATO COMODATO
|
Código: GJ-PR02-FT30 Versión: 01 Vigencia: 23/01/2023 Página 10 de 10 |
CAPÍTULO I
ESTUDIOS PREVIOS
DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA UNIDAD PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN
COMPETENCIA
Debe hacerse alusión a las competencias misionales, de apoyo, estratégicas o de seguimiento y evaluación de la Unidad y de la otra entidad estatal, indicando las diferentes normas que le asignan funciones específicas sobre la materia.
(Deberá indicar cuál es la función de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL CUERPO OFICIAL DE BOMBEROS DE BOGOTÁ que más se ajuste a la necesidad por satisfacer).
Dentro de la estructura organizacional la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL CUERPO OFICIAL DE BOMBEROS DE BOGOTÁ (Deberá indicar cuál es la dependencia donde se va a satisfacer la necesidad) que tiene, entre otras, como funciones ___________________________.
Deberá indicar cuál es la función de la otra parte interviniente que más se ajuste a la necesidad por satisfacer).
Que en aras de la colaboración interadministrativa existe interés de celebrar un contrato de comodato con (En caso que el contrato a celebrar sea con otra entidad pública consignar la entidad con la cual se celebrará el contrato y establecer las calidades de cada parte comodante y comodatario).
(Tener en cuenta que de conformidad con lo establecido en el artículo 38 de la ley 9 de 1989 los contratos de comodato solo se pueden celebrar con sindicatos, cooperativas, asociaciones y fundaciones que no repartan utilidades entre sus asociados o fundadores ni adjudiquen sus activos en el momento de su liquidación a los mismos, juntas de acción comunal, fondos de empleados y las demás que puedan asimilarse a las anteriores) en el caso en que el contrato no se celebre con otra entidad pública indicar lo siguiente:
NECESIDAD ESPECÍFICA
Debe indicarse la necesidad puntual y clara de la celebración del respectivo contrato, que es lo que requiere la Unidad que se desarrolle recibiendo los bienes objeto del comodato.
Tener en cuenta que la necesidad específica debe guardar relación directa con el objeto y las obligaciones de las partes intervinientes.
El (Los) bien (bienes) muebles / inmuebles que serán objeto de comodato son de propiedad/ disposición exclusiva de (COMODANTE) y se encuentran libres de todo gravamen, embargo, pleitos pendientes, limitaciones de dominio y uso o condiciones resolutorias, por lo tanto las partes reconocen que El (Los) bien (bienes) objeto del presente contrato serán destinados por el COMODATARIO, de manera exclusiva para… (ESPECIFICAR EL USO QUE DEBE DARSE A LOS BIENES OBJETO DEL COMODATO)
CONVENIENCIA
Se deben enunciar las razones por las cuales esta contratación es la que más se ajusta como acción que atiende la necesidad.
Describir por qué se hace necesario realizar el contrato de comodato teniendo en cuenta los factores y condiciones económicos, sociales y jurídicos que se encuentran en el entorno donde se va a ejecutar el contrato.
Para determinar la conveniencia pueden observarse, entre otros, los fines de la contratación estatal establecidos en el artículo 3 de la ley 80 de 1993, los fines de la función administrativa, interés general, etc.
DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR
OBJETO
Escriba aquí el objeto a contratar ……
ALCANCE DEL OBJETO
Orientación:
En relación con el “Alcance del Objeto”, es importante aclarar que el objetivo del mismo no es otro que precisar el contenido del objeto, haciéndolo más específico y puntual.
Su inclusión no es obligatoria salvo que se estime conveniente y necesario. Si se opta por incluir el Alcance del Objeto dentro de los estudios previos y por ende dentro de la minuta, debe tenerse en cuenta que el mismo no debe exceder, repetir o contradecir al objeto en sí mismo.
Las especificaciones técnicas requeridas, se encuentran detalladas en el capítulo II Anexo Técnico.
La modalidad de selección pertinente para esta contratación, corresponde a la contratación directa.
El artículo 209 de la Constitución Política de 1991, destaca el deber de las autoridades para asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y la función pública al servicio de los ciudadanos, de la siguiente manera:
“ARTICULO 209. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.
Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.”
El artículo 6 de la ley 489 de 1998, establece que:
“ARTÍCULO 6.- Principio de coordinación. En virtud del principio de coordinación y colaboración, las autoridades administrativas deben garantizar la armonía en el ejercicio de sus respectivas funciones con el fin de lograr los fines y cometidos estatales. En consecuencia, prestarán su colaboración a las demás entidades para facilitar el ejercicio de sus funciones y se abstendrán de impedir o estorbar su cumplimiento por los órganos, dependencias, organismos y entidades titulares”.
De conformidad con el artículo 40 de la ley 80 de 1993: “Las estipulaciones de los contratos serán las que de acuerdo con las normas civiles, comerciales y las previstas en esta ley, correspondan a su esencia y naturaleza. Las entidades podrán celebrar los contratos y acuerdos que permitan la autonomía de la voluntad y requieran el cumplimiento de los fines estatales. En los contratos que celebren las entidades estatales podrán incluirse las modalidades, condiciones y, en general, las cláusulas o estipulaciones que las partes consideren necesarias y convenientes, siempre que no sean contrarias a la Constitución, la ley, el orden público y a los principios y finalidades de esta ley y a los de la buena administración….”.
El
código civil define el contrato de comodato en los siguientes
términos: Articulo 2200:
“aquél en que una de las partes entrega a la otra gratuitamente
una especie mueble o raíz, para que haga uso de ella y con cargo de
restituir la misma especie después de terminar el uso".
El comodato se clasifica dentro de los denominados contratos traslaticios de uso y disfrute del bien, donde las partes se llaman comodante y comodatario, así las cosas de conformidad con la ley 80 de 1993, en su artículo 32, “Son contratos estatales todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades a que se refiere el presente estatuto, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad…”, siendo así las entidades estatales están facultadas para suscribir este tipo de contratos, regulado por el derecho privado, si y solo si se observen los limites señalados en normas especiales sobre la materia en cuanto al tiempo máximo de duración y la destinación y uso que debe dársele al bien”.
Por su parte, el artículo 13 de la Ley 80 de 1993, relativo a la normatividad aplicable a los contratos estatales preceptúa que “Los contratos que celebren las entidades a que se refiere el artículo 2 del presente estatuto se regirán por las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, salvo en las materias particularmente reguladas en esta Ley.”
A su vez, el artículo 32 de la ley 80 de 1993 establece. “Son contratos estatales todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades a que se refiere el presente estatuto, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad…
Por otro lado, el artículo 38 de la Ley 9 de 1989 (Por la cual se dictan normas sobre planes de desarrollo municipal, compraventa y expropiación de bienes y se dictan otras disposiciones), prevé: “Las entidades públicas no podrán dar en comodato sus inmuebles sino únicamente a otras entidades públicas, sindicatos, cooperativas, asociaciones y fundaciones que no repartan utilidades entre sus asociados o fundadores ni adjudiquen sus activos en el momento de su liquidación a los mismos, juntas de acción comunal, fondos de empleados y las demás que puedan asimilarse a las anteriores, y por un término máximo de cinco (5) años, renovables
Los contratos de comodato existentes, y que hayan sido celebrados por las entidades públicas con personas distintas de las señaladas en el inciso anterior, serán renegociados por las primeras para limitar su término a tres (3) años renovables, contados a partir de la promulgación de la presente Ley”.
El contrato a celebrar es de comodato o préstamo de uso, el cual está definido por el artículo 2200 del Código Civil así: “El comodato o préstamo de uso es un contrato en que la una de las partes entrega a la otra gratuitamente una especie mueble o raíz, para que haga uso de ella, y con cargo de restituir la misma especie después de terminar el uso…”
En consecuencia, las características fundamentales de este contrato son: la gratuidad, que NO se transfiere el dominio, que EL COMODATARIO debe darle el uso al bien objeto del Contrato en los términos estipulados en el mismo, que el perfeccionamiento ocurre con la entrega material del bien objeto del contrato y que existe obligación de restituir el bien al término del plazo pactado.
En virtud del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, “… las estipulaciones de los contratos serán las que de acuerdo con las normas civiles, comerciales, y las previstas en esta ley, correspondan a su esencia y naturaleza. Las entidades podrán celebrar los contratos y acuerdos que permitan la autonomía de la voluntad y requieran el cumplimiento de los fines estatales. En los contratos que celebren las Entidades Estatales podrán incluirse las modalidades, condiciones y, en general, las cláusulas o estipulaciones que las partes consideren necesarias y convenientes, siempre que no sean contrarias a la constitución, la ley, el orden público y a los principios y finalidades de esta ley y a los de buena administración…”
Como quiera que el contrato que se derive de este estudio previo es un contrato gratuito, que no genera compromisos presupuestales y en razón a que la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2011 y sus Decretos Reglamentarios no se ocupan de establecer la modalidad de contratación para este tipo de negocios jurídicos, se determina que es procedente la contratación directa para satisfacer la necesidad expuesta en el numeral primero de este documento.
El presente contrato es gratuito; por ello el COMODANTE no contrae obligación alguna, salvo las responsabilidades contenidas en el código civil, no obstante el mantenimiento y gastos necesarios para el uso, conservación y cuidado adecuado de los elementos entregados, corresponderá al COMODATARIO, los gastos de mantenimiento y cuidado una vez restituido el bien, estarán a cargo del COMODANTE, caso en el cual no habrá derecho a indemnización o compensación económica alguna a favor del COMODATARIO.
VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO, PRESUPUESTO, VARIABLES UTILIZADAS Y RUBROS QUE LO COMPONEN
El presente Contrato es de carácter gratuito, por lo cual EL COMODATARIO, no contrae obligaciones monetarias por el uso que haga de los bienes dados en comodato, y se encuentra exento para efectos de tipo contables o fiscales.
Parágrafo Primero: VALOR DE INVENTARIO: Para efectos legales y fiscales en el (Anexo 1) inventario de bienes, se identificará detalladamente el avalúo de los bienes entregados en COMODATO. (El presente anexo debe ser allegado por parte La dependencia técnica solicitante)
ANALISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTIAS
Los bienes entregados en comodato, objeto del presente contrato, se deberán encontrar incluidos dentro de la GARANTÍA CONTRA TODO RIESGO constituida por el COMODANTE, para amparar los bienes de su propiedad.
Así mismo, de conformidad con lo estipulado en la Ley 1150 de 2007, en concordancia con el Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.2.1.4.5 y teniendo en cuenta que se trata de un contrato de comodato en el que no habrá afectación de recursos públicos, no se exigirá la constitución de garantías.
COBERTURA ACUERDO NACIONAL O TRATADO DE LIBRE COMERCIO PARA COLOMBIA
De conformidad con el Anexo 4: Lista de excepciones a la aplicación de los Acuerdos Comerciales del Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación, establecido por la Agencia Nacional de Contratación - Colombia Compra Eficiente, el presente Contrato no se encuentra incluido dentro de la cobertura acuerdo nacional o tratado de libre comercio para Colombia, por tratarse de una contratación directa.
De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, y el artículo 2.2.1.1.1.6.3 del Decreto 1082 de 2015 en concordancia con lo establecido en el “Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los procesos de contratación” de Colombia Compra Eficiente, la tipificación, asignación y estimación de los riesgos previsibles en la contratación y con el fin de conocer los riesgos que afectarían el contrato que se pretende adelantar, tanto en aspectos favorables como adversos; y con el objetivo de contribuir a asegurar los fines que la entidad persigue con la contratación, se establecen los siguientes riesgos que podrían afectar el normal desarrollo de las actividades previstas en esta contratación para lo cual se adjunta MATRIZ DE RIESGOS.
LUGAR DE EJECUCIÓN/ DOMICILIO CONTRACTUAL
Para efectos del presente contrato, el domicilio contractual y lugar de ejecución será la ciudad de Bogotá D.C. El sitio de entrega de los bienes será en Bogotá D.C., Sede de la Unidad Administrativa Especial - Cuerpo Oficial de Bomberos, Xxxxx 00 Xx 00 X- 00, teniendo en cuenta las indicaciones del Supervisor del Contrato. (En todo caso, de existir alguna modificación, deberá expresare el lugar de ejecución y sitio de entrega que corresponda en cada caso específico).
Los costos de traslado, hasta el sitio de entrega serán asumidos por el contratista. En la eventualidad de requerir cambios de alguno de los elementos, el contratista correrá con los gastos de transporte que estos cambios generen (cuando sean elementos podrá aplicarse esta redacción)
La duración del presente contrato será (establecer el plazo pactado) contados a partir de la fecha de perfeccionamiento y entrega al COMODATARIO de los bienes objeto del mismo, mediante acta de entrega, no obstante, el COMODANTE podrá exigir la restitución antes del tiempo estipulado si advierte el mal uso de los bienes entregados, o, por incumplimiento de cualquiera de las obligaciones del COMODATARIO o, cuando EL COMODANTE lo requiera para el cumplimiento de sus funciones legales, mediante aviso escrito dado al COMODATARIO, con por lo menos treinta (30) días calendario de anticipación.
Al término del contrato el COMODATARIO deberá restituir al COMODANTE los bienes en el lugar y la fecha que este señale.
11. OBLIGACIONES CONTRACTUALES
11.1 EL COMODATARIO tendrá las siguientes obligaciones: (La dependencia técnica solicitante deberá incluir todas las obligaciones que considere aplicables al caso concreto. Se sugieren además las siguientes):
Recibir los bienes objeto de presente contrato, a título de comodatario.
Suscribir oportunamente el acta de Recibo de bienes ó acta de inicio, conjuntamente con el/al supervisor/a del COMODANTE, cuando corresponda.
Entregar al supervisor/ó persona designada por el COMODANTE los documentos elaborados en cumplimiento de las obligaciones contractuales
Utilizar los bienes objeto de este contrato, única y exclusivamente, para (Describir uso para el cual está previsto el bien objeto de comodato)
Responder por todo deterioro que no provenga de la naturaleza o del uso legítimo del bien
Emplear la mayor diligencia en la conservación del bien, para lo cual deberá realizar las reparaciones a que haya lugar y dará aviso al Comodante de las reparaciones útiles o necesarias que deban efectuarse sobre el bien en forma oportuna.
Realizar las reparaciones útiles o necesarias que deban efectuarse sobre los bienes en forma oportuna.
Asumir los costos, gastos e impuestos que cause la ejecución del contrato.
Encargarse del mantenimiento oportuno de los bienes objeto del contrato con el fin de que estos estén siempre en correcto funcionamiento.
En caso de pérdida o daño imputable a culpa de EL COMODATARIO, éste deberá entregar a EL COMODANTE la suma correspondiente al valor del respectivo bien, sin perjuicio de la responsabilidad aquí establecida, una vez surtido el trámite de la garantía todo riesgo.
Restituir los bienes una vez vencido el plazo del contrato, en las mismas condiciones que se recibieron, salvo por el deterioro por uso, así como, libre de gravámenes y afectaciones. u
Asumir durante la vigencia del contrato, la póliza de seguros contra todo riesgo a que haya lugar de acuerdo con la naturaleza del bien objeto del contrato. (Cuando aplique))
Asumir la responsabilidad de la custodia, cuidado y mantenimiento que requieran los bienes objeto de este contrato para su normal funcionamiento, por su cuenta y riesgo y responderá, además, por todo deterioro que no prevenga de la naturaleza o del uso legítimo del mismo, en los términos del artículo 2203 del Código Civil Colombiano, debiendo reportar oportunamente todo impase al COMODANTE. En caso de pérdida por hurto de los bienes entregados en comodato, se obliga a interponer de manera inmediata la denuncia penal respectiva ante las autoridades competentes y enviar copia de esta al COMODANTE, so pena de incumplimiento del contrato y terminación inmediata del mismo.
Asumir el pago de los servicios públicos, expensas comunes de administración, impuestos y demás gastos a que haya lugar relacionados con el uso del bien durante el plazo del presente contrato. (Aplica para bienes muebles e inmuebles y también se recomienda definir a quien le corresponde el pago de mejoras. ajustar la redacción de esta obligación de acuerdo al tipo de bien mueble – inmueble y de acuerdo a lo que se pacte entre los contratantes)
Emplear la mayor diligencia en la conservación del bien, para lo cual deberá realizar las reparaciones locativas a que haya lugar y dará aviso al Comodante de las reparaciones útiles o necesarias que deban efectuarse sobre el bien en forma oportuna. (Cuando aplique)
Permitir las visitas que requiera hacer el COMODANTE, a través de sus delegados autorizados, en cualquier tiempo, para constatar el estado y conservación de los bienes entregados en comodato.
El COMODATARIO se abstendrá de vender, arrendar, ceder, enajenar, permutar, ni gravar los bienes objeto de este contrato, ni disponer de ellos a ningún título.
11.2. OBLIGACIONES DEL COMODANTE: Constituyen obligaciones especiales del Comodante las siguientes: (La dependencia técnica solicitante deberá incluir todas las obligaciones que considere aplicables al caso concreto. Se sugieren además las siguientes):
Entregar al comodatario en la fecha convenida los bienes dados en comodato, en buen estado de servicio y utilidad.
Impedir cualquier perturbación que pueda afectar el normal funcionamiento para el cual encuentra destinados los bienes objeto del presente contrato.
Asumir los costos y gastos de transporte de los bienes objeto del contrato.
Retirar a su xxxxx, los bienes objeto del contrato una vez vencido el plazo del contrato (No aplica para bienes inmuebles)
Efectuar visitas periódicas de verificación del estado, uso y destinación de los bienes objeto del contrato
Designar un supervisor, para el seguimiento al cumplimiento de las obligaciones del Comodatario.
Las demás inherentes a la naturaleza del presente contrato.
Será ejercida por EL COMODANTE, a través del (Indicar nombre, cargo y dependencia) y/o quien designe el (Competente para realizar la designación) quien deberá informar oportunamente sobre las novedades que se presenten con el bien dado comodato, para tal efecto EL COMODATARIO deberá permitir la inspección del bien por parte del Supervisor, en forma fácil y expedita.
PARAGRAFO PRIMERO: RENDICIÓN DE INVENTARIO. El Supervisor designado por EL COMODANTE deberá presentar un informe semestral acerca de la pérdida o daño que sufran los bienes entregados en comodato, con el fin de que EL COMODATARIO efectúe un juicio de responsabilidad y de que recaude, el valor del bien perdido o del daño ocasionado, a fin de destinarlo a la reposición del mismo.
Terminado el plazo pactado, y mediante requerimiento por escrito del COMODANTE con un (1) mes de antelación, el COMODATARIO se obliga a restituir al COMODANTE, dentro de los diez (10) días siguientes a la terminación del contrato de comodato o a la fecha de solicitud de entrega que formule el COMODANTE, los bienes entregados en comodato, en las mismas condiciones en que los recibió, salvo el deterioro natural por el uso y el goce legítimos. En caso contrario se tomarán las medidas legales a que haya lugar.
Este contrato es intransferible y, por tanto, no podrá cederse a terceros a ningún título y conlleva, para el COMODATARIO la obligación de destinar los bienes objeto del mismo para el uso único y exclusivo previsto en la cláusula primera del presente contrato, los cuales permanecerán en la sede (Dirección de ubicación del bien) En caso de incumplimiento de las obligaciones establecidas, se dará por terminado el contrato y los bienes deberán restituirse inmediatamente al COMODANTE, sin necesidad de previo aviso al COMODATARIO.
PARÁGRAFO PRIMERO: El COMODANTE no responderá por los actos de las personas que utilicen los bienes entregados en comodato al COMODATARIO, en consecuencia, será responsabilidad única y exclusiva del COMODATARIO, los daños que se ocasionen a terceros o a bienes de terceros, con los bienes dados en COMODATO.
La entrega de los bienes dados en comodato (Los cuales corresponden a los relacionados en el anexo No 1 al que se hace alusión en el numeral 5 del presente documento), se hará mediante acta de entrega, en la cual se relacionará en forma específica y detallada del estado actual del mismo.
De conformidad con el artículo 217 del Decreto 019 de 2012, modificatorio del artículo 60 de la Ley 80 de 1993 y 32 de la ley 1150 de 2007, o las normas que las modifiquen o sustituyan, el contrato será objeto de liquidación. Una vez cumplidas los compromisos surgidos del contrato, las partes de común acuerdo procederán, dentro de los XXXX (X) (indicar el tiempo que se considere desde el área técnica debe surtirse esta etapa, se recomienda que pactado en 6 meses) meses calendario siguientes a la fecha de vencimiento del contrato, o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga, a la liquidación por parte de la UNIDAD, mediante acta en la cual constarán las sumas de dinero recibidas por (NOMBRE O SIGLA DE LA OTRA ENTIDAD) y la contraprestación de éste. En el acta se hará constar el cumplimiento de los compromisos a cargo de cada una de las partes de acuerdo con lo estipulado en el contrato. El Acta Final de Liquidación llevará la firma de las partes y en vigencia de la garantía única de cumplimiento.
Si (NOMBRE O SIGLA DE LA OTRA ENTIDAD ) no se presenta a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a ningún acuerdo sobre el contenido de la misma, LA UNIDAD dentro de los dos (2) meses siguientes liquidará en forma unilateral el contrato. Si vencidos los plazos anteriores no se liquida el contrato, LA UNIDAD podrá unilateral o bilateralmente liquidar el contrato dentro de los dos (2) años siguientes.
PARÁGRAFO: En el evento en que el tipo de contratación o la naturaleza de las prestaciones impliquen la existencia de los compromisos exigibles con posterioridad al plazo de ejecución acordado, se deberá realizar una liquidación parcial de aquellas que hayan cesado con el vencimiento del plazo contractual. Para los compromisos que subsistan, se deberá realizar una liquidación final en la cual se verifique su cumplimiento, teniendo en cuenta que para ésta también se aplicarán los términos y condiciones establecidos en la presente cláusula. El acta de la liquidación final deberá ser suscrita por las partes previo visto bueno del supervisor y en vigencia de la garantía única de cumplimiento.
CAPÍTULO II
(Incluir una descripción detallada de los bienes muebles o inmuebles que serán objeto del contrato de comodato y estado en que se reciben o entregan
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Cargo de quien suscribe los estudios previos
Elaboró: xxxxxxxxx
Aprobó: xxxxxxxxx
Revisó: xxxxxxxxx
Nota: Si usted imprime este documento se considera “Copia No Controlada” por lo tanto debe consultar la versión vigente en el sitio oficial de los documentos